第一篇：合同歸檔整理

檔案整理

在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專人兩日內(nèi)負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺賬，同時(shí)，法務(wù)部專人每兩周應(yīng)查對已經(jīng)用印并錄入合同編號的合同的歸檔情況，對于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時(shí)上報(bào)。合同臺賬明細(xì)必須至少包括以下主要內(nèi)容：合同編號、合同對方、合同標(biāo)的、合同金額、簽訂時(shí)間、最終簽署人、合同正本份數(shù)、有無變更或解除或其它事項(xiàng)的備注等。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附掃描件）

（二）合同審批表。（附掃描件）

（三）與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。（附掃描件）

（四）合同對方當(dāng)事人資信證明材料，包括但不限于加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、特定行業(yè)的設(shè)立或運(yùn)營許可證明等。

（五）或有的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、個(gè)人身份證明，當(dāng)對方簽字人不是其法定代表人時(shí)，應(yīng)當(dāng)向其索取由其公司簽發(fā)的法定代表人身份證明書、對代理人的授權(quán)委托書，對方為自然人的應(yīng)當(dāng)索取其身份證明。

合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由合同承辦人五日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專門人員負(fù)責(zé)將其補(bǔ)充到合同臺賬中，其中若屬于法務(wù)部承辦事項(xiàng)的有關(guān)資料由法務(wù)部自動歸檔。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等。（附掃描件）

（二）或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。（附掃描件）

（三）或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。（附掃描件）

（四）其它應(yīng)當(dāng)存檔的合同相關(guān)資料。（附掃描件）

法務(wù)部應(yīng)當(dāng)每月末比對合同臺賬，檢查已審批用印的合同相關(guān)資料是否歸檔完畢，對于合同編號已經(jīng)登記在合同臺賬，但承辦部門沒有上交的合同資料，由

法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交；對于已經(jīng)備注在合同臺賬、但承辦部門沒有上交的涉及合同變更解除或糾紛處理涉及的有關(guān)資料，由法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交。

合同承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同履行，辦理相關(guān)事項(xiàng)，重大合同每季度填寫《合同履行情況統(tǒng)計(jì)表》報(bào)法務(wù)部備案。

《合同履行情況統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)包括合同編號、合同對方、合同標(biāo)的、合同履行階段、合同收付款金額、對方資信狀況、或有的履行爭議以及違約情況等。

第二篇：合同歸檔管理辦法

板府辦[2012]xx號

印發(fā)《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》的通知

各村（居）委會、部門、單位：

《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》業(yè)經(jīng)鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

××鎮(zhèn)人民政府辦公室

二○一二年一月xx日

××鎮(zhèn)人民政府辦公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)合同管理工作，促進(jìn)依法理財(cái)和各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，按照《中華人民共和國合同法》以及國家、省、市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際，制定本暫行辦法。

第二條本辦法所稱的合同是指××鎮(zhèn)機(jī)關(guān)部門、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位，鎮(zhèn)財(cái)政供養(yǎng)的市直屬機(jī)關(guān)基層分局（所），醫(yī)院、居委會以及各公辦中小學(xué)校幼兒園（下稱合同承辦部門）作為獨(dú)立的民事主體在參與社會經(jīng)濟(jì)和民事活動中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書面協(xié)議。具體包括：

（一）建設(shè)工程項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同；

（二）物質(zhì)、儀器、設(shè)備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規(guī)許可的前提下為其他單位提供擔(dān)保的合同；

（四）物業(yè)租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮(zhèn)政府利益的合同及服務(wù)合同等。

第三條合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規(guī)定的合同，其歸檔管理均應(yīng)遵守本辦法。

第二章相關(guān)管理機(jī)構(gòu)及職能

第四條鎮(zhèn)政府辦公室職責(zé)

（一）宣傳貫徹《合同法》和國家有關(guān)法律、法規(guī)，制定并組織實(shí)施鎮(zhèn)政府合同歸檔管理的規(guī)章制度；

（二）負(fù)責(zé)鎮(zhèn)政府對外合同簽字或委托簽字的審核和蓋章工作，如無合同編號的合同，一律不予蓋章；

（三）督促合同承辦部門及時(shí)將簽訂的合同送合同歸檔管理部門；

（四）負(fù)責(zé)已執(zhí)行完畢的合同的歸檔管理。

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第五條 合同歸檔管理部門職責(zé)

鎮(zhèn)財(cái)政所是鎮(zhèn)的合同歸檔管理部門，全面負(fù)責(zé)合同的歸檔管理工作。其主要職責(zé)是：

（一）對所有合同統(tǒng)一編號；

（二）按合同編號、內(nèi)容、甲乙雙方、要點(diǎn)摘要、時(shí)間、標(biāo)的、履行完畢等項(xiàng)目分類歸檔；

（三）督促合同承辦部門及時(shí)報(bào)送合同；

（四）負(fù)責(zé)對單位合同簽訂情況的日常抽檢；

（五）協(xié)助有關(guān)部門對合同簽訂后的履行情況進(jìn)行監(jiān)督、監(jiān)察；

（六）對合同執(zhí)行期間的檔案資料安全負(fù)責(zé)。合同執(zhí)行完畢

3后移交至黨政辦檔案室。

（七）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第六條各合同承辦部門的職責(zé)

（一）簽訂合同前到鎮(zhèn)財(cái)政部門領(lǐng)取合同編號，如承包部門簽訂沒有合同編號的合同，財(cái)政所原則上不予補(bǔ)發(fā)合同編號及收付款項(xiàng)。

（二）簽訂合同后2個(gè)工作天內(nèi)要將1份合同正本送合同歸檔管理部門；

（三）監(jiān)督檢查本部門承辦合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，建立合同時(shí)限條款預(yù)警機(jī)制，定期向合同歸檔管理部門反映合同監(jiān)督管理情況；

（四）發(fā)生爭議的合同應(yīng)及時(shí)向合同主管部門和鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，參與爭議處理，及時(shí)提供處理爭議的有關(guān)證據(jù)；

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第三章合同的簽字和蓋章

第七條對外訂立的合同，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章，嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有特殊情況的，需經(jīng)有關(guān)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第八條屬政府簽訂的合同，須由鎮(zhèn)長簽字或鎮(zhèn)長書面委托

4相關(guān)人員簽字，政府辦方可蓋章。屬部門對外簽訂的合同，須填寫《簽訂合同審批表》，經(jīng)主管鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由部門法人或負(fù)責(zé)人簽訂。

第九條對于兩頁以上的合同須標(biāo)明頁碼并加蓋騎縫章。

第十條簽訂的合同一般應(yīng)有一式四份，對方一份，合同承辦部門一份，合同歸檔管理部門一份，鎮(zhèn)財(cái)務(wù)會計(jì)一份。

第四章合同歸檔責(zé)任與紀(jì)律

第十一條合同承辦部門所有對內(nèi)、對外簽訂合同前，必須到合同歸檔管理部門領(lǐng)取合同編號；合同簽訂后要及時(shí)將一份送合同歸檔管理部門，一份送鎮(zhèn)財(cái)務(wù)部門。如工作失誤造成經(jīng)濟(jì)或其他損失，將依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第十二條合同歸檔管理部門必須依法并按規(guī)定的程序嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，督促合同承辦部門及時(shí)報(bào)送合同，開展日常抽檢，做好分類歸檔工作，加強(qiáng)合同日常保管，確保合同不損壞或遺失，否則將依照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第五章附則

第十三條本暫行辦法與上級新的文件規(guī)定相矛盾時(shí)，按上級文件規(guī)定執(zhí)行。

第十四條本辦法自2012年x月x日起施行。以前簽訂正在執(zhí)行的合同，合同承辦部門須于x月x日前將合同復(fù)印件（蓋合同承辦部門公章）交合同歸檔管理部門。

第十五條本暫行辦法由鎮(zhèn)政府辦公室負(fù)責(zé)解釋。6

第三篇：公司合同歸檔辦法

南京鋒尚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同歸檔辦法

一、公司合同按內(nèi)容共分為三類

1、工程合同，合同編號：南鋒房(工)合200X-XXX號

包括：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設(shè)備購買及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工合同?

2、宣傳合同，合同編號：南鋒房(宣)合200X-XXX號

包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷合同

3、行政合同，合同編號：南鋒房(行)合200X-XXX號

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動合同、借款協(xié)議等

二、合同接收程序

合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會簽審批單及合同）存檔時(shí)，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接后，首先對合同進(jìn)行分類、蓋上合同編號章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時(shí)將合同信息登記在“合同”文件夾內(nèi)對應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號與PDF格式的文件進(jìn)行超級鏈接。第三，將正本合同存放在獨(dú)立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按編號先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。

四、合同補(bǔ)充協(xié)議接收、存檔程序

由于合同變更而產(chǎn)生補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，接收程序同上。存檔時(shí)，要將合同補(bǔ)充協(xié)議編號為：南鋒房(X)合200X-XXX號—補(bǔ)充協(xié)議1（當(dāng)合同多次變更時(shí)，補(bǔ)充協(xié)議的編號順應(yīng)為南鋒房(X)合200X-XXX號—補(bǔ)充協(xié)議2，……）。補(bǔ)充協(xié)議要與原合同一起保存在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。PDF格式的補(bǔ)充協(xié)議要與原合同的PDF文件進(jìn)行合并，同時(shí)更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說明：有補(bǔ)充協(xié)議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯(lián)（白色）和《入庫單》（白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進(jìn)行合并。同時(shí)更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關(guān)信息。

六、副本合同向財(cái)務(wù)部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號后，應(yīng)由檔案室交財(cái)務(wù)部保管，雙方交接合同時(shí)要在《檔案移交登記 本》上簽字確認(rèn)，包括：合同名稱、移交時(shí)間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽字?！稒n案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣，財(cái)務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財(cái)務(wù)部的《檔案接收登記 本》上簽字確認(rèn)。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動硬盤上，移動硬盤保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。

第四篇：論合同、協(xié)議的歸檔管理

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論合同、協(xié)議的歸檔管理

作者：陳 玲

來源：《沿海企業(yè)與科技》2005年第07期

[摘要]文章說明了合同、協(xié)議在企事業(yè)單位工作中的發(fā)揮的重要作用，分析了影響合同、協(xié)議歸檔的主要因素，并對如何加強(qiáng)合同、協(xié)議的及時(shí)、有效歸檔提出了作者的見解。

[關(guān)鍵詞]合同協(xié)議；重要作用；歸檔管理；影響因素；加強(qiáng)途徑

[中圖分類號]C931

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

第五篇：關(guān)于銷售合同整理歸檔的通知

關(guān)于銷售合同整理歸檔的通知

各***負(fù)責(zé)人：

您好！

當(dāng)前合同管理混亂，存在以下不良現(xiàn)象：

一、合同擺放散亂。合同被寄存在不同位置，開具發(fā)票、整合業(yè)績表時(shí)找不到合同；

二、合同缺失。由于之前流程不規(guī)范，存在貨已經(jīng)發(fā)出到結(jié)款的時(shí)，找不到合同的現(xiàn)象；

三、銷售合同缺乏統(tǒng)一管理。

為改善此類現(xiàn)象、減少因合同帶給公司相關(guān)部門工作麻煩，避免浪費(fèi)時(shí)間、人力，杜絕找不到合同的現(xiàn)象。

現(xiàn)***要規(guī)范合同管理流程，對銷售合同做如下規(guī)定：

1、各辦事處在簽訂銷售合同并已將合同設(shè)備申請完畢后，需按照我們提供給大家的臺賬表格將合同相關(guān)信息填寫完畢。

2、需要開具發(fā)票時(shí)將合同原件和合同臺賬表一并發(fā)回公司備檔。注意以后每份合同均需在合同封面上用鉛筆寫出申請?jiān)擁?xiàng)目的OA單號（若有多個(gè)OA單號，要求全部寫上）。

3、以后與客戶間有新的合作方式，且大家如若不知道如何填寫合同臺賬時(shí)，可以與公司***聯(lián)系。

為銷售合同便于統(tǒng)一管理，請將合同原件統(tǒng)一發(fā)給***，掃描件和臺賬表發(fā)至其郵箱：***電話：***。事情重要，望各***給予配合。特此通知！

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