第一篇：辦公室管理復(fù)習(xí)資料答案1

一、單項(xiàng)選擇題

1以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？B）。A．服務(wù)性B．決策性C．專業(yè)性D．主動(dòng)性 2．辦公室布置要注意（D）。

A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D．各種溝通、保密

3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（C）。

A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B）。

A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

5．在辦公室里，（D）的位置是上座。

A．離入口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶 6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B）

A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本

7．在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚ˋ）。

A．接通電源可立即復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C．選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿

8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。A．安置窗簾遮擋室外光線B．與其他設(shè)備正確連接C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。A．訂購(gòu)B．制造C．分配D．儲(chǔ)備

11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。

A．保留一張購(gòu)貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C．通過(guò)電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu)，可以提高交貨速度D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品

12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（B）。A．沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作

B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來(lái)后到順序進(jìn)行D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施

13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？

（D）。

A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類B．其次以緊

急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？C）。

A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)

B．盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限

15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（D）。

A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)

B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C．開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做

16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。

A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢

17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A）。

A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記

18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。

A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B．文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D．如果已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系 20以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的A）

A．受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)鬊．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置

21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（B）。

A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)C．文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位D．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)

22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。

A.考慮打電話的時(shí)間是否合適B．打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事

23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）。A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀

24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A）。

A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）。

A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D．寫上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去

26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（D）。A．每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D）。A．時(shí)間B．便利C．經(jīng)濟(jì)D．愛好

28．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C）。

A．國(guó)名、地址、部門、姓名B．姓名、地址，部門、國(guó)名C．姓名、部門、地址、國(guó)名D．姓名、國(guó)名、部門、地址 29傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（A）。

A．一般的圖紙B．機(jī)密文件C．很長(zhǎng)的文件D．感謝信

30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。

A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好

31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（A）。

A．初次寫信，或有過(guò)激言行的B．有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C．已做結(jié)案處理的D．沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（C）。

A．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)

33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（C）。

A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品

34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（C）。A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便B．什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C．會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D．文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作 35文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中C）

A．加入自己的主觀意見B．不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論

36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這

時(shí)文員應(yīng)（D）。

A．不理睬B．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)

D．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī) 37上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該A

A．只在便箋上寫好會(huì)議名稱B．除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C．如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D．和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中遇到電話聯(lián)系的不便

38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（C）。

A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)

48．照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的？（D）。A．有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B．到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C．對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助

49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（D）。司自己去家里更換D．去買新的服裝 61以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜B

A．語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B．由過(guò)程先說(shuō)C.利用重復(fù)的效果D．說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語(yǔ)言 62．接受忠告的正確反應(yīng)是（D）。A．以煩躁的傾聽B．盡量把責(zé)任推給別人 C．應(yīng)辯解說(shuō)：“那是因?yàn)??”D．切勿感情用事

63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。

A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

A.口字型B．教室型C．圓桌型D.U字型

39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（A）。

A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報(bào)數(shù)功能 40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B）。

A．準(zhǔn)備資料B．發(fā)表意見C．現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?41．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D）。

A．如果用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即通知C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D．如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)

42．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D）。

A．上司沒(méi)有經(jīng)過(guò)文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào)C．制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會(huì)者的心理。A．社交的能力B．說(shuō)話的技巧C．聽話的能力D．聽寫的能力44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。

A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B．上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C．如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室D．會(huì)議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好

45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。

A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B．代替上司制定約會(huì)計(jì)劃C．為商務(wù)洽談收集資料D．把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單

46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。

A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B．首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求C.如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明

47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（D）。

A．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片B．向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒(méi)有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。A．不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典B．作判斷，用同偏旁的字音讀C．不用讀，只稱呼姓即可D．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？”

51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（D）。

A．用后跟著地走路B．正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰

52．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（B）。A.以右為次B．以右為尊C．以后為次D．以左為尊 53當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D

A．向上司報(bào)告B．送禮C．寫信D．查證消息的可靠性 54．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D）。

A.宴會(huì)的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無(wú)停車場(chǎng)D．有無(wú)休息室

55．以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（C）。

A．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（D）。A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內(nèi)含有食物與人說(shuō)話D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 57．以下餐巾的使用方法是正確的（C）。

A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來(lái)擦刀叉C．用來(lái)擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領(lǐng)口里

59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。

A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意

60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。

A．通知上司家人把衣服送達(dá)B．自己到上司家里去拿C．讓上

64．將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章 65．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（A）。

A．簽發(fā)文件B．分發(fā)會(huì)議通知C．詢問(wèn)情況D．傳達(dá)指示 66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內(nèi)部互相抄送的文件材料D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料

67．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（A）。

A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷

68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。

A．歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求B．歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求C．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D．歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求

69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要求。

A．歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式D．歸檔歷史

二、判斷題

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）

2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

3．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（×）

4．沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作（∨）

5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（×）

6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）

7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）

8．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）

9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（×）

10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（×）

11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（∨）12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（∨）

13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（∨）

14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（∨）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（×）36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。“做過(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（×）

37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（×）

38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（∨）39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（∨）

40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用臨時(shí)應(yīng)急措施。（×）

62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。（×）63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（∨）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果（∨）

65．檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（∨）

66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（×）

17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。（×）

18．如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（×）

19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（×）

20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（∨）

21．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（∨）

22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（∨）23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（∨）

25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（∨）26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等（∨）27．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（×）

28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（∨）

30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（×）

31．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（∨）32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（∨）

33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（∨）

34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（×）

35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×）

文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（∨）41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（∨）

42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（∨）

43文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開?！?/p>

44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離?！?/p>

45．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（∨）

46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（∨）

47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。(∨）

49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）

50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×）

51．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（∨）52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（×）

53．口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（×）

54．要發(fā)問(wèn)或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（×）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（）

56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）

57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（×）

58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）

59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）

60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（×）

61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取

67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（×）68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（×）

三、簡(jiǎn)答題

受意另一種：間接受意。文員在受意過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。

勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度

單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件;職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(2)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對(duì)急信,要信,或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂.(3)認(rèn)真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗''或”可與前信印證“等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料.(4)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦.(5)認(rèn)真處理.處理信伺:應(yīng)該按照”分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理“的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行

如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)3.要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等4.約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料5.星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)6.對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)7.公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)

8.地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員

應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表，固定活動(dòng)日期一覽表,使用提示性備忘錄((1分),準(zhǔn)備約會(huì)表((1分),準(zhǔn)備特殊提示卡(<1分),準(zhǔn)備交往提示文件((1分).名稱；會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；會(huì)議地點(diǎn)；議題；主持人、主席；出席者名單；會(huì)議的經(jīng)過(guò)情卷,稱為”立卷特征“；(2)按問(wèn)題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。

四、設(shè)計(jì)題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？(1)要替搭車回去的人安排車子(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏(5)要為參加會(huì)議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。

7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、形及結(jié)論；相關(guān)的資料；下次會(huì)議預(yù)定日期。

遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。

之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。2.不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，事先要把要說(shuō)的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。

用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說(shuō)什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。

(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

公告;通告；通知、通報(bào)；議案；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù):意見；函；會(huì)議紀(jì)要。

1版頭,發(fā)文字號(hào),印刷順序號(hào)；2密級(jí),緊急程度；3簽發(fā)人姓名；4公文標(biāo)題；5主送機(jī)關(guān)；6正文,附件；7發(fā)文機(jī)關(guān),成文日期,機(jī)關(guān)印章；8注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；9主題詞；10

抄送單位,印發(fā)說(shuō)明。

核稿.是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)3.簽發(fā).指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定,簽字發(fā)出4.編號(hào).已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)5.繕印.對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清,復(fù)印或排版印制.6.校對(duì),指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正7.用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.8.登記9.分發(fā).指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件:

進(jìn)行分裝和發(fā)送.剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(P13)

電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？1.接受任務(wù)；2.了解來(lái)賓；3.制訂計(jì)劃；4.預(yù)訂食宿；5.迎接來(lái)賓；6.商議日程；7.安排會(huì)談；8.陪同參觀；9.送別客人；10接待小結(jié)。

3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題(1)會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等；(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下，作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評(píng)某人，最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。要求與會(huì)者做筆記，自己做好筆記，并把每次會(huì)議紀(jì)要打印件放進(jìn)文件夾，以作查證。

5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。

6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公

副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G——參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750-800=19550(元)

8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào).如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。

9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行,寫明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問(wèn)題.通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽.(6)安排差旅費(fèi).(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù).隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。

10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(1)客人的選擇.確定名單,再請(qǐng)上司核定.(2)確定時(shí)間.如果是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日.(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。

11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛好,文化背景,性格

習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。電話禮儀方面：1.接電話時(shí)沒(méi)有自報(bào)家門；2.不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話。

2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見上面寫著：“親愛的紅：??”，出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的,應(yīng)制作簽收單,要求小李簽名,并注明時(shí)間(2)把上司親啟信件先保存下來(lái),并通知發(fā)信人信已收到,告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)(3)12日回來(lái)秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？接受任務(wù)；了解來(lái)賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來(lái)賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請(qǐng)；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈(zèng)禮品；歡送來(lái)賓；接待小結(jié)。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素1)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等(2)征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物3.比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品4.贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下5.附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理

14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。

五、案例分析題

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下：來(lái)電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是?！眮?lái)電者：“你們經(jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在?！眮?lái)電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮?lái)電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元?！眮?lái)電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬(wàn)打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn)1．6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)。”陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？五個(gè)錯(cuò)：1.該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況，手套的需要量；2.該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；3.該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào))；4.不該說(shuō)的卻說(shuō)了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)；5.不懂得保護(hù)自己(即使自己自作

她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說(shuō)明正確的做法。1.不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；2.不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門；3.對(duì)于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對(duì)方并道歉；4.交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；5.寄至國(guó)外的信件，信封的打印應(yīng)該按國(guó)外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。

3．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？1.小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示； 2.在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；3.兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；4.如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；5.如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿

就參加會(huì)議不妥當(dāng),不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過(guò)目(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少,應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系(6)沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時(shí),要先打印一份清單,注明收到的日期,請(qǐng)接受人員在上面簽字,并保存好。

5．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇Ｐ≮w客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō)：“公司小是否埋沒(méi)了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂(lè)時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問(wèn)題。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來(lái)慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)？(1)不能說(shuō)”總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧“,辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情,不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打110。

6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。客商拂袖而去。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能！”小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯

解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會(huì)談工作要求;(2)沈的穿著突出自己,影響了古總經(jīng)理的形象;(3)陳的穿著打扮干擾談判,影響工作,破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開始就不順利；5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng),性格有所了解,有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足.古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí),她應(yīng)采取補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些,使談判繼續(xù),而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng),即使是過(guò)頭話,也應(yīng)保門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有遇到銷售員。接下來(lái)小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議通知了沒(méi)有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席。”星期四上午8：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒(méi)有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。9：00左右有6個(gè)銷售員來(lái)了，什么資料也沒(méi)帶，其中兩個(gè)說(shuō)，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了·10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問(wèn)另外4位，4.東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題:市教委,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知,請(qǐng)示,批復(fù)。案卷二：2.東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；6.東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；7.東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知；8.東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知。標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作,系主任調(diào)整,開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要,決定,通知。案卷三：3.東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；12.東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作計(jì)劃,年度工作總結(jié)。案卷四：9.東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；10.東方學(xué)院各系關(guān)持冷靜,不反駁,應(yīng)理解上司的難處.找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì),用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況,交流思想和感情。

7．小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說(shuō)著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好。”然后，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？(1)主人和客人之間,應(yīng)該主人先伸手;2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:”我替你拿可以嗎 “(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司機(jī)開車,汽車的位次禮儀是”右為上,左為下;后為上,前為下";<5)客人應(yīng)該坐后排,小李應(yīng)該坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內(nèi)部情況,個(gè)人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題;(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題,如天氣,風(fēng)土人情,新聞等;

8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒(méi)有??”問(wèn)題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？(1)請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想辦法聯(lián)系送貨員;2)如果聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報(bào),請(qǐng)求該如何辦;(3)馬上向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程;(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)(或原租賃公司再送一臺(tái));6)召開大型會(huì)議,各種準(zhǔn)備工作,包括音響,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排;(7)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場(chǎng)等問(wèn)題;(8)不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看;(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部

他們說(shuō)，根本沒(méi)有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問(wèn)，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間(開始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn)(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作

10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書小萬(wàn)寫一份通知。小萬(wàn)一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問(wèn)題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來(lái)而派其他人員來(lái)了。于是他寫了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬(wàn)將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問(wèn)開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？過(guò)了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒(méi)有他們的名字。一查底稿，原來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒(méi)有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問(wèn)題二：作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？問(wèn)題一:會(huì)議通知缺少主題(議題)；時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)；請(qǐng)哪些人出席不明確；發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說(shuō)明解釋；如本人不在,應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書)簽字,打電話確認(rèn)是否出席。問(wèn)題二:會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待；小萬(wàn)沒(méi)有認(rèn)真校對(duì)材料；最后也沒(méi)能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語(yǔ)了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來(lái)小組劃分展開了討論。

11．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；

答案 ：案卷一：1.市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；

于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；11.東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備,加強(qiáng)學(xué)生思想工作,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。

12．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（2）利華公司2003年銷售計(jì)劃；（2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。答案：案卷一：1.利華公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄5.利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄8.利華公司2003年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄10.利華公司2003年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄。標(biāo)題:利華公司2003年經(jīng)理會(huì)議記錄。案卷二：2.利華公司2003年銷售計(jì)劃。12.利華公司2003年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題:利華公司2003年銷售工作計(jì)劃,總結(jié)；案卷三:3.市工商局關(guān)于年檢工作的通知;6.市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知;11.市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知;標(biāo)題:市工商局,物價(jià)局,稅務(wù)局關(guān)于年檢,物價(jià),稅務(wù)自查的通知；案卷四:4.利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函;7.香港凱福公司關(guān)于合'Y事宜給利華公司的復(fù)函;9.利華公司與香港凱福汀司會(huì)議紀(jì)要;標(biāo)題:利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件,會(huì)議紀(jì)要

13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂(lè)于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書，有上千萬(wàn)元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來(lái)電話說(shuō)：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她想沒(méi)有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問(wèn)題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（2）秘書與親

第二篇：辦公室管理形考復(fù)習(xí)資料

各位同學(xué)，本課程的復(fù)習(xí)資料于期末考試前一個(gè)月開放，學(xué)生完成形考任務(wù)后，可以使用本復(fù)習(xí)資料核對(duì)答案，糾正錯(cuò)題，鞏固知識(shí)點(diǎn)。

本復(fù)習(xí)資料僅供參考(請(qǐng)勿理解成形考任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)答案)，下載本資料后，請(qǐng)勿隨意傳播，謝謝同學(xué)們配合。

辦公室管理形考

形考一(僅作參考，請(qǐng)勿照抄！)

各位親愛的老師和同學(xué)們：

大家好！我叫XXX，來(lái)自XXX，很高興認(rèn)識(shí)大家，我比較喜歡旅游，性格也很活潑開朗，目前是一家連鎖零售企業(yè)的一名運(yùn)營(yíng)管理，由于公司經(jīng)營(yíng)的不斷擴(kuò)大，知識(shí)的缺乏讓我在目前的崗位上工作起來(lái)頗感吃力，所以報(bào)讀了本課程，希望能幫助我學(xué)習(xí)到管理方面的知識(shí)，提升自己的自信心，提高自己的管理能力，更好地為企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)自己的價(jià)值！

形考二

一、單項(xiàng)選擇題

題目1

級(jí)別高的辦公室一般稱為（）

選擇一項(xiàng)：

A.秘書處

B.中心

C.辦公廳

D.聯(lián)絡(luò)處

正確答案是：辦公廳

題目2

中央機(jī)關(guān)分別采用分理制和綜理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳（室）屬于分理制的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.國(guó)務(wù)院

B.全國(guó)人大

C.全國(guó)政協(xié)

D.中央軍委

正確答案是：國(guó)務(wù)院

題目3

辦公室的核心功能是（）

選擇一項(xiàng)：

A.辦事

B.塑造出組織文化及價(jià)值觀

C.辦文

D.辦會(huì)

正確答案是：塑造出組織文化及價(jià)值觀

題目4

辦公室的本質(zhì)屬性是（）

選擇一項(xiàng)：

A.服務(wù)性

B.綜合性

C.輔助性

D.事務(wù)性

正確答案是：服務(wù)性

題目5

辦公室管理的第一要義是（）

選擇一項(xiàng)：

A.協(xié)調(diào)

B.服務(wù)

C.管理

D.參謀

正確答案是：服務(wù)

題目6

常用辦公用品中屬于辦公文具的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.剪刀

B.印章

C.回形針

D.中性筆

正確答案是：中性筆

題目7

發(fā)放辦公用品的人員要求是（）

選擇一項(xiàng)：

A.不可指定人員發(fā)放

B.發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品

C.使用者自行入庫(kù)取用

D.發(fā)放者不必清點(diǎn)核實(shí)所發(fā)放辦公用品

正確答案是：發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品

題目8

辦公用品庫(kù)存管理中的再訂貨量是指（）

選擇一項(xiàng)：

A.判定需要訂購(gòu)新的辦公用品的庫(kù)存余額

B.新采購(gòu)辦公用品的數(shù)量

C.辦公用品的平均使用量

D.辦公用品一次采購(gòu)不足而追加采購(gòu)的數(shù)量

正確答案是：判定需要訂購(gòu)新的辦公用品的庫(kù)存余額

題目9

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮的因素是（）

選擇一項(xiàng)：

A.服務(wù)和位置

B.名牌和高檔

C.價(jià)格和費(fèi)用

D.質(zhì)量和交貨

正確答案是：名牌和高檔

題目10

有權(quán)對(duì)政府采購(gòu)合同進(jìn)行監(jiān)督和管理的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.任意級(jí)別的政府財(cái)政部門

B.國(guó)家級(jí)或省部級(jí)財(cái)政部門

C.縣級(jí)財(cái)政部門

D.地廳級(jí)財(cái)政部門

正確答案是：國(guó)家級(jí)或省部級(jí)財(cái)政部門

二、判斷題（每小題5分，共50分）

題目11

辦公室是組織內(nèi)部辦文、辦公、辦事、辦會(huì)的主要平臺(tái)。

“對(duì)”

題目12

省政府的辦公廳比其他廳的行政級(jí)別要高。

“錯(cuò)”

題目13

信息調(diào)研是辦公室的一項(xiàng)基本職能。

“對(duì)”

題目14

辦公室的工作具有綜合性特點(diǎn)。

“對(duì)”

題目15

辦公室工作人員要具備自律的職業(yè)素質(zhì)，講規(guī)矩要達(dá)到拘謹(jǐn)?shù)某潭取?/p>

“錯(cuò)”

題目16

辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事，不能引用彈性原理。

“錯(cuò)”

題目17

發(fā)放辦公用品的時(shí)候，不需要對(duì)用品庫(kù)存進(jìn)行記錄。

“錯(cuò)”

題目18

辦公電話應(yīng)定期檢查并核對(duì)電話賬單以控制開銷。

“對(duì)”

題目19

辦公用品的最大庫(kù)存量是指?jìng)}庫(kù)最多能容納的數(shù)量。

“錯(cuò)”

題目20

辦公用品的庫(kù)存控制和監(jiān)督中，要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫(kù)存卡的三卡一致。

“對(duì)”

形考三

一、單項(xiàng)選擇題（每小題5分，共50分）

題目1

辦公室人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，意味著（）

選擇一項(xiàng)：

A.辦公室人員在輔助決策過(guò)程中要勇于替領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決斷

B.辦公室人員輔助決策不是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的“搭臺(tái)補(bǔ)臺(tái)”，而是要登臺(tái)唱戲

C.只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

D.辦公室人員只能站在自己的崗位層次輔助領(lǐng)導(dǎo)決策

正確答案：只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

題目2

辦公室在做調(diào)查研究工作時(shí)不能（）

選擇一項(xiàng)：

A.要遵循結(jié)論后于調(diào)研的原則

B.調(diào)查時(shí)，要牢記領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問(wèn)題的預(yù)判來(lái)篩選一手材料

C.要尊重客觀事實(shí)

D.有針對(duì)性

正確答案：調(diào)查時(shí)，要牢記領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問(wèn)題的預(yù)判來(lái)篩選一手材料

題目3

辦公室調(diào)查研究的選題原則不包括下列哪一項(xiàng)（）

選擇一項(xiàng)：

A.可行原則

B.價(jià)值原則

C.適量原則

D.易出成果原則

正確答案：易出成果原則

題目4

督查工作的原則不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.督查與代辦相結(jié)合B.講求時(shí)效

C.實(shí)事求是

D.依法督查

正確答案：督查與代辦相結(jié)合題目5

辦公室信息工作的要求不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.準(zhǔn)確

B.信息量越大越好

C.完整

D.及時(shí)

正確答案：信息量越大越好

題目6

在接待準(zhǔn)備過(guò)程中，下列選項(xiàng)中被視為辦公室接待禮儀基本要素的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.熟練掌握寒暄語(yǔ)

B.精心安排合影留念

C.高規(guī)格接待

D.要有“誠(chéng)心”

正確答案：要有“誠(chéng)心”

題目7

下列電話禮儀中錯(cuò)誤的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.與女士通電話，男士先掛

B.與年長(zhǎng)通電話，年長(zhǎng)先掛

C.與領(lǐng)導(dǎo)通電話，領(lǐng)導(dǎo)先掛

D.與客戶通電話，客戶先掛

正確答案：與女士通電話，男士先掛

題目8

介紹禮儀中，一般不說(shuō)出被介紹者的（）

選擇一項(xiàng)：

A.職位

B.姓名

C.年齡

D.單位

正確答案：年齡

題目9

行政辦公費(fèi)用中的“三項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.職工福利費(fèi)

B.工會(huì)經(jīng)費(fèi)

C.職工福利費(fèi)

D.業(yè)務(wù)招待費(fèi)

正確答案：業(yè)務(wù)招待費(fèi)

題目10

公章的尺寸，地、市、州、縣機(jī)關(guān)的直徑為（）

選擇一項(xiàng)：

A.5厘米

B.6厘米

C.4.5厘米

D.4.2厘米

正確答案：4.5厘米

二、判斷題（每小題5分，共50分）

題目11

我國(guó)古代的謀士、諫官和幕僚，以及當(dāng)今各國(guó)的智囊團(tuán)、思想庫(kù)等，都是決策的重要輔助力量。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目12

辦公室工作人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，是指在決策前收集整理信息的活動(dòng)。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目13

調(diào)查研究是指通過(guò)各種途徑，運(yùn)用科學(xué)方法，有計(jì)劃、有目的地對(duì)特定的社會(huì)現(xiàn)象進(jìn)行實(shí)地考察，了解其發(fā)生的各種原因和相關(guān)聯(lián)系，從而提出解決社會(huì)問(wèn)題對(duì)策的活動(dòng)。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)

題目14

調(diào)查和研究是一回事。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目15

決策者督查工作職責(zé)主要是指領(lǐng)導(dǎo)班子成員相互督促檢查所負(fù)責(zé)領(lǐng)域的工作進(jìn)展情況。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目16

辦公室信息整理過(guò)程中要把原始信息中的虛假、失效和無(wú)效信息進(jìn)行剔除，挑選出有價(jià)值的信息變換成為便于使用的信息。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目17

涉外禮儀中以右為尊。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目18

引導(dǎo)客人坐電梯時(shí)，按照社交禮儀，應(yīng)讓客人先進(jìn)電梯。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目19

名片遞送應(yīng)選擇初逢之際，而不可選擇分別之際。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目20

一般在社交禮儀中，戴著帽子的客人進(jìn)入主人房間時(shí)，應(yīng)當(dāng)脫帽。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

形考四

一、單項(xiàng)選擇題（每小題5分，共50分）

題目1

下面屬于文書的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.書信

B.電影片段

C.音樂(lè)磁帶

D.話劇表演

正確答案：書信

題目2

在公文行文中，下級(jí)向上級(jí)行文時(shí)，錯(cuò)誤的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)

B.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門

C.根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)

D.抄送下級(jí)機(jī)關(guān)

正確答案：抄送下級(jí)機(jī)關(guān)

題目3

公文寫作的規(guī)范要求（）

選擇一項(xiàng)：

A.具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)

B.生動(dòng)地反映事實(shí)，鼓勵(lì)文學(xué)手法

C.為組織管理服務(wù)，提倡個(gè)性化寫作

D.采用生活語(yǔ)言，拒絕公文術(shù)語(yǔ)

正確答案：具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)

題目4

向上級(jí)行文就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行請(qǐng)示時(shí)，下面哪個(gè)做法不妥（C）

選擇一項(xiàng)：

A.地級(jí)市政府經(jīng)常越過(guò)省政府直接向國(guó)務(wù)院行文請(qǐng)示

B.請(qǐng)示理由要充分，要求和建議要具體

C.嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度

D.請(qǐng)示必須事前行文，切忌先斬后奏

正確答案：地級(jí)市政府經(jīng)常越過(guò)省政府直接向國(guó)務(wù)院行文請(qǐng)示

題目5

意向書的特點(diǎn)不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.約束性

B.協(xié)調(diào)性

C.靈活性

D.嚴(yán)謹(jǐn)性

正確答案：約束性

題目6

下列關(guān)于經(jīng)濟(jì)合同的說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.具有平等、公平、協(xié)商一致的特點(diǎn)

B.任何一方違背經(jīng)濟(jì)合同都將承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任

C.合同中約首部分要使用相關(guān)單位或個(gè)人的簡(jiǎn)稱或代稱

D.是由相關(guān)當(dāng)事人共同訂立的一種契約

正確答案：合同中約首部分要使用相關(guān)單位或個(gè)人的簡(jiǎn)稱或代稱

題目7

在辦理發(fā)文時(shí)，經(jīng)復(fù)核，對(duì)于不符合要求的公文應(yīng)該（）

選擇一項(xiàng)：

A.辦公室人員幫其糾正后發(fā)出

B.修改回來(lái)的文稿不再重新復(fù)核

C.退交起草部門補(bǔ)充或修正

D.即使文稿做了實(shí)質(zhì)性修改，也無(wú)需原簽發(fā)人重新簽發(fā)

正確答案：退交起草部門補(bǔ)充或修正

題目8

在收文過(guò)程中，可以由辦公室人員啟封的信件是（）

選擇一項(xiàng)：

A.公開出版的雜志的贈(zèng)閱信件

B.信封上寫有領(lǐng)導(dǎo)親啟的信件

C.有密級(jí)的信件

D.沒(méi)寫名字的信件

正確答案：公開出版的雜志的贈(zèng)閱信件

題目9

“四分四注意”立卷方法不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.分級(jí)別

B.分問(wèn)題

C.分

D.分紙型

正確答案：分紙型

題目10

.電子公文的處理（）

選擇一項(xiàng)：

A.只能在網(wǎng)上辦理

B.在網(wǎng)上分發(fā)流轉(zhuǎn)時(shí)，無(wú)需做登記、管理等

C.不能網(wǎng)上處理與紙質(zhì)處理相結(jié)合D.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理

正確答案：可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理

二、判斷題（每小題5分，共50分）

題目11

公文的作者是法定的組織或其法定代表人，公文以規(guī)范的體式和文字為信息表達(dá)方式，是國(guó)家進(jìn)行管理的一種重要工具。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目12

公文行文時(shí)越級(jí)行文是普遍現(xiàn)象。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目13

部門行文規(guī)則：黨委、政府的相關(guān)部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外皆可對(duì)外正式行文。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目14

意向書簡(jiǎn)單而言就是傳遞意向的文書。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目15

協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目16

上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)必須為上級(jí)機(jī)關(guān)，而不是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目17

收文時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后以簽字或蓋章的方式簽收，并注明簽收時(shí)間。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目18

檔案保管期限與檔案本身的內(nèi)容重要與否無(wú)關(guān)。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

題目19

檔案庫(kù)房要堅(jiān)固、安全、專用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實(shí)行三分開。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：對(duì)！

題目20

電子文檔不存在銷毀問(wèn)題。

選擇一項(xiàng)：

對(duì)

錯(cuò)

正確答案：錯(cuò)！

一、單項(xiàng)選擇題（每小題5分，共50分）

題目1

會(huì)議過(guò)程可劃分為不同的基本階段，這些階段不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.會(huì)后

B.會(huì)前

C.會(huì)中

D.茶歇

正確答案:茶歇

題目2

中型規(guī)模的會(huì)議人數(shù)一般是（）

選擇一項(xiàng)：

A.數(shù)十人

B.十人以下

C.數(shù)千人

D.百人上下至數(shù)百人

正確答案:百人上下至數(shù)百人

題目3

會(huì)議的直接成本不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)

B.時(shí)間成本

C.辦公會(huì)議文件資料費(fèi)

D.會(huì)議文件資料費(fèi)

正確答案:時(shí)間成本

題目4

制定會(huì)議策劃方案時(shí)，要明確6個(gè)W，其中“Who”是指的（）選擇一項(xiàng)：

A.會(huì)議發(fā)言人

B.會(huì)議主持人

C.會(huì)務(wù)人員

D.會(huì)議參加人員

正確答案:會(huì)議參加人員

題目5

下列不屬于按照傳遞方式劃分的會(huì)議信息類型的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.會(huì)議書面信息

B.會(huì)議講話信息

C.公開性會(huì)議信息

D.會(huì)議聲像信息

正確答案:公開性會(huì)議信息

題目6

公共關(guān)系工作的特點(diǎn)不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.以公眾為對(duì)象

B.以惠己為原則

C.以長(zhǎng)遠(yuǎn)為方針

D.以公眾為對(duì)象

正確答案:以惠己為原則

題目7

危機(jī)的特點(diǎn)不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.意外性

B.危害性

C.嚴(yán)重性

D.經(jīng)常性

正確答案:經(jīng)常性

題目8

危機(jī)管理的原則不包括（）

選擇一項(xiàng)：

A.轉(zhuǎn)移焦點(diǎn)原則

B.快速反應(yīng)原則

C.以人為本原則

D.維護(hù)信譽(yù)原則

正確答案:以人為本原則

題目9

與外國(guó)人見面問(wèn)候招呼時(shí)，最好使用國(guó)際間比較通用的問(wèn)候語(yǔ)，下列哪個(gè)選項(xiàng)較合適（）

選擇一項(xiàng)：

A.Good morning!

B.Glad to meet you!

C.Hi

D.How do you do?

正確答案:How do you do?

題目10

下面屬于辦公室用語(yǔ)禁忌的是（）

選擇一項(xiàng)：

A.領(lǐng)導(dǎo)交代的工作超出自己一般職責(zé)時(shí)，立刻說(shuō)“NO”。

B.等候別人說(shuō)“恭候”

C.中途先走說(shuō)“失陪”

D.需要考慮說(shuō)“斟酌”

正確答案:領(lǐng)導(dǎo)交代的工作超出自己一般職責(zé)時(shí)，立刻說(shuō)“NO”。

二、判斷題（每小題5分，共50分）

題目11

會(huì)議是實(shí)施組織領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要手段和工具。

正確答案:對(duì)

題目12

會(huì)議的主辦者就是會(huì)議的主持人。

正確答案:錯(cuò)

題目13

為了提高會(huì)議效率，即使遠(yuǎn)超過(guò)1個(gè)小時(shí)的會(huì)議，也不應(yīng)安排中場(chǎng)休息。

正確答案:錯(cuò)

題目14

大型會(huì)議的主持人宣布會(huì)議閉幕，通常對(duì)會(huì)議舉辦者而言會(huì)議的基本流程即告終結(jié)。

正確答案:錯(cuò)

題目15

大型會(huì)議應(yīng)設(shè)立會(huì)務(wù)組、秘書組、接待組等籌備組織機(jī)構(gòu)。

正確答案:對(duì)

題目16

辦公室公共關(guān)系溝通，就是指與組織的服務(wù)對(duì)象的溝通。

正確答案:錯(cuò)

題目17

組織做好公共關(guān)系的 辦公室管理形考2-5_文檔下載 目的是在優(yōu)先維護(hù)自身目標(biāo)的基礎(chǔ)上促進(jìn)社會(huì)和公眾利益。正確答案:對(duì)

題目18

危機(jī)管理是指當(dāng)組織發(fā)生了危及組織和公眾利益的各種矛盾、糾紛、重大突發(fā)性事件時(shí)，及時(shí)采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低損失、重塑形象的過(guò)程。

正確答案:對(duì)

題目19

請(qǐng)人勿送的常用禮貌語(yǔ)是說(shuō)“留步”。

正確答案:對(duì)

題目20

與外國(guó)人見面問(wèn)候招呼時(shí)，最好使用國(guó)際間比較通用的問(wèn)候語(yǔ)。例如，英語(yǔ)應(yīng)用“How do you do？”（你好）等。

正確答案:對(duì)

第三篇：辦公室復(fù)習(xí)資料

辦公室含義：處理一種特定事務(wù)的地方或提供服務(wù)的地方。是提供工作辦公的場(chǎng)所，不同類型的企業(yè)，辦公場(chǎng)所有所不同，由辦公設(shè)備，辦公人員及其它輔助設(shè)備組成，在辦公室適合放些對(duì)人和工作氛圍有幫助的東西，如花，畫等。辦公室，還可以指一種機(jī)構(gòu)，如區(qū)委辦公室、區(qū)政府辦公室、黨校辦公室等，是一個(gè)單位對(duì)外的窗口，對(duì)內(nèi)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的機(jī)關(guān)。辦公室事務(wù)管理特征：服務(wù)性，分散性，專業(yè)性，主動(dòng)性，繁雜性。辦公室的職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理。

辦公室實(shí)務(wù)指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室實(shí)務(wù)通常又稱為文秘工作或文秘人員工作。

我國(guó)文秘工作主要包括：文書撰寫，文書制作，文書處理，檔案管理，會(huì)議組織，調(diào)查研究，信息資料，信訪工作，接待工作，協(xié)調(diào)工作，督察工作，日程安排，日常事務(wù)，辦公室管理，其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。

國(guó)際文秘人員工作主要包括：以速記記下上司交待的事

項(xiàng)，執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐，檔案管理，閱讀并分類信件，以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系，替上司定約會(huì)并做好記錄，按上司的口頭或書面指示完成信函，在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函，按待來(lái)訪賓客，替上司接洽外界人士，自動(dòng)處理例行的事務(wù)，為上司安排旅行或考察，替公司賓客訂飯店的房間，訂機(jī)位，發(fā)電報(bào)，打電話等，準(zhǔn)備好公司要公開的資料，替上司收集演講或報(bào)告的資料，協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告，研究報(bào)告等，整理并組織好粗略的資料，替上司保管私人的，財(cái)務(wù)的或其他的記錄，協(xié)助上司申報(bào)所得稅及退稅，督導(dǎo)一般職員或速記員，安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要，復(fù)印資料。

我國(guó)外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)內(nèi)容：辦公室環(huán)境的布置和整理，通訊事務(wù)，電話，信函和郵件處理，執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)，照料上司身邊的瑣事，接待賓客和員工的來(lái)訪，記錄上司指令及會(huì)談，文員的工作方法a請(qǐng)示方法與報(bào)告方法b計(jì)劃方法和總結(jié)方法c受意方法d傳達(dá)方法e進(jìn)言方法f變通方法和擋駕方法g分工方法與合作方法 請(qǐng)示方法與報(bào)告方法-請(qǐng)示內(nèi)容：必須是自己難以處理或無(wú)權(quán)處理的事，請(qǐng)求上司給予批示或授權(quán) B請(qǐng)示形式：可以是口頭形式，也可能是書面形式。重大、政策方面、需授權(quán)批準(zhǔn)的事，書面請(qǐng)示，上司書面批復(fù)，以示慎重，也可以備日后查證，一般的事，事務(wù)性的工作，只需解決一些疑難的事，可用口頭請(qǐng)示，上司只作口頭答復(fù)或指示，緊急的事，文員可先作口頭靖示，及時(shí)辦理，事后再補(bǔ)寫書面請(qǐng)示，留檔備查。報(bào)告內(nèi)容，一是定期報(bào)告工作情況和進(jìn)程，讓上司及時(shí)了解下情，隨時(shí)作出指導(dǎo)二是，工作中發(fā)生的重大的問(wèn)題讓上司及時(shí)作出處里，三是合理化建義，供上司改進(jìn)工作時(shí)參考四是應(yīng)上司的要求匯報(bào)情況。文員主動(dòng)匯報(bào)情況，要區(qū)分輕重緩急，適時(shí)、適地適地進(jìn)行，以免干擾上司的工作報(bào)告方式：口頭或書面形式。重要情況、重大事項(xiàng)采用書面形式，必要時(shí)可以附上自己對(duì)情況的看法和意見，提出處理問(wèn)題的建議各方案，供上司選參與計(jì)劃方法和總結(jié)方法：1要有科學(xué)的明確的工作計(jì)劃，工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)完成的時(shí)間。2分清輕重緩爭(zhēng)，決定工作次序，有條有理地去進(jìn)行，受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作置于后，重大的工作優(yōu)先考慮，集中精力去做，日常工作空余時(shí)間分散去做，任何工作既有嚴(yán)肅性，又有靈活性，使計(jì)劃有一定的余地?？偨Y(jié)方法：總結(jié)方法是文員每隔一段時(shí)間就要對(duì)自己的工作做及時(shí)回顧，以便肯定成績(jī)，得出經(jīng)驗(yàn)，找出不足，吸取教訓(xùn)，從時(shí)間、規(guī)律上進(jìn)行受意方法指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。兩種受意：一種直接受意指領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等。另一種間接受意指上司在平時(shí)隨便交談情況下或與其他人員談話中就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等。文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。受意會(huì)議內(nèi)容，打印文稿及表格，收集及整理各種信息，保管辦公室設(shè)備及用品，外出辦事，如銀行，郵局，稅務(wù)所等。

辦公室環(huán)境布置的目的：1創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境

2、塑造組織形象3建立擋駕制度4有利于保密工作

辦公室布置的內(nèi)容與要求1辦公室的配置a小辦公到-上司的辦公室應(yīng)該是靠里面，文員的辦公室應(yīng)該緊靠上司辦公室，打字復(fù)印間應(yīng)離上司的辦公室現(xiàn)遠(yuǎn)一些，以免噪音干擾，接待室會(huì)客室則應(yīng)靠近樓梯口，客人進(jìn)出比方便b大辦公室-中間或窗邊留出走廊，大部分空間隔成3-4米的個(gè)人工作區(qū)，每個(gè)人的工作區(qū)有自己的桌椅、櫥和配套設(shè)備用品。隔板高約1.5米,使辦公室人員坐著相互看不見,免得干擾,站起來(lái)可以相互招呼,上司的辦公室應(yīng)置于辦公室最里邊,用玻璃隔開,上司可以監(jiān)督員工工作狀況,但不受干擾C公寓室辦公室-一般將進(jìn)門客廳作為接待室或文員辦公室,里間的臥室作為上司的辦公室或會(huì)客室2-照明一般來(lái)說(shuō)要盡可能采用自然光照明,注意光線不能太強(qiáng),必要時(shí)可以用百葉窗窗簾來(lái)調(diào)節(jié)采光3色彩搭配顏色對(duì)人心理及生時(shí)上都有影響,因而色彩是決定環(huán)境的重要因素之一,色彩的搭配是以顏色的效果造成舒服和愉快的氣氛,應(yīng)適當(dāng)?shù)乩妙伾还?壁如室頂墻壁地板家具的色彩自然柔和的搭配,暖色或冷色或中間色,基調(diào)統(tǒng)一,反差不要太大一般天花板用白色,墻壁用淡色,這樣就可保持心情愉快,減輕工作疲勞,減少眼眼疲勞提高工作效率4隔音-5空氣調(diào)節(jié)6盆掛畫等-植物能消除疲勞也能增加注意力持續(xù)力辦公室最好放置一些花卉盆景,但早晚要注意透風(fēng).格調(diào)高的掛畫也能調(diào)節(jié)情緒

文員公辦室的布置a文員坐在辦公桌旁面對(duì)桌子伸直雙臂,再雙手合攏在高于桌面15cm左右畫弧表,手臂所能覆蓋桌子面積,比較適合擺放與工作有關(guān)的物品b電話一般安裝在左邊電腦一般放在桌子的右邊或放在右邊的電腦桌上c準(zhǔn)備一些敞開的文件夾,可以存放需要翻譯的資料待上司簽署的文件已閱讀的文件,處理完畢的文件各資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)d各種筆膠水剪刀回形針印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi),記住用完歸回原處參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可能拿得到的抽屜里e辦公桌抽屜里的物品擺放要注意整齊東西不要放得太滿,且要經(jīng)常清理,應(yīng)該有幾個(gè)帶鎖的屜用了放零用現(xiàn)金保密的東西和私人物品f辦公室內(nèi)各種類型的文件柜,要分門別類安放文件資料物品,貼上標(biāo)識(shí)g如果用架子,把容易傾翻的化學(xué)液體墨水放底層，紙張較重的東西放下面的幾層，較小的東西放盒中，放稍高的層面上h每天下班前，要整理好自己的辦公桌把文件資料收好，要仔細(xì)檢查電腦復(fù)印機(jī)空調(diào)開關(guān)是否關(guān)上，抽屜櫥鎖好，確保萬(wàn)無(wú)一失。

辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無(wú)所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。2．對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。

簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1．計(jì)劃的步驟，在事情沒(méi)有開始前要先做好計(jì)劃，充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)施的步驟，是按照計(jì)劃從事工作的階段，這個(gè)階段檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，是通過(guò)評(píng)估，研究工作是否按照計(jì)劃實(shí)施，是否達(dá)到了預(yù)期，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員管理時(shí)間的方法1.定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)；2.作出選擇，按重要性的程序把目標(biāo)排列出來(lái)；3.計(jì)劃你的時(shí)間，對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限，使用日歷、計(jì)劃表、檢查表等手段。4.把工作分配給助手去做，這樣你就有更多時(shí)間處理重要的事情。5.學(xué)會(huì)謝絕浪費(fèi)時(shí)間、無(wú)關(guān)緊要的不速之客。6.盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做。7.提高交流效率，避免重復(fù)對(duì)話和返工。8.避免和同事浪費(fèi)時(shí)間、毫無(wú)意義的閑聊或爭(zhēng)吵。9.想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)。10.第一次做一項(xiàng)工作時(shí)可以稍微慢些，因?yàn)橹匦伦鲆槐闀?huì)花更多的時(shí)間。11.把可以同時(shí)做的事情集中在一起，比如把所有要跑腿的事情放在一次做。12.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，這樣就不會(huì)因?yàn)檫z忘某事而致中途停頓。13.利用間隙時(shí)間計(jì)劃一下將要做的事情，如不掛斷電話等人時(shí)。14.根據(jù)你的體力安排工作，精力最充沛的時(shí)候做最難做的工作。15.簡(jiǎn)化工作，如用電子郵件代替打電話通知。16.利用好現(xiàn)有的技術(shù)等，使枯燥而費(fèi)時(shí)的手工操作變得輕松簡(jiǎn)單。

文員接聽電話的方法（1）電話鈴響二至四聲就應(yīng)接聽（2）接到電話首先應(yīng)傳必要信息（3）如果上司不在辦公室，文秘詢問(wèn)來(lái)電者詳細(xì)資料，并告知他要找的人不在（4）即便收到通話方極大責(zé)難，也要保持耐心和禮貌（5）通話結(jié)束要流露態(tài)度友好、謝謝。

文員打出電話的方法（1）自報(bào)家門（2）替上司撥通電話，讓要找的人先接著電話，然后找上司聽（3）應(yīng)迅速回電，并監(jiān)督上司當(dāng)天回復(fù)（4）如果回電不通，切記再聯(lián)系（5）督促上司準(zhǔn)時(shí)打電話給上級(jí)（6）除非萬(wàn)不得已、不要打給行車中人（7）通話時(shí)要聽清楚對(duì)方說(shuō)話內(nèi)容（8）與忙人開始長(zhǎng)談前，應(yīng)問(wèn)對(duì)方是否方便（9）不要在工作時(shí)間同打電話來(lái)的朋友閑聊（10）打電話給外地的人，并請(qǐng)求協(xié)助，因費(fèi)用昂貴，應(yīng)先確定他是否應(yīng)該回你電話（11）通話中當(dāng)需要對(duì)方等候，應(yīng)說(shuō)“我去查一下，請(qǐng)稍等”（12）替上司傳達(dá)不利消息，要立即行動(dòng)（13）傳達(dá)上司的信息要有分寸。從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽電話的異同：同：1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步

簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)？答：1.按照收件人的姓名分揀；2.按照郵件的重要性分揀；3.按照收件部門的名稱分揀。方法要做到：a備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。b意傾聽用心判斷指示的用意。c要時(shí)可以提問(wèn)直至明了意圖為止，但不要打斷談話。d有不同意見可以公開提出，但要言之理，并要注意方式，態(tài)度。e受指示后要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施傳達(dá)方法：正式傳達(dá)，非正式傳達(dá)傳達(dá)是文員將上司或上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級(jí)機(jī)關(guān)或員工、群眾。正式的傳達(dá)由文員在正式的場(chǎng)合宣讀文件，或口授上司的指示，非正式的傳達(dá)即由文員有意識(shí)地身傳達(dá)對(duì)象透露主要精神，所謂的吹吹風(fēng)，重要的文件或口頭指示，應(yīng)不折不扣逐字句地傳達(dá)，非正式的也不容許任意發(fā)揮，以上司的口氣講話，傳達(dá)方法要做到：a達(dá)不走樣，不可夾進(jìn)自己的意見。b要時(shí)可形成文字材料，照本宣科。c果有些指示不便直說(shuō)可以根據(jù)上司授意，只傳達(dá)大致意思。d意保密，不可在普通電話，普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示。e要的指示應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記。

進(jìn)言方法：進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出的意見建議批評(píng)或規(guī)勸，它不同于工作上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問(wèn)題面提出的請(qǐng)示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報(bào)告，或應(yīng)上級(jí)要求面作出的匯報(bào)

變通方法：通常情況下，文員必須照章辦事，但是在特殊情況下，文員可采用變通方法，錄活從事，重大緊急的事，可以越級(jí)請(qǐng)示，甚至先處理再報(bào)告，來(lái)信來(lái)訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內(nèi)給予特殊照顧或臨時(shí)安置，對(duì)于新情況新問(wèn)題，無(wú)章可循時(shí)，上司又沒(méi)有明確的指示，上司又沒(méi)有明確指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合于是情理的處理?yè)躐{方法：對(duì)于上司不必要接見的來(lái)訪者、邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕，擋駕的目的是保護(hù)上司，使之有時(shí)間、精力有效的進(jìn)行工作，便是要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動(dòng)為原則，文員沒(méi)有必要把正真原因告訴對(duì)方，只需要禮貌委婉地達(dá)到阻擋拒絕的目的既可：。郵件的拆封要注意幾點(diǎn)：（1）拿到信件后應(yīng)在桌子上磕幾下，使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊，以免在拆封時(shí)遭到損壞。一般用剪刀拆信封，公務(wù)信件是不允許用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手動(dòng)或自動(dòng)拆信機(jī)，以提高拆封的效率。（2）正確的拆封位置在信封的右邊側(cè)，信封不能丟掉，也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標(biāo)志。應(yīng)該用回形針把它與信紙或附件等附在一起，以供以后查閱、佐證之需，這也是歸檔的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有東西，然后檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應(yīng)打電話詢問(wèn)正確的，再把錯(cuò)誤的劃去，這樣才能保證寄信人及時(shí)收到回信。（4）信封里有時(shí)會(huì)附有貨單、發(fā)票、支票等，檢查這些附件時(shí)，應(yīng)該一一對(duì)照信紙上提到的部分。如發(fā)現(xiàn)名稱或數(shù)量不附，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系，爭(zhēng)取事情的妥善解決。信件里的證件、現(xiàn)金等要專項(xiàng)登記和保管。（5）有些郵包是根據(jù)公司的訂購(gòu)信寄來(lái)的，文秘人員應(yīng)找出當(dāng)時(shí)的訂購(gòu)信的副本，拆開郵包，仔細(xì)檢查訂購(gòu)物品的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否與訂購(gòu)的一致，記住沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收，不能夠接受的東西也不能簽收，以防止有欺詐性或破壞性郵包。如果物品有質(zhì)量等問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系。在移交物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。（6）有些單位，如法律部門要求在郵件上加蓋收到時(shí)的日期章，也可以用手工方式填寫，表明收到時(shí)的年、月、日、時(shí)或分。（7）文秘人員應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件。那些屬于“優(yōu)先考慮”、“緊急”的信件盡快呈送給上司，如緊急商務(wù)信函、國(guó)際性電傳、傳真、電報(bào)或特快專遞等，而一般的公務(wù)性信函可以經(jīng)文秘人員處理后呈送。（8）文秘人員經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把其中的重點(diǎn)部分用紅筆劃出，并提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題（如在信紙邊上注明“參閱某卷宗”、“可與前信印證”等），也可以將信中的要點(diǎn)摘錄下來(lái)以供參考。文秘人員還有責(zé)任提供上司回信時(shí)的參考資料。（9）收到的廣告等郵件，不必交給上司，一般可以作為廢紙?zhí)幚?，但有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的資料應(yīng)保存好，或交給有關(guān)部門。（10）有些郵件可能誤投到文秘人員手里。如果文秘人員不知道轉(zhuǎn)遞地址，應(yīng)該把錯(cuò)誤的地址劃去，在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好并退回去。

上司不在時(shí)郵件的處理：1.把需要上司親自處理的信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人已收到，告訴對(duì)方何事得到答復(fù).2.上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理，應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時(shí)間.3.上司授權(quán)處理一些應(yīng)由他處理的郵件，應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理，在回信上簽上自己的職稱，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目.4.如果郵件很多，還可以制作郵件摘要表.5.如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下隨時(shí)向上司匯報(bào).6.如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話，在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)幾時(shí)請(qǐng)示.7.把寄給上司郵包連續(xù)編號(hào).8.可以把積壓的信件分別標(biāo)示，放入紙袋，如標(biāo)上“需要簽字的信件”需要處理的信件等

簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則？答：收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。分送的基本原則：1.屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；2.屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；3.分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；4.便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；5.在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表？答：日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表（2）月預(yù)定表（3）周預(yù)定表（4）日預(yù)定表

1.年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。2.月預(yù)定表、3.周預(yù)定表、4.日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活

印章的種類：?jiǎn)挝挥≌?套印章 鋼印 領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 其他印章（會(huì)議專用章、財(cái)務(wù)專用章、收發(fā)章、辦事章、封條章）

印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？答：印章的使用的主要形式為： 1.落款章；2.更正章；3.證見章；4.騎縫章；5.騎邊章；6.密封章；7.封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：1.落款章加蓋于文書作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。2.騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。3.更

正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。內(nèi)賓接待程序：接受任務(wù)—了解來(lái)賓—制訂計(jì)劃—預(yù)訂食宿—迎接來(lái)賓商議日程—安排會(huì)談—陪同參觀-送別客人-接待小結(jié)

外賓接待程序：接受任務(wù)—了解來(lái)賓—制訂計(jì)劃—預(yù)訂食宿—?dú)g迎來(lái)賓--商議日程—禮節(jié)性拜訪—宴請(qǐng)—正式會(huì)談—簽訂協(xié)議書—陪同參觀游覽—互贈(zèng)禮品--歡送客人-接待小結(jié)

按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義？答：類型：1.按問(wèn)題特征立卷；2.按作者特征立卷；3.按文種特征立卷；4.按時(shí)間特征立卷；5.按地區(qū)特征立卷；6.按通訊者特征立卷。按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。

通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義？答：1.通過(guò)設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；2.通過(guò)一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借；3.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；4.利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)；5.以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)；6.將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；7.通過(guò)舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。

會(huì)議記錄內(nèi)容與寫法應(yīng)注意一下問(wèn)題：（1）會(huì)議記錄的內(nèi)容有：會(huì)議名稱，會(huì)議記錄人的姓名蓋章，會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論，相關(guān)資料，下次會(huì)議預(yù)定的日期;（2）會(huì)議記錄的寫法，應(yīng)該注意事項(xiàng):①以決定事項(xiàng)的重點(diǎn)，逐項(xiàng)列出較易明了;②要主要的是，需寫設(shè)呢議題，以怎樣的順序提出，這些議題是什么人發(fā)言，有什么答復(fù)，表決結(jié)果有沒(méi)有定案，這些都要簡(jiǎn)要地寫上;③需寫正確，寫清楚，簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合？口頭語(yǔ)言的基本特征是：（1）語(yǔ)音所過(guò)就立即消失，但語(yǔ)言讓人明白了（2）有重音，一句話強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不一樣，這些強(qiáng)調(diào)的成分，在口語(yǔ)中都是通過(guò)重音表達(dá)的（3）有歧義，則需對(duì)方確定（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。敬語(yǔ)應(yīng)用的一般針對(duì)場(chǎng)合：（1）年長(zhǎng)或比自己輩分高者（2）具有較高職務(wù)，職稱或社會(huì)地位高者（3）給自己恩惠者（4）有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助或好感者。文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？答：進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。它不同于工作上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問(wèn)題而提出的請(qǐng)示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報(bào)告，或應(yīng)上級(jí)要求而作的匯報(bào)。進(jìn)言具有的意義和作用：1.參謀作用。2.補(bǔ)缺作用。3.增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言方法:a適事，b適時(shí)，c適地，d適度。

來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？答：受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。（3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單要注意會(huì)議內(nèi)容有無(wú)疏漏之處，客觀地記錄內(nèi)容，不可寫記錄者的主管感覺，用客觀意識(shí)去影響記錄內(nèi)容。

文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：會(huì)議記錄包括事項(xiàng)如下：a、會(huì)議名稱；b、會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；c、時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；d、會(huì)議地點(diǎn)；e、議題；f、主持人、主席；g、出席者名單；h、會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；i、相關(guān)的資料；j、下次會(huì)議預(yù)定日期。提高會(huì)議效率可以有哪些做法？答：要提高公議效率注意以下幾點(diǎn)：（1）遵循法律法規(guī)；（2）全理確定會(huì)議目標(biāo)；（3）確定必要的與會(huì)者；（4）減少會(huì)議數(shù)量；（5）縮小會(huì)議規(guī)模；（6）簡(jiǎn)化會(huì)議程序；（7）縮短會(huì)議時(shí)間；（8）控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；（9）分析會(huì)議成本

電視會(huì)議是一項(xiàng)新興圖像通信業(yè)務(wù)，雖然雙方遠(yuǎn)在天邊，卻可以面對(duì)面地交談共享文件，圖表，錄像等資料，交互式電話會(huì)議是一種方便、省時(shí)、搞笑的會(huì)議形式，單位或個(gè)人任意一部話機(jī)上組織多方的國(guó)際。國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，兩者與一般會(huì)議，區(qū)別并非現(xiàn)場(chǎng)，不需要準(zhǔn)備場(chǎng)地，大量的會(huì)議工作的準(zhǔn)備

交互式電話會(huì)議是電信部門開辦的一種召開電話會(huì)議的新形式。設(shè)備所在地的客戶可以利用它隨時(shí)隨地召開某個(gè)電話會(huì)議，參加會(huì)議人員可以是本市、本省、國(guó)內(nèi)或國(guó)際的任何一個(gè)公用通信網(wǎng)上的用戶。該用戶既可用普通音頻電話機(jī)也可以用移動(dòng)手機(jī)，只需撥打一個(gè)事先約定的會(huì)議電話號(hào)碼及密碼，即能參加會(huì)議，且可以同時(shí)發(fā)言，自由交談。交互式電話會(huì)議業(yè)務(wù)適用于管理總結(jié)會(huì)、緊急討論會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、培訓(xùn)咨詢會(huì)、信息交流會(huì)、定期例會(huì)、突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、家族聚會(huì)等各式各樣的會(huì)議。

衛(wèi)星通信是地球上的無(wú)線電通信站間利用衛(wèi)星作為中繼而進(jìn)行的通信。衛(wèi)星通信系統(tǒng)由衛(wèi)星和地球站兩部分組成。衛(wèi)星通信的特點(diǎn)是：通信范圍大；只要在衛(wèi)星發(fā)射的電波所覆蓋的范圍內(nèi)，從任何兩點(diǎn)之間都可進(jìn)行通信；不易受陸地災(zāi)害的影響；只要設(shè)置地球站電路即可開通；同時(shí)可在多處接收，能經(jīng)濟(jì)地實(shí)現(xiàn)廣播、多址通信；電路設(shè)置非常靈活，可隨時(shí)分散過(guò)于集中的話務(wù)量；同一信道可用于不同方向或不同區(qū)間。了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方：答：1.基本用途：“電視會(huì)議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。2.兩者與一般會(huì)議的不同：可以消除時(shí)空上的局限性。3.各自的優(yōu)劣：電視會(huì)議——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。交互式電話會(huì)議——優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高

應(yīng)這樣妥善處理上司拒絕接見的來(lái)訪者的來(lái)訪：應(yīng)盡可能向?qū)Ψ奖磉_(dá)上司不能接見的理由，以免來(lái)訪者發(fā)生唔會(huì)并誠(chéng)懇地看著對(duì)方的眼睛致歉。（1）上司正在開會(huì)時(shí)：讓您舊等了，抱歉：他正在緊急會(huì)議中，無(wú)法離開，可不可以讓代理人與你先談？（2）上司繁忙時(shí)：真對(duì)不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放不下手邊的事，您看這樣好不好，改日在與你聯(lián)系，實(shí)在麻煩抱歉”。（3）上司即將外出：對(duì)不起，某某（上司）已經(jīng)安排好有事外出，現(xiàn)在正忙著，沒(méi)法與您見面，我們上司說(shuō)讓您白跑一趟，真不好意思，能不能由我轉(zhuǎn)達(dá)留言，我叫XX是他的文員，然后講留言記錄下來(lái)。（4）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪：先告訴來(lái)訪者，他（上司）即將外出（理由）...再去通報(bào)上司，若上司指示代理人，便向來(lái)訪者傳達(dá)“抱歉、讓您久等”某某急著外出，但他請(qǐng)代理人與您見面，請(qǐng)往這邊走...使對(duì)方能充分了解情況

。簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇？答：合適的話題包括：1.談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；2.一般人喜聞樂(lè)見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；3.顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；4.比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；5.積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；6.風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話題包括： 1.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。2.令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。3.過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。4.自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。5.夸耀自己的話題。6.庸俗的、色情的話題。7.不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財(cái)物管理。包括（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？答：秘書在日常工作中要做好企業(yè)信息的保管工作，要有檔案意識(shí)，電腦要加密，不要的紙質(zhì)文檔要碎掉。平時(shí)與朋友交談要有保密意識(shí)，不要暢所欲言。文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

件：行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。(6)安排差旅費(fèi)。(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。(8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。

文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？答：

1、要求約會(huì)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：（1）要獲得上司的許可；（2）對(duì)方如果有文秘人員，一般由文秘人員辦理；（3）如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；（4）要正確告知對(duì)方赴約的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等等，關(guān)于日期的確定應(yīng)該以比較有彈性的說(shuō)法問(wèn)對(duì)方：“你們什么時(shí)候比較方便”，這樣讓對(duì)方能夠有所選擇。（5）告知你或上司的聯(lián)系電話，以便萬(wàn)一約會(huì)取消或有所改變時(shí)可以馬上通知；（6）對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)，時(shí)間應(yīng)盡量有彈性，這是身為文秘人員所應(yīng)具有的常識(shí)。（7）尤其是連續(xù)參加兩個(gè)以上的約會(huì)時(shí)，要充分考慮路上交通所需要的時(shí)間。（8）如果上司出差，不要在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)，可能會(huì)發(fā)生飛機(jī)誤點(diǎn)及其他情況。（9）對(duì)方不能確定接受時(shí)，要求約會(huì)的這一方最好再聯(lián)絡(luò)一次。（10）已經(jīng)約好且需要預(yù)定會(huì)議室時(shí)，就要立即預(yù)約，如果對(duì)天該地點(diǎn)沒(méi)有充分把握，應(yīng)該事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。（11）約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填定在日程安排計(jì)劃表上。（12）上司和某人會(huì)面后，可能要求文秘人員安排下一次與那人的約會(huì)。文秘安排好后，應(yīng)確保那人清楚地明了約會(huì)的時(shí)間，并給予明確的答復(fù)后，將此約會(huì)記錄在你和上司的日程表上。

2、決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)，要注意對(duì)方的業(yè)務(wù)情況、工作場(chǎng)所等。一般說(shuō)來(lái)：（1）星期一早上、周未下午每個(gè)人都會(huì)很主忙碌，盡量不要安排約會(huì)；（2）即將一班之前的那段時(shí)間，分司內(nèi)也會(huì)很忙碌；（3）午餐前后約會(huì)則會(huì)影響吃飯時(shí)間；（4）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；（5）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；（6）地點(diǎn)必須選擇對(duì)方比較方便的地方；（7）地點(diǎn)還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：

1、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，提示系統(tǒng)有：（1）電子提示系統(tǒng)；（2）人工提示系統(tǒng)；

2、具體的做法：（1）電子提示系統(tǒng)：、許多電腦軟件都有提示功能。文秘人員可以指定某一于、某一時(shí)間建立“報(bào)警系統(tǒng)”，把這些信息輸入電腦。當(dāng)打開電腦時(shí)，就可知道這一天、什么時(shí)間有什么活動(dòng)，還可以隨時(shí)把這些安排打印出來(lái)。（2）人工提不系統(tǒng)：文秘人員有時(shí)會(huì)覺得用手工來(lái)提示更方便、更實(shí)用、這些方法有：a、基本辦公日程表。文秘人員都有一份臺(tái)歷，上司為了旅行和開會(huì)的方便經(jīng)常使用袖珍日歷。b、固定活動(dòng)日期一覽表。每年在日歷上要標(biāo)出固定活動(dòng)日期。c、使用提示性備忘錄。要提醒上司注意沒(méi)有事先安排，但十分確定的活動(dòng)，最好的方法是在標(biāo)明這次活動(dòng)的文件夾中放入一份提示性備忘錄。d、準(zhǔn)備約會(huì)表。文秘人員利用電腦程序，在每天早上或前一天打印一份最近活動(dòng)安排表。e、準(zhǔn)備特殊提示卡。有些上司覺得每天晚上離開辦公室的時(shí)候有一張?zhí)崾究ǚ浅Ｓ杏?。f、準(zhǔn)備交往提示文件。如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，這時(shí)交往提示文件就可以派上用場(chǎng)。

交際業(yè)務(wù)應(yīng)該注意的問(wèn)題：1消息要正確（得到婚喪喜慶的消息，要加以查證，以免發(fā)生錯(cuò)誤，尤其是喪事，若不查證確實(shí)，可能產(chǎn)生嚴(yán)重的后遺證）2適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)（交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)，再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，反而可能破壞彼此的關(guān)系）3尊循傳統(tǒng)（處理應(yīng)酬事宜，必須按照當(dāng)?shù)氐纳缃欢Y節(jié)和形式來(lái)進(jìn)行，或以傳統(tǒng)的方式呀物品來(lái)表達(dá)自己的誠(chéng)意

口頭語(yǔ)言的特征：1語(yǔ)音聽過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中，所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗，生動(dòng)、規(guī)范使人一聽就明白并留下印象2有重音（一句話強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)的不一樣）3有歧義：譬如，文秘人員接到一個(gè)電話，對(duì)方邀請(qǐng)上司在LIANGCHENG飯店，共進(jìn)晚餐，文秘人員就得問(wèn)清楚4口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，譬如在上班的時(shí)間，開會(huì)的場(chǎng)合，口語(yǔ)的就應(yīng)該規(guī)范、簡(jiǎn)明些，語(yǔ)調(diào)盡職盡責(zé)應(yīng)該認(rèn)真，休息時(shí)間在餐廳就可以生動(dòng)些對(duì)一般同講話就可以通俗、明白些

說(shuō)服的方法：說(shuō)服的要領(lǐng)如下1清楚的在所說(shuō) 服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么A以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的效果重要性關(guān)聯(lián)性等抓住重點(diǎn)B說(shuō)服進(jìn)，要盡量具體客觀使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)C偶爾也需要收某些專家意見或用圖表資料經(jīng)難談等到2要具體了解對(duì)方的立聲和意向A先注意聆聽對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己的主觀的方式進(jìn)行談話，要掌握對(duì)方不能了解的地方努力加以說(shuō)服B主動(dòng)發(fā)支部書記，了解對(duì)方想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量及背景等等3以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言A不要使用令對(duì)方反感的言詞B讓對(duì)方打開心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣C不可傷害對(duì)方的自尊心

聽話的方法：1認(rèn)真的態(tài)度集中精神聆聽，臉部應(yīng)朝著說(shuō)話的人2聽話時(shí)同時(shí)在腦海里想到5W2H，所對(duì)方的話整理好3在適當(dāng)時(shí)機(jī)適當(dāng)?shù)馗胶停骸笆?，嗯，是嗎，我明白，結(jié)果呢”但注意必須附和得有技巧，否則可能會(huì)打斷對(duì)方的話頭4在對(duì)言談話告一段落再發(fā)問(wèn)，若發(fā)問(wèn)事項(xiàng)多，就例舉，依照談話內(nèi)容發(fā)問(wèn)5對(duì)方說(shuō)話時(shí)，不要挑語(yǔ)病或搶話

拒絕的方法：1超越自己權(quán)限、能力的事情2雖然有能力辦到但是時(shí)間地點(diǎn)無(wú)法配合3在道義在不能答應(yīng)的4清楚而客氣的拒絕5告知對(duì)方補(bǔ)方法

文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：(1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3)報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是???！?4)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5)如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。

辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：說(shuō)服是讓對(duì)方接受自己的看法而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺。也就是說(shuō)，改變對(duì)方的看法、態(tài)度、觀念、行動(dòng)，而與自己的想法一致。一般而言，人在面臨被說(shuō)服的時(shí)候，會(huì)害怕是否會(huì)因此失去自己的利益，而產(chǎn)生不安的感覺，以致提高警覺，但一旦覺得對(duì)自己有利，就會(huì)主動(dòng)接受說(shuō)服。因此，進(jìn)行說(shuō)服時(shí)，最好要符合對(duì)方的利益觀點(diǎn)，向?qū)Ψ绞疽?，?zhēng)取主動(dòng)與你合作。其實(shí)，最理想的方法是經(jīng)由態(tài)度和行動(dòng)去感動(dòng)或影響別人，但因這種做法要花費(fèi)許多時(shí)間，很不容易。所以，通常也只有運(yùn)用語(yǔ)言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說(shuō)服力去打動(dòng)別人。說(shuō)服的要領(lǐng)如下：（1）清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么a、以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。b、說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)。C、偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等。（2）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向a、先注意聆聽對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)服。b、主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等（明確了解對(duì)方的情況）。（3）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言a、不要使用令對(duì)方反感的言詞。b、讓對(duì)方打開心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對(duì)方認(rèn)同自己）。C、不可傷害對(duì)方的自尊心。

什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷？答：文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“產(chǎn)卷特征”，通?？梢园凑找韵聨追N特征立卷：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

立卷歸檔要求：1歸檔范圍。凡是單位業(yè)務(wù)活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料均應(yīng)歸檔2歸檔時(shí)間。辦理完畢的文件材料，應(yīng)該在第二年上半年內(nèi)交由檔案或檔案室人員歸檔。特殊文件可根據(jù)具體情況適當(dāng)延長(zhǎng)時(shí)間3歸檔要求凡是應(yīng)當(dāng)歸檔的文件，必須分類立卷，排更有序表格齊全填寫無(wú)誤碼，編號(hào)科學(xué)和符合要求

按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答：按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：（1）命令；（2）決定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通報(bào)；（7）議案；（8）報(bào)告；（9）請(qǐng)示；（10）批復(fù)；（11）意見；（12）函；（13）會(huì)議紀(jì)要。

公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。答：公文的完全格式包括18項(xiàng)，但多數(shù)公文不完全使用格式，如無(wú)密級(jí)、附件、注釋等。（1）版頭；（2）發(fā)文字號(hào)。（3）印刷順序號(hào)。（4）密級(jí)。（5）緊急程度。（6）簽發(fā)人姓名。（7）公文標(biāo)題。（8）主送機(jī)關(guān)。（9）正文。（10）附件。（11）發(fā)文機(jī)關(guān)。（12）成文日期。（13）機(jī)關(guān)印章。（14）注釋。（15）閱讀。（16）主題詞。（17）抄送單位。（18）印發(fā)說(shuō)明。

文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。答：（1）擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過(guò)程。（2）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。要做到“六查”。（3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。一般由主要領(lǐng)導(dǎo)人或具體分管的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，也可由秘書長(zhǎng)、辦分廳或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文或內(nèi)容及其他部門的公文，要實(shí)行會(huì)簽。簽發(fā)時(shí)應(yīng)在發(fā)文稿紙的簽發(fā)一欄寫明意見、親署姓名、日期。（4）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字是統(tǒng)一編制，且長(zhǎng)期穩(wěn)定。由領(lǐng)導(dǎo)人簽署的公布懷公文可按領(lǐng)導(dǎo)人的任職期限連續(xù)編號(hào)，其他公文一般按編排序號(hào)。（5）繕印。指對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。急件要先打印，保密件應(yīng)指定專門的印刷單位打印，并派人監(jiān)印和履行簽字手續(xù)。（6）核對(duì)。指將文件的謄定稿、打印搞或清樣按定搞核對(duì)校正。（7）用印。是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（8）登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找等。（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

企業(yè)的機(jī)密有哪些？答：法律規(guī)定：企業(yè)機(jī)密，是指不為公眾所知悉，能為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性并經(jīng)企業(yè)采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。具體還要看各企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)定。某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？答：(1)客人的選擇。確定名單，再請(qǐng)上司核定。(2)確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。(3)會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛。

文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？答：(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。

某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？答：(1)要替搭車回去的人安排車子，(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng);(3)有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá);(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏，(5)要為參加會(huì)議的人員送行，(6)文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅(7)桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原;清洗煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾，(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回，(9)關(guān)緊門窗并上鎖;(10)通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。

第四篇：《施工組織管理》復(fù)習(xí)資料答案

施工組織管理復(fù)習(xí)提綱答案

一、選擇題

1．雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖和單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖的最大區(qū)別是表示工作的符號(hào)不同 2．施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生安全事故后,首先應(yīng)該做的工作是搶救傷員,排除險(xiǎn)情

3．從事某一施工過(guò)程的工作隊(duì)(組)在一個(gè)施工段上的工作延續(xù)時(shí)間的流水參數(shù)是流水節(jié)拍。

4．施工順序是各施工過(guò)程之間在時(shí)間上的先后順序。受工藝關(guān)系和組織關(guān)系兩方面的制約。

5．如果施工流水作業(yè)中的流水步距相等，則該流水作業(yè)是必定是等節(jié)奏流水 6．編制單位工程施工平面圖時(shí)，首先確定起重設(shè)備 位置。

7．在工程網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中，關(guān)鍵線路是指時(shí)標(biāo)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中沒(méi)有波形線的線路 8．在雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中，工序開始或結(jié)束時(shí)間應(yīng)注在圓圈內(nèi)。

9．對(duì)于地基基礎(chǔ)設(shè)計(jì)等級(jí)為甲級(jí)或地質(zhì)條件復(fù)雜、成樁質(zhì)量可靠性低的灌注樁所形成的地基及復(fù)合地基,應(yīng)采用靜載荷試驗(yàn)的方法進(jìn)行檢驗(yàn)。

10．建筑產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程聯(lián)系面廣，綜合性強(qiáng)是由于建筑產(chǎn)品的體積龐大。11．室外裝飾工程的流水施工方案一般采用自上而下。12．建筑生產(chǎn)的流動(dòng)性是由于建筑產(chǎn)品的固定性 造成的。

13．施工現(xiàn)場(chǎng)布置石灰倉(cāng)庫(kù)和淋灰池的位置要接近砂漿攪拌站，并安排在下風(fēng)向。

14．在建設(shè)工程施工總承包管理模式下,施工分包合同的主體一般是施工分包方和業(yè)主方。

15．雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中的虛工作不占用時(shí)間，不消耗資源。16．某施工項(xiàng)目部決定將原來(lái)的橫道圖進(jìn)度計(jì)劃改為網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)度控制,以避免工作之間出現(xiàn)不協(xié)調(diào)情況。該項(xiàng)進(jìn)度控制措施屬于管理措施。

17．根據(jù)《建設(shè)工程施工現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)定》,對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)泥漿水進(jìn)行處理的要求是未經(jīng)處理不得直接排入城市排水設(shè)施和河流。18．施工企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目管理班子的負(fù)責(zé)人

19．工程項(xiàng)目的質(zhì)量終檢存在一定的局限性,因此施工質(zhì)量控制應(yīng)重視過(guò)程控制。

20．工程施工技術(shù)資料中,不屬于施工記錄文件的是交接檢查記錄。

21．政府對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督的主要手段是施工許可制度和 竣工驗(yàn)收備案 制度。

22．編制控制性施工進(jìn)度計(jì)劃的主要目的是指導(dǎo)施工班組的作業(yè)安排。

23．下列建設(shè)工程施工風(fēng)險(xiǎn)因素中,屬于組織風(fēng)險(xiǎn)的是承包人管理人員的能力。24．《建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》第十四條規(guī)定,工程監(jiān)理單位和監(jiān)理工程師對(duì)建設(shè)工程安全生產(chǎn)承擔(dān)監(jiān)理責(zé)任。

25．一般情況下,驗(yàn)收合格工程的實(shí)際竣工日期為 承包人提交竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的日期。

26．橫道圖計(jì)劃的特點(diǎn)之一是適用于大的進(jìn)度計(jì)劃系統(tǒng)。

27．某項(xiàng)工作有兩項(xiàng)緊前工作A、B，工作持續(xù)時(shí)間A=3天、B=4天，最早開始時(shí)間分別為A=5天、B=6天，則本工作的最早開始時(shí)間是10天

28．我國(guó)政府對(duì)安全生產(chǎn)的監(jiān)督管理機(jī)制是綜合管理和部門管理相結(jié)合。29．工程項(xiàng)目信息管理的核心指導(dǎo)文件是信息管理手冊(cè)。30．建設(shè)工程頊目的總進(jìn)度目標(biāo)是在項(xiàng)目的決策階段確定的。

31． 某施工合同實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)了偏差,經(jīng)過(guò)偏差分析后,承包人采取了夜間加班、增加勞動(dòng)力投入等措施。這種調(diào)整措施屬于組織措施。

32．在建設(shè)工程施工總承包管理模式下,施工分包合同的主體一般是施工分包方和業(yè)主方。

33．實(shí)施性施工成本計(jì)劃應(yīng)當(dāng)以施工定額為主要依據(jù)編制。

34． 施工合同履行過(guò)程中發(fā)生工程變更時(shí),應(yīng)由監(jiān)理方 向承包人發(fā)出變更指令。35．施工項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人每天在施工日志上對(duì)當(dāng)天的施工質(zhì)量和進(jìn)度情況進(jìn)行詳細(xì)記載,屬于項(xiàng)目目標(biāo)動(dòng)態(tài)控制過(guò)程中收集項(xiàng)目實(shí)際值的工作。

36．在工程項(xiàng)目施工質(zhì)量管理中,起決定性作用的影響因素是人。37．下列工程施工技術(shù)資料中, 沉降觀測(cè)記錄不屬于施工記錄文件。38．.在施工成本動(dòng)態(tài)控制過(guò)程中,當(dāng)對(duì)工程合同價(jià)與實(shí)際施工成本、工程款支付進(jìn)行比較時(shí)成本的計(jì)劃值是工程合同價(jià)。

39．對(duì)進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)的鋼筋取樣后進(jìn)行力學(xué)性能檢測(cè),屬于施工質(zhì)量控制方法中的試驗(yàn)法。

40．編制單位工程施工平面圖時(shí)，首先確定起重設(shè)備 位置。

41．某建設(shè)工程項(xiàng)目施工前,業(yè)主方制定了工程款支付審批程序:施工方申報(bào)一監(jiān)理方審批一業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)代表審查一業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核一業(yè)主分管副經(jīng)理審批支付。該程序?qū)儆谕顿Y控制工作流程

42．承包人承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)最大的合同是 固定總價(jià)合同。

43．某工程的質(zhì)量事故,造成人員死亡4人、直接經(jīng)濟(jì)損失20萬(wàn)元。則該事故屬于重大質(zhì)量事故。

44．按照《建筑安裝工程費(fèi)用項(xiàng)目組成》(建標(biāo)[2003]2O6號(hào)),建筑安裝工程費(fèi)用的組成為直接工程費(fèi)+措施費(fèi)+企業(yè)管理費(fèi)+規(guī)費(fèi)+利潤(rùn)+稅金

45．某施工項(xiàng)目部決定將原來(lái)的橫道圖進(jìn)度計(jì)劃改為網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)度控制,以避免工作之間出現(xiàn)不協(xié)調(diào)情況。該項(xiàng)進(jìn)度控制措施屬于管理措施。46．某施工項(xiàng)目地下水位較高,需要人工降水,由此產(chǎn)生的費(fèi)用屬于措施費(fèi)。47．建筑施工企業(yè)的三級(jí)安全教育是指公司層教育、項(xiàng)目部教育、作業(yè)班組教育。48．.檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收時(shí),認(rèn)定其為質(zhì)量合格的條件之一是主控項(xiàng)目質(zhì)量全部符合有關(guān)專業(yè)工程驗(yàn)收規(guī)范的規(guī)定。

49． 某施工項(xiàng)目部決定將原來(lái)的橫道圖進(jìn)度計(jì)劃改為網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)度控制,以避免工作之間出現(xiàn)不協(xié)調(diào)情況。該項(xiàng)進(jìn)度控制措施屬于管理措 施。

50． 施工成本管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是相互聯(lián)系和相互作用的,其中成本預(yù)測(cè)是成本決策的前提。

51．工程項(xiàng)目信息管理的核心指導(dǎo)文件是信息管理手冊(cè)。

52． 某混凝土結(jié)構(gòu)工程施工完成2個(gè)月后,發(fā)現(xiàn)表面有寬度0.25mm的裂縫,經(jīng)鑒定其不影響結(jié)構(gòu)安全和使用,對(duì)此質(zhì)量問(wèn)題,恰當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞切扪a(bǔ)處理。

53．編制項(xiàng)目建議書屬于建設(shè)工程項(xiàng)目全壽命周期決策階段的工作。

54．某工人在施工作業(yè)過(guò)程中腳部被落物砸傷,休養(yǎng)了21周。根據(jù)《企業(yè)職工傷亡事故分類標(biāo)準(zhǔn)》(GB6441--86),該工人的傷害程度為重傷。

55． 組織結(jié)構(gòu)模式反映了一個(gè)組織系統(tǒng)中各子系統(tǒng)之間或各元素之間的指令關(guān)系。

56．工程拖工過(guò)程中發(fā)生索賠事件以后,承包人首先要做的工作是提出索賠意向通知。57．一般情況下,驗(yàn)收合格工程的實(shí)際竣工日期為承包人提交竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的日期。

58．施工項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)編制項(xiàng)目管理任務(wù)分工表之前要完成的工作是對(duì)項(xiàng)目管理任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分解。

59．.施工平行承發(fā)包模式在合同管理方面的特點(diǎn)是 業(yè)主要負(fù)責(zé)對(duì)多個(gè)合同的跟蹤管理,工作量較大。

60． 交通運(yùn)輸是屬于工程技術(shù)經(jīng)濟(jì)條件調(diào)查內(nèi)容

61．對(duì)整個(gè)建設(shè)工程頊目的施工進(jìn)行戰(zhàn)略部署,并且是指導(dǎo)全局性施工的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)綱要的文件是施工組織總設(shè)計(jì)

62．《建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》第十四條規(guī)定,工程監(jiān)理單位和監(jiān)理工程師對(duì)建設(shè)工程安全生產(chǎn)承擔(dān)監(jiān)理責(zé)任。

63．工程項(xiàng)目的質(zhì)量終檢存在一定的局限性,因此施工質(zhì)量控制應(yīng)重視 過(guò)程控制。

64．施工成本控制依據(jù)中,能提供工程實(shí)際完成量及工程款實(shí)際支付情況的是進(jìn)度報(bào)告

65．確定施工成本偏差的嚴(yán)重性和偏差產(chǎn)生的原因,是施工成本控制過(guò)程中分析階段要解訣的問(wèn)題。

66．根據(jù)《建設(shè)工程施工合同(示范文本)》(GF-99-0201),若合同中約定有工程預(yù)付款,則預(yù)付時(shí)間應(yīng)不遲于約定的開工日期前7天。

67．施工企業(yè)質(zhì)量管理體系文件中,闡明質(zhì)量政策、質(zhì)量體系等的文件是質(zhì)量手冊(cè)

68．單位工程施工組織設(shè)計(jì)編制的對(duì)象是單位工程

69．施工安全技術(shù)保證體系包括:①安全可靠性技術(shù):②安全保(排)險(xiǎn)技術(shù);③安全限控技術(shù);④安全保護(hù)技術(shù)四個(gè)保證環(huán)節(jié)。該體系從第一大到第四關(guān)的排列順序是①③②④

70．在雙代號(hào)或單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中，判別關(guān)鍵工作的條件是該工作總時(shí)差最小

二、填空題

1．繪制網(wǎng)絡(luò)圖的基本要求是工作構(gòu)成清楚、邏輯關(guān)系正確、時(shí)間計(jì)算準(zhǔn)確和編制合乎規(guī)定等。

2．施工組織設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有工程概況、施工方案選擇、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工平面圖、主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。

3．工程自然條件資料是指：水文地質(zhì)資料、工程地質(zhì)資料、地形 資料、氣象資料。

4．網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃優(yōu)化的內(nèi)容包括 工期優(yōu)化、工期—費(fèi)用優(yōu)化及工期—資源優(yōu)化等。

5．施工項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)編制項(xiàng)目管理任務(wù)分工表之前要完成的工作是對(duì)項(xiàng)目管理任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分解。

6．流水施工的主要參數(shù)有：流水步距、流水節(jié)拍 和 施工過(guò)程數(shù)、施工段數(shù)。7．裝飾工程的施工流向一般采用 自上而下、自下而上、自中而下再自上而中三種。

8．施工方案的定量分析指標(biāo)主要有工期指標(biāo)、機(jī)械化程度、降低成本指標(biāo)、主要材料節(jié)約指標(biāo)、單位建筑面積勞動(dòng)量消耗指標(biāo)。9．工程交工前，建筑四周場(chǎng)地整潔，其距離為2M內(nèi)。

10．原始資料調(diào)查分析內(nèi)容主要包括建設(shè)地區(qū)的 自然條件調(diào)查 和 經(jīng)濟(jì)條件調(diào)查兩方面。

11．施工組織設(shè)計(jì)是建筑工程組織施工的重要 生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)文件。12．建筑施工企業(yè)的三級(jí)安全教育是指公司層教育和項(xiàng)目部教育、作業(yè)班組教育。13．工程組織流水施工應(yīng)具備的條件是要?jiǎng)澐謳讉€(gè)施工段、要有幾個(gè)工作班組和各工作班組依次連續(xù)投入施工。

14．在組織異節(jié)奏流水施工時(shí)，又可以采用等步距和異步距兩種流水施工方式。15．政府對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督的主要手段是施工許可制度和竣工驗(yàn)收備案制度。

16．主要資源配置計(jì)劃包括勞動(dòng)力配置計(jì)劃和物資配置計(jì)劃。17．項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)施工項(xiàng)目從開工到竣工的全過(guò)程施工生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的管理，對(duì)作業(yè)層負(fù)有管理與服務(wù)的雙重職能。

18．施工項(xiàng)目成本管理包括成本預(yù)測(cè)和決策、成本計(jì)劃編制、成本計(jì)劃實(shí)施、成本核算、成本檢查、成本分析和考核等環(huán)節(jié)。

19．施工項(xiàng)目成本管理包括成本預(yù)測(cè)和決策、成本計(jì)劃編制、成本計(jì)劃實(shí)施、成本核算、成本檢查、成本分析和考核等環(huán)節(jié)。

20．工程項(xiàng)目管理規(guī)劃既是對(duì)合同目標(biāo)的貫徹，又是進(jìn)行管理決策的依據(jù)。21．在建筑工程中，對(duì)于房間和外墻面的防滲漏的最低保修期限為5年。22．施工流向的確定是指單位工程在平面或豎向施工開始的部位及展開方向。

三、名詞解釋

1．施工段——是指在組織流水施工時(shí)，將擬建的工程項(xiàng)目在乎面上劃分成若干勞動(dòng)量大致相等的施工段落。

2．施工平面圖——指擬建工程的施工現(xiàn)場(chǎng)布置圖。

3．單項(xiàng)工程——在一個(gè)建設(shè)單位中，具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，是建設(shè)項(xiàng)目的組成部分。

4．施工程序——是指在建設(shè)施工過(guò)程或施工階段必須遵守的順序。

5．基本建設(shè)——是指國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門、各單位建造新的固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程，以及與它有關(guān)的工作。也就是形成新的固定資產(chǎn)的過(guò)程。

6．時(shí)間定額——指在合理的勞動(dòng)組織與合理使用材料的條件下，完成單位合格產(chǎn)品所必須的工作時(shí)間。

7．網(wǎng)絡(luò)圖——是一種由箭線與節(jié)點(diǎn)組成，用以表示工藝流程的有向、有序的網(wǎng)狀圖形。

8．線路——在網(wǎng)絡(luò)圖中，從起點(diǎn)節(jié)點(diǎn)沿箭線方向順序通過(guò)一系列箭線和節(jié)點(diǎn)而到達(dá)終點(diǎn)節(jié)點(diǎn)的通路。

9．橫道圖——橫道圖(甘特圖)是利用比例橫線條表達(dá)各活動(dòng)的延續(xù)時(shí)間，在圖中列出活動(dòng)或施工過(guò)程名稱、標(biāo)注時(shí)間坐標(biāo)值。該方法的特點(diǎn)是簡(jiǎn)潔明了，直觀易懂，但計(jì)劃中各活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系不能明確表達(dá)，優(yōu)化調(diào)整較困難。該方法在工程實(shí)踐中廣泛應(yīng)用。10．安全生產(chǎn)——是指使生產(chǎn)過(guò)程處于避免人身傷害、設(shè)備損壞及其他不可接受的損害風(fēng)險(xiǎn)(危險(xiǎn))的狀態(tài)。11．單位工程施工程序——是指在單位工程中各分部工程或施工階段的施工先后順序及其制約關(guān)系，主要解決時(shí)間搭接問(wèn)題。12．建設(shè)工程項(xiàng)目——為完成依法立項(xiàng)的新建、擴(kuò)建、改建等各類工程而進(jìn)行的、有起止日期的、達(dá)到規(guī)定要求的一組相互關(guān)聯(lián)的受控活動(dòng)組成的特定過(guò)程，包括策劃、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收和考核評(píng)價(jià)等，稱建設(shè)工程項(xiàng)目。13．施工進(jìn)度計(jì)劃——是指在確定施工方案基礎(chǔ)上，根據(jù)工期要求和各種資源供應(yīng)條件，遵循工程的施工程序，用圖表形式表示各種施工過(guò)程的搭接關(guān)系及開竣工時(shí)間的—種計(jì)劃安排。

14．流水步距——在組織流水施工時(shí)，相鄰兩個(gè)專業(yè)工作隊(duì)在保證施工順序，滿足連續(xù)施工和最大限度搭接，以及保證工程質(zhì)量要求的前提下，相繼投入施工的最小時(shí)間間隔。15．工程變更——是指項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，因業(yè)主或承包商的原因引起的任務(wù)范圍、工程標(biāo)準(zhǔn)等方面的變動(dòng)，這種變動(dòng)對(duì)合同中已確定的項(xiàng)目費(fèi)用和進(jìn)度會(huì)產(chǎn)生影響。

四、問(wèn)答題或簡(jiǎn)答題

1．組織施工時(shí)，為按計(jì)劃組織綜合施工，應(yīng)做好哪些工作? 答：組織綜合施工時(shí)要重點(diǎn)做好以下工作：（1）施工安排：明確施工目標(biāo)，確定施工順序，劃分流水段，建立工程管理組織機(jī)構(gòu)（2）施工進(jìn)度計(jì)劃：橫道圖計(jì)劃或網(wǎng)絡(luò)圖計(jì)劃（3）施工準(zhǔn)備：技術(shù)準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備，資金準(zhǔn)備（4）資源配置計(jì)劃：勞動(dòng)力配置計(jì)劃，物資配置計(jì)劃（5）施工方法和工藝要求 2．編制單位工程施工組織設(shè)計(jì)的依據(jù)有哪些? 答：?jiǎn)挝还こ淌┕そM織設(shè)計(jì)編制依據(jù)有：施工合同，施工圖紙，主要規(guī)范、規(guī)程，主要圖集，主要標(biāo)準(zhǔn)，主要法規(guī)，地質(zhì)勘察報(bào)告，企業(yè)的各項(xiàng)管理手冊(cè)、施工工藝標(biāo)準(zhǔn)、程序文件等。

3．建設(shè)工程基本建設(shè)程序是是什么? 答：建設(shè)工程基本建設(shè)程序大致可以劃分為六大階段：項(xiàng)目建議書階段、可行性研究階段、設(shè)計(jì)工作階段、建設(shè)準(zhǔn)備階段、工程施工階段、竣工驗(yàn)收交付使用階段。

4．單位工程施工進(jìn)度計(jì)劃的作用是什么? 答：（1）落實(shí)施工總進(jìn)度計(jì)劃；（2）確定單位工程的工期和進(jìn)度；（3）作為施工進(jìn)度控制的直接依據(jù)；（4）作為編制資源進(jìn)度計(jì)劃的基礎(chǔ)；（5）作為編制月旬作業(yè)計(jì)劃的依據(jù)。

5．“三寶”、“四口”和臨邊防護(hù)措施有哪些？

答：（1）三寶：安全帽、安全帶、安全網(wǎng)；（2）四口：樓梯口、電梯井口、預(yù)留洞口、通道口；（3）五臨邊防護(hù)：陽(yáng)臺(tái)周邊防護(hù)、屋面周邊防護(hù)、樓層周邊防護(hù)、樓梯側(cè)邊防護(hù)、溝坑槽周邊防護(hù)。6．怎樣進(jìn)行施工過(guò)程的全面控制? 7．什么是施工方案?施工方案要解決的主要問(wèn)題是什么? 答：施工方案是以分部分項(xiàng)工程或?qū)ｍ?xiàng)工程為對(duì)象編制的施工技術(shù)與組織方案，以具體指導(dǎo)其施工過(guò)程。要解決的主要問(wèn)題有明確施工目標(biāo)，施工現(xiàn)場(chǎng)布置，施工順序的確定，勞動(dòng)力的安排，材料物資的準(zhǔn)備，施工方法的選擇，進(jìn)度計(jì)劃安排，成本管理計(jì)劃等。

8．建設(shè)工程質(zhì)量管理常用的工具有那些？

答：建設(shè)工程質(zhì)量管理工具：排列圖法、因果分析圖法、頻數(shù)分布直方圖法、控制圖法、相關(guān)圖法。

9．單位工程施工平面圖設(shè)計(jì)的一般步驟? 答：確定起重機(jī)的位置→確定攪拌站、倉(cāng)庫(kù)、材料和構(gòu)件堆場(chǎng)、加工廠的位置→布置運(yùn)輸?shù)缆贰贾眯姓芾怼⑽幕?、生活、福利用臨時(shí)設(shè)施→布置水電管線→計(jì)算技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。

10．工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料的內(nèi)容有哪些？

答：竣工驗(yàn)收備案表、工程概況資料、單位工程驗(yàn)收通知書、單位工程竣工驗(yàn)收證明書、整改通知書、整改完成報(bào)告書、工程質(zhì)量監(jiān)理評(píng)估報(bào)告、建設(shè)工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、建筑工程質(zhì)量保修書、市政工程基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測(cè)和功能性試驗(yàn)資料、其他文件資料、法律規(guī)章規(guī)定必須提供的其他文件。11．施工組織總設(shè)計(jì)的內(nèi)容？

答：工程概況、總體施工部署、施工總進(jìn)度計(jì)劃、總體施工準(zhǔn)備與主要資源配置計(jì)劃、主要施工方法、施工總平面布置圖。12．施工方案要解決的主要問(wèn)題是什么? 答：主要問(wèn)題：明確施工目標(biāo)，施工現(xiàn)場(chǎng)布置，施工順序的確定，勞動(dòng)力的安排，材料物資的準(zhǔn)備，施工方法的選擇，進(jìn)度計(jì)劃安排，成本管理計(jì)劃等。13．安全工程的控制目標(biāo)？ 答：項(xiàng)目的安全管理控制目標(biāo)是針對(duì)施工過(guò)程中的人的不安全行為、物的不安全狀態(tài)、環(huán)境的不安全因素和管理缺陷，確保沒(méi)有危險(xiǎn)，不出事故，不造成人身傷亡和財(cái)產(chǎn)損失。

14．質(zhì)量控制點(diǎn)設(shè)置的位置？

答：質(zhì)量控制點(diǎn)是指質(zhì)量活動(dòng)過(guò)程中需要進(jìn)行重點(diǎn)控制的對(duì)象或?qū)嶓w，設(shè)置質(zhì)量控制點(diǎn)就是要根據(jù)施工項(xiàng)目的特點(diǎn)，抓住影響施工質(zhì)量的主要因素，對(duì)施工活動(dòng)中的重要部位或薄弱環(huán)節(jié)，分析影響的原因，并提出相應(yīng)的措施，以便進(jìn)行控制。所以質(zhì)量控制點(diǎn)設(shè)置的位置一般設(shè)置在施工過(guò)程中的關(guān)鍵工作，薄弱環(huán)節(jié)，隱蔽工程，對(duì)后續(xù)工程質(zhì)量或安全有重大影響的工序，采用新技術(shù)、新工藝、新材料、新設(shè)備的部位或環(huán)節(jié)，施工條件困難或施工難度大的工序和環(huán)節(jié)等。

第五篇：《辦公室管理》作業(yè)答案

《辦公室管理》作業(yè)一

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序號(hào)

國(guó)內(nèi)一般性

國(guó)外一般性

國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）

文書撰寫

按上司的口頭或書面指示完成信函。

記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。

文書制作

復(fù)印資料。

打印文稿及表格。

文書處理

在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。

信函和郵件的處理。

檔案管理

檔案管理。

會(huì)議組織

安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。

記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。

調(diào)查研究

協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。

信息資料

準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 替上司收集演講或報(bào)告的資料； 整理并組織好粗略的資料。

收集及整理各種信息。

信訪工作

替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。

接待賓客和員工的來(lái)訪。

接待工作

接待來(lái)訪賓客；

替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。

協(xié)調(diào)工作

以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。

督查工作

督導(dǎo)一般職員或速記員。日程安排

替上司定約會(huì)并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。

日常事務(wù)

閱讀并分類信件； 自動(dòng)處理例行的事務(wù)；

替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。

通訊事務(wù)、電話； 照料上司身邊的瑣事。

辦公室管理

辦公室環(huán)境的布置和整理； 保管辦公室設(shè)備及用品。

其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)

以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。

執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。

替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。

外出辦事，如銀行、郵局等。

二、辦公用易耗品主要包括哪些？P22 辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒；

8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； 9．小刀； 10．日歷等；

11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？P27 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。

1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。

3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：

先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。優(yōu)先順序表

審核

1.和王先生聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定計(jì)劃的變更

2.和司機(jī)聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定計(jì)劃的變更

3.拍發(fā)喜慶電報(bào)

4.復(fù)印下午的會(huì)議資料

5.準(zhǔn)備奠基儀式

6.謄寫原稿（今天截稿）

7.結(jié)算旅費(fèi)

8.制作感謝信

9.整理檔案

10.練習(xí)電腦打字

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。P35 1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可： 1．首先簡(jiǎn)要說(shuō)明此種方法：

受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：

（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。

從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意?！掇k公室管理》作業(yè)二

一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽電話的異同。P47、49 本題主要考核本課程的第三章第1點(diǎn)的“電話接打”這一知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案： 同：

1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息； 2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情； 4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：

1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。

二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有哪些？P53（1）文秘人員在說(shuō)了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，就能訊速辨聽出對(duì)方，這應(yīng)是一種專業(yè)技巧。

（2）除了分辨聲音之外，文秘人員對(duì)名字的辨識(shí)一定要有相當(dāng)?shù)陌盐?，新上任的文秘人員尤其要在這方面下工夫。

（3）來(lái)電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份和來(lái)電目的，然后再通報(bào)上司。（4）有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”，以應(yīng)付那些上司不想接待的人；或請(qǐng)對(duì)方留下口信，待上司作選擇性的回復(fù)。

（5）應(yīng)鑒別來(lái)電者的問(wèn)題，根據(jù)對(duì)方的身份和來(lái)電目的分別處理，聰明地轉(zhuǎn)接電話，把來(lái)電轉(zhuǎn)接給真正處理該事情的人。

（6）文秘人員經(jīng)常會(huì)接到推銷等電話，要完全避開這些電話是不可能的。對(duì)這些電話也要有禮貌的回絕。

（7）文秘人員對(duì)待投訴電話要有禮貌，有責(zé)任心。（8）如果找上司的人是他的朋友或有業(yè)務(wù)關(guān)系的人，文秘人員應(yīng)妄攀交情，抓著電話暢談。

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。P63（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？P69（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)。（2）上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時(shí)間。（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目。如果是回電或面談，則應(yīng)在收到的郵件上寫明回電、面談的時(shí)間和內(nèi)容，以備后查。（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時(shí)收到郵件？怎樣處理的（文秘人員回信或轉(zhuǎn)送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些內(nèi)容需要上司回來(lái)決定。（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。（6）如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng)示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司，請(qǐng)上司定奪。（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號(hào)（如 4—

1、4—

2、4—3），這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng)常換地方，在郵包上編號(hào)尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”、“需要讀的信件”（這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過(guò)目）、“報(bào)告”、“一般閱讀材料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來(lái)訪者的來(lái)訪？P89 1．上司正在開會(huì)時(shí)； 2．上司繁忙時(shí)；3．上司即將外出時(shí)； 4．遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。

本題在教材上第98頁(yè)有明確的答案，在此不再詳細(xì)說(shuō)明，請(qǐng)同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說(shuō)明回答即可。《辦公室管理》作業(yè)三

一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出要點(diǎn)。P162 一是遵循法律法規(guī)二是合理確定會(huì)議目標(biāo).三是確定必要的與會(huì)者四是減少會(huì)議數(shù)量五是縮小會(huì)議規(guī)模六是簡(jiǎn)化會(huì)議程序七是縮短會(huì)議時(shí)間八是控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)九是分析會(huì)議成本.二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。P172 1．日程安排計(jì)劃表的種類：

（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。

月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。

周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2．各種預(yù)定表的編制

請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。

三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做那些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。P188 1 準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.2 制定約會(huì)計(jì)劃 3 為商務(wù)洽談收集資料 4 決定旅行用品5 行李問(wèn)題 6安排差旅費(fèi) 7 建立旅行旅館信息資料庫(kù) 8 辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等

四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？P208 1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財(cái)物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。

（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。

五、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)，并選擇其中某一項(xiàng)工作，做出較為具體的說(shuō)明。P223 1客人的選擇2確定時(shí)間3會(huì)場(chǎng)的選擇4有無(wú)停車場(chǎng)5寄發(fā)請(qǐng)柬6席次的排列（該題目要具體說(shuō)明具體見書）《辦公室管理》作業(yè)四

一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇原則。P249（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？P254、255 1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。P276 1．收文處理的程序：

簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；

（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。P285 1．類型：

（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問(wèn)題特征立卷的含義：

將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。

五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法。P317

1、將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。

2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。

3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上

4、采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永久和長(zhǎng)期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中保存規(guī)范的機(jī)讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系。