第一篇：辦公室職能特征

辦公室，一個常用的很普通的名詞.卻有著多種含義。顧名思 義，辦公室是辦公的場所。辦公.是指管理人員和文職人員的口常

工作，有辦公室、桌、椅，有文件、文具、電話、電腦和其他設(shè)備，工作 的特點(diǎn)主要是腦力勞動;場所，是指室內(nèi)，而不是露天操作，如農(nóng)業(yè) 生產(chǎn)，也不是棚內(nèi)操作，如貨運(yùn)或養(yǎng)殖勞動等。如果具休分析，辦 公室有以下幾種不同的含義。

(1)廣義的:泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用 于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。

(2)狹義的:是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公

場所。譬如:教師辦公室、護(hù)士辦公室、廠長辦公室、院長辦

公室等。

(3)特指的:黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。級別高的又稱“辦公廳”。如:中共中央辦公廳、上海市人民政府辦 公廳，中級的或荃層的稱辦公室，如江蘇省昆山市人民政府辦公 室、三星公司辦公室等。

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2辦公室的職能與特征

辦公室工作具有兩大職能:政務(wù)(或業(yè)務(wù))服務(wù)和事務(wù)管理。

事務(wù)管理就是為確保有效、快捷的政務(wù)服務(wù)(業(yè)務(wù))而開展的輔助 性工作，它是辦公室工作體系中不可缺少的重要組成部分。事務(wù) 管理做得好，將會對政務(wù)(業(yè)務(wù))工作和組織整體功能起到推動作 用。事務(wù)管理具有以下特征。

(1)服務(wù)性。這是事務(wù)管理的本質(zhì)特征，表現(xiàn)在三個方面:一 是為上司服務(wù)，使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中 在重要工作上;二是為組織服務(wù)，為組織員工創(chuàng)造一個高效、舒適 的工作生活環(huán)境，提供便利條件，解除后顧之憂，保證組織系統(tǒng)的 順利運(yùn)轉(zhuǎn);三是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道暢通，密 切與社會各界聯(lián)系。

(2)分散性。一是工作分散，如組織內(nèi)部有辦公室環(huán)境的管

理，辦公秩序的管理，維修人員的管理，各部門業(yè)務(wù)人員的管理等;組織外部有生產(chǎn)經(jīng)營部門的管理，汽車隊(duì)管理等等。這些工作都 是分散的，很難集中和統(tǒng)一。二是人員分散，由于工作性質(zhì)、任務(wù) 不同，銷售、運(yùn)輸、倉庫等業(yè)務(wù)人員的工作都有一定的流動性或獨(dú) 立性，往往分散在不同的地方工作。這些都給事務(wù)管理帶來了一 定的難度。

第二篇：辦公室職能

辦 公 室 職 責(zé)

一、負(fù)責(zé)組織董事長辦公會、行長辦公會、每周碰頭會和其它全行綜合性會議。

二、負(fù)責(zé)公文處理和運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、負(fù)責(zé)起草行主要領(lǐng)導(dǎo)的講話。

四、負(fù)責(zé)文書檔案管理。

五、負(fù)責(zé)總行整體對外宣傳工作。

六、牽頭組織有關(guān)部室做好保密工作。

七、負(fù)責(zé)全行信息工作

八、負(fù)責(zé)行報編輯、發(fā)行工作。

九、負(fù)責(zé)對外接待工作。

十、負(fù)責(zé)公車管理。

十一、負(fù)責(zé)行政公章管理。

十二、牽頭組織有關(guān)部室做好網(wǎng)站管理工作。

十三、牽頭組織有關(guān)部門做好輿情監(jiān)測和處置工作。

十四、負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)和督辦工作。

十五、負(fù)責(zé)食堂管理。

十六、負(fù)責(zé)圖書室、閱覽室。

十七、負(fù)責(zé)南樓客房、健身活動室的管理。

十八、行主要領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

十九、負(fù)責(zé)重要活動的照相、錄像及資料保管。

第三篇：辦公室職能

一院學(xué)生期團(tuán)總支學(xué)生會辦公室職能

辦公室作為團(tuán)總支學(xué)生會的一個部門，處于承上啟下的地位，是連接老師和同學(xué)、主席和各部成員的橋梁，是協(xié)調(diào)各有關(guān)部門關(guān)系的紐帶，同時也是保證學(xué)生會工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞。

一、辦公室基本職能

辦公室需要對上級任務(wù)指示做到上情下達(dá)，協(xié)助各部門、年段班級之間學(xué)生工作正常開展，協(xié)助主席團(tuán)做好學(xué)生會干部考核工作,收取并保管好學(xué)生會各部門活動材料,處理好各年段學(xué)生組織的聯(lián)系和信息交流等?；韭毮芫唧w如下：、1、辦公室履行協(xié)調(diào)職能，做好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。

2、負(fù)責(zé)制定并修改學(xué)生會的各項(xiàng)規(guī)章制度，協(xié)助期辦老師和學(xué)生會主席開展各 項(xiàng)工作。

3、以學(xué)生會的名義發(fā)布通知和公告，組織安排學(xué)生會的相關(guān)會議并負(fù)責(zé)安排人員做好會議記錄。

4、負(fù)責(zé)學(xué)生會各部門組織活動相關(guān)材料的收取、整理、核實(shí)、歸檔工作。

5、起到監(jiān)督職能，對于一院學(xué)生期所主辦或承辦的各項(xiàng)活動人員參與情況、人員調(diào)配情況、獲獎情況及證書頒布情況起到監(jiān)督和記錄職能。

6、本著公平公正公開的原則，定期對學(xué)生會各部門工作進(jìn)行考核評比，并提出建議和意見。

7、負(fù)責(zé)學(xué)生會人事管理相關(guān)事宜，做好部門內(nèi)部、各部門之間人員調(diào)動協(xié)調(diào)工作，制定好相關(guān)證明后交由期辦老師簽字同意后方可實(shí)行，并及時做好記錄。

8、利用相關(guān)材料和證明協(xié)助期辦老師和主席團(tuán)做好學(xué)年末綜測評定工作，并及時發(fā)布維護(hù)同學(xué)們的權(quán)益。

二、辦公室特殊職能

作為中國醫(yī)科大學(xué)的一部分，同時也作為相對獨(dú)立的單位，一院學(xué)生期有必要建立一個屬于自己的網(wǎng)站，從而整合有利于一院學(xué)生的各種信息和資源，方便學(xué)生老師甚至社會各界人士查詢?yōu)g覽下載重要資源。一院學(xué)生期網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)條件及功能：

1、要建立一個實(shí)現(xiàn)各種功能的平臺就必須擁有自己的服務(wù)器，同時擁有一個具有高素質(zhì)高技能的團(tuán)體，為這樣一個平臺的建設(shè)和功能實(shí)現(xiàn)服務(wù)。

2、網(wǎng)站的建成可以方便同學(xué)，做到消息的及時發(fā)布，視頻圖片的及時上傳，相關(guān)材料的上傳瀏覽和下載。

3、網(wǎng)上填寫個人信息、網(wǎng)上報名、網(wǎng)上反饋等功能的實(shí)現(xiàn)將大大減少期辦老師、團(tuán)總支學(xué)生會、班委會成員工作量，同時提高工作效率。

4、使網(wǎng)站成為一個交流的平臺，師生交流、同學(xué)間交流甚至使一些企業(yè)和同學(xué)之間的交流，同時實(shí)現(xiàn)微博、人人、QQ賬號登陸及微信消息同步推送等。

一院學(xué)生期團(tuán)總支學(xué)生會辦公室

2013年9月15日

第四篇：辦公室事務(wù)管理特征（本站推薦）

1、辦公室事務(wù)管理特征：服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性

2、辦公室的職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理

3、辦公室事務(wù)：就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室事務(wù)通常又被稱為文秘工作或文秘人員工作。

4、辦公室環(huán)境布置的目的：

一、創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境。

二、塑造組織形象。

三、建立擋駕制度。

四、有利于保密工作。

5、辦公室和接待室的管理：

一、要建立器具和備用品的臺賬，簡明記載購入時間、修理經(jīng)過。

二、器具和用品臟了、壞了時，應(yīng)立即找有關(guān)部門安排更換或修理。

三、注意保持室內(nèi)的清潔，經(jīng)常打掃。

四、注意預(yù)防火災(zāi)，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災(zāi)害發(fā)生似的避難途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件也要放好。

五、對櫥柜、房門等的鑰匙，要認(rèn)真管理，防止丟失，注意保密。

6、請示方法與報告方法：請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權(quán)處理時，向上司請求批準(zhǔn)。上司必須做出答復(fù)或批復(fù)。報告，則是文員向上司反映情況，提出建議，或應(yīng)上司要求做出匯報。上司不一定答復(fù)或批示。這是兩種不同的概念和方法。請示與報告一定要分開使用，兩者的作用，兩者的作用、意義不同。請示必須事先。報告則可以在事先、事中、事后。該請示的作了匯報，上司可能聽過、看過后不作批復(fù)，會誤事；該報告的作了請示，可能造成上司誤批，也是文員的失職。請示具有以下的內(nèi)容和形式：

1、請示內(nèi)容：必須是自己難以處理或無權(quán)處理的事，請求上司給予指示或授權(quán)辦理。

2、請示形式：可以是口頭形式，也可以是書面形式。請示必須要注意：A、請示要對口。B、請示要單一。報告要簡明：要求主旨明確，內(nèi)容簡要，條理清楚，以節(jié)省上司的時間、負(fù)擔(dān)。冗長和空洞是文員寫報告的大忌。報告具有以下的內(nèi)容和方式。

1、報告內(nèi)容：一是定期報告工作情況和進(jìn)程，讓上司及時了解下情，隨時作出指導(dǎo)；二十工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時作出處理；三是合理化建議，供上司改進(jìn)工作是參考；四是應(yīng)上司的要求匯報情況。文員主動匯報情況，要區(qū)分輕重緩急，適時、適地、適度地進(jìn)行，以免干擾上司的工作。

2、報告方式：口頭和書面形式。重要

情況、重大事項(xiàng)采用書面形式，必要時可以附上文員自己對情況的看法和意見，提出處理問題的建議和方案，供上司選擇、參考。

7、變通方法和擋駕方法：

一、變通方法，通常情況下，文員必須遵章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。重大、緊急的事，可越級請示，甚至先處理再報告。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內(nèi)給予特殊的照顧和臨時安置。對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，做出合乎情理的處理。

二、擋駕方法，對于上司不必要接見的來訪者、邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。擋駕的目的是保護(hù)上司，使之有時間、精力、有效地進(jìn)行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動為原則。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌的、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。A、電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。B、來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見上司，或先做請示。C、會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉的謝絕。

8、內(nèi)賓接待的一般程序與內(nèi)容：A、接受任務(wù)B、了解來賓C、制定計(jì)劃D、預(yù)定食宿E、迎接來賓F、商議日程G、安排會談H、陪同參觀I、送別客人J、接待小結(jié)。A、文員從上司處接受接待任務(wù)。B、文員了解來賓的人數(shù)、身份、性別、來意、要求、日期、交通工具的班次與具體時間、內(nèi)容和日程的初步要求、何時返回、返程交通工具等等。C、文員按來客和上司的要求制定計(jì)劃，包括接待規(guī)格、內(nèi)容、日程、經(jīng)費(fèi)、人員、任務(wù)分配等等，經(jīng)上司批準(zhǔn)后逐項(xiàng)準(zhǔn)備辦理。D、文員按計(jì)劃在招待所或賓館預(yù)定膳食、客房或床位、準(zhǔn)備車輛等。E、文員在預(yù)定日期、時間隨車到機(jī)場、車站、碼頭去迎接客人。F、文員將客人接至招待所或賓館后，即與對方人員或相應(yīng)人員商定日程安排。G、文員將商定日程匯報上司，接著安排雙方會見或會談事宜，并應(yīng)準(zhǔn)備好會談需用的資料。H、如安排參觀訪問，文員應(yīng)陪同、介紹，并負(fù)責(zé)交通、餐飲、休息、安全等。I、客人訪問結(jié)束返回時，文員應(yīng)提前代辦車船機(jī)票并將客人送至車站、碼頭、機(jī)場。J、重要的接待一結(jié)束，文員及經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行小結(jié)并向上司匯

報。

9、外賓：G、禮節(jié)性拜訪、H、宴請I、正式會談J、簽訂協(xié)議書K、陪同參觀游覽L、互贈禮品M、歡送來賓N、接待小結(jié)。

10、承辦來信注意事項(xiàng)：

一、拆封信件前，要檢查信封、郵票是否完整；對隨信附寄的證件、票據(jù)、現(xiàn)金等要逐項(xiàng)點(diǎn)清，詳細(xì)登記，妥善保管，一般不要隨信下傳；轉(zhuǎn)發(fā)信件時要保持原信封、郵票的完整。

二、登記信件時，要書寫工整，字跡清楚，摘錄登記內(nèi)容要言簡意頦；需要呈送領(lǐng)導(dǎo)、上司批閱的信件，要附上“信件呈閱單”。

三、對初次寫信者，承辦開始就要復(fù)信或回告承辦情況，避免重信或越級上訪。

四、對于舉報違法違紀(jì)的，或者申訴遭到打擊報復(fù)的，或是涉及基層負(fù)責(zé)人的信件，如需要轉(zhuǎn)（交）辦的，只能將信件轉(zhuǎn)（交）被舉報、申訴或涉及單位（負(fù)責(zé)人）的上級或有關(guān)部門處理，不得將信件轉(zhuǎn)交給被涉及的單位或本人，以保護(hù)舉報人的合法權(quán)益。

五、對下列情況的信件，不再承辦，但可作為已經(jīng)處理的信件登記和統(tǒng)計(jì)：A、已經(jīng)結(jié)案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規(guī)定的；B、精神患者的來信；C、沒有具體內(nèi)容和清潔的匿名信；D、有過激言論或謾罵領(lǐng)導(dǎo)、上司而無須轉(zhuǎn)公安部門查處的匿名信（但對反動言論或肆意攻擊黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的信件，應(yīng)轉(zhuǎn)公安部門處理）；E、其他經(jīng)過認(rèn)定不再承辦的信件。

11、接待來訪的注意事項(xiàng)：

一、組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期或不定期地親自接待群眾來訪，如我國許多城市已設(shè)立了“市長接待日”、“局長接待日”等制度。

二、企事業(yè)單位一般都有接待室，鐵路、交通、商業(yè)等服務(wù)性行業(yè)，也都有值班室（臺）、服務(wù)崗或監(jiān)督崗等。

三、接待人員應(yīng)該有比較高的思想修養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。

四、接待者要做好登記，記錄來訪處理的全過程，并要簽署接待者、承辦者（單位）、姓名（名稱）。

12、會議出席者的位置：

一、領(lǐng)導(dǎo)者（主持人、主席）要坐在所有與會人員都能看得清楚的位置。且其位置要容易使用黑板、投影機(jī)等。

二、負(fù)責(zé)記錄的人，為了清楚地看得見發(fā)言者，一般是坐在發(fā)言席的正前方。

三、其余參加會議的人，要坐在能看清發(fā)言者、黑板、熒屏的地方，而且盡可能看得到其他的位置。如果必須指定座位時，桌子上要放置號姓名牌。

四、列席人員。他們雖然能發(fā)言，但沒有議決權(quán)。不是會議的正式成員。為不妨礙會議的正式進(jìn)行，是坐在會議正式

人員的后方。重要會議需要預(yù)先制作座位卡或姓名牌，并根據(jù)職位高低或上司的意圖準(zhǔn)確放置到位。

13、會議的計(jì)劃與準(zhǔn)備：（1、舉行會議的決定

2、參加會議的人選

3、會議日期、時間的決定

4、會議場所的選擇

5、議程表制作和執(zhí)行方法

6、會議通知的寫作和傳達(dá)方法

7、會議資料的準(zhǔn)備

8、會議場所的布置

9、出席者的位置

10、會議用品的準(zhǔn)備

11、為來賓安排膳宿等）

14、文秘人員怎樣提高會議效率：（1、遵循法律法規(guī)

2、合理確定會議目標(biāo)

3、確定必要的與會者

4、減少會議數(shù)量

5、縮小會議規(guī)模

6、簡化會議程序

7、縮短會議時間

8、控制會議經(jīng)費(fèi)

9、分析會議成本）

15、會議成本的計(jì)算公式：會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6×(G+S)×T．n+后勤開支。公式中：G-參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；S-參見會議人員每小時人均其他收入數(shù)；T-參見會議人員人均到會時間；N-參加會員人數(shù)；后勤開支—等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)務(wù)開支的總和。

16、日程安排的意義：所謂日程安排，就是“關(guān)于管理者的會議、面談、出差、訪問等做計(jì)劃、實(shí)行、變更及調(diào)整”。概括的說，是指“文秘人員為使管理者（上司）能夠有效發(fā)揮其功能所做的輔佐活動”。

17、日程安排計(jì)劃的變更和調(diào)整：（1、在制作日程安排計(jì)劃時，要按照業(yè)務(wù)動態(tài)預(yù)測可能召開的會議或集會，而保留寬裕的時間。

2、最重要的是上司與文秘人員之間必須有密切的聯(lián)系，這樣就能避免任何一方不小心所犯的錯誤。

3、也需要與有關(guān)部門的文秘人員彼此聯(lián)絡(luò)，以便能預(yù)先獲得會議等信息，并通知上司。

4、對于變更及信息的追加，每一次都要在主要的日程安排上填寫，同時也要通知上司及所有相關(guān)人員。

5、日程安排計(jì)劃表上的行動被注銷時，要立即和上司聯(lián)系，以便能夠講別的行動計(jì)劃編入。

6、為了在發(fā)生變更時能夠快速地應(yīng)對，要事先準(zhǔn)備好與相關(guān)人員的有關(guān)事項(xiàng)。）

18、日程安排計(jì)劃管理：提示工作：（1、電子提示系統(tǒng)

2、人工提示系統(tǒng)）

19、文秘人員為上司商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作：

（1、準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息

2、制定約會計(jì)劃

3、為商務(wù)洽談收集資料

4、決定旅行用品

5、行李問題

6、安排差旅費(fèi)

7、建立旅行—旅館信息資料庫

8、辦理旅行保險。）

20、旅行過程安排：（一、旅行中的注意事項(xiàng)

1、如果在國外旅行，應(yīng)爭取把房間訂妥，如不需要了則要及時退訂。

2、在國外期間，應(yīng)盡可能使用旅行支票，少攜帶現(xiàn)金。

3、在國外旅行，應(yīng)注意時差。

二、旅行時飲食安排。公務(wù)旅行過程中，對起居要注意安全舒適，對飲食則要考慮衛(wèi)生、方便。

三、旅行時的安全防范。旅行時要妥善保管好隨身攜帶的貴重物品如錢物和重要文件，或隨身攜帶，或存放于賓館的保險箱內(nèi)，以免失竊及泄密等惡劣情況。）

21、交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問題：（1、消息要正確。得到婚喪喜慶的消息，要加以查證，以免發(fā)生錯誤，尤其是喪事，若不查證確實(shí)，可能產(chǎn)生嚴(yán)重的后遺癥。

2、適當(dāng)?shù)臅r機(jī)。交際應(yīng)酬要講究實(shí)效，若時機(jī)錯過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，反而可能破壞彼此的關(guān)系。

3、遵循傳統(tǒng)。處理應(yīng)酬事宜，必須按照當(dāng)?shù)氐纳缃欢Y節(jié)和形式來進(jìn)行，或以傳統(tǒng)的方式或物品來表達(dá)自己的誠意。）

22、受意方法：受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種是直接受意，即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等。這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會。另一種是間接受意，指上司在平時隨便交談情況下，或與其他人員談話中就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等。文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中意圖當(dāng)做上司的受意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。文員還要防止自作聰明地去捕捉上司的“默許”和“暗示”，以免弄巧成拙。要做到：

1、備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。

2、注意傾聽，用心判斷指示的用意。

3、必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。

4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。

第五篇：系學(xué)生會辦公室職能

系學(xué)生會辦公室職能

院學(xué)生會辦公室擔(dān)負(fù)著學(xué)生會各部門協(xié)調(diào)、溝通的重要角色。作為學(xué)生會的樞紐部門，它是維持學(xué)生會正常運(yùn)轉(zhuǎn)，加強(qiáng)完善學(xué)生會內(nèi)部建設(shè)的學(xué)生群眾性組織，是在學(xué)生會領(lǐng)導(dǎo)下與其他部門密不可分的一部分。

作為系學(xué)生會中樞部門，我們發(fā)揚(yáng)“嚴(yán)謹(jǐn) 勤奮 踏實(shí) 謙遜”的工作作風(fēng)，肩負(fù)著完善會內(nèi)部門建制，協(xié)助老師及各部門做好整個學(xué)生會的銜接，保障各部門工作的順利。承擔(dān)學(xué)生會及辦公室各類檔案的建立和管理工作及學(xué)生會的物資。同時，負(fù)責(zé)各種文件、公告、通知的發(fā)布與統(tǒng)計(jì)，收取學(xué)生會各部門的計(jì)劃與總結(jié)并完成學(xué)生會各部的綜合統(tǒng)計(jì)工作以及學(xué)期工作總結(jié)匯總。

如果說其他部門有如一顆明亮的珍珠，那么辦公室就是將珍珠串連起來的絲線。在我們的努力下，各部門凝聚在一起，閃現(xiàn)出璀璨的光彩。我們將以自信、執(zhí)著與熱情為學(xué)生會增添更為絢美的星芒。