第一篇：電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究

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電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究

作者：黃曉麗 陶啟萍

來源：《沿海企業(yè)與科技》2005年第02期

[摘 要]隨著IT技術(shù)，特別是以Intemet為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，電算化會計信息系統(tǒng)進(jìn)一步向深層次發(fā)展；技術(shù)變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但同時也給內(nèi)部機(jī)制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。文章針對在會計電算化的推廣應(yīng)用過程中內(nèi)部控制出現(xiàn)的新情況，闡述了電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞]電算化會計；內(nèi)部控制；系統(tǒng)

[中圖分類]F23

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

第二篇：會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制研究

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會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制研究 作者：舒 俊 葛 勇

來源：《財會通訊》2005年第05期

第三篇：淺談電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

淺談電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

使用計算機(jī)，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但是，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，需要建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)特點的內(nèi)部控制制度。

一、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求

1．計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境

企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。一是會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。二是會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù)，還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。三是隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛，更加復(fù)雜。

2．電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式

在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化。一是各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了變化。原先反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。二是由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī)，并由計算機(jī)自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成了。三是原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上。因此，控制的重點由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)控制為主的，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計算機(jī)處理程序相一致。

3．計算機(jī)的使用加大了控制舞弊、犯罪的難度

由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，加以數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，因此，計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計算機(jī)技術(shù)手段。與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范

圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制；控制的重點為職能部門和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方位控制。

二、電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

從計算機(jī)會計系統(tǒng)的建立和運(yùn)行過程來看，計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，可分為對系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的控制、對各個部門的管理控制、對運(yùn)行過程的日常控制。

（－）系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制

計算機(jī)會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評估等工作，開發(fā)過程中的系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施等工作，以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求，系統(tǒng)更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。

1．授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可

計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額都比較大，對企業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一發(fā)動全身的重大舉措，因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計算機(jī)會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)，同樣會對企業(yè)管理體制造成較大的影響，同時對現(xiàn)有計算機(jī)會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠，因此也必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

2．符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計等等。按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計算機(jī)會計系統(tǒng)可以使企業(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新。

3．人員培訓(xùn)

應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用計算機(jī)會計系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會和時間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度，計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機(jī)會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。

4、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換

新的計算機(jī)會計系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機(jī)會計系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，需要新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時間，以便檢驗新的計算機(jī)會計系統(tǒng)。并行運(yùn)行的時間一般不少于三個月。

5、程序修改控制

軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改，計算機(jī)會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。

（二）管理控制

管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)控制度，以加強(qiáng)和完善對計算機(jī)會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。

1．組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

為適應(yīng)計算機(jī)會計系統(tǒng)的要求，原有組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且，應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室；也可以按

會計崗位和工作職責(zé)劃分為計算機(jī)會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。

2．職責(zé)劃分

與手工會計系統(tǒng)一樣，內(nèi)部控制的關(guān)鍵是不相容職務(wù)的分離。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的與系統(tǒng)操作；數(shù)據(jù)維護(hù)管理與電算審核；數(shù)據(jù)錄入與審核記帳；系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。

3．上機(jī)管理

企業(yè)應(yīng)對計算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情，使計算機(jī)盡可能是專用的。一般來講，企業(yè)對用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的計算機(jī)的上機(jī)管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊、上機(jī)時間安排等。此外，會計軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。

4．檔案管理

計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料使用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)定期對所有檔案進(jìn)行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

5．設(shè)備管理

對硬件設(shè)備的管理包括對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。

（三）日?？刂?/p>

日?？刂剖侵钙髽I(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行過程中的經(jīng)常性控制。日?？刂瓢ń?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。

1．業(yè)務(wù)發(fā)生控制

業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱“程序檢查”，主要目的是采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時。通過計算機(jī)的控制程序，對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制，如表示業(yè)務(wù)發(fā)生的有關(guān)字符、代碼等是否有效、操作口令是否準(zhǔn)確，以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否超出了合理的數(shù)量、價格等的變動范圍。企業(yè)還應(yīng)建立有效的控制制度以保證計算機(jī)的控制程序能正常運(yùn)行。

2．?dāng)?shù)據(jù)輸入控制

由于計算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，處理速度非?？?，一旦出錯，影響極大，因此，企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗，如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型核驗、重復(fù)輸入校驗等。

3．?dāng)?shù)據(jù)通訊控制

企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠，以防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生。如將大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應(yīng)順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標(biāo)識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認(rèn)的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。

4．?dāng)?shù)據(jù)處理控制

數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否被感染病毒等。

5．?dāng)?shù)據(jù)輸出控制

輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。

6．?dāng)?shù)據(jù)存儲和檢索控制

為了確保計算機(jī)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎Υ?，便于調(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號，文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記。計算機(jī)會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。

第四篇：淺談電算化會計檔案以及系統(tǒng)的內(nèi)部控制

編號：

中國農(nóng)業(yè)大學(xué)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育

畢業(yè)論文（設(shè)計）

淺談電算化會計檔案以及系統(tǒng)的內(nèi)部控制

學(xué) 生 指導(dǎo)教師 專 業(yè) 層 次 批 次 學(xué) 號 學(xué)習(xí)中心 工作單位

2012年3 月

中國農(nóng)業(yè)大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院制

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摘要

新時期下，隨著計算機(jī)在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，會計電算化的工作越來越現(xiàn)代化，給企業(yè)帶來了巨大的利益，但會計電算化內(nèi)部控制還存在著許多問題。本文就著眼于會計電算化檔案的內(nèi)部控制問題，介紹了電算化會計檔案管理的新特點，深入分析會計電算化檔案管理存在的問題及成因，探討會計電子檔案的保管措施。電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求，同時對系統(tǒng)開發(fā)和實施的系統(tǒng)發(fā)展控制、對計算機(jī)會計系統(tǒng)各個部門的管理控制、對計算機(jī)會計系統(tǒng)日常運(yùn)行過程的日常控制。隨著計算機(jī)在企事業(yè)會計核算系統(tǒng)中應(yīng)用的普及，會計電算化已成為會計工作的一種重要手段，是重要的會計基礎(chǔ)工作。會計電算化的發(fā)展雖然給企業(yè)帶來了巨大的效益，但給內(nèi)部的控制和管理也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。會計電算化電子檔案管理已經(jīng)成為一個新的研究課題，本文就面對管理工作中的諸多挑戰(zhàn)，擬出完善電算化會計檔案內(nèi)部控制的對策和建議。

關(guān)鍵詞：會計電算化 內(nèi)部控制 管理

目錄

一、電算化會計管理的特點及存在的問題············2 1.電算化會計管理的特點························2 2.會計電子檔案管理存在的問題···················2

二、會計電子檔案的保管措施······················2 1.提高思想重視·······························2 ２.建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度······················2 ３.實行專人專崗······························2 ４.降低會計電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險··············2 ５.實現(xiàn)會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化······2

三、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求···········2 1.計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境············2 2.電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式··············2 3.計算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度···········2

四、計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度·················2 1.日?？刂啤ぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁ? 2.管理控制··································2 3.系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制··························2 五．結(jié)論·····································2 參考文獻(xiàn)：··································2

一、電算化會計管理的特點及存在的問題

1．電算化會計管理的特點

（1）會計電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)性文檔是解釋會計電子檔案的運(yùn)行和設(shè)計情況，與會計電子檔案的設(shè)計和使用緊密相關(guān)。

（2）會計電子文檔缺乏直觀可視性。會計電子檔案主要存儲于磁性介質(zhì)上，與傳統(tǒng)的具有直觀可視性的會計檔案不一樣，會計電子檔案須在特定的計算機(jī)軟件和硬件環(huán)境中才能可視。

會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會計電子檔案須依賴于計算機(jī)的軟件和硬件系統(tǒng)才能使用，而且它對儲存的周圍環(huán)境要求較苛刻。磁性介質(zhì)不僅要求環(huán)境防火、防水、防塵、防磁，而且對溫度也有一定的要求。磁性介質(zhì)對環(huán)境的高要求增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。

會計電子檔案對會計信息使用者的安全操作提出新要求。會計電子檔案的管理要求會計信息從事人員除了需具備會計專業(yè)知識，同時還得掌握必要的計算機(jī)操作和維護(hù)知識。

會計電子檔案管理缺乏有效的安全和保密措施。在網(wǎng)絡(luò)時代，新型磁性介質(zhì)檔案管理是一種新型的管理方式，它取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理。電子數(shù)據(jù)因其具有數(shù)據(jù)高度集中的特點，非常容易被泄密。電子數(shù)據(jù)是以數(shù)字編碼的程序的形式儲存在各種磁性介質(zhì)上，但磁性介質(zhì)具有體積小，存儲容量大的特點，正因為此特點以致電子數(shù)據(jù)資料泄密容易，而且范圍廣，涉及時間長，危害性也較大。

2.會計電子檔案管理存在的問題

會計電子檔案管理存在的問題主要有：（1）會計檔案載體；（2）認(rèn)識不夠，理解偏差；（3）會計檔案管理制度不完善；（4）缺乏計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)人才。

二、會計電子檔案的保管措施

1、提高思想重視

單位領(lǐng)導(dǎo)和從事會計人員應(yīng)提高對會計電算化的重視程度。特別是主管會計財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到科學(xué)化管理電算化會計檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，切實落實會計磁性介質(zhì)檔案管理資料的管理。

2、建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度 一個企業(yè)或單位為保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會計資料的可靠性和準(zhǔn)確性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列方法、制度和手續(xù)，即為內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制范圍的相應(yīng)擴(kuò)大是會計檔案信息化的要求，如對調(diào)用和修改程序的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及系統(tǒng)開發(fā)過程的控制等。這些控制內(nèi)容都與傳統(tǒng)的內(nèi)部控制不同，是一些手工會計系統(tǒng)中所沒有。程序化控制是內(nèi)部控制的主要手段，信息化會計檔案的內(nèi)部控制應(yīng)多樣性。要想有效地保證會計電子檔案的安全和可靠，我們必須制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

3、實行專人專崗

對不同的崗位根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，設(shè)立不同的崗位，如系統(tǒng)主管、管理員、操作員等，同時賦予不同的權(quán)限，承擔(dān)不同的責(zé)任。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，不能出現(xiàn)盲點、交叉和重復(fù)，相同崗位間可相互牽制和監(jiān)督，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。

4、降低會計電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險

磁性介質(zhì)（如光盤、磁盤、磁帶等）中集中存儲著大量數(shù)據(jù)，若發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，這些數(shù)據(jù)就極有可能毀損會丟失。因此，電子檔案室可選擇干燥防水并遠(yuǎn)離磁性的地方，室內(nèi)還可安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，并保持通風(fēng)透光。同時，還要請工作人員定期清理電子檔案室，以防蛀蟲。若采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算時，應(yīng)當(dāng)將打印出的紙質(zhì)會計檔案與會計電子檔案一起保存。

5、實現(xiàn)會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化

會計電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣。應(yīng)用質(zhì)地優(yōu)良的關(guān)盤刻錄所有的會計電子檔案，以保證數(shù)據(jù)的安全。為防止磁性介質(zhì)的毀損導(dǎo)致信息丟失，管理人員應(yīng)根據(jù)會計數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)量的多少定期對檔案進(jìn)行檢查和拷貝，年終要將當(dāng)年的檔案進(jìn)行歸類，標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、操作員編號，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字。最后應(yīng)定期的采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式，對會計電子檔案進(jìn)行檢測，以便及時做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。

三、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求

1.計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境

企業(yè)使用計算機(jī)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生變化，如財務(wù)部門從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。

2.電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式 原先反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了。甚至交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī)，并由計算機(jī)自動記錄，原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上。

3.計算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度

由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大。

四、計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

1.日常控制

（1）業(yè)務(wù)發(fā)生控制。是采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生是，通過計算機(jī)的控制程序，對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。

（2）數(shù)據(jù)輸入控制。企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗。

（3）數(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。

（4）數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。

（5）數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定。

（6）數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。為了確保計算機(jī)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎Υ?，便于調(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。

2.管理控制

（1）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計算機(jī)會計系統(tǒng)的要求。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且，應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。

（2）職責(zé)劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務(wù)的分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。

（3）檔案管理。計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。

3.系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制

（1）授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必需經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和授權(quán)。計算機(jī)會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)，同樣對會對企業(yè)管理體制造成較大的影響，同時對現(xiàn)有計算機(jī)會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠，因此也必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

（2）符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計等等。

（3）系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。新的計算機(jī)會計系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進(jìn)一步接受實踐的檢驗。因此企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采用新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時間，以便檢驗新的計算機(jī)會計系統(tǒng)。

（4）程序修改控制。企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，可能導(dǎo)致使用中的軟件進(jìn)行修改，計算機(jī)會計系統(tǒng)經(jīng)過一段時期的使用也會發(fā)現(xiàn)一些需要進(jìn)行修改的地方。對會計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改，計算機(jī)會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。

五、結(jié)論

電算化會計的獨特個性代表著未來會計現(xiàn)代化和規(guī)范化的發(fā)展方向，它的存在是必然。會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展極大地提高了會計工作效率。加強(qiáng)電算化會計檔案安全管理是一項長期的、艱難的、必須的工作。我們應(yīng)建立和完善健全的會計電算化檔案管理內(nèi)部控制制度，提高相關(guān)人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，加強(qiáng)對電算化會計檔案的管理和控制，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

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第五篇：淺析會計電算化的內(nèi)部控制

淺析會計電算化的內(nèi)部控制

［摘要］會計信息系統(tǒng)的廣泛使用，使很多企業(yè)會計工作效率得到很大的提高，但由于內(nèi)部控制制度的不適應(yīng)，使企業(yè)會計工作又出現(xiàn)了一些新問題，在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展。為此，提出了會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制策略。應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員組織控制、會計電算化內(nèi)部控制和會計人員的職業(yè)道德建設(shè)等，以期保證企業(yè)會計工作健康有序發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］會計信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制

會計信息系統(tǒng)的使用是會計工作發(fā)展的必然趨勢，內(nèi)部控制制度是企業(yè)受托者實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)、完成受托責(zé)任的一種手段。因此現(xiàn)代企業(yè)要充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，改善內(nèi)部控制程序，提高控制水平，防范經(jīng)營風(fēng)險使企業(yè)內(nèi)部控制達(dá)到規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、規(guī)避風(fēng)險的作用。因此，必須加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制以保證財務(wù)實行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效地運(yùn)行。

一、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

1.會計電算化系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)不夠完善

由于企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模的不同可能一些企業(yè)無法直接使用通用會計電算化系統(tǒng)，則需要開發(fā)針對本企業(yè)的會計軟件。在研發(fā)之前要對企業(yè)財務(wù)工作的特點進(jìn)行分析，但由于現(xiàn)階段具有所需計算機(jī)水平和會計水平的高級技術(shù)人員有限，因此在軟件設(shè)計過程中就會出現(xiàn)對需求分析和可行性評價進(jìn)行得不夠全面、充分，對未來業(yè)務(wù)發(fā)展的預(yù)估不夠，考慮實際情況不夠?qū)嶋H深入，不能滿足會計業(yè)務(wù)需要

變化，結(jié)果造成與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)不能完全接口。

2.數(shù)據(jù)集中處理削減傳統(tǒng)內(nèi)控制度

會計電算化信息系統(tǒng)打破了原有的手工做賬處理程序，傳統(tǒng)賬務(wù)處理會計人員聯(lián)系是直接的，可以根據(jù)崗位的不同自然形成一種相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)控體系。而在會計電算化信息系統(tǒng)中，部分聯(lián)系便轉(zhuǎn)化為人與計算機(jī)的聯(lián)系，使犯罪更具隱蔽性。

3.會計電算化系統(tǒng)的安全和保密性差

在會計電算化信息系統(tǒng)中，幾乎所有數(shù)據(jù)處理都由軟件自動完成，不僅會計人員甚至外部人員都可從計算機(jī)上瀏覽到會計信息，甚至對會計信息進(jìn)行篡改，這無疑給數(shù)據(jù)的安全帶來一定的威脅。雖對每位操作員都設(shè)置了權(quán)限和口令，但總會有些企業(yè)對權(quán)限管理比較松懈，以至于一個會計人員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同的操作。

4.會計電算化系統(tǒng)授權(quán)存在的安全隱患

在傳統(tǒng)手工會計授權(quán)下，對于每一項業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名和印章。而在使用會計電算化信息系統(tǒng)之后簽名和印章會運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，可能會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

二、加強(qiáng)和完善會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策

1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員組織控制

實施會計電算化信息系統(tǒng)后，由于會計工作環(huán)境發(fā)生了變化，因此要充分利用會計電算化環(huán)境的特點，按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的原則對手工系統(tǒng)環(huán)境下的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新調(diào)整，制定出相應(yīng)的組織

和管理控制，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)操作、控制與維護(hù)

會計電算化信息系統(tǒng)的操作與維護(hù)要通過制定一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)程來實現(xiàn)。這樣才能保證軟件操作的規(guī)范化，保證程序安全有效運(yùn)行，防止非法人員的惡意修改或刪除。同時以網(wǎng)絡(luò)為支撐建立中心庫，加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理的集中控制管理，從而進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)監(jiān)管力度，有效防范和化解經(jīng)營風(fēng)險，降低經(jīng)營成本。

3.加強(qiáng)檔案管理

會計信息系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。磁性介質(zhì)必須及時進(jìn)行備份，并做好防病毒侵襲工作。同在不同的地點要存放紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點整理。磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。另外，系統(tǒng)文件由專人負(fù)責(zé)保管，使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，與系統(tǒng)無關(guān)人員不得接觸系統(tǒng)文件，從源頭上控制會計數(shù)據(jù)信息的操作。

4.加強(qiáng)會計工作人員的職業(yè)道德建設(shè)

要將道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對會計工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)會計工作人員的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。使用會計信息系統(tǒng)的實踐證明，計算機(jī)本身處理過程出錯

幾乎為零，而人為原因造成的錯誤和舞弊現(xiàn)象則普遍存在，且一(下轉(zhuǎn)第158頁)