第一篇：淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施

淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施

【摘要】病歷檔案一般簡(jiǎn)稱為病案,記錄了患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療經(jīng)過(guò)及其結(jié)果等,是醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療信息的基本載體,屬醫(yī)藥衛(wèi)生科技檔案,是國(guó)家檔案的重要部分。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化,病歷檔案的價(jià)值日益凸顯,它不僅可為醫(yī)院科學(xué)、教學(xué)、醫(yī)療質(zhì)量評(píng)估、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、醫(yī)院管理等方面提供可靠的科學(xué)依據(jù),也成為醫(yī)療糾紛和事故調(diào)查鑒定、保險(xiǎn)公司核保兌賠、交通肇事及傷殘鑒定、公檢法部門辦案、工傷職業(yè)病診斷等的重要原始證據(jù)。因此,優(yōu)化病歷檔案管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和服務(wù)社會(huì)各方面具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】

醫(yī)院管理對(duì)策電子檔案問(wèn)題

淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，其作用也越來(lái)越大，但醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還相對(duì)的滯后，嚴(yán)重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，這是我們當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

一、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1、檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

2、醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后，跟不上檔案管理的需求。

3、電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

4、檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

5、檔案管理硬件不能滿足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對(duì)較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

二、解決醫(yī)院電子檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變觀念提高認(rèn)識(shí),強(qiáng)化病案管理制度建設(shè)

病歷檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部分,我國(guó)規(guī)定病歷檔案管理人員配置標(biāo)準(zhǔn)是三級(jí)以上醫(yī)院100張床位需配置3名病案管理人員,每增加50張床位就需要增加1名人員。但由于病歷檔案工作經(jīng)濟(jì)效益不明顯,在實(shí)際工作中往往將病歷檔案管理列入一般后勤管理,未引起足夠的重視,1000張編制床位的三級(jí)醫(yī)院病歷檔案管理人員僅10余人,編制不足,人員短缺,嚴(yán)重制約了病歷檔案工作的開(kāi)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要充分認(rèn)識(shí)到病歷檔案管理工作的重要性,將其納入醫(yī)院管理的議程,放在醫(yī)院管理的重要位置。成立由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、質(zhì)控科、院感科、信息科、各臨床醫(yī)技科室等部門參加的病歷檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,以提高病案管理的整體水平。根據(jù)《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等法律法規(guī),聯(lián)系醫(yī)院實(shí)際,明確病歷檔案人員的崗位職責(zé),對(duì)病歷檔案的收集、整理、借閱等制度進(jìn)行修訂和完善,使各項(xiàng)制度更具有可操作性和可執(zhí)行性,促使病歷檔案管理工作步入規(guī)范化、制度化的軌道。

2、規(guī)范病歷書寫行為,強(qiáng)化病歷檔案內(nèi)涵建設(shè)

醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療記錄是病案的核心,病歷書寫應(yīng)當(dāng)客觀真實(shí)反映病情演變經(jīng)過(guò)和醫(yī)療的決策執(zhí)行過(guò)程,反映醫(yī)務(wù)人員良好的臨床思維。但在實(shí)際工作中,由于部分醫(yī)務(wù)人員工作態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),病歷存在詢問(wèn)病情不詳細(xì)、體格檢查不全面、書寫病歷不及時(shí)、內(nèi)容書寫不完整、術(shù)語(yǔ)使用不規(guī)范、字跡潦草不清晰等問(wèn)題。要經(jīng)常性地開(kāi)展各種形式的病歷質(zhì)量教育,健全醫(yī)院-質(zhì)控科-科室三級(jí)病歷質(zhì)量控制體制,充分發(fā)揮科室質(zhì)控小組的作用,把病歷質(zhì)量與科室和個(gè)人的績(jī)效考核掛鉤,加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控。同時(shí),醫(yī)務(wù)人員要強(qiáng)化三種意識(shí)來(lái)加強(qiáng)病案的內(nèi)涵建設(shè),一是強(qiáng)化質(zhì)量觀念和職責(zé)意識(shí),明確注重病案質(zhì)量不僅是對(duì)患者和醫(yī)院負(fù)責(zé),也是對(duì)自己負(fù)責(zé),倡導(dǎo)用誠(chéng)信、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待病歷書寫,做到規(guī)范使用醫(yī)學(xué)術(shù)語(yǔ),文字工整,字跡清晰,表述準(zhǔn)確,語(yǔ)句通順,標(biāo)點(diǎn)正確,病程記錄及時(shí),合理檢查,合理用藥,診斷明確。二是強(qiáng)化法律意識(shí),病歷檔案是具有法律效力的文書,要有效杜絕涂改、隱匿、偽造、銷毀病歷等現(xiàn)象的發(fā)生,保證病案的真實(shí)、完整、系統(tǒng),保護(hù)醫(yī)患雙方利益,保障醫(yī)療質(zhì)量安全,最大限度減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。三是樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí),嚴(yán)格按照衛(wèi)生部《病歷書寫基本規(guī)范(2010版)》、《護(hù)理文書書寫規(guī)范及管理規(guī)定》的要求,把握書寫要點(diǎn),提高病歷書寫質(zhì)量,促進(jìn)病案內(nèi)涵建設(shè),確保醫(yī)療服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效。

3、重視人員培養(yǎng)教育,強(qiáng)化隊(duì)伍綜合素質(zhì)建設(shè)

病案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到病案管理水平的高低。病案的管理并不僅僅是文檔的整理,而是綜合了醫(yī)院管理、檔案管理、臨床醫(yī)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的一項(xiàng)復(fù)雜性工作。目前,絕大部分醫(yī)院的病案管理人員編制不足,專業(yè)化水平不高,只能做基本的整理、編目、首頁(yè)錄入、上架等工作,沒(méi)有精力進(jìn)行檔案編研、信息開(kāi)發(fā)與利用。而且病案管理隊(duì)伍梯隊(duì)不合理,年齡偏大難以適應(yīng)信息化建設(shè)步伐。為了提高病案管理水平,要將病案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃中,增加人員編制,使病案管理人員有足夠的時(shí)間和精力,既能

應(yīng)對(duì)病案的收、編、管等日常基礎(chǔ)工作,又可以對(duì)病案信息進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用,改變“重藏輕用”的現(xiàn)象,使病案的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。要著眼隊(duì)伍建設(shè),改善醫(yī)院病案管理人才結(jié)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng),以專業(yè)教育與繼續(xù)教育相結(jié)合的方式,鼓勵(lì)在職病案管理人員進(jìn)行專業(yè)深造,外出培訓(xùn)進(jìn)修學(xué)習(xí),不斷拓寬知識(shí)面,及時(shí)更新專業(yè)知識(shí),熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。同時(shí),還要加強(qiáng)病案管理人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)教育,不斷提高思想認(rèn)識(shí)和職業(yè)素養(yǎng),有效預(yù)防和堅(jiān)決抵制醫(yī)療行業(yè)的不正之風(fēng)。

4、加大投入搭建平臺(tái),強(qiáng)化病案管理硬件建設(shè)

加大資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備,是提高病案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)病案管理科學(xué)化的必備條件。目前,紙質(zhì)病案仍然是主體,雖然已將病歷的首頁(yè)輸入電腦保存,但原始實(shí)體占用的庫(kù)存和歸檔的工序還是沒(méi)變,醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展催生了大量的病案,造成庫(kù)房擁擠、安全性差、查找困難。隨著計(jì)算機(jī)的普及,his系統(tǒng)的應(yīng)用,電子病歷的推廣,病案電子存儲(chǔ)成為現(xiàn)代化醫(yī)院管理和病案管理的必然趨勢(shì)。要加大硬件投入,為病案電子存儲(chǔ)配置必要的軟硬件設(shè)施,購(gòu)置計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、縮微機(jī)等先進(jìn)設(shè)備,對(duì)早期病歷進(jìn)行掃描建庫(kù),存入光盤,刻錄一式兩份,一份提供利用,一份封存保管,保證病案信息化建設(shè)順利實(shí)施。同時(shí),完善病案實(shí)體管理系統(tǒng),設(shè)置防盜監(jiān)控、溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng),配置防塵、防蟲、防磁等設(shè)施,延長(zhǎng)病案壽命,維護(hù)病案的完整與安全。

5、嚴(yán)格管理環(huán)節(jié),強(qiáng)化病案實(shí)體規(guī)范建設(shè)

對(duì)病歷檔案的收集、整理、復(fù)印、借閱等環(huán)節(jié)工作進(jìn)行規(guī)范化管理是優(yōu)化病案管理的基礎(chǔ)。出院病歷必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)書寫完畢,在患者出院后72小時(shí)內(nèi)送交醫(yī)院病案管理部門,對(duì)未能及時(shí)回收的病歷要進(jìn)行催繳。查收的每一份病歷,要按照規(guī)定順序整理裝訂,做好疾病分類編碼,建立姓名、日期、疾病等索引工具,按照住院號(hào)及時(shí)上架。把好復(fù)印復(fù)制關(guān),正確區(qū)分病案主觀部分和客觀部分內(nèi)容,根據(jù)《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》,需申請(qǐng)復(fù)印病案時(shí),只能復(fù)印病案的客觀部分,而不是全套病案。借閱病案時(shí)要嚴(yán)格履行登記手續(xù),從病案借閱時(shí)間、借閱范圍和借閱權(quán)限審批等程序進(jìn)行嚴(yán)格管控,規(guī)范借閱行為。

【結(jié)語(yǔ)】檔案信息化建設(shè)是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理的過(guò)程。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應(yīng)該是具有廣博的知識(shí)并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。面對(duì)需求上的這一變化，首先要做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，檔案工作人員不但是檔案學(xué)、文書學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專業(yè)人才，而且是計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)等方面的專業(yè)人員。只有通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

第二篇：學(xué)校檔案管理存在問(wèn)題及優(yōu)化措施

學(xué)校檔案管理存在問(wèn)題及優(yōu)化措施

范群英

河北科技師范學(xué)院 06600

4摘要：隨著我國(guó)教學(xué)事業(yè)的發(fā)展，學(xué)校檔案的管理工作也逐漸成為了學(xué)校教育的一部分。搞好學(xué)校檔案管理工作，對(duì)提高學(xué)校管理水平，提高教育教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)工作的正確性有著重要的作用。但是，在現(xiàn)實(shí)中學(xué)校檔案管理的過(guò)程中還存在著許多問(wèn)題和不足，有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。以下我將對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)闡述。

小清新：學(xué)校檔案；管理問(wèn)題；優(yōu)化措施

學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)完成后遺留下來(lái)的原始材料，它是學(xué)校教學(xué)成績(jī)的記錄，還是學(xué)生對(duì)教學(xué)效果的認(rèn)同情況記錄。所以，對(duì)學(xué)校檔案的管理工作，是擺在學(xué)校日常工作中的一道難題，也是衡量學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。做好學(xué)校檔案的管理工作，對(duì)整個(gè)學(xué)校有著極其重要的意義。

一、學(xué)校檔案管理的重要性研究

1、對(duì)學(xué)校檔案的嚴(yán)格管理，有利于學(xué)校對(duì)日常教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。一方面，長(zhǎng)時(shí)間學(xué)校檔案的積累，真實(shí)地反映了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的情況，為我國(guó)的學(xué)校教育改革提供了豐富的資料。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師應(yīng)用檔案中高價(jià)值的信息進(jìn)行參考，促進(jìn)教育教學(xué)的管理和創(chuàng)新，對(duì)教學(xué)方法形式進(jìn)行革新，充分發(fā)揮教育者的主觀能動(dòng)性，起到增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，提高教學(xué)質(zhì)量的作用。因材施教，促進(jìn)學(xué)校整體教學(xué)水平和管理水平的提高。

2、對(duì)學(xué)校檔案管理，有利于學(xué)生素質(zhì)的全面提高。學(xué)校檔案是一部活的資料，他不僅能夠掌握學(xué)生的原始的基礎(chǔ)資料，還能起到了解學(xué)生思想品德、學(xué)習(xí)狀況的作用。這對(duì)培養(yǎng)他們的學(xué)習(xí)能力和道德水平，有針對(duì)性地引導(dǎo)他們樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀，有著重要的作用。

3、對(duì)學(xué)校檔案管理有助于學(xué)校對(duì)教學(xué)規(guī)律的研究。學(xué)校通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的研究，能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，反饋信息，找出教學(xué)中普遍存在的規(guī)律性東西。比如說(shuō)學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)檔案的研究工作，了解教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)的情況。對(duì)學(xué)校教學(xué)的有序進(jìn)行制定規(guī)律。同時(shí)挖掘教學(xué)中的科學(xué)方法，從而最大限度的提高教學(xué)質(zhì)量。

4、對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理有利于學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展。在學(xué)校檔案中，不僅是記錄了優(yōu)秀的教學(xué)和管理成果，還記錄著學(xué)校曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的失誤和不足。特別是這些反面的教訓(xùn)，對(duì)學(xué)校的決策做出重要的依據(jù)，保證其順利，有著不可企及的意義。同時(shí)，還有助于學(xué)校教職人員提高警惕，避免再次出現(xiàn)類似的失誤。

5、學(xué)校檔案管理有利于推動(dòng)學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)，國(guó)家對(duì)教學(xué)改革的重視程度越來(lái)越高，一些原有的教育觀念和現(xiàn)在相比，發(fā)生了巨大的變化。這就要求學(xué)校能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行改進(jìn)，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行教學(xué)方式的發(fā)展，提高在校師生的整體素質(zhì)。然而，想要完成這一艱巨的任務(wù)，很好地利用教學(xué)檔案中的資料，成為了最好的借鑒方法。

二、學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、學(xué)校檔案管理工作中存在著不科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案的管理過(guò)程中，有一部分高校學(xué)生檔案沒(méi)有統(tǒng)一的管理部門，有的是學(xué)生工作部門管理，有的是人事部門管理，更有甚者是檔案管理部門管理。學(xué)校沒(méi)有配備專人進(jìn)行管理，未建立相應(yīng)的高校學(xué)生檔案管理制度。有的學(xué)校的檔案管理中，常常會(huì)出現(xiàn)欠管理的現(xiàn)象，在到了學(xué)生畢業(yè)時(shí)，才臨時(shí)突擊整理，其專業(yè)程度與實(shí)際要求相差甚遠(yuǎn)。

2、對(duì)畢業(yè)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞不盡完善。在當(dāng)前，雙向選擇就業(yè)機(jī)制的施行，為眾多畢業(yè)生的擇業(yè)和就業(yè)，提供了多種選擇的機(jī)會(huì)。而一方面的便利往往是在另一方面削弱的情況下發(fā)生的。這就為畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞帶來(lái)了許多問(wèn)題。一方面，我國(guó)社會(huì)中的許多代理服務(wù)機(jī)

構(gòu)，因?yàn)楸O(jiān)管不力等原因，人員素質(zhì)偏低，管理制度不夠完善。另一方面，在我國(guó)不同地區(qū)的高?；蛴萌藛挝?，在制定畢業(yè)生分配、接收制度時(shí)，不能形成很好的對(duì)接傳遞。

3、學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。學(xué)校檔案管理沒(méi)能將現(xiàn)代化的手段普及應(yīng)用，還存在著手工抄寫紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象，而且還是占據(jù)了絕大部分。隨著學(xué)校學(xué)生的快速增加，學(xué)生檔案項(xiàng)目也逐漸增多，數(shù)量也明顯增大，流動(dòng)速度加快等現(xiàn)象層出不窮，原有的學(xué)生檔案管理手段就顯的有些落后了。所以，學(xué)校就必須加快推進(jìn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、對(duì)學(xué)校檔案管理的優(yōu)化措施

1、對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化就要理順學(xué)生檔案的管理機(jī)制。根據(jù)我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定：學(xué)校檔案的管理工作必須由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)親自組織領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)其負(fù)有直接的責(zé)任行為，并要求將檔案工作歸入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中。同時(shí)還要將學(xué)生檔案工作進(jìn)行歸檔分類。這就要求學(xué)校有關(guān)部門重視學(xué)生檔案的日常管理，在學(xué)校內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，完善學(xué)生檔案工作的管理機(jī)制。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，配備專門的高素質(zhì)的管理人員。另外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一批具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和計(jì)算機(jī)信息處理能力強(qiáng)的復(fù)合型人才。

2、對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化就要加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集工作。對(duì)此，學(xué)校就應(yīng)該豐富學(xué)生的檔案信息。在除去傳統(tǒng)的檔案信息外，還要順應(yīng)時(shí)代的要求，突出學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)。如學(xué)生大學(xué)英語(yǔ)證書，計(jì)算機(jī)等級(jí)證書等各種榮譽(yù)或等級(jí)證書的收集。另外，學(xué)校還會(huì)舉行各類活動(dòng)或提倡學(xué)生進(jìn)行各種有意義的公益性活動(dòng)，這都是學(xué)生在校期間道德素質(zhì)和人文素質(zhì)的突出表現(xiàn)形式，對(duì)學(xué)生個(gè)人和學(xué)校榮譽(yù)有著非常重要的作用。所以學(xué)校加強(qiáng)對(duì)學(xué)生各種檔案資料的收集工作是十分重要的。

3、對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化就要規(guī)范畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。要做好學(xué)校檔案的轉(zhuǎn)遞工作，就必須要通過(guò)學(xué)校來(lái)加強(qiáng)宣傳力度，提高社會(huì)和企業(yè)的重視程度。還要培養(yǎng)學(xué)生對(duì)自身檔案的關(guān)心意識(shí)，增強(qiáng)校檔案工作人員的責(zé)任心。在學(xué)生畢業(yè)后，一般會(huì)面臨許多問(wèn)題，這都是學(xué)生步入社會(huì)的必然因素，而其中就會(huì)面對(duì)個(gè)人檔案的落實(shí)問(wèn)題。對(duì)此，畢業(yè)生應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注自己檔案的落實(shí)情況，向有關(guān)部門進(jìn)行查詢和提取。另外，為了體現(xiàn)學(xué)校負(fù)責(zé)任的態(tài)度，對(duì)檔案工作人員還要要求其加強(qiáng)工作責(zé)任心，并責(zé)成相關(guān)人員，關(guān)注學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后的實(shí)際下落情況，檢查回執(zhí)和回收情況，時(shí)刻留意著沒(méi)到位的學(xué)生檔案去向，以防畢業(yè)生檔案丟失。

4、對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化還要推進(jìn)學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。就目前而言，隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)事業(yè)的發(fā)展和民用計(jì)算機(jī)的普及，我國(guó)高校對(duì)學(xué)生的錄取和畢業(yè)，已經(jīng)逐漸實(shí)行了開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)化管理，這就為建立學(xué)校電子檔案奠定了基礎(chǔ)。應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)手段，再結(jié)合傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的形式，達(dá)到提高檔案準(zhǔn)確化和現(xiàn)代化的效果。這不僅能夠節(jié)省大量的資源，還可以方便企業(yè)和學(xué)生對(duì)檔案的查詢，更加縮短了學(xué)生融入社會(huì)的時(shí)間。

結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案是全校師生共享的寶貴遺產(chǎn)，是未來(lái)學(xué)生面向社會(huì)時(shí)的依據(jù)。當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的種種問(wèn)題的解決，不僅僅是檔案部門的職責(zé)，更是需要全校各部門的積極參與和配合。所以，只有實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的科學(xué)化管理，才能夠充分發(fā)揮出他應(yīng)有的作用。文章來(lái)源——海內(nèi)論壇:004km.cn

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第三篇：關(guān)于上市企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題的解決措施

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，它客觀地記述和反映了企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中的全部?jī)?nèi)容。隨著以辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化為核心的企業(yè)檔案管理的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過(guò)程中起著越來(lái)越重要的作用，然而，目前的上市企業(yè)檔案管理工作，卻存在著許多需要研究和解決的問(wèn)題。

一、當(dāng)前上市企業(yè)檔案

管理存在的問(wèn)題

1、公司重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對(duì)于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到上市企業(yè)在實(shí)際操作中，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)等有形資產(chǎn)的評(píng)估，而對(duì)企業(yè)品牌、商標(biāo)、專利、生產(chǎn)技術(shù)等無(wú)形資產(chǎn)則少有涉及，對(duì)真實(shí)記錄和反映這些無(wú)形資產(chǎn)的檔案及其價(jià)值，在資產(chǎn)評(píng)估中多數(shù)沒(méi)有作為一項(xiàng)內(nèi)容來(lái)認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)識(shí)不到這些無(wú)形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來(lái)企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來(lái)不少新問(wèn)題。

2、企業(yè)沒(méi)有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡(jiǎn)單的收集、分類，人員的責(zé)任心不強(qiáng)，專業(yè)心不高；沒(méi)有專門的庫(kù)房，庫(kù)房安全性較差，或兼作檔案室。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前，我國(guó)共有上市企業(yè)近兩千，其中，20%的上市企業(yè)無(wú)專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。

3、沒(méi)有建立切實(shí)可行的企業(yè)檔案管理辦法。制度不合理，企業(yè)檔案管理thldl.org.cn制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務(wù)部門檔案工作開(kāi)展根本沒(méi)有形成制度。這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是業(yè)務(wù)部門沒(méi)有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問(wèn)題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。

4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒(méi)有保存價(jià)值或沒(méi)有長(zhǎng)久保存價(jià)值的資料也被長(zhǎng)期保管，嚴(yán)重增加了經(jīng)營(yíng)成本。

5、企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強(qiáng)。例如：有存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。

6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責(zé)任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。

7、企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。從表面上看，以上問(wèn)題是一個(gè)企業(yè)的檔案管理混亂。實(shí)際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機(jī)，進(jìn)行違法、違規(guī)經(jīng)營(yíng)制造條件。例如：個(gè)別機(jī)構(gòu)就利用檔案管理薄弱的機(jī)會(huì)披露虛假信息。還有的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現(xiàn)象，都與檔案管理不規(guī)范有關(guān)。這些已經(jīng)給我們敲響了警鐘?？梢?jiàn)，加強(qiáng)上市企業(yè)檔案管理，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的有效手段。內(nèi)部控制是上市企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的第一道防線，只有切實(shí)提高企業(yè)內(nèi)部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內(nèi)控水平好壞的直接體現(xiàn)。從一個(gè)企業(yè)的檔案管理情況可以從一個(gè)側(cè)面反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。也就是說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，可以使企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動(dòng)態(tài)過(guò)程和機(jī)制，有助于為防范化解企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)提供根本保證。

二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的有效措施

1、提高企業(yè)檔案管理意識(shí)

在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工作者的活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)過(guò)程中，企業(yè)進(jìn)行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對(duì)企業(yè)檔案管理 流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開(kāi)發(fā)利用效益沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案作為有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。具體對(duì)策：檔案部門必須重宣傳、重造勢(shì)，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時(shí)，加大宣傳工作力度，通過(guò)新聞媒體，強(qiáng)勢(shì)宣傳推介企業(yè)檔案管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)注，贏得社會(huì)各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。

2、解決檔案的歸屬問(wèn)題

目前，不少大中型企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，由于產(chǎn)權(quán)出資主體的多元化，如國(guó)家股、法人股、個(gè)人股及外資股等對(duì)資產(chǎn)的共有權(quán)，也就是說(shuō)，多元化的投資主體對(duì)企業(yè)檔案同樣存在一種資源共享權(quán)，企業(yè)產(chǎn)權(quán)雖然出售了，但企業(yè)檔案資產(chǎn)歸誰(shuí)所有，由誰(shuí)管理的問(wèn)題至今尚無(wú)明確規(guī)定。這一問(wèn)題在破產(chǎn)企業(yè)拍

賣中，表現(xiàn)尤為突出。具體對(duì)策：檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)換機(jī)制，轉(zhuǎn)變職能打破原有管理模式，強(qiáng)化檔案工作的現(xiàn)代化管理；建立健全上市企業(yè)的資產(chǎn)管理體系。即企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過(guò)去單一的歸國(guó)家所有，變?yōu)榛旌闲偷乃兄菩问?。?guó)家控股的股份企業(yè)，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)以國(guó)有為主體；國(guó)有企業(yè)進(jìn)行股份制改組前后形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。

3、拓寬歸檔范圍

目前不少企業(yè)依舊按原來(lái)工業(yè)企業(yè)十大分類規(guī)定的內(nèi)容來(lái)制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現(xiàn)代企業(yè)制度歸檔工作的新要求，沒(méi)有及時(shí)將企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革中進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估、產(chǎn)權(quán)界定、行使、交易、保護(hù)等活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案及時(shí)收集整理，歸檔立卷，認(rèn)識(shí)不到這些無(wú)形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來(lái)企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。針對(duì)這些問(wèn)題，檔案部門應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加歸檔內(nèi)容，增加股份制企業(yè)檔案部門庫(kù)存種類的信息。

4、控制檔案流失

在企業(yè)改革過(guò)程中，由于檔案資產(chǎn)觀念淡薄，管理不善，導(dǎo)致國(guó)有檔案資產(chǎn)流失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，有的未經(jīng)申報(bào)評(píng)估就將檔案資產(chǎn)無(wú)償轉(zhuǎn)讓，有的雖然評(píng)估，卻忽視其收益的市場(chǎng)價(jià)值，只重視檔案資產(chǎn)的賬面成本價(jià)格，造成價(jià)值低估等現(xiàn)象。具體對(duì)策：組建檔案資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)。不僅要把檔案資產(chǎn)作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)價(jià)值評(píng)估中的原始憑證，更要包括對(duì)檔案資產(chǎn)自身價(jià)值的評(píng)估，從而使企業(yè)和國(guó)家的權(quán)益不受影響，杜絕國(guó)有資產(chǎn)的流失。檔案資產(chǎn)評(píng)估具有專業(yè)性、特殊性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，必須組建專門的檔案資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)。

任何的管理都會(huì)存在漏洞、存在問(wèn)題，這是不可避免的，但我們可以選擇忽視問(wèn)題，還是面對(duì)解決問(wèn)題。以上規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的措施，是一種較為全面概括的方法，具體企業(yè)在針對(duì)自身情況在落實(shí)以上措施的時(shí)候，需要靈活運(yùn)用。

第四篇：淺談醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施

淺談醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施

【摘要】本文論述了醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理的作用和特點(diǎn)；結(jié)合工作實(shí)際提出醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；安全保衛(wèi)工作；檔案管理；措施

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作屬于醫(yī)院行政管理工作中的一個(gè)重要組成部分，其工作檔案是在組織實(shí)施各種安全保衛(wèi)活動(dòng)中逐漸形成的，具有一定查閱及保存價(jià)值的材料、文件、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄。從醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案的作用、類型及特點(diǎn)方面，探究如何提高其檔案管理的措施，具有非常重要的意義。

一、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理的作用

醫(yī)院的安全保衛(wèi)工作檔案是對(duì)曾經(jīng)工作中發(fā)生及遇到的狀況的真實(shí)記錄，能夠充分為現(xiàn)實(shí)的安全保衛(wèi)工作服務(wù)。首先，它具有一定的憑證作用。由于檔案客觀地記載了歷史情況，是歷史的真實(shí)憑證，因此可以為現(xiàn)實(shí)工作查考并處理問(wèn)題提供服務(wù)。其次，檔案具有一定的參考作用。檔案不僅對(duì)曾經(jīng)工作中遇到的情況有所記錄，同時(shí)也記錄了在以往安全保衛(wèi)工作進(jìn)行中的形勢(shì)變化、思想發(fā)展、工作成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，為現(xiàn)實(shí)工作考查和借鑒，提供了巨大的參考作用。第三，檔案還具有一定的服務(wù)作用。一般安全保衛(wèi)工作的檔案都具有大量豐富的內(nèi)容，能夠?yàn)榘踩Ｐl(wèi)工作組織相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)研究、教學(xué)、宣傳教育和現(xiàn)實(shí)工作等提供必要的服務(wù)。

二、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理分類

醫(yī)院的安全保衛(wèi)工作檔案管理一般分為兩類：即文書檔案管理和業(yè)務(wù)檔案管理。文書檔案管理主要包括有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)的一些重要文件；安全保衛(wèi)機(jī)構(gòu)的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議記錄和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文書材料；安全保衛(wèi)工作條例、規(guī)章制度、評(píng)選先進(jìn)工作者和積極分子等登記表以及相關(guān)事跡材料；安全保衛(wèi)機(jī)構(gòu)內(nèi)部辦公設(shè)備及財(cái)產(chǎn)的登記表和賬目等。業(yè)務(wù)檔案，主要包括治安工作檔案（如各重點(diǎn)部位或要害部位確定的根據(jù)、批準(zhǔn)材料、報(bào)告、防護(hù)設(shè)備和措施；治安、刑事案件的立案及調(diào)查處理材料等）、消防工作檔案（如火災(zāi)、火情事故發(fā)生的情況記錄、調(diào)查報(bào)告、結(jié)論報(bào)告、火災(zāi)隱患及相關(guān)治理整改情況、消防設(shè)備的設(shè)置時(shí)間和部位等等）、政保工作檔案等（信息工作檔案、突發(fā)事件及處理情況、醫(yī)院內(nèi)部政治案件的相關(guān)調(diào)查、偵察及處分結(jié)論等材料）。

三、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案具有如下特點(diǎn)：第一，多樣性。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案的內(nèi)容多、數(shù)量多、類別也多。其中既有調(diào)查檔案、案件檔案、重要項(xiàng)目的安全保衛(wèi)檔案、重大事故檔案，同時(shí)還有文書檔案、治安處罰檔案、監(jiān)督及改造檔案等。第二，現(xiàn)實(shí)性。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案是對(duì)現(xiàn)實(shí)安全保衛(wèi)工作的記錄及積累，又為現(xiàn)實(shí)安全保衛(wèi)工作提供直接服務(wù)。第三，動(dòng)態(tài)性。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案會(huì)隨著工作手段的變化及問(wèn)題性質(zhì)的改變而發(fā)生轉(zhuǎn)化。第四，機(jī)密性。安全保衛(wèi)工作由于在實(shí)施過(guò)程中可能會(huì)涉及到一些保密事件或黨政機(jī)密性文件，因此，安全保衛(wèi)工作檔案具有很強(qiáng)的機(jī)密性。

四、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施

（一）建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理，就是指對(duì)檔案工作的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求。包括分類規(guī)則、組卷的格式、檔案文獻(xiàn)的編纂規(guī)則、檔案著錄及標(biāo)引規(guī)則等。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案的保存、管理及處置提供系統(tǒng)化管理，以期獲得更高的工作效率、經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益。例如，規(guī)范檔案整理和標(biāo)引、著錄工作的標(biāo)準(zhǔn)化，然后利用計(jì)算機(jī)軟件建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，有計(jì)劃、有目標(biāo)地將光盤技術(shù)和縮微技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)管理。提升醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理的自動(dòng)化、便利化及高效化，進(jìn)而提高其工作效率、使用價(jià)值及經(jīng)濟(jì)效益。

（二）提高醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理質(zhì)量及水平的高低，并不取決于檔案管理人員的數(shù)量，而是取決于檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)、工作方法、整體素質(zhì)以及科學(xué)的管理體制等綜合因素。因此必須提高醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員的綜合素質(zhì)。例如，當(dāng)前醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員，主要是臨床專業(yè)或其他非檔案管理專業(yè)的人員，素質(zhì)水平參差不齊。因此，要想真正提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)全面的規(guī)范化、專業(yè)化、統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，必須提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。首先，在對(duì)檔案管理工作人員的選拔上，采取公開(kāi)招聘，公平競(jìng)爭(zhēng)的方式。選擇時(shí)要注意挑選社會(huì)關(guān)系相對(duì)簡(jiǎn)單、思想素質(zhì)較好，并擁有較強(qiáng)專業(yè)技能的檔案管理專業(yè)人才。并給予優(yōu)厚的待遇條件，確保其能夠踏實(shí)穩(wěn)定地開(kāi)展檔案管理工作。其次，對(duì)于當(dāng)前在崗的檔案管理工作人員，可以對(duì)其專業(yè)技能層次進(jìn)行劃分，并邀請(qǐng)檔案局具有豐富實(shí)踐技能的專家或?qū)I(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)及技能培訓(xùn)。同時(shí)還要對(duì)他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和英語(yǔ)的必要聽(tīng)說(shuō)讀寫能力提出一定的學(xué)習(xí)要求，使其真正能夠適應(yīng)新時(shí)期的信息化、國(guó)際化檔案管理模式。另外，還應(yīng)該定期對(duì)醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)理論知識(shí)及實(shí)踐技能的檢測(cè)。采用優(yōu)勝劣汰的方式，逐漸優(yōu)化檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院安全保衛(wèi)工作的檔案，是對(duì)工作中出現(xiàn)及遇到的各種大事的記錄，對(duì)于查考及指導(dǎo)安全保衛(wèi)工作的有序開(kāi)展，都有極其重要的作用。因此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，為該工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)有序發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

【參考文獻(xiàn)】

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第五篇：淺析人事檔案管理流程優(yōu)化

淺析人事檔案管理流程優(yōu)化

【摘要】人事檔案是企業(yè)職工信息的重要載體，歷史全面地記載著職工的基本情況、綜合表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案是企業(yè)全面考察、正確評(píng)價(jià)和選撥任用人才的重要依據(jù)，是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配臵、保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用?，F(xiàn)有的人事檔案工作能否適應(yīng)社會(huì)的變化和需求，如何優(yōu)化人事檔案管理流程，提高檔案利用價(jià)值是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】 人事檔案

管理流程

優(yōu)化

淺析人事檔案管理流程優(yōu)化

人事檔案是企業(yè)職工信息的重要載體，歷史全面地記載著職工的基本情況，反映著每個(gè)職工的綜合表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和選撥任用人才的重要依據(jù)，是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配臵、合理使用、保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用?，F(xiàn)今，“棄檔族”的出現(xiàn)和擴(kuò)大，從一個(gè)側(cè)面折射出現(xiàn)有檔案管理的缺陷，如何優(yōu)化人事檔案管理流程、提高檔案利用價(jià)值是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題。

1.人事檔案工作現(xiàn)狀。

我國(guó)的人事檔案工作經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，取得了較大的成就，建立了初具規(guī)模的檔案工作管理體系。然而在信息化的今天，檔案管理工作的重要性被進(jìn)一步淡化，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，傳統(tǒng)的人事檔案陷入“可有可無(wú)”的尷尬。根據(jù)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心及各省人才交流服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系?？梢?jiàn)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動(dòng)速度加快，流通方式更加靈活，人事勞動(dòng)關(guān)系逐漸從政治關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)關(guān)系，“棄檔族”的出現(xiàn)和擴(kuò)大，從一個(gè)側(cè)面折射出現(xiàn)有檔

案管理的缺陷。

2.檔案管理中存在的問(wèn)題。2.1檔案意識(shí)弱化。

長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，并不引人注目、也不容易取得明顯的成績(jī)。事人學(xué)習(xí)、工作等實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的材料由單位上報(bào)審核后，直接交由檔案管理人員存檔，管理過(guò)程中的透明度不高，影響人們對(duì)檔案的了解，從而構(gòu)成人事檔案管理的封閉性。這也導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)干部及檔案管理人員對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)：認(rèn)為現(xiàn)在任用干部重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，檔案沒(méi)有太大用處；認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作；認(rèn)為檔案工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能外調(diào)、能查檔就行。企業(yè)檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。

2.2檔案材料收集被動(dòng)。

由于部分單位未按規(guī)定、按標(biāo)準(zhǔn)配備檔案管理專業(yè)人員，檔案管理人員多為兼職、變動(dòng)頻繁，且多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，也沒(méi)有專門的檔案材料收集鑒定制度，導(dǎo)致在檔案材料的收集過(guò)程中，常常出現(xiàn)收集材料不作為、分類不清，或者一些該歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，甚至被當(dāng)做廢紙丟棄，檔案材料收集被動(dòng)。

2.3材料鑒別不規(guī)范。

材料鑒定工作是在人事檔案管理中幾乎缺失的流程，對(duì)形成材料的鑒定、對(duì)無(wú)頭檔案、死亡人員檔案的鑒定工作都要實(shí)實(shí)在在開(kāi)展起來(lái)。由于長(zhǎng)期的歷史、政治原因，大多檔案管理人員在鑒定材料時(shí)怕承擔(dān)鑒定責(zé)任，有“從寬比從嚴(yán)保險(xiǎn)”，“寧有勿缺”的思想。檔案管理人員的保守思想和畏難情緒致使檔案材料鑒定工作發(fā)展遲緩，檔案中的“假材料”則與鑒定工作的不到位直接相關(guān)。

2.4檔案“重藏輕用”。2.4.1被動(dòng)服務(wù)。

由于檔案材料不斷地有更新內(nèi)容，歸檔材料規(guī)格不一，大多要進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁、裱糊。檔案管理人員常忙于材料的整理、分類、裱糊、裝訂等大量簡(jiǎn)單、重復(fù)的勞動(dòng)，被動(dòng)的進(jìn)行服務(wù)，根本沒(méi)有時(shí)間和精力去考慮開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)在信息，沒(méi)有發(fā)揮的檔案的積極作用。

2.4.2對(duì)人事檔案的利用控制過(guò)嚴(yán)。

這種控制具體表現(xiàn)在人事檔案查閱的原則和范圍過(guò)嚴(yán)過(guò)緊，如與人事工作聯(lián)系不大的單位，不得直接查閱人事檔案；對(duì)查閱的要求過(guò)于苛刻，如必須是中共黨員，查檔人員不得查閱本人及親屬的檔案等等；查閱的程序和手續(xù)復(fù)雜，如必須有介紹信、審批表、領(lǐng)導(dǎo)批示簽字蓋章等。

3.優(yōu)化檔案管理流程的措施。

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)

企業(yè)的管理水平。

3.1加強(qiáng)企業(yè)人員檔案意識(shí)。

加強(qiáng)宣傳，增加檔案知識(shí)。通過(guò)各種方式加大檔案宣傳力度，不斷增強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)及廣大干部職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，讓大家知道各自享有的權(quán)利、義務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)宣傳檔案的利用效益，從根本上提高認(rèn)識(shí)，大家的檔案意識(shí)，才能大大提高。

加強(qiáng)檔案管理人員自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。要讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到自身在檔案事業(yè)發(fā)展中的實(shí)際意義。檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高，要將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程，同時(shí)建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

3.2掌握檔案材料收集規(guī)律。做好檔案的收集工作是人事檔案利用的重要保證。人事檔案的質(zhì)量取決于檔案收集的質(zhì)量，收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案材料的質(zhì)量是檔案的生命。

明確收集要求。做好人事檔案收集，要明確知道要達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案材料要求完整、真實(shí)、條理、實(shí)用。缺少任何一個(gè)階段或任何一張材料的不真實(shí)，都可能給職工個(gè)人利益帶來(lái)影響，可能會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)用人才，給企業(yè)或者國(guó)家?guī)?lái)?yè)p失；無(wú)價(jià)值的檔案既增加管理人員的工作量，又浪費(fèi)人力物力財(cái)力。

掌握檔案材料形成規(guī)律。把握時(shí)間規(guī)律。在一定的時(shí)間內(nèi)，一些部門會(huì)形成一定內(nèi)容的材料。如一些重要節(jié)日里單位表彰先進(jìn)，年終干部和專業(yè)技術(shù)人員考核形成的考核材料表格等。在這些固定時(shí)間的活動(dòng)中，人事檔案管理人員要及時(shí)收集，防止時(shí)過(guò)境遷造成材料遺失和不全；把握變化規(guī)律。凡人事檔案記載的情況發(fā)生變化，就要相應(yīng)形成反映變化過(guò)程的材料，如職務(wù)、職稱變動(dòng)，必然形成職務(wù)、職稱任免表等；掌握信息普遍規(guī)律。凡是具有全局性、普遍性的工作，檔案管理人員要及時(shí)了解有關(guān)政策，向有關(guān)部門提出要求，不失時(shí)機(jī)地把有關(guān)檔案材料收集歸檔，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。

3.3規(guī)范檔案材料鑒定。

人事檔案的鑒別，是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，它決定材料的取舍，是維護(hù)人事檔案真實(shí)性和完整性的一項(xiàng)重要工作。所以要做到隨時(shí)收集、隨時(shí)鑒別，包括鑒別是否屬于人事檔案材料，手續(xù)是否齊全，格式、填寫是否規(guī)范，材料是否真實(shí)，把好材料“入口關(guān)”，剔除沒(méi)有價(jià)值的材料、假材料。

堅(jiān)持實(shí)事求是.以有關(guān)文件及相關(guān)部門制定的政策規(guī)定為依據(jù)判定材料的價(jià)值，確定材料的取舍，明確鑒別工作的政策、界限、工作程序及歸檔范圍。

堅(jiān)持具體問(wèn)題具體分析。文件各項(xiàng)規(guī)定對(duì)鑒別工作具有宏觀指導(dǎo)意義，但每一份材料所反映的具體問(wèn)題，是不可能從中央文件中都找到現(xiàn)成答案的，需要人事檔案工作者對(duì)具體問(wèn)題作具體的分析。確定材料的取舍，切忌主觀臆斷和望題生意，一定根據(jù)

材料的內(nèi)容和材料形成的客觀歷史條件來(lái)判定。

3.4拓展檔案利用范圍。

人事檔案利用工作，影響人事檔案工作的全局。做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.4.1檔案可與本人見(jiàn)面。有人說(shuō)“就那么一個(gè)小小的紙袋，卻跟著我們一生，不知什么時(shí)候，不知在哪件事，就會(huì)影響我們，甚至改變?nèi)松壽E。那里面裝著什么，寫著什么，我們卻不得而知”。據(jù)采訪，有83%的人認(rèn)為自己應(yīng)該有看到自己檔案的權(quán)利。所以，人事檔案逐漸與本人及直系親屬見(jiàn)面的措施的實(shí)行迫在眉睫。我們應(yīng)擴(kuò)大利用范圍、放寬利用限制、簡(jiǎn)化利用手續(xù)、多途徑多視角地向社會(huì)提供人才信息，充分發(fā)揮人事檔案作用。

3.4.2強(qiáng)化服務(wù)理念，發(fā)揮檔案信息資源的作用。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念,以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，而各級(jí)檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同，經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)、環(huán) 境 條件等都存在著差異，因此，在檔案管

理現(xiàn)代化方面不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開(kāi)，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，并注重總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，與時(shí)俱進(jìn)。