第一篇：辦公自動化與政府管理論文

內(nèi)容摘要：變革中的組織結(jié)構(gòu)、變化的人，轉(zhuǎn)瞬即逝的技術(shù)與一用即棄的設(shè)備，OA怎樣才是有生命力的？而我們的工作怎樣才真正具有價值？本文試圖探討圍繞前沿?zé)狳c話題“知識管理”展開對技術(shù)與管理的關(guān)系、知識管理在管理創(chuàng)新中的作用與意義、管理創(chuàng)新的征象問題的討論。筆者認(rèn)為，我國政府辦公自動化實踐中的最大不足是忽視了技術(shù)與管理的結(jié)合部，缺乏圍繞信息技術(shù)的管理新思想和新理論的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新是技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的基礎(chǔ)，對知識管理的探討是信息時代管理創(chuàng)新理論的立足點。

辦公自動化 管理 知識經(jīng)濟(jì) 制度創(chuàng)新

一、技術(shù)還是管理？

對于一個社會，管理和技術(shù)同等重要，但技術(shù)和管理的結(jié)合部比二者更重要。這是最新的“知識經(jīng)濟(jì)”理論提出的振聾發(fā)聵、發(fā)人深省的創(chuàng)見。它明確地表達(dá)了這樣一種一直被混淆的觀點：人類的首要和終極目標(biāo)不是為了追求技術(shù)而是為了追求知識，知識只有在具有創(chuàng)新能力的情況下才能被獲得。此外，現(xiàn)實的情形是，技術(shù)，特別是信息技術(shù)本身并不能直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，人們可以買到技術(shù)但卻不能僅靠金錢買到效率，（我們有太多的用錢堆砌起來的信息系統(tǒng)，在那里人們見慣了高技術(shù)與低效率畸形并存）。但盡管世人對技術(shù)成果必須經(jīng)由管理創(chuàng)新才能發(fā)揮作用不持異議，但如何使技術(shù)成果特別是信息技術(shù)成果實現(xiàn)管理創(chuàng)新卻是令所有人困惑的問題，而“知識經(jīng)濟(jì)”理論所提出的“知識管理”的探討，令人信服地抓住了問題的關(guān)鍵之處與核心精神。

二、知識與創(chuàng)新

在信息技術(shù)時代，知識與創(chuàng)新具有怎樣的特征與意義？美國《福布斯》雜志1998年4月22日題名為“迎接知識經(jīng)濟(jì)”的文章1很好地闡述了這一論題。主要內(nèi)容如下：

（一）信息技術(shù)時代的“知識”

知識與信息

文章指出，知識不同于信息，并且，“知識的首要目標(biāo)不是技術(shù)”。在信息技術(shù)時代知識的具體涵義和目的是：把信息與信息、信息與人、信息與過程聯(lián)系起來以促進(jìn)創(chuàng)新。其產(chǎn)生的過程及在信息時代的運用的具體目的是“信息與人類認(rèn)知能力的結(jié)合才導(dǎo)致了知識的產(chǎn)生。它是一個運用信息創(chuàng)造某種行為對象的過程，這正是知識管理的目標(biāo)”。

無形資產(chǎn)勝于有形資產(chǎn)

知識可分為顯性的和隱性的，正是隱性知識對發(fā)展具有潛力，但是目前能管理隱性知識的技術(shù)卻很少，知識管理的創(chuàng)造性就是體現(xiàn)在使隱性知識發(fā)揮巨大潛力的過程中，知識管理要開發(fā)提供處理隱性知識的技術(shù)“把隱性和顯性知識進(jìn)行處理用一種適合于用戶和商業(yè)環(huán)境的方式表現(xiàn)出來”。從上述意義而言，在信息技術(shù)時代，人們將重視無形資產(chǎn)更甚于有形資產(chǎn)。

（二）知識管理

關(guān)于知識管理的概念文章提出了如下幾點特征：

知識管理不是信息管理，其重點不是“技術(shù)和信息的開發(fā)”，而是“個人創(chuàng)新和集體的創(chuàng)造力”；

知識管理“不是一門技術(shù)而是各種可行解決辦法的一種綜合”，“是通過知識共享、運用集體智慧提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力”；

知識管理屬于管理經(jīng)營范疇，其實施在于建立激勵共享知識的機(jī)制，培養(yǎng)集體創(chuàng)造力。作者特別指出“創(chuàng)新和創(chuàng)造能力屬于經(jīng)營過程，但是以前幾乎沒有那個公司持這種觀點”。

三、知識管理與管理創(chuàng)新

（一）成就與反思

自1985年以來，我國制定了辦公自動化建設(shè)與發(fā)展的國家規(guī)劃，政府各部門開始了大規(guī)模的信息技術(shù)的引進(jìn)和信息系統(tǒng)的建設(shè)的進(jìn)程。1996年，國務(wù)院信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組開始制定《國家信息化“九五”規(guī)劃和2010年發(fā)展綱要》，顯示了我國為在下個世紀(jì)初的全球信息化浪潮的發(fā)展中走在前列而為之奮斗的決心。此后，在這十多年來的發(fā)展歷程中，政府部門的辦公自動化經(jīng)過了奠基、初創(chuàng)的階段，已進(jìn)入成熟期，然而，辦公自動化的建設(shè)是否在實質(zhì)上提高了我國政府的管理效率？在那些具體的方面提高了效率？在那些方面沒有？從投入與產(chǎn)出的分析來看，目前的辦公自動化建設(shè)是有效益的還是低效益的？我們應(yīng)當(dāng)如何評價政府辦公自動化系統(tǒng)的效益，包括當(dāng)前的和潛在的效益？

上述問題很少被認(rèn)真提出，而且也很難回答。眾所周知，我國的辦公自動化是靠技術(shù)設(shè)備的配置為主體,而不是以管理理論、管理思想特別是管理方案的創(chuàng)新為支撐點。以這樣的方式實行的辦公自動化是高投入和低產(chǎn)出的。目前我國政府的辦公自動化的效益既沒有被重視也沒有被普遍地進(jìn)行評估。在政府管理領(lǐng)域內(nèi)缺乏新理論和新思維。

不容否認(rèn)，我們對上述問題尚未能作出科學(xué)和明確的回答。特別是當(dāng)研究的領(lǐng)域不僅僅涉及純技術(shù)層面而且涉及到政府管理以及其間的復(fù)合關(guān)系時。對于在政府領(lǐng)域內(nèi)，如何使技術(shù)與設(shè)備的投入轉(zhuǎn)化為效益成果，當(dāng)前特別需要各領(lǐng)域?qū)＜易骺鐚W(xué)科的綜合性的探索與創(chuàng)造性的思維。從國際的經(jīng)驗來看，技術(shù)要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力必須經(jīng)過管理的創(chuàng)新。前述知識管理就正好為我們提供了一個思考復(fù)雜問題的切入點，是任何變革都必須具有的理論準(zhǔn)備。

（二）管理體制變革的征象

人類社會仍處于前信息社會，在發(fā)達(dá)國家，為信息技術(shù)時代所作的管理變革也只是初露端倪，但我們已經(jīng)能夠發(fā)現(xiàn)一些特定的征象，它們表現(xiàn)在如下一些方面變革：

組織結(jié)構(gòu)的改變

由于信息傳輸方式的根本改變，建立在逐級上傳下達(dá)方式基礎(chǔ)上的傳統(tǒng)金字塔式等級制的科層制組織結(jié)構(gòu)（包括政府組織和企業(yè)組織）正在逐步解體，有時可能會發(fā)生突變。七十年代，以阿爾文.托夫勒等為代表的未來學(xué)家對社會信息化特征作出過預(yù)測2，這些遠(yuǎn)見卓識的觀察和判斷以驚人的準(zhǔn)確性預(yù)言，將產(chǎn)生符合時代節(jié)拍的新的組織形式，組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出頻率越來越快的不穩(wěn)定性，非常規(guī)部門快速增長，職能部門依然存在，但越來越多為解決一個專門問題而一用即棄的小組在其中“時隱時現(xiàn)，快速來去?！毙碌慕M織形式將是暫時性很強(qiáng)、適應(yīng)信很強(qiáng)、變化迅速的，充滿著稍縱即逝的基本單位和流動性極強(qiáng)的個人。相應(yīng)的信息系統(tǒng)體系的建設(shè)也應(yīng)是具有靈活性和強(qiáng)適應(yīng)性的體系，特別是它導(dǎo)致重要的觀念改變：過去一直認(rèn)為并強(qiáng)調(diào)人――機(jī)系統(tǒng)要適應(yīng)人和機(jī)構(gòu)的要求和工作特點，而現(xiàn)在，情況變得模糊了，人和系統(tǒng)要更多地適應(yīng)信息時代的變化性的特點，更具體的說，是人在改變、要求人作更多的改變。工作崗位的流動與業(yè)務(wù)過程的多層面交互性

組織結(jié)構(gòu)的變化也會帶來工作崗位的不穩(wěn)定性。例如，今天美國的工作場所的非全日制工作崗位越來越多，同時，衡量工作結(jié)果的方式和觀念也大大改變，目前已有3/4的比率的工作脫離了按“崗位付酬”的舊觀念與舊制度，轉(zhuǎn)而為按“業(yè)績付酬”。

傳統(tǒng)官僚組織包括政府和大企業(yè)組織的科層制的典型特點是嚴(yán)格的專業(yè)分工、部門分工下的業(yè)務(wù)過程，在信息技術(shù)時代將大大改觀，取而代之的方式是跨專業(yè)學(xué)科、跨部門和跨地域的多層面的交互式業(yè)務(wù)過程。體現(xiàn)在軟件開發(fā)方面，有大量的關(guān)于“群件”的產(chǎn)品出現(xiàn)，適合不同層面的交互性業(yè)務(wù)過程：一項設(shè)計或一個總體方案是由不同地域不同部門的人實時交互進(jìn)行的，教師與他的學(xué)生動態(tài)、交互式完成授課，商家更多地與顧客群體一起在相互切磋的情況下完成交易。在所有這些活動的背后的支撐基礎(chǔ)設(shè)施是環(huán)球信息網(wǎng)絡(luò)。

知識型工作人員的工作方式

“知識型工作人員需要領(lǐng)導(dǎo)但不承認(rèn)等級”，這是被稱為美國管理理論界的泰斗的彼得.德魯克早在30年前就指出的。3他說，知識與任務(wù)而不是與等級相關(guān)，“任務(wù)決定一切而不是取決與姓名、年齡，或科目的預(yù)算，或從事這項任務(wù)的個別人的等級……所以知識必須象一個小組一樣地組織起來，其中由任務(wù)來決定誰負(fù)責(zé)、什么時候、負(fù)責(zé)什么、負(fù)責(zé)多長時間”。

（三）支持管理創(chuàng)新的系統(tǒng)特點

由上述信息時代管理體制變革的征象得出的初步結(jié)論是真正的管理創(chuàng)新必須是與這些變化相一致的，具體而言，包括以下幾個特點：靈活應(yīng)變性

無論是組織機(jī)構(gòu)還是信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)都應(yīng)以靈活應(yīng)變性作為主要性能指標(biāo)，單純數(shù)量上的增減并不能顯示改革成就的主要性能。英國《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志1993年9月一期對美國政府改革的評論文章4中指出“改革需要策略變化，消減工作人員只是精簡機(jī)構(gòu)的短期設(shè)計，當(dāng)時間到來時，需求會使機(jī)構(gòu)增加，這種作法不甚明智”。同樣的意見也可適用于我國今天的政府改革。

開放交互性

同樣，業(yè)務(wù)變化以及相關(guān)的信息系統(tǒng)都以能適應(yīng)和支持開放性和交互性為性能衡量指標(biāo)。其長期潛在的好處是這樣的系統(tǒng)和工作特點是促進(jìn)知識交匯同時也是促進(jìn)知識創(chuàng)新的。

知識中心性

等級威權(quán)正在信息時代的面前逐步瓦解。知識威權(quán)重于等級威權(quán)。對以知識為中心的工作的組織管理和支持是管理科學(xué)研究和信息系統(tǒng)構(gòu)造的中心課題。與我國傳統(tǒng)的尊重知識分子的觀念不一樣，知識分子只是一種身份，有時還演變?yōu)橐环N等級身份，而知識管理不重視等級身份重視的是知識，一切圍繞知識組織起來，既不為等級所阻隔也不為專業(yè)所阻隔。圍繞知識的任務(wù)一旦完成，組織的使命也就結(jié)束。所以，支持知識中心的組織機(jī)構(gòu)或信息系統(tǒng)是最有創(chuàng)造性的系統(tǒng)。

（四）知識管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)

上述關(guān)于支持管理創(chuàng)新特征的系統(tǒng)，即具有知識管理能力的下一代辦公自動化系統(tǒng)一定是一個基于Internet的系統(tǒng)，正是因為只有在Internet上才具有支持我們所說的創(chuàng)新特征的充分能力：靈活應(yīng)變、開放交互和知識中心性?，F(xiàn)在正是需要我們對基于Internet 網(wǎng)的“網(wǎng)上政府”或“網(wǎng)上辦公管理”作前瞻性思考的恰當(dāng)時機(jī)，需要實際地去預(yù)見其潛力和風(fēng)險，作出我們的積極響應(yīng)與對策。

四 政府與管理創(chuàng)新

政府能夠?qū)芾韯?chuàng)新產(chǎn)生巨大的推動力量。其主要作用不是撥款花錢而是建立促進(jìn)思想和理論的制度創(chuàng)新機(jī)制。另外，政府本身也是管理創(chuàng)新思想理論的巨大源泉。例如，美國克林頓政府在93年起相繼宣布了被稱為“重塑政府”理論的改革總計劃，報告中宣稱，需要將政府帶入信息技術(shù)時代，改革的核心是在政府領(lǐng)域內(nèi)引入市場文化。改革依據(jù)的理論大綱是奧斯本和蓋布勒的《重塑政府》一書。其正式文件是副總統(tǒng)戈爾辦公室于93、94年發(fā)布的三個重要文件5，《國家績效評價報告：創(chuàng)造優(yōu)異的領(lǐng)導(dǎo)與管理》、《國家績效評價報告：政府服務(wù)的改革建議與行動》

6、《國家績效評價報告：顧客至上――為美國人民服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)》7。上述改革取得了巨大的成功，美國多年來第一次出現(xiàn)趨近于收支平衡的局面。眾所周知，美國近年來經(jīng)濟(jì)的良好態(tài)勢主要是來自于兩方面的成果：一是美國在信息技術(shù)方面的領(lǐng)先優(yōu)勢，二是美國政府改革成功地減少了政府赤字，提高了政府效率。此外，美國企業(yè)界圍繞信息技術(shù)也提出過很多相應(yīng)的管理創(chuàng)新理論例如“重理”理論等，其作用都使技術(shù)方面的成果經(jīng)由管理創(chuàng)新轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。比較我國的情況，在理論界幾乎沒有提出過有代表性和有影響的圍繞信息技術(shù)的管理新思想和新理論，人們習(xí)慣于把管理與技術(shù)問題分開來，由不同的人去處理，衡量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的焦點主要是放在技術(shù)的新、高程度方面，而忽視了管理創(chuàng)新才能產(chǎn)生的知識開發(fā)與知識運用。這應(yīng)該說是我國自從1985年信息化進(jìn)程中最大的不足。

辦公自動化方面的學(xué)術(shù)活動一向不是技術(shù)開發(fā)性活動，而是技術(shù)轉(zhuǎn)化性的活動，我想一定會有越來越多與我志同道合的研究者會在技術(shù)與管理結(jié)合部的這個領(lǐng)域內(nèi)對知識管理和管理創(chuàng)新進(jìn)行更深入的討論。

第二篇：政府辦公自動化系統(tǒng)

政府辦公自動化系統(tǒng)

政府辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)政府機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學(xué)決策的信息系統(tǒng)。其總體目標(biāo)是：以先進(jìn)成熟的計算機(jī)和通訊技術(shù)為主要手段，建成一個滿足政府機(jī)關(guān)辦公自動化業(yè)務(wù)需要的辦公信息系統(tǒng)，使政府機(jī)關(guān)內(nèi)部各處室的公文和信息的交流暢通無阻，收到良好的社會效益。提供政府機(jī)關(guān)內(nèi)部各處室之間計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之間的信息交換和公文交流，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。

一、功能介紹

1.個人辦公

個人辦公主要用于個人事務(wù)的處理，包括電子日歷、電子郵件、活動安排、待辦文件、待辦事宜、個

人資料、個人通訊錄等應(yīng)用。其中工作日歷、電子郵件、活動安排為Notes 內(nèi)置的功能，屬于電子政務(wù)的

基本應(yīng)用；名片夾和待辦文件則是用戶個人事務(wù)安排。

電子郵件：用于收發(fā)Notes 電子郵件，很重要一點就是處理自己郵件庫中的待辦文件。工作日歷：計算機(jī)內(nèi)置的電子臺歷可使您輕松地安排的各項事務(wù)活動。待辦文件：集中處理來自各工作流應(yīng)用模塊中的批辦件，如公文處理中的收、發(fā)文件等。待辦事宜：可以根據(jù)用戶設(shè)置的事件計劃表來提醒用戶將準(zhǔn)備辦理哪些事情。個人資料：錄入個人信息，具有編輯、存儲、管理功能。

2、公文處理

公文處理系統(tǒng)提供了收文登記、辦理、查詢和歸檔，發(fā)文起草、辦理、登記和歸檔等功能，并具有透

明的文件運轉(zhuǎn)流的特征，文件辦理者可以及時、清楚地了解文件當(dāng)前運轉(zhuǎn)狀態(tài)，真正實現(xiàn)了流程跟蹤、監(jiān)

控“智能化”的功能。收文處理：對網(wǎng)上各單位發(fā)送來的辦文按類別、單位、密級等進(jìn)行分類登記，如果是“辦文”，則需

由文秘部門送交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件批示處理，“閱件”則需呈領(lǐng)導(dǎo)閱。發(fā)文處理：可以起草公文和辦理公文（如核稿、審稿、會簽、簽發(fā)等）。提供手工辦文與電子辦公的

結(jié)合，還提供各種辦理意見代填和流程切換的功能。督辦管理：對領(lǐng)導(dǎo)交辦或上級交辦的任務(wù)和有辦理期限的文件（通常來自收文系統(tǒng)中收文）進(jìn)行登記、督辦，提供文件辦理進(jìn)程的跟蹤，提醒經(jīng)辦人注意時間的安排。

信訪管理：為局舉報投訴中心或辦公室提供對信訪件進(jìn)行登記辦理和處理。

3、檔案管理 文件查詢：文件查詢庫自動接受來公文管理系統(tǒng)中各類收文和發(fā)文文件文檔，并提供給大家提供一個公文查詢的場所和文件歸檔功能檔案業(yè)務(wù)管理：檔案管理系統(tǒng)保存了所有已歸檔的文件供查詢（如查詢案卷定義、文件組卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借閱）和備案，是保存和管理檔案的場所。“檔案管理”不僅可以與公文處理系統(tǒng)結(jié)合

使用，處理已歸檔的收文、發(fā)文、簽報等文件，也可以獨立使用，用于登錄非公文處理系統(tǒng)處理的其他文 件。其中包含的檔案借閱，提供提供對系統(tǒng)內(nèi)人員借閱檔案的管理。

4、行政事務(wù)

提供諸如車輛管理、固定資產(chǎn)等具體業(yè)務(wù)處理功能，包括車輛管理、固定資產(chǎn)管理、接待管理、會議

管理、人事管理等。

業(yè)務(wù)審批：審批人在這里進(jìn)行統(tǒng)一的審批，不必再到各個數(shù)據(jù)庫里進(jìn)行審批。當(dāng)然，審批人也可以選

擇到他的郵件里審批。

車輛管理：由行政處對各部門使用車輛進(jìn)行網(wǎng)上管理，包括車輛安排、車輛動態(tài)顯示、派車單、車輛

檔案、車輛駕駛員、油耗、車輛維修保養(yǎng)等相關(guān)內(nèi)容管理。

固定資產(chǎn)管理：由行政處對全局固定資產(chǎn)進(jìn)行申請購買、登記、報廢等管理。后勤管理：由行政處對本局的清潔衛(wèi)生資料、水電使用情況等管理。接待管理：由辦公室、行政處對本局來訪人員的接待進(jìn)行安排管理。

呈批管理：對請假、資料搜集、會議室使用和計算機(jī)耗費品領(lǐng)用進(jìn)行管理。

會議管理：主要以一個月一次的局務(wù)會議為主，進(jìn)行會議的組織、會議室安排、人員通知與確認(rèn)、議題準(zhǔn)備與討論、會議紀(jì)要等管理。

工作計劃：配合會議管理，提供工作計劃的登記、審批和歸檔查詢。

人事檔案管理：對人事檔案進(jìn)行登記、編輯、刪除及進(jìn)行調(diào)動、任免操作。

5、綜合信息

提供質(zhì)監(jiān)信息、公告欄等一些信息查詢數(shù)據(jù)庫

質(zhì)監(jiān)信息：質(zhì)監(jiān)信息數(shù)據(jù)庫是個多功能的模塊，它集合了內(nèi)部辦公信息，以 簡報形式存在，形成正

式刊物。它還可以完成信息的統(tǒng)計和歸檔，便于瀏覽和管理。部門信息：用于登記一些部門內(nèi)的信息，用于在網(wǎng)上發(fā)布。

公告欄：用于發(fā)布各種會議公告、通知、消息等，發(fā)布后的信息所有網(wǎng)絡(luò)用戶都可以查閱。

網(wǎng)上討論：網(wǎng)上用戶就某一討論主題、討論熱點發(fā)表意見和見解，進(jìn)行思想交流。

6、綜合資料

綜合資料包括處室資料、通訊錄等一些資料數(shù)據(jù)庫。

政策法規(guī)：用于登記一些與本單位相關(guān)的國家重要法律條文及本系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定。處室資料：提供一些重要領(lǐng)導(dǎo)講話、互聯(lián)網(wǎng)資料及一些報紙、雜志、圖書資料。

通訊錄：既公用通訊錄，提供直屬機(jī)構(gòu)、分支機(jī)構(gòu)、三級機(jī)構(gòu)及一些其他重要單位的通訊信息，如地

址、郵編、電話等。

7、系統(tǒng)管理

管理員在這里進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、ACL 控制和主題詞維護(hù)等操作。

二、政府辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)問題分析

問題一：政府辦公自動化系統(tǒng)的核心是什么？

我們團(tuán)隊在開發(fā)之前，從各種渠道收集過許多不同廠商OA系統(tǒng)的產(chǎn)品說明，經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)大部分廣做宣傳的OA系統(tǒng)功能都比較豐富，比如公文管理、會議管理、檔案管理、車輛管理、人員管理等等很多功能，但這些OA系統(tǒng)真正讓政府客戶使用得效果如何呢？客戶最關(guān)心那一塊功能？這兩個問題我發(fā)現(xiàn)很多OA廠商沒有分析精確！這其實是政府OA系統(tǒng)開發(fā)中最關(guān)鍵的問題，如果這個問題解決不了，其它功能開發(fā)得再深入，再完善，也是無濟(jì)于事。我們分析很多部門政府客戶的需求，發(fā)現(xiàn)如下答案：

政府OA系統(tǒng)的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理與公文編輯器。有些客戶最開始要求廠商開發(fā)OA系統(tǒng)時，出于功能的豐富性，提出很多功能模塊的需求，比如車輛管理、會議管理以及其它輔助辦公管理模塊。但經(jīng)過一段時期的系統(tǒng)運行后，會發(fā)現(xiàn)90%的政府工作人員，90%的時間都只應(yīng)用公文管理模塊，所以這個模塊出得問題最多，客戶的定制需求也最多。其它功能模塊最終會成為一種擺設(shè)（除非領(lǐng)導(dǎo)有特殊要求，但即使領(lǐng)導(dǎo)有要求，因為最開始開發(fā)時，沒有深入調(diào)研相關(guān)業(yè)務(wù)部門的需求，這些功能模塊最終還是用不起來）。

所以筆者建議，客戶方和OA開發(fā)廠商應(yīng)該拿出80%的精力放在公文管理模塊中來，以滿足絕大多數(shù)用戶使用OA系統(tǒng)的需求。至于其它功能模塊，比如車輛管理、會議管理，其實可以做為業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)來定制開發(fā)，不歸于OA系統(tǒng)，單獨調(diào)研，單獨開發(fā)。

筆者可能有些逆潮流而為之嫌，因為目前的OA概念是“協(xié)同OA”，要求OA系統(tǒng)解決全部的政府辦公需求。但筆者認(rèn)為“協(xié)同OA”是OA系統(tǒng)+各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)+基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理+統(tǒng)一權(quán)限管理。所以核心OA系統(tǒng)的主要建設(shè)目的是解決公文流轉(zhuǎn)問題、解決無紙化辦公問題、解決電子公章問題。

問題二：公文流程問題，是應(yīng)用工作流，還是讓客戶自行動態(tài)定義流程？

我發(fā)現(xiàn)IT真是個炒概念的領(lǐng)域，前兩年炒得比較熱的“工作流系統(tǒng)”，近期已經(jīng)歸于平靜。本人就是不相信，或者不相信國內(nèi)的IT公司近期能做出一個可以解決全部業(yè)務(wù)功能需求的“萬能、通用系統(tǒng)”，如果能做出這種系統(tǒng)，肯定是Microsoft公司，如果連Microsoft公司都不做這種系統(tǒng)，您認(rèn)為有必要做嗎？

本人認(rèn)為這個概念的出發(fā)點是好的，想抽象出系統(tǒng)的流程邏輯部分，減輕二次開發(fā)的工作量。但到了中國IT同事這里，好象就有些走調(diào)了，變成了萬能地、通用地可以解決全部問題的系統(tǒng)。好了，不說了，本人其實不懂工作流，瞎說一通，內(nèi)行人不要見怪。

言歸正傳，問個問題：“您說，政府客戶的工作流程能事先定義好嗎？”我感覺至少在中國是不能定義的，因為可變的情況太多。比如，一篇公文如果是普通工作人員擬稿，則需要部門領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān);但如果是部門領(lǐng)導(dǎo)自己擬稿呢？這只是最簡單的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在辦事流程中，即使經(jīng)手的政府工作人員可能有時也不知道下一步應(yīng)該如何辦，所以才經(jīng)常去請示領(lǐng)導(dǎo)。

因此，我認(rèn)為政府客戶不需要，也不可能用一個事先定義好流程的辦公自動化系統(tǒng);而是需要一個可以每一步都讓客戶自己動態(tài)選擇下一步操作和對象的動態(tài)流程辦公自動化系統(tǒng)。

問題三：如何讓OA系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)管理更加方便？

其實這又回到一個問題，是“以技術(shù)為中心”，還是“以客戶為中心”，政府客戶當(dāng)然要求以“客戶為中心”。所以很多招標(biāo)文件中都要求“系統(tǒng)簡單易用、便于維護(hù)”。這到也是，花了錢，誰還想買個負(fù)擔(dān)。

但目前的主流OA系統(tǒng)，維護(hù)使用便捷性如何呢？我可以舉個例子，目前很多政府OA系統(tǒng)都是基于Domino開發(fā)的，從前使用這種OA，必須要求客戶首先培訓(xùn)Notes?，F(xiàn)在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系統(tǒng)，最終客戶的方便性是提高了，但系統(tǒng)管理員還是沒有脫離苦海，用戶管理、系統(tǒng)配置沒有經(jīng)過專業(yè)的Notes培訓(xùn)，的確是用不起來。

所以我認(rèn)為好的政府OA系統(tǒng)，要解決各種最終用戶的使用便捷性。解決方案有：應(yīng)用其它開發(fā)平臺，比如J2EE或者.NET。這樣才可以從根本上解決最終用戶的使用方便性，系統(tǒng)管理員維護(hù)的便捷性。

第三篇：辦公自動化論文

小議辦公自動化的發(fā)展趨勢

辦公自動化(Office Automation,簡稱 OA 是 20世紀(jì) 70年代中期發(fā)達(dá)國 家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的 OA 經(jīng)過從 80年代末至今 10多年 的發(fā)展, 已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品, 發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的 大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在, 辦公自動化到底要解決什么問題呢?我們說, 辦公自 動化就是用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化, 就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán) 境, 使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。辦公自動化沒有統(tǒng)一的 定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù), 都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。辦公自動化 設(shè)備中有各種機(jī)器,如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印 機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等,這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備,或稱硬件。而各種 信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件, 例如, 計算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理 軟件、專項工作程序軟件等等。

具體來說,辦公自動化主要實現(xiàn)下面七個方面的功能: ▲(一 建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng),使組織內(nèi)部的通信 和信息交流快捷通暢。

▲(二 建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場 所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù) 交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播, 使員工能夠 了解單位的發(fā)展動態(tài)。

▲(三 實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤,解決 多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題, 實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道, 各個單 位都存在著大量流程化的工作,例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯 報等, 都是一些流程化的工作, 通過實現(xiàn)工作流程的自動化, 就可以規(guī)范各項工 作,提高單位協(xié)同工作的效率。

▲(四實現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n(包括各種文件、知識、信 息 能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用, 并有一個方便的查找手段。每個單位都 會有大量的文檔, 在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因 此,文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外,在手工辦公的情況 下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了, 需要什么東西不能及時找到, 甚至 找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化, 通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的 保管, 按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后, 比如說, 某個單位來了一 個新員工, 只要管理員給他注冊一個身份文件, 給他一個口令, 他自己上網(wǎng)就可 以看到這個單位積累下來的東西, 規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等, 只要他的身份 符合權(quán)限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)?！?五輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多,像會議管理、車輛管理、物品管 理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公, 實現(xiàn)了這 些輔助辦公的自動化。

▲(六信息集成。我們每一個單位,都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng),如購銷存、ERP 等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng),企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里,辦公自動化系 統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成, 使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信 息,提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

▲(七 實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以 及移動辦公?，F(xiàn)在來講, 地域分布越來越廣, 移動辦公和跨地域辦公成為很迫切 的一種需求。

隨著科技, 經(jīng)濟(jì)及社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步, 管理和辦公活動的重要性日漸突 出, 引起了各級領(lǐng)導(dǎo)者, 管理學(xué)者以及技術(shù)人員的普遍重視。20世紀(jì) 60年代以 來, 在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動下, 辦公室也開始了以自動化為重 要內(nèi)容的 “ 辦公室革命 ” ,也稱為 “ 管理革命 ” ,其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù) 和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量,將管理與辦公活動納入到自動化 /現(xiàn) 代化的軌道中。辦公自動化(簡稱 OA 是 20世紀(jì) 70年代中期在發(fā)達(dá)國家迅速發(fā) 展起來的一門綜合性技術(shù)。辦公自動化或辦公信息系統(tǒng)(簡稱 OIS 是現(xiàn)代信息社 會的重要標(biāo)志之

一,涉及到系統(tǒng)工程學(xué),行為科學(xué),管理學(xué),人機(jī)工程學(xué),社會 學(xué)等基本理論以及計算機(jī), 通信, 自動化等支撐技術(shù), 屬于復(fù)雜的大系統(tǒng)科學(xué)與 工程。

科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,在各個領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件, 社會向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動生產(chǎn)率大踏步前進(jìn)?？茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也 使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動的高度結(jié)合 為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的 勞動方式發(fā)生了巨大的變化。辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上 代替了原來的文房四寶, 辦公桌上的打字機(jī)被計算機(jī)文字處理機(jī)所取代, 辦公室 墻邊的文件柜被又小又薄的 “ 磁盤 ” 所取代, 包括記錄, 起草, 編輯, 修改, 打印, 存檔, 復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作, 無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮 了, 這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動, 而且大大提高了辦公效率, 改善了辦 公環(huán)境, 使人們從原先繁重的重復(fù)性, 例行性的辦公事務(wù)中解放出來, 從而有更 多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上。用于辦公室工作 的這些技術(shù)越來越先進(jìn), 設(shè)備越來越多, 功能越來越強(qiáng),性能也越來越高, 這為 實現(xiàn)辦公自動化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。例如, 用于處理辦公信息和進(jìn)行 協(xié)同工作的各種計算機(jī)(包括微型機(jī), 超級小型機(jī)和中, 大型機(jī);起草文稿用的文 字(詞 處理機(jī);制作報表用的電子表格打印機(jī);編排各種文件,資料格式等的電子 臺式出版系統(tǒng);存放,管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng);自動控制各種工作 流程的辦公自動化系統(tǒng);支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會議系統(tǒng);計算機(jī)通信用的局 部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī),傳真機(jī);復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等,這 些技術(shù)和設(shè)備對辦公室工作提供有力的支持, 在不同程度上為辦公室工作的自動 化提供了現(xiàn)代化的推動手段。

在這些技術(shù)和設(shè)備中, 對辦公室自動化的發(fā)展起最顯著作用的是計算機(jī)信息 處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。信息處理技術(shù)得益于計 算機(jī)的高速處理能力, 沒有計算機(jī)技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)。信息處理 技術(shù)也延伸了辦公室業(yè)務(wù)處理的內(nèi)涵, 成為辦公室自動化的主要技術(shù)手段, 其內(nèi) 容也在不斷地深化和豐富。近年來, 計算機(jī)工業(yè)和產(chǎn)品的飛速發(fā)展擴(kuò)大了信息處 理技術(shù)的應(yīng)用范圍, 也使辦公室信息處理技術(shù)向縱深方向發(fā)展, 并不斷擴(kuò)大其應(yīng) 用范圍。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展, 有可能使相隔任意距離的辦公室之間, 超越空間 的界限,實現(xiàn)處

于不同地點的辦公室之間的同時辦公。Internet ,數(shù)據(jù)倉庫與數(shù) 據(jù)挖掘, 電子郵件, 多媒體信息的傳輸與處理, 電子數(shù)據(jù)交換, 信息安全等新技 術(shù)使辦公室自動化技術(shù)更上升到一個新的技術(shù)境界。信息處理和信息通信兩者的 緊密結(jié)合, 使辦公室自動化技術(shù)具有更高的效能, 也是辦公室自動化技術(shù)發(fā)展的 重要趨勢。

辦 公 自 動 化 設(shè) 備 應(yīng) 用 與 維 護(hù)

班級 :工商管理 2101 學(xué)號 :3102103103 姓名 :方華成

第四篇：辦公自動化論文

辦公自動化技術(shù)的發(fā)展對秘書工作的影響 論文

摘要:本文主要論述辦公自動化技術(shù)在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用領(lǐng)域及辦公自動化技術(shù)的發(fā)展對秘書工作產(chǎn)生的負(fù)面影響。

關(guān)鍵詞 辦公自動化 現(xiàn)代秘書工作 影響

一、現(xiàn)代秘書工作中辦公自動化技術(shù)的發(fā)展。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,尤其是計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)入了各級黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的辦公室。現(xiàn)代秘書工作和過去傳統(tǒng)意義上的秘書工作相比，發(fā)生了重大變化。以往起草文件材料，都是秘書人員手寫,再交給打字員校對打印。而現(xiàn)在，有了電子計算機(jī)和打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,秘書人員從文件的起草直到印制，這一系列的工作可以一氣呵成。不光是文件材料的起草，辦公自動化技術(shù)已經(jīng)滲透到秘書工作的方方面面，比如公文處理、會議組織等等。而且，辦公自動化技術(shù)在現(xiàn)代秘書工作中的占有重要地位。同時，這也給我們從事秘書工作的人員提出了更高的要求。

二、辦公自動化技術(shù)在現(xiàn)代秘書工作中的主要應(yīng)用領(lǐng)域。

（一）辦公自動化技術(shù)在文書處理中的應(yīng)用。

1、發(fā)文處理

公文的制發(fā)，主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序?，F(xiàn)在，公文的撰寫主要是用word軟件在電腦上完成。這樣的好處主要體現(xiàn)在通過電腦排版的文檔，可以很方便地對文檔進(jìn)行修改，且不會留下任何痕跡。文檔的字體、字號和格式等均可以根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置，使得公文的格式更加規(guī)范，也體現(xiàn)出了公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。而且，再加上打印機(jī)的復(fù)印機(jī)等輔助設(shè)備，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻煩。

2、收文處理

以往傳送一份文件，多是通過郵政系統(tǒng)靠人工投送，速度相對來說比較慢，而且還不排除在投送過程中會出現(xiàn)丟失、損毀、投送錯誤等情況。如果是普發(fā)性文件，還需要一筆不小的開支。而現(xiàn)在，通過傳真機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)傳輸文件，是一種“點對點”的傳輸方式。一般情況下，只有收發(fā)雙方知道文件的內(nèi)容，避免了在文件傳送過程中機(jī)密的泄露。不僅速度快，而且成本相對低廉。正是因為如此，“無紙化辦公”現(xiàn)在越來越受到人們的重視。

3、文書的整理和歸檔

文件辦理完畢之后，就需要把其中有保存價值的那些文件材料作為檔案資料分門別類地整理、保存起來，作為以后工作的參考。在過去，這些檔案資料常常需要專門的庫房和設(shè)備來保存。而庫房的容量總是有限的，若干年以后，總會飽和。只能再選址建造新的庫房，添置新的設(shè)備，這無疑需要大筆的資金投入。文件的整理和歸檔包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等環(huán)節(jié)，是一系列紛繁復(fù)雜的工作，處理起來十分麻煩。任何一個環(huán)節(jié)上出了問題，都會直接影響到后面工作的進(jìn)行。尤其是在大型的檔案室和檔案館，檔案整理工作更加要做到細(xì)致、準(zhǔn)確。況且，由于檔案材料多為紙質(zhì)的文件，在保管過程中要求比較高。比如，不能有日光直射，還要防火防盜，防止檔案的損壞和霉?fàn)€等等。而現(xiàn)在，有了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，這些問題都可以得到解決。我們我們可以把文件資料制作成電子文檔，保存在容量巨大的硬盤中或者刻錄成光盤，庫房和檔案柜自然就不需要了。什么時候需要，直接從電腦中調(diào)出來就行了。這樣算起來，日常的保管成本還是相對低廉的。另外，對于重要的或者珍貴的檔案資料，如果需要，還可以采取復(fù)制、影印等方式提供復(fù)制件，從而更好地保存原件不被損壞。文件的檢索工作也可以交給計算機(jī)去做。文件標(biāo)注主題詞，就為文件檔案實行信息化管理和利用提供了方便。

（二）、辦公自動化技術(shù)在組織會議中的應(yīng)用。

無論是黨政機(jī)關(guān)還是公司企業(yè)，在日常的管理活動中，大大小小的會議總是必不可少的。而每開一次會議，總是要衍生出一大筆這樣那樣的費用。比如食宿交通、會議的場地設(shè)備、招待費用，文件材料等等。一年下來就是一筆相當(dāng)大的開支，再加上有的領(lǐng)導(dǎo)，無論大小事情，都把大家召集起來開會。這就使得會議更多，花費更大。以致有外電說中國是“文山會?！?，會議泛濫成災(zāi)。從某種意義上來說倒也是事實。其實，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，我們應(yīng)該對會議方式進(jìn)行改革，除了重要的大型會議以外，其他會議可以根據(jù)實際情況靈活采用電視、電話、網(wǎng)絡(luò)會議等新的會議方式。這些方式和傳統(tǒng)的會議方式相比，其突出的特點就是方便快捷，不受時間空間的限制。更重要的是其運行成本相對低廉，節(jié)約了開支。

開會還有一項重要的工作，就是對領(lǐng)導(dǎo)講話和會議情況的記錄和整理。有人認(rèn)為，最好的記錄方式還是手寫速記。它方便、不受場地和設(shè)備的限制。只要一支筆、幾張紙就可以了。我不否認(rèn)速記是秘書人員應(yīng)該掌握的一項基本技能，它具有其他方式不可替代的優(yōu)越性。但是，在有條件的情況下，把速記和錄音、錄像、電子速錄機(jī)等現(xiàn)代化的手段和方式結(jié)合起來，效果可能會更好。因為速記的效果和速記人員的能力和水平有很大的關(guān)系。而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)可以彌補(bǔ)人在這方面的不足，把二者結(jié)合起來，效果會更好。

三、辦公自動化技術(shù)給現(xiàn)代秘書工作帶來的負(fù)面影響及其應(yīng)對策略。

任何事物都具有兩面性，辦公自動化技術(shù)的發(fā)展雖然給現(xiàn)代秘書工作帶來了很大的改變，給秘書人員的工作帶來了許多便利，但是，也產(chǎn)生了很多負(fù)面的影響。而且，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，這些弊端也日益明顯，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、網(wǎng)絡(luò)的不安全因素給信息安全和保密帶來的負(fù)面影響及其應(yīng)對策略。

網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，它給人類帶來了豐富的共享資源和方便的溝通交流的同時，也給人們的隱私和信息安全帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。病毒、黑客、系統(tǒng)漏洞層出不窮，令人防不勝防，你的電腦隨時隨刻可能被攻擊。個人信息被曝光，重要的文件和信息資料被竊取。而秘書人員由于職業(yè)的特殊性，在保證信息安全方面更加要高度重視。平時要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，采取一些必要的措施，保證信息安全。比如：重要文件的加密和備份；定期用殺毒軟件查殺病毒；殺毒軟件和防火墻要及時升級，更新?lián)Q代；電子信箱和各種電子帳戶的帳號和密碼應(yīng)該設(shè)置成“字母＋數(shù)字”這種不易被人破譯的形式；保存有重要和機(jī)密信息的電腦不得連接互聯(lián)網(wǎng)，等等。由于網(wǎng)絡(luò)自身存在著各種缺陷，再加上某些別有用心的人的惡作劇，要想徹底消除病毒的危害是不現(xiàn)實的。但是，我們可以采取防范措施盡量降低到最小的程度。

（二）、過分依賴辦公自動化不利于秘書人員文字與語言能力的提高。

現(xiàn)代社會，人們的生活已經(jīng)離不開電腦和網(wǎng)絡(luò)了。這兩樣?xùn)|西本來應(yīng)該是人類的助手，而現(xiàn)在卻有相當(dāng)一部分人把它們當(dāng)成了依賴的對象。領(lǐng)導(dǎo)交待起草一份文件材料，秘書根本不用動筆寫，連草稿都是在電腦上打出來的。還有的一篇文章東拼西湊，沒有條理性，一看就知道是在網(wǎng)上找的材料，東一點西一點拼湊起來的。如果長期這樣，秘書駕馭語言、文字的基本能力將會不斷退化，久而久之，還會使人變得浮躁，投機(jī)取巧，工作不踏實。

現(xiàn)在媒體上經(jīng)常有這樣的報道：有些大學(xué)畢業(yè)生由于平時過分依賴電腦，很少寫字，以致于在求職找工作的時候，填寫一份簡歷，竟然錯字連篇，很多常用字都不會寫了，用人單位自然不會錄取了。我們現(xiàn)在即將走出校門，走向社會，而且我們今后要從事的工作是整天和文字打交道的。所以，我們對于從事秘書工作的一些基本技能，比如文書的起草、調(diào)查研究、速記等還是要熟練掌握的?，F(xiàn)在的新技術(shù)和新設(shè)備越來越多，我們都應(yīng)該努力掌握，但是，筆頭上的文字功夫?qū)γ貢鴣碚f就是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，無論到什么時候，電腦始終無法完全取代人腦。只有我們熟練掌握各種基本技能，將來才能勝任秘書工作，對我們自己的個人素質(zhì)和能力也是一個提高。

四、總結(jié)。

辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，一方面使現(xiàn)代秘書工作和過去傳統(tǒng)的工作方式相比發(fā)生了重大變化。許多新技術(shù)、新設(shè)備的投入使用，極大地促進(jìn)和推動了秘書工作現(xiàn)代化的發(fā)展；另一方面，因為技術(shù)本身存在著缺陷，也因為一些人為因素，辦公自動化技術(shù)也給人類帶來了許多新的考驗和挑戰(zhàn)，有許多新問題等待著人們?nèi)ソ鉀Q。但是，總的看起來，辦公自動化技術(shù)的發(fā)展對秘書工作的影響還是積極的，進(jìn)步的。我們要繼續(xù)擴(kuò)大其影響中積極有利的一面，對于其影響中消極的一面，要努力克服，盡量減小。努力提高現(xiàn)代秘書工作中的科技含量，推動和促進(jìn)辦公自動化技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，使其在現(xiàn)代秘書工作中發(fā)揮出更大的作用。

第五篇：辦公自動化論文

辦公自動化

對現(xiàn)代企業(yè)運作和管理的影響

————《辦公自動化》期末論文

辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)運作和管理的影響

本學(xué)期我選修了一門叫《辦公自動化》的課程，記得開學(xué)拿到這 門課的教科書時，我簡單的翻看了這本書的目錄部分，發(fā)現(xiàn)這門課程就是教我們怎么做word、excel之類的，這點有點類似于我們大一第一學(xué)期上的《計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》，于是我便覺得都是已經(jīng)學(xué)過的東西，何必要再學(xué)呢？可是，直到真正接觸到這門課程的時候我才發(fā)現(xiàn)我錯了，我把它想得太簡單了。

《辦公自動化》并不是一門簡單的教你使用Microsoft office軟件的課程，而是一門教你在現(xiàn)代企業(yè)工作中實際運用Microsoft office的課程，它把office軟件詳細(xì)運用到企業(yè)的生產(chǎn)、管理、財務(wù)等各方各面。認(rèn)真學(xué)習(xí)這門課程對我們將來的就業(yè)能力有極大的提升作用。

那么，實現(xiàn)辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)運作和管理有什么影響呢？ 首先我們應(yīng)當(dāng)知道何謂“辦公自動化”。辦公自動化（Office Automation）簡稱OA，據(jù)“百度百科”描述“辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式?！鞭k公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)、通信、辦公自動化工具進(jìn)一步走向融合，計算機(jī)已經(jīng)成為辦公自動化最基本的工具，一系列的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)都以計算機(jī)為中心。所以要討論辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)運作和管理的影響基本可以從計算機(jī)的應(yīng)用對企業(yè)運作管理的影響

場之間架起一座“橋梁”。在企業(yè)之間有利于加強(qiáng)交流與合作；在企業(yè)內(nèi)部有利于優(yōu)化的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性；在企業(yè)與市場之間有利于信息的有效收集，利于企業(yè)做出正確的決策。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用，可以說，一個能充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)，才能獲得長足的發(fā)展，一個不善于利用網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)必定會被淘汰。

除了Microsoft office軟件和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之外，其他如計算機(jī)安全與維護(hù)、其他辦公軟件和程序的應(yīng)用對現(xiàn)代企業(yè)的運作和管理也有很大的作用，計算機(jī)的安全與維護(hù)是辦公自動化過程的技術(shù)保障，而其他辦公軟件如Outlook、WinRAR、ACDSee、Windows Media Player等軟件的應(yīng)用，對辦公自動化有極其重要的輔助作用。

計算機(jī)作為辦公自動化最基本的工具，是一系列的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)的中心，如果沒有計算機(jī)，那么現(xiàn)代企業(yè)的運作和管理會變成什么樣子呢？

通常在辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。如果沒有計算機(jī)，那么這些工作基本都是由人工來完成，這樣不僅工作效率不高，耗費大量的人力物力，而且工作的準(zhǔn)確度也會降低，管理起來也有很大的難度。這時候出現(xiàn)了計算機(jī)，采用計算機(jī)文字處理技術(shù)可以生產(chǎn)各種文檔，計算機(jī)可以存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等可以復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔。這其實都是辦公室自動化的

整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

可以這樣說，沒有計算機(jī)，就沒有辦公自動化；沒有辦公自動化，就沒有現(xiàn)代企業(yè)；沒有現(xiàn)代企業(yè)，就沒有現(xiàn)在我們豐富多彩的日常生活。辦公自動化自提出到現(xiàn)在已有了20多年的發(fā)展歷史。這20多年來，不論是生產(chǎn)領(lǐng)域還是生活領(lǐng)域，都因為計算機(jī)的廣泛應(yīng)用而發(fā)生了翻天覆地的變化。

在生產(chǎn)領(lǐng)域，辦公自動化主要為現(xiàn)代企業(yè)運作和管理實現(xiàn)了七個功能，(一)建立內(nèi)部的通信平臺；(二)建立信息發(fā)布的平臺；(三)實現(xiàn)工作流程的自動化；

（四）實現(xiàn)文檔管理的自動化；

（五）輔助辦公；

（六）信息集成；

（七）實現(xiàn)分布式辦公。這七個功能基本就是辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)運作和管理的影響的概括。

我們?yōu)槭裁匆獙W(xué)習(xí)“辦公自動化”？由于辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)，辦公自動化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。越來越多的人已經(jīng)認(rèn)識到學(xué)會使用計算機(jī)的重要性，迫切的希望掌握計算機(jī)的基礎(chǔ)知識和操作技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

不僅是我們個人，這也是現(xiàn)代企業(yè)所需要的，辦公自動化已成為企業(yè)現(xiàn)代化管理的必然趨勢。相信不久的將來辦公自動化可以更加廣泛的應(yīng)用，新一輪的變革即將到來。

曾獻(xiàn)文2010010405 10級本會四班