第一篇：現(xiàn)代辦公自動化對秘書的能力要求

試論現(xiàn)代辦公自動化對秘書能力的要求

摘 要

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，高科技的引進，辦公自動化的不斷革新沖擊了秘書人員的理念，改變了文秘工作方式，提高了工作效率，秘書行業(yè)越來越向著專業(yè)化、職業(yè)化和社會化方向邁進。辦公自動化要求秘書人員應不斷更新知識，完善自身，與時俱進。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 辦公自動化 文秘能力

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。

我國辦公自動化發(fā)展較晚，自1970年代開始發(fā)展，大致經(jīng)歷了三個階段。第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如電話、復印機等；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理和進行人事財務等信息的管理；第三個階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡技術(shù)的普遍使用，這一階段通過利用網(wǎng)絡實現(xiàn)了文件共享、網(wǎng)絡打印共享等工作。今天的辦公自動化已是一個包括文字處理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、辦公事務處理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體化的辦公自動化系統(tǒng)。

一、現(xiàn)代辦公自動化的特點

網(wǎng)絡的飛速發(fā)展伴隨著新型辦公設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，更著重于辦公信息的共享、傳遞、組織、交換和監(jiān)控的實現(xiàn)。協(xié)同文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等多種信息為一體，公文管理、數(shù)據(jù)決策分析系統(tǒng)等各個業(yè)務為一體的統(tǒng)一的數(shù)字中樞神經(jīng)系統(tǒng)。現(xiàn)代辦公自動化的特點主要體現(xiàn)在：

具有靈活可拓展的基礎(chǔ)構(gòu)架。要在各個應用層面上有良好基礎(chǔ)框架才能實現(xiàn)新時期網(wǎng)絡時代辦公自動化的優(yōu)勢。將單位各部門應用的數(shù)據(jù)信息通過各個信息點主動采集并共享出來。需注意不同級別層面的辦公自動化需求和實現(xiàn)的方式會

有一定的區(qū)別。分布在各個層次上需求的應用要很好的統(tǒng)一在一起，形成科學、高效、可量化的應用數(shù)據(jù)，這對基礎(chǔ)框架平臺起著決定性的作用。

具有強大的自定義功能。這是由單位的組織結(jié)構(gòu)決定的。單位的領(lǐng)導和監(jiān)管機構(gòu)其辦公應用功能較多的集中在分析、統(tǒng)籌和決策等方面?；鶎訂挝坏穆毮芑顒又饕跇I(yè)務處理上，同時接受上一級的監(jiān)管和統(tǒng)籌規(guī)劃。其辦公自動化建設(shè)重點在以收發(fā)文為主的公文管理和各種業(yè)務系統(tǒng)的結(jié)合。不同級別對其對應的業(yè)務需求及公文收發(fā)的要求使辦公自動化必須具備高靈活性。其次單位為了不斷提高在市場中的競爭力，必須不斷進行業(yè)務流程的重組。這種機構(gòu)改革、系統(tǒng)管理優(yōu)化的需求，要求辦公自動化建設(shè)必須能適應日后經(jīng)常性的變化，具備靈活的自定義功能。

能實現(xiàn)量化考核并具備分析決策的能力。生產(chǎn)力的發(fā)展導致信息量的增加，從而推動了辦公自動化的發(fā)展。如今全球信息化網(wǎng)絡化的發(fā)展迅猛的改變著人們的生活、工作等方方面面。然而，辦公自動化的實現(xiàn)不僅要求實現(xiàn)辦公信息的自動化流轉(zhuǎn)和管理，而且也要求對這些自動化形式下產(chǎn)生、處理、信息的量化管理，同時也對領(lǐng)導的工作提供了輔助。業(yè)務活動的信息和方案由計算機提供給領(lǐng)導評估決策，并由人決定，這充分體現(xiàn)出發(fā)揮現(xiàn)代科技的決策輔助作用。

具有系統(tǒng)內(nèi)部廣域網(wǎng)應用功能和遠程辦公功能。如果單位存在跨地域的關(guān)系，并且之間的信息和數(shù)據(jù)的傳遞頻繁，就要充分利用網(wǎng)絡技術(shù)。這是當今辦公自動化的一個重要手段。

具備有高速、大容量、寬帶的傳輸網(wǎng)絡。分布式計算技術(shù)的一種，其最基本的概念，是透過網(wǎng)絡將龐大的計算處理程序自動分拆成無數(shù)個較小的子程序，再交由多部服務器所組成的龐大系統(tǒng)經(jīng)搜尋、計算分析之后將處理結(jié)果回傳給用戶。透過這項技術(shù)，網(wǎng)絡服務提供者可以在數(shù)秒之內(nèi)，達成處理數(shù)以千萬計甚至億計的信息，達到和“超級計算機”同樣強大效能的網(wǎng)絡服務。這是今后發(fā)展的主攻方向。

二、辦公自動化與秘書的關(guān)系

在科學極速發(fā)展的浪潮推動下，辦公設(shè)備種類越來越多，性能也日益增強，這對辦公自動化的發(fā)展創(chuàng)造了條件。例如起草文稿的文字處理機、復印資料用的復印機、管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng)、計算機通信用的局部網(wǎng)絡系統(tǒng) 2

等，這些技術(shù)和設(shè)備對辦公室工作的發(fā)展提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的現(xiàn)代化起了推動的作用。

秘書工作在辦公自動化環(huán)境中的主要內(nèi)容：一是文字管理工作。在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如文件、信函、報表、數(shù)據(jù)等的詳細情況，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動。二是信息管理工作。秘書工作的信息管理主要有采集工作、加工處理工作、信息傳遞工作。秘書工作中可以高效率的采集資料，上報文件，使信息能夠在網(wǎng)絡中得到資源共享。三是檔案管理工作。在辦公自動化環(huán)境中，秘書的檔案管理工作主要有整理、保管和保密。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等存儲介質(zhì)，秘書人員在保管這些信息時，首先要將信息分類，保存在適當?shù)慕橘|(zhì)上，確定標識的全宗名，然后劃分全總?cè)?，最后進行編號和排列。秘書的檔案保管工作是一項重要的工作，要保證檔案的安全和完整。秘書人員在保管檔案時要保持磁帶機、軟盤驅(qū)動器、清潔機的清潔，定期對其進行檢查、復制更新。

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，高科技的引進，先進的設(shè)備連續(xù)地、自動地處理辦公例行公事，極大的提高了秘書的工作效率。網(wǎng)絡不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關(guān)系，給秘書人員打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分獲取知識，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，導致影響使用，現(xiàn)在通過網(wǎng)絡，可以在網(wǎng)上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關(guān)鍵。網(wǎng)絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經(jīng)濟信息傳播和處理管理的需要，克服了原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題都得到了有效的解決。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步拓展，這就使得秘書人員有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領(lǐng)導授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。

計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的飛快發(fā)展，改善了辦公管理，中文處理 3

技術(shù)、計算機軟件開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、人工技能技術(shù)等的發(fā)展促使秘書思維高度開發(fā)，思維由此而變得活躍，工作效率不斷提高，使管理向科學化、規(guī)范化、自動化和高效化的高層次發(fā)展。例如在會務管理方面可以用辦公自動化系統(tǒng)輔助完成。由于會議工作復雜，給秘書安排工作帶來了困擾，然而，利用辦公自動化系統(tǒng)中的電子議程表安排會議，很快就安排好了，使秘書能夠輕松的安排大量會議。

在辦公自動化這個大環(huán)境下，有些工作已經(jīng)全部自動化，秘書只是一個監(jiān)督和照看的作用。這里強調(diào)的是辦公自動化的秘書工作。雖然軟硬件上采用先進的高科技，使工作自動化，但是也離不開主體——人。在秘書工作中，人是最重要的一部分。自動化的工作主要是秘書職能的自動化。除了辦公室工作外，現(xiàn)在又要承擔系統(tǒng)管理員的工作。領(lǐng)導作出決策，發(fā)布指令，除了文件上的往來之外，更深層的工作。實際上是信息的收集、存儲、處理，從而輔助領(lǐng)導作出決策，信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源。自從辦公自動化的到來，給秘書工作帶來了難得的發(fā)展機遇，秘書的工作態(tài)度有一個被動向主動的轉(zhuǎn)變。主動的思考，主動的工作，用一種主動的樂觀的態(tài)度投入到工作中，充分發(fā)揮主觀能動性。

三、現(xiàn)代辦公自動化對秘書的能力要求

現(xiàn)代辦公自動化的發(fā)展不斷更新，市場的需求不斷提高，秘書人員應強化自己的意識，提高自我素質(zhì)，及時把握經(jīng)濟運行和市場的需要，認真為領(lǐng)導服務好，使自己能與時俱進。

秘書人員應不斷提高自身素質(zhì)，加強工作能力提升，這不僅是在秘書行業(yè)中不斷前進的動力，也是適應經(jīng)濟社會不斷發(fā)展的需要。通過辦公自動化系統(tǒng)開展秘書工作，以提高為領(lǐng)導工作服務的效率和質(zhì)量。

書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟。對日常工作要用一顆細膩的心多看、多學、多問，只有通過堅持不懈的努力，工作才能得心應手。一個人的能力可以反映出他的綜合素質(zhì)水平，文秘人員涉及的面廣，接觸的事情復雜，要想把諸多事務處理得體，把復雜關(guān)系理順。就必須加強學習，不斷提高自身素質(zhì)以及各方面的能力，這不僅是在秘書行業(yè)中不斷前進的助推器，也是適應經(jīng)濟社會不斷發(fā)展的需要。文秘人員要時刻謹記自己的職業(yè)角色。

秘書工作的現(xiàn)代化是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術(shù)水平4

毫無進展或者進步不明顯，就會影響整個單位的工作效益。所以辦公自動化的發(fā)展對于秘書工作的現(xiàn)代化不僅僅重要，而且也對秘書的素質(zhì)和能力提出了更高的要求。在思想觀念上要充分認識到辦公自動化實現(xiàn)的必要性和長遠功效。秘書人員必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，跟上形勢和時代的發(fā)展步伐，要改變過去不合時宜的舊觀念，在新的形勢下更新觀念。少年易學老難成，一寸光陰不可輕。要清楚認識自己的工作，嚴格要求自己，時刻知道自己該學什么該做什么，持續(xù)下去就會發(fā)現(xiàn)自己成為了一個有思想、有技能、有能力的人。要與時俱進，具備現(xiàn)代辦公軟件操作等能力，才能為領(lǐng)導處理事物及決策的能力。

認真實現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化操作。要系統(tǒng)地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范。秘書工作是辦公室工作的重要組成部分。對秘書人員來說，如何提升自身素質(zhì)和業(yè)務水平，不斷增強辦事效率和服務水平，是每個秘書工作者必須思考和解決的問題。工欲善其事，必先利其器。秘書人員應從確立目標、強化學習等方面扎實做起，不斷提高對秘書崗位的認識，不斷提升專業(yè)水平能力。雖然秘書工作是一項政治性、思想性和業(yè)務性很強的工作，但秘書工作的現(xiàn)狀不容樂觀。秘書要嚴格的要求自己和約束自己，要在日常生活中不斷提高自己的專業(yè)知識。由于辦公室工作繁瑣雜碎，很多秘書工作缺乏獨立性以及過于泛化，使得秘書隊伍實踐能力不足的問題突出。因此，秘書隊伍存在著業(yè)務綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，秘書工作人員基本素質(zhì)大打折扣。秘書人員應該強化自己的業(yè)務技能，使秘書與現(xiàn)代辦公自動化有力的結(jié)合起來，發(fā)揮其應有的作用。

在科技技術(shù)迅速發(fā)展的時代，軟件和設(shè)備更新周期越來越短，日常事務處理中，每天都離不開它。這要求秘書人員能用心地學習和靈活的運用。因為這些辦公工具不僅能優(yōu)化辦事效率，而且還能提高辦事質(zhì)量。辦公自動化的發(fā)展對日常事務處理有很大的幫助。但是像公文辦理、檔案管理、信息管理等工作雖然運用了辦公自動化軟件，但這類工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，管理檔案中的鑒定、分類、整理等核心的環(huán)節(jié)，在辦公自動化環(huán)境下要堅持規(guī)范處理，讓辦公自動化與秘書的工作結(jié)合起來。把工作中的信息按照輕重緩急分開，切實取得高效率的成績。只有這樣才能不誤時機、影響大局。正確運用好辦公自動化，提高秘書工作的水平。

秘書工作也是一項瑣碎繁雜的工作。作為文秘人員，要對秘書工作有個科學 5 的定位，真正理解秘書的性質(zhì)。秘書工作錯綜復雜，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現(xiàn)代辦公手段，還要掌握計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，熟練使用辦公軟件（如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice、致力協(xié)同OA系列等）以適應對秘書的新要求，充分發(fā)揮秘書的職能，提高秘書的工作效率。

秘書人員要增強安全防范意識，做好保密工作。這是秘書工作的重要組成部分，也是秘書人員的義務和責任。在現(xiàn)代辦公自動化環(huán)境中，秘書人員的保密工作又有了新的特點，增加了保密的難度。網(wǎng)絡技術(shù)飛速發(fā)展，文件檔案的傳播途徑五花八門，泄密渠道急劇增多。計算機、磁盤等都可能成為“黑客”的攻擊對象，竊密手段日益現(xiàn)代化，紅外遙感、激光技術(shù)等現(xiàn)代化高科技均已被利用到現(xiàn)代竊密活動中。因此，秘書人員必須高度重視的問題是如何能更好的保守機密。從思想上認識到保密工作的重要性，增強安全防范意識。對各種辦公自動化設(shè)備要熟練掌握和運用，充分了解辦公自動化設(shè)備方面的竊密與反竊密情況。要樹立反扒竊意識，加強反扒竊措施，切實做好辦公自動化中的保密工作。

參考文獻：

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第二篇：辦公自動化對現(xiàn)代文秘的影響

辦公自動化對現(xiàn)代文秘的影響

林琳

（黃河水利職業(yè)技術(shù)學院，河南 開封475001）

摘 要：辦公自動化改變了傳統(tǒng)文秘工作方式，提高了工作效率，適應了當前社會的需要，也給文秘工作帶來了極大的影響和沖擊。從辦公自動化的發(fā)展切入，分析了辦公自動化在文秘工作中應用的必要性及影響。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 文秘工作 辦公自動化設(shè)備

引言

隨著社會的發(fā)展進步以及市場經(jīng)濟體制的改革,各個領(lǐng)域工作中處理的信息量大增,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營正不斷向集約化、現(xiàn)代化邁進,產(chǎn)品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統(tǒng)文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現(xiàn)代辦公的需求。辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質(zhì)量的科學應運而生，在當今的文秘工作中發(fā)揮了巨大作用。

許多事務工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉(zhuǎn)向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(Excel、Powerpoint 等)的應用,使報表統(tǒng)計、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于智能化。可以說,現(xiàn)代文秘工作最大的特點就是辦公自動化,文秘工作已經(jīng)進入了辦公自動化時期。網(wǎng)絡通信技術(shù)和計算機技術(shù)的融入,使現(xiàn)代辦公室不再是孤軍奮戰(zhàn),不再是閉門造車。當代秘書工作推崇一種新概念“OA”。OA(office automation)即指辦公自動化,是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的技術(shù)手段改善辦公室工作的環(huán)境,提高辦公室工作的效率與水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與整個國家經(jīng)濟信息化的深入發(fā)展,計算機及通信等現(xiàn)代信息技術(shù)越來越廣泛地應用于各行各業(yè)。秘書工作本來就是以處理信息為中心任務的,當然就首當其沖地受到這個浪潮的影響。

1辦公自動化概述

1.1辦公自動化涵義

辦公自動化是指利用計算機、通信和自動控制等技術(shù)與設(shè)備,實現(xiàn)辦公業(yè)務的自動化。英文簡稱OA。它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實現(xiàn)科學管理與科學決策的一種輔助手段?，F(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)是由計算機、通信網(wǎng)絡和自動化辦公設(shè)備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統(tǒng)。具有辦公信息采集、加工、傳

輸和存儲等功能，對文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形、圖像等信息能進行綜合處理。

1.2辦公自動化系統(tǒng)的主要功能

①文字處理。辦公業(yè)務中最大量的工作是文字處理，包括對中外文字進行編輯、排版、存儲、打印和文字識別等功能。

②數(shù)據(jù)處理。包括數(shù)值型和非數(shù)值型辦公信息的處理。

③資料處理。包括對各種文檔資料進行分類、登記、索引、轉(zhuǎn)存、查詢和檢索等。④行政事務處理。包括機關(guān)本身的行政業(yè)務，如人事、工資、財務、營房、基建和辦公用品等的管理。

⑤圖形、圖像處理。包括對圖形和圖像的輸入、編輯、存儲、檢索、識別和輸出等。

⑥語音處理。包括語音的輸入、存儲和輸出，語音識別和合成以及語音和文字之間的轉(zhuǎn)換等功能。

⑦網(wǎng)絡通信。網(wǎng)絡通信技術(shù)是實現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)之一。它可以溝通系統(tǒng)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系,實現(xiàn)信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動化系統(tǒng)的資源，同時便于和外界的信息聯(lián)系。

⑧其他。如信息管理、輔助決策、專家系統(tǒng)等功能。一個辦公自動化系統(tǒng)的建立，其功能和規(guī)模視其目標而定，并根據(jù)不同的技術(shù)要求配置相應的各種功能設(shè)備和軟件。辦公自動化是一項軍民通用的綜合性技術(shù)，在軍事領(lǐng)域中應用，其可靠性、保密性、安全性和實時性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息綜合處理能力更強，廣泛應用于軍事機關(guān)辦公、軍事訓練、作戰(zhàn)指揮、后勤保障等各個方面。

2辦公自動化對文秘的影響

在早期,大家認為OA 就是諸如公文流傳、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理交換,其面向的用戶群也只是機關(guān)或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實今天看來,OA 應該有更豐富的內(nèi)容和層面,更廣泛的用戶群,對網(wǎng)絡的依賴性更大。對于高層領(lǐng)導而言,OA 是決策支持系統(tǒng);對于中層管理者而言,OA 是信息管理系統(tǒng);對于普通辦公人員而言,OA 是

事務/ 業(yè)務處理系統(tǒng)。計算機技術(shù)是OA 的前提,沒有了計算機技術(shù),來闊談OA ,無異于癡人說夢。

網(wǎng)絡通信技術(shù)是OA 的基礎(chǔ),OA 是利用網(wǎng)絡通信技術(shù)來實現(xiàn)人與機器、機器與機器以及人與人的交流,沒有網(wǎng)絡的支持,OA 便成了空中樓閣。

2.1對日常工作的影響

秘書的日常工作中,單位內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)、事務管理類的工作居多、計算機技術(shù)及網(wǎng)絡的應用使這類辦公變得更方便、更輕松。主要表現(xiàn)在:

① 資源共享,使信息和資源由整個機構(gòu)共享,使得眾多人員能夠一起處理項目;

②節(jié)省資金,在一個網(wǎng)絡上,昂貴的硬件(例如彩色打印機、傳真/ 調(diào)制解調(diào)器)都可以由這個網(wǎng)絡上的每個人員所共享,這種硬件共享方式就是節(jié)省開支的一種替代方案;

③效率高,一封電子郵件可以使你在幾秒或十幾秒的時間里便與你的業(yè)務對象進行聯(lián)系。而對于一個企業(yè)而言,在一個普通的發(fā)文系統(tǒng)中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發(fā)文以后,根據(jù)批閱流程,由相關(guān)人員批閱,最后交由領(lǐng)導簽發(fā),如果同時配備了檔案管理系統(tǒng),對于需要進行歸檔的文件,在領(lǐng)導簽發(fā)后,還可自動進行歸檔管理,整個事務處理過程非常清晰有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網(wǎng)絡的高效率傳遞來提高辦公效率。

④網(wǎng)絡改進了內(nèi)部信息控制的可靠性和準確性,內(nèi)部辦公公自動化系統(tǒng)可以根據(jù)各個崗位設(shè)置資源存取權(quán)限,可以對郵件、數(shù)據(jù)加密,還可結(jié)合電子簽名技術(shù)等來確保辦公的安全可靠進行;

⑤網(wǎng)絡使遠程辦公成為可能,現(xiàn)在許多大型集團性企業(yè)由于業(yè)務發(fā)展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網(wǎng)絡的開拓,在各地建立銷售網(wǎng)點,相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務會談也可以在網(wǎng)上進

行,這可以大量節(jié)省辦公費用,大大提高工作效率。

2.2對其他工作的影響

秘書的職能中,除了日常事務管理、溝通協(xié)調(diào)外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領(lǐng)導的助手,除了練就扎實的業(yè)務功底,還需要經(jīng)常進行調(diào)查研究,掌握和本行業(yè)、本單位、本部門密切相關(guān)的前沿性、動態(tài)性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領(lǐng)導集團的決策過程中,提供高質(zhì)量、有價值的資料,真正當好領(lǐng)導的參謀助手。通常,依靠報紙、雜志、電視等手段獲得信息費時費力,效

率很低,而計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的融入,使得秘書調(diào)研工作的效率成倍提高。首先,網(wǎng)絡的速度優(yōu)勢能為秘書調(diào)研提供第一手資料,秘書調(diào)研中常會遇到一些突發(fā)事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關(guān)鍵是充分占有材料,網(wǎng)絡無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”;

其次,網(wǎng)絡集信息之大成,它的豐富信息是秘書調(diào)研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關(guān)鍵字,即可搜索到與此相關(guān)的所有信息,秘書可以從中仔細挑選,下載打印,細細研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調(diào)查研究,協(xié)助做好工作活動中的分析、判斷、預測,高節(jié)奏、高效率地為領(lǐng)導提供服務,更好地發(fā)揮助手作用。

3如何組織辦公自動化環(huán)境下的秘書工作

辦公自動化給秘書工作帶來如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點及應當注意的事項,是我們應當認真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,OA 對于秘書工作來說,只是一種技術(shù)手段的更新,從管理的內(nèi)容或?qū)ο髞碚f,推行辦公自動化還存在著一些誤解。

如何正確運用好辦公自動化,提高秘書工作水平,實現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化呢? 在秘書工作中,應當有計劃有步驟地從長遠發(fā)展的角度去組織這項工作：

一、認真實現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化操作。要科學有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范,嚴格規(guī)范秘書工作制度和程序。

辦公自動化的實現(xiàn)對日常性的事務處理有極大的幫助;但是,象公文辦理、檔案管理等工作雖然運用了自動化軟件,由于這類工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序,例如,公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié),檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié),即使在辦公自動化環(huán)境下仍要堅持規(guī)范處理,使OA 與傳統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。

二、認真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動化設(shè)備與軟件用在刀刃上,切實取得成效和經(jīng)驗。

三、隨著辦公自動化進程的推進,秘書人員的素質(zhì)需要不斷提高。

除了在日常工作中不斷完善自己的專業(yè)知識,提高自己的業(yè)務技能,單位或部門還應組織或培訓秘書人員熟悉常用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及常用的辦公系統(tǒng)軟件,使秘書真正成為一個辦公自動化時代的行家里手,在辦公

自動化環(huán)境中從容高效地處理業(yè)務工作。

四、重視設(shè)備與軟件的購置,更要重視它們的使用與管理。

4秘書如何適應辦公自動化

辦公自動化的實現(xiàn)從方方面面對傳統(tǒng)秘書工作提出了挑戰(zhàn),處于轉(zhuǎn)型期的秘書人員應努力適應辦公自動化新環(huán)境。

首先,從思想觀念上應充分認識到辦公自動化實現(xiàn)的必要性和長遠功效;其次,應落實到自己的行動上。秘書工作千頭萬緒,錯綜復雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現(xiàn)代辦公手段,尤其要掌握計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù),熟練使用辦公自動化軟件(如Word、Excel、Powerpoint),以適應新環(huán)境對秘書的新要求,充分發(fā)揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進的自動化手段相結(jié)合,真正提高工作效率。

秘書工作的現(xiàn)代化不是一朝一夕之功,是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術(shù)手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會影響整個單位的工作和效益。

因此辦公自動化的實現(xiàn)對于秘書工作的現(xiàn)代化不僅重要,而且勢在必行。只有切實有效地逐步建立辦公自動化體系,才能使秘書工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高效率的嶄新局面。

第三篇：古代秘書對現(xiàn)代秘書啟示

古代秘書對現(xiàn)代秘書的啟示

白夢婕

文秘（2）班2012072095

摘要：我國秘書工作在經(jīng)歷了幾千年的發(fā)展變化后，形成了豐富的秘書工作傳統(tǒng)?，F(xiàn)代秘書借鑒秘書工作，杜新時代秘書工作具有現(xiàn)實指導意義。

關(guān)鍵詞：古代現(xiàn)代秘書工作啟示

在中華民族走向現(xiàn)代化的征途上，傳統(tǒng)是一個必須正視的問題，對于秘書工作的傳統(tǒng)來講也不例外。我國古代秘書工作在經(jīng)歷了幾千年的發(fā)展變化后，形成了自己豐富的、獨特的的諸多傳統(tǒng)，級秘書工作的傳統(tǒng)。這些傳統(tǒng)也如同其他傳統(tǒng)一樣，有精華亦有糟粕?，F(xiàn)代秘書人員借鑒中國古代秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng)，對于做好新時期秘書工作具有現(xiàn)實指導意義。[1]

世界上最古老的秘書工作，大約可溯源到新石器時代的母系氏族社會時期，約在公元前5000年左右，我國古代的秘書，誕生于殷商后期，距今約三四千年之間。秘書的歷史源遠流長?？梢哉f，人類社會有了公共事務的管理與社會組織分工，有了領(lǐng)導工作，出現(xiàn)了領(lǐng)導人與領(lǐng)導集團，也就有了秘書工作。秘書在歷史上不同時期，稱呼不同，如“御史”、“尚書”、“吏”等在歷史上都有秘書的工作職能。古代的“秘書”情況與名稱多種多樣，很難與今天的秘書簡單相比，所以“秘書”這一詞語實際上只是近代的產(chǎn)物。

一、古代優(yōu)秀秘書事跡

我國歷代的許多優(yōu)秀史官（秘書）歷來都把秉筆直書視為持義、別善惡的神圣事業(yè)和崇高美德。為了直書，他們不畏風險，不避斧鉞，求實求真，善惡必記，忠于職守，表現(xiàn)了中國古代史官人格上的高風亮節(jié)。文天祥在《正氣歌》里，把“在齊太史簡，在晉董狐筆”作為“塞于天地之間、至至剛”的浩然正氣表現(xiàn)之

一。這兩則古代史官故事，都高揚著一種誓死遵守史官的職業(yè)道德、捍衛(wèi)史官直書實錄傳統(tǒng)的精神。

齊太史的故事（《左傳·襄公二十五年》）：公元前548年，齊國臣崔杼弒其君齊莊公，齊太史乃秉筆直書：“崔杼弒其君?！贝掼讨篮笠笫饭倭⒓磩h改，史官堅決不改，崔杼怒，殺了齊太史。齊太史的兩個弟弟繼承兄長遺志，前仆后繼，仍然秉筆直書，也遭到殺害。接著，太史的小弟又義凜然，直書如故。崔杼懾于太史秘書兄弟仨的浩然正氣，無可奈何，只好由他直書下去。為了維護記史的直書實錄傳統(tǒng)，對歷史和后代負責，齊國的太史們一個接一個地不畏強暴，不惜以身殉義，視死如歸，成為秘書史上秉筆直書的著名范例！

“董狐筆”的故事發(fā)生在公元前607年，晉靈公是個昏君，而晉國正卿（宰相）趙盾（趙簡子）是個正直的臣，經(jīng)常諫勸晉靈公。晉靈公嫌趙盾礙手礙腳，多次派刺客去暗殺趙盾。趙盾只得逃亡，不過在尚未逃亡出境外時，趙盾的族人趙穿便起兵弒殺了晉靈公。晉太史董狐便在史書上寫道：“趙盾弒其君”，并且“示之于朝”。趙盾對董狐說：“我并未弒君。”董狐說：“你是正卿，逃亡沒有出境，國君就被殺了，你回來后又默認事實，并未法辦弒君的人，當然就等于是你弒君了?！壁w盾毫無辦法，只好長嘆一聲，聽任董狐書寫自己弒君了。后來孔子稱董狐為“古之良史”、“書法不隱”。同時，孔子也認為，趙盾不干涉史官秉筆直書的權(quán)力，也是“良夫”。董狐這種不畏權(quán)勢、剛正不阿，堅持直書實錄的史筆精神，自古以來，都是史家和士人學習的典范。[2]

二、秉筆直書中得到的啟示

在中國古代史學漫長的發(fā)展過程中，逐漸形成了許多優(yōu)秀的史學文化傳統(tǒng)，它是古代優(yōu)秀史官們立德修身和學識智慧的集中表現(xiàn)。正由于有了中國古代秘書文化的“直筆”精神，通過歷代諸多史家的努力，不僅為后人留下了量真實可信的文化史料，而且留下了許多舉世罕見的、內(nèi)容宏豐的精神財富與瑰寶。

1.求真求實的經(jīng)世致用精神。

2．德、識、才、學并舉的史學人格。

3．對皇（王）權(quán)產(chǎn)生一定的制約力量。

4．推進了史學文化、秘書文化的純潔和社會歷史的進步。

三、對現(xiàn)代秘書工作的啟示

我們常說的批判地繼承古代史學文化遺產(chǎn)，即不僅要研讀古代史家所積累的史學研究成果，而且應從中概括和總結(jié)出體現(xiàn)于古代史家身上的優(yōu)秀史學傳統(tǒng)和文化價值。不容置疑，秉筆直書、剛正不阿，歷來是古代秘書史官遵循的道德準則，也是他們堅持真理的精神支柱。那些可歌可泣的事跡，曾激勵歷代秘書史官前赴后繼、一往無前；秉筆直書、剛正不阿也被譽為中國史學和秘書文化中，最重要的道德價值與優(yōu)良傳統(tǒng)，世代倡導之，秉承之，發(fā)揚之!

1.繼承和發(fā)揚不為名、不為利、實事求是、秉筆直書的優(yōu)良傳統(tǒng)，保持“淡泊名志、寵辱不驚”的心理常態(tài)。

2.秘書是領(lǐng)導身邊的助手，應該做到不越位攬權(quán)，不以權(quán)謀私，不現(xiàn)示炫

耀。剛正硬直

3.做到自尊、自重和自愛，無“貪欲”

4.具有堅強的黨性、純正的品德、謙虛的態(tài)度、細致的作風

5.思想開放、與時俱進、說實話、干實事的精神

6.埋頭務實、富有創(chuàng)造性，長于辭章、嫻于辭令，善于出謀劃策

7.尊重領(lǐng)導、服務領(lǐng)導，又有自己獨立的人格和個性。

[1]侯璐《輪古代秘書工作傳統(tǒng)對現(xiàn)代秘書工作的影響》[A]黑龍江教育學院報2003.1第22卷第1期

[2] 《中國歷代文學作品選》中編第二冊203—204頁，上海古籍出版社，1980年第1版

第四篇：淺論現(xiàn)代秘書人員能力的培養(yǎng)

參考書目

馮金祥主編：《秘書學》，中國商業(yè)出版社1993年第11期

呂謹主編：《探索高等秘書教育的新模式》，1998年第11期

淺論現(xiàn)代秘書能力的培養(yǎng)

回顧過去，提起“秘書”一詞絕大多數(shù)人就會想到“花瓶兒”、“青春飯”、“能吃能喝”等詞語，似乎當秘書的只要年輕漂亮就可以了。然而，進入21世紀以來，面對我國加入世界貿(mào)易組織，面對知識經(jīng)濟時代的到來，一方面企業(yè)急需綜合能力較強的秘書人才協(xié)助上司工作，另一反面企業(yè)對秘書人員的能力提出了更高的要求。除此之外，現(xiàn)代秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，遠遠不止是人們所謂的“花瓶兒”、“青春飯”、“能吃能喝”的無能秘書。但從目前企業(yè)秘書隊伍的現(xiàn)狀看，秘書綜合能力偏低的問題令人堪憂。所以，秘書能力的好壞不但是造就高一支業(yè)務精、知識強、作風好、紀律嚴的秘書隊伍的基礎(chǔ)，更是推動秘書事業(yè)健康發(fā)展，保證各項工作正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。因此，研究現(xiàn)代秘書能力的培養(yǎng)問題具有重要的現(xiàn)實意義。

一、現(xiàn)代秘書的能力結(jié)構(gòu)

由于秘書工作只能趨向?qū)I(yè)化、職業(yè)化和現(xiàn)代化，對秘書的能力結(jié)構(gòu)提出了新的要求。為了適應發(fā)展，秘書人員必須具備以下幾方面的能力：

（一）表達能力

表達能力是認識外界的最基本的能力，有文字表達能力，和口頭表達能力。

1、文字表達能力

文字表達能力主要指寫作能力，即公文和事務應用公文的寫作能力。秘書常常需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定措施、編制計劃，撰寫各種報告，供企業(yè)決策時參考，因此書面表達能力是現(xiàn)代秘書必備條件和基本功。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文體知識，應掌握用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應該認識到，寫作能力不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、語言組織能力和觀察能力。因此秘書人員要有深厚的文字修養(yǎng)，因為他的工作不僅對材料要進行綜合分析，更主要的是對領(lǐng)導者的工作思路要進行演繹或歸納，將領(lǐng)導確定的原則具體化，將零散的思維條理化，將未成型的意圖清晰化。所有這些都要靠規(guī)范、準確、精練的文字予以表達。

2、口頭表達能力

秘書不僅要會寫文章，還要能說會道?？陬^表達能力，就是運用口頭語言交流思想、傳達信息的能力。它較書面表達使用頻率更高，使用范圍更廣。秘書的口才，直接影響著他參謀和助手效能的發(fā)揮。所以，秘書因該會說一口標準而且流利的普通話，要扣此清晰，不急不慢?！罢f”的過程，一方面是表達自己的理解和見解，另一方面也能跟領(lǐng)導、同事溝通。

（二）應用能力

應用能力是秘書人員必備的一種能力。它包括組織協(xié)調(diào)能力、社交和公關(guān)能力和創(chuàng)新能力。

1、組織協(xié)調(diào)能力

現(xiàn)代秘書還需要較強的組織協(xié)調(diào)能力。現(xiàn)代秘書已不是單純的文書工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘書要善于發(fā)現(xiàn)機關(guān)與機關(guān)之間、部門與部門之間、機關(guān)與基層之間工作上的矛盾和不平衡；善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策/提法上的地處或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導與領(lǐng)導、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通和協(xié)調(diào)。因此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效率，平

時多接觸一些具體事務，出處留意他人和自己的上司是如何處理問題的，不斷加強自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀察，統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導日程并為領(lǐng)導準備好相關(guān)的活動資料。

2、社交和公關(guān)能力

現(xiàn)代社會中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常參加各種社會活動，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，參加各種會議、會談或宴會。社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯(lián)系事物，自然是“公事公辦”，但社交可以助其選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書工作還會涉及客戶服務，則行業(yè)比較愛那個秘書推向公關(guān)經(jīng)理人或者公開發(fā)言人的角色。因此，秘書人員必須具有一定的社會和公關(guān)能力，才能處理好復雜的人際關(guān)系，才能更好的輔助領(lǐng)導，扮好秘書的參謀。只有具有相當強的社交和公關(guān)能力，在上下級之間或同事與領(lǐng)導之間工作起來感到游刃有余，提高辦事效率。

3、應變能力

現(xiàn)代秘書還要有敏銳的應變能力。雖說秘書的大部分時間都是有章可循，應嚴格按照政策和規(guī)章制度辦事。但秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界對上司的干擾，這就要秘書的隨機應變，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題是既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。具體來說，在一些正式或非正式的場合中，秘書是還是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書密切配合上司，幫上司打圓場，為領(lǐng)導樹立良好的形象和營造有價值的人脈關(guān)系。

4、創(chuàng)新能力

當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個重要的心理素質(zhì)就是必須具備勇于進取和大膽創(chuàng)新的精神。對秘書來說，創(chuàng)造意識就是要求他們打破舊觀念，克服“咋說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守陳規(guī)，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發(fā)揮他們的主觀能動性，實現(xiàn)自我價值。

秘書人員素質(zhì)直接關(guān)系到秘書能否完成好本職工作，做好的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強、作風實、業(yè)務精、素質(zhì)高的秘書隊伍，是建設(shè)社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的客觀要求，也是新時代對我們秘書從業(yè)人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，秘書工作者要在實踐中積極探索，積累經(jīng)驗，逐步提高

社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，帶來產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和職業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和變化，各類職業(yè)和崗位對人的素質(zhì)要求也愈來愈高，秘書作為一種輔助性的特殊崗位，其整體素質(zhì)物不斷提高已成必然。一名優(yōu)秀的復合型秘書已對企業(yè)起著舉足輕重的作用。

（三）專業(yè)能力

1、閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既要精讀，如重要文件或經(jīng)典文本逐字逐句研究，從字里行間領(lǐng)會其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或關(guān)鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。

2、操作先進辦公器械的能力

面對競爭日益激烈的社會大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式已經(jīng)遠遠不能適應現(xiàn)代社會的發(fā)展的需要。各種各樣的先進辦公器械引進了秘書工作之中，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作之中脫離出來，節(jié)省了許多時間來考慮工作中的問題，從而不斷提高了工作效率。

先進的辦公器械主要指電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、電子計算機、傳真機、網(wǎng)絡通訊設(shè)備等等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應該學會使用。其中 計算機操作能力尤為重要。凱斯說：“當多數(shù)人上網(wǎng)時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權(quán)。他們隨時都能獲得有關(guān)他們關(guān)心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息?！鄙虅彰貢枰喿x、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網(wǎng)絡可以實現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀，節(jié)約人力和時間。隨著電子商務的興起和發(fā)展，不斷提高計算機操作能力對商務秘書而言是大勢所趨。

3、掌握外語的能力

隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經(jīng)濟管理或進行國際貿(mào)易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求秘書人員尤其是商務秘書具備一定的外語能力?，F(xiàn)在即使是沒有涉外經(jīng)濟業(yè)務的企業(yè)，也要求秘書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會話、寫作的能力。

秘書應當掌握一門外語。隨著改革開放的深入發(fā)展，秘書參與外事活動的機會越來越多；同時，秘書如果能從外文書刊報紙中直接獲取最新的信息資料，就容易使我們的管理工作近于世界先進水平，這些都對秘書人員的外語知識提出了較高的要求。發(fā)達國家對秘書人員的外語水平要求都很高，我們也應戰(zhàn)略的看待這個問題搞好秘書人員的外語知識的學習。

（四）認知道事物的能力

這種能力是指人們在時間經(jīng)驗基礎(chǔ)上，對客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律能夠正確地了解和把握。秘書人員工作綜合性強，接觸面寬，經(jīng)常會遇到各種事物和問題，如何去認識和解決需要較強的認識和識別能力。具體講，需要培養(yǎng)以下幾種能力：

1、觀察感知能力

觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準確地掌握住觀察的目的、對象與重點、并及時將觀察加以升華，形成合乎實際的理性認識，對秘書人員十分重要。秘書只有具備較強的觀察感知能力，時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，撲捉政治生活中一切有價值的信息，才能變被動服務為主動服務。

2、辨別是非能力

秘書人員工作于身邊，又介于和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調(diào)、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的本質(zhì)，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、社會閱歷等因素決定。

二、現(xiàn)代秘書能力培養(yǎng)的途徑和方法

面對知識經(jīng)濟給我國人才市場帶來的機遇和挑戰(zhàn)，以及我國秘書隊伍整體能力偏低的現(xiàn)狀，在此就如何加強秘書人才的能力培養(yǎng)作些初步探討。

（一）秘書個人

對于想要從事秘書行業(yè)的個人而言，除了接受培訓機構(gòu)的教育外，必須加強自主學習，增強自己的能力。主要從以下五點著手：第一，培養(yǎng)良好的思想修養(yǎng)和工作作風。具體做到全心全意為人民服務、謙虛謹慎、實事求是、簡潔干練和富裕創(chuàng)造。第二，嚴守職業(yè)道德。須忠于職守、嚴守機密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公。第三，了解并善于調(diào)節(jié)自己的心理，努力培養(yǎng)自己完美的性格。做到開朗、敏捷、建議、幽默、自制。第四，博覽群書，開闊胸襟，培養(yǎng)廣泛的興趣。第五，加強計算機操作訓練，掌握并使用先進現(xiàn)代辦公設(shè)備。

（二）教育機構(gòu)

南宋時期的理學大師朱熹說過：“事必有法，然后可成；師舍是則無以教，弟子舍是則無以學?！庇纱丝梢姡虒W方法與教學質(zhì)量、效益關(guān)系密不可分。因此，對于秘書人才的培養(yǎng)離不開教育機構(gòu)的教學方法和教學質(zhì)量。由于秘書學科有很強的應用性，秘書專業(yè)學生能力的培養(yǎng)就離不開社會生活實踐。所以，國家教育機構(gòu)要強化實踐教學環(huán)節(jié)，有計劃地把實踐活動納入秘書教學的重要環(huán)節(jié)之中去。我們可以從三個層面來強化實踐教學環(huán)節(jié)，讓學者“在游泳中學會游泳”。

首先，要將秘書教學與社會實踐相結(jié)合。

其次，要將秘書教學與校園實踐相結(jié)合。

最后，要將秘書教學與家庭實踐相結(jié)合。

除此之外，教育機構(gòu)應該相應的改革考試方法。目前的考試基本上只考書本上的理論知識，而忽視對學生實踐能力的考核。所以在考試命題是，多出能培養(yǎng)、啟發(fā)學生創(chuàng)造性的試題，盡量少考死記硬背的條條，多考查學生運用和分析知識、解決問題的能力，鼓勵學生有創(chuàng)造性的見解。

（三）企事業(yè)單位

為提高工作人員的整體素質(zhì)，提高工作效率，企事業(yè)單位應該為新聘請的秘書人員提供崗前培訓或在職培訓的機會。

崗前培訓可以由單位或者專門的組織進行，目的在于促使學員將知識轉(zhuǎn)化為技能，熟悉并應用秘書工作和秘書活動的方法、程序、技術(shù)和規(guī)律。崗前培訓可以與秘書專業(yè)學員的實習結(jié)合起來，由原來教師和用人單位有經(jīng)驗的秘書聯(lián)合指導。

同時，已經(jīng)擔任秘書職位的人員為了更新知識，提高素質(zhì)和能力，也可以參加相關(guān)的短期培訓。與崗前培訓不同的是，在職培訓必須由單位上級組織進行，或請專家作專題學術(shù)報告，或請富有經(jīng)驗的高級秘書介紹工作經(jīng)驗，組織學員交流、互相學習啟發(fā)等。

三、結(jié)論

我國加入WTO之后，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，新的形勢和任務給新時代的企業(yè)秘書工作者提出了更高的要求。然而，目前我國眾多秘書人員中真正較強綜合技能的復合型秘書人才是少之又少。因此，復合型秘書人才的發(fā)展趨勢是秘書人員的培養(yǎng)方向。這就要求秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進取，具備較強的表達能力、應用能力和專業(yè)能力，提高自身綜合素質(zhì)和能力。其次，育機構(gòu)應不斷強化與秘書工作有關(guān)的實踐教學，同時改革秘書考試或考核方法，從而提高學者的實踐能力、綜合分析能力和創(chuàng)造能力。再次，事業(yè)單位則可以通過崗前培訓或在職培訓的方法，提高秘書人員的工作質(zhì)量，增強企業(yè)實力。如此，才能促進整個秘書行業(yè)的健康有序發(fā)展，滿足企事業(yè)單位對秘書人才的真正需求，從而推動整個社會的進步。

第五篇：辦公自動化作業(yè)要求

簡歷建議包括以下幾個部分：

1、封皮，封皮要設(shè)計的美觀、簡單、大方，能夠與你的求職意向相吻合。

2、自薦信，自薦信要寫的簡單、明了，同時要精煉，主要介紹你的個人基本情況、專業(yè)、院校、求職意向、技能、經(jīng)驗、性格與自我評價、祝福語、聯(lián)系方式附后等。

3、簡歷的表格，表格設(shè)計一定要美觀大方，字體字號要設(shè)計的合適，簡歷表格盡量放在同一頁上，要寫明個人基本情況，學習專業(yè)院校，培訓、技能、社會實踐、其他工作經(jīng)驗，自我評價。

4、附上你的成績單，證書等。

基本情況（個人情況，學歷，畢業(yè)時間、院校，愛好、特長，聯(lián)系方式）教育情況（主修課程（最高學歷），選修課，證書）

語言能力（英語、普通話）

計數(shù)機水平（）

其他技能（駕駛證等）

獲獎情況（一等獎等）

社會實踐情況（×××實習）

自我評價（為人××××××，做事××××××。。。。）

針對你個人的基本情況適當?shù)男薷模@樣就好了。

5、要有頁眉、頁腳（什么樣的頁眉、頁腳都行，要美觀就行）、頁腳不要加頁碼。

6、內(nèi)容中要有水印

7、滿足基本要求的前提下，可以自由發(fā)揮，越美觀越有特色越好。

作業(yè)最遲第十周交。不交作業(yè)的同學作為零分處理。