第一篇：秘書能力

秘書所具備的能力

對于一個秘書來說，如果她僅僅具備全面的業(yè)務知識，那她還不能算是個優(yōu)秀的秘書；一個優(yōu)秀的秘書，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時有效的判斷，并與各方面進行溝通，圓滿完成上司交代的工作，一個成功的秘書除了具備較強的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調能力、心理承受能力、表達能力和寫作能力，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

一、判斷能力與執(zhí)行能力

秘書于雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區(qū)的總代理鄭總來訪，現(xiàn)在正在會客室?，F(xiàn)在已經(jīng)1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋?，F(xiàn)在辦公室主任一時也聯(lián)系不上，沒法向他請示。于雪應該怎么辦？

1、能分析問題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總去電話，推遲或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這

種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面（比如司機）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調。

當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。于雪在分析這些問題時，實際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

當問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什么性質的問題。要能做到這一點，就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經(jīng)驗。在這種情況下，于雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優(yōu)先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經(jīng)驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

3、能迅速采取行動

想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。

無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

二、理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營企業(yè)的總裁秘書?？斓侥甑琢?，老板一反常態(tài)，既不是與財務經(jīng)理討論今年的決算，也沒與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶?，似乎一天到晚不務正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節(jié)省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

三、信息收集能力和寫作能力

在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。

對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當?shù)牧私狻?/p>

你知道了上司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網(wǎng)上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發(fā)成本，投資回報率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力

秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有

董事看，甚至還要讓當?shù)卣嘘P部門的領導看，所以，這份報告必須規(guī)范。

四、交流溝通能力

當今社會己進入信息時代，網(wǎng)絡己滲入到秘書工作的各個層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動化程度越來越高，而且企業(yè)管理的自動化程度也越來越高。企業(yè)管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內外都有廣泛的人際關系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關系，并在這個基礎上協(xié)助上司與方方面面進行交流溝通。

09文秘張清雅 30951550126

第二篇：淺議秘書能力升級法則

淺議秘書能力升級法則

——觀影片《穿普拉達的女王》所悟

吳彩棉

摘要：本文通過觀看影片《穿普拉達的女王》，提煉出作為秘書專業(yè)學生對該職業(yè)技能與素養(yǎng)的把握與思考的七大“法則”，涉及秘書的面試技巧、形象塑造、工作能力、遵循規(guī)則、交際藝術等職業(yè)特質，試圖為學生的職業(yè)能力培養(yǎng)提供探究方向。

關鍵詞：穿普拉達的女王 秘書 職業(yè) 特質

引子：為使文秘專業(yè)的學生更加直觀地了解所學專業(yè)的職業(yè)性質、要求、技能、素養(yǎng)，筆者結合《演講與口才》的授課內容，組織學生觀看了被全球辦公室白領奉為“辦公室生存法則”的2006年最佳影片《穿普拉達的女王》，學生們對影片所折射的秘書各種職業(yè)能力的提升展開了熱議，從中領悟了職業(yè)特質的深度與廣度的積累方向。經(jīng)筆者整理歸納與探究，形成下文。

秘書、公關作為一種受人矚目的職業(yè)，因為其工作性質與年輕、貌美、活力掛鉤，大多數(shù)人將其定為“青春飯”或“花瓶”職業(yè)，認為無非是上傳下達的簡單輕松又體面風光的工作。然而，每個行業(yè)都深不可測，從業(yè)者要想在業(yè)內如魚得水，除了做到秘書最基本的要求外，還要掌握一定的突破點即“生存法則”，在崗位上不斷修煉，從而將工作能力攀升到一定高度，將“青春飯”變成“長春飯”。影片《穿普拉達的女王》中女主角的蛻變、秘書角色的出色演繹給了我們全方位強烈的視覺與心靈的沖擊，也為學生的職業(yè)能力困惑生動形象地指點了迷津。

影片《穿普拉達的女王》不僅被譽為 “2006年最佳影片”，還被全球辦公室白領奉為“辦公室生存法則”，這絕非浪得虛名。在影片中，新人安德烈亞（安·海瑟薇飾演）憑著西北大學的漂亮履歷、完美的口才、不屈不撓的表現(xiàn)使她得到了一個所有女孩夢寐以求的工作：成為紐約時尚界圣經(jīng)——知名時尚雜志《Runway》（天橋）總編輯米蘭達·普萊斯利（梅麗爾·斯特里普 飾）的私人助理（秘書）。助理的工作是漫長瑣碎而痛苦的，可重要的是，一旦有了這段魔鬼般的歷煉，將成為到 1

哪都備受歡迎的職業(yè)達人。安德烈亞痛苦而快樂地蛻變著，她的蛻變足跡展現(xiàn)了職場新人成長必備的精彩生存法則：

法則一：成功面試，善于察言觀色、靈活應變的有效溝通是至上法則。安德烈亞的求職面試可謂一波三折，首先因為她渾身上下沒有一點時尚元素而被認為不是該職位最佳人選，被第一助理艾米麗拒絕；接著因老板米蘭達不滿艾米莉先前挑人的眼光，此次親自面試，安德烈亞得以在心不在焉的老板面前敘說自己的輝煌史：什么在校獲得新聞大賽獎，想當新聞記者等等，看到老板反應冷淡，安德烈亞在最后關頭道出:“但是我很聰明好學、、、、、，在老板似乎鄙夷的目光中她沮喪地離開了；出乎意料的是正要走出辦公室大廳的她被艾米莉不解地換回去了，她成功了！

要謀求助理職位，有效溝通是第一要訣。作為求職新人，女主角的面試經(jīng)歷值得我們玩味，她絕地逢生的境遇出乎我們的意料。她的失與得細分析如下：失的層面——準備沒有針對性。首先從她的衣著看來，以一身樸實的休閑著裝出現(xiàn)在時尚達人面前，顯得十分另類與滑稽。無言的服飾傳遞地給對方的是極為豐富的信息：她并不知道所謀求的時尚雜志主編助理職位的素質與要求到底是什么，從而引起對方的不悅與譏諷；再者從她言談來看，一開始的自我推介沒有針對性職位的要求娓娓道來，只是說自己的輝煌史。這些隔靴搔癢的內容都是老板不感興趣的，難怪對方心不在焉。這是面試中有效溝通技巧的缺失，也是面試的大忌。而“得”則是女主角幾乎黯淡轉身時的急中生智：“但我很聰明好學”云云，事實證明，使她獲得轉機的正是這句話，擊中了老板的要穴，其實最聰明的老板看中的不是畢業(yè)生以前頭上曾經(jīng)有過多么絢麗的光環(huán)，而在于新人的發(fā)展特質：善于學習的能力。新聞專業(yè)出身、成為記者與秘書，二者的職業(yè)素養(yǎng)要求相差甚遠，能讓老板動心的就是這句話“聰明好學”，彌補了所有的缺憾。而她的善于亡羊補牢，則拜她出色的察言觀色與靈活應變所賜，這正好證明了她能勝任秘書工作的潛在特質：敏而好學！

法則二：注重形象塑造，從“新人”迅速成長成“老人”。

新人安德烈亞是憑借聰明的頭腦，暫時征服米蘭達，加盟這個引領時尚潮流世界的。初入職場時她認為自己的工作與時尚的穿著沒有關系，穿著樸實古板的她就被嘲笑為“穿著奶奶的裙子”，與周圍環(huán)境格格不入。直到老板疑惑不滿的眼神頻頻掠過，工作備受打擊后，才想到要改變自己的形象，當?shù)皿w大方的職業(yè)裝束讓她驚 2

艷職場，所有人對她刮目相看的那一刻起，不得不釋然：她的成長迅速自然，繼而順風順水融入工作環(huán)境。

談及形象總不免想起香港女作家梁鳳儀的一句話：“一個秘書的形象與教養(yǎng)可以代表上司的江湖地位和份量?！泵貢男蜗筇N含豐富，毫無疑問是職業(yè)規(guī)范的表率，講究著裝禮儀，巧妙搭配服飾，讓你的形象美凸顯你高雅的品味，更重要的是體現(xiàn)一種維護企業(yè)商業(yè)形象的意識。把追求卓越的自我意識不斷調整轉移到塑造完美豐滿的秘書形象上來，這樣能使你先入為主融入工作環(huán)境，是成長成熟的標志。不少新人（特別是80后），總以為穿著打扮應由個性喜好、張揚自我為準則。殊不知，另類的你在職場中會讓同類側目，既而排斥或遠離，不知不覺中你會成為孤家寡人。初入職場，若對工作中該穿什么衣服感到狂惑，那就用心揣摩周圍的同事，他們穿制服，你不能穿休閑裝；他們中規(guī)中距，你不能哈韓哈日。欲被同事接受，就不要太過于個性。隨大流，準沒錯。記?。耗愕男蜗髢r值百萬。

法則三：把瑣碎的工作當成一種磨煉，提升抗壓力。

安德烈亞雖說是一名新人，但老板可沒有時間等她長大。從工作的第一天開始，就要求她“自來熟”,適應所有的工作。影片以快速的切換讓我們看到她跑上跑下整理老板衣物，沖咖啡、接電話、聯(lián)系客戶、甚至懷抱一大堆文件幫老板溜狗??一大堆事情讓她應接不暇。當她做事效率不佳，還遭受到老板劈頭蓋臉的一頓臭斥，她在辦公室里淚流滿面，可過往的同事只是漠然或同情地掃她一眼，沒有人停下來拍拍她的肩膀安慰她、、、、、這就是米蘭達的助理能干滿一年的可能性不大的原因。安德烈亞則在不斷的壓力與考驗中逐漸成長。

又人戲稱，秘書就是讓上司“秘密地舒服”。作為上司的“貼身人”，你要秘密地讓他“舒服”，良好的秘書素養(yǎng)要體現(xiàn)在每一個細節(jié)之中了。所謂細節(jié)，就是瑣碎的工作，你要有有條不紊、化整為零的應對能力。職場節(jié)奏越來越快，越來越殘酷，新任秘書若遇上閑散仁慈的老板，可能會覺得非常愜意，但慢慢地你的意志開始被腐蝕，讓你懶散墮落，一事無成，像在涼水里慢慢被煮熟的青蛙，死到臨頭都不會跳一跳。而相反，你的第一份工作充滿了挑戰(zhàn)，你的老板極為挑剔冷酷、傲慢嚴厲得如同一個惡魔，在老板身邊的你更是“近水樓臺”，在你看來可能苦不堪言。那么，請別放棄。寶劍鋒從磨礪出，老板在變相催你成長成熟。磨練與考驗是一名職場新人走向成熟的催化劑。正如影片中所說的，只要干滿一年米蘭達的助理，以 3

后再從事任何工作都難不倒你——還有比米蘭達這樣的老板更會摧殘人的嗎？在她身邊干滿一年，這是個極限

另外，因為作為上司的“貼身人”，你會給人很大的想象空間。你受了委屈，可以痛哭，但不要在工作場所流露你的個人情緒，不要讓個人情緒左右你的工作，不要讓所有人看到你的脆弱，而被視為弱者、笨蛋，若是這樣你就違背了職場天條。你可以到衛(wèi)生間默默流淚，抹抹眼淚回來，努力把每一件事情做得圓滿漂亮，總比你在大庭廣眾之下用眼淚昭示你的脆弱，讓大家忍不住懷疑你的職業(yè)素質和抗壓能力好多了！總而言之，你要迅速成長起來，否則可能面臨掃地出門命運——外面有無數(shù)的大學畢業(yè)生拿著一張寫滿優(yōu)秀實習鑒定的簡歷，在覬覦你的崗位呢！

法則四：巧用心思，與人為善，善于積累人脈。

安德烈亞謙和的氣質讓眼光刁鉆形象設計師納秋頗為欣賞，調教她如何把時髦行頭成套穿上身，幫她改變了自身的形象，與工作環(huán)境融為一體。在一次聚會中，她認識了業(yè)界的一位仰慕她的同仁。她沒有一口回絕對方的好意，留下了通訊方式。果然，讓她絕處逢生的就是這位不起眼的仁兄——幫她找到未出版的《哈里波特》的手稿。連老板都覺得是她創(chuàng)造了奇跡！從此對她的看法發(fā)生了顛覆性的改觀。

秘書的工作并不是一個發(fā)展空間巨大的職位，但是這項工作之中潛藏著一個優(yōu)勢：與人打交道的機會。企業(yè)中只有經(jīng)理及以上的人員才可以配備秘書，與他們工作或業(yè)務往來的人大多身居要職。所以，跟隨在上司身邊，秘書就擁有了和這些人員交流的絕佳機會。留意這些人際資源就是把握了秘書一職的優(yōu)勢資源，他們或許就成為你明日的合作伙伴。美國著名學者卡耐基說：“一個人的成功，有15%是由于他的專業(yè)技術，85%則要靠人際關系和他的為人處世能力?！?/p>

另外，作為新上任的秘書應該明白，在競爭者林立的職場中，樂于手把手地教你學走路的“唐僧”越來越少，因而與人為善、廣積人脈是職場新秘的必備工作。你不知道在什么時候你會用到別人，所以學會分門別類貯存電話，在適當?shù)臅r候問候一下對方，讓別人記住你，說不定你會獲得更多機會。記住，職場中沒有用不到的人，有心插柳柳成蔭，好的人際關系是走向成功的一大要素。

法則五：幸運喜歡垂青有準備的人。

因為第一助理艾米麗感冒了，所以安德烈亞被臨時獲準一起陪同米蘭達參加時尚晚宴。安德烈亞的主要任務是在短短的幾個小時內馬上記熟幾大本來賓的身份手 4

冊，在米蘭達忘記對方的的時候提醒她，這是個棘手的任務，安德烈亞做到了！

交際藝術中招呼技巧的作用在職場上意義重大，每個人的名字在他本人聽來不亞于一支動聽的曲子，且充滿親切與友善，是交際場上的潤滑劑，精明的老板深諳此道，渴望運用起來能游刃有余。職場新秘在關鍵時刻的表現(xiàn)是給老板排憂解難，這讓新人面臨許多細節(jié)的考驗，強學博記必不可少。幸運喜歡垂青有準備的人，多用些心，在機會來臨之時才能好好把握。但無論你多么風光，別忘了，風頭是老板的，記得永遠站在老板身后，學會低調，這會為你的表現(xiàn)加分。

法則六: 堅持自我，學會放棄。

安德烈亞因為繁忙而與眾不同的工作離男友越來越遠，最終分道揚鑣。在巴黎，她目睹老板為了私己利益寧可犧牲合作了20年的老伙伴，家庭大廈也岌岌可危，內心極為不安，這看似春光明媚的微笑背后是不少人心酸的眼淚。她明白，再走下去，她會成為下一個米蘭達，甚而至于更加變本加厲。在影片結尾，她開始懺悔：“我背叛了我的家人、我的朋友，還有我曾經(jīng)相信的一切，到底是為了什么？”“為了鞋子、襯衫、外套、腰帶??”“奈特”，她抬起頭，認真而篤定地看著男友，“對不起?！敝匦氯ッ嬖嚉w來路過原公司大樓時，恰逢米蘭達被前擁后擠極度風光，她在與米蘭達意味深長對視而笑后優(yōu)雅轉身離去。

這是影片的尾聲，安德烈亞幡然醒悟，終于明白了自己想要的究竟是什么。當你有能力去做米蘭達時，你愿不愿意放棄你的做人原則？時尚界的紙醉金迷一向是極具誘惑力的，然而，名利場中的浮華又讓多少人喪失了自我？所幸的是安德烈亞還保持著一份清醒，堅持自我，放棄了這來之不易的“榮耀”，也回歸了自我內心的安寧。

法則七：要另覓高枝，要選擇優(yōu)雅轉身，不必莫名消失。

安德烈亞是在米蘭達毫不知情的狀況下?lián)P長而去的，并將米蘭達的追尋來電手機扔入噴泉水池中，這個毅然決然的瀟灑動作似乎更加張揚了她的個性，也似乎是充滿了對魔頭般上司報復的快感，讓人心潮起伏，釋然而笑。而后在安德烈亞的新一輪求職面試中，卻得到前任老板米蘭達的極力推薦，她幸運極了！

作為秘書，會受到上司為人處事風格的潛移默化的熏陶與影響。重要的是自己要有明辨是非的聰明頭腦，學會揚長避短，取長補短，提升能力，積累經(jīng)驗，完善人格。在職場中，好聚好散向來是達人們所信奉的原則。可從影片中我們看到，女 5

主角要另覓高枝，用玩失蹤的方式不算上策，倒折射自己為人處事缺乏厚道與涵養(yǎng)。要知道，精明的上司之所以選擇你在他身邊是有足夠的理由的，想必賞識更多于其他，這種愛始終在暗香浮動，即使是歷練也是給你最好的。細想沒有受到老板惡魔般的煉獄，安德烈亞會有后來燦若奇葩的驚艷嗎？所以別忘了感恩。你的人生足跡的鏈條是環(huán)環(huán)相扣的，有哪一節(jié)松落了，都會影響你的前行。我們說女主角幸運，因為即使她用極端的方式向老板說“不”，但老板畢竟是老板，不跟她一般見識，在他另一輪求職的關鍵時刻對她不吝贊詞，可見老板的風度與胸襟。所以，你要能確定你的老板是否是米蘭達型了，否則別隨意學著瀟灑地扔手機，而是在每一件事上表現(xiàn)出你良好的處世之道與優(yōu)雅的涵養(yǎng)！

通過影片與職場的親密接觸，學生們對職業(yè)特質培養(yǎng)的困惑一掃而光，深感職場新秘確實不容易，從為人處事的跌跌撞撞到抬手投足的游刃有余，無不需要掌握辦公室法則，心中記取法則秘訣，讓能力經(jīng)驗天天升級，靠自己的力量去打開光明的前景！

參考文獻

1、《穿普拉達的女王》又名《時尚女魔頭》

2、《你的形象價值百萬》 英 英格麗〃張著 2008、1

3、《別說你是新人》 《大學生》雜志2009年第9期

第三篇：秘書素質與能力

秘書（公益型）

工作描述：

秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負責掌管文檔、安排事務并協(xié)助機構或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：

? 接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；

? 收發(fā)與回復日常郵件；

? 撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；

? 會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作；

? 將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；

? 接待訪客；

? 采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。

秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。

核心競爭力：

知識要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書具備中文或行政專業(yè)大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，并有一定的外語基礎。

技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協(xié)調能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設備，在授權范圍內有一定的預見能力和判斷能力。

經(jīng)驗要求：具有一年以上相關職位的工作經(jīng)驗，對所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。

職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

職業(yè)現(xiàn)狀：

秘書職業(yè)向來是職場上上供需兩旺的人才需求熱點，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國的秘書從業(yè)人員達2300萬人。隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權力范圍內果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。

風險與回報：

秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。

據(jù)權威部門統(tǒng)計，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的秘書有

4.31%；月薪在8000以上的秘書只有2.02%。

職業(yè)趨勢：

發(fā)展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書持證上崗。

轉型機會：根據(jù)秘書的知識結構和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工

作。

第四篇：培養(yǎng)秘書口頭報告能力

培養(yǎng)秘書口頭報告能力

秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協(xié)調能力、應變能力、表達能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準確的口頭報告，有利于領導及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細節(jié)著于：

一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領導的正常工作，甚至給領導造成被動。

二、弄清原委，力求準確。視信息的真實性、完善性為生命，按時間、地點、人物、事件、經(jīng)過、結果六要素調查了解，構建完善的信息。

三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實；語言要精煉，不能重復；客觀陳述，不攙雜個人觀點，以免影響領導獨立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時機，靈活對待。在人員較多的場合，一般應注意保密，宣向領導個別報告。領導情緒不好時，要盡量做到語言平實、平鋪直述，以免引起領導情緒波動，影響對事情的正確答復或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領導正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。

第五篇：淺談秘書應具備的能力

淺談秘書應具備的能力

引言

隨著我國的改革開放向深度和廣度推進，商品經(jīng)濟日益發(fā)達，信息服務的市場擴大，對秘書的需求量也日益增大?？梢灶A測，到下世紀初，隨著工業(yè)化的現(xiàn)代結構的生成以及我國經(jīng)濟的逐步發(fā)展，秘書工作將更受社會的重視。它已不僅僅是一種較高級的職業(yè)，而且會成為吸引千萬勞動大軍的一門新興行業(yè)。在現(xiàn)代化日益成熟的今天，對企業(yè)起到舉足輕重的秘書人員的素質要求也是相當?shù)闹?，不僅僅是對專業(yè)素質的單要求，更多的是對自身能力的建設和培養(yǎng)，乃至全方面的素質的要求。企業(yè)秘書必須是思想品德上的“馬列者”，工作上的“老黃?！保淖帜芰ι系摹白骷摇?，綜合素質上的“軍師”，辦事上的“經(jīng)紀人”，思想上的“戰(zhàn)略家”。

秘書的能力構成：

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立 ,是現(xiàn)代經(jīng)濟高速發(fā)展的必須 ,同時也對秘書工作提出更高的標準 ,與傳統(tǒng)意義的 “秘書” 相比 ,現(xiàn)代企業(yè)要求秘書更是 “全才”，必須具有科學的預見和廣博的知識，集多能于一身，構建自身的能力結構，同時，還必須具有高尚的職業(yè)道德和良好的心理素質。

一、具有較高的文化專業(yè)素質

企業(yè)文秘人員應具有廣博的基礎文化知識。

1、是社會科學基礎文化知識,如歷史、政治、思想史,社會發(fā)展史,哲學理論等。在世界經(jīng)濟日趨一體化的今天，企業(yè)要生存發(fā)展，必然要進入世界市場參于競爭,這就要求文秘人員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業(yè)務伙伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業(yè)倡導的是儒家理論,強調職員、公司是一家。而美國企業(yè)則更多地倡導開拓、奮斗、競爭精神,強調創(chuàng)新和自我實現(xiàn)。了解本國文化,了解不同國家的歷史，準確把握不同國家的特點，對于開展辦公室工作有很大幫助，在經(jīng)濟聯(lián)系日益國際化的今天，這一點更是突出;

2、是自然科學基礎文化知識。當代社會的工作與生活離不開自然科學知識,高科技含量的企業(yè)生產(chǎn)，以自然科學知識為基礎。同時，現(xiàn)代辦公設備日益復雜化、高技術化，沒有一定的自然科學知識很難學習了解其原理和性能?？傊?文秘人員沒有一定的自然科學知識,就很難學習掌握辦公自動化的新技術,就不能為企業(yè)內各部門提供高效率的服務。

二、具有較強的是表達能力

表達能力是文秘人員的重要能力之一。匯報工作、接待來客、協(xié)調溝通等都要通過表達。文秘人員應當準確、及時、簡潔、規(guī)范地表達工作情況,準確把握何時該說什么，何時該寫什么，說該怎么說,寫該怎么寫,只有在這些問題上把握適度,才算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什么?在口頭表達中,要靠駕馭語言的能力,靠豐富的詞匯量，敏捷的思維，清晰的語言以及語氣、手勢、表情、體態(tài)等。在書面表達中，要靠準確的詞匯使用、嚴謹縝密的思維、得當?shù)奈恼麦w式、清新流暢的語言表達等。書面表達的要求就是準確、規(guī)范、簡捷。隨著企業(yè)辦公自動化水平的提高，對辦公室人員的書面表達提出了更高的要求，文秘人員必須學會熟練地在計算機上進行文字處理。四是公關協(xié)調能力。通過文秘的公關協(xié)調工作使企業(yè)與企業(yè)之間,企業(yè)與公眾之間建立良好的合作關系，為本企業(yè)提供其他企業(yè)的信息,提高企業(yè)應變能力。協(xié)調就是協(xié)調本企業(yè)內部上下級、各職能部門之間的和諧關系,并通過我們的工作構建以“和諧”為核心的企業(yè)文化,追求人與人之間的和諧，人與自然和社會的和諧,營造一個祥和、互助、奮發(fā)向上的企業(yè)氛圍。

三、具有主動性和一定的前瞻能力

領導交待了什么,自己便干什么;領導沒有吩咐,自己就樂得無事。像這樣被動地接受領導交辦的任務,是遠遠不夠的,一個稱職的秘書還要善于“沒事找事”。秘書要有靈活的大腦，從行為表征上就是會思考問題、會辦事情、會出點子、會應付各種突發(fā)事件、會對過失進行補救。這“五會”有著豐富的內涵，每一會都有很高的要求，要當好一個現(xiàn)代的優(yōu)秀秘書，必須勤懇磨練，不斷學習，努力創(chuàng)新，適應時代發(fā)展的變化和要求。在領導作出指示前,秘書頭腦中就要先有一個工作思路。凡事預則立,不預則廢,秘書時刻想到領導的需要,工作走在前面，有前瞻性，及時為領導提供所需情況,主動協(xié)助領導做好工作,既能減輕領導的壓力,促進領導提高工作成效,也有助于秘書找出差距,提高自身能力。

另外，秘書是領導或企業(yè)的參謀或軍師，是領導或企業(yè)的思想庫和智囊團。秘書應當發(fā)揮順風耳和千里眼的作用,把平時搜集整理的信息,特別是市場競爭信息、超前預測的方案、調查研究的情況及時、準確地提供給領導或企業(yè)，并把超前思考的優(yōu)良方案提供出來,以便領導或企業(yè)及時掌握情況,做出相應的決策和反應。這就要求秘書在完成日常性服務工作的同時,要圍繞領導的主管或分管工作,積極深入基層,開展調查研究，掌握一線實情,敏銳地發(fā)現(xiàn)問題,提供領導決策參考;廣泛閱讀報刊,收集信息資料,聽取多方意見,獲取正反兩方面情況,促進領導全面、系統(tǒng)地分析問題,做出科學決策加強對有關單位完成領；導所布置工作情況的督促檢查,確保領導的決策落實到位。

四、政治鑒別能力。

政治鑒別能力就是辨別方向，把握大局的能力。秘書工作雖然是領導的輔助工作，但同樣要有較強的政治鑒別能力。秘書工作者的政治鑒別能力由以下三方面要素構成：

1、是基本政治知識和政治理論的理解能力。

2、是現(xiàn)實形勢的政治判別能力，秘書工作者要善于從政治上判斷形勢、觀察思考和處理問題。

3、是抵御腐朽思想侵蝕的能力。當前，秘書已經(jīng)成為腐敗的高發(fā)人群，秘書工作者必須具有正確的世界觀、人生面、價值觀和是非觀，自覺抵制各種腐朽思想的侵蝕。

五、學習能力。

秘書的學習能力，是指通過各種手段，獲取新知，并具備實踐新的行動的能力。當前形勢的發(fā)展瞬息萬變，秘書工作者只有不斷學習，才能適應形勢發(fā)展的需要。秘書工作者的學習能力主要有以下三方面要素構成：

1、是學的能力，主要是通過觀察、發(fā)現(xiàn)問題并解決問題、對話以及行動等方式，攫取信息，從而建構或重構知識的過程。

2、是“習”的能力，主要是根據(jù)習得的知識，主動行動、反復練習，應用知識，從而提高行動能力的過程。

3、是其他構成要素：包括學習的動機、態(tài)度、方法；特定學習環(huán)境；環(huán)境中的信息與知識等。

六、創(chuàng)新能力。

秘書的創(chuàng)新能力，是秘書工作者根據(jù)一定的目的，運用已有的知識，通過思維活動，產(chǎn)生新認識，創(chuàng)造新事物的能力。當前，新世紀新階段新任務給各級秘書工作者提出了新要求，秘書必須不斷創(chuàng)新工作方法與工作思路，才能更好地發(fā)揮作用。秘書工作者的創(chuàng)新能力主要有以下四個方面要素構成：

1、是洞察能力。是透過事物表面觀察事物本質的能力。

2、是想像能力。指在過去經(jīng)驗和知識的基礎上通過思維產(chǎn)生新的形象或新的設想的能力。

3、是創(chuàng)新膽識。要敢創(chuàng)敢闖，又善于總結經(jīng)驗。

4、是超前意識和務實態(tài)度。即具有把前瞻性與現(xiàn)實性、必要性與可能性有機結合起來的能力。

七、溝通能力。

秘書工作者的溝通能力，是通過一定的渠道，將信息發(fā)送給接受者，并尋求反饋以達到相互理解的能力。秘書工作本身就是橋梁和紐帶，起到聯(lián)系領導和基層工作的重要作用。

秘書工作者要善于和領導溝通，領會領導的意圖，又要善于和基層的干部群眾溝通，準確傳達黨和政府的政策、措施以及領導的意見，及時將基層的信息傳達到上級和領導那里，進行有效地溝通。

秘書工作者的溝通能力主要有以下三個要素構成：

1、是信息表達能力。能過會話、文字等方式向信息接受者表達的能力。

2、是理解他人的能力。在溝通過程中，認同、理解他人的一種能力。

3、是交往能力。善于營造良好的氛圍，掌握交往所需的規(guī)范的語文行為和儀表舉止，形成與他人和諧、平等、互助關系的能力。

八、決斷能力。

秘書工作者的決斷能力，是指按照最優(yōu)化的要求，從若干準備實施的方案中選擇行動對策，能過實施以達到一定目標的能力。從一定程度上講，領導就是決策。秘書在其工作中，為領導決策提供服務，本身也涉及大量的決策問題。因此，秘書工作者必須不斷提高自身的決策水平與決斷能力。秘書工作者的決斷能力主要有以下四個方面要素構成：

1、是價值分析能力。明確價值主體、辨析價值取向、界定體現(xiàn)價值取向的導向標準的能力。

2、是態(tài)勢診斷能力。指對決策對象現(xiàn)實狀況評估的一種能力。

3、是科學預測能力。是以現(xiàn)實為中介、以過往發(fā)展軌跡為基礎、對未來發(fā)展的可能走勢與發(fā)展程度進行判斷的能力。

4、是制定對策能力。是應具備的目標選擇、對策分析、戰(zhàn)略選擇方面的能力。

九、應對突發(fā)事件的能力。

秘書工作者應對突發(fā)事件的能力，是預防和有效處理突發(fā)事件的能力。突發(fā)事件對各級政府和各級領導都是有害的沖擊，秘書應該成為這種沖擊的有效的緩沖，通過自己卓有成效的工作化解、緩解危機，給領導提供有效的參考意見。秘書工作者應對突發(fā)事件的能力主要有以下三個方面要素構成：

1、是有效掌握有關信息，及時捕捉帶有傾向性、潛在性問題，制定可行預案，爭取把問題解決在萌芽狀態(tài)的能力。

2、是面對突發(fā)事件時，保持頭腦清醒、對事件進行科學分析、敏銳把握事件潛在影響，密切掌握事態(tài)發(fā)展情況的能力。

3、是應對突發(fā)事件中的準確判斷、果斷行動能力和及時整合各種資源、有序應對突發(fā)事件的能力。

十、心理調適能力。

秘書工作者的心理調適能力，指利用一定的方法，通過特定的途徑，調節(jié)自己的心理，使之適應外在變化和環(huán)境、保持心理平衡、健康的能力。秘書工作具有工作強度大、責任大的特點，對秘書工作者的心理承受能力提出了特殊的要求。秘書工作者必須具備較強的心理調適能力，擺正自己的位置，調整好自己的心態(tài)，才能承擔高強度、高標準的秘書工作。

秘書工作者的心理調適能力主要有以下三個方面要素構成：

1、是保持心理正常張力，以適應現(xiàn)實工作環(huán)境、人際環(huán)境的能力。

2、是緩解、調節(jié)自己在處理日常事務、公共生活、社會交往行為中所產(chǎn)生的心理壓力和精神緊張狀態(tài)，獲得心理、保持心理健康的能力。

3、是在心理調適中選擇某種途徑和掌握、運用一定方法的能力。

結論

綜上所述，秘書工作者應該具備的全方面能力，不是一朝一夕就能完全具備的，需要廣大秘書工作者不斷學習、勇于實踐、善于總結經(jīng)驗教訓，在工作中不斷提高。正所謂實踐出真知，根據(jù)馬克思哲學觀點，量變達到一定程度就會形成質變，前方是光明的，道路是曲折的，相信量的積累會形成質的飛躍，并時刻正確的分析自己，從而找到自身的不足，勇于面對自己，才會提高我們的綜合能力和素質，從而更好的發(fā)揮自己，實現(xiàn)自我的價值。當然我們也不能盲目的去學習，而是要有計劃有目地的去學習和規(guī)劃自己，做到踏踏實實的去認真學習，一步一個腳印的去爭取，同時聽取一些正確的客觀觀點和意見，不要太過主觀，我們的工作是一群人在一起戰(zhàn)斗，講求的是團隊合作，每個人有不同的工作職責，盡力做好本職工作，不要越界越權，一定要職責分明。我們要更加加強與他人溝通協(xié)作的能力，首先我們要真誠待人，其次要公平對人，不能把自己的情緒和個人的恩怨帶到工作上去，以禮和能力服人。

盡力以自己的能力打開一個好的新的并對企業(yè)有利的局面。

企業(yè)秘書必須利用自身優(yōu)勢,發(fā)揮自身能力,以周密的思維、嚴細的作風、勤奮的狀態(tài)、淵博的學識、出色的才華,履行崗位職責,切實發(fā)揮聯(lián)系左右、協(xié)調內外、溝通上下的樞紐作用，為領導和企業(yè)輔助好,服務好,為企業(yè)奉獻青春和才華，在工作的同時實現(xiàn)自身的價值。在這期間要做到與時俱進，根據(jù)社會的不斷變化來調整自己的思想和理念，學會創(chuàng)新。

因為為創(chuàng)新是一個國家的靈魂，亦是一個企業(yè)的靈魂，尤其是在現(xiàn)代化日益成熟的今天，新的思想就是一個企業(yè)的動力和活力，也就是競爭力，一個創(chuàng)新的思想貫穿著一個企業(yè)，從基層員工至高層領導，因此我們要摒棄一成不變的腐朽思維，開創(chuàng)創(chuàng)新的思想和一意念。最后讓我們?yōu)槠髽I(yè)的發(fā)展和民族的發(fā)展而努力奮斗，奉獻青春。