干部人事檔案整理過程中

有關(guān)具體問題歸類的補(bǔ)充說明

一、檔案材料分類需注意的幾個(gè)問題

第一類履歷材料（本類排序是：按材料形成時(shí)間的先后順序排列）。

1、個(gè)人檔案中必須具備1997年度填寫的《干部履歷表》。《干部履歷表》必須填寫完善（即填表人簽章、審查機(jī)關(guān)意見及蓋章、填表日期俱全）；2002年履歷表須有相片，1997年和2002年的履歷表凡有空白欄的，經(jīng)組織核實(shí)后，有的由組織補(bǔ)填，組織不能填補(bǔ)的，找本人填補(bǔ)，沒有內(nèi)容的空白欄則寫“無”。直系親屬中有任副省級(jí)以上職務(wù)的必須填寫反映出來，其父母有死亡的要填寫，并注明已故。

2、《待業(yè)人員登記表》（結(jié)論有勞動(dòng)部門簽章并有“同意錄用”等字樣的系招工材料）歸入九類（9-2-）；若無結(jié)論且該檔案又無《干部履歷表》或《職工登記表》的可歸為一類，若有《干部履歷表》或《職工登記表》的，則《待業(yè)人員登記表》可不歸檔。

3、履歷表中有獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)記載，但無支持材料的，按文件規(guī)定廳級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)須有相關(guān)支撐材料，廳級(jí)以下的可不管；一個(gè)月以上受過地廳級(jí)以上培訓(xùn)的，必須要填寫，其培訓(xùn)材料應(yīng)收盡收，沒有的也不用寫說明了；一個(gè)月以上的培訓(xùn)須有相關(guān)支撐材料，一個(gè)月以下的可不管。

4、《干部履歷表》中，本人未填寫受處分的，由組織核實(shí)后填寫，不必要找本人補(bǔ)填了。

5、《上山下鄉(xiāng)知識(shí)青年簡歷表》沒有知青辦同意上山下鄉(xiāng)意見、又沒有蓋章的放在一類。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料和報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料（本類排序是：按材料形成時(shí)間的先后順序排列）

1、凡由本人撰寫的敘述本人經(jīng)歷、思想變化過程以及交待家庭情況，社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的材料，均屬自傳或自傳性質(zhì)的材料。

2、具有自傳內(nèi)容的申請(qǐng)書，本人檔案中又沒有自傳的，可將此材料歸入二類。

3、科技人員的業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)自傳應(yīng)歸入第四類。

4、黨員領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告表歸入二類。

5、按有關(guān)文件規(guī)定報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

6、帶自傳性質(zhì)的履歷表或簡歷表、具有自傳內(nèi)容的歷史反省材料。

第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料（本類排序

是：按材料形成時(shí)間的先后順序排列）

1、凡屬在職的黨員、團(tuán)員、干部、職工、學(xué)員、軍人等各種鑒定材料歸入三類（3-）。

2、《學(xué)校學(xué)生品行評(píng)等審批表》（結(jié)論評(píng)為優(yōu)、良），屬于學(xué)校對(duì)學(xué)生思想方面的鑒定考察材料，歸入三類（3-）。

3、從1994年以來的《年度考核登記表》必須齊全，每欄的內(nèi)容（包括單位的考核意見、本人簽字、時(shí)間、蓋章等），必須填寫完善。

4、《路政人員鑒定表》以鑒定內(nèi)容為主的歸三類（3-），其結(jié)論是聘用的歸九類（9-2-），但須重?cái)M相應(yīng)的標(biāo)題，即：《路政人員聘用表》。

5、干部離任審計(jì)報(bào)告或者定期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告歸三類（3-）。

6、掛職鍛煉的鑒定或者考核意見的材料歸三類（3-）。

7、因公出國處境和在國外境外表現(xiàn)情況的鑒定材料歸三類（3-）。

8、年度考核表中沒有本人簽字、主管部門意見、人事部門蓋章的必須完善，如果無人事廳時(shí)間的可以不補(bǔ)。

9、如果當(dāng)年只有《專業(yè)技術(shù)人員考核登記表》而沒有《機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度考核表》的，將《專業(yè)技術(shù)人員考核登記表》放在當(dāng)年相應(yīng)的位置歸入第三類（或者說缺少某年度考核表的，如果當(dāng)年有《專業(yè)技術(shù)人員考核表》的可以代替）。

10、《貴州省企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部民主評(píng)議登記表》和《機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度考核表》一律歸三類。

11、參加黨校短期培訓(xùn)學(xué)習(xí)的考察材料（鑒定），歸三類。

12、后備干部的材料，本人未提拔使用的材料放入三類, 已提拔使用的放在相應(yīng)的《干部任免表》之后歸九類（即9-2-）。

13、以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表。

14、新兵訓(xùn)練鑒定表、表現(xiàn)鑒定、登記表（含訓(xùn)練成績），有小結(jié)、有鑒定、有成績的和軍人在部隊(duì)訓(xùn)練的鑒定成績表都?xì)w入三類。

鑒定和培訓(xùn)的區(qū)別：鑒定是對(duì)本人在一定時(shí)間內(nèi)的表現(xiàn)的認(rèn)定，鑒定對(duì)提拔很關(guān)鍵；培訓(xùn)是對(duì)一個(gè)人在一定時(shí)間內(nèi)在理論、專業(yè)、技能學(xué)習(xí)與進(jìn)修的經(jīng)歷的佐證。

15、如果是其他方面的涂改（如筆誤等原因），就不用管它，但是對(duì)出生年月、參工時(shí)間、民族成分、不合格改為合格、合格改為優(yōu)秀、工資金額的涂改，一定要核實(shí)清楚后由組織寫出說明，放在五類或者放在相應(yīng)的位置。

16、平級(jí)調(diào)動(dòng)任職的，可以不需要考察材料和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)；如果有考察材料和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)更好，沒有考察材料和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的，也就不補(bǔ)了。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)習(xí)成績、職業(yè)資格考試、評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平、有關(guān)培訓(xùn)等方面的材料。本類材料的排序是：按時(shí)間先后順序和檔案材料性質(zhì)相對(duì)集中排序：

①4-1-學(xué)歷、學(xué)位材料；

②4-2-職業(yè)資格、職稱材料；

③4-3-科研學(xué)術(shù)水平材料；

④4-4-培訓(xùn)材料。

1、凡屬未參加工作之前的學(xué)生、初高中的《畢業(yè)生鑒定表》、中學(xué)生《體育合格證》、《社會(huì)實(shí)踐表》、《學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定》和大學(xué)生的《畢業(yè)生鑒定表》、《社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)登記表》均歸入四類（4-1-）；在職工作人員參加（學(xué)員）培訓(xùn)學(xué)習(xí)、進(jìn)修登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記（鑒定）表、培訓(xùn)實(shí)習(xí)鑒定表等材料系培訓(xùn)方面的材料歸入四類（4-4-）。

2、學(xué)生的休學(xué)、復(fù)學(xué)等材料歸入四類（4-1-）。

3、全日制大、中專畢業(yè)生的畢業(yè)證、本科學(xué)歷及學(xué)位證書要復(fù)印件歸入四類（4-1-）；在職成人大、中專和“五大”畢業(yè)生的學(xué)籍材料和畢業(yè)證復(fù)印件應(yīng)歸入四類（4-1-）。凡畢業(yè)證書復(fù)印件如果時(shí)間早于《畢業(yè)生登記表》的，應(yīng)將畢業(yè)證書復(fù)印件放在《畢業(yè)生登記表》或者《畢業(yè)生鑒定表》之后。

4、《戰(zhàn)士技術(shù)等級(jí)審批表》屬于專業(yè)技術(shù)類，歸四類（4-2-）。

5、本科學(xué)歷及學(xué)位材料必須齊備才能認(rèn)可學(xué)歷和學(xué)位；《畢業(yè)證書》和《 XX學(xué)位證書》復(fù)印件歸入四類（4-1-）。若在畢業(yè)登記表中明確說明授予學(xué)士學(xué)位，或者在畢業(yè)證書上同時(shí)表明授予學(xué)士學(xué)位的，則學(xué)士學(xué)位證書可以不歸檔。

6、專業(yè)技術(shù)人員1993年（含1993年）以前的《專業(yè)技術(shù)考核表》需歸入人事檔案的四類（4-2-）；1994年（含1994年）以后的《專業(yè)技術(shù)考核表》歸入專業(yè)技術(shù)檔案；若是企業(yè)人員，因沒有行政事業(yè)單位年度考核表的，可將逐年的《專業(yè)技術(shù)考核表》需歸入人事檔案的四類（4-2-）。

7、《專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào)表》必須歸入人事檔案的四類（4-2-）。若是專業(yè)技術(shù)考核與行政事務(wù)考核同時(shí)進(jìn)行的，只歸行政事務(wù)考核表，專業(yè)技術(shù)考核表歸專業(yè)技術(shù)檔案。

8、《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表》歸入四類（4-2-）；任職資格通知一律換成評(píng)審表，專業(yè)人員的解聘通知?dú)w入四類（4-2-）；專業(yè)技術(shù)任職資格聘任書復(fù)印件要?dú)w入檔案（4-2-），這樣才能體現(xiàn)評(píng)聘使用情況。檔案中無《評(píng)審表》的，資格證書與聘任證書復(fù)印件則都要?dú)w檔。

9、如四類無任何內(nèi)容，且最高學(xué)歷是高中或是初中（無學(xué)籍檔案）的，則高中或初中的《畢業(yè)證書》要?dú)w入四類（4-1-）。

10、大、中專畢業(yè)學(xué)生有《畢業(yè)生登記表》的，其學(xué)歷證明可不歸檔；如果沒有《畢業(yè)生登記表》的，其學(xué)歷證明則歸入（4-1-）。

11、凡大學(xué)生的鑒定與學(xué)歷有關(guān)的材料、在校軍訓(xùn)鑒定表和在校期間的各種培訓(xùn)登記表都隨學(xué)歷按照時(shí)間先后順序一并歸入四類（4-1-）。

12、《高考錄取通知書》和高考《政審表》中的結(jié)論有“同意錄取”字樣都?xì)w入四類（4-1-）。

13、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料歸入四類（4-3-）。

14、培訓(xùn)材料，是指在職干部職工在理論、專業(yè)、技能等方面的培訓(xùn)。包括一個(gè)月以上的結(jié)業(yè)證書（含研究生課程班登記、鑒定表和沒有學(xué)位的畢業(yè)證書）（4-4-）。

說明：研究生班和研究生課程班兩者是不同的，前者是有畢業(yè)證書和學(xué)位證書的；后者只有結(jié)業(yè)證書，不可能有畢業(yè)證書。北京社會(huì)函授大學(xué)畢業(yè)證不能算學(xué)歷，只能算培訓(xùn)。

15、成人高考、自考、黨校學(xué)歷只有《畢業(yè)生登記表》，沒有《學(xué)員登記表》和《XXX報(bào)考登記表》的，不需要再補(bǔ)；沒有學(xué)籍材料的，由原學(xué)校出具學(xué)籍證明。

16、專業(yè)技術(shù)職稱的評(píng)聘分開時(shí)間是從2002年開始的，從2002年以后的必須要有評(píng)審表，已聘的要有聘書復(fù)印件，歸（4-2-）。

17、畢業(yè)生資格審查表無“同意錄取”等字樣歸（4-1-）。

18、有入學(xué)錄取通知書歸（4-1-），沒有的不管。

19、《干部學(xué)歷、學(xué)位檢查清理登記表》歸（4-1-）。

20、若無學(xué)生登記表學(xué)歷證明材料歸（4-1-）。

21、黨校研究生班算學(xué)歷的材料歸（4-1-）；只有研究生課程進(jìn)修班不算學(xué)歷，此類材料歸培訓(xùn)（4-4-）。

22、黨校大專班學(xué)習(xí)2年，畢業(yè)證書上為“大專班”字樣，作為學(xué)歷材料與其學(xué)籍材料歸（4-1-）。

23、八十年代的專業(yè)技術(shù)職務(wù)，只有資格證、聘任文件就可以了，兩樣都要?dú)w檔；凡與工資有關(guān)系的，應(yīng)該要有首聘的（或者最近取得任職資格的）聘任證書復(fù)印件。

24、科技人員的業(yè)務(wù)自傳技術(shù)自傳材料歸（4-3-）。

25、在黨校培訓(xùn)的材料實(shí)在無法找到的，由現(xiàn)有單位寫出說明，到所在黨校加蓋公章，并復(fù)印其花名冊(cè)，放在單位說明后面作附件。

第五類政審材料（本類排序是按材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序，順序是：上級(jí)批復(fù)、結(jié)論、本人對(duì)結(jié)論的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料<根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列>、本人檢討或交待材料等。有甄別、復(fù)查、平反結(jié)論的應(yīng)分別排在原結(jié)論的前面）。

1、《應(yīng)征入伍政審表》和《入伍時(shí)間的批注》均歸入五類（5-）。

2、《民族成分證明書》、《民族成分認(rèn)定書》和本人戶口簿與身份證復(fù)印件以及戶籍機(jī)關(guān)的戶籍證明等材料歸五類（5-）。

3、干部的民族、出生年月、參工時(shí)間認(rèn)定材料必需按干部管理權(quán)限由組織予以認(rèn)定，其認(rèn)定的審查意見及其依據(jù)材料歸五類（5-）。

4、民族成分的認(rèn)定可根據(jù)《民族成分證明書》、《民族成分認(rèn)定書》直接認(rèn)可；如果沒有《民族成分證明書》、《民族成分認(rèn)定書》的，由其本人持戶口和身份證到當(dāng)?shù)孛褡诰殖鼍摺睹褡宄煞肿C明》。

5、高校招生政治思想考核表歸5類。

6、《上山下鄉(xiāng)知識(shí)青年簡歷表》（經(jīng)知青辦批準(zhǔn)下鄉(xiāng)的，系參工時(shí)間的認(rèn)定）需放在五類（5-），缺少知青材料的，要補(bǔ)相關(guān)材料，如知青證復(fù)印件、名冊(cè)復(fù)印件或有關(guān)單位證明。知青證復(fù)印件或知青下鄉(xiāng)證明應(yīng)歸五類；知青證復(fù)印件或知青名冊(cè)復(fù)印件，作為認(rèn)定參加工作時(shí)間說明的附件，合并記頁，均歸入五類。

7、入黨、入團(tuán)、參軍、高考、聘用干部等方面的政審材料歸五類（5-）。

8、干部愛人情況登記表歸五類（5-）。

9、出生年月的認(rèn)定：在檔案材料中，最初的出生年月均系本人提供，如果本人填寫第一份材料的出生年月小，以后的材料本人填寫的出生年月填寫大了，則在尊重本人意見的基礎(chǔ)上，可以認(rèn)定其后來填寫大的出生年月，這就叫“認(rèn)大不認(rèn)小”；如果第一份材料記載的出生年月比以后的材料都要大的，則按照第一份材料認(rèn)定其出生年月；如果第一份材料記載的出生年月比以后的材料都要小的，要綜合所有的材料進(jìn)行分析認(rèn)定；如果按照以后的材料認(rèn)定其出生年月（或大或小）關(guān)鍵是要認(rèn)真審查本人從更改年齡中是否獲得利益而定。獲得利益的可不予更改，沒有獲得利益的可以重新認(rèn)定。

10、出生日期與參加工作時(shí)間認(rèn)定都只認(rèn)定到月份，即相差一個(gè)月的需要認(rèn)定，不用認(rèn)定到日期。

第六類加入黨團(tuán)的材料（本類排序是：按材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序，順序是：將入團(tuán)、入黨、入民主黨派材料分別排列，志愿書放在各自材料的前面，其他材料均按形成的時(shí)間先后順序排列。即按①入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書、退團(tuán)材料；②入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書；③中共黨員登記表；④入民主黨派的材料順序排列）。

1、1996年以后入黨的，必須具備入黨時(shí)的政審材料。

2、是中共正式黨員但又沒有入黨材料的，首先在原入黨單位查找原入黨材料，找不到入黨材料的，可由黨組織寫出說明；是團(tuán)員（已超齡退團(tuán)）而沒有入團(tuán)材料的可以不補(bǔ)，沒有超齡退團(tuán)的要盡量找到原入團(tuán)材料。

3、《入團(tuán)志愿書》，只有入團(tuán)證明材料的其證明材料仍放在六類（6-）； 2000年以后入團(tuán)的要補(bǔ)材料。

4、《民主評(píng)議黨員登記表》結(jié)論為“合格”的歸入六類（6-）；結(jié)論為“優(yōu)秀”的歸入七類（7-）。根據(jù)中組部答復(fù)，《民主評(píng)議黨員登記表》今后不作為干部檔案材料收集內(nèi)容，不再收集歸檔。

5、黨員填寫的《1985年黨員登記表》必需要有，沒有的要補(bǔ)，歸入六類；《1990年黨員登記表》只是要求省會(huì)城市和教育、科研等機(jī)構(gòu)填寫，其他地（市）縣單位未作明確要求，因此可以不補(bǔ)。

6、入黨積極分子在入黨前參加培訓(xùn)班學(xué)習(xí)的材料和思想?yún)R報(bào)材料均不歸入人事檔案。

7、加入民主黨派的有關(guān)材料歸入六類（6-）。

8、沒有預(yù)備期的黨員是指在1969年4月1日至1977年8月11日入黨的黨員，不需要入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，入黨時(shí)間和黨齡從上級(jí)黨委批準(zhǔn)之日算起。

9、凡屬有預(yù)備期的黨員，必須有入黨申請(qǐng)和入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)。

第七類獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）材料，各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)、表彰及榮譽(yù)稱號(hào)等材料（本類排序是：一般應(yīng)按時(shí)間先后順序排列，但每次的獎(jiǎng)勵(lì)應(yīng)將組織的審批材料放在前面，先進(jìn)事跡材料放在后面，作為一份材料）。

1、《民主評(píng)議黨員登記表》結(jié)論為“優(yōu)秀”的但又有《優(yōu)秀黨員登記表》的（均是同一時(shí)間產(chǎn)生的），一律歸在七類，但不作一份材料，需分別編序歸在七類（7-）。

2、受縣（處）級(jí)以上表彰獎(jiǎng)勵(lì)的材料必須收集歸檔，主要收集《表彰獎(jiǎng)勵(lì)審批表》、個(gè)人先進(jìn)事跡材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件等材料要求應(yīng)收盡收，歸在七類（7-）。

3、授予各種榮譽(yù)稱號(hào)的審批表和事跡材料、授予各系統(tǒng)三十年人員榮譽(yù)證書登記表歸在七類（7-）。

4、獎(jiǎng)勵(lì)（包括培訓(xùn)）材料各單位已提供來的，無論履歷表中是否有記載，都?xì)w入檔案，如果本人檔案中有記載，但無相應(yīng)的支持材料的地廳級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)就要寫說明，地廳級(jí)以下的不用寫。

第八類干部違反黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料（本類排序是：按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序，順序是：上級(jí)批復(fù)、結(jié)論或處分決定、本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料<根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列>、本人檢討或交待材料等。有甄別、復(fù)查、平反結(jié)論的應(yīng)分別排在原結(jié)論的前面）。

1、處分材料沒有上級(jí)批復(fù)意見，但事實(shí)存在的應(yīng)歸在十類。有上級(jí)批復(fù)意見的歸八類（8-）。

2、法院審判的判決書歸八類（8-）。

3、雖不作處分，但經(jīng)組織查實(shí)，確屬錯(cuò)誤（如道德品質(zhì)、生活作風(fēng)、經(jīng)濟(jì)問題等）的材料歸八類（8-），未經(jīng)組織查實(shí)的不歸干部檔案。

4、撤銷處分的決定應(yīng)單獨(dú)編號(hào)作為另一份材料。

第九類干部 工資、勞動(dòng)合同、任免、錄用、聘用、續(xù)聘、解聘、調(diào)動(dòng)、參軍、退伍、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、待遇、出國出境、離（退）休、參加各種代表會(huì)的呈報(bào)表、審批表、登記表等其它材料。本類材料的排序是：按時(shí)間先后順序和檔案材料性質(zhì)相對(duì)集中排序：

①9-1-工資情況材料；

②9-2-調(diào)動(dòng)任免材料；

③9-3-出國出境材料；

④9-4-出席會(huì)議登記表材料。

1、《新招職工政工政審表》中有勞動(dòng)部門“同意錄用”字樣的和《招工登記表》都放在九類（9-2-）。

2、《轉(zhuǎn)正定級(jí)表》結(jié)論僅有“同意轉(zhuǎn)正”字樣的放在九類（9-2-），有“同意轉(zhuǎn)正定為X級(jí)”有工資的放在九類（9-1-）。

3、《干部調(diào)動(dòng)審批表》和《借調(diào)函》放在九類（9-2-），凡屬借調(diào)個(gè)人申請(qǐng)、借調(diào)證明、批準(zhǔn)意見等材料應(yīng)作為一份材料，按批準(zhǔn)意見、個(gè)人申請(qǐng)、證明材料順序放置，頁數(shù)合并計(jì)算，放在九類（9-2-）。

4、2002年7月以前的《干部任免呈報(bào)表》、或《任免呈報(bào)表》表中有“現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)”欄，可以不要考察材料；《干部任免審批表》、《干部任免呈報(bào)表》或《任免呈報(bào)表》都應(yīng)按規(guī)定逐項(xiàng)填寫，要有任有免，寫明任和免的職務(wù)；1997年以前任免的可以不補(bǔ)考察材料，1997年以后任免的必需附有考察材料。

5、《干部任免審批表》的審批要按干部管理權(quán)限任免，審批意見后面要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間和文號(hào)，加蓋組織印章。

6、干部任職考察材料作附件放在《干部任免審批表》后面一并歸入九類（9-2-），目錄上按審批表的時(shí)間填寫，頁數(shù)合并計(jì)算。

注意：1997年以后提撥任免的領(lǐng)導(dǎo)干部《干部任免審批表》后面沒有考察材料的，將“單項(xiàng)否決”，該單位的檔案不能達(dá)標(biāo)。

7、《吸收錄用審批表》，如是吸收錄用審批表、或者是吸收錄用新工人的，均放在九類（9-2-）；聘用干部審批表、聘用干部合同書、續(xù)聘、解聘、辭退審批材料，均放在九類（9-2-）。

8、單位對(duì)學(xué)生分配工作的通知有工資的，放九類（9-1-），無工資的，放九類（9-2-）。

9、《路政人員鑒定表》以鑒定內(nèi)容為主的歸三類（3-），其結(jié)論是聘用的歸九類（9-2-），但須重?cái)M相應(yīng)的標(biāo)題：即《路政人員聘用表》。

10、《新任路政人員審批表》均歸九類（9-2-），《專（兼）職路政員聘書》有職務(wù)或無職務(wù)的一律歸入九類（9-2-）。

11、《公務(wù)員登記表》和《軍隊(duì)干部提升、定級(jí)報(bào)告表》歸九類（9-2-）。

12、《應(yīng)征公民政治審查登記表》結(jié)論是“同意應(yīng)征入伍”字樣的和《應(yīng)征入伍登記表》、《退伍軍人審批表》、《軍銜審批表》、《軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表》均歸入九類（9-2-）。

13、工會(huì)主席的任職通知須換成《干部任免審批表》歸入（9-2-），確系無法補(bǔ)表的，可將任職通知?dú)w檔。但是，任職通知一般情況下不歸檔。

14、歷年的《勞動(dòng)合同書》歸入九類（9-2-）。

15、若無《調(diào)動(dòng)審批表》只有調(diào)動(dòng)通知的，調(diào)動(dòng)通知須歸入九類（9-2-）；無調(diào)動(dòng)材料的必須補(bǔ)材料，確實(shí)無法補(bǔ)材料的，由組織寫出說明。1997年以前的可以不用補(bǔ)。

注意：干部在1997年以后調(diào)動(dòng)到上級(jí)機(jī)關(guān)工作時(shí)沒有《調(diào)動(dòng)審批表》的必須由組織寫出說明歸入九類（9-2-）。

16、評(píng)定授予《軍官軍銜報(bào)告表》和《公安警銜晉升的審批表》，歸九類（9-2-）。

17、因從外系統(tǒng)調(diào)入而差的工資表，是事業(yè)單位的要通知原單位補(bǔ)齊，是企業(yè)的盡量要求補(bǔ)齊。

18、工資中凡差1993年工改以來和2006年工改以來的工資審批表必須補(bǔ)齊（說明：1997年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)的工資審批表可以不補(bǔ)；2006年工改以來的工資審批表，應(yīng)當(dāng)按每年考核晉升（薪級(jí)）工資時(shí)打印工資表審批后歸檔。

注意：工資表不齊的，將“單項(xiàng)否決”。

19、職工工資介紹信不歸檔。

20、工資表欄目有空白，手填與打印的可以不用完善。

21、干部任免表中年度考核、個(gè)人基本信息缺少的都要補(bǔ)齊,查實(shí)后填寫并加蓋審核章。

22、報(bào)考登記表必須歸檔,無錄取意見及公章的不管。

23、出國、出境人員審批表歸入（9-3-）。

24、干部任免審批表缺相片的不管。但今后形成的要有。

25、有本人名字的調(diào)動(dòng)文件的可以歸檔（9-2-）。

26、每年晉升薪級(jí)個(gè)人審批表必須歸檔，不能按照人事廳的說法不歸檔。

27、干部任免中，任科級(jí)實(shí)職的干部，無考察材料的不用補(bǔ)，但必須有任免審批表。

28、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)登記表表歸入（9-4-）。

29、掛職的職務(wù)是自然免除，不需要有任免表，其掛職期間的考察意見、或鑒定等材料歸入三類。

30、《干部任免審批表》中免職職務(wù)的審批（按照干部管理權(quán)限）不是同一機(jī)關(guān)的，必須重新制作《干部任免審批表》予以免職審批。

31、同一職務(wù)的副職提拔為正職，原單位不用制作免職表（即使正職和副職的干部管理權(quán)限分別屬于不同單位的也不用另外制作免職表）；不同職務(wù)的副職提拔為正職，原單位必須制作免職表。

注意：《干部任免審批表》中必須有任有免，不完善的則是“單項(xiàng)否決”。管檔單位應(yīng)當(dāng)務(wù)必引起重視！

32、任股長的不用填寫《干部任免審批表》。

33、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)軍人在部隊(duì)的任職及其工資不用登記，可以從轉(zhuǎn)業(yè)時(shí)的最后一個(gè)職務(wù)開始登記。

第十類其他可供組織參考的有保存價(jià)值的材料（本類排序是：按材料形成時(shí)間的先后順序排列）。

1、見習(xí)期轉(zhuǎn)正總結(jié)可歸十類（10-）。1994年以前形成的參加某活動(dòng)的單項(xiàng)工作總結(jié)、專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)和工作自述一般情況下可以不歸檔；1994年以后的工作總結(jié)已包含在《年度考核登記表》內(nèi)，不再單獨(dú)列出。

2、學(xué)生參加高考時(shí)的《健康體檢表》、職工參工時(shí)和應(yīng)征入伍時(shí)的《體檢表》、有傷殘的體檢表、殘疾等級(jí)材料歸入十類（10-）。

注意：一般正常情況下的體檢表不歸檔。

3、有學(xué)生《報(bào)到證》的，《畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》可不歸檔。

4、職工調(diào)配介紹信和工資介紹信不歸檔。

5、新兵登記表歸入十類（10-）。

6、《申請(qǐng)家屬隨軍報(bào)告表》歸入十類（10-）。

7、缺報(bào)到證而又找不到的可以不管。

8、工會(huì)入會(huì)志愿書、工會(huì)會(huì)員登記表歸入十類（10-）。

9、本人在特殊情況、特殊期間寫的思想小結(jié)、專項(xiàng)工作總結(jié)等具有參考價(jià)值的材料可以歸入十類（10-）。

10、民事判決書如離婚或者各種糾紛判決書、調(diào)解書歸入十類（10-）。

11、人事爭議總裁裁決書（調(diào)解書），再生育子女申請(qǐng)審批表等有參考價(jià)值的材料歸入十類（10-）。

二、整理檔案材料中尚需注意的幾個(gè)問題：

1、檔案的每份材料尺寸為長26cm，寬19cm材料左邊的尺寸為2-2.5 cm裝邊線，左邊設(shè)三個(gè)裝訂眼，眼與眼的中心距為8.3 cm眼的中心距離左側(cè)邊沿為1.5cm上、下兩個(gè)眼中心距離上、下邊沿均為5.4cm，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求，做到檔案材料以裝訂線（即左邊）、下邊和右邊三面整齊，盡可能四邊整齊；對(duì)影響裝訂的材料要進(jìn)行單面裱糊，對(duì)過窄或者破損未空出裝訂線的檔案材料，需要進(jìn)行加邊處理。

2、檔案材料不整齊的要另用紙粘貼并裁剪整齊，有缺邊、缺角、有洞眼的需修補(bǔ)完好，材料應(yīng)保持干凈整潔，對(duì)不必要的字跡須擦掉，凡用圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆填寫的材料須用鋼筆填描清楚。用復(fù)寫紙復(fù)寫的材料可直接歸檔，但材料的下面應(yīng)襯托一張16開紙予以加固，可不需要復(fù)印件歸檔了。

3、對(duì)于過窄的材料一般本著封面用較寬的白紙條，封底用較寬的熟宣紙條（裱糊時(shí)均不能壓材料內(nèi)容）的方法裱糊。

4、過于薄的紙張材料，須用長26cm，寬19cm的白紙作襯頁，使材料起到勻稱整齊的保護(hù)作用。

5、每份材料成形后，均應(yīng)是裝訂左側(cè)，從右至左翻閱。

6、對(duì)填描篇幅較多的材料，可將其復(fù)印后，將復(fù)印件放在原件后作一份材料，頁數(shù)合并計(jì)算，可按一式兩份計(jì)算。

材料頁數(shù)的計(jì)算采用圖書編頁法，每頁為一頁，印有頁碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫，沒有印頁碼也沒有填寫內(nèi)容的材料，或襯紙一律不計(jì)算頁數(shù)，本身有頁碼的按原頁碼計(jì)算。

7、復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成的時(shí)間。歸檔的復(fù)印材料，必須注明材料出處，由組織人事部門加蓋“復(fù)印自原件”、“組織人事部門的公章”和“復(fù)印日期”的印鑒。

8、無標(biāo)題的材料，應(yīng)擬定與材料的主要內(nèi)容相符的標(biāo)題。

9、拆除檔案材料內(nèi)的大頭針、回形針、釘書釘?shù)冉饘傺b訂物。

10、嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

11、在整理檔案過程中要做到分類準(zhǔn)確按照材料的主要內(nèi)容獲用途確定類別：排列有序，材料層次分明、條目清晰、體系完整；目錄清楚（其內(nèi)容有類號(hào)、序號(hào)、頁碼、材料名稱、材料制成時(shí)間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目）、逐份逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫、無粘貼、無涂改；編號(hào)正確，材料類別序號(hào)和頁碼如實(shí)填寫；裝訂整齊，無亂孔（材料中有三個(gè)孔，每一個(gè)孔相鄰有兩個(gè)孔的可以不補(bǔ)，相鄰有三個(gè)孔以上的要修補(bǔ)，可以用<熟宣紙塊>填孔的方式修補(bǔ)）、無脫頁、無損壞文字。

12、材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備主要是審核以下材料：

（1）凡規(guī)定由組織蓋章的材料，應(yīng)有組織蓋章；凡個(gè)人撰寫的材料，應(yīng)有形成時(shí)間及本人簽字；

（2）《干部履歷表》應(yīng)有照片、本人簽名、填表日期和組織蓋章；

（3）《年度考核登記表》應(yīng)有組織評(píng)價(jià)意見、組織蓋章及本人簽名；

（4）學(xué)歷、學(xué)位材料培訓(xùn)材料及專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘材料應(yīng)有評(píng)價(jià)意見及組織蓋章；

（5）《入黨志愿書》應(yīng)填寫完整，有支部大會(huì)通過為預(yù)備黨員意見，有上級(jí)黨委批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正意見；

（6）《黨員登記表》應(yīng)該有本人簽字及組織蓋章；

（7）《干部任免審批（呈報(bào)）表》要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間及文號(hào)；相關(guān)信息應(yīng)逐欄填寫，不能出現(xiàn)空白欄；

（8）考察材料要注明考察人及考察時(shí)間，并加蓋考察,單位公章。

13、干部任免表分為三個(gè)時(shí)間段，即：

（1）1997年以前，用的是《干部任免呈報(bào)表》；

（2）1997年1月至2002月 7月，用的是《干部任免審批,表》，表中有工資欄，沒有貼相片欄；

（3）2002月 7月以后，仍然用的是《干部任免審批表》，但是有試用期，有考察材料，表中沒有工資欄，有貼相片欄，還要求填寫任免文件號(hào)。

14、“單項(xiàng)否決”的四種情況：

一是涂改造假：是指用不正當(dāng)?shù)姆绞酵扛臋n案內(nèi)容，或者將虛假材料裝入個(gè)人檔案，具有明確的目的性和針對(duì)性；

二是裝錯(cuò)材料：是指檔案中錯(cuò)裝入其他人的檔案材料（即在檔案歸檔過程中張冠李戴）；

三是檔案中缺少1997年以后任職的《干部任免審批表》；

四是檔案中缺少《公務(wù)員登記表》或《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》。

15、《干部職務(wù)變動(dòng)登記表》在錄入時(shí)，行政職務(wù)從副科級(jí)登記錄入，專業(yè)技術(shù)職務(wù)從助理級(jí)登記錄入。

16、《干部工資情況登記表》在錄入時(shí)，重點(diǎn)從1993年以來登記錄入；部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)人員的職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)，重點(diǎn)對(duì)轉(zhuǎn)業(yè)到地方的變動(dòng)情況進(jìn)行登記錄入；“執(zhí)行何類工資標(biāo)準(zhǔn)”欄（詳見《制作目錄時(shí)應(yīng)注意完善以下材料名稱》）可按公務(wù)員、事業(yè)、企業(yè)的工資錄入，企業(yè)的工資盡量登記錄入，無法登記的就不錄入了。

17、干部人事檔案目錄、干部職務(wù)變動(dòng)登記表和干部工資情況登記表可以單面打印。

18、干部人事檔案的整理程序大致可分為裝近期新材料、技術(shù)加工（修補(bǔ)、粘貼、裁剪等）、分類鑒別、排序編頁、第一次審核、補(bǔ)充完善所差材料（主要是2002年的干部履歷表、1994年以來的年度考核表、畢業(yè)證書復(fù)印件、培訓(xùn)證書復(fù)印件、姓名說明、民族成分認(rèn)定、出生年月認(rèn)定、參工時(shí)間認(rèn)定、獲縣級(jí)或者地廳級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件、1993年工改以來的工資表、1997年以來的干部任免及其考察材料等等）、編寫目錄、第二次審核（重點(diǎn)是“三齡一歷”）、打印目錄、校正目錄（排版）、打眼裝訂、終審復(fù)核等程序。

三、未盡事宜按照干部人事檔案整理的有關(guān)文件規(guī)定辦理。