企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

摘要

企業(yè)檔案是企業(yè)信息源的核心，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)循環(huán)極大程度依賴企業(yè)信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)要高效獲取和綜合利用各種信息資源，以有效滿足企業(yè)當(dāng)前和未來的信息需求，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)是企業(yè)信息資源管理的核心。

關(guān)鍵詞

企業(yè)檔案

信息資源

信息化

一、企業(yè)檔案是是企業(yè)信息源的核心

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等一系列經(jīng)濟(jì)活動中，需要各種各樣的信息。根據(jù)信息的來源大致可分為：企業(yè)內(nèi)部信息資源，包括人才資源、財務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)、廣告及企業(yè)會議記錄等信息；企業(yè)外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。其中，人才資源、財務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)會議記錄、政府各部門文件屬于企業(yè)檔案范疇。由此可見，企業(yè)信息源的主體是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,生產(chǎn)經(jīng)營檔案為重點,其中包括方案統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供給、財務(wù)管理、人事檔案、教育衛(wèi)生和黨、政、工等方面的檔案,是同企業(yè)人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富,它的儲藏實際上已成為企業(yè)技術(shù)儲藏的一種形式,其豐富程度常常是企業(yè)技術(shù)潛力的大小和開展后勁的一種標(biāo)志。國外企業(yè)家都把自己的檔案資料看作企業(yè)存在和開展的財富。

二、開發(fā)企業(yè)檔案信息資源存在的阻礙

〔1〕檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認(rèn)識

現(xiàn)在，仍有大局部企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認(rèn)識仍停留在“檔案就是歷史記錄〞，“檔案就是保密材料〞，“檔案只要被保管好、不喪失就行了〞，“檔案就是寫在紙上的書面材料〞的層面上，而沒有充分意識到作為企業(yè)重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有效勞于企業(yè)現(xiàn)實的重要價值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺是企業(yè)檔案信息管理和效勞的新舞臺。

〔2〕企業(yè)檔案信息資源分散，無法提供系統(tǒng)效勞

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團(tuán)公司。這些公司或集團(tuán)公的下屬機(jī)構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。自20世紀(jì)80

年代以來，人們一直在倡導(dǎo)圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質(zhì)性進(jìn)展。即便一些企業(yè)將圖書情報機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息效勞。

〔3〕企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識淡薄,對檔案工作不夠重視。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視,是檔案工作好壞的關(guān)鍵一環(huán)。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就忽略了企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟(jì)開展有著重要性的認(rèn)識,有的企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)被撤銷,檔案工作無分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案人員被削減或一崗多職,或把機(jī)構(gòu)改革優(yōu)化下來的干部硬性安排在檔案部門,人員更換頻繁,使檔案人員處于新手上崗的局面。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設(shè)法下海、跳槽或從事第二職業(yè),這些都導(dǎo)致了檔案部門的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)下降,根底管理出現(xiàn)嚴(yán)重滑坡現(xiàn)象。不少企業(yè)原有的檔案庫房條件不符合“

八防〞要求,升過級、達(dá)過標(biāo)的企業(yè),很長時間檔案工作沒有開展,等等。

〔4〕企業(yè)形成的文件材料收集難。

檔案工作的最終目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一項重要的根底工作,可以說是檔案工作的源泉。只有收集到齊全完整的文字材料,才可能有豐富的檔案內(nèi)容,也才能充分發(fā)揮檔案工作的效勞作用。個別企業(yè)建廠多年,開展到今天,也有些規(guī)模,可案卷數(shù)量少得可憐,根本不能反映企業(yè)的歷史面貌和開展情況,更談不上案卷的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化。通過調(diào)查分析這一問題,應(yīng)該歸檔卻收集不上來的材料領(lǐng)導(dǎo)手中有、業(yè)務(wù)部門有、做具體工作的個人手中有。文件材料收集不齊全,嚴(yán)重影響了檔案工作效勞作用的發(fā)揮。如此薄弱的檔案意識,檔案工作的地位不能提升到相應(yīng)的位置,形成一種惡性循環(huán),影響了檔案工作的開展。

〔5〕檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。

企業(yè)檔案工作幾年來開展緩慢,檔案人員專業(yè)知識、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低也是一個制約因素。從基層調(diào)查局部企業(yè)檔案人員的根本情況來看,企業(yè)中檔案人員的文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平,很難適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案工作的需要。企業(yè)檔案人員更換頻繁,同樣是制約企業(yè)檔案工作的因素,為什么文化業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的同志任檔案人員而還時常更換呢主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)頭腦中有一種思想上的認(rèn)識偏差,認(rèn)為做檔案工作量小、要求低,不需要太高素質(zhì)的工作人員,認(rèn)為差不多就可以了。

〔6〕檔案工作轉(zhuǎn)身慢,信息效勞跟不上。

在市場經(jīng)濟(jì)改革中,許多新鮮事物不斷出現(xiàn)。有些地方根據(jù)企業(yè)開展的需要,對企業(yè)進(jìn)行重組轉(zhuǎn)制,鼓勵二次創(chuàng)業(yè)。在這種活動中,迫切需要企業(yè)一些原始性的文件材料。在這種需要檔案工作大顯身手的時候,許多企業(yè)的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準(zhǔn)確無誤、充分的檔案證明,造成許多不應(yīng)該的遺憾。如此種種,在新的形勢下,企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)身慢、主動效勞差,還停留在“

守攤〞的水平上,早已不能滿足企業(yè)在市場競爭中的需要。

四、如何做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

隨著信息化時代的到來,人們對信息的獲取和傳遞方式發(fā)生了革命性的變化,對檔案信息的收集、管理和開發(fā)利用提出了劃時代的要求。檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“

數(shù)字化〞、“

網(wǎng)絡(luò)化〞為主,如館藏檔案的數(shù)字化、電子文檔管理的一體化、檔案信息提供利用的網(wǎng)絡(luò)化等。因此,強(qiáng)調(diào)檔案管理的多方面、多角度和綜合性、信息化,是現(xiàn)代檔案工作的新特點,是對傳統(tǒng)的檔案信息管理思想、管理目標(biāo)和管理方式的重大突破。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)及社會開展的主題,它已滲透到社會各個領(lǐng)域,改變和影響著社會的方方面面。企業(yè)辦公自動化、資源配置聯(lián)動化、產(chǎn)品銷售信息化等管理體系的建立,已成為現(xiàn)代企業(yè)參與市場競爭的關(guān)鍵條件。企業(yè)檔案作為企業(yè)內(nèi)部運行中不可或缺的珍貴資源,對企業(yè)的生產(chǎn)和開展起著不可估量的作用,只有加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè),才能及時高效地向企業(yè)管理者及相關(guān)人員傳遞企業(yè)所需要的信息,才能使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實體管理和檔案信息管理。企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識到在保管好檔案實體的同時,努力開發(fā)檔案信息資源的重要意義。

要做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)，首先要在傳統(tǒng)檔案工作根底上做到四個創(chuàng)新：

〔1〕檔案工作的觀念創(chuàng)新

樹立檔案是信息資源的觀念。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的日漸擴(kuò)大，網(wǎng)上交易、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程交流、涉外經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作等一系列活動中產(chǎn)生了大量的、新型的、不同載體的檔案。這些檔案是流動和傳播中不斷增值的知識，是企業(yè)經(jīng)營管理活動中生成的重要的信息資源。因此，企業(yè)必須將檔案信息列入企業(yè)整體信息化進(jìn)程中，將檔案作為企業(yè)開展的重要資源，充分發(fā)揮其作用。樹立檔案信息管理創(chuàng)新的觀念。知識經(jīng)濟(jì)是以科技為導(dǎo)向，要在競爭中培育自身的核心競爭力贏得優(yōu)勢，既要靠整體戰(zhàn)略的實施和物質(zhì)資源的整合，也要靠最新的信息、最新的知識和知識人才的相對優(yōu)勢，誰最先掌握了第一手信息，誰就會在競爭中取勝。所以，檔案信息資源的儲藏和利用狀況直接影響企業(yè)資源的配置和工作效率，影響到企業(yè)整體開展水平。樹立檔案信息資源的新效勞觀念。檔案信息資源作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成局部，它要效勞于企業(yè)整體創(chuàng)新開展，就必須打破封閉狀態(tài)，改變以往的工作方式，為企業(yè)謀求開展提供開放式、全方位的效勞。

〔2〕檔案工作業(yè)務(wù)的創(chuàng)新

面對知識經(jīng)濟(jì)和國際化趨勢，企業(yè)間的交流與合作已成為主流，檔案工作內(nèi)容和創(chuàng)新必須以此為向?qū)Р粩嚅_展。首先應(yīng)加大檔案信息資源的采集，擴(kuò)展信息資源的范圍，增加信息資源的儲藏，特別是加大對有關(guān)企業(yè)資本運營、科學(xué)管理、企業(yè)開展定位等信息的收集管理。其次，要優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)。一方面繼續(xù)增加企業(yè)現(xiàn)實業(yè)務(wù)開展需要的信息；另一方面從開展和戰(zhàn)略的角度，重新審視室藏結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強(qiáng)檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優(yōu)化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，以確保檔案室藏的精煉和優(yōu)化。在檔案鑒定的根底上，對永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護(hù)措施；對可以通過計算機(jī)建立的檔案，利用邏輯組合方法設(shè)立“虛擬卷〞。

〔3〕檔案工作的管理創(chuàng)新

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是一種封閉式管理體制，室藏資源主要局限于本企業(yè)特定的經(jīng)營范圍內(nèi)，效勞的對象也主要是領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門。隨著企業(yè)走向市場，企業(yè)經(jīng)營開展對信息資源的依賴性越來越大，未來的檔案部門應(yīng)成為開放的企業(yè)信息效勞咨詢機(jī)構(gòu)。所以，企業(yè)檔案工作必須進(jìn)入企業(yè)信息管理系統(tǒng)，擴(kuò)大信息交流渠道，發(fā)揮檔案信息資源網(wǎng)的輻射作用，使檔案真正成為企業(yè)信息效勞系統(tǒng)的重要組成局部。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要求在觀念和體制創(chuàng)新的根底上對檔案管理全程進(jìn)行創(chuàng)新。一要增強(qiáng)整體思維，注意檔案利用效益的整體性、長效性。擺正檔案利用的眼前利益與長遠(yuǎn)利益的關(guān)系，追求檔案信息資源開發(fā)的規(guī)模效應(yīng)。二要注意開發(fā)與企業(yè)開展密切相關(guān)的編研課題，使檔案編研工作貼近企業(yè)經(jīng)營工作的實際。三要利用現(xiàn)代技術(shù)手段加強(qiáng)對檔案信息資源的管理和保護(hù)，如編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等等工作可利用計算機(jī)完成。四要根據(jù)企業(yè)檔案信息管理工作開展的需要，對現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行補充完善，將檔案信息資源管理納入企業(yè)管理體系。

〔4〕檔案工作的技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)檔案信息工作創(chuàng)新的根本手段。企業(yè)檔案信息管理要改變原有的手工操作方法和分割的組織體系，就要大力引入現(xiàn)代科技手段，建立檔案信息中心，實現(xiàn)檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動化和網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)文檔一體化，實現(xiàn)各種門類檔案的自動化管理。借助多媒體技術(shù)，對企業(yè)檔案進(jìn)行存儲、加工，使檔案信息資源到達(dá)圖、文、聲一體化傳輸效勞，使重要的歷史資料得以長久保護(hù)和有效修復(fù)，也為未來檔案信息資源進(jìn)一步轉(zhuǎn)換利用創(chuàng)造條件。借助檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)的輻射作用實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，實現(xiàn)全員檔案信息資源共享，促進(jìn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識,重視檔案資源的開發(fā)利用工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到開發(fā)檔案資源是企業(yè)科學(xué)決策及管理的需要,投入必要的設(shè)施,培養(yǎng)專業(yè)人才,在實現(xiàn)辦公自動化的同時,逐步進(jìn)行檔案信息化建設(shè),以提升檔案信息的利用率。

鼓勵檔案工作者積極參與企業(yè)的決策活動,使其在充分了解企業(yè)工程進(jìn)展及經(jīng)營情況的同時,深挖館藏內(nèi)容,有目的、有方案地收集社會信息,對館藏及各種信息分析處理,撰寫調(diào)研報告,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供切實可靠的情報。

總之,企業(yè)必須充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)的管理方法,堅持檔案管理和開發(fā)利用并重的原那么,有效地存貯檔案,并建立信息資源數(shù)據(jù)庫,圍繞企業(yè)的經(jīng)營管理目標(biāo)不斷開發(fā)利用信息資源,實現(xiàn)信息資源價值最大化,為企業(yè)提供切實可靠的管理決策依據(jù),從而使企業(yè)獲取有效信息,實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定開展。

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