第一篇：如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用

如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用

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隨著經(jīng)濟和社會各項事業(yè)的發(fā)展，信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為人們的自覺行為，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是人類社會活動的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊藏著豐富的信息資源。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價值創(chuàng)造出經(jīng)濟效益和社會效益。如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用，是擺在廣大檔案工作者面前的一個具體問題。

檔案信息資源的開發(fā)利用是一項系統(tǒng)工程，是對人類精神財富的升華和再創(chuàng)造，要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，需要在社會各界給予高度重視和大力支的持基礎(chǔ)上，持續(xù)有序地進行。必須切實加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，注重做好收集工作，不斷豐富館藏，處理好開發(fā)與保密的關(guān)系,在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務(wù)方面加大力度，認真分析自身優(yōu)勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，實行多渠道、全方位、多層次開發(fā)利用檔案信息資源，開拓開發(fā)利用的新領(lǐng)域，發(fā)展開發(fā)利用新局面，加大現(xiàn)代化技術(shù)的運用，大力宣傳檔案工作,提高檔案工作者的整體素質(zhì)，促進檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

一、加強檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。開發(fā)利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎(chǔ)。檔案資源建設(shè)是一項事關(guān)檔案事業(yè)興旺發(fā)達的基礎(chǔ)性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保證，只有大力加強檔案資源建設(shè)，注重做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發(fā)利用工作才有可能做得更好。檔案的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的起點，沒有檔案的收集，就沒有檔案信息資

實踐已經(jīng)充分證明，現(xiàn)代信息技術(shù)手段是高質(zhì)量快速進行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，它可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件，提高檔案信息的質(zhì)量以及檔案信息的傳遞技術(shù)，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發(fā)和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎(chǔ)。積極、主動運用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的主要途徑。

檔案部門要使計算機進入檔案信息開發(fā)利用領(lǐng)域，加大計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，為檔案信息開發(fā)利用工作配備復(fù)印機和簡易印刷器械，實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。要將不同載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息，通過計算機錄入、掃描等多種手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，達到利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)檔案信息的自動化管理和傳輸目的。逐步建立具有高效率管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的多媒體全文數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，開展檔案計算機檢索、檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)利用、公開發(fā)布檔案信息、提供檔案宣傳與指導等，適應(yīng)社會的發(fā)展和時代的要求。

四、加強檔案編研工作，是檔案信息資源的開發(fā)利用的重要途徑。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會提供服務(wù)，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間,提高工作效率,推進各項事業(yè)的發(fā)展。它是提供檔案信息為社會服務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作的力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。

檔案編研質(zhì)量對深層次開發(fā)利用檔案信息資源有著重要影響。要搞好編研工作，檔案工作者必須參與社會活動，了解用戶的檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進行有較強的針對性和實用價

展壯大充當參謀事與助理決策的重要角色，是檔案信息資源的開發(fā)利用的重點，是做好檔案信息資源開發(fā)利用的有效途徑。

檔案信息作為商品進入市場，要受競爭規(guī)律的制約，可以調(diào)動檔案人員的工作積極性，把開發(fā)利用檔案信息資源的各項工作做得更好，提高利用效率，更好地為社會經(jīng)濟活動提供服務(wù)，充分利用檔案的潛在價值創(chuàng)造出經(jīng)濟效益和社會效益。

七、大力宣傳檔案工作，提高全社會開發(fā)利用檔案信息資源的意識。

檔案信息資源的開發(fā)利用需要全社會的積極支持和參與，才能促進工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識。檔案工作者要理直氣壯、深入細致地向社會宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。

要有重點地進行宣傳。加強館藏內(nèi)容的宣傳是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵?？梢愿鶕?jù)當?shù)氐闹行墓ぷ?，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動介紹給用戶，宣傳檔案在經(jīng)濟和社會各項事業(yè)發(fā)展中的價值和作用。為檔案信息的開發(fā)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。對檔案開放利用的重點對象如史學研究者、科研工作人員、行政管理人員等進行重點宣傳。適時地向各級領(lǐng)導宣傳檔案工作，爭取他們的重視，使他們對檔案工作有全面的認識，使他們心目中有檔案工作的位置，以取得他們的關(guān)心與支持，以便于開展各項工作。

八、提高檔案工作者素質(zhì)，加強檔案信息資源開發(fā)利用能力。

第二篇：淺談企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

淺談企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

內(nèi)容提要：檔案是企業(yè)重要的信息資源，屬于企業(yè)的資產(chǎn)，檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案工作的一個永恒的主題。隨著社會主義市場經(jīng)濟的完善和發(fā)展，及國際經(jīng)濟一體化進程的加快，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用工作越來越緊迫。從一定意義上講，檔案信息資源的開發(fā)利用工作的優(yōu)劣，是檢驗檔案管理工作整體水平的“試金石”。開發(fā)有效的檔案信息，挖掘其潛在價值，是推動企業(yè)科技進步，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的有力保證。本文就企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用進行了淺顯的講述。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用

21世紀是信息需求飛速增長的時代，信息已成為重要資源和財富。信息資源的迅猛發(fā)展，掀起了以數(shù)字革命為特征的信息化浪潮，不僅改變了人們的時空觀念、思維方式，而且快速地將全球推向一條高速運動、共享知識的網(wǎng)絡(luò)公路，推動著全球經(jīng)濟一體化的進程。檔案作為信息資源的重要組成部分，作為一種最直接、最真實、最具有說服力的信息，應(yīng)適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，搞好開發(fā)利用，從而推進國民經(jīng)濟發(fā)展和社會進步。同時在社會主義市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模也發(fā)生了巨大變化，成為面向市場的直接經(jīng)濟行為，而且對信息的需求量日益增大。在信息迅速增長以及社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展的情形下，對于企業(yè)檔案工作來說，機遇與挑戰(zhàn)并存，企業(yè)檔案工作者必須轉(zhuǎn)變觀念和作風，大力開發(fā)檔案信息資源，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息資源的定義和主要特征

檔案信息資源是人們在社會實踐活動中形成并歸檔保存的一種資源，對現(xiàn)在和未來具有參考利用價值，并對研究過去的事物具有查考利用價值的那部分信息。而且檔案信息具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴充性等特點。企業(yè)檔案信息資源是檔案信息資源的一種，它具有檔案信息資源的一般特征。同時企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)的重要財富，是企業(yè)發(fā)展所必需的信息保障。企業(yè)檔案部門只有大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。企業(yè)檔案信息資源主要有以下幾個特征：

（一）內(nèi)容廣泛。企業(yè)檔案信息資源包括科技檔案、文書檔案、經(jīng)營檔案、財務(wù)檔案、人事檔案信息等等。由于檔案信息量大，內(nèi)容豐富，涉及面廣，因此必須實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的辦法對檔案信息進行分類、管理，加強宏觀調(diào)控和監(jiān)控，制定完善的檔案管理制度，使內(nèi)容豐富的檔案信息管理有條不絮。

（二）專業(yè)性強。每個企業(yè)都具有不同的專業(yè)特點，具有一定的專業(yè)分工。因此，企業(yè)在科研生產(chǎn)活動中形成的檔案信息也相應(yīng)地具有專業(yè)性。由于企業(yè)檔案的專業(yè)性，在實施過程中也要體現(xiàn)一定的專業(yè)特點，例如：檔案的分類整理、檔案館室設(shè)置的結(jié)構(gòu)層次等，都應(yīng)與檔案信息的專業(yè)性密切相關(guān)。

（三）成套性強。企業(yè)科技活動都是以某一個項目或某一特有現(xiàn)象為對象進行的，企業(yè)檔案信息的成套性是由科技、生產(chǎn)活動的特點檢索決定的。圍繞著某一項

目有規(guī)律地形成一系列相關(guān)的科技文件，是在一個整體下，以不同階段的特點相區(qū)別，企業(yè)檔案信息資源的成套性和完整性直接影響檔案信息的開發(fā)利用。

（四）現(xiàn)實性強。企業(yè)檔案信息主體為科技檔案信息，科技檔案信息具有較強的現(xiàn)實使用性，具有現(xiàn)行生產(chǎn)功能。在設(shè)計和生產(chǎn)單位，較長時期發(fā)揮其現(xiàn)實效用，這對檔案管理提出了某些特殊要求，要求檔案信息必須同它記錄的科技對象保持一致，不能失真，否則就不能保證檔案信息資源的利用，就無法滿足其現(xiàn)實使用功能，要建立必要的管理制度，保證檔案信息適時、及時地補充，確保檔案信息的準確性。

二、影響企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的因素

在激烈的市場經(jīng)濟競爭中，企業(yè)要想立于不敗之地，就不得不重視企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。但是，現(xiàn)在企業(yè)還沒有很好的開發(fā)利用其資源，沒有將企業(yè)的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的優(yōu)勢，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。而是仍然存在著很多問題。

1．企業(yè)檔案（館）室藏不豐富。企業(yè)檔案室要開展利用工作，沒有一定數(shù)量的檔案資源是無法進行的，同時檔案（館）室藏不豐富、門類不齊全就很難滿足企業(yè)各部門的各種工作及各類人員對檔案利用的各種不同要求。

2．企業(yè)檔案人員隊伍不穩(wěn)定，素質(zhì)偏低。信息的收集、加工、處理乃至提供利用，是一項比較復(fù)雜的精細的勞動，所以就要求從事這項工作的人員具有較高的文化素質(zhì)和相關(guān)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。然而，有些企業(yè)的領(lǐng)導在配備檔案人員時，很少考慮到崗位要求的專業(yè)知識，因而導致了從事檔案工作的人員素質(zhì)低下。

3．觀念陳舊，未能走出“重檔案實體管理，輕開發(fā)利用”的誤區(qū)。由于傳統(tǒng)思想的影響，企業(yè)檔案工作一直是以管理為主，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，很少為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

三、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的前提

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生了越來越重要的影響。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中對檔案信息的需求也越來越廣泛。領(lǐng)導的重視和公民的檔案意識是開發(fā)利用檔案信息資源的前提。

企業(yè)檔案部門既是企業(yè)檔案信息的管理部門，也是服務(wù)部門，其主要任務(wù)是為了滿足企業(yè)科研、生產(chǎn)任務(wù)的需要而進行檔案信息管理和開發(fā)利用。其一半工作是為了滿足科研，生產(chǎn)而提供所需的信息資料：另一半的工作是從事檔案信息管理的開發(fā)，它既要做好檔案的收集、歸檔、整理、編目、保管等日常工作，還要從事檔案信息的開發(fā)利用，包括編研、編制檢索工具、提供利用、收集反饋信息等，因此，檔案信息的開發(fā)在檔案工作中的比重只占四分之一左右時間。企業(yè)改革主要從管理上入手，管理的一個重點部分是信息管理，檔案信息是信息的重要組成部分，檔案信息管理水平高低直接反映了企業(yè)的管理水平。現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導都注重管理，講究管理創(chuàng)造效益，要想做好檔案信息資源的開發(fā)利用，領(lǐng)導的重視和支持不可少，努力提高領(lǐng)導的檔案意識，使開發(fā)工作在各方面得到支持，保證開發(fā)工作的順利完成。同時也離不開公民的支持和配合，要提高公民的檔案意識，才真正有助于檔案信息資源的開發(fā)與利用。

同時，館藏的數(shù)量和質(zhì)量也是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的前提。開發(fā)檔案信息資源就是要挖掘檔案信息資源中的潛在價值，這就要求所藏的檔案信息應(yīng)是真實、完整、系統(tǒng)、準確和有效的，在這樣的基礎(chǔ)上的檔案信息開發(fā)才是有使用價值。因

此做好檔案的基礎(chǔ)工作是開發(fā)檔案信息資源的前提條件，檔案工作者應(yīng)嚴把關(guān)，從檔案管理的各個環(huán)節(jié)入手，每內(nèi)個環(huán)節(jié)都應(yīng)實施嚴格的管理制度，這樣才能保證檔案基礎(chǔ)工作上水平，從檔案信息的收集、整理、歸檔、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等各個環(huán)節(jié)，按檔案管理的各項要求，切實做好檔案基礎(chǔ)工作，豐富檔案館藏，提高質(zhì)量，為企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造更好的條件。

四、開發(fā)利用檔案信息資源的對策

1提高檔案人員素質(zhì)，是開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的有力保證。檔案信息的開發(fā)是一項知識性、技術(shù)性較強的工作，作為企業(yè)檔案工作人員首先要有高度的事業(yè)心和責任感，要有鉆研和創(chuàng)新的精神，其次還要加強學習，不斷提高理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握科學的、先進的工作方法，開發(fā)出有利用價值的檔案信息，積極主動地為企業(yè)各項工作服務(wù)，這是搞好開發(fā)利用工作的有力保證。

2實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的重要手段?，F(xiàn)代企業(yè)管理需要從管理方法、管理方式、管理手段等方面從傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案工作要適應(yīng)建立現(xiàn)代化企業(yè)制度、社會信息化的要求，檔案管理不能只停留在一般水平上，改變低質(zhì)檔案手工管理的舊模式，盡快實現(xiàn)電子計算機、光盤、聲像、縮微等技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使企業(yè)對檔案的開發(fā)利用更快捷、更方便、更及時，最大程度地滿足企業(yè)對檔案部門提供信息的需求，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3．更新觀念，開展編研工作，是開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的有效途徑。目前，企業(yè)檔案工作仍停留在收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作上，檔案編研工作仍然落后，編研水平有限，難以滿足企業(yè)多方面的需求。因此，企業(yè)檔案管理部門要更新觀念，走出重實體輕利用的誤區(qū)，在做好各項基礎(chǔ)工作的同時，大力開發(fā)編研工作，檔案工作人員要深入基層，熟悉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程，了解基層對檔案信息的需求，結(jié)合實際需要，從大量的館藏檔案中提煉出規(guī)律性、結(jié)論的東西，編制出文字精練、結(jié)構(gòu)嚴謹、系統(tǒng)完整的檔案信息整合體，只有這樣，才能使企業(yè)檔案顯示出強大的生命力。

五、小結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作是企業(yè)檔案工作的根本，開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源是檔案工作的發(fā)展方向，要不斷研究檔案信息開發(fā)利用的方法和途徑，提高開發(fā)能力。檔案無“聲”，開發(fā)是“金”，企業(yè)檔案的管理者和擁有者應(yīng)該拓寬視野，不僅要管好檔案，還要用好檔案，使企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用成為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的新的增長點。

參考文獻：

1、王傳宇，《科技檔案管理》，中國人民大學出版社1999版

2、高慶收，《大力開發(fā)檔案信息資源為科研生產(chǎn)服務(wù)》，《航空檔案》2001年第2期

3、胡寶珍，《檔案學通訊》2001年第2期

4、劉淑云，《天津檔案》2003年第2期

5、黃微，《檔案信息資源的開發(fā)利用》，《浙江檔案》2001年第7期

6、《檔案管理學》，中國人民大學出版社，1996，

第三篇：福建省檔案信息資源開發(fā)利用試點工作進展情況匯報

福建省檔案信息資源開發(fā)利用試點工作進展情況匯報

福建省檔案局：

根據(jù)省局的統(tǒng)一安排，莆田市檔案局結(jié)合實際，于2007年3月與莆田市數(shù)字辦聯(lián)合發(fā)文成立了莆田市檔案信息資源開發(fā)利用試點工作領(lǐng)導小組，制定了試點工作計劃。在領(lǐng)導小組的協(xié)調(diào)下，莆田市檔案局確定并開展了媽祖、莆田市國家級省級重點文物、秀嶼國家級木材加工區(qū)這三個專題的檔案信息資源開發(fā)利用工作。目前已經(jīng)順利有效地進行了三個專題試點工作內(nèi)容的檔案材料收集工作，并進入掃描建庫的最后掃尾工作階段。

在試點工作過程中，首先，遇到的最大問題就是檔案館的館藏內(nèi)容達不到試點工作內(nèi)容的要求，需要向社會大量征集“新鮮”材料。因為根據(jù)國家檔案法的規(guī)定，檔案館接收各單位保管的20年永久長期檔案，所以在試點工作中發(fā)現(xiàn)，雖然選題的專項內(nèi)容是新型的社會熱點的內(nèi)容，但在館藏檔案資料中這些內(nèi)容非常稀少，大量的符合時代要求的材料還分散在各個立檔單位。市檔案局與各相關(guān)單位密切聯(lián)系，派人下去采取臨時接收、復(fù)制復(fù)印的方式，收集了大量的符合選題需要的資料，保證了試點工作的順利開展。其次，資金也是影響試點工作進行的重要原因。雖然局領(lǐng)導非常重視此項工作，在資金和人員上給予了有力的支持，保證了前期工

作的順利開展，但如果要大規(guī)模的進行檔案資源的數(shù)字化工作，還需要大量的資金和人力，這僅靠檔案部門自身是無法解決的，需要財政部門的長期有力支持，否則肯定會影響全面進行分布式基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)。

莆田市進行的三個專題的資源開發(fā)，內(nèi)容上都非常貼近目前莆田的發(fā)展熱點和宣傳熱點，媽祖文化已逐步走向世界，木材加工區(qū)正在做強做大，國家級省級重點文物，可以讓世人更加了解莆田文獻名邦的歷史文化底蘊。檔案信息資源的最后開放利用成功，必將是一次更好的宣傳莆田經(jīng)濟發(fā)展，文化發(fā)展的良好機遇。

莆田市檔案局

2007年8月20日

第四篇：醫(yī)院信息資源開發(fā)利用問題與策略

醫(yī)院信息資源開發(fā)利用問題與策略

解放軍總醫(yī)院劉麗華?

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院信息資源 開發(fā) 利用

[摘要]本文基于信息資源在現(xiàn)代醫(yī)學發(fā)展中的戰(zhàn)略價值、醫(yī)院信息化建設(shè)中的內(nèi)核作用以及國外衛(wèi)生信息資源開發(fā)利用成效，分析了我國醫(yī)院信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀，指出目標停滯、認識偏差、管理角色缺位、標準化滯后是制約醫(yī)院信息資源開發(fā)利用的主要問題，提出了把信息資源開發(fā)利用作為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要發(fā)展戰(zhàn)略，并探討了在模式轉(zhuǎn)變、資源體系建設(shè)、標準體系建設(shè)和技術(shù)體系建設(shè)等方面促進醫(yī)院信息資源開發(fā)利用策略。

1.引言

信息化的核心和本質(zhì)是信息資源的開發(fā)利用。信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，是重要的現(xiàn)代戰(zhàn)略資源，已成為經(jīng)濟全球化形勢下國際競爭的焦點。新時期，提高衛(wèi)生信息資源開發(fā)利用水平將是增強我國衛(wèi)生服務(wù)保障能力和國際化競爭力的必然選擇。

國際上，發(fā)達國家高度重視衛(wèi)生信息資源建設(shè)，把信息和知識作為提高衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量和效率的關(guān)鍵資源，形成了衛(wèi)生信息資源理論體系、政策法規(guī)體系和管理應(yīng)用體系，加快了全球衛(wèi)生信息資源開發(fā)利用的競爭步伐，與發(fā)展中國家的數(shù)字鴻溝在繼續(xù)拉大[1]。

我國衛(wèi)生信息化建設(shè)雖然取得了有效進展，但信息資源開發(fā)利用明顯滯后于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)；特別是對衛(wèi)生信息資源價值的認識和重視不足，嚴重制約了衛(wèi)生信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

從醫(yī)院信息資源開發(fā)利用工作現(xiàn)狀上看：一方面信息總量在不斷增加、范圍在不斷擴展，特別是隨著循證醫(yī)學的發(fā)展，信息資源在臨床診斷治療、醫(yī)學科學研究和醫(yī)院管理決策中的重要作用更加凸顯；另一方面遍及在各個部門的海量數(shù)據(jù)和信息閑置浪費現(xiàn)象十分普遍。導致信息資源需求的快速增長與利用匱乏之間的矛盾日益突出。

如何使豐富的醫(yī)院信息資源在承載醫(yī)療核心業(yè)務(wù)的同時，對提高醫(yī)療質(zhì)量，減少醫(yī)療問題，優(yōu)化資源配置，降低醫(yī)療成本，輔助臨床和管理決策及促進醫(yī)學科學研究等方面同步起到信息財富的支撐作用，是當前醫(yī)院信息化發(fā)展建設(shè)中需要認真思考和迫切解決的重大問題

2.1 目標的停滯性

信息化建設(shè)，在不同的時期，應(yīng)該有不同的目標定位，并呈階梯式發(fā)展。內(nèi)容和方向應(yīng)隨著已有基礎(chǔ)、技術(shù)、內(nèi)外環(huán)境、存在的問題以及需求的變化而變化。[2][3]。2.醫(yī)院信息資源開發(fā)利用問題分析

我國醫(yī)院信息化建設(shè)已有20多年的發(fā)展歷史，但直到目前為止，總體發(fā)展目標大多數(shù)仍停滯在軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)等以IT技術(shù)為內(nèi)容的定位上。以工業(yè)時代電力化建設(shè)目標的發(fā)展歷程為參照：其初始目標是依靠電力設(shè)備和技術(shù)建設(shè)解決照明、取暖等生活問題以及依靠電力動力解決生產(chǎn)問題，隨著電力資源的低成本獲取和高儲備技術(shù)的發(fā)展，利用電力資源變革生產(chǎn)模式、提高社會生產(chǎn)力，改善人們的物質(zhì)和文化生活成為重要的發(fā)展目標。

同樣，信息時代，信息化建設(shè)應(yīng)從初期以引進先進的IT技術(shù)和方法，進行醫(yī)院手工作業(yè)的自動化轉(zhuǎn)變?yōu)槟繕耍S著信息資源的低成本獲取、高性能儲備及成指數(shù)增長，其發(fā)展目標應(yīng)發(fā)生戰(zhàn)略性的轉(zhuǎn)變。

在未來發(fā)展中，以信息資源在業(yè)務(wù)、管理和科學研究中的高效利用為目標，才能夠變革傳統(tǒng)的經(jīng)驗式醫(yī)學模式，建立循證醫(yī)學體系；變革垂直低效的管理模式，建立信息化支撐的科學管理體系；變革孤島式的醫(yī)學科學研究模式，建立以科技信息資源開放共享為紐帶的協(xié)同研究模式。

2.2 認識的偏倚性

? 數(shù)據(jù)與信息的認識

對“醫(yī)院信息資源”的認識，包括醫(yī)院管理者、業(yè)務(wù)技術(shù)人員和信息職能部門實施者在內(nèi)，通常所理解的含義主要是大量的待分析研究、加工處理的數(shù)據(jù)，對“開發(fā)利用”的理解則是對數(shù)據(jù)資料進行廣泛采集并建立各種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)?？傊?，是以數(shù)據(jù)資料利用為中心的認識。

事實上，數(shù)據(jù)不等于信息，數(shù)據(jù)只是信息的表現(xiàn)形式。數(shù)據(jù)與信息的區(qū)別在于：數(shù)據(jù)是客觀事務(wù)的原始記錄，也被稱為source data，信息則是經(jīng)過加工處理之后的數(shù)據(jù)，也被成為information。

并不是所有的原始數(shù)據(jù)都能成為信息，需要在需求驅(qū)動下，經(jīng)過專門的篩選、分析、梳理、歸納，按照一定的條件進行組織并發(fā)布，才能成為信息。網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院計算機系統(tǒng)每天都在采集大量的診療操作原始數(shù)據(jù)，將這些海量的數(shù)據(jù)，按著目標需求，通過專門的組織和人員，定期進行有的放矢地梳理、歸納和整合，才能將其轉(zhuǎn)化為非常重要的信息。例如：將住院病人日常診療過程中的原始數(shù)據(jù)按醫(yī)院質(zhì)量效率管理需求，梳理歸納出病種收治信息、合理用藥信息、感染信息、費用信息、新技術(shù)開展信息等，就可以用于支持臨床診療再利用并輔助管理決策，進而達到降低醫(yī)療成本、優(yōu)化資源配置、提高診療質(zhì)量效率的目的。

? 信息資源存在與應(yīng)用的認識

醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息資源可歸納為兩大類：一是以醫(yī)療事務(wù)處理數(shù)據(jù)為主體的，存儲于HIS后臺系統(tǒng)的海量內(nèi)部信息；二是長期以來不斷引進積累的，以科技文獻數(shù)據(jù)庫、醫(yī)學知識數(shù)據(jù)庫為主體的大量外部信息。這些使醫(yī)院擁有了豐富的信息資源，但信息資源的存在和擁有與有效利用之間還存在著諸多的問題，如我國科

學家尖銳指出的：中國是個數(shù)據(jù)大國，但不是數(shù)據(jù)強國，遍及在各領(lǐng)域的信息資源浪費現(xiàn)象十分突出。以臨床醫(yī)師信息擁有與利用不足為例：網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下臨床醫(yī)師每天都將面對來自內(nèi)部和外部各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供的，病人檢查、檢驗、治療過程中產(chǎn)生的動靜態(tài)圖像信息、日趨復(fù)雜的實驗室檢驗結(jié)果信息、不斷被報道的疾病診治新業(yè)務(wù)技術(shù)進展信息、新的藥物、材料、儀器設(shè)備的問世等海量信息而不堪重負，他們迫切地需要幫助其快速消化這些存在的，呈指數(shù)增長的信息，使他們在盡可能短的時間內(nèi)作出經(jīng)濟、時間限制條件下最恰當?shù)呐R床決策[4]。

2.3 管理角色缺位

隨著信息資源戰(zhàn)略地位的提升，一個新的管理角色CIO（Chief Information Officer首席信息官）誕生，并受到越來越多的關(guān)注。美國權(quán)威的《CIO》雜志對CIO的定義是：負責一個部門（或企業(yè)）信息技術(shù)和系統(tǒng)的所有機構(gòu)高級官員。許多國家或不同的領(lǐng)域?qū)ζ渎毮芤灿兄嚓P(guān)的描述，如：CIO需要具備業(yè)務(wù)和管理兩方面的知識，需要具有多功能的觀念，能將組織的業(yè)務(wù)調(diào)配戰(zhàn)略與管理戰(zhàn)略緊密結(jié)合在一起。盡管其間可能存在細微的差異，但對于CIO在擔負著信息技術(shù)、信息資源、信息服務(wù)、信息戰(zhàn)略、知識管理、智力資本評估、信息技術(shù)戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃與整合，并通過指導信息技術(shù)的利用來支持企業(yè)的角色卻是一致的。CIO在信息化建設(shè)規(guī)劃、信息技術(shù)發(fā)展以及信息的有效利用方面承擔著領(lǐng)導角色。而目前我國各領(lǐng)域尤其是醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域CIO角色普遍缺失。

我國醫(yī)院HIS系統(tǒng)的巨大投入、快速發(fā)展與信息資源利用匱乏的矛盾，表面看似與數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析整合、數(shù)據(jù)質(zhì)量與標準、IT人才與技術(shù)等問題關(guān)聯(lián)，深層次的原因則是與我國醫(yī)院信息化建設(shè)規(guī)劃、投資和預(yù)期成效相匹配的管理角色缺位有著重要關(guān)系[5][6]。

2.4 標準化滯后

在以單一的信息系統(tǒng)建設(shè)和運行為主要目標的醫(yī)院信息化建設(shè)初始階段，信息標準化問題表現(xiàn)并不十分突出。隨著多系統(tǒng)并行、電子病歷的設(shè)計與開發(fā)、數(shù)據(jù)集成、信息交換與共享需求的出現(xiàn)，標準化問題日益暴露，特別是在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)向資源體系建設(shè)的轉(zhuǎn)型過程中，醫(yī)院信息化建設(shè)面臨著層次更加深入、范圍更加廣泛的標準化問題。

長期以來我國衛(wèi)生信息標準化工作一直落后于發(fā)達國家。美國、澳大利亞、加拿大、英國，自上世紀90年代就高度重視包括衛(wèi)生信息模型、代碼、術(shù)語、接口、協(xié)議等方面的衛(wèi)生信息標準化研究，如：HL7RIM、PHCDM、NIDD、DOCOM3、SNOMED、LOINC等等。我國2003年衛(wèi)生信息標準才開始起步，2006年國家衛(wèi)生部才正式成立衛(wèi)生信息標準化委員會。

特別需要強調(diào)的是，衛(wèi)生信息標準化研究滯后導致了整個行業(yè)在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境

下都面臨標準化的考驗。因為在以網(wǎng)絡(luò)信息資源為支撐的現(xiàn)代醫(yī)院管理運營中，各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、傳輸、匯總、交換與共享貫穿于醫(yī)療、護理、手術(shù)、輔診、檢驗、藥品管理等醫(yī)療業(yè)務(wù)工作的全過程，這些不僅需要數(shù)據(jù)元、數(shù)據(jù)模式、數(shù)據(jù)分類與代碼、數(shù)據(jù)交換協(xié)議、數(shù)據(jù)接口等衛(wèi)生信息基底標準，還將廣泛依賴醫(yī)學概念、術(shù)語、代碼等專業(yè)信息標準以及操作規(guī)范、業(yè)務(wù)流程等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下全新的管理運作標準。

3.醫(yī)院信息資源利用策略

3.1 促進IT模式向IR模式轉(zhuǎn)變[7]

IT（information technology）模式是信息技術(shù)模式，IR（information resource）是信息資源模式。把信息資源開發(fā)利用作為醫(yī)院信息化建設(shè)下一個階段的重點，應(yīng)該是我國新時期醫(yī)院信息化建設(shè)的重要發(fā)展戰(zhàn)略，如何從根本上解決信息資源開發(fā)利用匱乏問題，使其發(fā)揮應(yīng)有的醫(yī)學科學、經(jīng)濟和社會價值，需要給予戰(zhàn)略性思考、系統(tǒng)性規(guī)劃、專業(yè)性研究和建設(shè)性舉措。

信息化建設(shè)模式的階段轉(zhuǎn)變應(yīng)該是促進信息資源開發(fā)利用的首要條件。應(yīng)緊密圍繞以下方面進行：即從信息技術(shù)階段轉(zhuǎn)向信息資源階段，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段轉(zhuǎn)向深入應(yīng)用階段，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)階段轉(zhuǎn)向集成系統(tǒng)建設(shè)階段，從數(shù)據(jù)匯集階段轉(zhuǎn)向資源效益階段，進而逐步實現(xiàn)從數(shù)據(jù)大國向數(shù)據(jù)強國轉(zhuǎn)換。

3.2 構(gòu)建醫(yī)院信息資源體系

醫(yī)院信息資源體系建設(shè)應(yīng)包括資源規(guī)劃和資源設(shè)計兩個方面的內(nèi)容，如下圖所示。

從上圖可看出，醫(yī)院信息資源體系建設(shè)必須依托良好組織保障體系和管理運營機制，信息資源規(guī)劃與設(shè)計的實施必須以需求為出發(fā)點和落腳點，以信息技術(shù)為支撐。

3.3 將信息化全程納入標準化軌道

目前我國許多領(lǐng)域都相繼出臺了包括“信息化標準體系”和“信息化標準化工作規(guī)范”為基本內(nèi)容的《信息標準化工作指南》，為促進醫(yī)院信息標準化工作提供了參照。根據(jù)我國醫(yī)院信息資源利用中標準化存在的問題，借鑒國內(nèi)外標準化工作的組織、實踐和成效，認為我國應(yīng)盡快將醫(yī)院信息化全程納入標準化軌道，并高度關(guān)注如下內(nèi)容：

從上圖可看出：醫(yī)院信息標準化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要加強組織、管理和技術(shù)等方面的保障。

3.4 增強“需求-信息-服務(wù)”三位一體的技術(shù)建設(shè)

計算機網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)展到今天，技術(shù)問題已經(jīng)不再是信息資源開發(fā)利用設(shè)計與實現(xiàn)的主要矛盾。但技術(shù)與管理，技術(shù)與需求，技術(shù)與服務(wù)間的同步協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌規(guī)劃將是技術(shù)建設(shè)的關(guān)鍵問題。目前可以從需求出發(fā)提升數(shù)據(jù)環(huán)境、構(gòu)建信息服務(wù)技術(shù)平臺著手增強“需求-信息-服務(wù)”三位一體的技術(shù)建設(shè)。? 提升數(shù)據(jù)環(huán)境

提升數(shù)據(jù)環(huán)境是將傳統(tǒng)的、面向應(yīng)用的數(shù)據(jù)環(huán)境提升為面向主題的數(shù)據(jù)環(huán)境。面向主題的數(shù)據(jù)環(huán)境是具有系統(tǒng)性和一致性的、本來意義上的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是集成化的數(shù)據(jù)環(huán)境，在這種數(shù)據(jù)環(huán)境中能有效開發(fā)和運行企業(yè)級的信息服務(wù)系統(tǒng)。面向主題的數(shù)據(jù)環(huán)境其主要特征：一是滿足需求驅(qū)動，關(guān)聯(lián)設(shè)計，不是孤立、單一的應(yīng)用驅(qū)動，數(shù)據(jù)獨立于程序；二是隨著應(yīng)用系統(tǒng)的增加，數(shù)據(jù)庫數(shù)目有特定的增加趨勢，但到一定時候趨于平穩(wěn)，不再隨著應(yīng)用系統(tǒng)的增加而增加，而呈現(xiàn)穩(wěn)定的、可控制的和有序的數(shù)據(jù)環(huán)境[4][8]。

? 構(gòu)建信息服務(wù)技術(shù)平臺

信息資源的利用最終需要把信息資源推送到用戶桌面，并提供友好、靈活的表達，方便快捷的應(yīng)用，這需要建立以信息服務(wù)為主體的技術(shù)平臺。信息服務(wù)技術(shù)平臺的設(shè)計和功能不同于以業(yè)務(wù)處理應(yīng)用為主體的醫(yī)院HIS系統(tǒng)技術(shù)平臺，需要構(gòu)建一個以信息分析、信息組織、信息集成、信息發(fā)布、信息發(fā)現(xiàn)、信息獲取和信息應(yīng)用為主體的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)技術(shù)平臺[9]。

綜上所述，時代呼喚信息化，信息資源的開發(fā)利用是信息化建設(shè)重要使命。

4.參考文獻

1）IT168網(wǎng)刊：《我國企業(yè)信息化的問題與對策研究》

http://publish.it168.com/2005/0803/20050803057601.shtml

2）光明網(wǎng)《信息化理論體系亟待建立》

http:///2005/0610/20050610006701.shtml

4）計世網(wǎng)《數(shù)據(jù)管理的基本概念》

http://.cn/cio/research/dictionary/htm2005/20050421_13M7Q.asp

5）IT168網(wǎng)刊：《CIO的職責是什么》

http://publish.it168.com/2005/0801/20050801033301.shtml?cChanNel=13&cpositioncode=305

6）CIO時代網(wǎng)：《CIO的戰(zhàn)略信息管理》

http:///ReadNews.asp?NewsID=13925

7）西部資料網(wǎng)《信息化要尊重知識轉(zhuǎn)移律》

8）IT168網(wǎng)刊：《企業(yè)信息化建設(shè)需要四步走》

http://publish.it168.com/2005/0701/20050701001801.shtml

9）北京統(tǒng)計信息網(wǎng)：《什么叫信息化指數(shù)》

http:///lhzl/tjwd_2006/200701/t20070123_84122.htm

第五篇：企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

摘要

企業(yè)檔案是企業(yè)信息源的核心，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟循環(huán)極大程度依賴企業(yè)信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)要高效獲取和綜合利用各種信息資源，以有效滿足企業(yè)當前和未來的信息需求，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)是企業(yè)信息資源管理的核心。

關(guān)鍵詞

企業(yè)檔案

信息資源

信息化

一、企業(yè)檔案是是企業(yè)信息源的核心

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等一系列經(jīng)濟活動中，需要各種各樣的信息。根據(jù)信息的來源大致可分為：企業(yè)內(nèi)部信息資源，包括人才資源、財務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)、廣告及企業(yè)會議記錄等信息；企業(yè)外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。其中，人才資源、財務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)會議記錄、政府各部門文件屬于企業(yè)檔案范疇。由此可見，企業(yè)信息源的主體是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是以科學技術(shù)檔案為主體,生產(chǎn)經(jīng)營檔案為重點,其中包括方案統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供給、財務(wù)管理、人事檔案、教育衛(wèi)生和黨、政、工等方面的檔案,是同企業(yè)人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富,它的儲藏實際上已成為企業(yè)技術(shù)儲藏的一種形式,其豐富程度常常是企業(yè)技術(shù)潛力的大小和開展后勁的一種標志。國外企業(yè)家都把自己的檔案資料看作企業(yè)存在和開展的財富。

二、開發(fā)企業(yè)檔案信息資源存在的阻礙

〔1〕檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識

現(xiàn)在，仍有大局部企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄〞，“檔案就是保密材料〞，“檔案只要被保管好、不喪失就行了〞，“檔案就是寫在紙上的書面材料〞的層面上，而沒有充分意識到作為企業(yè)重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有效勞于企業(yè)現(xiàn)實的重要價值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺是企業(yè)檔案信息管理和效勞的新舞臺。

〔2〕企業(yè)檔案信息資源分散，無法提供系統(tǒng)效勞

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公的下屬機構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構(gòu)移交檔案。自20世紀80

年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質(zhì)性進展。即便一些企業(yè)將圖書情報機構(gòu)和檔案機構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機構(gòu)合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息效勞。

〔3〕企業(yè)領(lǐng)導意識淡薄,對檔案工作不夠重視。

企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)有的重視,是檔案工作好壞的關(guān)鍵一環(huán)。有些企業(yè)領(lǐng)導就忽略了企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟開展有著重要性的認識,有的企業(yè)檔案機構(gòu)被撤銷,檔案工作無分管領(lǐng)導，檔案人員被削減或一崗多職,或把機構(gòu)改革優(yōu)化下來的干部硬性安排在檔案部門,人員更換頻繁,使檔案人員處于新手上崗的局面。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設(shè)法下海、跳槽或從事第二職業(yè),這些都導致了檔案部門的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)下降,根底管理出現(xiàn)嚴重滑坡現(xiàn)象。不少企業(yè)原有的檔案庫房條件不符合“

八防〞要求,升過級、達過標的企業(yè),很長時間檔案工作沒有開展,等等。

〔4〕企業(yè)形成的文件材料收集難。

檔案工作的最終目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一項重要的根底工作,可以說是檔案工作的源泉。只有收集到齊全完整的文字材料,才可能有豐富的檔案內(nèi)容,也才能充分發(fā)揮檔案工作的效勞作用。個別企業(yè)建廠多年,開展到今天,也有些規(guī)模,可案卷數(shù)量少得可憐,根本不能反映企業(yè)的歷史面貌和開展情況,更談不上案卷的標準標準化。通過調(diào)查分析這一問題,應(yīng)該歸檔卻收集不上來的材料領(lǐng)導手中有、業(yè)務(wù)部門有、做具體工作的個人手中有。文件材料收集不齊全,嚴重影響了檔案工作效勞作用的發(fā)揮。如此薄弱的檔案意識,檔案工作的地位不能提升到相應(yīng)的位置,形成一種惡性循環(huán),影響了檔案工作的開展。

〔5〕檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。

企業(yè)檔案工作幾年來開展緩慢,檔案人員專業(yè)知識、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低也是一個制約因素。從基層調(diào)查局部企業(yè)檔案人員的根本情況來看,企業(yè)中檔案人員的文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平,很難適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案工作的需要。企業(yè)檔案人員更換頻繁,同樣是制約企業(yè)檔案工作的因素,為什么文化業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的同志任檔案人員而還時常更換呢主要是企業(yè)領(lǐng)導頭腦中有一種思想上的認識偏差,認為做檔案工作量小、要求低,不需要太高素質(zhì)的工作人員,認為差不多就可以了。

〔6〕檔案工作轉(zhuǎn)身慢,信息效勞跟不上。

在市場經(jīng)濟改革中,許多新鮮事物不斷出現(xiàn)。有些地方根據(jù)企業(yè)開展的需要,對企業(yè)進行重組轉(zhuǎn)制,鼓勵二次創(chuàng)業(yè)。在這種活動中,迫切需要企業(yè)一些原始性的文件材料。在這種需要檔案工作大顯身手的時候,許多企業(yè)的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準確無誤、充分的檔案證明,造成許多不應(yīng)該的遺憾。如此種種,在新的形勢下,企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)身慢、主動效勞差,還停留在“

守攤〞的水平上,早已不能滿足企業(yè)在市場競爭中的需要。

四、如何做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

隨著信息化時代的到來,人們對信息的獲取和傳遞方式發(fā)生了革命性的變化,對檔案信息的收集、管理和開發(fā)利用提出了劃時代的要求。檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“

數(shù)字化〞、“

網(wǎng)絡(luò)化〞為主,如館藏檔案的數(shù)字化、電子文檔管理的一體化、檔案信息提供利用的網(wǎng)絡(luò)化等。因此,強調(diào)檔案管理的多方面、多角度和綜合性、信息化,是現(xiàn)代檔案工作的新特點,是對傳統(tǒng)的檔案信息管理思想、管理目標和管理方式的重大突破。信息化是當今世界經(jīng)濟及社會開展的主題,它已滲透到社會各個領(lǐng)域,改變和影響著社會的方方面面。企業(yè)辦公自動化、資源配置聯(lián)動化、產(chǎn)品銷售信息化等管理體系的建立,已成為現(xiàn)代企業(yè)參與市場競爭的關(guān)鍵條件。企業(yè)檔案作為企業(yè)內(nèi)部運行中不可或缺的珍貴資源,對企業(yè)的生產(chǎn)和開展起著不可估量的作用,只有加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè),才能及時高效地向企業(yè)管理者及相關(guān)人員傳遞企業(yè)所需要的信息,才能使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實體管理和檔案信息管理。企業(yè)檔案管理人員要充分認識到在保管好檔案實體的同時,努力開發(fā)檔案信息資源的重要意義。

要做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)，首先要在傳統(tǒng)檔案工作根底上做到四個創(chuàng)新：

〔1〕檔案工作的觀念創(chuàng)新

樹立檔案是信息資源的觀念。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的日漸擴大，網(wǎng)上交易、電子商務(wù)、遠程交流、涉外經(jīng)濟技術(shù)合作等一系列活動中產(chǎn)生了大量的、新型的、不同載體的檔案。這些檔案是流動和傳播中不斷增值的知識，是企業(yè)經(jīng)營管理活動中生成的重要的信息資源。因此，企業(yè)必須將檔案信息列入企業(yè)整體信息化進程中，將檔案作為企業(yè)開展的重要資源，充分發(fā)揮其作用。樹立檔案信息管理創(chuàng)新的觀念。知識經(jīng)濟是以科技為導向，要在競爭中培育自身的核心競爭力贏得優(yōu)勢，既要靠整體戰(zhàn)略的實施和物質(zhì)資源的整合，也要靠最新的信息、最新的知識和知識人才的相對優(yōu)勢，誰最先掌握了第一手信息，誰就會在競爭中取勝。所以，檔案信息資源的儲藏和利用狀況直接影響企業(yè)資源的配置和工作效率，影響到企業(yè)整體開展水平。樹立檔案信息資源的新效勞觀念。檔案信息資源作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成局部，它要效勞于企業(yè)整體創(chuàng)新開展，就必須打破封閉狀態(tài)，改變以往的工作方式，為企業(yè)謀求開展提供開放式、全方位的效勞。

〔2〕檔案工作業(yè)務(wù)的創(chuàng)新

面對知識經(jīng)濟和國際化趨勢，企業(yè)間的交流與合作已成為主流，檔案工作內(nèi)容和創(chuàng)新必須以此為向?qū)Р粩嚅_展。首先應(yīng)加大檔案信息資源的采集，擴展信息資源的范圍，增加信息資源的儲藏，特別是加大對有關(guān)企業(yè)資本運營、科學管理、企業(yè)開展定位等信息的收集管理。其次，要優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)。一方面繼續(xù)增加企業(yè)現(xiàn)實業(yè)務(wù)開展需要的信息；另一方面從開展和戰(zhàn)略的角度，重新審視室藏結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優(yōu)化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，以確保檔案室藏的精煉和優(yōu)化。在檔案鑒定的根底上，對永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，利用邏輯組合方法設(shè)立“虛擬卷〞。

〔3〕檔案工作的管理創(chuàng)新

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是一種封閉式管理體制，室藏資源主要局限于本企業(yè)特定的經(jīng)營范圍內(nèi)，效勞的對象也主要是領(lǐng)導和各職能部門。隨著企業(yè)走向市場，企業(yè)經(jīng)營開展對信息資源的依賴性越來越大，未來的檔案部門應(yīng)成為開放的企業(yè)信息效勞咨詢機構(gòu)。所以，企業(yè)檔案工作必須進入企業(yè)信息管理系統(tǒng)，擴大信息交流渠道，發(fā)揮檔案信息資源網(wǎng)的輻射作用，使檔案真正成為企業(yè)信息效勞系統(tǒng)的重要組成局部。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要求在觀念和體制創(chuàng)新的根底上對檔案管理全程進行創(chuàng)新。一要增強整體思維，注意檔案利用效益的整體性、長效性。擺正檔案利用的眼前利益與長遠利益的關(guān)系，追求檔案信息資源開發(fā)的規(guī)模效應(yīng)。二要注意開發(fā)與企業(yè)開展密切相關(guān)的編研課題，使檔案編研工作貼近企業(yè)經(jīng)營工作的實際。三要利用現(xiàn)代技術(shù)手段加強對檔案信息資源的管理和保護，如編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等等工作可利用計算機完成。四要根據(jù)企業(yè)檔案信息管理工作開展的需要，對現(xiàn)有檔案管理制度進行補充完善，將檔案信息資源管理納入企業(yè)管理體系。

〔4〕檔案工作的技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)檔案信息工作創(chuàng)新的根本手段。企業(yè)檔案信息管理要改變原有的手工操作方法和分割的組織體系，就要大力引入現(xiàn)代科技手段，建立檔案信息中心，實現(xiàn)檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動化和網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)文檔一體化，實現(xiàn)各種門類檔案的自動化管理。借助多媒體技術(shù)，對企業(yè)檔案進行存儲、加工，使檔案信息資源到達圖、文、聲一體化傳輸效勞，使重要的歷史資料得以長久保護和有效修復(fù)，也為未來檔案信息資源進一步轉(zhuǎn)換利用創(chuàng)造條件。借助檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)的輻射作用實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，實現(xiàn)全員檔案信息資源共享，促進檔案信息管理的標準化、標準化和現(xiàn)代化。

此外，企業(yè)領(lǐng)導必須提高認識,重視檔案資源的開發(fā)利用工作。企業(yè)領(lǐng)導必須認識到開發(fā)檔案資源是企業(yè)科學決策及管理的需要,投入必要的設(shè)施,培養(yǎng)專業(yè)人才,在實現(xiàn)辦公自動化的同時,逐步進行檔案信息化建設(shè),以提升檔案信息的利用率。

鼓勵檔案工作者積極參與企業(yè)的決策活動,使其在充分了解企業(yè)工程進展及經(jīng)營情況的同時,深挖館藏內(nèi)容,有目的、有方案地收集社會信息,對館藏及各種信息分析處理,撰寫調(diào)研報告,為企業(yè)領(lǐng)導的決策提供切實可靠的情報。

總之,企業(yè)必須充分利用先進的科學技術(shù)和科學的管理方法,堅持檔案管理和開發(fā)利用并重的原那么,有效地存貯檔案,并建立信息資源數(shù)據(jù)庫,圍繞企業(yè)的經(jīng)營管理目標不斷開發(fā)利用信息資源,實現(xiàn)信息資源價值最大化,為企業(yè)提供切實可靠的管理決策依據(jù),從而使企業(yè)獲取有效信息,實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定開展。

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