第一篇：機關(guān)公文寫作的十個基本功
起草公文是機關(guān)干部的一項基本功。作為機關(guān)干部，要想提高機關(guān)公文寫作能力，成為公文寫作的行家里手，須牢記以下10大關(guān)鍵詞：
1.“登高望遠(yuǎn)”
起草機關(guān)公文，就是要善于站在全局和理論的制高點上思考問題、提出對策，文以載道，突出文字材料的思想性，給人以啟示和共鳴。文章依賴“思想”而永生，因無“靈魂”而猝死。寫材料首先一定要注意提煉“思想”，善于站在講政治的高度，著眼全局看局部，不就事論事，把具體的東西理論化；善于緊密結(jié)合單位實際，既不違背上級精神，又能突出單位特色，把上面的精神具體化；善于運用新語言、新事例，不簡單“重復(fù)過去的故事”。而是把傳統(tǒng)的東西現(xiàn)代化。
2.“返璞歸真”
俗話說：話需通俗方傳遠(yuǎn)。寫材料要想達到“純自然”的狀態(tài)，一定要多使用通俗易懂、平實準(zhǔn)確、群眾喜聞樂見的語言來揭示公文的主旨，絕不能像文學(xué)語言那樣進行描寫和夸張，否則會給人以嘩眾取寵的感覺。
3.“悉心揣摩”
公文不是用來記錄個人見聞的，也不是闡發(fā)個人見解的。而是秉承領(lǐng)導(dǎo)旨意、根據(jù)工作需要寫的。這就要求起草公文時，一定要用心揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖、思維方向、關(guān)注的重點等等，想方設(shè)法把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖理解準(zhǔn)、領(lǐng)會透，而不能斷章取義、隨心所欲，更不能“另起爐灶”。處處留心皆學(xué)問。要通過細(xì)心觀察、悉心揣摩、科學(xué)分析，努力去挖掘、擴展、完善、深化和延伸領(lǐng)導(dǎo)的意圖，力爭把感性的東西理性化、不完整的東西系統(tǒng)化。
4.“量體裁衣”
胡喬木同志曾告誡機關(guān)的同志：“寫文章用材料是為了說明觀點，文章寫出來叫大家看不清楚，就是不鮮明，就是材料與觀點沒有聯(lián)系好，每個觀點應(yīng)該接著有事實作證明，不能證明觀點的事實不要用?！币虼恕Ｆ鸩莨囊欢ㄒ獙W(xué)會“量體裁衣”，也就是要切實處理好表達觀點與選用材料的關(guān)系。對于出思想、出經(jīng)驗的系統(tǒng)性文字材料，不少人感到力不從心，這就需要認(rèn)真地鉆研，努力做到鮮明清楚、綱舉目張。
5.“借梯上樓”
“借梯上樓”，也就是善于收集整理各種資料，用心學(xué)習(xí)運用他人的經(jīng)驗，做到少走或不走彎路。積累的重中之重是儲備觀點，要注意積累一些有戰(zhàn)略性的思想，在關(guān)鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話，就實現(xiàn)它的價值了。除了積累，關(guān)鍵還是要用活用好相關(guān)資料，既要廣納博采，又要超越常規(guī)，尋求突破只有這樣，才能寫出既源于資料又超越資料的高質(zhì)量材料，產(chǎn)生比原材料更新的思想飛躍，從而達到積累和運用資料的新境界。
6.“照貓畫虎”
機關(guān)干部提高公文寫作水平的方法和途徑有多種。但實踐證明，勤于和善于學(xué)習(xí)范文、模仿范文是一條捷徑。比如，在學(xué)習(xí)范文時，可將自己融進去，首先想一想如果自己起草這份材料應(yīng)該怎樣寫，分幾個部分、提什么觀點，然后再看看人家是怎樣把握的，比著葫蘆畫瓢，時間長了，就能夠舉一反三、觸類旁通，漸入佳境、升華超越，寫出一手漂亮的文字材料來。
7.“以新取勝”
文無定論，重在創(chuàng)新。在起草機關(guān)公文過程中，一定要有意識地擺脫習(xí)慣思維方式和條條框框約束。善于從書本中、從老經(jīng)驗中跳出來，善于用新的視角看問題，用新的思路想問題，要經(jīng)常關(guān)注和研究新形勢、新動態(tài)、新情況和新問題，不人云亦云，善于從“新”中求異。
8.“交叉嫁接”
吸收多種信息，利用多種學(xué)科知識，為研究課題、制定政策措施服務(wù)，為我所用，不失為一種好的方法。比如在起草領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報告等材料時，完全可以借助嫁接這種思考問題的思路，大膽地將管理學(xué)、心理學(xué)、人才學(xué)、系統(tǒng)論、協(xié)同論等納入你的寫作視野，努力在結(jié)合處做文章、下功夫，通過嫁接，將性質(zhì)相同或相近的內(nèi)容結(jié)合在一起，就能使材料增色、添彩不少，收到特別理想的寫作效果。
9.“妙用修辭”
適當(dāng)運用排比、對偶、遞進、借代、反復(fù)等修辭方式。在反映內(nèi)容的同時能夠產(chǎn)生一種美感，激發(fā)一種情趣，增強公文表達效果，吸引讀者去深刻領(lǐng)會文章的內(nèi)容，從而達到“言之有文”、“行之更遠(yuǎn)”的境界。
10.“精雕細(xì)刻”
好的文字材料是改出來的。古今中外大凡文章寫得好的人，都會在修改上下功夫。平時我們常說的修改是在文章寫成之后，其實在寫作之前，對于立意布局的反復(fù)推敲，對于寫作提綱的再三斟酌，都帶有修改的性質(zhì)。因此，從起草以前到寫完以后，從內(nèi)容到形式，始終注重反復(fù)推敲、充分修改、精心核對，顯得尤為重要。
第二篇：機關(guān)公文寫作
機關(guān)公文寫作
1、機關(guān)分為專用公文和通用公文
2、行政機關(guān)公文13種，黨政機關(guān)公文14種。
3、凡本身不具備行政效力的書面材料不能稱為行政公文，通用公文必須是文字材料。
4、公文研究的對象不是一般的事務(wù)文書，而是解決具體矛盾的公務(wù)文書。
5、現(xiàn)代公文的發(fā)展方向：規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和自動化的方向發(fā)展。
6、公文的特點：較強的政治性政策性、法定的權(quán)威性和約束力、公文的撰制具有特定作者和程序、公文具有特定的體式。
7、公文特定的作者就是指公文法定的作者，即依法成立并能以自己的名義行命名職權(quán)和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織和個人。
8、機關(guān)內(nèi)部工作分工的某些起草者，不能視為公文的法定作者。
9、公文的作用：法規(guī)和準(zhǔn)繩、溝通和聯(lián)系、宣傳和教育、依據(jù)和憑證、記載和備查。
10、公文按來源可分為外發(fā)公文和收來公文。
11、按行文關(guān)系可分為上行、平行、下行文。
12、按性質(zhì)作用可分為：規(guī)范性公文、決斷性公文、指揮性公文、公布性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。
13、按公文時限要求可分為：特急、緊急、常規(guī)公文。
14、按保密要求可分為：保密公文和非保密公文。
15、保密公文又分為：絕密、機密、秘密。
16、絕密級事項30年，機密級事項20年，秘密級事項10年。
17、發(fā)文序號不編虛位，不加第字聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名。
18、公文標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。
19、在上行文中一般只寫一個主送機關(guān)，不要多頭主送，也不要越級主送。在上行文中一般也只定一個主送機關(guān)。
20、公文除公議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的外應(yīng)當(dāng)加蓋印章，無印章的公文不生效，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
21、屬會議通過的文件以會議通過的日期為準(zhǔn)，屬命令、指示等重要文件以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)確，電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。發(fā)文日期不完全等于公文的生效日期。
22、一份公文的主題詞一般不超7個。
23、命令是國家行政機關(guān)發(fā)文的最高級形式。
24、命令發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)用全稱，令的編制自發(fā)第1號令開始不受限制，正文之下空一行標(biāo)識簽發(fā)人親筆名章，簽名章用紅色。命令的簽發(fā)人需要標(biāo)明職務(wù)且簽發(fā)人應(yīng)該是發(fā)文機關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo)。
25、公文伯紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型、黨務(wù)公文用紙16開。
26、公文一律左側(cè)裝訂。
27、草稿不具備正式公文的效用。
28、定稿一經(jīng)確立，如不經(jīng)法定責(zé)任人（簽發(fā)人）的認(rèn)可，任何人不得對其進行修改否則無效。
29、公文稿本：草稿、定稿、正本、試行本、暫行本、副本、修訂本、不同文字稿本。30、試行本試驗推行期間具有正式公文的法定效用。
31、暫行本在規(guī)定的暫行期間具有正式公文的法定效用。
32、正本送達主送機關(guān)，供對方直接辦理，副本抄送機關(guān)了解內(nèi)容或由本機關(guān)留存?zhèn)洳?、歸檔等均具備正式公文的法定效用。
33、公文復(fù)印本作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。
34、以漢文和其他民族文字撰制的同一公文的不同文本其效力完全等同。
35、政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。
36、公布性文件凡通過報紙、電臺、電視臺直接和廣大人民群眾見面而不另行行文的應(yīng)視為正式公文。
37、對下屬受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要抄送它的另一上級機關(guān)。
38、上級機關(guān)不可與下級機關(guān)聯(lián)合向基層行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。
39、除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送請示、意見、報告。黨政不能交叉行請示、報告性公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)在向上級請示時，應(yīng)主送一個上級機關(guān)，抄送另一個上級機關(guān)，不可一并主送。40、公文創(chuàng)制原則：受命性、忠實性、實際性、限時性。
41、執(zhí)筆人是公文的起草者，而不是公文的法定作者。
42、公文一般兼用說明、敘述、議論三種表達方式。
43、公文寫作程序：調(diào)查掌握情況、整理積累材料、吃透方針政策、選擇剪裁例證、撰擬定作提綱。
44、公文撰寫的基本原則：正確、鮮明、集中。
45、主題要集中是指一篇公文最好表達一個中心思想，提出或解決某一主要問題，溝通某一主要情況且，盡量避免出現(xiàn)兩個中心。
46、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。
47、公文標(biāo)題的原則：準(zhǔn)確、簡要、清楚。
48、標(biāo)題的字?jǐn)?shù)控制在兩行以內(nèi)（約20個字）為宜。
49、事由的概括，必須采用動賓結(jié)構(gòu)短語。
50、公文結(jié)構(gòu)安排的原則：反映公務(wù)活動規(guī)律、切合公文主題要求、適合公文文種安排、符合思維認(rèn)識規(guī)律。
51、公文事例應(yīng)遵循的原則就是貴真、貴精、貴及時。
52、公文語言是以說明為其主要表達方式
53、公文語言表達時應(yīng)遵循的四大原則：準(zhǔn)確、平實、簡明、莊重。
54、需列出某人兩個或以上職務(wù)時，國內(nèi)的應(yīng)按黨內(nèi)后黨外，由大到小排序。
55、若干人物的姓名需要同時并列出現(xiàn)在文件中時，應(yīng)按一定標(biāo)準(zhǔn)排序，如職務(wù)高低、姓氏字母的先后順序、與事情相關(guān)的程序。
56、公文修改的具體說明：觀點問題、結(jié)構(gòu)安排問題、公文煉句問題、公文制定政策的穩(wěn)定。
57、公文修改的方法：改正、增補、刪節(jié)、顛倒和移位、分段和連接、復(fù)原、離空。
58、提高公文寫作能力的途徑：學(xué)習(xí)相關(guān)知識、加強寫作實踐。
59、命令屬于指揮性的下行公文。分為公布令、施政令、任免令、嘉獎令。60、命令的特點：強制性、莊重性、權(quán)威性。
61、命令的適用范圍：發(fā)布法律、行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位及人員、任免有關(guān)人員。
62、全國人民代表大會及其常委會制定的法律，由中華人民共和國主席用命令發(fā)布。63、嘉獎令大多為國務(wù)院中央軍委、人大常委會用，中央各部門、地方各級政府獎勵表彰有關(guān)人員一般不使用命令而使用決定、通報。
64、命令一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、正文、發(fā)文機關(guān)、成文時間組成。
65、令號是發(fā)文機關(guān)命令的順序號，它不用機關(guān)代號。不標(biāo)年份，只是按簽署命令的領(lǐng)導(dǎo)人在任期內(nèi)發(fā)布命令的順序依次編號，下任另編令號。66、令的成文時間指命令的發(fā)布日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。67、我國現(xiàn)當(dāng)代行政公文中最早出現(xiàn)令是在1912年孫中山。
68、決定用于對重要事項作出決策和安排。獎勵有關(guān)單位及人員變更或撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
69、決定的特點：地位上的權(quán)威性、內(nèi)容上的重要性、執(zhí)行中的指揮性。決定是下行文。70、決議是黨的機關(guān)廣泛使用的公文文種，主要用于經(jīng)合議討論通過的重要決策機構(gòu)。71、決議的特點：必須由會議討論通過、內(nèi)容上的重要性、具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性。72、決定與決議的相同點：兩種文體都是主動的下行文體、都是對重要事情或重大行動做出安排、兩種公文都可分為長短兩種類型、兩種公文都由標(biāo)題和正文兩部分構(gòu)成。73、決定與決議的區(qū)別：
1、決定文體可用于黨務(wù)也可用于政務(wù)，而決議只能用于黨務(wù)不能用于政務(wù)。
2、決議一般適用于重要會議其制發(fā)主體只能是會議，決議即表決后的意見和結(jié)論，決定一般是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對重要事項或重大行動作出決策和安排，其制發(fā)主體一般是機關(guān)有時也可以是會議。74、決議的會議單位要用全稱。
75、決議與會議紀(jì)要的不用：
1、決議的內(nèi)容一般都是闡述重大問題、重大事情，而會議紀(jì)要的內(nèi)容可以是闡述重大問題和事情，也可以是說明日常的具體工作。
2、決議必須經(jīng)過審議表決這一法定程序方能生效，會議紀(jì)要則是根據(jù)會議內(nèi)容概括出來的要點和精神。
3、決議往往寫一方面或特定的問題，會議紀(jì)要可以同時寫幾個方面的幾項問題。76、議案主要用于各級政府向同級別的人民代表大會及其常務(wù)委員會提起議事原案。77、提議案的主體不公限于各級人民政府、除政府外人民代表大會主席團、常務(wù)委員會、專門委員會、人大代表十人以上（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大代表兩人以上）聯(lián)名，均可向人民代表大會提出屬于其職權(quán)范圍內(nèi)的議案。
78、議案與提案的根本區(qū)別：議案是與國家權(quán)力機關(guān)密切聯(lián)系的，而提案是與人民政協(xié)及其他社會組織的會議相聯(lián)系的。
79、根據(jù)制案議案作者的不同分為：政府議案、組織議案、代表方案。
80、議案的特點：議案作者的法定性、議案受理程序的嚴(yán)謹(jǐn)性、議案地位和作用的莊重性、提出和處理的時限性、內(nèi)容的廣泛性和重要性、事項的必要性和可行性。
81、人民代表聯(lián)名提出議案的法定人數(shù)是30名以上的全國人大代表，10名以上的縣級以上地方各級人大代表，5名以上鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大代表，可以聯(lián)名向本級人大提出議案。人民代表大會閉會期間，10名以上全國人大常委會組成人員。
82、公文式議案的主送機關(guān)只有一個受文機關(guān)，即同級的人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會。
83、議案成立時間即提交議案的時間，以行政首長簽署議案的漢字日期作為該議案的成文時間。
84、表格式議案是人民代表大會專用的議案是根據(jù)議案、立案、審議程序及其內(nèi)容而規(guī)范的。
85、通告主要用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，根據(jù)性質(zhì)和內(nèi)容可劃分為告知遵守性通告和執(zhí)行性通告。
86、通告的特點：法令性較強、廣泛性、專業(yè)性較強、政策性強。87、通告一般不需要寫出主送機關(guān)和讀者對象。
88、發(fā)通告的單位為2個以上時需用文字寫明機關(guān)或單位名稱并加蓋公章，如發(fā)通告的單位為一個或兩個則只需要加蓋公章。
89、通知用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任命干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。
90、通知是下行文、平行文和不相隸屬機關(guān)的公文，其二通知具有一定權(quán)威性，其三通知具有明顯的時間性。
91、通知可劃分為一般性通知、批示性通知、會議性通知和任免性通知。
92、批示性通知用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，批準(zhǔn)下級機關(guān)申報辦理的事項。
93、通知的特點：使用范圍廣頻率高、時效性強、種類繁雜、寫法靈活。94、通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。95、通報分為表彰性通報、批評性通報、情況通報.96、通報的特點：典型性、真實性、及時性、政策性、傾向性。
97、如標(biāo)題中已有發(fā)文機關(guān)名稱，落款處也可以不再標(biāo)出，但發(fā)文日期一定要標(biāo)明，不能省略。
98、通告、通知和通報的共同點主要體現(xiàn)在通字上，而通的含義其一是傳達，其二是普遍。
99、通知用于黨政機關(guān)傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，通告用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項，通報用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況。
100、從公文的方向上看，通知、通告、通報都是下行文體。
101、通知、通報適用于黨的任何上級機關(guān)對其所屬的下級機關(guān)行文。而通知、通報、通告適用于政府內(nèi)任何機關(guān)、團體及企事業(yè)單位的行文。
102、通知、通報和通告是政務(wù)公文，而通知、通報是黨務(wù)公文。
103、通知通報通告的區(qū)別：
1、通告、通知是讓下級了解上級的指示精神，告訴其應(yīng)知或應(yīng)辦的事項，通報剛是要通知典型事例或具體情況來教育有關(guān)人員，以便改進工作。
2、收文機關(guān)不同。通告、通報的收文機關(guān)多半是泛指的，沒有明確的所指；通知剛應(yīng)有明確的收文機關(guān)，而且下發(fā)的通知需要報上級機關(guān)的可用抄送寫明具體機關(guān)，不相隸屬機關(guān)單位也應(yīng)以抄送的形式寫明受文機關(guān)。
3、要求的程度不同，通告、通知只需要知道或遵守就行，通報則大都需要必須遵照執(zhí)行或限期辦理。
4、具體寫法不同。通告、通知所寫的要求，多用祈使句。通報所寫的內(nèi)容則是事多用敘述寫法。
104、請示和報告都是上午文，請示行文的目的主要是對有關(guān)事項、問題等請求上級機關(guān)予以明確、及時的指示和批準(zhǔn)，以便于辦理事項解決問題，開展工作。105、請示用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。106、請示的分類：求示、求批、求轉(zhuǎn)請示。
107、請示的特點：內(nèi)容的請求性、行文的單一性、時限的急迫性、關(guān)系的隸屬性。108、請求性是請示的最基本特點。
109、請示行文必須是一請一文一事，在一個請示中只能提出請求批準(zhǔn)一件事項，或者請示解決一個問題。請示一般只寫一個主送機關(guān)。不能向非隸屬的機關(guān)發(fā)文請示。
110、除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人。
111、請示寫作的注意事項：把握必要性、堅持一文一事、批準(zhǔn)主送機關(guān)、要逐級請示。112、必須是工作中亟待解決的重要問題確有必要提出請示，理由必須充足。113、請示不要多頭請示，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)批復(fù)。
114、請示一般不得越級行文，如確需要越級請示應(yīng)將請示同時抄送給越過的上級機關(guān)。115、報告適用于向上級機關(guān)匯報工作臺，反映情況和答復(fù)上級機關(guān)的詢問。116、報告的特點：陳述性、溝通性、廣泛性。
117、報告寫作時的注意事項：情況要屬實、重點要突出、報告要及時、陳述要有序、報告不得夾帶請示事項、一般不得越級報告。118、批復(fù)分為指示性批復(fù)和審批性批復(fù)。
119、批復(fù)它只能什對下級機關(guān)的請示事項來行文。根據(jù)上級機關(guān)批復(fù)的意見，分為對請示事項完全同意的批復(fù)，部分同意部分不同意的批復(fù)和完全不同意的批復(fù)。120、需要獲得人、財、物及特殊政策等支持而請求批準(zhǔn)時使用的一類批復(fù)。121、批復(fù)的特點：針對性、被動性、權(quán)威性、鮮明性、實踐性。122、比較重要、影響大、涉及面廣的特點時才能批復(fù)。
123、批復(fù)內(nèi)容一般也應(yīng)一文一事，應(yīng)緊扣請示事項給予明確回答。124、批復(fù)的主送機關(guān)也同請示一樣只有一個。
125、函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題。126、函的分類“商洽函（平行、不相隸屬）、詢問函（不相隸屬）、答復(fù)函（不相隸屬）、請求批準(zhǔn)函（不相隸屬）、答復(fù)審批函（不相隸屬）。
127、函的特點：簡便靈活、針對性、多向性、多樣性、平和性。128、應(yīng)堅持一事一議，一函一復(fù)。
129、任何一個單位有使用函的可能性，但國家最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)除外。去函一般主送機關(guān)只有一個。
130、批復(fù)與函的區(qū)別：批復(fù)是下行文，函是平行文。
131、批示不是一種法定公文，批復(fù)的撰寫者是被動行文。有請示，方有批復(fù)，批復(fù)是針對請示的問題而作出答復(fù)。批示的撰寫者是半主動行文，它是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人在審閱送上來的書面材料，批復(fù)一般以機關(guān)名義行文，批示則一般是由領(lǐng)導(dǎo)得親自撰寫并簽署的。
132、指示是上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對所屬下級機關(guān)部署工作，并代方針和政策，闡明工作活動的指導(dǎo)原則、要求、步驟和方法時，所使用的一種指導(dǎo)性和約束力很強的下行公文。133、指示按受文對象可分為普遍性指示和專門性指示。
134、指示的特點：原則性、理論性、指導(dǎo)性、時效性、政策性。
135、發(fā)布批示的機關(guān)必須是有相當(dāng)職權(quán)范圍的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，基層組織一般不宜采用。135、意見是對重要問題提出見解和處理辦法的一種公文。
136、按其性質(zhì)和作用意見可分為批示性意見、實施性意見和建議性意見。137、意見的特點：針對性、指導(dǎo)性、明確性、操作性。138、意見即可用于上行文又可用于下行文或平行文。
139、指示和意見的相同點：指示和意見均為下行文、指示和意見均屬于現(xiàn)代公文、都在布置工作或提出重要問題的處理辦法、兩者都有很強的指導(dǎo)性。
140、指示更具有強制性、約束性特點，意見剛更具有建議性和協(xié)商性特點。
141、指示屬于黨務(wù)性公文，而命令公屬于政務(wù)性公文不屬于黨務(wù)性公文、強制程序不同。
142、條例的定義：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。
143、條例一般可分為國家性條例和地方性條例。144、條例的特點：機發(fā)機關(guān)法定性、制定公布的程序性、內(nèi)容的權(quán)威性、實施的時效性。
145、條例的制發(fā)限于黨中央組織及其授權(quán)的中央部門、國家最高行政機關(guān)、國家或者地方立法機關(guān)。
146、規(guī)定的特點：行文針對強、內(nèi)容界限分明、使用的廣泛性。
147、公報屬于黨務(wù)公文公報的內(nèi)容大多為國內(nèi)人士所關(guān)注的重大事件，而且?guī)в袕娏业男侣勆剩３Ｒ孕侣勑问酵ㄟ^報紙、電臺等媒體發(fā)布出去。148、公報的特點：莊嚴(yán)性、重要性、新聞性。
149、它屬于一種下行公文。分為重要事項公告、法定事項公告。
150、公告的特點：發(fā)文權(quán)力的限制性、發(fā)布范圍和影響的廣泛性、題材的重要性、內(nèi)容和傳播方式的新聞性。
151、公告主要用于省級以上級別的國家行政機關(guān)鄭重地宣布重要事項或法定事項。152、公告與公報的相同點：二者都是具有公布性、知照性和權(quán)威性。
153、公報新聞性更強一些通常運用一切手段加以宣傳，公告多用于宣布重大消息或要有關(guān)人員遵守的法定事項，內(nèi)容一般都是世界上有影響的國家大事，而公報內(nèi)容多為重大事件或重要決定。
154、公報更接近于新聞報道，比較靈活。而公告的正文一般采用緣由或依據(jù)、事項和結(jié)語三段式的寫作格式。公報用于公開宣傳重要決定或重大事件，而公告是適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。公報用于黨務(wù)的處理，而公告用于政務(wù)處理，公告的使用范圍最廣，向國內(nèi)外宣布重要事項，布告范圍次之向人民群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，通告小，是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。布告主要是用書面形式各處張貼，一般不登報不廣播，公告主要采用登報的形式，有時也在廣播電視網(wǎng)絡(luò)上播出，但很少采用書面張貼形式，通告即可張貼，也可以登報。公告篇幅簡短，正文一般一段到底。布告的正文一般分為三個部分，開頭闡明依據(jù)，理由和目的，中間公布事項，最后以慣用語結(jié)尾。通告與布告的格式基本相同，只是通告的專業(yè)性較強。通告要準(zhǔn)確使用概念、行業(yè)術(shù)語，條款要清楚，文字要嚴(yán)謹(jǐn)。155、會議紀(jì)要用于記載會議主要精神和議定事項。156、公議紀(jì)要就可以分為工作會議和座談會議紀(jì)要。
157、按照紀(jì)要主體結(jié)構(gòu)的特點，會議紀(jì)要可分為綜述式、分項式和發(fā)言式。
158、會議紀(jì)要的特點：適用對象的確定性、撰寫內(nèi)容的紀(jì)實性、表述方式的提要性、作用范圍的特定性、對作用客體的指導(dǎo)性、行文用語的規(guī)定。
159、會議紀(jì)要通常采用第三人稱,會議紀(jì)要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。160、而決議必須一文一事，會議紀(jì)要可以反映少數(shù)人的意見，決議則不行，只能寫一致通過的事項否則無法執(zhí)行。
161、最高形式的會議紀(jì)要是會議公報。
162、公文寫作中涉及的符號可分為2類：一類是標(biāo)點符號，一類是校對符號。163、句號還有另外一種形式，即一個小圓點一般在科技文獻中使用。
164、標(biāo)號7種：引號、括號、書名號、破折號、省略號、著重號、專名號、連接號、間隔號。
165、點號7種：句號、問號、感嘆號、逗號、頓號、分號、冒號。166、紅筆、純藍(lán)筆用于初校，綠筆主要用于提問。
167、發(fā)文字號的錯情：缺少年份或年份不全、位置前移、發(fā)文字號與主辦機關(guān)不符、標(biāo)號使用錯誤。
168、引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題后引發(fā)文字號。169、不管上行、平行、下行文都要有公文簽發(fā)人，并且注明簽署意見，并寫上姓名和時間，若圈閱剛視為同意，尤其是上行文。
170、上報的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)受文機關(guān)規(guī)定的主題，一份公文的主題詞標(biāo)引最多不超7個.171、一件請示需要同時送其他機關(guān)應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。172、成文日期一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。
173、向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)，如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題，因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。
174、向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請示事項，上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。向上級機關(guān)請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事，不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項。
175、重要公文應(yīng)當(dāng)由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，聯(lián)合行文，須經(jīng)所有聯(lián)署機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。176、收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。177、公文保密程序劃分為絕密、機密、秘密。
178、政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文，部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外外不得對外正式行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。
179、部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自下行文，如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正和撤銷。向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)，請示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。報告不得夾帶請示事項。除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送請示、意見、報告。
第三篇：機關(guān)新人學(xué)公文寫作十個要不得
1、心高氣傲要不得
有些新人戴著名校的光環(huán)，力克千軍萬馬成為公務(wù)員，自命清高，自認(rèn)為老子天下第一，公文寫作太簡單。
2、依賴別人要不得
很多新人，接到寫作任務(wù)后，在網(wǎng)上四處跪求幫忙，想找一篇現(xiàn)成的公文交賬。
3、照搬照抄要不得
有些新秘，直接從網(wǎng)上復(fù)制文章，把單位名稱改一下，就應(yīng)付了事。網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達的今天，難保復(fù)制品不出更大的洋相的。
4、捷徑心理要不得
有些新人，想尋找學(xué)習(xí)的捷徑，不惜花錢參加各種培訓(xùn)，找各種“高人”指點，其實公文寫作學(xué)習(xí)沒有捷徑，需要的是長期的積累。
5、心浮氣躁要不得
學(xué)習(xí)公文寫作要踏實，一步一個腳印才是王道。
6、舍本逐末要不得
急于學(xué)習(xí)寫作技能技法，不去認(rèn)真掌握基本要求，格式不懂，文體不會，寫法不精那是要出大紕漏的。
7、計較得失要不得
寫好公文是需要吃苦、吃虧的，如果斤斤計較個人得失，有攀比心理，是不可能學(xué)好公文寫作的。
8、諱疾忌醫(yī)要不得
新人不要怕領(lǐng)導(dǎo)提意見，甚至是批評，如果一次就能寫的讓領(lǐng)導(dǎo)滿意是不可能的，領(lǐng)導(dǎo)的批評和意見是成長過程中必須經(jīng)歷的。
9、眼高手低要不得
有一天能信手拈來，那就積累下素材吧。多準(zhǔn)備幾個筆記本摘抄好的段落、好的句子，好的詞。堅持下去，你也是有干貨的人了。
10、閉門造車要不得
公文寫作是服務(wù)于工作的，如果對工作了解不透，掌握不準(zhǔn)，再水平高的文秘也寫不好公文，所以要盡可能的參與到工作中，多參與調(diào)研、會議，深入到工作中去。
第四篇：公文寫作基本功（xiexiebang推薦）
聯(lián)系實際，闡述公務(wù)員應(yīng)掌握哪些公文寫作，在處理行政機關(guān)公文時應(yīng)掌握哪些要領(lǐng)。
要求：
（1）說明文種選擇格式、規(guī)范公文寫作要則、用語規(guī)范與寫作技巧
（2）常用文種撰寫舉例
（3）說明收文辦理、擬文規(guī)范、公文審議、公文辦理、公文歸檔、公文管理和使用的程序方法
（4）聯(lián)系實際
答：新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）從2001年1月1日起開始實施。這是我國國家行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個重要標(biāo)志。認(rèn)真實施《辦法》，對于國家行政機關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展順利進行是十分重要的。國家行政機關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。公文的性質(zhì)決定了其在國家行政機關(guān)公務(wù)活動中的地位和作用。做好行政機關(guān)公文處理工作是依法行政和加強機關(guān)建設(shè)的重要保證
公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，下面根據(jù)要求一一論述。
一、常用文種格式選擇、寫作規(guī)范、用語與寫作技巧
《辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13類、14個文種。
（一）、命令（令）：“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員”。
命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。
嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南ＭＷ珜懠为劻顟?yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。
（二）、決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項”。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。
2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進依法行政的決定》（國發(fā)（199〕23號）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強執(zhí)行決定的自覺性。
(三)、公告：“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對象發(fā)布的公告。
公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標(biāo)題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語。
(四)、通告：“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項”。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。
擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。
(五)、通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《云南省人民政府關(guān)于印發(fā)2009年計劃生育工作要點的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些?？梢圆扇煞N辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜××日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！庇械膹娬{(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。
5．任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇
（六）、通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。
通報和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
1、表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。
希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。”
2、批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
（七）、議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項”。
議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：
云南省人民政府關(guān)于提請審議《云南省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》的議案 省人大常委會：
《云南省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會議討論通過，現(xiàn)提請審議。省長 李家庭
二000年十一月二十三日
（八）、報告：“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。
報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。
1．工作報告。這是用于匯報工作進程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。
根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。
專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。3．答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
（九）、請示：“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”。
請示可以分為三種類型。
第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。
第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。
第三種是請求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。
請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請示應(yīng)注意：
第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。
（十）、批復(fù)：“適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項”。批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫。
（十一）、意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！?/p>
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。
（十二）、函:“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“待此復(fù)函”、“此復(fù)”等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。
（十三）、會議紀(jì)要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。
根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。
辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：云南省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、云南省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。
第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會議紀(jì)要的這部分?？梢詫憣ψh題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進行敘述，如“會議認(rèn)為”、“會議強調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。
第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。
二、常用文種撰寫舉例
關(guān)于解決農(nóng)民工子女就學(xué)問題的報告
云南省人民政府：
根據(jù)黨中央、國務(wù)院和省委、省政府有關(guān)文件的要求，昆明市人民政府在解決農(nóng)民工子女就學(xué)問題方面做了大量的工作，截止××年×月，已經(jīng)有效解決了××××名解決農(nóng)民工子女的就學(xué)問題，全面完成了任務(wù)，現(xiàn)將情況報告如下：
一是 二是
三是×××××。
特此報告
昆明市人民政府
二○○九年{MOD}
簡析： 第一部分先寫起由，接著簡要概述情況，點明全文主題“全面完成了任務(wù)”，接著用“現(xiàn)將情況報告如下”一句自然過渡。這是呈報性報告開頭的慣用寫法。
第二部分是行文重點，分多個層次闡述是怎么解決的。
第三部分是按照公文格式落款。
三、處理公文時應(yīng)掌握如下要領(lǐng)：
1、收文辦理程序
（1）簽收和登記
簽收文件要注意“四查”： 一查來文封套上所注的收文機關(guān)是否與本機關(guān)名稱相符； 二查來文封套有無拆封或破損現(xiàn)象；三查來文封號是否與遞送人簽收簿上所登記的封號相符； 四查所列文件總件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。
登記的主要作用是：便于管理和保護文件，防止積壓丟失；便于查找和檢索文件；便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；作為核對與交接文件的依據(jù)。文件登記的方式有三種：簿冊式登記；片卡式登記；聯(lián)單式登記。
（2）公文的擬定、傳閱和批辦
擬定是指對來文按照其內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求提出初步的處理意見。擬辦的作用： 可以及時準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和有關(guān)人員處理；提高辦文時效；對需要轉(zhuǎn)承和辦理的文件； 供領(lǐng)導(dǎo)人在批辦時參考。
傳閱是指對擬辦的需送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件的及時處理，提高辦文效率。供傳閱的文件主要分兩種情況：一是閱知文件，另一種是需要辦理的文件。
批辦是對收文處理所作的批示。批辦的作用： 使機關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時閱讀重要的文件；掌握有關(guān)的文件精神； 便于加強對文書工作的領(lǐng)導(dǎo)； 便于向承辦人及時交代意圖和要求； 合理分工； 提高效率； 是決定收文承辦責(zé)任、原則、方法的關(guān)鍵。
（3）承辦、催辦和注辦 承辦是指機關(guān)有關(guān)部門根據(jù)擬辦和批辦的意見對文件進行具體的處理和辦理。在具體承辦時應(yīng)注意的事項：收到交辦的公文后應(yīng)及時辦理，不得延誤、推諉；緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)及時予以說明；對不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)及時退回并說明理由；對有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的文件，要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳達領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，嚴(yán)格按批示意見去辦，不能加進自己的想法；沒有具體批示的文件，要請示清楚，或先擬出計劃方案，請示領(lǐng)導(dǎo)同意后再辦；對于聯(lián)合承辦的文件，主辦部門要主動聯(lián)系協(xié)商。協(xié)商時要注意相互尊重，協(xié)辦部門也要積極配合，不能相互推諉；作要分輕重緩急，急件先辦；承辦工作結(jié)束或告一段落后，應(yīng)向原交辦的領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人匯報辦理結(jié)果；承辦中，要遵守有關(guān)制度。
催辦是指對那些需要辦復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限和要求，對承辦情況進行督促和檢查，防止文件積壓，從而加速文件的運轉(zhuǎn)速度。催辦分對內(nèi)催辦和對外催辦兩個方面。催辦的方式主要有三種：一是電話催辦，二是當(dāng)面催辦，三是使用“文件催辦單”進行催辦。
注辦是指對文件的承辦情況和承辦結(jié)果所做出的說明。
2、公文校對時應(yīng)對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏，確保文件質(zhì)量。
3、公文抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需要對方知道或者協(xié)助辦理的機關(guān)，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。
4、向上級機關(guān)的請示，不可同時抄送下級機關(guān)；向上級機關(guān)的報告，一般也不要抄送下級機關(guān)。向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級機關(guān)；翻印或原文轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再上報上級機關(guān)。
5、在一般情況下，下級機關(guān)不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者，應(yīng)當(dāng)抄送被越級的上級機關(guān)。受重領(lǐng)導(dǎo)的單位的請示、報告、應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。
6、公文的行文規(guī)則：注意隸屬關(guān)系，尊重機關(guān)職權(quán)；大力精簡文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍；在一般情況下，黨政機關(guān)不得越級行文；牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文；行文必須正確確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)；主送機關(guān)與公文名稱要相互呼應(yīng)。
7、公文立卷時應(yīng)注意凡是反映本機關(guān)工作活動的、具有查考利用價值的業(yè)已辦理完畢的公文材料均在范圍之列，遵循公文材料的形成規(guī)律和特點，保持公文之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
8、公文簽發(fā)人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認(rèn)無誤后再行批注正式發(fā)出意見并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得再做任何修改，否則將負(fù)行政或法律責(zé)任。
9、公文歸檔的整理方法：
（1）裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂，一方面從實體上最終確定以件為單位的形態(tài)，另一方面固定文件的頁次，有效地保護文件，并方便保管和利用。
（2）分類：歸檔文件可以采用—機構(gòu)（問題）—保管期限或保管期限——機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
（3）排列：通過排列可使歸檔文件進一步系統(tǒng)化。
（4）編號：歸檔文件編號使之將歸檔文件在全宗中的位置加以確定，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。
（5）編目：編目是指編制歸檔文件的目錄。編目可以反映全宗內(nèi)歸檔文件的內(nèi)容體系，為檔案的保管、鑒定、檢索和利用等方面提供便利。
（6）裝盒：將歸檔文件按室編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
第五篇：機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)知識
機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)知識
公文，全稱是公務(wù)文書，一般是指在管理國家治理社會的實踐活動中用來辦理公務(wù)、有法定效力和規(guī)范格式的應(yīng)用文。關(guān)于公文的處理，中共中央辦公廳和國務(wù)院分別于1997年和2000年印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，對本序列的機關(guān)公文的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)、收文辦理、歸檔與保密等進行了規(guī)范。目前，不少談公文寫作的書籍大多都以上述兩份文件作為依據(jù)和藍(lán)本。本文關(guān)于機關(guān)公文寫作的有關(guān)知識也以此作為基本依據(jù)。
一、公文的種類
所謂公文種類，是指公文的制發(fā)機關(guān)根據(jù)公文的內(nèi)容、性質(zhì)、和所承擔(dān)的任務(wù)而確定的行文形式和名稱。
（一）從內(nèi)容性質(zhì)及其作用看，公文大致可分為三類： 1.專用公文。它是一定的工作部門在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，根據(jù)公務(wù)特殊專門使用的公文。如外交部門使用的文書、照會、備忘錄、護照、條約等；司法部門使用的起訴書、公訴書、筆錄、開庭通知書、判決書、調(diào)解書等；經(jīng)濟部門用的經(jīng)濟合同、經(jīng)濟分析報告、商品廣告等。
2.技術(shù)公文。它在教學(xué)、科研、生產(chǎn)、基建等領(lǐng)域，根據(jù)公務(wù)辦理的需要使用的公文，如說明書、圖紙、圖表等。3.通用公文。它是機關(guān)、單位根據(jù)公務(wù)活動的需要使用的公文。如計劃、總結(jié)、大事記、辦法、規(guī)定、條例等。2000年8月24日由國家院發(fā)布的《國家機關(guān)公文處理辦法》列舉了13種，即命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要。而經(jīng)中共中央批準(zhǔn)、中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》則列出了14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函和會議紀(jì)要。
（二）按行文方向分，公文也大致分作三類：
1.下行文。即上級機關(guān)單位向下級機關(guān)單位的行文。如命令（令）、議案、決定、通知、批復(fù)等。
2.平行文。即平級機關(guān)單位、不相隸屬的機關(guān)單位之間互相行文。如函。
3.上行文。即下級機關(guān)單位向上級機關(guān)單位的行文。如報告、請示、議案。
公文最講究的是“對號入座”，即根據(jù)發(fā)文目的和內(nèi)容該用哪一種文種行文，就用哪一種文種行文，不能用錯。比如說，向上行文，該用請示的，用了報告，發(fā)文目的就可能達不到。因為你的行文目的是請求上級批準(zhǔn)或指示，而報告則是用來“向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”的文種，不允許“夾帶請示事項”。而上級機關(guān)對下級機關(guān)的報告不作批復(fù)。又如，平級機關(guān)、不相隸屬的機關(guān)溝通情況、商洽工作，應(yīng)該用“函”，如果用了通知或者批復(fù)，對方就可以認(rèn)為你是在擺架子、不尊重別人，從而影響公務(wù)辦理。選準(zhǔn)文種，也是公文規(guī)范化的一個重要內(nèi)容。因此，行文時，應(yīng)從行文目的、內(nèi)容和機關(guān)單位的“職權(quán)范圍”以及“隸屬關(guān)系”等方面去考慮，選擇一個恰當(dāng)?shù)奈姆N，不能錯用文種。錯用文種，往往會影響公務(wù)辦理。
二、公文的格式
公文格式，指的是公文的外部組織形式。它包括公文用紙、裝訂與公文文面結(jié)構(gòu)。公文具有規(guī)范的格式是其一大特點。
公文格式，看起來屬于形式問題，其實，除了書寫用紙、裝訂等項目外，其他的項目，都和公文的內(nèi)容密切相關(guān)。如公文的標(biāo)題、主送機關(guān)、附件、附注、用印等，本身就是公文內(nèi)容不可分割的有機組成部分。因此，在撰寫公文的過程中，除了要考慮它們安放在哪里、如何安放外，對它們的內(nèi)容更要字斟句酌，這樣才能實現(xiàn)公文格式的規(guī)范化、科學(xué)化。
（一）公文的構(gòu)成
《國家機關(guān)公文處理辦法》第三章，對公文格式的各個方面做出了明確而具體的規(guī)定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?！?/p>
這里明確了機關(guān)公文有18個組成部分。
（二）公文的格式 完整的公文格式，是由文頭、主文、文尾三大部分組成。上述的18個部分，分別安排在相應(yīng)的部分里。各個部分、各個項目，都要圍繞著主文部分的正文，從不同的方面、不同的角度，反映、傳達發(fā)文機關(guān)的撰寫意圖，組成一個形式與內(nèi)容相結(jié)合的有機系統(tǒng)，為公文在傳遞過程中能得到正確的處理，發(fā)揮各自應(yīng)有的作用。
1.公文格式簡表
份號 | 份號：000019 文
秘密等級 | 機密☆10年 頭
緊急程度 | 特急
部
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識|
廣州市人民政府文件 分
發(fā)文字號 | 穗府[2005]17號 簽發(fā)人 | 張三
|--標(biāo)題 | 關(guān)于開展元旦春節(jié) |
慰問活動的通知
主
主送機關(guān) |各區(qū)、縣人民政府，市直各單位：
| x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x 文
正文 |x x x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x x |x x x x x 部
附件說明 |
附件：
1、x x x x x x x x |
2、x x x x x 分
印章 |（印）成文日期 | 二○○五年十二月九日 附注 |附注：
1、x x x x x x 文 |
2、x x x x x 主題詞 |主題詞：x x x x x x x x x 尾
抄送機關(guān) |抄
送：x x x x x x |------------------部
印發(fā)機關(guān)和 |廣州市人民政府辦公廳 二○○五年十二月十日
印發(fā)日期 |-------------------分
印刷份數(shù) |（共印xxx份）
我司發(fā)文格式如下：
文號5號加粗宋體
標(biāo)題字三號加粗宋體
主送單位：
（1）各基層單位發(fā)給公司的各類行文必須以管理處名義發(fā)放，各部門不得越級發(fā)文；
（2）所有發(fā)文必須統(tǒng)一使用有公司名稱、標(biāo)志的文頭紙張；（3）各類行文使用的字體均設(shè)臵為宋體（特殊情況除外）、文號字號為五號加粗，標(biāo)題使用字號為三號加粗，正文使用字號為四號，行距、間距均設(shè)為標(biāo)準(zhǔn)值(上、下、左、右頁邊距各2.5厘米)；段落首行請選用“首行縮進”格式。
（4）正文右下方需注明落款、成文日期，并加蓋管理處公章；（5）文底必須注明主報、成文格式、日期及共印份數(shù)。（空一行）附件：
1、XXXX
2、XXXX
右空兩格
發(fā)文單位
二○○X年X月X日
抄送： 發(fā)文單位 二○○X年X月X日印
（印發(fā)日期正下方）共印
份 2.具體要求（1）文頭部分
文頭又稱版頭。由發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、份號、秘密等級、緊急程度等項目組成。這一部分，占文件首頁的三分之一篇幅，由一條間隔橫線將文頭與主體部分分隔開。如果是常用的各級機關(guān)的文件，則在這條橫線中間印上一顆紅色的五角星，以示同行政機關(guān)的文件的區(qū)別。
①發(fā)文機關(guān)標(biāo)識
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識是指發(fā)文機關(guān)的固定稱呼。由發(fā)文機關(guān)稱謂加“文件”二字組成。如“中共中央文件”、“國務(wù)院文件”“廣東省人民政府文件”、“廣州市人民政府文件”等。它處于文頭部分的中心位臵，多用紅色宋體大號字印刷，目的是要讓人一看就明了發(fā)文機關(guān)。
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識中發(fā)文機關(guān)的稱謂，一般應(yīng)用全稱。如是特指且不易混淆，則可用簡稱，如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”，可簡稱為“中共中央”，“中國共產(chǎn)黨廣州市委員會”可簡稱為“中共廣州市委”。如果是聯(lián)合行文，則聯(lián)合發(fā)文機關(guān)并排，主辦機關(guān)排列在前。
②發(fā)文字號
發(fā)文字號簡稱文號，是指某一公文在發(fā)文機關(guān)一個內(nèi)發(fā)文總號中的實際順序號。由發(fā)文機關(guān)代定、年份、序號三部分組成。如“中發(fā)[2005]30號”，表示中共中央在2005內(nèi)發(fā)的第30號文?！八敫甗2005]4號”，表示廣州市人民政府在2005年發(fā)的第4號文?！爸修k發(fā)[2005]17號”，表示中共中央辦公廳在2005年發(fā)的第17號文。“粵府辦[2005]14號”表示廣東省人民政府辦公廳在2005年發(fā)的第14號文。
發(fā)文字號的主要作用有三：一是便于登記，發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)，發(fā)文和收文一般都登記發(fā)文字號；二是便于分類、歸檔，或是按發(fā)文機關(guān)或是按發(fā)文年份分類和歸 檔，都要使用發(fā)文字號；三是便于查找、引用，一篇公文，標(biāo)題可以有相同的，但發(fā)文字號絕對沒有相同的，因此，只要你知道了“發(fā)文字號”，就很容易在檔案室 找到你所需要的公文。而對于一些標(biāo)題較長的公文，如要引用，則引有用其發(fā)文字號比引用標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡便得多。
發(fā)文字號的位臵，在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的正下方，字體一般同正文。發(fā)文字號中的機關(guān)代字，要由一定范圍內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對自己的直屬機關(guān)、單位的代字統(tǒng)一編編定，以免重復(fù)、混亂。機關(guān)代字的字?jǐn)?shù)一般不超過3個，編好后要保持穩(wěn)定。
發(fā)文機關(guān)的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫，不要把“2005”簡化成“05”；年份要用方括號“[]”括住，不要用半圓括號“（）”。
聯(lián)合發(fā)文的發(fā)文字號，只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號則可。③份號
份號，又稱編號、流水號，是指一份具體文件在該文總印發(fā)數(shù)中的實際序號。如份號“000168”，即表示此份具體文件是該文總印發(fā)數(shù)的第168號，其位臵在文頭的左上端，頂格書寫。使用“份號”的公文，有些是印數(shù)較多的普發(fā)性下行文，主要是有密級的公文，其作用是：一是便于印數(shù)較多的普發(fā)性公文有控制地分發(fā)到有關(guān)的各地區(qū)各單位印發(fā)；二是便于機密文件的分發(fā)和回收登記，有利于提高受文機關(guān)和閱讀者的保密責(zé)任感；三是一旦出了問題，也便于追查，明確責(zé)任歸屬。
④秘密等級
秘密等級又稱密級，是指公文內(nèi)容涉密程度的等級，我國《保密法》將秘密事項等級分為“絕密、機密、秘密”三級。密級的確定，要根據(jù)公文內(nèi)容并按照有關(guān)規(guī)定，從維護國家利益出發(fā)，嚴(yán)格按權(quán)限范圍、審定程序處理。
密級及保密期限一經(jīng)確定，就要做出明顯并且易于識別的標(biāo)志。國家秘密的標(biāo)志為“★”?！啊铩钡那懊鏄?biāo)密級，“★”的后面標(biāo)保密期限，如“機密★5年”。
密級的位臵在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的左上方，“份號”的下方。⑤緊急程度
緊急程度又稱急度，是指送達和辦理公文的時限要求。目的是使受文機關(guān)明確公文處理的時間和要求，保證公文的時效性。緊急文件應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”，緊急電報應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度的位臵在秘密等級的下方。
⑥簽發(fā)人
簽發(fā)人指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人?！秶覚C關(guān)公文處理辦法》規(guī)定“以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的平行文或下行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他人簽發(fā)。”簽發(fā)的位臵在“發(fā)文字號”右側(cè)，空兩格，書寫“簽發(fā)人”和簽發(fā)者的姓名。
在實踐中，正式發(fā)出的文件上，有“簽發(fā)人”這一項目的多數(shù)是上報國務(wù)院和上級機關(guān)的重要文件，一般文件是沒有的。
（2）主文部分
主文部分，是文件的最主要部分，由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期等項目組成。
①標(biāo)題
公文標(biāo)題，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。位于橫隔線的下方適中位臵上，公文標(biāo)題的字體要稍大于正文，以顯突出。
《國家機關(guān)公文處理辦法》第10條第6項規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點符號?！币簿褪钦f，完整的公文標(biāo)題是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種等三要素組成。它表明該公文是由誰發(fā)文、因什么事發(fā)文、用什么文種發(fā)文。如《中共中央關(guān)于進一步加強農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的決定》、《廣東省人民政府關(guān)于清理道路檢查站的命令》等。
公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、使人一目了然公文的性質(zhì)、基本內(nèi)容及作用。要做到準(zhǔn)確，一是要選準(zhǔn)文種，如不要把通告寫成公告，把請示與報告混淆。因為收文機關(guān)通常通過標(biāo)題中的文種名稱來初步了解公文的作用和重要性，并考慮處理的初步意向。二是事由要表述準(zhǔn)確。如果事由和公文內(nèi)容不切合，就是文不對題，收文機關(guān)會因此產(chǎn)生困惑，給公文處理和管理造成障礙。這是公文標(biāo)題擬寫的大忌。要做到簡明，一是要從實際出發(fā)，省略在、其中的某些成分，如《關(guān)于我市獎券發(fā)行工作的會議紀(jì)要》、《廣州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“發(fā)文機關(guān)名稱”，或是省了“事由”，甚至連“發(fā)文機關(guān)名稱”和“事由”都省去了。二是對事由部分的文字表述要反復(fù)提煉，力避轉(zhuǎn)彎抹角啰嗦冗長。如《XX市黨委批轉(zhuǎn)XX同志在全市第一次政法公安會議的總結(jié)發(fā)言及公安局、檢察院、法院黨組關(guān)于全市第一次政法公安會議情況的報告和XX同志關(guān)于當(dāng)前斗爭情況與今后工作的部署的報告》，可以提煉為《XX市黨委批轉(zhuǎn)全市第一次政法公安會議三個文件材料的通知》
另外，公文標(biāo)題的排列，要注意以下問題：一是移行排列時不要將結(jié)構(gòu)緊密的詞語拆開跨行排列，以保持詞語的相對完整；二是要保持標(biāo)題的適中、對稱和醒目。簡短的標(biāo)題，通常是“一”字式排列。復(fù)雜的長標(biāo)題，要在保持標(biāo)題詞語結(jié)構(gòu)的完整性前提下，采用兩行或多行的方式排列。
②主送機關(guān)
主送機關(guān)，又稱抬頭或上款，是指負(fù)責(zé)處理、執(zhí)行公文的機關(guān)，它位于標(biāo)題的左下方，頂格書寫。主送機關(guān)之后要用冒號。
普發(fā)性的下行公文，主送機關(guān)較多，一般使用泛稱，如“市直各單位”。高層次機關(guān)的普發(fā)性下行文，涉及的主送機關(guān)更多，即使用泛稱也要用兩三行排。而上行文，主送機關(guān)一般是一個，請示、批復(fù)、函等文種的主送機關(guān)只能是一個。一些行文方向不定、沒有特指主送機關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一部分事項性通知，則不寫主送機關(guān)。
能否準(zhǔn)確地寫明主送機關(guān)，是公文發(fā)出后能否得到及時有效地處理的關(guān)鍵問題。因此，必須根據(jù)公文內(nèi)容與機關(guān)職能，慎重而準(zhǔn)確地選定擬寫，不能漏寫，也不能將能負(fù)責(zé)執(zhí)行、處理公文內(nèi)容的機關(guān)寫上。
③正文
正文是公文的核心部分。一篇公文的質(zhì)量如何，關(guān)鍵是這部分。這部分的結(jié)構(gòu)，通常包括緣由、事項、結(jié)尾三部分。
緣由部分，主要是說明發(fā)文原因，開宗明義，極其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。
事項部分，圍繞行文的基本意向展開內(nèi)容，敘述情況、分析問題、說明做法、提出要求。
結(jié)尾部分，是正文的收束。因文種和行文關(guān)系不同，其結(jié)語也有所區(qū)別。如，請示一般用“以上請示，當(dāng)否，請批示”；函一般用“特此函告”等。有的公文，事項說完即結(jié)束，沒有獨立的結(jié)尾部分。
④附件說明
附件說明是公文正件附屬材料名稱和件數(shù)的標(biāo)注。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下側(cè)，頂格書寫。如果標(biāo)注的文字較多，向右一般也不超過公文文面的豎向中分線，可以提行空兩格續(xù)寫。但要注意，不要將附件說明寫在簽署和署時之下，應(yīng)是正文和簽署之間。
附件分兩種：一種是補充說明主體某些內(nèi)容的材料，如報表、照片、典型材料等；另一種是補充說明正件主要內(nèi)容的材料，如轉(zhuǎn)發(fā)的文件、隨文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章。如屬這類的附件，其名稱在正文內(nèi)已有交代，在“附件”項內(nèi)則不必重復(fù)標(biāo)示。并非所有的公文都有附件。有相當(dāng)部分的公文是沒有附件的。
附件有幾件，就得標(biāo)出幾件的名稱和件數(shù)，以使附件說明和公文所帶的附件相吻合。
⑤成文日期。
成文日期，又稱署時，是指公文生效的法定時間，一律用漢字小寫數(shù)字寫全稱，如“一九九三年三月九日”。書寫體例要一致，不能與阿拉伯?dāng)?shù)字交錯使用。
公文成文日期。一般性文件，以實際發(fā)出的日期為準(zhǔn)，具體說，本單位單獨制發(fā)的公文，以本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后一個機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。是報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
⑥印章
印章，指壓蓋于署時之上的機關(guān)公章。它是機關(guān)最權(quán)威的代表形式，是公文效力的最權(quán)威的憑證。
公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文的機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章必須蓋得端正、清晰。其位臵上沿不壓正文，下沿要騎年蓋月。
（3）文尾部分
文尾部分由附注、抄送機關(guān)、主題詞、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等項組成。
①附注
附注用于說明其他項目不便說明的事項。如說明公文的傳達范圍；說明有關(guān)引文的出處；解釋有關(guān)名詞術(shù)語。
附注內(nèi)容位于成文日期下方左側(cè)、抄送機關(guān)上方。②主題詞
主題詞，是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞語。主要作用在于方便電腦儲存幫檢索文件。其位臵在抄送機關(guān)上方。
標(biāo)引主題詞要注意三點：
一要掌握選詞原則，要選用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語。一份文件的主題詞一般不超過5個。其標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如，《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上文種名稱“通知”。一份文件如果有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引。如 會議紀(jì)要《聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準(zhǔn)備情況的匯報》，先標(biāo)反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“財政”，再標(biāo)類屬詞“稅務(wù)”；然后標(biāo)反映 第二個主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)類屬詞“緝私”；最后標(biāo)文種名稱“會議紀(jì)要”。
二要使用主題詞表。國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》（1997年修訂）由15類1049個主題組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟”、“財政、金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞，如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。
三是主題詞的標(biāo)引，應(yīng)堅持“誰辦文，誰標(biāo)引”的原則，這樣可以保證標(biāo)引主題詞的準(zhǔn)確性。
③抄送機關(guān)
抄送機關(guān)，指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，位于發(fā)至范圍的下方。抄送機關(guān)要根據(jù)公文內(nèi)容與性質(zhì)、機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的職能與職權(quán)及工作的需要來確定。
④印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期
印發(fā)機關(guān)，是指具體主辦、制發(fā)公文的部門。一般是機關(guān)的辦公廳（室）或秘書處（科）。他們對公文的制發(fā)全面負(fù)責(zé)。如廣州市人民政府的公文，其印發(fā)機關(guān)是“廣州市人民政府辦公廳”。印發(fā)機關(guān)的位臵在抄送機關(guān)的下方。印發(fā)日期，是指該公文送印或發(fā)出的時間。如“二○○五年十月十七日印”。其位臵在印制部門的右邊。
⑤印數(shù)
印數(shù)，是指公文的實際印制份數(shù)，位于印發(fā)時間的正下方，向右不頂格。
文頭、主文、文尾三大部分是以主文部分的正文為核心的有機統(tǒng)一體。它們有主次之分，甚至可以省略某一部分。便在實際操作中，不能只重視某一些項目，而忽視另一些項目。如果不按要求制作，就難免造成失誤，影響公務(wù)的辦理。
三、公文寫作
（一）命令
命令（令）是依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員的公文。它是行政機關(guān)發(fā)布的、具有強制性、指揮性的公文。根據(jù)《憲法》規(guī)定，只有中華人民共和國主席、國務(wù)院總理、國務(wù)院各部部長、各委員會主任以及縣以上各級人民政府首腦，才能發(fā)布命令，其他任何單位和個人均不得發(fā)布命令。因此，是行政公文中規(guī)格較高的一種文體，是下行文。
1.命令（令）的類型
命令可分為發(fā)布令、行政令和嘉獎令三種。（1）發(fā)布令
用于發(fā)布依照有關(guān)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。一般行政法規(guī)以命令為載體發(fā)布，命令與法規(guī)合為一體，既不能把隨命令發(fā)布的法規(guī)當(dāng)附件，也不應(yīng)把它們當(dāng)作兩份公文，法規(guī)已成為命令內(nèi)容的組成部分。有些重要規(guī)定或重大決定也可以直接發(fā)布。
（2）行政令
主要用于公布重大強制性行政措施。這類命令通常指中華人民共和國主席根據(jù)全國人民代表大會的決定或全國人民代表大會常務(wù)委員會的決定，采取重大強制性措施，發(fā)布特赦令、戒嚴(yán)令、動員令等；國務(wù)院根據(jù)憲法和法律的規(guī)定可以制定重大行政措施，決定各省、自治區(qū)、直轄市范圍內(nèi)部分地區(qū)的戒嚴(yán)并發(fā)布戒嚴(yán)令。
（3）嘉獎令
主要用于嘉獎有突出成就和重大貢獻的單位及人員。2.命令的寫作
命令的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、發(fā)文字號、正文和落款4個部分。命令的寫作突出在“簡”和“實”兩個字上，一般命令篇幅簡短，語言平實莊重，語氣堅決。
（1）標(biāo)題
命令（令）的標(biāo)題主要有兩種寫法，一是由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。如《中華人民共和國國務(wù)院關(guān)于北京市部分地區(qū)實行戒嚴(yán)的命令》，《廣東省人民政府關(guān)于授予六十六名同志“見義勇為先進分子”稱號的嘉獎令》。行政令、嘉獎令一般用這種寫法。二是省略式標(biāo)題，即只有發(fā)文機關(guān)和文種兩部分，省略了事由。如《中華人民共和國主席令》、《中華人民共和國國務(wù)院令》等。發(fā)布令較多使用省略式標(biāo)題。（2）發(fā)文字號
命令（令）的發(fā)文字號與其他行政公文的發(fā)文字號相同，也有一些命令（令）的發(fā)文字號不同于其他行政公文的發(fā)文字號。命令（令）的發(fā)文字號只標(biāo)注順序號“第XX號”，沒有機關(guān)代字、年號。命令“第XX號”表示發(fā)令機關(guān)或發(fā)令人的任職開始編列的順序號，到任職期滿為止，下任再從頭編號。這是命令的發(fā)文字號與其他公文不同的地方。有的命令發(fā)文字號直接使用文件的發(fā)文字號。如《國務(wù)院、中央軍委關(guān)于授予錢學(xué)森同志“國家杰出貢獻科學(xué)家”榮譽稱號的命令》編國務(wù)院文件“國發(fā)[1991]51號”。又如，《廣東省人民政府關(guān)于清理道路檢查站的命令》編廣東省人民政府文件號“粵府[1992]72號”。由此可見，命令（令）直接發(fā)布時，發(fā)文字號只編順序號“第XX號”，命令（令）用文件發(fā)布式發(fā)布時，則按文件的格式，編文件的發(fā)文字號。
（3）正文
正文是命令的主體部分。正文的內(nèi)容主要包括命令原由和命令事項兩部分。命令的語言表達非常精練準(zhǔn)確，語氣堅決，充分體現(xiàn)強制性、權(quán)威性的特點。因此，命令的寫作，沒有報告、請示或通知等公文的說理、闡述詳細(xì)等語言，并多用陳述語氣祈使語氣。
命令的原由，指為什么發(fā)布此命令，根據(jù)什么發(fā)布此命令。這部分有時也可以省略，直截了當(dāng)?shù)匕l(fā)出命令。命令事項。指命令的具體內(nèi)容，需要執(zhí)行的內(nèi)容，有的命令事項比較簡單。嘉獎令的事項則需要說明獎勵誰，授予什么稱號，發(fā)出號召等。
（4）落款
命令的落款，一般是署發(fā)令機關(guān)的名稱，或發(fā)令人職務(wù)的姓名。其中發(fā)布令多數(shù)署發(fā)令人姓名。落款下方署發(fā)令年、月、日。
（二）決定
決定是對重大或者重大行動做出安排獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文。決定是黨政機關(guān)普遍使用的一種下行文，它帶有穩(wěn)定性和約束性的特點，適用范圍也比較廣泛。
1.決定的類型
根據(jù)決定的適用范圍，一般可以分為兩大類型：
一是知照性決定。一般指表彰決定、處分決定、機構(gòu)設(shè)臵決定、人事安排決定或某一具體事項的決定，等等。這類決定的主要作用是把決定的事項簡要地傳達給有關(guān)地區(qū)和單位，一般沒有要求執(zhí)行的具體意見。這類決定內(nèi)容比較單一，簡明扼要。
二是指揮性決定。主要是指關(guān)于重大事項和行動的決定以及一些帶規(guī)定性質(zhì)的決定。變更或撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)決定事項，也屬指揮性決定。這類決定容量很大，篇幅較長，能充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖，詳細(xì)闡述有關(guān)方針政策，對重大行動提出政策措施及要求，并要求在規(guī)定的范圍內(nèi)貫徹執(zhí)行。
2.決定的寫作（1）標(biāo)題
決定的標(biāo)題，一般應(yīng)寫明發(fā)文機關(guān)、事由、文種，而且要規(guī)范、準(zhǔn)確，特別是事由要準(zhǔn)確地概括出來。
（2）正文
決定的正文主要包括兩方面內(nèi)容：一是決定原由，二是決定事項。篇幅隨內(nèi)容而定。知照性的決定得短小單一，簡單明了。指揮性的決定也應(yīng)簡明扼要，篇幅不宜過長。語言表達上，決定的語氣堅決、鮮明、準(zhǔn)確，決不能模棱兩可，含糊不清。在決定的詳略處理上，有三種寫法：
一是略寫原由，詳寫事項。這是決定的一般寫法。原由部分不宜寫得過長，把有關(guān)情況、依據(jù)、道理簡單交代清楚就可以了。
二是詳寫原由，略寫事項。這種寫法要求把情況寫清楚，盡可能詳細(xì)些，因為它是決定事項的依據(jù)、前提。
三是不寫原由，只寫事項。這種寫法，一些重大決定經(jīng)常運用。這種寫法往往基于原由是法定的，或是周知的，不寫出也不影響決定事項的權(quán)威和效用。
（3）時間
決定的時間標(biāo)注要注意兩個問題：一是成文日期要以會議通過的日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，不能以起草或打印的時間為成文時間。二是決定的時間一般要標(biāo)注在標(biāo)題下方，可用括號括起來。決定的時間不能標(biāo)在文尾，因為決定一般不寫抬頭和落款。
（三）公告 公告適用于“向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。如《新華社公告》“我國將進行向太平洋發(fā)射運載火箭試驗”，意在告知有關(guān)國家的船只和飛機，在試驗期間不要進入上述海域和海域上空。公告是級別較高的機關(guān)在較廣泛的范圍內(nèi)發(fā)布重要事項的公文，其發(fā)布方式比較特殊，寫作上也有一些特殊的要求，是一種在制發(fā)方面有一定限制的文種。
1.公告的特點
一是發(fā)布內(nèi)容重要。公告發(fā)布的內(nèi)容必須是重要事項或法定事項。要注意不要事無大小都使用公告。
二是發(fā)布范圍廣泛。一般公文只向國內(nèi)一定范圍發(fā)布，公告則向國內(nèi)外發(fā)布。我國經(jīng)常是通過新華通訊社來發(fā)布。
三是發(fā)文機關(guān)級別高。由于公告有向國內(nèi)外宣布的功能，發(fā)布多為較高級別的國家行政機關(guān)或權(quán)力機關(guān)，例如全國人民代表大會、國務(wù)院、各省、市人民政府及人大等，也可由法定的職能部門來制發(fā)，如新華社經(jīng)常被授權(quán)發(fā)布一些重大事項。企業(yè)事業(yè)單位向社會宣布重要事情，也可使用“公告”，如一些企業(yè)單位向社會宣布有關(guān)企業(yè)與社會公眾有關(guān)，或與國際有關(guān)的事項。
2.公告的寫作（1）標(biāo)題
公告的標(biāo)題一般要求寫明發(fā)文機關(guān)、事由和文種，也有一些公告的標(biāo)題只寫發(fā)文機關(guān)和文種，省略了事由，如《新華社公告》。有的公告連發(fā)文機關(guān)和事由都省略了，只有文種一項，如《公告》，這類公告一般是內(nèi)容單一，范圍較窄，事項不那么重要。
（2）正文
公告的正文主要由原由、事項兩部分組成。原由指發(fā)布公告的根據(jù)和原因，一般寫得精煉，簡明扼要。也有的公告省略了原由，開門見山，直接寫出公告事項。公告事項要根據(jù)內(nèi)容多寡確定表達方式，如果內(nèi)容較多，要分列條款；如果內(nèi)容比較簡單，也可不分條。文尾用“現(xiàn)予公告”、“特此公告”之類結(jié)束語。
（3）公告的落款和日期
公告的日期可以寫在標(biāo)題下方，也可寫在落款下面。有的公告比較重要，落款處除簽署發(fā)布機關(guān)和日期外，有的還寫明發(fā)布地點。
（四）通告
通告是適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項的公文。通告是機關(guān)單位廣泛使用的告曉性公文。
1.通告的特點
與公告相比，通告有如下特點：
一是內(nèi)容具體，業(yè)務(wù)性強。公告的內(nèi)容通常是重要事項和法定事項。通告的內(nèi)容重要程度比不上公告內(nèi)容，而且多是業(yè)務(wù)工作方面的。因此通告的使用頻率比公告要高得多。
二是有限制的行文對象。公告的告知對象是廣泛的，“向國內(nèi)外宣布”；通告的告知范圍則是面向“社會各有關(guān)方面”，一般適用于國內(nèi)。三是廣泛的發(fā)文機關(guān)。通告的內(nèi)容是一般事項，所以發(fā)文單位比較廣泛。黨政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、人民團體都可發(fā)布通告。公告的發(fā)文機關(guān)級別較高，多由國家機關(guān)發(fā)布。相比之下，通告的發(fā)文機關(guān)要比公告廣泛得多。
四是獨特的發(fā)布方式。一般公文是用文本形式印發(fā)。而通告一般不用文本形式印發(fā)，而是張貼或登報。
2.通告的寫作
（1）通告的結(jié)構(gòu)和寫法
通告包括標(biāo)題、正文、落款署時3部分。
①標(biāo)題。通告的標(biāo)題通常有三種寫法，一是寫明發(fā)文機關(guān)、事由、文種；二是省略了事由，只寫明發(fā)文機關(guān)和文種；三是省了發(fā)文機關(guān)、事由兩項，只寫《通告》。一般來說，高級機關(guān)發(fā)布了比較重要事項的通告，標(biāo)題都使用前兩種，而企業(yè)事業(yè)單位、基層單位發(fā)的通告，事項比較具體，不那么重要，一般可用第三種。
②正文。通告的正文包括原由、事項、結(jié)尾三部分。原由是發(fā)布通告的原因、根據(jù)、目的，回答為什么發(fā)此通告。事項，即通告的具體內(nèi)容。內(nèi)容比較簡單、單一的，可不分條來寫；如果內(nèi)容比較多，則應(yīng)分列一條一條來寫。
結(jié)尾，也叫結(jié)語。一般寫“特此通告”之類的話，以示強調(diào)，提起注意。有些通告干脆不用結(jié)語，干凈利落。通告是對公眾的，一般不用寫抬頭，標(biāo)題已有發(fā)文機關(guān)，并在標(biāo)題下方署上了日期，則可不用落款。如果標(biāo)題沒有發(fā)文機關(guān)，又沒有日期，落款必須簽署清楚發(fā)文機關(guān)名稱和日期。
（2）寫通告須注意的問題 ①不要把“通告”寫成“通知”
“通告”與“通知”是兩種不同的公文，其特點、作用和受文對象范圍都不相同。有的單位往往以為讓人們知曉的事項都可用通告各行文，結(jié)果把一些該用通知的，用了通告，該用通告的則用了通知。
[例]
回遷通知
原住XX區(qū)XX街的動遷戶，于明年6月底前回遷。請所有回遷戶持動遷證、動遷協(xié)議書及交款單據(jù)，于明年5月底前，到我公司辦回遷手續(xù)。
具體辦理時間：上午8時至12時，下午2時30分至5時30分。特此通知
XXXX房地產(chǎn)開發(fā)公司 XXXX年XX月XX日 這份公文用錯了文種，告知回遷戶辦理回遷手續(xù)，屬一定范圍公布遵守和周知的事項，應(yīng)用通告卻用了通知行文。
②發(fā)文目的要明確
發(fā)布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，讓人們一看就知道為什么要發(fā)此通告。③通告的事項，應(yīng)該符合法律、法令和有關(guān)政策規(guī)定，不能違反法令政策。例如一家房地產(chǎn)公司發(fā)出通告，告知回遷戶在期限內(nèi)來辦手續(xù)，“限期于XXXX年XX月XX日前到我公司辦理進住手續(xù)，否則，視為已有住房，不予安臵?！边@是不符合有關(guān)政策規(guī)定的。
④語言要通俗簡潔
通告是一種周知性公文，一般用張貼和登報的方式發(fā)布，使全社會都知道通告的內(nèi)容。因此，寫通告要注意語言通俗和簡潔，簡單明了，一看就懂，篇幅不宜過長，便于張貼和閱讀。
（五）通知
通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員所用的公文。在行政公文中，通知是最常用的文種之一。
粵華XX通字[ ]X號
關(guān)于XXXX的通知
主送單位：
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此通知
發(fā)文單位 二○○X年X月X日
抄送： 發(fā)文單位 二○○X年X月X日?。ㄓ“l(fā)日期正下方）共印
份
1.通知的特點
（1）使用范圍的廣泛性。在發(fā)文機關(guān)方面，上至最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和行政機關(guān)，下至基層單位、企業(yè)事業(yè)單位都可有通知行文。在通知的內(nèi)容方面，大到全國性重大事項、法規(guī)、規(guī)章，小到單位內(nèi)部告知一般事項，都可用通知行文。在發(fā)布方式上，可用正式文件印發(fā)，也可印白頭通知，甚至可以寫在小黑板上，讓有關(guān)人員知曉，非常靈活。
（2）文種功用的指導(dǎo)性。上級機關(guān)和組織向下級機關(guān)、組織用通知行文，都明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性，特別是部署布臵工作、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件，等等，都明確闡述處理某些問題的原則和方法，說明需要做什么事情，怎么做，達到什么要求，等等。
（3）行文方向的不確定性。通知一般作下行文，是上級機關(guān)向下級機關(guān)行文。在平級單位之間，不相隸屬單位之間，必要時，也可用通知行文。此時的通知便是平行文。平行文的通知不能帶有指示性和指導(dǎo)性，只能表述告知性或周知性的內(nèi)容，特別重要的通知，除了下發(fā)外，還要抄送上級機關(guān)，讓上級機關(guān)知道下級機關(guān)就某重大事項發(fā)了通知。
2.通知的適用范圍（1）批轉(zhuǎn)公文。下級機關(guān)上行的公文，如請示、報告、意見等，有的經(jīng)審批同意，可加通知轉(zhuǎn)發(fā)下去。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)公安部關(guān)于推進小城鎮(zhèn)戶籍管理制度改革意見的通知》。
（2）轉(zhuǎn)發(fā)公文。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文。凡轉(zhuǎn)發(fā)公文，都必須經(jīng)上級機關(guān)批準(zhǔn)同意，轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)是按上級機關(guān)的意圖轉(zhuǎn)發(fā)的。轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)公文的效用基本相同。
（3）傳達事項。凡不宜用其他公文行文的事項，包括要求下級機關(guān)辦理的事項，要求有關(guān)單位知曉或要求共同執(zhí)行的事項都可用通知行文。如《廣東省人民政府關(guān)于立即制止越權(quán)審批和非法占地的通知》等。
（4）任免人員。按干部管理權(quán)限，由上級主管單位用通知行文任免工作人員，有的行政機關(guān)負(fù)責(zé)人任免，除向規(guī)定范圍發(fā)通知外，還要向社會公布。
3.通知的分類
根據(jù)通知內(nèi)容性質(zhì)和作用，一般可以分為如下4種：（1）轉(zhuǎn)發(fā)性通知。包括轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知、批轉(zhuǎn)公文的通知。前者是指轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬單位和上級機關(guān)的公文；后者是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，主要有請示、報告、意見和會議紀(jì)要等。被批轉(zhuǎn)的公文里的下級機關(guān)的意見實際已轉(zhuǎn)為上級機關(guān)的意見。批轉(zhuǎn)公文的通知與轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知同樣具有指導(dǎo)作用。（2）事項性通知。通知的事項，指發(fā)文機關(guān)要求辦理、閱知的事項。這種通知的作用主要是用來布臵部署工作，安排活動，解決實際工作中某些具體問題。
（3）會議通知。指組織召開會議的機關(guān)向參加會議的機關(guān)、單位行文，告知會議內(nèi)容、時間、地點和會議要求的公文。這種通知內(nèi)容單一，要求把參加會議的有關(guān)事項寫清楚。一般包括：會議名稱、內(nèi)容、地點、參加范圍、會期、報到時間、地點、需帶的文件、材料等。
（4）任免通知。按干部管理權(quán)限，由上級機關(guān)決定任免干部，然后把任免決定用通知行文，向指定的范圍公布。這種通知，內(nèi)容單一，篇幅簡短，寫明決定任免的時間、機關(guān)、任免人員的具體職務(wù)即可。
4.通知的寫作（1）標(biāo)題
通知的標(biāo)題有完全式和省略式兩種。完全式是發(fā)文機關(guān)、事由、文種齊全的標(biāo)題；省略式則是根據(jù)需要省去其中的一項或兩項。
①省略發(fā)文單位。標(biāo)題太長，則可省略發(fā)文機關(guān)。這種省略發(fā)文機關(guān)的通知標(biāo)題很常見。如果是兩個以上單位聯(lián)合發(fā)文的，一般不能省略。
②省略文種。公文的標(biāo)題一般是不能省略文種的。轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題由“發(fā)文機關(guān)+批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）+被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）標(biāo)題+通知”構(gòu)成，有時由于被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文標(biāo)題中已有“通知”二字，或者被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題比較長，這時，通知的標(biāo)題一般要省略文種，省去“通知”，否則會出現(xiàn)“……的通知的通知”的現(xiàn)象。如《廣東省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院<關(guān)于國營企業(yè)廠長（經(jīng)理）實行任期制度的通知>》。如因?qū)訉愚D(zhuǎn)發(fā)而出現(xiàn)長標(biāo)題的情況，如《XX縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)
③省略發(fā)文機關(guān)和事由。如果通知發(fā)文范圍很小，內(nèi)容簡單，甚至張貼都可以，這樣的通知標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)和事由，只有文種“通知”二字。
（2）正文
通知的正文包括原由、事項、要求三部分。主體在事項部分。①轉(zhuǎn)發(fā)性通知?？梢园雅D(zhuǎn)通知稱為“批語”，把被發(fā)布、批轉(zhuǎn)的文件看作是通知的主體內(nèi)容，批語表明發(fā)文機關(guān)的態(tài)度，提出貫徹執(zhí)行的要求，一般起提示、按語的作用。
②事項性通知。這類通知多數(shù)用于布臵工作。事項性通知正文的寫作，要使受文單位了解通知的內(nèi)容，即事項，做什么、怎樣做，有什么要求。正文一般分三部分。開頭部分，一般是通知的原由和目的，說明為什么要發(fā)此通知。正文的主體部分，即事項部分，把通知的具體內(nèi)容一項一項列出來，把布臵的工作需周知的事項，闡述清楚，講清目的、要求、措施、辦法等。第三部分是結(jié)尾，提出貫徹執(zhí)行要求，如“請遵照執(zhí)行”，“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”，“請研究貫徹”，等等，也有的通知結(jié)尾沒有習(xí)慣用語。
③會議通知。一般包括：會議名稱，會議時間，地點，內(nèi)容，參加人員，報到時間、地點，需帶材料、文件等。會議通知的格式比較固定，只要把上述內(nèi)容寫清楚就行。
④任免通知。一般有固定的格式。
XXXX關(guān)于XXX等同志的任免通知
XXX：
根據(jù)XXXX年XX月XX日XXX會議研究決定，任命： XXX同志為XX局長，同時免去其副局長職務(wù)。XXX同志為XX處處長，同時免去其XXXX職務(wù)。
（六）通報
通報是用來表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況的公文。通報作為一種宣傳教育、通報信息的工具，有著表彰、懲戒、知照等作用。
1.通報的特點
一是內(nèi)容的真實性。通報任何情況、事例必須是真實的，不能有差錯，更不能編造假情況，否則會起反作用，嚴(yán)重?fù)p害制發(fā)文單位的威信。二是目的性曉諭性。表彰先進的通報，對被表彰單位是一種鼓舞、激勵，對其他單位是一種教育，對后進單位是一種鞭策。批評性的通報的目的則是讓人們知道錯誤，認(rèn)識錯誤，吸取教訓(xùn)，改正錯誤，引以為戒。交流情況的通報，是讓人們了解通報的事項。
2.通報與通知的區(qū)別（1）內(nèi)容范圍不同
通知可以發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文，告知需辦理和周知的事項；通報只是表揚先進，批評錯誤，傳達交流重要情況、信息。兩者雖然都有告知作用，但通知告知的主要是工作的情況，以及共同遵守執(zhí)行的事項；通報則是告知正反面典型，或有關(guān)重要情況。
（2）目的要求不同
通知的目的是告知事項，布臵工作，部署行動，內(nèi)容具體，要求受文機關(guān)了解要辦什么事，該怎樣處理，不能怎樣辦理，有嚴(yán)格的約束力。通報的目的是通過正反面典型去教育人們，宣傳先進的思想和事跡，提高人們的認(rèn)識。
（3）表現(xiàn)方法不同
通知的寫作主要是直敘式，告知人們做什么，怎樣做，具體明白，語言平實；通報的表現(xiàn)方法則常常兼用敘述、說明和議論，有較強的感情色彩，根據(jù)需要陳述事實，分析意義，做出評價，使人們了解事實真相，受到教育。
3.通報的寫作
（1）通報的結(jié)構(gòu)和寫法 通報包括標(biāo)題和正文兩大部分。①標(biāo)題
通報的標(biāo)題可省略發(fā)文機關(guān)，比較重要的通報則不省略。在擬通報標(biāo)題時，特別要注意準(zhǔn)確、簡明地概括出事由。如《關(guān)于必須嚴(yán)肅處理黨員干部中的違法亂紀(jì)案件的通報》，就省略了發(fā)文單位；而《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》則寫明發(fā)文機關(guān)、事由和文種。
通報的署時可以在標(biāo)題下方，這時，通報不需要寫抬頭和落款；通報也可以有抬頭、落款，時間在發(fā)文機關(guān)下面。
②正文
通報根據(jù)使用情況，一般分為三種：表彰性通報，批評性通報和情況通報。
一是表彰性通報。表彰性通報的內(nèi)容一般包括介紹事跡，分析評價事跡意義，概括主要經(jīng)驗，做出表彰決定，提出希望等。表彰性通報的正文大致包括三個部分：
敘述事跡。事跡要典型，敘述時盡可能簡明扼要。把人物、時間、地點、事情的主要經(jīng)過和結(jié)果交代清楚。根據(jù)篇幅，抓住主要特征和梗概來寫，不必敘述全過程，只要概括介紹就行。通報還常常在介紹事跡的基礎(chǔ)上再加上簡要評價和意義分析，節(jié)省筆墨，點到即止。
表彰決定。凡表彰性通報都有表彰的具體決定。這部分一般是略寫，寫清楚給予什么獎勵即可。希望和要求。發(fā)通報的目的是表彰先進，號召人們向先進單位和個人學(xué)習(xí)。通報的結(jié)尾一般有希望和號召的內(nèi)容。
二是批評性通報。批評性通報將典型的不良行為、傾向、或重大事故公布出來，旨在使大家從中吸取教訓(xùn)，受到教育。其寫法與表揚性通報在致相同，正文內(nèi)容主要包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
三是情況通報。情況通報是為使下級機關(guān)單位了解某階段的工作情況，或某重大事件、活動情況，指導(dǎo)工作，往往用通報將有關(guān)情況予以公布。這種情況通報具有很強的針對性。
（2）通報寫作要注意的問題
①注意時效性。發(fā)通報必須有很強的時效性，要抓住時機，及時將先進典型和經(jīng)驗向社會宣傳推廣，對反面典型予以揭露，引起警戒，或?qū)δ承┲卮笫马椇椭匾闆r，及時予以通報，以起到交流情況、信息，指導(dǎo)工作的作用。
②注意指導(dǎo)性。不是事無巨細(xì)都要發(fā)通報，要選擇對面上工作有普遍指導(dǎo)意義的事項來發(fā)通報。
③注意真實性。通報所涉及的事例必須是客觀存在的。
（七）議案
《國家機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項的公文，叫議案。議案是一種上行文，有特定的適用范圍。
1.議案的特點 一 是內(nèi)容的法規(guī)性和政策性。凡納入法律程序，人民政府無權(quán)決定，須提請國家權(quán)力機構(gòu)人民代表大會審議的事項，一般是關(guān)于國家主權(quán)、權(quán)力和利益、重要法律法 規(guī)，國家機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人任免事項等，須經(jīng)人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會審議后有的可以立法，形成法律性文件，要求全社會遵守執(zhí)行。
二是行文的定向性。議案不是普發(fā)性公文，在行政機關(guān)只能由人民政府行行文時，發(fā)文機關(guān)可以署政府主要負(fù)責(zé)人。政府的工作部門不能使用議案。同時議案只能向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會行文，不能向別的任何部門和單位行文。
2.議案的類型
根據(jù)議案內(nèi)容及適用范圍，議案一般有三種類型：
（1）立法議案。指用于提請審議法律和法規(guī)的議案。人民代表大會是國家的權(quán)力機構(gòu)，但省級以上人民代表大會以及全國人民代表大會授權(quán)的地方人民代表大會才有立法 權(quán)，黨的機關(guān)、國家行政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位都沒有立法權(quán)。有許多法律法規(guī)（草案）首先由政府提出，提交人民代表大會或人大常委會審議通過后，予以確立。這 樣的議案就稱為立法議案，簡稱法案。
（2）政治議案。指用于提請審議辦理重大政治事項和重大問題方案或意見的議案。例如外交方面的重大原則問題、民族問題，國家主權(quán)問題，民主、法制問題等。
（3）任免議案。指用于提請審議決定政府和國家機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人，國家駐外機構(gòu)主要負(fù)責(zé)人任免的議案。3.議案的寫作
（1）議案的結(jié)構(gòu)。一般包括發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、簽署、日期、主題詞、印刷版記等部分。發(fā)文字號可以在標(biāo)題的右上方，也可以在標(biāo)題的右下方，甚至可以省略。其樣式如下：
X X X X X關(guān)于提請審議 《X X X X X X X X X X 》的議案
X X[2005]
號 X X X X X X：
X X X X X X X X X X X X X X X X。
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。
X X X X（簽署）XXXX年XX月XX日 主題詞：XX XXX XXXX（制發(fā)機關(guān)）XXXX年XX月XX日印
（共印XXX份）（2）議案的寫法
①標(biāo)題。議案的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成，有能省略其中的任何一項。例如：“國務(wù)院關(guān)于提請審議《中華人民共和國稅收征收管理法（草案）的議案》”，提請國家權(quán)力機構(gòu)審議的事項，都是重大事項，涉及法律法規(guī)和大政方針的事項，標(biāo)題必須寫明發(fā)文機關(guān)，事由也要概括得清楚明確。
②正文。正文議案內(nèi)容的主體，包括三部分：
一是原由。議案的原由是提請審議批準(zhǔn)事項的理由和依據(jù)，即為什么提出議案。
二是事項。議案的事項是在議案中提出要求審議的具體事項。行文時，把需要審議的草案隨文附上。
三是結(jié)語。議案的結(jié)語，主要是提出請求，一般有：“現(xiàn)提請審議”、“現(xiàn)提請審議，并請做出批準(zhǔn)的決定”、“請審議決定”等。
（3）議案的簽署
議案的簽署，與別的公文有所不同。其他行政公文一般用單位名稱簽署，議案則多要用行政機關(guān)負(fù)責(zé)人名義簽署。如以國務(wù)院名義提交的，署國務(wù)院總理的姓名。
（4）寫作要求
一是要熟悉國家的法律、法規(guī)和黨的方針政策。由于議案的政治性、政策性很強，涉及立法事項及重大方針政策，議案必須以法律、政策為依據(jù)。
二是語言要求準(zhǔn)確、精練、莊重。議案篇幅不宜過長，原由要簡明扼要，抓住要點，言簡意賅，不必展開論述、說理，事項是什么就說什么，有幾項就說幾項。
（八）報告 報告是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)詢問的公文。它是一種機關(guān)單位經(jīng)常使用的上行文。
1.報告的類型
報告的種類很多。根據(jù)內(nèi)容劃分，報告可以分為工作報告、情況報告答復(fù)、報送報告。
粵華XXX字[200X]X號
關(guān)于XXXXX的報告
廣州粵華物業(yè)有限公司：
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此報告
廣州粵華物業(yè)有限公司
XXXXX
二○○X年X月X日
上報：廣州粵華物業(yè)有限公司 XXXXX 二○○六年X月X日印 共印X份
（1）工作報告。是指匯報工作的報告。下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報某一階段的工作情況，如匯報工作的進展、成績、經(jīng)驗、存在問題及打算，匯報上級交辦事項的結(jié)果，匯報對某一指示傳達貫徹的情況，等等。
[例]
關(guān)于我省清理整頓公司工作的報告
國務(wù)院：
我省于1988年10月清理整頓公司以來，堅持既堅決又穩(wěn)妥的方針，抓緊清理整頓方案的擬訂和實施，積極查處公司違法違紀(jì)案件，努力加強公司的建設(shè)和管理，基本完成了常中央、國務(wù)院賦予我們的任務(wù)，達到了預(yù)期的目的?，F(xiàn)將這項工作情況報告如下：
一、撤并了一批流通領(lǐng)域的公司，解決了公司過多過濫的問題。（略）
二、查處了公司違法違紀(jì)案件，整頓了公司的經(jīng)營秩序。（略）
三、認(rèn)真做好撤并公司的各項善后工作。（略）
四、加強了公司管理和法規(guī)、制度建設(shè)。（略）
XX省人民政府 XXXX年XX月XX日（2）情況報告。是指上級機關(guān)反映情況的報告。即及時把本地區(qū)、本單位發(fā)生的重大事件，在一定范圍內(nèi)帶有傾向性的情況，包括會議的情況，向上級機關(guān)報告。情況報 告與工作報告的不同之處主要在于，情況報告不局限于某一具體工作，不講工作的進展情況，只講客觀存在或突然發(fā)生的情況；工作報告則要報告某項工作或某階段 的工作情況，突發(fā)事件的處理情況，都屬于情況報告。這類報告特點是，時效性強，對發(fā)的事情，要非常及時地向上級機關(guān)報告，有些情況要用電話先報告，然后書面報告。
[例]
鐵道部關(guān)于193次旅客快車 發(fā)生重大顛覆事故的報告
XXXX：
5月28日16時05分，由濟南開往佳木斯的193次旅客快車行駛至沈山線錦州鐵路局管理轄內(nèi)的興隆店車站（距沈陽43公里）進，發(fā)生顛覆重大事故，造成3名旅客和4名列車乘務(wù)人員受傷，報廢機車一臺，客車四輛，導(dǎo)車一輛，損壞機車一臺，客車五輛、貨車一輛和部分線路、路岔等設(shè)備，沈山下行正線中斷運輸近20小時，直接經(jīng)濟損失達170余萬元。
事故發(fā)生后，東北中、鐵路辦事處和錦州、沈陽鐵路局負(fù)責(zé)同志立即隨救援列車或救護車趕赴事故現(xiàn)場，組織搶救、搶修工作。（略）
經(jīng)調(diào)查分析，造成這次事故的直接原因，是錦州鐵路局大虎山工段興隆店養(yǎng)路工區(qū)工人在該處做無縫線路補修作業(yè)時，違反勞動紀(jì)律和操作規(guī)程，（略）
這次事故是發(fā)生在旅客列車上的一次嚴(yán)重事故，又是發(fā)生在全國開展的“安全月”活動中，使國家和人民的生命財產(chǎn)蒙受了巨大的損失，在政治上造成了極壞的影響，性質(zhì)是非常嚴(yán)重的……這次事故……說明了我們作風(fēng)不扎實，對安全工作抓得不夠，在安全生產(chǎn)中管理不嚴(yán)，職工紀(jì)律松弛的問題長期沒有得到解決。
為了使全路職工從這起嚴(yán)重事故中吸取教訓(xùn)，我們于5月31日召開了有各鐵路局、鐵路分局、全路各工務(wù)段負(fù)責(zé)同志參加的緊急會議，通報了這次事故，提出搞好安全生產(chǎn)的緊急措施。（略）
錦州鐵路局對這次事故的主要責(zé)任者，已按照法律程序提出起訴，追究刑事責(zé)任；（略）
XXX XXXX年XX月XX日（3）答復(fù)報告。是指答復(fù)上級查詢事項的報告，例如，上級領(lǐng)導(dǎo)對群眾來信來訪中反映的問題，或文件材料中反映的問題，批示下級機關(guān)查辦，或詢問有關(guān)情況，下級機關(guān)辦理完畢，需用書面形式答復(fù)上級機關(guān)，此時使用的公文就是答復(fù)報告。
2.報告的寫作
（1）報告的結(jié)構(gòu)和寫法
報告的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、正文、落款三部分。
①標(biāo)題。報告的標(biāo)題可根據(jù)需要省略發(fā)文機關(guān)。事由和文種是不能省略的。報告的標(biāo)題容易出毛病的是事由。有的報告標(biāo)題亂而且長，內(nèi)容不集中，中心不突出。例如，某單位給上級政府的一份報告《關(guān)于XX共建文明村和開展植樹造林情況的報告》，把“共建文明村”和“植樹造林”兩種不同性質(zhì)的事項寫在一個標(biāo)題當(dāng)中。又如有一份報告的標(biāo)題《XX人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實XX政發(fā)（XXXX）XX號文件精神，各極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，這個標(biāo)題長達60多個字，冗長、啰嗦，不夠明確。這個標(biāo)題可改為《XXX人民政府關(guān)于抗旱播種保苗的情況報告》。
②原由。原由是開頭部分，又叫導(dǎo)語。報告的原由是事項的依據(jù)，一般寫得比較概括，但要有關(guān)情況寫清楚，說明報告的原因。導(dǎo)語提出觀點，說明情況，擺明依據(jù)，為下文敘述報告事項設(shè)立前提，增強報告的說服力和邏輯力量。
③事項。報告的事項是正文的主體，也是報告的核心，是向上級機關(guān)報告的具體內(nèi)容。在寫作時，要抓住主要內(nèi)容，突出重點，有層次有條理地展開，用最準(zhǔn)確、最簡潔的語言，把報告的事項寫出來。
④結(jié)尾。一般報告的結(jié)尾都有提出要求的習(xí)慣用語，根據(jù)報告的不同內(nèi)容使用不同的習(xí)慣用語。如常用的有“特此報告”，“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地和各單位執(zhí)行”，“專此報告”，“請審閱”，“請批示”，等等。
3.報告的寫作要求
報告寫作一般要求在掌握充分材料的基礎(chǔ)上，進行綜合分析，提煉出正確和新穎的觀點，然后用簡潔的語言來表述，具體要求做到：
（1）立意要新。提煉主題，應(yīng)該在占有大量材料的基礎(chǔ)上進行分析研究，歸納出新穎的觀點，從而形成主題。
（2）內(nèi)容要真實、具體。報告的內(nèi)容必須是真實的，實事求是的，絕不能編造假情況，欺騙上級。（3）重點突出。報告的內(nèi)容要根據(jù)主題的要求來安排，分清主次輕重，重點的，主要方面的內(nèi)容，要安排在前面，應(yīng)詳寫；非重點的，次要方面的內(nèi)容，可略寫，可寫可不寫的內(nèi)容，就不寫。同時，要注意處理好點和面的關(guān)系，比如有典型的事例，也要有面上的綜合性的情況，做到點面結(jié)合，眉目清楚，說服力強。
（4）報告中不能夾帶請示事項。報告屬陳述性文體，或匯報工作，或反映情況，或提出建議，或答復(fù)上級的有關(guān)詢問。對于報告，受文單位不用答復(fù)，如果夾帶請示事 項，不便處理，甚至?xí)O誤工作。需要上級機關(guān)解決一些問題，則應(yīng)該另外用“請示”行文。這樣，才能做到一文一事，專文專用。不要請示、報告不分，更不能出現(xiàn)“請示報告”的文種。
（九）請示
請示是向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)用的公文，是機關(guān)單位經(jīng)常使用的一種請求性上行文。
粵華X字[200X]X號
關(guān)于XXXXXX的請示
廣州粵華物業(yè)有限公司：
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
以上請示妥否，請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。廣州粵華物業(yè)有限公司
XXXXX
二○○X年X月X日 上報： 廣州粵華物業(yè)有限公司XXXXX 二○○X年X月X日印 共印X份 1.請示的特點
（1）行文內(nèi)容的請求性。請示是向上級機關(guān)請求指示和批準(zhǔn)用的公文，具有請求的性質(zhì)，而報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問或要求的公文，具有陳述性質(zhì)。
（2）行文目的的求復(fù)性。請示的目的是請求上級批準(zhǔn)，解決某具體問題，要求做出明確答復(fù)，而報告的目的則在于使上級知道掌握某方面或階段的情況，不要求批復(fù)。
（3）行文時機的超前性。請示必須在事前行文，等上級機關(guān)作了答復(fù)之后才能付諸實施。報告則可在事后行文，也可在工作進行過程中行文，一般不在事前行文。
（4）請求事項的單一性。請示要求一文一事，報告則可以一文一事，也可以一文數(shù)事。
由于請示與報告的特點不同，因此不能將請示與報告混淆起來使用。
2.請示的類型
根據(jù)行文目的和內(nèi)容的不同，請示通常分為三種：（1）請求批準(zhǔn)的請示。下級機關(guān)請求上級機關(guān)審核批準(zhǔn)某事項或開展某項工作的請示，屬于請求批準(zhǔn)性的請示。為類請示多用于機構(gòu)設(shè)臵，審定編制，人事任免，重大決策，大型項目安排等事項，這些事項按規(guī)定本級機關(guān)無權(quán)決定，必須請示上級機關(guān)批準(zhǔn)。
[例]
關(guān)于丹霞山風(fēng)景名勝區(qū) 列為國家重點風(fēng)景名勝區(qū)的請示
國務(wù)院：
丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)位于我省韶關(guān)市仁化、曲江兩縣境內(nèi)，面積180平方公里，分丹霞山、韶石山、大石山三個景區(qū)。（略）
據(jù)地質(zhì)考證，6500年前丹霞山所在地是一個大湖泊，由于造山運動，形成紅巖峭壁和嶙峋洞穴，構(gòu)成奇異自然風(fēng)景。（略）
在丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)附近，有“金雞嶺”、“九龍十八灘”“古佛巖”、“南華寺”、“馬壩人遺址“等風(fēng)景區(qū)及名勝古跡，總面積約400平方公里。（略）
根據(jù)國務(wù)院《風(fēng)景名勝區(qū)管理暫行條例》，我們對丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)進行了資源調(diào)查、評價，編制了總體規(guī)劃?，F(xiàn)申請把丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)列為國家重點風(fēng)景名勝區(qū)，請審批。
廣東省人民政府 XXXX年XX月XX日（2）請求幫助的請示。下級機關(guān)在工作中遇到人力、物力、財力等方面難于解決的事項，用請示請求上級機關(guān)給予幫助、支持。[例] 關(guān)于要求追加我省自然災(zāi)害救濟款的請示
國務(wù)院：
今年我省自然災(zāi)害頻繁，損失嚴(yán)重。上半年我省十多個市遭受寒潮、霜凍、龍卷風(fēng)、冰雹和洪澇災(zāi)害；下半年第二、九、十五、十六、十八、二十三號強臺風(fēng)先后在我省五個縣（市）登陸，臺風(fēng)伴隨暴雨，造成洪澇災(zāi)害，損失嚴(yán)重，據(jù)統(tǒng)計，全省受災(zāi)人口（略）
國務(wù)院對我省災(zāi)情非常重視，今年已經(jīng)撥給我省救災(zāi)補助款XXXX萬元；11月5日我省赴京匯報后，國務(wù)院初步確定各方面增撥給XXXX萬 元救災(zāi)款。我省各級下集正按照國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，安排好國家補助的經(jīng)費，繼續(xù)部署救災(zāi)救濟工作，廣泛發(fā)動群眾生產(chǎn)自救。但是，由于受災(zāi)面積廣，人口多，需要救災(zāi)救濟款數(shù)額大，無法全部解決災(zāi)區(qū)群眾的困難。鑒此，除繼續(xù)發(fā)動災(zāi)民生產(chǎn)自救和依靠各級地方政府財政支持外，懇請國務(wù)院各方面撥給我省冬令救濟 款XXXXX萬元。
以上請示，請批復(fù)。
廣東省人民政府 XXXX年XX月XX日（3）請求解答的請示。下級機關(guān)往往在工作中碰到某一方針、政策等不明確、不理解的問題，或者到新問題和情況。要弄清楚和解決這些問題，可用請示行文，并提出解決的意見，請求上級機關(guān)給予明確的解釋和指示。[例]
關(guān)于交通肇事是否給予被害者家屬
撫恤問題的請示
最高人民法院：
據(jù)我省XX縣人民法院報告，他們對交通肇事致被害人死亡，是否給予被害者家屬撫恤的問題，有不同意見。一種意見認(rèn)為，被害者是有勞動能的人，并遺有家屬要撫養(yǎng)，就給予撫恤；被害者若是沒有勞動能力的老人或兒童，就不給予撫恤。另一種意見認(rèn)為，只要不是由被害者自己過失所引起的死亡事故，不管被害者有無勞動能力，都應(yīng)酌情給予撫恤。我們同意后一種意見，幾年來實踐經(jīng)驗證明，這樣做有利于安撫死者家屬。是否妥當(dāng)？請批復(fù)。
XX省高級人民法院 XXXX年XX月XX日 3.請示的寫作
（1）請示的結(jié)構(gòu)與寫法。請示包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文和落款署時幾部分。
①標(biāo)題。請示標(biāo)題一般要寫明發(fā)文機關(guān)、事由和文種，發(fā)文機關(guān)有時可以省略，如前面提到的《關(guān)于丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)列為國家重點風(fēng)景名勝區(qū)的請示》。寫標(biāo)題時要注意不要將“請示”寫成“報告”或是“請示報告”；原由中也不要重復(fù)出現(xiàn)“申請”、“請求”之類的詞語。②正文。請示的正文包括請示原由、請示事項、請示要求三個部分。
一是原由。請示的原由是請示事項和要求的理由及依據(jù)，要寫在正文的開頭，先把原由講清楚，然后再寫請示的事項和要求，這樣才能順理成章，有說服力。請示的原由很重要，寫得好不好，直接關(guān)系到請示事項能否成立，是否可行，關(guān)系到上級機關(guān)審批請示的態(tài)度，等等。因此，原由要寫得有理有據(jù)、實事求是、具體、明白，寫作原由時容易出現(xiàn)的毛病是，原由部分過于簡單，沒有把要求解決的問題及理由、根據(jù)、情況交代清楚，或者是寫得不具體，含糊不清，說不清理由和根據(jù)。
二是事項。指請求上級機關(guān)批準(zhǔn)、幫助、解答的具體事項。一般包括方針、政策、辦法、措施、主張、看法等。請示的事項要符合國家法律、法規(guī)，符合實際，具有可行性和可操作性。因此，事項要寫得具體、明白。如請示的事項內(nèi)容比較復(fù)雜，要分清主次，一條一條地寫出來，條理清楚，重點要突出。
請示事項應(yīng)該避免不明確、不具體的情況和把原由、事項混淆在一起寫，否則，受文單位不清楚究竟要解決什么問題。
三是要求。為了使請示的事項得到答復(fù)，發(fā)文機關(guān)一定要提出要求。請示的要求一般有如下寫法：“以上請示，請批復(fù)”，“以上意見當(dāng)否，請指示”，“以上請示，請審批”，等等。這些雖然是很簡單的一名話，但它是請示中必不可少的一項內(nèi)容，不能遺漏，更不能含糊其辭。（2）請示的寫作要求
①一文一事。一份請示只能寫一件事，這是《國家機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，也是實際的需要，如果一文多事，很可能導(dǎo)致受文機關(guān)無法批復(fù)，如果性質(zhì)相同的幾件事需寫在一份請示中，必須是同一機關(guān)有權(quán)批復(fù)，又可以批復(fù)的。一些單位向上級機關(guān)請示，經(jīng)常把好幾個問題寫在一起，認(rèn)為只要能解決一個問題就行了，結(jié)果一個也解決不了，因為“一文多事”牽涉的單位多，涉及的政策規(guī)定也多，任何一個上級機關(guān)都很難答復(fù)，幾個單位同時答復(fù)更不可能。
②單頭請示。一份請示，只送一個上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或上級主管部門，不能同時主送兩個或兩個以上機關(guān)。如有需要，有關(guān)的單位可有用抄送的形式。這樣，可以避免出理 推諉、扯皮的現(xiàn)象。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)需向上級機關(guān)請示工作時，要根據(jù)請示內(nèi)容的性質(zhì)，主送一個上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，抄送另一個領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。一些單位以為多頭分頭這保險，結(jié)果常常是誰都有關(guān)系，但誰都不管，失時誤事。
③不得越級請示。請示與其他公文一樣，一般不得越級請示，如果因特殊情況或緊急事項必須越級請示時，要同時抄送越過的機關(guān)。請示一般不直接送領(lǐng)導(dǎo)個人，除個別領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外。如果把應(yīng)由秘書部門統(tǒng)一辦理的請示直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，容易誤事，甚至?xí)斐深I(lǐng)導(dǎo)者之間的不協(xié)調(diào)。
④不得同時發(fā)下級機關(guān)，更不能要求下級機關(guān)執(zhí)行上級機關(guān)未批準(zhǔn)和批復(fù)的事項。
（十）批復(fù) 批復(fù)是適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的公文，由上級機關(guān)對下級機關(guān)單位的請示做出明確具體的批示和答復(fù)。
1.批復(fù)的特點
（1）被動性。批復(fù)必須以請示為存在條件，先有請示后有批復(fù)。任何一份批復(fù)都是因為有請示才形成的，這一點和大多數(shù)主支行文的行政公文不同。
（2）針對性。批復(fù)內(nèi)容有很強的針對性，請示什么事項，就批復(fù)什么事項，絕不能離開請示的內(nèi)容來批復(fù)。因此，批復(fù)的內(nèi)容是由請示的內(nèi)容來決定的，批復(fù)的針對性還體現(xiàn)在批復(fù)的主送單位只能是請示的單位，涉及的有關(guān)單位可以抄送，而范圍必須有一定限制。
（3）權(quán)威性。機關(guān)單位向上級機關(guān)請示，上級機關(guān)用批復(fù)給予回復(fù)。請示的事項往往是要求批準(zhǔn)一些政策、措施，處理一些重大問題的辦法，或者要求解釋、答復(fù)一些政策性的、復(fù)雜的問題。上級機關(guān)表態(tài)并回復(fù)準(zhǔn)許怎樣做，不準(zhǔn)許怎樣做。批復(fù)帶有明顯的權(quán)威性。
[例] 關(guān)于加強政策研究工作幾個問題的批復(fù)
XXXX：
XXXXXXX文收悉。省委、省政府意見如下：
一、按照機構(gòu)改革關(guān)于政事分開的原則，你室不宜加掛XX發(fā)展政策研究咨詢中心的牌子。如確需設(shè)立該中心，可專題報省編委審批。
二、黨政干部（包括政研干部）一律不搞職稱評定。如省編委審批同意設(shè)立XX發(fā)展政策研究咨詢中心，則該中心在編從事研究工作的人員可按有關(guān)規(guī)定評審專業(yè)技術(shù)職稱。
三、關(guān)于聘請?zhí)丶s顧問等兼職人員問題，建議參照省政府社會經(jīng)濟發(fā)展研究中心的辦法，由你們自行聘任。凡超過離退休年齡的，一般應(yīng)先退后聘。
四、同意來文中所提的其他意見。
XXXXXXX XXXX年XX月XX日 2.批復(fù)的寫作(1)批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法
①標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題一般要求寫明事由和文種，格式是“關(guān)于XXXX的批復(fù)”；也些重要的批復(fù)，標(biāo)題要寫明批復(fù)單位，格式是：“XXXX關(guān)于XXXX的批復(fù)”，標(biāo)題的事由要把請示的事項概括出來。
②正文。批復(fù)的正文包括批復(fù)原由和批復(fù)事項兩部分。主體部分是批復(fù)事項。
批復(fù)的原由。即指批復(fù)的原因和根據(jù)，一般在正文開頭用一句話說明請示的日期、標(biāo)題和發(fā)文字號以及收文情況。例如：《關(guān)于召開廣東省第六次歸僑、僑眷代表大會的請示》，省委批復(fù)的原由如下：“粵僑聯(lián)黨字[1993]3號文收悉”，沒有引述請示標(biāo)題。
批復(fù)的事項。即批復(fù)的具體內(nèi)容。批復(fù)的事項必須緊扣請示事項，逐條批復(fù)。批復(fù)事項的內(nèi)容包括：批復(fù)態(tài)度和批復(fù)意見。要求寫得態(tài)
點擊咨詢 