《項目時間管理》實踐報告

案例一：某軟件公司的進(jìn)度計劃控制

某軟件公司屬于一個發(fā)展中的公司，公司從一個小公司通過與大公司合股，2004年成了上市公司的一個子公司，2006年又通過和大公司的合股成了上市公司，但是市場人員買軟件及實施人員實施軟件，仍然是小公司的模式，現(xiàn)在我主要介紹一下我們現(xiàn)在實施的一個項目，因為這個項目屬于我們所有軟件項目實施中最大的一個，我們是做行業(yè)軟件的，這個大項目是省一級的項目，用戶是省級的養(yǎng)老保險局，所做的項目是養(yǎng)老保險指紋身份驗證系統(tǒng)，主要工作是采集省養(yǎng)老保險局統(tǒng)籌管理的企業(yè)內(nèi)的離退休人員指紋。省養(yǎng)老保險局管理的企業(yè)達(dá)500多家，離退休人員在1000到4萬之間企業(yè)有200多，由于企業(yè)多，企業(yè)管理的離退休人員多，離退休人員居住地方不集中，所以采集時有困難，但這不是最主要的問題，對于采集我們有一套詳細(xì)的方案，困難的是以下幾個問題：

第一：該項目由省局的一個處室負(fù)責(zé)，該處室還有一項重要工作是保證離退休金足額發(fā)放，所以在項目運行過程中，項目進(jìn)度都是那個處室在控制，處室說時間段內(nèi)做什么我們就寫相應(yīng)時間段內(nèi)的項目計劃

第二：當(dāng)項目進(jìn)度計劃寫好后，在計劃的時間段內(nèi)90％不能按計劃執(zhí)行，因為處室要和企業(yè)協(xié)調(diào)，企業(yè)不積極，處室又有其他工作

第三：每次討論階段內(nèi)的計劃時，基本上是用戶安排階段內(nèi)的事情，所以該公司的主動權(quán)很少

第四：寫的項目進(jìn)度在遇到五一，十一，元旦，過春節(jié)等這樣的節(jié)假日時，一般節(jié)假日的前后15天之內(nèi)基本上也做不成事，中國人的習(xí)慣過節(jié)就是放松政府部門更是這樣。

問題1，分析影響該項目進(jìn)度的主要問題是什么?

答:(1)

計劃的重要性問題

變被動為主動；計劃要有一定的前展性，不能要需求控制計劃，應(yīng)該是用計劃指導(dǎo)實施，這樣會降低項目在實施過程中的風(fēng)險；

(2)

如何與政府部門打交道

第一，這個項目由一個處室負(fù)責(zé)并不是問題的關(guān)鍵，有些政府部門的處室手上掌握的資源（項目資金量）等還是非常大的；

第二，項目計劃寫好后，90%不能按計劃執(zhí)行，這說明項目組以前跟政府部門打交道得不多，經(jīng)驗還不足。在第一次出現(xiàn)這種情況的時候，項目經(jīng)理就應(yīng)該意識到政府跟企業(yè)協(xié)調(diào)需要多長時間，在后期制定計劃時，就要提前通知該處室與相關(guān)企業(yè)聯(lián)系，聯(lián)系好以后項目組再派人去采集指紋；中國很多政府處室還是很強(qiáng)勢的，處室發(fā)個文，下級單位和企業(yè)會按照規(guī)定時間節(jié)點準(zhǔn)備好的。如果下級企業(yè)還不配合，叫該處室以系統(tǒng)數(shù)據(jù)正在更新中為借口暫停該企業(yè)離退休金的發(fā)放，下面的單位肯定會組織好等著你去采集數(shù)據(jù)。

第三，政府部門辦事松散是出了名的，對他們來說已經(jīng)見怪不怪了。除非哪天他的領(lǐng)導(dǎo)催他了，那他會天天給在你后面催你完成項目的。

（3）如何與客戶同步,怎么制定更合理的進(jìn)度計劃

這個案例存在兩方面的問題,一,進(jìn)度計劃本應(yīng)該考慮如放假,項目環(huán)境等要素,應(yīng)該要更合理的調(diào)整項目進(jìn)度計劃;二,與客戶進(jìn)行同步,應(yīng)該想客戶之所想,急客戶之所急,了解客戶真正需求的,將客戶急需要的,能方便他工作的需求提前完成,并讓他有甜頭嘗,這樣客戶才能跟你互動,保證項目更好的完成.因此,對于該公司應(yīng)該從如下幾點著手解決問題,一,更詳盡的分析各種風(fēng)險,將時間進(jìn)度做得盡量保滿;二,與客戶建立更好的溝通;三,將客戶的需求作好更詳盡的WBS;三,將WBS的底層活動全部詳細(xì)的定義好,并考慮到什么活動最先完成能抓住客戶的心;四,依客戶心里之所想排序好活動;五,將所有排序好的活動進(jìn)行盡量保滿的歷時估算,并盡量分析好資源需求;六,對于公司的資源不要一次性全部放在項目上,而在在完成客戶急需活動上,循序漸進(jìn)的投放資源,直到客戶感覺項目真是非常重要的時候才投入全部資源開發(fā),這樣避免資源浪費;七,做好全面詳細(xì),可伸縮的進(jìn)度計劃(即可以隨時趕進(jìn)度,又可以隨時放開資源投入其它項目).重提,最重要的,在政府項目上,應(yīng)該利導(dǎo)其心,作好溝通,這是最最重要的.問題

2.你認(rèn)為影響該項目進(jìn)度最關(guān)鍵的原因是什么？

（1）參與和計劃

1.負(fù)責(zé)項目的處室及相關(guān)企業(yè)應(yīng)該積極參與到項目中來。這需要靠項目組的溝通技巧和宣傳手段。必要時應(yīng)該請求更高一級的領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)。

2.節(jié)假日應(yīng)該納入項目計劃當(dāng)中，不應(yīng)該成為影響項目進(jìn)度的因素。

（2）關(guān)注客戶參與的必要性

1、保險局的參與不夠，沒有相當(dāng)職位的PIC深入這一項目；

2、根據(jù)區(qū)域/行業(yè)特點進(jìn)行多組劃分操作。

包括項目的深入的宣傳和探討，贏得企業(yè)相關(guān)人員的認(rèn)同和

參與的積極性；根據(jù)分組設(shè)點采集；

3、對于離退休人員在1000到4萬之間的200家企業(yè)，由于任務(wù)量

大，也得有企業(yè)人事指派專人負(fù)責(zé)參與；

4、在項目規(guī)劃上要考慮合作方的工作習(xí)慣和作息時間的特點

問題3如果你是這個項目的負(fù)責(zé)人應(yīng)該如何更好的把握這個項目進(jìn)度？

答：我覺得是一個溝通問題,項目的主要計劃由局處室負(fù)責(zé),這很難改變,關(guān)鍵要作好自己企業(yè)內(nèi)的計劃與控制,與局處室協(xié)調(diào),最終結(jié)果要滿足局處室計劃,企業(yè)內(nèi)要作好溝通,把積極性調(diào)動起來,如有必要可找領(lǐng)導(dǎo)配合.關(guān)于進(jìn)度計劃的一些看法

提到的主要問題，感覺主要是計劃階段的問題，在制訂計劃的時候應(yīng)該考慮到項目所有干系人需求的不同所導(dǎo)致的計劃的結(jié)果不同

有幾點建議：

1、變被動為主動；計劃要有一定的前展性，不能要需求控制計劃，應(yīng)該是用計劃指導(dǎo)實施，這樣會降低項目在實施過程中的風(fēng)險；

2、充分考慮到國內(nèi)情況和政府體制的特征，對節(jié)假日的工作安排可以進(jìn)行一些公司本身可控的工作進(jìn)行

3、對于進(jìn)度完成后，實施不了的情況，應(yīng)該考慮改變計劃制訂的過程問題，應(yīng)該讓處室和企業(yè)的有關(guān)人員都參與到項目的計劃工作中，等到各個方面認(rèn)可后，才進(jìn)行計劃的編寫工作；這樣相關(guān)的部門一致的意見出具的計劃書，以便進(jìn)行指導(dǎo)實施工作。

行業(yè)軟件項目開發(fā)進(jìn)度

做行業(yè)軟件面臨的最大問題就是客戶的需求變動，由于行業(yè)軟件的背景決定，多數(shù)行業(yè)軟件項目從提出方案到簽訂項目開發(fā)合同需要半年的時間，因為行業(yè)軟件的項目不是一個領(lǐng)導(dǎo)、一個部門說了算，需要討論、簽字等。繁瑣的手續(xù)就夠讓項目經(jīng)理應(yīng)付的。其實多數(shù)問題是開發(fā)團(tuán)隊太過于專注客戶提出的問題和意見，礙于客戶關(guān)系疲憊于客戶需求的變動。項目很難實施。我個人的建議：

1、弄清客戶目標(biāo)，圍繞業(yè)務(wù)需求進(jìn)行專輯性的討論，項目成員一定要把相關(guān)業(yè)務(wù)吃透，甚至比實際的業(yè)務(wù)客戶更要明白業(yè)務(wù)的實際情況。更要關(guān)注事態(tài)和政策性的東西。

2、問題專家提出業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)分析員和系統(tǒng)架構(gòu)師提出解決方案。不要讓客戶來提出方案，他們的需求會改來改去，要讓問題專家和系統(tǒng)分析/架構(gòu)溝通好，提出更合理的方案呈現(xiàn)給客戶。方案敲定業(yè)務(wù)客戶代表和負(fù)責(zé)人簽字。

3、采用xp開發(fā)，利用rup迭代開發(fā)流程給客戶提供Demo。

4、最重要的是和客戶負(fù)責(zé)項目的人喝痛快。

關(guān)注風(fēng)險和變化

具體時間上安排,你們項目組是無法得到主動權(quán)的,這在很多項目中都是存在的,業(yè)主掌握項目的時間的控制。這并不奇怪，我覺得需要注意幾個問題：

1-項目溝通：類似于省保險局這樣的政府機(jī)構(gòu)做事的風(fēng)格，看來你已經(jīng)有些了解了，要遵循他們的工作方式，做好和相關(guān)人員的溝通工作，他們的隨意性較大，遇上節(jié)假日什么的，跟你一拖再拖，工不能停，也是步履蹣跚；

2-項目組成：一個被大大延遲的項目或斷斷續(xù)續(xù)進(jìn)行的項目，是讓項目組成員最為惱火的事情，時間一長，必然影響到大家的情緒，項目經(jīng)理本人也不太好交待（工程匯報有時會看起來比較難看），要及時對項目組成員做出調(diào)整和安排；

3-時間點的設(shè)置和控制

4-項目風(fēng)險管理：我認(rèn)為最大的風(fēng)險不是在時間上，而是在需求管理上面（這其實還是個溝通的問題），從案例中可以看出，你們直接客戶是保險局，并不與企業(yè)直接打交道，需求信息在傳遞過程中將有些很大的損失，需求確認(rèn)階段將會有多次的反復(fù)，甚至可能推倒重來。