員工辦公區(qū)域“8S”管理標準

目的根據(jù)“8S”的質(zhì)量管理要求，對各辦公區(qū)域?qū)嵤┫到y(tǒng)的管理，以規(guī)范員工行為，提高員工素養(yǎng)，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

范圍

本標準規(guī)定了辦公區(qū)域“8S”管理的基本要求，適用于辦公區(qū)域的管理。

組織與職責

3.1

公司“8S”管理推進小組負責指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司范圍內(nèi)“8S”管理的執(zhí)行情況。

3.2

各單位“8S”管理工作小組負責組織推進本單位的“8S”管理活動，負責指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查監(jiān)督本單位“8S”執(zhí)行情況。

3.3

各辦公人員負責貫徹和執(zhí)行本標準。

基本要求

4.1

辦公區(qū)域工作人員應(yīng)養(yǎng)成較高的“8S”素養(yǎng)。

4.2

辦公區(qū)域的物品應(yīng)保持清潔、整齊、有序。

4.3

工作人員發(fā)現(xiàn)所在辦公區(qū)域的環(huán)境不符合“8S”現(xiàn)場管理標準時，應(yīng)及時提醒相關(guān)人員予以整理、整頓。

術(shù)語

“8S”

指的是

SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKETSU(清潔)、SHITSUKE

(素養(yǎng))、SAFETY(安全)、SAVE(節(jié)約)、SERVICE(服務(wù))。因八個單詞均以“S”開頭，故簡稱為“8S”。

辦公區(qū)域8S管理的推進步驟

6.1

整理——區(qū)分必需品與非必需品

6.1.1

為確保辦公區(qū)域的優(yōu)美，需每日循環(huán)整理辦公現(xiàn)場，區(qū)分必需品與非必需品，及時清除非必需品。所謂必需品是指在工作中經(jīng)常使用的物品，如果沒有它，就必須購入替代品，否則影響正常工作的物品。而非必需品則可分為兩種：一種是使用周期較長的物品，例如1個月、3個月甚至半年才使用一次的物品；另一種是對目前的工作無任何作用的，需要報廢的物品。物業(yè)辦公室的典型配備物品為：

6.1.1.1

辦公物品

前臺辦公物品：

電腦、電話、傳真機、文件盒、筆筒、桌牌、臺歷、水杯、服務(wù)卡（小區(qū)可配）、POS機（小區(qū)可配）、對講機（小區(qū)可配）、發(fā)票打印機（小區(qū)可配）、廢紙簍。

其他辦公室物品：

電腦、電話、文件盒、筆筒、桌牌、臺歷、水杯、廢紙簍

6.1.1.2

辦公室電器

復(fù)印機系統(tǒng)：復(fù)印機、紙柜及廢紙簍

冰箱（視小區(qū)實際情況定）

空調(diào)、風扇（視季節(jié)情況擺放，不使用期間須妥善存放）

掃描儀、打印機、塑封機等

6.1.1.3

上墻物品

背景墻、管理看板（員工去向牌）、鐘表、錦旗獎狀、上墻文件、服務(wù)電話

6.1.1.4

其他物品

文件柜、報架、暫存物品、適量綠色植物

除以上所列物品之外，共用物品應(yīng)明確責任人，每日循環(huán)檢查，及時清除非必需品，尤其要嚴格限制私人物品在辦公場所的存放。

6.2

整頓——將必需品置于任何人都能立即取到和立即放回的狀態(tài)

6.2.1

整頓定置方法

6.2.1.1

定點

確定擺放的方法，例如：架式、箱內(nèi)、工具柜、懸吊式，在規(guī)定區(qū)域內(nèi)放置。

6.2.1.2

定類

產(chǎn)品按機能或按種類區(qū)分放置；

便于拿取和先進先出。

6.2.1.3

定量

確定使用數(shù)法；

做好防潮、防塵、防銹、防撞等措施。

6.2.2

確定放置場所

確定放置場所的原則是方便、美觀、特殊物品專門保管、物品放置100%定位。各辦公室工作人員可根據(jù)此原則視具體情況確定物品放置布局方案，如無特殊情況，則根據(jù)以下方案進行定點放置。

6.2.2.1

辦公區(qū)域辦公桌面定置管理

6.2.2.1.1

主機右置

①茶杯應(yīng)放置在辦公桌左前方，距離辦公桌左邊緣400㎜，杯柄向右與辦公桌前邊緣方向平行。

②電話機應(yīng)放置在辦公桌前方，距離辦公桌左邊緣650㎜，電話機前側(cè)靠住前隔板，垂直放置。

③電腦顯示器屏幕朝向操作人員，顯示器屏幕在桌面的投影線與辦公桌后邊緣成45°夾角。

④鼠標應(yīng)垂直放置在靠近主機桌處，鼠標右側(cè)距離辦公桌右側(cè)邊緣150㎜，鼠標后端距離辦公桌后邊緣180㎜。

6.2.2.1.2

主機左置

①茶杯應(yīng)放置在辦公桌右前方，距離辦公桌右邊緣400㎜，靠住前方隔板，杯柄向左與辦公桌前邊緣方向平行。

②電話機應(yīng)放置在辦公桌前方，距離辦公桌右邊緣650㎜，電話機前側(cè)靠住前隔板，垂直放置。

③電腦顯示器應(yīng)放置在電腦主機桌與辦公桌交界處，顯示器左后端點在辦公桌面的投影位于主機桌左側(cè)板所在直線上，距離主機桌后邊緣400㎜。

④電腦顯示器屏幕朝對操作人員，顯示器屏幕在桌面的投影線與辦公桌后邊緣成45°夾角。

⑤鼠標應(yīng)垂直放置在靠近辦公桌上，鼠標左側(cè)距離辦公桌左側(cè)邊緣150㎜，鼠標后端距離辦公桌后邊緣180㎜。

6.2.2.2

辦公區(qū)域物品管理

6.2.2.2.1

文件夾擺放

①歸檔（臨時）文件應(yīng)放置在統(tǒng)一的文件夾內(nèi)。

②文件夾應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，高度一致。

③文件夾背簽應(yīng)按給定的模板統(tǒng)一制作。

④文件柜中的文件夾應(yīng)擺放整齊，各層數(shù)量相等，不得有缺失的現(xiàn)象發(fā)生。

⑤抽屜內(nèi)的文件夾應(yīng)擺放整齊，層次有序，不允許雜亂無章。

6.2.2.2.2

座席標牌張貼

①座位靠近走廊的職員標識牌應(yīng)粘貼在靠走廊隔欄外側(cè)左上方。

②座位位于內(nèi)側(cè)的職員標識牌應(yīng)粘貼在兩人之間的隔板上。

隔板位于職員左側(cè)的，應(yīng)粘貼在隔板的左上方。

隔板位于職員右側(cè)的，應(yīng)粘貼在隔板的右上方。

6.2.2.2.3

辦公椅擺放

①職員離開座位時應(yīng)將自己的辦公椅正面放置在電腦鍵盤托板對應(yīng)的位置，扶手與辦公桌后邊緣線呈垂直狀態(tài)，輕靠辦公桌。

②職員應(yīng)保持辦公椅的完好、清潔，如有損壞應(yīng)及時申請修復(fù)或更換。

6.2.2.2.4

廢紙簍擺放

①廢紙簍應(yīng)放置在辦公桌左邊抽屜的正下方。

②廢紙簍不得超過辦公桌后邊緣。

6.2.2.3

復(fù)印物品定置管理

①復(fù)印機紙柜放置在復(fù)印機的正下方；

②紙柜左側(cè)放置雙面可用復(fù)印紙；

③紙柜右側(cè)放置二手紙（亦可另放置在二手紙盒內(nèi)）；

④廢紙簍放置在復(fù)印機的右側(cè)；

⑤復(fù)印機上方，左側(cè)放置原稿，右側(cè)放置復(fù)印件。

6.2.3

進行標識，實現(xiàn)目視化管理

進行標識，可使物品所處的狀態(tài)一目了然，實現(xiàn)目視化管理，從而提高工作效率，減少物資、時間等成本浪費。以下是綠城物管辦公室各物品進行標識的標簽標準，供各區(qū)域、分子公司辦公室參照執(zhí)行。

6.2.3.1

文件柜及工具柜標識

使用范圍：文件柜、工具柜、其他物品柜（其他物品柜根據(jù)實際情況更改柜名）。

長×高規(guī)格為：9cm×6.5cm

6.2.3.2

桌面文件架（框）標識

使用范圍：文件架、文件框、多層文件架（其他物品柜根據(jù)實際情況更改柜名）。

筆筒

長×高規(guī)格為：9

cm×6.5cm

或6.5cm×4cm

6.2.3.3

公共設(shè)備設(shè)施標識

使用范圍：辦公設(shè)備、配電柜、消防栓。

長×高規(guī)格為：9cm×6.5cm

公共物品責任人規(guī)格為：6.5cm×4cm

6.2.3.4

管理看板（人員去向牌）標識

使用范圍：辦公區(qū)域管理看板。

長×高規(guī)格為：90cm×60cm。（如有特殊情況可根據(jù)實際情況調(diào)整）

6.2.3.5

抽屜標識

使用范圍：每個獨立抽屜。

長×高規(guī)格為：6.2cm×2.1cm。

6.2.3.6

桌面物品隱形標識

使用范圍：桌面物品。

長×高規(guī)格為：3.5cm×3cm。

6.2.3.7

各類電源線標識

使用范圍：各類電源線，連接線。

長×高規(guī)格為：10cm×2cm。

6.2.3.8

材質(zhì)說明

辦公區(qū)域等干燥區(qū)域原則上用背膠；容易破損的標簽采用塑封后粘貼；

地下室等較潮濕地方用油漆、鋁板或亞克力板。

6.2.3.9

各類標簽使用時應(yīng)本著定位定置的原則，盡量多用隱形標簽，在公共區(qū)域或是業(yè)主經(jīng)常出入的地方，不主張用明顯標識。所有用的標識皆以不破壞小區(qū)的整體和諧度為宗旨。

6.3

清掃——將崗位變得無垃圾、無灰塵，干凈整潔，創(chuàng)造一個一塵不染的環(huán)境

6.3.1

清掃就是對環(huán)境和設(shè)備進行維護和點檢，確保處于立即可取的物品完好可用，讓員工關(guān)心、注意環(huán)境細小的變化，細致維護好設(shè)備，時時刻刻維持整潔干凈的環(huán)境。

6.3.2

清掃推行要領(lǐng)

領(lǐng)導(dǎo)以身作則：成功與否的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)以身作則，則員工認真效法。

人人參與：所有人員包括領(lǐng)導(dǎo)均要參與這項工作。

責任到人：明確每個人所負責的區(qū)域。

自己動手：自己清掃，不依賴清潔工。

防治污染源：尋找并杜絕相應(yīng)的污染源，并建立相應(yīng)的清掃標準，促進清掃工作的標準化。

6.4

清潔——將整理、整頓、清掃進行到底，并且標準化、制度化

6.4.1

8S一旦開始，就不能半途而廢，所以要充分利用各種辦法，獲得堅持和制度化的條件，提高工作效率。

6.4.2

清潔要領(lǐng)

利用各種辦法，貫徹8S意識；

堅持不懈；

改正壞習慣，養(yǎng)成好習慣；

持續(xù)不斷地進行整理、整頓、清掃活動；

將3S（整理、整頓、清掃）制度化，維持3S的成果。

6.5

節(jié)約——減少浪費，提高人力、物資、時間、空間等各類資源的利用效率

6.5.1

8S推行的目的和所應(yīng)達到的效果之一就是節(jié)約。節(jié)約，就是節(jié)省、儉約的意思。公司應(yīng)全員參與，力避各種浪費，并將其作為長期的習慣來培養(yǎng)，從而達到日常工作中持續(xù)的節(jié)約效果。

6.5.2

辦公室節(jié)約推進要點

加強員工培訓，貫徹節(jié)約意識；

制定節(jié)約細則；

認真做好整理、整頓、清掃、清潔工作，為節(jié)約創(chuàng)造條件。

6.6

安全——清除隱患，排除險情，預(yù)防事故的發(fā)生

6.6.1

安全是現(xiàn)場管理的前提和決定因素，沒有安全，一切成果都失去了意義。重視安全不但可以預(yù)防事故的發(fā)生，減少不必要的損失，更是關(guān)心員工及園區(qū)內(nèi)業(yè)主生命財產(chǎn)安全的人性化管理要求。

6.6.2

辦公室安全推進要點

加強員工安全培訓；

辦公室配備滅火器，并定期檢查；

物品按要求放置，堆積時要遵守一定的高度限制，以免傾倒；

辦公室內(nèi)嚴禁堆放易燃、易爆、有毒物品；

辦公室內(nèi)嚴禁吸煙；

有應(yīng)急預(yù)案，常備急救物品，寫明急救聯(lián)絡(luò)方法；

下班后應(yīng)有專人檢查燈具、電腦、飲水機、空調(diào)等是否已關(guān)閉電源，窗門等是否妥善關(guān)閉。

6.7

素養(yǎng)——對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣

6.7.1

8S最終是為了提高員工的素質(zhì)，員工素質(zhì)的高低只能通過行為來判斷。

素養(yǎng)具體可表現(xiàn)為：

遵守規(guī)章制度，按標準作業(yè)；

主動、積極、認真對待工作；

不斷改善，用于創(chuàng)新；

為他人著想，為他人服務(wù)。

6.7.2

辦公室員工素養(yǎng)推進要點

上班前提早進入辦公室，進行簡單的整理、整頓、清掃工作；

下班離開前要對工作臺面及周邊場地再次進行整理、整頓、清掃工作，以保障第二日工作的有序進行；

持續(xù)不斷地推進整理、整頓、清掃工作，最終形成習慣；

遵守公司規(guī)章制度，規(guī)范行為；

維持就是落后，每天思考能否“更快、更好、更節(jié)約”；

不斷總結(jié)，不斷提高。

6.8

服務(wù)——服務(wù)是具有無形特征卻可給人帶來某種利益或滿足感的一種或一系列活動

6.8.1

8S的推行就是為了讓我們的服務(wù)現(xiàn)場更加美觀大方，讓我們的服務(wù)速度更加迅速快捷，讓我們的服務(wù)行為更加溫暖人心，從而讓業(yè)主更加認可我們的服務(wù)，欣賞我們的服務(wù)。

6.8.2

服務(wù)推進要點

按要求穿工作服，佩戴胸卡或工作牌，整體干凈利落，保持完美的工作形象；

統(tǒng)一完善各種服務(wù)流程，實現(xiàn)標準化服務(wù)；

融入業(yè)主之中，真誠、善意，在標準化服務(wù)中滲入個性化服務(wù)，彰顯服務(wù)魅力。