第一篇：都市酒店集團(tuán)召開規(guī)范酒店采購程序研討會議

都市酒店集團(tuán)召開規(guī)范酒店采購程序研討會議

7月22日，都市118酒店集團(tuán)關(guān)于“酒店采購模式市場規(guī)范化”研討會在集團(tuán)總部會議室順利召開。集團(tuán)董事長及副董事長均出席會議，并做了重要講話。

研討會由集團(tuán)市場部劉總監(jiān)主持，并對本次研討會做了簡要總結(jié)。劉總認(rèn)為，隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)及團(tuán)隊(duì)的不斷擴(kuò)大。酒店用品采購環(huán)節(jié)顯得越來越重要，集團(tuán)酒店經(jīng)理人在酒店用品采購專業(yè)性上應(yīng)不斷提升，在與酒店用品供應(yīng)商溝通合作的時候要把好質(zhì)檢關(guān)。

集團(tuán)副董事長陳總表示，希望集團(tuán)采購部門員工能夠在維系原有忠實(shí)采購商的前提先，積極發(fā)掘新資源，在綜合均衡市場資源的前提下，為加盟商采購商品節(jié)約成本。她還提到，酒店采購市場需要誠信與專業(yè)性。這里包含集團(tuán)采購專員也包含酒店產(chǎn)品供應(yīng)商，只有二者都做好誠信和專業(yè)，才能形成一個良性發(fā)展的酒店采購市場。

第二篇：酒店采購程序

酒店采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程：倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

經(jīng)董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2、部門新增物品的采購工作流程：若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報(bào)告，經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施.3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）最近一次訂貨單價；（3）最近一次訂貨數(shù)量；

（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。

采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程： 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程：采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計(jì)劃，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實(shí)施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程： 工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）庫存數(shù)量；

（3）最近一次訂貨單價；

（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。

以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?/p>

“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施

.二、采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng):

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計(jì)，資產(chǎn)會計(jì)復(fù)核后送董事。

2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會計(jì)存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。

3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。

（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。

（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。

4、邀請供應(yīng)商報(bào)價。

三、貨比三家工作流程：

每類物品報(bào)價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報(bào)價的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報(bào)價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價單，包括：①填寫空白報(bào)價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報(bào)價單上并記下報(bào)價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報(bào)價單一起送交評定小組審批。

2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報(bào)來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報(bào)董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進(jìn)工作

1、采購訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

（1）酒店取消訂單：如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報(bào)董事會作出決定。

（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失。

3.違反合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。

4.檔案儲存：所有供應(yīng)商名片、報(bào)價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫

.5.采購交貨延遲檢討 凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進(jìn)情況并呈財(cái)務(wù)部及董事會批示。

6.采購物品的維護(hù)保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng).對設(shè)備等項(xiàng)目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況

餐飲采購的12點(diǎn)漏洞

1． 負(fù)責(zé)采購物品原料的領(lǐng)導(dǎo)說了算，少數(shù)人說了算，缺乏對商品原料的質(zhì)量價格比較，2．采購部門缺乏計(jì)劃，盲目采購，庫存量大，庫損高，造成浪費(fèi)和流動資金呆滯。

3．采購人員缺乏相關(guān)知識，信息不靈，責(zé)任心不強(qiáng)，圖省事，怕麻煩，采購前不貨比三家，季節(jié)差價，時斷差價掌握不準(zhǔn)。4．酒店用人不當(dāng)，把領(lǐng)導(dǎo)的紅人，上級塞來的熟人或其他有背景關(guān)系人選為采購員，即使發(fā)現(xiàn)問題也是大事化小；小事化了，長此以往漏洞越來越大。5． 是不能堅(jiān)持多人知情，多人參與。多人采購制度。6．大件商品采購暗箱操作，現(xiàn)金交易，未能實(shí)行公開竟標(biāo)，大宗底值易耗品采購質(zhì)次價高，損耗增大。

7．是進(jìn)貨體現(xiàn)不出買辦（采購）之功居其次的要求，廚房癬活原料采購多以半成品為全，海干貨采購多以市場發(fā)制好的為全，對原料優(yōu)劣缺乏鑒別能力，導(dǎo)致增大廚房成本，還影響了菜肴制量

8． 是吃市場提成，撈供貨回扣，直接損害企業(yè)利益。

9．是采購員腦子靈活，點(diǎn)子多，有利先給當(dāng)官的堵住嘴，自己攀靠大樹撈好處。10．是采購進(jìn)貨打游擊戰(zhàn)，無法享受供貨商的批零差價，更無法穩(wěn)定采購成本支出。11．是對采購監(jiān)督的部門失查。

12．是采購缺乏市場調(diào)查，缺乏價格走勢分析，缺乏同行業(yè)比較分析，預(yù)見性差，無意中造成的損失也不容忽視 成本控制是餐飲管理的主要內(nèi)容之一，對餐廳餐廳的經(jīng)營具有決定性意義。

餐飲業(yè)成本控制方案

一、成本控制的重要性

1．餐飲成本控制關(guān)系到產(chǎn)品的規(guī)格，質(zhì)量和銷售價格，因產(chǎn)品的售價是以食品成本和規(guī)定的毛利率來計(jì)算的，成本的高低直接影響其售價，因此搞好成本控制是餐飲工作的必需。2．成本控制有利于滿足賓客需要并維護(hù)賓客的利益。賓客到餐廳就餐，不僅希望能夠享受到精美的菜點(diǎn)和熱情的款待，更希望餐飲產(chǎn)品物美價廉，而為保證這一點(diǎn)，就必須進(jìn)行成本控制。3．成本控制直接關(guān)系到餐廳以至于整個餐廳的營業(yè)收入和利潤。餐廳在滿足賓客的餐飲需求的同時，還擔(dān)負(fù)著為餐廳提供盈利的任務(wù)。如果成本失控，就會影響餐廳的經(jīng)營成果，甚至造成不應(yīng)有的虧損。因?yàn)椋瑸楸ＷC餐廳的既得利益，就必須加強(qiáng)成本控制。

第三篇：酒店采購程序

百成酒店管理公司采購程序

酒店經(jīng)營成本的控制方法諸多，其中最主要的莫過于控制進(jìn)貨的成本價，怎樣才能把好物料的采購關(guān)，在采購程序上有許多方面值得研究學(xué)習(xí)。

一、物料申購單形式與種類：

酒店通常使用的物料申購單中應(yīng)有詳細(xì)的物料相關(guān)資料，如：序（代）號、物料名稱、物料規(guī)格、記數(shù)單位、目前庫存申購數(shù)量、要求到貨時間、上次進(jìn)貨時間和數(shù)量單價及本次申購供應(yīng)商的報(bào)價、供應(yīng)商資料等并有財(cái)務(wù)結(jié)算方式和倉務(wù)或使用部門、采購部門、財(cái)務(wù)總監(jiān)和具體分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理的簽批。

酒店的經(jīng)營物料可分成四類：

一）補(bǔ)倉室的申購：

當(dāng)一個酒店通過試運(yùn)行調(diào)整后，各部門的經(jīng)營狀況基本趨于穩(wěn)定，在各使用部門或酒店財(cái)

務(wù)總倉，任何一類酒店經(jīng)營物料都需要有一個存量，存量額怎樣制定呢？必須從五個方面考慮：

1、流動資金狀況

2、固定資產(chǎn)的配備情況

3、本期預(yù)計(jì)的客流量

4、物料的采購周期

5、物料的保存期

部門小倉庫和財(cái)務(wù)總倉應(yīng)根據(jù)上述五個方面來制定物料的最低存量數(shù)和最高限量數(shù)。一旦有了這些規(guī)定，財(cái)務(wù)在會計(jì)運(yùn)作中可合理利用流動資金、減少庫存量，并能保證使用部門的正常經(jīng)營的使用和物料的質(zhì)量；同樣倉管人員在見到庫存量以達(dá)到物量存量的最低數(shù)值 線時，這便是提出該物料申購的最佳時期，由采購部門專職采購。

二）集中式的申購：

一家酒店的辦公用品及文化用品涉及到一個酒店對外形象，由于要考慮到下述幾個因素，所以可由酒店的行政辦公室來進(jìn)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提出申購。

1、酒店管理之需的前臺見客文具與后臺操作作用文具的區(qū)分

2、酒店管理人員的級別區(qū)分

3、酒店視覺形象設(shè)計(jì)效果的統(tǒng)一。

行政辦公室可以統(tǒng)計(jì)各方面的數(shù)據(jù)每月統(tǒng)一提出文具用品申購單，并由行政辦公室、采購部門、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽批，由采購部門專職進(jìn)行日常采訪

三）緊急需求的采購：

緊急采購一般只限于緊急需求的情況下，價格并不是很大并在事先酒店政策允許的規(guī)定范圍中進(jìn)行，如：

1、工程急修門開關(guān)零配件等

2、經(jīng)營中不常備的經(jīng)營物料或常備物料，但某一時使用量超出常規(guī)的庫存范圍。遇到上述情況可以隨時出單而不受常規(guī)的限定，單此類情況的采購首先可由采購部進(jìn)行優(yōu)先采購或在政策規(guī)定的范圍中經(jīng)部門經(jīng)理同意后由使用部門進(jìn)行緊急采購。

四）部門所需物料的日常申購：

酒店各部門在日常的經(jīng)營管理中，需要大量物料，為了不占倉位，通常進(jìn)貨是直接存放在使用部門中的，所以這批物料的短缺，均由使用部門直接提出物料的申購單，這些物料申 購單的數(shù)量較大，涉及面較廣，幾乎所有酒店部門都有，因此在申購與審批過程中均需嚴(yán)格 控制，考慮因素有下面兩個方面：

1、部門在提出物料申購單的時候，應(yīng)詳細(xì)了解該物料的現(xiàn)存數(shù)、每日用量、采購和審批期、目前物料的價格和涉及的成本因素、物料的質(zhì)量情況有無需請采購部門尋找新的替代品種的建議等等。

2、采購部門在接到使用部門的《物料申購單》后，應(yīng)充分審閱并明確其內(nèi)容，根據(jù) 內(nèi)容來尋找物料的供應(yīng)商，并且在多家供應(yīng)商之間進(jìn)行尋價和詢價工作。要了解物料的性能、用途、價格等等，使采購人員完全將使用部門物料采購意圖落實(shí)在供應(yīng)商的物料之中,使供應(yīng)商了解酒店使用部門的物料的真正用途,同時采購部門也將與供應(yīng)商的談判中,得到價格、質(zhì) 量等方面的信息，以便與其他供應(yīng)商比較。

二、物料采購程序

1、使用部門經(jīng)理簽發(fā)的《物料申購單》

2、采購部門根據(jù)《物料申購單》內(nèi)容尋找供應(yīng)商和報(bào)

3、財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)酒店的實(shí)際情況審核申購數(shù)量和供應(yīng)商情況

4、飯店分管領(lǐng)導(dǎo)審定圈價并經(jīng)總經(jīng)理簽署

5、供應(yīng)商根據(jù)酒店采購部門的書面通知或合同向酒店供貨

6、酒店驗(yàn)收部門根據(jù)審定情況驗(yàn)收并處書面憑據(jù)給供應(yīng)商

7、供應(yīng)商根據(jù)酒店物料驗(yàn)收情況向酒店財(cái)務(wù)部門索取物料貨

三、物料的采購

物料的采購并非單是物料的購置，所以物料的采購過程中須考慮更多方面的情況，除名稱外產(chǎn)地、規(guī)格、報(bào)價、批號、生產(chǎn)日期、有效期限、運(yùn)輸、包裝和裝運(yùn)規(guī)格、存放、冰凍 品含冰率、物料的凈重、物料的生產(chǎn)季節(jié)、合同的簽訂方式、付款內(nèi)容等等、這些因素在 物料的采購中應(yīng)隨時考慮到，要由2-3家同類供應(yīng)商的選擇并尋價，在供應(yīng)商背靠背的尋價 中得到啟發(fā)并如實(shí)向上級報(bào)考。有些重要的物料貨長期供應(yīng)的物料，還需簽訂供貨合同，合 同的條款須請專家和上級主管的確認(rèn)方可。

在采購過程中，為使自己處于主動地位，應(yīng)盡可能在事先取得經(jīng)使用部門認(rèn)可的物料樣品

和支付供應(yīng)商最少量訂金，待符合樣品物料的全部到貨后，再支付一定比例的貨款，并 有一定數(shù)額的尾款，以防物料中有不符合樣品的物料夾帶。

采購部門在落實(shí)使用部門的申購任務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守申購單上的規(guī)定，在采購中由于時間、價格、質(zhì)量、等因素的變化而定購不到某一物料時，應(yīng)急時通知申購部門。如果需要進(jìn) 行物料調(diào)整或?qū)ふ掖闷窌r，需由申購使用部門主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)和高級管理人員簽署的《物 料樣品確認(rèn)書》同意后方可。

采購部門若發(fā)現(xiàn)申購單上的物料，屬于新近增加而以往是未曾采購過的物料，采購部門應(yīng)將新采購《物料樣品確認(rèn)書》一起保送財(cái)務(wù)總監(jiān)，物料申購部門主管及有關(guān)專業(yè)人員驗(yàn)證 簽署后方可履行下一步的采購程。

四、通過物料的驗(yàn)收給申購部門把關(guān)

物料驗(yàn)收部門是代表酒店監(jiān)督采購程序時是正確與否的一個重要部門，常用物料是由驗(yàn)收部直接驗(yàn)收，而有些專業(yè)性較強(qiáng)的物料，通常須請使用部門的專業(yè)人員共同參與驗(yàn)收。在驗(yàn)收工作中可能會發(fā)現(xiàn)許多采購中存在的問題并可以在驗(yàn)收現(xiàn)場予以及時制止，從而減少酒店的損失。若發(fā)現(xiàn)有不符合酒店政策與程序，甚至有違法交易的行為，即可指出，同時及時 上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請求給與幫助。

驗(yàn)收人員需有較高的物料識別能力和質(zhì)量確定能力，同時應(yīng)具備公正、公平、公開、的工作態(tài)度，在驗(yàn)收過程中，采購人員應(yīng)積極配合驗(yàn)收部門對物料的驗(yàn)收，在驗(yàn)收中須詳細(xì)核 對物料申購單，對照申購單中每一項(xiàng)內(nèi)容是否與物料相符合，其中包括物料名稱、規(guī)格、審 定價格、審定數(shù)量、物料質(zhì)量等等。

在填寫驗(yàn)收單時要詳細(xì)說明實(shí)際驗(yàn)收的情況，表明驗(yàn)收時間、申購單的編號、發(fā)票及供應(yīng)商名稱，并在驗(yàn)收單上由驗(yàn)收人員和使用部門參與驗(yàn)收人員的簽署，將驗(yàn)收單交與酒店成 本部稽核成本；交與使用部門掌握經(jīng)營成本和到貨時間，交與總倉了解到貨時間同時也應(yīng)將 驗(yàn)收單與發(fā)票、申購單等會計(jì)憑證交與會計(jì)部作為酒店支付物料供應(yīng)商物料款的有效憑證。

第四篇：酒店會議服務(wù)程序

會議服務(wù)程序

一、會前準(zhǔn)備工作

了解開會的公司或單位，了解是否有重要領(lǐng)導(dǎo)出席，知道會議人數(shù)、時間、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)，以及該會議的負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系電話，本酒店的銷售負(fù)責(zé)人（詳情看會議接待通知單）

二、先在西餐廳下面準(zhǔn)備茶葉、茶壺，還需按會議人數(shù)備些備用的會議杯、紙、筆等一切會議所需物品。

三、最少提前1小時到會場，打開門，照明燈光（空調(diào)提前半小時開），檢查會場的擺設(shè)是否符合要求，準(zhǔn)備好茶水。站在門口迎客。

四、保持正確的站姿，精神飽滿，面帶微笑，見到客人禮貌問候。帶客人入座，然后倒上茶水，如果有兩個以上服務(wù)員，則倒水由會場里面的服務(wù)員來完成。如果還有15分鐘開始會議的話，需把所有的杯子倒上茶水。（如果參加會議人多的話可提前些）

五、會議開始了,需要把門關(guān)上,站在會議室里面或會議室外面蝗門側(cè),隨時為客人開門、關(guān)門，動作要輕，不得發(fā)出太大聲音。

六、會中服務(wù)A：茶水服務(wù)，第一次加水應(yīng)在會議開始十分鐘左右，以后一般隔十五到二十分鐘加一次，但也要視客人喝水的速度做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，有時還需針對性的服務(wù)。B：煙缸的更換，一般情況下會議不擺煙缸，除非客人要求，但是有要準(zhǔn)備好煙缸，發(fā)現(xiàn)客人抽煙應(yīng)第一時間給他上煙缸。更換煙缸也要遵循餐廳的服務(wù)要求，不得超過兩個煙頭。

七、會議時間快要結(jié)束前三十分鐘，跟該會議負(fù)責(zé)人說，提醒其所預(yù)定的時間快到了，詢問客人還需多久，如不能在規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束的話詢問客人是否要加鐘，告訴客人超過半小時算半節(jié)，超過兩小時算一節(jié)。會議結(jié)束前通知領(lǐng)班打單。

八、會議結(jié)束要馬上把門打開，如有兩個以上服務(wù)員，則需留一人在里面提醒客人帶齊隨身物品，檢查是否有客人遺留物品，另一人則應(yīng)站在門外送客，如是一人則先送客，但也得提醒客人帶齊隨身物品。

九、協(xié)同會議負(fù)責(zé)人結(jié)賬（一般由領(lǐng)班負(fù)責(zé)）

十、待客人走完后，關(guān)少些燈，關(guān)空調(diào)，然后清理會場，通知PA部搞衛(wèi)生，把會議杯、臺、凳、臺布等分類放回原來的地方。

十一、一切清理完畢后，關(guān)掉所有的燈，鎖門。

會議服務(wù)員交班注意事項(xiàng)

一、告知下一班次員工會議負(fù)責(zé)人是哪位，姓氏等。

二、是否有打單或結(jié)賬

三、加茶的時間有多久了，煙缸的更換等。

四、客人的其它要求：如結(jié)賬方式，會議時間的更改，會議形式的改變、用餐等。

會議服務(wù)注意事項(xiàng)

一、標(biāo)準(zhǔn)的站姿，不得靠墻，靠椅等，不得在會場亂走動。

二、不得座在會議室內(nèi)服務(wù)，不得在客人面前喝水和吃東西。

三、不得在會場和同事交頭接耳，聊天說笑。

四、隨時留意客人的舉動和要求。

五、客人提出自己不能做主的要求可請客人稍等，馬上請示上級，不得私自答應(yīng)客人，特別是需要收費(fèi)的項(xiàng)目，如：需要投影機(jī)，電視，電腦，要求復(fù)印、傳真等。

第五篇：酒店會議接待程序

酒店會議接待程序

酒店知識 2009-06-24 18:46:18 閱讀2611 評論0 字號：大中小 訂閱

會議接待程序

一、銷售部接待程序：

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應(yīng)著手做以下工作：

1、及時與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)

（1）清楚了解會議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。

2、落實(shí)會議場地和房間數(shù)量

在會議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部

發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價格進(jìn)行調(diào)整及平衡。

價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。

4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金

當(dāng)會務(wù)方已確認(rèn)所有會議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會

議押金；

5、下發(fā)會議接待通知單

簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下

發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案；

6、會議接待

發(fā)出會議接待通知單后，需和會務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤

會議進(jìn)程；

7、會議結(jié)賬

會議結(jié)束，若客戶消費(fèi)掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助；

8、會議送別

恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受；同時擇機(jī)贈送精美小紀(jì)念品給會務(wù)方負(fù)責(zé)人，加深友情；

9、會議結(jié)束 會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。

二、房務(wù)部接待程序：

房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到：

1、會議接待的前期工作

（1）熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容；

（2）了解結(jié)算方式，收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人；

（3）落實(shí)是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加

床；

（4）落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等；

（5）落實(shí)參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達(dá)；

（6）負(fù)責(zé)會議嘉賓報(bào)到時房卡的分發(fā)等。

2、會議排房

按會議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安

排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間。

3、會議空房

確認(rèn)會議定房，落實(shí)好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。

4、會議嘉賓入住

（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進(jìn)行核實(shí)，至少前一天排房，做好一切

賓客入住前的準(zhǔn)備工作；

（2）會議賓客到達(dá)前，準(zhǔn)備好房卡及團(tuán)隊(duì)會議分發(fā)一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人到達(dá)前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)；（３）當(dāng)會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序?yàn)榭腿宿k理入住手續(xù)，并由行李員及時運(yùn)送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系。

５、會議嘉賓離店

（１）禮賓官接待信息，應(yīng)及時協(xié)助客人收送行李；

（２）前臺收銀處快速結(jié)賬；（３）協(xié)助客人安排好車輛。

６、關(guān)注重要賓客的消費(fèi)習(xí)慣，收集整理客史資料。

三、餐飲部接待程序

餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到：

１、會議接待前期工作（１）做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準(zhǔn)確掌握會議的舉辦單位、時間、地點(diǎn)、人數(shù)、形式、接

待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級傳遞；

（２）根據(jù)會議接待通知單及會務(wù)方的要求，至少提前半天布置會場；

（３）由宴會主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會前準(zhǔn)備情況（會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等），發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏；

（４）提前兩天跟進(jìn)會務(wù)方及銷售部會議聯(lián)絡(luò)人，確定會議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求，并為會議

客人預(yù)留用餐場所。

２、會議接待中

（１）安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前４０分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓；

（２）跟進(jìn)會議服務(wù)及協(xié)助客人處理會間特殊事項(xiàng)；

（３）協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡(luò)人及財(cái)務(wù)部收銀員及時理清會議帳務(wù)，準(zhǔn)備與會務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。

３、會議結(jié)束

（１）宴會服務(wù)人員跟進(jìn)會議結(jié)帳工作；（２）幫助會議客人整理會議遺留物品。

４、會議用餐及送別

（１）引領(lǐng)會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；

（２）做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。

５、送別

（１）恭送會議客人，為賓客留下美好感受；

（２）客人離店后，若遺留下貴重物品，應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。

６、整理會議客戶資料，總結(jié)會議接待得失。

四、其他相關(guān)部門請參照銷售部所下發(fā)會議接待通知單，做好相應(yīng)接待工作。