第一篇：第二章 會(huì)議管理

第二章

會(huì)議管理

本章提示：本章主要闡明了三級(jí)秘書(shū)應(yīng)掌握的會(huì)務(wù)管理技巧，諸如會(huì)前擬訂會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案，檢查、審核會(huì)議狀況并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通；會(huì)中對(duì)會(huì)議進(jìn)展、經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對(duì)突發(fā)事件的處理；會(huì)后對(duì)會(huì)議的評(píng)估與總結(jié)等。第一節(jié)

會(huì)前籌備

學(xué)習(xí)目標(biāo)：本節(jié)主要介紹會(huì)前籌備工作的主要環(huán)節(jié)：擬訂各種會(huì)議籌備方案、檢查會(huì)務(wù)籌備情況、審核會(huì)議文件、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜和擬訂會(huì)議應(yīng)急方案。通過(guò)本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，三級(jí)秘書(shū)需要了解各種會(huì)議籌備 方案和應(yīng)急方案的內(nèi)容、擬訂要求和基本程序，了解會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方式和程序，具備與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的基本能力。

一、會(huì)議籌備方案的擬訂：

（一）理論知識(shí)：

1、會(huì)議籌備方案的內(nèi)容：（1）確定會(huì)議的主題與議題：主題是指會(huì)議要研究的主要問(wèn)題與要達(dá)到的目的。確定主題的要素有3點(diǎn)：一是有切實(shí)的依托；二是結(jié)合單位實(shí)際；三是有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。（2）確定會(huì)議名稱：（3）確定會(huì)議議程：根據(jù)到會(huì)領(lǐng)導(dǎo)（4）的情況，確定會(huì)議主持人；根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；圍繞會(huì)議主題，確定討論題目、討論方式；根據(jù)會(huì)議目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做會(huì)議總結(jié)。確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的休會(huì)時(shí)間。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，會(huì)期長(zhǎng)短要與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中、地點(diǎn)適中、環(huán)境合適、交通方便、會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全。

（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具：要滿足會(huì)議需要。

（6）確定會(huì)議文件的范圍：做好文件的印制與復(fù)印工作。（7）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)：大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

2、會(huì)議籌備方案的作用：草擬出完善的會(huì)議籌備方案是會(huì)議工作的基礎(chǔ)。會(huì)議籌備方案的擬訂是秘書(shū)的重要工作內(nèi)容之一，它的作用主要有：（1）確保會(huì)議的周密組織（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位

（3）確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行

3、電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí)（1）電話會(huì)議----是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地點(diǎn)的人員舉行會(huì)議。任何電話用戶申請(qǐng)并開(kāi)通“會(huì)議電話”的服務(wù)功能就可隨時(shí)召開(kāi)電話會(huì)議。電話會(huì)議適用于規(guī)模不大、辦公地點(diǎn)相對(duì)集中的企業(yè)。① 電話會(huì)議交流信息的特點(diǎn)： Ⅰ、電話會(huì)議方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最 少的。

Ⅱ、電話會(huì)議的與會(huì)者不直接面晤，參加者很少會(huì)受到會(huì)議主席或其他參加者的直接影響，這樣更有益于與會(huì)者激發(fā)創(chuàng)造性思維，也較容易修正自己的觀點(diǎn)，對(duì)開(kāi)展商務(wù)交易活動(dòng)和協(xié)調(diào)問(wèn)題極為有利。

Ⅲ、電話會(huì)議由于缺少直接接觸，所以難以進(jìn)行互動(dòng)交流。而且由于缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。Ⅳ、為提高電話會(huì)議的效率，可以搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件），增進(jìn)信息的傳輸與交流。若使用視頻電話效果更佳。

Ⅴ、電話會(huì)議使用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī) 模不大的企業(yè)。（此項(xiàng)不是其主要特點(diǎn)）

② 電話會(huì)議信息工作的要求： Ⅰ、準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息。要特別說(shuō)明是否需要設(shè)分會(huì)場(chǎng)。如要求一個(gè)單位的若干人員參加會(huì)議，就要設(shè)分會(huì)場(chǎng)，而且要明確分會(huì)場(chǎng)的召集人。要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。電話會(huì)議是一種實(shí)時(shí)交談的會(huì)議，任何一方都應(yīng)當(dāng)在同一時(shí)間參加會(huì)議，否則將影響信息的交流和獲取。

Ⅱ、認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料。電話會(huì)議是一種以語(yǔ)言交流為手段的會(huì)議形式，無(wú)法同步傳輸文字材料，因此要做好會(huì)議書(shū)面信息的分發(fā)工 作。對(duì)于要在電話會(huì)議中進(jìn)行討論的文件，應(yīng)在文件上標(biāo)明討論的順序編號(hào)和標(biāo)題，事先傳真給與會(huì)人員。Ⅲ、合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。電話會(huì)議分為主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)。召集方設(shè)主會(huì)場(chǎng)，其他參加的單位設(shè)分會(huì)場(chǎng)。各會(huì)場(chǎng)應(yīng)裝有擴(kuò)音設(shè)備和話筒，并與話機(jī)連接好。人數(shù)較少的單位可直接使用帶有免提揚(yáng)聲器的話機(jī)。會(huì)議設(shè)備應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前調(diào)試好。Ⅳ、按時(shí)接通電話。會(huì)議開(kāi)始，由召集方以主叫方式接通與會(huì)各方。Ⅴ、互相通報(bào)出席情況。

Ⅵ、做好會(huì)議記錄?？捎秒娫掍浺粝到y(tǒng)記錄會(huì)議信息，會(huì)后整理成書(shū)面記 錄材料。（2）視頻會(huì)議：

視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像文字和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等特殊緊急情況。① 視頻會(huì)議的特點(diǎn)：屬于同步會(huì)議，利用視頻設(shè)備，通過(guò)微波線路或衛(wèi)星線路，播送主會(huì)場(chǎng)和各個(gè)分會(huì)場(chǎng)的活動(dòng)景象，與會(huì)人員在不同的地理位置上、在同一時(shí)間內(nèi)參加會(huì)議。

Ⅰ、實(shí)現(xiàn)聲音與圖像的同時(shí)傳送。Ⅱ、打破時(shí)空限制。Ⅲ、節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。Ⅳ、交流效果較好。

Ⅴ、視頻會(huì)議的局限。初始準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，成本投入高；沒(méi)有面對(duì)面的互動(dòng)效果，交流可能不夠深入廣泛。

② 視頻會(huì)議信息的要求：

視頻會(huì)議效率高，投入大，要求 必須高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求。Ⅰ、發(fā)出會(huì)議信息。及時(shí)向與會(huì)人員發(fā)出開(kāi)會(huì)通知，告知有關(guān)注意事項(xiàng)。Ⅱ、分發(fā)文件信息資料。會(huì)議上要審議的文件和有關(guān)信息，會(huì)前應(yīng)通過(guò)傳真或電子郵件傳給與會(huì)人員。Ⅲ、布置會(huì)場(chǎng)。Ⅳ、設(shè)置、檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。視頻會(huì)議設(shè)備要求較高，主、分會(huì)場(chǎng)之間的聲畫(huà)要能及時(shí)傳送。會(huì)場(chǎng)內(nèi)要配備高速傳真機(jī)，以便同時(shí)傳送文件。

Ⅴ、做好會(huì)議信息準(zhǔn)備。視頻會(huì)議時(shí)間緊，能夠發(fā)言的人數(shù)少，而發(fā)言時(shí)間又相對(duì)較長(zhǎng)。為提高會(huì)議成效，對(duì)會(huì)上討論的事項(xiàng)一定要在會(huì)前通過(guò)其他方式進(jìn)行有效溝通，如電話、文件、小型會(huì)議等，成熟之后再在視頻會(huì)議上通過(guò)。

Ⅵ、采用先集中后分散的形式。為減少通信線路開(kāi)支或場(chǎng)地設(shè)備租用費(fèi)，在會(huì)議議程安排上，可先集中開(kāi)大 會(huì)，然后由分會(huì)場(chǎng)各自舉行會(huì)議。Ⅶ、匯總情況信息。會(huì)后各分會(huì)場(chǎng)要將本會(huì)場(chǎng)情況整理成書(shū)面報(bào)告呈交主辦單位備案。

4、遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)：（1）具有節(jié)省時(shí)間、經(jīng)費(fèi)，交流直接、簡(jiǎn)短，可與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄等便利。

（2）應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的相關(guān)服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確自己的要求，且需將下列內(nèi)容告知電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、起止時(shí)間、參加人 數(shù)、與會(huì)人員電話號(hào)碼、主持人姓名等。

（3）有關(guān)會(huì)議程序、議程及其它材料須盡量提前寄給與會(huì)人員，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。

（4）安排專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備，擺放、運(yùn)轉(zhuǎn)、操作等是否符合要求。

5、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求：

所謂會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指會(huì)議組織部門和人員落實(shí)，包括與會(huì)議有關(guān)的各項(xiàng)組織工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé)；會(huì)議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備、會(huì)務(wù) 組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、生活服務(wù)（含娛樂(lè)活動(dòng)安排）、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護(hù)等。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各自的任務(wù)和要求。

（1）根據(jù)會(huì)議規(guī)模、類型的要求及會(huì)議層次高低和組織的嚴(yán)密程度來(lái)決定服務(wù)機(jī)構(gòu)、服務(wù)人員的數(shù)量、素質(zhì)要求。（2）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。各小組應(yīng)分工明確，專人領(lǐng)導(dǎo)，各司其職，服從會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一指揮。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

（二）、實(shí)際操作： 會(huì)議籌備方案的制定程序：組建會(huì)議籌備委員會(huì)→分成籌備小組→形成籌備方案→領(lǐng)導(dǎo)審核方案。（1）（2）（3）（4）組建會(huì)議籌備委員會(huì)。劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組，選舉或指派籌備方案編寫(xiě)負(fù)責(zé)人。

與領(lǐng)導(dǎo)溝通，確定會(huì)議的主題、議題、名稱、議程、時(shí)間、地點(diǎn)，所需工具、設(shè)備，文件范圍、與會(huì)代表的組成、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及住宿、餐飲安排等。

交上級(jí)審核，再行安排、部署。

（三）、注意事項(xiàng)：

1、電話會(huì)議語(yǔ)言使用的注意事項(xiàng)：會(huì)前做好講話準(zhǔn)備，要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn)會(huì)議主題；最后進(jìn)行講話演練，估算好時(shí)間；講話內(nèi)容要簡(jiǎn)明易懂，盡量不使用方言和易產(chǎn)生歧義的字詞語(yǔ)句。

2、安排座位的注意事項(xiàng)：（1）中、大型會(huì)議事先應(yīng)劃好區(qū)域，貼上標(biāo)識(shí)牌、指示排、座位名簽，使與會(huì)人員順利入座。

（2）表彰會(huì)、總結(jié)會(huì)上，受表彰、獎(jiǎng)勵(lì)者應(yīng)安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。

（3）報(bào)告會(huì)、表彰會(huì)、聯(lián)席會(huì)采取 報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人、聯(lián)席各單位負(fù)責(zé)人相間的方法。（4）分清上下座。離入口遠(yuǎn)、主席座位近者為上座，反之為下。（5）中小型會(huì)議方案在經(jīng)費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置等方面大多從略、從簡(jiǎn)，但在實(shí)際工作中仍需注意，方案擬出后要交上司審核，再行部署。

3、會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求：

會(huì)前組織是商務(wù)會(huì)議組織程序的重點(diǎn)和基礎(chǔ)，主要任務(wù)是為會(huì)議的成功舉辦創(chuàng)造一切必要條件和保障。其基本要求是充分、周密、安全。

（四）知識(shí)擴(kuò)展：

1、會(huì)議籌備方案與會(huì)議策劃方案的區(qū)別和聯(lián)系：

會(huì)議策劃方案----包括會(huì)議籌備方案和會(huì)議預(yù)算方案。所謂策劃是對(duì)會(huì)議做整體的計(jì)劃，涉及到參與舉辦會(huì)議的各個(gè)部門和各種關(guān)系，通過(guò)協(xié)調(diào)形成一套合理可行的方案和流程。所謂預(yù)算是對(duì)會(huì)議策劃各環(huán)節(jié)和項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)數(shù)字化。策劃與預(yù)算相輔相成，一一對(duì)應(yīng)。

所謂籌備方案是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織和實(shí)施。主要是對(duì)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程和經(jīng)費(fèi)等方面內(nèi)容的具體設(shè)計(jì)，一般不涉及會(huì)前宣傳、營(yíng)銷等 方面的內(nèi)容。一般而言，先進(jìn)行會(huì)議策劃和制定預(yù)算，再設(shè)計(jì)具體籌備方案。

2、會(huì)議座位安排的方法：

（1）大型會(huì)場(chǎng)的座次安排：在禮堂、會(huì)堂、體育場(chǎng)館舉行的會(huì)議，其形式基本固定；廣場(chǎng)上或其他大型會(huì)議如紀(jì)念會(huì)、代表會(huì)等可采用大小方形和半圓形。

（2）中小型會(huì)議的座次安排：如辦公會(huì)、專題會(huì)、研討會(huì)等，在會(huì)議室、會(huì)客室等舉行，可設(shè)置成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、長(zhǎng)方形和T字性等。

3、主席臺(tái)座次的安排：（1）按職務(wù)高低和選舉結(jié)果安排座次，職務(wù)高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序安排。

（2）主持人位置可按職務(wù)順序就座，有時(shí)在前排邊座就座。

（3）主席臺(tái)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

（五）示例：

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)預(yù)案

一、會(huì)議主題

為了增強(qiáng)本公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開(kāi)此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)，會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開(kāi)技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競(jìng)賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。

二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：

擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開(kāi)。3月5日上午8：30報(bào)到。

三、參加會(huì)議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人，總計(jì)50人。

四、會(huì)議議程

會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：（1）總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn) 練問(wèn)題的工作報(bào)告。（2）總監(jiān)專題發(fā)言。（3）生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：（1）分組討論。

（2）源部總監(jiān)宣讀公司開(kāi)展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃草案。（3）副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。

五、會(huì)議議題

（1）技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

（2）技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。（3）如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。（4）技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備

準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和 音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書(shū)負(fù)責(zé)。

七、會(huì)議材料準(zhǔn)備（1）總經(jīng)理的工作報(bào)告。（2）培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。

（3）公司開(kāi)展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃（草案）。

（4）副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。

由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。

八、會(huì)議服務(wù)工作

由行政部綜合協(xié)調(diào)。附：（1）會(huì)議通知。（3）會(huì)議日程表。

二、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況

（一）理論知識(shí)

1、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容：（1）會(huì)議準(zhǔn)備是否充分

除了三級(jí)秘書(shū)的籌備工作外，對(duì)四級(jí)秘書(shū)的會(huì)前籌備工作也應(yīng)有所了解。四級(jí)秘書(shū)會(huì)前籌備包括：擬訂會(huì)議議程、日程，提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案，布置會(huì)場(chǎng)和安排座次，發(fā)布會(huì)議信息，安排會(huì)議食宿，邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓，準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品，安排會(huì)議禮儀服務(wù)、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備是否正常等。

（2）會(huì)議期間能否排除各種干擾

如此起彼伏的手機(jī)鈴聲、無(wú)關(guān)或 與會(huì)人員的隨意走動(dòng)等。（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備

會(huì)議室大小、室內(nèi)溫度、濕度，光線好壞、空氣流通情況、安靜程度、家具是否舒適、會(huì)間休息、用具用品是否齊備等。

（4）文件材料的準(zhǔn)備情況

會(huì)議文件的撰寫(xiě)一是由秘書(shū)部門直接擬制或秘書(shū)部門牽頭組織有關(guān)部門或人員參與共同擬制；二是由有關(guān)部門準(zhǔn)備文稿主管領(lǐng)導(dǎo)審核。（5）會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查

會(huì)場(chǎng)布置是否與會(huì)議議題相適應(yīng)，會(huì)標(biāo)是否端莊醒目，主席 臺(tái)座次擺放與領(lǐng)導(dǎo)名簽安排是否妥當(dāng)，旗幟、鮮花等裝飾物放置、音響、照明、錄音錄像、通風(fēng)、安全保衛(wèi)等是否完善。大型會(huì)議還要檢查進(jìn)退場(chǎng)路線等。

（6）會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查 ① 確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠。② 確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效。③ 確保會(huì)場(chǎng)防竊聽(tīng)裝置靈敏高效。④ 確保會(huì)場(chǎng)防盜設(shè)施（監(jiān)控器探頭等）處于運(yùn)行狀態(tài)。

⑤ 檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)人員身份，盡量不許無(wú)關(guān)人員出入。（7）其他檢查項(xiàng)目

如一些特殊會(huì)議：頒獎(jiǎng)大會(huì)的獎(jiǎng)品和頒獎(jiǎng)順序；選舉大會(huì)的票箱、計(jì)投票工作安排；會(huì)議集體攝影等。

2、會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式：

會(huì)務(wù)籌備情況的檢查結(jié)果可以通過(guò)3種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議籌備負(fù)責(zé)人員匯報(bào)⑴書(shū)面形式---正式方式⑵口頭形式---雙向討論⑶協(xié)調(diào)會(huì)形式---溝通、通報(bào)。

3、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法： ⑴聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)：會(huì)議開(kāi)始前人、財(cái)、物各方面都要準(zhǔn)備好。主辦方領(lǐng)導(dǎo)或籌備組的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要 提前與會(huì)議籌備人員進(jìn)行溝通，聽(tīng)取匯報(bào)，并及時(shí)給與指導(dǎo)。要求有：①聽(tīng)取匯報(bào)前應(yīng)注意前期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。②匯報(bào)人員應(yīng)側(cè)重困難和問(wèn)題，注重實(shí)效。③匯報(bào)時(shí)間要正當(dāng)其時(shí)。④匯報(bào)關(guān)鍵是發(fā)現(xiàn)籌備過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，以便及時(shí)調(diào)整和加強(qiáng)。

⑵會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查：必不可少。注意：①確保所有事項(xiàng)都條理清晰。②注意環(huán)境，尤其是會(huì)場(chǎng)有無(wú)異味。有些人對(duì)香氣、化學(xué)氣味過(guò)敏等。③設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)，張貼會(huì)場(chǎng)平面設(shè)計(jì)圖。④佩戴徽章、名牌（工作牌）。⑤準(zhǔn)備接待休息室。⑥安排接待、服務(wù)人員?？墒孪冉M織培訓(xùn)。

（二）實(shí)際操作：

1、匯報(bào)檢查的程序：注意針對(duì)匯報(bào)會(huì)。⑴會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)首先進(jìn)行自檢，并由各小組寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。⑵會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。⑶召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，現(xiàn)場(chǎng)解決需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題。⑷匯報(bào)會(huì)后，以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦、落實(shí)。

2、現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序：⑴制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線、確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，通知有關(guān)籌備部門。⑵將現(xiàn) 場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄、匯總。⑶按照既定線路、項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)檢查、核對(duì)，對(duì)未達(dá)到要求的準(zhǔn)備項(xiàng)目要做明確記錄。⑷對(duì)未達(dá)標(biāo)項(xiàng)目提出整改或修訂意見(jiàn)，以電話、文件或會(huì)議等形式通知相關(guān)籌備部門予以糾正。

（三）注意事項(xiàng)：

1、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的匯報(bào)材料：（1）匯報(bào)材料要事先核實(shí)，根據(jù)會(huì)議籌備方案預(yù)先設(shè)計(jì)進(jìn)行比較和檢查。（2）匯報(bào)材料要突出問(wèn)題，提出對(duì)策，注重實(shí)效。（3）匯報(bào)材料要有量化檢查的 數(shù)據(jù)，不能太籠統(tǒng)，一般可做出檢查圖表和統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

2、對(duì)檢查所發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的糾正：（1）先對(duì)問(wèn)題的性質(zhì)、范圍進(jìn)行分析，確定問(wèn)題對(duì)會(huì)議質(zhì)量的影響程度。（2）找出問(wèn)題產(chǎn)生的原因，尋找解決方法。（3）在人、財(cái)、物等方面為糾偏做好準(zhǔn)備。（4）責(zé)任到人，抓緊落實(shí)，并及時(shí)將糾偏結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。

（四）示例：

XX公司在X市會(huì)議中心舉行新產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)，會(huì)前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)會(huì)前檢查，不要出現(xiàn)任何安全隱患，31 但會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員未能引起足夠的重視，他們只是聽(tīng)了會(huì)議籌備方和參展方的簡(jiǎn)單匯報(bào)，沒(méi)有到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行必要的檢查，結(jié)果被市消防局的有關(guān)部門責(zé)令停展，進(jìn)行整頓，因而給企業(yè)帶來(lái)了不必要的損失。

三、審核會(huì)議文件：

（一）理論知識(shí)：

1、會(huì)議文件的類型：

會(huì)議文件主要包括大會(huì)的主報(bào)告、大會(huì)發(fā)言單位的材料、會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、住宿安排、主席臺(tái)座次、分組名單、討論題目、32 分組討論地點(diǎn)、作息時(shí)間表、會(huì)議參閱文件和相關(guān)材料。具體有：（1）有關(guān)會(huì)議立項(xiàng)方面的文件，如有關(guān)會(huì)議召開(kāi)的請(qǐng)示、批復(fù)等。（2）有關(guān)會(huì)議籌備工作的文件，如會(huì)議預(yù)案、策劃書(shū)、會(huì)議通知等。（3）有關(guān)會(huì)議內(nèi)容的文件，如議程、討論提綱、各種報(bào)告和發(fā)言材料、會(huì)議記錄、議案、決定、決議。（4）有關(guān)會(huì)議宣傳報(bào)道的文件，如會(huì)議宣傳提綱、新聞發(fā)布會(huì)的介紹材料、新聞發(fā)布會(huì)稿件（報(bào)刊上發(fā)布的新聞稿）、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。（5）有關(guān)會(huì)議管理與服務(wù)方面的文件，如名單、票據(jù)、報(bào)告、薄冊(cè)、會(huì)議總結(jié)等。（6）不同載體的信息材

料，如有關(guān)會(huì)議活動(dòng)的照片、錄音錄像帶、記載會(huì)議信息的計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等。（7）其他類型的會(huì)議材料，如會(huì)議有關(guān)的各種文稿的草稿、定稿、翻譯稿，通過(guò)的正式文件及其附件，各種送審稿、草案、修正案等。

常見(jiàn)種類有：（1）會(huì)議的指導(dǎo)類文書(shū)，如上級(jí)會(huì)議文書(shū)、上級(jí)指示文書(shū)、本級(jí)會(huì)議因由文書(shū)等。（2）會(huì)議主題文書(shū)，如開(kāi)幕詞、主題報(bào)告、專題報(bào)告、專門發(fā)言、選舉結(jié)果、正式?jīng)Q議、閉幕詞等。（3）會(huì)議程序文書(shū)，如議程文書(shū)、日程安排、程序講話、選舉或表決程序表等。（4）會(huì)議參考文書(shū)，如各部門

統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（5）會(huì)議管理文書(shū)，如會(huì)議通知、議事規(guī)則、會(huì)議證件、作息時(shí)間、生活管理等。（6）會(huì)議成果文書(shū)，如選舉結(jié)果記錄、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。（7）會(huì)議宣傳文書(shū)，如新聞稿、傳達(dá)提綱、執(zhí)行計(jì)劃等。

2、會(huì)議文件審核的內(nèi)容：（1）審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性。注意核對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、與會(huì)人員名單、車輛、會(huì)議名稱、出席人數(shù)、主持人姓名等。（2）審核的具體內(nèi)容包括：各種會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系；會(huì)議文件與國(guó)家、組織的方針、政策、法規(guī)等

有無(wú)沖突內(nèi)容；會(huì)議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符；會(huì)議討論的文件內(nèi)容涉及有關(guān)單位和部門的是否進(jìn)行了會(huì)商、廣泛征求了意見(jiàn)并達(dá)成一致；會(huì)議文件是否觀點(diǎn)明確、中心突出、條理分明等。

3、會(huì)議文件審核的方法：（1）對(duì)校法---定稿與樣稿逐字逐句核對(duì)。（2）拆校法---樣稿改動(dòng)不多，將樣稿拆開(kāi)，待校對(duì)文字置于頁(yè)面第一行與定稿對(duì)應(yīng)文字一一核對(duì)。（3）讀校法---適用于內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專業(yè)術(shù)語(yǔ)少的文稿，一人讀定稿，一人看校樣。

（二）實(shí)際操作：

1、起草文件的秘書(shū)先進(jìn)行自審，初步把關(guān)。

2、主管秘書(shū)對(duì)會(huì)議文件審核，尤其是涉及方針、政策與事實(shí)、數(shù)據(jù)等內(nèi)容要認(rèn)真審核。

3、會(huì)議涉及部門會(huì)審。

4、主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)終審。

四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜：

（一）理論知識(shí)：

1、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議事宜的意義：（1）通過(guò)與領(lǐng)導(dǎo)工作聯(lián)系與流程配合，可以使會(huì)議籌備工作提高效率。（2）及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，能從組織利益出發(fā)協(xié)調(diào)各方矛盾，保證會(huì)議準(zhǔn)

時(shí)、順利召開(kāi)。

（3）保證領(lǐng)導(dǎo)的知情權(quán)，有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提高會(huì)議效率。（4）籌備組成員能更好地了解自己工作的意義，發(fā)揮各自最大的作用。

2、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議事宜的原則：（1）時(shí)間性原則---會(huì)務(wù)部門與領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)議時(shí)間安排上要考慮會(huì)議準(zhǔn)備工作時(shí)間是否充裕。

（2）及時(shí)性原則---會(huì)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)要通盤考慮，把會(huì)議內(nèi)容想全、想細(xì)、想具體，甚至突發(fā)事件也要想到應(yīng)急預(yù)案。（3）全面性原則---領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)務(wù)人員要注意與各專業(yè)方面的協(xié)調(diào)與配

合，比如與會(huì)外供電、供水等有關(guān)部門的外部協(xié)調(diào)，會(huì)務(wù)人員要把自己的工作目標(biāo)與會(huì)議目標(biāo)統(tǒng)一起來(lái)。

3、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議事宜的方法：

領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)務(wù)籌備人員之間的溝通是雙方的、相互的，通常采用以下方法：

（1）會(huì)務(wù)籌備人員定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面報(bào)告---是向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告的正式方式，是與領(lǐng)導(dǎo)必不可少的定期聯(lián)系、溝通方式，如每天的會(huì)議進(jìn)展報(bào)告。（2）會(huì)議籌備負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議情況---保持會(huì)

務(wù)組成員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人接觸，有利于對(duì)工作進(jìn)展情況和工作中的問(wèn)題進(jìn)行雙向討論。

（3）領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議---領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)到會(huì)議籌備委員會(huì)察看工作獲得第一手資料。如需要也可召開(kāi)專門會(huì)議，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)議成員共同討論會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中存在的問(wèn)題與難點(diǎn)。

（4）其他途徑：如例行檢查、小型展覽等。

3、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī)：（1）會(huì)議籌備階段

40（2）會(huì)中階段（3）會(huì)后階段

（二）實(shí)際操作：

1、明確會(huì)議目標(biāo)：（1）明確會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)與各小組的任務(wù)。（2）明確會(huì)議所涉及的范圍。（3）會(huì)議工作所要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（4）會(huì)議工作中所要達(dá)到的階段性目標(biāo)。（5）會(huì)議在制定目標(biāo)時(shí)要注意留出處理意外情況和彌補(bǔ)欠缺的時(shí)間。

2、明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑

3、確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員

4、檢查溝通過(guò)程中所需要的各類文

件、音像等資料

5、向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和難題。

6、聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，完成會(huì)議記錄。

7、整理記錄并呈送領(lǐng)導(dǎo)。

（三）注意事項(xiàng)：

1、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示和雙方討論結(jié)果要盡快部署和落實(shí)

2、堅(jiān)持與會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期溝通，落實(shí)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋

3、在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后不同時(shí)期的溝通中，要突出各自的重點(diǎn)

（四）知識(shí)拓展：

1、分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素：籌劃確定會(huì)議工作所需的資源、重要階段、計(jì)劃時(shí)間表，成員的個(gè)人任務(wù)和責(zé)任。分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素有：（1）成員工作經(jīng)驗(yàn)的多少。（2）承擔(dān)的工作總量?？紤]承擔(dān)的其他工作任務(wù)。（3）統(tǒng)籌分配任務(wù)。

（4）考慮會(huì)務(wù)人員的特長(zhǎng)愛(ài)好，發(fā)揮其積極性。

（5）組織會(huì)議，討論成員分工。（6）在實(shí)施執(zhí)行中注意靈活性，及時(shí)適時(shí)調(diào)整，保證達(dá)到會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。

2、會(huì)議協(xié)調(diào)：是指會(huì)議組織者受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的委托，通過(guò)各種方式、手段妥善地協(xié)調(diào)處理各種關(guān)系、矛盾和糾紛，保證會(huì)議順利召開(kāi)圓滿舉行的工作。是會(huì)議組織管理的重要手段。其實(shí)質(zhì)是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、調(diào)整關(guān)系、解決矛盾、協(xié)調(diào)行動(dòng)。

（1）加強(qiáng)會(huì)議組織工作部門建設(shè)，提高會(huì)務(wù)工作人員素質(zhì)和工作效率，樹(shù)立良好形象，取得各方面信任。（2）注重調(diào)查研究，廣泛收集各方面信息。

（3）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)理解、支持和信任。（4）充分發(fā)揮各相關(guān)工作部門的作用。

44（5）顧全大局，求同存異，協(xié)調(diào)一致。

（6）建立良好人際關(guān)系。（7）原則性與靈活性結(jié)合。（8）遇到問(wèn)題耐心細(xì)致、穩(wěn)重行事。（9）注意留有余地。

（10）協(xié)調(diào)之后注意及時(shí)抓落實(shí)。

五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案

（一）理論知識(shí)

1、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容：（1）會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題： ①人員問(wèn)題。會(huì)前常見(jiàn)的人員問(wèn)題主要是演講者、參加者、關(guān)鍵代表不能到會(huì)；登記參會(huì)的代表數(shù)量不足，影響會(huì)議規(guī)模、財(cái)務(wù)收支和公共關(guān)系等。

②場(chǎng)地問(wèn)題。如重復(fù)預(yù)定房間造成的沖突，取暖或通風(fēng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障等。③ 設(shè)備問(wèn)題。最常見(jiàn)的設(shè)備問(wèn)題是缺少合適的設(shè)備或者是設(shè)備在使用過(guò)程中發(fā)生損壞等。

④ 資料問(wèn)題。如宣傳材料不足或短

缺，資料沒(méi)有送達(dá)會(huì)議地點(diǎn)等。⑤ 健康與安全問(wèn)題。會(huì)議中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)意想不到的意外情況，如突發(fā)性火災(zāi)，某位代表患上嚴(yán)重或高度傳染疾病，因某種原因?qū)е屡c會(huì)人員出現(xiàn)食物中毒等。

⑥ 行為問(wèn)題。會(huì)議中偶爾出現(xiàn)發(fā)言人行為不當(dāng)或與會(huì)代表行為不當(dāng)?shù)?。?）應(yīng)急人員安排

在會(huì)議籌備方案中應(yīng)明確指出各小組的成員組成情況，注明各工作人員的職責(zé)。在會(huì)議應(yīng)急方案中，也應(yīng)明確在會(huì)議籌備和舉行過(guò)程中出現(xiàn)各種緊急和意外情況時(shí)，負(fù)責(zé)解決問(wèn)題的工作人員，在會(huì)前檢查的協(xié)調(diào)

會(huì)議中也應(yīng)落實(shí)到人。

2、會(huì)議應(yīng)急方案的作用：（1）早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。（2）緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理效率。（3）統(tǒng)一步調(diào)，留有回旋余地。

3、處理突發(fā)事件的方法：

（1）處理人員問(wèn)題。根據(jù)不同的會(huì)議類型采取不同的備用人選。如果外部發(fā)言人缺席，可以安排由內(nèi)部演講者就相關(guān)主題演講。

（2）處理場(chǎng)地問(wèn)題。如果是內(nèi)部會(huì)議地點(diǎn)因某種原因不能使用，可考慮其他房間代替。如果是外部會(huì)議地點(diǎn)臨時(shí)改變則問(wèn)題較為嚴(yán)重，特別是在很難通知參會(huì)人員的情況下?？梢钥?/p>

慮先和會(huì)場(chǎng)管理人員協(xié)商，由他們提供替換地點(diǎn)，不得不換的話，應(yīng)從較寬范圍的會(huì)議地點(diǎn)考慮，如附近的大學(xué)、休閑場(chǎng)所、劇院等都可能有適合的大廳、會(huì)場(chǎng)等。

（3）處理設(shè)備問(wèn)題。如果是內(nèi)部會(huì)議，秘書(shū)應(yīng)該掌握企業(yè)內(nèi)可用的音像設(shè)備的類型、存放地等清單。如果是外部會(huì)議，需要事先了解活動(dòng)當(dāng)?shù)乜梢宰庥玫皆O(shè)備的公司及文具、設(shè)備供應(yīng)商名稱、地址和電話號(hào)碼，備有緊急維修工程師姓名、地址及電話號(hào)碼的名單等。

（4）處理資料問(wèn)題。永遠(yuǎn)帶一份活動(dòng)安排及活動(dòng)中需要使用的文件原

稿，以便在開(kāi)會(huì)地點(diǎn)可以重新復(fù)印。如果準(zhǔn)備的材料沒(méi)有及時(shí)送達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，秘書(shū)應(yīng)該向大家解釋情況，并告知替代方案正在進(jìn)行。

（5）處理健康與安全問(wèn)題。可提醒負(fù)責(zé)會(huì)議籌備的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或組織組成專門的安全小組負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù)。加強(qiáng)會(huì)前安全檢查，必要時(shí)也可組織應(yīng)對(duì)火災(zāi)等突發(fā)事件的演習(xí)，要派出專門人員把手安全通道，有條件的地方要充分利用會(huì)場(chǎng)所在地的攝像監(jiān)控系統(tǒng)，隨時(shí)掌握會(huì)場(chǎng)情況。大中型會(huì)議應(yīng)事先安排好醫(yī)護(hù)人員在會(huì)場(chǎng)應(yīng)急，加強(qiáng)值班工作和應(yīng)急車輛的安排。

第二篇：會(huì)議管理

會(huì)議管理制度

目的：為規(guī)范會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，對(duì)會(huì)議管理進(jìn)行規(guī)定。

一、會(huì)議召集人職責(zé)：

1、會(huì)議召集人要提前與能起會(huì)議決策性作用人員溝通，在會(huì)議決策人員沒(méi)有會(huì)議沖突的情況下再申請(qǐng)發(fā)放會(huì)議通知，會(huì)議通知要求提前1天發(fā)放，當(dāng)天發(fā)放的會(huì)議通知，會(huì)議召集人要電話或口頭通知和提醒與會(huì)人員；

2、召集會(huì)議時(shí)，要區(qū)分參加人員和邀請(qǐng)人員；具體事務(wù)的直接負(fù)責(zé)人為必須參加人員，之外的為邀請(qǐng)人員，邀請(qǐng)人員可選擇性參加；

3、會(huì)議開(kāi)始后，會(huì)議召集人要說(shuō)明會(huì)議的議題、議程、需解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等,以免跑題；

4、會(huì)議過(guò)程中如果出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象，會(huì)議召集人要及時(shí)控制、提醒會(huì)議剩余時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保回歸議程；

5、屬討論、決策性議題的會(huì)議，召集人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)需集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)；

6、如無(wú)特別指定，會(huì)議召集人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后負(fù)責(zé)整理并發(fā)布正式的會(huì)議紀(jì)要，避免議而不決。

二、秘書(shū)職責(zé)：

1、收到會(huì)議通知發(fā)放需求，預(yù)訂會(huì)議室及準(zhǔn)確無(wú)誤的發(fā)放會(huì)議通知，會(huì)議通知郵件標(biāo)題要顯示會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)。以便與會(huì)人能快速查看；

2、遇緊急會(huì)議，但預(yù)訂不到會(huì)議室時(shí)，要積極主動(dòng)與其它部門協(xié)調(diào)解決；

3、隔天發(fā)放的會(huì)議通知，在會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí)，必須發(fā)放會(huì)議提醒；

4、當(dāng)天緊急臨時(shí)會(huì)議，要電話通知與會(huì)人員，以保證與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參會(huì)；

5、會(huì)議開(kāi)始前，要提前20分鐘調(diào)試好會(huì)議用設(shè)備（投影儀、筆記本及其它設(shè)備），并保證設(shè)備暢通；同時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表，并在會(huì)議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會(huì)議召集人核對(duì)；

6、緊急重要的會(huì)議，在會(huì)議設(shè)備資源緊張的情況下，要積極與其它部門協(xié)調(diào)解決。

三、與會(huì)人職責(zé)：

1、必須參加人員必須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，因各種原因，不能參會(huì)者，必須提前向會(huì)議召集人員請(qǐng)假，不得無(wú)故缺席或遲到,以免會(huì)議召集人在不知情的情況下等待而影響會(huì)議效率；

2、到會(huì)場(chǎng)后，要及時(shí)在會(huì)議簽到表上簽到；

3、會(huì)議期間，手機(jī)要調(diào)成振動(dòng)模式；

4、會(huì)議中，發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題,與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題，嚴(yán)禁討論；

5、遵循會(huì)議召集人對(duì)議程控制的要求，如需要提前離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，要知會(huì)會(huì)議召集人。

四、違規(guī)處理

1、會(huì)議必須參加人員，遲到2分鐘以內(nèi)罰款20元/次，遲到2分鐘以上（含缺席）罰款50元/次，未經(jīng)召集人同意擅自提前退場(chǎng)的罰款20元/次；

2、會(huì)議違規(guī)處罰由秘書(shū)根據(jù)會(huì)議簽到表的簽到情況來(lái)執(zhí)行；

3、罰金在秘書(shū)處登記后，將作為研發(fā)管理部活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；

4、凡因通知原因造成必須參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由會(huì)議召集人和秘書(shū)承擔(dān)。

五、附件：

附件1：《會(huì)議簽到表》

附件2：《會(huì)議紀(jì)要模板》

附件3：《研發(fā)人員違規(guī)收款登記表》

本制度自頒發(fā)之日起開(kāi)始實(shí)施！

第三篇：會(huì)議管理

秘書(shū)考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)議概述 會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書(shū)部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開(kāi)的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開(kāi),能否合并開(kāi),可否用其他方式解決問(wèn)題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

秘書(shū)考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)前籌備

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過(guò)會(huì)議日程顯示出來(lái)。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容 會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過(guò)了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說(shuō)明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問(wèn)題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

4、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所。

6、場(chǎng)地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

4、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試大編輯整理

5、簽訂書(shū)面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

1、會(huì)見(jiàn)能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、會(huì)場(chǎng)整體布局的類型（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例： 1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見(jiàn)的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫(huà)或單位名稱筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫(huà)從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫(huà)或單位名稱筆畫(huà)為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類型

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫(xiě)好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開(kāi)會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛(ài)吃的配餐。

二、（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識(shí)

（1）要提前編制住房方案。

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿（1）安排方式的選擇。（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽(yáng)、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類型

（1）組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。（6）嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。

（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開(kāi)會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來(lái)邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。（2）擬寫(xiě)并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開(kāi)之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類型

（1）來(lái)賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。（2）會(huì)議資料：開(kāi)會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開(kāi)機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類

1、會(huì)議的通用禮儀（1）會(huì)議文書(shū)禮儀。（2）迎送禮儀。（3）參會(huì)禮儀。（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請(qǐng)專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。（3）對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備的選用 音響手段與視覺(jué)手段可以分開(kāi)單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對(duì)于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來(lái)源于考試大

（二）檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽(tīng)設(shè)備。

秘書(shū)考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容（1）值班電話記錄。（2）值班接待記錄。（3）值班日記。（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息處理制度。（2）崗位責(zé)任制度。（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。

（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識(shí)

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書(shū)要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請(qǐng)專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。（5）不要隱瞞事實(shí)真相。（6）為媒體采訪敞開(kāi)大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說(shuō)話。（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容（1）會(huì)議描述。（2）與會(huì)者姓名。（3）缺席者請(qǐng)假條。（4）宣讀上次會(huì)議記錄。（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題。（6）通訊記錄。（7）一般事務(wù)。（8）其他事務(wù)。（9）下次會(huì)議日期。（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求（1）速度要求。（2）真實(shí)性要求。1）準(zhǔn)確 2）清楚 3）突出重點(diǎn)（3）資料性要求。

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫(xiě)明“主持人：（簽字）”、“記錄人：字）”。

（二）做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 來(lái)源于考試大

1、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容

（簽會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見(jiàn)解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求（1）真實(shí)準(zhǔn)確。（2）短小精悍。

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作程序（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會(huì)議信息的分類

1、按照會(huì)議信息的作用劃分（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。（3）會(huì)議議題性信息。（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。（6）會(huì)議的程序性文件信息。（7）會(huì)議交流性文件信息。（8）會(huì)議參考性信息。（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分（1）保密性會(huì)議信息。（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。（3）公開(kāi)性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分（1）會(huì)議講話信息。（2）會(huì)議書(shū)面信息。（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。（1）責(zé)任到人。（2）履行登記。（3）嚴(yán)格保密。（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。（1）召集開(kāi)會(huì)。（2）提供書(shū)面材料。（3）個(gè)別約見(jiàn)。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。（5）個(gè)別催退。（6）按清退目錄收集。（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容（1）反饋會(huì)前信息。（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

秘書(shū)考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集的要求

（一）收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會(huì)議文件資料的要求

（1）確定會(huì)議文件資料的收集范圍。

（2）收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會(huì)議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。來(lái)源于考試大（5）收集整理過(guò)程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。（2）會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。（3）會(huì)后產(chǎn)生的文件。

（二）會(huì)議文件的立卷歸檔

1、會(huì)議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。（3）保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證會(huì)議秘書(shū)工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

2、會(huì)議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。（1）會(huì)議文件立卷歸檔范圍（2）會(huì)議文件立卷歸檔分工。

3、會(huì)議文件立卷的基本原則和方法（1）會(huì)議文件立卷的基本原則。（2）會(huì)議文件立卷方法。

4、會(huì)議文件立卷工作程序。（1）大中型會(huì)議文件立卷

（2）日常工作會(huì)議文件資料立卷。

（三）會(huì)議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記——向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目——填寫(xiě)卷內(nèi)文件的備考表——案卷標(biāo)題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

（一）會(huì)議紀(jì)要的種類（1）辦公關(guān)于紀(jì)要。（2）工作會(huì)議紀(jì)要。（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要。（4）研討會(huì)議紀(jì)要。

（二）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容（1）會(huì)議情況簡(jiǎn)述。（2）對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)。

（三）會(huì)議紀(jì)要的要求

1、會(huì)議紀(jì)要的擬寫(xiě)要求

（1）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。（2）內(nèi)容要集中概括。（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

3、會(huì)議紀(jì)要要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)（1）確定印發(fā)范圍。（2）確認(rèn)接收者。（3）簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會(huì)議記錄→起草、編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要→確定印發(fā)范圍→接收者確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

（一）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法和要求

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法（1）收款的方法與時(shí)機(jī)。（2）付款的方法和時(shí)間表。

2、會(huì)議付費(fèi)的要求

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

（二）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作程序

通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)→清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票→核實(shí)發(fā)票→填寫(xiě)報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面→請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者簽字→到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷→與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。

（三）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的注意事項(xiàng) 考試大編輯整理（1）開(kāi)具會(huì)議住宿費(fèi)發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開(kāi)立的發(fā)票與收取的會(huì)務(wù)費(fèi)相等。（2）住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長(zhǎng)途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

（一）會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

1、會(huì)議傳達(dá)決定事項(xiàng)的要求

（1）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)。（2）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須及時(shí)。（3）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須到位。

2、會(huì)議傳達(dá)落實(shí)的作用

（1）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的最主要環(huán)節(jié)。（2）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是衡量下級(jí)組織得力與否的主要標(biāo)志。

（3）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是對(duì)會(huì)議決策的檢驗(yàn)。

3、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施（1）傳達(dá)動(dòng)員。（2）分解任務(wù)。（3）互相溝通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）會(huì)議決定事項(xiàng)反饋（1）反饋的原則。（2）反饋的重點(diǎn)。（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的工作程序

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)→會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度→會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋。

（四）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的注意事項(xiàng)（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。（2）部門責(zé)任分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。秘書(shū)考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——案例分析 案例一

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問(wèn)題，在會(huì)上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言。如果你是秘書(shū)，請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程表。英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會(huì)議室舉行。宣布議程。

說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄。東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言。公司銷售人員的招聘和重組。銷售二部經(jīng)理的人選。下季度銷售目標(biāo)。案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開(kāi)一個(gè)各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書(shū)鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過(guò)仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對(duì)便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點(diǎn)評(píng)：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。案例三

名山公司要召開(kāi)2003總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來(lái)各方面工作的進(jìn)展情況。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，她還搜集齊會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。點(diǎn)評(píng)：會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作?？荚嚧缶庉嬚?案例四

天地公司年底為表示對(duì)客戶的謝意，召開(kāi)了客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書(shū)鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來(lái)賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫(xiě)時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。

點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。案例五

某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書(shū)小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒(méi)通，所以沒(méi)有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒(méi)和嘉賓再次確認(rèn)。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡(jiǎn)陋。結(jié)果開(kāi)會(huì)那天，來(lái)的嘉賓很少。點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)小李的做法有許多不妥之處。邀請(qǐng)嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠(chéng)意。案例六 某公司舉辦大型服裝新品展銷會(huì)。與會(huì)者是來(lái)自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請(qǐng)。由副市長(zhǎng)代表參加。市長(zhǎng)由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會(huì)即將開(kāi)始時(shí)，市長(zhǎng)卻來(lái)到了。各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就座。但發(fā)現(xiàn)沒(méi)有市長(zhǎng)的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。點(diǎn)評(píng)：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來(lái)可能性。即使不來(lái)，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

第四篇：會(huì)議管理

會(huì)議管理

一：選擇（每題1分，共20分）

1：會(huì)議必須由（）以上的人參與。

A:2個(gè)B:3個(gè)C:4個(gè)D:5個(gè)

2：中型會(huì)議的人數(shù)為（）

A:500人以上B:100-500人

C:100人以內(nèi)D:250人以上

3：專業(yè)性會(huì)議包括（）

A：常委會(huì)B：總結(jié)會(huì)C：答辯會(huì)D：協(xié)調(diào)會(huì)

4：按會(huì)議手段分類，會(huì)議包括（）

A：預(yù)備會(huì)議B：告知性會(huì)議

C：區(qū)域會(huì)議D：電話會(huì)議

5：會(huì)議方案一般包括從下哪個(gè)部分（）

A：會(huì)議概述B：會(huì)議形式

C：落款或簽署D：會(huì)議主題

6：會(huì)議座次排定的方法主要有從下那種（）

A：散繞式B：長(zhǎng)桌式

C：圓桌式D：茶話會(huì)議

7會(huì)議記錄的特點(diǎn)包括（）

A：原始性和客觀性 B：專業(yè)性和原始性

C：歸納性和完整性 D：完整性和原始性

8：會(huì)議餐飲安排酒水時(shí)應(yīng)選擇（）

A：低度白酒B：中度白酒

C：中低度白酒D：高度白酒

9：會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生保障制度主要包括（）

A：飲食安全B：文體娛樂(lè)安全

C：疾病醫(yī)療D：會(huì)議信息安全

10：最常用的會(huì)議評(píng)估的有效方法（）

A：調(diào)查問(wèn)卷B：面談

C：電話調(diào)查D：現(xiàn)場(chǎng)觀察

11：會(huì)議參加者超過(guò)（）人以上，就容易出現(xiàn)不思考問(wèn)題和濫竽充數(shù)的人。

A：5B：8C：9D：10

12：與開(kāi)幕詞相似，閉幕詞領(lǐng)導(dǎo)講話具有（）

A：客觀性B：針對(duì)性C：宣傳性D：現(xiàn)場(chǎng)性

13工作細(xì)心，踏實(shí)穩(wěn)重，思維周密的人員是（）

A:秘書(shū)組B:后勤組C：宣傳組D：保衛(wèi)組

14：如果進(jìn)餐人數(shù)低于預(yù)定人數(shù)的（），餐廳有權(quán)要求會(huì)議組織者為這些沒(méi)來(lái)的人付費(fèi)（A：3%-5%B:4%-6%C:2%-3%D:5%-6%

15：國(guó)內(nèi)目前排定主席團(tuán)位次的基本規(guī)則是（）

A：前排低于后排B：中央高于兩側(cè)

C：左側(cè)低于右側(cè)D：平起平坐

16：保護(hù)參會(huì)人員人身安全的基本原則是（）

A：內(nèi)緊外松B：外緊內(nèi)松

C：內(nèi)外都緊D：其它）

17：會(huì)議布置要求氣氛和諧寬松，易于交流的是（）

A：政治性會(huì)議B：學(xué)術(shù)會(huì)議

C：?jiǎn)挝粌?nèi)部會(huì)議D：涉外會(huì)議

18：會(huì)議機(jī)構(gòu)中負(fù)責(zé)會(huì)議代表的編組、簽到、資料審查、會(huì)議協(xié)調(diào)的小組是：（）A：秘書(shū)組B：后勤組C：組織組D：材料組

19：禮品選擇一定要慎重，一般而言贈(zèng)送（）最為實(shí)際。

A：大型紀(jì)念品B:中型紀(jì)念品

C: 貴重紀(jì)念品D：小型紀(jì)念品

20：晚餐可選擇（）

A：自助式B：分餐式C：圍餐式D：餐券購(gòu)餐式

二：填空題（每題1分，共20分）

1：會(huì)議的方式包括全體會(huì)議、研討會(huì)、論壇、座談會(huì)、。

2：會(huì)場(chǎng)的主要裝飾有：、會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)、花卉、燈光。

3：開(kāi)幕詞的特點(diǎn)和引導(dǎo)性。

4：會(huì)議接待工作應(yīng)本著的十六字方針。

5：接待規(guī)格分為：高規(guī)格接待、、低規(guī)格接待。

6：陪同人員的應(yīng)該和參會(huì)人員名卡的顏色應(yīng)有所不同。

7：薄式簽到的優(yōu)點(diǎn)在于。

8：目前技術(shù)最成熟、應(yīng)用最的計(jì)算機(jī)速記是。

9：茶會(huì)一般安排在下午四時(shí)左右，或上午。

10：主要的會(huì)議用餐方式包括：、自助式、半自助式、分餐式、餐券購(gòu)餐式。11：清理會(huì)議文件包括、機(jī)密文件。

12：會(huì)議消息的寫(xiě)法多采用。

13：實(shí)行效益考核時(shí)一般采用，領(lǐng)導(dǎo)考核、、群眾評(píng)議相結(jié)合的方法。

14：回憶發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，后者一般是15：會(huì)場(chǎng)的安全性包括和環(huán)境安全。

16:學(xué)術(shù)討論會(huì)通常只有與會(huì)者可參加交流。

17：信息性回憶，如：新聞發(fā)表會(huì)、、報(bào)告會(huì)、咨詢會(huì)。

18：對(duì)下級(jí)或平級(jí)單位一般使用。

19：對(duì)上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)人要另發(fā)。

20：《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》頒發(fā)時(shí)間。

三：判斷題（每題1分，共8分）

1:安全保衛(wèi)工作方案中應(yīng)為不同參會(huì)人員設(shè)計(jì)出不同情況的通行證。

2：離場(chǎng)時(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)專車先行離開(kāi)其他車輛按順序離開(kāi)。

3：清理會(huì)議文件時(shí)，有些是參會(huì)人員帶走的，還有一些機(jī)密文件

是要清退的。

4：會(huì)議記錄是原始型材料，整理后的回憶記錄也要保持其原始性。5：會(huì)議錄音整理好后，整理人要將整理稿件送講話人、發(fā)言人審閱。

6颶風(fēng)、水災(zāi)、雪災(zāi)、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。

7：歸檔文件，裝訂時(shí)正本在后，定稿在前。8：邀請(qǐng)函主要用于縱向性的會(huì)議活動(dòng)。

四：名詞解釋（每題3分，共12分）

1：會(huì)議：

2：會(huì)議計(jì)劃：

3：會(huì)議議程：

4：會(huì)議日程：

五：簡(jiǎn)答（每題5分，共25分）

1：會(huì)議座次排定的方法主要有哪幾種？

2：開(kāi)幕詞的概念及特點(diǎn)。

3：會(huì)議的接待費(fèi)用包括哪些？

4：會(huì)議宴會(huì)的形式有哪些？

5：會(huì)議用餐地點(diǎn)的選擇應(yīng)該注意哪些方面？

六：開(kāi)放性試題（共15分）

1：通過(guò)一學(xué)期的學(xué)習(xí)，你從《會(huì)議管理》這門學(xué)科中學(xué)到了什么？（7分）

2：為天山職業(yè)技術(shù)學(xué)院的郎濤院長(zhǎng)擬寫(xiě)一封“2011-2012學(xué)年第一學(xué)期開(kāi)學(xué)典禮”的發(fā)言稿。（8分）

一、1-5 A B C D C6-10 C A C C A

11-15 DD B A B16-20A B C D C

1（玻璃魚(yú)缸式會(huì)議）

2（會(huì)徽）

3（宣傳性）

4（“熱情誠(chéng)懇，細(xì)致周到，照章辦事，講究禮儀”）

5（對(duì)等接待）

6（名卡）

7（有利于保存，便宜查找）

8（亞偉速記）

9（十時(shí)左右）

10（圍餐式）

11（討論稿）

12（倒金字塔式）

13（自我評(píng)定）

14（討論發(fā)言）

15（政治安全）

16（3或4名）

17（記者招待會(huì)）

18會(huì)議通知）

19（請(qǐng)?zhí)蜓?qǐng)函）

20（2003年5月）

三、√√√√√√√√××

四、1、人們聚集在一起商議事宜，交流信息，溝通情感，達(dá)成共識(shí)的一種重要的行為過(guò)程。是人們?cè)谏鐣?huì)生活中有關(guān)問(wèn)題的一項(xiàng)

經(jīng)常性的活動(dòng)形式。

2、一般由負(fù)責(zé)籌劃會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人提出基本思路和

整體方案，由秘書(shū)人員具體落實(shí)，形成文字。

3、對(duì)會(huì)議順序的總體安排，主要涉及會(huì)議所討論的具事

項(xiàng)，需要解決的問(wèn)題。

4、對(duì)會(huì)議每天活動(dòng)的具體安排，也可以看做是會(huì)議的時(shí)

間表，應(yīng)該具體列出每天每個(gè)時(shí)間段落會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容，以控制會(huì)的進(jìn)程。

五、1一：環(huán)繞式，二：散座式，三：圓桌式，四：主席式。

2概念：黨政機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，在會(huì)議開(kāi)幕時(shí)所做的講話。旨在闡明會(huì)議的指導(dǎo)思想，宗旨，重要意義，向參會(huì)者提出開(kāi)好會(huì)議的中心任務(wù)和要求。

特點(diǎn)：宣告性，引導(dǎo)性。

3、包括：

（1）：住宿費(fèi)用；

（2）：交通費(fèi)用；

（3）:接待費(fèi)用；

（4）：其他支持性費(fèi)用。

4會(huì)議宴會(huì)的形式有：

（1）：正是宴會(huì)；

（2）：酒會(huì)；

（3）：茶會(huì)。

5（1）：餐飲場(chǎng)所的大?。?/p>

（2）：餐飲場(chǎng)所的環(huán)境；

（3）：廚房；

（4）：路程。

第五篇：會(huì)議管理

會(huì)議管理

第一條 會(huì)議分類

1．每周六上午10點(diǎn)召開(kāi)中層干部會(huì)議，商議解決平時(shí)工作中遇到的問(wèn)題。

2．每月各部門召開(kāi)一次內(nèi)部會(huì)議，下達(dá)中層會(huì)議精神，同時(shí)解決部門存在的問(wèn)題。

3．每年召開(kāi)一次總結(jié)表彰大會(huì)，各部門做總結(jié)報(bào)告，報(bào)告成績(jī)、提出缺點(diǎn)、表彰先進(jìn)人員，當(dāng)選先進(jìn)者有適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。

第二條 會(huì)議原則

1． 講求實(shí)效

各類會(huì)議都要講求實(shí)效、議題明確、準(zhǔn)備充分。

決策性會(huì)議會(huì)前要認(rèn)真準(zhǔn)備，充分溝通，會(huì)上以決策為主，不作過(guò)多討論；

傳達(dá)中層或公司文件精神的會(huì)議，有材料的要按照材料傳達(dá)，沒(méi)有材料的要盡量保持原貌，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)結(jié)合工作實(shí)際落實(shí)的意見(jiàn)和要求；

工作部署性會(huì)議要圍繞中心，突出重點(diǎn)，明確要求，注重務(wù)實(shí)。

2．壓縮時(shí)間

會(huì)議要明確時(shí)間，中層干部會(huì)議一般不超過(guò)90分鐘，總結(jié)表彰大會(huì)一般不超過(guò)120分鐘，各部門會(huì)議一般不超過(guò)60分鐘。

第三條 會(huì)議準(zhǔn)備

中層會(huì)議準(zhǔn)備工作由各部門負(fù)責(zé)議題；全員性會(huì)議準(zhǔn)備工作由辦公室負(fù)責(zé)，相關(guān)部門配合。主要工作如下：

1.各部門負(fù)責(zé)議題的收集、匯總。

2.認(rèn)真做好會(huì)議記錄。

3.及時(shí)做好相關(guān)材料的整理和歸檔。

4.做好會(huì)務(wù)服務(wù)。

第四條 會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。否則酌情罰款。因故不能出席會(huì)議的，會(huì)前要向主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。會(huì)后，由會(huì)議主持人指派專人向缺席者傳達(dá)會(huì)議有關(guān)內(nèi)容。

2.會(huì)議期間應(yīng)自覺(jué)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)為振動(dòng)。

3.要遵守會(huì)議紀(jì)律，保持良好會(huì)風(fēng)，全員性會(huì)議的紀(jì)律，由各部門負(fù)責(zé)。

4.重要會(huì)議的與會(huì)者要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密紀(jì)律。

第五條 會(huì)議執(zhí)行

加強(qiáng)對(duì)會(huì)議落實(shí)情況的督促檢查，切實(shí)把會(huì)議精神落到實(shí)處，確保工作取得實(shí)效。

1．有關(guān)會(huì)議的執(zhí)行情況由各承辦部門以書(shū)面形式報(bào)辦公室備案。

2．各部門的例會(huì)形成的紀(jì)要在每月最后一周的星期六報(bào)辦公室備案。

第六條 本會(huì)議制度由下發(fā)之日起開(kāi)始執(zhí)行。