第一篇：公安機關(guān)裝備采購的內(nèi)部控制

公安機關(guān)裝備采購的內(nèi)部控制

公安機關(guān)作為政府的一個職能部門,擔(dān)負著維護國家長治久安、保障人民安居樂業(yè)的重大責(zé)任。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,人、才、物的大流動,犯罪的動態(tài)化、智能化特征日趨明顯,職業(yè)犯罪、高科技犯罪不斷增多,各種矛盾日益突出,公安機關(guān)面臨的任務(wù)越來越重。裝備即是戰(zhàn)斗力,近年來公安機關(guān)不斷加強裝備上的投入,以增強公安隊伍的實戰(zhàn)能力。自2007年以來,為全面貫徹《公安部關(guān)于深入實施科技強警的決定精神》,切實提高公安隊伍的整體素質(zhì)和戰(zhàn)斗力、強力推進“三基”工程的建設(shè)、全面提升公安工作現(xiàn)代化水平,走科技強警之路已勢在必行。從2007年至2010年,肅南縣公安局已由裝備投入經(jīng)費占經(jīng)費總支出的7%上升至15%。裝備采購的涉及范圍除辦公設(shè)備外還包括指揮通信裝備、偵查技術(shù)裝備、執(zhí)法執(zhí)勤裝備、反恐裝備以及其他各類裝備。近年來新增項目包括監(jiān)控系能、酒精檢測儀、移動圖像車、測速儀及與系統(tǒng)配套使用的電腦、數(shù)碼相機、攝像機、對講機和單警裝備等。對于這些裝備的采購, 財政部門給予了足額的經(jīng)費保障,但如何能使財政資金得到最大程度的運用是值得探討的問題。

一、公安機關(guān)在裝備采購環(huán)節(jié)運用內(nèi)部控制的必要性

無論企業(yè)或行政事業(yè)單位,都必須進行采購經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動,采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多,涉及面廣,如不設(shè)置一套有效的內(nèi)部控制制度,并得以切實有效的落實,將極易產(chǎn)生漏洞。

近年來公安裝備經(jīng)費投入不斷加大,作為一個人口只有近四萬人的縣級公安機關(guān),資金量已達每年180余萬元。面對如此龐大的業(yè)務(wù)量,必須在采購過程中建立健全內(nèi)部控制,對單位各職能部門、崗位、人員及各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督和控制,防止并及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤及舞弊行為,提高采購效率,堵塞管理漏洞,降低成本和費用,從而在一定程度上保證了資產(chǎn)及項目的安全、完整性,保證財政資金使用的合理性和有效性。

二、采購業(yè)務(wù)運用內(nèi)部控制的基本制度

通過控制請購、采購、驗收、付款等業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵風(fēng)險點,建立內(nèi)部控制制度,主要包括以下幾個方面:

1、崗位分工控制制度,即不相容職務(wù)相分離。主要包括:請購部門不得同時擔(dān)負采購職務(wù);采購合同的訂立與審核采購不能同時兼任;采購人與付款人相分離;采購人與驗收人分離,采購、存儲、使用人不擔(dān)任記錄人等;付款申請、審批與執(zhí)行相分離;不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。

2、授權(quán)審批控制制度。主要包括:審批人員對銷售業(yè)務(wù)的授權(quán)審批方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,明確審批人員不得越權(quán)審批;明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求;采購金額超過一定數(shù)額或技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)進行專家可行性論證,應(yīng)實行集體決策和審批;未經(jīng)授權(quán)人員不得經(jīng)辦采購與付款業(yè)務(wù)。

3、監(jiān)督檢查控制制度。即建立一個上下溝通、左右協(xié)調(diào)、相互牽制的監(jiān)督體系,通過對采購、付款等業(yè)務(wù)進行定期或不定期的檢查,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié),及時采取有效措施加以糾正及完善。

4、內(nèi)部審計控制制度。作為內(nèi)部控制的重要組成部分,建立健全內(nèi)部審計制度有其重要性。內(nèi)部審計對整個采購業(yè)務(wù)流程的合規(guī)、合理及有效進行的獨立評價, 確定是否貫徹既定的政策和程序, 是否遵循建立的標(biāo)準, 是否合理有效利用資源,以及是否達到單位的目標(biāo)。它為內(nèi)部控制的完善提供依據(jù),能間接或直接糾正內(nèi)部控制的偏差,對內(nèi)部控制的執(zhí)行進行再控制。

三、公安機關(guān)裝備采購內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)流程

采購業(yè)務(wù)需要由預(yù)算、采購、收貨、財會等幾個部門共同協(xié)作完成,通過運用內(nèi)部控制制度,可以將采購業(yè)務(wù)中的預(yù)算、采購、驗收、付款等工作的授權(quán)審批相分離開來,使請購人、審批人、采購員、驗收員、使用人、記賬員、出納等在各自的授權(quán)范圍內(nèi)各司其職,同時建立以采購立項、招標(biāo)、經(jīng)濟合同、結(jié)算憑證、入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng),以進一步增強采購、審批、驗收、付款幾個風(fēng)險關(guān)鍵盤點的控制。肅南縣公安局的采購業(yè)務(wù)具體流程如下:

1、請購申請

機關(guān)各業(yè)務(wù)部門及基層所按照請購制度,根據(jù)需求書面提出采購申請,并明確采購物品的類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準及到貨時間等,報分管領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)審批后再報后勤裝備部門,列入采購計劃。

2、采購申報

如需求單位申請的是一般辦公設(shè)備,則后勤裝備部門按規(guī)定程序和要求編制、調(diào)整集中采購和預(yù)算計劃,報政府采購中心由采購中心采用公開招標(biāo)。對于反恐、刑偵、行動技術(shù)、網(wǎng)偵、交通等方面的特殊裝備需求,則需嚴格按照規(guī)定程序進行談判,通過政府采購,財務(wù)、后勤裝備、紀委、業(yè)務(wù)部門進行競爭性談判,由供貨單位對所需裝備進行報價,通過競價,最終由集體決策確定中標(biāo)單位。

3、簽訂采購合同

通過政府集中采購,由后勤裝備部門與協(xié)議供貨商簽訂政府采購協(xié)議供貨合同,加蓋單位公章,并加蓋單位財務(wù)印章。合同文本一式三聯(lián),由采購單位、供貨商、財政局留存,單位將留存聯(lián)送財務(wù)審查并作為行政府采購協(xié)議供貨制度的原始憑證入賬。如需追加與合同標(biāo)的相同的貨物,可簽訂補充協(xié)議,但補充金額不得超過原合同采購金額的百分之十。

4、驗收

當(dāng)采購的裝備運送到指定地點后,由請購部門及后勤裝備部門進行驗收,由后勤裝備人員對物品進行實物計量、訂單核對,由業(yè)務(wù)請購部門負責(zé)裝備現(xiàn)場安裝、調(diào)試及技術(shù)質(zhì)量等事項的驗收。

5、付款

經(jīng)驗收后,后勤采購人員將發(fā)票送至財務(wù)部門申請付款。財務(wù)部門對請購申請單、采購合同、驗收單、發(fā)票等憑證的真實性、完整性、一致性、合法性進行審核,經(jīng)單位負責(zé)人審批后向供貨單位結(jié)算貨款,并嚴格按照合同規(guī)定支付。對于特殊裝備還需預(yù)留質(zhì)保金,待期滿后予以支付。

四、采購業(yè)務(wù)流程中存在的缺陷及建議

1、明確驗收方式,不相容崗位應(yīng)相分離。為了達到控制目的,驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購和財會部門的人員來承擔(dān)。而后勤部門作為采購人不適合擔(dān)任驗收工作,而業(yè)務(wù)部門作為請購人也不是最合適的驗收主體,應(yīng)由第三方驗收采購的裝備比較合適。如裝備類驗收時應(yīng)由審計部門介入和上述兩方共同驗收;如為工程類裝備(如監(jiān)控設(shè)施等),可由有資質(zhì)的并且具備專業(yè)知識的第三方進行驗收,如評測中心、監(jiān)理公司等。

2、重視內(nèi)部控制的檢查與評價,健全內(nèi)部監(jiān)督機制。應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部審計的功能,將內(nèi)審監(jiān)督貫穿于整個采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中。通過采購業(yè)務(wù)的事前分析與評價和事后稽核、檢查和監(jiān)督評價,對采購業(yè)務(wù)的正確性、合理性起到把關(guān)、驗收的作用。

完善的內(nèi)控體系是公安機關(guān)加強內(nèi)部管理的重要手段,是提高隊伍戰(zhàn)斗力、防范出現(xiàn)舞弊。減少單位損失的有效途徑,也是有效利用財政政資金的重要保證。

第二篇：內(nèi)部控制制度-采購

內(nèi)部控制制度

——采購 第一章 總 則

第一條 為了加強某某公司（以下簡稱“公司”）對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定本制度。

第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。請購是指尚未發(fā)生采購行為前的申請購置行為。公司外購服務(wù)并支付價款的控制，可以參照本制度的規(guī)定執(zhí)行。

第三條 公司在日常經(jīng)營活動中，至少應(yīng)關(guān)注涉及采購業(yè)務(wù)的下列風(fēng)險：

（一）采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失。

（二）采購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。

（三）請購依據(jù)不充分、不合理，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致公司資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊。

（四）采購行為違反國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的規(guī)定，可能受到有關(guān)部門的處罰造成資產(chǎn)損失。

（五）驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產(chǎn)損失。

（六）付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致公司資金損失或信用受損。第四條 公司在建立與實施采購內(nèi)部控制過程中，至少應(yīng)強化對下列關(guān)鍵方面或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制：

（一）職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序應(yīng)明確規(guī)范，機構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)科學(xué)合理。

（二）請購事項應(yīng)明確，請購依據(jù)應(yīng)充分適當(dāng)。

（三）采購行為應(yīng)合法合規(guī)，采購與驗收流程及有關(guān)控制措施應(yīng)明確規(guī)范。

（四）付款方式和程序、與供應(yīng)商的對賬辦法應(yīng)有明確規(guī)定。

第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準 第五條 公司應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批。

（二）供應(yīng)商的選擇與審批。

（三）采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。

（四）采購、驗收與相關(guān)記錄。

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。

第六條 公司應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。各分、子公司應(yīng)盡量集中采購職責(zé)權(quán)限，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。

第七條 公司可以根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害公司利益的風(fēng)險。

第八條 公司應(yīng)按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章 請購與審批控制

第九條 公司應(yīng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。公司采購需求應(yīng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟性。需求部門提出的采購需求，應(yīng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準、到貨時間等。各分、子公司應(yīng)設(shè)置專門的請購部門或請購負責(zé)人，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排公司的采購計劃。

第十條 公司應(yīng)加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項目，具有請購權(quán)的部門或人員應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)由審批人對請購申請進行審批，設(shè)置請購部門的，應(yīng)由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。

第十一條 公司應(yīng)建立嚴格的請購審批制度。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及公司實際需要對請購申請進行審批。

第四章 采購與驗收控制

第十二條 公司應(yīng)建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。公司應(yīng)建立供應(yīng)商評價制度，由公司的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行調(diào)整。公司應(yīng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。

第十三條 公司應(yīng)根據(jù)商品或服務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。非約定品牌代理商供應(yīng)的大宗商品或服務(wù)等的采購應(yīng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議；一般商品或服務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品或服務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。公司應(yīng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。

第十四條 公司應(yīng)明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務(wù)采購等應(yīng)采用招投標(biāo)方式確定采購價格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準、實施程序和評標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的可以適當(dāng)方式予以獎勵。公司應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時調(diào)整最高采購限價。委托中介機構(gòu)進行招投標(biāo)的，應(yīng)加強對中介機構(gòu)的監(jiān)督。

第十五條 公司應(yīng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價，并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對采購價格等有關(guān)內(nèi)容進行審核。對單價高、數(shù)量多的物資采購，公司應(yīng)制定嚴格的比質(zhì)比價采購制度。

第十六條 公司應(yīng)根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同協(xié)議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應(yīng)商等各方共同對所購物品或服務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告或驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)立即向采購部門或請購部門和財會部門報告；相關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。

第五章 付款控制

第十七條 財會部門應(yīng)參與商定對供應(yīng)商付款的條件。公司采購部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務(wù)部門依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票、驗收證明等對付款申請進行復(fù)核后，提交公司相關(guān)負責(zé)人進行審批，辦理付款。

第十八條 公司應(yīng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。公司應(yīng)加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。

第十九條 公司應(yīng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。

第二十條 公司應(yīng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第二十一條 公司應(yīng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，核對工作應(yīng)指定專人負責(zé)，一般在月末、季末、半末、末進行，與各供應(yīng)商每年應(yīng)至少做一次以上核對工作。如有不符，應(yīng)上報財會部門主管并查明原因，及時處理。核對記錄應(yīng)存檔備查。

第六章 附 則

第二十二條 本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。

第二十三條 公司及所屬公司可以參照本制度制定相關(guān)實施細則或具體執(zhí)行辦法，實施細則或執(zhí)行辦法不得違反本制度相關(guān)規(guī)定。實施細則或執(zhí)行辦法經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會批準后執(zhí)行，并上報公司備案。

第二十四條 本制度由公司董事會負責(zé)解釋和修訂。

第二十五條 本制度自公司董事會審議批準之日起執(zhí)行，修改時亦同。

第三篇：采購內(nèi)部控制制度

指企業(yè)購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。

·采購業(yè)務(wù)流程主要涉及的九大環(huán)節(jié)：

編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收（退貨）、付款、會計控制等。

9.1編制需求計劃和采購計劃

需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。

·主要管控措施：

第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準確、及時編制需求計劃。

需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。

對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，需經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后審批。

第二，在制定生產(chǎn)經(jīng)營計劃中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低。

第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行。

9.2請購

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

·主要管控措施：

第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。

第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。

第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容：

·是否準確、完整

·是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要

·是否符合采購計劃

·是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。

9.3 選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。

·主要管控措施：

第一，建立供應(yīng)商評估和準入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。

第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。

9.4 確定采購價格

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

采購定價機制不科學(xué)，采購定價方式選擇不當(dāng)，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

·主要管控措施：

第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。

第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。

9.5 訂立框架協(xié)議或采購合同

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

1.框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；

2.未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

·主要管控措施：

第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進行風(fēng)險評估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保其具備履約能力。

第二，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。

第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。

9.6 管理供應(yīng)過程

管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴格的采購合同跟蹤制度，以評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。

·主要管控措施：

第一，跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。

第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。

第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。

第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

9.7 驗收

驗收以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

驗收標(biāo)準不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

·主要管控措施：

第一，制定明確的采購驗收標(biāo)準，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。

第二，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。

第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。

9.8 付款

付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

付款審核不嚴格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

·主要管控措施：

第一，嚴格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應(yīng)予支付。

第二，根據(jù)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。

第三，加強預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定期進行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，盡快收回款項。

9.9 會計控制

會計控制主要指采購業(yè)務(wù)會計系統(tǒng)控制。

·該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險：

缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關(guān)會計記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

·主要管控措施：

第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應(yīng)商情況、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函，核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，對供應(yīng)商提出的異議應(yīng)及時查明原因，報有權(quán)管理的部門或人員批準后，做出相應(yīng)調(diào)整。

采購業(yè)務(wù)的后評估

定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)調(diào)或合同簽約與履行情況等物資采購供應(yīng)活動進行專項評估和綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購流程。

將物資需求計劃管理、供應(yīng)商管理、儲備管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入業(yè)績考核體系，促進物資采購與生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的有效銜接，不斷防范采購風(fēng)險，全面提升采購效能。

第四篇：采購內(nèi)部控制制度

采購內(nèi)部控制制度

第一章 總 則

第一條 為了加強公司對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》，結(jié)合公司的實際情況,制定本制度。

第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。

第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準

第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位包括：

（一）請購與審批。

（二）供應(yīng)商的選擇與審批。

（三）采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。

（四）采購、驗收與相關(guān)記錄。

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。

第四條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)。

第五條 公司根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害公司利益。

第六條 按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章 請購與審批控制

第七條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。

公司采購需求應(yīng)當(dāng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟性。

需求部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準、到貨時間等。

采購部門才有資格組織采購，其他部門不得擅自采購任何物資。

第八條 建立嚴格的請購審批制度。加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。

(一)為生產(chǎn)儲備的周轉(zhuǎn)材料請購程序：由庫管員根據(jù)最低庫存量或使用單位的所需，材料員編制采購計劃單—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—總工程師審核—總經(jīng)理審批。

（二）生產(chǎn)使用固定資產(chǎn)請購程序：由使用部門提出申請—材料員根據(jù)庫存量編制采購計劃單—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—總工程師審核—總經(jīng)理審批。

第九條 加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目由董事長審批。

第四章 采購與驗收控制

第十條 建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。

第十一條 公司采購方式：大宗物資或服務(wù)等的采購應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品的采購可以采用詢價的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品的采購可以采用直接購買等方式。

30萬元以上的為大宗物資，10萬元以上30萬元以下的為一般物品，10萬元以下為小額零星物品。

第十二條 委托中介機構(gòu)進行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強對中介機構(gòu)的監(jiān)督。

第十三條 公司應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握有關(guān)供應(yīng)商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價，并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應(yīng)商。

對小額零星采購，按照“比質(zhì)比價、貨比三家”的詢價原則，確保公開透明，降低采購成本。

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)驗收制度和經(jīng)批準的請購單、合同協(xié)議等采購文件，辦理相關(guān)的驗收手續(xù)。

公司對外采購的鍋爐煤和柴油等，必須經(jīng)地磅房計量，合理損耗以外的由承運車輛承擔(dān)。合理損耗一般為3‰。

對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。

第五章 付款控制 第十五條 財務(wù)部應(yīng)當(dāng)參與商定對供應(yīng)商付款的條件。公司供應(yīng)部在申請付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務(wù)部依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進行復(fù)核后，按《資金活動內(nèi)控制度》和《工程項目內(nèi)控制度》的相關(guān)審批程序辦理。

第十六條 公司建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。

對招標(biāo)合同的首次預(yù)付款不得超過合同總價的30%；除特殊采購?fù)猓话阄锲泛托☆~零星物品的采購不得使用預(yù)付款采購。

公司禁止使用定金的方式簽訂物資采購合同。第十七條 公司加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。

第十八條 公司應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第六章 附 則

第十九條 本制度由公司財務(wù)部負責(zé)解釋。第二十條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

銷售內(nèi)部控制制度

第一章 總 則

第一條 為了加強對銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售行為，防范銷售過程中的差錯和舞弊，據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。

第二條 本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取得貨款的行為。

第二章 職責(zé)分工與授權(quán)批準

第三條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

銷售與收款不相容崗位包括：

（一）銷售合同協(xié)議的審批、簽訂與辦理發(fā)貨。

（二）銷售貨款的確認、回收與相關(guān)會計記錄。

（三）銷售退回貨品的驗收、處置與相關(guān)會計記錄。

（四）銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理。

（五）壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。第四條 公司應(yīng)當(dāng)合理采用科學(xué)的信用管理技術(shù)，不斷收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案。防止向未經(jīng)信用授權(quán)客戶發(fā)出貨品，并防止客戶以較低的信用條件進行交易而損害公司利益。第五條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售業(yè)務(wù)授權(quán)制度和審核批準制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理銷售業(yè)務(wù)。

第六條 公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務(wù)的人員進行崗位輪換或者管區(qū)、管戶調(diào)整。

第三章 銷售與發(fā)貨控制

第七條 公司對銷售業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)建立嚴格的預(yù)算管理制度，制定銷售目標(biāo)，建立銷售管理責(zé)任制。

第八條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴格執(zhí)行。

第九條 公司在選擇客戶時，應(yīng)當(dāng)充分了解和考慮客戶的信用、財務(wù)狀況等有關(guān)情況。

第十條 公司應(yīng)當(dāng)加強對賒銷業(yè)務(wù)的管理。賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)定的銷售政策、信用政策及程序。

第十一條 公司應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。

（一）銷售談判。公司在銷售合同協(xié)議訂立前，應(yīng)當(dāng)指定銷售部人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。對談判中涉及的重要事項，應(yīng)當(dāng)有完整的書面記錄。

（二）合同協(xié)議審批。由銷售部通過雙方協(xié)商，初步確定銷售數(shù)量、銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等信息，由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長審核或?qū)徟?/p>

審批人員應(yīng)當(dāng)對銷售合同協(xié)議草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴格審查。

（三）合同協(xié)議訂立。銷售合同協(xié)議草案經(jīng)審批同意后，與客戶簽訂正式銷售合同協(xié)議。簽訂合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)符合《合同法》的規(guī)定。

合同一式四份，雙方各持兩份。公司檔案室留存一份、銷售部留存一份。

（四）組織銷售和發(fā)貨。

1.公司銷售部按照經(jīng)批準的銷售合同協(xié)議編制銷售計劃，向調(diào)撥員下達銷售通知單。銷售通知單上應(yīng)填寫購貨單位名稱、產(chǎn)品名稱、合同數(shù)量。

2.調(diào)撥員根據(jù)客戶經(jīng)蓋章有效提貨單，開具發(fā)貨通知單，在發(fā)貨通知單上注明“現(xiàn)金煤”、“合同煤”，并登記調(diào)撥明細表。

3.承運車輛持發(fā)貨通知單到地磅房過空磅，司磅員在產(chǎn)品出廠登記表上登記空磅、車號、購貨單位等信息，并在發(fā)貨通知單蓋章。

4.發(fā)貨員(裝車工)憑司磅員蓋章的發(fā)貨通知單發(fā)貨，發(fā)貨通知單妥善保管，次日交銷售會計核對。

5.承運車輛裝重車后到地磅房計量，司磅員辦完相關(guān)手續(xù)后，在出門證上蓋章。

6.司磅員認真登記產(chǎn)品出廠明細表，妥善保管提貨單和產(chǎn)品運單，做好交接班記錄，確認無誤后雙方在產(chǎn)品出廠登記表上蓋章，末班司磅員次日負責(zé)交銷售會計。

7.承運車輛到門衛(wèi)室交出門證，門衛(wèi)準予放行，出門證要妥善保管，次日交調(diào)拔員統(tǒng)計。8.調(diào)拔員根據(jù)調(diào)撥明細表和出門證，統(tǒng)計產(chǎn)品銷售量，并于上午11點前上報銷售日報表，月末，上報銷售月報表。

9.零售現(xiàn)金業(yè)務(wù)，駕駛員到地磅房計量后，憑司磅員打出的計量單到財務(wù)出納處交款，司磅員核對收款數(shù)量、金額后，在出門證上蓋章，車輛方可出廠。

10.銷售會計每天與調(diào)撥員核對銷售數(shù)量，月末核對無誤后雙方簽字認可，并進行帳務(wù)處理。

第十二條 公司應(yīng)當(dāng)建立銷售退回管理制度。公司的銷售退回必須經(jīng)分管銷售領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。

第十三條 公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄，填制相應(yīng)的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強銷售訂單、銷售合同協(xié)議、銷售計劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

銷售會計應(yīng)當(dāng)設(shè)置銷售臺賬，及時反映各種產(chǎn)成品銷售的開票、發(fā)貨、收款情況。

第四章 收款控制

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。以銀行轉(zhuǎn)賬方式辦理的銷售收款，必須通過公司指定的專用賬戶結(jié)轉(zhuǎn)。

第十五條 公司應(yīng)當(dāng)將銷售收入及時入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員嚴禁收取銷售現(xiàn)金。

第十六條 公司建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部負責(zé)應(yīng)收賬款的催收，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存，財務(wù)部督促銷售部加緊催收。對催收無效的逾期應(yīng)收賬款可通過法律程序予以解決。

應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理，針對不同性質(zhì)的應(yīng)收款項，采取不同方法和程序。應(yīng)嚴格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎勵制度以及責(zé)任追究和處罰制度，以有利于及時清理催收欠款，保證公司營運資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。

第十七條 公司對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計準則制度規(guī)定計提壞賬準備，并按照權(quán)限范圍和審批程序進行審批。對確定發(fā)生的各項壞賬，應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任，并在履行規(guī)定的審批程序后做出會計處理。

第十八條 公司核銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應(yīng)當(dāng)及時入賬，防止形成賬外款。

第十九條 公司結(jié)合銷售政策和信用政策，明確應(yīng)收票據(jù)的受理范圍和管理措施。

加強對應(yīng)收票據(jù)合法性、真實性的審查，防止購貨方以虛假票據(jù)進行欺詐。

應(yīng)收票據(jù)由出納保管，貼現(xiàn)必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準，對于即將到期的應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)當(dāng)及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn)但仍承擔(dān)收款風(fēng)險的票據(jù)應(yīng)當(dāng)在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。

第二十條 公司每半年與往來客戶通過函證等方式,核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。

第五章 附 則

第二十一條 本制度由公司銷售部負責(zé)解釋。第二十二條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

第五篇：酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制_835

采購環(huán)節(jié)的成本控制對一個企業(yè)開源節(jié)流，提高資金使用效益起著至關(guān)重要的作用。從酒店的運營來看，材料采購的內(nèi)部控制主要集中在倉儲存貨采購、每日菜單采購以及臨時緊急采購三個方面,濟南軍區(qū)煙臺療養(yǎng)院接待中心（天合賓館）。本文將從這三個主要方面，結(jié)合coso內(nèi)部控制理論來探討酒店材料采購的內(nèi)部控制問題。

一、倉儲物資采購流程

酒店成本管理部下一般設(shè)有客房倉庫、工程倉庫、食品倉庫、管事倉庫等四個倉庫。這是一個龐大的倉儲物資系統(tǒng)，其管理的好壞對酒店的運營成本將有較大的影響，因此建立一個完善的倉儲物資采購控制非常必要。

⑴最低訂貨點和最佳訂貨量

事先根據(jù)以往的使用情況以及物資采購的時間總結(jié)出企業(yè)一般情況下的最低訂貨點和最佳訂貨量，以方便制定采購時間及采購量。

⑵編制月度采購計劃

本文發(fā)表于博銳管理在線||32

有條件的企業(yè)應(yīng)建立一個內(nèi)部存貨管理計算機系統(tǒng)對企業(yè)的倉儲物資進行管理。每月末，倉庫部門根據(jù)內(nèi)存貨管理系統(tǒng)對現(xiàn)有存貨的數(shù)量編制下月度的存貨采購計劃。

⑶采購計劃復(fù)核

倉庫部門編制的采購計劃需經(jīng)過成本經(jīng)理的確認，成本經(jīng)理接單后需將采購計劃的進度與酒店日常消耗以及最低訂貨點和最佳訂貨量的要求相比較，符合采購要求便簽字,從而進一步審核,避免過多的采購物資。

⑷報價

采購部根據(jù)經(jīng)過批準的采購計劃，向供應(yīng)商名單中供應(yīng)商詢價，并將詢價結(jié)果輸入系統(tǒng),大連福佳新天地酒店式自助公寓。

⑸價格審查

內(nèi)部采購審查人員審查供應(yīng)商的報價是否合理。如果發(fā)現(xiàn)各供應(yīng)商的報價不合理，可以要求重新報價或向供應(yīng)商名單中的備用供應(yīng)商詢價。采購審查人員也可以獨立向市場詢價。

⑹采購計劃的批準

財務(wù)總監(jiān)為采購計劃的最終批準人,興隆老榕樹酒店（萬寧）。

⑺訂單

采購部根據(jù)經(jīng)過批準的月度采購計劃，在系統(tǒng)庫存到達最低訂貨點時向供應(yīng)商發(fā)出訂單，并生成標(biāo)準格式的訂單，列明貨物的數(shù)量、單價、種類、規(guī)格、交貨期要求等信息。

⑻收貨

收貨部門通過系統(tǒng)的存貨模塊，根據(jù)訂單上列明的采購物品的各種信息驗收貨物。收貨后還需出具驗收證明并將貨物交倉儲管理員進行登記。

⑼付款

存貨管理系統(tǒng)會根據(jù)存貨模塊的驗收記錄以及訂單的付款期要求自動提示應(yīng)付款清單計劃供財務(wù)部使用