第一篇：家譜：記錄中國(guó)歷史的私家檔案（大全）

譜牒探秘

Genealogy secret exploration

編輯：岳獻(xiàn)甫

家譜：記錄中國(guó)歷史的私家檔案

曉楓

在中國(guó)的史書中，由朝廷史官編纂，記錄一個(gè)朝代盛衰興亡的是國(guó)史；由地方主纂，記錄一個(gè)地區(qū)風(fēng)土沿革的是方志；而由家族纂修，記錄一個(gè)家族遷徙發(fā)展歷史的便是家譜。水有源，樹有根，中華民族向來(lái)珍重“木本水源”，尤為重視自己的祖根。而家譜就是人們尋找祖根的可靠依據(jù)，也是記錄中國(guó)歷史的私家檔案。

在中國(guó)長(zhǎng)期的歷史進(jìn)程中，作為家族記載的家譜，曾在宗法制度、官僚銓選、婚姻制度等方面起過(guò)重要作用，并且是一種影響甚廣、意義甚大的身份證明。

家譜的內(nèi)容一般是先敘述家族得姓的緣由、源流和世系，然后指明郡望、分派和遷徙的原因、始末，接著詳載所謂“恩榮”，但凡有關(guān)該家族的制誥、敕命、封賞以及該家族中所有的進(jìn)士、舉人、貢生、仕宦、征辟、封蔭、文學(xué)、武學(xué)、國(guó)學(xué)、冠帶、頂戴、旌節(jié)忠孝、耆壽等方面，無(wú)不備載。這樣，一部家譜就是一個(gè)家族的總記錄，就是該家族的發(fā)展史。家族人物的風(fēng)云變幻、宦海浮沉，家族的興盛衰落、流轉(zhuǎn)遷徙，都由家譜盡收其中。一個(gè)家族可能發(fā)展到枝大葉茂、瓜瓞綿綿，子孫散處四方、星羅棋布，但是有了家譜詳細(xì)完備的記錄，縱然天涯海角、代遠(yuǎn)宗長(zhǎng)，同宗同族的血緣親情總是隔不斷的。這就是家譜最基本的功能，即人們常說(shuō)的“敦宗睦族、凝聚血親”的功能。

中國(guó)家譜就其發(fā)展進(jìn)程而言，至少?gòu)闹艽呀?jīng)肇始，中經(jīng)秦漢、魏晉南北朝、唐、宋、元、明、清，歷經(jīng)三千多年。就其性質(zhì)而言，有唐以前以官修為主，有宋以后多為私修。各個(gè)朝代、各個(gè)歷史時(shí)期都編有各具特色和性質(zhì)不同的家譜，它們有著不同的功能和鮮明的時(shí)代印記。

中國(guó)家譜保存至今的多為清代和民國(guó)時(shí)期的，這些家譜約占全部數(shù)量的近90%。就這部分現(xiàn)存家譜來(lái)看，盡管其編纂形式有所不同，編纂體例有詳有略，記載范圍有大有小，記載內(nèi)容有多有少，編修重點(diǎn)各有側(cè)重，但其格式基本上是相同的、統(tǒng)一的，是有章可循的。一部體例完整的家譜，大致有以下各項(xiàng)內(nèi)容：

1.譜名 一般統(tǒng)稱家譜、宗譜、族譜，又有家乘、世譜、統(tǒng)譜、支譜、合譜、聯(lián)宗譜、大成譜、房譜等名目，也有的稱作譜傳、真譜、淵源錄、源流考、清芬錄、世典、世牒、世恩錄、故譜、譜圖、族系、族講、系譜、私譜、石譜、本書、大同譜、鄉(xiāng)賢錄、傳芳集、家傳簿、先德傳、譜志略、家譜匯編、家模匯編等?？芍^名目繁多。

2.譜序 一部稍具規(guī)模的家譜，卷首一定會(huì)有一篇至十幾篇不等的序文，它是每部家譜不可缺少的內(nèi)容之一。譜序包括新序、舊序、特邀族外高官名流撰寫的客序、跋語(yǔ)等，有些內(nèi)容含有關(guān)于該姓族源流的考證內(nèi)容。

3.譜例 亦稱凡例，主要是闡述家譜的纂修原則和體例。一般而言，一些家譜在每一次續(xù)修時(shí)都會(huì)訂出若干條適合社會(huì)潮流與需要的規(guī)則，以作為修譜時(shí)所要遵循的原則。

4.譜論 有些家譜專門辟有譜論一章，專收先賢的譜說(shuō)、譜論、譜議和古代經(jīng)典中的有關(guān)論述，對(duì)修譜的作用、功能、意義、歷史以及原理、方法等加以發(fā)明和闡述，是研究譜學(xué)的寶貴資料。

5.恩榮錄 主要收錄歷代皇帝(或朝廷）對(duì)其家族成員的敕書、詔命、賜字、賜匾、賜詩(shī)、賜聯(lián)、御謚文、御制碑文以及地方官府的贈(zèng)諭文字等，以顯示和炫耀該家族成員在歷史上的勛功偉業(yè)、道德懿行，同時(shí)反映其家族的社會(huì)地位和身份。

6.遺像、像贊 收錄本家族中歷代英賢、重要人物和祖先的圖像資料，一般為正面是遺像，背面是像贊。

7.姓氏源流考述 中國(guó)家譜素來(lái)有“敘本系，述始封”的傳統(tǒng)，明清以來(lái)許多家譜都有記述姓氏源流的章節(jié)。主要內(nèi)容包括姓氏來(lái)源、家族的發(fā)展播遷，歷史郡望和堂號(hào)，始祖、開基始祖、世派流變，以及各支派間的關(guān)系以至改姓原委等。

8.家法族規(guī) 由宗族成員共同制定的、用以約束和教化族人的家法家規(guī)，是家譜的重要組成部分。其名稱各異，種類很多，諸如家規(guī)、家訓(xùn)、家約、家戒、家禮、家典、家儀、家條、族約、祠規(guī)、祠約、規(guī)范、規(guī)條、規(guī)矩、條規(guī)、戒諭等。

9.祠堂 記載本宗族祠堂修建始末，介紹祠堂的地理位置和建筑結(jié)構(gòu)布局，收錄建祠捐資人名字和祠堂中有關(guān)的碑文、祠聯(lián)、祠匾、祠堂圖，記錄祠堂內(nèi)神位世次、配享、附享、祭祀情況等。

10.五服圖 又稱服制圖。所謂“五服”，是指古代喪服制度中的五種服色，即斬衰、齊衰、大功、小功、緦麻。喪服是根據(jù)生者與死者的遠(yuǎn)近親疏關(guān)系而穿著的一種服飾。因“五服”本身就表明生者與死者的親疏遠(yuǎn)近關(guān)系，同時(shí)又表明與死者有關(guān)系的生者與生者之間的遠(yuǎn)近親疏關(guān)系，所以不僅在執(zhí)行喪禮時(shí)要用到，而且在執(zhí)行家族事務(wù)及執(zhí)行法律時(shí)也必須涉及，所以家譜中一般都載有五服圖。

11.世系

這是家譜中的主體部分，又稱為世系圖、世系考、世系記、血脈譜等。世系是所有家譜的基本內(nèi)容，因而成為家譜區(qū)別于正史、地方志的最明顯的標(biāo)志。世系主要以圖、表兩種方式表述。世系表除北宋歐陽(yáng)修、蘇洵所發(fā)明的歐式圖譜和蘇式圖譜外，還有兩種形式比較常見：（1）寶塔式圖譜（俗稱吊線圖）：這一圖式究系何人、何時(shí)所創(chuàng)，已無(wú)法確考，不過(guò)至遲在南宋時(shí)已經(jīng)出現(xiàn)，因此很可能是北宋時(shí)期的產(chǎn)物。（2）牒記式圖譜：其特點(diǎn)是分別按世代以文字?jǐn)⑹鱿热说氖论E。既不用線條，也不用圖表。

12.傳記

家譜中的傳記又有行狀、行述、行實(shí)、事狀、志略等稱謂。其內(nèi)容包括壽文、賀序、墓志、祭文以及抄自史傳中的資料，主要載錄家族成員中“方行可書”的“忠臣孝子”、“節(jié)婦義夫”的事跡和生平資料。

13.譜系本記

譜系本記也稱作世序、世系錄、先世考等，主要內(nèi)容與世系部分大致相同，記載本族成員的簡(jiǎn)況，包括本人名諱、父名諱、排行、字號(hào)、生卒年月、壽數(shù)等。

14.族產(chǎn)

記錄家族、宗族的集體財(cái)產(chǎn)，如祀田、墳地、義莊、學(xué)田、義塾、山林、房屋等。15.契據(jù)文約

收錄和族產(chǎn)有關(guān)的契據(jù)文約、管理制度以及宗族、家族內(nèi)部關(guān)于承嗣、婚姻、分財(cái)產(chǎn)等的文書及契約。

16.墳塋 記載族中公共墳地的情況，包括墓地圖、墳向、祖墳及各支派墓地分布等。17.名跡錄 記載與本族或本姓名人有關(guān)的山水橋梁、亭臺(tái)堂舍、庵寺書院等歷史遺跡。18.任宦記 記載族中成員歷代官宦人物，其內(nèi)容與傳記部分大致相同，包括履歷、科第、政績(jī)、功勛、著作、學(xué)說(shuō)等。

19.年譜 按照年代時(shí)間順序記載一個(gè)人生平事跡的一種體裁。

20.藝文 收錄家族、宗族成員的著述，包括奏疏、殿試文、萬(wàn)言策、詩(shī)詞和各式文章等。21.字輩譜 又稱派語(yǔ)、派行詩(shī)、行第、派引、排行等，是專門編制用作族人姓名排行的字語(yǔ)。

22.領(lǐng)譜字號(hào) 族譜修成后，按規(guī)定不許外傳或丟失、損壞。為此，在派發(fā)給族中成員前，對(duì)每部譜都編出號(hào)碼，以備定期查詢。

23.續(xù)后篇 家譜修畢，專門留空白紙數(shù)頁(yè)，留待后世子孫續(xù)增，以示綿延不絕，又稱“余慶錄”。

24.纂修、捐資人名 記載編纂者和捐款助修家譜成員的名單。

以上是家譜的基本格式。一部家譜也許不可能將上述基本格式全部用到，但其中的主要部分如譜序、凡例、世系、傳記、家規(guī)、藝文、字輩譜等肯定會(huì)有。家譜也正是憑借這些內(nèi)容，將家族的歷史淵源、遷徙情況、歷代英賢等資料保存下來(lái)，并流傳后世。

一部完整的家譜就是一個(gè)宗族或家族繁衍發(fā)展歷史的文字記錄，它是一部宗族、家族的百科全書。通過(guò)家譜，我們可以了解到該家族的歷史沿革、人口繁衍、居地變遷、婚姻狀況，以及該家族成員在歷史上的政治、經(jīng)濟(jì)、文化教育情況，還可以了解我國(guó)古代民間的喪葬、禮祭、家規(guī)等典章制度和家風(fēng)、生活習(xí)俗等。而家譜也正是將這些內(nèi)容以書、圖、志、表、史的形式記錄下來(lái)，可補(bǔ)正史之缺漏，使之成為可與正史與方志相媲美的又一文史寶庫(kù)。

第二篇：記錄檔案

質(zhì)量管理部

一、文件管理檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

1、現(xiàn)行文件目錄；

2、所有文件原件和一套存檔拷貝件(受控鮮章)分開存放，并按文件編碼分類排列；

3、文件發(fā)放記錄、關(guān)鍵文件會(huì)稿記錄(如：文件管理程序、物料管理、供應(yīng)商管理、退貨等涉及部門多和規(guī)定范圍廣的文件)；

4、文件變更臺(tái)帳和變更記錄；

5、過(guò)時(shí)、作廢文件回收、銷毀記錄，過(guò)時(shí)、作廢文件原件加蓋過(guò)時(shí)、作廢印章并與現(xiàn)行文件原件分開存放。

二、質(zhì)量檔案：按《產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理規(guī)程》執(zhí)行，包括各品種生產(chǎn)批件。負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

三、培訓(xùn)檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量部

1、公司培訓(xùn)檔案i.培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施情況(培訓(xùn)臺(tái)帳)ii.每次培訓(xùn)簽到表和培訓(xùn)教材(若為書本或文件可不收集)iii.培訓(xùn)空白考卷(考試可為培訓(xùn)一次考一次，也可為培訓(xùn)一階段考核一次，但文件培訓(xùn)必須在其生效日期前完成。

2、個(gè)人培訓(xùn)檔案i.員工培訓(xùn)卡、考核試卷或其他方式的培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)記錄ii.外出培訓(xùn)總結(jié)、證明iii.培訓(xùn)合格上崗證明、不合格調(diào)崗證明iv.每人一檔，企業(yè)分層次對(duì)全員培訓(xùn)。容易遺漏總經(jīng)理、清潔工、機(jī)修等。v.具體崗位培訓(xùn)要求可參見《培訓(xùn)計(jì)劃》樣本。

四、供應(yīng)商檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

a)合格供應(yīng)商清單；

b)合格供應(yīng)商資料按相應(yīng)供應(yīng)商的管理程序執(zhí)行，注意原輔料標(biāo)準(zhǔn)和許可證、內(nèi)包材注冊(cè)證、進(jìn)口注冊(cè)證等證件的效期和加蓋企業(yè)鮮章。

c)特別注意經(jīng)營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍，不能購(gòu)買超范圍經(jīng)營(yíng)的物料。從經(jīng)營(yíng)企業(yè)購(gòu)進(jìn)物料需收集相關(guān)購(gòu)進(jìn)渠道資料加蓋生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營(yíng)企業(yè)鮮章。

d)非藥典、部頒品種的輔料與內(nèi)包材在對(duì)方提供全檢報(bào)告書的情況下可不全檢，要求供方提供全檢報(bào)告書，最好當(dāng)批。

五、驗(yàn)證檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

1、驗(yàn)證領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組成立文件

2、驗(yàn)證計(jì)劃、驗(yàn)證方案、驗(yàn)證臺(tái)帳

3、驗(yàn)證報(bào)告：包括驗(yàn)證結(jié)論、驗(yàn)證數(shù)據(jù)、評(píng)價(jià)和建議。

六、物料、成品批檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

1、檢驗(yàn)記錄、報(bào)告；

2、批生產(chǎn)記錄、審核放行記錄；

3、其他各種檢驗(yàn)臺(tái)帳和記錄。

4、委托檢驗(yàn)藥監(jiān)局批件、委托檢驗(yàn)協(xié)議、對(duì)方計(jì)量證書或GMP證書

七、留樣穩(wěn)定性檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部成品留樣觀察登記、檢驗(yàn)記錄、結(jié)果匯總表、觀察總結(jié)；留樣品帳卡，要求帳卡物一致。

八 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

1、純化水定期監(jiān)測(cè)記錄、報(bào)告、臺(tái)帳，管路、儲(chǔ)罐清洗滅菌記錄、驗(yàn)證報(bào)告等。

2、潔凈區(qū)(室)企業(yè)自己的監(jiān)測(cè)程序、定期監(jiān)測(cè)記錄、報(bào)告、臺(tái)帳和監(jiān)測(cè)儀器的使用記錄

九、質(zhì)量查詢、用戶投訴及不良反應(yīng)處理記錄。

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

十、自檢檔案：自檢計(jì)劃、自檢記錄、報(bào)告、整改措施的落實(shí)完成情況

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

十一 產(chǎn)品質(zhì)量回顧方案及報(bào)告

十二 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、目錄

十三、偏差記錄及臺(tái)賬

十四 變更控制

設(shè)備變更臺(tái)賬、物料供應(yīng)商變更臺(tái)賬、包材變更臺(tái)賬

QC 檢驗(yàn)中心

檢驗(yàn)臺(tái)帳

檢驗(yàn)結(jié)果超標(biāo)調(diào)查記錄

接收試劑、試液、培養(yǎng)基記錄

試液配制記錄

標(biāo)準(zhǔn)液、滴定液標(biāo)化記錄

培養(yǎng)基適用性檢查記錄及使用記錄

檢定菌保存、傳代、使用、銷毀操作規(guī)程和記錄

取樣記錄、檢查記錄、檢驗(yàn)記錄

檢驗(yàn)設(shè)備使用日志

純化水定期監(jiān)測(cè)記錄、報(bào)告、臺(tái)帳，管路、儲(chǔ)罐清洗滅菌記錄、驗(yàn)證報(bào)告等。

潔凈區(qū)(室)企業(yè)自己的監(jiān)測(cè)程序、定期監(jiān)測(cè)記錄、報(bào)告、臺(tái)帳和監(jiān)測(cè)儀器的使用記錄

物料管理部

一、入庫(kù)總賬及記錄

物料入庫(kù)驗(yàn)收記錄

物料入庫(kù)總賬

物料貨位卡

標(biāo)簽及印刷品包裝材料銷毀記錄

中藥材在庫(kù)養(yǎng)護(hù)記錄表

成品入庫(kù)驗(yàn)收記錄

成品在庫(kù)養(yǎng)護(hù)檢查記錄

產(chǎn)品發(fā)運(yùn)記錄

產(chǎn)品發(fā)運(yùn)合箱記錄

物料（干浸膏）入庫(kù)驗(yàn)收記錄及總賬

負(fù)責(zé)部門：物料管理部

二、退貨處理臺(tái)帳、記錄。

三、印包檔案

負(fù)責(zé)部門：物料管理部

1、印刷包材藥監(jiān)部門批件；

2、供應(yīng)商印刷前彩稿（或墨稿）的QA簽字審核件；

3、標(biāo)準(zhǔn)樣張：

1）.包材實(shí)樣經(jīng)QA簽字蓋章后按文件分發(fā)并記錄，舊版本除標(biāo)識(shí)后留檔一份外回收并銷毀記錄。

2）.QA制作分發(fā)：QA、QC、采購(gòu)、庫(kù)房、車間各一份，作為采購(gòu)、驗(yàn)收、檢驗(yàn)、使用的標(biāo)準(zhǔn)；

設(shè)備工程部

一、設(shè)備儀器檔案

負(fù)責(zé)部門：設(shè)備工程部設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、關(guān)鍵大型設(shè)備選型報(bào)告(補(bǔ))設(shè)備隨機(jī)資料(說(shuō)明書、圖紙、裝箱單、備品備件清單、合格證、材質(zhì)證明等)3 設(shè)備使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄設(shè)備驗(yàn)證報(bào)告

二、材質(zhì)證明

負(fù)責(zé)部門：設(shè)備工程部純化水貯罐、管道、閥門、取樣閥、泵等的不銹鋼材質(zhì)證明，過(guò)濾器的材質(zhì)證明；2 與藥品直接接觸的設(shè)備內(nèi)表面、貯罐和藥液輸送管路的不銹鋼材質(zhì)證明；潔凈工作服、潔凈區(qū)清潔工具不脫落纖維、不產(chǎn)生靜電的材質(zhì)證明（辦公室負(fù)責(zé)）。

三、計(jì)量檔案

負(fù)責(zé)部門：設(shè)備工程部

1、計(jì)量組織機(jī)構(gòu)職責(zé)和管理見計(jì)量管理程序

2、計(jì)量管理員證書；另建議QC有人取得玻璃器皿檢定證書，可自行檢定除標(biāo)配玻璃器皿外的玻璃器皿。

3、計(jì)量器具臺(tái)帳

4、計(jì)量檢定計(jì)劃和檢定臺(tái)帳、檢定證書

5、現(xiàn)場(chǎng)計(jì)量器具計(jì)量標(biāo)識(shí)

四 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案

負(fù)責(zé)部門：質(zhì)量管理部

1、環(huán)保合格證書、消防合格證書

2、潔凈區(qū)省市所測(cè)試報(bào)告

3、飲用水用水點(diǎn)每年一次的防疫站全檢合格報(bào)告

4、空氣凈化系統(tǒng)過(guò)濾器清洗更換記錄等、空調(diào)運(yùn)行記錄等、純化水制備記錄等、壓縮空氣過(guò)濾器更換記錄、空壓機(jī)運(yùn)行記錄

五、圖紙：設(shè)法取得圖紙的電子版本，便于以后制作申報(bào)資料。

負(fù)責(zé)部門：設(shè)備工程部廠區(qū)平面布局圖(包括周圍環(huán)境)、廠房布局圖（工藝布局、凈化級(jí)別、人流物流、緩沖）、倉(cāng)貯區(qū)布局圖、質(zhì)量檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室布局圖）?？照{(diào)凈化系統(tǒng)圖(包括系統(tǒng)圖、送風(fēng)圖、回風(fēng)排風(fēng)圖)純化水制備系統(tǒng)圖、分配系統(tǒng)圖；壓縮空氣系統(tǒng)圖。

六 預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃及實(shí)施記錄

七、其他

設(shè)備一覽表

檢驗(yàn)設(shè)備一覽表

生產(chǎn)用模具的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、維護(hù)、發(fā)放及報(bào)廢記錄

鍋爐運(yùn)行記錄、鍋爐軟化水記錄等

生產(chǎn)管理部

批生產(chǎn)記錄

批包裝記錄

批生產(chǎn)記錄審核記錄

批次產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)

設(shè)備使用日志

溫濕度記錄

壓差記錄

模具使用記錄

潔凈區(qū)清潔、消毒記錄，工作服收發(fā)、洗滌記錄

工作服、工作鞋編號(hào)記錄

生產(chǎn)車間外來(lái)人員出入管理登記表 清潔劑與消毒劑配制與使用記錄 衛(wèi)生工具清潔（消毒）記錄

生產(chǎn)用容器具清潔（消毒）記錄 廠房設(shè)施清潔記錄

批生產(chǎn)記錄（空白）發(fā)放記錄

第三篇：檔案執(zhí)法檢查情況記錄

檔案執(zhí)法檢查情況記錄

時(shí)間：被檢查單位：

基本情況及存在問(wèn)題：檔案執(zhí)法人員（簽字）：被檢查單位（簽字）：

年月日年月日

第四篇：記錄(檔案)管理程序

記錄（檔案）管理程序 目的

對(duì)各類質(zhì)量活動(dòng)記錄進(jìn)行有效控制，保證檔案的完整性和規(guī)范性。2 范圍

適用于本中心檢驗(yàn)工作質(zhì)量記錄的整理、保存和借閱，不適用于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理。3 編寫依據(jù)

本中心《質(zhì)量手冊(cè)》

《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》 4 職責(zé)

4.1 辦公室負(fù)責(zé)以下檔案資料管理：

a.質(zhì)量體系文件以及審核和評(píng)審（含比對(duì)實(shí)驗(yàn)和能力驗(yàn)證）等質(zhì)量保證活動(dòng)記錄，申訴、投訴處理檔案資料；

b.檢驗(yàn)報(bào)告副本、檢驗(yàn)原始記錄、送檢單及檢驗(yàn)報(bào)告?zhèn)浞蒈洷P（以上資料由檢驗(yàn)科室負(fù)責(zé)整理，定期上交辦公室）；

c.開展新檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)分包的申請(qǐng)書及其調(diào)研、評(píng)審全部質(zhì)量記錄； d.標(biāo)準(zhǔn)文本和技術(shù)文件、被采用的技術(shù)文獻(xiàn)以及委托方提供的技術(shù)資料； e.檢驗(yàn)檢驗(yàn)人員專業(yè)技術(shù)業(yè)績(jī)檔案；f.計(jì)量認(rèn)證資料； g.儀器設(shè)備檔案。

4.2 辦公室檔案室負(fù)責(zé)以下檔案資料的管理： a.全中心人員技術(shù)檔案；

b.實(shí)驗(yàn)室建筑設(shè)計(jì)圖紙資料；

c.建制文件（包括人員任命和聘任文件）； d.法律、法規(guī)；

e.上級(jí)文件和會(huì)議、交流文件。

4.3 各檢驗(yàn)科室負(fù)責(zé)以下檔案資料的管理： a.各種申請(qǐng)、登記、記錄表格； b.中心內(nèi)外文件。

4.4 其他各科室負(fù)責(zé)以下資料的管理： a.各種申請(qǐng)、登記、記錄表格； b.中心內(nèi)外文件。5 工作程序

5.1 各科室檔案管理工作應(yīng)派專人負(fù)責(zé)。檔案管理員應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，責(zé)任心強(qiáng)，切實(shí)做好檔案資料的管理工作。5.2 檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、登記、造冊(cè)，存放位置固定，做到檔案清晰明了，查閱方便。

5.3 建立嚴(yán)格的檔案資料借閱制度，一般情況下，檔案資料應(yīng)在資料室內(nèi)查閱。如需要借閱時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并明確規(guī)定歸還日期和檔案資料外借期間的保管責(zé)任。

5.4 檔案資料需保密的，應(yīng)嚴(yán)格遵守執(zhí)行我中心為用戶保密的聲明，保護(hù)委托單位的利益。

5.5.檢驗(yàn)報(bào)告一般情況下不準(zhǔn)外單位人員查閱，確實(shí)需要查閱時(shí)（不包括委托方要求保密的檢驗(yàn)報(bào)告），應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人、簽字批準(zhǔn)后方可在辦公室資料室內(nèi)查閱。

5.6 檔案室、資料室應(yīng)滿足檔案保存條件，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，并加強(qiáng)防蛀、防潮、防盜、防鼠工作，保證檔案室資料的安全

5.7 檔案資料管理員應(yīng)定期對(duì)保存的檔案資料按照不同檔案的存檔年限進(jìn)行清查，并分類造冊(cè)。已過(guò)存檔期的檔案資料由檔案管理員提出申請(qǐng)辦理銷毀手續(xù)，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)，并詳細(xì)記錄。記錄表格

*****-GSWJ-CXBG-018 檔案資料登記表 *****-GSWJ-CXBG-019 *****-GSWJ-CXBG-020

檔案資料借閱登記表 檔案資料銷毀申請(qǐng)表

第五篇：記錄和檔案管理程序

記錄和檔案管理程序 目的

為對(duì)與檢測(cè)過(guò)程相關(guān)的記錄和質(zhì)量體系運(yùn)行記錄進(jìn)行控制，保證對(duì)檢測(cè)活動(dòng)的復(fù)現(xiàn)、驗(yàn)證和追溯，確保記錄（檔案）的安全，制定本程序。范圍

適用于本試驗(yàn)室各種檢測(cè)記錄、質(zhì)量記錄和檔案的管理。職責(zé)

3.1 試驗(yàn)室辦公室負(fù)責(zé)對(duì)記錄實(shí)施總體控制，并負(fù)責(zé)做好試驗(yàn)室記錄的控制和管理。

3.2 試驗(yàn)室辦公室負(fù)責(zé)做好本試驗(yàn)室記錄的控制和管理。試驗(yàn)室質(zhì)量監(jiān)督員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查執(zhí)行。

3.3 所有檢測(cè)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行試驗(yàn)室的記錄制度，質(zhì)檢工程師負(fù)責(zé)與檢測(cè)過(guò)程相關(guān)的記錄的標(biāo)識(shí)、管理和歸檔。

3.4 檔案管理員負(fù)責(zé)歸檔的記錄的保存、保護(hù)、檢索和處置，協(xié)助做好檔案的保密工作。程序內(nèi)容

4.1 記錄的分類與格式

4.1.1與檢測(cè)過(guò)程相關(guān)的記錄為技術(shù)記錄，主要包括抽樣（當(dāng)參與抽樣時(shí)）、樣品接收和處置、樣品的準(zhǔn)備和原始觀測(cè)記錄，儀器設(shè)備購(gòu)置、自校和使用記錄，檢測(cè)過(guò)程、計(jì)算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)記錄，出具證書（報(bào)告）記錄，不合格品處置記錄。試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)承檢產(chǎn)品或項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范制定出原始檢測(cè)記錄的格式。

4.1.2質(zhì)量管理體系運(yùn)行中形成的記錄為質(zhì)量記錄，主要包括內(nèi)審、管理評(píng)審、體系運(yùn)行檢查、文件收發(fā)、反饋與糾正預(yù)防措施、抱怨處理、人員培訓(xùn)、體系改進(jìn)運(yùn)行等。質(zhì)量記錄格式由中心質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織制定。4.2 記錄的填寫與更改

4.2.1所有的檢測(cè)原始記錄應(yīng)按規(guī)定的記錄格式真實(shí)、及時(shí)、完整地填寫，書寫時(shí)應(yīng)用黑（或藍(lán)黑）墨水筆填寫，野外試驗(yàn)檢測(cè)記錄可以用鉛筆填寫。4.2.2填寫記錄應(yīng)字跡清晰、易于識(shí)別，并不得隨意涂改。當(dāng)記錄中出現(xiàn)錯(cuò)誤確需修改時(shí)，應(yīng)在其上劃兩條水平線，在旁邊標(biāo)上正確數(shù)據(jù)，并加蓋更改人印章。4.2.3所有的檢測(cè)原始記錄中均應(yīng)包括檢測(cè)人員和校核人員的簽字。

4.2.4對(duì)計(jì)算機(jī)采集的原始記錄應(yīng)避免原始數(shù)據(jù)丟失或變動(dòng)，記錄的更改必須由原記錄者更改，其他人一律無(wú)權(quán)更改。

4.2.5記錄可以是各種載體形式，如紙張、電子媒體、膠片等，在電子媒體或膠片上的記錄必須有相應(yīng)的原始記錄資料備份。4.3 記錄的保存

4.3.1管理評(píng)審、內(nèi)部審核的相關(guān)記錄保存期不少于5年。

4.3.2檢測(cè)人員、質(zhì)量管理人員、內(nèi)部審核人員的培訓(xùn)和考核等記錄保存期不少于3年，對(duì)技術(shù)人員的技術(shù)檔案則應(yīng)長(zhǎng)期保存。

4.3.3抱怨處理記錄、不合格品處置記錄、文件控制記錄等，保存期不少于5年。

4.3.4檢測(cè)原始記錄、儀器設(shè)備運(yùn)行檢查記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)記錄等，保存期不少于10年。

4.3.5 委托檢測(cè)的檢測(cè)報(bào)告保存期不少于10年。監(jiān)督檢測(cè)的原始記錄和報(bào)告副本等的保存期不少于5年。

4.3.6

服務(wù)和供應(yīng)品的采購(gòu)記錄、實(shí)驗(yàn)室的環(huán)境維護(hù)記錄，保存期為5年。4.3.7

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程規(guī)范等外來(lái)文件保存期根據(jù)其性質(zhì)確定。

4.3.8 儀器設(shè)備檢定/校準(zhǔn)或自校證書原件、儀器設(shè)備檔案記錄、儀器設(shè)備維護(hù)記錄應(yīng)保存至該儀器設(shè)備報(bào)廢或注銷。

4.3.9 當(dāng)記錄有追溯性意義或?qū)ぷ鞲倪M(jìn)有參考價(jià)值或作為修改質(zhì)量體系文件依據(jù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步延長(zhǎng)其保存期限。4.4 記錄的管理

4.4.1試驗(yàn)室設(shè)有工程質(zhì)量檢測(cè)檔案專柜。記錄經(jīng)整理編目后，及時(shí)交檔案管理人員存檔，并認(rèn)真履行交接手續(xù)。

4.4.2 存檔的記錄未履行審批手續(xù)不得查閱。

4.4.3 存放記錄的場(chǎng)所應(yīng)干燥整潔，具有防盜、防火設(shè)施，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易燃易爆物品；外來(lái)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。

4.4.4 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)登記存檔記錄，以方便檢索查閱。4.5 記錄的借閱和復(fù)制

4.5.1 因工作需要借閱和復(fù)制記錄須經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.5.2 外單位人員一般不得借閱和復(fù)制記錄，確因需要須經(jīng)主任批準(zhǔn)。4.5.3 借閱、復(fù)制記錄應(yīng)辦理登記手續(xù)，借閱人不得泄密和轉(zhuǎn)移借閱，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時(shí)交還管理人員，并辦理注銷手續(xù)。4.6 記錄的保密

4.6.1 記錄應(yīng)存放在指定場(chǎng)所，并采取保密措施。

4.6.2 借閱人員未經(jīng)許可不得復(fù)制、摘抄或?qū)⒂涗泿щx指定場(chǎng)所，不得查閱其他無(wú)關(guān)記錄。4.7 記錄的銷毀

保存的記錄如超過(guò)保存期，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)中心質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，報(bào)中心主任批準(zhǔn)，由管理人員執(zhí)行銷毀。相關(guān)文件

(1)《保護(hù)委托人機(jī)密信息和所有權(quán)程序》CRSRI-CX-01-2004(2)《文件的控制和維護(hù)程序》CRSRI-CX-02-2004