第一篇：OA系統(tǒng)立項報告

商派網(wǎng)絡(luò)OA項目立項匯報材料

OA項目立項匯報

一、協(xié)同辦公(OA)的定義：

辦公自動化通俗的理解為無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)化辦公、電子化辦公，本意為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

辦公自動化解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，提供企業(yè)決策依據(jù)，是提高企事業(yè)分子公司整體運轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

二、目前商派網(wǎng)絡(luò)辦公現(xiàn)狀分析：

（1）網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低。

基于商派網(wǎng)絡(luò)與下屬各子公司異地辦公特點，商派網(wǎng)絡(luò)在行政辦公方面所使用的技術(shù)手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式，工作效率非常低下，并且使得部門之間聯(lián)系溝通不夠順暢，企業(yè)內(nèi)部形成了一個個信息孤島。商派網(wǎng)絡(luò)向子公司傳達文件花費一整天甚至幾天時間的現(xiàn)象十分普遍，遇到需要下屬子公司反饋（如匯報數(shù)據(jù)等）的工作，則周期比較長，且容易出現(xiàn)差錯，對人力資源應(yīng)用造成極大浪費，商派網(wǎng)絡(luò)公司和各子公司利用信息技術(shù)革新辦公方式的呼吁十分強烈。因此為了提升商派網(wǎng)絡(luò)管理，促進商派網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，需要建設(shè)一套符合上海某商派網(wǎng)絡(luò)公司股份自身特點的辦公自動化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破地域時空的限制，實現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)與各分子公司、各部門跨地域、高時效地協(xié)同工作。

（2）文件歸檔、存儲與檢索差，安全無保證

目前公司的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲基本沒有管理，很多文件在部門或個人郵箱存儲，歸檔基本依賴行政部門進行，不便查詢使用，一旦發(fā)生人員變動，就可能造成損失。文件的權(quán)限（修改、閱讀、打印、保存等）沒有任何保護，每個能接觸文件的人員都可完全擁有所有權(quán)限，且對文件的操作沒有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過郵件傳送出去。如果沒有發(fā)生重大泄密事件，完全僅依賴于員工的品質(zhì)是目前并不可靠的技術(shù)保障。

（3）辦公過程中制度、流程理解不清晰導(dǎo)致工作失誤增多，工作量增大。

領(lǐng)導(dǎo)出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環(huán)節(jié)多的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規(guī)范化，提高事務(wù)處理的效率是辦公過程中急需解決的問題。

（4）辦公過程中商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司信息不對稱矛盾突出

由于異地辦公，如何有效解決商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司集中管理與分散經(jīng)營的矛盾，商派網(wǎng)絡(luò)OA項目立項匯報材料

集中管理導(dǎo)致分子公司積極性降低，部分決策權(quán)下放又導(dǎo)致商派網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督控制力度較以前大為削弱。如何有效監(jiān)控下屬企業(yè)規(guī)范化運作又充分結(jié)合部分授權(quán)管理調(diào)動分子公司積極性需要信息化來支撐。同時商派網(wǎng)絡(luò)總部的各個部門之間，總部相關(guān)部門與各公司之間的溝通、交流存在一定的障礙和效能的問題。

（5）領(lǐng)導(dǎo)辦公缺乏決策支持

手工報表使得信息采集、處理不夠全面，無法為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)、快速的依據(jù)

三、商派網(wǎng)絡(luò)實施辦公自動化建設(shè)的目標分析：

根據(jù)商派網(wǎng)絡(luò)公司戰(zhàn)略、商派網(wǎng)絡(luò)公司發(fā)展現(xiàn)狀及國內(nèi)外市場環(huán)境，公司需要通過信息化來解決當前的管理層缺乏有效的決策支持信息，目前信息化在財務(wù)方面已經(jīng)實施了金蝶K3系統(tǒng)，解決了財務(wù)為核心的問題，但是還缺少以人為核心、對人的行為過程進行管理的系統(tǒng)，管理層難以通過現(xiàn)有的系統(tǒng)實現(xiàn)對管理思想和制度的貫徹、信息孤島等問題；OA辦公管理系統(tǒng)作為整個商派網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)的試點項目，力求實現(xiàn)打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島、使公司內(nèi)部的有效信息結(jié)構(gòu)化、提高員工工作效率。

建議與知名OA供應(yīng)商合作，在合理的時間和成本約束下，高質(zhì)量地完成本項目需求，本項目需求建議可以為如下內(nèi)容：

? 以人為核心，數(shù)據(jù)從上而下透視的權(quán)限管控平臺：構(gòu)建管理過程顯性化、員工工作痕跡顯性化的平臺。商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)崗位權(quán)限自上而下透視組織內(nèi)任何宏觀和微觀的數(shù)據(jù)。如：商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)找到某個員工時，該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。如：目前的計劃任務(wù)完成情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情況，手頭負責(zé)的辦公資產(chǎn)情況，負責(zé)的客戶、項目情況，在公司的預(yù)算收支情況等，從而對以人為核心的績效考核提供客觀數(shù)據(jù)支持。? 打造高效的制度化執(zhí)行平臺：制度電子化，流程規(guī)范化、標準化，提升商派網(wǎng)絡(luò)整體執(zhí)行力。在軟性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通過工作流程的圖形化和表格化的操作模式，為所有員工提供更清晰的運作流程，從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運作，繼而提高制度的執(zhí)行效果。同時管理流程執(zhí)行過程中，每個環(huán)節(jié)、部門、人員出現(xiàn)工作滯留，都會被系統(tǒng)真實的記錄和反映。通過對系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析，最終達到優(yōu)化流程的目的。通過流程優(yōu)化，減少商派網(wǎng)絡(luò)辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動、等待時間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量，在解決協(xié)同工作和信息共享的同時，實現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價值； ? 移動辦公平臺：基于公司移動辦公的需要，實現(xiàn)手機網(wǎng)上審批、遠程異地辦公的功能。移動辦公改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公。? 信息發(fā)布平臺: 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。? 協(xié)同工作平臺: 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸

商派網(wǎng)絡(luò)OA項目立項匯報材料

縮小，提高企業(yè)團隊化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力，并沉淀工作中的溝通信息。

? 公文流轉(zhuǎn)平臺: 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。? 信息門戶平臺：構(gòu)建商派網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一的信息訪問入口和信息統(tǒng)一管理的平臺，員工可以通過門戶根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息，以及進行各種知識的交流和儲存等。同時信息自動按照崗位權(quán)限推送到商派網(wǎng)絡(luò)的門戶，分子公司門戶、部門門戶、個人門戶，同時管理層關(guān)心的信息（如系統(tǒng)自動抓取外網(wǎng)相關(guān)信息、相關(guān)數(shù)據(jù)報表、審批事宜等）自動推動到管理層門戶，方便不同層級人員對信息的利用。? 企業(yè)通信平臺: 集成或新建電子郵件系統(tǒng)和企業(yè)范圍內(nèi)的即時交流系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢。? 知識共享平臺：打破知識文檔分散存儲在不同的員工和不同的部門，根據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管理公司所有的知識文檔，沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范圍內(nèi)進行共享，提高內(nèi)部工作經(jīng)驗的分享，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)，避免員工流動帶來的企業(yè)知識流失，減少企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。? 綜合事務(wù)平臺：實現(xiàn)對商派網(wǎng)絡(luò)的辦公用品、辦公資產(chǎn)、計劃日程、會議室、車輛的動態(tài)管理。實現(xiàn)實物資產(chǎn)登記、資產(chǎn)狀態(tài)的生命周期管理、辦公資產(chǎn)的分攤、辦公資產(chǎn)費用的統(tǒng)計以及供應(yīng)商的管理。? 信息集成平臺: 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等一些企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到管理層信息門戶中，使管理層能夠通過一套系統(tǒng)即時獲取企業(yè)經(jīng)營決策數(shù)據(jù)，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。? 商派網(wǎng)絡(luò)分級分權(quán)監(jiān)控管理平臺：基于商派網(wǎng)絡(luò)多層多元化管理的特點，不同子公司的管理模式基于行業(yè)的特點需要實現(xiàn)分權(quán)管理以調(diào)動積極性，同時商派網(wǎng)絡(luò)對于全資、控股、參股分子公司的運營可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)靈活掌控方式，既可實時監(jiān)控、監(jiān)督是否按照商派網(wǎng)絡(luò)的規(guī)章制度執(zhí)行，同時又可實現(xiàn)管理運營數(shù)據(jù)報表實時上報和信息溝通傳遞。

四、OA實施組織方案：

1、需要成立專門的項目領(lǐng)導(dǎo)小組來進行項目的選型工作。

2、OA建設(shè)原則為：整體規(guī)劃、分步實施、充分考慮商派網(wǎng)絡(luò)管理的個性化和現(xiàn)有的

辦公習(xí)慣。方便領(lǐng)導(dǎo)操作和審批、報表查閱。

3、硬件網(wǎng)絡(luò)部署充分考慮現(xiàn)有的條件，不重復(fù)建設(shè)。

4、OA軟件在技術(shù)有一定的先進性，預(yù)留接口，滿足今后業(yè)務(wù)、組織的變化和需求的

擴展。

5、選擇有一定規(guī)模實力和豐富案例經(jīng)驗的知名OA廠商來進行實施工作，充分借鑒他

商派網(wǎng)絡(luò)OA項目立項匯報材料

們的成功案例經(jīng)驗，最大化降低項目風(fēng)險，最短期內(nèi)快速取得效果。

五、實施OA預(yù)期效果分析：

1、引進先進的辦公理念，提升商派網(wǎng)絡(luò)的整體辦公效率。

2、建立員工日常辦公的自助體系，提高員工辦事效率。

3、實現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)制度流程化、標準化、規(guī)范化、透明化的管理。

4、建立方便領(lǐng)導(dǎo)辦公的工作臺，方便領(lǐng)導(dǎo)對商派網(wǎng)絡(luò)以及各下屬公司各種資源的掌控和協(xié)調(diào)，以及數(shù)據(jù)報表的及時匯總。

5、建立全新的企業(yè)文化和共享型的學(xué)習(xí)型的組織，大大降低管理成本以及培訓(xùn)成本。

6、組織扁平化、實現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的信息共享、溝通、交流和協(xié)作。

第二篇：集團OA系統(tǒng)立項建設(shè)方案書

XX集團-OA系統(tǒng)立項方案書

目錄

一、XX集團目前的流程及知識管理現(xiàn)狀....................................................................................2

1.1 流程管理現(xiàn)狀...................................................................................................................2 1.2 知識管理現(xiàn)狀...................................................................................................................2

二、XX集團實施OA系統(tǒng)調(diào)研....................................................................................................3

2.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統(tǒng).............................................................................3 2.2 實施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險.................................................................................................3

三、實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn).......................................................................................................3

3.1 OA簡介..............................................................................................................................3 3.2 XX集團實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)....................................................................................4

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一...........................................................................................4 3.2.2 規(guī)范管理、有序處理...........................................................................................4 3.2.3 實時管理、提升效率...........................................................................................4 3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險...........................................................................................4

3.2.5 知識積累、經(jīng)驗分享...........................................................................................4

四、OA系統(tǒng)實施計劃....................................................................................................................5

4.1 OA系統(tǒng)選型......................................................................................................................5 4.2 OA系統(tǒng)實施計劃..............................................................................................................5 4.3 OA實施目標.......................................................................................................................5

五、其它企業(yè)OA系統(tǒng)的信息了解.............................................................錯誤！未定義書簽。

XX集團-OA系統(tǒng)立項方案書

一、XX集團目前的流程及知識管理現(xiàn)狀

1.1 流程管理現(xiàn)狀

? 流程申批信息分散：大量的流程申批通過電子郵件的發(fā)送、接收方式進行，而流程申批后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明：很多流程的申批，對于大多數(shù)員工都是不清楚如何進行的，有需要時則通過各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導(dǎo)致信息誤傳。? 信息泛濫：很多高管對于某個流程進行申批時，經(jīng)常時從一開始到流程結(jié)束的過程中收到很多郵件，導(dǎo)致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時，只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見即可，無需從開始到結(jié)束一直收到各個郵件。

1.2 知識管理現(xiàn)狀

? 經(jīng)驗得不到延續(xù)：員工流動，其工作經(jīng)驗及知識是無法移交的，往往新任同事從頭再來，效率低下；

? 知識無法積累：很多員工對企業(yè)有好的的想法和建議，可能在傳達或執(zhí)行過程中因各種原因無法延續(xù)或變了調(diào)，時間一長，往往是不了了之；

? 規(guī)章制度缺乏一致性：企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，很多規(guī)章制度在不斷完善和改進，但規(guī)章制度在傳達過程中往往缺乏及時性和一致性，造成很多重復(fù)的工作；【比如隨機抽查XX集團１０位員工，詢問公司的年假制度和辦公用品的領(lǐng)用制度，可能會得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執(zhí)行過程中得不到及時有效指導(dǎo)和監(jiān)督：高管對于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行，往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道，無法進行及時的指導(dǎo)和監(jiān)督；

XX集團-OA系統(tǒng)立項方案書

二、XX集團實施OA系統(tǒng)調(diào)研

2.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統(tǒng)

嚴格意義來講，只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。重點有四個，我們需要重視的是前面兩點。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實施的的基礎(chǔ)，也是選擇OA廠商的重要參考指標。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴張性，能滿足未來３－５年的 企業(yè)發(fā)展需求。

２、規(guī)章制度需明確

實施OA系統(tǒng)的過程中最影響進度的是各種規(guī)章制度、流程經(jīng)常變動，相信成立項目小組后，前期把需求明確后，這種經(jīng)常要變動的情況應(yīng)該比較少。

3、硬件設(shè)備

目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠

4、二次開發(fā)能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險

ＯＡ項目能否正常實施，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障項目成功的關(guān)鍵。

因為OA系統(tǒng)的實施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關(guān)鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓(xùn)、試用??在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責(zé)任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統(tǒng)，OA辦公自動化

過往的一些偏見往往認為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、XX集團-OA系統(tǒng)立項方案書

文獻檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現(xiàn)。對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言：OA是決策支持系統(tǒng)（DSS），為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，通過各種有效信息讓員工更準確、高效地工作。

3.2 XX集團實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一

基于統(tǒng)一的信息收集，所有員工在同一平臺獲取相關(guān)信息，避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差

3.2.2 規(guī)范管理、有序處理

通過統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能，使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。

3.2.3 實時管理、提升效率

管理者可通過手機或其它移動終端設(shè)備，隨時隨地登錄系統(tǒng)，管理審批事務(wù)

3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險

對于某些重要項目的進展，可進行多人協(xié)同處理，處理過程實時知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便對項目進展進行及時指導(dǎo)和批復(fù)

3.2.5 知識積累、經(jīng)驗分享

員工在長期的工作中積累的經(jīng)驗和知識，點點滴滴的匯集，形成龐大的屬于XX集團特色的知識文化，以使更多的員工理解和學(xué)習(xí)，更多好的知識與經(jīng)驗得到延續(xù)

XX集團-OA系統(tǒng)立項方案書

四、OA系統(tǒng)實施計劃

4.1 OA系統(tǒng)選型

目前市場上的OA系統(tǒng)品牌很多、價位從幾千元甚至到幾百萬元的都有，基于XX集團當前信息化建設(shè)程度、企業(yè)規(guī)模及發(fā)展戰(zhàn)略需求，選擇OA系統(tǒng)主要考慮以下幾個問題：

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統(tǒng)集成度 【結(jié)合企業(yè)目前應(yīng)用的財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、后臺數(shù)據(jù)庫的情況，選擇能與當前系統(tǒng)集成度高的產(chǎn)品】

3-產(chǎn)品側(cè)重點 【除滿足企業(yè)OA應(yīng)用需求，偏重于考慮人力資源比較完善的系統(tǒng)】 4-價格考慮 【以當前XX集團的規(guī)模及應(yīng)用情況，小型的系統(tǒng)基本不去考慮，初步定位系統(tǒng)在 20-40萬區(qū)間的產(chǎn)品】

4.2 OA系統(tǒng)實施計劃

1-現(xiàn)場交流演示：針對選型要求，初步定位2、3套產(chǎn)品，聯(lián)系廠家到XX集團現(xiàn)場與管理者、員工進行交流演示

2-明確合作產(chǎn)品、簽訂合作協(xié)議：征集員工意見，明確選型產(chǎn)品，達成共識后簽訂合作協(xié)議

3-組建內(nèi)部項目小組：OA產(chǎn)品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業(yè)務(wù)流程的改造與制訂，需成立專門的項目小組進行協(xié)同實施

4-制訂實施周期：由軟件廠商與XX集團項目小組商議后制度OA實施周期

4.3 OA實施目標

XX集團-OA系統(tǒng)立項方案書

第三篇：集團OA系統(tǒng)立項建設(shè)方案書

XX集團-OA系統(tǒng)立項方案書

目錄

一、XX集團目前的流程及知識管理現(xiàn)狀.....................21.1 流程管理現(xiàn)狀........................2

1.2 知識管理現(xiàn)狀........................2

二、XX集團實施OA系統(tǒng)調(diào)研.......................32.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統(tǒng).....................3

2.2 實施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險....................3

三、實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)..........................33.1 OA簡介............................3

3.2 XX集團實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn).....................43.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一.....................43.2.2 規(guī)范管理、有序處理.....................43.2.3 實時管理、提升效率.....................43.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險.....................43.2.5 知識積累、經(jīng)驗分享.....................4四、OA系統(tǒng)實施計劃.........................54.1 OA系統(tǒng)選型...........................5

4.2 OA系統(tǒng)實施計劃..........................5

4.3 OA實施目標............................5

五、其它企業(yè)OA系統(tǒng)的信息了解............錯誤！未定義書簽。

一、XX集團目前的流程及知識管理現(xiàn)狀

1.1 流程管理現(xiàn)狀

? 流程申批信息分散：大量的流程申批通過電子郵件的發(fā)送、接收方式進行，而流程申批

后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明：很多流程的申批，對于大多數(shù)員工都是不清楚如何進行的，有需要時則通

過各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導(dǎo)致信息誤傳。

? 信息泛濫：很多高管對于某個流程進行申批時，經(jīng)常時從一開始到流程結(jié)束的過程中收

到很多郵件，導(dǎo)致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時，只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見即可，無需從開始到結(jié)束一直收到各個郵件。

1.2 知識管理現(xiàn)狀

? 經(jīng)驗得不到延續(xù)：員工流動，其工作經(jīng)驗及知識是無法移交的，往往新任同事從頭再來，效率低下；

? 知識無法積累：很多員工對企業(yè)有好的的想法和建議，可能在傳達或執(zhí)行過程中因各種

原因無法延續(xù)或變了調(diào)，時間一長，往往是不了了之；

? 規(guī)章制度缺乏一致性：企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，很多規(guī)章制度在不斷完善和改進，但規(guī)章制

度在傳達過程中往往缺乏及時性和一致性，造成很多重復(fù)的工作；【比如隨機抽查XX集團１０位員工，詢問公司的年假制度和辦公用品的領(lǐng)用制度，可能會得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執(zhí)行過程中得不到及時有效指導(dǎo)和監(jiān)督：高管對于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行，往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道，無法進行及時的指導(dǎo)和監(jiān)督；

二、XX集團實施OA系統(tǒng)調(diào)研

2.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統(tǒng)

嚴格意義來講，只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。重點有四個，我們需要重視的是前面兩點。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實施的的基礎(chǔ)，也是選擇OA廠商的重要參考指標。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴張性，能滿足未來３－５年的 企業(yè)發(fā)展需求。

２、規(guī)章制度需明確

實施OA系統(tǒng)的過程中最影響進度的是各種規(guī)章制度、流程經(jīng)常變動，相信成立項目小組后，前期把需求明確后，這種經(jīng)常要變動的情況應(yīng)該比較少。

3、硬件設(shè)備

目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠

4、二次開發(fā)能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險

ＯＡ項目能否正常實施，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障項目成功的關(guān)鍵。

因為OA系統(tǒng)的實施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關(guān)鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓(xùn)、試用??在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責(zé)任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統(tǒng)，OA辦公自動化

過往的一些偏見往往認為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現(xiàn)。對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言：OA是決策支持系統(tǒng)（DSS），為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，通過各種有效信息讓員工更準確、高效地工作。

3.2 XX集團實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一

基于統(tǒng)一的信息收集，所有員工在同一平臺獲取相關(guān)信息，避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差

3.2.2 規(guī)范管理、有序處理

通過統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能，使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。

3.2.3 實時管理、提升效率

管理者可通過手機或其它移動終端設(shè)備，隨時隨地登錄系統(tǒng)，管理審批事務(wù)

3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險

對于某些重要項目的進展，可進行多人協(xié)同處理，處理過程實時知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便對項目進展進行及時指導(dǎo)和批復(fù)

3.2.5 知識積累、經(jīng)驗分享

員工在長期的工作中積累的經(jīng)驗和知識，點點滴滴的匯集，形成龐大的屬于XX集團特色的知識文化，以使更多的員工理解和學(xué)習(xí)，更多好的知識與經(jīng)驗得到延續(xù)

四、OA系統(tǒng)實施計劃

4.1 OA系統(tǒng)選型 目前市場上的OA系統(tǒng)品牌很多、價位從幾千元甚至到幾百萬元的都有，基于XX集團當前信息化建設(shè)程度、企業(yè)規(guī)模及發(fā)展戰(zhàn)略需求，選擇OA系統(tǒng)主要考慮以下幾個問題：

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統(tǒng)集成度 【結(jié)合企業(yè)目前應(yīng)用的財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、后臺數(shù)據(jù)庫的情況，選擇能與當前系統(tǒng)集成度高的產(chǎn)品】

3-產(chǎn)品側(cè)重點 【除滿足企業(yè)OA應(yīng)用需求，偏重于考慮人力資源比較完善的系統(tǒng)】 4-價格考慮 【以當前XX集團的規(guī)模及應(yīng)用情況，小型的系統(tǒng)基本不去考慮，初步定位系統(tǒng)在 20-40萬區(qū)間的產(chǎn)品】

4.2 OA系統(tǒng)實施計劃

1-現(xiàn)場交流演示：針對選型要求，初步定位2、3套產(chǎn)品，聯(lián)系廠家到XX集團現(xiàn)場與管

理者、員工進行交流演示

2-明確合作產(chǎn)品、簽訂合作協(xié)議：征集員工意見，明確選型產(chǎn)品，達成共識后簽訂合作協(xié)

議

3-組建內(nèi)部項目小組：OA產(chǎn)品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業(yè)務(wù)流程的改造與制訂，需成立專門的項目小組進行協(xié)同實施

4-制訂實施周期：由軟件廠商與XX集團項目小組商議后制度OA實施周期

4.3 OA實施目標

第一階段：業(yè)務(wù)操作電子化。其特征是將日常手工事務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C器工作的過程；關(guān)注個體的工作行為，可以提高個體的工作效率；

第二階段：業(yè)務(wù)流程信息化。其特征是通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結(jié)合IT優(yōu)勢固化業(yè)務(wù)流程；關(guān)注整個組織的流程，提升組織的效率；

第三階段：業(yè)務(wù)管理知識化。其特征是讓合適的角色在合適的時間、合適的場景獲取合適的知識和資源，系統(tǒng)推動企業(yè)管理生態(tài)的建立，對環(huán)境的變化作出靈活的反應(yīng)，全面提升執(zhí)行力；

第四階段：業(yè)務(wù)決策智能化。其特征是在企業(yè)的已有知識的基礎(chǔ)之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識，用于業(yè)務(wù)決策、日常管理等工作。

第四篇：OA系統(tǒng)測評報告

OA系統(tǒng)各有千秋 三大OA公司評測報告

伴隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的景象，OA辦公自動化市場也是如此。在IBM、九思軟件、點擊科技等高端廠商的技術(shù)推動下，OA辦公自動化市場得以迅速發(fā)展，致使OA辦公自動化系統(tǒng)和服務(wù)都走在了信息化產(chǎn)業(yè)的前端！

然而，當下眾多OA公司的辦公自動化系統(tǒng)卻是各有千秋，都有各自的優(yōu)劣。在此，我們列舉被業(yè)內(nèi)人士稱之為“OA三劍客”的三大廠商：泛微、九思軟件、致遠。針對這三大OA公司，我們對其OA辦公自動化系統(tǒng)做了簡單的測評，結(jié)果如下：

OA公司之一：泛微軟件（OA辦公自動化系統(tǒng)）開發(fā)技術(shù)：JAVA 主要優(yōu)勢：理念、市場強大，產(chǎn)品功能齊全，品牌度高，有協(xié)同商務(wù)的色彩。

主要劣勢：不易用，價格過高，產(chǎn)品跟理念不相稱，實施成功率低。不同版本間不兼容。

OA公司之二：九思軟件（OA辦公自動化系統(tǒng)）開發(fā)技術(shù)：JAVA 主要優(yōu)勢：集團化版本成熟，工作流、公文管理、項目管理、文檔強大，易用性強，開發(fā)性好，整合性好、成本低、開發(fā)敏捷、實施和使用較為簡單易用。

主要劣勢：渠道數(shù)量不足、產(chǎn)品線單

一、品牌認知度差。OA公司之三：致遠（OA辦公自動化系統(tǒng)）開發(fā)技術(shù)：JAVA 主要優(yōu)勢：產(chǎn)品較成熟，使用比較方便，渠道分布廣，便于和用友的軟件整合。

主要劣勢：A8產(chǎn)品研發(fā)周期短、工作流和表單還不夠完善，性價比彈性太大，開發(fā)成本較高。不同版本間不兼容。

以上被業(yè)內(nèi)稱之為“OA三劍客”的高端廠商都是采用的JAVA語言編寫。其中，九思軟件（OA公司www.jiusi.net）是最早致力于用JAVA開發(fā)的OA公司，其OA辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)已經(jīng)占了絕對優(yōu)勢，這里推薦一下，以供客戶選型過程參考。

總之，我們希望越來越多的OA公司能夠用自己辛勤努力取得更多豐厚成果。在此也希望更多的OA公司，能做出讓客戶更加滿意的產(chǎn)品，在信息化建設(shè)中做出更加傲人的成績!

第五篇：OA系統(tǒng)運行報告

OA辦公系統(tǒng)運行報告

OA辦公系統(tǒng)自2015年1月7日開始試運行，試運行2周，期間紙質(zhì)材料傳文和OA辦公系統(tǒng)雙平臺運行。同時教育局分別組織班子成員、機關(guān)各科室OA辦公系統(tǒng)項目組成員、機關(guān)全體人員、學(xué)校工作人員進行了學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并及時收集、匯總使用過程中出現(xiàn)的問題，第一時間反饋至工程人員進行調(diào)整、修改。1月27日，開始全面使用OA辦公系統(tǒng)，除少數(shù)特殊文件（紙質(zhì)會議材料、秘密文件、急文件、學(xué)校固定資產(chǎn)請示等）繼續(xù)使用紙質(zhì)文件外，其它大部分文件均使用OA辦公系統(tǒng)處理?，F(xiàn)將3個月來，OA辦公系統(tǒng)運行情況匯報如下：

一、系統(tǒng)運行情況

OA辦公系統(tǒng)運行至今，總體較穩(wěn)定，沒有出現(xiàn)因系統(tǒng)運行錯誤導(dǎo)致文件無法傳達的現(xiàn)象。但出現(xiàn)過一次長時間（約10小時）登陸不上的問題，經(jīng)電教站聯(lián)系廠家后解決。另有幾次出現(xiàn)“讀取服務(wù)器配臵信息錯誤，請檢查服務(wù)器名字和網(wǎng)路”導(dǎo)致短時間內(nèi)登陸不上，經(jīng)聯(lián)系電教站后解決。

二、模板使用情況

1.模板情況。OA辦公系統(tǒng)現(xiàn)有表單模板30個，公文模板9個，使用頻率較高的為文件處理流程、網(wǎng)上問政流程、請示報告流程、請假流程以及公文模板的正便文處理流程。在使用過程中發(fā)現(xiàn)了部分流程節(jié)點不正確、權(quán)限錯誤、表單無法編輯簽名等問題，經(jīng)與致遠公司工程師聯(lián)系，不斷地進行調(diào)整、修正，現(xiàn)各流程已基本固定，已經(jīng)能夠滿足日常辦公需求。2.使用情況

（1）截至目前，辦公室文書處已處理文件約700余條，（其中政務(wù)網(wǎng)文件415條、市教育局來文103條、請示報告80條、市長局長信箱53條、公文27條、其它20條），處理文件次數(shù)2647次。按照平均每份文件5張紙計算，共計節(jié)省紙張約3500余張。

（2）部分學(xué)校對OA程序的使用不了解，上傳的文件附件不規(guī)范；部分機關(guān)工作人員對個別流程不熟悉，特別是在固定流程操作過程中，有的工作人員加簽，會造成文件處理延遲。（加簽適用于自由協(xié)同或者文件最后節(jié)點處理，如確實需要請使用知會功能）；部分科室站負責(zé)人在處理需要辦理的文件時，沒有簽名留痕。

三、OA系統(tǒng)的使用意義

1.實現(xiàn)工作流程的自動化。OA系統(tǒng)處理文件，解決班子成員、各科室站協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。大量流程化的工作，例如各種審批、請示、匯報等，通過OA系統(tǒng)自動運行，提高了工作效率。

2.隨時隨地辦公。局領(lǐng)導(dǎo)和科室站負責(zé)人都有手機客戶端，可以隨時隨地處理文件，特別是長時間出差在外時，不影響分管工作的日常處理。

3.文件處理更加靈活。與傳統(tǒng)紙質(zhì)傳文相比，OA系統(tǒng)處理文件更加靈活。如同一份文件，可以多科室同時閱讀、處理，領(lǐng)導(dǎo)批示一目了然；有緊急文件，可以一并發(fā)至科室站負責(zé)人賬號中，可以提前處理文件；加簽功能方便靈活，利于文件傳達。4.查找文件更加方便。文件標題、發(fā)起人、發(fā)起時間等多種搜索方法便于快速尋找文件，并隨時掌控文件處理節(jié)點，有效防止文件丟失。

四、存在問題：

1.流程審批不及時。部分管理人員尚未養(yǎng)成及時登錄OA系統(tǒng)進行審批工作的習(xí)慣，造成有些工作的審批不及時。

2.模塊功能未充分發(fā)掘。OA系統(tǒng)使用時間較短，有些功能模塊還沒有充分利用，如文化管理、單位空間、各科室站空間等。

3.公文流程簽發(fā)和表單流程簽發(fā)不一致，經(jīng)聯(lián)系致遠公司工程師，此問題他個人無法解決，需要上報總部備案處理。

4.亟需使用手機短信提醒功能。

5.《教育系統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)使用制度》需進一步完善。

2015年4月10日