第一篇：檔案管理規(guī)范

檔案管理規(guī)范

1.目的

為了有效的保護和利用檔案，充分發(fā)揮公司歷史資料的作用，規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

DXC集團有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責(zé)： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責(zé)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負責(zé)對檔案的借閱進行審批、登記管理。

4.1.3.負責(zé)檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執(zhí)行。4.2.集團各職能部門及各子公司

4.2.1.負責(zé)收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業(yè)務(wù)有關(guān)的所有文書檔案。

4.2.2.負責(zé)對與本部門/子公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文書檔案銷毀申請的審核。4.2.3.負責(zé)在本部門/子公司階段業(yè)務(wù)結(jié)束后將有關(guān)重要文書檔案移交集團綜合管理部。5.程序和內(nèi)容：

5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規(guī)章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀要。5.1.5.經(jīng)營計劃、工作總結(jié)；

5.1.6.意向書、合同、協(xié)議、立項報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業(yè)務(wù)、技術(shù)、項目有關(guān)的資料。5.2.檔案立卷要求：

5.2.1.各部門立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門在業(yè)務(wù)活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業(yè)務(wù)部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各項業(yè)務(wù)一旦結(jié)束，其有關(guān)該項業(yè)務(wù)往來的一切材料、函件都應(yīng)移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協(xié)議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業(yè)務(wù)部門如有需要，可建立復(fù)印件的業(yè)務(wù)檔案，以便工作。5.2.1.3.業(yè)務(wù)部門形成的文件應(yīng)由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業(yè)務(wù)部門文件保管人員有責(zé)任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應(yīng)包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數(shù)、份數(shù)、備注（注明是原件或復(fù)印件）。5.2.1.5.財務(wù)部獨立管理會計檔案---憑證、賬薄、財務(wù)報表類、借款、貸款合同（注：財務(wù)部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務(wù)部留復(fù)印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容進行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)排列。擬訂案卷標(biāo)題要簡明、準(zhǔn)確。

整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的規(guī)章制度類文件材料。

公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。公司職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

公司關(guān)于重要問題的請示與上級主管部門的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性上級主管部門制發(fā)的屬于公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的重要文件材料。下屬機構(gòu)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與公司的復(fù)函、批復(fù)等5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。

公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事務(wù)管理文件材料。

公司關(guān)于一般性問題的請示與上級主管部門的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上級主管部門制發(fā)的屬于公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的一般性文件材料。

上級主管部門制發(fā)的非公司經(jīng)營業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。下屬機構(gòu)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。5.2.2.4.2.9.下屬機構(gòu)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。

全部案卷組成后，要對案卷統(tǒng)一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當(dāng)年所形成的公司所有文件按上述要求進行統(tǒng)一整理。5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團各部門/項目公司及其他子公司各部門對于需要在集團進行歸檔的資料進行整理，提交集團綜合管理部，并提出存期建議。

5.3.2.集團綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續(xù)的完備性。5.3.3.集團綜合管理部根據(jù)資料的性質(zhì)、存檔單位建議的存期，對資料進行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復(fù)印需求，填寫《檔案借閱/復(fù)印審批單》（附表2），經(jīng)部門負責(zé)人同意后報總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復(fù)印需求，報綜合管理部負責(zé)人審批。

5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復(fù)印的檔案進行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印。

5.4.5.對于需要復(fù)印的資料，由集團綜合管理部負責(zé)將資料復(fù)印并下發(fā)給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復(fù)印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要歸還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內(nèi)歸還資料，綜合管理部負責(zé)在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。

5.5.2.銷毀申請經(jīng)資料存檔提交部門進行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由總公司綜合管理部延長保管期限，并辦理相關(guān)手續(xù)。

5.5.4.審批通過的檔案，總公司綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負責(zé)人和總公司綜合管理部負責(zé)人現(xiàn)場監(jiān)督，對檔案進行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認。6.支持性文件：無 7.相關(guān)記錄： 7.1.7.2.《檔案保管登記臺帳》 《檔案借閱/復(fù)印審批單》

7.3.《檔案借閱/復(fù)印登記臺賬》

7.4.《文件資料銷毀請示》 7.5《檔案銷毀證明書》

檔案管理流程總部各部門/項目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據(jù)保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經(jīng)部門負責(zé)人審批匯總借閱/復(fù)印資料需求N綜合管理部經(jīng)理審批Y結(jié)束借閱/復(fù)印登記Y是否需要復(fù)印NY是否需要歸還復(fù)印資料發(fā)放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結(jié)束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關(guān)手續(xù)造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結(jié)束銷毀檔案Y

第二篇：供應(yīng)商檔案管理規(guī)范

供應(yīng)商檔案管理規(guī)范

1、目的

為促進采購信息管理的規(guī)范性和ERP信息管理的安全性，制定本規(guī)范。

2、范圍

本規(guī)定適用于供應(yīng)商信息及ERP相關(guān)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程的供應(yīng)商信息管理，是ERP系統(tǒng)中采購業(yè)務(wù)相關(guān)的所有職能部門執(zhí)行規(guī)范之標(biāo)準(zhǔn)。

3、職責(zé)

3.1 采購部是供應(yīng)商信息的歸口管理部門，負責(zé)公司所有供應(yīng)商信息的整理、規(guī)范、ERP信息處理。

3.2 各職能部門，需要使用ERP相應(yīng)采購功能的都需按此規(guī)定執(zhí)行供應(yīng)商信息管理的相應(yīng)流程

3.3 公司ERP系統(tǒng)管理員負責(zé)相應(yīng)權(quán)限的調(diào)整和控制。

4、程序

4.1 采購員需在樣品檢驗合格以后，向供應(yīng)商檔案管理員提交《供應(yīng)商檔案表》，由管理員審核后錄入ERP系統(tǒng)中，以供采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程的使用，完成供應(yīng)商信息的新增工作。

4.2 《供應(yīng)商檔案表》填寫規(guī)范：

a.表中分類和供應(yīng)商編碼由管理員填寫

b.表中供應(yīng)商簡稱對應(yīng)ERP系統(tǒng)中信息需填寫全稱，產(chǎn)品名稱、規(guī)格需按實際送樣產(chǎn)品進行填寫詳細內(nèi)容，由相應(yīng)采購員填寫

c.需填寫聯(lián)系人、公司地址、聯(lián)系方式，由采購員填寫

d.表中賬戶類型、賬戶名稱、賬號（銀行）、開戶行，必須填寫準(zhǔn)確，由采購員填寫。

e.表中付款方式、是否含稅、發(fā)展日期、業(yè)務(wù)員需由采購員與供方確認后填寫，如有修正需及時與管理員溝通修改相應(yīng)信息。

4.3 供應(yīng)商信息管理員需在新增供應(yīng)商信息時確認系統(tǒng)內(nèi)有無重復(fù)，供應(yīng)商檔案表中內(nèi)容填寫是否完整，必要時要求提供供應(yīng)商相應(yīng)證明文件，確認無誤后方可錄入ERP系統(tǒng)。管理員需在12小時工作時間內(nèi)完成信息錄入工作。

4.4 供應(yīng)商信息修改。如因業(yè)務(wù)需要，需修改供應(yīng)商相關(guān)信息，需由業(yè)務(wù)員提出申請并填寫《供應(yīng)商檔案表》填寫相應(yīng)修改的內(nèi)容，由部門主管或經(jīng)理簽字后，交由管理員進行ERP系統(tǒng)內(nèi)變更。

4.5 供應(yīng)商信息刪除。如因業(yè)務(wù)需要，需修改供應(yīng)商相關(guān)信息，需由業(yè)務(wù)員提出申請并填寫《供應(yīng)商檔案表》填寫刪除原因和供應(yīng)商編碼，由部門主管或經(jīng)理簽字后，交由管理員進行ERP系統(tǒng)內(nèi)刪除。

5、相關(guān)文件

《采購過程控制程序》 《供應(yīng)商管理規(guī)定》

6、相關(guān)記錄

《供應(yīng)商檔案表》

第三篇：會計檔案管理規(guī)范

第十三章 會計檔案管理規(guī)范

第八十七條 會計檔案的內(nèi)容：

一、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記帳憑證、科目日結(jié)單、同城票據(jù)交換(提出、提入票據(jù)匯總)清單、特殊會計處理的各類通知單等。

二、會計帳簿：包括總帳、各種明細帳(分戶帳)、現(xiàn)金收付日記簿和各種登記簿。

三、財務(wù)報告：包括會計報表、財務(wù)情況說明書、主管部門對財務(wù)報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。

四、其他會計資料：包括會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、開戶申請書、經(jīng)濟合同、財產(chǎn)清查匯總資料、涉外文件、實行會計電算化的軟件數(shù)據(jù)資料、程序資料及存儲于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件等，均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

五、市商行以各行部為單位建立會計檔案，妥善保管。非獨立核算機構(gòu)的會計檔案，應(yīng)由管轄行統(tǒng)一歸檔。

第八十八條 會計檔案立卷

一、會計憑證：

1、業(yè)務(wù)量大的單位按日裝訂，業(yè)務(wù)量小的單位夠一冊及時裝訂。每冊按年統(tǒng)一編流水號，卷號與會計憑證冊數(shù)編號應(yīng)一致。

2、每冊憑證背處應(yīng)注明行、部名稱、所屬、月、日、每冊流水號、保管期限，并及時登記“會計憑證保管登記簿”。

3、會計憑證一經(jīng)裝訂不得隨意拆封，必須拆封時應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在重新裝訂進做書面記錄。

二、會計帳簿：、1、總帳：按月裝訂。

2、活頁明細帳、登記簿可根據(jù)數(shù)量按月、季、年裝訂，中間結(jié)轉(zhuǎn)帳頁應(yīng)妥善保管。其中實收資本、盈余公積、資本公積明細帳因需永久保管應(yīng)單獨裝訂。

3、各種帳簿的裝訂順序按科目、帳號排列，裝訂成冊的帳頁每冊要按頁加編順序號，每冊帳簿前應(yīng)加填帳頁目錄。

三、會計報表：

1、日計表按月裝訂，其他報表按年裝訂，年終決算報表單獨裝訂。

2、報表裝訂順序為：財務(wù)情況說明書、資產(chǎn)負債表及其附表、損益表及其附表、財務(wù)狀況變動表其他附表。

匯總單位報表，每一報表裝訂順序為本單位匯總表，所屬匯總單位報表。

3、裝訂成冊的會計報表應(yīng)按頁編流水號。

四、其他會計資料均應(yīng)分別單獨裝訂成冊，編制卷號。

五、裝訂成冊的憑證、帳簿、報表等會計檔案均應(yīng)在繩結(jié)處用紙條加封，由裝訂人員和會計主管人員在加封處蓋章，然后加具封皮，封面按要求填寫齊全并及時登記“會計檔案保管登記簿”。

第八十九條 會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，具體規(guī)定如下：

一、永久保管會計檔案：

1、財務(wù)會計報告；

2、資本金、股金及股權(quán)明細；

3、掛失登記和補發(fā)的憑單收據(jù)；

4、會計檔案保管登記簿及會計檔案銷毀清冊。

5、機構(gòu)變動交接清冊；

6、存、貸款開銷戶記錄；

7、有權(quán)機關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書；

8、帳銷案存記錄

9、銀行認為應(yīng)永久保管的其他會計資料；

二、保管期限十五年的會計檔案：

1、會計憑證及其附件；

2、總帳、明細分類帳、卡，各種登記簿。

3、會計人員及會計檔案移交清冊；

4、中期財務(wù)會計報告；

5、重要單證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；

6、銀行認為應(yīng)保管15年的其他會計資料；

三、保管期限五年的會計檔案：

1、下級行上報的財務(wù)會計報告；

2、聯(lián)行往來核算資料；

3、密押表使用、保管記錄；

4、對帳回單；

5、已處置固定資產(chǎn)卡片

6、銀行認為應(yīng)保管5年的其他會計資料；

四、保管期限三年的會計檔案：

1、日報表；

2、計算機應(yīng)用系統(tǒng)運行日志；

3、流水帳；

4、不定期報表；

5、銀行認為應(yīng)保管3年的其他會計資料； 第九十條 歸檔保管：

一、各行部會計部門應(yīng)指定專人負責(zé)會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等工作。

二、當(dāng)年的會計檔案在終了后，由各行部會計部門填制“會計檔案卷內(nèi)目錄表”、“卷內(nèi)備考表”各一份隨會計檔案一同上交檔案室。填寫“會計檔案案卷目錄”、“會計檔案移交清冊”各一式兩份，向檔案室辦理移交手續(xù)。點交后雙方簽字，各持一份。移交后接收人、監(jiān)交人應(yīng)在檔案保管登記簿中簽章。

三、由計算機打印輸出的憑證、帳簿、報表等會計檔案其保管期限與手工檔案相同。存儲于磁性介質(zhì)上的會計資料，按要求雙備份、異地保管。

四、嚴格執(zhí)行安全保密制度，做到防盜、防火、防潮、防蟲。磁性介質(zhì)還要防光、防熱、防磁。做到妥善保管、存放有序、查找方便。

五、機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)。第九十一條 會計檔案的借閱：

一、建立會計檔案的借閱。

二、銀行內(nèi)部調(diào)閱會計檔案，應(yīng)由會計主管人員批準(zhǔn)，司法部門及由中國人民銀行認可的部門因特殊需要查閱會計檔案時，須持有縣以上主管部門的正式公函，注明調(diào)閱內(nèi)容，經(jīng)行長批準(zhǔn)方可調(diào)閱。與介紹信內(nèi)容無關(guān)的檔案不予提供。調(diào)閱期間，檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。

三、調(diào)閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制，但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計擋案保管部門應(yīng)對查閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。

第九十二條 會計檔案的銷毀：

一、各行部會計檔案保管期滿需要銷毀時，應(yīng)由檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，編制“會計檔案銷毀清冊”，以書面形式報商行會計核算部，經(jīng)行長批準(zhǔn)后方可銷毀。

二、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計檔案中，屬于未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)原始憑證或其他未了事項的原始資料，銀行不得銷毀，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案機構(gòu)保管到未了事項完結(jié)為止。

三、銷毀時應(yīng)由本行會計部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷，并按會計檔案銷毀清冊逐項核對，嚴防散失或發(fā)生舞弊。銷毀后由銷毀人員、監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽章，銷毀清冊一式兩份，一份各行部留存，一份市商行留存，歸檔保管。

第四篇：人事檔案管理規(guī)范

人事檔案管理規(guī)范

為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)范。

一、人事檔案管理職責(zé)劃分

管理中心負責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作，外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸聦T負責(zé)。

二、人事檔案歸檔范圍

員工錄用登記表、身份證復(fù)印件、畢業(yè)證和學(xué)歷證復(fù)印件、其他相關(guān)證書復(fù)印件、獎懲通報材料、職務(wù)任免情況、勞動合同等。

三、人事檔案建立時間及結(jié)束時間

1.建立時間：新員工辦理入職后三天內(nèi)應(yīng)建立其個人人事檔案。

2.結(jié)束時間：員工離職后一個星期內(nèi)將該員工人事檔案整理好歸入離職員工檔案。

四、人事檔案編號

1、人事檔案編號采取部門編號（附件一）+員工流水號的方式，員工流水號為三位數(shù)，以0開頭按順序給出，如001。

2、部門編號與員工流水號用“—”連接，如 A—001

五、人事檔案的保管

1.人事檔案應(yīng)存放在專門櫥柜，由專人負責(zé)保管。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

2.人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

3.檔案應(yīng)分類編號后存放，編制《人事檔案檢索目錄》（見附件二），以便查找。

六、人事檔案查閱

1.公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，須填寫《檔案查閱申請單》（見附件三）后方可查閱。

2.查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

七、人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞

對檔案管理機構(gòu)征集員工個人相關(guān)檔案材料應(yīng)積極配合，做好檔案材料的轉(zhuǎn)遞工作。

1.對轉(zhuǎn)遞出去的檔案材料應(yīng)在檔案記錄表上注銷。

2.填寫《轉(zhuǎn)遞檔案材料通知單》（附件四）。

3.按發(fā)文要求包裝、密封。

檔案材料在轉(zhuǎn)遞中必須遵循保密原則，不能交由本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案核對無誤后，必須在回執(zhí)上簽字蓋章，且及時退回。

第五篇：公司規(guī)范化檔案管理規(guī)范

公司規(guī)范化檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

一、目的

規(guī)范檔案管理工作，是公司發(fā)展過程中一項重要的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)擁有健全的檔案資源，對維護企業(yè)權(quán)益、開發(fā)新產(chǎn)品、開發(fā)人力資源、研究潛在客戶、減少企業(yè)成本、提高經(jīng)濟效益等都有重要意義。公司檔案工作必須堅持統(tǒng)一集中管理的原則，檔案管理也必須逐步向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

二、適用范圍

本建議適合公司各個部門及新開工項目工程及新開發(fā)店面所有需存檔的各類材料。

三、檔案要求

檔案作為一種應(yīng)用文體，因其作用主要給在于存史、研究、借鑒、教育功能，所以檔案在行文過程中力戒文章冗長 力求語言精練，以求達到達到“完整、真實、條理、精練、實用”的要求.而對于公司檔案管理而言應(yīng)重點做到八個統(tǒng)一，即鑒別標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、歸檔分類統(tǒng)一、取舍要求統(tǒng)一、目錄填制統(tǒng)一、技術(shù)加工統(tǒng)一、索引編號統(tǒng)一、書寫格式統(tǒng)一、卷面外觀統(tǒng)一。

四、編號規(guī)則

1、檔號

建議有檔案部（室）或行政在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號是存取檔案的標(biāo)記，并且有統(tǒng)計監(jiān)督作用。

2、全宗號

檔案部給定每個全宗的代碼。

3、類別號

類別號是按檔案不同類型劃出的類別。建議運用以下編號規(guī)則進行編號

①本公司一級類別號分為：A行政管理（所有關(guān)于公司行政工作的文件資料）；B人力資料（所有公司人員及人才備用庫的相關(guān)文件資料）；C工程項目（公司各類運營項目的相關(guān)文件資料）。

②本公司二級類別號按所屬類別分類，其編制代碼規(guī)則為：取類別拼音首字，如： 產(chǎn)品—CP 工程—GC、工具-GJ。

4、時間

精確到日期例如2013.12.2 5檔案序號

該檔案在該類檔案的序號，例如宣傳類的第三個檔案為X0003

6、項目號

工程、項目等檔案的代字或代號。本公司項目號取相關(guān)檔案名稱拼音首字，如：獸面紋鼎——SMWD。要求檔案項目號于該項目開始前確定檔案名稱，并確定產(chǎn)品名稱。注意：產(chǎn)品名稱為該檔案唯一名稱，確定名稱后交給負責(zé)人存檔。此后所有涉及該件產(chǎn)品的表述必須使用此名稱不得隨意更改簡化書寫，以保證檔案的統(tǒng)一性和唯一性?？傢樞驗椋?一級類別號-二級類別號-時間-檔案序號-項目號 范例：

2013年xxxxxxx宣傳記事本檔案 C-GC-2013.12.2-X03-XXXXXXXXXX

四、規(guī)制要求

封面不管規(guī)制如何以包含一下案卷封面項目封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、各項目具體位置、尺寸。建議檔案統(tǒng)一采用統(tǒng)一的排版打印。細分而言應(yīng)包括封面、目錄、正文和附錄（以先后順序排列）

五、正文內(nèi)容

按公司檔案分類分為行政管理類、人力資料類以及工程項目類，就工程項目類檔案而言內(nèi)容應(yīng)包含設(shè)計思路及背景、設(shè)計草稿、圖紙、尺寸（精確）、工藝流程、工藝難點、成品個角度高清照片以及最后的解決方案。

1、設(shè)計思路及背景

簡要描述該產(chǎn)品的設(shè)計思路背景，如果能力允許可以適當(dāng)加入該產(chǎn)品在推廣過程中會用到的介紹詞。對于背景及查閱資料，盡量對資料進行歸納和總結(jié)，注意邏輯關(guān)系。如非必要，建議盡量不要使用資料原文字。

2、設(shè)計草稿及圖紙

設(shè)計圖紙除包含必要的三視圖立體圖之外還應(yīng)有產(chǎn)品表面的機理紋樣圖錄，應(yīng)對圖紙進行規(guī)范化處理

3、尺寸

可將尺寸包含于產(chǎn)品三視圖中但應(yīng)在專門的表格內(nèi)填入產(chǎn)品的長、寬、高、所用金屬重量厚度等各種尺寸。

4、工藝流程

該部分是整個檔案的重點工藝流程應(yīng)包括所使用的工具、型號、所用工藝、重要步驟（建議一步盡可能附一個清晰產(chǎn)品階段圖）并在最后附上成品個角度清晰照片（照片除在文字檔案中出現(xiàn)以外，還應(yīng)將檔案電子搞和照片原圖放于一個文件夾中存檔）。

5制作難點及解決辦法

該部分是對此次產(chǎn)品設(shè)計生產(chǎn)過程的一個總結(jié)，其內(nèi)容應(yīng)包括在制作中說所錯誤，有無返工情況原因及解決方法，制作難點及工藝師說提出的注意事項。

6、總結(jié)

總結(jié)此次工作的重點問題以及改進方案展望下次類似工作重點注意問題，旨在以后在有類似工作中重點應(yīng)避免的問題，要求簡練精確，六、正文格式規(guī)范建議

1、標(biāo)題用“標(biāo)題一”，用二號字寫。如有小標(biāo)題則用“標(biāo)題三”。

2、正文無特殊要求采用宋體四號寫，注意標(biāo)點符號，不要將標(biāo)點用成英文標(biāo)點。最后頁正文篇幅盡量超過頁面的三分之二。

3、正文為1.5倍行距，正文左邊距為3.5cm上、右、下均為2.5cm。正文盡量不要出現(xiàn)錯別字。

4、注意頁眉頁腳，尤其是套用模板時注意修改頁腳的序號。

七、檔案封裝

1、案卷卷皮格式

文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。2.1 硬卷皮格式

2、硬卷皮外形尺寸

封面尺寸規(guī)格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(長×寬)。封底尺寸同封面尺寸。

封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè) 10、15、20mm三種厚度。

用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250 克牛皮紙制作案卷硬卷皮。