第一篇：財(cái)務(wù)檔案管理操作規(guī)范

財(cái)務(wù)檔案管理操作規(guī)范

總體要求：

一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容及分類

二、會(huì)計(jì)憑證的管理

三、賬冊(cè)的打印裝訂及存檔

四、檔案歸檔管理

五、電子檔案的管理

六、檔案室的管理

七、檔案的保密制度

八、檔案的借閱

九、檔案的移交及銷毀

檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及地產(chǎn)《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》。

為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案保管整理工作的規(guī)范化，便于檔案的管理和利用，依據(jù)集團(tuán)、總部對(duì)規(guī)范財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的相關(guān)規(guī)定，制定本操作規(guī)范。

一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容及分類

1、憑證類。主要有原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；

2、賬簿類。主要有總賬、明細(xì)賬、日記賬、各類輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3、報(bào)告類。主要有月度、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析及管理報(bào)告、專題報(bào)告、其他報(bào)告；

4、銀行資料；

5、稅務(wù)資料；

6、各類合同；

7、財(cái)務(wù)人事檔案；

8、公司制度文件；

9、其他類：主要有會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)、稅務(wù)申報(bào)資料、各類證照、銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿、其他財(cái)務(wù)檔案、其他日常核算和財(cái)務(wù)管理過(guò)程中形成的檔案材料。

二、憑證的管理：

1、票據(jù)粘貼、填制、裝訂規(guī)范，詳見(jiàn)財(cái)務(wù)操作指引。

2、附件標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容及粘貼順序參照《報(bào)銷付款操作規(guī)范》。

三、賬冊(cè)的打印裝訂及存檔

1、會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、科目余額表、日記賬、明細(xì)賬和其他輔助性賬簿。

2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬不得用銀行對(duì)賬單或者其他方法代替。

3、會(huì)計(jì)賬簿必須在年度終了后2個(gè)月內(nèi)打印裝訂。

4、賬簿打印一律用A4紙打印，按照賬務(wù)設(shè)置的要求打印數(shù)量賬、三欄賬、多欄賬、日記賬，且必須打印到最明細(xì)級(jí)。應(yīng)當(dāng)按實(shí)際使用的賬頁(yè)順序編定連續(xù)頁(yè)號(hào)，不得缺號(hào)或重號(hào)

5、明細(xì)帳只打印末級(jí)科目。往來(lái)賬有輔助核算的要打印客商輔助核算帳頁(yè)。

6、賬簿原則上按“資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、成本費(fèi)用”分類裝訂，考慮的裝訂成本和裝訂厚度問(wèn)題，可適當(dāng)合并裝訂，每?jī)?cè)內(nèi)封后附賬簿科目目錄。

7、分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、報(bào)告名稱、報(bào)告年度”。

8、會(huì)計(jì)賬簿由封面、賬頁(yè)、封底三部分組成，裝訂應(yīng)符合美觀、牢固、易于保管的原則。每本厚度適中，以不超過(guò)3CM為宜。

四、檔案歸檔管理

1、財(cái)務(wù)檔案歸檔總體要求

1.1歸檔的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性和完整性，必須真實(shí)準(zhǔn)

1.2歸檔分類及順序，參照總部的《財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄》，詳見(jiàn)附件。1.3歸檔時(shí)，各種會(huì)計(jì)檔案都必須按規(guī)定裝訂成冊(cè)，按統(tǒng)一規(guī)格，內(nèi)容詳細(xì)填寫(xiě)封面和端面，并將單位、年月、名稱、卷號(hào)等全部寫(xiě)明，不得隨意省略，填寫(xiě)時(shí)要用鋼筆或簽字筆，不得用圓珠筆，鉛筆或紅筆。

1.4會(huì)計(jì)檔案的封面及檔案文件盒側(cè)封，詳見(jiàn)附件，要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。要求按照標(biāo)準(zhǔn)順序進(jìn)行擺放。

1.5財(cái)務(wù)人員在接收各類檔案前必須進(jìn)過(guò)嚴(yán)格審查，審查各檔案要輸是否填寫(xiě)完整，相關(guān)簽字是否齊全，審查合格后與送達(dá)方當(dāng)面共同簽收。

1.6財(cái)務(wù)人員在接收到各類會(huì)計(jì)檔案后，必須在當(dāng)天進(jìn)行登記歸檔。

2、各類檔案的歸檔要求舉例

2.1每類檔案要求資料齊全、完整，以打開(kāi)該檔案資料不用翻閱其他資料為標(biāo)準(zhǔn)，以《納稅申報(bào)資料檔案》為例，所需檔案資料說(shuō)明如下： 1）封皮；

2）目錄（若資料較多）； 3）納稅申報(bào)表； 4）各稅種稅款計(jì)算清單（若有）； 5）稅票、完稅證（若有）、撥款回單（若有）復(fù)印件； 6）付款審批單、納稅ＯＡ審批（若有）復(fù)印件。2.2裝訂要求

2.2.1分檔案類別按月或按次整理、按年裝訂。2.2.2按月或按次整理時(shí)，每月或每次都要有用A4白紙打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。2.2.3分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、檔案名稱、檔案年度”。

2.2.4此類檔案日常進(jìn)行整理，歸入檔案盒，會(huì)計(jì)年度結(jié)束后統(tǒng)一進(jìn)行裝訂。2.2.5圖片

3、各類檔案的存檔方式

根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的零散程度以及查閱頻度，可采用不同的存檔方式： 3.1訂本式。零散度高、查閱頻度低的文檔，通常采用訂本式存檔，防止散失。適用類型通常有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)報(bào)表等。

3.2活頁(yè)式.零散度高、查閱頻度高的文檔，通常采用活頁(yè)式存檔，裝入、取出方便。適用類型通常有合同、公文、公司制度、臺(tái)賬等。

3.3盒裝式。零散度低、查詢頻度低的文檔，通常采用盒裝式存檔。適用類型通常有審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等。

3.4袋裝式。零散度低、查詢頻度高的文檔，通常采用袋裝式存檔，便于翻閱、查找、抽取。適用類型通常有稅務(wù)登記證、開(kāi)戶許可證等證照類型的檔案。存放同類檔案的檔案袋應(yīng)裝入檔案盒中存檔。

4、經(jīng)濟(jì)合同檔案管理 4.1 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同存檔分類業(yè)務(wù)分類 編號(hào)合同類型備注收入 01 物業(yè)管理合同

02 多種經(jīng)營(yíng)合同

03 廣告位合同

04 租賃合同支出 05 物管部合同

06 工程部合同

07

企劃部合同

08 行政部合同

09 保險(xiǎn)合同 資本性支出合同其他 11 其他合同

4.2 合同接收前的審查

1）使用集團(tuán)規(guī)定的文本，是否未經(jīng)審批改動(dòng)集團(tuán)規(guī)范文本，不能使用集團(tuán)規(guī)定文本的，是否經(jīng)過(guò)相關(guān)審批；

2）審查公司法律顧問(wèn)出具的書(shū)面意見(jiàn)。

3）經(jīng)辦人按合同審批意見(jiàn)完善合同文本，確保擬簽文本同審批文本內(nèi)容一致；

4）合同文本（含附件）超過(guò)兩頁(yè)（含兩頁(yè)）的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁(yè)均有印痕； 5）合同簽章頁(yè)必須含有正文內(nèi)容，不得單獨(dú)成頁(yè)； 6）當(dāng)事人主體名稱與印章是否一致； 7）如有授權(quán)代理人，則需查驗(yàn)是否有授權(quán)文件； 8）合同內(nèi)容是否完整； 9）附件是否完整； 10）簽署時(shí)間是否填寫(xiě)等。4.3 合同歸檔

4.3.1 財(cái)務(wù)部必須以合同原件歸檔；

4.3.2 按4.1合同類別分類歸集、裝訂、保管合同檔案，合同文本超過(guò)一個(gè)檔案盒時(shí)，在檔案的側(cè)封上標(biāo)注“一、二、三”進(jìn)行分類；

4.3.3合同補(bǔ)充條款或補(bǔ)充文件，必須同主合同一起保管； 4.3.4直接委托審批資料附在合同后面，招投標(biāo)合同僅把合同審批OA附后，其他招標(biāo)資料單獨(dú)存放。

4.4采購(gòu)合同的檔案要求

4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1）合同審批OA； 2）符合制度的直接委托審批表（原件）； 3）《詢價(jià)函》（三方比價(jià)為所有供方反饋的《詢價(jià)函》）（原件）； 4）《三方比價(jià)會(huì)簽表》（2萬(wàn)元以上直接委托業(yè)務(wù)）（原件）； 5）價(jià)格及合同談判會(huì)議紀(jì)要（原件）； 6）擬委托單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)（如有）等文件（復(fù)印件加蓋單位公章）； 7）外聘律師審核意見(jiàn)。

4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1）不符合制度的直接委托審批表（原件）； 2）市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告（原件）；

3）擬委托單位原始報(bào)價(jià)單（蓋章）（原件）； 4）價(jià)格及合同談判會(huì)議紀(jì)要（原件）； 5）擬委托單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)（如有）等文件（復(fù)印件加蓋單位公章）； 6）外聘律師審核意見(jiàn)。

4.4.3招投標(biāo)合同的后附要件： 1）后附合同簽訂審批OA； 2）合同談判記要（原件）； 3）合同審批表（原件）； 4）中標(biāo)單位調(diào)整報(bào)價(jià)（若有）； 5）律師審核意見(jiàn)書(shū)（原件）。4.4.4續(xù)簽合同后附要件： 1）合同續(xù)簽審批OA； 2）履約評(píng)估表（原件）；

3）價(jià)格及合同談判會(huì)議紀(jì)要。

4.5招投標(biāo)采購(gòu)檔案管理招投標(biāo)資料分類單獨(dú)存檔： 4.5.1年度招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃

1）審批OA； 2）年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃審批表（各公司）（原件）； 3）年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃調(diào)整表。4.5.2入圍單位及招標(biāo)文件審批資料

4.5.2.1無(wú)合格供方庫(kù)入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求： 1）入圍單位及招標(biāo)文件審批OA；

2）招標(biāo)小組成員審批表（原件）； 3）單項(xiàng)招標(biāo)計(jì)劃倒排表；

4）入圍單位評(píng)定資料，包括：投標(biāo)單位推薦表，擬入圍單位基本信息評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，投標(biāo)單位基本信息調(diào)查表（加蓋投標(biāo)單位公章），擬入圍單位評(píng)審表，現(xiàn)場(chǎng)考察計(jì)劃，現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)分表，擬入圍單位現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)定表，投標(biāo)承諾函，入圍單位評(píng)定會(huì)簽表；

5）入圍單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證明（加蓋對(duì)方印鑒的復(fù)印件）包括但不限于：有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋單位公章），稅務(wù)登記證（復(fù)印件加蓋單位公章），組織機(jī)構(gòu)代碼（復(fù)印件加蓋單位公章），有效的企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書(shū)（復(fù)印件加蓋單位公章），企業(yè)近三年的財(cái)務(wù)報(bào)表（如有）（復(fù)印件加蓋單位印章），企業(yè)安全生產(chǎn)許可證（如有）（復(fù)印件加蓋單位公章），質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全認(rèn)證證書(shū)（如有）（復(fù)印件加蓋單位公章），近三年內(nèi)所承攬的類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)清單，并附主要項(xiàng)目合同復(fù)印件； 6）招標(biāo)文件會(huì)簽表（原件）； 7）招標(biāo)文件。

4.5.2.2有合格供方庫(kù)入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求： 1）入圍單位及招標(biāo)文件審批OA； 2）招標(biāo)小組成員審批表（原件）； 3）邀請(qǐng)投標(biāo)的合格品牌庫(kù)名錄； 4）邀請(qǐng)單位投標(biāo)承諾函（原件）； 5）招標(biāo)文件會(huì)簽表（原件）； 6）招標(biāo)文件。4.5.3定標(biāo)審批資料要求： 1）定標(biāo)審批OA； 2）定標(biāo)審批表（原件）； 3）評(píng)標(biāo)報(bào)告（原件）包括：（包括封皮、回標(biāo)登記表、開(kāi)標(biāo)記錄表、符合性與完整性評(píng)審表、技術(shù)標(biāo)評(píng)分表、技術(shù)標(biāo)評(píng)分匯總表、商務(wù)評(píng)分表、評(píng)分匯總表、定標(biāo)會(huì)簽表等原件）； 4）各單位投標(biāo)文件（包括技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)）（原件）； 5）對(duì)招標(biāo)過(guò)程的特別說(shuō)明（會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要等）。

五、電子檔案的管理

1、財(cái)務(wù)部須購(gòu)置專用移動(dòng)硬盤(pán)，用于電子財(cái)務(wù)檔案的備份管理。

2、財(cái)務(wù)電子檔案須每季度集中進(jìn)行電子檔案的存檔。

3、電子檔案目錄的建立參照附件：《財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄》

4、電子文檔收集需要編制電子版的《電子文件登記表》，該表與電子文件同時(shí)保存。重要書(shū)面文檔需要進(jìn)行掃描存檔。

5、電子文檔歸檔前，檔案管理員對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后存入相關(guān)檔案目錄。

6、歸檔載體的保管。歸檔載體應(yīng)由兼職檔案管理人負(fù)責(zé)保管，防止丟失；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17-20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35%-45%。

7、電子文檔的利用。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外接；未經(jīng)相關(guān)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制電子文件。

六、檔案室的管理

1、檔案室要求 1.1財(cái)務(wù)部爭(zhēng)取設(shè)立部門(mén)獨(dú)立的檔案室。1.2檔案室必須安裝防盜門(mén)、防盜窗。窗戶不易過(guò)大，保持通風(fēng)。1.3檔案室配備消防噴淋、煙感、滅火器等消防設(shè)備、設(shè)施。1.4不得使用木質(zhì)檔案櫥柜。1.5環(huán)境溫度選定范圍：14-20℃；相對(duì)濕度選定范圍：50%-60%。

2、檔案管理員的崗位職責(zé)

2.1財(cái)務(wù)部指定一名財(cái)務(wù)人員作為兼職檔案管理員，出納不得兼任檔案管理員。2.2按照本指引要求建立財(cái)務(wù)檔案。

2.3要求兼職檔案管理員，了解一定的檔案專業(yè)知識(shí)。負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.4集中統(tǒng)一管理本部門(mén)各種門(mén)類載體的檔案，積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。2.5按規(guī)定向公司檔案室移交應(yīng)相關(guān)檔案。2.6辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

3、檔案室安全規(guī)范

3.1財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人為財(cái)務(wù)檔案室安全管理第一責(zé)任人。

3.2檔案庫(kù)房要保持干燥清潔，做到防雨、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防曬、防鼠、防霉變，應(yīng)配備降溫、去濕、溫濕度測(cè)試等設(shè)備。及時(shí)清理雜物，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。

3.3嚴(yán)謹(jǐn)存放和使用私人物品、易燃、易爆等危險(xiǎn)品和化學(xué)品，嚴(yán)謹(jǐn)任何火種帶入室內(nèi)，嚴(yán)謹(jǐn)使用酒精爐、燃油爐、煤氣爐、氣化爐等明火器具，不準(zhǔn)使用蠟燭照明。室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。

3.4除財(cái)務(wù)裝訂機(jī)和室內(nèi)空調(diào)外，嚴(yán)謹(jǐn)在檔案時(shí)內(nèi)使用其他任何電氣設(shè)備，裝訂機(jī)使用完畢必須拔除電源。

3.5檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。檔案室門(mén)、箱柜門(mén)應(yīng)堅(jiān)固防盜及時(shí)上鎖，鑰匙應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)保管，工作人員隨手關(guān)窗鎖門(mén)。非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案室。

3.6各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、償還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失，嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。

3.7檔案工作人員每月應(yīng)對(duì)所保存的檔案進(jìn)行一次檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取相應(yīng)的措施。

3.8下班前或工作結(jié)束時(shí)，做全面安全檢查，切斷電源、關(guān)好門(mén)窗、消除一切隱患。假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)、確保安全。

七、檔案的保密制度

1、檔案管理人員必須樹(shù)立高度的保密觀念，遵守公司各項(xiàng)保密制度。

2、凡未經(jīng)公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，未作結(jié)論的事項(xiàng)，應(yīng)作內(nèi)部管理，不得擅自擴(kuò)散。

3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。

4、不得泄露所管理檔案內(nèi)容，不將檔案借給無(wú)關(guān)人員，不準(zhǔn)無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。

5、定期檢查不安全因素，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救，保證保密檔案的絕對(duì)安全。

6、凡涉及不宜公開(kāi)的檔案資料和數(shù)據(jù)，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，需要查閱者，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù)，因工作需要，須復(fù)印、摘抄相關(guān)保密檔案時(shí)，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

八、檔案的借閱

1、公司內(nèi)部借閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱審批表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行借閱；

2、公司外部人員借閱會(huì)計(jì)檔案需持正式介紹信等有效證明，填寫(xiě)《檔案借閱審批表》，經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可借閱；

3、借閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，特殊情況需帶出室外或需要復(fù)制的須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意并限期歸還；檔案資料的借出時(shí)間，不得超過(guò)半個(gè)月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)；

4、應(yīng)設(shè)立《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》，登記借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、備注等內(nèi)容，借閱人應(yīng)在登記簿簽字。

5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打鉤、做記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆、撕檔案。

九、檔案的移交及銷毀

1、財(cái)務(wù)檔案的移交 1.1會(huì)計(jì)檔案歸檔應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》，一式兩份，雙方各留一份，以便備查。

1.2超過(guò)兩年的會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部每年統(tǒng)一移交到行政部公司檔案室，移交時(shí)須填寫(xiě)好《檔案移交清冊(cè)》，雙方應(yīng)就移交檔案進(jìn)行核對(duì)，并在移交目錄上簽字確認(rèn)。

1.3部門(mén)員工調(diào)（離）職時(shí)，應(yīng)交檔案手續(xù)整理好后填寫(xiě)《財(cái)務(wù)工作交接單（含交接清冊(cè)）》進(jìn)行移交。

2、財(cái)務(wù)檔案的銷毀 2.1財(cái)務(wù)檔案一般保管期限為15年，期滿后可根據(jù)具體情況辦理銷毀手續(xù)。

2.2檔案銷毀首先須經(jīng)過(guò)鑒定，確認(rèn)已無(wú)查證和保存價(jià)值之后，列出清單，登記造冊(cè)，由存檔部門(mén)提出申請(qǐng)和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，同意銷毀。

2.3對(duì)批準(zhǔn)可銷毀的檔案，要填寫(xiě)好《檔案銷毀清冊(cè)》再銷毀。2.4 銷毀工作應(yīng)由鑒定小組監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》簽字。

2.5檔案銷毀后，要及時(shí)在相應(yīng)的查詢工具中予以注銷，并保存好銷毀記錄。附表2-4 財(cái)務(wù)檔案歸檔目錄

編號(hào)

檔案名稱存檔內(nèi)容存檔方式

（一）工商稅務(wù)資 料

1、工商年檢資料；

2、驗(yàn)資報(bào)告（原件）；

3、稅務(wù)登記證；

4、稅務(wù)登記及變更文件；

5、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)??；

6、稅收優(yōu)惠批復(fù)文件；

7、審計(jì)報(bào)告 盒裝

（二）稅務(wù)申報(bào)資料

1、地稅稅務(wù)申報(bào)資料；

2、國(guó)稅稅務(wù)申報(bào)資料；月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（三）銀行相關(guān)資料

1、開(kāi)戶許可證；

2、申請(qǐng)開(kāi)立、變更賬戶資料；

3、銀行印鑒卡、貸款卡；

4、現(xiàn)金/轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用登記薄；

5、支票領(lǐng)購(gòu)登記薄（指對(duì)銀行）；

6、銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)帳單

7、現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表

盒裝/保險(xiǎn)柜

（四）制度法規(guī)文 件

1、集團(tuán)財(cái)務(wù)部下發(fā)相關(guān)制度及通知

2、萬(wàn)達(dá)商管財(cái)務(wù)部下發(fā)相關(guān)制度及通知

3、上報(bào)集團(tuán)相關(guān)申請(qǐng)的批復(fù)文件 月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（五）預(yù)算考核文 件

1、月度預(yù)算執(zhí)行分析資料

2、資金類報(bào)表

3、租金類報(bào)表

4、籌備期專項(xiàng)資金使用情況資料

5、上級(jí)考核報(bào)告及整改報(bào)告 月度盒裝 年末裝訂成冊(cè)

（六）財(cái)務(wù)人員檔案

1、財(cái)務(wù)人員入職、轉(zhuǎn)正、晉級(jí)、調(diào)

薪等審批手續(xù)；

2、財(cái)務(wù)人員考核資料

3、財(cái)務(wù)人員交接資料月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（七）核算附件檔案

1、每月工資報(bào)表；

2、月度工資發(fā)放表；

3、人員調(diào)薪相關(guān)文件

4、業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)單月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（八）日常經(jīng)營(yíng)合同

1、各業(yè)主物業(yè)管理合同

2、廣告合同；

3、停車場(chǎng)管理合同；

4、工程合同（包括已交易公司資本 性支出類合同）；

5、保潔外包合同

6、多種經(jīng)營(yíng)合同 按合同類別/具 體情況歸檔

7、保險(xiǎn)合同

8、租賃合同

9、其他類

（九）臺(tái)賬檔案

1、停車場(chǎng)收費(fèi)臺(tái)帳；

2、物業(yè)管理費(fèi)臺(tái)帳；

3、多種經(jīng)營(yíng)收費(fèi)臺(tái)帳。

4、納稅統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳

5、租金臺(tái)帳

6、固定資產(chǎn)臺(tái)帳

7、專項(xiàng)資金使用臺(tái)帳（開(kāi)辦費(fèi)、招商費(fèi)、慶典費(fèi)、宣傳推廣費(fèi)等）

8、其他類 月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（十）公司會(huì)計(jì)報(bào)告

1、月度會(huì)計(jì)報(bào)表；

2、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及審計(jì)明細(xì)表；

3、年度會(huì)計(jì)決算報(bào)表

4、清產(chǎn)核資報(bào)告

5、審計(jì)報(bào)告 月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（十一）公司會(huì)計(jì)賬 薄

1、現(xiàn)金、銀行日記賬；

2、科目余額表；

3、總分類賬、明細(xì)分類賬；

4、其他與會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄相關(guān)的檔案資料 月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（十二）培訓(xùn)資料文

件

1、萬(wàn)達(dá)商管培訓(xùn)資料；

2、各地方公司培訓(xùn)資料；月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（十三）其他類資料

1、其他財(cái)務(wù)應(yīng)存檔的資料月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

（十四）內(nèi)部管理文

檔

1、管理建議書(shū)（內(nèi)部稽核報(bào)告）

2、停車場(chǎng)稽查報(bào)告

3、資金安全專項(xiàng)稽查報(bào)告

4、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告及盤(pán)點(diǎn)表

5、多種經(jīng)營(yíng)巡場(chǎng)報(bào)告及巡場(chǎng)表

6、收據(jù)發(fā)票稽核報(bào)告

7、庫(kù)存材料盤(pán)點(diǎn)表 月度盒裝年末裝訂成冊(cè)

附表2-5 財(cái)務(wù)檔案保管期限 序號(hào)檔案名稱保管期限 備注 一會(huì)計(jì)憑證類

原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年二會(huì)計(jì)賬簿類

總賬 15年明細(xì)賬 15年 日記賬 15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 5 輔助賬簿 15年

三財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 1 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年包括文字分析 2 年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析四其他類

會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久銀行余額調(diào)節(jié)表 5年銀行對(duì)賬單 5年計(jì)算機(jī)備份軟盤(pán)及磁帶 25年 計(jì)算機(jī)運(yùn)行日志 5年

第二篇：財(cái)務(wù)操作規(guī)范及公司要求

財(cái)務(wù)操作要求

1、報(bào)銷：必須提供發(fā)票及報(bào)銷單上的報(bào)銷人（既經(jīng)辦人）的所屬部門(mén)經(jīng)理、廠長(zhǎng)、財(cái)務(wù)經(jīng)理、方可報(bào)銷；出納報(bào)銷后，請(qǐng)一定要在報(bào)銷單上注明是現(xiàn)金付訖還是銀行付訖的章。并當(dāng)天計(jì)入現(xiàn)金流水或銀行流水日記賬。

2、員工暫支款項(xiàng)：要填寫(xiě)暫支說(shuō)明、若為采購(gòu)暫支要提供采購(gòu)清單，且清單要有部門(mén)經(jīng)理、廠長(zhǎng)、財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字方可暫支。暫支單要原單入賬不得用復(fù)印件。

3、歸還暫支；要提供購(gòu)貨發(fā)票、出入庫(kù)單據(jù)（要有經(jīng)辦人簽字方可）；出納登記采購(gòu)物資清單并與倉(cāng)庫(kù)核實(shí)。

4、工廠報(bào)銷；話費(fèi)廠長(zhǎng)200元/月、經(jīng)理100/月、主任及業(yè)務(wù)采購(gòu)等其他對(duì)外崗位50/月。特殊崗位要廠長(zhǎng)書(shū)面申請(qǐng)方可。

車輛要有出發(fā)地及目的地相應(yīng)的公里數(shù)（每次出車必有相應(yīng)記錄）車輛違章罰款一律由司機(jī)自行承擔(dān)。每月10日前整理好上月出車明細(xì)提交財(cái)務(wù)。

私車公用要有申請(qǐng)日期及時(shí)間、出車事由、行車?yán)锍?、申?qǐng)人、駕駛員、審批人簽字（1.6排量0.6/km、1.6-2.0排量0.8/km、2.0以上1.0/km）以上包含所有費(fèi)用且所發(fā)生的違章等其他一切費(fèi)用由駕駛員自行承擔(dān)。

租房補(bǔ)貼;原則上不提倡但確實(shí)需要按級(jí)別分廠長(zhǎng)500/月、經(jīng)理300/月、主管200/月。其他人員費(fèi)用自理。

差旅費(fèi)（外籍人員）廠長(zhǎng)1000-1500/年、經(jīng)理600-1200/年、主管400-800/年。主管及以下人員需工齡滿一年且憑來(lái)回火車票報(bào)銷。

外出餐費(fèi)及住宿費(fèi)廠長(zhǎng)住宿150-200、餐費(fèi)50-100

經(jīng)理住宿100-150、餐費(fèi)30-80

主管住宿80-120、餐費(fèi)30-50

招待費(fèi)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)50/人、縣市級(jí)80/人（較高及特殊100-120/人）

單次招待費(fèi)用超過(guò)1500要公司備案批準(zhǔn)。且憑票報(bào)銷涉及煙酒禮品等要批發(fā)購(gòu)買。

本規(guī)定涉及費(fèi)用按月度、季、年。由當(dāng)事人按規(guī)定，憑票向所有工廠申請(qǐng)報(bào)支，工廠財(cái)務(wù)及廠長(zhǎng)審核。2000以下生產(chǎn)部門(mén)經(jīng)理審核安排。2000以上由王總審核。

工廠財(cái)務(wù)經(jīng)理、行政經(jīng)理產(chǎn)生的報(bào)支費(fèi)用及補(bǔ)貼均需總公司生產(chǎn)部經(jīng)理審批。涉及到崗位調(diào)整、待遇變更、申請(qǐng)審核時(shí)要付請(qǐng)況說(shuō)明。

5、每周五下午3點(diǎn)前向公司提交現(xiàn)金及銀行流水日記賬。

6、每月20號(hào)前提供當(dāng)月開(kāi)票明細(xì)臺(tái)賬給公司財(cái)務(wù)。（財(cái)務(wù)報(bào)表、生產(chǎn)報(bào)表、工資單）

7、若有款已付單供應(yīng)商或其他單位或個(gè)人沒(méi)有及時(shí)開(kāi)票的要催開(kāi)。若2個(gè)月未果的以郵件形式征詢并提交公司財(cái)務(wù)。

8、備用金提取額度（根據(jù)需采購(gòu)或款項(xiàng)用途向總公司財(cái)務(wù)申請(qǐng)后撥付）款項(xiàng)用途要注明且要有相關(guān)部門(mén)經(jīng)理、廠長(zhǎng)、財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字有效。

9、外發(fā)單或水洗要有發(fā)票及相應(yīng)款號(hào)，購(gòu)線也需要備注款號(hào)。

10、所收到的發(fā)票抵扣聯(lián)要建立臺(tái)賬并把發(fā)票拍照備份給公司。（每月提交應(yīng)付賬款科目余額表與公司核對(duì)。）

11、網(wǎng)銀支付供應(yīng)商貨款要當(dāng)日把明細(xì)提交公司以回單入賬。

12、每月水電費(fèi)及其他固定費(fèi)用（社保）要提前申請(qǐng)以免產(chǎn)生滯納金。

13、面輔料，機(jī)器配件（機(jī)物料）、低值易耗品等都需要登記臺(tái)賬出入庫(kù)明細(xì)表每月第二次采購(gòu)前提交庫(kù)存明細(xì)及采購(gòu)明細(xì)。

14、發(fā)放工資在批量代付網(wǎng)銀操作進(jìn)行。

15、銷售發(fā)票入賬（后附工廠業(yè)務(wù)和公司業(yè)務(wù)雙方簽字對(duì)賬明細(xì)單、轉(zhuǎn)開(kāi)清單、開(kāi)票明細(xì)、面輔料領(lǐng)用及消耗及費(fèi)用明細(xì)。）

16、月末整理實(shí)際完工產(chǎn)品入庫(kù)情況和已完工產(chǎn)品出貨未開(kāi)票情況明細(xì)。并合算每款產(chǎn)值及制造成本。

17、宿舍出每間水電費(fèi)補(bǔ)貼外超出部分（工廠會(huì)補(bǔ)貼其中一部分）由住宿人自行承擔(dān)。

18、成本管理：月末按每款實(shí)際發(fā)生的成本費(fèi)用制作成本分析表（數(shù)據(jù)真實(shí)有效且貼合實(shí)際），按每款工價(jià)（既*/件）合算實(shí)際人工費(fèi)用最終結(jié)算毛利。

19、成本核算；按款號(hào)結(jié)轉(zhuǎn)成本，直接材料按實(shí)際收到的面輔料發(fā)票結(jié)轉(zhuǎn)（以免產(chǎn)生剩余庫(kù)存）。直接人工按實(shí)際用工工資（既制造費(fèi)用），月末制造費(fèi)用按每款實(shí)際消耗的工時(shí)（按比例進(jìn)行分配）

20、每季度進(jìn)行固定資產(chǎn)、剩余物資、原材料輔料、現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)。

21、設(shè)立應(yīng)付福利費(fèi)二級(jí)科目食堂費(fèi)用、員工醫(yī)藥費(fèi)、員工實(shí)際福利節(jié)假日禮品、宿舍房租、水電費(fèi)、招工費(fèi)等。

22、應(yīng)收賬款；制作應(yīng)收賬款明細(xì)表。

23、差旅費(fèi)與招待費(fèi)要分開(kāi)貼發(fā)票不能合并報(bào)銷。、24、工廠車輛按號(hào)牌登記每輛車油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等所發(fā)生費(fèi)用。

25、每季度進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)、且將盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)匯總上報(bào)公司生產(chǎn)部（抄送公司財(cái)務(wù)部報(bào)備）。

第三篇：檔案管理規(guī)范

檔案管理規(guī)范

1.目的

為了有效的保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮公司歷史資料的作用，規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

DXC集團(tuán)有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責(zé)： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書(shū)檔案。4.1.2.負(fù)責(zé)對(duì)檔案的借閱進(jìn)行審批、登記管理。

4.1.3.負(fù)責(zé)檔案銷毀申請(qǐng)的提出及審批后的檔案銷毀執(zhí)行。4.2.集團(tuán)各職能部門(mén)及各子公司

4.2.1.負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門(mén)/子公司業(yè)務(wù)有關(guān)的所有文書(shū)檔案。

4.2.2.負(fù)責(zé)對(duì)與本部門(mén)/子公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文書(shū)檔案銷毀申請(qǐng)的審核。4.2.3.負(fù)責(zé)在本部門(mén)/子公司階段業(yè)務(wù)結(jié)束后將有關(guān)重要文書(shū)檔案移交集團(tuán)綜合管理部。5.程序和內(nèi)容：

5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規(guī)章制度。5.1.4.重要會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。5.1.5.經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、工作總結(jié)；

5.1.6.意向書(shū)、合同、協(xié)議、立項(xiàng)報(bào)告及可行性報(bào)告。5.1.7.重要的來(lái)往信函。

5.1.8.一切與公司業(yè)務(wù)、技術(shù)、項(xiàng)目有關(guān)的資料。5.2.檔案立卷要求：

5.2.1.各部門(mén)立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的、具有查考利用價(jià)值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門(mén)或個(gè)人分散保存，必須由業(yè)務(wù)部門(mén)整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各項(xiàng)業(yè)務(wù)一旦結(jié)束，其有關(guān)該項(xiàng)業(yè)務(wù)往來(lái)的一切材料、函件都應(yīng)移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協(xié)議、意向書(shū)、委托書(shū)需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業(yè)務(wù)部門(mén)如有需要，可建立復(fù)印件的業(yè)務(wù)檔案，以便工作。5.2.1.3.業(yè)務(wù)部門(mén)形成的文件應(yīng)由本部門(mén)指定的專人保管。

5.2.1.4.業(yè)務(wù)部門(mén)文件保管人員有責(zé)任將本部門(mén)形成的文件收集齊全，并對(duì)文件材料進(jìn)行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應(yīng)包括文件名稱、摘要、形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、備注（注明是原件或復(fù)印件）。5.2.1.5.財(cái)務(wù)部獨(dú)立管理會(huì)計(jì)檔案---憑證、賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)表類、借款、貸款合同（注：財(cái)務(wù)部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財(cái)務(wù)部留復(fù)印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)排列。擬訂案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。

整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門(mén)檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書(shū)檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的規(guī)章制度類文件材料。

公司召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。公司職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

公司關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)主管部門(mén)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性上級(jí)主管部門(mén)制發(fā)的屬于公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的重要文件材料。下屬機(jī)構(gòu)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與公司的復(fù)函、批復(fù)等5.2.2.4.2.定期保管的文書(shū)檔案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。

公司召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事務(wù)管理文件材料。

公司關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)主管部門(mén)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上級(jí)主管部門(mén)制發(fā)的屬于公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的一般性文件材料。

上級(jí)主管部門(mén)制發(fā)的非公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。下屬機(jī)構(gòu)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。5.2.2.4.2.9.下屬機(jī)構(gòu)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄備考表。

全部案卷組成后，要對(duì)案卷統(tǒng)一排列編寫(xiě)文檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫(xiě)案卷目錄。5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當(dāng)年所形成的公司所有文件按上述要求進(jìn)行統(tǒng)一整理。5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團(tuán)各部門(mén)/項(xiàng)目公司及其他子公司各部門(mén)對(duì)于需要在集團(tuán)進(jìn)行歸檔的資料進(jìn)行整理，提交集團(tuán)綜合管理部，并提出存期建議。

5.3.2.集團(tuán)綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續(xù)的完備性。5.3.3.集團(tuán)綜合管理部根據(jù)資料的性質(zhì)、存檔單位建議的存期，對(duì)資料進(jìn)行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門(mén)或個(gè)人需首先提出借閱/復(fù)印需求，填寫(xiě)《檔案借閱/復(fù)印審批單》（附表2），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后報(bào)總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復(fù)印需求，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。

5.4.3.審批通過(guò)后，綜合管理部要對(duì)借閱/復(fù)印的檔案進(jìn)行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印。

5.4.5.對(duì)于需要復(fù)印的資料，由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)將資料復(fù)印并下發(fā)給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復(fù)印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對(duì)于需要?dú)w還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內(nèi)歸還資料，綜合管理部負(fù)責(zé)在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團(tuán)綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對(duì)于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進(jìn)行整理，并提出銷毀申請(qǐng)（附表4：《文件資料銷毀請(qǐng)示》）。

5.5.2.銷毀申請(qǐng)經(jīng)資料存檔提交部門(mén)進(jìn)行審核，對(duì)是否銷毀或延長(zhǎng)保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對(duì)審批未通過(guò)的檔案，由總公司綜合管理部延長(zhǎng)保管期限，并辦理相關(guān)手續(xù)。

5.5.4.審批通過(guò)的檔案，總公司綜合管理部造具清冊(cè)，由檔案交存部門(mén)負(fù)責(zé)人和總公司綜合管理部負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見(jiàn)證人在《檔案銷毀證明書(shū)》（附表5）上簽字確認(rèn)。6.支持性文件：無(wú) 7.相關(guān)記錄： 7.1.7.2.《檔案保管登記臺(tái)帳》 《檔案借閱/復(fù)印審批單》

7.3.《檔案借閱/復(fù)印登記臺(tái)賬》

7.4.《文件資料銷毀請(qǐng)示》 7.5《檔案銷毀證明書(shū)》

檔案管理流程總部各部門(mén)/項(xiàng)目公司及其他子公司各部門(mén)A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據(jù)保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批匯總借閱/復(fù)印資料需求N綜合管理部經(jīng)理審批Y結(jié)束借閱/復(fù)印登記Y是否需要復(fù)印NY是否需要?dú)w還復(fù)印資料發(fā)放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結(jié)束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請(qǐng)匯總形成銷毀文件資料清單N延長(zhǎng)檔案保管期并辦理相關(guān)手續(xù)造具清冊(cè)提出銷毀報(bào)告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結(jié)束銷毀檔案Y

第四篇：財(cái)務(wù)支出審核審批操作規(guī)范

財(cái)務(wù)支出審核審批操作規(guī)范

財(cái)務(wù)支出審核審批操作規(guī)范

為了加強(qiáng)本公司財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部控制，保證財(cái)務(wù)支出審核審批管理健康、有序的運(yùn)行，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和本公司的有關(guān)規(guī)章制度，制定本規(guī)范。

一、財(cái)務(wù)支出審核、審批崗位分工

1、總經(jīng)理：行使審批人職能，公司的一切財(cái)務(wù)支出事項(xiàng)必須經(jīng)總經(jīng)理審批后出納人員方可付款。

2、會(huì)計(jì)主管：行使審核人職能，掌管本公司的財(cái)務(wù)專用章，根據(jù)本公司的規(guī)章制度規(guī)定，審核生產(chǎn)

經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)上報(bào)的財(cái)務(wù)支出事項(xiàng)，經(jīng)審核無(wú)誤后上報(bào)總經(jīng)理審批。

3、助理會(huì)計(jì)：行使復(fù)核人職責(zé)，根據(jù)本崗位的職責(zé)分工，復(fù)核本崗位對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)上報(bào)的財(cái)務(wù)支出事項(xiàng)，經(jīng)復(fù)核無(wú)誤后上報(bào)主辦會(huì)計(jì)審核。

4、出納：行使付款人職能，根據(jù)簽字手續(xù)齊全付款憑證，具體承辦本公司的財(cái)務(wù)支出事項(xiàng)。

5、業(yè)

務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人：行使復(fù)核人的職責(zé)，根據(jù)本崗位的職責(zé)分工，復(fù)核本崗位對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)上報(bào)的財(cái)務(wù)支出事項(xiàng)，經(jīng)復(fù)核無(wú)誤后上報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審（復(fù)）核。

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人：行使經(jīng)辦人的職責(zé)，對(duì)于每筆財(cái)務(wù)支出事務(wù)根據(jù)本公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的要求取得付

款憑證并簽字確認(rèn)。

二、財(cái)務(wù)支出審批權(quán)限

1、總經(jīng)理根據(jù)董事會(huì)的授權(quán)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本公司財(cái)務(wù)支出的審批事務(wù)，總經(jīng)理外出時(shí)，根據(jù)工作

需要可以書(shū)面或臨時(shí)口頭授權(quán)指定人員代行審批事務(wù)。

2、公司對(duì)于對(duì)外投資、房屋建筑及機(jī)器設(shè)備購(gòu)置、單筆付款金額在10萬(wàn)元以上等重要的財(cái)務(wù)支付

業(yè)務(wù)，實(shí)行董事會(huì)集體決策和審批。

3、為提高工作效率，本公司分別指定兩名總經(jīng)理分工負(fù)責(zé)供應(yīng)、銷售業(yè)務(wù)線的財(cái)務(wù)支出審批事務(wù)。

為加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制，兩名分工負(fù)責(zé)審批事務(wù)的總經(jīng)理本人經(jīng)手的財(cái)務(wù)支出報(bào)銷事項(xiàng)應(yīng)實(shí)行交叉審批的方式。

4、員工（包括股東）個(gè)人因私借款原則上不得辦理，對(duì)確有必要并經(jīng)本公司董事會(huì)決議同意的員工

（包括股東）因私借款，按董事會(huì)決議辦理。

三、審批及操作規(guī)程

1、審批流程

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人——部門(mén)負(fù)責(zé)人（復(fù)核）——會(huì)計(jì)（復(fù)核）——會(huì)計(jì)主管（審核）——審批人（批準(zhǔn)）——出納（付款）

2、操作規(guī)程

（1）外購(gòu)材料物資應(yīng)根據(jù)供貨商出具的發(fā)票、收到貨物的入庫(kù)單、現(xiàn)款采購(gòu)的加附《請(qǐng)購(gòu)單》，賒銷

采購(gòu)的加附《掛賬結(jié)算單》，經(jīng)有關(guān)部門(mén)復(fù)核、審核，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后出納方能付款。具體執(zhí)行本公司公布的《物資流轉(zhuǎn)管理制度》相關(guān)規(guī)定。

（2）預(yù)付、暫付性質(zhì)的付款項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)合同或批準(zhǔn)文件（指董事會(huì)決議），由經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě)請(qǐng)款單，注明合同文件字號(hào)，經(jīng)有關(guān)部門(mén)復(fù)核、審核，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后出納方能付款。

（3）一般性質(zhì)的費(fèi)用應(yīng)根據(jù)發(fā)票、收據(jù)，經(jīng)有關(guān)部門(mén)復(fù)核、審核，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后出納方能付款。

（4）稅款、行政規(guī)費(fèi)的支出可由經(jīng)辦部門(mén)簽字后，直接報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。

（5）總經(jīng)理直接支付報(bào)銷的費(fèi)用經(jīng)交叉審批后直接報(bào)銷。

（6）工程承包款、機(jī)器設(shè)備購(gòu)置等大額付款項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)合同或批準(zhǔn)文件（指董事會(huì)決議），附發(fā)票、工程完工進(jìn)度確認(rèn)書(shū)，經(jīng)有關(guān)部門(mén)審核（必要時(shí)經(jīng)董事會(huì)決議委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)審計(jì)），報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后出納方能付款。

財(cái)務(wù)支出審核審批操作規(guī)范

（7）出差人員借款，必須首先填好“預(yù)借差旅費(fèi)申請(qǐng)單”，詳細(xì)列明出差事由、目的地、出差路線、擬搭乘交通工具、預(yù)計(jì)出差時(shí)間、借款金額等內(nèi)容，經(jīng)有關(guān)部門(mén)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方予借支。出差人員回公司應(yīng)按規(guī)定期限報(bào)銷旅差費(fèi)，報(bào)銷后借款余額應(yīng)及時(shí)歸還公司；其他借款經(jīng)辦人員在借款業(yè)務(wù)完成后在規(guī)定期限內(nèi)必須辦理報(bào)銷結(jié)算手續(xù)。具體執(zhí)行本公司公布的《差旅費(fèi)報(bào)銷制度》相關(guān)規(guī)定。

（8）出納支付（包括因公借用）每一筆款項(xiàng)，不論金額大小均需總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字?？偨?jīng)理或其授權(quán)

人員外出應(yīng)由出納設(shè)法通知，同意后可先付款后補(bǔ)簽。

（9）所有支出憑證由出納嚴(yán)格審核其內(nèi)容與金額是否與實(shí)際相符，票據(jù)是否合法、合規(guī)，收款單位的印章是否合法有效、領(lǐng)款人的簽字是否相符，審核、審批手續(xù)是否完備，如有疑問(wèn)必須先查詢并得到確認(rèn)后方能支付。

（10）涉及銀行轉(zhuǎn)賬、銀行承兌匯票背書(shū)轉(zhuǎn)讓支出事務(wù)，會(huì)計(jì)主管在銀行付款憑證上加蓋財(cái)務(wù)專用

章時(shí)必須認(rèn)真審核，并履行最后付款經(jīng)辦人的職責(zé)。

四、違規(guī)處罰

審批人、審核人、付款經(jīng)辦人未按照本規(guī)范辦理財(cái)務(wù)支出付款事務(wù)的，在分清責(zé)任的前提下，承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失的賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的予以除名處理。

第五篇：供應(yīng)商檔案管理規(guī)范

供應(yīng)商檔案管理規(guī)范

1、目的

為促進(jìn)采購(gòu)信息管理的規(guī)范性和ERP信息管理的安全性，制定本規(guī)范。

2、范圍

本規(guī)定適用于供應(yīng)商信息及ERP相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程的供應(yīng)商信息管理，是ERP系統(tǒng)中采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的所有職能部門(mén)執(zhí)行規(guī)范之標(biāo)準(zhǔn)。

3、職責(zé)

3.1 采購(gòu)部是供應(yīng)商信息的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司所有供應(yīng)商信息的整理、規(guī)范、ERP信息處理。

3.2 各職能部門(mén)，需要使用ERP相應(yīng)采購(gòu)功能的都需按此規(guī)定執(zhí)行供應(yīng)商信息管理的相應(yīng)流程

3.3 公司ERP系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)相應(yīng)權(quán)限的調(diào)整和控制。

4、程序

4.1 采購(gòu)員需在樣品檢驗(yàn)合格以后，向供應(yīng)商檔案管理員提交《供應(yīng)商檔案表》，由管理員審核后錄入ERP系統(tǒng)中，以供采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程的使用，完成供應(yīng)商信息的新增工作。

4.2 《供應(yīng)商檔案表》填寫(xiě)規(guī)范：

a.表中分類和供應(yīng)商編碼由管理員填寫(xiě)

b.表中供應(yīng)商簡(jiǎn)稱對(duì)應(yīng)ERP系統(tǒng)中信息需填寫(xiě)全稱，產(chǎn)品名稱、規(guī)格需按實(shí)際送樣產(chǎn)品進(jìn)行填寫(xiě)詳細(xì)內(nèi)容，由相應(yīng)采購(gòu)員填寫(xiě)

c.需填寫(xiě)聯(lián)系人、公司地址、聯(lián)系方式，由采購(gòu)員填寫(xiě)

d.表中賬戶類型、賬戶名稱、賬號(hào)（銀行）、開(kāi)戶行，必須填寫(xiě)準(zhǔn)確，由采購(gòu)員填寫(xiě)。

e.表中付款方式、是否含稅、發(fā)展日期、業(yè)務(wù)員需由采購(gòu)員與供方確認(rèn)后填寫(xiě)，如有修正需及時(shí)與管理員溝通修改相應(yīng)信息。

4.3 供應(yīng)商信息管理員需在新增供應(yīng)商信息時(shí)確認(rèn)系統(tǒng)內(nèi)有無(wú)重復(fù)，供應(yīng)商檔案表中內(nèi)容填寫(xiě)是否完整，必要時(shí)要求提供供應(yīng)商相應(yīng)證明文件，確認(rèn)無(wú)誤后方可錄入ERP系統(tǒng)。管理員需在12小時(shí)工作時(shí)間內(nèi)完成信息錄入工作。

4.4 供應(yīng)商信息修改。如因業(yè)務(wù)需要，需修改供應(yīng)商相關(guān)信息，需由業(yè)務(wù)員提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《供應(yīng)商檔案表》填寫(xiě)相應(yīng)修改的內(nèi)容，由部門(mén)主管或經(jīng)理簽字后，交由管理員進(jìn)行ERP系統(tǒng)內(nèi)變更。

4.5 供應(yīng)商信息刪除。如因業(yè)務(wù)需要，需修改供應(yīng)商相關(guān)信息，需由業(yè)務(wù)員提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《供應(yīng)商檔案表》填寫(xiě)刪除原因和供應(yīng)商編碼，由部門(mén)主管或經(jīng)理簽字后，交由管理員進(jìn)行ERP系統(tǒng)內(nèi)刪除。

5、相關(guān)文件

《采購(gòu)過(guò)程控制程序》 《供應(yīng)商管理規(guī)定》

6、相關(guān)記錄

《供應(yīng)商檔案表》