第一篇：關(guān)于公司應(yīng)用OA 的請示

關(guān)于公司應(yīng)用OA（辦公自動化）系統(tǒng)的請示

公司領(lǐng)導(dǎo)：

為適應(yīng)現(xiàn)代化辦公需要，改善辦公條件，加強(qiáng)各部門之間的工作協(xié)同能力。為加強(qiáng)員工工作效率，節(jié)省公司日常成本工，員工能明確工作的目標(biāo)，使工作有理可依、有據(jù)可查。公司實(shí)施OA（辦公自動化）是一個必然的趨勢，使用OA系統(tǒng)后可以改善公司以下問題：

1、管理思想、制度無法完整地落實(shí)；

2、實(shí)業(yè)、物業(yè)、酒莊、建潤之間以及公司各個崗位之間都有一定的距離，實(shí)時管理、溝通難度大；

3、公司現(xiàn)包括實(shí)業(yè)、物業(yè)、建潤，難以及時信息溝通，同時感受不到公司的氛圍，難以統(tǒng)一協(xié)同在一致的企業(yè)文化下；

4、若相關(guān)人員外出，一些需簽批的工作只能后推，或先行辦理再補(bǔ)簽；

5、日常書面溝通主要利用紙質(zhì)檔文件送遞，郵件，電話溝通。文件分散且針對同一件事項(xiàng)的事件無法進(jìn)行歸類

6、工作效率較低，申報、審批、簽字等占用大量工作時間； 經(jīng)分析，當(dāng)下購買并實(shí)施OA(辦公自動化)系統(tǒng)是必要、可行、有收效的。

以上意見當(dāng)否，請審核批復(fù)。

綜合辦公室 2016年12月2日

第二篇：OA應(yīng)用管理辦法

辦公自動化系統(tǒng)管理辦法

第一章 總

則

第一條

為了有效地配合集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱：XXX-OA系統(tǒng)）的運(yùn)用，推進(jìn)集團(tuán)信息化建設(shè)，從而有效地利用XXX-OA實(shí)現(xiàn)辦公“流程電子化、制度規(guī)范化、工作協(xié)同化、管理精細(xì)化”目標(biāo)，提高辦公效率、提高信息綜合利用、實(shí)現(xiàn)資源共享、提高企業(yè)管理水平，特制訂本管理辦法。

第二條

本辦法適用于XXX-OA系統(tǒng)的管理（包括集團(tuán)本部和各級公司）。

第三條

集團(tuán)本部和集團(tuán)所屬各公司必須指定專人作為子機(jī)構(gòu)系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)XXX-OA系統(tǒng)在公司的建設(shè)、實(shí)施和本公司的系統(tǒng)維護(hù)。集團(tuán)本部和各公司的職能部門必須指定部門信息管理員，負(fù)責(zé)本部門的用戶及權(quán)限、崗位、流程模板設(shè)定，部門文檔權(quán)限（授權(quán)）的設(shè)置，負(fù)責(zé)本部門的操作人員的指導(dǎo)、咨詢和培訓(xùn)，對本部門的信息安全負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露信息內(nèi)容。第四條

系統(tǒng)內(nèi)包含集團(tuán)高度機(jī)密文件，用戶應(yīng)有良好的安全意識。應(yīng)定期修改用戶密碼，并不得轉(zhuǎn)借他人使用。

第五條

除個人文件外，用戶不得隨意修改和刪除協(xié)同管理內(nèi)文件。如文件作廢或刪除，必須征得部門負(fù)責(zé)人的同意。

第六條

XXX-OA系統(tǒng)用戶對集團(tuán)信息安全負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)，不得隨意設(shè)置權(quán)限，共享信息給無關(guān)人員，不得無故下載文件，更不能向公司外人員泄漏公司機(jī)密。第七條 XXX-OA的主要功能包括： ? 內(nèi)部郵件管理 ? 文檔管理 ? 流程管理 ? 工作聯(lián)絡(luò)書 ? 信息發(fā)布和交流

其中內(nèi)部郵件管理、工作聯(lián)絡(luò)書、流程管理是XXX-OA的核心業(yè)務(wù)。全集團(tuán)辦公人員可以利用XXX-OA進(jìn)行日常辦公、公文審批、文件共享、知識共享，促進(jìn)辦公人員之間的交流和協(xié)作。

第二章

辦公自動化系統(tǒng)的約定

第八條 集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)（簡稱XXX-OA）包括集團(tuán)電子流程應(yīng)用系統(tǒng)和電子郵件管理系統(tǒng)兩個子系統(tǒng)。

第九條 第一次使用XXX-OA系統(tǒng)前，先聯(lián)系本單位系統(tǒng)管理員，在用戶自己使用的計算機(jī)上進(jìn)行host文件設(shè)置后，方可使用。

第十條 XXX-OA系統(tǒng)的用戶命名規(guī)則：XXX-OA用戶名為用戶漢語全名。如：集團(tuán)本部XX，其登錄XXX-OA系統(tǒng)的用戶名為：XX。姓名重復(fù)的情況依照如下規(guī)則解決：

1． 重名者為不同公司的，則在名字后面加公司名稱；如，集團(tuán)本部和商業(yè)公司均有員工的姓名為：XX；則集團(tuán)本部的XX在XXX-OA中的用戶名為：XX（集團(tuán)本部）；商業(yè)公司的XX在XXX-OA系統(tǒng)中的用戶名為：XX（商業(yè)）

2． 重名者為如果為同一公司員工，則職務(wù)最大者使用漢語全名作為XXX-OA系統(tǒng)的用戶名，其余的人以在系統(tǒng)中注冊的先后秩序在漢語全名后加01、02等序號。如：集團(tuán)本部分別有兩個員工姓名為XX，則職務(wù)高者在XXX-OA中的用戶名為XX；后者在XXX-OA系統(tǒng)中的用戶名為：XX01 具體每個人在系統(tǒng)中的用戶名，請以本公司或部門的信息管理員確定為準(zhǔn)。

第十一條 集團(tuán)電子流程應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用于集團(tuán)本部和集團(tuán)所有下級公司，登錄地址：http://oa.XXX.com/；用戶名：用戶自己漢字姓名或系統(tǒng)管理員分配的用戶名；首次登錄系統(tǒng)的密碼：12345678，各用戶第一次進(jìn)入系統(tǒng)后請修改用戶密碼。

第十二條 外部電子郵件管理系統(tǒng)應(yīng)用于全集團(tuán)，各用戶可登陸http://mail.XXXXX.cn 進(jìn)行郵件的收發(fā)和管理，電子郵件系統(tǒng)使用的域名為：XXXXX.cn；電子郵箱的名稱為：用戶名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的電子郵箱名稱為：XX@XXXXX.cn。如果出現(xiàn)電子郵件的姓名全拼出現(xiàn)重疊，則依照如下規(guī)則：

1.重名者為不同公司的，則在名字漢語后面加公司簡稱；如，集團(tuán)本部和商業(yè)公司均有員工的姓名為：XX；則集團(tuán)本部的XX的電子郵件帳號為：XX-jtbb；商業(yè)公司XX的電子郵件帳號為：XX-sygs 2.重名者為如果為同一公司員工，則職務(wù)最大者使用漢語全拼作為電子郵件賬號名，其余的人以在系統(tǒng)中注冊的先后秩序在漢語全拼后加01、02等序號。如：集團(tuán)本部分別有兩個員工姓名為XX，則職務(wù)高者的電子郵件帳號為：XX；后者的電子郵件帳號為：XX01 具體每個人的電子郵件帳號，請以本公司或部門的信息管理員確定為準(zhǔn)。

第十三條 原則上XXX-OA只能在集團(tuán)范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集團(tuán)信息管理部申請VPN用戶，使用VPN方式連接Internet后，即可使用XXX-OA系統(tǒng)。

第三章

制訂流程的規(guī)定

第十四條 XXX-OA中的流程分為三類流程：集團(tuán)流程、公司（集團(tuán)本部視為公司）流程和部門流程。凡可能在集團(tuán)下屬多個公司發(fā)起使用的流程都?xì)w為集團(tuán)流程；凡是僅僅在集團(tuán)下屬公司內(nèi)部（含集團(tuán)本部內(nèi)部）流轉(zhuǎn)，并可能在公司內(nèi)部多個部門發(fā)起使用的流程，都視為公司流程；只有特定的部門發(fā)起的流程歸為部門流程。

第十五條

流程的制訂：集團(tuán)流程統(tǒng)一由集團(tuán)行政部會同集團(tuán)體系管理員及信息員，根據(jù)集團(tuán)管理規(guī)定制訂。公司流程由各公司行政會同各部門管理員和信息員，依據(jù)本公司管理制度制訂，集團(tuán)本部流程由集團(tuán)行政中心會同各部門管理員和信息員進(jìn)行制訂。部門流程由各部門信息員及部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本公司管理制度和實(shí)際業(yè)務(wù)建立。第十六條

流程的修改：當(dāng)實(shí)際流程變更時由相關(guān)部門提出，集團(tuán)流程經(jīng)集團(tuán)行政部會同各相關(guān)部門討論后由集團(tuán)信息部信息管理員負(fù)責(zé)修改；公司流程由各公司行政部會同本公司各相關(guān)部門討論后，由公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)修改；部門流程由本部門自行確定后修改。第十七條 流程的維護(hù)：集團(tuán)及集團(tuán)本部流程，由集團(tuán)行政部會同集團(tuán)體系管理員及原制訂部門負(fù)責(zé)修改；集團(tuán)下屬各公司的流程，由各公司行政部會公司體系信息管理員及原制訂部門負(fù)責(zé)修改；部門流程由各部門提出，公司系統(tǒng)管理員修改。

第十八條 流程的制訂范圍：本著提高工作效率、節(jié)約成本的原則將集團(tuán)內(nèi)的大部分業(yè)務(wù)流程制訂為電子流程。

第四章

電子流程管理的規(guī)定

第十九條 集團(tuán)內(nèi)的業(yè)務(wù)運(yùn)作公布過的啟用流程必須全部走電子審批流程，任何人不得以任何借口拒絕走XXX-OA系統(tǒng)流程。如果集團(tuán)業(yè)務(wù)運(yùn)作公布過的啟用流程，用戶還是堅持使用紙介流程，將嚴(yán)格按照管理辦法進(jìn)行處罰。

第二十條 為保證電子流程的正確性，任何人不得隨意修改流程。如有必要修改，請向流程原制訂者申請。

第二十一條 使用流程時的文件歸檔時要注意規(guī)范，把相應(yīng)的歸檔文件歸檔到相應(yīng)的文件柜，方便查詢、使用。

第二十二條 如個人出差，必須設(shè)置流程代簽人或通過XXX-OA中的IT服務(wù)流程向集團(tuán)信息管理部申請VPN權(quán)限，以便流程及時運(yùn)行。第二十三條 文件走流程時相關(guān)人員必須盡快做出相應(yīng)的處理、提高工作效率。其中的工作效率將作為績效考核的參數(shù)之一，納入月度績效考核。

第五章

郵件管理規(guī)定 第二十四條 http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統(tǒng)是集團(tuán)員工因公對外溝通和交流的方式之一。集團(tuán)內(nèi)部人員的工作溝通和交流盡量使用XXX－OA中的內(nèi)部郵件和工作聯(lián)絡(luò)單。

第二十五條 http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統(tǒng)使用空間每用戶不超過500M，請各用戶不要長期存放郵件，如該郵件需保存，請用戶自行備份到本機(jī)。

第二十六條 郵件附件大小每用戶不要超過10M，如因工作需要更大的附件限制，請使用XXX-OA系統(tǒng)信息管理流程中的Internet、Mail申請流程，進(jìn)行申請。

第二十七條 系統(tǒng)中只保留6個月的郵件，超過6個月的，系統(tǒng)定期在下月一日刪除，請用戶注意做好郵件導(dǎo)出和備份工作。

第六章

文檔管理的規(guī)定

第二十八條 按照文檔的應(yīng)用范圍，文檔分為常用信息、集團(tuán)文件、公司文件和部門文件。常用信息指集團(tuán)廣泛使用的文件；集團(tuán)文件指集團(tuán)發(fā)布的制度文件、體系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集團(tuán)本部范圍的制度文件、文檔模板、體系文件、歸檔文件等，不跨公司使用；部門文件指集團(tuán)本部或各公司部門內(nèi)部文件，不跨部門使用（部門文件只能是本部門人員使用）。

第二十九條 集團(tuán)文件和集團(tuán)本部文件、由總裁室秘書維護(hù)；公司文件由各公司行政部統(tǒng)一授權(quán)維護(hù)；部門文件由本部門負(fù)責(zé)人和信息員維護(hù)。

第三十條 文檔組織要清晰、分類明確；不得隨意存放文件；更不得隨意授權(quán)。

第三十一條

注意文檔的安全，任何人不得隨意修改、刪除和破壞文檔。

第三十二條

發(fā)現(xiàn)公共文檔有異常時應(yīng)及時通知相關(guān)的維護(hù)人員。第三十三條 所有經(jīng)過電子流程審批發(fā)布的文件，都為集團(tuán)、各公司和部門經(jīng)過XXX-OA系統(tǒng)簽審的有效文件，并視為集團(tuán)、各公司和部門的正式文件。

第七章 用戶管理

第三十四條 由集團(tuán)信息管理部信息管理員根據(jù)集團(tuán)的組織架構(gòu)維護(hù)XXX-OA系統(tǒng)的集團(tuán)體系和集團(tuán)本部的機(jī)構(gòu)設(shè)置。各公司的組織架構(gòu)維護(hù)是在集團(tuán)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，由各公司系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)維護(hù)。第三十五條 系統(tǒng)用戶由各部門信息員和部門負(fù)責(zé)人維護(hù)，用戶資料必須完整有效。集團(tuán)信息管理部和各公司系統(tǒng)管理員提供技術(shù)支持。第三十六條 為確保系統(tǒng)信息安全，部門信息員必須及時根據(jù)部門人事變動維護(hù)用戶信息。人員離職必須馬上停止該用戶使用XXX-OA系統(tǒng)的權(quán)限。人員調(diào)動必須由公司系統(tǒng)管理員或集團(tuán)信息管理部系統(tǒng)管理員在XXX-OA中的用戶設(shè)置作必要調(diào)整。

第三十七條 用戶不允許在系統(tǒng)內(nèi)上傳和創(chuàng)建一些與工作無關(guān)的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒體文件。

第八章 培訓(xùn)管理

第三十八條 集團(tuán)信息管理部統(tǒng)一制定計劃，由各公司系統(tǒng)管理員定期對公司新進(jìn)員工組織培訓(xùn)，各部門信息員負(fù)責(zé)對本部門新增員工的培訓(xùn)工作。

第九章 應(yīng)急措施

第三十九條 在使用XXX-OA系統(tǒng)時遇到問題，請及時與本部門信息員聯(lián)系，或本公司系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

第十章 獎懲規(guī)定

第四十條

為強(qiáng)化信息的保密性，集團(tuán)內(nèi)部范圍內(nèi)傳遞的郵件（工作聯(lián)絡(luò)單），非特殊原因必須使用XXX-OA系統(tǒng)傳遞。對沒有特殊原因又長期使用外部郵件遞信息者將視情況予以處罰。

第四十一條 數(shù)據(jù)命名不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。第四十二條 數(shù)據(jù)歸檔不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。第四十三條 數(shù)據(jù)提交流程不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。

第四十四條 公布范圍內(nèi)啟用流程，用戶還堅持使用紙介流程的，第一次警告，以后每次罰款20元。

第四十五條 數(shù)據(jù)流程任務(wù)完成超過規(guī)定時限的，前2次警告，以后每次罰款20元。

第四十六條 用戶因出差或休假未能在系統(tǒng)內(nèi)臨時授權(quán)，第一次警告，以后每次罰款20元。

第四十七條 數(shù)據(jù)有明顯錯誤的，但沒造成系統(tǒng)事故的。數(shù)據(jù)提交者付主要責(zé)任，數(shù)據(jù)審核者付連帶責(zé)任，每次罰款100元。

第四十八條 數(shù)據(jù)有明顯錯誤的，造成系統(tǒng)事故的。數(shù)據(jù)提交者負(fù)主要責(zé)任，數(shù)據(jù)審核者負(fù)連帶責(zé)任，每次罰款500元。

第四十九條 相關(guān)提交人員必須在文件內(nèi)簽名和簽署意見(說明：WORD文檔不會自動產(chǎn)生簽名)。對未簽名者前2次警告，以后每次罰款20元。

第五十條 以上所有警告和處罰由集團(tuán)信息管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計，并定期向總裁室提交報告。

第十一章 保密與安全管理規(guī)定

第五十一條

各級用戶對自己所能查看到的信息負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露信息內(nèi)容。如有他人通過用戶自己的密碼登錄，并造成數(shù)據(jù)泄密、數(shù)據(jù)修改或惡意破壞，責(zé)任由用戶本人承擔(dān)，并處于1000元的罰款。第五十二條 各級用戶對自己的用戶名和密碼必須妥善保管，杜絕出現(xiàn)密碼真空現(xiàn)象。用戶密碼必須定期更換，一般每一個月更換一次，一旦發(fā)現(xiàn)密碼泄露或丟失應(yīng)及時聯(lián)系管理員更換。

第五十三條 廣域網(wǎng)用戶只限于出差用戶和部分必須及時異地決策，異地工作的崗位（如：正副總裁、正副總經(jīng)理，外協(xié)、銷售、售后部門等用戶）。特殊用戶如果需要開通廣域網(wǎng)用戶權(quán)限，請?zhí)顚憽禝nternet/E-mail用戶權(quán)限申請表》。

第五十四條 集團(tuán)信息管理部對防止外人對XXX-OA系統(tǒng)的非法訪問及保護(hù)XXX-OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全負(fù)有完全責(zé)任，要從硬件及軟件兩個層次上解決XXX-OA系統(tǒng)的安全運(yùn)行問題。

第五十五條 嚴(yán)禁對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行蓄意破壞，一經(jīng)查證，予以重罰。情節(jié)嚴(yán)重者，交集團(tuán)審計部，按集團(tuán)制訂的相關(guān)規(guī)定處理。

第十二章

附

則

第五十六條

本管理辦法由集團(tuán)信息管理部負(fù)責(zé)制訂、解釋與修訂。第五十七條 本管理辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行生效。

信息管理部

二00七年十二月二十日

第三篇：關(guān)于OA系統(tǒng)升級的請示0704

關(guān)于OA系統(tǒng)改造升級的請示

集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)：

目前公司使用的OA系統(tǒng)于2002年建設(shè)并投入使用，歷時十年的使用過程中，其功能的應(yīng)用和服務(wù)器的反應(yīng)速度都日漸緩慢，且系統(tǒng)故障率日漸提高，已不能完全滿足日常工作的需要。

目前，集團(tuán)的OA系統(tǒng)已成為總部與各企業(yè)之間信息交流的快速且必要的通道，目前OA系統(tǒng)使用的是LOTUS DOMINO技術(shù)，該技術(shù)由于編輯難度高、使用步驟復(fù)雜，二次開發(fā)能力不足，已逐步被JAVA技術(shù)取代，因此對于我們目前進(jìn)行OA系統(tǒng)的改造升級形成了很大的障礙。此外，OA系統(tǒng)雖為每位用戶配置了一個郵箱，但只能進(jìn)行內(nèi)部使用，無法收發(fā)外部郵件，這與我集團(tuán)作為一家上市公司的形象不相符。

因此，我們建議進(jìn)行OA系統(tǒng)的升級改造。一是通過購置新的主流服務(wù)器替換原服務(wù)器，提高OA系統(tǒng)服務(wù)器的性能和反應(yīng)速度，利于管理維護(hù)；二是使用JAVA技術(shù)開發(fā)的新OA系統(tǒng)，利于二次開始，并且可與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接整合，形成一個統(tǒng)一快捷、功能齊全的信息平臺；三是部署企業(yè)郵箱系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)可以收發(fā)外網(wǎng)郵件，利于公司員工進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，提升公司形象；四是開發(fā)移動辦公的功能，新OA系統(tǒng)可開發(fā)手機(jī)客戶端，輕松實(shí)現(xiàn)使用手機(jī)隨時隨地上OA系統(tǒng)辦公，以提高工作效率的目的。

我們通過對三家OA系統(tǒng)公司進(jìn)行調(diào)研，建議使用上海泛微網(wǎng)絡(luò)公司開發(fā)的OA系統(tǒng)，該公司專業(yè)從事企業(yè)協(xié)同商務(wù)/協(xié)同辦公軟件管理系統(tǒng)解決方案的管理咨詢及其軟件開發(fā)的高新技術(shù)企業(yè)，榮譽(yù)客戶包括俏江南、漢王科技、露露集團(tuán)、娃哈哈等集團(tuán)公司。此次升級費(fèi)用約為50萬元，此項(xiàng)費(fèi)用已列支今年預(yù)算之內(nèi)。

妥否，請批示。

第四篇：OA應(yīng)用功能說明

OA功能說明

3.1.公文管理 1.簡要說明

公文管理用來管理企業(yè)的各種公文的收發(fā)和流轉(zhuǎn)，可以使企業(yè)實(shí)現(xiàn)無紙化公文流轉(zhuǎn)，提高公文流轉(zhuǎn)的速度，并通過與檔案管理系統(tǒng)的連接，可以將完成流轉(zhuǎn)的公文直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。

具體功能包括：發(fā)文草擬、收文登記、來文處理、查詢統(tǒng)計、公文流程設(shè)置等?！?發(fā)文草擬

允許工作人員草擬發(fā)文，公文依照公文模板進(jìn)行擬定，符合企業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為公文的編寫提供了便利?！?收文登記

工作人員可以對外來文進(jìn)行簽收、登記、審核，對需本企業(yè)處理的公文可以設(shè)定各級審批流轉(zhuǎn)。

● 來文處理

對需個人審核、校核、會簽、批辦、擬辦、執(zhí)行、督辦、催辦的公文進(jìn)行處理。系統(tǒng)能夠通過及時提醒、待辦事宜、短消息、電子郵件等方式通知工作人員盡快辦理，并能夠跟蹤公文的全程狀態(tài)?！?查詢統(tǒng)計

系統(tǒng)提供多條件模糊查詢權(quán)限內(nèi)公文的基本信息、執(zhí)行信息、各級審批信息等，查詢條件包括公文文號、公文名稱、公文主題詞、歸檔日期等等，并可依據(jù)多種條件進(jìn)行統(tǒng)計。● 公文流程設(shè)置

公文流程通過流程建模平臺進(jìn)行設(shè)定，平臺支持多流程、多分支、一節(jié)點(diǎn)多人或、與、大多數(shù)關(guān)系。公文流程可任意定義，能夠?qū)牡母鞣N類別、不同的職能部門設(shè)定不同的公文流程，滿足日常工作變化的需要。2.模塊特點(diǎn)

● 流程跟蹤和控制

公文管理具有完善的流程跟蹤和控制。對發(fā)文的整個流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄發(fā)文的當(dāng)前狀態(tài)、發(fā)文審核的過程和領(lǐng)導(dǎo)審簽、簽發(fā)意見。● 安全、方便的公文處理

筆跡是人的一種穩(wěn)定的行為特征，具有一定的不變性和獨(dú)特性。(1).筆記保留

公文管理嵌入技術(shù)，在公文處理過程中,支持意見批示等功能，領(lǐng)導(dǎo)可按照自己的習(xí)慣圈圈改改,完全符合傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣，極大地減低了辦公自動化系統(tǒng)的使用難度，同時還保留修改痕跡。(2).批注

在公文管理中，對于重要的文件的歸檔、轉(zhuǎn)發(fā)、審批、會簽、批辦等操作，均需簽署意見，并親筆簽名。當(dāng)簽名識別通過后，將文件正文與簽署意見統(tǒng)一保存。(3).紙件導(dǎo)入

公文管理還支持公文紙件的合理導(dǎo)入，系統(tǒng)能夠?qū)呙鑳x掃入的公文原件附在公文中，工作人員可以直接在導(dǎo)入后的原件上進(jìn)行手寫批注，增進(jìn)了公文流轉(zhuǎn)的嚴(yán)密性。

● 文檔一體化

本系統(tǒng)中的公文管理需要實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)連接、數(shù)據(jù)格式、接口統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使簽發(fā)后的文件能夠轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中。我公司在以往系統(tǒng)建設(shè)中已經(jīng)積累豐富的文檔一體化經(jīng)驗(yàn)，可以充分滿足用戶的公文處理和檔案管理緊密結(jié)合的要求，當(dāng)文件經(jīng)過辦公系統(tǒng)的處理后，直接歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，消除了公文處理和檔案管理之間的障礙，避免了重復(fù)勞動，大大提高了用戶單位的公文檔案處理效率。● 公文委托

當(dāng)用戶外出時，可以通過個人辦公子系統(tǒng)中的待簽設(shè)定模塊，將急需審批的各類公文分別指定委托人，這樣，需審批的公文會自動復(fù)制一份到委托人那里，用戶回來后，可全部或部分取消代簽設(shè)置。

3.2.職能事務(wù)

職責(zé)事務(wù)管理子系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的強(qiáng)大功能部分，可以隨時擴(kuò)展其它的業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)，可以針對不同的行業(yè)不同的企業(yè)定制自己的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，體現(xiàn)了OA+Solution（傳統(tǒng)OA產(chǎn)品無可比擬）的設(shè)計思想。1.檔案管理

檔案管理系統(tǒng)對辦公、經(jīng)營活動中產(chǎn)生的所有檔案進(jìn)行管理，保存所有已歸檔的公文供查詢和備案。它在吸收現(xiàn)有各類檔案管理系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步采用了新的技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理的新的觀念。系統(tǒng)采用了開放式的體系結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)客戶不同的管理需求。

通過對收文、發(fā)文的自動歸檔處理，保管已歸檔的收文、發(fā)文、簽報、傳閱件等文件，可以提高機(jī)構(gòu)檔案文件管理的效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文、檔管理的一體化，實(shí)現(xiàn)公文管理和檔案管理的無縫連接。檔案管理也可獨(dú)立使用，用于登錄非公文管理處理的其它文件。

檔案管理模擬現(xiàn)實(shí)中組織檔案管理的過程，將實(shí)際的檔案柜、檔案夾簡化為文件夾。嚴(yán)格遵循國家檔案管理的有關(guān)規(guī)則，對現(xiàn)實(shí)中數(shù)目龐大的案卷資料規(guī)范化管理，便于查閱。

檔案管理描述：

● 對公文管理中登記的公文進(jìn)行分卷歸檔，實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的發(fā)起、執(zhí)行、管理一體化?！?對現(xiàn)有紙介質(zhì)文件和電子文件提供方便的輸入手段，為檔案管理電子化提供可能。● 檔案的歸檔、廢止、移交、銷毀、借閱、歸還、查詢等。

● 功能組織、設(shè)計符合國家檔案有關(guān)規(guī)定，促使企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。● 嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施開發(fā)。

2.人事管理

人事管理系統(tǒng)為機(jī)構(gòu)員工建立完整的檔案管理，記錄機(jī)構(gòu)的人員新進(jìn)、人員調(diào)出、人事變動的情況，員工工資變動、獎懲情況、人事合同等資料，通過對員工分類進(jìn)行考評，進(jìn)行相應(yīng)的獎懲和工資核定，并實(shí)現(xiàn)員工人員素質(zhì)比例、工作業(yè)績、獎懲情況等的數(shù)據(jù)分析，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

具體功能包括員工管理、員工招聘、人員行蹤、考勤、員工培訓(xùn)、勞務(wù)合同、薪酬管理、休假管理。

● 員工招聘

包含人力申請、人力規(guī)劃、配置狀況、臨時用工、招聘活動、篩選錄用、招聘總結(jié)、參數(shù)設(shè)置等功能。通過人力申請收集各部門用工需求，從而作出人力規(guī)劃，可隨時查詢企業(yè)的用工狀況，并根職位體系結(jié)合進(jìn)行招聘工作的計劃、發(fā)布、資料的篩選、通知發(fā)放、信息匯總，建立機(jī)構(gòu)人才庫，根據(jù)需求力度，優(yōu)先分配新員工歸屬部門?！?員工管理

含有組織結(jié)構(gòu)、職務(wù)體系、職位設(shè)置、人事事務(wù)、檔案維護(hù)等功能。本模塊主要通過建立企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及其職位體系，構(gòu)建企業(yè)管理的基礎(chǔ)，并將職位體系作為系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。同時也可通過人事事務(wù)、檔案維護(hù)完成人事信息管理的一些事務(wù)型工作?！?員工行蹤記錄

員工在出差或外出辦事時，記錄自己的行蹤情況，并指定代理人，以配合其他系統(tǒng)的流程運(yùn)行和員工考勤的正確性?！?員工考勤記錄

考勤資料是對每位員工出勤情況的記載，管理員可以在清楚地看到某一時期公司員工的具體上班、請假等出勤情況，并統(tǒng)計員工的實(shí)際工作時間。● 培訓(xùn)記錄和申請

包含培訓(xùn)體系、需求征集、培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)活動、在線培訓(xùn)、培訓(xùn)管理、培訓(xùn)園地、綜合查詢功能。通過建立企業(yè)的培訓(xùn)體系使得企業(yè)的培訓(xùn)管理工作更加系統(tǒng)化，同時與職位體系結(jié)合，使培訓(xùn)工作更具有針對性和有效性。對于培訓(xùn)的結(jié)果可對參訓(xùn)人員、講師、及組織者進(jìn)行考評，并記錄下來。員工可記錄每次培訓(xùn)的成果，以共享給其他人?！?勞務(wù)合同

管理員工的勞務(wù)合同，根據(jù)勞務(wù)合同的時間，進(jìn)行到期提醒，并根據(jù)員工的考核表現(xiàn)，計算員工合同期得分，為人事人員的工作提供指導(dǎo)性建議?！?員工薪酬

包含薪酬設(shè)計、薪資發(fā)放、薪酬分析、人力成本等功能。本模塊主要通過與公司職位體系的結(jié)合建立員工薪酬體系，并在薪酬體系的基礎(chǔ)上與考勤管理、人事變動、績效管理模塊進(jìn)行對接，針對企業(yè)內(nèi)不同工作人員采用有效的激勵方法。同時，可對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，結(jié)合自身實(shí)力對比市場情況制訂出有效的薪酬政策。3.會議管理

為更好地安排會議的召開日程，及時地發(fā)布會議通知，保證會議的順利召開，有必要對會議進(jìn)行統(tǒng)一管理，合理利用現(xiàn)有會議室資源。會議管理系統(tǒng)主要包括會議室情況、申請審批、會議通知、會議紀(jì)要、會議情況。

具體功能包括會議室情況、會議申請審批、會議通知、會議情況?！?會議室情況

會議室管理員可以根據(jù)實(shí)際情況任意的增、改、刪會議室，為會議室增、改、刪設(shè)備，并可查歷史更新記錄；可以不定期的檢查會議室設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)情況和某項(xiàng)設(shè)備的使用情況，查詢會議室在某個時期的使用情況。系統(tǒng)采用了直觀的日歷格式視圖，普通員工可以方便的察看會議室的預(yù)定和歷史使用情況，以及會議室設(shè)備運(yùn)行情況?！?申請審批

會議申請人在線提出會議申請，經(jīng)過各級審批后，由會議管理員在征求會議室管理員意見后決定會議是否召開，避免在會議室使用上發(fā)生沖突。● 會議通知 會議管理員在線發(fā)布會議通知，并接收與會人員的反饋信息，記錄每次會議的通知時間和次數(shù)，節(jié)約了人力、物力，提高了工作效率，保障了會議的出席?！?會議情況

所有的用戶都可以查詢一定時期內(nèi)的會議安排情況，以及自己所參加的會議召開情況；會議書記在線對會議召開情況進(jìn)行記錄，便于及時地傳達(dá)會議精神，提高了會議的效率。另外，會議管理員也可以將某個會議的召開情況共享給其他沒有參加的人員。

4.知識管理

實(shí)現(xiàn)安全、全面、方便、快捷地對企業(yè)文檔資料、圖片音像進(jìn)行包括登記、歸類、統(tǒng)計、注銷、借閱、歸還、催還等方面的管理。系統(tǒng)提供了對文件信息按照不同的分類進(jìn)行查詢（可以按照文號、、關(guān)鍵詞等），同時還提供全文搜索功能以滿足在海量信息中找出所需要的信息。另外用戶可以將權(quán)限內(nèi)感興趣的信息保存至本機(jī)，以備他用。

文檔管理將企業(yè)在發(fā)展過程中積累德大量知識、方法統(tǒng)一管理，加速了業(yè)務(wù)流程，提高了企業(yè)核心競爭力，使企業(yè)以嶄新的面貌迎接 知識經(jīng)濟(jì)的到來。

● 信息傳輸、存儲、訪問安全 系統(tǒng)采用SSL加密、傳輸時保護(hù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)等安全措施，保證信息傳輸安全；采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫加密存儲文檔資料信息，保證信息存儲安全；系統(tǒng)對訪問者的權(quán)限進(jìn)行控制，保證了訪問安全。

● 信息儲存數(shù)據(jù)量大 收錄了上級企業(yè)下發(fā)的多種文件及本企業(yè)發(fā)布的文件。對于有關(guān)本企業(yè)的相關(guān)政策、制度的制定具有指導(dǎo)意義。

● 信息傳遞及時、準(zhǔn)確 文檔資料一旦保存成功，并賦予權(quán)限，其他員工就可以查看到；從編輯、采編都采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，因此信息不僅及時、而且準(zhǔn)確。

● 便于信息重復(fù)引用 由于文檔管理系統(tǒng)的整個流程均以數(shù)字化的方式傳輸，因此只需一次輸入，其它企業(yè)就可以方便地引用，減少了文字的重復(fù)錄入，提高了工作效率。● 記錄訪問痕跡 對文檔資料的訪問者的身份以及訪問時間進(jìn)行記錄，并可以很方便的對文檔資料的訪問情況進(jìn)行統(tǒng)計，做到有據(jù)可查。

5.任務(wù)管理

任務(wù)管理為企業(yè)工作人員提供發(fā)布、執(zhí)行任務(wù)并監(jiān)控任務(wù)執(zhí)行情況的功能，任務(wù)管理分為發(fā)布任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)兩部分。

● 發(fā)布任務(wù) 工作人員可以向下級發(fā)布工作任務(wù)、向同級提交協(xié)同工作申請、向上級提交個人申請，可以監(jiān)控自發(fā)的現(xiàn)正執(zhí)行任務(wù)的執(zhí)行情況，且可以察看歷史任務(wù)情況。

● 執(zhí)行任務(wù) 工作人員接收其他人發(fā)來的任務(wù)，并做出處理（同意或駁回）。若同意，可以填寫執(zhí)行情況以反饋信息給任務(wù)傳來者，員工還可以對該任務(wù)進(jìn)行分拆，形成多個子任務(wù)，當(dāng)子任務(wù)執(zhí)行完成后，該員工可以選擇完成或繼續(xù)下達(dá)其他任務(wù)。工作人員可以很方便的察看已同意任務(wù)的執(zhí)行情況和已駁回的任務(wù)情況。

6.計劃管理

計劃管理可以制定銷售計劃、發(fā)展計劃、部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理給下屬下達(dá)的工作計劃和項(xiàng)目實(shí)施計劃等。

計劃內(nèi)容編輯所見即所得，合理實(shí)現(xiàn)圖、文混排。

計劃管理子系統(tǒng)主要分三個部分： 制訂計劃、執(zhí)行計劃、查詢計劃。

● 制訂計劃 制訂計劃是企業(yè)員工制訂自己的個人計劃，部門經(jīng)理制訂本部門的部門計劃、公司制訂的公司計劃等等，從另一個角度又可分為財務(wù)計劃、生產(chǎn)計劃、購銷計劃等各類計劃的制訂。

● 執(zhí)行計劃 執(zhí)行計劃是員工查看與自己相關(guān)的計劃，即在制訂計劃時，在計劃對象選擇中包括自己的那些計劃的查看模塊，據(jù)以在實(shí)際中去執(zhí)行，按計劃完成工作等。

● 查詢計劃 查詢計劃是專門為部門經(jīng)理或以上級別的人查看本部門計劃或自己管轄權(quán)限內(nèi)的所有計劃，只有部門經(jīng)理或更高級的管理者登陸時，才可登陸到這部分進(jìn)行計劃的查看。如部門經(jīng)理登陸到此模塊，他將看到他的部門下的所有員工所制訂的所有計劃，進(jìn)而掌握本部門大家所有的工作進(jìn)程、計劃等，督促其修改不合理的計劃內(nèi)容并按計劃進(jìn)行工作。檢查大家完成計劃情況。

7.日志管理

工作日志、績效考核管理解決了企業(yè)對員工的考核難題，要求員工每天填寫工作日志，主管可以隨時檢查下屬的工作日志記錄。到周五時系統(tǒng)會根據(jù)每天的日志自動生成工作周報。每周周報提交后，上級主管可對周報進(jìn)行考核。另外，還有月評考核模塊，可進(jìn)行月度綜合考評。

所有日志、周報、考評記錄均保存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，日后可進(jìn)行統(tǒng)計查詢。

8.固定資產(chǎn)管理

實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的申購、入庫、發(fā)放、庫存統(tǒng)計、折舊等功能。有權(quán)限的用戶可起草申購單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可購置，物品購置后由固定資產(chǎn)管理員登記入庫，入庫保存后系統(tǒng)自動更新庫存信息。固定資產(chǎn)發(fā)放也是由辦公用品管理員進(jìn)行登記，發(fā)放后庫存信息自動更新。

9.辦公物品管理

物品管理實(shí)現(xiàn)辦公用品的申購、入庫、發(fā)放、庫存統(tǒng)計等功能。有權(quán)限的用戶可起草申購單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可購置，物品由辦公用品管理員登記入庫，自動更新庫存信息。辦公用品發(fā)放也是由辦公用品管理員進(jìn)行登記，發(fā)放后庫存信息自動更新。

3.3.工作流

工作流系統(tǒng)把企業(yè)平常需要申請、審批的相對較獨(dú)立的業(yè)務(wù)管理集中起來，針對每一事物設(shè)置業(yè)務(wù)流程，配置相應(yīng)審批、處理人員。企業(yè)工作人員可以通過工作流系統(tǒng)提出申請，系統(tǒng)會判別用戶身份自動將申請轉(zhuǎn)到相關(guān)審批人處等待審批，同時，申請人可以隨時察看到自己發(fā)出申請的審批進(jìn)度及審批意見，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。

系統(tǒng)提供圖形化的流程設(shè)置功能。通過圖形化的流程設(shè)置，用戶可以隨時自行設(shè)置、修改各申請審批流的流程，完全實(shí)現(xiàn)流程的可重構(gòu)性。

3.4流程建模平臺

工作流系統(tǒng)、公文系統(tǒng)中執(zhí)行的各種流程由后臺的工作流程建模平臺設(shè)定。流程建模平臺能夠?qū)ζ髽I(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)過程中發(fā)生的各種公文流程，包括：會議紀(jì)要、通知、通告、命令、決定、公告、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函；以及各種申請審批，包括：請假、加班、用車、賣票、財務(wù)報銷、費(fèi)用支出等，通過靈活的流程建模，進(jìn)行通一管理，涵蓋目標(biāo)組織業(yè)務(wù)流程的申請、審批、處理、跟蹤、監(jiān)督、文檔等各個方面。通過工作流程建模平臺，用戶可以發(fā)布各種需申請信息，并轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)或其他工作人員審批處理，并能實(shí)時的對申請信息的審批情況、執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，增加了目標(biāo)組織實(shí)際業(yè)務(wù)工作的透明度。

同時，目標(biāo)組織的領(lǐng)導(dǎo)層能通過多種視圖（例如曲線圖、柱狀圖、餅狀圖等）的形式，統(tǒng)計匯總各種工作流程的狀態(tài)，并可以通過多條件的模糊查詢方式查詢具體流程的流轉(zhuǎn)情況。1).遵循WPDL國際規(guī)范。能實(shí)現(xiàn)國際工作流聯(lián)盟WFMC（WorkFlow Management Colication）的功能集；

2).和工作流管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)的前臺執(zhí)行部分無縫集成； 3).支持圖形化界面操作；

4).支持流程元素的屬性權(quán)限設(shè)定； 5).支持表單定制； 6).支持無限級流程點(diǎn)；

7).支持順序、與分支、異或分支、異或合并、與合并、條件連接； 8).支持人工處理和自動處理設(shè)定； 9).支持過程監(jiān)督跟蹤;10).支持部門、角色、員工等多種方式的流程步驟執(zhí)行選擇。3.5.電子郵件

郵件系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計、具有良好的封裝性，使系統(tǒng)具有強(qiáng)大的擴(kuò)展性。郵件核心系統(tǒng)和郵件前端（Webmail）系統(tǒng)可以運(yùn)行在不同的主機(jī)上，可以將軟件的不同模塊，如收發(fā)模塊、用戶認(rèn)證模塊、郵件存儲模塊、用戶接入模塊等，分別運(yùn)行在不同的機(jī)器上，共同來完成整個電子郵件系統(tǒng)的功能。根據(jù)需要，每一種模塊還可以再拆分在不同的服務(wù)器上運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)負(fù)載分擔(dān)，因此系統(tǒng)可以根據(jù)需要和用戶的使用模式進(jìn)行定制。

系統(tǒng)遵循POP3、SMTP協(xié)議實(shí)現(xiàn)郵件的收發(fā)功能。郵件核心系統(tǒng)對郵件前端Webmail系統(tǒng)提供擴(kuò)展訪問協(xié)議的支持，使郵件用戶能夠通過Web方式收發(fā)、處理郵件。

系統(tǒng)功能包括：收發(fā)郵件、郵件夾管理、郵件拒收設(shè)置、郵件自動過濾、郵件帳號管理、郵件系統(tǒng)公告等。

3.6.個人辦公

個人辦公是為提高員工的日常工作效率、輔助員工辦公而提供的一系列小工具。在這里，員工可以及時了解到等待自己辦理的各項(xiàng)事務(wù)，以及管理個人的通訊錄、記事本，修改個人的登錄口令、出差前設(shè)置代簽人員等。1.即時提醒

系統(tǒng)將用戶需處理的工作和通知均采用在工作臺面及時提示的方式催你盡快辦理，提高工作效率，避免了遺漏給工作上帶來的不便。提醒的方式多種多樣，系統(tǒng)支持Email、短信息、等方式的即時提醒。

2.待辦事宜

待辦事宜是整個辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分，除了實(shí)現(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)安排待辦事宜以外，流程類功能如：收文系統(tǒng)、發(fā)文系統(tǒng)、會議管理等系統(tǒng)產(chǎn)生的用戶信息傳遞都由“待辦事宜”來完成。待辦事宜是辦公自動化系統(tǒng)面向領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員的一個窗口，系統(tǒng)正常運(yùn)行后，上報領(lǐng)導(dǎo)的公文、請示、信息都集中在領(lǐng)導(dǎo)的待辦事宜系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)辦的事項(xiàng)集中在辦理人員的待辦事宜系統(tǒng)中；領(lǐng)導(dǎo)只需查看、處理待辦事宜系統(tǒng)中的文件，領(lǐng)導(dǎo)批示、審批、審閱的工作都可以完成，極大地方便了領(lǐng)導(dǎo)辦公。同時工作人員需要經(jīng)常查看待辦事宜，辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，以免本人的待辦事宜延誤。

3.通訊錄

為安全方便的保存管理個人用通訊錄，我們提供個人通訊錄管理，對個人通訊錄進(jìn)行分組管理，每個個人可以根據(jù)自己的需要將個人通訊錄劃分為多個組，例如家庭、朋友、同事等等，個人通訊錄內(nèi)容全面、涉及面廣、操作方便、查詢功能強(qiáng)大，為個人的通訊信息管理提供了極大的方便，是個人繁忙工作的好助手。同時，還可以將自己的通訊錄共享給其他人。

4.記事本

工作人員對自己的工作記錄和與工作、生活相關(guān)的資料信息隨時登記，方便查詢。如自己的工作小節(jié)、票務(wù)信息、天氣預(yù)報等。

5.短消息

短消息的突出優(yōu)點(diǎn)是速度快，工作人員溝通方便，能接收、發(fā)送、回復(fù)。同時可以指定多人進(jìn)行同時發(fā)送。

6.代簽設(shè)置

用戶在外出時，可以指定是否需要代簽人來辦理需自己處理的各種審批，以免延誤信息流的正常流通。設(shè)定待簽人后，需審批處理的信息將自動轉(zhuǎn)到待簽人那里，由待簽人處理。當(dāng)用戶回來后，可執(zhí)行取消待簽操作，恢復(fù)正常狀態(tài)。

7.個人信息

企業(yè)工作人員可以對自己的個人可更改信息（系統(tǒng)登錄名稱、登錄密碼、英文姓名、員工電話、家庭住址、個人現(xiàn)在住址、聯(lián)系方式）進(jìn)行維護(hù)，及時地對自己的已更改信息進(jìn)行更新，保證個人登錄用戶名和密碼的安全，以免泄漏。

8.個人設(shè)置

可以對頁面進(jìn)行個性化設(shè)置。

3.7.公共信息

為所有工作人員提供的信息共享、信息交流平臺。用戶可以根據(jù)自己的需要定制自己需要的欄目，如電子公告、通知、組織機(jī)構(gòu)信息、規(guī)章制度、新聞快訊、幫助信息等內(nèi)容；系統(tǒng)還提供BBS、網(wǎng)上調(diào)查等功能實(shí)現(xiàn)員工與員工、公司與員工之間的信息交流。

3.8.公共欄目

公共欄目是共享資源，是所有工作人員的共享瀏覽信息區(qū)（公共信息區(qū)）。企業(yè)可以根據(jù)自己的需要定制自己需要的欄目如公告通知、組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、政策法規(guī)、幫助信息等方面內(nèi)容?？芍付ㄒ粋€或幾個工作人員為信息維護(hù)人員，負(fù)責(zé)公共信息欄目維護(hù)的發(fā)布。公共欄目是企業(yè)內(nèi)部共享的數(shù)據(jù)庫，各員工均能調(diào)閱、查看。用戶可以張貼某種特殊類型的公告，聲明自己感興趣的事件，標(biāo)題、作者、內(nèi)容等，當(dāng)公告牌中張貼有符合條件的公告時，可以通過電子郵件通知用戶。

公共欄目支持全文檢索功能，可按標(biāo)題、日期、作者等進(jìn)行檢索、查詢自己感興趣的公告?？梢园窗l(fā)布日期、標(biāo)題、作者進(jìn)行排序，可以按分類的方式瀏覽電子公告牌，自動刪除超過保留期限的公告。

1.公共通訊錄

為方便企業(yè)工作人員查詢公共通訊信息，我們提供了公共通訊錄管理功能，用于收集、整理日常工作中需要經(jīng)常使用的通訊信息，作為共享資源，為所有工作人員使用。公共通訊錄對企業(yè)的公共通訊信息進(jìn)行分組管理，企業(yè)可以任意的建立多個通訊錄組，例如本企業(yè)員工通訊錄、上級企業(yè)通訊錄、兄弟企業(yè)通訊錄等，且每個通訊錄組可指定一個或幾個工作人員對信息進(jìn)行維護(hù)。公共通訊錄可按姓名、工作企業(yè)等關(guān)鍵字進(jìn)行多條件模糊查詢，方便靈活的得到您所需要的信息。

2.電子論壇

電子論壇為企業(yè)所有工作人員提供了一個發(fā)表文章和閱讀文章的空間。通過電子論壇，建立起網(wǎng)站的虛擬社區(qū)，讓所有用戶能夠在網(wǎng)站上進(jìn)行交流。企業(yè)可以根據(jù)自己的需要設(shè)置論壇的分類如技術(shù)交流、市場動態(tài)、茶余飯后、生活園地等。

電子論壇功能強(qiáng)大，支持表情、同主題閱讀、簽名檔、精華區(qū)、被閱讀次數(shù)、回貼數(shù)、檢索（根據(jù)作者、日期、標(biāo)題檢索）等功能，分類別、分話題地存放用戶發(fā)表的文章。提供審核功能。用戶可在此發(fā)布自己的文章，管理員可對文章進(jìn)行分類、修改和刪除等操作，維護(hù)電子論壇的日常運(yùn)營。

3.網(wǎng)上調(diào)查

網(wǎng)上調(diào)查讓企業(yè)所有工作人員就熱點(diǎn)話題進(jìn)行調(diào)查和投票，作為共享資源，為所有工作人員使用。

網(wǎng)上調(diào)查是開放的，企業(yè)所有工作人員都可以進(jìn)行投票和查看結(jié)果，而且在投票信息經(jīng)過統(tǒng)計分析軟件初步自動處理后，可以馬上查看到階段性的調(diào)查結(jié)果。

實(shí)施網(wǎng)上調(diào)查節(jié)省了傳統(tǒng)調(diào)查中耗費(fèi)的大量人力和物力。

網(wǎng)絡(luò)的最大好處是交互性，因此在網(wǎng)上調(diào)查時，被調(diào)查對象可以及時就問卷相關(guān)問題提出自己更多看法和建議，可減少因問卷設(shè)計不合理導(dǎo)致調(diào)查結(jié)論偏差。

實(shí)施網(wǎng)上調(diào)查，被調(diào)查者是在完全自愿的原則下參與調(diào)查，調(diào)查的針對性更強(qiáng)，因此問卷填寫信息可靠、調(diào)查結(jié)論客觀。

利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)查收集信息，可以有效地對采集信息的質(zhì)量實(shí)施系統(tǒng)的檢驗(yàn)和控制。

3.9文檔管理

1．文件管理

所有文件在“文件管理”中都按文件分類形式存放，每個文件分類都由其“管理員”進(jìn)行歸檔、備查和刪除等管理，具有“查閱人”權(quán)限的用戶才能瀏覽其中的文件。

2.個人文件資料管理

可以發(fā)布一些跟工作相關(guān)的文檔資料，對自己的文檔進(jìn)行管理，并且可以共享系統(tǒng)其它用戶允許自己瀏覽的文檔。

3.9.系統(tǒng)管理

●數(shù)據(jù)字典

系統(tǒng)中的各模塊數(shù)據(jù)都需要在數(shù)據(jù)字典中進(jìn)行維護(hù)，包括對數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)名稱等的新增和修改。

●模塊管理

可擴(kuò)展系統(tǒng)后續(xù)功能，為今后系統(tǒng)的升級和擴(kuò)展打下良好基礎(chǔ)

● 組織結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)遵循通用的組織機(jī)構(gòu)模型，按照樹型結(jié)構(gòu)來組織部門的上下級關(guān)系，對單位內(nèi)的各級部門進(jìn)行管理，設(shè)定各級部門的部門編碼、部門名稱、父部門名稱、部門描述等信息，作為整個系統(tǒng)合理運(yùn)行的基礎(chǔ)?！?角色管理

系統(tǒng)管理員根據(jù)本單位的實(shí)際情況，可以將各子系統(tǒng)的操作功能權(quán)限（管理、察看）劃分為多個角色，便于為工作人員指定操作權(quán)限，增加系統(tǒng)的安全性和運(yùn)行和理性、系統(tǒng)可擴(kuò)展性。

● 用戶管理 系統(tǒng)管理員通過用戶管理模塊對單位的所有工作人員的基本信息、登錄信息、所屬角色信息進(jìn)行管理，作為整個系統(tǒng)合理運(yùn)行的基礎(chǔ)。(1).工作人員基本信息

對單位所有工作人員的基本信息，包括員工編碼、所屬部門、員工姓名、英文姓名、員工性別、員工年齡、員工電話、崗位編碼、開始工作時間、民族、婚否、身高、出生日期、文化程度、專業(yè)、政治面貌、外語及程度、戶口所在地、家庭住址、本人現(xiàn)在住址、聯(lián)系方式、工作年限、學(xué)習(xí)及工作簡歷、專業(yè)培訓(xùn)情況、家庭成員、自我介紹、家人照片等進(jìn)行管理。(2).工作人員登錄信息

對單位所有工作人員的員工編碼、員工名稱、系統(tǒng)登錄名稱、登錄密碼、員工IP地址等信息進(jìn)行管理，作為工作人員登錄系統(tǒng)的身份判斷標(biāo)示。(3).工作人員所屬角色信息

為單位所有工作人員分配所屬角色，這將決定工作人員登錄系統(tǒng)后所擁有的權(quán)限范圍。系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實(shí)際工作需要，為工作人員分配多個角色

第五篇：OA系統(tǒng)應(yīng)用紀(jì)實(shí)

OA

系統(tǒng)應(yīng)用紀(jì)實(shí)

1、項(xiàng)目背景

供電公司是上海市大型企業(yè)，承擔(dān)著上海市中心城區(qū)531平方公里、253萬用戶的供電業(yè)務(wù)，用電客戶居全國第一。市區(qū)供電公司下轄滬東供電所、電纜輸配電公司等六家單位，另有近20個營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)遍布上海市10多個區(qū)，彼此相距甚遠(yuǎn)，每天都有大量的文件、報表、會議紀(jì)要等信息需要傳送和發(fā)布。

隨著計算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展、國際一流供電企業(yè)形象的確立、以客為尊服務(wù)理念的不斷深入，公司認(rèn)識到信息的快速搜集、處理和傳播將確定公司在市場環(huán)境中的競爭優(yōu)勢，因此必須通過高科技手段來提高辦公的效率

2、項(xiàng)目目標(biāo)

辦公自動化系統(tǒng)作為公司信息化建設(shè)的重要組成部分，采用先進(jìn)的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、群件技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建覆蓋全公司的電子信息交互平臺。實(shí)現(xiàn)收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、信訪管理、個人辦公、活動安排、會議管理、公共信息、報告管理、電子郵件、Internet服務(wù)等功能，實(shí)現(xiàn)辦公的電子化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、資源化。

3、應(yīng)用平臺和軟件的選擇

市區(qū)供電公司在選擇應(yīng)用平臺和辦公自動化系統(tǒng)時，首先在技術(shù)上考慮到將來的業(yè)務(wù)發(fā)展以及與其他應(yīng)用系統(tǒng)的兼容性，要求具有強(qiáng)大的擴(kuò)展性和可延續(xù)性。其次從系統(tǒng)的適用性和操作、設(shè)置管理的靈活方便等性能的角度，對辦公自動化的應(yīng)用平臺和OA軟件進(jìn)行全面的考察。

Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先進(jìn)的群件平臺之

一。該平臺能實(shí)現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化信息進(jìn)行良好的管理和共享，并且具有安全、健壯、可靠的通信基礎(chǔ)設(shè)備，內(nèi)含強(qiáng)大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境，并在其基礎(chǔ)上形成一系列成熟的應(yīng)用產(chǎn)品。作為Lotus/IBM

Internet/Intranet完整解決方案的核心產(chǎn)品，Lotus通過不斷豐富Domino與Notes的產(chǎn)品功能與性能，提高系統(tǒng)開放性、安全性、易用性、可管理性、伸縮性、開發(fā)能力以及與操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)系統(tǒng)的集成能力等等，提供用戶單

一、集成型的基礎(chǔ)設(shè)施，即可以使用單一平臺型產(chǎn)品建立郵件、群件以及Intranet、Internet應(yīng)用系統(tǒng)。并且Lotus R5能夠?qū)崿F(xiàn)對HTML文件的訪問控制，完全符合國務(wù)院對政府郵件系統(tǒng)的要求。

同時，Lotus Domino系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，通過ODBC方式或者其它工具(如Lotus Enterprise Integrator等)，可以實(shí)現(xiàn)Notes數(shù)據(jù)庫與其它關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等)的連接。從而為實(shí)現(xiàn)與將來其它應(yīng)用系統(tǒng)相集成留下相應(yīng)的接口

基于Lotus Domino/Notes平臺之上的開思OA系統(tǒng)，在功能、操作、適用性的強(qiáng)大優(yōu)勢，公司在經(jīng)過反復(fù)調(diào)研，考察和比較之后，最終選用了開思OA系統(tǒng)。

4、應(yīng)用實(shí)施

市區(qū)供電公司辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及市區(qū)供電公司本部和下屬6個基層的應(yīng)用，用戶數(shù)達(dá)到 320多人。系統(tǒng)的實(shí)施分為二期：第一期是市區(qū)供電公司本部的實(shí)施運(yùn)行，第二期是市區(qū)供電公司所轄單位推廣。

上海市電力公司市區(qū)供電公司的Domino系統(tǒng)中采用多個工作域的方式，即在系統(tǒng)中維護(hù)多個公用地址本。采用NT 服務(wù)器雙機(jī)備份采用兩臺IBM Netfinity 5600 機(jī)器，DOMINO及OA系統(tǒng)通過備份軟件實(shí)現(xiàn)軟備份。

5、模塊應(yīng)用

系統(tǒng)設(shè)置

在應(yīng)用系統(tǒng)的最初，要對系統(tǒng)進(jìn)行初始化的設(shè)置，其中包括部門的設(shè)置、人員的注冊、常用數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和一些常用文檔格式的設(shè)定。這些設(shè)定會牽涉到整個系統(tǒng)的運(yùn)行。

個人事務(wù)處理

個人事務(wù)處理子系統(tǒng)是指個人日常辦公所涉及到的一些信息，包括日程安排、記事本、名片盒、電子郵件和個人資料模塊。

通用辦公業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)

主要包括一些日常辦公業(yè)務(wù)所涉及到的一些業(yè)務(wù)流程管理，如文檔流轉(zhuǎn)、文檔管理、督辦管理、會議管理和內(nèi)勤管理等功能模塊。整個系統(tǒng)有全面的打印功能，可以根據(jù)實(shí)際需求打印出紙質(zhì)的文件。

專用辦公業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)

專用辦公業(yè)務(wù)子系統(tǒng)主要是針對上海市電力公司市區(qū)供電公司特殊的辦公特點(diǎn)或者是針對上海市電力公司市區(qū)供電公司內(nèi)部某些部門專用的辦公業(yè)務(wù)模塊。系統(tǒng)中包括領(lǐng)導(dǎo)活動安排、刊物編輯和信訪管理三個模塊。這部份工作主要從聯(lián)絡(luò)處開始，經(jīng)過一層層的報批，最終形成工作計劃，按照計劃具體落實(shí)，并對各類工作計劃表作歸檔處理。根據(jù)各類工作安排，進(jìn)行匯總，可以生成領(lǐng)導(dǎo)一周的工作安排的計劃表。本子系統(tǒng)的所有模塊都不是局限在聯(lián)絡(luò)處使用，其他各處室也可以使用該子系統(tǒng)，形成本處室內(nèi)部的工作安排計劃表。

6、應(yīng)用效果

通過系統(tǒng)應(yīng)用，上海市電力公司市區(qū)供電公司感受到了辦公自動化系統(tǒng)帶來的輕松、方便和高效率。該系統(tǒng)覆蓋面廣，幾乎涉及到每個員工日常工作，很大程度改變了員工的工作方式，極大地提高了全

局信息化水平和工作效率，同時提升了公司的服務(wù)質(zhì)量和水平，營造起良好的企業(yè)形象，為實(shí)現(xiàn)全國一流的供電局的目標(biāo)起到很大的推動作用。

7、應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)

辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施過程是一個“整體規(guī)劃、分步實(shí)施、不斷深入”的過程：主要節(jié)點(diǎn)包括

1、系統(tǒng)安裝、調(diào)研和業(yè)務(wù)方案確定

2、系統(tǒng)修改、培訓(xùn)

3、模擬運(yùn)行、全面試用、功能測試驗(yàn)收

4、局本部系統(tǒng)正式運(yùn)行

5、全部機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)正式運(yùn)行等。

建立一個項(xiàng)目小組至關(guān)重要：OA系統(tǒng)實(shí)施的成功，需要項(xiàng)目小組的不斷推進(jìn)，鞏固每一階段所取得的成果，確保每一階段的工作落到實(shí)處。也就是所謂的“一把手”工程，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭，貫徹落實(shí)。因此我們在實(shí)施之前就組建了一個項(xiàng)目小組，小組成員由上海研發(fā)中心的經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理、工程師和市區(qū)供電公司的管理領(lǐng)導(dǎo)層組成，負(fù)責(zé)整個項(xiàng)目的組織管理和相互協(xié)調(diào)，跟進(jìn)整個項(xiàng)目的進(jìn)程，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的調(diào)研，流程的調(diào)整確認(rèn)，培訓(xùn)等工作。

項(xiàng)目文檔的重要性：在整個系統(tǒng)的實(shí)施過程當(dāng)中，為確保實(shí)施的質(zhì)量，在軟件的驗(yàn)證與確認(rèn)以及使用與維護(hù)等階段中需要編制軟件需求規(guī)格說明書、軟件設(shè)計說明書、軟件驗(yàn)證與確認(rèn)計劃、用戶文檔、項(xiàng)目實(shí)施計劃和項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)等文檔。

健全的培訓(xùn)方案是項(xiàng)目實(shí)用化的重要保障：雖然整個項(xiàng)目的實(shí)施構(gòu)建了先進(jìn)的電子平臺，但在實(shí)用化推廣過程當(dāng)中，還是遇到不少的困難。由于系統(tǒng)覆蓋面廣，為了提高操作人員的計算機(jī)應(yīng)用水平，公司組織了25次大規(guī)模培訓(xùn)，涉及500余人次。

8、下一步構(gòu)想

在公司辦公自動化強(qiáng)大的平臺支持下，我們先后又開發(fā)了企業(yè)論壇、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等一系列文檔管理工具、與公司INTRANET實(shí)現(xiàn)無縫集成，構(gòu)建了公司INTERNET網(wǎng)站，開通了INTERNET郵件系統(tǒng)等，使辦公自動化系統(tǒng)不僅能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供廣泛的信息支持，作為企業(yè)公共信息發(fā)布的主要平臺，還使之成為全體員工信息溝通的主要手段。

下一步，我們打算進(jìn)一步深化系統(tǒng)應(yīng)用，以各個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)為依托，構(gòu)建企業(yè)知識管理框架。將企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行有序的挖掘、整理和加工，并通過對分析、判斷、匯總得出有價值的知識。將存在于個人的頭腦中被獨(dú)占的知識，存在于公司的知識庫中，聚集企業(yè)的“記憶”。