第一篇：會務(wù)組織工作流程

會務(wù)組織工作流程

一、擬寫會議電報(bào)

包括會議主題、會議時(shí)間、會議召開地點(diǎn)、參加人員、日程安排、報(bào)到地點(diǎn)、呈辦公室領(lǐng)導(dǎo)審閱、呈主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)

二、會務(wù)準(zhǔn)備

（一）編制會序冊 1.會議須知 2.會議議程安排

3.會議代表食宿安排，住宿房間、就餐位置、會場座位

4.核對與會人員名單(二)會場布置 1.懸掛會標(biāo)

2.根據(jù)需要，擺放鮮花 3.檢查音響、照明等設(shè)備

4.按排名確定領(lǐng)導(dǎo)主席臺入座位置，并擺放姓名牌 5.按會序冊確定的位置擺放與會人員的姓名牌(三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜單交領(lǐng)導(dǎo)審查 2.根據(jù)會議代表、工作人員、民族習(xí)慣合理劃分就餐座位安排

(四)召開會議工作人員協(xié)調(diào)會，明確分工 1.安排與會人員報(bào)到 2.提前到會場組織與會代表就座，維護(hù)會場秩序 3.安排與會人員就餐，并隨時(shí)掌握會議進(jìn)度，做好與會代表用餐準(zhǔn)備

4.做好文藝晚會等各種娛樂活動組織

5.根據(jù)會議需要，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志看望與會代表 6.提前征詢與會代表意見，預(yù)訂返程車票或作好返程安排。

7.按照會議要求，安排與會人員留影記念

8.做好與會代表返程，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員送行

三、后勤保障

1.與后勤中心聯(lián)系，提前對房間管道、線路進(jìn)行檢查與維護(hù),做好會議期間水、電的供應(yīng)

2.根據(jù)會議要求，做好車型、車種、數(shù)量的準(zhǔn)備，并確保車輛狀態(tài)良好

3.根據(jù)代表的身份和抵達(dá)（返程）的日期、地點(diǎn)，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員到車站接（送）車

第二篇：會務(wù)組織工作的創(chuàng)新

我們是這樣創(chuàng)新會務(wù)組織工作的

鮑一高 翁國平

創(chuàng)新孕育生機(jī)，創(chuàng)新促進(jìn)發(fā)展。作為負(fù)責(zé)福州市政府重要會議辦理的處室，我們堅(jiān)持從服務(wù)意識、制度建設(shè)、平時(shí)積累和細(xì)節(jié)管理四個(gè)方面入手，大力創(chuàng)新會務(wù)組織工作，使各項(xiàng)會議、活動的舉行周密嚴(yán)謹(jǐn)，運(yùn)轉(zhuǎn)有序。

從抓思想認(rèn)識入手，優(yōu)化會議服務(wù)意識。長期從事會務(wù)工作，容易形成按慣例運(yùn)作的思維定式，要實(shí)現(xiàn)會議組織服務(wù)工作創(chuàng)新，就要突破這種思維定式。為此，我們提出實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”的工作思路：變被動服務(wù)為主動服務(wù)；變單向執(zhí)行為互動增效。就是要求每一名工作人員設(shè)身處地?fù)Q位思考、拾遺補(bǔ)漏、移位補(bǔ)缺，使會議組織更精準(zhǔn)、更到位。比如依照慣例每年市政府召開的全體成員會議參加人數(shù)眾多，在辦理會務(wù)過程中我們收集到了許多單位的反饋，有的部門認(rèn)為本單位應(yīng)該列席卻未能列席，有的則反映此類會議與自己關(guān)系不大無須參加。對這些信息，我們沒有以慣例搪塞，而是在主動與有關(guān)單位溝通后，向領(lǐng)導(dǎo)提出調(diào)整完善參會人員名單的建議并得到采納，從而達(dá)到了既精簡會議人數(shù)又提高會議實(shí)效的效果。我們還不斷強(qiáng)化“萬無一失意識”，要求大家把會議組織工作當(dāng)作一個(gè)完整的系統(tǒng)來統(tǒng)籌考慮，從參會人員落實(shí)、會議材料、會場布置、會議記錄到交通、住宿、餐飲等諸多方面，都確保萬無一失。同時(shí)還要充分考慮到突發(fā)、偶發(fā)事件發(fā)生的可能性，做好應(yīng)急預(yù)案。事實(shí)證明，會前多考慮幾個(gè)萬一，盡管有時(shí)顯得“多此一舉”，但確實(shí)能有效保證會議組織工作萬無一失。

從抓制度建設(shè)入手，規(guī)范會務(wù)職責(zé)分工。一場完美會議的組織，離不開各職能部門、相關(guān)工作人員的合理分工與密切協(xié)作。我們認(rèn)為，科學(xué)有效地區(qū)分、規(guī)范好各相關(guān)處室、相關(guān)人員在其中的事權(quán)、責(zé)任，是最大限度地減少會議組織中的扯皮、隨意等狀況，確保會議組織工作有序、高效的重要保障。正因?yàn)槿绱?，我們一直十分重視會議組織制度的創(chuàng)新。在處室外部制度建設(shè)層面，著力推動會務(wù)涉及部門、機(jī)構(gòu)的職責(zé)劃分，形成分工明確、責(zé)任落實(shí)、運(yùn)作規(guī)范的長效機(jī)制。以推動市政府常務(wù)會議辦會制度建設(shè)為例，從市一級層面來講，政府常務(wù)會議一般每周召開一次，每次議題較多，業(yè)務(wù)范圍龐雜，涉及的政府部門、辦公廳其他業(yè)務(wù)處室較多，我們在總結(jié)辦會經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出了《關(guān)于規(guī)范市政府常務(wù)會議上會議題辦理的若干意見》、《關(guān)于進(jìn)一步健全市政府常務(wù)會議、市長辦會公議會務(wù)組織工作的建議》等一系列意見建議，對各部門、辦公廳各處室在辦會中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)及工作標(biāo)準(zhǔn)提出合理化建議，上報(bào)市政府辦公廳研究同意后上升為辦會制度，有效地減少了工作中的扯皮，保證了會議組織工作有條不紊地展開。在處室內(nèi)部制度建設(shè)層面，則重點(diǎn)推行流程化管理，把整個(gè)辦會過程分解形成一個(gè)流程圖，明確辦會順序及細(xì)化每個(gè)環(huán)節(jié)工作要求，落實(shí)每個(gè)辦會人員的責(zé)任，以確保整個(gè)辦會流程環(huán)環(huán)緊扣，件件任務(wù)都得到落實(shí)，同時(shí)保證處室在個(gè)別經(jīng)辦人員缺位的情況下，其他人介入后能照常運(yùn)轉(zhuǎn)。從抓平時(shí)積累入手，提高會務(wù)組織效率。會議組織程序繁多、任務(wù)瑣碎、時(shí)間限定。要在有限的時(shí)間內(nèi)高效、優(yōu)質(zhì)地完成各項(xiàng)任務(wù)，離不開平時(shí)充分的準(zhǔn)備，體現(xiàn)的是“功夫在詩外”。我們把功夫花在平時(shí)，注意日常點(diǎn)點(diǎn)滴滴的改進(jìn)，寓提高辦會效率于日常的積累中。比如會議座簽是每場會議必用之物，我們一改過去每場會前忙著找座簽，會后隨意放的狀況，備齊所經(jīng)辦各類會議所用的座簽，進(jìn)行分類保管，并確定專人進(jìn)行管理。又比如，我們將平時(shí)承辦的市政府常務(wù)會、全體成員會、市長辦公會、經(jīng)濟(jì)分析會等會議所使用的一整套方案進(jìn)行規(guī)范化整理后形成格式化的電子文檔，一旦需要緊急報(bào)送會議方案，只需調(diào)出電子文檔進(jìn)行簡單的填補(bǔ)即可應(yīng)急報(bào)送。再比如，我們對需提交市政府常務(wù)會議研究的議題，實(shí)行數(shù)據(jù)庫管理，根據(jù)需要在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置了領(lǐng)導(dǎo)簽批意見和日期、承辦處室、擬辦意見及辦結(jié)情況等欄目，每天有新辦件即收即錄入電腦，這樣需要了解議題辦理情況，十分簡便。我們還注意平時(shí)留心不同領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的要求，完善會議辦理。比如，我們注意到市政府領(lǐng)導(dǎo)在研究經(jīng)濟(jì)工作時(shí)十分關(guān)注工業(yè)用電及質(zhì)量監(jiān)督情況，在辦理經(jīng)濟(jì)分析會議會務(wù)時(shí)，我們就及時(shí)對以往的方案進(jìn)行調(diào)整，增加了電業(yè)及質(zhì)量監(jiān)督部門參會，使會議組織更圓滿，領(lǐng)導(dǎo)更滿意。

從抓細(xì)節(jié)管理入手，提升會議工作質(zhì)量。一場會議實(shí)際是一連串細(xì)節(jié)的組成。我們反復(fù)強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)處理水平?jīng)Q定會議質(zhì)量，要求全體同志在細(xì)節(jié)上下功夫，提升每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)細(xì)節(jié)的服務(wù)水平。比如，每次市政府召開經(jīng)濟(jì)分析會議參加人員多達(dá)幾百號人，而且所有與會者要求依座簽就坐，如果會議通知只簡單地告訴他們時(shí)間、地點(diǎn)，就必然會出現(xiàn)有人滿場找座位而影響會場秩序的情況，所以會議組織中我們除了按參加單位進(jìn)行大類分區(qū)排座外，還根據(jù)會場布置制作了座位導(dǎo)向圖，在圖中標(biāo)明每個(gè)與會單位在會場中的位置，在入場前發(fā)給參會者，對于重要與會者還派專人進(jìn)行現(xiàn)場引導(dǎo)，實(shí)行這種辦法，使得各類會議入場秩序井然有序。再比如，福州市所轄的縣（市）中有的與市區(qū)距離甚遠(yuǎn)，如平潭縣在海島上，從縣城到市區(qū)在有輪渡的情況下至少要花4個(gè)小時(shí)，這就存在如果按照慣例提前半天通知會議的話，很可能存在參會人員無法趕到的情況，考慮到這些細(xì)節(jié)，我們在會議組織中一方面對此類參會單位在正式通知前提前預(yù)告，請他們做好參會準(zhǔn)備，另一方面在安排議題時(shí)盡量靠中，不排太早，以免他們路上疲于奔波，不排太遲，以免他們回去趕不上輪渡。我們還重視從細(xì)節(jié)失誤中汲取教訓(xùn)、舉一反

三、推進(jìn)創(chuàng)新。有一次召開市長辦公會需要使用電子投影儀器卻發(fā)生屏幕無法升降的問題，影響了會議的正常進(jìn)行。問題發(fā)生后我們及時(shí)堵住這一細(xì)節(jié)漏洞，每次開會前都通知信息技術(shù)部門指派專人在會前檢查音像設(shè)備，在召開會議時(shí)全過程監(jiān)督設(shè)備運(yùn)行情況，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

第三篇：淺談秘書如何做好會務(wù)組織工作（范文模版）

平頂山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文化教育部文秘專業(yè)畢業(yè)論文

摘 要

在現(xiàn)代社會，會議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。隨著人類社會的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，這種活動方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化以及社會生活的各個(gè)領(lǐng)域。會務(wù)組織工作已經(jīng)被置于一個(gè)越來越重要的地位。因而，對于現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的辦文、辦會、辦事三項(xiàng)基本能力中，辦會也相應(yīng)地被提到了越來越重要的位置。如何做好會務(wù)組織工作成為現(xiàn)代秘書面臨的一項(xiàng)十分重要的課題。

隨著越來越多的人參與各種各樣的會議，從事會議策劃的人也逐漸的多了起來。然而，會議的人員卻幾乎沒有相關(guān)的專業(yè)知識和訓(xùn)練。他們雖然可以找到一些參考資料，但整個(gè)會議組織過程的具體程序了解的并不深。因此會遇到了許多問題。除了專業(yè)的會議策劃人員以外，現(xiàn)在有許多人在不知不覺中也加入到會議策劃的工作中。本論文主要圍繞著會務(wù)的組織工作作出一些細(xì)節(jié)性見解。

操辦會務(wù)，是秘書人員的一項(xiàng)重要工作。任何一個(gè)成功的會議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性的勞動。因此，充分認(rèn)識秘書人員在會議中的職責(zé)，掌握做好會務(wù)組織工作的方法和藝術(shù)，提高會議的質(zhì)量和效果，是秘書人員應(yīng)具備的一種最基本的能力。

【關(guān)鍵詞】秘書；會議；會務(wù)組織

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目

錄

摘 要

.................................................................................................1 1 會議概述

1.1會議的概念

..................................................................................2 1.2 會議的類型

.................................................................................2 1.3 會議的作用

.................................................................................3 2 會務(wù)組織工作概述

2.1 會務(wù)組織工作的基本概念

...........................................................4 2.2 會務(wù)工作的特點(diǎn)

...........................................................................5 3會務(wù)組織工作內(nèi)容與方法

3.1會務(wù)工作的具體內(nèi)容

.....................................................................6 3.1.1會前準(zhǔn)備

......................................................................................6 3.1.2會議期間控制

...............................................................................6 3.1.3會后工作

………………………………………………..……….7 3.1.4 會議接待工作................................................................................7 3.2秘書應(yīng)該如何做好會務(wù)組織工作

..................................................8 3.3會務(wù)組織工作總結(jié)

.........................................................................11 4 應(yīng)該如何獲得做好會務(wù)組織工作的能力

.......................................13 致謝語

....................................................................................................14 參考文獻(xiàn)

................................................................................................15

平頂山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文化教育部文秘專業(yè)畢業(yè)論文 會議概述

1.1會議的概念

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

秘書部門對有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會議,要本著精簡從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

1.2 會議的類型

會議有十種類型：現(xiàn)場會議、觀摩會議、電話會議、電視會議、廣播會議、網(wǎng)絡(luò)會議、座談會、茶話會、工作性會餐和普通會議。但根據(jù)不同類型會議可以做如下分類：

按照舉辦單位劃分，可以分為企業(yè)類會議、社團(tuán)協(xié)會類會議和其他組織類會議。

企業(yè)類會議的主題通常是管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)等，具體可分為：銷售會議、經(jīng)銷商會議、技術(shù)會議、管理者會議、董事會會議、股東會議等。

社團(tuán)協(xié)會類會議大致可以細(xì)分為：行業(yè)協(xié)會會議、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會會議、教育協(xié)會會議、技術(shù)協(xié)會會議等。社團(tuán)協(xié)會類會議通常伴有展覽會。

其他組織類會議的典型代表是政府機(jī)構(gòu)會議。

按照會議規(guī)模劃分，可以分為小型會議、中型會議、大型會議和特大型會議。按照會議活動特征劃分，可以分為商務(wù)型會議、政治性會議、展銷會議、文化交流會議、度假型會議和專業(yè)學(xué)術(shù)會議。

按照會議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分，可以分為年會、專業(yè)會議、代表會議、論壇、座談會或?qū)ｎ}討論會、講座、研討會或?qū)＜矣懻摃蛴懻摃ｎ}討論會、培訓(xùn)性會議、獎勵(lì)會議。

新型和新穎類會議：玻璃魚缸式會議、辯論會、角色扮演和網(wǎng)絡(luò)會議等。

平頂山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文化教育部文秘專業(yè)畢業(yè)論文 會務(wù)組織工作概述

在現(xiàn)代社會,會議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理,實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式.隨著人類社會的進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,這種活動方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化以及社會生活的各個(gè)領(lǐng)域.會務(wù)組織工作已經(jīng)被置于一個(gè)越來越重要的地位。因而，對于現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的辦文、辦會、辦事三項(xiàng)基本能力中,辦會也相應(yīng)地被提到了越來越重要的位置.如何做好會務(wù)組織工作成為現(xiàn)代秘書面臨的一項(xiàng)十分重要的課題。

2.1 會務(wù)組織工作的基本概念

（1）會務(wù)組織工作的概念

會議有廣義和狹義兩種，狹義的會議是指在遵守一定國家的法律和遵循一定的會議規(guī)則的前提下，圍繞一定議題,三個(gè)人以上（包括三個(gè)人）在一起共同（商議）問題（議題）,以便達(dá)到或互通情況,或交流思想,或達(dá)成協(xié)議,或做出決議（決定）等有目的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的集會.這個(gè)概念包括有組織,有領(lǐng)導(dǎo),有商議,有議題,有人數(shù),有目的六個(gè)基本要素。嚴(yán)格地說，只有符合這六要素的集會才能稱為會議。但現(xiàn)實(shí)生活中,實(shí)際工作中,許多只有上述會議概念中的某些特征的集會，如各種總結(jié)會、報(bào)告會、傳達(dá)會、動員會、表彰會等，也在習(xí)慣上稱之為會議.我們可以把它看作是上述狹義的會議概念的外延，即廣義的會議概念。

既然有了會議，自然就有會務(wù)組織工作。會議從籌劃到善后，有一系列工作需要秘書參與和組織，這一系列秘書工作就叫做會務(wù)組織工作。它包括會前籌備工作——擬定會議計(jì)劃、準(zhǔn)備會議材料、安排會議生活和布置會場；會中服務(wù)工作——簽到與引導(dǎo)、組織會議進(jìn)行和搞好生活服務(wù)；會后總結(jié)工作——送別會議代表、會場善后、整理會議文件以及會務(wù)總結(jié)反饋。會務(wù)工作水平的高低，直接影響會議的質(zhì)量和效果。因此，做好會務(wù)組織工作，對輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理有著重要作用，是秘書必須具備的一項(xiàng)基本技能。

（2）會務(wù)組織工作背景 1)社會發(fā)展，會務(wù)需求量加大

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秘書應(yīng)該如何做好會務(wù)組織工作呢？在實(shí)際進(jìn)行會務(wù)組織工作前，秘書人員應(yīng)首先了解會務(wù)組織工作的原則，即準(zhǔn)備充分，組織嚴(yán)密，服務(wù)周到，節(jié)儉高效和確保安全。只有遵守了這些原則，才能保證會議達(dá)到預(yù)期的目的并增強(qiáng)會議效果。當(dāng)然，會務(wù)組織工作并不是秘書一個(gè)人的事情，而是在會議召集人的領(lǐng)導(dǎo)下由秘書部門或各有關(guān)部門組成的會務(wù)組織機(jī)構(gòu)來完成的。這類機(jī)構(gòu)被稱為秘書部門。

3.1 會務(wù)工作的具體內(nèi)容

3.1.1會前準(zhǔn)備

1）確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？

2）確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動方案？

3）準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。

4）收集所有與會議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。5）會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。6）根據(jù)要討論的問題限定與會人員。

3.1.2會議期間控制 1）敘述會議的目的。2）核對并記錄與會者。

3）根據(jù)議事日程順序提出項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。4）給每一個(gè)人表述自己意見的機(jī)會。

5）控制討論過程,如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。

6）如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將觀點(diǎn)加以概括。

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1)標(biāo)題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。

2)主送機(jī)關(guān)。接待方案直接上報(bào)上級時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明上級機(jī)關(guān)的名稱。如以請示的附件上報(bào)，則不必寫主送機(jī)關(guān)。

3)正文。逐項(xiàng)載明接待方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標(biāo)題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內(nèi)容、日程、責(zé)任和經(jīng)費(fèi)；直接上報(bào)請求批準(zhǔn)的接待方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4)落款。署提交接待方案的部門名稱。5)成文時(shí)間。寫明提交的具體日期。

3.2秘書應(yīng)該如何做好會務(wù)組織工作

由于會議的規(guī)模形式等各不相同，這里我將以某報(bào)社辦報(bào)100周年報(bào)慶座談會為例，闡述會務(wù)組織工作的主要流程。

（1）會前籌備工作

會議有效的重點(diǎn)是計(jì)劃性要好。計(jì)劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會前籌備的效果占會議有效性的70%?？梢哉f，高質(zhì)量的會前籌備工作，是會議質(zhì)量的保證，是會議成功的前提。作為秘書，必須以高度的責(zé)任心做好會議籌備工作。

會前籌備工作主要包括擬定會議計(jì)劃，準(zhǔn)備會議材料，布置會場。1）擬定會議計(jì)劃

擬定會議計(jì)劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程是秘書部門的任務(wù)，通常由秘書人員擬寫議程草稿，交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，復(fù)印分發(fā)給所有與會者。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議計(jì)劃的要點(diǎn)是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。制定會議議程時(shí)，要注意將主要的、具有保密內(nèi)容的議程放在最后；編制會議日程時(shí)，要注意確定參加會議的人員范圍和參加會議的一些提書議程的人員范圍。

2）準(zhǔn)備會議材料

會前籌備的第二步是準(zhǔn)備會議資料。會議資料包括來賓資料（會議手冊、會

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標(biāo)語口號等一些裝飾性布置等都要派專人督促到位。在安排主席臺座次時(shí)，要注意依職務(wù)的高低安排座次——職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列，并將座次編制成表，貼于入口處的墻上。對于場內(nèi)其他人員的座次，可直接根據(jù)系部或部門分塊安排。會議在多功能會議大廳舉行，采取主席臺同一般與會者面對面的大小方形或半圓形方式。

（2）會中服務(wù)工作

在會中服務(wù)階段，秘書需要完成簽到與引導(dǎo)，組織會議進(jìn)行，搞好生活服務(wù)等工作。

1）簽到與引導(dǎo)

簽到是指與會人員進(jìn)入正式會場時(shí)向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在本次報(bào)慶座談會中，可分成兩部分進(jìn)行簽到：一部分專門負(fù)責(zé)嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)簽到；另一部分負(fù)責(zé)本報(bào)社員工簽到。組織簽到的同時(shí)，秘書人員要做好入場引導(dǎo)工作，以便方便與會人員入場，同時(shí)縮短入場時(shí)間。

2）組織會議進(jìn)行

在會議進(jìn)行時(shí)，工作人員要注意安排會議發(fā)言，作好會議記錄，編制會議簡報(bào)，起草、修改會議文件以及準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言等。這其中主要是進(jìn)行文書工作，該工作要求秘書人員要了解會議內(nèi)容，領(lǐng)悟會議精神。此外，還要注意會議值班工作。如在本例中，可成立一個(gè)會議值班室，由秘書部門中的成員輪流值班。值班期間需做好電話記錄、接待記錄、做好信息傳遞等。其中要注意加強(qiáng)與會議無關(guān)人員出入會場的控制；要備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系方式和一份設(shè)備維修人員、后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄；要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

3）搞好生活服務(wù)

會中的生活服務(wù)除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時(shí)取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。針對本次座談會而言，來賓大都是新聞報(bào)刊界的知名人物。因此可安排一些高檔次的活動，如參觀報(bào)史陳列館和舉辦酒會。外地與會人員的返程車票、機(jī)票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。此外，還須特別注意不同宗教信

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3.3會務(wù)組織工作總結(jié)

會務(wù)組織工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，會務(wù)組織工作的好壞，直接影響到會議的質(zhì)量和效果，而會務(wù)組織工作能否做好，往往取決于對細(xì)節(jié)的把握。在會務(wù)工作中，就必須以細(xì)致的作風(fēng)，對會務(wù)工作中的細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，潛心把握，精心組織，實(shí)現(xiàn)精益求精辦會的目標(biāo)。具體來說，要從細(xì)節(jié)上做到“三個(gè)到位”。

（1）從細(xì)節(jié)上做到會前準(zhǔn)備到位

會前的準(zhǔn)備工作是由若干細(xì)節(jié)組成的，在做會前準(zhǔn)備工作前，就要充分考慮各個(gè)細(xì)節(jié)，并根據(jù)考慮到的細(xì)節(jié)制定好會務(wù)工作方案。象這樣的細(xì)節(jié)問題，在會務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質(zhì)量和效果。

（2）從細(xì)節(jié)上做到會中服務(wù)到位

會中服務(wù)是辦會工作的重要一環(huán)，做好會中服務(wù)，要對細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，只有把握好每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，才能使每一次會議開得井然有序。

（3）從細(xì)節(jié)上做到會后整理到位

辦會工作是個(gè)整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)，還要搞好會后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細(xì)節(jié)入手，在一個(gè)會議召開后，及時(shí)將會議記錄、會議資料進(jìn)行整理，及時(shí)整理好會場。在會議室舉行，這一細(xì)節(jié)上的疏忽，造成了工作上的十分被動。此后我們十分注重加強(qiáng)這項(xiàng)工作，確保了會場整理及時(shí)。

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第四篇：會務(wù)安排流程

會務(wù)安排流程

會務(wù)一般分為三個(gè)階段，會前準(zhǔn)備、會間服務(wù)、會后處理(一)會前準(zhǔn)備階段。（例會和小型會議不安排食宿，適當(dāng)簡化）

1、制定會議方案。

對會議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會期、議題、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據(jù)。如作變動，需及時(shí)請示報(bào)告，不可自作主張，隨意改變方案。

2、拿出會務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃。

主要籌辦人員對本次會議所需的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，按內(nèi)容或承辦部門歸類，按時(shí)間順序排隊(duì)，列出共有多少項(xiàng)工作，每項(xiàng)工作擬由哪個(gè)部門或個(gè)人負(fù)責(zé)，以及各項(xiàng)工作的基本要求、完成的時(shí)限等。這樣做可以使分管會務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。

3、組織召開協(xié)調(diào)會議。

較大型會議會務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門多，要根據(jù)需要，組成會務(wù)工作組，召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會。召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會的主要內(nèi)容是：傳達(dá)或印發(fā)會議方案，明確各組或各人的任務(wù)，研究和補(bǔ)充《會務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃》，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對性地提出要求，明確分工，責(zé)任到組到人。

3、印發(fā)會議通知。

召開會議的基本問題確定以后，要盡快發(fā)出會議通知，給參加會議的人員留出準(zhǔn)備時(shí)間。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會期、會址、著裝、注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報(bào)告與會人員名單，要不要報(bào)告報(bào)到時(shí)需接站的人數(shù)及所乘坐車次，以及有問題如何聯(lián)系等。

4、印制會議票證。（大中型會議）

對正式出席會議的人員要發(fā)給出席證，列席會議的人員要發(fā)給列席證，會議工作人員要發(fā)給工作證，進(jìn)行選舉等其他重要會議，還可印制使用印有座號的座次證，密級較高、進(jìn)出住所需嚴(yán)格控制的會議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認(rèn)。會議各種票證應(yīng)于會議報(bào)到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報(bào)到時(shí)核發(fā)，座次證一般在舉行全體會議之前臨時(shí)分發(fā)。如會場有條件擺座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。

5、準(zhǔn)備會議用品。

本著勤儉節(jié)約的原則，按照會議方案中的預(yù)算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據(jù)給出的預(yù)算按照個(gè)人分配。表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務(wù)，要提前準(zhǔn)備選票、票箱、監(jiān)票和計(jì)票人胸簽及計(jì)票所需物品。

6、會議用品申請流程

根據(jù)方案中的預(yù)算提出需求，要求要寫明總費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)以及與會人員的每人標(biāo)準(zhǔn)，遞交聯(lián)絡(luò)函，先交由部門負(fù)責(zé)人簽字，部門負(fù)責(zé)人同意之后交由行政負(fù)責(zé)人統(tǒng)一采購。

7、印制與會人員和工作人員名冊。

8、印制《會議須知》。

《會議須知》一般包括6個(gè)方面的內(nèi)容：即日程安排、會議編組、作息時(shí)間、會務(wù)組等會議工作人員的電話號碼、注意事項(xiàng)。會議編組主要根據(jù)會議的任務(wù)確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、醫(yī)療、交通和通信4個(gè)方面。會議方案確定后，要把會議人員、伙食標(biāo)準(zhǔn)及其他服務(wù)保障要求及時(shí)通知接會的酒店。

10、設(shè)置會場。

設(shè)置會場主要包括懸掛會標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請示。另外，對會場的供電、供暖(冷)、音響等設(shè)備要全面了解，如無把握，應(yīng)有應(yīng)急方案。

11、做好接站準(zhǔn)備。

依據(jù)與會人員報(bào)到時(shí)所乘車次，列清什么時(shí)間、接哪個(gè)車次的哪些人、什么車去接、由誰負(fù)責(zé)等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實(shí)。

(二)會間服務(wù)階段。會議從報(bào)到之日起。會議召開期間要根據(jù)實(shí)際需要，做好以下8項(xiàng)工作。

1、組織好會議報(bào)到。

提前安排接站人員和車輛，及時(shí)去機(jī)場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。確定專人，在開會通知指定的報(bào)到地點(diǎn)和報(bào)到時(shí)間內(nèi)堅(jiān)守崗位，保證自行到會的人員及時(shí)得到安排。對一些臨時(shí)情況，如與會人員所帶司機(jī)或親屬朋友等需安排食宿的，報(bào)到處要及時(shí)掌握，并向上級匯報(bào)，得到指示之后妥善安排。

2、會場組織工作。

每次舉行全體或分組會議時(shí)，會務(wù)工作人員都要提前進(jìn)入會場，首先檢查會場設(shè)置和設(shè)備，然后協(xié)助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點(diǎn)并報(bào)告到會人數(shù)，掌握和隨時(shí)通知有關(guān)人員調(diào)控會場音響、溫度、照明等；督促服務(wù)人員及時(shí)送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應(yīng)急處理，保證大會有條不紊地順利進(jìn)行。如會議臨時(shí)動議需要調(diào)整議程，增減議題，擴(kuò)大或縮小與會人員范圍等，也需要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)度，作出適當(dāng)安排。

3、會議主持詞的撰寫。

主持詞有時(shí)由材料組負(fù)責(zé)，有時(shí)由會務(wù)組負(fù)責(zé)。即使由材料組負(fù)責(zé)，會務(wù)工作人員也要及時(shí)了解掌握。會議安排的變動、學(xué)習(xí)討論的重點(diǎn)、傳達(dá)貫徹的意見等，一般是通過首長的會議主持詞來公布和明確的。尤其是會議進(jìn)行選舉或表決等事項(xiàng)，會議主持詞實(shí)際等于會議的“腳本”，會務(wù)工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會議預(yù)定議程。

4、做好會議記錄。

要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報(bào)會記錄。全體會議記錄的要求是：沒有印發(fā)材料的要分別依據(jù)重要程度做詳細(xì)記錄或摘記大意與要點(diǎn)；已印發(fā)材料的，要著重記錄講話人作出發(fā)揮、增補(bǔ)或解釋的地方，作為已印發(fā)材料的補(bǔ)充留存。重要報(bào)告、講話要錄音、錄像。領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不遺漏主要觀點(diǎn)，不改變講話原意，有爭議之處也要照實(shí)記錄，客觀地反映會議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后查考提供依據(jù)。

5、現(xiàn)場參觀組織工作。

事先要派員察看現(xiàn)場，與被參觀單位商定現(xiàn)場會開法和參觀路線，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備?，F(xiàn)場距離較遠(yuǎn)、需乘坐車輛時(shí)，要按組定車、編排車號、做好乘車組織工作和行車安全保衛(wèi)工作。參觀時(shí)，會務(wù)工作人員要分工把口，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。

6、會議簡報(bào)編印工作。

有的會議為使領(lǐng)導(dǎo)成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報(bào)，交流情況，給領(lǐng)導(dǎo)主持和指導(dǎo)會議提供依據(jù)和參考，要編印會議簡報(bào)，由材料組或會務(wù)組編印分發(fā)。編印簡報(bào)的一般要求是：標(biāo)題要醒目，內(nèi)容要精煉，篇幅要簡短，印發(fā)要及時(shí)。

7、會議材料回收工作。

會議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會議結(jié)束前應(yīng)予以回收，以防發(fā)生失泄密事故。對因特殊情況而缺交、漏交的，會后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對新聞單位或其他臨時(shí)赴會借閱文件的人員，發(fā)文時(shí)一定要登記和交代清楚，他們離會時(shí)及時(shí)回收。

8、做好與會人員的返程服務(wù)工作。

會務(wù)組應(yīng)在會議結(jié)束前知悉返程需要住宿安排的人數(shù)，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預(yù)購車票，并分別按乘車時(shí)間編組，做好送站安排等。在這項(xiàng)工作中，最關(guān)鍵的是抓好安全，應(yīng)在會議結(jié)束時(shí)，通過主持會議的領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)返程安全問題，嚴(yán)格不開夜車、不開快車等規(guī)定。

(三)會議善后階段。會議結(jié)束，會務(wù)工作不能同時(shí)結(jié)束，還要繼續(xù)做好會議的善后工作。會議善后工作主要有以下4項(xiàng)：

1、做好財(cái)務(wù)結(jié)算。

會議結(jié)束后，會務(wù)組要及時(shí)與酒店有關(guān)人員一起，核算住房、伙食等費(fèi)用，并盡快結(jié)算外圍賬目。對凡屬已列入會議預(yù)算或預(yù)算外開支應(yīng)納入會議報(bào)銷的經(jīng)費(fèi)，都要作出處置，不要有遺留的問題。

2、做好會務(wù)工作總結(jié)。

會務(wù)工作基本完成后，大會秘書處應(yīng)及時(shí)召集全體會務(wù)工作人員進(jìn)行總結(jié)，肯定成績，指出問題，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并對表現(xiàn)好的人員進(jìn)行表揚(yáng)。

3、會議文件材料的合訂留存。

會議形成的一切文件材料，包括主持詞和發(fā)言記錄等，在會間都要注意收集，會后要系統(tǒng)排列，裝訂成冊，留作資料，一般應(yīng)裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。

4、會務(wù)用品的歸還和整理。

每次會議結(jié)束后，對一些常用的會議用品，借來的應(yīng)立即歸還，自置的應(yīng)加以整理，以便下次再借或再用。

第五篇：會務(wù)接待流程

會務(wù)接待流程

一、會務(wù)工作總體思路

（一）任務(wù)分解：將會務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工、保證質(zhì)量。

（二）責(zé)任到人：每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。

（三）周密計(jì)劃：每項(xiàng)任務(wù)均須制訂周密的工作計(jì)劃。

（四）逐項(xiàng)落實(shí)：計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實(shí)。

二、會前準(zhǔn)備

（一）成立會務(wù)組

1.會務(wù)組組長：總體負(fù)責(zé)。

2.文秘材料小組：負(fù)責(zé)組織、收集、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀(jì)要與總結(jié)起草。

3.后勤保障小組：負(fù)責(zé)會議的會場、吃飯、住宿（煙、酒水、飲料、水果等）等后勤保障事宜。

備注：任務(wù)分解后形成《會務(wù)接待方案》。

（二）明確會議概況

1.全體辦會人員應(yīng)明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容：

（1）會議主題

（2）級別與規(guī)模

（3）參會人員（與會人員的姓名、單位、職務(wù)）

（4）會期與日程安排（會議日期、天數(shù)、議程、活動安排等）

注：日程安排形成會務(wù)指南。

（5）會議經(jīng)費(fèi)申批：根據(jù)會議概況，按照神東電力公司本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）下發(fā)會議通知、登記代表名單

1.責(zé)任人：文秘材料小組。

2.責(zé)任：在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草會議通知、報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)或以其他形式通知各參會單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）會議主題

（2）參會人員

（3）會期安排

（4）會議地點(diǎn)與聯(lián)系電話

（5）會務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話

（6）報(bào)到日期

（7）有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)材料、物品等）

（8）會議回執(zhí)（附表2）

（9）會址交通導(dǎo)引

3.落實(shí)：會議通知以傳真（可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達(dá)各參會單位。

會議通知下發(fā)后，會務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會議回執(zhí)登記報(bào)名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登記內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）單位

（2）姓名

（3）職務(wù)

（4）性別

（5）民族

（6）到達(dá)航班與到達(dá)時(shí)間

（7）是否要求接站

登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上制訂《會務(wù)接待指南》。

（四）選定會議地點(diǎn)

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實(shí)地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括：

（1）價(jià)格（客房、會場及其他服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)位）

（2）設(shè)施（客房、會議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）房間有無網(wǎng)線、是否含早餐

（3）服務(wù)（辦會經(jīng)驗(yàn)、餐飲質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等）

（4）交通（便利與否）

（5）當(dāng)期有無接待能力

3.落實(shí)：綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家，簽報(bào)或口頭匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：

（1）與賓館確認(rèn)各主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣

（2）根據(jù)會議預(yù)算在財(cái)務(wù)借款

（五）準(zhǔn)備會議材料、用品

1.責(zé)任人：兩組分工協(xié)作。

2.材料內(nèi)容：會議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會材料外，還應(yīng)包括：

（1）會議代表名單（附房間號）

（2）日程安排，各項(xiàng)活動地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等

3.會議用品：會議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會議用品包括：

（1）會場條幅（或現(xiàn)場LED顯示器）

（2）會議代表證

（3）與會領(lǐng)導(dǎo)桌簽

（4）文件袋、筆記本、筆

（5）錄音筆、照相機(jī)、攝像機(jī)

（6）便攜機(jī)、打印機(jī)及紙張、投影儀（根據(jù)需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準(zhǔn)備，或自行購置、分發(fā)）

（8）藥箱（備常用藥品）

（9）現(xiàn)場安全帽的準(zhǔn)備

（六）餐飲安排

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：與酒店緊密協(xié)調(diào)，盡早落實(shí)以下工作：

（1）吃飯人數(shù)

（2）包間預(yù)定

（3）煙、酒水準(zhǔn)備

（4）飯后車輛安排

（七）會場安排

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，或在辦公區(qū)域準(zhǔn)備，盡早落實(shí)以下工作：

會議室

領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)休息室

各次分會的會場布局，包括：大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光攝影、攝像負(fù)責(zé)人、投影儀

（八）文體活動安排

會后去周邊旅游景點(diǎn)應(yīng)按實(shí)際時(shí)間安排。

（九）房間安排

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

房間內(nèi)水果、煙、礦泉水?dāng)[放。

三、會中服務(wù)

（一）接站

（二）簽到

1.在正式報(bào)到前日，應(yīng)完成以下工作：

（1）將分裝好會議材料的文件袋放至?xí)h室或賓館

（2）統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙

（3）花卉、水果等分發(fā)到各房間

2.簽到工作包括以下環(huán)節(jié)：

（1）在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設(shè)置歡迎引領(lǐng)標(biāo)牌）

（2）在賓館門廳設(shè)置簽到處、專人負(fù)責(zé)簽到

（3）確認(rèn)返程日期及訂票

四、會后收尾

（一）退房、送站

（二）紀(jì)念品的發(fā)放