第一篇：有限公司檔案管理辦法(試行)

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 制定目的

為了加強(qiáng)對(duì)公司檔案的管理、收集和整理工作，規(guī)范公司檔案管理流程，完善檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案的作用，按照公司管理策略要求，結(jié)合有關(guān)法律規(guī)定和公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 適用范圍

本辦法適用于公司整體及各部門、店柜。在公司檔案管理工作中，各部門、店柜及相關(guān)個(gè)人必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行公司《瑩瑋雅集珠寶有限公司員工手冊(cè)》（以下簡(jiǎn)稱“員工手冊(cè)”）中有關(guān)保密制度的規(guī)定，嚴(yán)密保管，未經(jīng)許可不得透露檔案內(nèi)容，確保檔案的真實(shí)、完整與安全。第三條 檔案范圍

本辦法中的檔案是指公司、各部門、店柜及相關(guān)個(gè)人在營(yíng)運(yùn)、行銷、資訊等方面，以及財(cái)務(wù)、產(chǎn)品、人力資源管理等活動(dòng)中所形成的歷史性記錄文件，該記錄文件的形式包括圖文聲像等。檔案管理人員同時(shí)應(yīng)綜合鑒別檔案對(duì)公司的保存價(jià)值，其中包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等。

需入檔文件材料的類型包括：

（一）大事記類：公司大事記紀(jì)要材料，包括：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批及登記等方面的文件材料，公司章程、員工手冊(cè)、各類公告、規(guī)章制度等法規(guī)性文件；

（二）人資管理類：勞動(dòng)工資及人力資源管理等方面的文件材料；

/ 5

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

（三）合同類：各類合同，其產(chǎn)生途徑包括但不限于下列所述：營(yíng)運(yùn)、行銷、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品、管理、資訊等；

（四）財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料等；

（五）會(huì)議活動(dòng)類：公司各類例會(huì)、重要會(huì)議的會(huì)議記錄、公司舉辦的各類大型活動(dòng)等；

（六）培訓(xùn)類：教育培訓(xùn)課程的相關(guān)教材、文件資料等；

（七）工作報(bào)告類：主管的周、月工作報(bào)告，及工作計(jì)劃等；

（八）宣傳報(bào)道類：各類媒體有關(guān)我公司的宣傳報(bào)道，通路、行銷情報(bào)方面的文件材料等；

（九）其他類：其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。第四條 管理體制

公司在管理部下設(shè)檔案管理崗，檔案管理人員應(yīng)按照本辦法要求負(fù)責(zé)檔案文件材料的積累、整理、立卷、歸檔，并對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行協(xié)助、檢查與督促。各部門、店柜及個(gè)人應(yīng)積極配合完成，同時(shí)公司會(huì)按照《員工手冊(cè)》相關(guān)獎(jiǎng)懲制度對(duì)上述人員進(jìn)行考核。

第二章 管理流程

第五條 入檔要求

需入檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，按照自然形成規(guī)律，保持歷史聯(lián)系，區(qū)別保存類別、所屬與類型，并在填寫《瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理移交單》（以下稱“移交單”）后交檔案管理崗歸入檔案庫。

“移交單”由文件移交人與檔案管理人員在共同清點(diǎn)文件后認(rèn)真

/ 5

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

填寫完成，所有內(nèi)容應(yīng)由手工填寫，并由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

財(cái)務(wù)部門形成的文件記錄由本部門負(fù)責(zé)日常立卷和歸檔，待一個(gè)會(huì)計(jì)年度審核結(jié)束后一并移交至管理部統(tǒng)一保管。第六條 檔案審核

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)需要入檔的文件材料進(jìn)行審核。

經(jīng)審核通過后，全部歸檔文件應(yīng)按照自然屬性分為永久保存和定期保存兩種類別進(jìn)行存檔。對(duì)于定期保存的文件材料，經(jīng)主管確認(rèn)失效且卻無保存價(jià)值后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)由管理部負(fù)責(zé)銷毀。第七條 入檔規(guī)則

檔案管理人員應(yīng)按照下述規(guī)則將文件進(jìn)行編號(hào)后方可入檔，檔案編號(hào)公式為：“類別---所屬部門---類型（生成日---序號(hào)）”，具體內(nèi)容與對(duì)應(yīng)代號(hào)表述如下：

（一）按照第六條所述，檔案分為兩種類別，對(duì)應(yīng)代號(hào)為： 永久保存類檔案代號(hào)---A；定期保存類檔案代號(hào)---B。

（二）檔案依照產(chǎn)生途徑將所屬劃分為九項(xiàng)，其中第八項(xiàng)“營(yíng)運(yùn)部下設(shè)三個(gè)子項(xiàng)，對(duì)應(yīng)代號(hào)為：

公司---01；管理部---02；財(cái)務(wù)部---03；行銷部---04；產(chǎn)品部---05；資訊部---06；執(zhí)行長(zhǎng)室---07；營(yíng)運(yùn)部---08；文創(chuàng)富御---09。

其中，新光店---08PEK;復(fù)興門百盛店---08PKS；太陽宮百盛店---08PKA。

（二）依第三條第二款所列項(xiàng)目，檔案所分九種類型的代號(hào)為：

/ 5

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

大事記類---SJ；人資管理類---HR；合同類---CO；財(cái)務(wù)管理類---FI；會(huì)議記錄類---ME；培訓(xùn)類---TR；工作報(bào)告類---RE；宣傳報(bào)道類---PR;其他類---OT。

（四）“（生成日---序號(hào)）”部分的填寫方式為：“生成日”為該文件材料產(chǎn)生的月日，“序號(hào)”的功能是在文件標(biāo)注上述各代號(hào)后仍無法取得區(qū)分時(shí)進(jìn)行輔助排序。

例如：執(zhí)行長(zhǎng)室于2011年1月13日產(chǎn)生了兩份永久型合同，按照上述編號(hào)規(guī)則對(duì)兩份合同進(jìn)行編號(hào)為：

A---07---CO(0113---01)，A---07---CO(0113---02)。第八條 檔案調(diào)閱

凡需使用檔案的人員，均需在檔案管理人員處認(rèn)真登記檔案調(diào)閱信息，經(jīng)管理部主管簽批后方能調(diào)閱。

調(diào)閱時(shí)限和被調(diào)閱檔案的使用權(quán)限由使用檔案的人員與管理部協(xié)商后確定。

檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的調(diào)閱記錄，并跟辦被調(diào)閱檔案的收回入柜工作。

第三章 附則

第九條 生效時(shí)間

本辦法經(jīng)執(zhí)行長(zhǎng)簽核后生效。未盡事宜由公司管理部負(fù)責(zé)解釋。

瑩瑋雅集珠寶有限公司 2011年1月13日

/ 5

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

/ 5

第二篇：信貸檔案管理辦法(試行)

信貸檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為規(guī)范XXX公司（以下簡(jiǎn)稱公司）信貸檔 案管理，根據(jù)有關(guān)管理制度，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司辦理信貸業(yè)務(wù)和從事信貸管理活 動(dòng)的各分支機(jī)構(gòu)及其信貸工作人員。

第三條 檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。公司風(fēng) 險(xiǎn)管理部門負(fù)責(zé)信貸檔案制度建設(shè)與檢查落實(shí)工作。公司有關(guān)部 門、公司、部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)負(fù)責(zé)做好信貸檔案的收集、立卷、移交、歸檔、調(diào)閱、保管及銷毀工作，并做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防毀損散失，確保信貸檔案的完整與安全。

第四條 信貸業(yè)務(wù)檔案是指公司各機(jī)構(gòu)在受理、調(diào)查、審查、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義的或具有史料 價(jià)值及調(diào)研價(jià)值的各類文件。

第五條 信貸管理檔案是公司各機(jī)構(gòu)在實(shí)現(xiàn)信貸經(jīng)營(yíng)管理目 標(biāo)、履行管理職責(zé)過程中，形成的記錄和反映管理狀況的文件、會(huì)議記錄、監(jiān)測(cè)臺(tái)帳、報(bào)表等資料。其中，有特別管理意圖和管 理需要的信貸管理檔案稱為特別檔案。

第六條 信貸檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

（一）真實(shí)性原則。信貸檔案材料原則上應(yīng)為正本、原稿，不得另行編寫與修改。對(duì)只能收集復(fù)印件的重要檔案，收集人員 與原件核對(duì)后，在加蓋客戶公章的復(fù)印件上注明“與原件核對(duì)一 致”并簽章確認(rèn)。如：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅 務(wù)登記證、法人代表身份證明等；

（二）完整性原則。完整記錄信貸業(yè)務(wù)流程，有利于明確信 貸經(jīng)營(yíng)責(zé)任和信貸管理責(zé)任；

（三）及時(shí)性原則。整個(gè)信貸管理流程中形成的檔案須按要 求及時(shí)更新，按時(shí)歸檔;

（四）保密性原則。任何人對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、公司和客戶商 業(yè)機(jī)密的信貸檔案均須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第二章 信貸檔案管理機(jī)構(gòu)、人員及職責(zé)

第七條 公司、公司分管信貸工作的負(fù)責(zé)人、信貸業(yè)務(wù)前后 臺(tái)負(fù)責(zé)人、部門主任應(yīng)對(duì)轄內(nèi)機(jī)構(gòu)或其職責(zé)范圍內(nèi)的信貸檔案 管理工作負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)是組織實(shí)施，督導(dǎo)落實(shí)檔案管理工作。

第八條 公司信貸檔案管理的部門及其職責(zé)分別是：

（一）公司風(fēng)險(xiǎn)管理部是公司信貸檔案管理牽頭部門，負(fù)責(zé) 信貸檔案管理的指導(dǎo)、檢查、評(píng)價(jià)以及公司權(quán)限內(nèi)的資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分 類等信貸檔案的管理。

（二）公司授信審批部，負(fù)責(zé)公司授信業(yè)務(wù)有關(guān)審查、審批資料及相關(guān)信貸檔案的管理。

（三）公司資產(chǎn)保全部，負(fù)責(zé)公司權(quán)限內(nèi)法律訴訟、抵債資 產(chǎn)接收處置、呆賬核銷等審查、審批資料及相關(guān)信貸檔案的管理。第九條 公司信貸檔案管理的部門（機(jī)構(gòu)）及職責(zé)分別是：

（一）風(fēng)險(xiǎn)管理部，負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)信貸檔案管理的指導(dǎo)、檢查、評(píng)價(jià)，負(fù)責(zé)公司權(quán)限內(nèi)的信貸管理檔案的管理。

（二）公司業(yè)務(wù)部，負(fù)責(zé)本部門承擔(dān)授信調(diào)查的公司類信貸 業(yè)務(wù)檔案的管理。

（三）農(nóng)業(yè)及個(gè)人業(yè)務(wù)部，負(fù)責(zé)本部門承擔(dān)授信調(diào)查的農(nóng)業(yè) 及個(gè)人類信貸業(yè)務(wù)檔案的管理。

（四）部門，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)承擔(dān)授信調(diào)查的信貸業(yè)務(wù)檔案的 管理。第十條 各級(jí)機(jī)構(gòu)和部門應(yīng)落實(shí)信貸檔案管理崗位人員，作 為信貸檔案管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)信貸檔案資料的匯集、分類、整理、裝訂和保管。

信貸檔案管理人員應(yīng)遵循檔案資料交接、原始資料帳冊(cè)化、查閱檔案登記、移交檔案監(jiān)交、檔案完整性的規(guī)定。

第十一條 其他信貸工作人員根據(jù)承擔(dān)的授信工作職責(zé)，依照公司信貸管理的有關(guān)規(guī)定采集、確認(rèn)并完整移交信貸資料。

第三章 信貸檔案分類

第十二條 信貸檔案分為信貸業(yè)務(wù)檔案、信貸管理檔案和信 貸特別檔案。

農(nóng)戶小額信用貸款檔案按《XXX公司農(nóng)戶小額信用 貸款管理辦法》進(jìn)行管理。

第十三條 信貸業(yè)務(wù)檔案包括但不限于以下資料：

（一）客戶依法設(shè)立的文件、注冊(cè)登記文件、章程、法人代 表證明文件（含身份證）、住所、聯(lián)系電話、注冊(cè)資金、資產(chǎn)負(fù) 債狀況和在金融機(jī)構(gòu)負(fù)債結(jié)構(gòu)情況；

（二）信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)書；

（三）調(diào)查核實(shí)論證中形成的報(bào)告和意見；

（四）評(píng)定信用等級(jí)資料和結(jié)果；

（五）審查中形成的材料和意見；

（六）貸審會(huì)會(huì)議記錄和表決情況、審批意見；

（七）借款合同、擔(dān)保合同及其附件、補(bǔ)充協(xié)議、委托書、借據(jù)、展期還款協(xié)議書、貸款催收通知書等文件資料；

（八）擔(dān)保登記資料；

（九）貸款責(zé)任人落實(shí)情況；

（十）客戶報(bào)送的財(cái)務(wù)報(bào)表、有關(guān)業(yè)務(wù)銜接文件、函件及有關(guān)情況反映；

（十一）信貸業(yè)務(wù)監(jiān)管過程中形成的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)變 動(dòng)情況、分析、監(jiān)測(cè)報(bào)告、反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的報(bào)表以及貸款風(fēng) 險(xiǎn)評(píng)價(jià)資料；

（十二）抵（質(zhì)）押物變動(dòng)情況或保證人生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理情況；

（十三）不良貸款認(rèn)定和貸款核銷過程中形成的記錄和書面文件資料；

（十四）不良貸款清收中形成的訴訟文書；

（十五）其他認(rèn)為需要列入檔案的資料。各資料具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)遵循該類業(yè)務(wù)管理規(guī)定。公司可根據(jù)授權(quán)管理需要，將信貸業(yè)務(wù)檔案中的信貸客戶基本信息檔案、客 戶評(píng)級(jí)檔案、授信業(yè)務(wù)檔案、貸款業(yè)務(wù)檔案、票據(jù)業(yè)務(wù)檔案、不 良貸款檔案、法律事務(wù)檔案由公司或部門分別管理，具體要求 由公司確定。

第十四條 信貸管理檔案包括公司信貸管理檔案、公司信貸 管理檔案、部門信貸管理檔案以及部門信貸管理檔案。

第十五條 信貸管理檔案包括以下資料及內(nèi)容：

（一）記錄和反映公司實(shí)現(xiàn)信貸經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)、履行管理職 責(zé)的文件、會(huì)議記錄、監(jiān)測(cè)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查分析材料；

（二）公司信貸業(yè)務(wù)上報(bào)提請(qǐng)審批的請(qǐng)示、審批表、審查、復(fù)查、審批會(huì)議記錄、表決情況、批復(fù)等資料；

（三）信貸檢查、督促、考核工作記錄和報(bào)告批示、獎(jiǎng)勵(lì)處罰決定等資料；

（四）其他需要納入信貸管理檔案的文件資料。

第四章 信貸資料的采集、移交、匯總和整理

第十六條 信貸資料的采集貫穿信貸業(yè)務(wù)和信貸管理工作全 過程。各信貸崗位都應(yīng)按規(guī)定要求收集信貸資料。

第十七條 每一工作崗位工作完結(jié)后應(yīng)當(dāng)及時(shí)向下一崗位完 整地移交信貸資料。抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險(xiǎn)單、質(zhì) 押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等重要物品原件應(yīng)于收妥當(dāng)日移交會(huì)出 崗位視同有價(jià)單證入庫入柜管理。

第十八條 信貸檔案的移交應(yīng)當(dāng)進(jìn)行簽收登記。

第十九條 信貸檔案管理崗位人員應(yīng)按規(guī)定匯總審核、分類 整理各崗位移交的信貸檔案資料。若發(fā)現(xiàn)不完整或缺漏的，應(yīng)當(dāng) 向有關(guān)崗位人員催索，有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)補(bǔ)交，無法補(bǔ)交的，應(yīng)作 好記錄并雙方確認(rèn)，涉及影響業(yè)務(wù)合法有效的資料，應(yīng)及時(shí)報(bào)告 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第五章 信貸檔案的立卷歸檔

第二十條 信貸檔案由相應(yīng)的機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)立卷、歸檔。統(tǒng)一印制成冊(cè)的審貸會(huì)記錄，應(yīng)當(dāng)先行編碼，依照時(shí)間先后敘時(shí)記錄，直接作為檔案進(jìn)行管理。

第二十一條 信貸檔案的立卷應(yīng)當(dāng)達(dá)到以下要求：

（一）信貸管理檔案按類別分類立卷，有文號(hào)的按文號(hào)順序 排列，沒有文號(hào)的，按時(shí)間先后敘時(shí)排列；

（二）公司類信貸業(yè)務(wù)檔案按客戶立卷，流動(dòng)資金貸款一戶一檔，項(xiàng)目貸款按項(xiàng)目一項(xiàng)一檔；

（三）個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案根據(jù)資料的數(shù)量可以多戶一卷；

（四）檔案案卷內(nèi)首頁必須設(shè)置卷內(nèi)目錄表，且卷內(nèi)目錄標(biāo)題對(duì)應(yīng)頁碼應(yīng)當(dāng)與檔案資料一致；

（五）檔案案卷卷尾須設(shè)置備考表，用以記載該檔案案卷在管理中的特別事項(xiàng)。

第二十二條 各機(jī)構(gòu)或部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一信貸檔案的封面、卷脊記載內(nèi)容、格式和檔案案卷編碼規(guī)則。

第二十三條 信貸檔案實(shí)行一年一裝訂，裝訂要求牢固、整齊、美觀、便于查閱。

第二十四條 裝訂前，應(yīng)在卷內(nèi)每一頁資料右上角打印順序碼。第二十五條 信貸檔案歸檔，應(yīng)當(dāng)建立信貸檔案總目錄，登記信貸檔案歸檔情況。

第六章 特別檔案的管理

第二十六條 特別檔案是指有特別管理意圖和管理需要的信 貸管理檔案，包括：

（一）已核銷的資產(chǎn)檔案；

（二）票據(jù)置換貸款檔案；

（三）農(nóng)商行改制置換不良貸款檔案；

（四）淹沒再貸款置換三峽淹沒貸款檔案；

（五）抵債資產(chǎn)檔案；

（六）訴訟檔案；

（七）其他重大的需要特別管理的信貸檔案。

第二十七條 已核銷的信貸資產(chǎn)檔案、抵債資產(chǎn)檔案均應(yīng)按年專門建檔，專門立卷管理。

第二十八條 已核銷的信貸資產(chǎn)檔案包括以下內(nèi)容：

（一）逐戶逐筆經(jīng)批準(zhǔn)核銷的信貸資產(chǎn)明細(xì)清單；

（二）申請(qǐng)核銷和核查、審批的全部文件；

（三）有關(guān)責(zé)任人落實(shí)和追究情況；

（四）被核銷資產(chǎn)的業(yè)務(wù)檔案資料或與信貸業(yè)務(wù)檔案案卷的對(duì)應(yīng)關(guān)系；

（五）追收、保全及其他和收回情況；

（六）其他需要列入的資料。

第二十九條 入檔核銷的信貸資產(chǎn)明細(xì)清單包括以下內(nèi)容：

（一）債務(wù)人名稱、住所、法人代表；

（二）核銷貸款本金；

（三）債權(quán)原約定期限；

（四）申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人；

（五）對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案資料（隨卷或?qū)?yīng)卷號(hào)）。

第三十條 各類置換資產(chǎn)檔案要件與內(nèi)容，參照本辦法第二 十八條、第二十九條規(guī)定辦理。

第三十一條 抵債資產(chǎn)檔案包括以下內(nèi)容：

（一）抵債資產(chǎn)的管理監(jiān)測(cè)臺(tái)帳；

（二）取得抵債的文件；

（三）申報(bào)和批準(zhǔn)文件；

（四）原債權(quán)的業(yè)務(wù)檔案或與信貸業(yè)務(wù)檔案案卷的對(duì)應(yīng)關(guān)系；

（五）抵債資產(chǎn)權(quán)屬變動(dòng)和管理過程中形成的有關(guān)文件資料；

（六）處置過程中形成的有關(guān)檔案資料；

（七）其他需要列入的資料。

第三十二條 訴訟檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

（一）起訴書；

（二）答辯狀；

（三）律師代理合同，代理詞；

（四）判決書或調(diào)解書（和解協(xié)議）、裁定書；

（五）關(guān)于起訴、應(yīng)訴和訴訟中的論證決策的會(huì)議記錄、決定；

（六）執(zhí)行中的法律文書；

（七）訴訟得失分析報(bào)告；

（八）其他需要作為訴訟檔案的內(nèi)容。

訴訟檔案的判決書（調(diào)解書、和解協(xié)議）與抵債資產(chǎn)取得檔 案劃分發(fā)生沖突的，歸入其中之一檔案，另一檔案目錄中須記載 對(duì)應(yīng)檔案卷號(hào)頁碼。

第三十三條 其他重大需要特別管理的信貸檔案由公司確定，統(tǒng)一管理。

第七章 信貸檔案的保管、調(diào)閱

第三十四條 貸款檔案的保管期限分為三年、五年、十年、長(zhǎng)期四類。

第三十五條 信貸業(yè)務(wù)檔案保管期劃分如下：

（一）短期信貸業(yè)務(wù)本息已結(jié)清的，保管期限為三年；

（二）項(xiàng)目貸款業(yè)務(wù)本息已結(jié)清的，保管期限為三年；

（三）未結(jié)清本息的信貸檔案保管期限為長(zhǎng)期；

（四）具有重要研究?jī)r(jià)值的檔案，為長(zhǎng)期保管。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限的起算時(shí)間自該檔案卷內(nèi)全部信貸業(yè)務(wù)本息均結(jié)清的次年起算。

第三十六條 信貸管理檔案資料的保管期劃分如下：

（一）普通的信息、情況通報(bào)和臨時(shí)的統(tǒng)計(jì)分析資料的保管期限為五年；

（二）信貸綜合統(tǒng)計(jì)分析資料和具有一定核查及研究?jī)r(jià)值的 信貸檔案，保管期限為十年；

（三）上級(jí)文件、審貸會(huì)議記錄、貸款審批決定、信貸政策 措施、信貸檢查處罰、重要的管理文件，保管期限為長(zhǎng)期；

（四）特別檔案保管期限為長(zhǎng)期。信貸管理檔案的保管期限自該檔案卷裝訂之日起計(jì)算。第三十七條 信貸檔案存放應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）配備專用保管柜，有條件的應(yīng)設(shè)置信貸檔案室；

（二）保管柜內(nèi)檔案存放按年分類排列；

（三）安全、保密，方便查閱。

第三十八條 信貸檔案員應(yīng)當(dāng)勤勉工作，定期檢查信貸檔案 完整性，及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他保全性技 術(shù)處理，防止蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€、毀損、散失和泄密。

第三十九條 本機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要調(diào)閱信貸檔案，應(yīng) 由調(diào)閱人提出申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第四十條 有權(quán)管理監(jiān)督檢查單位因履行職務(wù)需要查閱信貸檔案時(shí)，應(yīng)持有效身份證件和工作文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，在專人陪同下查閱。如需復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案保管員為 其復(fù)印。

第四十一條 借款合同、擔(dān)保合同、債權(quán)憑證、擔(dān)保證明文 件、擔(dān)保登記文件等信貸資料和其他信貸檔案原則上也不得出 借，但因特殊原因確需出借的，借用人除按規(guī)定登記外，還須填 寫《信貸檔案出借單》，經(jīng)信貸檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，留下備份或復(fù)印件后由信貸檔案管理人員憑單出借。借用人限于 與履行職務(wù)相關(guān)的公司工作人員。

第四十二條 信貸檔案借用人或查閱人在借用或查閱期間，應(yīng)保證檔案的安全性和完整性。歸還時(shí)檔案管理員應(yīng)對(duì)照出借前 留存的備份或復(fù)印件逐一清點(diǎn)歸檔，在確認(rèn)歸還的檔案無誤后，按規(guī)定登記確認(rèn)。一經(jīng)確認(rèn)檔案管理人員就須對(duì)檔案的真實(shí)性和 完整性負(fù)責(zé)。

第八章 信貸檔案的移交和銷毀

第四十三條 信貸檔案移交應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)定：

（一）信貸檔案管理人員因工作變動(dòng)，應(yīng)移交其管理的信貸 檔案；

（二）移交檔案時(shí)，應(yīng)抄列清冊(cè)，在移交人、接收人和監(jiān)交 人同時(shí)在場(chǎng)的情況下，清點(diǎn)核對(duì)一致后簽字交接；

（三）監(jiān)交人由信貸檔案管理機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任；

（四）信貸檔案移交清冊(cè)作為重要信貸檔案資料裝訂在本年 度信貸管理檔案卷內(nèi)；

（五）機(jī)構(gòu)分立、原機(jī)構(gòu)存續(xù)的，信貸檔案由原機(jī)構(gòu)保管；原機(jī)構(gòu)解散的，信貸檔案應(yīng)經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管。

（六）機(jī)構(gòu)合并，信貸檔案應(yīng)由合并后的部門保管。第四十四條 信貸檔案保管期限屆滿，確無保存必要的，可依照下列程序銷毀：

（一）由公司信貸管理部門負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、公司稽核人員和檔案管理員組成鑒定小組，逐卷鑒定，確定存毀；

（二）對(duì)擬銷毀的檔案要清點(diǎn)核對(duì)，登記造冊(cè)；

（三）公司負(fù)責(zé)人在信貸檔案銷毀清冊(cè)上簽署銷毀意見；

（四）公司信貸管理部門、稽核部門、保衛(wèi)部門、部門共同派人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。

第九章 檢查考核和責(zé)任

第四十五條 公司應(yīng)定期對(duì)信貸檔案管理工進(jìn)行檢查、考核。實(shí)施信貸檢查時(shí)，應(yīng)對(duì)信貸檔案管理狀況做出評(píng)價(jià)。第四十六條 違反檔案管理規(guī)定，損毀、遺失、擅自銷毀信貸檔案造成檔案不全的；涂改、拆取、偽造信貸檔案的；擅自對(duì) 外公開信貸檔案和相關(guān)材料的以及檔案管理人員玩忽職守造成 檔案缺失的；因檔案管理問題造成公司債權(quán)損失的，按《員工違 反規(guī)章制度處罰辦法》追究有關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

第十章 附 則

第四十七條 本辦法由XXX公司負(fù)責(zé)解釋、修第四十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行。附件：XXX公司信貸檔案模板

改。

2009年10月

第三篇：惠州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法(試行)

惠州市人民政府令

（第68號(hào)）

《惠州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法（試行）》業(yè)經(jīng)2009年9月16日十屆101次市政府常務(wù)會(huì)議討論通過，現(xiàn)予發(fā)布，自2010年4月1日起施行。

市長(zhǎng)：李汝求

二○一○年三月十七日

惠州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)我市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱城建檔案）規(guī)范化管理，充分發(fā)揮城建檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院令第279號(hào)）、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令第90號(hào)）、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設(shè)部令第136號(hào)）等法律、法規(guī)及規(guī)章，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱城建檔案是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、模型、聲像、電子文件、縮微片等不同載體形式的文件資料。城建檔案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料及信息資源，是依法進(jìn)行社會(huì)管理和公共服務(wù)的重要依據(jù)。

第三條 本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的收集、報(bào)送、整理、保管、利用和管理

第四條 凡在本市行政區(qū)域內(nèi)進(jìn)行建設(shè)活動(dòng)的各建設(shè)單位和個(gè)人，應(yīng)從城鄉(xiāng)發(fā)展的整體利活動(dòng)。

益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，管理好本單位和個(gè)人形成的建設(shè)工程資料，并按規(guī)定向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交有關(guān)城建檔案資料。

第二章 城建檔案的管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第五條 城建檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。市城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門是市城建檔案管理部門，業(yè)務(wù)上接受市檔案主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)?？h、區(qū)人民政府城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門是本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案管理部門，業(yè)務(wù)上接受同級(jí)人民政府檔案行政主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作。

第六條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案事業(yè)列入城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)

第七條 市、縣（區(qū)）城建檔案管理部門的主要職責(zé)： 展規(guī)劃，保證城建檔案機(jī)構(gòu)、人員和經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，使之與城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

（一）組織實(shí)施有關(guān)城建檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件。

（二）編制并組織實(shí)施城建檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃。

（三）組織實(shí)施城建檔案工作的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

第八條 市、縣（區(qū)）城建檔案館（室）和鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)管理機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱城建檔案管理機(jī)構(gòu)）是具體負(fù)責(zé)城建檔案管理的機(jī)構(gòu)，受市、縣（區(qū)）城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的委托，具體負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的日常管理工作，主要職責(zé)：

（一）按本辦法第十條的規(guī)定，接收和保管城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理中形成的具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的城建檔案資料。

（二）參加納入城建檔案接收范圍的建設(shè)工程竣工驗(yàn)收工作，參加市、縣（區(qū)）和鄉(xiāng)鎮(zhèn)重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施工程、公用設(shè)施工程、地下管線工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。

（三）對(duì)接收管理的城建檔案資料，采取現(xiàn)代化管理手段，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理，為城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理和科研等工作提供服務(wù)。

（四）廣泛征集、收集各門類城建檔案資料，利用各種載體保存等手段，加強(qiáng)作為全國(guó)文明城市有關(guān)城建檔案資料的積累和收集，不斷豐富館藏。

（五）市、縣（區(qū)）城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)城建檔案工作進(jìn)行技術(shù)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

（六）定期組織對(duì)建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的資料員和施工員進(jìn)行城建檔案方面知識(shí)的培訓(xùn)。

第九條 從事城建檔案工作的人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和檔案管理制度，遵守保密制度，不得泄漏城建檔案中涉及的國(guó)家秘密，并應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理和城建方面專業(yè)知識(shí)。

第三章 城建檔案的接收范圍

第十條 凡具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理檔案材料，有關(guān)單位和個(gè)

第十一條 城建檔案包括各類城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案、業(yè)務(wù)管理與業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、城鄉(xiāng)基礎(chǔ)資人必須按本辦法的規(guī)定向所在地的城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

料以及國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國(guó)家檔案局確定的其他城建檔案資料。

（一）各類城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案：

1.城鄉(xiāng)工業(yè)、民用建筑工程，包括各類工業(yè)建筑與住宅、辦公、文化、教育、衛(wèi)生、體育、商業(yè)、金融、保險(xiǎn)等建設(shè)工程檔案；

2.城鄉(xiāng)基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括道路、橋梁、廣場(chǎng)、停車場(chǎng)、照明、涵洞、排水、泵閘、污水處理等建設(shè)工程檔案；

3.城鄉(xiāng)公用基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括給水、供氣、供電、公交場(chǎng)站、輕軌、電信、郵政等建設(shè)工程檔案；

4.城鄉(xiāng)交通基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括公路、鐵路、航空、水運(yùn)等建設(shè)工程檔案；

5.城鄉(xiāng)園林建設(shè)、風(fēng)景名勝工程，包括公園、游樂園、城市綠地、古樹名木、風(fēng)景名勝區(qū)、城市雕塑工程檔案；

6.城鄉(xiāng)環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程檔案，包括城鄉(xiāng)公廁、垃圾站、垃圾焚燒發(fā)電廠、垃圾填埋池等建設(shè)工程檔案；

7.城鄉(xiāng)環(huán)保、防洪、水利、抗震、人防工程檔案；

8.軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越城鄉(xiāng)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

（二）城鄉(xiāng)規(guī)劃、管理、建設(shè)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、管理、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、園林、環(huán)衛(wèi)、公用設(shè)施、房地產(chǎn)管理、人防等部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

（三）城鄉(xiāng)基礎(chǔ)資料，包括城鄉(xiāng)歷史沿革、地名、水文、自然、經(jīng)濟(jì)狀況；有關(guān)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理的規(guī)范性文件；計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、技術(shù)規(guī)程規(guī)范方面的文件、科學(xué)研究成果；城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展史等方面的基礎(chǔ)資料。

第四章 城建檔案的移交時(shí)間和要求

第十二條 應(yīng)當(dāng)由城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收的檔案，其形成單位按下列時(shí)限移交：

（一）建設(shè)工程檔案在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)移交。

（二）規(guī)劃建設(shè)管理系統(tǒng)的各業(yè)務(wù)行政管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的特點(diǎn)，遵循方便組織，有利于保證歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并方便利用的原則，正確地確定移交時(shí)間。

第十三條 向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交的城建檔案，必須符合下列要求：

（一）城建檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、字跡工整，有利于長(zhǎng)久保存，案卷質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）規(guī)定的要求。

（二）城建檔案資料應(yīng)當(dāng)是原件。

（三）竣工圖圖樣清晰，與建筑物實(shí)體相符，并加蓋竣工圖章。

第十四條 城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門在核發(fā)建設(shè)單位的《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》時(shí)，應(yīng)同時(shí)給建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程檔案編制及移交告知書》，明確編制、報(bào)送城建檔案內(nèi)容、范圍、時(shí)間、程序和責(zé)任。

建設(shè)單位與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位在簽訂工程承包合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確收集、編制、移交建設(shè)工程檔案的責(zé)任、要求等內(nèi)容。

第十五條 在建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收通過之日起3個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定要求的建設(shè)工程竣工檔案，城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具《建設(shè)工程城建檔案接收證明書》，載明建設(shè)工程項(xiàng)目名稱、移交單位、案卷總數(shù)、檔案存管機(jī)構(gòu)等內(nèi)容。建設(shè)行政主管部門在辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)將《建設(shè)工程城建檔案接收證明書》作為必備的建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案的文件材料之一。沒有城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具《建設(shè)工程城建檔案接收證明書》的建設(shè)工程，建設(shè)行政主管部門不得辦理建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收備案手續(xù)。第十六條 凡建設(shè)工程檔案不齊全、不準(zhǔn)確的，移交單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)與實(shí)物相符，能準(zhǔn)確記

載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的原則，進(jìn)行補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪后報(bào)城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

第十七條 新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑，房產(chǎn)管理部門在審核頒發(fā)房屋權(quán)屬證書時(shí)，應(yīng)當(dāng)核驗(yàn)建設(shè)工程檔案接收證明，將《建設(shè)工程城建檔案接收證明書》列入房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案。房產(chǎn)管理部門辦理房屋工程產(chǎn)權(quán)登記時(shí)，應(yīng)將城建檔案管理機(jī)構(gòu)加蓋“與原件相符”核對(duì)章的《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》復(fù)印件作為申辦材料之一。

第十八條 城鄉(xiāng)地下管線普查和測(cè)繪所形成的地下管線資料，應(yīng)當(dāng)在普查和測(cè)繪工作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)城鄉(xiāng)地下管線進(jìn)行變更、改造的，地下管線產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)當(dāng)據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原地下管線檔案，繪制現(xiàn)狀圖，并在變更或改造結(jié)束后30日內(nèi)及時(shí)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。對(duì)棄用、停用的地下管線，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)城建檔案管理機(jī)構(gòu)備案，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好地下管線信息更新工作。各地下管線專業(yè)單位或管理單位應(yīng)當(dāng)每年向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送本單位地下管線專業(yè)圖。

第五章 城建檔案的管理與利用

第十九條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)接收或者收集的城建檔案資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記、整理、編制檢索工具，做好城建檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、保護(hù)和利用工作，對(duì)破損或者變質(zhì)的城建檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

第二十條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全城建檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密制度，第二十一條 城建檔案館（室）建筑應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25－2000）國(guó)家嚴(yán)防城建檔案散失和泄密。不得擅自銷毀城建檔案。

標(biāo)準(zhǔn)，保管城建檔案應(yīng)有適宜安全保存的專門庫房，庫房達(dá)到防盜、防火、防震、防雷、防水、防潮、防高溫、防霉、防蟲、防光和防污染的“十一防”要求。庫房面積應(yīng)當(dāng)符合城建檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范的要求。

第二十二條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品和裝具，逐步配備溫濕度

第二十三條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)的館房建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置等所需經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入固定資產(chǎn)投資第二十四條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作需要，編制必要的檢第二十五條 公民、法人或者其他組織憑居民身份證、工作證或者單位介紹信等有效證明，自動(dòng)控制、監(jiān)控、計(jì)算機(jī)、聲像等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。計(jì)劃，日常經(jīng)費(fèi)由同級(jí)財(cái)政統(tǒng)籌安排。索資料和參考資料，向社會(huì)提供服務(wù)。

經(jīng)城建檔案管理部門同意后，可以利用已開放的城建檔案。其收費(fèi)辦法依照國(guó)家和省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第二十六條 市城鄉(xiāng)規(guī)劃行政管理部門或縣級(jí)以上人民政府對(duì)在城建檔案收集、保護(hù)、管理、提供利用和研究方面做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十七條 有下列情況之一的，由城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門或其他有關(guān)部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其它直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

（一）無故延期或者不按照本辦法的規(guī)定歸檔、報(bào)送的。

（二）單位和個(gè)人損毀、丟失、涂改或者偽造城建檔案的。

（三）城建檔案工作人員玩忽職守，造成城建檔案損失的。

第二十八條 建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位未按照本辦法的規(guī)定移交建設(shè)工程檔案的，由城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門對(duì)建設(shè)單位予以通報(bào)批評(píng)，責(zé)令限期補(bǔ)報(bào)；逾期6個(gè)月不補(bǔ)報(bào)的，按照《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第六十七條的規(guī)定，由城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門對(duì)建設(shè)單位處1萬元以上5萬元以下的罰款。

第七章 附 則

第二十九條 本辦法自2010年4月1日起施行。有效期5年。

發(fā)布部門：惠州市政府 發(fā)布日期：2010年03月17日 實(shí)施日期：2010年04月01日(地方法規(guī))

第四篇：河南省司法鑒定檔案管理辦法(試行)

河南省司法鑒定檔案管理辦法(試行)

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)司法鑒定檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于司法鑒定管理問題的決定》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省的實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于經(jīng)河南省司法廳審核登記的司法鑒定機(jī)構(gòu)和核準(zhǔn)執(zhí)業(yè)的司法鑒定人。

第三條 司法鑒定檔案是指在司法鑒定過程中所形成的各種文字、照片、圖譜、繪圖、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄及相關(guān)鑒定資料和鑒定文書歸檔件等，是司法鑒定機(jī)構(gòu)及其司法鑒定人從事司法鑒定活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的專業(yè)檔案。

第四條 司法鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)收集、整理、保管好司法鑒定檔案，接受司法行政機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條 司法鑒定檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案的完整安全和便于使用的原則。

第六條 司法鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)配備專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)鑒定檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理人員要具備專業(yè)知識(shí)，忠于職守、遵守紀(jì)律、保守秘密，做好保管和防護(hù)工作。

第七條 檔案管理人員的職責(zé)是：

(一)執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定；

(二)指導(dǎo)、監(jiān)督鑒定人的立卷、歸檔工作；

(三)負(fù)責(zé)司法鑒定檔案的接收、保管和提供利用；

(四)接受司法行政機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期匯報(bào)檔案情況。

(五)完成檔案管理其他工作。

第二章 立卷、歸檔

第八條 司法鑒定檔案的立卷工作，應(yīng)誰鑒定誰立卷，邊鑒定邊收集整理，鑒結(jié)卷成。多人參加的鑒定，由鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定某一鑒定人負(fù)責(zé)立卷。任何

人不得將司法鑒定檔案相關(guān)材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第九條 司法鑒定檔案按類別和，一鑒一卷、一卷一號(hào)立卷，鑒定歸檔材料數(shù)量較多的，可以一鑒數(shù)卷?？绲蔫b定事項(xiàng)，應(yīng)在辦結(jié)立卷。

第十條 司法鑒定檔案應(yīng)包含足夠的信息，確保能夠證明和復(fù)現(xiàn)相關(guān)鑒定過程。檔案內(nèi)容可包括但不限于:

(一)記錄：鑒定委托受理合同、鑒定調(diào)查材料、鑒定取證或取樣記錄、鑒定/檢驗(yàn)原始記錄、原始圖表、照片、光盤、鑒定意見討論記錄、專家意見或會(huì)鑒意見記錄、鑒定復(fù)核和簽發(fā)記錄、鑒定文書底稿等;

(二)相關(guān)鑒定資料：鑒定中所引用或采用的由委托方提供的信息資料，如案卷、病史、臨床檢查記錄、書證材料或旁證材料等;

(三)鑒定文書歸檔件。

第十一條 司法鑒定檔案文件材料的排列順序：

(一)案卷封面；

(二)卷內(nèi)目錄；

(三)司法鑒定委托書；

(四)鑒定案件受理審批表；

(五)司法鑒定協(xié)議書；

(六)鑒定過程實(shí)時(shí)記錄(具體包括檢查、檢測(cè)、錄音、錄像、拍照、筆記等)；

(七)討論、研究鑒定事項(xiàng)的會(huì)議記錄；

(八)專家會(huì)鑒意見；

(九)鑒定文書正本；

(十)鑒定文書底稿；

(十一)接收鑒定材料記錄(包括時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、損毀程度，各種照片和文字材料復(fù)印件)；

(十二)補(bǔ)充鑒定的相關(guān)材料；

(十三)收費(fèi)憑據(jù)；

(十四)與鑒定有關(guān)的其它材料；

(十五)河南省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡；

(十六)卷內(nèi)備考表；

(十七)案卷封底。

需退還委托方的鑒定材料，應(yīng)復(fù)印或拍照存檔，如不便復(fù)印或拍照存檔的，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中予以說明。

本條(七)、(八)項(xiàng)內(nèi)容鑒定機(jī)構(gòu)可以單獨(dú)立卷。

第十二條 卷內(nèi)材料的編號(hào)及案卷封面、目錄和備考表的制作應(yīng)符合以下要求：

(一)案卷封面格式及填寫參見國(guó)家檔案局《文書檔案案卷格式》中有關(guān)案卷皮條款。

(二)卷內(nèi)材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)在有文字的材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字通編頁碼。

(三)卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)材料排列順序逐一載明，并標(biāo)明起止頁碼。

(四)卷內(nèi)備考表應(yīng)載明卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，與本案卷有關(guān)的影像、聲像等資料的歸檔情況，案卷歸檔后經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意入卷或撤出的材料情況；由立卷人簽名并標(biāo)注立卷日期，鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人檢查卷內(nèi)材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況后簽名并標(biāo)注檢查日期。

案卷裝訂完畢后應(yīng)由鑒定人在封底裝訂處貼檔案綿紙封條。

第十三條 案卷應(yīng)當(dāng)采用三孔一線的方法裝訂，裝訂時(shí)以文書材料的左邊和下邊為基準(zhǔn)，將上邊和右邊寬處部分折起，整齊裝訂。

第十四條 歸檔紙質(zhì)文件材料必須使用打印稿，或用藍(lán)黑或碳素墨水書寫，要求字體整齊、清晰、規(guī)范，不得以圓珠筆或鉛筆書寫件和熱敏紙傳真件、色帶打印件存檔。

第十五條 裝訂前要作好卷內(nèi)業(yè)務(wù)文書材料及相關(guān)資料的檢查整理。材料要除掉金屬物。對(duì)已毀損、破損或字跡褪變的材料要進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)列于原件后一同存檔。字跡難以辨認(rèn)的，附上抄件并加以說明，外文材料應(yīng)附上中文譯文。文件材料裝訂部分過窄或有字跡破損的材料，以及與本案卷材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊或加貼在A4紙上。

第十六條 應(yīng)當(dāng)歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤、CT片、X光片等聲像和影像檔案，應(yīng)注明承辦單位、當(dāng)事人、制作人姓名、制作時(shí)間、放錄時(shí)間、內(nèi)容及與其相關(guān)的司法鑒定檔案卷號(hào)等，并單獨(dú)整理存放。

第十七條 司法鑒定事項(xiàng)辦理結(jié)束(以鑒定文書發(fā)出之日起為準(zhǔn))或終止(以機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人確認(rèn)終止鑒定的簽字日期為準(zhǔn))后，由負(fù)責(zé)立卷的鑒定人于30日內(nèi)與檔案管理人員辦理交接手續(xù)，做好交接記錄。交接記錄包括：類別、卷數(shù)、頁數(shù)、移交人、接收人等。

第十八條 檔案管理人員對(duì)已歸檔的案卷，應(yīng)按鑒定類別、順序進(jìn)行排列編號(hào)，編制案卷目錄、檢索卡片及其他檢索工具，有條件的應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理。

第十九條 涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的案卷應(yīng)列為密卷，確定密級(jí)，在歸檔時(shí)應(yīng)在檔案封面右上角加蓋密件章。涉及重大事項(xiàng)的絕密案卷應(yīng)單獨(dú)編號(hào)存放。

第三章 保 管

第二十條 司法鑒定檔案的保存期為長(zhǎng)期，另有規(guī)定的除外。

第二十一條 司法鑒定檔案目錄登記薄、接收登記薄、移交登記薄、檔案查閱登記薄、銷毀清冊(cè)、銷毀批件及檔案檢索卡片等均應(yīng)列為永久保管。

第二十二條 具有獨(dú)立法人資格的司法鑒定機(jī)構(gòu)可以設(shè)立專門的司法鑒定檔案庫房，申請(qǐng)?jiān)O(shè)立該司法鑒定機(jī)構(gòu)的單位有符合檔案管理規(guī)定的檔案庫房的，也可以在所屬單位的綜合檔案庫房設(shè)專區(qū)保管；申請(qǐng)《司法鑒定許可證》的單位，其鑒定檔案應(yīng)當(dāng)在該單位符合檔案管理規(guī)定的檔案庫房設(shè)專區(qū)保管。庫房應(yīng)符合安全保護(hù)和保密的要求，具備防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染等設(shè)施，室內(nèi)保持清潔整齊，不得存放與檔案無關(guān)的物品。嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)及附近存放易燃、易爆物品。

第二十三條 歸檔的影像和聲像資料，為防止受潮和磁化，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-95)的要求定期復(fù)制。第二十四條 檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)破損、變質(zhì)、字跡褪色和被蟲蛀、鼠咬的檔案要采取防治措施，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)檔案丟失的，應(yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)查找。

第二十五條 有下列情形的，司法鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)做好司法鑒定檔案的移交工作：具有獨(dú)立法人資格的司法鑒定機(jī)構(gòu)被撤銷(或注銷)的，應(yīng)將司法鑒定檔案移交申請(qǐng)?jiān)O(shè)立該鑒定機(jī)構(gòu)的單位檔案管理部門或同級(jí)檔案館或同級(jí)司法行政部門；只申請(qǐng)《司法鑒定許可證》的單位，其《司法鑒定許可證》被撤銷(或注銷)的，應(yīng)將司法鑒定檔案移交其所屬單位檔案室保管；其所屬單位撤銷(或注銷)的，其司法鑒定檔案應(yīng)當(dāng)移交同級(jí)檔案館或同級(jí)司法行政部門；

鑒定機(jī)構(gòu)分離的，分離前應(yīng)將鑒定檔案移交當(dāng)?shù)貦n案館或確定一個(gè)分離后的鑒定機(jī)構(gòu)代管；

鑒定機(jī)構(gòu)合并的，其鑒定檔案由合并后的鑒定機(jī)構(gòu)保管。

第四章 查閱和復(fù)制

第二十六條 鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)建立司法鑒定檔案查閱制度，查閱和復(fù)制司法鑒定檔案需經(jīng)鑒定機(jī)構(gòu)(或其所屬機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。

審判機(jī)關(guān)及偵查機(jī)關(guān)等部門因工作需要，可以查閱或復(fù)制司法鑒定檔案，查閱人應(yīng)當(dāng)出示所在單位公函和本人工作證。

第二十七條 查閱司法鑒定檔案由鑒定機(jī)構(gòu)派專人監(jiān)督在鑒定機(jī)構(gòu)指定地點(diǎn)閱覽。經(jīng)鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，卷內(nèi)材料可以摘抄或復(fù)制。摘抄、復(fù)制的內(nèi)容僅限于原始鑒定材料及文書歸檔件。鑒定過程中的討論、研究鑒定事項(xiàng)的會(huì)議記錄、專家會(huì)鑒意見等不得摘抄、復(fù)制。檔案一律不得帶離閱覽場(chǎng)所。

第二十八條 司法行政機(jī)關(guān)因工作需要查閱和借調(diào)司法鑒定檔案的，不受本辦法第二十六條第一款的限制，但應(yīng)出示單位函件和查閱人的行政執(zhí)法證件(工作證)，并辦理登記和借調(diào)手續(xù)。

第二十九條 抄錄、復(fù)制的司法鑒定檔案僅限在審批同意范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借；抄錄、復(fù)制的內(nèi)容中涉及保密的，由抄錄、復(fù)制的單位按有關(guān)規(guī)定辦理，不得泄密。對(duì)司法鑒定檔案不得拍照、攝像。

因工作原因知悉檔案秘密的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，保守國(guó)家機(jī)密和當(dāng)事人秘密。不得違反規(guī)定向任何人提供檔案和擴(kuò)大利用范圍，不得向他人泄露檔案內(nèi)容。

其他涉及保密內(nèi)容的檔案管理工作，按有關(guān)保密規(guī)定管理。

第三十條 鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際建立司法鑒定檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)立卷、歸檔、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)表，報(bào)當(dāng)?shù)厮痉ㄐ姓C(jī)關(guān)備案。

第五章 附 則

第三十一條 司法鑒定機(jī)構(gòu)及其檔案管理人員違反有關(guān)檔案管理法律法規(guī)的，由司法行政機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門負(fù)責(zé)處理。構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

第三十二條 省政府指定醫(yī)院的鑒定檔案管理參照本辦法執(zhí)行。第三十三條 本辦法由河南省司法廳負(fù)責(zé)解釋。

第三十四條 本辦法自下發(fā)之日起施行。

第五篇：XX有限公司檔案管理辦法

XX公司檔案管理辦法

一、總則

第一條 本辦法所指的檔案包括公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。

第二條 本辦法是對(duì)公司檔案管理的過程，即公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)做出統(tǒng)一規(guī)定。

第三條 公司檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。公司建立以檔案室為核心，各職能部門兼職檔案人員為基礎(chǔ)的公司檔案管理體系。

二、檔案工作人員職責(zé)與能力要求

第四條 公司檔案室職責(zé)

1、統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作，制定公司文件收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等檔案工作有關(guān)的規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

3、指導(dǎo)公司各部門工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

4、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司各部門兼職檔案人員的檔案工作。

第五條 各職能部門職責(zé)

5、公司各部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)對(duì)本部門歸檔文件的完成負(fù)責(zé)。

6、公司各部門文件形成者，應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。

7、關(guān)于各部門產(chǎn)生的公司級(jí)檔案，各部門兼職檔案人員，應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理本部門應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)，最后向公司檔案室進(jìn)行歸檔。

8、關(guān)于部門級(jí)的檔案，定期向公司檔案室提供部門檔案的統(tǒng)計(jì)和編研資料。

第六條 專職及兼職檔案工作人員要求

1、檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識(shí)。

2、檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平。

3、檔案人員應(yīng)定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4、公司檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。

三、檔案管理流程規(guī)定

第七條 對(duì)公司業(yè)務(wù)開展的要求

1、公司檔案工作是公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成，應(yīng)納入公 司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入公司規(guī)章制度及工作流程，納入公司部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。

2、公司檔案室或各部門兼職檔案人員按其歸檔責(zé)任范圍，應(yīng) 參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果鑒定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

3、公司下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)時(shí)，公司檔案室或各部門兼職檔案人 員應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；在公司檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度時(shí)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；在公司驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果時(shí)應(yīng)同時(shí)驗(yàn)

收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，在項(xiàng)目總結(jié)時(shí)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接工作。

第八條 檔案的收集工作

1、各部門兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，并將公司級(jí)檔案移交給公司檔案室，公司檔案室工作人員負(fù)責(zé)跨部門檔案的收集工作，公司各類檔案收集范圍見附件1。

2、各部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)開展檔案的集中收集和隨時(shí)收集工作。

3、公司檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的收集工作。

第九條 檔案的整理工作

1、檔案的整理工作是指對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

2、公司文書檔案整理規(guī)則見附件2。

3、公司科技檔案整理規(guī)則見附件3。

4、公司電子檔案整理規(guī)則見附件4。c

第十條 檔案的鑒定工作

1、檔案在保管時(shí)，需進(jìn)行檔案鑒定，對(duì)檔案的真?zhèn)巍⒈９芷?限、密級(jí)進(jìn)行判斷和標(biāo)識(shí)。

2、檔案的真?zhèn)魏炗?，部門級(jí)檔案由各部門兼職檔案人員判斷，公司級(jí)檔案由公司檔案室判斷。

3、檔案和保管期限的鑒定，各級(jí)檔案工作人員參照附件1執(zhí)行。

4、檔案的密級(jí)鑒定，按檔案內(nèi)密級(jí)最高的文件為該檔案的密級(jí)。

1、公司檔案室設(shè)立專門保管檔案的庫房，檔案庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。

2、各部門應(yīng)有專門保管該部門檔案的檔案柜，檔案柜應(yīng)具備基本的防盜功能。

3、庫藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。

4、各類檔案的保管期限見附件1。

5、部門級(jí)檔案到期銷毀，由該部門兼職檔案管理人員發(fā)起，由該部門部室長(zhǎng)和公司檔案室負(fù)責(zé)人共同審批后，由公司檔案室統(tǒng)一銷毀。

6、公司級(jí)檔案到期銷毀，由公司檔案室工作人員發(fā)起，由公司檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司檔案室統(tǒng)一銷毀。

7、未經(jīng)整理、未辦移交手續(xù)的文件不得進(jìn)入檔案室（檔案柜）。

8、各部門保存的檔案，需將檔案目錄打印文件提交公司檔案室保管。

第十二條 檔案的統(tǒng)計(jì)工作

檔案保管人員要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案室（柜）藏情況，入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況。

1、檔案管理人員要建立其保管檔案的電子目錄，便于及時(shí)有效地為公司提供檔案查找、閱覽、復(fù)制、摘要等服務(wù)。

2、檔案保管人員要對(duì)其保管的檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，例如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽(yù)證書匯編。

3、檔案保管人員要對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。

4、檔案保管人員要對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

5、公司相關(guān)人員利用利用檔案必須進(jìn)行登記（借閱登記表參見附件5）。利用部門級(jí)檔案，需要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審批同意；利用公司級(jí)檔案，需經(jīng)過公司檔案室負(fù)責(zé)人審批同意；利用公司級(jí)檔案中的絕密、機(jī)密級(jí)檔案，需經(jīng)過公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。