第一篇：秘書工作的起源、發(fā)展和秘書學(xué)的形成

秘書工作的起源、發(fā)展和秘書學(xué)的形成

秘書的定義，秘書是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)和日常辦公事務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。他的從業(yè)范圍很寬，凡是有管理組織、有領(lǐng)導(dǎo)的地方都有秘書，主要分布在黨政機關(guān)、群眾團體和企事業(yè)單位等。

秘書工作是個古老的職業(yè)、秘書的出現(xiàn)，必須具備兩個條件，一是管理組織的出現(xiàn)。原始社會，生產(chǎn)力低下，沒有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)之分，隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，出現(xiàn)了社會管理組織，出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)和公務(wù)活動，也就需要秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理公務(wù)，秘書與領(lǐng)導(dǎo)有著天然的聯(lián)系，先有領(lǐng)導(dǎo)，后有秘書。二是文字的出現(xiàn)，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書工作的重要內(nèi)容。因此，秘書同文字、公文是密不可分的。

秘書起源于什么時代？一般地說，起源于距今4500年至4100年的黃帝至禹時期，這個時期是部落聯(lián)盟的昌盛時期，國家尚未形成，社會管理組織已產(chǎn)生。因為部落聯(lián)盟是由多個部落組成的，地域廣、人口多，單靠口頭指揮難以實施管理，因為語言在空間上不能傳于異地，在時間上不能傳于異時，語言不能及時、準確傳遍整個部落聯(lián)盟。這個時候，公文應(yīng)運而生，秘書和秘書工作也就產(chǎn)生了。秘書是生產(chǎn)發(fā)展和社會進步到一定程度才產(chǎn)生的，秘書產(chǎn)生后，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又促進了生產(chǎn)的發(fā)展和社會進步。

夏朝是我國第一個奴隸制國家。那時已有了正規(guī)的文書，“尚書”就是一部最早的文書集，收入該書的多是帝王的作戰(zhàn)命令。西周時期，開始有了秘書機構(gòu)，叫太史尞，就是現(xiàn)在的辦公室，并且有了文書檔案，“左傳”、“國語”，就是根據(jù)文書檔案編寫而成的。東周（戰(zhàn)國）時期，開始有了私人秘書，當時的高級官僚，養(yǎng)了不少門客，這些門客就是做秘書工作的，大家聽說過毛遂自薦的故事，毛遂是當時趙國平原君的秘書。秦漢時期，秘書工作已經(jīng)形成制度，并通過法律的形式固定下來。著明的政治家、文學(xué)家李斯就是秘書出身，曾當過秦朝長史（政府秘書長）寫過著名的《諫逐客書》，對秦朝統(tǒng)一中國，建立一個中央集權(quán)國家發(fā)揮了重要作用。魏晉南北朝時期，秘書工作有了比較大的發(fā)展，公文成為獨立的文種，開始對公文進行研究，涌現(xiàn)出秘書工作的優(yōu)秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個出色的秘書，曾寫文章罵過曹操。因為公文寫的好，曹操不但沒殺他，反而收他為秘書，稱陳琳寫的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時期，秘書工作為成熟期，文書、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書出身，向皇帝提出200多條批評建議?！凹媛爠t明，偏聽則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來的。明清時期是秘書工作的強化時期，通過科舉選拔人才，秘書的地位有很大提高。

新中國成立以后，特別是改革開放以后，秘書工作從內(nèi)容到形式都有很大的發(fā)展。明確了三服務(wù)的思想，一為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二為同級和上下級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù)；三為人民服務(wù)。三服務(wù)中，最直接最大量的是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是秘書工作的立足點，為機關(guān)服務(wù)是秘書工作的責(zé)任和義務(wù)，為人民服務(wù)是秘書工作的出發(fā)點和歸宿。三個服務(wù)是一致的。在工作方式上強調(diào)四個轉(zhuǎn)變：一，從偏重于辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策；二，從單純的收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；三，從單純憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理；四，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。工作內(nèi)容上突出四個強化。一輔助決策的強化；二信息工作的強化；三督查工作的強化；四協(xié)調(diào)工作的強化。辦公手段自動化，節(jié)約了時間和經(jīng)費，提高工作效率。

秘書工作雖然有了4000多年的歷史，但在我國形成一門系統(tǒng)的科學(xué)，還是近20多年的事，也可以說黨的改革開放政策促進了秘書學(xué)的形成。大家可以回顧一下，在20世紀80年代以前，秘書工作沒有一本系統(tǒng)的教材，沒有專門培養(yǎng)秘書的院校。那時，秘書工作是封閉的，重點是處理事務(wù)性工作，效率很低。培養(yǎng)秘書的方法是老秘書帶新秘書，或在工作中摸索。

1985年，中央召開了全國秘書長和辦公廳主任會議，這次會議在我國秘書發(fā)展史上樹立了新的里程碑，明確新的歷史時期秘書工作的指導(dǎo)思想，從內(nèi)容到形式都有許多創(chuàng)新，把秘書工作提高到新水平。在這之后，涌現(xiàn)出一批秘書學(xué)專著和秘書學(xué)帶頭人，全國有120多所高等院校開設(shè)了秘書專業(yè)，一批秘書工作學(xué)術(shù)團體相繼成立，一批秘書工作雜志相繼創(chuàng)刊，秘書科學(xué)研究十分活躍。這些都標志著秘書學(xué)的誕生。

《秘書工作的起源、發(fā)展和秘書學(xué)的形成》

第二篇：秘書工作的起源、發(fā)展和秘書學(xué)的形成

秘書的定義，秘書是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)和日常辦公事務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。他的從業(yè)范圍很寬，凡是有管理組織、有領(lǐng)導(dǎo)的地方都有秘書，主要分布在黨政機關(guān)、群眾團體和企事業(yè)單位等。

秘書工作是個古老的職業(yè)、秘書的出現(xiàn)，必須具備兩個條件，一是管理組織的出現(xiàn)。原始社會，生產(chǎn)力低下，沒

有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)之分，隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，出現(xiàn)了社會管理組織，出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)和公務(wù)活動，也就需要秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理公務(wù)，秘書與領(lǐng)導(dǎo)有著天然的聯(lián)系，先有領(lǐng)導(dǎo)，后有秘書。二是文字的出現(xiàn)，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書工作的重要內(nèi)容。因此，秘書同文字、公文是密不可分的。

秘書起源于什么時代？一般地說，起源于距今4500年至4100年的黃帝至禹時期，這個時期是部落聯(lián)盟的昌盛時期，國家尚未形成，社會管理組織已產(chǎn)生。因為部落聯(lián)盟是由多個部落組成的，地域廣、人口多，單靠口頭指揮難以實施管理，因為語言在空間上不能傳于異地，在時間上不能傳于異時，語言不能及時、準確傳遍整個部落聯(lián)盟。這個時候，公文應(yīng)運而生，秘書和秘書工作也就產(chǎn)生了。秘書是生產(chǎn)發(fā)展和社會進步到一定程度才產(chǎn)生的，秘書產(chǎn)生后，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又促進了生產(chǎn)的發(fā)展和社會進步。

夏朝是我國第一個奴隸制國家。那時已有了正規(guī)的文書，“尚書”就是一部最早的文書集，收入該書的多是帝王的作戰(zhàn)命令。西周時期，開始有了秘書機構(gòu)，叫太史尞，就是現(xiàn)在的辦公室，并且有了文書檔案，“左傳”、“國語”，就是根據(jù)文書檔案編寫而成的。東周（戰(zhàn)國）時期，開始有了私人秘書，當時的高級官僚，養(yǎng)了不少門客，這些門客就是做秘書工作的，大家聽說過毛遂自薦的故事，毛遂是當時趙國平原君的秘書。秦漢時期，秘書工作已經(jīng)形成制度，并通過法律的形式固定下來。著明的政治家、文學(xué)家李斯就是秘書出身，曾當過秦朝長史（政府秘書長）寫過著名的《諫逐客書》，對秦朝統(tǒng)一中國，建立一個中央集權(quán)國家發(fā)揮了重要作用。魏晉南北朝時期，秘書工作有了比較大的發(fā)展，公文成為獨立的文種，開始對公文進行研究，涌現(xiàn)出秘書工作的優(yōu)秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個出色的秘書，曾寫文章罵過曹操。因為公文寫的好，曹操不但沒殺他，反而收他為秘書，稱陳琳寫的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時期，秘書工作為成熟期，文書、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書出身，向皇帝提出200多條批評建議?！凹媛爠t明，偏聽則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來的。明清時期是秘書工作的強化時期，通過科舉選拔人才，秘書的地位有很大提高。

新中國成立以后，特別是改革開放以后，秘書工作從內(nèi)容到形式都有很大的發(fā)展。明確了三服務(wù)的思想，一為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二為同級和上下級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù)；三為人民服務(wù)。三服務(wù)中，最直接最大量的是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是秘書工作的立足點，為機關(guān)服務(wù)是秘書工作的責(zé)任和義務(wù)，為人民服務(wù)是秘書工作的出發(fā)點和歸宿。三個服務(wù)是一致的。在工作方式上強調(diào)四個轉(zhuǎn)變：一，從偏重于辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策；二，從單純的收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；三，從單純憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理；四，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。工作內(nèi)容上突出四個強化。一輔助決策的強化；二信息工作的強化；三督查工作的強化；四協(xié)調(diào)工作的強化。辦公手段自動化，節(jié)約了時間和經(jīng)費，提高工作效率。

秘書工作雖然有了4000多年的歷史，但在我國形成一門系統(tǒng)的科學(xué)，還是近20多年的事，也可以說黨的改革開放政策促進了秘書學(xué)的形成。大家可以回顧一下，在20世紀80年代以前，秘書工作沒有一本系統(tǒng)的教材，沒有專門培養(yǎng)秘書的院校。那時，秘書工作是封閉的，重點是處理事務(wù)性工作，效率很低。培養(yǎng)秘書的方法是老秘書帶新秘書，或在工作中摸索。

1985年，中央召開了全國秘書長和辦公廳主任會議，這次會議在我國秘書發(fā)展史上樹立了新的里程碑，明確新的歷史時期秘書工作的指導(dǎo)思想，從內(nèi)容到形式都有許多創(chuàng)新，把秘書工作提高到新水平。在這之后，涌現(xiàn)出一批秘書學(xué)專著和秘書學(xué)帶頭人，全國有120多所高等院校開設(shè)了秘書專業(yè)，一批秘書工作學(xué)術(shù)團體相繼成立，一批秘書工作雜志相繼創(chuàng)刊，秘書科學(xué)研究十分活躍。這些都標志著秘書學(xué)的誕生。

《秘書工作的起源、發(fā)展和秘書學(xué)的形成》

第三篇：我國秘書工作的起源

我國的秘書工作源遠流長,欲尋溯其源頭,必須先明辨秘書工作賴以產(chǎn)生的條件是什么,產(chǎn)生秘書工作的標志是什么。

文書是人類在社會實踐中形成的文字材料,它只有在文字出現(xiàn)后才得以產(chǎn)生。兩河流域的蘇美爾人創(chuàng)制出楔型文字后,才產(chǎn)生了泥版文書,尼羅河畔的古代埃及人創(chuàng)制出圖形文字后,才產(chǎn)生了紙草文書。各文明古國的進化史都證實了這一點。

領(lǐng)導(dǎo)部門是人類結(jié)成了社會組織,有了管理、指揮它的人員后形成的。社會組織的領(lǐng)導(dǎo)部門為了頒布命令、制訂規(guī)章制度、記錄事件,以實施管理,需要制作文書!由此產(chǎn)生了公務(wù)文書。公務(wù)文書需要有人擬制、處理、保管,由此產(chǎn)生了秘書人員和秘書工作。所以,秘書工作的產(chǎn)生必須具有兩個條件:文字和有領(lǐng)導(dǎo)部門的社會組織。

人類早期的社會組織隨著生產(chǎn)力的發(fā)展、階級的產(chǎn)生而演進為階級壓迫的工具--國家。統(tǒng)治者為了發(fā)號施令,管理國家,必須使用文書,這就產(chǎn)生了國家公務(wù)文書(我們稱它為官方文書)。由于管理國家比管理人類早期的社會組織要復(fù)雜得多,因此,秘書人員出現(xiàn)了不同的層次、不同的分工,進而設(shè)置了秘書工作機構(gòu),并逐步形成了秘書工作制度。斯大林在《馬克思主義和語言學(xué)問題》一書中說:“生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展,階級的出現(xiàn),文字的出現(xiàn),國家的產(chǎn)生,國家進行管理工作需要比較有條理的文書?！边@就是說,國家公務(wù)文書和國家秘書工作的產(chǎn)生,必須具備兩個條件:有了文字,出現(xiàn)了國家。

弄清了上述兩個條件后,秘書工作產(chǎn)生的標志也就不言而喻了--公務(wù)文書和秘書人員,由于公務(wù)文書必定由秘書人員擬制、處理、保管,所以,只要具備了其中之一,就可視作秘書工作起始的標志。因此,探尋秘書工作的起源,必須從追溯文字的出現(xiàn)和有領(lǐng)導(dǎo)部門的社會組織的出現(xiàn)及國家的出現(xiàn)入手,在這兩個條件都具備的時期,一旦發(fā)現(xiàn)有公務(wù)文書或秘書人員,就能判定這是秘書工作的啟端。

我國已發(fā)現(xiàn)的最早的成熟的文字是距今約三千年的殷商甲骨文。但是,它并非我國文字的源頭。而且,已發(fā)現(xiàn)的甲骨文字有五千多個,如此成熟的文字,勢必是經(jīng)過長期演化而成的。

我國文字的源頭當是距今約六千年的仰韶文化中的原始陶文,在此后的三千年間,經(jīng)歷了萌芽、創(chuàng)制、演進、發(fā)展為殷商甲骨文的漫長過程,伏羲造字、倉頡造字、大汶口文化的陶文、谷封王城崗遺址中的陶文,分別標志著原始文字進化過程中的一個個躍進階段。在這一漫長的過程中,先民已經(jīng)使用這些原始文字,制作簡陋的文書了。

從對文字發(fā)端和演進的考察中,可以知道,早在殷商甲骨文產(chǎn)生以前的三干年間,我國秘書工作賴以產(chǎn)生的一個條件--文字,已經(jīng)具備。

以下讓我們再來考察另一個條件--有領(lǐng)導(dǎo)部門的社會組織的出現(xiàn)。

人類最早的社會組織是原始人群。但是,原始人群的組織結(jié)構(gòu)極其簡單,其成員只是共同勞動、共同享用勞動成果以謀生存,尚無發(fā)號施令的領(lǐng)導(dǎo)者,也無文字,不具備秘書工作產(chǎn)生的條件。

原始人群經(jīng)過幾十萬年漫長歲月的發(fā)展,形成了以血統(tǒng)關(guān)系組成的比較穩(wěn)定的社會組織,即氏族公社。馬克思說:一切“直接社會勞動或共同勞動,都或多或少地需要管理”(《馬克思恩格斯全集》第23卷第376頁)。

氏族為了保證其社會勞動和生活的正常進行,需要建立一定的社會秩序,這種秩序是通過推選出來的首領(lǐng)實施管理而形成的。

氏族結(jié)成部落,部落又聯(lián)合成部落聯(lián)盟。我國部落聯(lián)盟的昌盛階段起始于距今約四千五百年的黃帝時代。當時生產(chǎn)發(fā)展.門類增多,公共管理事務(wù)趨于復(fù)雜。為了適應(yīng)管理的需要,黃帝設(shè)置了官職,即“六相”,分管各方面工作,由此形成了部落聯(lián)盟的領(lǐng)導(dǎo)部門,黃帝成為此領(lǐng)導(dǎo)部門中的核心人物。隨著部落聯(lián)盟活動區(qū)域的擴大、人口的增加、事務(wù)的增多,首領(lǐng)僅靠語言已難以實施管理。因為,以語言所發(fā)出的信息難以準確、及時地傳遍整個部落聯(lián)盟;一些重要的約定、經(jīng)驗。大事也難以依靠語言而準確、長久留存下去,語言在空間上不?quot;傳于異地“、在時間上不能”傳于異時“的局限性影響了管理,必須運用文字,借助書面材料以代替語言,才能實施管理。這樣,公務(wù)文書就應(yīng)運而生,秘書工作也隨之啟端。

從對上古社會組織進化的考察中,可知在部落聯(lián)盟昌盛時期,兩個條件均已具備,因此,從理論上而言,這一時期是我國秘書工作的起源階段。以下,讓我們從古籍記載和考古發(fā)現(xiàn)來尋覓有否秘書工作產(chǎn)生的標志出現(xiàn)。

我國部落聯(lián)盟的昌盛階段約自黃帝起,至夏朝建立迄,經(jīng)歷了數(shù)百年之久。

黃帝時期相當于距今約四千五百年至四千四百年間的龍山文化晚期,這一時期已出現(xiàn)不少陶文,如山東章丘龍山鎮(zhèn)城子崖遺址、與此年代相近的山東莒縣陵陽河遺址、杭州良渚遺址等都發(fā)現(xiàn)有陶文,這些陶文已經(jīng)是有形可識,有義可辨,能被釋讀。先秦諸子著作中說倉頡”作書“、”好書“?！镀堊印そ獗纹愤€說,當時,”好書者眾矣,而倉頡獨傳者壹也。“說明在迫切需要以文字代替語言的形勢下,黃帝時期,倉頡等不少人對各部落的原始文字再一次搜集、整理、劃一,使之有了重大改進,并作為全部落聯(lián)盟的通用文字,有可能運用它來創(chuàng)制公務(wù)文書了。上述陶文可能就是這類通用文字。

古籍記載,黃帝除了設(shè)立六相以外,還設(shè)置有史官,陪侍于黃帝身邊,掌記錄言行,擬制文書,匯編成冊,以備忘、信守?！笔饭佟斑@一名稱始見于商,黃帝設(shè)史官,可能是后人將當時的官職套用于黃帝時期,但這類人員的出現(xiàn),標志著秘書人員的誕生。黃帝的史官有倉頡、沮誦、孔甲等多人。

倉頡,又稱蒼頡,他在整理、改進原始文字上作出了重要貢獻,遂被后人尊為文字始祖而流芳百世。到了漢朝,司馬遷、班固在《史記》、《漢書·古今人表》中說他是黃帝的史官,執(zhí)掌記錄言行。后人又有將他說成是左史,按《禮記·玉藻》:”左史記動,右史記言“的解釋,說他偏重于記事。沮誦是黃帝的右史,《書史會要》說他與倉頡一起創(chuàng)制書契,并”紀綱萬事,垂法主制“?！稘h書·田蚣列傳》》載,孔甲是黃帝史官,《歸言集》說他”主書史之流“、”執(zhí)青纂記“。

這些史官是如何選拔出來的呢?《禮記·大同》載:”大道之行也,天下為公。選賢與能、講信修睦。故人不獨親其親,不獨子其子。“部落聯(lián)盟的昌盛時期,尚未產(chǎn)生階級和階級壓迫,人與人之間平等互助,因而,選用公務(wù)人員的標準是唯賢是舉、唯才是舉?！辟t“即肯熱心為大眾辦事、正直公道?才”即能讀寫原始文字,具有社會、宗教、天文、歷法、記時等知識,是當時最高的文化程度,史官就是從這類德才兼?zhèn)湔咧羞x拔出來的。他們作為首領(lǐng)的助手,除從事文字工作外,還起咨詢作用,而這種咨詢作用是以宗教形式表現(xiàn)出來的。由于生產(chǎn)力水平低下,人們對許多自然、社會現(xiàn)象無法解釋,認為一切活動都由天在操縱。史官由于掌握了當時最高的文化知識,又陪侍于首領(lǐng)身邊,遂成為天意的解釋者,被視為是天和人交往的使者?！笆饭俚某霈F(xiàn),就是秘書工作起源的一個標志。

傳說黃帝時期及其前后已有不少文書,并被匯編成籍。據(jù)前所述,黃帝以前首領(lǐng)以語言發(fā)布指令,故產(chǎn)生文書的可能性不大?！逗鬂h書·祭掃志》載?quot;自五帝始有書契”,司馬遷云:“百家言黃帝”,因此,黃帝時期出現(xiàn)公務(wù)文書有可信之處。《周禮·春官》中有屬臣外史,專掌保管三皇五帝之書,可能至周時尚有黃帝時期的文書傳世。傳說中三皇五帝的典籍有:“三墳、五典、人索、九丘”,簡稱墳典,是傳說中我國最古的典籍?！叭龎灐睘槿撬?“五典”為五帝所作、據(jù)說后世不少人讀過這些書?！蹲髠鳌ふ压陾l》載,春秋時楚國史官倚相就能讀懂這些書,為此深得楚靈王贊賞,譽其為“良史”。宋人所制《三墳書》,將其中的《乾坤篇》作為黃帝時的典籍。

此外,傳說黃帝命大撓作甲子以記時日,命容成制歷法以定農(nóng)時,命隸首作算數(shù)。黃帝時祖國醫(yī)學(xué)已有初步成就,黃帝就醫(yī)術(shù)咨詢于歧伯,一問一答,有人將之記錄下來,成為最早的醫(yī)學(xué)著作,稱《黃帝內(nèi)經(jīng)》。這些都是先民對自然科學(xué)成果的總結(jié),是傳說中最早的科技檔案,古時候的歷法是安排農(nóng)時的依據(jù),其實是一年中日常工作的計劃,具有文書性質(zhì)。

這樣,秘書工作產(chǎn)生的又一標志--文書也出現(xiàn)了。

綜上所述,黃帝時期文字有了重要改進,并被使用,文書和秘書人員這兩個標志已出現(xiàn),所以,它可被視作我國秘書工作的啟端。

我國的國家秘書工作啟端于何時呢? 關(guān)于我國國家形成的時間,眾說紛壇,概括起來,有以下六說:大汶口文化中晚期、龍山文化晚期、堯舜時期、夏、商和西周。多數(shù)學(xué)者認為距今約二干一百年建立的夏朝是我國國家的起始,也很有可能在夏以前。

從考古成果來看,登封王城崗遺址出土的陶文,就其形體結(jié)構(gòu)而言,已較大汶口發(fā)現(xiàn)的陶文前進了一大步,它已經(jīng)是真正的文字,它上承仰韶文化和大汶口文化的陶文,下啟殷商甲骨文,其產(chǎn)生時間正處于夏代,因此,可以推斷,夏代已經(jīng)有了自己的文字。

從古籍記載來看,夏王成為最高統(tǒng)治者,劃統(tǒng)治區(qū)域為九州,分官設(shè)治,王以下有六卿分掌各方面事務(wù),稱“六事之人”,還有牧正、庖正、車正等官,并設(shè)立了貢賦制,又設(shè)置了軍隊,制定了刑法(即“禹刑”)、修造了監(jiān)獄,即“夏臺”,也稱“鈞臺”,對奴隸和平民實行專政。這樣,部落聯(lián)盟時期管理公共事務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)部門就轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭须A級壓迫的、簡單的國家機器。因此,夏代,國家秘書工作產(chǎn)生的兩個條件已經(jīng)具備。

唐張懷《書斷》云:“大道衰而有書,利害萌而有契?！彪S著階級壓迫的產(chǎn)生,國家公務(wù)文書在夏代出現(xiàn)了。由于夏是廢除禪讓制而建立的,面臨著各種反抗,戰(zhàn)爭頻繁,因此。夏代的公務(wù)文書都是討伐敵人的軍事動員令。

《尚書》中的《甘誓》,是夏開國國王啟討伐有扈氏時發(fā)布的檄文?！妒酚洝は谋炯o》云:“啟伐之,大戰(zhàn)于甘;將戰(zhàn),作‘甘誓‘”。啟之子鐘康在位時,掌管天時歷象的官員羲和沉徊于酒樂,荒廢職守,仲康命胤侯帶兵征討,行前作《胤征》,宣布羲和罪狀,《胤征》也收錄于《尚書》。這些以夏王名義發(fā)布的命令,都有相同的格式,都是先譴責(zé)敵方違逆天命,己方秉承天意予以剿滅,將討伐神圣化、合法化,最后激勵將土奮勇作戰(zhàn),用命者賞,違命而貪生怕死者嚴懲。它們既有公文名稱“誓”、“征”,又完整地體現(xiàn)了統(tǒng)治者的意圖,已經(jīng)是一種比較規(guī)范的公文文體。

《論語·八*》中孔子云:“夏禮吾能言之,杞不足徵也……文獻不足故也,足則吾能徵之矣。”把為附屬小國,文獻不足,孔子無法修其史,而夏禮他能“言之”,能順利修其史。說明孔子時有關(guān)夏朝或直接屬夏朝的文件檔案不少,這些當是夏朝的官方文書。

綜上所述,夏代,國家秘書工作產(chǎn)生的標志--公務(wù)文書和秘書人員都已出現(xiàn),所以,夏代是我國國家秘書工作之濫觴

第四篇：北大行政管理：秘書學(xué)與秘書工作

1、請簡述秘書工作的原則及發(fā)展趨勢。

答：秘書工作的原則：

1.準確原則；準確原則是秘書工作的質(zhì)量要求

2.及時原則；及時原則，是對秘書工作的效率要求。3.嚴謹原則；嚴謹原則，是對秘書工作的作風(fēng)要求。4.同步原則；同步原則，是對秘書工作的態(tài)勢要求。5.保密原則。保密原則，是對秘書工作的紀律要求。

秘書工作的發(fā)展趨勢：

建國以后，尤其自改革開放以來，我國進入了現(xiàn)代化建設(shè)的新時代。新時期的秘書工作，有了新的發(fā)展。

1、指導(dǎo)思想上的發(fā)展。

2、工作方式上的發(fā)展。

3、工作內(nèi)容上的發(fā)展。

4、管理模式上的發(fā)展。

5、辦公手段上的發(fā)展。

2、請結(jié)合個人工作實際，闡述秘書所必備的知識結(jié)構(gòu)。

答：秘書工作的綜合性、要求秘書人員又有自己的專業(yè)特點，這就要求秘書人員要在縱向方面具有較深厚的專業(yè)知識。

一、基礎(chǔ)知識：一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)只是；另一方面是自然科學(xué)只是。

二、專業(yè)知識：一方面是作為所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)只是。另一方面是秘書人員所在工作部門的專業(yè)知識。

三、相關(guān)知識：這一部分是秘書人員為適應(yīng)時代的需要，做好工作，應(yīng)加以進修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次。

3、請根據(jù)書中闡述的秘書性格要求，分析您自身性格特點的優(yōu)、劣勢，對于劣勢打算如何改進？

答：成熟的性格表現(xiàn)為各個特征之間的相互關(guān)系、相互制約、相對穩(wěn)定。秘書人員需要在有意識的自我調(diào)解中發(fā)展、改造自己的性格，爭取做到：

1、開朗。具有樂觀飽滿的興許，善于接受復(fù)雜而艱巨的工作任務(wù)而無怨無悔。

2、敏捷。思想敏捷、動作敏捷、筆頭敏捷。

3、穩(wěn)健。遇事細心，觀察細致、考慮周詳。

4、堅毅。做事要有百折不回、堅持到底的勇氣和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、機靈、學(xué)識、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，而不是油腔滑調(diào)或開低級庸俗的玩笑，更不是對別人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培養(yǎng)和提高自制能力。

和成功的秘書性格要求相比，現(xiàn)在我自己還和要求有一定的距離，相比來說，我需要在學(xué)的開朗和幽默，多學(xué)習(xí)，多練習(xí)。

4、簡述秘書工作能力的結(jié)構(gòu)。

答：

1、表達能力，就是通過言語、文字和行為等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領(lǐng)。表達能力又分為三種形式：1.口頭表達能力；2.書面表達能力；3.行為表達能力。

2、辦事能力,就是秘書人員有效的處理各種日常工作的本領(lǐng)。

3、管理能力，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，理應(yīng)具有一定的輔助決策與管理能力。1.輔助決策能力；2.輔助計劃能力；3.輔助溝通能力；4.輔助協(xié)調(diào)能力；5.輔助控制能力。

4、應(yīng)變能力，就是適應(yīng)變化這的環(huán)境和事物完成原定任務(wù)的本領(lǐng)。要學(xué)會適應(yīng)社會環(huán)境、地域環(huán)境、職業(yè)環(huán)境、崗位環(huán)境、事物環(huán)境的變化。

5、社交能力，就是與他人進行社會交往的本領(lǐng)。

6、操作能力，就是掌握和使用與工作有關(guān)的設(shè)備。工具和技術(shù)的本領(lǐng)。

5、請簡述秘書參謀決策的方法。

答：秘書輔佐決策，可以采用多種方式。隨著決策內(nèi)容、決策類型、決策環(huán)境的不同，方式也應(yīng)該有所不同。這里僅按決策形成、決策實施和決策總結(jié)的過程，說明各個決策階段的輔佐方式。

1、決策前服務(wù)式輔佐，秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策錢，要為領(lǐng)導(dǎo)決策做準備，提供各方面的服務(wù)。

2、決策形成中協(xié)助式輔佐，秘書在形成決策的過程中，不是主持者和表決者，而是重要的協(xié)助者。

3、決策執(zhí)行中協(xié)調(diào)輔佐，在決策執(zhí)行中，秘書是重要的協(xié)調(diào)者，輔佐決策按計劃實施。

4、決策小郭評估中鑒戒式輔佐，秘書既參與擬定決策計劃，又參與決策實施的全過程，還要參與決策效果的評估。

6、請述秘書溝通協(xié)調(diào)的特點和方法。

答：秘書溝通協(xié)調(diào)的特點：1.非權(quán)利支配性；2.非職責(zé)限定性；3.非確定地位性；4.認同疏導(dǎo)性。

秘書溝通協(xié)調(diào)的方法：1.溝通化解矛盾；2.變通淡化矛盾；3.融合緩解矛盾。

7、請簡述秘書活動特征中間接效益原理及其運用。

答：秘書間接效益原理，體現(xiàn)在以下幾個方面：1.鋪墊性效應(yīng)2.傳播性效應(yīng)3.督策性效應(yīng)4.職能協(xié)同效應(yīng)。

1.鋪墊性效應(yīng)，秘書的職能活動通常為領(lǐng)導(dǎo)者成功的完成任務(wù)做鋪墊，由此，素質(zhì)高的秘書不僅根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的吩咐，為領(lǐng)導(dǎo)活動提供服務(wù)，做好聽命鋪墊，而全面了解工作的目的要求、價值標準，把握事物發(fā)展的規(guī)律，能動的做主動鋪墊，發(fā)現(xiàn)錯誤或偏向性主動提出建議，采取恰當?shù)姆绞?，做修正性鋪墊，以保證領(lǐng)導(dǎo)活動的有效性。

2.傳播效應(yīng)，在實際工作中，不同的傳播對象、不同的傳播環(huán)境、不同的傳播手段，秘書取得的傳播效應(yīng)足不同的。如果在撰擬文稿時，不同的閱聽對象、不同的內(nèi)容和環(huán)境，應(yīng)選用恰當?shù)谋硎龇绞剑\用有效的語言手段。

3，督策效應(yīng)，秘書沒有掌管指揮控制的權(quán)利，但其有效的職能活動，能過產(chǎn)生一定的督策效應(yīng)。

4，職能協(xié)同效應(yīng)，秘書的公務(wù)活動，在組織整體運轉(zhuǎn)中，能促進各職能系統(tǒng)的協(xié)同配合，發(fā)揮職能協(xié)同效益。

8、請簡述公文辦理的要求。

答：

1、準確無誤，指公文在辦理階段的各個環(huán)節(jié)上，其行為的內(nèi)容、方向和方式及其結(jié)果，都完全符合行文制度和實際情況。公文辦理的準確性表現(xiàn)在：

1、工作內(nèi)容準確。

2、工作方向要準確。

3、工作方式要準確。

2、講究時效，公文的辦理要及時迅速，講究時效。這是對辦文的效率要求，也是實現(xiàn)機關(guān)工作高效化的重要條件之一。加快公文辦理的速度，從以下幾個方面入手：

1、強化時間觀念。

2、縮短運轉(zhuǎn)周期。

3、簡化辦文程序。

3、安全保密，一是要保證所經(jīng)辦的文件完整無缺、無損，做到不丟失、不損壞，這就是安全的意思，二是要嚴格遵守公文管理的保密規(guī)定，做到泄密、不失密，這就是保密的意

思。

4、統(tǒng)一管理，公文的辦理，包括公文的撰制和保管，都必須由秘書部門統(tǒng)一管理。要是先公文辦理的集中與統(tǒng)一，必須要做到三點：

1、統(tǒng)一于秘書部門；

2、統(tǒng)一于公文法規(guī)；

3、統(tǒng)一于主管領(lǐng)導(dǎo)。

9、根據(jù)個人理解，請述秘書人員如何做到保密（至少談5點）？

答：

1、對文件的內(nèi)容要精讀，確定文件內(nèi)容是密或非密，核心秘密與非核心秘密，都要事先加以確定。

2、按章辦事，有序秘密關(guān)系到國家和集體的利益，凡需要對外公開的是想，都必須按照制度辦事，履行規(guī)定的程序和手續(xù)，絕對不能自行其事，更不能先斬后奏。

3、在交往中要通過正式的或非正式的，直接或鑒戒的渠道弄清對方身份，以確定那些該說，那些不該說，以及說到什么程度，防止秘密的泄漏和被竊取。

4、對于探聽文件內(nèi)容的人，可以假裝不知道或轉(zhuǎn)移話題。

5、以禮拒絕，在交往場合下，為了不損害友誼，要以禮拒絕。

10、請簡述秘書強化信息運用效果的方式。

答：1：切中需要，秘書掌握了大量信息，必須針對信息客體的實際需要，準確的給予，盡可能提高信息運用的命中率。秘書提供信息，首在準確、有效。要使傳輸?shù)男畔⑶兄行畔⒖腕w的實際需要，所供給所求。次在信息量適中，所提供的信息不夠不行，不便信息客體比較。判斷，但也并非多多益善，過多果籃的信息，往往會使信息客體陷于材料堆中，困惑不定，費時費事。

2、全面有效，秘書調(diào)研信息貼別是運用提供信息，要具有辯證的廣義的有效信息觀，針對可能的需要，全面但要恰當?shù)墨@取、貯存各具潛在用處的信息，切中實用的，也要恰當?shù)娜ト娴倪\用，提供廣義有效信息，充分發(fā)揮在握的職能信息的各種作用。

3、及時溝通，任何信息要起作用，關(guān)鍵在于能及時運用。其價值與其被運用時效成正比效應(yīng)。再有價值的信息，錯過運用時機，則過期作廢。玉樹運用所掌握信息，也就的高度注意其運用的失效特征。秘書一旦獲取有效信息，五筆立即加以鑒別，清楚其價值，明確其需要對象，判明其運用時效；與機關(guān)關(guān)系重大、運用失效明顯的有效性信息，務(wù)須迅速輸達，若其需要對象是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，就更應(yīng)立即傳達，千萬不可錯失運用時機。

4、綜合開發(fā)，秘書的綜合職能，決定秘書會賬務(wù)帶綜合性的多方位信息，信息量是會相當大的。綜合運用，一是利用同一信息，側(cè)重點不同的提供個需要對象，多方面的發(fā)揮其參考作用，二是善于講多種表面無關(guān)、實際有關(guān)的信息組合運用，綜合獲取并提供新的信息。開發(fā)運用，一指深入把握信息，不浮于表象，獲取并提供從現(xiàn)象到本質(zhì)的更是價值的信息。二是從參謀職能出發(fā)，尤其是想領(lǐng)導(dǎo)提供信息時，既提供客觀情況，同時陳述自己的看法、建議，以使領(lǐng)導(dǎo)提供信息時既提供客觀情況，同時陳述自己的看法建議，以使領(lǐng)導(dǎo)獲得更多一些，更深刻一些的信息參考。

11、請結(jié)合個人工作實際，簡要介紹某此重大會議是如何組織安排的？

答：所謂重大回憶是指內(nèi)容重要、規(guī)模較大、時間較長的會議。召開這種會議往往有完整的過程與程序，一般可以分為三個階段。

1、會前準備階段

為使會議達到預(yù)想的效果，事前事做好充分的準備，倉促的開會，不僅會拖長會議時間，而且還會影響會議的效果。會前的準備工作有：1，了解、掌握有關(guān)情況，確定會議主題，民卻通過開會要解決什么問題。2，起草文件材料，組織發(fā)言文稿，會上分發(fā)討論的材料要準備好人手一冊。3，確定并通知開會對象，要把會議的內(nèi)容、時間、地點、對象和注意事項通知給有關(guān)單位和個人，使有關(guān)單位和個人及早做好準備。4，做好行政性的事務(wù)準備工作。除布置好會場外，還要事物安排好與會人員的接待工作，包括交通、食宿、醫(yī)療和參觀訪問等。

2、會議進行階段

1，會議開始后，首先要檢查、核對與會人員，特別是立法法制性的會議，還要進行代表資格審查，發(fā)現(xiàn)問題要采取措施，妥善安排。2，匯總情況，編寫簡報。匯總請款共包括分組討論情況，整理提案，送給大會主席團或提案審查委員會。編寫會議簡報，要少而精，供領(lǐng)導(dǎo)掌握會議進程和存在的問題，一邊及時部署工作，使會議健康發(fā)展。

3、做好會議記錄，包括大會報告、小組發(fā)言等。

3、會議結(jié)束階段

1，收有關(guān)文件。根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的匯總，做到會內(nèi)會外有別。

2、整理會議記錄，根據(jù)會議需要，形成大會決議或會議紀要。3，立卷歸檔。把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報告、各種文件、簡報、群眾來信、報刊上的有關(guān)報道等都要進行分類立卷，最后歸檔。

12、請您結(jié)合個人工作單位情況，從接待工作的程序、方法、禮儀等視角出發(fā)，簡要分析一次接待工作中的優(yōu)點和存在的不足（可以是自己組織、參與的，也可以是自己知曉的；一般接待、內(nèi)部接待、外事接待三者選一個即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下幾個步驟：

（一）收集來賓情況，判斷來訪用意。獲取來訪者的情況和意圖，是做好接待工作的基礎(chǔ)。

（二）擬定接待方案。重要的接待都應(yīng)擬定接待方案，作為接待工作的依據(jù)和指南。

（三）準備接待材料。重要的接待活動，要求秘書人員準備有關(guān)文字材料，如匯報材料、發(fā)言材料、參考材料。歡迎詞、祝酒詞、答謝詞、協(xié)議書、會議紀要、接待簡報、視察紀要等。

（四）組織雙方活動。接待方案經(jīng)主客雙方同意后，秘書人員要據(jù)此加以精心組織實施。

（五）處理善后工作。一項接待活動結(jié)束后，秘書人員還要主動做好善后工作，如總結(jié)本次接待工作的經(jīng)驗、教訓(xùn)、向領(lǐng)導(dǎo)者進行報告，結(jié)算有關(guān)費用，對接待中的文字材料進行處理和立卷、歸檔等。

13、請簡述接待來訪的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、熱情大方。對于來訪的客人，秘書人員都要熱情、誠懇，以禮相待，使其有一種賓至如歸的感覺。對于來訪者的正當要求，應(yīng)盡量地予以滿足，不能滿足的也要講明情況和理由，力求取得對方的理解。

2、細致周到。接待工作無小事，必須有認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度和細致、周到的作風(fēng)。秘書人員要處處替來賓著想，時刻關(guān)注來賓的需要，為來賓作出周到的安排，使其感到方便和滿意。

3、確保安全。確保接待中的安全，是接待工作的重要任務(wù)之一，也是接待工作必須堅持的重要原則。尤其是高層人士的政事來訪，保證安全和保守秘密就更顯重要。

4、儉省節(jié)約。接待是一項消費型的事務(wù)活動，接待者不僅要投入人力，還要投入物力和財力。秘書人員在接待工作中要精打細算，厲行節(jié)約，抵制那種講排場、擺闊氣、奢侈鋪張、大吃大喝的陳規(guī)陋習(xí)，抵制各種不正之風(fēng)的侵襲。

5、內(nèi)外有別。內(nèi)外有別是指在接待中要注意本系統(tǒng)內(nèi)和本系統(tǒng)外、黨內(nèi)和黨外、國內(nèi)來賓和國內(nèi)來賓有所區(qū)別。特別是在外事接待中，既要做到熱情友好、尊重對方、文明禮貌，又要嚴格按照國家有關(guān)政策和規(guī)定辦事，內(nèi)外有別，嚴守紀律。

秘書工作的作用：

一、參謀助手作用

二、溝通協(xié)調(diào)作用

三、督促檢查作用

四、信息反饋作用

五、中介樞紐作用

秘書在實踐中運用對立統(tǒng)一原理應(yīng)注意：

1、隨機參與，提出參謀建議，輔佐決策，參與政務(wù)，一般是隨機性的，在實際工作中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)在一起工作，對領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖、工作內(nèi)容、工作方式、工作態(tài)度和工作能力等都十分了解，同時也了解問題發(fā)生、發(fā)展的始末，這就有利于秘書隨時發(fā)現(xiàn)問題，相繼提出意見和建議。這樣，發(fā)現(xiàn)問題及時，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決問題也就比較迅速。

2、務(wù)實與超前，要處理好秘書活動中被動與主動的關(guān)系，必須在實際工作中既要注重務(wù)實求真，準確的了解現(xiàn)狀，又要注重分析各方面的變化和發(fā)展，把握未來發(fā)展的態(tài)勢，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，優(yōu)秀的秘書應(yīng)當具備“T”型能量，也就是既要有橫向比較廣闊的綜合知識能量，又要有總想頗為深厚的專業(yè)知識方面的能量。運用廣泛的社會科學(xué)與自然科學(xué)知識得以綜合各方面的全面情況，運用比較深厚的專業(yè)知識，才能熟練地完成本職工作任務(wù)。

4、同步與異步，秘書必須為領(lǐng)導(dǎo)工作提供公務(wù)服務(wù)，既要聽命于領(lǐng)導(dǎo)，充當其助手；又要隨時提出勸諫發(fā)揮參謀作用。

5、開發(fā)與控制，秘書職能活動既要把秘書的決策指令透徹的傳遞給各組織成員，又要保守機密。既是對外聯(lián)系的窗口與門戶，又要保存機密材料，做到守口如瓶。

關(guān)于“七·一”計劃組織各支部書記及成員參觀西柏坡的請示

今年恰逢中國共產(chǎn)黨建黨九十周年，為進一步推動對黨史知識的學(xué)習(xí)研究，增進對革命先輩優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承發(fā)揚，增強黨員群眾的黨性修養(yǎng)和政治覺悟，計劃在“七〃一”期間組織各支部書記及成員參觀西柏坡，旨在通過此次參觀學(xué)習(xí)，增強專業(yè)聯(lián)系社會、理論聯(lián)系實際的能力。特此請示單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準前行。

以上請示妥否，盼復(fù)。

中高層管理著召開半年會的通知

第五篇：北大行政管理：秘書學(xué)與秘書工作

1、請簡述秘書工作的原則及發(fā)展趨勢。

答：原則：

1、準確原則，是對秘書工作的質(zhì)量要求。

2、及時原則，是對秘書工作的效率要求。

3、嚴謹原則，是對秘書工作的作風(fēng)要求。

4、同步原則，是對秘書工作的態(tài)度要求。

5、保密原則，是對秘書工作的紀律要求。

發(fā)展趨勢：

1、指導(dǎo)思想上的發(fā)展，新時期秘書工作的指導(dǎo)思想是:圍繞“一個基本任務(wù)”，當好參謀助手，做好“三個服務(wù)”，即以鄧小平同志建設(shè)有中國特色社會主義理論和黨的基本路線為指針，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級和上下級機關(guān)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

2、工作方式上的發(fā)展，新時期的秘書工作，在工作方式和工作方法上出現(xiàn)了

“四個轉(zhuǎn)變”，也就是四個方面的發(fā)展，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理;從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。

3、工作內(nèi)容上的發(fā)展，新時期的秘書工作內(nèi)容有了新發(fā)展。突出地表現(xiàn)在“四

個強化”上，即輔助決策的強化，信息工作的強化，協(xié)調(diào)工作的強化，督查工作的強化。

4、管理模式上的發(fā)展，新時期秘書工作的管理模式，開始由經(jīng)驗型向科學(xué)型

轉(zhuǎn)化。群書工作的“三化”，即規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，就是這種轉(zhuǎn)化的重要標志。

5、辦公手段上的發(fā)展，在新技術(shù)革命的推動下，秘書工作的辦公手段也發(fā)生

了重大的變化，即以電子計算機為主的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，開始進入秘書機構(gòu)，己經(jīng)或正在替代手工操作的辦公設(shè)備和辦公技術(shù)。

2、請結(jié)合個人工作實際，闡述秘書所必備的知識結(jié)構(gòu)。

答：必備的知識結(jié)構(gòu)：

1、基礎(chǔ)知識：秘書應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識分為兩方面:一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，即一定水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識;另一方面是自然科學(xué)知識。即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等自然科學(xué)方面的知識，以及一些工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科技常識。

2、專業(yè)知識：專業(yè)知識包括兩個方面:一方面是作為所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識，包括:公文和應(yīng)用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，調(diào)查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，資料工作和信息科學(xué)知識，保密工作知識等。另一方面是秘書人員所在工作部門的專業(yè)知識，如在政府機關(guān)部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)部門工作的必須具有企業(yè)管理知識，其他處在文藝、體育、教育、軍事、外事、科學(xué)、出版、醫(yī)療等等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員應(yīng)分別具有各自的專業(yè)基礎(chǔ)知識。專業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的基本層次。

3、這一部分是秘書人員為適應(yīng)時代需要，做好工作，應(yīng)加以進修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次。有經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、計算機科學(xué)等。

3、請根據(jù)書中闡述的秘書性格要求，分析您自身性格特點的優(yōu)、劣勢，對于劣勢打算如何改進？

答：秘書的性格要求有：

1、開朗。具有樂觀飽滿的情緒，善于接受復(fù)雜而艱巨的工作任務(wù)而無抱怨之心和牢騷之言。

2、敏捷。思想敏捷，對事物敏感，易于接受，善于分析。動作敏捷，做事干凈利落。

3、穩(wěn)鍵。遇事細心，觀察細致，考慮周詳。辦事穩(wěn)當，不冒失從事，也不敷衍了事。

4、堅毅。做事要有百折不回、堅持到底的勇氣和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、機靈、學(xué)識、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，而不是油腔滑調(diào)或開低級庸俗的玩笑，更不是對別人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培養(yǎng)和提高自制力。在不同場合、不同情景、不同對象面前要善于選擇和控制自己的情緒和行為方式。

由于自己的年齡可能還是偏小，所以感覺上自己的穩(wěn)健度不夠，辦事還是不能夠考慮周詳，有時候在自己情緒低落的時候還會出現(xiàn)敷衍了事的心理。將來要在生活中不斷地鍛煉自己的穩(wěn)健。

4、請簡述秘書工作能力的結(jié)構(gòu)。

答：能力結(jié)構(gòu)有：

1、表達能力：就是通過言語、文字和行為等形式溝通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三種形式，（1）口頭表達能力。（2）書面表達能力。（3）行為表達能力。

2、辦事能力：就是秘書人員有效地處理各種日常工作的本領(lǐng)。

3、管理能力：秘書管理能力有以下幾方面，（1）輔助決策能力。（2）輔助計劃能力。

（3）輔助溝通能力。（4）輔助協(xié)調(diào)能力。（5）輔助控制能力。

4、應(yīng)變能力：就是適應(yīng)變化著的環(huán)境和事物完成原定任務(wù)的本領(lǐng)。適應(yīng)社會環(huán)境的變化，即現(xiàn)實社會發(fā)生了變動，秘書要盡快適應(yīng)之;適應(yīng)地域環(huán)境的變化，即當自然地域發(fā)生了變動，秘書要.盡快適應(yīng)之;適應(yīng)職業(yè)環(huán)境的變化，即當從事的工作發(fā)生了變動，秘書要盡快適應(yīng)之;適應(yīng)崗位環(huán)境的變化，即當工作的分工發(fā)生了變動，秘書要.盡快適應(yīng)之;適應(yīng)事物環(huán)境的變化，即當某一事態(tài)變化或出現(xiàn)突發(fā)性事件時，秘書要.盡快適應(yīng)之。

5、社交能力：就是與他人進行社會交往的本領(lǐng)。

6、操作能力：就是掌握和使用語工作有關(guān)的設(shè)備、工具和技術(shù)的要領(lǐng)。

5、請簡述秘書參謀決策的方法。

答：參謀方法有：

1、預(yù)測性參謀，是秘書根據(jù)各方面的信息資料，把握住事物發(fā)展的客觀規(guī)律，對組織未來的狀況加以描述，并針對未來發(fā)展的狀況，提出相應(yīng)的策略供領(lǐng)導(dǎo)人參考。

2、跟蹤性參謀：是指秘書人員隨著計劃實施的過程，在各個實施環(huán)節(jié)、步驟中，追蹤發(fā)前問題，分析問題，進行參謀咨詢。

3、進諫性參謀：是指秘書就組織管理中存在的某些問題，向領(lǐng)導(dǎo)人提出規(guī)勸或建議，或者提出問題，引起領(lǐng)導(dǎo)人重視后，再提供咨詢。

4、提供資料性參謀：當領(lǐng)導(dǎo)由于信息資料不足，出現(xiàn)處理問題失誤，或雖有正確的辦法，但沒有充足的依據(jù)難下決斷時，秘書可采取提供資料性參謀，讓領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)大量準確的信息資料，修改錯誤或?qū)φ_地計劃早下決斷。

輔助決策方法：

1.決策前服務(wù)式輔佐，為領(lǐng)導(dǎo)決策前做準備，提供各方面服務(wù)。

2.決策形成中協(xié)助式輔佐，秘書在形成決策的過程中，不是主持者和表決者，而是重

要的協(xié)助者。

3.決策執(zhí)行中協(xié)調(diào)式輔佐，在決策執(zhí)行中，秘書是重要的協(xié)調(diào)者，輔佐決策按計劃實

施。

4.決策效果評估中借鑒式輔佐：秘書既參與擬定決策計劃，又參與決策實施的全過程，還要參與決策效果的評估。

6、請述秘書溝通協(xié)調(diào)的特點和方法。

答：協(xié)調(diào)的特點：

1.非權(quán)力支配性，在管理體系內(nèi)，秘書沒有待掌法定的支配權(quán)力。

2.非職責(zé)限定性，沒有確定的職責(zé)范圍的限定。

3.非確定地為性，秘書溝通協(xié)調(diào)，具有非職責(zé)限定性，因而也就沒有確定的地位。

4.認同疏導(dǎo)性，不能用直接強制手段，而是從信息溝通、感情溝通、加以疏導(dǎo)。協(xié)調(diào)的方法：

1.溝通化解矛盾。2.變通淡化矛盾。3.融合緩解矛盾。

7、請簡述秘書活動特征中間接效益原理及其運用。

答;秘書間接效益原理，體現(xiàn)在以下幾個方面:

1、鋪墊性效應(yīng)：秘書的職能活動，通常是為領(lǐng)導(dǎo)人或機關(guān)其他部門及人員的工作提供服務(wù)，或為其決策作好準備，或為其了解問題實質(zhì)，尋求解決的辦法調(diào)查研究，或為其決策的徹底實施檢查督辦，或為工作順利進行提供必要的事務(wù)服務(wù)，或為其傳達決議精神操辦會議事務(wù)等等。

2、傳播效應(yīng)：根據(jù)秘書活動間接效益原理，秘書在日常信息溝通工作中，要注意傳播效應(yīng)。

3、督策效應(yīng)：秘書沒有掌管指揮控制的權(quán)力，但其有效的職能活動，能夠產(chǎn)生一定的督策

效應(yīng)。

4、職能協(xié)同效應(yīng)：秘書的公務(wù)活動，在組織整體運轉(zhuǎn)中，能促進各職能系統(tǒng)的協(xié)同配合，發(fā)揮職能協(xié)同效應(yīng)。

8、請簡述公文辦理的要求。

答：公文辦理的要求有：

1.準確無誤：表現(xiàn)在以下幾方面，（1）工作內(nèi)容準確。（2）工作方向要準確。（3）

工作方式要準確。

2.講究實效：從以下幾方面著手，（1）強化時間觀念。（2）縮短運轉(zhuǎn)周期。（3）

簡化辦文程序。

3.安全保密：有兩層含義，一是要保證經(jīng)辦的文件完整無缺、無損，做到不丟失、不損壞，這就是安全的意思。二是要嚴格遵守公文管理的保密規(guī)定，做到泄密，不失密，這就是保密的意思。

4.統(tǒng)一管理：做到以下幾個方面：（1）統(tǒng)一于秘書部門。（2）統(tǒng)一于公文法規(guī)。

9、根據(jù)個人理解，請述秘書人員如何做到保密（至少談5點）？

答： 熟記范圍；牢記保密的范圍，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟記并記住

秘密的范圍。

按章辦事：由于秘密關(guān)系到國家和集體的利益，凡需要對外公開的事項，包括解密和降密，都必須按照制度辦事，履行規(guī)定的程序和手續(xù)，絕不可自行其事，更不可先斬后奏。

弄清身份：秘書人員要同各種人交往，包括同外賓交往。為了知密不泄。秘書在交往中要通過正式的或非正式的，直接或間接的渠道，首先弄清對方的身份，以使確定哪些該說，哪些不該說，以及說到什么程度，嚴防秘密的泄露和被竊。

判斷用意：在社會交往中，交往雙方的行為都受到交往目的支配，秘書人員要通過觀察與分析，準確判斷對方來訪的真正用意。如果察覺對一方旨在試探秘密，套取情報，秘書就要及時采取對策，防止落入圈套。

以禮拒絕：對于秘書事項，秘書一般應(yīng)公開告對方不能打聽，不能閱讀，不能參觀，不能介紹，不能拍照。但是，在某種交往關(guān)系和場合下，為了不損害友誼，常常要以禮拒絕。拒絕的方法有:直言、謝絕、婉言謝絕、托辭謝絕等。

佯假不知：探聽秘密的人，有些是秘書的朋友、親屬、同學(xué)、同鄉(xiāng)等。為了不使對方、產(chǎn)生誤會，秘書可假裝不知，或轉(zhuǎn)移話題等。

10、請簡述秘書強化信息運用效果的方式。

答：

1、切中需要：秘書掌握了大量信息，:必須針對潔息客體的實際需要，準確地給予，盡可能提高信息運用的命中率。此乃作為信息主體的秘書。擴大運用效果、發(fā)揮信息有效性的基點。秘書提供信息，首在準確、有效。要使傳輸?shù)男畔⑶兄行畔⒖腕w的實際需要，所供即所求。次在信息量適中，所提供的信息不夠不行，不便信息客體比較、判斷，但也并非多多益善，過多過濫的信息，往往會使信息客體陷于材料堆中，困惑不定，費時費事。

2、全面有效：秘書運用信息，就是向信息客體傳輸起正面作用的絕對有效信息，排除絕對的無效信息以至干擾信息。然而，向秘書索取信息者，在不少情況下，并非只需要這種絕對有數(shù)信息。亦如進行決策活動的領(lǐng)導(dǎo)，他當然首先需要絕對有效信息，但是，進行正確決策的規(guī)律，還令他同時需要某些相關(guān)的無效信息以至干擾信息，用以開闊思路，進行反證比較，排除不利因素，作出預(yù)后安排，力保決策的全面、正確、周密和可行。從這個意義上講，這種起反證比較作用的無效信息或者干擾信息，相對而言，又可謂有效信息或說有用信息了。因此，秘書調(diào)研信息特別是運用提供信息，要具有辯證的廣義的有效信息觀，針對可能的需要，全面但要恰當?shù)孬@取、貯存各具潛在用處的信息，切中實用地，也要恰當?shù)厝ト孢\用，提供廣義有效信息，充分發(fā)揮在握的職能信息的各種作用。

3、及時溝通：任何信息要起作用，關(guān)鍵在于能及時運用。其價值與其被運用時效成正比效應(yīng)。再有價值的信息，錯過運用時機，則過期作廢。秘書運用所握信息，也就得高度注意其運用的時效特征。秘書一旦獲取有效信息，務(wù)必立即加以鑒別，清楚其價值，明確其需要對象，判明其運用時效;于機關(guān)關(guān)系重大、運用時效明顯的有效信息，務(wù)須迅速輸達，若其需要對象是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，就更應(yīng)立即.傳達，千萬不可錯失運用時機。

4、綜合開發(fā)：秘書的綜合職能，決定秘書會掌握帶綜合性的多方位信息，信息量是會相當大的。綜合運用，一指利用同一信息，側(cè)重點不同地提供各需要對象，多方面地發(fā)揮其參考作用。二指善于將多種表面無關(guān)、實際有關(guān)的信息組合運用，綜合獲取并提供新的信息。開發(fā)運用，一指深入把握信息，不浮于表象，獲取并提供從現(xiàn)象到本質(zhì)的更是價值的信息。

11、請結(jié)合個人工作實際，簡要介紹某此重大會議是如何組織安排的？

答：如科級干部述職大會：

1.會前準備階段：確定會議主題為“科級干部述職大會”，通過開會進行干部述職演講，再通知的階段中，給每個需要述職的人員一個述職PPT模板，進行述職報告制作。

2.會議進行階段：在開會的前五分鐘，進行人員簽到與核查未簽到人員。調(diào)整好述職

所需設(shè)備，然后根據(jù)已做好的述職順序名單，進行干部述職。

3.會議結(jié)束階段：大會后，將科級干部的述職材料進行收集匯總。將領(lǐng)導(dǎo)干部的評分

表進行保密裝訂后進行統(tǒng)計。

12、請您結(jié)合個人工作單位情況，從接待工作的程序、方法、禮儀等視角出發(fā)，簡要分析一次接待工作中的優(yōu)點和存在的不足（可以是自己組織、參與的，也可以是自己知曉的；一般接待、內(nèi)部接待、外事接待三者選一個即可）。

答：接待是一項細致而重要的公關(guān)工作。一個組織或單位在他人心中第一印象的好壞，往往看初次接待工作是否做的細致到位。

準備了四天的陜汽集團接待工作已經(jīng)結(jié)束，由于其中變數(shù)太多，加之初次面對如此重要的接待任務(wù)，很多方面都考慮不周，缺乏突發(fā)事件的應(yīng)對能力，因此，很有必要對這次活動做一個總結(jié)，以便在以后的接待事務(wù)中，吸取教訓(xùn)，使我們準備的更周到，做的更好。首先，我們應(yīng)該擬定整體接待方案，列出方案的主要幾大部分。其中包括：訪問目的、來訪人員名單、接待人員名單、日程安排、會議及訪問參觀具體內(nèi)容、其他相關(guān)事宜及聯(lián)系人聯(lián)系方式、兩地近期天氣情況等。

第二，對整體方案各環(huán)節(jié)的每個細節(jié)做詳細描述和分工，整理成文發(fā)給每位工作人員，使他們做到心中有數(shù)，各負其責(zé)。每人對于自己管轄和負責(zé)的事項從開始準備到最后結(jié)束都要全程跟進，不得疏忽。無論是接站時車上預(yù)備的應(yīng)急藥品和礦泉水，還是引導(dǎo)入住時的鮮花和歡迎辭，我們要從這些細節(jié)上讓客人感受到我們的熱情和細心。

第三，要做到團隊之間相互幫助，與其他相關(guān)單位和部門密切合作。沒有完美的個人，只有完美的團隊。一個人的思想和力量是有限的，團隊之間各成員應(yīng)積極主動互相配合，隨時保持聯(lián)絡(luò)，出現(xiàn)問題及時想辦法解決，不應(yīng)相互埋怨，推卸責(zé)任。同時，還要注意加強跟其他相關(guān)單位和部門的聯(lián)系和溝通，希望得到他們的協(xié)助和配合，完善我們的接待工作。第四，物品的購買和接待宣傳材料的設(shè)計應(yīng)先征集大家的意見，確定好樣式和內(nèi)容之后

再去購置和制作，同時要注意在保證整體效果的前提下節(jié)約成本，減少開支。

第五，接待過程中如果遇到突發(fā)事件和緊急情況，不要慌張，盡量不要擅自處理，應(yīng)及

時向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)，征求意見，妥善解決。

通過這次接待活動，使我了解了更多接待禮儀，提高了自身的綜合素質(zhì)，讓我充分認識

到溝通與合作的重要性，為今后的接待工作積累了寶貴的經(jīng)驗

13、請簡述接待來訪的基本要求。

答：1.熱情大方：對于來訪的客人，秘書人員都要熱情、誠懇，以禮相待，使其有一種賓至如歸的感覺。對于來訪者的正當要求，應(yīng)盡量地予以滿足，不能滿足的也要講明情況和理由，力求取得對方的理解。在接待中既要講求禮儀，又要注重實效，做到禮儀周到而不繁瑣，接待熱情而不鋪張。秘書在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得體，以自己的努力，樹立“門好進，臉好看，話好聽，事好辦”的良好風(fēng)氣。

2、細致周到：接待工作無小事，必須有認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度和細致、周到的作風(fēng)。秘書人員要處處替來賓著想，時刻關(guān)注來賓的需要，為來賓做出周到的安排，使其感到方便和滿意。

3、確保安全：確保接待中的安全，是接待工作的重要任務(wù)之一，也是接待工作必須堅持的重要原則。尤其是高層人士的政事來訪，保證安全和保守秘密就更顯重要。安全包括住地安全、交通安全和飲食安全等;保密包括會談保密、文件保密和活動安排保密等。秘書人員要有強烈的安全和保密意識，以確保接待工作的順利進行。

4.儉省節(jié)約：接待是一項消費型的事務(wù)活動，接待者不僅要投入人力，還要投入物力和財力。秘書人員在接待工作中要精打細算，厲行節(jié)約，抵制那種講排場、擺闊氣、奢侈鋪張、大吃大喝的陳規(guī)陋習(xí)，抵制各種不正之風(fēng)的侵襲。

5、內(nèi)外有別：內(nèi)外有別是指在接待中要注意本系統(tǒng)內(nèi)和本系統(tǒng)外、黨內(nèi)和黨外、國內(nèi)來賓和國外來賓有所區(qū)別。特別是在外事接待中，既要做到熱情友好、尊重對方、文明禮貌，又要嚴格按照國家有關(guān)政策和規(guī)定辦事，內(nèi)外有別，嚴守紀律。