第一篇：秘書學與秘書工作-網(wǎng)上作業(yè)參考答案1

2012年春《秘書學與秘書工作》網(wǎng)上作業(yè)

參考答案

1、請簡述秘書工作的作用和原則。（第一章）

答：作用：參謀助手作用；溝通協(xié)調(diào)作用；督促檢查作用；信息反饋作用；中介樞紐作用。原則：準確原則；及時原則；嚴謹原則；同步原則；保密原則。

2、結(jié)合你自身的實際，根據(jù)秘書的T型知識結(jié)構(gòu)和能力要求，分析你自身的優(yōu)勢和劣勢（針對劣勢，提出提高的計劃）。（第二章）

答：優(yōu)秀的秘書既要有橫向比較廣泛地綜合知識能量，又要有縱向頗為深厚的專業(yè)知識方面的能量。運用社會科學與自然科學知識得以綜合各方面的全面情況，運用比較深厚的專業(yè)知識，才能熟練地完成本職工作任務。

我個人認為根據(jù)秘書的T型知識結(jié)構(gòu)和能力要求，自己在基礎知識和專業(yè)知識掌握較好，但在一些相關(guān)知識掌握方面有所欠缺，未能跟上時代步伐，知識結(jié)構(gòu)老化。要在今后的工作中加強學習和進修，不斷提高綜合知識水平，拓寬知識面。

3、請論述秘書如何更好的體現(xiàn)輔佐決策的職能。（第三章）

答：

一、全面系統(tǒng)和隨機輔佐相結(jié)合。秘書要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢，全面系統(tǒng)地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時空變化，組織內(nèi)外環(huán)境條件發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。秘書是追蹤決策目標實現(xiàn)全過程的實際工作者，無論其發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個因素出現(xiàn)問題，便能立即協(xié)助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策與隨機性的輔佐決策的有機結(jié)合。

二、決策輔佐與實施輔佐相結(jié)合。秘書既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實施中幫助領導指揮、協(xié)調(diào)和控制實施過程，確保決策目標的實現(xiàn)。更具體地從實施決策地各步驟、各環(huán)節(jié)和各項具體措施，深入細致地考慮決策方案的科學性、可行性和可受性；在決策實施的，完整全面地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統(tǒng)一性。

三、超脫性輔佐和參與性輔佐相結(jié)合。秘書的輔佐決策是超脫于決策的權(quán)力與責任。這有利于秘書用不同于領導人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；又不同于局外人或第三者對決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關(guān)性，使其必須認真負責、全力以赴地投入決策全過程。

4、請述秘書在實踐活動中如何運用對立統(tǒng)一原理。（第四章）

答：第一是隨機參與。秘書與領導在一起工作，對領導的工作意圖、工作內(nèi)容、工作方式、工作態(tài)度和工作能力等都十分了解，同時也了解問題發(fā)生、發(fā)展的始末，這就是有利于秘書隨時發(fā)現(xiàn)問題，相機提出意見和建議。

第二是務實與超前。要處理好秘書活動中被動與主動的關(guān)系，必須在實際工作中既要注重務實求真，準確地了解現(xiàn)狀，又要注重分析各方面的變化和發(fā)展，把握未來發(fā)展的態(tài)勢，工作中具有一定的超前性。這樣不僅能夠提高工作效率，而且能促進組織取得長遠的工作效果。

第三是T型能量。優(yōu)秀的秘書既要有橫向比較廣泛地綜合知識能量，又要有縱向頗為深厚的專業(yè)知識方面的能量。運用社會科學與自然科學知識得以綜合各方面的全面情況，運用比較深厚的專業(yè)知識，才能熟練地完成本職工作任務。

第四是同步與異步。秘書與領導思維和行為同步，才能夠配合默契，領導所想的，需要的，正是秘書想到的，在做的，這樣的秘書才是領導得心應手的助手。秘書與領導思維和行為，秘書根據(jù)發(fā)展的態(tài)勢，進行預測，才能提出對未來對策有價值的參謀建設方案；并且對已做出的決策和措施，根據(jù)實踐的效果，分析研究發(fā)現(xiàn)問題，提出補充修正性意見和建議，才能志到勸諫性參謀作用。

第五是開放與控制。秘書職能活動既要把領導的決策指令船長地傳遞給各組織成員，又要保守機密，既是對外聯(lián)系的窗口和門戶，又要保存機密材料，做到守口如瓶。

5、假設你是某單位的黨務秘書，“七·一”計劃組織各支部書記及成員參觀西柏坡，請擬一個請示給你的單位主管領導。（要求：格式符合請示要求，內(nèi)容簡練，用詞準確。）（第五章）

答：

關(guān)于前往西柏坡參觀學習的請示

尊敬的單位領導：

為繼承發(fā)揚革命先輩優(yōu)良傳統(tǒng)，增強單位黨員的黨性修養(yǎng)和政治覺悟，我單位擬于“七·一”前夕組織各支部書記及成員共X名（詳見附件）前往河北省平山縣西柏坡進行為期X天的參觀學習。本次活動旨在通過此次參觀學習，增強聯(lián)系社會、理論聯(lián)系實際的能力。

妥否，請予審批。

附件：“七·一”參觀西柏坡人員名單

XXX支部委員會

XXXX年X月X日

6、請述保密的范圍和方法。（第六章）

答：保密的范圍：從秘密的等級來說，絕密是重點；從秘密的層次上來說，國家秘密是重點；從秘密的產(chǎn)生來說，首腦機關(guān)的秘密是重點；從秘密的內(nèi)容來說，秘密集中的地點、部門和人員是重點；從秘密的內(nèi)容來說，常務、政務和軍事秘密是重點。

保密的方法：熟記范圍、按章辦事、弄清身份、判斷用意、以禮拒絕、佯裝不知。

7、請述秘書調(diào)查研究的方法和原則。（第七章）

答：調(diào)查研究的方法：現(xiàn)場觀察，個別訪查，集體座談，書面問卷，查閱資料，綜合統(tǒng)計。

調(diào)查研究的原則：實事求是，近源親受，切題有效，調(diào)、研結(jié)合，追求效率。

8、假設你所在的單位現(xiàn)在需要組織中高層管理者在承德避暑山莊舉辦一個為期三天的半年會，會議的組織安排負責人是你，請擬定一個會議安排（分會前、會中、會后）。（第八章）

9、假設你工作單位的性質(zhì)是一家中美合資的生物制品公司，下星期美國的合資方來你單位研討某新產(chǎn)品在中國市場的推廣問題，你是董事長秘書，也是作為此次接待活動的負責人，請擬定接待方案。（第九章）

10、最近某縣的某鎮(zhèn)因被規(guī)劃為經(jīng)濟開發(fā)區(qū)，這個鎮(zhèn)部分人員對搬遷的安置費用問題不滿，到縣委上訪，假設你是縣長秘書，被安排負責接訪，請談談你是如何接訪的。（第十章）

第二篇：北大行政管理：秘書學與秘書工作

1、請簡述秘書工作的原則及發(fā)展趨勢。

答：秘書工作的原則：

1.準確原則；準確原則是秘書工作的質(zhì)量要求

2.及時原則；及時原則，是對秘書工作的效率要求。3.嚴謹原則；嚴謹原則，是對秘書工作的作風要求。4.同步原則；同步原則，是對秘書工作的態(tài)勢要求。5.保密原則。保密原則，是對秘書工作的紀律要求。

秘書工作的發(fā)展趨勢：

建國以后，尤其自改革開放以來，我國進入了現(xiàn)代化建設的新時代。新時期的秘書工作，有了新的發(fā)展。

1、指導思想上的發(fā)展。

2、工作方式上的發(fā)展。

3、工作內(nèi)容上的發(fā)展。

4、管理模式上的發(fā)展。

5、辦公手段上的發(fā)展。

2、請結(jié)合個人工作實際，闡述秘書所必備的知識結(jié)構(gòu)。

答：秘書工作的綜合性、要求秘書人員又有自己的專業(yè)特點，這就要求秘書人員要在縱向方面具有較深厚的專業(yè)知識。

一、基礎知識：一方面是社會科學基礎只是；另一方面是自然科學只是。

二、專業(yè)知識：一方面是作為所有秘書人員都應具有的秘書業(yè)務只是。另一方面是秘書人員所在工作部門的專業(yè)知識。

三、相關(guān)知識：這一部分是秘書人員為適應時代的需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次。

3、請根據(jù)書中闡述的秘書性格要求，分析您自身性格特點的優(yōu)、劣勢，對于劣勢打算如何改進？

答：成熟的性格表現(xiàn)為各個特征之間的相互關(guān)系、相互制約、相對穩(wěn)定。秘書人員需要在有意識的自我調(diào)解中發(fā)展、改造自己的性格，爭取做到：

1、開朗。具有樂觀飽滿的興許，善于接受復雜而艱巨的工作任務而無怨無悔。

2、敏捷。思想敏捷、動作敏捷、筆頭敏捷。

3、穩(wěn)健。遇事細心，觀察細致、考慮周詳。

4、堅毅。做事要有百折不回、堅持到底的勇氣和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、機靈、學識、風趣的綜合表現(xiàn)，而不是油腔滑調(diào)或開低級庸俗的玩笑，更不是對別人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培養(yǎng)和提高自制能力。

和成功的秘書性格要求相比，現(xiàn)在我自己還和要求有一定的距離，相比來說，我需要在學的開朗和幽默，多學習，多練習。

4、簡述秘書工作能力的結(jié)構(gòu)。

答：

1、表達能力，就是通過言語、文字和行為等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領。表達能力又分為三種形式：1.口頭表達能力；2.書面表達能力；3.行為表達能力。

2、辦事能力,就是秘書人員有效的處理各種日常工作的本領。

3、管理能力，秘書作為領導者的參謀和助手，理應具有一定的輔助決策與管理能力。1.輔助決策能力；2.輔助計劃能力；3.輔助溝通能力；4.輔助協(xié)調(diào)能力；5.輔助控制能力。

4、應變能力，就是適應變化這的環(huán)境和事物完成原定任務的本領。要學會適應社會環(huán)境、地域環(huán)境、職業(yè)環(huán)境、崗位環(huán)境、事物環(huán)境的變化。

5、社交能力，就是與他人進行社會交往的本領。

6、操作能力，就是掌握和使用與工作有關(guān)的設備。工具和技術(shù)的本領。

5、請簡述秘書參謀決策的方法。

答：秘書輔佐決策，可以采用多種方式。隨著決策內(nèi)容、決策類型、決策環(huán)境的不同，方式也應該有所不同。這里僅按決策形成、決策實施和決策總結(jié)的過程，說明各個決策階段的輔佐方式。

1、決策前服務式輔佐，秘書在領導決策錢，要為領導決策做準備，提供各方面的服務。

2、決策形成中協(xié)助式輔佐，秘書在形成決策的過程中，不是主持者和表決者，而是重要的協(xié)助者。

3、決策執(zhí)行中協(xié)調(diào)輔佐，在決策執(zhí)行中，秘書是重要的協(xié)調(diào)者，輔佐決策按計劃實施。

4、決策小郭評估中鑒戒式輔佐，秘書既參與擬定決策計劃，又參與決策實施的全過程，還要參與決策效果的評估。

6、請述秘書溝通協(xié)調(diào)的特點和方法。

答：秘書溝通協(xié)調(diào)的特點：1.非權(quán)利支配性；2.非職責限定性；3.非確定地位性；4.認同疏導性。

秘書溝通協(xié)調(diào)的方法：1.溝通化解矛盾；2.變通淡化矛盾；3.融合緩解矛盾。

7、請簡述秘書活動特征中間接效益原理及其運用。

答：秘書間接效益原理，體現(xiàn)在以下幾個方面：1.鋪墊性效應2.傳播性效應3.督策性效應4.職能協(xié)同效應。

1.鋪墊性效應，秘書的職能活動通常為領導者成功的完成任務做鋪墊，由此，素質(zhì)高的秘書不僅根據(jù)領導的吩咐，為領導活動提供服務，做好聽命鋪墊，而全面了解工作的目的要求、價值標準，把握事物發(fā)展的規(guī)律，能動的做主動鋪墊，發(fā)現(xiàn)錯誤或偏向性主動提出建議，采取恰當?shù)姆绞剑鲂拚凿亯|，以保證領導活動的有效性。

2.傳播效應，在實際工作中，不同的傳播對象、不同的傳播環(huán)境、不同的傳播手段，秘書取得的傳播效應足不同的。如果在撰擬文稿時，不同的閱聽對象、不同的內(nèi)容和環(huán)境，應選用恰當?shù)谋硎龇绞?，運用有效的語言手段。

3，督策效應，秘書沒有掌管指揮控制的權(quán)利，但其有效的職能活動，能過產(chǎn)生一定的督策效應。

4，職能協(xié)同效應，秘書的公務活動，在組織整體運轉(zhuǎn)中，能促進各職能系統(tǒng)的協(xié)同配合，發(fā)揮職能協(xié)同效益。

8、請簡述公文辦理的要求。

答：

1、準確無誤，指公文在辦理階段的各個環(huán)節(jié)上，其行為的內(nèi)容、方向和方式及其結(jié)果，都完全符合行文制度和實際情況。公文辦理的準確性表現(xiàn)在：

1、工作內(nèi)容準確。

2、工作方向要準確。

3、工作方式要準確。

2、講究時效，公文的辦理要及時迅速，講究時效。這是對辦文的效率要求，也是實現(xiàn)機關(guān)工作高效化的重要條件之一。加快公文辦理的速度，從以下幾個方面入手：

1、強化時間觀念。

2、縮短運轉(zhuǎn)周期。

3、簡化辦文程序。

3、安全保密，一是要保證所經(jīng)辦的文件完整無缺、無損，做到不丟失、不損壞，這就是安全的意思，二是要嚴格遵守公文管理的保密規(guī)定，做到泄密、不失密，這就是保密的意

思。

4、統(tǒng)一管理，公文的辦理，包括公文的撰制和保管，都必須由秘書部門統(tǒng)一管理。要是先公文辦理的集中與統(tǒng)一，必須要做到三點：

1、統(tǒng)一于秘書部門；

2、統(tǒng)一于公文法規(guī)；

3、統(tǒng)一于主管領導。

9、根據(jù)個人理解，請述秘書人員如何做到保密（至少談5點）？

答：

1、對文件的內(nèi)容要精讀，確定文件內(nèi)容是密或非密，核心秘密與非核心秘密，都要事先加以確定。

2、按章辦事，有序秘密關(guān)系到國家和集體的利益，凡需要對外公開的是想，都必須按照制度辦事，履行規(guī)定的程序和手續(xù)，絕對不能自行其事，更不能先斬后奏。

3、在交往中要通過正式的或非正式的，直接或鑒戒的渠道弄清對方身份，以確定那些該說，那些不該說，以及說到什么程度，防止秘密的泄漏和被竊取。

4、對于探聽文件內(nèi)容的人，可以假裝不知道或轉(zhuǎn)移話題。

5、以禮拒絕，在交往場合下，為了不損害友誼，要以禮拒絕。

10、請簡述秘書強化信息運用效果的方式。

答：1：切中需要，秘書掌握了大量信息，必須針對信息客體的實際需要，準確的給予，盡可能提高信息運用的命中率。秘書提供信息，首在準確、有效。要使傳輸?shù)男畔⑶兄行畔⒖腕w的實際需要，所供給所求。次在信息量適中，所提供的信息不夠不行，不便信息客體比較。判斷，但也并非多多益善，過多果籃的信息，往往會使信息客體陷于材料堆中，困惑不定，費時費事。

2、全面有效，秘書調(diào)研信息貼別是運用提供信息，要具有辯證的廣義的有效信息觀，針對可能的需要，全面但要恰當?shù)墨@取、貯存各具潛在用處的信息，切中實用的，也要恰當?shù)娜ト娴倪\用，提供廣義有效信息，充分發(fā)揮在握的職能信息的各種作用。

3、及時溝通，任何信息要起作用，關(guān)鍵在于能及時運用。其價值與其被運用時效成正比效應。再有價值的信息，錯過運用時機，則過期作廢。玉樹運用所掌握信息，也就的高度注意其運用的失效特征。秘書一旦獲取有效信息，五筆立即加以鑒別，清楚其價值，明確其需要對象，判明其運用時效；與機關(guān)關(guān)系重大、運用失效明顯的有效性信息，務須迅速輸達，若其需要對象是機關(guān)領導，就更應立即傳達，千萬不可錯失運用時機。

4、綜合開發(fā)，秘書的綜合職能，決定秘書會賬務帶綜合性的多方位信息，信息量是會相當大的。綜合運用，一是利用同一信息，側(cè)重點不同的提供個需要對象，多方面的發(fā)揮其參考作用，二是善于講多種表面無關(guān)、實際有關(guān)的信息組合運用，綜合獲取并提供新的信息。開發(fā)運用，一指深入把握信息，不浮于表象，獲取并提供從現(xiàn)象到本質(zhì)的更是價值的信息。二是從參謀職能出發(fā)，尤其是想領導提供信息時，既提供客觀情況，同時陳述自己的看法、建議，以使領導提供信息時既提供客觀情況，同時陳述自己的看法建議，以使領導獲得更多一些，更深刻一些的信息參考。

11、請結(jié)合個人工作實際，簡要介紹某此重大會議是如何組織安排的？

答：所謂重大回憶是指內(nèi)容重要、規(guī)模較大、時間較長的會議。召開這種會議往往有完整的過程與程序，一般可以分為三個階段。

1、會前準備階段

為使會議達到預想的效果，事前事做好充分的準備，倉促的開會，不僅會拖長會議時間，而且還會影響會議的效果。會前的準備工作有：1，了解、掌握有關(guān)情況，確定會議主題，民卻通過開會要解決什么問題。2，起草文件材料，組織發(fā)言文稿，會上分發(fā)討論的材料要準備好人手一冊。3，確定并通知開會對象，要把會議的內(nèi)容、時間、地點、對象和注意事項通知給有關(guān)單位和個人，使有關(guān)單位和個人及早做好準備。4，做好行政性的事務準備工作。除布置好會場外，還要事物安排好與會人員的接待工作，包括交通、食宿、醫(yī)療和參觀訪問等。

2、會議進行階段

1，會議開始后，首先要檢查、核對與會人員，特別是立法法制性的會議，還要進行代表資格審查，發(fā)現(xiàn)問題要采取措施，妥善安排。2，匯總情況，編寫簡報。匯總請款共包括分組討論情況，整理提案，送給大會主席團或提案審查委員會。編寫會議簡報，要少而精，供領導掌握會議進程和存在的問題，一邊及時部署工作，使會議健康發(fā)展。

3、做好會議記錄，包括大會報告、小組發(fā)言等。

3、會議結(jié)束階段

1，收有關(guān)文件。根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的匯總，做到會內(nèi)會外有別。

2、整理會議記錄，根據(jù)會議需要，形成大會決議或會議紀要。3，立卷歸檔。把會議過程中的一整套材料，包括通知、領導報告、各種文件、簡報、群眾來信、報刊上的有關(guān)報道等都要進行分類立卷，最后歸檔。

12、請您結(jié)合個人工作單位情況，從接待工作的程序、方法、禮儀等視角出發(fā)，簡要分析一次接待工作中的優(yōu)點和存在的不足（可以是自己組織、參與的，也可以是自己知曉的；一般接待、內(nèi)部接待、外事接待三者選一個即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下幾個步驟：

（一）收集來賓情況，判斷來訪用意。獲取來訪者的情況和意圖，是做好接待工作的基礎。

（二）擬定接待方案。重要的接待都應擬定接待方案，作為接待工作的依據(jù)和指南。

（三）準備接待材料。重要的接待活動，要求秘書人員準備有關(guān)文字材料，如匯報材料、發(fā)言材料、參考材料。歡迎詞、祝酒詞、答謝詞、協(xié)議書、會議紀要、接待簡報、視察紀要等。

（四）組織雙方活動。接待方案經(jīng)主客雙方同意后，秘書人員要據(jù)此加以精心組織實施。

（五）處理善后工作。一項接待活動結(jié)束后，秘書人員還要主動做好善后工作，如總結(jié)本次接待工作的經(jīng)驗、教訓、向領導者進行報告，結(jié)算有關(guān)費用，對接待中的文字材料進行處理和立卷、歸檔等。

13、請簡述接待來訪的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、熱情大方。對于來訪的客人，秘書人員都要熱情、誠懇，以禮相待，使其有一種賓至如歸的感覺。對于來訪者的正當要求，應盡量地予以滿足，不能滿足的也要講明情況和理由，力求取得對方的理解。

2、細致周到。接待工作無小事，必須有認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度和細致、周到的作風。秘書人員要處處替來賓著想，時刻關(guān)注來賓的需要，為來賓作出周到的安排，使其感到方便和滿意。

3、確保安全。確保接待中的安全，是接待工作的重要任務之一，也是接待工作必須堅持的重要原則。尤其是高層人士的政事來訪，保證安全和保守秘密就更顯重要。

4、儉省節(jié)約。接待是一項消費型的事務活動，接待者不僅要投入人力，還要投入物力和財力。秘書人員在接待工作中要精打細算，厲行節(jié)約，抵制那種講排場、擺闊氣、奢侈鋪張、大吃大喝的陳規(guī)陋習，抵制各種不正之風的侵襲。

5、內(nèi)外有別。內(nèi)外有別是指在接待中要注意本系統(tǒng)內(nèi)和本系統(tǒng)外、黨內(nèi)和黨外、國內(nèi)來賓和國內(nèi)來賓有所區(qū)別。特別是在外事接待中，既要做到熱情友好、尊重對方、文明禮貌，又要嚴格按照國家有關(guān)政策和規(guī)定辦事，內(nèi)外有別，嚴守紀律。

秘書工作的作用：

一、參謀助手作用

二、溝通協(xié)調(diào)作用

三、督促檢查作用

四、信息反饋作用

五、中介樞紐作用

秘書在實踐中運用對立統(tǒng)一原理應注意：

1、隨機參與，提出參謀建議，輔佐決策，參與政務，一般是隨機性的，在實際工作中，秘書與領導在一起工作，對領導的工作意圖、工作內(nèi)容、工作方式、工作態(tài)度和工作能力等都十分了解，同時也了解問題發(fā)生、發(fā)展的始末，這就有利于秘書隨時發(fā)現(xiàn)問題，相繼提出意見和建議。這樣，發(fā)現(xiàn)問題及時，協(xié)助領導解決問題也就比較迅速。

2、務實與超前，要處理好秘書活動中被動與主動的關(guān)系，必須在實際工作中既要注重務實求真，準確的了解現(xiàn)狀，又要注重分析各方面的變化和發(fā)展，把握未來發(fā)展的態(tài)勢，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，優(yōu)秀的秘書應當具備“T”型能量，也就是既要有橫向比較廣闊的綜合知識能量，又要有總想頗為深厚的專業(yè)知識方面的能量。運用廣泛的社會科學與自然科學知識得以綜合各方面的全面情況，運用比較深厚的專業(yè)知識，才能熟練地完成本職工作任務。

4、同步與異步，秘書必須為領導工作提供公務服務，既要聽命于領導，充當其助手；又要隨時提出勸諫發(fā)揮參謀作用。

5、開發(fā)與控制，秘書職能活動既要把秘書的決策指令透徹的傳遞給各組織成員，又要保守機密。既是對外聯(lián)系的窗口與門戶，又要保存機密材料，做到守口如瓶。

關(guān)于“七·一”計劃組織各支部書記及成員參觀西柏坡的請示

今年恰逢中國共產(chǎn)黨建黨九十周年，為進一步推動對黨史知識的學習研究，增進對革命先輩優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承發(fā)揚，增強黨員群眾的黨性修養(yǎng)和政治覺悟，計劃在“七〃一”期間組織各支部書記及成員參觀西柏坡，旨在通過此次參觀學習，增強專業(yè)聯(lián)系社會、理論聯(lián)系實際的能力。特此請示單位主管領導批準前行。

以上請示妥否，盼復。

中高層管理著召開半年會的通知

第三篇：北大行政管理：秘書學與秘書工作

1、請簡述秘書工作的原則及發(fā)展趨勢。

答：原則：

1、準確原則，是對秘書工作的質(zhì)量要求。

2、及時原則，是對秘書工作的效率要求。

3、嚴謹原則，是對秘書工作的作風要求。

4、同步原則，是對秘書工作的態(tài)度要求。

5、保密原則，是對秘書工作的紀律要求。

發(fā)展趨勢：

1、指導思想上的發(fā)展，新時期秘書工作的指導思想是:圍繞“一個基本任務”，當好參謀助手，做好“三個服務”，即以鄧小平同志建設有中國特色社會主義理論和黨的基本路線為指針，為領導工作服務，為同級和上下級機關(guān)服務，為人民群眾服務。

2、工作方式上的發(fā)展，新時期的秘書工作，在工作方式和工作方法上出現(xiàn)了

“四個轉(zhuǎn)變”，也就是四個方面的發(fā)展，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理;從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃铡?/p>

3、工作內(nèi)容上的發(fā)展，新時期的秘書工作內(nèi)容有了新發(fā)展。突出地表現(xiàn)在“四

個強化”上，即輔助決策的強化，信息工作的強化，協(xié)調(diào)工作的強化，督查工作的強化。

4、管理模式上的發(fā)展，新時期秘書工作的管理模式，開始由經(jīng)驗型向科學型

轉(zhuǎn)化。群書工作的“三化”，即規(guī)范化、制度化和科學化，就是這種轉(zhuǎn)化的重要標志。

5、辦公手段上的發(fā)展，在新技術(shù)革命的推動下，秘書工作的辦公手段也發(fā)生

了重大的變化，即以電子計算機為主的現(xiàn)代化辦公設備，開始進入秘書機構(gòu)，己經(jīng)或正在替代手工操作的辦公設備和辦公技術(shù)。

2、請結(jié)合個人工作實際，闡述秘書所必備的知識結(jié)構(gòu)。

答：必備的知識結(jié)構(gòu)：

1、基礎知識：秘書應具有的基礎知識分為兩方面:一方面是社會科學基礎知識，即一定水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識;另一方面是自然科學知識。即物理、化學、數(shù)學、生物等自然科學方面的知識，以及一些工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科技常識。

2、專業(yè)知識：專業(yè)知識包括兩個方面:一方面是作為所有秘書人員都應具有的秘書業(yè)務知識，包括:公文和應用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，調(diào)查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，資料工作和信息科學知識，保密工作知識等。另一方面是秘書人員所在工作部門的專業(yè)知識，如在政府機關(guān)部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)部門工作的必須具有企業(yè)管理知識，其他處在文藝、體育、教育、軍事、外事、科學、出版、醫(yī)療等等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員應分別具有各自的專業(yè)基礎知識。專業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的基本層次。

3、這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次。有經(jīng)濟學、法學、社會學、心理學、公共關(guān)系學、傳播學、領導科學、統(tǒng)計學、計算機科學等。

3、請根據(jù)書中闡述的秘書性格要求，分析您自身性格特點的優(yōu)、劣勢，對于劣勢打算如何改進？

答：秘書的性格要求有：

1、開朗。具有樂觀飽滿的情緒，善于接受復雜而艱巨的工作任務而無抱怨之心和牢騷之言。

2、敏捷。思想敏捷，對事物敏感，易于接受，善于分析。動作敏捷，做事干凈利落。

3、穩(wěn)鍵。遇事細心，觀察細致，考慮周詳。辦事穩(wěn)當，不冒失從事，也不敷衍了事。

4、堅毅。做事要有百折不回、堅持到底的勇氣和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、機靈、學識、風趣的綜合表現(xiàn)，而不是油腔滑調(diào)或開低級庸俗的玩笑，更不是對別人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培養(yǎng)和提高自制力。在不同場合、不同情景、不同對象面前要善于選擇和控制自己的情緒和行為方式。

由于自己的年齡可能還是偏小，所以感覺上自己的穩(wěn)健度不夠，辦事還是不能夠考慮周詳，有時候在自己情緒低落的時候還會出現(xiàn)敷衍了事的心理。將來要在生活中不斷地鍛煉自己的穩(wěn)健。

4、請簡述秘書工作能力的結(jié)構(gòu)。

答：能力結(jié)構(gòu)有：

1、表達能力：就是通過言語、文字和行為等形式溝通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三種形式，（1）口頭表達能力。（2）書面表達能力。（3）行為表達能力。

2、辦事能力：就是秘書人員有效地處理各種日常工作的本領。

3、管理能力：秘書管理能力有以下幾方面，（1）輔助決策能力。（2）輔助計劃能力。

（3）輔助溝通能力。（4）輔助協(xié)調(diào)能力。（5）輔助控制能力。

4、應變能力：就是適應變化著的環(huán)境和事物完成原定任務的本領。適應社會環(huán)境的變化，即現(xiàn)實社會發(fā)生了變動，秘書要盡快適應之;適應地域環(huán)境的變化，即當自然地域發(fā)生了變動，秘書要.盡快適應之;適應職業(yè)環(huán)境的變化，即當從事的工作發(fā)生了變動，秘書要盡快適應之;適應崗位環(huán)境的變化，即當工作的分工發(fā)生了變動，秘書要.盡快適應之;適應事物環(huán)境的變化，即當某一事態(tài)變化或出現(xiàn)突發(fā)性事件時，秘書要.盡快適應之。

5、社交能力：就是與他人進行社會交往的本領。

6、操作能力：就是掌握和使用語工作有關(guān)的設備、工具和技術(shù)的要領。

5、請簡述秘書參謀決策的方法。

答：參謀方法有：

1、預測性參謀，是秘書根據(jù)各方面的信息資料，把握住事物發(fā)展的客觀規(guī)律，對組織未來的狀況加以描述，并針對未來發(fā)展的狀況，提出相應的策略供領導人參考。

2、跟蹤性參謀：是指秘書人員隨著計劃實施的過程，在各個實施環(huán)節(jié)、步驟中，追蹤發(fā)前問題，分析問題，進行參謀咨詢。

3、進諫性參謀：是指秘書就組織管理中存在的某些問題，向領導人提出規(guī)勸或建議，或者提出問題，引起領導人重視后，再提供咨詢。

4、提供資料性參謀：當領導由于信息資料不足，出現(xiàn)處理問題失誤，或雖有正確的辦法，但沒有充足的依據(jù)難下決斷時，秘書可采取提供資料性參謀，讓領導人根據(jù)大量準確的信息資料，修改錯誤或?qū)φ_地計劃早下決斷。

輔助決策方法：

1.決策前服務式輔佐，為領導決策前做準備，提供各方面服務。

2.決策形成中協(xié)助式輔佐，秘書在形成決策的過程中，不是主持者和表決者，而是重

要的協(xié)助者。

3.決策執(zhí)行中協(xié)調(diào)式輔佐，在決策執(zhí)行中，秘書是重要的協(xié)調(diào)者，輔佐決策按計劃實

施。

4.決策效果評估中借鑒式輔佐：秘書既參與擬定決策計劃，又參與決策實施的全過程，還要參與決策效果的評估。

6、請述秘書溝通協(xié)調(diào)的特點和方法。

答：協(xié)調(diào)的特點：

1.非權(quán)力支配性，在管理體系內(nèi)，秘書沒有待掌法定的支配權(quán)力。

2.非職責限定性，沒有確定的職責范圍的限定。

3.非確定地為性，秘書溝通協(xié)調(diào)，具有非職責限定性，因而也就沒有確定的地位。

4.認同疏導性，不能用直接強制手段，而是從信息溝通、感情溝通、加以疏導。協(xié)調(diào)的方法：

1.溝通化解矛盾。2.變通淡化矛盾。3.融合緩解矛盾。

7、請簡述秘書活動特征中間接效益原理及其運用。

答;秘書間接效益原理，體現(xiàn)在以下幾個方面:

1、鋪墊性效應：秘書的職能活動，通常是為領導人或機關(guān)其他部門及人員的工作提供服務，或為其決策作好準備，或為其了解問題實質(zhì)，尋求解決的辦法調(diào)查研究，或為其決策的徹底實施檢查督辦，或為工作順利進行提供必要的事務服務，或為其傳達決議精神操辦會議事務等等。

2、傳播效應：根據(jù)秘書活動間接效益原理，秘書在日常信息溝通工作中，要注意傳播效應。

3、督策效應：秘書沒有掌管指揮控制的權(quán)力，但其有效的職能活動，能夠產(chǎn)生一定的督策

效應。

4、職能協(xié)同效應：秘書的公務活動，在組織整體運轉(zhuǎn)中，能促進各職能系統(tǒng)的協(xié)同配合，發(fā)揮職能協(xié)同效應。

8、請簡述公文辦理的要求。

答：公文辦理的要求有：

1.準確無誤：表現(xiàn)在以下幾方面，（1）工作內(nèi)容準確。（2）工作方向要準確。（3）

工作方式要準確。

2.講究實效：從以下幾方面著手，（1）強化時間觀念。（2）縮短運轉(zhuǎn)周期。（3）

簡化辦文程序。

3.安全保密：有兩層含義，一是要保證經(jīng)辦的文件完整無缺、無損，做到不丟失、不損壞，這就是安全的意思。二是要嚴格遵守公文管理的保密規(guī)定，做到泄密，不失密，這就是保密的意思。

4.統(tǒng)一管理：做到以下幾個方面：（1）統(tǒng)一于秘書部門。（2）統(tǒng)一于公文法規(guī)。

9、根據(jù)個人理解，請述秘書人員如何做到保密（至少談5點）？

答： 熟記范圍；牢記保密的范圍，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟記并記住

秘密的范圍。

按章辦事：由于秘密關(guān)系到國家和集體的利益，凡需要對外公開的事項，包括解密和降密，都必須按照制度辦事，履行規(guī)定的程序和手續(xù)，絕不可自行其事，更不可先斬后奏。

弄清身份：秘書人員要同各種人交往，包括同外賓交往。為了知密不泄。秘書在交往中要通過正式的或非正式的，直接或間接的渠道，首先弄清對方的身份，以使確定哪些該說，哪些不該說，以及說到什么程度，嚴防秘密的泄露和被竊。

判斷用意：在社會交往中，交往雙方的行為都受到交往目的支配，秘書人員要通過觀察與分析，準確判斷對方來訪的真正用意。如果察覺對一方旨在試探秘密，套取情報，秘書就要及時采取對策，防止落入圈套。

以禮拒絕：對于秘書事項，秘書一般應公開告對方不能打聽，不能閱讀，不能參觀，不能介紹，不能拍照。但是，在某種交往關(guān)系和場合下，為了不損害友誼，常常要以禮拒絕。拒絕的方法有:直言、謝絕、婉言謝絕、托辭謝絕等。

佯假不知：探聽秘密的人，有些是秘書的朋友、親屬、同學、同鄉(xiāng)等。為了不使對方、產(chǎn)生誤會，秘書可假裝不知，或轉(zhuǎn)移話題等。

10、請簡述秘書強化信息運用效果的方式。

答：

1、切中需要：秘書掌握了大量信息，:必須針對潔息客體的實際需要，準確地給予，盡可能提高信息運用的命中率。此乃作為信息主體的秘書。擴大運用效果、發(fā)揮信息有效性的基點。秘書提供信息，首在準確、有效。要使傳輸?shù)男畔⑶兄行畔⒖腕w的實際需要，所供即所求。次在信息量適中，所提供的信息不夠不行，不便信息客體比較、判斷，但也并非多多益善，過多過濫的信息，往往會使信息客體陷于材料堆中，困惑不定，費時費事。

2、全面有效：秘書運用信息，就是向信息客體傳輸起正面作用的絕對有效信息，排除絕對的無效信息以至干擾信息。然而，向秘書索取信息者，在不少情況下，并非只需要這種絕對有數(shù)信息。亦如進行決策活動的領導，他當然首先需要絕對有效信息，但是，進行正確決策的規(guī)律，還令他同時需要某些相關(guān)的無效信息以至干擾信息，用以開闊思路，進行反證比較，排除不利因素，作出預后安排，力保決策的全面、正確、周密和可行。從這個意義上講，這種起反證比較作用的無效信息或者干擾信息，相對而言，又可謂有效信息或說有用信息了。因此，秘書調(diào)研信息特別是運用提供信息，要具有辯證的廣義的有效信息觀，針對可能的需要，全面但要恰當?shù)孬@取、貯存各具潛在用處的信息，切中實用地，也要恰當?shù)厝ト孢\用，提供廣義有效信息，充分發(fā)揮在握的職能信息的各種作用。

3、及時溝通：任何信息要起作用，關(guān)鍵在于能及時運用。其價值與其被運用時效成正比效應。再有價值的信息，錯過運用時機，則過期作廢。秘書運用所握信息，也就得高度注意其運用的時效特征。秘書一旦獲取有效信息，務必立即加以鑒別，清楚其價值，明確其需要對象，判明其運用時效;于機關(guān)關(guān)系重大、運用時效明顯的有效信息，務須迅速輸達，若其需要對象是機關(guān)領導，就更應立即.傳達，千萬不可錯失運用時機。

4、綜合開發(fā)：秘書的綜合職能，決定秘書會掌握帶綜合性的多方位信息，信息量是會相當大的。綜合運用，一指利用同一信息，側(cè)重點不同地提供各需要對象，多方面地發(fā)揮其參考作用。二指善于將多種表面無關(guān)、實際有關(guān)的信息組合運用，綜合獲取并提供新的信息。開發(fā)運用，一指深入把握信息，不浮于表象，獲取并提供從現(xiàn)象到本質(zhì)的更是價值的信息。

11、請結(jié)合個人工作實際，簡要介紹某此重大會議是如何組織安排的？

答：如科級干部述職大會：

1.會前準備階段：確定會議主題為“科級干部述職大會”，通過開會進行干部述職演講，再通知的階段中，給每個需要述職的人員一個述職PPT模板，進行述職報告制作。

2.會議進行階段：在開會的前五分鐘，進行人員簽到與核查未簽到人員。調(diào)整好述職

所需設備，然后根據(jù)已做好的述職順序名單，進行干部述職。

3.會議結(jié)束階段：大會后，將科級干部的述職材料進行收集匯總。將領導干部的評分

表進行保密裝訂后進行統(tǒng)計。

12、請您結(jié)合個人工作單位情況，從接待工作的程序、方法、禮儀等視角出發(fā)，簡要分析一次接待工作中的優(yōu)點和存在的不足（可以是自己組織、參與的，也可以是自己知曉的；一般接待、內(nèi)部接待、外事接待三者選一個即可）。

答：接待是一項細致而重要的公關(guān)工作。一個組織或單位在他人心中第一印象的好壞，往往看初次接待工作是否做的細致到位。

準備了四天的陜汽集團接待工作已經(jīng)結(jié)束，由于其中變數(shù)太多，加之初次面對如此重要的接待任務，很多方面都考慮不周，缺乏突發(fā)事件的應對能力，因此，很有必要對這次活動做一個總結(jié)，以便在以后的接待事務中，吸取教訓，使我們準備的更周到，做的更好。首先，我們應該擬定整體接待方案，列出方案的主要幾大部分。其中包括：訪問目的、來訪人員名單、接待人員名單、日程安排、會議及訪問參觀具體內(nèi)容、其他相關(guān)事宜及聯(lián)系人聯(lián)系方式、兩地近期天氣情況等。

第二，對整體方案各環(huán)節(jié)的每個細節(jié)做詳細描述和分工，整理成文發(fā)給每位工作人員，使他們做到心中有數(shù)，各負其責。每人對于自己管轄和負責的事項從開始準備到最后結(jié)束都要全程跟進，不得疏忽。無論是接站時車上預備的應急藥品和礦泉水，還是引導入住時的鮮花和歡迎辭，我們要從這些細節(jié)上讓客人感受到我們的熱情和細心。

第三，要做到團隊之間相互幫助，與其他相關(guān)單位和部門密切合作。沒有完美的個人，只有完美的團隊。一個人的思想和力量是有限的，團隊之間各成員應積極主動互相配合，隨時保持聯(lián)絡，出現(xiàn)問題及時想辦法解決，不應相互埋怨，推卸責任。同時，還要注意加強跟其他相關(guān)單位和部門的聯(lián)系和溝通，希望得到他們的協(xié)助和配合，完善我們的接待工作。第四，物品的購買和接待宣傳材料的設計應先征集大家的意見，確定好樣式和內(nèi)容之后

再去購置和制作，同時要注意在保證整體效果的前提下節(jié)約成本，減少開支。

第五，接待過程中如果遇到突發(fā)事件和緊急情況，不要慌張，盡量不要擅自處理，應及

時向領導反應，征求意見，妥善解決。

通過這次接待活動，使我了解了更多接待禮儀，提高了自身的綜合素質(zhì)，讓我充分認識

到溝通與合作的重要性，為今后的接待工作積累了寶貴的經(jīng)驗

13、請簡述接待來訪的基本要求。

答：1.熱情大方：對于來訪的客人，秘書人員都要熱情、誠懇，以禮相待，使其有一種賓至如歸的感覺。對于來訪者的正當要求，應盡量地予以滿足，不能滿足的也要講明情況和理由，力求取得對方的理解。在接待中既要講求禮儀，又要注重實效，做到禮儀周到而不繁瑣，接待熱情而不鋪張。秘書在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得體，以自己的努力，樹立“門好進，臉好看，話好聽，事好辦”的良好風氣。

2、細致周到：接待工作無小事，必須有認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度和細致、周到的作風。秘書人員要處處替來賓著想，時刻關(guān)注來賓的需要，為來賓做出周到的安排，使其感到方便和滿意。

3、確保安全：確保接待中的安全，是接待工作的重要任務之一，也是接待工作必須堅持的重要原則。尤其是高層人士的政事來訪，保證安全和保守秘密就更顯重要。安全包括住地安全、交通安全和飲食安全等;保密包括會談保密、文件保密和活動安排保密等。秘書人員要有強烈的安全和保密意識，以確保接待工作的順利進行。

4.儉省節(jié)約：接待是一項消費型的事務活動，接待者不僅要投入人力，還要投入物力和財力。秘書人員在接待工作中要精打細算，厲行節(jié)約，抵制那種講排場、擺闊氣、奢侈鋪張、大吃大喝的陳規(guī)陋習，抵制各種不正之風的侵襲。

5、內(nèi)外有別：內(nèi)外有別是指在接待中要注意本系統(tǒng)內(nèi)和本系統(tǒng)外、黨內(nèi)和黨外、國內(nèi)來賓和國外來賓有所區(qū)別。特別是在外事接待中，既要做到熱情友好、尊重對方、文明禮貌，又要嚴格按照國家有關(guān)政策和規(guī)定辦事，內(nèi)外有別，嚴守紀律。

第四篇：秘書學作業(yè)答案3

秘書學平時作業(yè) 3 注：答案內(nèi)容如有錯誤，請自行修正。制作人：萬永忠

二、作業(yè)內(nèi)容

（一）名詞解釋：

1、“三服務”P141

答：“三服務”是秘書工作的宗旨，本著準確、簡潔的原則應該表述為：為領導工作服務、為各部門和所管轄地區(qū)或下級單位服務、為人民群眾服務。

2、問卷調(diào)查P157

答：問卷調(diào)查就是根據(jù)調(diào)查內(nèi)容設計出相應的便于回答的問題（以選這題為主），交給被調(diào)查者填寫，然后集中統(tǒng)計、分析，以獲得所需要的數(shù)據(jù)和情況。

3、民意測驗P157

答：民意測驗是專門為了解公眾對某一特定事物的評價或態(tài)度所作的問卷調(diào)查，它和一般問卷調(diào)查的差別在于調(diào)查項目的單一性。

4、崗位責任制P179

答：崗位責任制就是根據(jù)組織的總?cè)蝿眨鞔_規(guī)定并公布每個部門、每個崗位的職責權(quán)限，并定期進行考核、檢查和獎懲的一種工作制度。

5、職業(yè)道德P194 答：職業(yè)道德是人們在職業(yè)活動中遵循的行為準則。秘書的職業(yè)道德是秘書在履行公務的活動中應遵循的行為準則。

6、能力P214 答：廣義的“能力”是指一個人成功地完成某種活動所必需的主觀條件?？梢苑譃槿齻€層次：一般能力、業(yè)務能力、操作技能。

狹義的“能力”專指業(yè)務能力，即一個人能勝任某項具體工作或完成某項任務的主觀條件。

(二)簡答題：

1、秘書工作的宗旨是什么？P141

答：秘書工作的宗旨是：為領導工作服務、為各部門和所管轄地區(qū)或下級單位服務、為人民群眾服務，簡稱“三服務”。

秘書學平時作業(yè)3第1頁（共8頁）

2、明確秘書工作宗旨的意義是什么？P142 答：將“三服務”確定為秘書工作的宗旨，主要是強調(diào)秘書工作的輔助性，幫助秘書人員提高服務意識，端正服務態(tài)度，培養(yǎng)奉獻精神；其次是強調(diào)秘書工作服務對象的廣泛性，明確服務對象除“頂頭上司”外，還有各部門和下級單位，還有廣大群眾。

3、秘書工作的原則是什么？P143-144 答：秘書工作有以下六條原則：（1）守法遵紀原則（2）求真務實原則（3）超前服務原則（4）服從大局原則（5）團結(jié)協(xié)作原則（6）聯(lián)系群眾原則4、5、秘書工作的基本要求是什么？P147 簡述秘書人員必須牢記并嚴格遵守的保密紀律“十不準”。P151 答：秘書工作的基本要求是主動、高效、準確、保密。

答：（1）不該說的秘密，絕對不說。

（2）不該問的秘密，絕對不問。（3）不該看的秘密，絕對不看。（4）不該記錄的秘密，絕對不記錄。（5）不在非保密本上記錄秘密。（6）不在私人通信中涉及秘密。

（7）不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論機密。（8）不在不利于保密的地方存放機密文件、資料。

（9）不在普通電話、明碼電報、普通郵件、普通信息網(wǎng)上傳達機密事項。（10）不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

6、秘書確定工作方法的原則有哪些？P155 答：秘書在確定工作方法是要遵循以下原則：（1）合法性原則；（2）科學性原則；（3）適應性原則；（4）靈活性原則。

7、調(diào)查的方法有哪些？P156 答：調(diào)查的方法有以下幾種：（1）現(xiàn)場觀察；（2）個別訪談；（3）開調(diào)查會；

（4）問卷調(diào)查和民意測驗；

秘書學平時作業(yè)3第2頁（共8頁）

（5）統(tǒng)計調(diào)查；（6）專家咨詢和論證

8、對調(diào)查材料和其他信息進行研究的方法有哪些？P158 答：對調(diào)查材料和其他信息進行研究的方法主要有：（1）歸納和演繹；（2）比較和分類；（3）分析和綜合；

（4）定量研究和定性研究；（5）系統(tǒng)研究的方法；

9、協(xié)調(diào)的方法有哪些？P161 答：常用的協(xié)調(diào)方法主要有：（1）文件協(xié)調(diào)法；（2）會議協(xié)調(diào)法；（3）信息交流法；（4）組織協(xié)調(diào)法；（5）個別溝通法。

10、簡述受意和傳達的方法。P165 答：受意就是接受指示、領會領導的意圖。秘書在接受指示的時候，要高度集中注意力，結(jié)合領導表情和語調(diào)，準確判斷領導的用意，并且要認證做好記錄，記下指示要點，接受指示后要盡按指示落實有關(guān)事項。

傳達是指秘書將領導者的指示或意見轉(zhuǎn)告有關(guān)人員，通常用口頭方式（電話或直接電話）傳達。秘書在傳達領導意見時，不可摻雜自己自作聰明的理解和隨意發(fā)揮，應盡量做到準確無誤，必要時刻根據(jù)記錄“照本宣科”。

11、簡述引見和擋駕的方法。P166 答：對預約的來訪者，秘書應按照一般接待程序熱情接待，對于重要來客，應到單位大門口或預定地點迎接，必要時領導也應前往迎接；

對于事先沒有預約的求訪者，秘書應禮貌問清來訪者身份與目的，初步確定有無必要引見給領導，如無必要引見，應當態(tài)度和藹說明領導正忙于工作或外出，如拿不定主意可以請示領導后再行處理。

擋駕的目的是使領導工作少受干擾，絕不能擋住了兩道與群眾之間的聯(lián)系。

12、秘書工作的管理應該建立哪些制度？P178 答：秘書工作的管理應該建立如下制度：

（1）目標管理制度（2）崗位責任制度（3）廉政建設制度（4）請示報告制度（5）具體工作制度

秘書學平時作業(yè)3第3頁（共8頁）

13、簡述辦公室主任的工作藝術(shù)。P183 答：

一、立足全局，統(tǒng)籌安排。辦公室主任要胸有全局，要站在領導的角度來統(tǒng)籌安排頭緒繁多的事物。

二、突出重點，抓大放小。辦公室主任要把自己的工作重點放在直接為領導決策服務的工作上，而對于常規(guī)的業(yè)務工作或日常事務性工作，可以放手讓一般秘書去做。

三、知人善任，人盡其才。辦公室主任應該根據(jù)各人特點，用其所長，避其所短，熟悉部下的實際才能和業(yè)務特長，并根據(jù)他們的特長安排相應的工作。

四、嚴于律己、寬以待人。辦公室主任只有嚴格要求自己，才能為部下做出表率，主動承擔責任，而不是將錯誤都推到部下身上，在處理上要盡量寬容。

五、以人為本，關(guān)心下屬。辦公室主任要關(guān)心、愛護部下，積極幫助下屬解決實際困難，與部下融洽關(guān)系，成為部下的“知音”。

14、簡述秘書應該具有的工作作風。P201 答：秘書應該具有的工作作風概括為“五要五忌”：（1）要任勞任怨，忌患得患失（2）要勇于負責，忌互相推諉（3）要雷厲風行，忌拖拉磨蹭（4）要一絲不茍，忌粗枝大葉（5）要井然有序，忌雜亂無章

15、秘書必須具備哪些基礎知識？P208 答：秘書必須具備以下基礎知識：

（1）哲學常識

（2）政治、法律、社會常識（3）經(jīng)濟學常識（4）文學、藝術(shù)常識（5）歷史、地理常識（6）自然科學常識（7）數(shù)學常識（8）計算機常識

16、秘書應具有哪些業(yè)務能力？P218 答：秘書應具有以下業(yè)務能力：（1）書面表達能力；（2）口頭表達能力；（3）信息處理能力；（4）協(xié)調(diào)和社交能力；（5）獨立辦事能力；

17、現(xiàn)代秘書需要掌握的操作技能主要有哪些？P221 答：現(xiàn)代秘書需要掌握的操作技能主要有：（1）文字處理技術(shù)；（2）現(xiàn)代通訊技術(shù)；（3）計算機及網(wǎng)絡技術(shù)；（4）現(xiàn)代辦公設備的使用和保養(yǎng)技術(shù)；（5）汽車駕駛技術(shù)；（6）書法和快速記錄的技術(shù)；

秘書學平時作業(yè)3第4頁（共8頁）

（三）論述題：

1、秘書工作的宗旨是什么？明確秘書工作宗旨的意義是什么？ 答：秘書工作的宗旨是：為領導工作服務、為各部門和所管轄地區(qū)或下級單位服務、為人民群眾服務，簡稱“三服務”。

將“三服務”確定為秘書工作的宗旨，主要是強調(diào)秘書工作的輔助性，幫助秘書人員提高服務意識，端正服務態(tài)度，培養(yǎng)奉獻精神；其次是強調(diào)秘書工作服務對象的廣泛性，明確服務對象除“頂頭上司”外，還有各部門和下級單位，還有廣大群眾。

2、舉例說明秘書應該怎樣向領導請示、匯報工作？P164 答：首先，必須明確請示和匯報的內(nèi)容。秘書請示的應是自己難以處理或無權(quán)處理的事項，請求領導給予指示或授權(quán)。常規(guī)工作或自己職權(quán)范圍內(nèi)的事項無需請示。秘書主動匯報情況，要區(qū)分輕重緩急，注意不要干擾領導的工作和休息。

其次，要根據(jù)不同情況采取不同的方式。重大而不緊急的事項，或需要領導授權(quán)批準的事項，應該采取書面的形式；一般是事務性工作，宜多用口頭請示或匯報的方式；緊急的事項，不管是否重要，都只能用口頭方式，其中重大事項在緊急處理后可以補寫書面請示，補辦批復程序，留檔備查。不管采用哪種方式，對于領導的指示或批復，秘書都要留下書面記錄，以便留檔備查。

再次，秘書請示、匯報工作，要注意對口。一般事項想分管該方面工作的直接領導請示、匯報，涉及多方面的綜合性事項則向主要領導請示、匯報，不要多頭請示、交叉請示，否則可能會引起多頭指示，若領導人意見不一，還會是問題復雜化。

最后，不管請示還是匯報，秘書事前都要做好準備，內(nèi)容較多的要有提綱，以使請示、匯報的事項調(diào)理分明。書面請示要堅持一文一事制度，避免一份文間請示多項事務，造成領導批復困難。

3、秘書的職業(yè)道德有哪些？結(jié)合實際談談如何遵守秘書的職業(yè)道德？P194 答：秘書的職業(yè)道德概括為：實事求是、甘當配角、廉潔奉公、平等待人、履約守時、嚴守機密。

－、忠于職守，自覺履行各項職責。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。

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二、服從領導，當好參謀。嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領導的前提下發(fā)揮。不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決策。

三、兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，腳踏實地，密切聯(lián)系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

四、謙虛謹慎，辦事公道。秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見。辦事要公道正派，一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。

五、遵紀守法，廉潔奉公。不假借領導名義以權(quán)謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進行的重要保證。

六、恪守信用，嚴守機密。秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。嚴守機密，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。

七、實事求是，勇于創(chuàng)新。一切從實際出發(fā)，理論聯(lián)系實際，堅持實踐是檢驗真理的唯一標準。秘書工作的各個環(huán)節(jié)都要求準確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發(fā)。勇于開創(chuàng)新的工作局面。不空談、重實干，在思想上是先行者，在實踐上是實干家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。

4、下面是某公司總經(jīng)理秘書某天上班時遇到的十項待辦事務，請從緊急程度、重要程度、所需時間三個方面確定它們的等級，然后按照教材提供的原則排列處理它們的先后順序。

①總經(jīng)理感覺近一段時期各種業(yè)務會議太多,耗去了大量時間,要求秘書擬定一個控制會議次數(shù)和時間的方案。

②今天下午×國汽車銷售商亨德爾先生將來公司商談代理本公司產(chǎn)品在該國的銷售的具體事宜(意向書已于5月上海車展時交換),秘書需做好談判準備工作。

③本市××大學秘書學系欲與我公司建立長期合作關(guān)系,將我公司設為該校秘書專業(yè)學生的“實習基地”,人力資源部問秘書部門是否愿意接納實習生,是否愿意建立長期協(xié)作關(guān)系？

④通知銷售部落實一名業(yè)務骨干(最好是經(jīng)理或副經(jīng)理),后天陪同總經(jīng)理去東北出差。

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⑤發(fā)動機車間一技師的女兒考上了清華大學,昨天已拿到通知書,要以公司總部名義給他打祝賀電話,通知他到財務部領取本公司頒發(fā)的獎學金3000元。

⑥省黨報記者寫了一篇報道國務院總理視察我公司的通訊稿,已發(fā)到電子信箱,要求公司領導過目確認事實,打印件加蓋公章后傳真過去。

⑦總部各部門和各分公司今年新招聘了一批管理人員,將于下周開始進行崗前集中培訓,人力資源部要求總經(jīng)理秘書給新職員開一次公文處理講座。

⑧海爾公司企業(yè)文化顧問×××先生被本市××集團請來做專場企業(yè)文化建設的講座,詢問總經(jīng)理或思想文化部主任是否參加(每人入場費用為350元)。

⑨總經(jīng)理后天要出差大連,需要落實往返機票。

⑩十天后香港劉德華來本市開演唱會,會議組織者來函問本公司是否需要優(yōu)惠集體入場券(60%,每張價90～180元不等),如果不回電,視作自動放棄。

答：

一、先處理⑨，約3分鐘。打電話定機票之所以排在第一，是因為稍微延遲幾分鐘就可能訂不到合適的航班。，二、處理④，約3分鐘。因為此事與⑨直接相關(guān)。

三、處理⑤，約3分鐘。這是不是很重要，也不是非常緊迫，只需打個電話，即辦即了，不會占用太多時間。

四、處理⑧，問總經(jīng)理是否派人參加（建議不派人，因為可以找到相關(guān)書面資料），約3分鐘。

五、處理⑥，將報道稿打印出來交給總經(jīng)理，約需10分鐘，總經(jīng)理

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看稿時間可能稍微長一點。

六、處理②，約需2小時，上午處理完畢。

七、處理⑩，午飯時間問總經(jīng)理，估計總經(jīng)理對此不感興趣，約3分鐘。

八、處理⑦，轉(zhuǎn)告人力資源部，可以請大學教師來主講。此事下午進行。

九、處理③，向人力資源部作出解釋，為保守商業(yè)秘密，本公司不宜接納實習生。此事下午進行。

十、最后處理①，需要詢問專家、搞調(diào)查研究，了解本公司會議狀況及其原因。此事當天無法完成。

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第五篇：秘書學作業(yè)答案2

秘書學平時作業(yè)2

注：答案內(nèi)容如有錯誤，請自行修正。制作人：萬永忠

二、作業(yè)內(nèi)容

（一）名詞解釋：

1、綜合部門

答：綜合部門與辦公室一樣是典型的的秘書機構(gòu)，但綜合部門除承擔組織的全部秘書工作以外，還要承擔該組織主要業(yè)務以外的一切雜物，如機關(guān)的人事工資管理、財務管理等。

2、政策研究室p-79 答：是我國黨政機關(guān)和大型國有企事業(yè)單位設置的一種高級秘書機構(gòu)。

3、領導（者）P-89 答：領導（者）是社會組織中擁有決定權(quán)力并負有明確責任的人，很多時候也用來指起領導作用的集體或機構(gòu)。

4、領導工作p-90 答：領導工作時領導人、領導集體、領導機構(gòu)為實現(xiàn)組織的既定目標所做的工作。

5、決策p-93 答：決策就是人們對未來的實踐活動作出的尋求最理想預定目標的決定。

6、民主決策p-95 答：民主決策是由領導集團通過民主討論最后采取表決方式進行的決策。

7、科學決策p-95 答：科學決策是指領導者依據(jù)全面可靠地信息，充分尊重專家學者的意見，并有嚴格論證程序的決策。

8、領導決策服務p-107 答：領導決策服務是指直接為領導決策（不限于黨政機關(guān)的政治決策，也包括企業(yè)的商務決策）服務的綜合性工作，包括調(diào)查研究、信息工作、參謀咨詢、協(xié)調(diào)工作、督查工作、議案建議、提案工作、文字工作。

9、信息工作p-108 答：信息工作是秘書部門一項重要業(yè)務，包括信息的收集、篩選、分類、加工、輸出、反饋、貯存等程序。

10、文書工作p-112 答：主要是指公文從起草到歸檔或銷毀全過程的處理工作，是秘書部門最重要的秘書學平時作業(yè)2第1頁（共4頁）

業(yè)務之一。

11、會務工作p-114 答：是指直接為召開會或舉行集會服務的工作，從時間看，包括會前準備、會間服務和會后處理三個階段；從內(nèi)容看，包括文字工作個事務工作兩個方面。

12、公共關(guān)系p116 答：公共關(guān)系是一個社會組織運用傳播手段使自身與公眾互相了解、互相適應以達到和諧的一種管理職能。

13、機關(guān)日常事務p117 答：機關(guān)日常事務是指一些專業(yè)性不強、主要依靠經(jīng)驗和責任心來處理的機關(guān)具體事務，主要包括領導日程安排、隨從工作、通訊聯(lián)絡、接待和禮儀、值班和突發(fā)事件處理、印信管理、機關(guān)環(huán)境和辦公條件的管理等。

14、輔助性

答：輔助性是相對于主導性而言的，處于從屬地位，任何情況下多不能越權(quán)行事，只能當好助手和參謀，提供輔助性服務。

15、事務性

答：為一個單位的中心工作或者業(yè)務工作提供的生活、后勤、保障、輔助等服務或基礎性工作。具有長期重復的特點，而非一次性的任務。

(二)簡答題：

1、秘書機構(gòu)的設置原則有哪些？p-72

答：

1、適應性原則；

2、分級管理原則；

3、精簡、高效原則；

4、相對穩(wěn)定原則

2、我國秘書機構(gòu)的名稱有哪些？p76—p83

答：我國秘書機構(gòu)的名稱有：

（1）辦公廳（室）；

2、政策研究室（調(diào)研室、研究室）；

3、信訪辦公室（信訪局）；

4、綜合部；

5、機關(guān)事務管理局；

6、秘書處（科）

2、上級機關(guān)秘書部門如何對下級機關(guān)秘書部門進行工作業(yè)務上的指導？p-84、85 答：

1、制定工作規(guī)范；

2、綜合性業(yè)務培訓；

3、專項性業(yè)務培訓；

4、業(yè)務檢查

5、組織經(jīng)驗交流、現(xiàn)場參觀、外出進行業(yè)務考察

3、領導工作具有哪些特征？p-90、91 答：領導工作具有方向性、主導性、綜合性、全局性四個特征。

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4、現(xiàn)代領導應該具備哪些領導觀念？p-91 答：現(xiàn)代領導應該具備法制觀念、系統(tǒng)觀念、競爭觀念、效益觀念、未來觀念。

5、決策的分類有哪些？p-94、95 答：

1、常規(guī)性決策和非常規(guī)性決策；

2、宏觀決策和微觀決策；

3、民主決策和個人決策；

4、科學決策和經(jīng)驗決策

6、科學決策的原則有哪些？p96 答：

1、信息準全原則；

2、可行性原則；

3、系統(tǒng)性原則；

4、對比優(yōu)選原則

5、動態(tài)原則

7、簡述科學決策的程序。P-97 答：科學決策通常分為發(fā)現(xiàn)存在問題、確定決策目標、擬定備選方案、選擇確定方案、實施完善決策五個程序。

8、領導宏觀管理的主要內(nèi)容有哪些？p100、101 答：

1、組織和用人；

2、計劃和指揮；

3、協(xié)調(diào)和監(jiān)督；

4、教育和培訓

9、秘書常規(guī)業(yè)務有哪些？p112—116 答：

1、文書工作；

2、檔案工作；

3、資料工作；

4、會務工作；

5、信訪工作；

6、保密工作；

7、網(wǎng)站管理；

8、談判事務；

9、公關(guān)工作

10、秘書工作的性質(zhì)是什么？P125 答：秘書學的性質(zhì)概括為輔助性、綜合性、政策性、機要性、事務性。

11、秘書工作的特點有哪些？P129—131 答：

1、被動型與主動性的統(tǒng)一；

2、事務性與思想性的統(tǒng)一；

3、機要性與群眾性的統(tǒng)一；

4、經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一；

5、綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一。

（三）論述題：

結(jié)合實際情況談談秘書工作的作用有哪些？P132

答：秘書工作的作用主要有以下幾種：

秘書學平時作業(yè)2第3頁（共4頁）

（1）助手作用：這是秘書工作最基本的作用。承擔了領導決策和管理中的絕大多數(shù)具體事務，節(jié)省了領導的時間和精力，使領導人能夠集中精力思考大政方針和全局性問題。領導的足跡到哪里，秘書的助手作用就發(fā)揮到哪里。（2）參謀作用：秘書的參謀作用主要體現(xiàn)在為領導的決策提供準確完整的高質(zhì)量信息和決策事項的備選方案上。

（3）協(xié)調(diào)作用：在決策實施過程和宏觀管理中，秘書部門協(xié)助領導，或在領導授權(quán)下對整個組織進行協(xié)調(diào)。例如，領導和員工之間的關(guān)系、各職能部門之間、組織與外界的關(guān)系，都會經(jīng)常出現(xiàn)問題，這就需要及時進行協(xié)調(diào)。（4）督查作用：無論是黨政機關(guān)還是公司企業(yè)，領導決定的事項都需要秘書部門督查工作的跟進，從而保證領導機關(guān)決策目標得以順利實現(xiàn)的必要措施。

（5）信息作用：是秘書部門為領導的決策活動提供準確、全面的信息，在組織系統(tǒng)中起著信息交換站的作用，在黨政機關(guān)的信息網(wǎng)絡中，秘書部門還承擔著向上級領導機關(guān)及時反饋信息的職責。

（6）窗口作用：是指秘書部門在工作中的表現(xiàn)直接關(guān)系到組織和領導的形象。如：發(fā)文格式不對、語言不文明、工作態(tài)度不好等等多會影響到組織形象。（7）保障作用：秘書部門的保障作用指的是秘書部門要為機關(guān)工作的正常運轉(zhuǎn)提供后勤保障服務。

（8）橋梁作用：秘書部門處于領導與職能部門、下級單位之間的額樞紐位置，起著下情上達、上情下達、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁作用。

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