第一篇：記錄和檔案管理程序

記錄和檔案管理程序 目的

為對與檢測過程相關(guān)的記錄和質(zhì)量體系運行記錄進(jìn)行控制，保證對檢測活動的復(fù)現(xiàn)、驗證和追溯，確保記錄（檔案）的安全，制定本程序。范圍

適用于本試驗室各種檢測記錄、質(zhì)量記錄和檔案的管理。職責(zé)

3.1 試驗室辦公室負(fù)責(zé)對記錄實施總體控制，并負(fù)責(zé)做好試驗室記錄的控制和管理。

3.2 試驗室辦公室負(fù)責(zé)做好本試驗室記錄的控制和管理。試驗室質(zhì)量監(jiān)督員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查執(zhí)行。

3.3 所有檢測人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行試驗室的記錄制度，質(zhì)檢工程師負(fù)責(zé)與檢測過程相關(guān)的記錄的標(biāo)識、管理和歸檔。

3.4 檔案管理員負(fù)責(zé)歸檔的記錄的保存、保護(hù)、檢索和處置，協(xié)助做好檔案的保密工作。程序內(nèi)容

4.1 記錄的分類與格式

4.1.1與檢測過程相關(guān)的記錄為技術(shù)記錄，主要包括抽樣（當(dāng)參與抽樣時）、樣品接收和處置、樣品的準(zhǔn)備和原始觀測記錄，儀器設(shè)備購置、自校和使用記錄，檢測過程、計算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)記錄，出具證書（報告）記錄，不合格品處置記錄。試驗室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)承檢產(chǎn)品或項目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范制定出原始檢測記錄的格式。

4.1.2質(zhì)量管理體系運行中形成的記錄為質(zhì)量記錄，主要包括內(nèi)審、管理評審、體系運行檢查、文件收發(fā)、反饋與糾正預(yù)防措施、抱怨處理、人員培訓(xùn)、體系改進(jìn)運行等。質(zhì)量記錄格式由中心質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織制定。4.2 記錄的填寫與更改

4.2.1所有的檢測原始記錄應(yīng)按規(guī)定的記錄格式真實、及時、完整地填寫，書寫時應(yīng)用黑（或藍(lán)黑）墨水筆填寫，野外試驗檢測記錄可以用鉛筆填寫。4.2.2填寫記錄應(yīng)字跡清晰、易于識別，并不得隨意涂改。當(dāng)記錄中出現(xiàn)錯誤確需修改時，應(yīng)在其上劃兩條水平線，在旁邊標(biāo)上正確數(shù)據(jù)，并加蓋更改人印章。4.2.3所有的檢測原始記錄中均應(yīng)包括檢測人員和校核人員的簽字。

4.2.4對計算機(jī)采集的原始記錄應(yīng)避免原始數(shù)據(jù)丟失或變動，記錄的更改必須由原記錄者更改，其他人一律無權(quán)更改。

4.2.5記錄可以是各種載體形式，如紙張、電子媒體、膠片等，在電子媒體或膠片上的記錄必須有相應(yīng)的原始記錄資料備份。4.3 記錄的保存

4.3.1管理評審、內(nèi)部審核的相關(guān)記錄保存期不少于5年。

4.3.2檢測人員、質(zhì)量管理人員、內(nèi)部審核人員的培訓(xùn)和考核等記錄保存期不少于3年，對技術(shù)人員的技術(shù)檔案則應(yīng)長期保存。

4.3.3抱怨處理記錄、不合格品處置記錄、文件控制記錄等，保存期不少于5年。

4.3.4檢測原始記錄、儀器設(shè)備運行檢查記錄、現(xiàn)場檢測記錄等，保存期不少于10年。

4.3.5 委托檢測的檢測報告保存期不少于10年。監(jiān)督檢測的原始記錄和報告副本等的保存期不少于5年。

4.3.6

服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄、實驗室的環(huán)境維護(hù)記錄，保存期為5年。4.3.7

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程規(guī)范等外來文件保存期根據(jù)其性質(zhì)確定。

4.3.8 儀器設(shè)備檢定/校準(zhǔn)或自校證書原件、儀器設(shè)備檔案記錄、儀器設(shè)備維護(hù)記錄應(yīng)保存至該儀器設(shè)備報廢或注銷。

4.3.9 當(dāng)記錄有追溯性意義或?qū)ぷ鞲倪M(jìn)有參考價值或作為修改質(zhì)量體系文件依據(jù)時，應(yīng)進(jìn)一步延長其保存期限。4.4 記錄的管理

4.4.1試驗室設(shè)有工程質(zhì)量檢測檔案專柜。記錄經(jīng)整理編目后，及時交檔案管理人員存檔，并認(rèn)真履行交接手續(xù)。

4.4.2 存檔的記錄未履行審批手續(xù)不得查閱。

4.4.3 存放記錄的場所應(yīng)干燥整潔，具有防盜、防火設(shè)施，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易燃易爆物品；外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。

4.4.4 檔案管理人員應(yīng)及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。4.5 記錄的借閱和復(fù)制

4.5.1 因工作需要借閱和復(fù)制記錄須經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.5.2 外單位人員一般不得借閱和復(fù)制記錄，確因需要須經(jīng)主任批準(zhǔn)。4.5.3 借閱、復(fù)制記錄應(yīng)辦理登記手續(xù)，借閱人不得泄密和轉(zhuǎn)移借閱，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時交還管理人員，并辦理注銷手續(xù)。4.6 記錄的保密

4.6.1 記錄應(yīng)存放在指定場所，并采取保密措施。

4.6.2 借閱人員未經(jīng)許可不得復(fù)制、摘抄或?qū)⒂涗泿щx指定場所，不得查閱其他無關(guān)記錄。4.7 記錄的銷毀

保存的記錄如超過保存期，由檔案管理人員提出銷毀申請，經(jīng)中心質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，報中心主任批準(zhǔn)，由管理人員執(zhí)行銷毀。相關(guān)文件

(1)《保護(hù)委托人機(jī)密信息和所有權(quán)程序》CRSRI-CX-01-2004(2)《文件的控制和維護(hù)程序》CRSRI-CX-02-2004

第二篇：記錄(檔案)管理程序

記錄（檔案）管理程序 目的

對各類質(zhì)量活動記錄進(jìn)行有效控制，保證檔案的完整性和規(guī)范性。2 范圍

適用于本中心檢驗工作質(zhì)量記錄的整理、保存和借閱，不適用于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理。3 編寫依據(jù)

本中心《質(zhì)量手冊》

《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》 4 職責(zé)

4.1 辦公室負(fù)責(zé)以下檔案資料管理：

a.質(zhì)量體系文件以及審核和評審（含比對實驗和能力驗證）等質(zhì)量保證活動記錄，申訴、投訴處理檔案資料；

b.檢驗報告副本、檢驗原始記錄、送檢單及檢驗報告?zhèn)浞蒈洷P（以上資料由檢驗科室負(fù)責(zé)整理，定期上交辦公室）；

c.開展新檢驗項目、檢驗分包的申請書及其調(diào)研、評審全部質(zhì)量記錄； d.標(biāo)準(zhǔn)文本和技術(shù)文件、被采用的技術(shù)文獻(xiàn)以及委托方提供的技術(shù)資料； e.檢驗檢驗人員專業(yè)技術(shù)業(yè)績檔案；f.計量認(rèn)證資料； g.儀器設(shè)備檔案。

4.2 辦公室檔案室負(fù)責(zé)以下檔案資料的管理： a.全中心人員技術(shù)檔案；

b.實驗室建筑設(shè)計圖紙資料；

c.建制文件（包括人員任命和聘任文件）； d.法律、法規(guī)；

e.上級文件和會議、交流文件。

4.3 各檢驗科室負(fù)責(zé)以下檔案資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內(nèi)外文件。

4.4 其他各科室負(fù)責(zé)以下資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內(nèi)外文件。5 工作程序

5.1 各科室檔案管理工作應(yīng)派專人負(fù)責(zé)。檔案管理員應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，責(zé)任心強(qiáng)，切實做好檔案資料的管理工作。5.2 檔案管理員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行分類、登記、造冊，存放位置固定，做到檔案清晰明了，查閱方便。

5.3 建立嚴(yán)格的檔案資料借閱制度，一般情況下，檔案資料應(yīng)在資料室內(nèi)查閱。如需要借閱時，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并明確規(guī)定歸還日期和檔案資料外借期間的保管責(zé)任。

5.4 檔案資料需保密的，應(yīng)嚴(yán)格遵守執(zhí)行我中心為用戶保密的聲明，保護(hù)委托單位的利益。

5.5.檢驗報告一般情況下不準(zhǔn)外單位人員查閱，確實需要查閱時（不包括委托方要求保密的檢驗報告），應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人、簽字批準(zhǔn)后方可在辦公室資料室內(nèi)查閱。

5.6 檔案室、資料室應(yīng)滿足檔案保存條件，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，并加強(qiáng)防蛀、防潮、防盜、防鼠工作，保證檔案室資料的安全

5.7 檔案資料管理員應(yīng)定期對保存的檔案資料按照不同檔案的存檔年限進(jìn)行清查，并分類造冊。已過存檔期的檔案資料由檔案管理員提出申請辦理銷毀手續(xù)，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時應(yīng)有兩人以上在場，并詳細(xì)記錄。記錄表格

*****-GSWJ-CXBG-018 檔案資料登記表 *****-GSWJ-CXBG-019 *****-GSWJ-CXBG-020

檔案資料借閱登記表 檔案資料銷毀申請表

第三篇：工程檔案管理程序

工程檔案管理程序

1． 目的

對項目資料和竣工檔案資料進(jìn)行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為現(xiàn)行有效版本。2.范圍

用于公司所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。3.職責(zé)

工程管理部負(fù)責(zé)工程圖書資料的購買、登記、借閱和保管；工程文件用?。ǖ怯?、蓋?。?；工程項目資料和竣工資料的收集歸檔由項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)，工程竣工驗收后移交至工程管理部；工程管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)對過期資料的審查銷毀。4.內(nèi)容

4.1.項目資料的控制 4.1.1 收集、進(jìn)庫和保管

4.1.1.1 工程項目正在進(jìn)行時，各項目經(jīng)理部應(yīng)將所涉及該項目的上級批示、政 府批文、土地合同、報建資料、工程合同以及各類證書的原件/正本在產(chǎn)生的同時，及時送至工程管理部檔案管理員處保管。

4.1.1.2 工程項目在結(jié)束時，各項目經(jīng)理部應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價值的資料，歸納、整理、附上移交文件清單，交于工程管理部檔案管理員處。4.1.2 歸檔

工程項目正在進(jìn)行時，檔案管理員對所接收的項目資料，應(yīng)按項目和文件類別進(jìn)行分類、編號和標(biāo)識，并分別存放。

4.1.2.1 公司所開發(fā)的各項目均有單獨的項目代號或簡稱。4.1.2.2 文件的歸檔分類: 第一冊GF： 公司管理規(guī)范GS-GF-工程管理規(guī)范GS-GF-GC-工程類表單GS-GF-GC-001-工程部內(nèi)部管理規(guī)范GS-GF-GC-002-工程管理規(guī)范GS-GF-GC-003-工程管理部人員架構(gòu)及職責(zé)GS-GF-GC-004-第二冊ZD： 工程指導(dǎo)書GC-XM-ZD-第三冊ZF： 政府文件GC-XM-ZF-第四冊GL： 公司來文：

報公司各部門文件GC-XM-GL-001-發(fā)工程管理部文GC-GL-002-發(fā)預(yù)算部文GC-GL-003-發(fā)材料部文GC-GL-004-第五冊JY： 會議紀(jì)要：

公司每周/每月工程例會紀(jì)要GC-JY-LH-公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀(jì)要GC-JY-XC-專題會議紀(jì)要GC-JY-ZT-其他會議紀(jì)要GC-JY-QT-第六冊QQ：工程前期準(zhǔn)備： 基地情況資料GC-QQ-JD-施工單位考察GC-QQ-SK-監(jiān)理公司考察GC-QQ-JK-用水、用電文件GC-QQ-技術(shù)資料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七冊KC： 工程勘察往來文件： 初勘資料 GC-KC-CK-詳勘資料 GC-KC-ZL-抽查紀(jì)錄GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八冊JL： 監(jiān)理公司往來文件： 監(jiān)理合同GC-JL-HT-（含招投標(biāo)文件）監(jiān)理細(xì)則GC-JL-XZ

監(jiān)理例會紀(jì)要GC-JL-JY-監(jiān)理月報及審核意見GC-JL-YB-發(fā)監(jiān)理單位文GC-JL-FW-其他來文GC-JL-QT-第九冊SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投標(biāo)文件）施工組織設(shè)計（施工單位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工單位提供）GC-SG-FA 施工單位來文 GC-SG-LW-發(fā)施工單位文 GC-SG-FW-工程聯(lián)系單 GC-SG-LX-工程報告及函件 GC-BG-第十冊WZ： 物資合同GC-WZ-第十一冊SJ：設(shè)計變更（按日期）： 方案、擴(kuò)初階段GC-SJ-FA-施工圖階段GC-SJ-SG-圖紙會審紀(jì)要GC-SJ-HS-技術(shù)交底記錄 GC-SJ-JD-第十二冊QZ：工程簽證GC-QZ-第十三冊XJ： 限價單GC-XJ-第十四冊JH： 計劃管理：GC-JH-總進(jìn)度控制計劃及評審記錄 GC-JH-KZ-施工圖紙交付計劃 GC-JH-TZ-分包商進(jìn)場計劃 GC-JH-JC-樣板確認(rèn)計劃 GC-JH-YB-甲供材料進(jìn)場計劃 GC-JH-CL-資金使用計劃 GC-JH-ZJ-總進(jìn)度計劃（施工單位）GC-JH-JD-月/周計劃（施工單位）GC-JH-YJ 第十五冊CL： 材料設(shè)備管理： 機(jī)電設(shè)備GC-CL-JD-建材裝飾GC-CL-JC-樣板登記一覽表GC-CL-YB-收（調(diào)）料單GC-CL-SD-設(shè)備調(diào)試驗收記錄GC-CL-YS-第十六冊JD： 進(jìn)度款支付： 工程進(jìn)度款審批單GC-JD-GC-物資進(jìn)度款審批單GC-JD-WZ-扣款通知單GC-JD-KK-獎/罰款通知單GC-JD-JF-第十七冊JG： 交工前樓宇檢查記錄GC-JG-001-竣工資料GC-JG-002-如： 竣工圖 開竣工報告 中間驗收資料

第十八冊YS： 驗收報告：GC-YS-程驗收報告（不需政府參與的驗收）GC-YS-BG-政府驗收8 證 GC-YS-ZF-履約評定表GC-YS-PD-第十九冊TS： 投訴處理： 投訴記錄表GC-TS-JL-投訴分析報表GC-TS-FX-第二十冊HQ：后勤管理資料：GC-HQ-GL-考勤表 GC-HQ-KQ-其他文件 GC-HQ-QT 第二十一冊QT： 零星工程資料GC-QT-001-其他文件 GC-QT-002-4.1.2.3 歸檔文件編號：檔案管理員對所接收的項目資料，在分類的基礎(chǔ)上均按 接收的先后順序進(jìn)行編號，編號基本原則：項目名稱縮寫+文件分類縮寫+專業(yè)分類縮寫+文件順序號

例：第七冊KC： 工程勘察往來文件： 初勘資料 XM-KC-CK-詳勘資料 XM-KC-ZL-抽查紀(jì)錄XM-KC-CC-其他文件XM-KC-QT-以此類推，工程檔案編號由工程檔案管理員負(fù)責(zé)，每一個文件夾須有《文件卷目總索引》、《文件卷目索引表》、《文件目錄表》此三級索引表，以便對存檔文件進(jìn)行檢索；《文件卷目總索引》列明歸檔文件各卷目編號及名稱；《文件卷目索引表》列明本卷目歸檔文件的分類及名目；《文件目錄表》作為文件的最終目錄，在文件歸檔時進(jìn)行登錄，須列明文件的編號、主題及歸檔時間。對施工和物資合同可按工程管理部所編合同號進(jìn)行排序，并在首頁打印出目錄表。

4.1.2.4 標(biāo)識：對已分類和編號的文件，應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)識應(yīng)簡單清 晰、明了、易懂。

4.1.2.5 在該工程結(jié)束時，原件需交政府職能部門保存的資料，應(yīng)將復(fù)印件存歸，并在復(fù)印件上注明原件去處。4.1.3 借閱

項目開發(fā)過程中，各部門、各項目如需借用相關(guān)的項目資料，應(yīng)到工程管理部檔案管理員辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，或出具借條，并在使用完畢后，立即歸還。4.2 工程竣工資料的控制 4.2.1 工程竣工資料的范圍

當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)政府部門所要求的專項工程項目均應(yīng)做竣工資料。4.2.2 工程竣工資料的驗收條件

工程竣工檔案應(yīng)進(jìn)行專項驗收，驗收應(yīng)具備以下條件：

4.2.2.1 建設(shè)工程經(jīng)施工單位自行驗收及其它工程驗收進(jìn)行完畢； 4.2.2.2 全部工程檔案文件材料按有關(guān)規(guī)定已收集齊全、整理完畢。4.2.3 工程竣工資料的驗收程序

4.2.3.1 工程竣工檔案專項驗收前，監(jiān)理單位、施工單位檔案管理人員應(yīng)對本單 位形成的檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行自檢，填報《工程竣工檔案情況申報表》，報送項目經(jīng)理部。

4.2.3.2 項目經(jīng)理部根據(jù)監(jiān)理、施工單位報送的工程竣工檔案材料和《工程竣工檔案情況申報表》，由檔案管理人員對報送的資料和本公司的甲方竣工資料按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和自行驗收，向主管城建檔案部門填報《建設(shè)工程竣工檔案專項驗收申報表》。

4.2.3.3 驗收工作在建設(shè)工程現(xiàn)場進(jìn)行。由主管城建檔案管理部門驗收小組主持，項目經(jīng)理部組織工程管理部、監(jiān)理公司、施工單位和檔案管理人員參加。4.2.3.4 驗收工作進(jìn)行完畢，由驗收小組提出初步驗收意見，各單位應(yīng)根據(jù)正式 的《建設(shè)工程竣工檔案專項驗收意見書》認(rèn)真進(jìn)行整改，并確保符合規(guī)定要求。4.2.3.5 工程通過竣工驗收后，經(jīng)整改后的工程竣工檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)送主管 城建檔案管理部門復(fù)核審查。4.2.4 工程竣工檔案的移交

4.2.4.1 工程竣工驗收合格后，必須在規(guī)定時間內(nèi)向主管城建檔案管理部門和工程管理部移交一套完整的建設(shè)工程檔案。

4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工檔案時，應(yīng)檢查所交資料是否符合規(guī)定要求、在確保與原件一致的前提下，向各項目經(jīng)理部出具《接收工程項目檔案（資料）登記單》。4.2.5 歸檔

4.2.5.1 檔案管理員對所接收的竣工資料，應(yīng)按項目進(jìn)行分類、編號和標(biāo)識。4.2.5.2 不同項目的竣工檔案不得混放在一起。4.2.6 借閱

4.2.6.1 公司各部門、各項目借閱竣工檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。4.2.6.2 公司之外的單位借閱檔案，需工程管理部經(jīng)理的批準(zhǔn)。4.2.7 銷毀

對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進(jìn)行造冊列出清單，經(jīng)工程管理部經(jīng)理審 查批準(zhǔn)后，方可銷毀，銷毀清單應(yīng)予以保存。4.3 檔案立卷的要求 4.3.1 文字資料立卷要求

4.3.1.1 檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)，不足A4 規(guī)格的應(yīng)用A4 白紙粘貼，過大的要折疊為A4 規(guī)格。

4.3.1.2 檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對因復(fù)寫而透底的材料，應(yīng)墊上白紙，以 確保檔案材料的安全。

4.3.1.3 文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一卷內(nèi)有多種材料時，應(yīng)用彩色 薄紙隔開。

4.3.1.4 裝訂時，用棉繩三孔一線方式裝訂成冊，入檔案盒。4.3.2 圖紙的立卷要求

紙質(zhì)竣工圖（或其他歸檔的紙質(zhì)圖），歸檔組卷時以手風(fēng)琴式折疊為4# 圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。

4.3.3 立卷檔案必須裝訂整齊，以相關(guān)流水號打印頁碼。4.3.4 立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內(nèi)目錄。4.3.5 立卷檔案必須統(tǒng)一使用現(xiàn)行的封面、卷盒和目錄。

4.3.6 為使檔案管理更有序、便于使用，各種檔案資料均應(yīng)以項目分類編號。

第四篇：設(shè)備檔案管理程序

目的：建立一個設(shè)備檔案管理程序，保證本公司設(shè)備具有完整、規(guī)范的檔案。2 范圍：公司設(shè)備檔案的管理。3 責(zé)任者：工程部。4 內(nèi)容：

4.1 設(shè)備正式移交給使用部門運轉(zhuǎn)使用前，工程部應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定對設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一編號，并登記在設(shè)備總臺帳，分類臺帳及設(shè)備明細(xì)表上。

4.2 設(shè)備使用年限在一年以上，購置價值(包括出廠價、運雜費、修理費等)在1000元以上的設(shè)備為固定資產(chǎn)設(shè)備，不具備以上條件的設(shè)備為低值易耗設(shè)備。

4.3 工程部及設(shè)備使用部門應(yīng)對每臺固定資產(chǎn)設(shè)備建立設(shè)備卡片、設(shè)備臺帳并編輯成冊，對低值易耗設(shè)備單獨作表登記。

4.4 部門設(shè)備管理人員要定期核對帳、卡、物，必須做到帳、卡、物項目內(nèi)容相符。

4.5 主要生產(chǎn)設(shè)備轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)的同時，即應(yīng)按單臺建立設(shè)備檔案。設(shè)備檔案由工程部保存。

4.6 設(shè)備檔案是設(shè)備從出廠到報廢整個過程中，設(shè)備管理、使用、維修等環(huán)節(jié)，有關(guān)憑證、記錄和數(shù)據(jù)資料的總括，同時又是設(shè)備使用、保養(yǎng)、修理、改造以至更新報廢的依據(jù)。設(shè)備管理人員要重視設(shè)備資料的建立、健全、檢查和整理工作。

4.7 設(shè)備技術(shù)檔案資料內(nèi)容： 4.7.1 調(diào)研、選型、可行性分析資料；

4.7.2 設(shè)備訂貨合同、出廠合格證、出廠精度、性能檢測記錄； 4.7.3 裝箱單及附件、工具明細(xì)表；

4.7.4 開箱驗收單；

4.7.5 安裝、調(diào)試驗收單及移交使用記錄； 4.7.6設(shè)備備品、備件目錄；

4.7.7 設(shè)備使用說明書、電器說明書； 4.7.8 隨機(jī)圖紙、圖冊； 4.7.9 備件圖紙；

4.7.10 設(shè)備改造申請書、說明書、圖紙、鑒定結(jié)果； 4.7.11 設(shè)備事故報告單； 4.7.12 設(shè)備封存單； 4.7.13 設(shè)備啟封單； 4.7.14 設(shè)備報廢單；

4.8 設(shè)備調(diào)撥時，技術(shù)檔案應(yīng)隨機(jī)調(diào)入調(diào)出，報廢設(shè)備的檔案材料，有價值部分應(yīng)由工程部封存。

4.9 設(shè)備技術(shù)檔案要有專人管理，公司內(nèi)技術(shù)人員查閱時要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案不應(yīng)外借。

4.10 設(shè)備管理人員對設(shè)備管理工作中所遇到的上級文件、工作總結(jié)、工作報表、工作計劃、規(guī)程制度、設(shè)備工作會議記要等，要分類管理。

4.4 本文件相關(guān)表格見附件。5 文件的培訓(xùn)：

5.1 內(nèi)部培訓(xùn)講師：人力資源部指定人員。5.2 文件培訓(xùn)對象：工程部相關(guān)人員。5.3 文件培訓(xùn)課時：0.5～1小時。6 文件變更歷史：

F-EN-1002-00

*****有限公司固定資產(chǎn)設(shè)備臺帳

F-EN-1003-00

設(shè)備檔案目錄

第五篇：電子檔案管理程序

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定（試行）

1目的和適用范圍

1.1目的為使公司設(shè)計和管理文檔的規(guī)范化，保證電子文檔的安全性、可利用性，對電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，從而確保信息的真實性、安全性和完整性，使公司的利益不受損失，特制定本規(guī)定。

1.2適用范圍

本規(guī)定適用于公司電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的管理。本規(guī)定涉及的電子文件包括：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、計算機(jī)程序、數(shù)據(jù)文件。

1.3其它

電子文件的管理應(yīng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案室要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。電子文件的傳遞和管理由辦公室負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。2引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)

有限公司SL01007《檔案管理制度》；

有限公司SL01009《檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》。

3管理規(guī)定

3.1 電子文件的形成、收集與積累

3.1.1 在“無紙化”計算機(jī)辦公或設(shè)計中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)保留。

3.1.2 用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

3.1.3 用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備、軟件的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

3.1.4 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

3.1.5 用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

3.1.6 用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

3.1.7 由計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

3.1.8 通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

3.1.9 計算機(jī)系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

3.2 電子文件的傳遞

3.2.1 公司內(nèi)部文件交換只可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不能通過外接存儲設(shè)備、移動硬盤進(jìn)行。

3.2.2需要拷貝電子文件時，需填寫《圖紙、資料拷貝登記表》或《USB、軟盤使用登記表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并由網(wǎng)管負(fù)責(zé)實施。

3.2.3 只可通過指定專用計算機(jī)進(jìn)行Inter Net連接和收發(fā)電子郵件。收、發(fā)Email時需填寫《收、發(fā)電子郵件登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由網(wǎng)管負(fù)責(zé)實施，并保留郵件副本備案。

3.3 電子文件的整理

3.3.1電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中，詳細(xì)請參考黃石有限公司SL01007《檔案管理制度》。

3.3.2電子文件應(yīng)按有限公司SL01007《檔案管理制度》著錄，并制成目錄。

3.4 電子文件的歸檔

3.4.1歸檔電子文件時應(yīng)填寫有限公司SL01007-01A《檔案材料歸檔移交清單》。

3.4.2歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

3.4.3把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復(fù)制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，3.4.4本規(guī)定推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

3.4.5存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

3.4.6將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

3.4.7需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

3.4.8原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

3.4.9在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3.5 檢驗

3.5.1檢驗項目包括：載體是否有劃痕；是否清潔；有無病毒。

3.5.2 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％合格率應(yīng)達(dá)到100%。

3.5.3核實電子檔案的完整性和有效性，核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

3.5.4歸檔載體不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣本隔離。

3.6 電子文件的管理

3.6.1公司員工對文檔的訪問采用分級授權(quán)的方式，員工只訪問與自己工作相關(guān)的資料文檔。

3.6.2嚴(yán)防病毒破壞，做到定期備份電子文件。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)每周定期備份一次，重要數(shù)據(jù)做到及時備份。員工按要求存入到服務(wù)器中的個人文件夾里，同時保證存入的電子文件的正確性和完整性。

3.6.3電腦使用者對電子文檔、圖紙應(yīng)注意保管，不得遺失、私自傳播。如有需要他人電子文檔、圖紙應(yīng)申報批準(zhǔn)，方能夠查詢、打印，成套的圖紙輸出由專人負(fù)責(zé)打印。

3.6.4公司所有員工應(yīng)加強(qiáng)保密意識，嚴(yán)禁將公司圖紙、合同（含公司供貨廠家、價格、經(jīng)營模式等信息）等設(shè)計和管理資料以電子、紙張和口頭等方式有意或無意間提供給任何公司以外的人員。

3.6.5原則上，員工不得將圖紙等資料帶回家中，如確實需要（如加班等），須經(jīng)主管人員批準(zhǔn)方可。

3.6.6在工程項目實施中，由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)圖紙文檔的歸口管理，工程完工后交由工程管理部處理。

4．處罰

公司員工要自覺遵守上述規(guī)定，使公司的電子文件管理逐步走向正規(guī)化、制度化。對違反本規(guī)定者，輕者提出批評，重者罰款1000-5000元，對情節(jié)特別嚴(yán)重者，將予以除名。

5．其它

5.1本規(guī)定的解釋權(quán)屬于公司。

5.2本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

6．附件

6.1《USB、軟盤使用登記表》

6.2《圖紙、資料拷貝登記表》

6.3《收電子郵件登記表》

6.4《發(fā)電子郵件登記表》