第一篇：人事管理體系文件-檔案管理程序

人力資源管理—檔案管理程序

1．0人事檔案管理暫行規(guī)定

1．1人事檔案是勞動者個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄，是思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的具體反映，是歷史地、全面地考察、了解、掌握勞動者詳細(xì)狀況，是培養(yǎng)、選拔和正確使用干部的重要依據(jù)之一。

1．2人事檔案管理工作必須堅(jiān)決貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度，嚴(yán)密保管，保證人事檔案的絕對安全。

1．3任務(wù)：

1．3．1保管人事檔案；收集、鑒別和整理人事檔案材料

1．3．2辦理人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞；

1．3．3登記干部職務(wù)的變動情況；

1．3．4通過檔案熟悉人員，提供人事信息；

1．3．5辦理其他有關(guān)事項(xiàng)

1．4人事檔案的內(nèi)容：

1．4．1個人履歷材料；自傳材料；學(xué)業(yè)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任材料；

1．4．2政治情況和審查材料；入黨材料

1．4．3受獎罰材料

1．4．4錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料，參加各種代表會代表登記材料；

1．4．5有關(guān)工作業(yè)績、成就、貢獻(xiàn)以及考核、考察材料；

1．4．6其他有關(guān)材料

1．5材料的收集和補(bǔ)充

為了能真實(shí)地反映個人人事檔案的記錄，要經(jīng)常有計(jì)劃地補(bǔ)充個人檔案材料

1．5．1收集關(guān)于任免、審查、考核、晉升技術(shù)職稱、調(diào)整工資、獎懲等材料

1．5．2通過黨團(tuán)組織，收集入黨，入團(tuán)材料和獎懲材料，及時歸檔；

1．5．3對新招收入廠、新分入、調(diào)入人員的各類材料及時查對、整理、補(bǔ)充，2個月內(nèi)建檔；

1．5．3．1對于從大中專院校錄用的畢業(yè)生，應(yīng)在畢業(yè)后將檔案材料按就業(yè)協(xié)議書上的地址轉(zhuǎn)遞至公司

1．5．3．2對于從社會其他單位調(diào)入或招入的人員，應(yīng)在轉(zhuǎn)正之后將檔案材料從原單位轉(zhuǎn)入公司，然后再鑒訂勞動合同。如因特殊情況轉(zhuǎn)遞確實(shí)有困難的，由本人寫出情況說明在人事部門備案，經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批示后再決定是否鑒訂勞動合同。

1．5．3．2對于公司特殊招聘的無試用期或?qū)嵙?xí)期的人員，應(yīng)在正式和公司鑒訂勞動合同之時將檔案材料轉(zhuǎn)至公司。如因特殊情況轉(zhuǎn)遞確實(shí)有困難的，由本人寫出情況說明在人事部門備案。

1．5．3．3對于因特殊原因沒有檔案的人員，從試用期或?qū)嵙?xí)期開始由人事部門按以上

1.5.1及1.5.2規(guī)定內(nèi)容收集相關(guān)材料逐步建立檔案。并按辦法中的相關(guān)條款進(jìn)行管理和維護(hù)。

1．5．4零散材料定期整理歸檔

1．6人事檔案的管理

1．6．1嚴(yán)格按照檔案分類內(nèi)容劃分、整理和裝訂；

1．6．2歸檔材料、均應(yīng)認(rèn)真鑒別，確認(rèn)完整無缺手續(xù)完備后，方可歸入本人檔案。不符合歸檔要求的材料，不得歸入檔案。

1．6．3嚴(yán)禁在檔案中涂改，圈劃和撤換材料，杜絕丟失、污濁和撕裂現(xiàn)象的發(fā)生。

1．6．4對在職和離退休員工的檔案均登記上冊；

1．6．5每半年要核對一次所管檔案的順序號，及時發(fā)現(xiàn)錯誤并糾正；每年要按登記冊或卡片全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)缺少，及時查找；

1．6．6檔案室要保持清潔，經(jīng)常檢查防盜、防火、防潮、防蛀的設(shè)施和安全措施。

1．6．7對調(diào)轉(zhuǎn)工作人員的檔案，傳遞要有時間和去向的詳細(xì)記錄和有效憑據(jù)。

1．7檔案的查閱和借用

1．7．1查閱單位應(yīng)按照檔案查問的辦法和規(guī)定辦理審批手續(xù)；

1．7．2人事部門應(yīng)根據(jù)查閱用途，確定是否提供材料及內(nèi)容；

1．7．3查閱一般干部和工人檔案，必須由兩名黨員憑基層組織或黨委工作部開具的“閱檔介紹信”經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行查閱；

1．7．4查閱中層以上管理人員的檔案，必須是經(jīng)批準(zhǔn)與被查人同級或上級的黨員干部；

1．7．5檔案一般不外借。在特殊情況下，經(jīng)過檔案負(fù)責(zé)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以借用，借出時必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并應(yīng)按期歸還，檔案材料不得抽頁復(fù)??；

1．7．6查閱人員不得查閱或借用本及其親屬的檔案；

1．7．7查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違犯者應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育直至紀(jì)律處分；

1．8凡因工作調(diào)動等原因需轉(zhuǎn)遞檔案，屬外市（縣）、外省區(qū)的必須嚴(yán)密包封，以機(jī)密件通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶；屬本市內(nèi)的，須有調(diào)入單位政工或人事部門黨員干部憑正規(guī)調(diào)檔介紹信提取。提檔人必須是與檔案人無直接親屬關(guān)系的人員。不允許檔案交本人自帶。

1．9檔案管理人員工作職責(zé)

1．9．1認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的各項(xiàng)方針、政策、努力提高政治思想水平。熱愛本員工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)和工作能力，熟悉檔案管理工作程序和條例規(guī)定。

1．9．2保護(hù)檔案的安全，嚴(yán)禁擅自轉(zhuǎn)移、復(fù)制、分散和銷毀檔案；

1．9．3嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內(nèi)容；嚴(yán)禁在不適當(dāng)場合談?wù)撍藱n案內(nèi)容；

1．9．4堅(jiān)持黨的原則，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)定制度辦事；

1．9．5檔案庫房嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)外人隨便進(jìn)入；

第二篇：人事管理程序

人事管理程序程序文件

修改內(nèi)容：

因組織結(jié)構(gòu)變動而變動相應(yīng)的職位。

1.目的為使行政人事部規(guī)范在人事方面的各項(xiàng)管理，基于適當(dāng)?shù)慕逃⑴嘤?xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)，使從事影響環(huán)境和產(chǎn)品質(zhì)量工作的人員及其他人員能夠勝任其工作，特制訂本程序。

2.適用范圍

本程序適用于公司所有員工的人事管理。

3.職責(zé)

行政人事部負(fù)責(zé)執(zhí)行招聘、退工、考勤管理、員工評估、員工獎懲和員工變動審批等工作，并確保所有工作符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

4.程序內(nèi)容

4.1招聘

4.1.1副總經(jīng)理、行政人事總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)以及技術(shù)質(zhì)量總監(jiān)的崗位描述由其本人提交，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；部門經(jīng)理級員工的崗位描述由其直屬上級提交，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；主管級員工的崗位描述由其直屬上級提交，并經(jīng)第二層上級批準(zhǔn)；主管級以下員工的崗位描述由其部門主管（經(jīng)理）提交，并經(jīng)第二層上級批準(zhǔn)。崗位描述應(yīng)包括工作職責(zé)（其中，從事質(zhì)量或環(huán)保相關(guān)工作的人員應(yīng)突出質(zhì)量、環(huán)保方面的職責(zé)）和崗位要求（其中，各崗位人員應(yīng)具備的資格和能力要求是行政人事部招聘和培訓(xùn)人員的依據(jù)之一）等內(nèi)容。

4.1.2行政人事部在接到部門提交的“人員招聘申請單”后，選擇適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行招聘：人才市場，登報(bào)，網(wǎng)絡(luò)，獵頭公司，職介所等。

4.1.3收到“人員招聘申請單”后一周內(nèi)組織面試，并在一個月內(nèi)確定錄用人員。

4.1.4對錄用人員發(fā)“錄用通知書”。

4.1.5在新員工報(bào)到當(dāng)日向相關(guān)部門發(fā)出“員工調(diào)配通知單”。

4.1.6新員工報(bào)到當(dāng)日簽訂勞動合同。行政人事部在新員工報(bào)到之日起一個月內(nèi)辦理錄用手續(xù)，所需資料如下：

(1)職工錄用名冊；

(2)勞動手冊（或農(nóng)村富余勞動力證明）、勞動合同。

4.2退工

4.2.1無論是員工本人提出辭職（須提交辭職報(bào)告）、公司解聘員工（根據(jù)處罰調(diào)查表），還是任意一方不愿續(xù)簽合同，將根據(jù)上海市勞動合同條例、勞動法及公司的相關(guān)規(guī)定通知對方。

4.2.2對于辭職的員工，行政人事部應(yīng)在一個月內(nèi)履行辭職審批程序。

4.2.3員工在離職之日前兩個工作日內(nèi)辦理離職手續(xù)。

4.2.4行政人事部在接到“離職手續(xù)單”后開具退工單，其中一聯(lián)交員工本人。

4.2.5行政人事部自開具退工單后一周內(nèi)辦理退工手續(xù)。

4.3考勤管理

行政人事部根據(jù)公司現(xiàn)行的“考勤制度”，嚴(yán)格監(jiān)督員工的出勤情況并做好與考勤管理有關(guān)的文件管理工作。（詳見《作業(yè)指導(dǎo)書》之“員工考勤”）

4.4員工評估

4.4.1 通過培訓(xùn)或采取其他措施以提高員工的素質(zhì)。

4.4.2每一位新員工或被調(diào)到新職位的員工都要經(jīng)過一至三個月的試用期跟蹤評估；公司在每年年底要對每一位員工進(jìn)行評估。行政人事部執(zhí)行員工評估過程的控制和評估文件的準(zhǔn)備、存檔工作。（詳見《作業(yè)指導(dǎo)書》之“員工評估”）

4.5員工獎懲

行政人事部根據(jù)公司現(xiàn)行的各項(xiàng)“獎懲制度”，嚴(yán)格監(jiān)督其執(zhí)行情況并做好與員工獎懲有關(guān)的文件管理工作。（詳見《作業(yè)指導(dǎo)書》之“員工獎懲”）

4.6 員工變動審批

4.6.1各部門根據(jù)實(shí)際情況應(yīng)提前至少一個月向行政人事部提交本部門的員工變動的申請(包括人員招聘、員工解聘和職務(wù)調(diào)整等)。

4.6.2行政人事部匯總各部門提出的申請，根據(jù)當(dāng)年制定的人員預(yù)算，并結(jié)合調(diào)查、考評提出初步意見后報(bào)公司副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

4.6.3行政人事部將根據(jù)最終審批意見完成具體的工作。

5相關(guān)文件和記錄

5.1相關(guān)文件

《員工獎懲作業(yè)指導(dǎo)書》（CWI-44-06）

《員工考勤作業(yè)指導(dǎo)書》（CWI-44-07）

《員工評估作業(yè)指導(dǎo)書》（CWI-44-08）

5.2 記錄

《獎懲條例》(CR-P2044-02)

《質(zhì)量獎懲條例》(CR-P2044-01)

《試用期考核表 》（CR-P2044-03）

《員工評估與發(fā)展系統(tǒng)》（CR-P2044-04）

《質(zhì)量處罰調(diào)查表》(CR-P2044-05)

《質(zhì)量獎勵調(diào)查表》（CR-P2044-06）

《員工違紀(jì)處理調(diào)查表》（CR-P2044-07）

《員工獎勵調(diào)查表》（CR-P2044-08）

《合理化建議獎勵調(diào)查表》(CR-P2044-09)

《人員招聘申請表》(CR-P2044-10)

《員工職位調(diào)整審批表》(CR-P2044-11)

《部門集體評估表（勤雜工、門衛(wèi)、操作工及輔助工用）》(CR-P2044-12)

《關(guān)于質(zhì)量事件經(jīng)濟(jì)處罰辦法的規(guī)定》（CR-P2044-13）

6.分發(fā)對象：

行政人事；財(cái)務(wù)；物流；工程；生產(chǎn)運(yùn)作；質(zhì)保；實(shí)驗(yàn)室；技術(shù)支持；市場；采購；客戶服務(wù)。

第三篇：人事管理體系

人事管理體系

第一章 人力資源規(guī)劃

一、公司戰(zhàn)略

公司三年發(fā)展戰(zhàn)略

二、核心人力資源能力需求分析

人力資源部工作職責(zé)

一、核心職能

作為公司人力資源的管理部門，選拔、配置、開發(fā)、考核和培養(yǎng)公司所需的各類人才，制訂并實(shí)施各項(xiàng)薪酬福利政策及員工職業(yè)生涯計(jì)劃，制定員工培訓(xùn)計(jì)劃，充分調(diào)動員工積極性，激發(fā)員工潛能，對公司持續(xù)長久發(fā)展負(fù)責(zé)。

二、工作職責(zé)制度建設(shè)與管理

A 制訂公司中長期人才戰(zhàn)略規(guī)劃；

B 制訂公司人事管理制度，總分公司人事管理權(quán)限與工作流程，組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督制度

和流程的落實(shí)；

C 核定公司人員需求計(jì)劃、確定各機(jī)構(gòu)人員編制計(jì)劃；

D 定期進(jìn)行市場薪酬水平調(diào)研，提供決策參考依據(jù)；

E 指導(dǎo)、協(xié)助員工做好職業(yè)生涯規(guī)劃。機(jī)構(gòu)管理

A 配合相關(guān)部門，做好分支機(jī)構(gòu)設(shè)立、人才儲備、籌備設(shè)立等方面工作；

B 公司系統(tǒng)各級機(jī)構(gòu)的設(shè)置、合并、更名、撤銷等管理；

C 制訂公司機(jī)構(gòu)、部門和人員崗位職責(zé)；

D 公司及分支機(jī)構(gòu)高級管理人員的考察、聘任、考核、交流與解聘管理；

E 監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)分支機(jī)構(gòu)人事部工作。人事管理

A 員工招聘、入職、考核、調(diào)動、離職管理；

B 公司后備干部的選拔、考察、建檔及培養(yǎng)；

C 公司干部和員工的人事檔案、勞動合同管理；

D 協(xié)助組織各專業(yè)序列技術(shù)職務(wù)的考試與評聘；

E 提供各類人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析；

F 管理并組織實(shí)施公司員工的業(yè)績考核工作。薪酬福利管理

A 制訂并監(jiān)控公司系統(tǒng)薪酬成本的預(yù)算；

B 核定、發(fā)放公司員工工資，C 制訂公司員工福利政策并管理和實(shí)施。培訓(xùn)發(fā)展管理

A 公司培訓(xùn)計(jì)劃的制訂與實(shí)施；

B 監(jiān)督、指導(dǎo)總公司各部門及各分公司的教育培訓(xùn)工作；

C 制訂公司教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算并進(jìn)行管理和使用；

6其他工作

A 制訂公司員工手冊；

B 定期進(jìn)行員工滿意度調(diào)查，開發(fā)溝通渠道；

C 協(xié)調(diào)總部及各分公司間的關(guān)系；

D 公司人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)；

第二章 招聘

一、招聘目標(biāo)通過系統(tǒng)化的招聘管理保證公司招聘工作的質(zhì)量，為公司選拔出合格、優(yōu)秀的人才。2 招聘流程規(guī)定人員需求的申請、招聘渠道的評估、面試程序及錄用程序，以保證招聘工

作滿足公司需要并有效控制成本。

二、招聘原則

招聘適合公司需要的人，合適的人招聘到合適的崗位上。

三、招聘方式

各分公司人力資源部門參照制定相應(yīng)政策，報(bào)公司人力資源部審核后執(zhí)行。招聘政策

招聘工作應(yīng)根據(jù)每年人力資源管理計(jì)劃進(jìn)行。如屬計(jì)劃外招聘應(yīng)提出招聘理由，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可進(jìn)行。招聘程序

I

招聘需求申請和批準(zhǔn)步驟

II 招聘費(fèi)用

招聘費(fèi)用是指為達(dá)成招聘計(jì)劃或?qū)ｍ?xiàng)招聘計(jì)劃，在招聘過程中支付的直接費(fèi)用。

第三章 培訓(xùn)與開發(fā)

第四章 薪酬與福利

第四篇：記錄(檔案)管理程序

記錄（檔案）管理程序 目的

對各類質(zhì)量活動記錄進(jìn)行有效控制，保證檔案的完整性和規(guī)范性。2 范圍

適用于本中心檢驗(yàn)工作質(zhì)量記錄的整理、保存和借閱，不適用于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理。3 編寫依據(jù)

本中心《質(zhì)量手冊》

《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》 4 職責(zé)

4.1 辦公室負(fù)責(zé)以下檔案資料管理：

a.質(zhì)量體系文件以及審核和評審（含比對實(shí)驗(yàn)和能力驗(yàn)證）等質(zhì)量保證活動記錄，申訴、投訴處理檔案資料；

b.檢驗(yàn)報(bào)告副本、檢驗(yàn)原始記錄、送檢單及檢驗(yàn)報(bào)告?zhèn)浞蒈洷P（以上資料由檢驗(yàn)科室負(fù)責(zé)整理，定期上交辦公室）；

c.開展新檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)分包的申請書及其調(diào)研、評審全部質(zhì)量記錄； d.標(biāo)準(zhǔn)文本和技術(shù)文件、被采用的技術(shù)文獻(xiàn)以及委托方提供的技術(shù)資料； e.檢驗(yàn)檢驗(yàn)人員專業(yè)技術(shù)業(yè)績檔案；f.計(jì)量認(rèn)證資料； g.儀器設(shè)備檔案。

4.2 辦公室檔案室負(fù)責(zé)以下檔案資料的管理： a.全中心人員技術(shù)檔案；

b.實(shí)驗(yàn)室建筑設(shè)計(jì)圖紙資料；

c.建制文件（包括人員任命和聘任文件）； d.法律、法規(guī)；

e.上級文件和會議、交流文件。

4.3 各檢驗(yàn)科室負(fù)責(zé)以下檔案資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內(nèi)外文件。

4.4 其他各科室負(fù)責(zé)以下資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內(nèi)外文件。5 工作程序

5.1 各科室檔案管理工作應(yīng)派專人負(fù)責(zé)。檔案管理員應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，責(zé)任心強(qiáng)，切實(shí)做好檔案資料的管理工作。5.2 檔案管理員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行分類、登記、造冊，存放位置固定，做到檔案清晰明了，查閱方便。

5.3 建立嚴(yán)格的檔案資料借閱制度，一般情況下，檔案資料應(yīng)在資料室內(nèi)查閱。如需要借閱時，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并明確規(guī)定歸還日期和檔案資料外借期間的保管責(zé)任。

5.4 檔案資料需保密的，應(yīng)嚴(yán)格遵守執(zhí)行我中心為用戶保密的聲明，保護(hù)委托單位的利益。

5.5.檢驗(yàn)報(bào)告一般情況下不準(zhǔn)外單位人員查閱，確實(shí)需要查閱時（不包括委托方要求保密的檢驗(yàn)報(bào)告），應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人、簽字批準(zhǔn)后方可在辦公室資料室內(nèi)查閱。

5.6 檔案室、資料室應(yīng)滿足檔案保存條件，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，并加強(qiáng)防蛀、防潮、防盜、防鼠工作，保證檔案室資料的安全

5.7 檔案資料管理員應(yīng)定期對保存的檔案資料按照不同檔案的存檔年限進(jìn)行清查，并分類造冊。已過存檔期的檔案資料由檔案管理員提出申請辦理銷毀手續(xù)，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時應(yīng)有兩人以上在場，并詳細(xì)記錄。記錄表格

*****-GSWJ-CXBG-018 檔案資料登記表 *****-GSWJ-CXBG-019 *****-GSWJ-CXBG-020

檔案資料借閱登記表 檔案資料銷毀申請表

第五篇：記錄和檔案管理程序

記錄和檔案管理程序 目的

為對與檢測過程相關(guān)的記錄和質(zhì)量體系運(yùn)行記錄進(jìn)行控制，保證對檢測活動的復(fù)現(xiàn)、驗(yàn)證和追溯，確保記錄（檔案）的安全，制定本程序。范圍

適用于本試驗(yàn)室各種檢測記錄、質(zhì)量記錄和檔案的管理。職責(zé)

3.1 試驗(yàn)室辦公室負(fù)責(zé)對記錄實(shí)施總體控制，并負(fù)責(zé)做好試驗(yàn)室記錄的控制和管理。

3.2 試驗(yàn)室辦公室負(fù)責(zé)做好本試驗(yàn)室記錄的控制和管理。試驗(yàn)室質(zhì)量監(jiān)督員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查執(zhí)行。

3.3 所有檢測人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行試驗(yàn)室的記錄制度，質(zhì)檢工程師負(fù)責(zé)與檢測過程相關(guān)的記錄的標(biāo)識、管理和歸檔。

3.4 檔案管理員負(fù)責(zé)歸檔的記錄的保存、保護(hù)、檢索和處置，協(xié)助做好檔案的保密工作。程序內(nèi)容

4.1 記錄的分類與格式

4.1.1與檢測過程相關(guān)的記錄為技術(shù)記錄，主要包括抽樣（當(dāng)參與抽樣時）、樣品接收和處置、樣品的準(zhǔn)備和原始觀測記錄，儀器設(shè)備購置、自校和使用記錄，檢測過程、計(jì)算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)記錄，出具證書（報(bào)告）記錄，不合格品處置記錄。試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)承檢產(chǎn)品或項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范制定出原始檢測記錄的格式。

4.1.2質(zhì)量管理體系運(yùn)行中形成的記錄為質(zhì)量記錄，主要包括內(nèi)審、管理評審、體系運(yùn)行檢查、文件收發(fā)、反饋與糾正預(yù)防措施、抱怨處理、人員培訓(xùn)、體系改進(jìn)運(yùn)行等。質(zhì)量記錄格式由中心質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織制定。4.2 記錄的填寫與更改

4.2.1所有的檢測原始記錄應(yīng)按規(guī)定的記錄格式真實(shí)、及時、完整地填寫，書寫時應(yīng)用黑（或藍(lán)黑）墨水筆填寫，野外試驗(yàn)檢測記錄可以用鉛筆填寫。4.2.2填寫記錄應(yīng)字跡清晰、易于識別，并不得隨意涂改。當(dāng)記錄中出現(xiàn)錯誤確需修改時，應(yīng)在其上劃兩條水平線，在旁邊標(biāo)上正確數(shù)據(jù)，并加蓋更改人印章。4.2.3所有的檢測原始記錄中均應(yīng)包括檢測人員和校核人員的簽字。

4.2.4對計(jì)算機(jī)采集的原始記錄應(yīng)避免原始數(shù)據(jù)丟失或變動，記錄的更改必須由原記錄者更改，其他人一律無權(quán)更改。

4.2.5記錄可以是各種載體形式，如紙張、電子媒體、膠片等，在電子媒體或膠片上的記錄必須有相應(yīng)的原始記錄資料備份。4.3 記錄的保存

4.3.1管理評審、內(nèi)部審核的相關(guān)記錄保存期不少于5年。

4.3.2檢測人員、質(zhì)量管理人員、內(nèi)部審核人員的培訓(xùn)和考核等記錄保存期不少于3年，對技術(shù)人員的技術(shù)檔案則應(yīng)長期保存。

4.3.3抱怨處理記錄、不合格品處置記錄、文件控制記錄等，保存期不少于5年。

4.3.4檢測原始記錄、儀器設(shè)備運(yùn)行檢查記錄、現(xiàn)場檢測記錄等，保存期不少于10年。

4.3.5 委托檢測的檢測報(bào)告保存期不少于10年。監(jiān)督檢測的原始記錄和報(bào)告副本等的保存期不少于5年。

4.3.6

服務(wù)和供應(yīng)品的采購記錄、實(shí)驗(yàn)室的環(huán)境維護(hù)記錄，保存期為5年。4.3.7

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程規(guī)范等外來文件保存期根據(jù)其性質(zhì)確定。

4.3.8 儀器設(shè)備檢定/校準(zhǔn)或自校證書原件、儀器設(shè)備檔案記錄、儀器設(shè)備維護(hù)記錄應(yīng)保存至該儀器設(shè)備報(bào)廢或注銷。

4.3.9 當(dāng)記錄有追溯性意義或?qū)ぷ鞲倪M(jìn)有參考價(jià)值或作為修改質(zhì)量體系文件依據(jù)時，應(yīng)進(jìn)一步延長其保存期限。4.4 記錄的管理

4.4.1試驗(yàn)室設(shè)有工程質(zhì)量檢測檔案專柜。記錄經(jīng)整理編目后，及時交檔案管理人員存檔，并認(rèn)真履行交接手續(xù)。

4.4.2 存檔的記錄未履行審批手續(xù)不得查閱。

4.4.3 存放記錄的場所應(yīng)干燥整潔，具有防盜、防火設(shè)施，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易燃易爆物品；外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。

4.4.4 檔案管理人員應(yīng)及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。4.5 記錄的借閱和復(fù)制

4.5.1 因工作需要借閱和復(fù)制記錄須經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.5.2 外單位人員一般不得借閱和復(fù)制記錄，確因需要須經(jīng)主任批準(zhǔn)。4.5.3 借閱、復(fù)制記錄應(yīng)辦理登記手續(xù)，借閱人不得泄密和轉(zhuǎn)移借閱，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時交還管理人員，并辦理注銷手續(xù)。4.6 記錄的保密

4.6.1 記錄應(yīng)存放在指定場所，并采取保密措施。

4.6.2 借閱人員未經(jīng)許可不得復(fù)制、摘抄或?qū)⒂涗泿щx指定場所，不得查閱其他無關(guān)記錄。4.7 記錄的銷毀

保存的記錄如超過保存期，由檔案管理人員提出銷毀申請，經(jīng)中心質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，報(bào)中心主任批準(zhǔn)，由管理人員執(zhí)行銷毀。相關(guān)文件

(1)《保護(hù)委托人機(jī)密信息和所有權(quán)程序》CRSRI-CX-01-2004(2)《文件的控制和維護(hù)程序》CRSRI-CX-02-2004