第一篇：文檔管理的方法

檔案整理的方法及分類、檔號編制及質量要求（文書業(yè)務、會計聲像、實物電子、科技

邵東檔案整理的方法及分類、檔號編制及質量要求（文書、業(yè)務、會計、聲像、實物、電子、科技）

編寫 吳金林

一、檔案整理幾個概念

(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

（二）檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

（三）檔案整理的文件范圍：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

（四）檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

1、以“案卷”為單位整理。

1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》 5）以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

（2）各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

2、以“件”為單位整理。

1）以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。2）一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。

3）以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內。

4）以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。5）以“件”為單位檔案整理的適應范圍：

（1）全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

（2）企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，（3）聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。6）按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊檔案排架。

二、檔案分類、檔號編制

（一）檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

（二）檔案的分類和大類設置辦法

1、大類的設置

原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

2、各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

1）保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔文件整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。

此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。

2）保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按問題（如綜合、政工、業(yè)務）分類。

此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。

以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。

以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

3）問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司）。

此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

4）年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的。

此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務檔案按種類——年度或保管期限——年度分類法。

3、科技檔案采用種類或保管期限——年度分類法。（種類有基建、設備、科研等）

4、會計類檔案采用類別——保管期限——年度分類法或年度——類別——保管期限的分類方法。類別有憑證、賬薄、報表、其他。

5、聲像檔案一般采用載體形式——年度——問題分類法；載體有照片和磁性2種

6、實物檔案一般采用年度或類別——年度分類法，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。

（三）檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

1、全宗號的編制

全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.2、目錄號編制。

填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據(jù)全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1）一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務檔案（如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表實物檔案。

2）采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3）目錄號編制示例

業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業(yè)務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業(yè)務檔案。

3、案卷（件）號、頁號

1）案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，若超過1000卷要重新編制目錄號、案卷號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號。

2）件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3）頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷（件）內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。卷（件）內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)。

頁號的位置：整卷裝訂的案卷，頁碼應編在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，頁碼應編在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號。

我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。打印件已經(jīng)編有頁碼的可不必再編，底稿頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字續(xù)編。

整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內文件目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號。

三、檔案整理的質量要求：

（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

1、齊全完整。

1）歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；

2）收集工作應立足本單位，注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集；重大活動事件材料的收集；

3）文電合一；

4）底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；

5）有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔； 6）附件隨正件收集歸檔；關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內在聯(lián)系。

1）時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的．分年度時．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。

遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；

跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度；

跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度；

跨年度的會議文件，放在會議結束的年度；

跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；

法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

（2）專門年度，以專門年度為一年。如學校的教學檔案。

（3）沒有標明落款日期的文件材料．應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

（4）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內歸檔。存在時間長的必須按年度立卷。

2）來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

3）內容聯(lián)系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。

按問題組合要注意以下幾點：

（1）同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。

（2）綜合性文件和涉及兩個以上問題的文件歸入綜合類。如檔案局的一份年度工作總結，一份涉及檔案法制、業(yè)務指導、科教問題的文件均歸入綜合類。

（3）文電應合一組卷。

（4）單一問題的文件數(shù)量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。

（5）不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等要與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。

（6）在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4）正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案類

根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。鑒定時把握四句話：以我為主（即本機關形成的文件都應存檔、占檔案的大頭，且永久為多）、以人為本（即涉及個人的材料除了縣級以下的獎勵、警告以下的處分都是永久保管）、重視執(zhí)法（凡是跟行政執(zhí)法有關的多是永久），本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高。結合我縣實際，我對8號令分級別，分期限進行了梳理，如下：

（1）上級機關文件：上級主管機關和各級黨委、政府及職能部門關于本機關機構設置、研究本機關工作的會議紀要、人員任免、人員編制、縣級以上對本機關或人員的表彰及本機關起草的由它印發(fā)的重要業(yè)務文件等；省部級以上機關及領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件，省部級以下機關及領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的重要事由文件；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等；上級機關對本機關重要業(yè)務問題的批復等永久保管。

省部級以下機關及領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的一般事由文件；參加上級機關召開重要業(yè)務工作會議主要材料（如領導報告）、上級機關比較重要的文件、各級黨委政府有關本行業(yè)一般業(yè)務的文件30年保管。其他要貫徹執(zhí)行或查考的文件及明傳電報 10年保管

（2）本機關重要文件永久保存。

一是反映機關主要歷史面貌和主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議、局務會記錄、會議紀要，黨代、人代、政協(xié)會、工青婦代會、工作會議和專題會議材料主要件（指請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要）；本單位編輯、編寫的大事記、組織沿革、年鑒等；本單位機構設置、撤并、名稱更改、人員編制、組織簡則、印信啟用和作廢等；年度和年度以上的計劃、總結、匯報、統(tǒng)計材料； 重要職能活動的總結、重要專題的調研材料 ；代表本單位參加上級工作會議的重要典型發(fā)言、經(jīng)驗介紹，本機關制定的方針政策性、法規(guī)性業(yè)務，中長期規(guī)劃、綱要等；聯(lián)合行文中本局為主的重要性文件； 重要業(yè)務（方針政策法規(guī)性）問題的請示及批復（含上級對本級、本級對下級）；出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的重要文件材料（指發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等）；人大政協(xié)機關的提案答復材料。

二是機關行政及事物管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如： 行政管理工作制度、程序、規(guī)定，行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料（指固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等，不動產(chǎn)、自然資源的所有權、使用權的確認，20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件）；機關事物管理中形成的房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料，與有關單位簽訂的重要合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（指涉外、金額巨大、時效性長、涉及面廣）等文件材料，國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）重要文件材料（機關房產(chǎn)、機動車等價值相對較大，使用壽命周期較長的），職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)；財務審計結論、決算報表、本單位制作的工資發(fā)放表；有領導重要批示和處理結果的信訪材料；檔案管理、保密工作、綜治衛(wèi)生、計劃生育、中心工作等方面的重要材料 ；行政處罰、處分、復議、國家賠償重要件；執(zhí)法檢查情況匯總、通報、整改通知等。

三是機關人事管理、紀檢活動的文件材料。如：人事任免、獎勵材料（縣級以上）、處分材料（警告以上）、職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料，復員軍人安置；人事考核、職稱評審；職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等。紀檢、監(jiān)察工作中形成的重要綜合性報告、調查材料（黨員受到黨內違紀處分）；一把手述職、述廉建設總結。

本機關一般性文件定期保存。

其中30年的有：一是反映機關一般歷史面貌和一般職能活動的文件：如黨代、人代、政協(xié)會、工青婦代表大會的一般件（重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等），本機關召開工作會、專題會、承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的一般件（典型材料、代表發(fā)言及交流材料、簡報、新聞報道），本機關為協(xié)辦會議的主要件 ；職工會議記錄，年度以下的綜合性匯報材料；中心組學習計劃、日程、領導講話、會議記錄；上級機關或領導檢查、視察本地區(qū)或本機關工作時形成的一般文件及本地區(qū)或本機關的工作匯報材料；代表本單位參加上級工作會議的一般事由性典型發(fā)言、經(jīng)驗介紹；本機關起草的一般業(yè)務文件，代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿 ；出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的一般件（出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄），本單位對人大的交辦函、政協(xié)的提案及領導的批示所做的答復；本級簡報，報紙、期刊、上級簡報中有自己單位的重要信息等。

二是機關行政及事物管理、行政執(zhí)法活動的一般文件材料：20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料；機關財務預算，機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料；機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料；職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則；職工住房情況統(tǒng)計、調查表、職工住房申請 ；重要接待工作的計劃、方案；其他有處理結果的信訪材料；機關辦理事業(yè)單位登記、機構代碼、物價年檢、年審文件材料；行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻囊话阄募牧稀?/p>

三是機關人事管理、紀檢活動中形成的人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件 ； 受縣級以下表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件，受到警告處分的 人員處分材料 ；紀檢、監(jiān)察工作中形成的一般綜合性報告、調查材料；黨支部會議記錄，個人述職、述廉建設總結。

10年保存的有：各種會議討論未通過的文件，本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會 的 次要件（委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排），本機關為協(xié)辦會議的一般件（典型材料、代表發(fā)言、交流材料、簡報），職工業(yè)務學習、政治學習記錄 ；年度以下的計劃、總結、統(tǒng)計材料 ；一般活動的總結、一般問題的調研材料；本級情況反映、工作信息等；黨、團、工會工作活動中形成的情況反映、工作簡報 ；聯(lián)合行文本局協(xié)辦的一般性文件；一般業(yè)務問題的請示與批復、批示（含上級對本級、本級對下級）； 行政管理工件中形成的備案文件，人事考察及備案材料 ；財務經(jīng)費請示及批復、月度報表、從工資發(fā)放中心拿回來的工資發(fā)放表、勞動情況月報、醫(yī)保、社保、公積金余額報表 ； 一般接待工作的計劃、方案；與有關單位簽訂的一般合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（金額小、臨時性、事物性）等文件材料；國有資產(chǎn)管理一般文件（指 設備價值相對不高，使用壽命周期相對較短，若干年后就要淘汰、重新更換的）；沒有處理結果但需要保存信訪材料；檔案管理、保密工作、綜治衛(wèi)生、計劃生育、中心工作等方面的一般材料（如成立領導小組、保衛(wèi)安全檢查、調查記錄）；與上級及各部門簽定的年度責任狀。

（3）同級機關文件：非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

（4）下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年；一般的保存10年。

B、會計檔案。

（1）會計憑證：保管15年。

（2）會計帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

（3）會計報表：決算報表永久保管（包括文字分析），會計月報表保管15年。

（4）其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年

C、科技檔案?；?、科研：永久。設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久或長期。

F、業(yè)務檔案保管期限按上級要求辦。(二)外形要求

1、裝具要求。

（1）采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。

(2)購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷” 的手槍式電鉆、用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等，用于起訂書針的起訂機、裝卷時用于固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水等。

2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。

3、案卷或文件裝訂要求。

案卷或文件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。

1）在裝訂前,已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整，復制要在保持原貌的前提下進行。

2）必須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍，刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。

3）裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。4）對大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應盡量位于字跡之外。

5）對于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。

6）空白紙張必須抽除出去。

7）以?件“和以”卷“整理檔案的具體裝訂要求：

（1）單份文件裝訂。

裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

永久保管的卷內文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多，可以裝在文件左側的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側為裝訂邊。

30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。

裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復制件或手抄件為一件(原件在前,復制件在后)；附件頁數(shù)多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件(轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后)；

外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件，但須排列在一起；

會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；

報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。

未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統(tǒng)計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時，也可結合其它特征劃分成若干件。

（2）整卷裝訂的案卷。

裝訂前應將“卷”內的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側、下側。采用三孔一線的方法裝訂，棉線要勒緊結牢，結頭打在背面。

（3）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內。

（三）排列編目要求

1、歸檔文件的排列。

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業(yè)務、行政事務、其他（或黨群、行政、業(yè)務、其他）的事由順序排列。

1）同一事由的歸檔文件排列

內容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級分別排列，不同級別內再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序排列。

2）不同事由的歸檔文件排列．

（1）按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。

（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或將綜合性工作排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、全縣檔案工作會議材料、工作計劃、總結、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業(yè)務方面的民生檔案工作意見等。

（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列

a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構設置、人員編制、干部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。

b、一個事由，幾個地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時間排列。如基層上報的工作總結、統(tǒng)計、年報、花名冊。

c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）----報告---調查旁證----個人交代材料等順序排列。（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細分，分級排列?？砂础白髡?---問題---名稱----時間” 交叉組配排列。

3）密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后

4）對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最后，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。

2、蓋歸檔章

歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、盒號等必備項。歸檔章式樣如下： 歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、盒號等必備項。

1）全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號。

2）年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。如“2007“

3）保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。

4）件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。

室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從“1”開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。

館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。

5）盒號：檔案盒的排列順序號。

6）頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。

7）機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化的簡稱。（我縣這欄可以不填）

3、卷內文件或歸檔文件編目。

編目是指編制歸檔文件目錄或卷內文件目錄，編目應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。

目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應在縣檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。

填寫歸檔文件目錄項目時．應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。

卷內文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：

1)卷內文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區(qū)別：

（1）卷內文件目錄第一欄是順序號，歸檔文件目錄第一欄是件號。

順序號是卷內文書材料依其排列先后填寫的序號，按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與順序號一致。順序號應用阿拉伯數(shù)字從“1”起依次標注案卷內文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；

件號，即文件的排列順序號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據(jù)一個欄目。批復與請示、復函與發(fā)函、正件與附件、批轉或轉發(fā)和被批轉或被轉發(fā)件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉（轉發(fā)）文件的標題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內從“1”開始逐件流水編制，同一年度內盒與盒之間的文件件號必須相連。

（2）

卷內文件目錄第六欄是頁號，歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)

頁號，即填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最后一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷都從“1”開始按卷內文件排列順序依次編寫。

頁數(shù)，即填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。每件按件內紙張排列順序從“1”開始編寫。

2)責任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

（1）責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“邵東縣檔案局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。

（2）聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個責任者，可寫前三個，后加“等”字。（3）對于領導人講話或以領導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領導人姓名，但必須用（“）”標出領導職務；

（4）未署責任者的文件，編目時應考證清楚一并填寫；

（5）另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；

（6）花名冊、介紹信、報道證、招聘表、工資轉移證、農(nóng)轉非存根等的責任者一律為文件中印章所指的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準；

3)文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。

（1）文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正，可用三排編寫。

（2）文號中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號”。（3）少數(shù)文號中出現(xiàn)無字號、無年度而只有數(shù)字號的情況，注意有則有，無則無。

（4）文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如“會議文件之一”或“某刊第幾期”等。

4)題名：即文件標題。填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《 》和“ ”的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，做到一字不落。

填寫題名須注意：

（1）應按文件上的標題填寫，不得隨意更正，但責任者欄填了作者，則可在題名中省略作者，如《邵東縣委辦 縣政府辦關于加強民生檔案工作的意見》，責任者欄已經(jīng)寫了“邵東縣委辦 縣政府辦”，那么題名欄只需寫“關于加強民生檔案工作的意見”；若正題名能反映文件內容時，則可省副題名；并列題名在需要時與正題名一并抄錄；重要的附件題名也應抄錄．外加“【 】”，以防漏檢。會議文件中的領導人講話材料，正、副標題最好錄齊。

（2）文件沒有題名或題名含義不清．不能全面揭示文件內容時，應根據(jù)文件內容重新擬寫或補充題名，并在新擬或補充題名之外加“[ ]”號，以區(qū)別于文件原有標題，方便檢索。例如文件標題是“通知”、委托書”、“支持信”、“承諾書”、“確認函”、“抵押書”、“公證書”、“協(xié)議書”、“申請書”、“便函”子樣的，必須根據(jù)文件內容擬寫一條簡捷的題名，并加[ ]；批轉性通知只引用發(fā)文字號的，也應根據(jù)文件內容重新擬寫標題；只寫了“工作動態(tài)”、“情況反映”、“簡報”、“會議紀要”、等字樣的，必須補錄齊全文件上的實際題名。

（3）永久保存的會議記錄必須擬出每次會議的內容，期次、時間，一次會議做為一件，但可以按原狀以本為裝訂單位。會議題名外加“[ ]”；（4）針對性文件題名，如任免、調配、獎懲、出訪、優(yōu)秀人員批件等人事方面的文件材料，涉及本單位人員，其人員名稱照實抄錄，針對本機關的人名附在題名后，并加“（）”，上級研究本單位有關工作的會議紀要等，必須在原題名后用“（）”標出研究內容等;

（5）批復與請示、復函與發(fā)函、正件與附件、批轉或轉發(fā)和被批轉或被轉發(fā)件，本是一份文件的兩個部分，雖然只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉（轉發(fā)）文件的標題可以作為副標題另外占行書寫。重要文件的定稿、草稿 與歷次修改稿只編一個件號，但其題名可以分別占一行登錄；

（6）相同的文件標題，如工作計劃、總結和報表不能打省略號 ；

（7）干部調動介紹信、黨團組織關系存根、報道證、招聘表、工資轉移證、農(nóng)轉非存根等一本為一件的，必須寫出每個人員的姓名，一行可多寫幾個名字。一般被批準單位這方面材料少可以一人為一件。較多則6人為一件，題目必須在干部調動介紹信后面用“（）”標出6個人的姓名。

各種題名的具體寫法如下：

5)日期：目錄日期必須是印章所蓋處或文件形成時的日期。

（1）多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間。

（2）一份文件有幾個時間特征的，以具有法律效力的為準。

（3）幾份文件為一件的，以正本為準，回復性以復文為準。

（4）對沒有落款日期的文件材料，應根據(jù)文件內容加以考證并填寫，外加“[ ]”。實在不清楚月日的用4個0代替。如2008

0000。

（5）具體填寫日期項應用8位阿拉伯數(shù)字寫明年度、月、日。用2行排列 如2008

0802。

6)備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。

（1）文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，需在備注中注明；

（2）

有重復的文件需在備注中說明；

（3）傳真件需在備注中注明；

（4）文件有破損，影響了文件內容的需在備注中注明；

（5）文件秘級應在備注中注明；

（6）只有請示沒有批復的，注明缺批復；

（7）只有復印件缺原件的，注明缺原件。

（8）會議記錄里每次會議的起頁號填寫在備注欄中，方便查閱。

需要說明的內容較多，在備注欄加注“*”，具體內容填在盒（卷）內備考表中

（四）歸檔文件裝盒及書寫要求。

1、歸檔文件的裝盒

歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒。裝盒時．應按照分類方法，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。裝盒的具體要求是：

（1）不同形成年度的歸檔文件一般不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應放入同一檔案盒；分機構（問題〕的情況下，不同機構（問題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。

（2）裝盒時應視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。檔案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三種。

（3）檔案盒是歸檔文件的裝具。檔案盒可豎式擺放，也可橫式擺放。

2、檔案盒書寫要求。

1）封面應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱（即立檔單位名稱），如“邵東縣檔案局局”。為了美觀標準，我縣今年統(tǒng)一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。2）檔案盒盒脊應根據(jù)不同的擺放方式，在盒脊或底邊準確填寫各檢索項。項目有:全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。前三項的填寫照歸檔章，刻章蓋印。問題欄可以用鉛筆標明該盒檔案事由，如“上級黨群、行政管理”，方便檢索。起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔文件的件號，其間用“/”號連接；館編件號待檔案移交進館時再行編制。盒號是指檔案盒的排列順序號，盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水號編制。

《規(guī)則》要求在檔案移交進館時按進館要求編制。為方便檔案室管理，我縣規(guī)定檔案室統(tǒng)一用鉛筆編制填寫盒號。

（五）檔案卷皮書寫要求。文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。封面尺寸規(guī)格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(長×寬)

1、封面項目有：立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數(shù)、保管期限。

1）立檔單位名稱。全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“湖南省人民政府人事局”“簡稱為“湖南省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。為了美觀標準，我縣今年統(tǒng)一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。

2）類目名稱填寫大類名稱，類目名稱指全宗內文件中分類方案的第一級類目名稱。即按組織機構分類的，填寫組織機構名稱；按問題分類的，填寫問題類別名稱。在一個全宗內應按統(tǒng)一的方案分類，并應保持分類體系的穩(wěn)定性。如法規(guī)檔案、學籍檔案、教學檔案，我縣這項也可不填；

3）案卷名稱即案卷標題，擬寫案卷標題要求文字簡練通順、標點正確，標題字數(shù)一般不超過50 字為宜。標題結構一般由主要發(fā)文機關、內容、文種三部分構成，要求高度概括卷內文件材料，如“縣教育局下發(fā)的關于黨群，行政管理方面的決定、意見、通知”；填寫時要求根據(jù)題名字數(shù)的多少排列勻稱，位置要適中醒目。

4）時間即文件起止日期，按卷內最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填寫；

5）頁數(shù)填寫該卷檔案的總頁數(shù)；

6）保管期限填該卷檔案鑒定的保存期限。如鑒定為“永久”二字，長期、短期類推。

7）封面的右上角有一個框，其項目有全宗號、目錄號、案卷號三項。具體填寫見前面檔號編制。

2、檔案卷皮背脊項目有：全宗號、目錄號、案卷號、案卷標題、年度、保管期限。填寫同封面，案卷標題下要先豎直寫出立檔單位簡稱，如“縣檔案局”，再空兩格按照案卷封面上的案卷名稱從左至右豎直填寫，字數(shù)多可縮寫，如“縣檔案局會議記錄、工作計劃總結、崗位責任制”。

（六）填寫卷末或盒底備考表。每卷卷尾或盒底應放置備考表，備考表項目包括：盒（卷）內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，說明卷（盒）內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，填寫立卷人、檢查人和時間，以示負責。去年開始縣檔案局已將備考表印制在文書檔案盒底。

1、盒（卷）內文件情況說明要求填寫盒（卷）內歸檔文件需要說明的情況，包括該盒（卷）內歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補充移出、銷毀等情況。

2、整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任；

3、檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。此項一般由機關檔案人員填寫，也可與機關內部機構負責人聯(lián)署。

4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的年、月、日。

備考表放置在檔案盒的最底層。去年開始縣檔案局已將備考表印制在檔案盒底。

（七）編制立卷說明或歸檔文件整理說明。

各立檔單位在整理完畢當年的檔案后，必須編制立卷說明或歸檔文件整理說明，打印6份，4份放永久檔案的歸檔文件目錄冊里，置于索引的前面。一份放全宗卷里，一份存檔。立卷說明或歸檔文件整理說明應簡單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內案卷數(shù)量、分類原則、整理狀況、存在問題等。

1、立檔單位基本情況。其具體內容主要有：

1）立檔單位的名稱、成立時間、職能范圍、錄屬關系；

2）內部機構的設置情況，主要工作活動和指標任務完成情況，與立檔單位緊密相關的重大事件、重大新聞、重大活動等。機構人員情況要寫出立檔單位本年度內機構職能和人員編制的調整變動情況和現(xiàn)狀,機構職能的調整和主要領導的變動須寫出依據(jù)，即列出文件名與文號。

2、歸檔文件情況。其具體內容有：

1）歸檔文件的總份數(shù)，各機構或問題類目的歸檔文件的份數(shù)，各種保管期限的歸檔文件份數(shù)；

2）本單位重大活動形成的文件材料歸檔情況；

3）有無復制件等情況；

4）各專門文件材料和非紙質載體文件材料歸檔情況；

5）本單位未辦理完畢的重要文件材料情況。

3、歸檔文件整理情況。主要內容有：

1）歸檔文件整理的組織形式及分工情況；

2）歸檔文件材料的來源、內容、形式、數(shù)量、可靠和完整程度情況；

3）選擇的分類方案、排列、編號方法；

4）重要歸檔文件的狀況等。

（八）案卷排列及編制案卷目錄、全引目錄。

1、案卷各部分的排列格式：

1)使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。

2)使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：

軟卷封面(含卷內文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入盒保存。

2、案卷的實體排列：依照“檔案分類方案”對案卷進行系統(tǒng)排列，采用保管期限、年度、級別、組織機構（或問題）的排列方法。如長期類可按“上級文件”，“本級綜合、政工”，“本級業(yè)務文件”，“下級總結、報表”的順序排列。

3、編制檔案案卷目錄。我縣主要按保管期限編制案卷目錄，這樣可以分柜保管，日后移交進館時可作移交目錄，避免重復勞動。即把同一年度的案卷分為永久、長期、短期卷，三類分開排列各編一本目錄。其方法是每一種保管期限的案卷按組織機構（或問題）排列，并編制案卷目錄。案卷號以本機關建立年度第一本案卷為開始，連年連排從“1”開始統(tǒng)一編一個流水號。

案卷目錄須按照案卷的排列順序，逐卷填寫。案卷目錄由案卷號、級別、案卷題名、年度、頁數(shù)、保管期限、目次、備注等組成，應對照案卷封面上的內容準確填寫。案卷目錄可以多年編成一本。

4、編制檔案全引目錄

全引目錄由立卷說明、案卷目錄和卷內文件目錄組成。這里的案卷目錄中有一項“目次”欄，它是該卷檔案目錄在該本全引目錄中的位置標識。卷內文件目錄右上角的小方框里有4個項目：全宗號、目錄號、案卷號、頁號。全宗號、目錄號、案卷號照該卷檔案背脊項目填寫，頁號的填寫方法為每本全引目錄從“1”開始按照“案卷”卷內文件目錄的排列順序，用阿拉伯數(shù)字編寫，并將該卷檔案目錄的首頁數(shù)字填寫在“目次”欄。全宗內的檔案全引目錄應根據(jù)案卷數(shù)量情況，區(qū)別不同保管期限，若干年度編一本。檔案全引目錄文書檔案打印一式5份，其他檔案各打印一式3份。

5、填寫案卷目錄和全引目錄背脊

背脊項目有目錄號、案卷號、全宗名稱、起止日期。目錄號見檔號編制，案卷號填寫本冊目錄的起止案卷號，全宗名稱填立檔單位名稱。起止日期填本冊目錄中案卷的起止年度。

（九）編制盒號目錄和歸檔文件目錄冊。

1、編制盒號目錄

盒號目錄即歸檔文件目錄索引。內容有盒號、保管期限、年度、問題、頁次。盒號須按照歸檔文件的分類方案和排列組合順序，逐盒從2001年《實施歸檔文件整理規(guī)則》起；從“1”開始編寫大流水號，；期限填寫該盒檔案的保管期限；年度填寫該盒檔案的形成年度；問題欄要標出該盒檔案起止件號和內容（如上級文件、綜合、政工），內容用“（）”括起，表明未分問題；如果是分問題的，則件號在后，用“（）”括起。頁次是指歸檔文件目錄紙排列在該本歸檔文件目錄冊的位置，每冊從“1”開始編寫流水號。

2、編制歸檔文件目錄冊

2）歸檔文件目錄冊由歸檔文件整理說明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄組成。這里歸檔文件目錄右上角的小方框里有4個項目：全宗號、問題、期限、頁號。全宗號、問題、期限的填寫照該盒文件背脊項目填寫，頁號的填寫方法為每本目錄冊從“1”開始按照歸檔文件和盒號的排列順序，用阿拉伯數(shù)字編寫，并將該盒檔案目錄的首頁數(shù)字填寫在“頁次”欄。

歸檔文件目錄冊必須用檔案局制作的專用歸檔文件目錄夾單獨裝訂成冊。編制成冊方式原則上應與分類方案和檔案實體排列一致。永久和30年保管的檔案要求制作5套，以后2套隨檔案移交給檔案館，另2套自己查閱。10年期限的檔案制作一套目錄就可以了。

3）歸檔文件目錄夾的填寫：

（1）封面的填寫：封面項目有全宗名稱、年度、保管期限、問題4項。全宗名稱填寫立檔單位的全稱或規(guī)范的簡你。年度填寫檔案的形成年度；保管期限填寫永久、30年（或長期）、10年（或短期）；問題填大類名稱?？梢源蛴?。

（2）背脊的填寫：背脊項目有全宗名稱、年度、保管期限、問題。填寫同封面。

（十）檔案排架。

1、排架順序：從左至右，從上至下排列。

2、檔案實體一般可按文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、會計檔案、音像及電子檔案、實物檔案等大類順序分柜分隔排列。

3、各大類內按下列順序排列

1）文書檔案按保管期限、年度分別排列。即把同一大類的檔案首先按保管期限分開，然后按年度排列，再將同一年度的檔案按級別、問題、重要程度順序排列。實施8號令之后即2008年形成的檔案，30年接原來的長期盒號，排列在長期檔案之后，10年接原來的短期盒號或案卷號，排列在短期檔案之后

2）業(yè)務檔案多的單位按二級類目排列。不多的按年度排列。

3）科技檔案按科研、基本建設、設備等二級類目分別排架。

4）會計類檔案按財務報表、會計賬簿、會計憑證等二級類目分別排架；在二級類目中分別按年度順序排列。

5）實物檔案應按分類方案排列順序上架

各種專門檔案的整理方法

一、業(yè)務檔案的整理 ㈠業(yè)務檔案的范圍：主要包括反映本單位在從事業(yè)務工作等活動中形成的專門文件材料。比如審計局的審計檔案，民政局的婚姻登記檔案、社會救助、低保檔案、收養(yǎng)檔案、優(yōu)撫檔案，人民法院的訴訟檔案、仲裁檔案，縣人口和計劃生育局的病殘兒鑒定檔案、再生育審批檔案，縣農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦、縣醫(yī)保站的醫(yī)療保險檔案，各醫(yī)院的出生檔案、病歷檔案、疾控中心的計劃免疫檔案、防疫檔案，縣公安局、派出所的戶籍檔案、案件檔案，縣經(jīng)管局的土地承包檔案，縣林業(yè)局的山林定權發(fā)證、退耕還林檔案，縣教育局、各學校的學生檔案、教學檔案，縣房產(chǎn)局的房地產(chǎn)買賣交易檔案、城市拆遷檔案、房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案、抵押檔案、廉租住房保障檔案，縣國土資源局的農(nóng)村宅基地檔案、土地普查檔案、地籍檔案、地產(chǎn)、法規(guī)檔案，縣住房公積金管理中心的公積金貸款，提取檔案，縣工商局的個體工商戶登記檔案消費者權益保護檔案、法規(guī)檔案，縣物價局的物價管理檔案，縣環(huán)保局的環(huán)境監(jiān)測檔案，縣殘聯(lián)的殘疾人檔案，縣勞動就業(yè)局的職業(yè)介紹檔案、失業(yè)保險發(fā)放檔案、技能培訓檔案、保險補貼檔案、下崗職工個人檔案，縣工傷保險站的參保單位檔案、工傷認定、鑒定檔案，縣勞動和社會保障局的勞動仲裁檔案，縣財政局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的農(nóng)民補貼檔案等。這些業(yè)務檔案特別重要，很多都是民生檔案，必須收集到檔案室統(tǒng)一管理。

㈡業(yè)務檔案的整理方法： 各單位形成的業(yè)務檔案必須按照《怎樣整理好檔案》課程中第三大點“檔案整理的質量要求”規(guī)范化整理、編目、裝訂，并編制全引目錄或案卷目錄。以軟卷皮裝訂的案卷檔案（如公證處的公證檔案、工商局及國土局的法規(guī)檔案）和以檔案袋為單位保管的業(yè)務檔案（農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案）必須裝盒，并規(guī)范填寫檔案盒背脊項目，所有檔案不得直接裸露在檔案架上。如有些醫(yī)院的病例檔案到目前為止都沒有裝卷、裝盒，自成立以來的檔案不是捆扎成堆就是直接都裸露在檔案架上，98年形成的病例檔案都已經(jīng)發(fā)黃、變脆，離保管期限30年還有很遠就快無法使用了，這是對檔案、也是對以后的利用者極不負責任的做法，雖然檔案盒要點成本，但這些投入是必須的,同時各醫(yī)院必須將應該永久保存的出生病歷檔案分出來重新整理，跟嬰兒出生證明一起編號，編制檢索工具，方便服務民生。業(yè)務檔案的具體整理辦法上級主管部門有規(guī)定的按上級要求整理，如審計局的審計業(yè)務檔案，法院、檢察院的訴訟檔案，公安局的戶籍、案件檔案、紀檢會的案件處理檔案，公證處的公證檔案，工商局、質量技術監(jiān)督局的法規(guī)檔案等，其上級都有具體整理要求，因此案卷整理就必須嚴格照規(guī)定執(zhí)行。對于上級沒有具體要求的業(yè)務檔案，各單位應該請檔案局的同志前去指導，由檔案局的業(yè)務指導人員依據(jù)其檔案形成特點和價值制定整理方案。如農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案、計生局的生育審批檔案就是在檔案局有關同志的指導下，將檔案規(guī)范整理編目。財政所的民生檔案整理方法：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的民生檔案主要分三種，一是納稅登記表、二是農(nóng)民信息網(wǎng)資料、三是農(nóng)民補貼檔案。對于這些重要資料，必須以村為單位組卷，并編寫卷內目錄，再裝入檔案盒，統(tǒng)一編制盒號，填寫好封面和背脊，編制案卷目錄和全引目錄。業(yè)務檔案硬卷皮、軟卷皮和硬卷盒如下圖；

二、會計檔案的整理方法

會計檔案是指會計憑證、會計賬薄、財務報告（會計報表等）和其他會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。主要包括：①會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；②會計賬?。嚎傎~、明細賬、日記賬（銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬薄、其他會計賬（公積金、養(yǎng)老金明細賬）；③財務報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務報告；④其他：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊（此項也可放在全宗卷內）。

會計檔案整理工作的內容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。根據(jù)國家有關規(guī)定，會計檔案的立卷工作由財務會計部門按照本單位會計檔案分類方法承擔，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負責。

（一）會計類檔案分類有2種方法：會計部門將當年年度的會計憑證、會計賬薄、財務報告及其他會計核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報告等幾種主要形式進行分類。通常采用

1、采用種類——保管期限——年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

2、年度——類別——保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

（二）會計檔案的立卷方法：

1、會計憑證的立卷方法：會計憑證一般按月立卷。會計人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷，每卷厚薄要適中（3cm左右）。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應折疊整齊，要填寫好憑證封面和脊背，并在封面與脊背的接封處，加蓋財務專用章和裝訂人的印章，然后裝入會計憑證盒，并填寫好憑證盒封面。

2、會計帳簿的立卷方法：會計帳簿按年度立卷，在會計年度終結時進行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時要嚴格按照帳簿的種類進行，一本帳簿為一卷。對于活頁帳簿，保留已使用過的帳頁,編制頁碼,去除空白頁,撤掉帳夾，用會計檔案封皮裝訂成冊。對于死頁帳簿，應該保持原來面目,不必折去空頁,編制頁碼后用會計檔案封皮裝訂。帳簿裝訂時,應有卷內文件目錄和備考表。封面應填寫齊全,平整,并注明所屬年度及帳簿名稱。封皮上除了全宗號、目錄號、案卷號外,其余都由財務部門填寫。

3、會計報表的立卷：會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表與季度、月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位的表，可根據(jù)保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù),下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂。在整理會計報表時,可能會遇到一些文字材料，這些材料是對會計報表的分析和說明，應為會計報表的組成部分，應當與會計報表合在一起組卷，以保持內容上的密切聯(lián)系。訂前要編制頁碼，填寫卷內文件目錄及備考表，去除金屬物，用會計卷皮裝訂。工資表、銀行對帳單等整理方法參照會計報表。

（三）會計檔案的排列與編目

會計檔案的編號要便于管理、查找、鑒定銷毀，通?？梢愿鶕?jù)案卷排列的方法，按類別各編一個大流水號。會計檔案經(jīng)過裝訂和排列以后，都要填寫案卷目錄，作為會計檔案最基本的檢索和統(tǒng)計工具。案卷目錄的編制方法通常分別編制憑證、帳簿、報表三本目錄，案卷目錄填寫項目有：歸檔日期、案卷號、案卷名稱、起止年月日、起止號次、冊數(shù)、保管期限、備注、銷毀日期。

三、聲像檔案整理

（一）照片檔案的整理方法 照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。

1、照片的整理。

照片一般采用的分類方法是年代——問題分類法，即在全宗內把照片先按年代分開，再在每個年代內按問題進行分類。照片檔案較少的單位，可直接按問題分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。照片經(jīng)過分類后，應分別排列存放，每類內按時間順序排列。

照片分類后，再按類將照片組合成案卷，一般情況下，一類內容一卷，內容相近的可組成一卷，照片數(shù)量少的，一年的照片也可以組成一卷。卷內排列一般按時間順序或重要程度排列。照片的分類號、底片號、參見號應在文字說明欄中寫清。另外，在每張照片的背面也應寫明上述各種號碼，以便查找后歸還。

照片的編號，應先編每卷的卷號，再編卷內照片的順序號。

在完成案卷整理后，還要編制案卷的卷內目錄，填寫備考表、案卷目錄，以利于查找利用。（案卷目錄中需要說明的項有照片號和照片題名，照片號即案卷內照片的順序號，照片的題名即文字說明改成照片名稱，不超過50個字）

2、底片的整理方法。按年度、尺寸或內容等分類后，再按底片收到的先后次序流水編號即可。底片號在編寫時，應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊外。?

3、照片文字說明的成分與要求。照片文字說明是補充反映照片內容的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白畫面上所反映的內容、時間和地點。一般，每張照片都要編寫文字說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應加總說明。文字說明包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素。事由即照片影像所反映事件、事物的情由；時間即事件的發(fā)生和照片拍攝的時間；地點即被攝物所在的具體地點；人物即照片上主要人物的姓名、身份；背景即對揭示照片影像主題具有一定作用的情況；攝影者即照片的拍攝單位和拍攝人。這六個要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

隨著數(shù)碼相機技術的不斷發(fā)展，很多單位都使用數(shù)碼相機進行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。對于數(shù)碼照相可以通過光盤刻錄進行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的具有保存價值的數(shù)碼照片按類目錄保存到計算機上，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計算機左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關內容，就能快速檢索到此照片。

（二）磁性載體檔案的整理與編目 磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件一樣及時整理。在全宗內，磁性載體檔案一般按年代－問題進行分類。

1、錄音帶、錄像帶檔案的整理以自然盒為一卷，在一般單位，錄音錄像檔案形成的量不大，內容也比較單一，可暫不分類整理。錄音錄像檔案較多的單位，如廣播電臺、電視臺等，可按內容進行分類，通常按政治、經(jīng)濟、文學藝術、科學、教育等分為若干類別。如果數(shù)量多，還可以再分屬類。分類時應把永久保留性節(jié)目與臨時性節(jié)目分開，把機密的與一般的分開，把不同版種區(qū)別開來（原版、復制版、播出版）。檔案部門對驗收并須入庫的錄音錄像檔案，應登記入冊。如果數(shù)量少，只需建立總登記簿即可，按收到的先后次序入冊即可。登記的項目包括：編號、收到日期、錄制日期、內容、責任者、錄制單位、錄制地點、放送時間、技術狀況（消磁情況、模版質量）、數(shù)量備注等。編號采用流水編號或分類號——類流水號。如檔案數(shù)量多，可先進行分類，然后建立分類登記簿，登記項目如上。經(jīng)過登記的錄音錄像檔案應裝在特制的盒內或套內，在盒套外面貼上標簽，上面注明題目（內容）、講演人、錄制日期、卷（盤）數(shù)、編號、帶長、時間等項內容。盒內還附有文字材料，并統(tǒng)一編號。

2、軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標簽、注明內容、主要任務，形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內容，同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄，歸檔的磁性載體文件應由文字形成部門編制歸檔說明。

四、科技檔案的整理與編目

科技檔案的整理工作，就是由檔案部門對收集來的科技檔案，按其形成規(guī)律和特點，進行科學分類、系統(tǒng)排列及編目的工作。這項工作包括系統(tǒng)整理和科學編目兩部分。系統(tǒng)整理包括對案卷的分類和排列，以真實反映科技、生產(chǎn)活動的歷史面貌，保持其有機聯(lián)系?？茖W編目包括編檔號和編目錄，用以固定案卷分類、排列的整理成果，揭示各類案卷的內容和構成。科技檔案整理的原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，便于保管和利用?？萍紮n案的整理方法：一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。

㈠分類?？萍紮n案分類，就是根據(jù)科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。①工程項目分類法。它適用于對基本建設工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案的類別。②型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設備檔案的分類，就是以各個型號的產(chǎn)品或設備為分類單元，劃分科技檔案的類別。③課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。④專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質劃分科研檔案的類別。⑤地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。⑥時間特征分類法。按科技檔案內容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。

以上幾種基本方法，在實際應用時，可根據(jù)具體情況，結合其中幾種靈活運用?；窘ㄔO檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項目，其檔案主要有性質——工程項目分類法、流域——工程項目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質——型號分類法、系列——型號分類法、年度——型號分類法。設備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設備類型的不同，設備檔案具體的分類主要有性質——型號分類法、工序——型號分類法?？蒲袡n案的分類方法主要有學科——課題分類法、專業(yè)——課題分類法。㈡案卷組織與排列

1、案卷組織。案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體。科技文件之間的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應當與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：①按結構組織案卷、②按子項或子課題組織案卷、③按工序或階段組織案卷、④按專業(yè)組織案卷、⑤按問題組織案卷、⑥按名稱或文件性質組織案卷。此項工作應由有關的科技業(yè)務部門承擔，檔案部門協(xié)助、指導。

2、科技文件材料的排列要注意以下幾點：①基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。②設備類案卷按設備依據(jù)性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。③案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。④圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關系排列。⑤圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。⑥有譯文的外文資料的排列。譯文在前，原文在后。

（三）案卷編目 案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務部門隨同組織案卷一并進行的，是科技文件整理工作的一項內容，基層科技檔案部門應協(xié)助和指導科技業(yè)務部門做好案卷編目工作。

案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內科技文件內容與成分的工作。其內容有：編號及填制案卷內科技文件目錄，填寫備考表，裝訂案卷以及裝盒、填制案卷封面和脊背標簽，編制科技檔案總目錄、分類目錄。

1、編號及填制卷內科技文件目錄。案卷內科技文件目錄，是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內科技文件目錄，其項目有編號及填寫卷內文件目錄。

（1）編號。案卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。成套圖樣印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他科技材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。

（2）案卷內科技文件目錄的編制。案卷內科技文件目錄，其項目有：①序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號，序號應用阿拉伯數(shù)字從”1”起依次標注卷內科技文件材料件數(shù)的順序；文件編號應填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等；責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或主要責任者或個人的姓名；題名，指該份文字材料或圖樣的標題（全稱）；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；⑥頁號應填寫每件科技文件材料的首頁上標注的頁號。

卷內目錄排列在卷內科技文件材料首頁之前。

2、填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內科技文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內科技文件完整、準確情況的說明。這部分內容是由有關的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有關該案卷變化情況的記載和說明。這部分內容由科技檔案部門的有關人員負責填寫。備考表排列在案卷內科技文件的尾頁之后。

3、裝訂案卷以及裝盒、填寫案卷封面及背脊。

(1)裝訂時科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4 幅面、取掉金屬物，將下側、右側對齊，用裝訂條將卷內目錄和科技材料夾在一起三孔一線裝訂，并在卷內目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號，再放入科技檔案盒內。圖紙折疊方法：

(2)填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內科技文件內容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內的科技文件起著保護作用，封面編制的質量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關系到科技檔案的管理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項重要內容。封面的內容項目，主要由3部分組成。

①案卷題名。又稱案卷標題，是案卷內科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向導。案卷題名在結構上一般由3個部分組成：一是項目名稱，即案卷內科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設備等的名稱。二是案卷內科技文件的內容特征，如機械產(chǎn)品某組成部分（結構特征），工程設計某設計階段（階段特征）等科技文件。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計算書、實驗記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達準確。不可繁雜冗長，防止卷內科技文件名稱和簡單羅列；同時要注意完整性，能夠恰當?shù)亟沂景妇淼膬热莺统煞郑苊獠贿m當?shù)暮喕?/p>

②案卷的管理性內容項目。共4個：立卷單位，填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責人；編制日期，指案卷內科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級，密級是根據(jù)保密規(guī)定填卷內文件材料的最高密級。③檔號項。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由目錄號或分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號。(3)填寫案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有保管期限、案卷題名，填寫同封面。檔號填寫實例：縣檢察院的基建檔案永久第一卷，其檔號為25—J—001。

4、編制科技檔案總目錄、分類目錄

科技檔案總目錄，是科技檔案登記總帳，是按照科技檔案歸檔時間的順序，以案卷為對象進行登記，也稱流水賬?？萍紮n案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。

五、歸檔實物的整理方法

歸檔實物的整理就是將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則。

（一）整理要求

一是歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔。二是 每件歸檔實物均應轉拍照片進行相應歸檔。

（二）整理方法

1、鑒定。一是 根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。二是對存有真?zhèn)我闪x的實物應采取必要措施進行鑒定。三是歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

2、分類

歸檔實物應在其全宗—實物類別內，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。⑴按年度分類

將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“2006”。⑵按類別分類

將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等；

紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。

3、排列

根據(jù)分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種： 格式①：全宗號—實物—件號。

格式②：全宗號—實物—年度—件號。

格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。

實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。

4、編號 根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。這個歸檔章完全不跟文書檔案一樣需要蓋印，而是可以跟圖書標簽一樣先用不干膠按這個模式做好，整理時就在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1），再編制歸檔章項目。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。如下圖： 長×寬=55×16mm 全宗號：同文書檔案

實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“S”。年度：填寫實物形成或獲得的年度。

類別：榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。件號:歸檔實物的排列順序號。

在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“1”開始標注。參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。

5、編制實物檔案目錄

實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備注。目錄用紙A4型

圖2: 實物檔案歸檔目錄 題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。

材質：實物的制成材料。

型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。年度、類別、參見號：見歸檔章

備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。

6、編制目錄封面

實物檔案目錄應編制目錄封面，并可以將歷年的目錄裝入歸檔文件目錄夾，方便查閱統(tǒng)計。封面可以視需要設置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目。

（三）保管

實物檔案應專柜保管。對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。存放實物檔案的庫房和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護工作。有條件的單位應建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。

六、電子檔案的整理：

電子檔案是指利用計算機技術形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。

（一）歸檔要求

1、文件形成部門應隨時對電子文件進行邏輯歸檔（邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔隨時歸檔），定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行物理歸檔（物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔原則上參照紙質文件歸檔時間進行），并按檔案管理的要求進行登記。

2、歸檔電子文件應按“件”進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等。

3、電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄并填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔電子文件應逐件編目。

4、文件形成部門應將經(jīng)過檢驗的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在脫機載體上。

5、檔案館（室）應對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（二）歸檔方法

1、一個歸檔年度的電子文件應拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。

2、推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫狀態(tài)。

3、存儲電子文件的裝具上應貼有標簽，注明電子檔案號、歸檔年度、盤號等。如下圖：

歸檔電子文件登記表(2)

4、信息組織結構

每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件目錄。電子文件保存在相應目錄中。各級目錄按照樹狀結構排列。

（1）說明文件。文件名：README。文件內容：有關本存儲載體的各種信息。應包括分類號、立檔單位名稱、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間。文件格式：說明文件為字符文件。每行的左邊為標題，右邊為說明內容，中間用冒號分開。例如： 2005年黨員年報：2005年教育系統(tǒng)黨員年報。

（2）歸檔電子文件登記表。文件名：REGISTER。文件內容：歸檔電子文件登記表的電子版本。

（3）歸檔電子文件目錄。目錄名：DATA。目錄內容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一組電子文件保存在一個子目錄中。

（4）對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

（三）電子文件的歸檔標準

電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：

1、字處理文件。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應轉換一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時存儲。對于其它類型的文檔，如果無法轉換為XML、PDF格式則應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。

2、圖像文件。TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。對于無法轉換格式的圖片應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。

由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質檔案來說光學分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

3、圖形文件。圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。

4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。對于無法轉換格式的影像文件應按原格式存放并將有關的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。

5、聲音文件。WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。對于無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。

6、多媒體文件。多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關參數(shù)應一并存檔。

7、數(shù)據(jù)庫文件。DBF格式數(shù)據(jù)庫文件可以作為電子文件直接存儲。對于無法轉換格式的數(shù)據(jù)庫文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。

8、超文本文件。超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性，信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應一并存檔。

9、計算機程序。計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應一并歸檔。

10、數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。數(shù)據(jù)文件應對數(shù)據(jù)來源進行說明并一同歸檔。在符合軟、硬件平臺條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。電子檔案中涉及的口令、密匙、權限管理說明等應同電子檔案一并歸檔。保存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間互相建立準確、可靠的標識關系。

用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應將相關軟件一并歸檔。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子檔案一同歸檔。

（四）電子檔案應該拷貝到耐久性的載體上，至少一式三套，一套封存（C）、一套供查閱利用（Y）、一套異地保存（S）。對于加密的電子文件，則應在解密后再完成上述工作。存儲電子檔案的光盤應放入光盤檔案盒中存放，條件好的單位要求購置防磁柜存放，以有利于更好地保護電子檔案。

（關于檔號編制，我認為不需要用字母代表 一是檔號編制規(guī)則沒有規(guī)定 ；二是不利于微機錄入，英文字母、數(shù)字和漢字錄入需要來回轉換；三是有封面、脊背均有案卷目錄名稱，一目了然，沒必要標注字母。）

第二篇：管理方法

管理方法

管理方法是管理者有效工作的法寶。在學校管理工作中，運用心理方法，能得到各層次各類型人員的接受，并贏得支持與合作；能減少工作障礙，化解矛盾，提高工作效率；能創(chuàng)造寬松、愉悅的工作環(huán)境和心境，調動群眾的工作積極性，進而提高管理水平。

一、通過心理接觸，增進領導與教職工的理解與信任

１．把握教師的個體心理活動特點

心理接觸意味著人與人之間的相互接受，將對方看作是值得尊敬、關心和真誠合作的朋友。學校領導要利用觀察、談心、參加娛樂活動等形式，深入到教師中，多傾聽他們的意見和呼聲，了解他們的想法，把握他們的個體心理活動特點。對他們思想傾向的肯定與否定，都采用和善友好的態(tài)度來表達；對他們個人的習慣、特長、愿望、興趣愛好等表示心中有數(shù)和尊重，并給其創(chuàng)造發(fā)展的機會。在與教職工談話時，表現(xiàn)出一種友好的態(tài)度，教職工就會立刻感到自己受到了真正的重視，從而達到心理接觸的目的，取得教師對自己的信任。

２．迂回心理接觸，贏得教師的理解與信任

談心是思想工作的傳統(tǒng)模式。原沒有較多思想溝通的雙方都可能對正式的談心有心理障礙，很難潛心入境，缺乏真誠，雙方感情投入慢、投入少，甚至有人會產(chǎn)生抵觸情緒。實踐證明，在談心條件尚不成熟，即雙方心理溝通少，心理生疏度大的時候，利用迂回方法與教師進行心理接觸，可能更奏效。迂回心理接觸方法的最好形式是暗示。在工作過程中，領導者首先要在群眾心目中形成非權力影響力，即讓他們了解你的德才學識，在工作上肯定你，在情感上接受你，感覺到你對角色的適應，感覺到你對工作真誠投入而值得信賴，值得尊重。當他自覺創(chuàng)造輿論時，說明你在他面前的客觀行為已經(jīng)引起心理共鳴，談心的條件便成熟了，這才可能進一步有更深的心理接觸，互通思想，贏得理解與支持。迂回心理接觸的過程中，尤其要注意利用交叉的多向的信息傳遞渠道。間接表達你對教師專業(yè)素質、勝任工作的能力的信任，以及對其優(yōu)點、特長的贊賞。切不可在他們面前任意詆毀別人，同時還要相信同事不會做出任何可能損害自己威信和利益的事情。這是一種工作策略，決不是順情說好話的“好好主義”的表現(xiàn)。

３．把握群體心理活動特點，接受非正式組織

一個領導干部是否有胸懷，是否與群眾心理相容，還表現(xiàn)在他是否接受或有能力面對各種非正式組織。抵制任何非正式組織的存在，斥之為搞小團體主義、搞幫派、風氣不正……這似乎成為一些干部的思維定勢。這個事實反映有些干部思想僵化、教條，不懂管理科學，無領導胸懷，心理相容能力差。非正式組織是指組織成員在工作過程中，由于抱有共同的情感而形成的非正式團體。它的產(chǎn)生是以情感為基礎的，其形成有志向性、興趣性、情緒性、社交性、利害性等因素的影響。其特點是領袖人物的自然形成和不確定性，共同目標的不自覺性，成員形成與變動的不固定性。由于組織離不開人和人的活動，因此，在正式組織之中都有各種形式的非正式組織存在，二者常常相伴而存，相促而生。在管理上，不可以忽視非正式組織的作用。作為正式組織的領導者要重視它、正確對待它，了解這個群體心理，把握這個群體的心理傾向，因勢利導，化弊為利，加以利用，使其更好地為實現(xiàn)正式組織目標服務。

二、講究管理方法，保證學校團體的心理相容

１．正確用權，使群眾與領導者心理相容

領導是一個人向其他人施加影響的過程。領導者之所以能夠實現(xiàn)領導，其基礎是權威。正式權威是由上級任命的法定的地位和權力；非正式權威是指不依靠上級任命而靠領導者自身在群眾中的威望而產(chǎn)生的影響力。在某種意義上說，非正式權威比正式權威更重要。因為對被領導者來說，前者是自愿的，而后者則往往是強制的。學校領導者要樹立自身的權威，做到與群眾心理相容，首先應樹立服務的思想。服務的思想是領導者獲得被領導者信任與支持的主要源泉之一，是領導者增強影響力的催化劑。在服務過程中，通過心理接觸，用自己的思想品德、工作作風、人格修養(yǎng)等方面的優(yōu)良品質感化教職工，你便獲得了實現(xiàn)領導的可能。其次，要盡責任，這是影響領導者權威的重要因素。要擺正責任與權力的關系，事實上責任比權力更重要。任何一位領導，當你面對群眾只要權力而不盡責任、不負責任或怕負責任時，群眾在心理上就不會接受你，你在他心目中也就不再是領導。第三是要正確行使職權。任何有職不管事，沒有職務反而有權，以及“越權”、“專權”行為，都是不能正確使用職權的表現(xiàn)。由此造成組織成員不聽從你的領導，你也就沒有領導權威，就不能與教職工心理相容，順利合作。

２．合理分權，使領導之間、教師之間心理相容

分權是一種職權分散化的政策。分權不當會造成領導之間的心理不相容。產(chǎn)生矛盾和內耗，從而影響集體的戰(zhàn)斗力。在學校管理實踐中，常常有類似的問題發(fā)生：校長分派主管后勤的副校長去管招生與教學，而后勤工作由校

第三篇：班級管理方法

班級管理方法

多看多想，有愛心和責任心最重要。小學生班干部比較積極，但是容易驕傲。把握不住°，最好多選幾個干部，調動全班積極性，先指派幾個管紀律的，然后觀察一段時間，至少一個月，實行半年一輪的班干部輪換制比較好，但是不同學校有不同習慣。你慢慢來，會游泳理論的人，不算會游泳，半年最艱苦的磨合期，還有三年的過渡期呢，只要有心，你會滴水石穿。全國著名特級教師于永正老師給初當老師女兒的20條建議

一、教師要在上課鈴聲未落之前到達教室門口。

鈴聲落了，教室里的多數(shù)人如果對你視而不見，依然我行我素，亂烘烘的（低年級小朋友尤甚），你不要發(fā)脾氣，要靜靜地觀察每個人，目光不要嚴厲，但要犀利、靈活、有神。一般情況下，片刻之后，多數(shù)學生會安靜下來。此刻，你一定要及時給同學們一個滿意的表情，表揚表揚好的人，表揚要具體，指出哪一排哪一組的同學安靜，哪些學生坐得端正。

如果還有人在說話，甚至打鬧，則用一種期待或者嚴厲的目光“盯”住他。無效，則點明某一排或某一組一人仍在做影響大家上課的事，因為你不可能知道他們的名字。再無效，則迅速地走到他們眼前，請他們站起來，嚴肅但措辭文明地告訴他，之所以請他們站起來，是因為他們無視課堂紀律，影響了別人的學習。必要時，則請他們把名字寫在黑板上，然后說一句：“噢，你叫李勇，你叫王強?！辈灰肛?，更不能挖苦。這一招兒肯定有效。

千萬不要不管班級里怎么樣亂七八糟，傻乎乎地走進教室。否則，你很難把課上下去。二、一旦進入課堂，就要像京劇演員一樣，精氣十足。

走進課堂，要把90%的注意力放在學生身上，10%的注意力用在教學方案的實施上。要善于用眼睛表達你的滿意、生氣和憤怒。盡量不要吼叫。訓斥只可偶爾為之。目光要經(jīng)常瞥向那些神不守舍、好動、好說的學生?？梢哉埶麄冏鳇c事-----比如讀書、讀單詞、表演、到黑板上默字等。這叫“以動治動”。最要緊的是不斷地鼓勵、表揚、提醒學生。但話要簡潔明了，忌婆婆媽媽式的嘮叨。這樣的表揚會更有效：

“第二組同學坐得最端正。”-----如果班級里某一個角落出現(xiàn)“騷動”。

“李勇的眼睛一直看著老師?！?----如果李勇的同學走了神，或者在做小動作?！靶娡瑢W善于思考”。-------如果小強的同桌讀書心不在焉。

要把問題消滅在“萌芽”狀態(tài)。必要時，把個別學生的座位調動一下。最好把個別自覺性差的同學調到離老師近的位置。對此類問題，處理要果斷，快刀斬亂麻，不必說為什么。

最不得已的手段是懲罰——如罰他停課。但最好不要在上課時請他到辦公室去。課間休息時，把他請到辦公室去。懲罰盡量少用。千萬不要體罰，切記。寧肯讓教育失敗一次，也不要因體罰而造成更大的失敗。這種失敗是無法挽回的。

三、要盡快記住每個學生的名字——首先記住表現(xiàn)好的和表現(xiàn)差的學生的名字。直呼其名地表揚勝于不指名道姓的表揚，指名道姓地批評、提醒，有時效果更好。

把所授課班級的學生座次表寫出來，上課時放在講桌上，這樣做，有助于記住學生名字，盡快地了解每個學生及其家庭的情況。

四、要注意教學形式、手段的變化。

低年級學生的注意力是很短暫的。如果第一個詞是老師領讀，第二個詞也是，那么第三個就要請優(yōu)秀的學生當回老師了。

每一遍讀課文是齊讀，第二、三遍最好自由讀，或者同桌之間互相讀。讀書、讀詞不要讓學生扯著嗓子讀。如果讓全班學生讀單詞，能不能聲音由低到高，再由高到低？那一定是很有趣、很有意境的。

板書“大”和“小”，故意把“大”寫得大大的，把“小”寫得小小的；板書《駱駝和羊》，故意把前者寫大，后者寫??；板書課題“鯨”，則特意把這個字寫得斗大。如此，學生一定會發(fā)出會心的微笑。這也是變化。

第一次分角色朗讀，全由學生參與，第二次，如果你參與進去，學生一定會讀得更有精神。講燕子、翠鳥的外形畫簡筆畫；講鯨，讓學生看圖片；學習《桂林山水》看看課件……這些，都叫“變化”，沒有變化，學生會厭；沒有變化，也就沒有教學藝術。

五、要細心觀察學生，全面了解學生，傾聽學生的談話。

如果你在適當時機和場合，不經(jīng)意地說出某一個學生做的一件值得稱道的事或值得稱道的一種表現(xiàn)，他不僅會感到吃驚，而且受到的鼓舞也會特別大。表揚要有實指性，忌空泛。“你做作業(yè)總是那么細心，很少有錯誤?！薄澳慊卮饐栴}不但對，而且口齒清楚。”-----這樣說就具體了。

恰當?shù)厥褂弥w語言，可以讓學生感到你的真誠和親昵，拉近師生的距離。如撫肩、握手、貼貼學生的臉蛋等。

六、搞點小激勵。

教低年級，可把全班分為幾個組，上課時，不論哪個同學在哪方面表現(xiàn)好，都在他所在的組上畫一面紅旗或一個蘋果；有人表現(xiàn)不好則擦掉一面紅旗或一個蘋果。下課時，表揚表現(xiàn)特別好的組。這個辦法對維持課堂紀律很有效。

七、培養(yǎng)學生的思考能力。

不要追求課堂教學的熱鬧，小手如林，你說我說，有時可能是“虛假繁榮”、“泡沫經(jīng)濟”。要讓學生學會思考，潛心體會文本，告訴學生老師提出一個問題，必須經(jīng)過思考方能舉手。老師的提問要有一定的深度、難度，要有價值。可以直截了當?shù)馗嬖V學生：我不喜歡問題一提出來就舉手的人，喜歡想一想，想好了再說的人。可不要把孩子教浮躁了。寧靜以致遠。寧靜是心無雜念，專心思考、刻苦鉆研的意思。

有的學生很優(yōu)秀，也喜歡舉手，你可以這樣對他說：“我知道你很優(yōu)秀，當別人說不出、讀不好、寫不好時，再請你出馬，怎么樣？”不能讓少數(shù)學生“獨占課堂”。

八、課間盡可能多和學生一起玩。

如果和他們一起做游戲，要遵守“游戲”規(guī)則。倘若犯規(guī)，同樣要接受相應的處罰。這樣，學生就會真真切切地感到你是他們中的一員，你和他們一樣。老師要和學生相似，不應該也不可能要求學生和老師相似。

九、上好第一節(jié)課。

精心備課，把握準教材，把教材裝在心里。準備好教具。組織好教學。一旦學生安靜下來，要盡可能地展示自己的特長和才能。如果------開頭的一段話熱情洋溢；

板書的第一個字讓學生為之贊嘆； 第一次朗讀讓學生為之感動；

用豐富的表情和機靈的眼神吸引住學生； 得體的幽默讓孩子笑起來；

充滿愛意的一次撫摸讓學生感到親切；

教學方法的變化讓學生感到有趣，使他們注意力集中；

那么，你成功了。如果這樣，而且今后也不懈怠，我敢說，你絕對成功了。以上說的幾個方面能做到一半，也會成功。要有信心。哪一方面不足，就努力去修煉。

十、肚子里要有幾個故事和笑話，找機會講給學生聽。

老師講的故事，學生會終生不忘。忘不了故事，就忘不了你這位老師。講故事特別能讓調皮的學生親近你。當好動的學生拉著你講故事時，你不要趁機給他提要求，更不要批評他，否則他會難堪。你可以這樣說：“沒想到你喜歡聽我講的故事！以后肯定有機會?！币眠@個機會和他們進行交流。

十一、駕馭好課堂（組織好課堂教學）。

必須這樣對影響大家學習的學生說：“這個班不是只有你一個，而是幾十個人。你做任何一件事都得先考慮：會不會影響大家。利已，但不能損人。損人利已是大家所不容的。”對低年級小朋友可以把話說得淺顯一些：“你一說話，就會影響別人聽講、做作業(yè)，所以請你不要隨便講話?！?/p>

課堂上，教低年級的老師說得最多的話組織教學的話?！翱嗫谄判摹边@個成語，是教低年級老師的真實寫照。

十二、要經(jīng)常注意學習。

要經(jīng)常讀-----注意，我說的是經(jīng)常讀-----關于教育學、心理學以及教學論等方面的著作，要養(yǎng)成翻閱各種教育雜志的習慣。讀書要跟自己的實際聯(lián)系起來，要把讀書所得運用用工作中去。建議你做讀書筆記，把名言名句記下來。

十三、如果犯了錯，向學生道歉。

如果你犯了錯誤-----比如問題處理不當，說話欠妥，甚至體罰了學生，一定要當著全班學生的面認錯，向學生道歉，老師向學生認錯、道歉，錯誤就成一一種教育資源。

十四、講到重點、難點時，一定要進行組織教學。

講到重點部分，或者講關鍵問題的時候，一定要組織教學，給注意力不集中的人提個醒兒，否則，學困生的隊伍不斷擴大將是不可避免的。

十五、切不可讓學生看出你的偏愛。

品學兼優(yōu)的學生誰都喜歡，但切不可讓學生看出老師的偏愛。偏愛是當老師的大忌之一。你和孩子相處時間長了，會感到每個孩子都有可愛之處，即使長得丑的學生，慢慢也會看順眼，更要關心學困生，讓學生感到你賞識他的辦法很簡單-------主動地和他們說說話；夸夸他們的某一長處；拍拍他們的肩；和他們一起玩，如扳手腕；請他們替老師做點事——如收收作業(yè)本等。如果扳手腕，你讓著學生點，而且讓他贏一次，他一定會興高采烈，念念不忘：“哇，我戰(zhàn)勝了老師”。

十六、最好當班主任。

最好當班主任。當班主任，才能真正感受到當老師的甘苦，才能鍛煉自己。如果當了班主任，別忘了搞活動。想一想，你童年的時代最喜歡什么活動，那時你希望老師搞什么活動。

搞活動最明顯的作用是能增強同學之間的團結和班集體凝聚力。

十七、對學生要嚴格要求，但不要太厲害。

清代馮班說：“師太嚴，弟子多不令。柔弱者必愚，強者懟而嚴，鞭撲叱咄之下，使人不生好念也。”意思是說，老師如果太厲害了，懦弱的孩子就會被教愚笨，個性強的孩子變得暴戾。什么事過了頭，就會走向反面。要像孔子說的那樣：做到“溫而厲，威而不猛，恭而安”。

如果你今天狠批了張三一頓，明天一定找個理由表揚他。至少要主動和他說話，就像昨天什么事也沒有發(fā)生。

十八、對所有學生家長都要以禮相待。

不要在家長面前指責學生。對任何學生都要首先肯定他的長處，把優(yōu)點放大。也要讓學困生的家長樹立信心?！傲_森塔爾效應”同樣適用于學生家長。

盡量不要請家長到學校來，而應該主動到學生家里去，老師踏進學生家門時，而且心平氣和、推心置腹地和家長交談，學生和家長該是一種什么感覺、一種什么心情?。≡谶@種情況下，我想，無論談什么，學生和家長都會接受。

十九、多聽別人的課。

記得京劇藝術大師梅蘭芳說過這樣一句話：“不看別人的戲，就演不好自己的戲?！毖輵蛉绱?，教學也如此。我實習的時候，就是先聽別的老師上課。至今還記得當時老師上課的情形。看優(yōu)秀老師的課，就是讀活的教育學，活的教學法。這與讀書的感受是大不相同的。你走向講臺前以及走向講臺后務必抽時間聽聽別人的課。我要不是聽了眾多的優(yōu)秀課，恐怕是不會把課上好的。也可以這樣說：“不聽別人的課，就上不好自己的課?！?/p>

二十、學高為師，身正為范。

以上說的，都是初為人師時所要特別注意的。你今后若有志當老師，請記住古人的這兩句話：學高為師，身正為范。雖然此話只有八個字，但它反悔怎樣當一個好老師全講全了。若干年后，當你把這兩句話讀“厚”了，讀成一本書了，你就是個很優(yōu)秀的老師了。

方法二

（一）模式之一——實施“三制”班級管理

“三制”即值日班長制、班委輪值制、人人崗位責任制。

值日班長制，就是按學號人人輪流當班長。值日班長的主要職責是：

1、負責一切班務工作。

2、早晨提前到校打開門窗，打掃走廊。

3、課間擦凈黑板，檢查課前準備，維持課間紀律。

4、領隊并檢查做操情況。

5、放學后，督促檢查清潔工作，填好班級日志。

班委輪值制就是學生自由組合，組成班委，輪流值周。班委由值周班長和委員若干人組成，其主要職責是：

1、負責記載本星期各小組的紀律、體鍛衛(wèi)生等情況，一周結束，對各小組作一次綜合評價；

2、負責搞好一次班隊活動課；

3、出一期黑板報；

4、組織一次有益于學生德、智、體、美、勞和諧發(fā)展的有益活動；

5、周未寫好簡單的總結。

人人崗位責任制就是人人是班級的管理者，每個學生在集體中負一定的責任，既管理別人，又被別人管理，以加強學生的主人翁責任感和集體榮譽感。

（二）模式之二一一一班級校園值周制

即各年級輪流由一個班來全面管理校園，其工作職責是：

1、值周前一天，大隊部組織召開值周動員會議，明確分工，領取值勤標志、授帶。

2、每天提前半小時到校。部分同學在校門口檢查學生到校情況和紅領中、?；张宕髑闆r。

3、周一組織全校同學參加升旗儀式，聽升旗講話。

4、成立衛(wèi)生、做操、愛護公物、守紀四個檢查小組，每天檢查記載。另外，成立“服務小組”專門幫助低年級學生或老師打掃衛(wèi)生。“接待小組”負責接待來訪客人，介紹學校情況?！靶麄餍〗M”負責每天更換校黑板報的“常規(guī)管理一日談”，留好底稿。

5、周未配合醫(yī)務室檢查學校大掃除，評分記載。

6、評選講究衛(wèi)生、認真做操、愛護公物、遵守紀律的優(yōu)勝班級，頒發(fā)流動紅旗。

7、準備好周五上午“紅領中廣播臺”播音，匯報一周心得、體會。

8、周未做好各項工作的交接工作。

（三）模式之三一一一“自主發(fā)展”模式

1、建立輪流“執(zhí)政”的班干制度

班委干部采取自愿報名形式，通過競選產(chǎn)生，班長、班委每學期更換一次，不能連任

2、組建宜于競賽的小組結構

每一個小組都由五六名學生組成有利于全面競賽的綜合性小組；它既是學習小組，又是勞動小組、體育小組、文娛小組，考慮到各種人才的和諧搭配，盡可能水平相當。

3、組建發(fā)展個性的興趣小組

為發(fā)展個性，培養(yǎng)多種能力，還組建課外興趣小組，這些課外興趣小組采取同學自愿報名形式組成。活動時間一般都在周未。如：“假日小隊”、“集郵小隊”、“紅楓葉美術小隊”、“百靈鳥音樂小隊”、“蓓蕾足球小隊”、“雛鷹文學小隊”、“小記者小隊”等。

4、共同保管、愛護集體財物

班級有一些師生創(chuàng)設的共同財物。如小圖書角、衛(wèi)生角、盆花等，除清潔掃除由小組輪流做外，班中的其他服務性工作都讓學生自愿承擔。

5、獨立主編、自辦小報

每周由一個同學輪流當主編，按時出一份手抄報。（引自小學資源網(wǎng)）

第四篇：精細化管理方法

精細化管理方法

復雜的事情——————〉簡單化簡單的事情——————〉流程化流程化事情——————〉定量化定量的事情——————〉信息化精細化包含了四個方面特征：

1、精是做精，求精，追求最佳、最優(yōu)。

2、準是準確、準時。

3、細是做細，具體是把工作做細，管理做細，流程管細。

4、嚴就是執(zhí)行，主要體現(xiàn)對管理制度和流程的執(zhí)行與控制精細化管理是源于發(fā)達國家的一種

管理理念，它是社會化大生產(chǎn)和社會分工細化對現(xiàn)代管理的必然要求。“精”就是切中要點，抓住運營管理中的關鍵環(huán)節(jié)；“細”就是管理標準的具體量化、考核、督促和執(zhí)行。精細化管理的核心在于，實行剛性的制度，規(guī)范人的行為，強化責任的落實，以形成優(yōu)良的執(zhí)行文化。精細化管理的內容精細化管理是一個全面化的管理模式。全面化是指精細化管理的思想和作風要貫徹到整個企業(yè)的所有管理活動中。它包含以下幾個部分：

1、精細化的操作：是指企業(yè)活動中的每一個行為都有一定的規(guī)范和要求。每一企業(yè)的員工都應遵守這種規(guī)范，從而讓企業(yè)的基礎云做更加正規(guī)化、規(guī)范化和標準化，為企業(yè)的拓展提供可推廣性、可復制性。

2、精細化的控制：是精細化管理的一個重要方面。它要求企業(yè)業(yè)務的運作要有一個流程，要有計劃、審核、執(zhí)行和回顧的過程。控制好了這個過程，就可以大大減少企業(yè)的業(yè)務運做失誤，杜絕部分管理漏洞，增強流程參與人員的責任感。

3、精細化的核算：是管理者清楚認識自己經(jīng)營情況的必要條件和最主要的手段。這就要求企業(yè)的經(jīng)營活動凡與財務有關的行為都要記帳、核算。還要通過核算去發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理中的漏洞和污點，減少企業(yè)利潤的流失。

4、精細化的分析：是企業(yè)取得核心競爭力的有力手段，是進行精細化規(guī)劃的依據(jù)和前提。精細化分析主要是通過現(xiàn)代化的手段，將經(jīng)營中的問題從多個角度去展現(xiàn)和從多個層次去跟蹤。同時，還要通過精細化的分析，去研究提高企業(yè)生產(chǎn)力和利潤的方法。

5、精細化的規(guī)劃：是容易被管理者忽視的一個問題，但精細化規(guī)劃是推動企業(yè)發(fā)展的一個至關重要的關鍵點。企業(yè)的規(guī)劃包含有兩個方面：一方面是企業(yè)高層根據(jù)市場預測和企業(yè)的經(jīng)營情況而制定的中遠期目標，這個目標包括了企業(yè)的規(guī)模、業(yè)態(tài)、文化、管理模式和利潤、權益等等；另一方面是企業(yè)的經(jīng)營者根據(jù)企業(yè)目標而制定的實現(xiàn)計劃。所謂精細化的規(guī)劃則是指企業(yè)所制定的目標和計劃都是有依據(jù)的、可操作的、合理的和可檢查的。

精細化管理的實施要點

精細化管理的4個意識、2大原則、5個實施要點。

1、精細化管理的4個意識細節(jié)意識； 服務意識； 規(guī)則意識； 系統(tǒng)意識。

2、精細化管理的2大原則立足專業(yè)； 科學量化。

3、精細化管理的5個實施要點基于歸核化經(jīng)營和區(qū)隔化市場的戰(zhàn)略分解；以流程優(yōu)化和崗位明晰為重點的規(guī)則整合；立足于成本控制和績效考核的內部市場化；滿足數(shù)據(jù)化管理和管理固化的信息化；以準軍事化訓練提升全員素質。

精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達國家（日本20世紀50年代）的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細化，以及服務質量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式?，F(xiàn)代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理等等。精細管理是整個企業(yè)運行的核心工程。企業(yè)要做強，需要有效運用文化精華、技術精華、智慧精華等來指導、促進企業(yè)的發(fā)展。只有深諳和運用管理精髓的企業(yè)家或企業(yè)管理者才能在企業(yè)成功發(fā)展中充分運用。它的精髓就在于：企業(yè)需要把握好產(chǎn)品質量精品的特性、處理好質量精品與零缺陷之間的關系，建立確保質量精品形成的體系，為企業(yè)形成核心競爭力和創(chuàng)建品牌奠定基礎。它的精密也在于：企業(yè)內部凡有分工協(xié)作和前后工序關系的部門與環(huán)節(jié)，其配合與協(xié)作需要精密；與企業(yè)生存、發(fā)展的環(huán)境的適宜性需要精密，與企業(yè)相關聯(lián)的機構、客戶、消費者的關系需要精密。推進精細化管理的三個條件：

一、精細化管理要求建立現(xiàn)代企業(yè)制度，并首先是決策科學化、精細化可以肯定地說，精細化管理科學概念在 “?精細化?的背后，是對科學的執(zhí)著追求，是一種上下一心追求極致的大眾思維模式，它建立在?法制?的社會基礎之上?！倍恰叭酥巍钡钠髽I(yè)之中。一個企業(yè)能否生存發(fā)展，決策的科學化、精細化起著決定性的作用?！熬?，去粗也，精心篩選，從而找到解決問題的最佳方案；細者，入微也，究其根由，由粗及細，從而找到事物內在聯(lián)系和規(guī)律性?！边@段話用在企業(yè)經(jīng)營管理決策上最恰當不過了，可以作為企業(yè)經(jīng)營管理決策時的座右銘。

二、精細化管理要為企業(yè)科學定位，擬定標準，循序漸進其實一個家庭，一個單位，一個企業(yè)，不管是大、中、小企業(yè)，都可以進行

精細化管理?？墒牵瑸槭裁从行┢髽I(yè)不能把精細化管理進行到底，為什么看不到精細化管理帶來的顯著效益？有兩點值得我們注意：一是形而上學地機械地模仿外來的精細化管理經(jīng)驗，沒有讓其本土化，民族化；二是對自己的企業(yè)沒有一個清醒地認識，沒有一個科學的定位，急功近利，眉毛胡子一把抓。基于這兩點，要想真正推行精細化管理是不可能的。作為一個企業(yè)要正確地分析市場經(jīng)濟的形勢，通過縱向比較，橫向比較，科學、精確地給自己定位，既不能貶低自己也不能拔高自己；對企業(yè)內部的生產(chǎn)經(jīng)營狀況要了如指掌，洞察入微，抓住主要矛盾，研究出切實可行的解決方案，擬定出通過努力就可以達到的目標。并通過精細化的操作，一個步驟一個步驟地完成，一個目標一個目標地實現(xiàn)，才能夠由點到面，以點帶面，才能夠循序漸進、穩(wěn)扎穩(wěn)打、步步為營，全面推進精細化管理。

三、精細化管理要充分挖掘人力資源，調動干部職工的積極性、創(chuàng)造性企業(yè)通過精細化管理優(yōu)化其生產(chǎn)流程、管理流程。“零缺陷”、“標準化生產(chǎn)”、“零庫存”、ERP等都已經(jīng)成為精細化管理的代名詞，已被許多知名企業(yè)廣泛應用，最著名的莫過于日本企業(yè)如索尼、豐田及美國的戴爾等。在2004年，豐田公司獲得的利潤比通用和福特這兩家美國公司的利潤之和高出兩倍多，擁有的交易券總價要高于美國通用、福特、克萊斯勒汽車“三巨頭”的總值。其實豐田公司也沒有什么驚人之舉，和其他公司一樣在世界各地占有一席之地，他們只是穩(wěn)步推行了精細化管理，卻取得了神奇的效果。精細化管理對企業(yè)最大的貢獻在于成本控制，一個實現(xiàn)管理精細化的企業(yè)，一般都能夠把成本控制到最優(yōu)，因為管理的精細化能夠優(yōu)化流程、提高品質、降低不必要的損耗，把可以省的錢都省下來?！比欢@需要全體員工的共同努力，需要調動全體員工的積極性、創(chuàng)造性。

00

第五篇：公司管理方法

公司管理方法

在現(xiàn)今的公司管理中，管理者們?yōu)榱颂岣吖竟芾淼馁|量進行了很多不同的做法，其中有幾點最基本的公司管理方法。

公司管理方法

一、溝通；明確傳達是管理成功的基礎

一個決策方案會不會得到有效的執(zhí)行，執(zhí)行人有沒有參預和擁有感是非常重要的。如果執(zhí)行者認同這個方案，認為自己參與了方案的制定，意見得到了重視，執(zhí)行的效果會大大加強。如果認為這個方案是上層管理者拍拍腦袋就做出來的決定，和自己沒什么關系，這樣的方案是無法獲得有效執(zhí)行的，更不要說執(zhí)行到位。

尋求共同意見并不是一件簡單的事情，因為，不是每個人都樂意在那里提出他的見解。而有些人只會在那里說瞎話。這些都是小問題，最怕的是有些人借此機會和你唱反調。所以，尋求共同意見也是要講究公司管理方法thldl.org.cn，否則不但達不到當初目的，有可能還會幫倒忙。

標準的西方做法，是對問題作辯論，并對供選擇的方案提出贊成或反對的理由。而我們東方的做法呢，是參與者輪流發(fā)表各自的意見，而沒有討論。不論用哪種公司管理方法，都要鼓勵你所請教的人說出他們的意見。然后，你作總結，設法達成某種程度的一致。有可能達到什么程度，就達到什么程度，不要做硬性的要求。因為你已經(jīng)有了初步的方案，你找大家來的目的是為使方案更加完善的，而不是一定要推翻方案或者拿出另外一個新的方案來。

當然，在這個過程中有可能會把原來的方案推翻重來，或者會提出一個更好的新方案，但這些都應該是自然的發(fā)生，而不是硬性要求。否則大家就會為了推翻方案而推翻方案，或者是為了拿出新方案而拿出新方案，這對問題的解決沒有實際意義。

公司管理方法

二、動力：擁有夢想是團隊奮斗的動力

在公司管理方法中，目標是制定計劃之本，無論是作長期、中期計劃，還是作短期計劃，均如此。設定有彈性、周到而又可行的子目標，有助于團隊取得最終目標。

在設定目標時，重要的是要胸懷大志，因為對巨大成就的渴望，會促使人們積極行動起來。在這一點上，體育界和商界是相同的。胸懷大志的領導者能夠證明，那些看上去不可能實現(xiàn)的事情，其實往往是很多人都能做到的。設定目標的實現(xiàn)將使團隊成員無比自豪，旁觀者普遍贊賞。

當然，如果我們的目標被挫折困擾時，我們應該怎么做呢？首先就是盡快評估目標的可行性。即原定的目標是否需要作認真的修改？是否有可能追加資金或延長期限？我們可能不得不放棄某個目標―--但只有當冷靜的分析顯示這是唯一可行的選擇之后，才走這一步。自己要積極、果斷，把意外的事故當作激起重新努力的觸發(fā)器。還有一點永遠不要忘記的是要有目標檢查的標準：該目標是否明確、有難度、可量化？是否為執(zhí)行者所贊同？是否有明確、切合實際的時間表？是否已經(jīng)落實成完整的計劃？是否可因事態(tài)的需要而作修改？該目標的實現(xiàn)是否會推進整體的戰(zhàn)略發(fā)展？是否會為員工帶來收益？是否體現(xiàn)在每一個人的個人目標中？只有當這些標準都符合了以后，目標的實現(xiàn)才成為可能，否則，目標很容易成為一個白日夢。

公司管理方法

三、協(xié)作：團結協(xié)作是戰(zhàn)勝的看家本領

要使團隊運轉良好，若干不同職責必須要有人擔當―--不是各自單干，而是集中合作。領導者的角色就是建立一個齊心協(xié)力的團隊，在這里個人利益和團隊利益是一致的。

公司管理方法

四、決策：集思廣益是管理決策的原則

不論是正式的還是不拘形式的，是一組組的，還是一對一的，討論都要讓員工自由地說出想法和所關心的問題。團隊領導者起好主持人的作用，就能使討論目的明確、富有建設性。

作為領導者，應該定期召集團隊成員開碰頭會，收集反饋意見，產(chǎn)生主意，并做出決定。重要的是，即使舉行非正式的小型討論，心中也要有明確的目的和時間概念。讓每個人有時間準備，并確保與會者有機會暢所欲言，鼓勵坦率地交談，防止離題，注意把話題引向待議事項。如果會議沒有明確的目的，或者為已經(jīng)決定的事宜把人召集起來蓋橡皮章是毫無意義的。現(xiàn)在很多崗位的工作都很忙，老讓員工呆在會議室里開會，或者老讓員工等待領導來開始，這可不是一件好事。它不但會折磨員工的斗志，而且降低整個團隊的工作成果。久而久之，就會出現(xiàn)“會而不議，議而不決，決而不做”怪象。

公司管理方法

五、事實：追查事實是決問題的法寶

問題可能是一次性的，如是處理一次危機公關。它也可能是經(jīng)常性的，如怎樣控制支出。不論哪種情況，都請自問：我希望回答哪些問題？為什么會有這些問題？例如探究上述控制問題，你就會知道下列問題的答案：現(xiàn)行控制系統(tǒng)的成本是多少？改變后會帶來什么效益？別人采取什么系統(tǒng)？新的設計系統(tǒng)由誰來設計，誰來管理，有什么困難？有什么替代方案？繼續(xù)這樣問下去，直到問不出?；卮疬@些問題，將提供與解決有關的基本事實。缺少這些事實，不要指望能產(chǎn)生最佳的解決方案

另外，許多問題往往是圍繞著“差距”產(chǎn)生的。這是指，“你在哪里”與“你想到哪里”之間有個距離。問題是怎樣從A到達B。只有無能的領導者才會確認差距后，仍對縮小差距無所事事。管理學作家彼得？德魯克定義“管理”為：知道該做什么，怎樣去做，并付諸行動。沒有第三步行動，前兩步分析和計劃就毫無意義。所以分析問題真相的目的，除了讓你的團隊養(yǎng)成具體問題具體分析的習慣，更重要的就是要把問題解決，達成目標。

公司管理方法

六、心：正確的價值觀是成功的秘訣

每個復雜的體系，不論它是一部機器，或是一臺電腦，其各部份的結構都得協(xié)調一致，相互支持，方能達成最佳的運作。如果各行其是，沒多久便會停止運行。一個由人來組織的團隊也不例外。

我們的行為若無法與內心最重要的愿望相合，那么便會在內心產(chǎn)生對立，成功也就遙遙

無期。如果一個人正在追求某件東西，但在內心里卻與是非黑白的信念相沖突，那他就會陷于內心混亂的地步。我們若想能改變、成長、興盛，就得清楚自己以及他人的法則，并同時確實知道衡量成敗的標準。否則，我們只是個富有的乞丐。這個最終而且最重要的因素，我們稱之為價值觀。價值觀會主宰著每一個人的行為方式，影響人們對周遭一切的反應。價值觀頗似電腦的執(zhí)行系統(tǒng)，雖然可以被輸入任何的資料，但電腦是否接受或運算，還得看執(zhí)行系統(tǒng)是否符合事先所設定相關的程式。價值觀就是人們腦子里判定是否執(zhí)行的系統(tǒng)。

從人們所穿的衣服、所開的車子、所住的房子，到教養(yǎng)孩子的方式，這一切的一切都受價值觀的左右。它是人們行事為人的規(guī)范，是釋放人們內心神奇力量最重要的關鍵，每個人都靠它了解和判定自己以及別人的行為。

所謂“觀念決定意識，意識決定態(tài)度，態(tài)度決定行為，行為決定習慣?！边@是說明價值觀對行為的影響。

在我們的人生中，價值觀是否與別人相同并不要緊，要緊的是我們能不能重視別人的價值觀，使他們得到滿足，使大家開心。價值觀雖然一直隱藏在人們的內心深處，但它卻一直發(fā)揮著極其重要的作用，像一根無形的指揮棒指揮著人們的言語與行為。這就是價值觀具有的首要特性，它對人的情緒具有超乎常理的影響力，它能把眾人凝聚在一塊兒，這是其他一切所辦不到的。

公司管理方法

七、激勵：激勵管理是發(fā)揮潛能的催化劑

信任是領導對團隊成員最好的激勵。但信任很難建立，卻很容易失去。這在一定程度上是因為人們常以一種懷疑的心理定勢開始交往。領導者要努力去贏得信任，就必須通過顯示誠意和全力支持團隊成員來培養(yǎng)信任。而且要一再地證明這一點。即使你多次地承諾，仍會有少數(shù)人繼續(xù)懷疑你。所以，作為一個團隊領導者，要從假定自己是值得信賴并會被信任的開始做起。然后，只要誠實、守諾，并公正待人，信任通常都會隨之而來。