第一篇：上海市銀行貸款檔案管理暫行辦法

上海市銀行貸款檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強本市銀行貸款檔案的科學管理，更好地保護和利用貸款檔案信息資源，有效地為銀行信貸和投資決策提供參考依據(jù)，保障銀行信貸資金的安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國商業(yè)銀行法》等規(guī)定，制定本暫行辦法。

第二條貸款檔案是銀行在辦理各項貸款活動中形成的，具有查考利用價值的各種不同形式和載體的歷史記錄。

第三條各級銀行應按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加強對貸款檔案的管理。應該明確分管領導、建立工作網(wǎng)絡，檔案部門應和信貸部門密切配合，共同做好貸款檔案的收集、管理工作。

第四條貸款檔案要有專人管理，配置必要的檔案保護設施，健全工作制度，確保檔案的完整與安全，以利檔案的科學管理和有效利用。

第二章貸款文件材料的歸檔范圍及保管期限

第五條貸款文件材料的歸檔范圍

l、人民幣固定資產(chǎn)貸款文件材料

l.l企業(yè)基本情況表，企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證復印件

1.2可行性研究報告或計劃任務書及其批準文許

l.3項目擴初設計或實施方案及其批準文件

l.4有關需出具的資產(chǎn)評估報告及驗資的資格評審確認文件

l.5借款單位的借款申請書、擔?；虻盅何募?/p>

l.6企業(yè)信用等級評定、貸款風險測試等材料

1.7項目評估報告或項目審查報告書

1.8經(jīng)辦銀行或經(jīng)辦單位推薦項目的材料

l.9貸款審查委員會成員簽名的貸款審查意見

l.10人民幣固定資產(chǎn)貸款合同

l.ll項目的變更方案及其批準文件

l.12概、預算審查報告

1.13項目跟蹤管理的情況記錄及有關報表資料數(shù)據(jù)

1.13.1 在建項目貸后檢查報告

l.13.2 核定貸款指標通知書，貸款發(fā)放、收回的憑證

l.13.3 貸款還款計劃

l.14到期(逾期)貸款催收通知書

l.13.5 貸款展期申請書及審批表

l.13.6 借款展期協(xié)議書、擔保及抵押文件

1.13.7 呆帳核銷材料

l.14與項目有關的專題調(diào)查報告及對問題的處理意見

1.15工程竣工驗收報告及銀行對決算審查的報告

l.16項目總結與項目評價材料

l.17其它需要歸檔的文件

2、人民幣流動資金貸款文件材料

2.1首次借款的文件材料

2.l.l企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證或身份證復印件

2.1.2企業(yè)法人代表或授權代理人的證明材料原件

2.l.3借款人財務運行情況，上年度財務報表及申請貸款前一個月的財務報表

2.l.4借款人固定經(jīng)濟收入或具有償還能力的證明材料

2.l.5產(chǎn)品質量認定等級證書、證明材料

2.1.6企業(yè)信用等級測定表

2.l.7有效的購銷合同、訂單或意向書復印件

2.1.8公司章程、聯(lián)營協(xié)議復印件

2.l.9建立信貸關系申請審批書

2.1.10 建立信貸關系契約

2.2企業(yè)基本情況表

2.3貸款調(diào)查報告

2.4貸款風險測定表

2.5貸款審批表

2.6貸款申請書

2.7企業(yè)審查資料

2.8貸款審查委員會成員簽名的貸款審查意見

2.9流動資金（信用或擔保）貸款合同

2.10抵押貸款文件及清單

2.11貸款展期申請書及審批文件

2.12展期還款協(xié)議書及擔保文件

2.13借款及還款憑證

2.14其它需要歸檔的文件

3、外匯貸款文件材料

用外匯發(fā)放的固定資產(chǎn)和流動資金貸款文件材料歸檔范圍與人民幣發(fā)放的貸款文件材料歸檔范圍相同。此外，還需補充下列歸檔文件材料：

3.1政府有關部門對合資企業(yè)的批文

3.2有關部門出具的合資雙方投資入股的驗資證明

3.3資信調(diào)查材料

3.4外匯貸款項目備選通知書

3.5外匯項目報批函

3.6地方或項目單位委托銀行籌資的函

3.7地方外匯管理局委托銀行籌資的批文

3.8不可撤銷現(xiàn)匯擔保書

3.9不可撤銷人民幣擔保書

3.10不可撤銷外匯額度擔保書

3.11配套資金落實情況材料

第六條貸款檔案的保管期限

貸款檔案應區(qū)別不同的保存和利用價值，劃分不同的保管期限，保管期限分為三種：國家重點及重要大中型建設項目貸款檔案為永久保管；一般大中型和限額以上項目貸款檔案為長期保管，保管期限為16—50年；小型和限額以下項目貸款檔案為短期保管，保管期限為5—15年。保管期限從貸款本息還清后的第二年開始計算。

第三章貸款檔案的管理方式和任務

第七條貸款檔案由銀行檔案部門集中統(tǒng)一管理。暫不具備庫房保管條件的銀行，可暫時實行貸款檔案由信貸部門集中保管，貸款檔案目錄由檔案室保存的管理方式。

第八條貸款檔案分為兩種類型，采取不同的管理辦法。一類是國家重點建設項目、上海地區(qū)大中型項目及限額以上項目貸款檔案；另一類是流動資金貸款檔案、限額以下和小型項目貸款檔案。

第九條貸款檔案每年歸檔一次。固定資產(chǎn)貸款項目的文件材料一般分兩期歸檔，即項目竣工后進行第一期歸檔，貸款利息按期收回后進行第二期歸檔。流動資金貸款項目的文件材料在貸款本息按期收回后一次全部歸檔。逾期貸款的文件材料可比正常歸檔時間推遲一年歸檔。

第十條檔案部門的任務

l、負責對貸款檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查；

2、建立貸款檔案管理的具體辦法和制度；

3、負責對貸款檔案的接收、管理和提供利用：

4、負責對超過保管期限貸款檔案的鑒定、銷毀工作。

第十一條信貸部門的任務

l、信貸部門應做好貸款文件材料的積累、整理和歸檔前的保管工作。貸款文件材料應按照貸款項目分別存放。每年六月底前將應歸檔的貸款文件材料裝訂立卷后，向檔案室移交。

2、固定資產(chǎn)貸款本息按期收回后，信貸部門應進行補充歸檔，將該項目的補充文件材料全部移交檔案室。

3、逾期貸款本息全部收回或呆賬貸款經(jīng)批準核銷后，信貸部門應將收回逾期(核銷呆帳)貸款通知單和相關的文件材料及時送檔案部門歸檔。

4、信貸部門因工作需要調(diào)換信貸員時，應由信貸部門負責人組織辦理貸款文件材料的交接工作。

第四章貸款檔案的整理

第十二條流動資金貸款文件材料由信貸部門的管理人員整理，填寫卷內(nèi)目錄，裝訂成冊，并填寫貸款檔案移交目錄一式兩份，信貸部門與檔案室各執(zhí)一份。固定資產(chǎn)貸款文件材料由信貸部門按年度分階段向檔案室移交，并填寫移交清單一式兩份。固定資產(chǎn)貸款文件材料暫不裝訂，待項目竣工、貸款清償后，由檔案部門整理。

第十三條貸款檔案的立卷原則：重要材料在前，次要材料在后；貸款合同正本(包括正本的附件)在前，公證擔保在后；結論性意見在前，依據(jù)性材料在后；批復在前，申請在后。然后再按貸款過程的時間先后順序排列組卷。

第十四條卷內(nèi)文件應在有效張頁上編頁號，正面編在右上角，反面編在左上角，以便于保管和借閱利用。

第十五條檔案室收到信貸部門移交的貸款檔案，應做到統(tǒng)一分類、排列與編目。第十六條貸款檔案采用幣種—項目—保管期限—年度的分類方法。

第十七條劃分貸款檔案年度以貸款發(fā)放年度為準。

第五章貸款檔案的利用

第十八條檔案部門應完善貸款檔案借閱制度，設檔案閱覽室或置放閱覽桌。貸款檔案一般不外借。

第十九條借閱貸款檔案應實行登記審批制度。本單位信貸人員借閱貸款檔案應在借閱檔案登記薄上登記；其他部門因工作需要借閱貸款檔案時，應填寫借閱單，經(jīng)辦公室負責人同意后方能借閱。

第六章附 則

第二十條本辦法由上海市檔案局負責解釋。

第二十一條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

第二篇：上海市城市建設檔案管理暫行辦法

上海市城市建設檔案管理暫行辦法

（1987年5月5日上海市人民政府發(fā)布，根據(jù)1997年12月14日上海市人民政府令第53號修正，根據(jù)2010年12月20日上海市人民政府令第52號公布的《上海市人民政府關于修改?上海市農(nóng)機事故處理暫行規(guī)定?等148件市政府規(guī)章的決定》修正并重新發(fā)布）

第一章 總則

第一條 為了加強城市建設檔案的管理，為城市的規(guī)劃、建設和管理服務，現(xiàn)根據(jù)國務院批準的《科學技術檔案工作條例》（國發(fā)〔1980〕第302號文）等有關規(guī)定，結合本市實際情況，制訂本辦法。

第二條 城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），系指在城市的規(guī)劃、建設及其管理活動中形成的記述城市自然面貌，城市建筑物、構筑物、地上地下管線等建設情況的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶、錄音帶等文件材料的總稱。

第三條 城建檔案應當根據(jù)集中統(tǒng)一管理和分級保管的原則，做到完整地保存，科學地整理，有效地利用。

第四條 本辦法由上海市規(guī)劃和國土資源管理局（以下簡稱市規(guī)劃國土資源局）會同上海市檔案局組織實施，具體工作由上海市城市建設檔案館（以下簡稱市城建檔案館）辦理。

第五條 凡在本市范圍內(nèi)進行建設的機關、團體、部隊、企業(yè)事業(yè)單位（包括中央各部門和外省市在本市的單位、中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè)）必須遵守本辦法。

第二章 機構和職責

第六條 市城建檔案館是本市城建檔案的存儲中心，兼有職能部門性質，由市規(guī)劃國土資源局領導，業(yè)務上受市檔案局指導、監(jiān)督和檢查。市城建檔案館的基本任務是：

（一）收集和保管本市重要的城建檔案，并參加重要項目的竣工驗收；

（二）對收集和保管的城建檔案進行整理、鑒定、修復和匯編；

（三）面向社會，開展城建檔案的利用和技術咨詢服務工作；

（四）配合市檔案局對區(qū)、縣城建檔案部門和其它有關單位的城建檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

第七條 各區(qū)、縣人民政府應當加強對本地區(qū)城建檔案工作的領導，應當指定有關機構負責本地區(qū)城建檔案的收集和管理。

市人民政府各委、辦、局應當加強對本系統(tǒng)城建檔案工作的領導，并應當指定有關機構負責本系統(tǒng)城建檔案的收集和保管。

第八條 本市各類建筑物、構筑物、地下地上管線的建設、使用或者維護單位應當指定專職人員負責本單位城建檔案的收集和保管。

第三章 城建檔案管理和分級保管范圍

第九條 城建檔案的保管期限分為以下三種：

（一）凡記述本市重要的建設項目或者具有科學、歷史研究價值，需永久利用的城建檔案為永久保存檔案；

（二）凡作為建設項目鑒定、維護、改建、擴建、管理等依據(jù)，需與實物共存的城建檔案為長期保存檔案；

（三）凡需在一定時間內(nèi)查考的一般城建檔案為定期保存檔案。

第十條 需集中保管的城建檔案的范圍如下：

（一）反映市或者區(qū)、縣的經(jīng)濟、人口、水文、地質、地名、測繪、資源、氣象、地震等狀況，可供城市建設利用的城市基礎檔案資料；

（二）城市現(xiàn)狀圖，已批準的城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專業(yè)規(guī)劃，以及與城市有關的國土規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃、土地使用現(xiàn)狀圖等反映城市規(guī)劃和土地利用情況的有關檔案資料；

（三）工廠、倉庫、住宅、辦公樓和各類公共建筑物、構筑物以及地上地下管線的現(xiàn)狀圖，新建、改建、擴建的單項工程的竣工圖和有關檔案資料；

（四）城市的道路、橋梁、涵閘、防洪、公共交通、給水、排水、供電、供氣、供熱、電訊（包括電話、電臺、電視臺、衛(wèi)星地面接收站、海底電纜、無線電接收站）等市政公用設施的竣工圖和有關檔案資料；

（五）車站、港口、鐵路、機場、地鐵、隧道、停車場等交通運輸設施的竣工圖和有關檔案資料；

（六）具有歷史、藝術、科學價值的古墓葬、古建筑和具有重要意義、教育意義和史料價值的建筑物、構筑物（包括城市雕塑）的竣工圖或者現(xiàn)狀圖、有關資料,以及古樹名木、古園林等的歷史檔案資料；

（七）污染治理、環(huán)境衛(wèi)生、控制地面沉降設施的竣工圖和有關檔案資料以及環(huán)境污染普查、污染監(jiān)測、地面沉降狀況等有關檔案資料；

（八）城市人防設施、與城市規(guī)劃建設有關的軍事設施的竣工圖和有關檔案資料；

（九）城市建設方面的科研成果和創(chuàng)造發(fā)明的檔案資料；

（十）城市規(guī)劃、建設、管理方面的法律、法規(guī)、規(guī)章和有關文件。

前款規(guī)定中重要的城建檔案，根據(jù)分級保管的要求，分別由市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位保管。具體辦法由市規(guī)劃國土資源局會同市檔案局另行制訂。

第十一條 各建設單位必須在建設項目竣工驗收后6個月內(nèi)，將該項目的主要的城建檔案無償報送市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位。

各建設項目的建設單位必須自行保管一套完整的該項目的城建檔案；使用或者維護單位應當自行保管一套有關的城建檔案。

第十二條 凡向市城建檔案館或者區(qū)、縣保管城建檔案的單位報送的城建檔案，由建設單位系統(tǒng)整理，編制目錄，詳細核對，裝訂成卷，標明密級和保管期限，并由主管技術的負責人審核簽字。

報送的城建檔案應當做到圖物相符，圖形清晰，字跡工整。

第十三條 屬于保密性的城建檔案，應當劃定密級。各有關單位必須嚴格執(zhí)行國家有關保密規(guī)定，加強管理，并定期對城建檔案的保存價值和密級進行鑒定和調(diào)整。

銷毀檔案必須造具清冊，經(jīng)單位領導審定，報上級主管部門批準后方得銷毀。

第十四條 凡停建、緩建項目的城建檔案，由建設單位保管；關停單位的城建檔案由上級主管部門保管。

建筑物、構筑物、地上地下管網(wǎng)的使用權或者管理權轉移時，有關的城建檔案由原單位整理后向接受單位辦理嚴格的移交手續(xù)。

第十五條 各保管城建檔案的單位應當確保城建檔案的完整和安全。保管城建檔案的庫房應當有防火、防潮、防蟲、防光、防塵、防盜等安全設施。對重要的城建檔案應當復制副本，分別保管；對缺損的城建檔案應當及時修復補全。

第十六條 市城建檔案館和區(qū)、縣保管城建檔案的單位有權征集本辦法實施前已建成的建設項目的城建檔案和有關資料，各有關單位有責任收集、整理并根據(jù)本辦法的有關規(guī)定進行報送。

第四章 竣工圖的編制和報送

第十七條 一切建設項目必須編制竣工圖?？⒐D由施工單位編制。建設單位與施工單位簽訂的建筑安裝工程承包合同必須包括編制竣工圖的內(nèi)容。

編制竣工圖的費用專項列入項目概算。除采用標準設計、復用設計的項目外，編制費用按設計費的3%至5%計算。

第十八條 施工過程中，施工單位應當指定專人編制竣工圖。項目竣工后，竣工圖必須經(jīng)施工項目負責人審核簽字后移交建設單位。

由一個施工單位總包的建設項目，各分包的施工單位負責編制分包范圍內(nèi)的竣工圖。總包的施工單位除負責編制自身范圍內(nèi)的竣工圖外，還應當負責竣工圖的匯總整理。

建設單位自行分包給幾個施工單位的建設項目，各施工單位編制分包范圍內(nèi)的竣工圖后，交由建設單位匯總整理。

第十九條 項目竣工驗收時，應當把竣工圖作為驗收的條件之一，并根據(jù)項目的重要性和規(guī)模分別由有關的各級檔案部門派員參加驗收。大、中型項目的竣工驗收，市檔案局必須派員參加。凡竣工圖資料不完整的項目，不能進行竣工驗收，更不能評為優(yōu)質工程。第二十條 建設單位在向規(guī)劃管理部門申領建設工程規(guī)劃許可證時，由市城建檔案館或者區(qū)、縣城建檔案管理部門同時確定必須報送竣工圖的項目。

第二十一條 建設單位未在建設工程竣工驗收后6個月內(nèi)報送有關竣工圖的，由市或者區(qū)縣規(guī)劃管理部門責令限期補報；逾期不補報的，處10000元以上50000元以下的罰款。第二十二條 凡因施工單位違反本辦法規(guī)定，不編制竣工圖或者編制的竣工圖與實物不符，而導致使用維修單位在使用維修中損壞建筑物、構筑物、地上地下管網(wǎng)或者造成其他事故的，由施工單位賠償經(jīng)濟損失，并可追究直接責任者的法律責任。

第五章 附則

第二十三條 查閱和利用城建檔案按市城建檔案館的有關規(guī)定辦理。

第二十四條 本辦法自1987年6月1日起施行。過去有關規(guī)定與本辦法相抵觸的，按本辦法執(zhí)行。

第三篇：文書檔案管理暫行辦法

文書檔案管理暫行辦法（修訂版）

第一章 總 則

第一條 為加強公司文書檔案的科學化、規(guī)范化、制度化管 理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及相關國家標準、檔案行業(yè)標準等，結合公司實際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的文書檔案是指公司在各項管理工作中 形成的、已辦理完畢的經(jīng)營管理等方面具有保存價值的各種載體的文件材料。

第三條 本辦法適用于全公司文書檔案的管理。

第二章 職 責

第五條 辦公室（綜合部門，下同）是公司檔案工作的管理 機構，主管公司的檔案工作。總經(jīng)辦對公司的檔案工作負有指導職責。

第六條 辦公室負責集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負責對各 部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進行監(jiān)督和業(yè)務指導；負責指導、監(jiān)督和檢查各下屬機構文件材料的歸檔工作，并根據(jù)實際情況對其進行考核；負責歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第七條 各部門必須指定專人負責收集、整理本部門應歸檔 文件材料（包括紙質和電子文件），并及時向檔案管理部門歸檔。

第三章 歸檔范圍

第八條 凡是各部門在各項管理工作中形成的具有保存價值 的文件材料（包括紙質和電子文件、報表、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、榮譽證書等）均屬文書檔案歸檔范圍。具體詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。

第四章 檔案整理的質量要求

第九條 歸檔文件材料必須齊全完整，能準確反映本部門主 要職能活動和文件形成規(guī)律。

第十條 歸檔文件材料的整理要遵循文件材料形成的規(guī)律和 特點，區(qū)別不同價值，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

第十一條 公司各個立檔單位內(nèi)的檔案，應區(qū)分不同的門類 和載體，分類應保持前后一致，不得隨意變動。

第十二條 檔案文件的種類、份數(shù)及每份文件的正本、附件 等應當歸檔的材料，其頁數(shù)必須完整無缺。檔案文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準確分類，正確劃分保管期限。立成的案卷能夠正確地反映公司主要業(yè)務工作情況，便于保管，方便利用。第十三條 歸檔文件材料的排列順序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；轉發(fā)文件在前（上），被轉發(fā)文件在后（下）。第十四條 圍繞某一特殊事件所形成的文件材料（如大型會 議所形成的所有文件、案件材料、經(jīng)濟合同糾紛材料等）應視為一件或一套，不得分開，并按歸檔要求進行整理，填寫歸檔文件材料目錄時作為一件填寫一條記錄。

第十五條 歸檔的文件材料，必須進行編目和技術加工。按 要求逐卷填寫卷內(nèi)文件目錄（見[附件4]），卷末附備考表（見[附件5]）。案卷封面的填寫要求準確、清楚。所有歸檔的案卷應按照分類方案排列和編號，同時登記文件信息并編制檔案檢索工具（即檔案文件目錄）。

第十六條 目錄中文件材料的標題不能隨意更改和簡化；對 沒有標題或標題不能反映文件內(nèi)容實質的文件，應按文件材料內(nèi)容重新擬寫標題，自擬標題必須用方括號［ ］括上。第十七條 給每份檔案文件編制一個檔號。檔號的編制參照 公司統(tǒng)一檔案編制規(guī)則執(zhí)行。

第十八條 卷內(nèi)文件應按順序排列，文件材料必須編寫頁號。

（一）裝訂的案卷，每卷文件應當整體編寫頁號，編寫方法 為：在有文字的正面右上角、背面左上角用鉛筆按順序編寫頁號（用阿拉伯數(shù)字表示）。

（二）不裝訂的案卷，每份文件必須單件裝訂，并逐件編頁 號。頁號編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號（用阿拉伯數(shù)字表示）。

（三）歸檔的文件材料若原來沒有編頁號或錯編漏編頁號 的，必須重新編寫頁號。

（四）頁號不得漏編或重編；編寫書刊等成冊文件材料的頁 數(shù)時，可利用原有頁號，再加上封面、目錄、附頁等有內(nèi)容的頁數(shù)，頁號不再重新編寫。

第十九條 不裝訂的案卷，卷內(nèi)每份文件必須單件裝訂，并 按卷內(nèi)文件順序逐件編號。

第二十條 案卷的排列要求：按照不同門類、不同載體、不 同、不同保管期限分別排列。排列方法應統(tǒng)一，前后一致。按照排列順序編寫卷號，并分別填寫案卷目錄。移交時，案卷目錄隨同檔案一起歸檔移交給檔案部門。

第二十一條 案卷標題的擬制要求：內(nèi)容準確，概括全面，文字簡明，結構完整。案卷標題應用毛筆、鋼筆書寫或打印，字跡要工整清晰。

第二十二條 跨文件材料的歸檔劃分不同的文件一般不得放在一起立卷。一般文件應放在文件的形成歸檔。文件的形成與文件的內(nèi)容針對不一致時，應以文件內(nèi)容所針對的為準；跨的規(guī)劃放在針對的第一年歸檔；跨的總結放在針對的最后一年歸檔；跨的會議材料放在會議開幕年歸檔；案件材料放在結案年歸檔；各類事故材料放在事故發(fā)生年歸檔；評選先進、獎勵材料放在評選、獎勵年歸檔；總結與計劃可放在一起，視內(nèi)容主次確定歸檔；跨處理完畢或跨轉發(fā)的文件 放在處理完畢或轉發(fā)年歸檔；臨時性機構形成的文件，放入機構撤銷的立卷。

第二十三條 文件原稿及簽發(fā)意見的書寫材料必須能耐久保 存。鋼筆墨水應使用碳素墨水或藍黑墨水。傳真件要以復印件歸檔。

第二十四條 歸檔文件材料須去除金屬物，對破損文件材料 應進行裱糊。

第二十五條 歸檔文件材料的用紙規(guī)格為A4 紙，大于A4 紙 的文件材料要折疊成A4 紙大小。小于A4 紙的文件材料要補成A4 紙大小。對于不宜修改大小的特定文件（如獎狀、證照、特定各式的合同文本等）應與一般文件分開，另外保存。第二十六條 檔案的裝訂順序為：案卷封面--卷內(nèi)文件目錄--文件--備考表--封底。裝訂采用三孔一線的方法。不裝訂的案卷，卷中的文件應逐件用細線或不易生銹的回形針、長尾夾等裝訂工具裝訂。裝訂的要求是：結實、整齊、美觀、不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

第二十七條 各類檔案案卷封皮的外形推薦尺寸為315m X 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用軟卷皮，使用軟卷皮必須加盒。紙質檔案的卷宗厚度一般不超過2 厘米，即每卷最多不超過200 頁。

第二十八條 歸檔文件材料的保管期限，由歸檔部門按《文 書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）準確劃分。第二十九條 各類檔案的保存期限，應嚴格按照檔案保管期 限規(guī)定執(zhí)行。超過保存期限時，應由檔案部門會同各職能部門共同鑒定，確屬失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》并經(jīng)公司分管領導批準后方可銷毀。銷毀檔案應由兩人以上負責監(jiān)銷，嚴格防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字。

第三十條 各下屬機構的檔案部門應根據(jù)本單位檔案的狀況 和利用需要，編制兩種以上檢索工具，積極配合有關部門開展檔案資料的編研工作，如全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯編、案例選編等。

第五章 關于電子文檔

第三十一條 電子文件與紙質文件同步歸檔，共同保存。第三十二條 以紙質文件流轉的，辦理完畢后，可通過掃描 等技術手段形成相應的電子文件，歸檔保存。

第三十三條 通過辦公自動化系統(tǒng)（OA）流轉的，辦理完畢 后，在OA 系統(tǒng)內(nèi)自動留存。

第三十四條 電子文件應當定期備份，異地保存至少2 套。

第六章 歸檔時間、責任者和歸檔手續(xù)

第三十五條 辦理完畢的文件應及時歸檔，當年文件最遲必 須在第二年的6 月底之前送交辦公室歸檔。

第三十六條 歸檔人員必須向檔案部門提供歸檔文件清單，檔案人員必須依據(jù)歸檔文件清單對歸檔文件清點簽收。在移交案卷時，移交部門應將檔案的整理情況及本部門的主要工作、機構和人員變動情況簡要寫出來，便于檔案部門編寫立卷說明及作為全宗歷史考證用。第七章 部門變動后文件材料的處臵

第三十七條 部門撤銷、合并、拆分時，必須將本部門的全 部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八條 撤銷部門的文件材料應在撤銷前向檔案管理部 門歸檔。

第三十九條 一個部門的業(yè)務分別劃歸幾個部門的，其文件 材料不得分散，可由其中一個部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十條 一個部門并入另一個部門或幾個部門合并成一個 新的部門，其文件材料由合并后的部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十一條 一個部門只是一部分業(yè)務劃轉另一個部門，其 文件材料不得帶入接受業(yè)務的部門，應向檔案管理部門歸檔。如果接受業(yè)務的部門需要利用該部分檔案，可以借閱或復制。

第四十二條 各種臨時工作機構撤銷時，其文件材料應向檔 案管理部門歸檔。

第八章 文書檔案的管理

第四十三條 辦公室按歸檔要求對部門歸檔文件材料進行檢 查和接收，對不符合要求的文件材料，退回原歸檔部門重新整理。

第四十四條 歸檔的文件材料由辦公室按文書檔案管理工作 規(guī)范進行整理、編目和保管。第四十五條 檔案庫房的管理嚴格按《檔案庫房管理制度》 執(zhí)行。

第四十六條 檔案的提供利用嚴格按公司檔案借閱利用管理 規(guī)定執(zhí)行。

第九章 罰 則

第四十七條 公司對下列行為應視情節(jié)輕重予以處罰：

（一）將文件材料據(jù)為已有、不按要求歸檔的，視情節(jié)輕重 予以通報批評或以上處分并限期改正。

（二）損毀、丟失、涂改、偽造檔案、明知所保存的檔案面 臨危險而不采取搶救措施造成檔案損失的，應予以警告或以上處分責令其賠償損失。

（三）擅自出賣或轉讓檔案的，除予以行政處罰或以上處分 外，還應賠償損失。

（四）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的，應予以批評、警告等處罰。

第十章 附 則

第四十八條 公司各立檔單位可根據(jù)本辦法和自己的實際情 況制定具體操作指南以明確文書檔案管理的具體處理方法，對文書檔案歸檔范圍、文書檔案保管期限表、檔案借閱規(guī)則作適當補充，制定具體文書檔案分類方案。

第四十九條 附件所示表格，其中所列內(nèi)容為必要項目，表格格式僅供參考，可根據(jù)實際情況對表格的格式、大小進行調(diào)整或增加文件其他相關信息項。附件：1.文書檔案歸檔范圍及保管期限表 2.文書檔案借閱管理規(guī)定 3.總公司文書檔案管理操作指南 4.卷內(nèi)文件目錄 5.備考表

6.檔案庫房管理制度 [附件 1] 文書檔案歸檔范圍及保管期限表

一、定義

（一）凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，對本 單位經(jīng)營管理、業(yè)務發(fā)展、機構建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單 位工作有查考利用價值的文件材料列為長期保管。長期期限為30 年。

（三）凡是在較短時間內(nèi)對本機關有參考利用價值的文件材 料列為短期保管。短期期限為10 年。

二、公司文書檔案歸檔基本范圍及保管期限

（一）上級部門關于工作的指示、通知、批復、規(guī)定、辦法 等文件材料：針對本單位的 永久重要的 30 年一般的 10年

（二）股東大會、董事會、監(jiān)事會、薪酬政策委員會、審計 委員會等公司決策層會議文件材料，包括會議決定、決議、記錄、紀要以及其他相關會議材料。永久

（三）總公司及其下屬機構召開的各種重要會議形成的文件材料。會議包括系統(tǒng)工作會議、專業(yè)工作會議等，材料包括會議通知、名單、日程、報告、領導講話、決議、決定、總結、紀要以及其他相關會議材料。永久

（四）本單位關于經(jīng)營管理工作的正式發(fā)文文件，包括規(guī)定、制度、辦法、通知以及其他正式發(fā)文。永久

（五）本單位關于各項工作的內(nèi)部請示報告 永久

（六）本單位關于各項工作的用印申請 30 年

（七）合同 30 年辦公室保存蓋有公司公章、合同專用章、辦公室章的合同，保管期限從合同到期失效之日起計算。

（八）其它公司內(nèi)部常用文件 10 年

（九）其他外來文件 重要的 30 年 一般的 10 年

三、不在歸檔基本范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門自 行整理保存。

（一）各部門必須保存的文件有：1.和本部門相關的公司發(fā)文、內(nèi)部請示報告的正式電子文件（PDF 文件）。

2.本部門工作中形成的重要業(yè)務文件，包括各類報表、通知 書、申請單、記錄等。

3.以部門名義對外簽訂的合同協(xié)議類文件。

4.本部門收到的需處理和對本部門有參考利用價值的外來 文件的復印件或電子文件，主要包括保監(jiān)會、行業(yè)協(xié)會、保險學會的來文。

（二）保存期限可由各部門參照本文件，根據(jù)自己部門的實 際情況確定。

四、本表應根據(jù)實際情況定期修訂。[附件 2]

文書檔案借閱管理規(guī)定

一、公司員工根據(jù)工作需要可以向辦公室申請借閱檔案文 件。

二、借閱人在借閱檔案時，必須辦理借閱登記手續(xù)，配合檔 案人員做好登記工作，填寫《文書檔案利用登記表》（附表1）。

三、檔案借閱范圍主要根據(jù)文件的責任者和主送、抄送范圍 而定。

（一）無密級文件的查閱范圍：一般員工因工作需要可以查 閱。

（二）密級文件的查閱范圍：文件責任者、主送、抄送人員、公司領導、以及經(jīng)批準的可以查閱的人員。

（三）密級文件的借閱必須嚴格按照文件查閱范圍執(zhí)行，不 得向無權查閱的人員隨意出借。

四、申請方式

借閱人可以采用書面形式或電子郵件形式向檔案人員提出 申請,填寫《檔案借閱申請表》（附表2）。

五、檔案借閱程序

（一）一般文件

由利用人向辦公室提出申請，借閱人需要調(diào)閱利用紙質文件的，必須填寫《檔案借閱申請表》，并經(jīng)部門領導核準。借閱本部門經(jīng)辦的文件，在檔案人員審核登記后，即可借閱。借閱其他部門文件的，需辦公室審批。

（二）密級文件

由利用人提出申請，部門領導核準后報辦公室審批。借閱有 密級的檔案，只能在閱覽室查閱，不得借出、復印、拍照，如有特殊需要，需經(jīng)辦公室分管領導批準。

（三）公司執(zhí)照證書

原件及復印件利用，由利用人提出申請，部門領導核準后報 辦公室主任及辦公室分管理領導審批。

（四）特殊情況下，無論文件是否有密級，都由內(nèi)審部門或 相關責任部門直接向辦公室一次性提出書面申請，由相關責任部門提出的，如有必要可會知內(nèi)審部門。特殊情況指審計、質量審查或上級部門或領導對本公司 的相關考核、檢查、調(diào)研等。相關責任部門是指文件責任部門、負責該項檢查的部門。六、一次借閱文件數(shù)量不得超過10 份，借閱時間不超過5 個工作日，上文所列之特殊情況除外。

七、下屬單位借閱檔案時，須持單位介紹信或工作證，或由 總公司相關人員陪同。

八、其他單位（一般為合作單位）人員需要利用本單位檔案的，需提供單位介紹信并由本單位相關部門人員陪同，并填寫《檔案借閱申請表》。

九、其他特殊情況需經(jīng)辦公室領導審批。

十、借閱者對所借檔案必須妥善保管，并負有安全、保密之 責，嚴禁轉借、拆裝、勾劃、刪改、污損、丟失等。

十一、檔案借閱后應盡快歸還。借閱者如出差、休假、離職、出國及調(diào)離之前必須將檔案歸還。

十二、借閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案 數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。

十三、借閱者應嚴格遵守以上規(guī)定，若有違反者，應追究責 任。

十四、公司各部門有責任對本部門的形成的文件作好記錄、協(xié)助辦公室做好全公司的文件利用工作。《文書檔案利用登記表》（附表1）《檔案借閱申請表》（附表2）[附件 3] 公司文書檔案管理操作指南

第一章 總 則

第一條 為明確公司的文書檔案管理的具體操作規(guī)則，更 好地為各項工作提供優(yōu)質服務，根據(jù)公司《文書檔案管理暫行辦法》，結合公司實際情況，特制定本操作指南。第二條 本操作指南所稱的文書檔案是指公司在其各項管 理過程中形成的，具有保存和利用價值的，以文字為記錄形式為主的文件材料的紙質和電子版本。

第三條 本操作指南適用于公司文書檔案的管理，各部門可作為參考。

第二章 職 責

第四條 公司辦公室（以下簡稱辦公室）是公司檔案工作的管理機構，主管公司的檔案工作。

第五條 辦公室負責集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負責對 各部門文書檔案的收集、整理和歸檔工作進行監(jiān)督和業(yè)務指導，并根據(jù)實際情況對其進行考核；負責歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第六條 各部門有責任對本部門所收到、處理的各種文件進 行登記，保管本部門常用的文件或留存復印件。負責將應歸檔的文件材料（包括紙質和電子文件）及時向檔案管理部門歸檔。

第三章 歸檔范圍

第七條 凡是各部門在各項管理工作中形成的具有保存價值 的文件材料（包括紙質和電子文件、報表、證照等）均屬文書檔案歸檔范圍，詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。不在歸檔范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門遵照《文書檔案管理暫行辦法》自行整理保存。

第四章 歸檔文件的質量要求

第八條 一份檔案文件應包括：公文：公司發(fā)文請示、文件正本（包括正文及附件），公司公文應歸檔的文件正本（打印稿）至少一份。內(nèi)部請示報告：紙制審批流程的內(nèi)部請示報告單及附件。用印申請：紙制審批流程的內(nèi)部請示報告單及附件。外來文件：公文處理單及來文原件（或傳真件的復印件）。會議文件：會議決議、會議材料、會議紀要、嘉賓題名錄等會議全套文件。一次會議所形成的所有文件作為一整套存放，不得將同一次會議的文件拆散。

第九條 歸檔文件材料的排列順序為：[由上（前）到下（后）] 公文：公司發(fā)文請示-文件正本（包括正文及附件）。內(nèi)部請示報告：紙制審批流程的內(nèi)部請示報告單-附件。用印申請：紙制審批流程的內(nèi)部請示報告單-附件。外來文件：公文處理單-來文原件或傳真件的復印件。會議文件：會議決議-會議材料-會議紀要-其他材料。第十條 總公司檔案裝具為檔案盒，一盒即一卷。

第十一條 總公司文書檔案整卷不裝訂，單件裝訂排序后的 檔案文件直接裝入檔案盒。第十二條 單件裝訂方法

單份文件用回形針或長尾夾夾在一起。回形針應使用有塑料 包皮不易生銹的品種，文件上的長尾夾應用無字的紙條包起來，防止銹斑染上原件。凡是無法用回形針或長尾夾夾住的比較厚的文件，可以不做任何裝訂，但是存放時必須符合以下條件：

第一，不被拆散。必須保證文件的整體性。第二，不會和其他文件混同。

第十三條 單份文件頁號編寫方法為：在有文字的正面右下 角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號（用阿拉伯數(shù)字）。歸檔的文件材料若原來沒有編頁號或錯編漏編頁號的，必須重新編寫頁號。頁號不得漏編或重編；編寫書刊等成冊文件材料的頁數(shù)時，可利用原有頁號，再加上封面、目錄、附頁等有內(nèi)容的頁數(shù)，頁號不再重新編寫。

第十四條 文件的件號，即卷內(nèi)文件的順序號。件號的編寫 與每份檔案文件第一頁右上角空白處用鉛筆按順序編寫件號。第十五條 文書檔案的分類方法，實行─機構(問題)分 類法。

第十六條 各類表單采用手寫或打印。手寫的要用毛筆或鋼 筆填寫，鋼筆采用碳素或藍黑墨水，字跡要工整、美觀。

第五章 歸檔時間

第十七條 歸檔范圍內(nèi)的每份文件辦理完畢后，原件應及時 歸檔到辦公室。各部門對本部門形成的常用文件留取復印件。外來文件由辦公室公文流轉人員負責收集，制作收文目錄，并定期向檔案人員移交；總公司公文（包括紙制版原件和電子版文件）由辦公室發(fā)文人員負責整理收集，按日向檔案人員移交并，移交紙制版公文原件時同時填寫《紙質公文歸檔交接表》（見附表1）。檔案人員須對歸檔人移交的文件資料進行檢查。

《紙質公文歸檔交接表》（見附表1）

第六章 文書檔案的借閱利用

第十八條 文書檔案的借閱利用必須嚴格按《文書檔案借閱 管理規(guī)定》執(zhí)行。[附件 4] 卷內(nèi)文件目錄 [附件5] 備考表 [附件6]

檔案庫房管理規(guī)定

第一條 檔案庫房管理人員要忠于職守，提高安全保密意識，自覺做好安全防范工作，提高警惕，嚴格執(zhí)行《公司保密制度》的有關規(guī)定，確保檔案資料的完整和安全。

第二條 檔案庫房每天應檢查一次，做到門、窗、柜牢固無 損，消防器材完備。檔案庫房用畢應將庫房門、窗關嚴鎖好，并切斷庫房電器電源。

第三條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁放易燃、易爆物品，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染。第四條 保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期打掃。

第五條 安排專業(yè)人員定期對檔案室內(nèi)空調(diào)、滅火器、煙感 器等設備進行檢查，出現(xiàn)問題應立即報修。

第六條 非檔案庫房管理人員，未經(jīng)批準，一律不得進入檔 案庫房。庫房和檔案柜鑰匙由檔案庫房管理人員負責妥善保管，嚴禁外借或私自配制。

第七條 檔案的日常入庫、調(diào)出、歸還、銷毀等應建立登記 制度，確保帳物一致。

第八條 檔案入庫前，應嚴格檢查蟲蛀、霉變、灰塵等情況，發(fā)現(xiàn)問題須經(jīng)科學處理后方可入庫。

第九條 庫房內(nèi)的架、柜、箱應存放有序，統(tǒng)一編號，方便 查找。

第十條 特種載體檔案要區(qū)別存放，磁性介質檔案要購臵和 存放于防磁柜內(nèi)，并經(jīng)常進行保護處理，確保檔案信息完整。第十一條 檔案庫房內(nèi)應備有溫、濕度計，檔案庫房內(nèi)溫度 應控制在14-24℃，濕度應控制在45-60%。檔案庫房管理人員應每天按時記載庫內(nèi)溫度，根據(jù)溫、濕度情況，可選擇使用空調(diào)、風扇等設備，使庫房溫、濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。第十二條 為利于通風降濕，檔案柜與墻壁應保持一定距離，通道間距不少于80cm，檔案管理人員應定期選擇有利時機通風。

第十三條 檔案在任何情況下均應避免陽光直射。庫房應安 臵窗簾及遮陽布，檔案柜應避開直射陽光排列。

第十四條 對破損、字跡不清等不易繼續(xù)保管而又需永久、長期保存的檔案資料及時進行修復和復制。

第十五條 檔案庫房管理人員應愛護檔案庫房內(nèi)一切設備，確保各項設備完好。

第十六條 檔案庫房管理人員工作調(diào)動時，要嚴格執(zhí)行交接 手續(xù)，在沒有完成交接前，不得離職調(diào)崗。

（本頁無正文）

主題詞：印發(fā) 文書檔案 管理暫行辦法 修訂版 通知 抄送：公司總經(jīng)理室成員

聯(lián)系人：蔣婷 聯(lián)系電話：0816-5085629 三劍龍威電子科技有限公司辦公室 2014 年2 月28日印發(fā)

第四篇：供電局檔案管理暫行辦法

平遠縣供電局檔案管理暫行辦法檔案管理工作是局管理基礎工作的組成部分，是維護本局經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、財務管理、經(jīng)營活動、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業(yè)，全面提高檔案工作的“三服務”水平。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。一．文件材料的歸檔范圍我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍，主要有：一）生產(chǎn)技術管理方面

1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術問題的請示和批復；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關生產(chǎn)技術和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關生產(chǎn)技術的計劃、工作總結和統(tǒng)計年報；

6、有關生產(chǎn)技術管理，技術引進和技術改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關生產(chǎn)調(diào)度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。二）計劃統(tǒng)計方面：有關各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。三）勞動工資方面：有關定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。四）財務管理方面：有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。五）教育培訓方面：有關干部、職工教育和技能培訓的文件等。六）黨、政、工、團工作方面：有關黨務工作以及組織，紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。七）基本建設（工程）方面：是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。八）設備、儀器方面：有關設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。二．歸檔時間一）各項管理工作中形成的文件材料，應在第二年第一季度內(nèi)，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審查后，交辦公室歸檔。二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。三）會計文件材料在會計終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務部門編造清冊，經(jīng)部門負責人審定后移交檔案部門保管。四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應在會議結束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。六）重要設備、儀器開箱時，有關業(yè)務部門應在檢查驗收設備出廠技術文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。七）局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結束后及時歸檔。九）下列文件材料應隨時歸檔

1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補充的文件材料。

3、內(nèi)容機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權變動過程中的文件材料。

5、其他臨時性活動形成的文件材料。三．文件材料的歸檔要求一）歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)在各項活動的真實內(nèi)容和歷史面目。二）生產(chǎn)建設活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負責人指定有關人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關人員負責收集整理后交辦公室歸檔。四）歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。五）歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應復制。六）辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質量。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。四．文件資料檔案的保密管理一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批準，只準在檔案室查閱。二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領導批準。三）非財務部人員查閱會計檔案，須經(jīng)局財務部領導批準。四）檔案資料未經(jīng)批準，不準擅自復印，經(jīng)批準同意借出或復印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。五）外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，須經(jīng)局辦公室領導批準后方可查閱。五．各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作，應納入各項工作計劃、議事日程和有關人員崗位責任制。

第五篇：人事檔案管理暫行辦法

人事檔案管理暫行辦法

1目的為了加強對公司內(nèi)部員工人事檔案管理，理順人事檔案和勞動關系變動轉移程序，做好個人檔案的收集、整理工作，有效地保護和使用檔案，規(guī)范公司人事檔案管理行為，以滿足現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的需要，特制定本辦法。

2釋義

2.1人事檔案管理按照“統(tǒng)一規(guī)范、分級管理”的原則，由各級人事部門負責人事檔案的歸集和管理，以保證檔案完整與安全。

2.2人事檔案屬永久性保存檔案，對離退休、離職、除名人員人事檔案可轉入有關部門保管，任何單位或部門不得銷毀或丟失個人檔案。

3適用范圍

本辦法適用于XXXX公司。

4人事檔案的管理權限和職責

4.1公司辦公室是公司人事檔案管理的主管部門，負責制訂人事檔案的管理制度，指導和監(jiān)督公司分廠及處室的人事檔案管理工作。

4.2人事檔案管理權限

4.2.1根據(jù)集團相關文件規(guī)定，集團組織人事部負責公司各部室員工、全資子公司領導班子成員、控股子公司由集團公司派出班子成員的人事檔案管理，并代管駐XXXX公司合同制員工的人事檔案，XXXX公司負責本單位聘用制員工的檔案保管；

4.2.2集團公司派出到XXXX公司（除班子成員外）員工的人事檔案原則上由原單位管理，若需轉移人事檔案關系，按組織

人事部人事變動通知辦理。

4.3人事檔案管理的職責

4.3.1負責接收、收集、整理、保管和查詢使用人事檔案，及時對人事檔案資料進行歸檔，保證檔案的完整性和真實性；辦公室負責人對人事檔案工作要進行定期檢查，了解各類人事檔案材料歸檔情況，嚴格執(zhí)行檔案管理權限；

4.3.2按規(guī)定程序辦理檔案的接收和轉移手續(xù)，及時做好檔案接收和轉移記錄；

4.3.3妥善保管人事檔案，做好防火、防蝕、防盜等工作，確保檔案安全；

4.3.4嚴肅人事檔案的保密性，未經(jīng)權限主管批準不得私自傳借、提供人事檔案材料或檔案復印件，不得私自讓他人查閱、抄錄、復制人事檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、偽造檔案，禁止擅自銷毀檔案。

4.4對擅自涂改、偽造檔案或傳借、向他人提供檔案或復印件以及丟失、銷毀他人檔案的責任人，視情節(jié)給予行政處分，嚴重者依法追究法律責任。

5人事檔案的編碼

5.1為便于人事檔案的歸檔和查詢，本著“簡便、易行、有效”的原則，對公司人事檔案進行統(tǒng)一編碼。編碼由兩部分組成：第一部分為員工所在單位的代碼，用單位名稱前兩個字的大寫拼音字母表示；第二部分為個人編碼，用員工身份證號碼表示，作為個人檔案的識別碼。例：XXXX公司員工張××身份證號為***，其個人檔案編碼即為：BL***。當其調(diào)到XXXX公司時，其檔案編碼改為TL***。

5.2人事檔案存放登記按姓氏筆劃由簡到繁依次分類歸集，制定按姓氏筆劃排放目錄,實行微機化統(tǒng)一人事檔案管理。

6人事檔案的內(nèi)容和歸集

6.1員工人事檔案材料應包含以下內(nèi)容：員工基本情況、體檢情況表、家庭情況（包括家庭主要成員及社會關系、家庭詳細通訊地址）、工作簡歷、學習簡歷、獎懲情況、職務履歷及任免表、工資升降情況、技術職稱履歷、業(yè)績考核情況、勞動/聘用合同書等。

6.2各部門應將所屬員工的崗位變動、獎懲、業(yè)績考核、職稱評定、培訓情況、轉正定級、工資職務升降及其他考核情況等材料在完成后十五天內(nèi)向所屬人事檔案管理部門報送歸入個人檔案。如員工人事檔案不在所屬人事部門管理，其人事檔案材料應在十五天內(nèi)向其人事檔案管理部門報送歸檔。

6.3人事檔案管理人員應及時將歸檔材料登記后分類進檔，同時在檔案目錄中做好記錄。

7人事檔案的查閱

7.1人事檔案查閱權限

7.1.1集團組織人事部有權查閱各子公司人事檔案管理部門所有員工的人事檔案；

7.1.2子公司人事部門有權查閱所管員工的人事檔案；子公司人事檔案管理部門需查閱其他子公司員工檔案，通過聯(lián)系函方式經(jīng)對方人事部門同意后方可查閱；

7.1.3子公司人事檔案管理部門需查閱集團組宣部所管員工的人事檔案，應提交申請報告說明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)集團組織人事部負責人批準后方可查閱；

7.1.4人事檔案查閱屬組織行為，任何個人行為無權查閱本人及他人檔案資料。

7.2人事檔案查閱程序

7.2.1集團公司內(nèi)部單位需查閱人事檔案的，應注明查閱理

由和內(nèi)容，憑單位或部門的介紹信，按“本人及親屬回避”的原則，并經(jīng)人事部門負責人批準后方可查閱；

7.2.2集團公司外部單位需查閱人事檔案的，須憑單位介紹信，并注明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)人事部門負責人批準后，方可查閱；

7.2.3凡需抄錄或復印留用的，必須經(jīng)人事部門負責人批準同意后，方可抄錄或復印留用；

7.2.4人事檔案除上級主管部門外原則上不借出查閱，但在特殊情況下，憑單位介紹信說明借用理由和時間，經(jīng)人事部門負責人同意報請主管領導批準后，方可暫時借出查閱。嚴禁檔案管理部門人員將人事檔案帶回家查閱。

7.2.5如商調(diào)人員對方單位需調(diào)檔查閱的，必須出具商調(diào)函，并注明調(diào)檔，經(jīng)人事部負責人同意，報經(jīng)公司主管領導批準后，方可調(diào)出查閱，同時檔案管理人員按規(guī)定辦理檔案調(diào)出手續(xù)；

7.2.6各類查閱結束后，檔案管理人員要及時登記查閱時間、原因、內(nèi)容和查閱人等。

8人事檔案的轉移

8.1人事檔案的轉移

8.1.1員工在集團公司內(nèi)部調(diào)動，其人事檔案隨行政關系轉入所在單位的，其檔案在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，行政介紹信開出3天內(nèi)，由原單位人事部門將檔案轉入調(diào)入單位檔案管理所屬的人事部門，調(diào)入單位人事部門須出具檔案發(fā)收回執(zhí)證明報送調(diào)出單位人事部門；

8.1.2員工經(jīng)公司同意調(diào)出集團公司的，憑接受單位調(diào)函，在本人與原單位辦清移交手續(xù)后，其檔案在行政介紹信開出15天內(nèi)轉出到接受單位；

8.1.3員工被公司除名、辭退或解除、終止勞動合同的，其

人事檔案一律在1個月內(nèi)轉入地方勞動就業(yè)中心或人才交流中心等部門。

8.1.4員工個人離職的，其人事檔案需轉入其他單位，必須持接收單位人事部門接受函，在本人與原單位辦清所有移交手續(xù)后的15天內(nèi)轉出；如本人在離職十五天內(nèi)不來辦理離職手續(xù)的，單位在終止與其勞動合同后的三天內(nèi)將其人事檔案轉入地方勞動就業(yè)中心或人才交流中心等部門。

8.1.5人事檔案轉移，原則上個人檔案不允許隨身攜帶，若需個人隨身帶走的，應在檔案轉移單中注明，并做好封條加蓋人事部門的公章。否則造成的責任由攜帶人自行負責。

9附則

9.1本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

9.2本辦法解釋權屬公司辦公室。