第一篇：晉中市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理暫行辦法

晉中市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理（暫行）辦法

第一條 為加強本市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作，有效保護和利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，充分發(fā)揮城鄉(xiāng)建設(shè)檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《山西省城市建設(shè)檔案管理辦法》《山西省檔案管理條例》、《山西省城鄉(xiāng)規(guī)劃條例》等有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定，結(jié)合本市實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)（包括城市各類開發(fā)區(qū)）的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的形成、報送、接收、收集、整理、保管、利用和管理工作。

第三條 本辦法所稱城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

第四條 各縣（區(qū)、市）人民政府、開發(fā)區(qū)管委會等派出機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強對城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)的發(fā)展和城建檔案管理機構(gòu)的建設(shè)納入本地區(qū)國民經(jīng)濟和建設(shè)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，所需經(jīng)費列入本級財政預(yù)算，保障城建檔案管理機構(gòu)、人員編制和經(jīng)費適應(yīng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

第五條 城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理相結(jié)合的原則，保證城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第六條 市建設(shè)行政主管部門負責(zé)全市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的管理工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

市城建檔案管理機構(gòu)具體負責(zé)市城區(qū)（市城區(qū)派出機關(guān)除外）內(nèi)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的接收、收集、整理、保管和利用等日常管理工作，并對建設(shè)單位城建檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。

縣（區(qū)、市）建設(shè)行政主管部門和開發(fā)區(qū)管委會等派出機關(guān)應(yīng)當(dāng)設(shè)立城建檔案管理機構(gòu)或配備專職城建檔案管理人員，負責(zé)本轄區(qū)內(nèi)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案接收、收集、整理、保管、利用等日常管理工作。

各縣（區(qū)、市）城建檔案管理機構(gòu)負責(zé)對本轄區(qū)內(nèi)的城建檔案業(yè)務(wù)工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府負責(zé)本鎮(zhèn)建設(shè)檔案的管理工作。

第七條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位實際情況，配備專（兼）職檔案管理人員，提供必要的工作條件，建立健全工作制度；收集、保管本單位的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，并按規(guī)定向城建檔案管理機構(gòu)移交。

第八條 城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀守法，具備城鄉(xiāng)建設(shè)檔案專業(yè)知識，并按照規(guī)定取得檔案崗位資格證書。

第九條 城建檔案管理機構(gòu)負責(zé)接收下列城鄉(xiāng)建設(shè)檔案：

(一)各類城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案：

1.工業(yè)、民用建筑工程；

2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；

3.公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；

4.交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；

5.園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；

6.市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；

7.城市防洪、抗震工程；

8.軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

(二)各類地下管線（包括城鄉(xiāng)供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業(yè)等地下管線）以及相關(guān)的人防工程檔案。

(三)建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理檔案和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

(四)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理過程中形成的業(yè)務(wù)管理檔案和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

(五)反映城鄉(xiāng)建設(shè)的科學(xué)研究成果、城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎(chǔ)資料。

(六)其他具有保存價值的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案。

第十條 由城建檔案管理機構(gòu)接收的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，其形成單位按照下列時限移交：

(一)各類城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案在工程項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交；

(二)各類地下管線工程檔案在工程項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交；

(三)建設(shè)、規(guī)劃各專業(yè)管理部門的業(yè)務(wù)管理檔案和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，具有永久和長期保存價值的，在本單位保管使用1至5年后及時移交；

停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。

建設(shè)單位被撤銷的，應(yīng)當(dāng)及時整理城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，通知并移交城建檔案管理機構(gòu)保管。

(四)縣（區(qū)、市）城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期向市城建檔案管理機構(gòu)移交城鄉(xiāng)建設(shè)檔案總目錄；

(五)供水、排水、燃氣、熱力、電力、通信、地下交通、人防等專業(yè)管理單位，應(yīng)當(dāng)每年向城建檔案管理機構(gòu)移交更改、報廢、漏測部分的地下管線現(xiàn)狀圖和資料；

(六)其它城建檔案的管理應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條 移交的建設(shè)工程檔案必須符合下列規(guī)定要求：

(一)檔案材料應(yīng)當(dāng)是原件，內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；

(二)建設(shè)工程竣工圖應(yīng)當(dāng)與工程實體相符，并加蓋竣工圖章，簽字手續(xù)完備；

(三)建設(shè)工程在移交紙質(zhì)檔案的同時，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定移交相關(guān)的電子檔案和聲像檔案；

(四)技術(shù)整理符合本市建設(shè)工程文件歸檔整理要求。

第十二條 列入城建檔案管理機構(gòu)接收范圍的工程檔案，建設(shè)單位在辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許

同時城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將工程竣工后需移交的工程檔案內(nèi)容和要求書面告知建設(shè)單位，并根據(jù)工程進度情況對工程檔案進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門在核發(fā)《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《建筑工程施工許可證》時應(yīng)當(dāng)查驗《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》。

第十三條 建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)向城建檔案管理機構(gòu)提出預(yù)驗申請，城建檔案管理機構(gòu)在收到建設(shè)單位預(yù)驗申請后，對建設(shè)工程紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案進行專項預(yù)驗收，且在10個工作日內(nèi)出具預(yù)驗收審核意見書。對建設(shè)工程檔案符合要求的，出具《建設(shè)工程檔案認可文件》；對不符合要求的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定要求進行編制、補充、完善。

建設(shè)單位在取得《建設(shè)工程檔案認可文件》后，方可組織工程竣工驗收。

建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門在辦理建設(shè)工程竣工驗收備案、建設(shè)工程竣工規(guī)劃認可證時，應(yīng)當(dāng)查驗城建檔案管理機構(gòu)核發(fā)的《建設(shè)工程檔案認可文件》。

重大建設(shè)項目檔案的驗收由同級檔案行政管理部門組織驗收。

第十四條 建設(shè)單位在建設(shè)工程竣工驗收合格之日起3個月內(nèi)，向城建檔案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)范要求的建設(shè)工程竣工檔案原件。

城建檔案管理機構(gòu)在收到符合規(guī)范要求的建設(shè)工程檔案后，向移交單位核發(fā)《建設(shè)工程檔案移交合格證》。

第十五條 地下管線工程建設(shè)單位在申請辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》前，應(yīng)當(dāng)?shù)匠墙n案管理機構(gòu)查詢施工地段的地下管線、設(shè)施等隱蔽工程檔案，取得該施工地段地下管線、設(shè)施等隱蔽工程現(xiàn)狀資料。

第十六條 地下管線工程覆土前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測繪單位進行竣工測繪，形成準(zhǔn)確的竣工測繪數(shù)據(jù)文件和管線工程測繪圖，并符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的要求。

第十七條 施工單位在施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的地下管線，應(yīng)當(dāng)及時通過建設(shè)單位向建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門報告；建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門查明未建檔的管線性質(zhì)、權(quán)屬，責(zé)令地下管線產(chǎn)權(quán)單位進行補測補繪，并在15日內(nèi)向城建檔案管理機構(gòu)報送。

第十八條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在地下管線工程跟蹤測繪或者補測補繪竣工驗收后15日內(nèi)，向城建檔案管理機構(gòu)移交其測繪成果。

地下管線專業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)將更改、漏測、廢棄部分的地下管線工程檔案及時修改補充，并在15日內(nèi)向城建檔案管理機構(gòu)報送。

未移交以及未按時移交測繪成果，或者移交的測繪成果資料不齊全、不準(zhǔn)確，致使其他建設(shè)單位、施工單位因無法查閱有關(guān)資料或者查閱的資料內(nèi)容不準(zhǔn)確造成施工損壞地下管線工程的，地下管線工程的建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

地下管線普查結(jié)束后15日內(nèi)，普查單位應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機構(gòu)移交其普查成果。

第十九條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理合同中向勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位提出編制、報送建設(shè)工程檔案的要求，明確檔案套數(shù)，明確專人負責(zé)工程檔案的管理工作，做到建設(shè)工程檔案的收集、編制與工程建設(shè)同步，保證建設(shè)工程檔案的完整。

第二十條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的各項管理制度。對接收進館的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案及時登記、整理，編制檢索工具，實行科學(xué)規(guī)范管理；配置適宜保管、利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的專門庫房和必要設(shè)施；采用先進技術(shù)，防治有害物質(zhì)，及時消除不安全因素，確保檔案的完整與安全；對破損或者變質(zhì)的檔案，應(yīng)當(dāng)及時搶救、修復(fù)；需要永久保存的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為電子檔案或利用其它現(xiàn)代化技術(shù)手段備份保存。

第二十一條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，對城鄉(xiāng)建設(shè)檔案進行動態(tài)管理，實現(xiàn)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

第二十二條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品和裝具。

第二十三條 保管城鄉(xiāng)建設(shè)檔案必須有專用庫房。庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，有防盜、防火、防水、防強光、防潮、防塵、防污染、防有害氣體和有害生物等措施，并具有相應(yīng)的抗震和抵御其他自然災(zāi)害的能力。庫房面積應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)部門制定的城建檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范的要求。

新建或者改建的城建檔案庫房，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》。

第二十四條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息資源，建立城鄉(xiāng)建設(shè)檔案資料信息庫、目錄庫，匯編城鄉(xiāng)建設(shè)檔案綜合信息，為社會提供城鄉(xiāng)建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、信息服務(wù)和技術(shù)咨詢，并按照有關(guān)規(guī)定實行有償服務(wù)。

第二十五條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國政府信息公開條例》的有關(guān)規(guī)定，向社會公開館藏結(jié)構(gòu)、案卷目錄信息，以方便社會公眾利用；對涉及秘密或者公開后危害國計民生和社會穩(wěn)定的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定。

第二十六條 凡需要利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的單位和個人，需持單位介紹信或其它有效證件，方可按規(guī)定到城建檔案管理部門辦理查詢手續(xù)，城建檔案管理機構(gòu)要為單位和個人查找利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案創(chuàng)造條件，并及時做好城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用效果的統(tǒng)計、分析和編研工作。

第二十七條 公民、法人或者其他組織利用已開放的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，須持有介紹信、身份證等合法證件。外國人或者外國組織利用開放的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定報經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。第二十八條 任何組織和個人利用檔案，應(yīng)當(dāng)遵守查閱檔案的有關(guān)規(guī)定，不得涂改、摧毀、丟失、偽造。利用未開放的檔案，不得擅自抄錄和復(fù)制。

第二十九條 城建檔案管理機構(gòu)出具的載有本單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的縮微品以及其他復(fù)制形式的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，具有與城鄉(xiāng)建設(shè)檔案原件同等的效力。

第三十條 有下列情形之一的，由建設(shè)行政主管部門或者本單位給予表彰獎勵：

(一)在城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作或者理論研究中成績顯著的；

(二)搶救或者捐贈珍貴城鄉(xiāng)建設(shè)檔案資料的；

(三)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。

第三十一條 建設(shè)工程竣工驗收后，建設(shè)單位未在規(guī)定期限內(nèi)向城建檔案管理機構(gòu)移交建設(shè)工程檔案的，依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第五十九條規(guī)定，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令其改正，并依據(jù)規(guī)定予以處罰。

第三十二條 有下列情形之一的，依據(jù)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》由建設(shè)行政主管部門對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：

(一)無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報送的；

(二)涂改、偽造、損毀、丟失城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的；

(三)檔案人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第三十三條 在利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案過程中，損毀、丟失、涂改、仿造或擅自抄錄、復(fù)制城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的按有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定處理。

第三十四條 本辦法施行前的城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案，工程已竣工驗收的，由建設(shè)單位在本辦法施行之日起3個月內(nèi)向城建檔案管理機構(gòu)移交。

第三十五條 本辦法自頒布之日起一個月后施行。

第二篇：供電局檔案管理暫行辦法

平遠縣供電局檔案管理暫行辦法檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護本局經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、經(jīng)營活動、勞動工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業(yè)，全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。一．文件材料的歸檔范圍我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍，主要有：一）生產(chǎn)技術(shù)管理方面

1、上級下達的技術(shù)性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術(shù)問題的請示和批復(fù)；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的計劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計年報；

6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理，技術(shù)引進和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。二）計劃統(tǒng)計方面：有關(guān)各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。三）勞動工資方面：有關(guān)定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。四）財務(wù)管理方面：有關(guān)財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。五）教育培訓(xùn)方面：有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。六）黨、政、工、團工作方面：有關(guān)黨務(wù)工作以及組織，紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。七）基本建設(shè)（工程）方面：是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。八）設(shè)備、儀器方面：有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。二．歸檔時間一）各項管理工作中形成的文件材料，應(yīng)在第二年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責(zé)人審查后，交辦公室歸檔。二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。三）會計文件材料在會計終了后由財務(wù)部門按歸檔要求負責(zé)收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務(wù)部門編造清冊，經(jīng)部門負責(zé)人審定后移交檔案部門保管。四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應(yīng)在會議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。六）重要設(shè)備、儀器開箱時，有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。七）局員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時歸檔。九）下列文件材料應(yīng)隨時歸檔

1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補充的文件材料。

3、內(nèi)容機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中的文件材料。

5、其他臨時性活動形成的文件材料。三．文件材料的歸檔要求一）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項活動的真實內(nèi)容和歷史面目。二）生產(chǎn)建設(shè)活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負責(zé)人指定有關(guān)人員負責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關(guān)人員負責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。四）歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。五）歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。六）辦公室在接收歸檔材料時應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。四．文件資料檔案的保密管理一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只準(zhǔn)在檔案室查閱。二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三）非財務(wù)部人員查閱會計檔案，須經(jīng)局財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四）檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。五）外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。五．各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作，應(yīng)納入各項工作計劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第三篇：黨員檔案管理暫行辦法

黨員檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為規(guī)范黨員檔案管理工作，根據(jù)《中國共產(chǎn)黨章程》、《中國共產(chǎn)黨發(fā)展黨員工作細則(試行)》及《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我區(qū)實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于黨員組織關(guān)系在我區(qū)的正式黨員和預(yù)備黨員。

第三條 黨員檔案管理工作必須嚴格執(zhí)行有關(guān)檔案保密制度。

第二章 黨員檔案內(nèi)容

第四條 發(fā)展黨員檔案材料

（一）入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報。

（二）入黨積極分子、接收預(yù)備黨員和預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正票決結(jié)果報告單。

（三）接收預(yù)備黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正公示結(jié)果材料。

（四）政審綜合材料、外調(diào)、函調(diào)材料。

（五）入黨積極分子、預(yù)備黨員培訓(xùn)考試材料。

（六）黨委（工委）派人談話記錄。

（七）《入黨積極分子培養(yǎng)考察記實表》、《預(yù)備黨員考察表》、《入 黨志愿書》。

（八）團員推優(yōu)材料、計劃生育證明、私營企業(yè)主（中介組織主要出資人、民辦非企業(yè)主要出資人）的財產(chǎn)審查說明、其他有關(guān)材料。

第五條 黨員獎懲材料

（一）黨員榮獲優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、勞動模范、先進工作者等各類榮譽稱號的審批表、主要事跡材料、表彰通報、榮譽證書復(fù)印件等相關(guān)材料。

（二）支部出具的黨員評議考核不合格書面鑒定及評議結(jié)果材料。

（三）黨員違法違紀受到處分的材料，黨員受到通報批評、限期改正、誡勉、勸退、除名等組織處理的材料，黨員被取消預(yù)備黨員資格、延長預(yù)備期等相關(guān)材料。

（四）黨員退黨申請書、書面檢查以及反映黨員思想狀況和現(xiàn)實表現(xiàn)的材料。第六條 電子檔案

黨員組織關(guān)系接轉(zhuǎn)后，接收黨委（工委）應(yīng)及時將黨員相關(guān)信息錄入到黨員黨組織信息庫中。

第三章 黨員檔案管理權(quán)限

第七條 申請人提交入黨申請后，由所在黨支部負責(zé)建立檔案； 批準(zhǔn)為預(yù)備黨員后，檔案由所在黨委（工委）管理；預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正1個月內(nèi)，黨委（工委）要及時將有關(guān)材料入檔。黨員有人事檔案的，由所在黨委（工委）及時將黨員檔案轉(zhuǎn)交主管部門保管。第八條 各黨委（工委）要于每年5月底前集中進行一次黨員檔案的立卷歸檔。

第四章 黨員檔案的補辦

第九條 在我區(qū)發(fā)展的黨員檔案因故遺失的，由黨員所在黨委（工委）按規(guī)定予以補辦。

（一）本人提出補辦檔案申請。

（二）入黨介紹人證明。入黨介紹人要寫明何時何地介紹其入黨，由誰主持召開接收其為預(yù)備黨員或通過預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的黨員大會，是否形成決議。如兩位入黨介紹人均去世或無法查找，則應(yīng)有兩名以上熟悉當(dāng)時情況的黨員出具書面證明。

（三）黨支部證明。接收預(yù)備黨員和批準(zhǔn)預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的黨支部證明要寫明入黨申請、確定入黨積極分子、接收預(yù)備黨員和批準(zhǔn)預(yù)備黨員的具體時間和黨員大會決議情況。并附支委會議、黨員大會會議記錄復(fù)印件。

（四）基層黨委（工委）證明。黨委（工委）研究批準(zhǔn)接收其為預(yù)備黨員及預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的黨委（工委）會議記錄復(fù)印件。黨組織證明材料均需加蓋黨組織印章，并由黨組織負責(zé)人簽字； 個人證明材料均需本人簽字。

（五）黨員所在黨委（工委）要形成確認黨員身份的請示，并附相關(guān)證明材料，報工委（區(qū)委）組織部審批。工委（區(qū)委）組織部審核確認其黨員身份后，出具確認黨員身份的批復(fù)。

（六）黨員所在黨委（工委）組織黨員本人補填由青島市委組織部統(tǒng)一制作、封面印有“補”字的《入黨志愿書》。2004年12月31日前入黨的補填舊版《入黨志愿書》，2005年1月1日以后入黨的補填新版《入黨志愿書》。

（七）補填舊版《入黨志愿書》，1－6頁按照現(xiàn)在的情況如實填寫，落款時間為補填時間，7－10頁不需填寫。補填新版《入黨志愿書》，1－7頁要按照現(xiàn)在的情況如實填寫，落款時間為補填時間，8－10頁不需填寫。

（八）《入黨志愿書》中“支部大會通過預(yù)備黨員能否轉(zhuǎn)為正式黨員的決議”欄中，由現(xiàn)單位黨組織填寫“經(jīng)調(diào)查，XXX同志于X年X月X日，由XXX、XXX同志介紹，經(jīng)XX黨支部研究，XX黨委（工委）審批，接收為中共預(yù)備黨員；X年X月X日，經(jīng)XX黨委（工委）審批，按期轉(zhuǎn)正。因其《入黨志愿書》遺失，特此補填?！?原單位黨組織已撤銷的，須在黨組織名稱前加“原”字注明)，現(xiàn)單位黨組織負責(zé)人簽字并加蓋黨組織印章；“總支部審查(審批)意見”欄可不填；“黨委審查(審批)意見”欄中，由現(xiàn)單位黨委（工委）填寫“同意補填《入黨志愿書》，入黨時間為X年X月X日。”現(xiàn)任黨委（工委）書記簽字并加蓋黨委（工委）印章。

以上各個欄目的落款時間均為補填時間。

（九）現(xiàn)單位黨委（工委）將補填好的《入黨志愿書》報工委（區(qū)委）組織部審核。經(jīng)審核確認后，由工委（區(qū)委）組織部在《入黨志愿書》第12(13)頁的“備考(備注)”欄內(nèi)，填寫“經(jīng)調(diào)查核實，XXX同志系中共黨員，同意補填《入黨志愿書》，其入黨時間為X年X月X日?！甭淇畈⒓由w黨委組織部門印章。

（十）現(xiàn)單位黨組織將補填完整的《入黨志愿書》，連同有關(guān)請示、批復(fù)及相關(guān)證明材料按黨員檔案管理權(quán)限送交有關(guān)部門存檔。

第十條 黨員檔案缺少入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、政審函調(diào)材料、入黨積極分子培養(yǎng)考察材料、入黨志愿書等必要檔案材料和黨支部相關(guān)決議、黨委審批意見等必要程序的補辦程序。

（一）核實黨員身份。

（二）經(jīng)核實，黨員身份是真實的，所在黨委（工委）協(xié)調(diào)發(fā)展該黨員的有關(guān)黨組織將有關(guān)材料、手續(xù)補齊。

（三）經(jīng)核實，黨員檔案不真實的，所在黨委（工委）要形成關(guān)于核實檔案的調(diào)查報告，說明調(diào)查核實的過程、結(jié)果，要按照相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，同時要將檔案材料報工委（區(qū)委）組織部封存。

第五章 黨員檔案保管

第十一條 黨委（工委）應(yīng)確定政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、具有一定文化程度的正式黨員管理黨員檔案，確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。

第十二條 黨委（工委）應(yīng)設(shè)立專柜保存黨員檔案，完善黨員檔案管理各項制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。第十三條 黨員檔案實行制式化管理。檔案盒、檔案袋、檔案卷皮、目錄等統(tǒng)一到檔案部門購置。黨員檔案材料使用同種規(guī)格辦公用紙，不得使用不耐久書寫材料。材料盡可能避免用復(fù)印件或針式打印機打印。

第十四條 黨員死亡后，無人事檔案的，其黨員檔案由黨委（工委）單獨存放并長期保管；有人事檔案的，黨員檔案隨同人事檔案交由檔案管理部門保存。

第十五條 黨員檔案管理人員應(yīng)認真履行職責(zé)。檔案發(fā)生丟失、損毀的，要追究有關(guān)人員責(zé)任。

第十六條 黨員檔案的保管期限參照人事檔案有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴禁擅自銷毀黨員檔案。

第六章 黨員檔案利用

第十七條 黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位因工作需要利用黨員檔案，應(yīng)派1-2名中共正式黨員攜帶黨組織介紹信在黨員檔案 管理人員的監(jiān)督下查閱。查閱前必須由黨委（工委）負責(zé)黨員檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理檔案利用的登記審批手續(xù)。無特殊情況，黨員檔案不外借查閱。

第十八條 任何個人不得查閱或外借本人及親屬(包括父母、岳父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

第十九條 查閱黨員檔案必須嚴格遵守閱檔規(guī)定和保密制度，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄漏或?qū)ν夤紮n案內(nèi)容。對違規(guī)者，要視情節(jié)輕重予以組織處理、紀律處分，直至依法追究法律責(zé)任。

第七章 黨員檔案接轉(zhuǎn)

第二十條 黨員跨區(qū)、跨黨委（工委）轉(zhuǎn)移正式組織關(guān)系后，其黨員檔案應(yīng)當(dāng)一并轉(zhuǎn)交。有人事檔案的黨員轉(zhuǎn)移正式組織關(guān)系或職務(wù)變動后，如果人事主管部門相應(yīng)變動的，黨員檔案與人事檔案一并轉(zhuǎn)交。轉(zhuǎn)交檔案要辦理書面交接手續(xù)。書面交接手續(xù)要寫明移交黨員檔案的明細，轉(zhuǎn)交時間、地點，并由經(jīng)辦人簽名。書面交接手續(xù)要及時存檔。

第二十一條 下崗失業(yè)職工將黨員組織關(guān)系從企業(yè)轉(zhuǎn)入農(nóng)村社區(qū)的，應(yīng)提交規(guī)范有效的證明。退休干部、職工中的黨員轉(zhuǎn)入農(nóng)村社區(qū)的，除提交上級要求的《機關(guān)、企事業(yè)單位退休、下崗失業(yè)職工黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接登記表》外，還應(yīng)提交規(guī)范有效的居住 證明。本區(qū)生源的大中專畢業(yè)生黨員尚未落實工作單位的，可將黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移到本人或父母居住地的街道黨組織，也可隨同檔案轉(zhuǎn)移到區(qū)第一、第二流動黨員管理服務(wù)中心。

第二十二條 黨員出國出境定居停止黨籍或因私出國出境逾期不歸的，其黨員檔案交由上級黨組織保存?zhèn)洳椤?/p>

第二十三條 區(qū)外轉(zhuǎn)入的黨員，基層黨委（工委）在接收時應(yīng)與黨員本人談話，并將談話情況與黨員檔案比對，審查黨員身份真實性。

第二十四條 轉(zhuǎn)交檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定

（一）對應(yīng)轉(zhuǎn)出的黨員檔案，不得無故扣留，轉(zhuǎn)出時應(yīng)密封包裝，并加蓋黨委（工委）密封公章。

（二）接收黨員檔案后，基層黨委（工委）負責(zé)審核檔案的真實性、全面性。如果檔案材料不全面、不真實按照第十條有關(guān)規(guī)定辦理。

（三）接收黨委（工委）要及時將檔案接收情況予以回執(zhí)。

第八章 附 則

第二十五條 本辦法由中共青島市委經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)工委（黃島區(qū)委）組織部負責(zé)解釋。

第二十六條 本辦法自發(fā)布之日起實行。

第四篇：科研檔案管理暫行辦法

科研檔案管理暫行辦法

為使學(xué)院科研工作穩(wěn)步、快速、有序地發(fā)展，規(guī)范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研資源，進一步形成學(xué)院以教學(xué)為中心，教學(xué)、科研相互促進的良好機制，特制定如下暫行辦法。

一、建檔的主要目的（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產(chǎn)、學(xué)、研三結(jié)合的重要工作內(nèi)容。對科研檔案進行規(guī)范化管理是提高教學(xué)科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。

（二）分時段、分類別、系統(tǒng)收集我院教職員工科研成果，并進行統(tǒng)計分析，為學(xué)院及上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)準(zhǔn)確、有效地提供相關(guān)信息作好基礎(chǔ)工作。

（三）對科研成果的全面收集、系統(tǒng)整理、歸檔保存、建立調(diào)檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉(zhuǎn)化的有力措施。

二、科研檔案管理原則

（一）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統(tǒng)一管理。

（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報一份給科研處?？蒲刑庁撠?zé)全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負責(zé)本分院（部）的科研成果建檔管理工作。

（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應(yīng)有成果的復(fù)印件。

（四）應(yīng)盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設(shè)立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。

（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結(jié)合的檔案管理模式，年內(nèi)要動態(tài)地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態(tài)保存，任何修改都要履行嚴格審批手續(xù)后方可進行。

（六）科研檔案管理應(yīng)遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴格的審批手續(xù)方可調(diào)閱或借閱，原則上禁止外借。

三、科研檔案歸檔范圍

凡具有指導(dǎo)性、理論性、學(xué)術(shù)性、技術(shù)性、應(yīng)用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領(lǐng)域的文章、論文、有學(xué)術(shù)價值的自編教材和實驗報告、專利及教學(xué)科研成果的系統(tǒng)資料均屬重點歸檔范圍，具體作如下分類：

（一）科研文書檔案

1．上級機關(guān)有關(guān)科研工作文件、通知。

2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。

3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結(jié)。

4．本院（分院、部）科研成果的統(tǒng)計分析資料。

5．科研項目的申請及批復(fù)。

6．科研成果的評審結(jié)果和獲獎情況登記。

7．科研學(xué)術(shù)活動審批存單。

8．科研項目、學(xué)術(shù)活動、財務(wù)核算清單。

9．本校教職員工在各類學(xué)術(shù)組織任職情況。

（二）科研信息檔案

1．國內(nèi)外相關(guān)專業(yè)的科研動態(tài)。

2．國內(nèi)外高校管理及教育研究動態(tài)。

3．高等職業(yè)教育專業(yè)設(shè)置、課程改革、學(xué)科建設(shè)、產(chǎn)學(xué)研結(jié)合動態(tài)。

4．全國職業(yè)本科院校系列學(xué)術(shù)交流活動動態(tài)。

（三）科研成果檔案

1．有一定學(xué)術(shù)價值的自編教材、實驗指導(dǎo)教材和實驗報告的原稿或印制品。

2．已出版的著、譯作或主要部分的復(fù)印件。

3．國內(nèi)外各類報刊上發(fā)表的論文、文章的復(fù)印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。

4．在省級以上各類學(xué)術(shù)會議上發(fā)表的論文復(fù)印件。

5．獲省級獎勵多媒體課件。

6．各類相關(guān)科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復(fù)制品、照片

7．專利證書、編文證書復(fù)印件。

8．科研成果轉(zhuǎn)讓協(xié)定書復(fù)印件、成果利用或推廣的使用資料。

四、歸檔要求和程序

（一）歸檔材料由個人或項目組負責(zé)人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。

（二）歸檔資料紙質(zhì)要優(yōu)良，字跡要清晰，嚴禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，紙張規(guī)格統(tǒng)一為16開（或A4）書寫紙。

（三）歸檔材料必須一年進行一次系統(tǒng)整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標(biāo)識，由有關(guān)人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。

（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。

（五）學(xué)院科研歸檔材料由科研處第一負責(zé)人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。

（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。

五、檔案管理與交接

（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發(fā)揮科研檔案的應(yīng)用功能，檔案工作者應(yīng)盡量滿足、方便利用者的需要。

（二）檔案主要為校內(nèi)教師和職工服務(wù)，一般不對外。

（三）調(diào)檔或借閱要經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理調(diào)檔或借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)迅速退還，不得拖延。

（四）不論何種原因造成泄密、遺失事實，要追究有關(guān)人員責(zé)任并給予必要處理。

（五）院、分院（部）兩級要指派行政領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員負責(zé)檔案管理工作。主管領(lǐng)導(dǎo)或工作人員變動時，必須履行交接手續(xù)，并將交接雙方簽字的交接手續(xù)存檔備查。

六、本暫行規(guī)定由科研處解釋。

第五篇：檔案管理暫行辦法(2013-8-2)

檔案管理暫行辦法

一、總則

為加強辦公室檔案管理工作，保障公司檔案資料的安全、完整、有序存放，特制訂本暫行辦法。

二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求

1、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負責(zé)檔案資料的日常管理工作。

2、公司各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要安排專人負責(zé)部門檔案管理工作，并建立符合本部門的檔案管理辦法。

3、檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子版與紙質(zhì)版的分類目錄。

4、辦公室負責(zé)檔案管理的檢查工作，以維護公司檔案資料的完整性。辦公室每季度一次對各部門檔案資料管理情況進行檢查和督促。

三、檔案分類

1、辦公室檔案包括以下幾類：

（1）公司設(shè)立、變更的所有文件材料，包括但不限于公司股東會、董事會決議、公司章程等；

（2）公司的規(guī)章制度；

（3）公司人事任命和調(diào)整；

（4）集團來文；

（5）公司內(nèi)部發(fā)文、公司內(nèi)部審批文件；

（6）公司會議紀要；

（7）項目合同、公司后勤合同等各類合同；

（8）公司用款申請等財務(wù)文件資料；

（9）公司項目資料；

（10）其他。

2、財務(wù)部檔案包括以下幾類：

（1）會計憑證（包括原始憑證）；

（2）會計賬簿；

（3）財務(wù)報告；

（4）稅務(wù)資料；

（5）公司合同；

（6）銀行對賬單；

（7）驗資證明；

（8）其他財務(wù)資料。

3、工程部檔案包括以下幾類：

（1）圖紙資料：包括工程地質(zhì)勘察報告、文本方案、施工圖和設(shè)計變更、施工組織設(shè)計、專項方案設(shè)計、審定設(shè)計方案以及圖紙審查意見、圖紙會審意見、計算書、政府部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見等。

（2）工程合同協(xié)議；

（3）請款單；

（4）文件審批單；

（5）往來函件，包括工程簽證單、服務(wù)類請款單、竣工驗收單、工

2作聯(lián)系單、報價單等；

（6）項目周報、月報；

（7）會議紀要；

（8）監(jiān)理文件；

（9）公司文件。

4、成本管理部檔案包含以下幾類：

4.1 預(yù)決算部分：

（1）合同資料；

（2）施工圖和設(shè)計變更資料；

（3）竣工圖；

（4）工程進度款資料，包括施工單位報送的工程進度款預(yù)算書、預(yù)算書附帶計算依據(jù)資料、審對定稿雙方簽字確認的審核成果資料、按公司流程審批憑證等；

（5）簽證單；

（6）往來函件（含定價單）；

（7）開工令、竣工報告、施工組織設(shè)計等資料；

（8）其他資料。

4.2 招投標(biāo)部分：

（1）招投標(biāo)文件資料：招標(biāo)文件、招標(biāo)控制價、價格對比分析表、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等；

（2）項目合同；

（3）往來函件：定價函、甲指分包工程聯(lián)系函、工程聯(lián)系函等；

3（4）其他文件資料。

5、其他部門也應(yīng)當(dāng)建立適合自己部門的檔案分類執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

四、檔案管理

（一）檔案編號存放

1、檔案分類后，應(yīng)編制檔案編號，將所有分類名稱進行編號，裝訂成冊，并按順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、檔案應(yīng)當(dāng)按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

4、檔案管理員應(yīng)將接收的文件資料分項目分類別收集、整理并設(shè)立臺賬，保持文件材料之間的來源、時間、內(nèi)容等方面的對應(yīng)，以便查閱。

5、歸檔的文件資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整。文件資料應(yīng)當(dāng)存放在裝有鎖具的檔案柜里，以保證文件資料的安全存放，做好保密工作。

6、檔案管理員應(yīng)做好檔案室的防盜、防潮、防蟲蛀、防鼠害等工作，保證檔案存放的干凈、安全、有序。

（二）借閱

1、借閱手續(xù)

（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理員出示經(jīng)部門負責(zé)人簽字（重要文件檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字）的文件借閱申請單，同時，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（2）檔案管理員接到借閱申請單，經(jīng)核查無誤后，借出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，完成借閱流程。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（三）保密

1、檔案管理員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，能做到主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。

2、愛護檔案資料，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。

五、附則

1、附件：檔案管理員職責(zé)。

2、本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

3、各分、子公司參照本暫行辦法執(zhí)行。

附件 檔案管理員職責(zé)

1、負責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。