第一篇：農(nóng)信社信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

農(nóng)信社信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為進(jìn)一步規(guī)范全省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用信貸業(yè)務(wù)檔案，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《貸款通則》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合全省農(nóng)村信用社實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指農(nóng)村信用社、農(nóng)村合作銀行（以下簡稱農(nóng)村信用社）在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)等資料。主要由客戶的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信用社信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理遵循“明確職責(zé)、科學(xué)管理、有效利用、嚴(yán)禁損壞”的基本原則。

第四條信貸業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。

第五條各級(jí)信貸管理部門都要設(shè)置信貸業(yè)務(wù)檔案管理崗位，指定專人負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的審核、整理、保管、移交等工作，檔案管理人員可兼職。

第六條檔案管理人員、調(diào)閱人員及其他相關(guān)人員均要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第七條信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作接受上級(jí)信貸部門、檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員職責(zé)

第八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員的職責(zé)

（一）嚴(yán)格執(zhí)行國家政策和法律法規(guī)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；

（二）負(fù)責(zé)收集、整理和保管信貸業(yè)務(wù)檔案資料；

（三）對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按程序?qū)Τ^保存期限和無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀；

（四）辦理檔案借閱登記手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案利用工作。

縣（市、區(qū)）農(nóng)村信用聯(lián)社、合作銀行（以下簡稱縣級(jí)聯(lián)社）要明確分管信貸業(yè)務(wù)檔案工作的主任（行長），并明確其職責(zé)。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的收集整理和歸檔管理

第九條分支機(jī)構(gòu)信貸內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)收集信貸業(yè)務(wù)檔案資料。每筆業(yè)務(wù)終了，由信貸人員（客戶經(jīng)理）向信貸內(nèi)勤辦理檔案交接，同時(shí)登記“信貸檔案保管交接登記簿”。信貸內(nèi)勤負(fù)責(zé)審查信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容填寫是否符合有關(guān)規(guī)定，資料是否齊全完整；對(duì)于不符合規(guī)定的，退信貸人員（客戶經(jīng)理）。

第十條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理。

（一）檔案資料中的企業(yè)借款合同、保證合同等要折疊成A4紙規(guī)格，其他需要保管的資料均要提供A4紙樣式，用打號(hào)機(jī)打印頁碼并固定后歸入檔案盒。

（二）檔案盒中的信貸檔案資料均須打印目錄，目錄列示的內(nèi)容必須與檔案盒中保管的信貸檔案資料內(nèi)容相一致。

（三）對(duì)破損的資料應(yīng)進(jìn)行托裱、修補(bǔ)，字跡易擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并保管。

第十一條對(duì)法人客戶新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案資料，實(shí)行統(tǒng)一管理、集中保管，原則上由縣級(jí)聯(lián)社公司業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)，各分支機(jī)構(gòu)的信貸業(yè)務(wù)檔案，要隨發(fā)生隨移交。存量貸款資料按照屬

地管理原則，暫由貸款主辦社保管；非法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案資料按照信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)限，實(shí)行“誰審批，誰保管”，由最終審批部門相應(yīng)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員集中保管。

第十二條縣級(jí)聯(lián)社應(yīng)建立健全信貸資料的立卷歸檔制度，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員對(duì)年度內(nèi)辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料搜集齊全，分類整理，立案歸檔。

第十三條檔案管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作需要，對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行立卷分類。

（一）客戶信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：

1．權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件。

2．要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件。

3．管理類：客戶的基本資料。

4．保全類：信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料。

5．綜合類：信用社內(nèi)部管理資料。

權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應(yīng)存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響農(nóng)村信用社權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件。主管信貸員（客戶經(jīng)理）要將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。

（二）客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的建立實(shí)行一戶一檔、一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除權(quán)證類以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆）。每個(gè)客戶檔案內(nèi)再分為立卷區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案。權(quán)證類檔案存放區(qū)域?yàn)闄?quán)證區(qū)，其中有價(jià)單據(jù)必須存放于金庫，執(zhí)行中借據(jù)由會(huì)計(jì)部門集中入庫保管，執(zhí)行終了的借據(jù)按照要求歸檔，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險(xiǎn)柜中，必須雙人、雙鎖保管。

綜合類檔案存放區(qū)域?yàn)榫C合區(qū)。

對(duì)農(nóng)戶（個(gè)體工商戶）貸款，縣級(jí)聯(lián)社要根據(jù)貸款額度大小，對(duì)一定數(shù)額以下的農(nóng)戶（個(gè)體工商戶）的信貸業(yè)務(wù)檔案資料按村（市場）或按照信貸人員（客戶經(jīng)理）服務(wù)范圍建檔。

（三）各類檔案的主要內(nèi)容：

1．權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告和作價(jià)依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險(xiǎn)單，抵押（質(zhì)押）公證書（客戶辦理的要收集）等。

2．要件類檔案包括：信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告及授信資料，客戶信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)書，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表，貸審會(huì)會(huì)議紀(jì)要，上級(jí)管理部門審批（咨詢）意見，貸款意向書，貸款承諾函，信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函，到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)，貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報(bào)告，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)分析報(bào)告，保證金進(jìn)帳證明材料，貸款五級(jí)分類認(rèn)定表（季度），以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

3．管理類檔案包括：借款人的基本資料和擔(dān)保人的基本資料。主要有《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件，《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件，《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件，《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件，《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件，《中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書》復(fù)印件，貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，客戶資料數(shù)據(jù)采集表，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印

件等。

自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明或戶口本的索引卡、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。

4．保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明、投資資產(chǎn)劃撥憑證等法律文書和其他必要資料；企業(yè)兼并、破產(chǎn)的有關(guān)資料及證明文件等；呆壞賬核銷的相關(guān)資料。

5．綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報(bào)表，授權(quán)及轉(zhuǎn)授權(quán)文件，行業(yè)分析資料，信貸分析報(bào)告，調(diào)查檢查報(bào)告，審計(jì)稽核報(bào)告等。

第十四條立卷歸檔的基本要求：

（一）遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持資料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同保管價(jià)值，以便于保管和利用；

（二）歸檔的檔案資料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)要齊全完整；

（三）在歸檔資料中，應(yīng)將每份資料的正件與附件、復(fù)印件與原稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件等立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷，同時(shí)按照批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，處理性決定、判決性文件在前，依據(jù)材料在后的順序要求辦理資料歸檔；

（四）不同年度的檔案資料，一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；

（五）卷內(nèi)資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁碼和卷號(hào)，統(tǒng)一在每頁正面的右上角填寫頁碼；

（六）卷內(nèi)資料要去掉金屬物，對(duì)破損的資料應(yīng)進(jìn)行托裱、修補(bǔ)，字跡易擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案封皮，采用三孔一線的方法裝訂，不能裝訂的案卷，如定期統(tǒng)一報(bào)表等，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表封面、封底，用細(xì)線裝訂；

（七）按規(guī)定逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》，卷內(nèi)資料需要說明的事項(xiàng)，應(yīng)逐件填寫《卷內(nèi)備考表》并將其放在卷尾，案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明確切地反映卷內(nèi)資料內(nèi)容，要用毛筆或碳素墨水書寫，字跡要工整、清晰。

第十五條信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照不同的保管期限進(jìn)行保管。有信貸關(guān)系的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案要永久保管；結(jié)清全部信貸業(yè)務(wù)的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案，從該客戶與農(nóng)村信用社的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年起，保管五年。

第四章檔案的保管、調(diào)閱、交接和銷毀

第十六條信貸業(yè)務(wù)檔案必須有專用庫房和柜架保管，庫房、柜架要堅(jiān)固，并有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等功能。庫房內(nèi)不能存放與信貸業(yè)務(wù)檔案無關(guān)的物品，要定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保資料安全。

第十七條建立檔案的查閱與調(diào)閱制度。信貸業(yè)務(wù)檔案一律不準(zhǔn)外借，以防丟失和泄密。

（一）內(nèi)部調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具借條，經(jīng)信貸負(fù)責(zé)人或分管主任（行長）批準(zhǔn)，并登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”。調(diào)閱的信貸業(yè)務(wù)檔案不得橫傳、涂改、圈劃、復(fù)制或拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還。

（二）公安、紀(jì)檢、司法等部門處理案件，需查閱檔案時(shí)，必須持有縣以上主管部門的正式公文介紹信，經(jīng)分管主任（行長）批準(zhǔn)方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員必須在場陪同，不準(zhǔn)將檔案交給查閱人放任不管，查閱人需索取有關(guān)證據(jù)和資料時(shí)，需經(jīng)分管主任（行長）同意后方可抄錄和復(fù)制，但嚴(yán)禁將原件抽出借走。查閱檔案的介紹信要粘貼在原件后保管，并將查閱日期和有關(guān)情況在案卷封底作詳細(xì)記錄，同時(shí)登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”，由信貸負(fù)責(zé)人、分管主任（行長）和檔案管理人員共同簽章，以備查考。

第十八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員及有關(guān)信貸人員調(diào)離時(shí)，對(duì)經(jīng)管的有關(guān)檔案資料（包括年內(nèi)臨時(shí)保管的文件資料），要逐件填寫交接清單，在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，辦理交接手續(xù)，以明確責(zé)任，確保信貸業(yè)務(wù)檔案資料的完整。

第十九條檔案保管期滿后應(yīng)進(jìn)行銷毀，具體步驟包括整理、審批和銷毀。

（一）銷毀前的整理。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)由縣級(jí)聯(lián)社主管部門會(huì)同檔案管理人員共同鑒定。銷毀前必須嚴(yán)格進(jìn)行整理和審閱，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)合同及有關(guān)資料，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷保管到債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。

（二）檔案銷毀的審批。對(duì)需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)編制“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清單”，一式三份報(bào)縣級(jí)聯(lián)社檔案管理部門審查，審查同意后，核發(fā)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀核準(zhǔn)單”，通知相關(guān)分支機(jī)構(gòu)。

（三）檔案銷毀。信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀工作由縣級(jí)聯(lián)社統(tǒng)一辦理，各分支機(jī)構(gòu)檔案管理人員根據(jù)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀核準(zhǔn)單”，將已核準(zhǔn)銷毀的檔案資料報(bào)送縣級(jí)聯(lián)社檔案管理部門，縣級(jí)聯(lián)社指定專人（兩人以上）負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查核對(duì)，并在銷毀清單上簽字，將檔案清單入檔保管。銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀時(shí)應(yīng)注意安全和保密，嚴(yán)防散失。所有確定銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，不得作廢紙出售?？h級(jí)聯(lián)社在信貸管理中形成的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，對(duì)需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，按規(guī)定報(bào)檔案管理部門或上級(jí)部門。

第五章罰則

第二十條信用社有關(guān)工作人員在信貸業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、交接、調(diào)閱和銷毀等過程中有違反本辦法行為的，按照《山東省農(nóng)村信用社員工違規(guī)違章行為處理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理；觸犯刑律的，移交司法機(jī)關(guān)處理。

第六章附則

第二十一條本辦法由山東省農(nóng)村信用社聯(lián)合社制定、解釋和修改。

第二十二條此前山東省農(nóng)村信用社系統(tǒng)有關(guān)管理制度與本辦法有抵觸的，以本辦法為準(zhǔn)。第二十三條本辦法自2007年1月1日起施行。

第二篇：安徽省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

安徽省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)信貸業(yè)務(wù)檔案管理，保證信貸業(yè)務(wù)的安全性和合法性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔(dān)保法》、《貸款通則》等法律法規(guī)及省聯(lián)社貸款管理有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 信貸業(yè)務(wù)檔案指各級(jí)信用社（含農(nóng)村合作銀行，下同）在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評(píng)價(jià)、審議、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價(jià)值及查考利用價(jià)值的資料，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等。各類信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍（見附件1）。

信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。本暫行辦法所稱信貸業(yè)務(wù)包括表內(nèi)信貸業(yè)務(wù)（本、外幣貸款、進(jìn)出口貿(mào)易融資下貸款、貼現(xiàn)、銀行卡透支、信用墊款等）和表外信貸業(yè)務(wù)（信用證、銀行承兌匯票、擔(dān)保、貸款承諾等）。

本暫行辦法所稱借款人，是指在聯(lián)社或信用社辦理信貸業(yè)務(wù)的企事業(yè)法人客戶及自然人客戶。

第三條 管理原則及管理方式。信貸部門對(duì)信貸檔案管理要確保真實(shí)性、完整性、及時(shí)性的原則；實(shí)行逐級(jí)建檔、統(tǒng)一管理的方式。

一、真實(shí)性：信貸檔案要求為正本、原稿，對(duì)于無法收集原件而只能收集復(fù)印件的重要信貸檔案資料，信貸人員應(yīng)將復(fù)印件與原件核對(duì)后，在復(fù)印件上注明“與原件核對(duì)無誤”字樣，并簽字確認(rèn)。

二、完整性：信貸檔案資料要求內(nèi)容完整、要素齊全。

三、及時(shí)性：信貸檔案資料要及時(shí)更新、補(bǔ)充，每月定期收集企事業(yè)單位或自然人的財(cái)務(wù)等信息，并及時(shí)歸入信貸檔案。

各級(jí)信用社負(fù)責(zé)收集和管理本級(jí)社的信貸檔案，每筆信貸業(yè)務(wù)的全部檔案資料原則上集中在經(jīng)辦社?？h聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)保管下列檔案資料：信用社報(bào)送的貸款審查、決策的有關(guān)資料；聯(lián)社的貸款審查意見、貸審會(huì)審議表決表、會(huì)議記錄、貸款審批表、貸款支付明細(xì)清單等出帳審查資料、大額貸款貸后回訪、專項(xiàng)檢查報(bào)告等有關(guān)資料、與計(jì)劃信貸部門和聯(lián)社貸審委審查審批工作有關(guān)的其他資料。省聯(lián)社、縣聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)部、稽核部門和貸款信用社要監(jiān)督、檢查信貸業(yè)務(wù)檔案管理情況。省聯(lián)社每年要對(duì)信貸檔案管理工作進(jìn)行一次現(xiàn)場抽查，原則上抽查對(duì)象不重復(fù)，但對(duì)管理情況不好的信用社，應(yīng)重復(fù)檢查。縣聯(lián)社每半年要對(duì)信貸檔案管理工作進(jìn)行一次現(xiàn)場檢查，檢查面不少于50%。形成檢查報(bào)告，提出整改意見，并督促、落實(shí)整改。

第四條 管理部門。在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以前，由信貸業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)信貸檔案管理（重要權(quán)證需入庫保管只留存復(fù)印件），在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交檔案部門管理。

第五條 信貸業(yè)務(wù)檔案按客戶建立，一戶一檔。

信貸員是信貸檔案收集的第一責(zé)任人，對(duì)信貸檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性負(fù)責(zé)，完成信貸檔案資料的收集、整理工作，涉及到向相關(guān)部門報(bào)送信貸資料的補(bǔ)充、更新時(shí)，信貸員要負(fù)責(zé)及時(shí)通知、報(bào)送相關(guān)部門和人員。

聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)部及基層信用社要選擇熟悉信貸業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)、嚴(yán)守秘密的專（兼）職人員任信貸檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門（社）信貸檔案的立卷、保管和移交歸檔工作，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防毀損散失，確保信貸業(yè)務(wù)檔案的完整與安全。

第六條 聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)部要設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案柜、信用社要設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫。信用社檔案庫要配備必要的設(shè)施，具備防盜、防火、防漬、防腐蝕、防有害生物的功能，出納業(yè)務(wù)庫可設(shè)庫中庫(或保險(xiǎn)箱),用于存放抵押和質(zhì)押權(quán)證、有價(jià)證券、存單等。

第七條 信貸業(yè)務(wù)檔案涉及聯(lián)社、信用社和借款人的商業(yè)秘密，信貸檔案管理員、調(diào)閱人員需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

聯(lián)社、信用社要建立調(diào)閱登記簿，經(jīng)信用社分管主任或主任批準(zhǔn)，方能調(diào)閱。

第二章 信貸業(yè)務(wù)檔案的分類與分區(qū)

第八條 信貸業(yè)務(wù)檔案分為四類，其中借款人的信貸業(yè)務(wù)檔案分四類：權(quán)證類、客戶基本情況類、信貸業(yè)務(wù)類、綜合類。

檔案庫分四區(qū)：權(quán)證區(qū)、立卷區(qū)、歸檔區(qū)、綜合區(qū)。

權(quán)證區(qū)（要單獨(dú)設(shè)立在出納業(yè)務(wù)庫內(nèi)）存放權(quán)證類檔案（詳見第九條）。立卷區(qū)存放業(yè)務(wù)執(zhí)行中的客戶基本情況類、信貸業(yè)務(wù)類檔案（詳見附件1）。歸檔區(qū)存放業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行終了的客戶基本情況類、信貸業(yè)務(wù)類檔案。綜合區(qū)存放信貸業(yè)務(wù)綜合類檔案（詳見第十一條）。

信貸業(yè)務(wù)檔案以借款人為單位，分區(qū)、分類地在信貸業(yè)務(wù)檔案庫中存放，存放的順序按信貸管理系統(tǒng)中的企業(yè)代碼順序排序。自然人和農(nóng)戶可根據(jù)需要在每個(gè)區(qū)內(nèi)按貸款種類再劃分小區(qū)。

第九條 權(quán)證類檔案是指抵押和質(zhì)押權(quán)證、有價(jià)證券、存單等，主要包括：

(一)抵押貸款資料

抵押物所有權(quán)或使用權(quán)證書或證明文件；

抵押物他項(xiàng)權(quán)證書；

抵押物清單；

抵押物保險(xiǎn)單；

抵押登記文件；

抵押公證書。

(二)質(zhì)押貸款資料

動(dòng)產(chǎn)質(zhì)押中質(zhì)物的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、狀況；

質(zhì)物的評(píng)估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)；

質(zhì)物的所有權(quán)或使用權(quán)證明；

質(zhì)物保險(xiǎn)單；

權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)；

質(zhì)押登記文件；

質(zhì)押公證書。

第十條 客戶基本情況類、信貸業(yè)務(wù)類檔案（見附件1:信貸檔案資料清單）自然人基本資料：

戶口本、身份證或其他有效居留證件的驗(yàn)審復(fù)印件；

借款人具有穩(wěn)定職業(yè)和收入的證明材料原件；

貸款卡復(fù)印件；

消費(fèi)類貸款的購買協(xié)議驗(yàn)審復(fù)印件；

首付款憑證驗(yàn)審復(fù)印件。

第十一條 綜合類檔案是指信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報(bào)表，行業(yè)分析、信貸分析、調(diào)查檢查、審計(jì)稽核等綜合報(bào)告及資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)的資料。主要包括：

各類信貸統(tǒng)計(jì)旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、半年報(bào)和年報(bào)，及各種臨時(shí)報(bào)表；信貸分析、行業(yè)分析、調(diào)查檢查、審計(jì)稽核報(bào)告等資料；

信貸資產(chǎn)五級(jí)分類各種材料。

第十二條 權(quán)證類檔案必須存放原件。其他檔案原則上應(yīng)存放原件，如只能存放驗(yàn)審復(fù)印件。復(fù)印件的，需經(jīng)信用社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員核對(duì)原件、簽名確認(rèn)。

第三章 信貸業(yè)務(wù)檔案的管理

第十三條 移交。業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦貸款的信貸員要在3個(gè)工作日內(nèi)整理好貸款原始資料，登記信貸管理臺(tái)帳，編制信貸員檔案移交清單，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，將全部資料移交給信貸業(yè)務(wù)檔案管理員，經(jīng)辦貸款的信貸員可對(duì)業(yè)務(wù)資料復(fù)印保存。

其中權(quán)證類資料經(jīng)辦信貸員應(yīng)建立登記簿，在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)移交給檔案管理員并簽收，同時(shí)應(yīng)填寫收據(jù)，一式兩份，一份給抵押或質(zhì)押人，一份存檔留底，待貸款歸還結(jié)清后，憑此收據(jù)將有關(guān)文件資料退還客戶。

第十四條 立卷。檔案管理員對(duì)信貸員移交的信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、立卷工作，要在2個(gè)工作日之內(nèi)完成。

權(quán)證類資料中的所有權(quán)、使用權(quán)證書、有價(jià)單證、存單應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)移交信用社出納庫保管。

客戶基本情況類檔案按戶立卷、信貸業(yè)務(wù)類檔案按筆立卷，分別填寫檔案皮、卷內(nèi)文件目錄，以借款人為單位裝入檔案盒中，填制檔案盒封面。

第十五條 歸檔。檔案管理員憑會(huì)計(jì)部門的收回貸款本息通知單，將已結(jié)清債權(quán)債務(wù)的合同文本及該筆業(yè)務(wù)的其他檔案從立卷區(qū)的檔案盒中抽出，相應(yīng)修改卷內(nèi)文件目錄和檔案盒封面，加蓋收回印戳，將其轉(zhuǎn)入該借款人的歸檔區(qū)保管。填寫檔案皮的歸檔號(hào)，將檔案裝入歸檔區(qū)對(duì)應(yīng)的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊(cè)。

綜合類檔案在次年的第一季度前歸檔。

報(bào)表類檔案要按年裝訂，文書檔案一事一卷填寫檔案皮封面，分類裝入檔案盒中，填制檔案盒封面。

第十六條 調(diào)閱。各級(jí)社要建立檔案調(diào)閱管理制度。辦理檔案調(diào)閱時(shí)，應(yīng)按照檔案保密和調(diào)閱管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行調(diào)閱范圍和履行調(diào)閱手續(xù)，保證檔案的完整和安全。信用社保存的信貸業(yè)務(wù)檔案主要供本社內(nèi)部使用，只能現(xiàn)場調(diào)閱，一律不得外借。信貸人員調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、調(diào)閱日期、調(diào)閱內(nèi)容等；非信貸專業(yè)人員需要調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案的，需經(jīng)信貸部門和信用社

負(fù)責(zé)人簽字同意。公安局、檢察院、法院及其他執(zhí)法管理部門需要調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案時(shí)，必須持有調(diào)閱公函，由信用社指定專人負(fù)責(zé)陪同調(diào)閱。調(diào)閱人對(duì)所需的檔案經(jīng)同意后可以復(fù)制，但不得將原件抽走。

第十七條 提取。因業(yè)務(wù)需要需提取出納業(yè)務(wù)庫中的權(quán)證類檔案時(shí)，信貸員要填制重要抵押、質(zhì)押檔案出庫單，經(jīng)信用社負(fù)責(zé)人簽批，交給檔案管理員，檔案管理員要到會(huì)計(jì)部門辦理必要的出入庫手續(xù)。

第十八條 保管。檔案管理員要對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違章借出信貸業(yè)務(wù)檔案或透露檔案內(nèi)容。要定期檢查各類檔案的保管情況，檢查間隔為每季一次，并書面記錄檢查結(jié)果。

信貸業(yè)務(wù)檔案的保管期限為：有信貸關(guān)系的客戶的檔案永久保管；結(jié)清全部信貸業(yè)務(wù)的客戶，從該客戶與信用社的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日算起，保管五年。

綜合類信貸業(yè)務(wù)檔案（除各種報(bào)表的匯總表為永久保管外），保管期限為十五年。

信貸業(yè)務(wù)檔案的保管及銷毀清冊(cè)為永久保管。

根據(jù)需要，可將非常重要的長期保管檔案轉(zhuǎn)入信用社綜合檔案室永久保存。第十九條 銷毀。保管期滿的信貸業(yè)務(wù)檔案，要按照以下程序銷毀：

（一）信用社提出銷毀意見，編造信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

（二）信用社負(fù)責(zé)人在信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見后上報(bào)聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)部。

（三）聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)部和稽核部共同組成鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對(duì)需銷毀的檔案共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告報(bào)告聯(lián)社分管領(lǐng)導(dǎo)。

（四）對(duì)保管期滿但仍具有一定查考利用價(jià)值的信貸檔案，應(yīng)視情況繼續(xù)保管三年以上，確無保存價(jià)值時(shí)方可進(jìn)行銷毀。

第四章 責(zé)任

第二十條 對(duì)損毀、遺失、擅自銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案，擅自對(duì)外提供、透露信貸業(yè)務(wù)檔案，涂改、偽造信貸業(yè)務(wù)檔案，出賣信貸業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)資料，以及檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的行為，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予處罰；造成損失的，責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第五章 附則

第二十一條 信用社要根據(jù)本辦法對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清查立卷或歸檔，對(duì)業(yè)務(wù)尚未結(jié)清的檔案要在本暫行辦法施行后三個(gè)月之內(nèi)補(bǔ)齊。

第二十二條 信貸業(yè)務(wù)檔案所用附件及檔案盒由聯(lián)社統(tǒng)一印制，信用社按需要領(lǐng)用。

第二十三條 信貸管理臺(tái)賬和其他信貸業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件及數(shù)據(jù)文件的備份資料，存放于信貸業(yè)務(wù)檔案庫中的綜合區(qū)。

第二十四條 信貸業(yè)務(wù)檔案庫的企業(yè)排序，以信貸業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)的企業(yè)代碼為標(biāo)準(zhǔn)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫的目錄索引和有關(guān)的管理信息，要及時(shí)登錄到信貸業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)中。

第二十五條 根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的信貸業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在清單中另行增加。

第二十六條 本暫行辦法自印發(fā)之日起施行。

第三篇：東營市商業(yè)銀行個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

東營市商業(yè)銀行個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案管理，確保業(yè)務(wù)檔案的安全性、完整性及有效性，建立起個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案管理運(yùn)行機(jī)制，有效控制貸款風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《東營市商業(yè)銀行個(gè)人信貸流程管理辦法》等相關(guān)業(yè)務(wù)管理辦法，制定本辦法。

第二條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案是指銀行在辦理個(gè)人信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)、借款人基本資料、借款人信貸業(yè)務(wù)資料、銀行綜合管理資料組成（包括貸后管理檢查記錄）。

本辦法所稱個(gè)人信貸業(yè)務(wù)是指借款人借助商業(yè)銀行的信貸支持，以個(gè)人信用及未來的償還力為放款基礎(chǔ)，按照銀行的經(jīng)營管理規(guī)定，對(duì)借款人發(fā)放的、用于支付與個(gè)人消費(fèi)相關(guān)及個(gè)人經(jīng)營投資的貸款。

本辦法所稱借款人是指在我行辦理個(gè)人信貸業(yè)務(wù)的具有完全民事行為能力的自然人。

第三條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則。各行信貸人員負(fù)責(zé)對(duì)本行個(gè)人信貸業(yè)務(wù)與檔案資料的收集、整理和向總部綜合管理部檔案管理員移交。

總部信貸管理部檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案實(shí)施統(tǒng)一保管和開發(fā)利用并對(duì)其進(jìn)行全過程監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條 各行信貸人員在負(fù)責(zé)個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、移交工作時(shí)應(yīng)具有很強(qiáng)的責(zé)任心并嚴(yán)守秘密。

第二章 歸檔范圍

第五條 凡按規(guī)定應(yīng)當(dāng)由貸款人歸檔保管的個(gè)人信貸業(yè)務(wù)資料必須是原件，其他需要保管的相關(guān)材料可以是具有法律效力的復(fù)印件。

第六條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)資料分為四類：

權(quán)證類：抵押和質(zhì)押權(quán)證、有價(jià)證券、存單等；

要件類：合同、借據(jù)，以及催收通知和回執(zhí)等用于證明信貸業(yè)務(wù)法律行為的基本要件；

管理類：客戶基本資料、貸款申請(qǐng)審批資料、貸后管理資料和企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表等貸款管理資料；

保全類：資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)業(yè)務(wù)資料。

第七條權(quán)證類檔案包括：

1、抵押貸款資料：抵押物評(píng)估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)、抵押物所有權(quán)證書或使用權(quán)證明文件、抵押物他項(xiàng)權(quán)利證書、抵押物清單、抵押物保險(xiǎn)單、抵押公證書、直系親屬或第三人名下的房產(chǎn)所有權(quán)人的身份證件復(fù)印件和抵押授權(quán)書；

2、質(zhì)押貸款資料：權(quán)利質(zhì)押中各種有效單據(jù)的復(fù)印件，如借款人或第三人的由本行簽發(fā)的儲(chǔ)蓄存單（折）、憑證式國債、記名式金融債券、銀行間簽有質(zhì)押止付協(xié)議的本地其他商業(yè)銀行簽發(fā)的儲(chǔ)蓄存單（折）。

第八條要件類資料包括：

1、借款合同、保證合同（抵押、保證、最高額抵押、最高額保證）、借據(jù)留存聯(lián)、放款通知書、擔(dān)保協(xié)議書、核保書等各類合同文本。

2、貸款本息催收通知及回執(zhí)；存單查詢書回執(zhí)；催收到期貸款通知書；催收欠息通知書；催收逾期貸款本息通知書；履行保證責(zé)任通知；提示付息通知；提示歸還到期貸款通知書。

3、貸款訴訟案件的判決書、裁定書、調(diào)解書、債券憑證等法律文書。

第九條管理類資料包括：

1、個(gè)人申請(qǐng)人資料。借款人有效身份證復(fù)印件（已婚者結(jié)婚證復(fù)印件及配偶有效身份證件復(fù)印件）、居住地址證明復(fù)印件（戶口?。?、借款人的經(jīng)濟(jì)收入證明及近期水費(fèi)或電費(fèi)、煤氣費(fèi)等賬單。

2、擔(dān)保人資料。

若擔(dān)保人為自然人，則提供保證人有效身份證復(fù)印件（已婚者結(jié)婚證復(fù)印件及配偶有效身份證件復(fù)印件）、居住地址證明復(fù)印件（戶口?。?、借款人的經(jīng)濟(jì)收入證明及近期水費(fèi)或電費(fèi)、煤氣費(fèi)等賬單。

若擔(dān)保人為法人，則提供《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本復(fù)印件（或其它有效證件復(fù)印件）、《中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證》復(fù)印件、企業(yè)法定代表人法人身份證明復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》副本復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、擔(dān)保申請(qǐng)書、企業(yè)董事會(huì)、股東會(huì)

等出具的申請(qǐng)擔(dān)保決議或文件、企業(yè)開戶證明、董事會(huì)成員名單、主要負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人名單及簽字樣本、公司簡介、公司章程、驗(yàn)資或出資證明報(bào)告、法人履歷、財(cái)務(wù)報(bào)表。

3、我行內(nèi)部的調(diào)查報(bào)告、貸款風(fēng)險(xiǎn)度測算表、審查報(bào)告、個(gè)人信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告、審批報(bào)告、審批通知單、表決票、會(huì)議記錄等資料。

4、貸后管理資料。貸款變更的有關(guān)資料；個(gè)人信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告、貸款五級(jí)分類報(bào)告、貸后檢查報(bào)告等。

第十條保全類資料包括：

1、訴訟類檔案。起訴書、起訴資料等。

2、資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)的其它資料:賬戶凍結(jié)通知、質(zhì)押凍結(jié)通知書回執(zhí)；解除凍結(jié)通知書回執(zhí)。

第十一條綜合類資料包括：

各類個(gè)人信貸統(tǒng)計(jì)旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、半年報(bào)和年報(bào)，及各種臨時(shí)報(bào)表；個(gè)人信貸分析、信用分析、調(diào)查檢查、審計(jì)稽核報(bào)告等檔案資料。

第三章 檔案的整理和移交

第十二條 一筆貸款發(fā)放后，各行信貸人員登記信貸臺(tái)賬，并在5個(gè)工作日之內(nèi)對(duì)信貸業(yè)務(wù)材料進(jìn)行復(fù)查和清理，重點(diǎn)檢查業(yè)務(wù)材料的完整性和有效性，對(duì)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類整理，填寫檔案案卷封面、卷內(nèi)文件目錄和檔案移交清單。信貸檔案資料由總部信貸管理部貸款檔案管理剛審核后，在資料清單上加蓋貸款檔案收訖章，檔案移交清單一式二份，一份由受理支行信貸人員留存，一份隨檔案移交信貸管理部檔案管理員，檔案管理員確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字。

第十三條 經(jīng)辦信貸員因工作需要，可將部分業(yè)務(wù)資料復(fù)印留用，不得以任何借口留存應(yīng)歸檔保存的業(yè)務(wù)資料原件。

經(jīng)辦信貸人員和檔案管理員如出現(xiàn)工作變動(dòng)，應(yīng)在完成檔案的交接工作后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

第四章 檔案的保管、檢查

第十四條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案種類包括個(gè)人汽車消費(fèi)貸款、個(gè)人住房貸款、個(gè)人信用貸款、個(gè)人質(zhì)押貸款、個(gè)人經(jīng)營投資貸款等檔案。

第十五條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照一筆一卷的原則，按排列、存放。檔號(hào)編制應(yīng)按照----種類代碼----順序號(hào)編制。如：2000---x---1?！?000”代表；“x”代表貸款種類代碼，用大寫英文字母表示，A: 個(gè)人汽車消費(fèi)貸款，B：個(gè)人住房貸款，C：個(gè)人信用貸款，D：個(gè)人質(zhì)押貸款，E：個(gè)人經(jīng)營投資貸款；“1”代表檔案的順序號(hào)。

一筆個(gè)人信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后，綜合檔案部門應(yīng)及時(shí)加蓋結(jié)清印戳。

檔案管理員對(duì)該檔案進(jìn)行登記并錄入計(jì)算機(jī)。

第十六條 信貸業(yè)務(wù)檔案庫分為立卷區(qū)、歸檔區(qū)、綜合區(qū)：

立卷區(qū)：存放業(yè)務(wù)執(zhí)行中的客戶檔案。檔案管理員按支行移交信貸業(yè)務(wù)時(shí)間先后順序?qū)n案進(jìn)行順序編號(hào)，此編號(hào)為檔案號(hào)，同一客戶只有一個(gè)檔案號(hào)。

同一借款人的多筆信貸業(yè)務(wù)按時(shí)間先后順序?qū)?yīng)相應(yīng)流水號(hào)，時(shí)間相同按借據(jù)號(hào)大小對(duì)應(yīng)流水號(hào)

歸檔區(qū)：存放業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行終了客戶檔案。歸檔檔案檔案號(hào)、流水號(hào)不變。綜合區(qū)：存放本綜合類檔案。報(bào)表類檔案要按時(shí)間先后順序確定檔案號(hào)，文書類檔案一事一卷填寫檔案皮封面，分類裝入檔案盒中，填寫檔案盒封面。

第十七條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案中特別重要的憑證和業(yè)務(wù)資料原件應(yīng)放置在特別裝具或存放在出納庫中，以確保其安全。

第十八條 信貸管理部應(yīng)根據(jù)附件制定規(guī)格統(tǒng)一的檔案卷內(nèi)文件目錄、檔案移交清單、檔案調(diào)閱單、檔案檢查記錄和檔案銷毀清單，并制定符合要求的檔案袋、檔案盒、檔案皮等。

第十九條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，任何人不得透露檔案內(nèi)容?？偛炕瞬繎?yīng)定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，并做好檢查記錄。在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案遺失或損毀，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效處理措施，及時(shí)修補(bǔ)破損的檔案，追查、補(bǔ)救遺失的檔案。

第五章 檔案的使用

第二十條 要建立個(gè)人貸款檔案調(diào)閱登記制度，不得違章借出檔案。信貸人員調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，檔案部門進(jìn)行登記。個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不許外借，對(duì)于信貸人員所需的檔案可以復(fù)印，原件不得借出。非信貸專業(yè)人員需要調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案的，需經(jīng)信貸管理部負(fù)責(zé)人簽字同意。公安局、檢察院、法院需要調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，必須持有調(diào)閱公函，由行長指定專人負(fù)責(zé)陪同調(diào)閱，調(diào)閱人對(duì)所需的檔案可以復(fù)印，但不得將原件借出。

第二十一條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案資料不得涂改、拆換、損毀、遺失。檔案調(diào)閱完畢后，檔案管理員要對(duì)檔案進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)調(diào)閱人員損壞檔案的，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。

第六章 檔案的鑒定及銷毀

第二十二條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)終結(jié)或貸款核銷后，檔案管理員要對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行整理。

第二十三條 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)終結(jié)或貸款核銷后的檔案仍需保管3年，保管期由貸款結(jié)清或核銷后的次年1月1日起計(jì)算；銀行內(nèi)部管理資料檔案（包括貸后管理相關(guān)資料及其他相關(guān)資料）保管期限為15年；對(duì)于利用計(jì)算機(jī)、微縮等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的保管期限同上。業(yè)務(wù)檔案的目錄及銷毀清冊(cè)為永久保管。重要的業(yè)務(wù)檔案資料可以延長保管期限，但不能縮短檔案的保管期限。

第二十四條 保管期限已滿的個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案的鑒定核銷后，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：

（一）信貸管理部門提出銷毀意見，報(bào)行長批準(zhǔn)并編制檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、檔號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止、保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容；

（二）行長在業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見；

（三）稽核部門、信貸管理部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第七章 附則

第二十五條 本辦法自印發(fā)之日起施行。

第二十六條 本辦法由總部負(fù)責(zé)解釋和修改。

第四篇：四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實(shí)做好信貸風(fēng)險(xiǎn)控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《四川省農(nóng)村信用社信貸管理基本制度》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指農(nóng)村信用社（含農(nóng)村合作銀行，下同）在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由客戶和擔(dān)保人基本資料、信貸管理資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和法律文件等組成。

第三條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理遵循以下原則：一是集中管理原則；二是及時(shí)完整、真實(shí)有效原則；三是方便實(shí)用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范管理原則。做到原始資料賬冊(cè)化、資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、檔案移交制度化。

第四條 縣級(jí)聯(lián)社、基層農(nóng)村信用社分別設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案室，配置專職（兼職）檔案管理員，集中管理本級(jí)經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)檔案。

第二章 管理職責(zé)

第五條 信貸業(yè)務(wù)檔案移交檔案室管理前，信貸人員按照“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)”的要求，收集、整理信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對(duì)資料的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性和完整性負(fù)責(zé)。

第六條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理員職責(zé)。審核、接收信貸人員移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對(duì)入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照檔案管理的要求管理入庫檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作。

第三章 信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

第七條 信貸業(yè)務(wù)檔案資料按信貸業(yè)務(wù)操作流程分可為四類：申報(bào)資料、審查審批資料、發(fā)放資料、貸后管理資料（附件

1、附件2）。

第四章 收集、整理與建檔

第八條 檔案資料的收集和整理

（一）每筆信貸業(yè)務(wù)（不含農(nóng)戶小額信用貸款）的申報(bào)資料、審查審批資料、發(fā)放資料由信貸人員收集，按申報(bào)資料→審查審批資料→發(fā)放資料順序整理成卷；貸后管理資料由管戶信貸人員按資料形成時(shí)間先后順序按戶收集整理成卷。

（二）信貸人員將收集、整理成卷的資料，按卷內(nèi)資料順序逐頁編制流水頁碼，填制《四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄》（附件3）一式兩份。

第九條 檔案資料的移交

（一）移交時(shí)間。除貸后管理資料按季移交外，申報(bào)資料、審查審批資料、發(fā)放資料應(yīng)在每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后10個(gè)工作內(nèi)（農(nóng)戶小額信用貸款、審批運(yùn)作資料另行規(guī)定），及時(shí)向檔案管理員移交。

（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的移交必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理人員按照移交人編制的《四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄》對(duì)資料進(jìn)行點(diǎn)收、核對(duì)無誤后，與移交人在《四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄》上共同簽字，一份附案卷作檢索目錄，一份由移交人員留存。對(duì)不符合整理和移交要求的，檔案管理人員不予接收。

信貸人員應(yīng)根據(jù)貸后管理的需要對(duì)所移交信貸業(yè)務(wù)檔案資料復(fù)印留存?zhèn)洳椤?/p>

第十條 檔案管理員應(yīng)對(duì)接收的檔案資料按照便于保管、查找和使用的原則，分戶建檔。

（一）立卷、編制《四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案案卷目錄》（附件4）。檔案管理員將收到的案卷資料歸戶整理。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)發(fā)放時(shí)間排列卷號(hào)，編制《四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案案卷目錄》。

（二）按戶編制檔案號(hào)，將檔案資料按戶專盒（夾）（附件5）保管。檔案盒（夾）上應(yīng)標(biāo)明客戶名稱、檔案號(hào)、建檔時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。

１．檔案號(hào)的編制方法：由“貸款社機(jī)構(gòu)代碼+客戶類別區(qū)分碼+入檔順序號(hào)”組成。貸款社機(jī)構(gòu)代碼由縣級(jí)聯(lián)社對(duì)轄內(nèi)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一編制；客戶類別區(qū)分碼分為公司類客戶和個(gè)人客戶代碼，公司類客戶代碼“A”，個(gè)人客戶代碼“B”；入檔順序號(hào)按入檔時(shí)間順序從0001依序編列。公司類客戶和個(gè)人客戶檔案號(hào)應(yīng)分別編制。

２．以檔案號(hào)順序分客戶類別建立《四川省農(nóng)村信用社ⅩⅩ類客戶信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿》（附件6）。

３．存放保管。個(gè)人客戶和公司類客戶檔案應(yīng)分柜存放保管，柜內(nèi)檔案盒（夾）按《四川省農(nóng)村信用社ⅩⅩ類客戶信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿》登記順序排列。

（三）已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)的檔案要以業(yè)務(wù)時(shí)間順序按月（年）裝訂成冊(cè)。

（四）與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個(gè)人住房貸款業(yè)務(wù)、個(gè)人消費(fèi)信貸業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項(xiàng)下的客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、發(fā)放時(shí)間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔。分檔參照立卷、建檔要求管理。

第十一條 抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等權(quán)證原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交出納部門入庫視同現(xiàn)金管理，會(huì)計(jì)部門納入表外科目核算。嚴(yán)禁客戶部門長期留存。

第十二條 信貸審批委員會(huì)（信貸審批小組）的審批運(yùn)作資料（審批會(huì)議記錄、投票表決表、表決情況統(tǒng)計(jì)表）、調(diào)查報(bào)告和審查報(bào)告復(fù)印件由其辦公室指定人員收集，按筆以會(huì)次時(shí)間順序按季裝訂，由經(jīng)辦人加蓋騎縫章后，編制交接清單移交信貸檔案室專柜保管。

第十三條 農(nóng)戶小額信用貸款檔案的收集、整理和歸檔。農(nóng)戶經(jīng)濟(jì)檔案由管片信貸人員管理，隨時(shí)更新；信用等級(jí)評(píng)定會(huì)議記錄、審批記錄、貸款額度核定表等審批資料，于核額結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)由所在信用社分管主任以行政村（或社）為單位裝訂成冊(cè)并加蓋騎縫章后移交信貸檔案室專柜保管;日常發(fā)放資料、貸后管理資料由管片信貸人員收集，按季以行政村（或社）為單位統(tǒng)一整理、立卷，編制交接清單移交信貸業(yè)務(wù)檔案室專柜保管。

第五章 檔案借閱

第十四條 系統(tǒng)內(nèi)人員因工作需要借閱信貸業(yè)務(wù)檔案，借閱人應(yīng)填寫《四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案借閱登記簿》（附件7），登記借閱人姓名、借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱用途等，經(jīng)本級(jí)信貸管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊(cè)，且必須當(dāng)天歸還。

信貸人員原則上不得借閱信貸業(yè)務(wù)檔案，如確需借閱或影印，除按上述規(guī)定登記審批外，檔案管理員必須全程陪同。

第十五條 系統(tǒng)外人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格保密，原則上不對(duì)外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、影印時(shí)，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明，并經(jīng)縣級(jí)聯(lián)社分管信貸管理的主任審批后方能查閱(法律明文規(guī)定不予審批的除外)，查閱或影印時(shí)應(yīng)派專人和檔案管理員在場陪同，嚴(yán)禁將原件借出。

第十六條 存放在現(xiàn)金庫的抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等物品原件嚴(yán)禁外借。

第六章 保管期限

第十七條 信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限

（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩種，其中定期保管期限又分5年、15年二檔。

１．屬于國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和具有史料價(jià)值的，為永久保管； ２.屬于一般大中型建設(shè)項(xiàng)目的，保管期限為15年；

３.屬于小型建設(shè)項(xiàng)目、流動(dòng)資金貸款、個(gè)人貸款及其它信貸項(xiàng)目的檔案，保管期限為5年。

（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計(jì)算。

第七章 檔案銷毀

第十八條 對(duì)超過保管期、需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案由檔案管理員提出并慎重鑒定，編制《四川省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》（附件8），經(jīng)綜合檔案管理部門和信貸管理部門負(fù)責(zé)人審查，分管信貸管理主任審批后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠進(jìn)行銷毀。檔案銷毀須由綜合檔案管理部門和信貸管理部門派員現(xiàn)場監(jiān)督。檔案管理員、綜合檔案管理部門負(fù)責(zé)人和信貸管理部門負(fù)責(zé)人同時(shí)在銷毀清冊(cè)上簽字備查。

第十九條 政府檔案行政管理部門對(duì)檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時(shí)執(zhí)行。

第八章 其他規(guī)定

第二十條 信貸人員不得兼任信貸業(yè)務(wù)檔案管理員。

第二十一條 檔案室建設(shè)。檔案室要按國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定要求建設(shè)，應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強(qiáng)光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。

第二十二條 檔案管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，因工作變動(dòng)離崗的，應(yīng)對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案收進(jìn)、移出、銷毀情況予以書面說明，待接管人員到位辦結(jié)移交手續(xù)后，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。信貸業(yè)務(wù)檔案辦理移交，要由所在部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。

第二十三條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作的檢查和督導(dǎo)?？h級(jí)聯(lián)社每年應(yīng)進(jìn)行一次檔案管理檢查，對(duì)未按規(guī)定要求設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案室集中管理信貸業(yè)務(wù)檔案或未按規(guī)定履行檔案管理職責(zé)形成風(fēng)險(xiǎn)的，按照有關(guān)制度規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任；對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作成績突出的，給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

第九章 附 則

第二十四條 各市、縣級(jí)聯(lián)社可結(jié)合實(shí)際制訂實(shí)施細(xì)則。第二十五條 本辦法由四川省農(nóng)村信用社聯(lián)合社制定、解釋和修改。

第二十六條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：供電局檔案管理暫行辦法

平遠(yuǎn)縣供電局檔案管理暫行辦法檔案管理工作是局管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)本局經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。局檔案是指本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營活動(dòng)、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，認(rèn)真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業(yè)，全面提高檔案工作的“三服務(wù)”水平。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團(tuán)梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。一．文件材料的歸檔范圍我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍，主要有：一）生產(chǎn)技術(shù)管理方面

1、上級(jí)下達(dá)的技術(shù)性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術(shù)問題的請(qǐng)示和批復(fù)；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的計(jì)劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計(jì)年報(bào)；

6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理，技術(shù)引進(jìn)和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報(bào)、自動(dòng)化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。二）計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面：有關(guān)各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)年報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)形成的各種文件材料。三）勞動(dòng)工資方面：有關(guān)定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)罰等工作中形成的各種文件材料及名冊(cè)、年報(bào)表。四）財(cái)務(wù)管理方面：有關(guān)財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。五）教育培訓(xùn)方面：有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。六）黨、政、工、團(tuán)工作方面：有關(guān)黨務(wù)工作以及組織，紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團(tuán)和工會(huì)工作中所形成的各種文件材料等。七）基本建設(shè)（工程）方面：是指工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。八）設(shè)備、儀器方面：有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證、說明書等出廠文件材料。九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。二．歸檔時(shí)間一）各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，應(yīng)在第二年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審查后，交辦公室歸檔。二）基建項(xiàng)目文件在其項(xiàng)目鑒定，竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段，單項(xiàng)歸檔。三）會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由財(cái)務(wù)部門按歸檔要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后移交檔案部門保管。四）重要會(huì)議（如電力工作會(huì)議、黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、職代會(huì)、工代會(huì)等）文件材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔，重要會(huì)議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。六）重要設(shè)備、儀器開箱時(shí)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檢查驗(yàn)收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料，在開箱驗(yàn)收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。七）局員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實(shí)物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。九）下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔

1、縣級(jí)供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、議案、工作方案、實(shí)施細(xì)則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時(shí)移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

3、內(nèi)容機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中的文件材料。

5、其他臨時(shí)性活動(dòng)形成的文件材料。三．文件材料的歸檔要求一）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面目。二）生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。三）各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。四）歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。五）歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。六）辦公室在接收歸檔材料時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。四．文件資料檔案的保密管理一）對(duì)機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只準(zhǔn)在檔案室查閱。二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三）非財(cái)務(wù)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)局財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四）檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。五）外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。五．各職能部門必須高度重視檔案資料的管理工作，應(yīng)納入各項(xiàng)工作計(jì)劃、議事日程和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。