第一篇：秘書收集資料的意義、路徑與要求

秘書收集資料的意義、路徑與要求

口米廣弘

資料是秘書寫作的寶貴財(cái)富和堅(jiān)硬基石，是所有精神產(chǎn)品必不可少的原材料。資料對于秘書工作者而言意義非凡，秘書的思想從資料中提煉，道理從資料中闡發(fā)，經(jīng)驗(yàn)從資料中總結(jié)。在當(dāng)今信息化時(shí)代，收集和累積資料顯得尤為重要，每一位秘書都應(yīng)將這項(xiàng)工作做細(xì)做好，保證資料收集有條不紊，從而撰寫出有精義張力、材料翔實(shí)、內(nèi)容豐富的好文稿。

一、資料收集的含義

資料是過去和當(dāng)前在實(shí)踐過程中形成的具有各類保存價(jià)值的文字、圖像、聲音等各種介質(zhì)不同形式的歷史紀(jì)錄。資料記載了真實(shí)的歷程、研究的成果，是廣大文字工作者智慧的結(jié)晶，具有珍貴的史料價(jià)值，它能為秘書寫作提供科學(xué)的依據(jù)和借鑒。收集是獲取資料的前提和條件，從無到有、聚沙成塔日漸累積起來；保存是資料形成的基礎(chǔ)，保存的目的是為了更好地查閱資料。資料豐富，秘書寫文章時(shí)就能信手拈來；相反如果資料匱乏，則捉襟見肘、閉門造車。因此資料的收集和積累對于秘書寫作具有舉足輕重的作用。

二、秘書收集資料的重要意義

資料是重要的信息資源，是秘書寫作用之不竭的源泉，領(lǐng)導(dǎo)決策有力的佐證，因此秘書收集資料有著重要意義。

首先，秘書收集資料可為文件寫作提供有力依據(jù)。秘書研究資料是提高寫作質(zhì)量的有力舉措，是提高文件科學(xué)化水平的迫切需要，是文字發(fā)展規(guī)律的體現(xiàn)和秘書事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著秘書工作的改革和深入，資料的研究已經(jīng)成為秘書寫作能力的一部分，為領(lǐng)導(dǎo)寫講話、出思想、提建議離不開對資料的研究，從資料中發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)，為文件的寫作提供有力保障。

其次，收集資料是調(diào)研不可或缺的環(huán)節(jié)。調(diào)查研究是機(jī)關(guān)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、了解反映社情民意、了解黨和國家方針政策貫徹落實(shí)情況的重要途徑。調(diào)研工作使命重大，調(diào)研在多角度論證中完善，在反復(fù)推敲中思索，在精心撰寫中提純，其成果的撰寫需要上乘和完備的一手資料，即所謂“七分研究資料，三分潛心寫作”。秘書只有通過實(shí)地調(diào)研，發(fā)揮智力優(yōu)勢，才能提高寫作質(zhì)量，把調(diào)研成果轉(zhuǎn)化為行為實(shí)效，為黨政科學(xué)決策提供參考。

再次，收集的資料是制定工作計(jì)劃的參考。秘書制定工作計(jì)劃，需要研究工作要點(diǎn)，選準(zhǔn)角度，確立范圍，科學(xué)制定。在制定計(jì)劃過程中，秘書能深刻地了解自身工作的優(yōu)勢與不足，引領(lǐng)工作開展的方向，對秘書工作進(jìn)行宏觀調(diào)控。通過收集相關(guān)資料，整合梳理，對材料綜合分析，有利于秘書工作計(jì)劃的順利進(jìn)行，形成內(nèi)外結(jié)合、上下聯(lián)動(dòng)、協(xié)同攻關(guān)的強(qiáng)大合力。

最后，收集資料可為辦會(huì)提供豐富的借鑒經(jīng)驗(yàn)。辦文、辦事、辦會(huì)是秘書必備的三種技能。各種會(huì)議文件都是各機(jī)關(guān)團(tuán)體秘書處和研究室集體字字推敲的精華稿件，領(lǐng)導(dǎo)的講話和致辭也都是為會(huì)議量身打造的，有許多獨(dú)到的觀點(diǎn)和值得領(lǐng)會(huì)的精神，把這些有實(shí)用價(jià)值的材料保存起來，不僅能為今后舉辦大型會(huì)議提供豐富的信息服務(wù)，也可極大地豐富會(huì)議的內(nèi)涵。

三、秘書收集資料的路徑

資料的收集是一項(xiàng)既繁冗又細(xì)致的工作，眼下各類信息泥沙俱下，要想收集到全面、有價(jià)值的素材，秘書必須靈活運(yùn)用多種方法，多渠道、多角度、多形式吸收梳理，建立自己的“素材庫”。只有這樣，才能提高文字駕馭能力，使參謀輔政、政務(wù)服務(wù)職能得以發(fā)揮，進(jìn)而確保機(jī)關(guān)政令暢通。筆者認(rèn)為收集資料的路徑有以下幾種：

（一）博覽群書，細(xì)微收集。閱讀大量有益的書籍能夠夯實(shí)文字基礎(chǔ)，加強(qiáng)內(nèi)在底蘊(yùn)?！俺？葱刂杏斜?，常寫筆下生花”，寫作能力的提高并非一日之功，也無捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練，收集素材，不斷地積累寫作經(jīng)驗(yàn)，探索寫作技巧，只有這樣才能集腋成裘、厚積薄發(fā)。荀子在《勸學(xué)》中說：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。平時(shí)閱讀大量的書籍名著，在起草文稿時(shí)就可以引經(jīng)據(jù)典、妙筆生花。

（二）剪貼報(bào)刊，細(xì)化內(nèi)容。報(bào)刊上的文章時(shí)效性強(qiáng)，政策水平較高，觀點(diǎn)理論前沿，能夠及時(shí)地反映新成就和新動(dòng)向。為此，秘書應(yīng)培養(yǎng)細(xì)心閱讀的習(xí)慣，制作剪貼本，從專題角度對從報(bào)刊上收集的文章分類存放，匯編成集，細(xì)化內(nèi)容，注明出處，便于查閱研究。雖然收集資料是件苦差事，但是真正做學(xué)問的人，都離不開從報(bào)刊中摘抄，這是經(jīng)驗(yàn)之談。秘書應(yīng)善于從報(bào)刊中汲取精華，見微知著，日久天長在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)中就能“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處。

（三）吃透文件，細(xì)致歸納。掌握黨和國家的路線、方針、政策，密切留意中央有關(guān)重要文件和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的有關(guān)重要講話精神，同時(shí)關(guān)注下級的請示、報(bào)告，了解平級機(jī)關(guān)的往來文書以及各種內(nèi)參、簡報(bào)、專報(bào)等，將其中有用的部分歸納理解并消化吸收，記于心中以備參考，從而總結(jié)提煉出對全局工作有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和看法。

（四）隨時(shí)筆記，細(xì)心整理。在平時(shí)的工作實(shí)踐中，秘書人員要時(shí)時(shí)觀察，處處留意，把自己所看所想所感所悟隨時(shí)記錄下來。明代著名旅行家徐霞客，遍訪名山大川，浪跡天涯海角，為了獲得準(zhǔn)確的第一手資料，大都徒步旅行，披星戴月，風(fēng)餐露宿，無論環(huán)境多么惡劣，身體多么疲憊，條件多么差勁，每次考察都堅(jiān)持記日記，置入囊中，久而久之，心得頗多，細(xì)心整理，便成游記，給后人留下了寶貴財(cái)富。寫筆記是觀察現(xiàn)實(shí)和積累創(chuàng)作素材的重要手段，不僅鍛煉筆頭功夫還能加深對資料的記憶。秘書必須具備角色意識和對事物的敏感性，耳聰目明，手快腿勤，利用各種機(jī)會(huì)、各種場合，隨時(shí)隨地地做筆記。

除上述路徑外，還有其他收集的渠道：檔案是歷史的記錄，大量史料可供實(shí)際工作參考；大事記是最原始、最準(zhǔn)確的一手資料，對于所轄所屬地方事件的始末都有詳細(xì)記載；將互聯(lián)網(wǎng)上有價(jià)值的信息下載保存到資料夾可備不時(shí)之需；另外報(bào)刊的索引，新出版的某一方面論文集錦，年終的圖文目錄等資料也極具參考價(jià)值，值得收集。

四、秘書收集資料的要求

收集資料是一項(xiàng)艱苦卓絕的文字工程，要具備一定的素養(yǎng)，采取有效的措施，進(jìn)而保證資料的完整性和系統(tǒng)性。一般而言，收集時(shí)應(yīng)遵循以下要求：

（一）忠于事實(shí)，客觀準(zhǔn)確。秘書在收集資料時(shí)，要慎之又慎，注重實(shí)際情況，確保資料真實(shí)可靠、完整全面。“寧坐十年冷板凳，不寫文章一句空”，對浩如煙海的資料要作去偽存真、去粗取精的取舍。只有資料出處權(quán)威，才能深刻挖掘歷史

和如實(shí)闡釋背景，因此對資料的每一個(gè)細(xì)節(jié)、每一個(gè)數(shù)字、人名和時(shí)間都要核準(zhǔn)，不摻雜個(gè)人看法，忠于事實(shí)，客觀準(zhǔn)確。

（二）明確目標(biāo)，勇于創(chuàng)新，秘書人員收集資料要做到“眼勤、耳勤、手勤”：眼勤表現(xiàn)為閱讀涉獵廣泛，海量閱讀，累積資料；耳勤指注重留心平日新聞報(bào)道、各種形式的講話，捕捉有用的信息和資料；手勤即為勤抄勤記，摘錄精華及時(shí)筆記。秘書要在話語體系上有所創(chuàng)新，寫作內(nèi)容上有所更新，創(chuàng)作方法上有所革新，充分體現(xiàn)新成果，優(yōu)化資料資源配置，做到優(yōu)勢互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值再造。

（三）溫故知新，加強(qiáng)鞏固。常言說：“記而不看一陣風(fēng)，記而不用一場空。”眼下各類知識更新極快，秘書要緊跟時(shí)代，把握風(fēng)向，快人一拍，堅(jiān)持不懈，贏得主動(dòng)，對資料常收?？?，常翻常閱，加強(qiáng)鞏固，切忌束之高閣，最終徒勞無益。毛澤東的秘書田家英雖然學(xué)歷不高，但長期善于收集，勤于寫作，溫故知新，一以貫之，終成大家。

（四）分門別類，明晰直白。秘書在廣泛占有資料的基礎(chǔ)上還應(yīng)做到：一是條分縷析，了然于胸。將相同的內(nèi)容和關(guān)聯(lián)程度深的資料編排到一起，使之系統(tǒng)化和條理化，以便駕輕就熟地調(diào)用資料。二是標(biāo)注明朗，查找便捷。按照時(shí)間順序建立索引條目，便于日后查詢和判斷。三是提煉標(biāo)題，裝訂精巧。對每一版塊文字材料概括提煉出標(biāo)題，使之意思完整、眉目清楚、井然有序，增強(qiáng)實(shí)際操作性；此外還要注意裝訂精巧，方便攜帶，確保持久耐用。

（作者單位：中央統(tǒng)戰(zhàn)部研究室

第二篇：芻議反腐倡廉建設(shè)意義與路徑

芻議反腐倡廉建設(shè)的意義與路徑

黨的十七大報(bào)告深刻指出：“堅(jiān)持標(biāo)本兼治、綜合治理、懲防并舉、注重預(yù)防的方針，扎實(shí)推進(jìn)懲治和預(yù)防腐敗體系建設(shè)，在堅(jiān)決懲治腐敗的同時(shí)，更加注重治本，更加注重預(yù)防，更加注重制度建設(shè)，拓展從源頭上防治腐敗工作領(lǐng)域?！惫P者結(jié)合稅收工作實(shí)際，就反腐倡廉建設(shè)的意義與路徑略陳管見。

一 反腐倡廉建設(shè)的重大意義

它充分體現(xiàn)了馬克思主義與時(shí)俱進(jìn)的理論品質(zhì)，是對黨建理論的創(chuàng)新與貢獻(xiàn)。長期以來，黨的建設(shè)主要指思想建設(shè)、組織建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)和制度建設(shè)?；跉v史和現(xiàn)實(shí)的考慮，結(jié)合國內(nèi)國際實(shí)踐，我們黨深刻認(rèn)識到，一個(gè)政黨如果不加強(qiáng)反腐倡廉建設(shè)，不堅(jiān)決反對和有效預(yù)防腐敗，就有喪失執(zhí)政地位的危險(xiǎn)，最終走向毀滅。因此，全面推進(jìn)黨的建設(shè)新的偉大工程，就必須堅(jiān)持馬克思主義的世界觀和方法論，站在時(shí)代的高度，創(chuàng)新黨建理論，著力加強(qiáng)反腐倡廉建設(shè)，使黨的建設(shè)由 “四項(xiàng)建設(shè)”發(fā)展為 “五項(xiàng)建設(shè)”，即以理想信念為重點(diǎn)加強(qiáng)思想建設(shè)，以造就高素質(zhì)黨員干部隊(duì)伍為重點(diǎn)加強(qiáng)組織建設(shè)，以保持黨和人民群眾的血肉聯(lián)系為重點(diǎn)加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，以健全民主集中制為重點(diǎn)加強(qiáng)制度建設(shè)，以完

善懲治和預(yù)防腐敗體系為重點(diǎn)加強(qiáng)反腐倡廉建設(shè)。

突。

它是我們黨對反腐倡廉戰(zhàn)略的新定位，標(biāo)志著反腐倡廉工作的常態(tài)化和系統(tǒng)化。對于執(zhí)政黨而言，反腐倡廉建設(shè)關(guān)系到執(zhí)政地位，影響執(zhí)政基礎(chǔ)，考驗(yàn)執(zhí)政能力。執(zhí)政基礎(chǔ)最容易因腐敗而削弱，執(zhí)能力最容易因腐敗而降低，執(zhí)政地位最容易因腐敗而動(dòng)搖。在建設(shè)中國特色社會(huì)主義的進(jìn)程中，反腐敗斗爭具有長期性、復(fù)雜性和艱巨性，它不是一般意義上的工作，而是一項(xiàng)需要有堅(jiān)強(qiáng)決心、付出巨大努力并長期堅(jiān)持不懈的 “建設(shè)”建設(shè)的重點(diǎn)是，形成拒腐防變教育長效機(jī)制、反腐倡廉制度體系、權(quán)力運(yùn)行監(jiān)控機(jī)制，不斷提高執(zhí)行力，使之常態(tài)化和系統(tǒng)化。

它是 “反腐”與 “倡廉”的有機(jī)統(tǒng)黨的十五大報(bào)告指出“反對腐敗是關(guān)系黨和國家生死存亡的嚴(yán)重政治斗爭”，把廉政建設(shè)的重心設(shè)定為 “反對腐敗”，十大報(bào)告強(qiáng)調(diào) “深入開展反腐敗斗爭”，而“十七大”報(bào)告宣稱要 “著力加強(qiáng)反腐倡廉建設(shè)”，表明我們黨對廉政建設(shè)的認(rèn)識更加理性、更加全面、更加深刻，不僅要堅(jiān)決打擊腐敗行為，還要大力倡導(dǎo)廉潔價(jià)值觀，形成 “反腐”與 “倡廉”的統(tǒng)一。

二、反腐倡廉建設(shè)的路徑

突出“反腐倡廉伴稅行”的理念。反腐倡廉不能游離于稅收工作之外，不能形“兩層皮”。應(yīng)始終把反腐倡廉建設(shè)融入稅收業(yè)務(wù)建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)、稅收文

化建設(shè)之中，發(fā)揮反腐倡廉的積極作用。

健全完善 “六個(gè)機(jī)制”，努力構(gòu)建懲體系。按照國家稅務(wù)總局 建立健全稅務(wù)系統(tǒng)懲治和預(yù)防腐敗體系實(shí)施意見》的要求，大力加強(qiáng) “六個(gè)機(jī)制”建設(shè)，增強(qiáng)責(zé)任機(jī)制的推動(dòng)力，教育機(jī)制的滲透力，監(jiān)督機(jī)制的制衡力，懲處機(jī)制的威懾力，預(yù)警機(jī)制的控制力和制度機(jī)制的約束力。

實(shí)現(xiàn)自律和他律的有機(jī)結(jié)合，積極拓展源頭治腐的重要渠道。首先，通過創(chuàng)新法，使防腐內(nèi)化于心。建立稅務(wù)廉政文化建設(shè)平臺，采用貼近實(shí)際、貼近生活的教育方式，以案明紀(jì)，以案說法，使稅務(wù)干部做到依法用權(quán)、有限用權(quán)、公正用權(quán)。其次，依靠法律和制度懲治和預(yù)防腐敗。一方面加強(qiáng)制度建設(shè)，提高制度設(shè)計(jì)的質(zhì)量，力爭使制度具有全面性、系統(tǒng)性和可操作性；另一方面強(qiáng)化制度執(zhí)行，充分發(fā)揮制度的規(guī)范、約束作用。凸顯反腐 “前置性”特征，做到關(guān)口前移，從源頭上防腐治腐。

Ljb錄制輸入

二〇一一年九月二十二日

第三篇：秘書資料

征地拆遷檔案管理模式的報(bào)告

征地拆遷檔案是征地拆遷部門直接記述和反映拆遷工作，保存?zhèn)洳楹透鞣N拆遷文件材料的總稱。先將塔城市城市用地管理辦公室檔案管理模式報(bào)告如下：

一、基本情況

塔城市城市用地管理辦公室于1999年成立，二、領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，提高檔案工作重要性的認(rèn)識

三、落實(shí)經(jīng)費(fèi)，改善檔案硬件設(shè)施

四、落實(shí)人員，責(zé)任到人，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

五、健全制度，規(guī)范檔案管理

六、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據(jù)檔案綜合管理的有關(guān)要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業(yè)職稱評聘專題目錄，表彰先進(jìn)專題目錄、聲像目錄、實(shí)物目錄等檢索工作。拆遷檔案室有《全宗介紹》、《大事記》等多種參考資料。

七、重視檔案的開發(fā)利用

學(xué)院自ＸＸＸ年復(fù)建就設(shè)立了檔案室，1990年10月正式任命檔案室為科級單位。目前我院檔案室保存了復(fù)建以來黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、出版、基建、外事、設(shè)備儀器、聲像十大門類的檔案，共計(jì)6103卷，照片3500余張。有專職檔案員4人，兼職檔案員25人。先后編制了4種檢索目錄，編印了7種材料，制定了《檔案管理辦法》等7個(gè)文件和有關(guān)的9項(xiàng)規(guī)章制度，以及檔案室主任、工作人員崗位職責(zé)，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化。1998年11月，經(jīng)省檔案局、省教育廳的專家組考核、評審，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了高校系統(tǒng)省一級水平；2003年11月經(jīng)省檔案局檔案工作考核組考核，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了省優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn)。2004年11月經(jīng)省檔案局專家組考核、評審，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了省一級水平。2005年學(xué)院申請保持省一級水平。2006年學(xué)院正準(zhǔn)備接受國家教育部對本院本科教學(xué)水平的評估，因此繼續(xù)申請保持省一級水平。檔案方面的主要工作和體會(huì)是：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系

通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《__省檔案條例》、《普通高校檔案管理辦法》，學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識到，檔案是重要的信息資源，是學(xué)校的寶貴財(cái)富；檔案工作是反映學(xué)校管理水平、關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要工作；只有把它納入到目標(biāo)管理的軌道，加大管理力度，才能推動(dòng)檔案工作更快、更好地向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，才能促進(jìn)學(xué)校整體工作水平的進(jìn)一步提高?；谶@一認(rèn)識，學(xué)院于1998年成立了由院長任組長、分管院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任為副組長、有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)為成員的院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)了對檔案工作的宏觀管理和具體指導(dǎo)。2000年4月，學(xué)院與原__省體育運(yùn)動(dòng)技術(shù)學(xué)院、原__省體育科學(xué)研究中心三家合并為新的__體育學(xué)院。根據(jù)這一新情況，學(xué)院又及時(shí)對院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員做了調(diào)整。2006年6月針對今年學(xué)院有關(guān)部門處科干部大范圍調(diào)整的情況，學(xué)院再次進(jìn)行了一次調(diào)整，進(jìn)一步加強(qiáng)了組織領(lǐng)導(dǎo)，理順了關(guān)系。

為了把檔案工作的各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，把檔案工作的目標(biāo)責(zé)任下達(dá)到基層，提高部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作責(zé)任感，學(xué)院要求各部門的主要負(fù)責(zé)同志分管本部門的檔案工作，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導(dǎo)基層的業(yè)務(wù)工作。目前學(xué)院已建立了有29人組成的專兼職檔案員隊(duì)伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系，為搞好檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

為了加強(qiáng)檔案工作，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院建設(shè)和發(fā)展中的重要作用，學(xué)院擬定了《__體育學(xué)院2005?2010年檔案工作發(fā)展規(guī)劃（草案）》，并將其納入學(xué)院的“十一五”建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，認(rèn)真組織落實(shí)。院長辦公室作為院檔案室的直接管理部門，每年的工作計(jì)劃和總結(jié)中，都把檔案工作單列一項(xiàng)，認(rèn)真部署，并在日常工作中抓好任務(wù)落實(shí)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高專兼職檔案員的素質(zhì)

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案員的素質(zhì)是加強(qiáng)檔案工作的必要條件。近年來，學(xué)院注意把工作認(rèn)真扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、文化層次高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)的人員選拔到檔案員隊(duì)伍中來，使檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員中具有大專以上學(xué)歷的有24人，占檔案員總數(shù)的82.3%。為了提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，學(xué)院還突出抓了兩方面的工作：一是加強(qiáng)專職檔案員工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。專職檔案員承擔(dān)著組織、協(xié)調(diào)全院檔案工作的職責(zé)，其業(yè)務(wù)水平和工作能力的高低直接影響著全院檔案工作的水平。為此，學(xué)院除了為檔案室訂《__檔案》、《學(xué)校檔案》、《中國檔案》、《中國檔案報(bào)》、《學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》等業(yè)務(wù)書刊，組織他們進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以外，還積極支持他們參加國家和省檔案局舉辦的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，到兄弟院校和檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，使專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到了明顯提高。二是加強(qiáng)兼職檔案員的培訓(xùn)工作。兼職檔案員是檔案形成過程中承上啟下的“紐帶”，既接受院檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又承擔(dān)著本單位日常檔案的收集、整理、預(yù)立卷、移交歸檔工作。他們的工作態(tài)度和能力如何直接影響到檔案的質(zhì)量和完整。為此，學(xué)院編印了《檔案工作文件匯編》，其中包括《__體育學(xué)院檔案分類法》，發(fā)給兼職檔案員人手一冊，供學(xué)習(xí)、參考；定期舉辦檔案員培訓(xùn)班，組織學(xué)習(xí)《檔案法》、《__省檔案條例》等上級有關(guān)的規(guī)章制度，邀請檔案工作專家作了“立卷的基本程序和方法”的專題講座等等。通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，收到了顯著成效，廣大兼職檔案員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)大大提高。

（三）規(guī)范檔案管理，檔案設(shè)施日益完善

近年來按照上級有關(guān)文件精神，學(xué)院制定了檔案工作的一系列規(guī)章制度，并采取多種措施，把檔案管理列入了各單位的正常工作，保障了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸納起來，主要有四點(diǎn)：一是實(shí)行了學(xué)院的各項(xiàng)工作與檔案工作的“四同步”管理。即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。學(xué)院把檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到單位職工的崗位責(zé)任制。每年學(xué)院和院長辦公室的工作計(jì)劃要點(diǎn)、總結(jié)中，都對檔案工作進(jìn)行專門部署和總結(jié)。二是建立和完善了文件材料的歸檔制度，并納入教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，要求在每個(gè)重要會(huì)議召開、每項(xiàng)科技成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、重要儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，專職或兼職檔案員都參與進(jìn)去，保證所形成的檔案完整、準(zhǔn)確。三是形成了院檔案室人員指導(dǎo)下的部門預(yù)立卷制度。按照上級文件和《__體育學(xué)院檔案管理辦法》中規(guī)定的各類檔案歸檔時(shí)間，院檔案室及時(shí)督促有關(guān)部門預(yù)立卷，使各類檔案在每年的6月底前基本完成了立卷歸檔。四是加大了對檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作非常重視，1997、1998在學(xué)校經(jīng)費(fèi)緊張、各部門都需用錢的情況下?lián)艹鰧？顬闄n案室添置了有關(guān)設(shè)備，經(jīng)費(fèi)達(dá)7萬元之多；2002年又投入5萬多元購置了彩色激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、奔騰4系列臺式計(jì)算機(jī)、惠普激光打印機(jī)以及檔案管理軟件和去濕機(jī)；2005年又投入4000多元購置一臺彩色激光打印機(jī)。

（四）加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平

近年來，我們采取了一系列措施，加快檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)檔案室自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一是建立健全了檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。1998年3月，根據(jù)上級精神和本院實(shí)際，我們制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關(guān)于文書材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》、《科研檔案管理?xiàng)l例》等7個(gè)文件和檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等項(xiàng)規(guī)定，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。二是重視了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。學(xué)院在處級以上干部會(huì)上、在檔案員培訓(xùn)班上以及在日常工作中，都提出了把好“三關(guān)”的問題，要求各部門負(fù)責(zé)人協(xié)助檔案員把好材料起草關(guān)、文件收集關(guān)、鑒定驗(yàn)收關(guān)。由于各級領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，制度保障有力，近年來學(xué)院較好地完成了以科技檔案為主體的各門類檔案的立卷歸檔任務(wù)。1998年以來各類檔案歸檔率達(dá)到了100%，檔案的移交建立了完備的交接手續(xù)，歸檔文件完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上。三是案卷質(zhì)量嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。1994年以來，學(xué)院檔案從目錄到封皮全部采用激光打印機(jī)打印，案卷格式達(dá)到了規(guī)范、統(tǒng)一，案卷的合格率接近100%。四是檔案保管條件明顯改善，1998年學(xué)院實(shí)行了檔案庫房、辦公室兩分開，2003年按照檔案局的要求，我們實(shí)行了檔案庫房、閱文室、辦公室三分開，庫房面積達(dá)50m2，閱文室16m2，辦公室32m2，庫房面積能夠滿足檔案的需要，還留有一定的余地，并采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了溫、濕度測試儀、滅火器、空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)等項(xiàng)設(shè)施設(shè)備。

（五）加強(qiáng)服務(wù)工作，提高檔案咨詢和信息開發(fā)利用率

學(xué)院檔案室擁有二十多年的各門類檔案。近年來，學(xué)院利用檔案開展了多種形式的檔案咨詢服務(wù)和信息開發(fā)利用工作，取得了較好效果。檔案室已成為學(xué)院檔案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教學(xué)工作評價(jià)、1998年省級重點(diǎn)學(xué)科評估、2002年申請碩士授權(quán)單位、2003年高校畢業(yè)生就業(yè)工作評估、2004年高校德育評估、2005年成人教育評估、2006年本科教學(xué)水平評估等各項(xiàng)較大工作和重要活動(dòng)中，學(xué)院檔案室均提供了大宗檔案材料及數(shù)據(jù)，并承擔(dān)、參與編印了多種文件、材料匯編。在檔案利用效果方面，學(xué)院比較突出的有以下幾件：一是1997年省里分配教職工住房建設(shè)一次性補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)時(shí)，因未將省體育場的45人列在我院教職工數(shù)額之內(nèi)，所以少撥給我院12萬元，經(jīng)查1985年永久卷，找到了省政府1985年明確省體育場歸我院管理的文件。由此，省有關(guān)部門將少撥的經(jīng)費(fèi)全部補(bǔ)發(fā)給了學(xué)院。二是1992年學(xué)院與柴油機(jī)廠、自來水公司發(fā)生土地確權(quán)爭執(zhí)時(shí)，三方各持己見，最后經(jīng)查找檔案找到了依據(jù)，使這一問題得到了較好的解決。三是1996年學(xué)院有幾處地界確權(quán)不清（如綜合樓以北、一號樓東北角等），與有關(guān)部門產(chǎn)生了爭議，經(jīng)查1985年有關(guān)檔案，省政府會(huì)議紀(jì)要上寫的很明確，這些地方歸學(xué)院使用。由此，使又一起爭執(zhí)得到了滿意的解決。近年來學(xué)院檔案室編制了4種檢索工具，建立了提供利用登記制度，按照檔案借閱規(guī)定，向有關(guān)部門提供了大批檔案材料，檔案人員調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。查全率、查準(zhǔn)率達(dá)98%以上，使檔案在為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)中發(fā)揮了積極作用。先后參與編撰出版了《崗位責(zé)任制匯編》、《__體育學(xué)院規(guī)章制度匯編》、《校慶30年紀(jì)念冊》、《校慶35年紀(jì)念冊》、《校慶35年畫冊》、《檔案工作文件匯編》、《1958?2002年大事記匯編》、《1998?2002年科研成果目錄匯編》、《德育工作評估資料目錄》、《德育工作文件制度匯編》、《德育工作理論與實(shí)踐研究成果叢書》、《__體育學(xué)院“一站五中心”工作制度匯編》、《__體育年鑒》和《__教育年鑒》__體育學(xué)院部分、建設(shè)和發(fā)展中的__體育學(xué)院（錄相帶）、2004年新的__體育學(xué)院（DVW）、__體育學(xué)院宣傳片（VCD）、2006年__體院新畫冊等，受到了領(lǐng)導(dǎo)和師生員工的好評。

三、存在的主要問題和今后打算

近年來學(xué)院檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在著不少問題，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是東校區(qū)的檔案目前只收集、保存了文書檔案，而大量的基建檔案和具有我院特色的運(yùn)動(dòng)競賽檔案均散落在各部門。二是我院檔案信息的開發(fā)利用比較薄弱，目前2001年之前的檔案信息因各種原因還未全部錄入，阻礙了檔案工作上層次。三是檔案網(wǎng)絡(luò)利用工作尚待進(jìn)一步努力。

為了進(jìn)一步做好今后的檔案工作，學(xué)院擬采取以下措施：首先，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識。積極組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)國家和省關(guān)于檔案工作的一系列法規(guī)、文件，深入貫徹落實(shí)《檔案法》和國家教委6號令精神，不斷加深對檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。其次，加大檔案信息開發(fā)利用的力度，爭取院領(lǐng)導(dǎo)的支持，購置網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，短時(shí)間內(nèi)把檔案信息全部錄入，進(jìn)入學(xué)校的局域網(wǎng)，以方便全院的檔案查詢、利用，爭取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。第三，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和目標(biāo)管理。完善檔案工作目標(biāo)責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環(huán)節(jié)的督促、檢查和指導(dǎo)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學(xué)、訓(xùn)練、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)中發(fā)揮更大、更好的作用。

檔案集中統(tǒng)一管理是指由檔案部門對本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其標(biāo)志：一是對全部檔案實(shí)行集中或相對集中管理，二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的企業(yè)，但從具體實(shí)施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約，集中統(tǒng)一管理的程度會(huì)有所差異。其優(yōu)點(diǎn)是：便于維護(hù)檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理?！稒n案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整安全，便于社會(huì)各方面的利用”。浙江省實(shí)施《中華人民共和國檔案法》第五條規(guī)定：“省檔案行政管理部門主管本省檔案事業(yè)，對本行政區(qū)域的檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)”，“市（地）、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作實(shí)現(xiàn)監(jiān)督和指導(dǎo)”。國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)明確了檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)。各級檔案局是本行政區(qū)域的檔案行政管理部門，檔案館是檔案事業(yè)的主體，檔案室是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)

3、定向收集，定期移交?！稒n案法》第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定“屬于中央和省級、設(shè)區(qū)的國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級檔案館移交”。據(jù)此可以看出，各綜合檔案館所保存的檔案為10至20年前形成的，即館藏信息揭示的是10至20年前本地區(qū)的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)部門規(guī)范性文件規(guī)定，按照專業(yè)需要設(shè)置各專業(yè)檔案館，負(fù)責(zé)收集和保管本專業(yè)的檔案。

4、期滿開放，有限利用。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法規(guī)定，各級各類檔案館保管的檔案，應(yīng)當(dāng)分期分批地向社會(huì)開放：建國前形成的檔案，自《檔案法》實(shí)施之日起向社會(huì)開放；建國后形成的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會(huì)開放；經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開放。上述所列的檔案中涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其它到期不能開放的檔案，其開放時(shí)間可以延長至50年；滿50年開放仍有可能對國家重大利益造成損失的，可以繼續(xù)延期開放。中國公民和組織利用檔案，分為三個(gè)層次：一是持有介紹信、身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案；二是利用檔案館保存的尚未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意；三是利用尚未向檔案館移交的檔案，須經(jīng)檔案保存單位的同意。

構(gòu)建全方位的檔案資源收集體系。一是依法進(jìn)行收集。二是積極向社會(huì)征集檔案。如西湖叢書的編纂，就將目光投向社會(huì)和民間，這也是一種有益的嘗試。三是建立電子文件歸檔制度。結(jié)合電子公文的推行和政府OA系統(tǒng)的運(yùn)行，將電子文件的歸檔納入機(jī)關(guān)檔案管理的基本內(nèi)容。四是開拓網(wǎng)上檔案收集途徑。目前各部門很多文件都上網(wǎng)，這為網(wǎng)上收集檔案提供了條件，檔案部門應(yīng)有專門人員瀏覽各部門的網(wǎng)頁，擇取有關(guān)的文件資料、檔案信息，轉(zhuǎn)錄到自己的數(shù)據(jù)庫中，以便存儲(chǔ)和提供利用。五是試行現(xiàn)場收集檔案方法。在特定的情況下，到事件發(fā)生的現(xiàn)場，把事物的形態(tài)，事情發(fā)生、發(fā)展的過程及其人物的主要活動(dòng)等記錄下來，真正掌握第一手的資料。六是構(gòu)建檔案資源收集保障體系。建議財(cái)政設(shè)立檔案征集專項(xiàng)資金，用于征集事關(guān)我市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的重要文獻(xiàn)、檔案；同時(shí)設(shè)立專門的檔案征集或捐贈(zèng)渠道，便于社會(huì)檔案的有效收集。

第四篇：秘書論文資料

秘書工作內(nèi)容廣、任務(wù)雜、服務(wù)性強(qiáng)等特點(diǎn)對從業(yè)人員的素質(zhì)提出了很高要求。尤其是高校秘書更應(yīng)注重個(gè)人素質(zhì)的提升，因?yàn)榇髮W(xué)校園思想活躍，多元文化交融，高校秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在政治素質(zhì)方面應(yīng)具有高度的政治敏感性，較高的理論、政策水平，較強(qiáng)的法律意識和全心全意為人民服務(wù)的思想。除此之外，還應(yīng)具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要秘書因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)、地位和職能的特殊性，在工作過程中會(huì)產(chǎn)生各種心理障礙和壓力。探討消解秘書人員的心理障礙和壓力的辦法，培養(yǎng)他們良好的心理素質(zhì)，保持良好的心態(tài)，對秘書人員的工作和生活具有重要意義。

秘書的心理障礙會(huì)給秘書的行為帶來消極影響。如何克服這些心理障礙，加強(qiáng)自我心理調(diào)節(jié)是做好秘書工作的基本前提。

一、由于缺泛交往的實(shí)踐鍛煉，另一方面既希望交往，又對進(jìn)行交往缺泛信心和勇氣，甚至存在著懼怕心理，這就產(chǎn)生了羞怯心理，它是交往過程中的一種正常的情緒情感反應(yīng)。但是羞怯往往導(dǎo)致記憶衰退、思維混亂、語無倫次，在行為上則表現(xiàn)為退宿、回避、離群和依賴，從而影響秘書的正常交往和工作，并且反過來加劇心理上的矛盾狀態(tài)，形成惡性循環(huán)。秘書羞怯心理的自我調(diào)節(jié)，一是要有正確的認(rèn)識，要把交往作為完善自己人格和實(shí)現(xiàn)職業(yè)活動(dòng)目標(biāo)的重要手段，提高交往的自覺性和主動(dòng)性；二是有意識地從每一次交往中培養(yǎng)自己的交往能力。在交往過程中注意鎮(zhèn)定自若。

二、依賴心理調(diào)節(jié)由于秘書 對工作被動(dòng)型和主動(dòng)性的辯證關(guān)系缺乏認(rèn)識，思想上存

在著惰性，另一方面領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，包攬一切，這就產(chǎn)生了依賴心理；它是一種希望事事依賴他人的消極心理狀態(tài)。例如：有的凡事不做獨(dú)立思考、唯上是從，明智領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)了，也不提出異議；有的凡事都要領(lǐng)導(dǎo)者布置、交代，撥一撥，動(dòng)一動(dòng)，毫無主動(dòng)性可言。秘書依賴心理的自我調(diào)節(jié)，一是要正確把握秘書工作被動(dòng)型和主動(dòng)性的辯證關(guān)系，提高主動(dòng)的自覺性：二是要克服惰性，養(yǎng)成獨(dú)立思考的習(xí)慣：三是工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高自己獨(dú)立辦事的能力，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

三、自負(fù)和自卑心理調(diào)節(jié)由于秘書人員直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者，客觀上容易以“二首長”

自居，自以為了不起，脫離群眾；工作中常常自以為是，自行其事，聽不進(jìn)他人的批評和勸導(dǎo)。這是過高的評價(jià)自我而造成的一種心理失調(diào)。秘書人員尤其是一些學(xué)歷層次較低、缺乏秘書工作經(jīng)驗(yàn)的年輕秘書，在遇到困難和挫折時(shí)，如不能正確對待，往往容易喪失信心，甚至從此一蹶不振，看不到自己的潛能和優(yōu)勢，總覺得不如別人，內(nèi)心變得過于敏感、緊張，遇到問題往往束手無策。一些原來自負(fù)的秘書，一旦面臨重大挫折，也往往從一極端走向另一個(gè)極端，由自負(fù)變?yōu)樽员?。它是過低的評價(jià)自我而造成的一種心理失調(diào)。秘書的自負(fù)和自卑心理的自我調(diào)節(jié)，一是要客觀辯證的評價(jià)自己，既不能過高，也能過低，既要看到自己的長處，也要看到自己的短處；二是尊重他人，虛心誠懇地聽取他人的批評和意見，努力克服自身的缺點(diǎn)；三是正確對待成功與挫折，做到勝不驕，敗不餒；四是充分發(fā)揮自己的潛能，扎扎實(shí)實(shí)的提高自己的實(shí)際工作能力，以出色的工作表現(xiàn)證明自我的價(jià)值，重塑自己的形象。

四、壓抑心理調(diào)節(jié)由于秘書自我是吸納的期望過高，超越了秘書職業(yè)活動(dòng)的許可范圍，表現(xiàn)為不切實(shí)際的幻想，一旦目標(biāo)受挫，就會(huì)感到壓抑；另一方面由于組織

環(huán)境的因素，使秘書都才華得不到應(yīng)有的施展，比如領(lǐng)導(dǎo)者作風(fēng)專制，組織內(nèi)部人際關(guān)

系緊張等等，就會(huì)產(chǎn)生壓抑心理，它是人的心理需求受到環(huán)境限制而得不到滿足時(shí)的一

種心理感受。這種心理一旦形成，輕則情緒低落，行動(dòng)遲緩，工作缺乏主動(dòng)和熱情，重

則情緒沮喪，牢騷滿腹，工作處處被動(dòng)，甚至消極抵觸。秘書壓抑心理的自我調(diào)節(jié)，一

是丟掉好高騖遠(yuǎn)的幻想，端正對秘書職業(yè)活動(dòng)性質(zhì)和特點(diǎn)的認(rèn)識，確定切合實(shí)際的期望

目標(biāo)，規(guī)范自己的行為；二是要正確認(rèn)識和把握周圍的環(huán)境，提高適應(yīng)和改造環(huán)境的能

力。要學(xué)會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)者交往，爭取領(lǐng)導(dǎo)者的理解和支持；要積極處理好人際關(guān)系，改善自

己的工作環(huán)境，為發(fā)揮自己的聰明才智創(chuàng)造條件；三是采取恰當(dāng)?shù)姆绞奖憩F(xiàn)自己的才華

以便得到周圍環(huán)境的認(rèn)同。

五、過于焦慮心理調(diào)節(jié)由于秘書的工作負(fù)擔(dān)過重，工作節(jié)奏緊張，競爭激烈，秘書難以適應(yīng)；另一方面秘書缺乏自信，工作缺少計(jì)劃性和條理性，或者雖有計(jì)劃但缺

少彈性和余地，在計(jì)劃執(zhí)行中不善于靈活應(yīng)變，當(dāng)工作進(jìn)展不大或目標(biāo)受挫后，焦慮心

理表油然而生。它是一種緊張不安，急躁憂郁的表現(xiàn)狀態(tài)。秘書過于焦慮心理的自我調(diào)

節(jié)，一是要增強(qiáng)自信心，樹立堅(jiān)定頑強(qiáng)的意志，正視困難，敢于競爭；二是安排工作要

科學(xué)合理，定計(jì)劃要留有余地，工作時(shí)既要有條不紊，又要靈活應(yīng)變，努力提高工作效

率；三是凡事一旦遭受挫折時(shí)，能夠有足夠的思想準(zhǔn)備。

六、厭煩心理調(diào)節(jié)由于秘書事務(wù)活動(dòng)的繁瑣性、單調(diào)性和重復(fù)性；另一方面秘

書缺乏崇高的職業(yè)理想，把秘書工作當(dāng)做權(quán)宜之計(jì)，或者從根本上輕視秘書工作，就會(huì)

產(chǎn)生厭煩心理。這是心理疲勞的一種情緒表現(xiàn)。它會(huì)使秘書的注意力分散，記憶力衰退，精神疲憊，工作頻頻出錯(cuò)。秘書厭煩心理的自我調(diào)節(jié)，一是要確立崇高的職業(yè)理想和正

確的職業(yè)態(tài)度，熱愛秘書崗位，愿為秘書事業(yè)貢獻(xiàn)自己的才智和年華；二是科學(xué)安排工

作時(shí)間，注意勞逸結(jié)合，努力減輕心理疲勞；三是善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作方

法，給枯燥泛味的事務(wù)性工作注入生機(jī)和活力。

第五篇：秘書四級資料

51、Word2003啟動(dòng)操作：

①“開始”菜單;

②單擊“開始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設(shè)置文件的存儲(chǔ)路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標(biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動(dòng)。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo)

④要選定整個(gè)文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動(dòng)即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復(fù)制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整;

②使用對話框進(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列”)選項(xiàng)卡，精確調(diào)整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，可以打開頁面設(shè)置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項(xiàng)卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。

58、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實(shí)際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)打開一個(gè)新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區(qū)域)

有時(shí)需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數(shù)據(jù)輸入

①輸入文字：Excel默認(rèn)單元格寬度是8個(gè)字符寬(4個(gè)漢字)，如果輸入文字超過默認(rèn)寬度，就會(huì)溢出到右邊的單元格內(nèi)

注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時(shí)，在其前加上單引號。

輸入文本字符靠左對齊，如是數(shù)字則靠右對齊。

②輸入數(shù)字：Excel將自動(dòng)使用科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

注意：輸入數(shù)字時(shí)，數(shù)據(jù)中的單個(gè)句號將會(huì)被作為小數(shù)點(diǎn)處理，正號會(huì)被忽略，負(fù)數(shù)前加“-”號或用圓括號括起來。

③輸入日期和時(shí)間

a、時(shí)間格式Excel自動(dòng)為24時(shí)，12時(shí)需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時(shí)間中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”確認(rèn)輸入;“Tab”指向右邊的單元格

⑤清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

61、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設(shè)置選項(xiàng)卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗(yàn)方式，如“小數(shù)”。

④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。

63、移動(dòng)、復(fù)制工作表：在同一個(gè)工作簿移動(dòng)工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)。

注意：如果在拖動(dòng)前按住“Ctrl”鍵，將會(huì)復(fù)制一張工作表。

64、關(guān)閉：Excel中同時(shí)打開了多個(gè)工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時(shí)，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數(shù)字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個(gè)區(qū)域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)卡，在“分類”下拉列表選擇一項(xiàng)，比如“數(shù)值”。

③在右側(cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。

66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點(diǎn)出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對話框”設(shè)置自動(dòng)折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。

67、處理標(biāo)題

在Excel中這一功能的實(shí)現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實(shí)現(xiàn)。步驟：按實(shí)際寬度選擇要居中的標(biāo)題，單擊 即可。

67、行列高

①Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。

②自動(dòng)調(diào)整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對地址(Excel2000默認(rèn)狀態(tài))，絕對地址、混合地址、三維地址。

70、自動(dòng)求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動(dòng)求和∑，用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認(rèn)”即可。

71、數(shù)據(jù)排序：

⑴使用“排序”對話框進(jìn)行排序

①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格;

②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令;

③單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個(gè)排序字段，在右邊選項(xiàng)按鈕中選中“升序”或“降序”;

④在“次要關(guān)鍵字”中選定一個(gè)排序字段，右邊選“升/降序”;

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個(gè)帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。

73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時(shí)要使用備注?？梢酝蟿?dòng)該窗格的邊框以擴(kuò)大備注區(qū)域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)一張新幻燈片，同時(shí)右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿?wù)窗格。

75、頁面設(shè)置步驟：

①打開要進(jìn)行頁面設(shè)置和打印的幻燈片;

②單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令;

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應(yīng)的“寬度”和“高度”。在“方向”選項(xiàng)區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令(打開“打印對話框”)，可設(shè)置打印機(jī)類型、打印范圍和內(nèi)容。

②單擊“確定”

77、應(yīng)用和更好模板的具體步驟：

①打開要應(yīng)用設(shè)計(jì)模板的演示文稿;

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”，在右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格(如已打開“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格并顯示有配色方案或動(dòng)畫方案，請單擊“設(shè)計(jì)模板”);

③在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計(jì)模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設(shè)計(jì)模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對話框。

③在對話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時(shí)出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對話框，在對話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片;

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對話框”。

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動(dòng)幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動(dòng)條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵

82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進(jìn)入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。

83、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計(jì)算機(jī)和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。

84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協(xié)議特點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行;二是可路由性，這使得用戶可將多個(gè)局域網(wǎng)連成一個(gè)大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱網(wǎng)絡(luò)適配器。

87、調(diào)制解調(diào)器是用于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是撥號用戶必不可少的設(shè)備只要。

88、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。

局域網(wǎng)(LAN)：辦公室或?qū)嶒?yàn)室(十米級網(wǎng))，建筑物的網(wǎng)(百米級網(wǎng))，校園網(wǎng)(千米級網(wǎng))。廣域網(wǎng)(WAN):城域網(wǎng)(WAN)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)(百公里級)。國家網(wǎng)(千公里級)甚至洲際網(wǎng)(萬公里級)。

89、因特網(wǎng)主要功能：

①數(shù)據(jù)與信息的查詢(網(wǎng)頁瀏覽、資料搜索查詢)

②高速通信服務(wù)(電子郵件、電視電話、電視會(huì)議和文檔傳遞等)

③電子教育(遠(yuǎn)程教育、培訓(xùn)，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等)

④電子娛樂(播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等)

⑤電子購物(網(wǎng)絡(luò)購物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類電子消費(fèi)方式)

⑥各類應(yīng)急信息服務(wù)請求和社會(huì)保障類電子化服務(wù)(遠(yuǎn)程醫(yī)療和會(huì)診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應(yīng)、失物招領(lǐng)、迷失兒童與老人的尋找等)

90、默認(rèn)的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的一個(gè)或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過。

91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務(wù)器發(fā)布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。

頂級域名：機(jī)構(gòu)性域名、地理性域名。

機(jī)構(gòu)性域名：com(營利性商業(yè)實(shí)體)、edu(教育機(jī)構(gòu)或設(shè)施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網(wǎng)絡(luò)資源或組織)、org(非營利性組織機(jī)構(gòu))、firm(商業(yè)或公司)

92、中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)(CERNET)主要服務(wù)于學(xué)校、科研和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及非營利性政府部門。

http:∥004km.cn。

93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內(nèi)容保存為一個(gè)文本文件。

94、脫機(jī)收藏夾步驟：

①打開Web站點(diǎn)，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對話框。

②選中“允許脫機(jī)使用”復(fù)選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機(jī)收藏夾向?qū)А焙喗槠聊?，單擊“下一步”?/p>

③把“下載與該頁連接的1層網(wǎng)頁”改為適當(dāng)?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。

95、電郵地址由一個(gè)字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發(fā)送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕;

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題;

④在文本編輯區(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容;

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會(huì)在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

⑥單擊“發(fā)送”。

98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語言符號(書面、口頭)，把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書職業(yè)特點(diǎn)：①非權(quán)利支配性;②非職責(zé)限定性③認(rèn)同疏導(dǎo)性

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或()后面加“文件”組成。

A.統(tǒng)稱

B.簡稱

C.規(guī)范化簡稱

D.稱謂

【答案】C

2.發(fā)文字號位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.紅色反線的作用在于把()與主體部分隔開。

A.眉首

B.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

C.發(fā)文字號

D.版記

【答案】A 251、違約責(zé)任是指合同當(dāng)事人沒有履行或者沒有按照合同約定履行義務(wù)所應(yīng)承擔(dān)的民事責(zé)任。

252、承擔(dān)違約責(zé)任的原則：

合同法對違約責(zé)任采取的是嚴(yán)格責(zé)任原則，即不管主觀上是否有過錯(cuò)，只要不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定，除不可抗力可以免責(zé)外，都要承擔(dān)違約責(zé)任。

253、承擔(dān)違約責(zé)任的方式：①支付違約金;②支付賠償金;③要求繼續(xù)履行;④修理、更換、重作、退貨和減少價(jià)款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取補(bǔ)救措施的合理費(fèi)用。

254、我國于1993年9月2日通過了《中華人民共和國反不當(dāng)競爭法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正當(dāng)競爭法基本原則包括自愿、公平、平等、誠實(shí)信用、遵守公認(rèn)商業(yè)道德以及不得濫用競爭權(quán)利等。

256、限制競爭行為表現(xiàn)為：①濫用優(yōu)勢地位限制競爭行為;②濫用行政權(quán)利;③不當(dāng)搭售行為;④串通投標(biāo)行為。

257、濫用優(yōu)勢地位限制競爭行為表現(xiàn)為：

①濫用行政權(quán)力限定他人購買其指定的經(jīng)營者的商品。

②濫用權(quán)力限制其他經(jīng)營者正常的經(jīng)營活動(dòng)。

③濫用行政權(quán)力限制外地商品進(jìn)入本地市場，或本地商品流向外地市場。

259、不正當(dāng)競爭行為的要領(lǐng)和特征：

①不正當(dāng)競爭行為的主體是經(jīng)營者;

②不正當(dāng)競爭行為是違法行為;

③不正常競爭行為侵害的客體是其他經(jīng)營者的合法權(quán)益和正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序。

260、不正當(dāng)競爭行為類別：①假名冒牌行為;②商業(yè)賄賂行為;③虛假宣傳行為;④侵犯商業(yè)秘密行為;⑤低價(jià)傾銷行為;⑥不正當(dāng)有獎(jiǎng)銷售行為;⑦詆毀商譽(yù)行為。

261、假名冒牌表現(xiàn)：

①假冒他們注冊商標(biāo);②擅自使用知名品牌特有名稱、包裝;③擅自使用他們企業(yè)名稱或姓名;④在商品上偽造或冒用認(rèn)證標(biāo)志。

262、可以以明示方式給對方折扣，可以中間人傭金，但必須如實(shí)入帳。

263、下列情形不屬于不正當(dāng)競爭行為：

①銷售鮮活商品;

②處理有效期限將至商品或其他積壓商品;

③季節(jié)性降價(jià);

④因清償債務(wù)、轉(zhuǎn)產(chǎn)、歇業(yè)降業(yè)銷售商品。

264、監(jiān)督檢查部門職權(quán)：①詢問權(quán);②查詢復(fù)制權(quán);③檢查權(quán);④處罰權(quán)。

265、可以查詢、復(fù)制與不正當(dāng)競爭形為有關(guān)的協(xié)議、帳冊、單據(jù)、文件、記錄、業(yè)務(wù)函電和其他資料。

266、不正當(dāng)競爭行為的法律責(zé)任：①民法責(zé)任;②行政責(zé)任;③刑法責(zé)任。

267、行為責(zé)任包括：①強(qiáng)制行為人停止不正當(dāng)競爭行為;②沒收非法所得;③處以罰款;④吊銷營業(yè)執(zhí)照。

268、勞動(dòng)適用于：

①國家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的工勤人員。

②實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)組織的非工勤人員。

③其他通過勞動(dòng)合同與國家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體建立勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者。

勞動(dòng)法不適用于：公務(wù)員和比照公務(wù)員制度的事業(yè)組織和社會(huì)團(tuán)體的工作人員，以及農(nóng)村勞動(dòng)者(鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工和進(jìn)城務(wù)工、經(jīng)商的農(nóng)民除外)、現(xiàn)役軍人、家庭保姆、在中國境內(nèi)享有外交特權(quán)和豁免權(quán)的外國人等。

269、勞動(dòng)就業(yè)原則：①平等就業(yè)原則;②雙向選擇原則;③照顧特殊群體人員就業(yè)原則;④禁止雇用童工原則。

270、勞動(dòng)法規(guī)定，對殘疾人、少數(shù)民族人員、退出現(xiàn)役的軍人的就業(yè)實(shí)行特殊政策，給予特別保護(hù);禁止用人單位招用未滿16周歲的成年人，文藝、體育和特種工藝單位招用未滿16周歲的文藝工作者、運(yùn)動(dòng)員和藝徒時(shí)，須報(bào)經(jīng)縣級以上(含縣級)勞動(dòng)行政部門批準(zhǔn)，并保障其接受義務(wù)教育的權(quán)利。

271、勞動(dòng)合同特征：

①勞動(dòng)合同的主體一方是勞動(dòng)者，另一方是用人單位;

②勞動(dòng)合同的內(nèi)容具有權(quán)利和義務(wù)的統(tǒng)一性和對應(yīng)性;

③勞動(dòng)合同的客體是勞動(dòng)力;

④勞動(dòng)合同是要式、有償合同。

272、勞動(dòng)合同內(nèi)容：

①勞動(dòng)合同的期限

②工作內(nèi)容

③勞動(dòng)保護(hù)和勞動(dòng)條件

④勞動(dòng)報(bào)酬

⑤勞動(dòng)紀(jì)律

⑥勞動(dòng)合同終止的條件

⑦違反勞動(dòng)合同的責(zé)任

272、勞動(dòng)合同期限：固定、無固定、完成一定工作。

試用期最長不得走過6個(gè)月。

201、已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存5年;保存期滿，報(bào)經(jīng)國稅機(jī)關(guān)查驗(yàn)后可以銷毀。

202、對與發(fā)票案件有關(guān)情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復(fù)制。

203、增值稅專用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標(biāo)記、無色熒光防偽標(biāo)記3項(xiàng)防偽標(biāo)記組成。

204、稅收分類：

⑴以課稅對象為標(biāo)準(zhǔn)：

① 流轉(zhuǎn)稅;②所得稅;

③行為稅(對某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅)

⑵以計(jì)稅標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)：

①從量稅(以課稅對象的實(shí)物量為計(jì)稅依據(jù))

②從價(jià)稅(以課稅對象的價(jià)值量為計(jì)稅依據(jù))

205、增值稅是我國第一大稅種。

206、文化體育業(yè)(文化業(yè)、體育業(yè))：3%;娛樂業(yè)(歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺球、高爾夫球、保齡球、游藝)：5%-20%

207、企業(yè)所得稅33%(原)。2008年1月1日起，國企、外企稅率25%，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)15%。

208、個(gè)人所得稅征稅對象：①工資、薪金所得;②勞務(wù)報(bào)酬所得;③稿酬所得;④儲(chǔ)蓄存款利息、股息、紅利所得;⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進(jìn)稅率;勞務(wù)報(bào)酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會(huì)保險(xiǎn)具有強(qiáng)制性、保障性、福利性和普遍性的特點(diǎn)。職工在試用期內(nèi)也應(yīng)享有保險(xiǎn)。

210、養(yǎng)老保險(xiǎn)的享受待遇：累進(jìn)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)15年以上，并達(dá)到法定退休年齡，可以享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇。我國的失業(yè)保險(xiǎn)制度屬于強(qiáng)制性失業(yè)保險(xiǎn)制度。醫(yī)療保險(xiǎn)具有社會(huì)保險(xiǎn)的基本特征外，還具有公平性、信息不對稱性和費(fèi)用結(jié)算方式的復(fù)雜性。

211、工傷保險(xiǎn)制度的實(shí)施原則：無責(zé)任補(bǔ)償原則;因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的原則;風(fēng)險(xiǎn)負(fù)擔(dān)、互助互濟(jì)原則;個(gè)人不交費(fèi)原則;補(bǔ)償與預(yù)防、康復(fù)相結(jié)合原則;直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失相區(qū)別的原則;一次性補(bǔ)償與長期補(bǔ)償相結(jié)合原則。

212、無責(zé)任補(bǔ)償原則，又稱無過失補(bǔ)償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無論事故責(zé)任在誰，都應(yīng)及時(shí)對受傷者進(jìn)行無條件的一定經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因工受傷是勞動(dòng)者為他人和社會(huì)做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會(huì)做出的犧牲。直接經(jīng)濟(jì)損失指因工受傷者的第一職業(yè)的勞動(dòng)報(bào)酬，這是工傷保險(xiǎn)的內(nèi)容。

213、工傷認(rèn)定申請(合同期內(nèi))提供材料：

初次治療診斷書或住院病歷、職業(yè)病診斷證明(原件、復(fù)印件各一份)、交通事故需提供交通大隊(duì)的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復(fù)印件、有效期內(nèi)的勞動(dòng)合同原件。

214、《住房公積金管理?xiàng)l例》規(guī)定：單位錄用職工，應(yīng)當(dāng)自錄用之日起30日內(nèi)到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工 住房公積金賬號的設(shè)立或者轉(zhuǎn)移手續(xù);新參加工資的職工從參加工資的存第二個(gè)月開始繳的住房公積金，月繳存余額為職工本人當(dāng)月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內(nèi)的存儲(chǔ)余額：

①購買、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動(dòng)能力，并與單位終止勞動(dòng)關(guān)系的。

④出境定居的。

⑤償還購房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的

216、按股票持有者可分為國家股、法人股、個(gè)人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價(jià)格優(yōu)先、時(shí)間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國內(nèi);B股：外國人，外幣;H股：香港股市;F股：海外市場。

218、中國人民銀行下設(shè)：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)、國家外匯管理局。

219、我國的中央銀行是中國人民銀行，其全部資產(chǎn)屬國家所有，是非營利機(jī)構(gòu)。

220、我國的商業(yè)銀行大體分為國有獨(dú)資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會(huì)經(jīng)濟(jì)政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國組建了3家政策性銀行，即國家開發(fā)銀行、中國進(jìn)出口銀行、中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行。

222、非銀行金融機(jī)構(gòu)主要是保險(xiǎn)公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計(jì)算方法分為單利和復(fù)利計(jì)算法兩種。我國除活期存款帶有一定的復(fù)利性質(zhì)，其余各類存款均按單利計(jì)算。利息率=利息額/本金額×100%。國外司慣用年利率，我國習(xí)慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標(biāo)價(jià)法、簡接標(biāo)價(jià)法、美元標(biāo)價(jià)法。

226、直接標(biāo)價(jià)法是指以一定單位的外國貨幣為基礎(chǔ)，將其折合為一定數(shù)額的本國貨幣的標(biāo)價(jià)方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標(biāo)價(jià)法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標(biāo)價(jià)法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。

228、公司的資本包括注冊資本、發(fā)行資本、認(rèn)購資本和實(shí)繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔(dān)責(zé)任，公司以其全部資產(chǎn)對公司的債務(wù)承擔(dān)責(zé)任的其余法人。有限責(zé)任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權(quán)利證書稱為出資證明書。有限責(zé)任公司的股東有最高人數(shù)限制。

230、有限責(zé)任公司的設(shè)立條件：

①股東符合法定人數(shù)，有限責(zé)任公司由50人以下股東共同出資設(shè)立。②有限責(zé)任公司注冊資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊資本的20%。

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)、土地使用權(quán)等作價(jià)出資。

232、有限責(zé)任公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東會(huì)是公司的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，每年至少召開一次。

②董事會(huì)(執(zhí)行董事)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會(huì)成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。

③監(jiān)事會(huì)：監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不少于3人。監(jiān)事會(huì)應(yīng)當(dāng)包括股東代表和適當(dāng)比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級管理人員不得兼任監(jiān)事。

233、股權(quán)轉(zhuǎn)讓：

公司法不允許股東向公司轉(zhuǎn)讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉(zhuǎn)讓股份。股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓其出資時(shí)，必須經(jīng)全體股東過半數(shù)同意;不同意轉(zhuǎn)讓的股東應(yīng)該購買給轉(zhuǎn)讓的出資，否則視為同意轉(zhuǎn)讓;對于經(jīng)同意轉(zhuǎn)讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購買權(quán)。

234、一人有限責(zé)任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對公司承擔(dān)責(zé)任。

⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒有最高人數(shù)限制。

⑷股份有限公司的設(shè)立程序較為復(fù)雜。

236、設(shè)立股份有限公司，應(yīng)當(dāng)有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊資本的最低限額500萬元人民幣。

237、股份有限公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)每年召開一次年會(huì)。召開股東大會(huì)，應(yīng)當(dāng)將會(huì)議審議的事項(xiàng)于會(huì)議召開20日以前通知各股東。

②董事會(huì)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)關(guān)，其成員為5人-19人。

③監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3 238、股份發(fā)行原則：必須同股同權(quán)、同股同利。股票發(fā)行價(jià)價(jià)格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉(zhuǎn)讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓;公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應(yīng)向公司申報(bào)所持有的本公司的股份，并在任職期內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設(shè)合并。公司應(yīng)當(dāng)自做出合并決議起10日內(nèi)通知債權(quán)人，并于30日內(nèi)在報(bào)紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財(cái)產(chǎn)在分別支付清算費(fèi)用、職工的工資、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用和法定補(bǔ)償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務(wù)后剩余財(cái)產(chǎn)。

242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定(不在合同法之內(nèi))。

243、合同類別：

①根據(jù)合同的成立是否以交付標(biāo)的物為成立條件，可分為諾成性合同與實(shí)踐性合同

②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244、合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠實(shí)、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當(dāng)事人以訂立合同為目的，向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出合同條件，希望對方當(dāng)事人接受的意思表示。構(gòu)成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。

②要約的內(nèi)容必須具體、確定。

③要約中應(yīng)當(dāng)明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。

246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費(fèi)用、準(zhǔn)備履行所支出的費(fèi)用、喪失與第三人另訂合同的機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的損失。

247、合同法規(guī)定下列免責(zé)條款無效：

①造成對方人身傷害的;

②因故意或者重大過失造成對方財(cái)產(chǎn)損失的。

248、合同內(nèi)容約定不明時(shí)合同的履行：

①質(zhì)量要求不明確的，按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行、沒有國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的特定標(biāo)準(zhǔn)履行。

②價(jià)格或者報(bào)酬不明確的，按照訂立合同時(shí)履行地的市場價(jià)格履行，依法應(yīng)當(dāng)執(zhí)行政府定價(jià)或者政府指導(dǎo)價(jià)的，按照規(guī)定履行。

249、合同履行擔(dān)保方式有定金、保證、抵押、質(zhì)押和留置。

250、合同的轉(zhuǎn)讓：①合同權(quán)利的轉(zhuǎn)讓;②合同義務(wù)的轉(zhuǎn)移;③合同權(quán)利和義務(wù)一并轉(zhuǎn)讓。簡報(bào)的特點(diǎn)：簡 快 新 實(shí)

簡報(bào)的類型：(1)會(huì)議簡報(bào)(2)動(dòng)態(tài)簡報(bào)(3)工作簡報(bào)

簡報(bào)結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)核

簡報(bào)秘密等級寫在報(bào)頭左上角，字?jǐn)?shù)一般控制在1000字以內(nèi)，不超過2000字

意向書的特點(diǎn)： 協(xié)商性 靈活性 簡略性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

訂貨單特點(diǎn)：協(xié)約性 嚴(yán)肅性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

商品說明書：真實(shí)性 科學(xué)性 條理性 通俗性

設(shè)計(jì)注意：(1)如實(shí)介紹 真實(shí)可信(2)抓住特征 突出個(gè)性(3)語言簡潔 通俗明了

(4)設(shè)計(jì)新穎 美觀大方

報(bào)告特點(diǎn)： 匯報(bào)性 陳述性

報(bào)告與請示的區(qū)別：(1)性質(zhì)要求不同，報(bào)告不用有明確回復(fù)，請示必須得到明確回復(fù)

(2)行文時(shí)限不同，請示必須事前。(3)請示必須一文一事，且請批對應(yīng)(4)請示需逐級請示，語氣溫和謙恭

會(huì)議紀(jì)錄特點(diǎn)：真實(shí)性 資料性

商務(wù)接待

接待規(guī)格：高規(guī)格 低規(guī)格 對等

高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好 對等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層

接待計(jì)劃內(nèi)容：接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 工作人員

經(jīng)費(fèi)預(yù)算由接待規(guī)格 人員數(shù)量 活動(dòng)內(nèi)容確定

接待計(jì)劃的制訂由接待規(guī)格制約

接待計(jì)劃草訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，日程安排后與來訪者進(jìn)行溝通

制訂接待計(jì)劃首先要了解客人身份與來訪目的。

影響接待規(guī)格的因素：(1)雙方關(guān)系(2)突然變化(3)上次接待標(biāo)準(zhǔn)

座次高低由司機(jī)身份決定

司機(jī)如是專職司機(jī)，上座為后排右座

話別時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)為宜

接待計(jì)劃主要項(xiàng)目：(1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

制訂計(jì)劃注意：(1)執(zhí)行規(guī)章制度(2)適應(yīng)來賓生活習(xí)慣(3)做好保密工作

溝通工作特點(diǎn)：(1)非權(quán)利支配性(2)非職責(zé)限定性(3)認(rèn)同疏導(dǎo)性

溝通類型：(1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機(jī)器溝通(4)組織之間溝通

秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網(wǎng)絡(luò)溝通優(yōu)勢：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即時(shí)性強(qiáng)(3)有安全感

制約性：(1)語言存在歧義(2)橫向溝通擴(kuò)展張 縱向溝通弱化

尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關(guān)鍵

溝通目標(biāo)：(1)說明事物(2)表達(dá)感情(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

與客戶溝通原則：(1)區(qū)分到訪客戶是多次還是首次(2)區(qū)分內(nèi)部外部客戶

橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強(qiáng)合作，減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會(huì)議 面談

備忘錄 報(bào)告

橫向溝通的障礙(1)溝通技術(shù)存在障礙(2)心理活動(dòng)障礙(3)不善傾聽，草率評判(4)表達(dá)理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動(dòng)管理 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部統(tǒng)一

下行溝通形式：政策 報(bào)告 信函 備忘錄 談話 會(huì)議 傳真

上行溝通形式：建立系統(tǒng) 申訴請求 員工座談會(huì)

上行溝通作用：(1)提供員工參與管理的機(jī)會(huì)(2)減少因誤解造成的損失(3)營造民主式管理氛圍(4)緩解工作壓力

下行溝通策略：(1)制訂針對性溝通(2)精簡環(huán)節(jié)(3)減輕分流溝通任務(wù)(4)提倡簡約(5)啟用反饋(6)多介質(zhì)組合

多介質(zhì)組合是最簡單最主要的方法

溝通重點(diǎn)：(1)企業(yè)員工(2)危機(jī)中受害者(3)新聞媒體

危機(jī)認(rèn)定：(1)團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執(zhí)行不力，隱患增多

對策：(1)反應(yīng)迅速機(jī)敏(2)強(qiáng)調(diào)共同基礎(chǔ)(3)建立危機(jī)小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調(diào)查

需要搜集文件是會(huì)前會(huì)中會(huì)后產(chǎn)生分發(fā)的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ)（2）保持了歷史聯(lián)系，便于查找利用（3）保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進(jìn)程（4）保護(hù)了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保證了工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務(wù)性 臨時(shí)性 無查考價(jià)值的文件 草稿 修改稿 會(huì)議主要文件如 領(lǐng)導(dǎo)講話 結(jié)論 決議 報(bào)告單獨(dú)立卷，大會(huì)發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地區(qū)立卷 通知來往文書 按時(shí)間立卷

大會(huì)文件按重要程度和時(shí)間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審

清理方法：收銷帶存

會(huì)議文件保管分為長期 短期 永久三種

會(huì)議文件整理注意及時(shí)完整，會(huì)議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)

注意：正確區(qū)分保管期限

辦理好移交手續(xù)

會(huì)議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的文件

會(huì)議紀(jì)要的種類：（1）辦公會(huì)議紀(jì)要（2）工作會(huì)議紀(jì)要（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（4）研討會(huì)議紀(jì)要

擬寫要求：（1）實(shí)事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級 印發(fā)范圍根據(jù)其會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來確認(rèn)。絕密會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo)

會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算：（1）會(huì)議擬定開支預(yù)算（2）準(zhǔn)備專用賬冊（3）對開支進(jìn)行詳細(xì)記錄（4）會(huì)后按預(yù)算決算（5）遵循勤儉節(jié)約原則

催辦要求：準(zhǔn)確及時(shí)到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業(yè)務(wù)范圍明確專一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé) 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會(huì)議決議由牽頭部門負(fù)責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身形成決定交由秘書部門和指定單位

催辦方式：（1）發(fā)文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦

電話催辦快速方便，可直接找當(dāng)事人，可進(jìn)行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費(fèi)精力

對于難辦事項(xiàng)可以采用會(huì)議催辦

傳達(dá)落實(shí)要求：（1）迅速果斷 保證質(zhì)量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創(chuàng)造性落實(shí)

瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

娛樂活動(dòng)分為觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目

制定方案時(shí)注意：（1）安排好人員（2）參觀地點(diǎn)檢查（3）提前預(yù)定好門票（4）人數(shù)過多時(shí)，可外包旅行社

在制定接待計(jì)劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

預(yù)定餐廳時(shí)注意：事項(xiàng)確定好時(shí)間 地點(diǎn) 宴請人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時(shí)考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環(huán)境是否優(yōu)雅

正式宴請晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來確定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點(diǎn)大小

撰擬出國申請內(nèi)容：（1）路線（2）時(shí)間（3）地點(diǎn)（4）交通工具（5）具體事項(xiàng)（6）備注

辦理護(hù)照的相關(guān)證件：（1）任務(wù)批件（2）政審批件（3）邀請書（4）2寸免冠照

申辦簽證的途徑：（1）我國大使館和領(lǐng)事館（2）權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)（3）目的國使館

商務(wù)旅行制訂程序：（1）制訂計(jì)劃（2）制訂旅程表（3）準(zhǔn)備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護(hù)照 黃皮書 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購機(jī)票

準(zhǔn)備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準(zhǔn)備隨身用品（4）準(zhǔn)備文件 相關(guān)證件

（5）做好旅行安排（6）注意時(shí)差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優(yōu)先采用光線 通風(fēng) 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預(yù)留充分空間（5）常用設(shè)備檔案置于使用者附近背對背放置檔案柜（6）設(shè)置休息區(qū)

光線應(yīng)來自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督

協(xié)調(diào)要求：（1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧

內(nèi)部監(jiān)督特點(diǎn)：（1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點(diǎn)（3）是一種內(nèi)部力量的約束

辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對設(shè)備安放提出合理建議

信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息

保密信息內(nèi)容：（1）人事信息（2）財(cái)務(wù)信息（3）產(chǎn)品信息（4）客戶信息

印章和介紹信是對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理

印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章

單位印章是對外行使權(quán)利的標(biāo)志

印章作用：（1）標(biāo)志作用（2）權(quán)威作用（3）法律作用（4）憑證作用

印章使用要求：（1）專人負(fù)責(zé)（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經(jīng)上一級主管單位批準(zhǔn)，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時(shí)選用選定啟用時(shí)間，發(fā)出啟用通知，填寫印?？?/p>

用印時(shí)，蓋印位置保證恰當(dāng)，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應(yīng)于用印申請單分?jǐn)?shù)一致

印章取回銷毀都應(yīng)該有兩人參與

上司交辦事項(xiàng)：（1）會(huì)議通知（2）查問回復(fù)（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（5）上司生活服務(wù)工作

公務(wù)接洽制度（1）崗位責(zé)任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（4）交接班制度（5）保密制度

匯報(bào)技巧：（1）問明情況 及時(shí)報(bào)告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

電話是值班工作中使用最頻繁的工具

快匯匯票由秘書認(rèn)購

零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時(shí)指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用于支付本市交通費(fèi) 郵資 茶點(diǎn)費(fèi) 停車費(fèi)和少量辦公用品費(fèi)

文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)

上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)特點(diǎn)：（1）廣泛性（2）臨時(shí)性 基本特點(diǎn)（3）具體性（4）緊迫性

辦理原則：（1）積極主動(dòng) 千方百計(jì)這是應(yīng)有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音

要點(diǎn)記錄法用于電話 來訪 會(huì)議記錄

詳細(xì)記錄法用于上級重要講話插話發(fā)言，重要會(huì)議討論決議 反應(yīng)問題建議調(diào)查 領(lǐng)導(dǎo)指示

用ABCD法排出工作等級，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內(nèi)容：（1）上司接待信息（2）上司會(huì)議信息（3）上司個(gè)人安排（4）上司私人信息 秘書日志內(nèi)容：（1）上司所需秘書協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應(yīng)作活動(dòng)

注意事項(xiàng)：（1）確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準(zhǔn)確，每天檢查更新（3）熟悉約會(huì)時(shí)間和工作習(xí)慣，每天最早最晚約會(huì)時(shí)間（4）熟悉上司用餐和休息時(shí)間

在安排活動(dòng)時(shí)遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

檢驗(yàn)辦事效率原則：（1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響

復(fù)命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失

（5）正確估計(jì)

庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應(yīng)該超過這個(gè)數(shù)量（2）最小庫存量，當(dāng)余額達(dá)到這個(gè)量時(shí)，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標(biāo)準(zhǔn)

訂購數(shù)量以剩余庫存量為基礎(chǔ)

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標(biāo)簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風(fēng) 有良好照明

選擇供應(yīng)商時(shí)考慮：（1）價(jià)格費(fèi)用(2)質(zhì)量交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內(nèi)容應(yīng)該綜合考慮對象 效果 時(shí)效 費(fèi)用

如何做好會(huì)議記錄：(1)提前抵達(dá)會(huì)場，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀(jì)實(shí)性是重要特征 具體為真實(shí) 準(zhǔn)確 突出重點(diǎn)

會(huì)議簡報(bào)分為報(bào)頭 報(bào)尾 報(bào)核，標(biāo)題要求：簡明 醒目 準(zhǔn)確 生動(dòng) 形式靈活

簡報(bào)要求：(1)真實(shí)準(zhǔn)確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質(zhì)量的體現(xiàn)(4)生動(dòng)活潑

信息分類：按作用分為：(1)與會(huì)者信息(2)指導(dǎo)宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內(nèi)容信息(5)記錄結(jié)果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息

按會(huì)議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內(nèi)部性信息(3)公開性信息

按傳遞方式劃分：(1)講話信息(2)會(huì)議書面信息(3)會(huì)議聲像信息

收集信息要求：齊全 及時(shí) 準(zhǔn)確 有效

確定會(huì)議信息搜集方法：(1)召集開會(huì)(2)提供書面材料(3)個(gè)別約見(4)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)搜集(5)個(gè)別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時(shí)交退

信息反饋方式：口頭 書面 會(huì)議反饋

會(huì)議值班內(nèi)容：電話記錄 接待記錄 值班日志

會(huì)議值班意義：(1)起著溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)上下的作用(2)保證重大事項(xiàng) 指令 精神的及時(shí)傳達(dá)(3)保證會(huì)議順利進(jìn)行(4)代表了會(huì)議工作質(zhì)量(5)直接影響了會(huì)議主辦方的工作效率

值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責(zé)任制度(3)交接班制度

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過會(huì)議日程顯示出來。大中型會(huì)議的議程一般安排開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺，一個(gè)高效的市場管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場地要有良好的設(shè)備配置。

4、場地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場地需求的工作清單，確定會(huì)議場地

4、對會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試吧編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)1、2、3、4、會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場和安排座次

（一）會(huì)場整體布局安排

1、會(huì)場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對的中心。

（4）小型會(huì)場要注意集中和方便。

2、會(huì)場整體布局的類型

（1）較大型會(huì)場的座次安排。

（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場整體布局安排的工作程序

（1）確定會(huì)場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺的座次。會(huì)議主席臺就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

（2）安排場內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。

2）中大型會(huì)場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會(huì)場主席臺中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類型

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。

（二）會(huì)議住宿的常識和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。

（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場。

（2）要發(fā)出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會(huì)嘉賓方面，要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類型

（1）來賓資料：會(huì)議手冊、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

（2）會(huì)議資料：開會(huì)的請示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品

（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會(huì)禮儀。

（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

（2）對會(huì)議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn)。

（3）對會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽設(shè)備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來源于考試吧

（二）檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場視聽設(shè)備。

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責(zé)任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開期間，邀請有關(guān)報(bào)社、電臺、電視臺派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對未知的事實(shí)不要推測。

（5）不要隱瞞事實(shí)真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容（1）會(huì)議描述。

（2）與會(huì)者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會(huì)議記錄。

（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務(wù)。

（8）其他事務(wù)。

（9）下次會(huì)議日期。

（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實(shí)性要求。

1）準(zhǔn)確

2）清楚

3）突出重點(diǎn)

（3）資料性要求

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會(huì)議的簡報(bào)工作 來源于考試吧

1、會(huì)議簡報(bào)的內(nèi)容

會(huì)議簡報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢，更好地對會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡報(bào)的要求

（1）真實(shí)準(zhǔn)確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡報(bào)的工作程序

（1）會(huì)議簡報(bào)的內(nèi)容。

（2）會(huì)議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會(huì)議信息的分類

1、按照會(huì)議信息的作用劃分

（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。

（3）會(huì)議議題性信息。

（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會(huì)議的程序性文件信息。

（7）會(huì)議交流性文件信息。（8）會(huì)議參考性信息。

（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分

（1）保密性會(huì)議信息。

（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。

（3）公開性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分

（1）會(huì)議講話信息。

（2）會(huì)議書面信息。

（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。

（1）責(zé)任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴(yán)格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。

（1）召集開會(huì)。

（2）提供書面材料。

（3）個(gè)別約見。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。

（5）個(gè)別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）反饋會(huì)前信息。

（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書部門對有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議,要本著精簡從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

案例一

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會(huì)上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請制定一個(gè)會(huì)議議程表。

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會(huì)議室舉行。

宣布議程。

說明有關(guān)人員缺席情況。

宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。

東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。

公司銷售人員的招聘和重組。

銷售二部經(jīng)理的人選。

下季度銷售目標(biāo)。

案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開一個(gè)各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點(diǎn)評：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。

案例三

名山公司要召開2003總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來各方面工作的進(jìn)展情況。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫會(huì)議簡報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，她還搜集齊會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。

點(diǎn)評：會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作。

考試吧編輯整理

案例四

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

點(diǎn)評：秘書鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。

案例五

某公司要舉辦成立大會(huì)，請了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會(huì)那

天，來的嘉賓很少。

點(diǎn)評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益

求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。

案例六

某公司舉辦大型服裝新品展銷會(huì)。與會(huì)者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會(huì)即將開始時(shí)，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。

點(diǎn)評：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

案例七

海潮公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書黃嘉正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會(huì)場去找，這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來，告訴她會(huì)議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪??？”于是，便不再管。過了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開了公司。

點(diǎn)評：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。

案例八

在公司召開新聞發(fā)布會(huì)期間，秘書鐘苗與媒體進(jìn)行了良好的溝通。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時(shí)間。發(fā)布會(huì)很成功，媒體的報(bào)道內(nèi)容翔實(shí)，很有說服力，在社會(huì)上引起了較大的反響。

點(diǎn)評：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機(jī)會(huì)與時(shí)間了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供了方便。

案例九 華夏企業(yè)協(xié)會(huì)舉辦了“華夏公司融資操作研討會(huì)”，此次會(huì)議邀請了國內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟(jì)學(xué)家、管理學(xué)家到場發(fā)表演說，各大媒體聞風(fēng)而動(dòng)，齊聚會(huì)場。秘書鄧林負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計(jì)不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時(shí)，無法滿足對方的要求，協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)向她詢問各大媒體對會(huì)議的報(bào)道情況時(shí)，她也沒有做好簡報(bào)收集、留齊各種資料，無法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。點(diǎn)評：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會(huì)議期間，還要及時(shí)做好簡報(bào)收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

案例十

風(fēng)雷公司在2002年末召開了改革企業(yè)管理制度新春座談會(huì)，會(huì)上各個(gè)部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，公司總經(jīng)理在做會(huì)議總結(jié)之前，讓秘書許茹收集會(huì)議各方面的信息，許茹從簡報(bào)、會(huì)議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認(rèn)為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進(jìn)這方面的工作。

點(diǎn)評：許秘書在掌握會(huì)議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應(yīng)擴(kuò)大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書時(shí)，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

點(diǎn)評：秘書在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

開具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦？

公司員工小張去某城市參加全國電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了1600元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開具了發(fā)票。小張回來報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)處說發(fā)票無效不予報(bào)銷，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問題愿意承擔(dān)責(zé)任?？荚嚢删?/p>

輯整理 點(diǎn)評：發(fā)票是報(bào)銷的憑證。發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任

何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。

案例十三

會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。一段時(shí)間以來，某公司的一些會(huì)議決定遲遲得不到落實(shí)，有的部門因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問題持有異議，故意將會(huì)議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開會(huì)，首先對一些問題加以澄清，統(tǒng)一了認(rèn)識，從而疏通了信息決辦

環(huán)節(jié)。

點(diǎn)評：傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書的重要職責(zé)之一。會(huì)后的檢查催辦是會(huì)后工作中不可缺少的重要內(nèi)容?？梢远卮贂?huì)議精神落到實(shí)處。如果落實(shí)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)疏通。