第一篇：會(huì)議準(zhǔn)備

1．會(huì)議的主題和議題

會(huì)議的主題是會(huì)議要研究的問題和要達(dá)到的目的。確定主題時(shí)，一是要結(jié)合本部門或本單位的實(shí)際；二是要有切實(shí)的依據(jù)；三是要有明確的目的。議題則是對(duì)主題的細(xì)化。

2．會(huì)議名稱

會(huì)議名稱分為幾種情況：一是固定的，如董事會(huì)等；二是不固定的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題或議題來定，其中，有的還可以包括時(shí)間、范圍等，如“風(fēng)光旅行有限公司XX年業(yè)務(wù)懇談會(huì)”。

3．會(huì)議議程與日程

會(huì)議主持人根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)情況確定；發(fā)言人根據(jù)議題確定；議題順序即是議程產(chǎn)生的主要形式。編制會(huì)議議程表時(shí)要注意：了解一般事物習(xí)慣性順序，也要注意本單位有無對(duì)會(huì)議議程順序的相關(guān)規(guī)定；將同類議題盡可能集中排列；保密性強(qiáng)的議題要放在后面。日程一般采用表格形式或簡短文字，將會(huì)議按每天上午、下午和晚上3個(gè)單元時(shí)間安排，并將會(huì)議議題具體化。

4．選擇會(huì)址

選擇合適的會(huì)址是會(huì)議成功召開的重要保證。選擇時(shí)要考慮：租金是否合理；環(huán)境是否安靜；交通是否便利；大小是否適當(dāng)，即要與會(huì)議規(guī)模和主題相符，一般每人平均應(yīng)有2～3m的活動(dòng)空間，若會(huì)期長一些，場地可大一些；設(shè)備是否齊全；停車是否方便等。

第二篇：會(huì)議準(zhǔn)備

1、確定會(huì)場，定會(huì)議室。

2、確定會(huì)議通知，發(fā)通知。

3、領(lǐng)會(huì)議需要用品。

4、籌備會(huì)：工作安排（專家接送及住宿、餐劵、出入通行證、條幅引導(dǎo)牌）、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)、主持詞、講話稿。

5、制作桌盤、講義。

6、代表住宿確定人數(shù)。

7、講義、資料裝袋。

8、廠家展架擺放

第三篇：會(huì)議準(zhǔn)備416

會(huì)議準(zhǔn)備

一、劉校長布置考務(wù)工作

二、楊校長布置安全后勤工作1打著肚子鼻子流血、2張揚(yáng)

翻墻外出、學(xué)生幫助撒謊，3、六年級(jí)學(xué)生翻墻外出（勸退）

4、三樓窗戶推掉、5、一年級(jí)翻窗戶

6、踩踏、倒掉

三、朱校長講話：

各位老師：

上次會(huì)上我講過一個(gè)觀點(diǎn)，我校師生來自農(nóng)村，卻要把學(xué)校創(chuàng)辦成縣域名校（縣級(jí)小學(xué)中知名），觀念必須有一個(gè)大的提升，這個(gè)美好的愿望才能迅速實(shí)現(xiàn)。也許有人不以為然，認(rèn)為這不可能。其實(shí)，夢想有多遠(yuǎn)，道路就會(huì)有多長，只有想不到，沒有做不到。星期天，我在看一本書叫《生命常青》，書中一句話很精典：心小事大、心大事小。如果你常因一件小事而煩惱，說明你心眼太小了；如果你心中裝著“創(chuàng)建縣域名?！钡膲粝耄齑蟮睦щy在你眼中也就變小了。

我聽到了一些教師的抱怨聲：我是來教學(xué)的，不是來打飯的，不是來打掃廁所的。調(diào)課時(shí)，每節(jié)給3元，不干，我教好自己的課就好了。還有老師問：我是看課，還是上課？甚至上體育吧？造成空課，處理了2人。

同志們，我們是教育工作者，不是教書匠，我們的職責(zé)不僅僅是教書，保證孩子的健康成長、創(chuàng)建優(yōu)美的校園環(huán)境也是我們的責(zé)任。教師必須有合作意識(shí)和奉獻(xiàn)精神。教師是兒童靈魂的工程師，首先應(yīng)有一顆溫暖包容的心。給3元不能代，給6元就能代，這是教師的恥辱，也是教育的悲哀。我也想多給錢，但必須得有錢啊。

錢從何來，靠質(zhì)量靠品牌，靠全體教師的心氣和汗水。

一個(gè)團(tuán)隊(duì)，是否卓越不在于領(lǐng)導(dǎo)有多優(yōu)秀，而在于這個(gè)團(tuán)隊(duì)是否有共同的價(jià)值追求。我們新校區(qū)的明天會(huì)是什么樣？你想了嗎？你是怎么想的？你敢想了嗎？你的夢想有多高有多遠(yuǎn)？你的想法就決定了你的心氣，你的心氣左右著你的行為。

我的想法是：暑假前爭取空調(diào)，暑假后爭取微機(jī)。暑假后要達(dá)到18個(gè)班，全托生500人。但班級(jí)人數(shù)控制在60人以下。同時(shí)突出英語特色。進(jìn)行高效課堂改革、創(chuàng)建書香校園、培養(yǎng)一支優(yōu)秀的班主任隊(duì)伍。最低的想法是：安全不出事、洗手間很整潔、桌凳很整齊、師生吃得飽、校園里同事關(guān)系像同學(xué)，充滿信任互相包容互相幫扶而沒有爭斗；師生（上下級(jí)）關(guān)系像家人，充滿了關(guān)愛、期待和親情，不拋棄不放棄，給予學(xué)生（老師）無條件的愛。

最后提幾條要求：

1、輕傷不下火線，期中考試如同麥下大忙，不要向我請(qǐng)假，有事推一推。

2、克服功利心態(tài)，值班到崗盡責(zé)（7:20、11:30、6:20、打打飯），參與保潔行動(dòng)（動(dòng)動(dòng)嘴）、實(shí)行公平競爭（不作弊，不要在獲得獎(jiǎng)金的同時(shí)（名利），使自己的形象縮了水）。

3、增強(qiáng)合作意識(shí)，今后調(diào)課，盡量同課頭代課，必須無條件接受任務(wù)，當(dāng)你拒絕接課時(shí)，你想過嗎？當(dāng)你有事需要請(qǐng)假時(shí)，卻沒人替你代課，你還能體驗(yàn)到溫暖嗎？

4、教師子女就餐要履行登記，在西門就餐，收費(fèi)2元。

5、小科不小，體育、音樂、科學(xué)、書法要爭取上出特色。人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我精。

6、生活教師實(shí)行績效管理，門衛(wèi)扣50元，班主任績效、優(yōu)秀

級(jí)段績效、考績，特別是考勤也要績效，這也為今后的制度創(chuàng)新開了個(gè)頭。

實(shí)驗(yàn)小學(xué)新校區(qū)考勤考課制度

為嚴(yán)格教學(xué)管理，規(guī)范從教行為，特制訂本制度。

一、簽到時(shí)間：上午7:00---8:40前，下午1:00----2:40前。

二、滿勤規(guī)定：每周簽到7場為滿勤，一周全勤獎(jiǎng)為7元，一月全勤獎(jiǎng)為30元。

三、開會(huì)或教研活動(dòng)請(qǐng)假、遲到、早退的扣2元，無故缺席的每次扣5元，考勤獎(jiǎng)不足扣減的，從其他津貼中扣減。

四、上課或值班遲到、早退的每節(jié)次扣3元，空課的每節(jié)次

扣9元。

五、法定假期內(nèi)請(qǐng)假的，不享受課時(shí)補(bǔ)貼，上班后不須補(bǔ)回

所缺課程，代課費(fèi)每節(jié)6元。非法定事由請(qǐng)假的，自行調(diào)課，上班后要補(bǔ)回所缺課程，學(xué)校不重新計(jì)算課時(shí)費(fèi)，否則每節(jié)扣6元，代課費(fèi)每節(jié)6元。

六、請(qǐng)假要履行書面請(qǐng)假手續(xù)，一天以上報(bào)校長批準(zhǔn)，三天

以上需提供一系列證明材料，經(jīng)批準(zhǔn)審核后按請(qǐng)假對(duì)待，否則按曠工。請(qǐng)假到期后不能上班的要書面續(xù)假，經(jīng)批準(zhǔn)后超過三天的（不含三天），每超一天扣課時(shí)工資10元。不續(xù)假或續(xù)假未獲批準(zhǔn)而不上班的，按曠工對(duì)待。

七、曠工的，每天扣津貼20元；連續(xù)曠工7天以上的視作自

動(dòng)離崗，非經(jīng)局黨組再次委派不予安排工作崗位。

八、不能正常上班、不能擔(dān)主課或滿工作量的，需本人提出

書面申請(qǐng)和相關(guān)證明，以便學(xué)校重新申請(qǐng)師資。本制度解釋權(quán)歸學(xué)校，自宣布之日起執(zhí)行。

二〇一二年三月十九日

第四篇：大型會(huì)議物料準(zhǔn)備

大型會(huì)議物料準(zhǔn)備清單

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成1

職代會(huì)主席團(tuán)建議名單

3套

一、領(lǐng)導(dǎo)使用

總經(jīng)理工作報(bào)告word版

3套

A4單面打印，添加

頁碼，左側(cè)裝訂

精神傳達(dá)講話稿

二、分發(fā)參會(huì)人員

3套

情況一：文件較厚

領(lǐng)導(dǎo)A：

講話

紙張：A4大小

3套

裝訂：膠裝

封面：會(huì)議名稱+會(huì)

領(lǐng)導(dǎo)B：

講話

會(huì)務(wù)人員1套

對(duì)應(yīng)領(lǐng)

議材料（如有電建

3套

系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，則

會(huì)議材

打印類

領(lǐng)導(dǎo)C：

講話

導(dǎo)座位1套

備用1套

使用電建地產(chǎn)VI；

3套

料

否則，使用南國

VI）

領(lǐng)導(dǎo)A：

報(bào)告

3套

情況一：文件較薄

紙張：A3大小

領(lǐng)導(dǎo)B：

報(bào)告

裝訂：中縫裝訂

3套

封面：會(huì)議名稱+會(huì)

領(lǐng)導(dǎo)C：

報(bào)告

議材料（如有電建

3套

系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，則

使用電建地產(chǎn)VI；

會(huì)議議程

否則，使用南國

VI）

以上材料打印成冊(cè)（設(shè)計(jì)

分發(fā)參會(huì)人員

印刷)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成12

領(lǐng)導(dǎo)A：

主持

3套

詞

A4單面打印，添加

會(huì)務(wù)人員1套

對(duì)應(yīng)領(lǐng)

頁碼，不裝訂。

領(lǐng)導(dǎo)B：

主持

打印類

注意：不同領(lǐng)導(dǎo)的3套

詞

導(dǎo)座位1套

備用1套

主持詞不要打印在領(lǐng)導(dǎo)C：

主持

一起，需分開打印

3套

詞

會(huì)議議程及主題PPT

2010格式

會(huì)議議程及主題PPT

2007格式

會(huì)議材

工會(huì)工作報(bào)告PPT

2010格式

料

工會(huì)工作報(bào)告PPT

2007格式

電腦存儲(chǔ)

用于會(huì)場播放

領(lǐng)導(dǎo)講話PPT

2010格式

類

領(lǐng)導(dǎo)講話PPT

2007格式

領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告PPT

2010格式

領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告PPT

2007格式

PPT播放人員確認(rèn)

播放講話PPT

最好為PPT制作人員

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成24

國歌

MP3格式

國際歌

MP3格式

司哥

MP3格式

電腦存儲(chǔ)

公司宣傳片

MP4格式

類

歡迎進(jìn)行曲、迎賓進(jìn)行曲

領(lǐng)導(dǎo)入場

MP3格式

會(huì)議材

頒獎(jiǎng)進(jìn)行曲

頒獎(jiǎng)

MP3格式

料

會(huì)議用背景音樂

用于會(huì)議休息時(shí)間

MP3格式

至少3首

職代會(huì)主席團(tuán)建議名單

PDF版

總經(jīng)理工作報(bào)告PPT

PDF版

手機(jī)存儲(chǔ)

精神傳達(dá)講話稿PPT

PDF版

U盤存儲(chǔ)

領(lǐng)導(dǎo)A：

講話

PDF版

及PPT

領(lǐng)導(dǎo)B：

講話

PDF版

及PPT

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成36

領(lǐng)導(dǎo)C：

講話

PDF版

及PPT

領(lǐng)導(dǎo)A：

報(bào)告

PDF版

會(huì)議材

手機(jī)存儲(chǔ)

及PPT

料

U盤存儲(chǔ)

領(lǐng)導(dǎo)B：

報(bào)告

PDF版

及PPT

領(lǐng)導(dǎo)C：

報(bào)告

PDF版

及PPT

會(huì)議背景板（纖維布或高

主席臺(tái)背景

根據(jù)會(huì)場大小

密度噴繪布、桁架）

橫幅

會(huì)議名稱

根據(jù)會(huì)場大小

簽到桌牌

主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)桌牌

領(lǐng)導(dǎo)姓名：

共

個(gè)

會(huì)場物料

會(huì)場布置

主持人桌牌

發(fā)言席桌牌

發(fā)言臺(tái)桌牌

指引牌

路線指引

溫馨提示牌

wifi、保持安靜、注意安全、保持衛(wèi)生

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成48

單人發(fā)言臺(tái)

案例分享等

移動(dòng)式

燈光

朝向主席臺(tái)，用于領(lǐng)導(dǎo)用光

面光燈、攝影用光

音響

固定話筒

用于主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)

至少5個(gè)，具體根據(jù)主席臺(tái)領(lǐng)

導(dǎo)人數(shù)確定

手持話筒

用于臨時(shí)使用

桌面鮮花

主席臺(tái)桌面

根據(jù)會(huì)場大小

會(huì)場物料

會(huì)場布置

盆栽綠植、花卉

主席臺(tái)前

根據(jù)會(huì)場大小

若干

戶外彩虹門

根據(jù)會(huì)場大小

用于晚宴、晚會(huì)、慶典、年

戶外空飄球

根據(jù)會(huì)場大小

會(huì)等

戶外刀旗

根據(jù)會(huì)場大小

桌椅

用于參會(huì)人員就坐

按照要求參會(huì)人數(shù)減少30人，或會(huì)場最后兩排不坐人

禮儀小姐

現(xiàn)場導(dǎo)引、主席臺(tái)加水

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成60

會(huì)議代表證

用于參會(huì)人員入場

logo、參會(huì)證、單

身份標(biāo)識(shí)

位

根據(jù)參會(huì)

類

工作證

用于工作人員

logo、工作證、單

人員準(zhǔn)備

位

簽到表

姓名、單位、聯(lián)系

3份

方式

會(huì)議簽到

簽字筆

若干

A4紙

用于參會(huì)人員記錄

根據(jù)參會(huì)人員的5倍

若干

準(zhǔn)備

黑色簽字筆

用于參會(huì)人員記錄

根據(jù)參會(huì)人員準(zhǔn)備

若干

會(huì)場物料

鉛筆

用于參會(huì)人員記錄

根據(jù)參會(huì)人員準(zhǔn)備

若干

辦公文具

打印機(jī)

用于會(huì)議現(xiàn)場打印

類

訂書機(jī)

用于會(huì)議現(xiàn)場裝訂

訂書機(jī)、訂書釘

透明膠帶

寬、窄

簽約筆

用于協(xié)議、合同簽訂

簽約本

用于協(xié)議、合同簽訂時(shí)，放

置相關(guān)文件

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成72

咖啡

根據(jù)參會(huì)人員的1.2

若干

倍準(zhǔn)備

參會(huì)人員飲用

茶葉

紙杯

根據(jù)參會(huì)人員的1.5

若干

倍準(zhǔn)備

紅茶

若干

領(lǐng)導(dǎo)飲用

綠茶

若干

白茶

若干

會(huì)場物料

后勤物料

熱水壺

領(lǐng)導(dǎo)加水用

根據(jù)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的2倍

準(zhǔn)備

礦泉水

參會(huì)人員座位拜訪

350ml

根據(jù)參會(huì)

人員及會(huì)

水果

常見，易食，皮屑

議階段

少

（半天為

準(zhǔn)）準(zhǔn)備

糕點(diǎn)

常見，易食，包裝

準(zhǔn)備

少

咖啡攪拌棒

用于咖啡攪拌

10個(gè)

雨傘

領(lǐng)導(dǎo)前往會(huì)場

按照參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的1.2

若干

倍準(zhǔn)備

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成84

電腦A

用于會(huì)場投影、音頻等播放

筆記本電腦，1

office2010，鼠標(biāo)

電腦B

用于發(fā)言席投影、音頻等播

筆記本電腦，1

放

office2010，鼠標(biāo)

電腦C

備用

筆記本電腦，1

office2010，鼠標(biāo)

VGA視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

HDMI視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

VGA轉(zhuǎn)HDMI視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

大頭

會(huì)場物料

投影設(shè)備

HDMI轉(zhuǎn)VGA視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

大頭

VGA轉(zhuǎn)HDMI視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

小頭

HDMI轉(zhuǎn)VGA視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

小頭

視頻VGA分線器

用于多個(gè)投影設(shè)備連接

分線器、充電線

1個(gè)

投影儀

面向參會(huì)人員

2臺(tái)

投影幕布

面向參會(huì)人員

2臺(tái)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成96

投影儀或顯示屏

面向主席臺(tái)

投影設(shè)備

接線板

用于現(xiàn)場電子設(shè)備用電

根據(jù)會(huì)場需要

至少6個(gè)

接線板

用于主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)使用

按照參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的0.5

8個(gè)

倍準(zhǔn)備

激光筆

用于翻頁、指示

激光筆、電腦連接

2個(gè)

器、電池

照相機(jī)

相機(jī)、電池、充電

1個(gè)

器、內(nèi)存卡

影音資料

攝像機(jī)

攝像機(jī)、電池、充

1個(gè)

設(shè)備

電器、內(nèi)存卡

會(huì)場物料

錄音筆

用于會(huì)議錄音

電池或保證電量充

1個(gè)

足

會(huì)議直播

用于會(huì)議直播或錄播

需專業(yè)攝影公司或

直播公司

充電寶

用于會(huì)議現(xiàn)場緊急充電

10個(gè)

充電器

用于領(lǐng)導(dǎo)緊急充電

蘋果接口、安卓接

各3個(gè)

電子備用

口

設(shè)備

移動(dòng)wifi

用于沒有wifi覆蓋區(qū)域的臨

wifi及賬號(hào)密碼

2個(gè)

時(shí)使用

U盤

用于領(lǐng)導(dǎo)拷貝參會(huì)資料

8G

3個(gè)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成108

電子備用

手機(jī)U盤

用于領(lǐng)導(dǎo)拷貝參會(huì)資料

8G

3個(gè)

會(huì)場物料

設(shè)備

用于主席臺(tái)臨時(shí)使用

無線鼠標(biāo)

2個(gè)

第五篇：如何做好會(huì)議準(zhǔn)備

做好會(huì)議準(zhǔn)備

會(huì)議準(zhǔn)備工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。一年來，辦公室主辦、承辦和協(xié)辦了不少大大小小的會(huì)議，如全省水文工作會(huì)議、全省水文系統(tǒng)文明創(chuàng)建總結(jié)表彰大會(huì)、局長辦公會(huì)議、全國旱情監(jiān)測會(huì)議、水情工作會(huì)議等等。我認(rèn)為，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作一定要注意以下幾點(diǎn)。

（一）擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象，就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問題：一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者分管領(lǐng)導(dǎo)可審批解決的問題，一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論；二是局里的業(yè)務(wù)會(huì)議同黨、團(tuán)、工、青、婦等會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后，發(fā)給有關(guān)同志閱讀，準(zhǔn)備意見；四是臨時(shí)提出的一般議題不宜倉促安排，保證會(huì)議質(zhì)量；五是一次會(huì)議議題不能安排過多或過少，要測算每個(gè)議題大致所需時(shí)間，合理分配，一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜，六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論；七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。

（三）擬定會(huì)議議程、日程和程序。議程，是會(huì)議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項(xiàng)寫出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書部門應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見。

（五）提出與會(huì)人員名單。提名與會(huì)人員，應(yīng)當(dāng)注意日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加；屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)離退休老同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確無誤。從有利工作出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不漏提。

（六）編排分組。參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問題。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

（七）選定、布置會(huì)場。

1、選定會(huì)場。會(huì)場的選擇，要結(jié)合開會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會(huì)場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會(huì)場地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。

2、布置會(huì)場。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。座談會(huì)會(huì)場要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場要求簡單實(shí)用。

（八）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

（十）制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

（十一）負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)務(wù)單位。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（十二）會(huì)議秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由辦公室或業(yè)務(wù)處室工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，需組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、宣傳報(bào)道組、交通組等，明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。