第一篇：事業(yè)單位檔案管理存在的問題與建議

提到檔案和檔案管理工作很多人都覺得并不陌生，但是一些人簡單的以為檔案管理工作就是把相關(guān)的紙質(zhì)材料放進檔案袋中便萬事大吉，殊不知檔案管理工作其實是一項嚴肅又細致的工作，有著極其苛刻的規(guī)則和程序，只有在檔案管理工作中遵循這些規(guī)則和程序，才有可能把檔案管理這項工作做好。調(diào)查顯示，雖然我國在逐年加強對檔案管理工作的重視程度，但就目前狀況而言，由于受到各種因素的影響，事業(yè)單位檔案管理仍存在著諸多問題。

一、歸檔材料不重視、不明確

首先，檔案整理作為事業(yè)單位的一項工作很多情況下不被重視，特別是一些領(lǐng)導干部對這項工作認識不夠，認為檔案整理工作就是簡單的記錄和保管，不具有重要意義，只要不丟失、不泄密，上級檢查能混過關(guān)就行了，因此導致檔案管理工作在事業(yè)單位變得異常消極和被動，難以高質(zhì)量的服務事業(yè)單位建設(shè)。

其次，事業(yè)單位每年會產(chǎn)生大量的文件材料或涉及到工作人員或涉及到單位本身，但并非所有的這些材料都要歸檔，試想一下，若所有的文件都一絲不落的整理歸檔，這必將是一項巨大的工程，其中一些無關(guān)緊要的材料，就是在浪費人力物力。很多單位尤其在檔案管理的鑒定工作流程中材料歸檔范圍把握不準確的問題尤為突出。

二、檔案管理工作人員不具備檔案管理能力，甚至存在人手不足的問題

通常來講任何一個事業(yè)單位都設(shè)有獨立的檔案管理部門，有相應的檔案管理人員，但部分單位的檔案管理人員不具備專業(yè)水準，缺乏后期培訓，對于工作的內(nèi)容處于一種模糊的狀態(tài)，并不能完全勝任檔案管理工作；甚至有的事業(yè)單位只安排一名工作人員來做這項工作，這就使得材料雖然放入檔案盒中但無法得到及時的整理歸檔，可想而知，工作的效果會大打折扣，更不要說對事業(yè)單位的整體發(fā)展做出貢獻了。

三、檔案材料制作不符合規(guī)定

為了檔案保存和閱覽的方便，我國對檔案中材料的分類、排放次序甚至修整和裝訂都做出了較為明確的規(guī)定，但是，很多事業(yè)單位不按照規(guī)定來制作檔案材料，一方面導致材料本身不美觀且受到了不同程度的毀損，另一方面，對工作中查閱材料造成不便。

四、檔案存放地太過隨意

為了加強對檔案的保護，檔案應存放在防火、防潮、防盜、防蟲蛀的地方，一些事業(yè)單位將檔案室設(shè)在陰暗潮濕的一樓倉庫，無防盜窗、無鐵門，顯然不利于檔案的保管，還有一些單位缺乏硬件設(shè)備，檔案隨意堆積，從而造成材料的毀損和滅失。

五、檔案的保密性不夠重視

我國檔案法明確規(guī)定，任何人禁止偽造或涂改自己檔案中的信息，檔案必須做到保密。現(xiàn)實情況卻不容樂觀，很多事業(yè)單位的工作人員可以隨意翻看自己檔案甚至進行涂改，檔案管理工作人員卻不予以阻止，毫無保密性可言。

針對以上檔案管理中出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位應當積極找到相應的解決方法并付諸到實際行動中來，作為事業(yè)單位檔案管理人員，本人建議從以下幾點著手：

六、加大對檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的每一個工作人員，需要得到大家的重視和配合。特別是單位的領(lǐng)導更應該以身作則，遇到檔案管理人員不專業(yè)或者不足的情形時，要及時配備；檔案管理制度不完善時，要盡快做出調(diào)整。

七、加強對管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)

任何工作都不是一成不變的，檔案的整理工作在不斷地做著調(diào)整，檔案的分類，修整，裝訂格式都會相應做出變化，因此檔案管理工作人員需要定期培訓以適應工作中的變化。

八、檔案材料整理規(guī)范化

為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整，主要包括對破損文件進行修裱，對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對過大的文件進行折疊等。

九、配置適宜保存檔案的專門庫房和必要的設(shè)施

檔案質(zhì)量的好壞直接依賴于它的保存設(shè)施，為了使檔案處于一種安全合適的儲存環(huán)境，就需要做好檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立專門的檔案庫，使用標準的檔案盒，做到防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲。為了使一些電子信息和數(shù)據(jù)能夠完整的保存，還應當配備計算機和相應的技術(shù)管理人員。

十、強化檔案的保密性

檔案管理工作人員在此項工作上應當持嚴肅認真的態(tài)度，做到盡職盡責，杜絕出現(xiàn)隨意翻看、涂改檔案的情形，對非檔案管理工作人員，應當向其做好檔案保密的宣傳工作，每個人都能做到自覺遵守要求。

結(jié) 語

總之，事業(yè)單位檔案管理是一項非常重要的工作，必須引起相關(guān)領(lǐng)導和人員的重視，對于工作中遇到的問題，要及時想辦法解決，對于工作中出現(xiàn)的錯誤也要及時糾正，在配備基本硬件設(shè)施的同時努力完善適合本單位的科學的檔案管理制度。

第二篇：事業(yè)單位檔案管理存在的問題

【摘要】檔案是一種非常重要的具有較權(quán)威信息的資源。檔案管理的好壞關(guān)系到一個單位的工作能否正常運行。事業(yè)單位生產(chǎn)以及經(jīng)營的有效數(shù)據(jù)和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調(diào)動和職務安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。本研究就我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行了分析，并就相關(guān)問題提出了建議，期望能為事業(yè)單位相關(guān)檔案管理部門提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題

一、前言

作為非盈利目的的事業(yè)單位，是利用國家資產(chǎn)為社會進行相關(guān)服務的組織。事業(yè)單位工作中檔案管理占較大比例。只有將各項相關(guān)的檔案工作做好，才能最大限度的發(fā)揮事業(yè)單位應有的功能，才能讓事業(yè)單位在工作上有條有序地開展，才能提高工作效率。但現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理工作問題層出不窮，所以重視檔案管理工作十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當事人為了具有某一項資格而進行各種手段的造假，比如將年齡進行改動，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數(shù)目完整，就會出現(xiàn)相關(guān)的單位將丟失的檔案重新填寫的現(xiàn)象，重新填寫會使部分檔案本應該具有的內(nèi)容被改寫或漏寫，從而檔案內(nèi)容不具有真實性。有些學校以及單位為了自身利益，故意改寫相關(guān)檔案內(nèi)容使其失去真實性。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的辦學機構(gòu)為自己收益好，在沒有經(jīng)過相關(guān)內(nèi)容考核的情況下高價出售學歷以及學位證書，影響人事檔案內(nèi)容真實有效性。

（二）檔案管理不夠信息現(xiàn)代化

信息現(xiàn)代化是將檔案資料與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價值。由于對檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現(xiàn)代化水平較低。多數(shù)事業(yè)單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對易燃物的防火意識不強，檔案室缺少相關(guān)的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災，所存放檔案將不復存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認為是簡單的存檔和調(diào)動，但是這種觀念嚴重降低了檔案的有效利用率。在實際檔案管理工作中，收集相關(guān)資料，并對相關(guān)資料進行整理和保管，同時對相關(guān)資料的真實性進行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實際情況中檔案的服務意識淡薄，檔案工作一直停留在人工手動管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過程中缺少相關(guān)電子設(shè)備，沒有建立相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)檔案庫，所以一旦紙質(zhì)版檔案丟失，將會使得整個相關(guān)資料遺失，從而影響到相關(guān)工作的開展。檔案管理不夠信息現(xiàn)代化使得人工查找檔案費時費力，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員相關(guān)素質(zhì)較差

檔案管理工作并不是將紙質(zhì)資料裝袋后放置于相應的位置，檔案工作有相當學問的，需要有關(guān)工作人員具備相應的綜合素質(zhì)，其中較強的工作責任感是檔案管理員應該具有的最基本的素質(zhì)，職業(yè)道德也是一個合格的管理員必須具備的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員不能與時俱進，在一定程度上不能適應新時期檔案管理工作的要求。許多事業(yè)單位檔案管理員的錄用沒有專業(yè)限制，并且事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導沒有重視檔案管理需要專業(yè)人員來做，有的事業(yè)單位還會讓年齡較大且已經(jīng)退休的職工進行檔案管理工作，因此事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)較低，專業(yè)性不強，從而在一定程度上嚴重影響檔案的有效利用和合理管理。

三、對事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業(yè)單位要依據(jù)相應的造假手段，采取相應的應對策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當事人意識到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當手段造假需要負相關(guān)法律責任?！稒n案法》規(guī)定，對人事檔案進行造假的行為，相關(guān)行政部門可采取各種處罰措施，對于情節(jié)十分嚴重且構(gòu)成犯罪時要將當事人移送司法機關(guān)進行處理。對檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進行嚴肅處理，堅決抵制靠關(guān)系、靠金錢來弄虛作假進行檔案偽造。

（二）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理

現(xiàn)如今已經(jīng)進入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式。互聯(lián)網(wǎng)具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點。面對相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應當將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)或引進先進的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時信息化管理不需要實體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案管理不是簡單地工作，要對檔案管理的工作人員進行培訓，隨著信息現(xiàn)代化的進程，檔案管理工作對相關(guān)管理人員提出了新技能的要求。所以要對檔案管理人員進行相關(guān)知識技能的培訓，同時對其掌握情況進行考核，做到擇優(yōu)錄用的原則。優(yōu)秀而又專業(yè)的檔案管理人員能提升事業(yè)單位的辦公綜合效率，能讓事業(yè)單位更好為社會服務。

四、結(jié)語

事業(yè)單位不同于其他單位，事業(yè)單位的檔案管理更應有更嚴格的管理規(guī)定。目前事業(yè)單位檔案管理問題突出。在經(jīng)濟快速發(fā)展，信息化水平較高的現(xiàn)代社會，加強事業(yè)單位檔案管理，從突出問題入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時應用先進的管理手段，才能將檔案管理工作做到最好。

第三篇：檔案管理工作中存在的問題與建議

電子檔案管理工作中存在的問題與建議

近年來,隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,成熟的信息及電子技術(shù)被迅速應用到檔案管理中。在這種情況下,一種新型的檔案形式--電子檔案應運而生。

電子檔案管理是檔案管理和時代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。由于電子檔案具有機讀性、檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數(shù)字化性等特點，不但使檔案的存儲載體面臨重大挑戰(zhàn)，而且賦予了檔案工作新的特征和內(nèi)涵。

一、電子檔案管理過程中的問題

（一）電子檔案自身的安全性問題。

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體,這類載體成分比較復雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）面對電子檔案的沖擊，紙質(zhì)檔案的處理問題。在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。

（三）辦公自動化與電子檔案管理無縫結(jié)合。在新的辦公模式下，辦公自動化慢慢站主導地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然應以紙質(zhì)文件為主。由于設(shè)計和開發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)不能無縫結(jié)合，電子文件歸檔相對滯后，即使歸檔后文件的準確性也無法保證。

（四）對電子檔案管理人員提出了新挑戰(zhàn)。

電子檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)單一的矛盾。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學科范圍。使檔案工作成為一門集計算機科學與檔案學于一體的綜合性的學科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時還要掌握其他相關(guān)學科的知識，這樣才能適應檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，知識面較窄，特別是對網(wǎng)絡(luò)安全、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、等相關(guān)知識幾乎一片空白，面對新的需要顯得難以適應、無所適從，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

二、電子檔案管理過程中的建議

（一）加強電子檔案的保管。

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設(shè)備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度,并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機械磨損和強烈震動等條件。

（二）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復工作。

備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術(shù)手段。備份對象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的文件，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計算機和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災難性故障后得以恢復。

（三）要加強網(wǎng)絡(luò)的安全管理。

通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術(shù)手段,保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限,并對所利用的電子檔案進行全程監(jiān)控并自動記錄,防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

（四）對文件進行安全監(jiān)控。在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會加以記錄，因此更改文件的動作會不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無線索。因此有不要讓電腦詳細記錄在存取電子文件時候留下的所有異動記錄。

（五）處理好檔案管理的投入問題。

電子檔案的應運而生是現(xiàn)代化的標準，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須又相應的現(xiàn)代化的設(shè)備投入。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代環(huán)境下的檔案工作的自覺投入超出以前一倍以上甚至幾倍。

（六）采取“雙軌制”歸檔法。

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

（七）盡快完成對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

紙質(zhì)檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應信息時代的要求。因此需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應關(guān)系。

（八）做好對辦公自動化系統(tǒng)和電子檔案無縫集成的開發(fā)工作。

使電子文件能及時歸檔，增強文件利用的時效性。要嚴把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

（九）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。隨著檔案信息進程推進和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識，努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以適應信息時代檔案工作的需要。同時電子檔案管理作為檔案事業(yè)發(fā)展進程中的新生事物，注定了它的發(fā)展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創(chuàng)新，才能探索出一條新時期電子檔案管理工作發(fā)展的新路子，取得新的成果。

總之，電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應未來的工作環(huán)境迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)，以適應未來對檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

第四篇：新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策建議思考

新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

及對策建議思考

隨著社會的進步，諸如經(jīng)濟和科學技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進行改革以面對特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務之一。當前，我國事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務還沒有趕上時代的發(fā)展，因此，應進行相關(guān)工作，以適應事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時俱進。

事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過程和相關(guān)功能的演進，是最可靠的記錄。它對機構(gòu)是不可見的。信息時代的到來反映了公共機構(gòu)管理的缺陷。沒有管理利益，我們就無法很好地適應時代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機構(gòu)單位才能在未來發(fā)展。

一、存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動狀態(tài)

長期以來，公共機構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機制不完整的情況下，許多有價值的信息將無法正確處理和存儲。對數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會導致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。

（二）檔案管理技術(shù)不足

由于信息時代的影響，許多公共機構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因為管理員不接受電子文件管理的新事物并且沒有接受專門的培訓，并且似乎推遲了實際使用，并且無法展示電子文件管理的優(yōu)點。管理技術(shù)水平仍然較低。

（三）檔案管理缺乏專門的負責人

公共機構(gòu)中的文件管理是一項分散的任務，并且由于沒有專門的部門或負責人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對管理文件系統(tǒng)沒有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業(yè)知識，另一方面缺乏專業(yè)的文件管理技能，這直接導致效率低下的文件管理任務，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。

（四）對檔案管理工作的認識不足

實際上，科學的檔案管理可以大大提高公共機構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識，公共機構(gòu)長期以來一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務服務上。它是他們沒有從事相關(guān)工作所需的知識，也不了解文件管理的重要性?；趯ξ募芾砉ぷ鞯睦斫?，大多數(shù)公共機構(gòu)的工作人員都認為文件管理不能給部門帶來直接的好處。因此，這種獨特的概念和誤解導致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實際上并沒有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護，這限制了檔案管理的發(fā)展。

（五）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

文件管理是一項專業(yè)而系統(tǒng)的管理任務，需要具備文件管理方面的專業(yè)知識，但基本素質(zhì)是謹慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因為他們基本上有多個工作，或者是因為他們的薪水很低，在這種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗和其他人教的基本工作方法，而沒有專門的文件管理知識，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過程。

（六）檔案管理手段不科學

在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計算機信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開始在公共機構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計算機信息技術(shù)的同時，各種公共機構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來容納電子文件管理專業(yè)人員，計算機，軟件和文件管理任務。硬件設(shè)備不足，無法運行。該系統(tǒng)缺乏實際文件管理的科學性質(zhì)，因為作業(yè)的文件管理器不知道如何應用它，并且許多高級系統(tǒng)沒有得到充分有效的使用。

二、改革內(nèi)容

公共機構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說，您需要明確職責，增強靈活和標準化的結(jié)構(gòu)，并專注于動態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個方面。

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)

當前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認證技術(shù)，通過數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機構(gòu)的重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實現(xiàn)單位的社會效益。

（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)

公共部門中檔案管理的信息化是一個系統(tǒng)的過程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內(nèi)部流程集成?；跀?shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫機制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。

（三）互動化檔案管理模式的建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個檔案信息僅對應一條信息，并且缺乏交互性。該機構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強了信息的交互性，對提高服務質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。

三、改革創(chuàng)新的措施

在新情況下，公共部門檔案管理實踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴重影響了公共部門檔案管理實踐的發(fā)展以及公共部門機構(gòu)的長期發(fā)展。它也會產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進行相應的改革，運用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。

（一）提高對檔案管理的重視程度

檔案業(yè)務是機構(gòu)開展各項業(yè)務的重要基礎(chǔ)。為了使機構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長期運作，有可能顯著提高整體運作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。代理商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負責人，員工以及各種工作流程，以進行后續(xù)工作評估，決策和補救。實施提供了重要依據(jù)。該機構(gòu)加強對檔案管理人員的教育，定期進行業(yè)務知識培訓，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機構(gòu)高級檔案管理工作的經(jīng)驗。我們需要不斷增強我們的責任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢，逐步完善自己的工作，引導檔案管理工作向規(guī)范化和科學化方向發(fā)展。

（二）利用信息管理手段來擴大檔案服務內(nèi)容

信息時代的到來為公共機構(gòu)的管理帶來了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機構(gòu)必須順應時代發(fā)展的要求，充分利用信息管理方法，對檔案管理進行改革創(chuàng)新?；谛畔⒌臋n案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過幾種方式來完成。用于文件管理任務的服務模式，為每個實施鏈接制定詳細的計劃，在總體方向上制定實施計劃，并確保根據(jù)計劃執(zhí)行文件管理服務任務。設(shè)立專門網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機構(gòu)的文件管理能夠為人們提供方便快捷的服務。確切地說，公共機構(gòu)通過本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過有效提高公共機構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會發(fā)展的服務。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時地運行，從而提供適當?shù)奈募?shù)據(jù)存儲和共享。

（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)

代理商應注意檔案管理?？梢哉f，檔案管理是機構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應注意檔案管理的水平，因為它會影響整個機構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。代理商只有充分了解文件管理對各種任務的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個機構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務必須由專業(yè)人員執(zhí)行。也就是說，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準確地說，該機構(gòu)應注意檔案管理員的相關(guān)培訓，因為檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機構(gòu)在選擇檔案管理人員時要注意工作態(tài)度，有意識地引導他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對應的崗位管理制度，確保在科學指導下完成所有檔案管理工作。該機構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業(yè)培訓機會，實際上將提高專業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學。肯定是有效地促進了在公共機構(gòu)中使用文件管理服務的過程。

（四）完善檔案管理方法

公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領(lǐng)導和管理者要起領(lǐng)導作用，遵守嚴格的規(guī)章制度，實行檔案管理。應該加強。管理員管理嚴格地處理文件管理任務。在檔案管理部門，員工具有服務意識和創(chuàng)新意識，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務的人員提供熱情周到的服務，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來進行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項長期的工作。信息化應該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計算機的基本知識和文件管理知識，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進技術(shù)。

（五）提高檔案信息利用率

公共機構(gòu)檔案管理工作的順利開展離不開各種制度的完善和支持。每個系統(tǒng)的實現(xiàn)都是基于科學發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應公共部門的長期發(fā)展，并確保所有公共部門信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時代的發(fā)展特點和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運行緊密相關(guān)。公共機構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應被完全忽略，這不僅是為了保護文件存儲，而且是為了保護文件服務。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會提供檔案資源服務。

四、結(jié)語

綜上所述，時代的飛速發(fā)展影響了事業(yè)單位檔案管理模式，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端。創(chuàng)新管理機構(gòu)的檔案管理模式，結(jié)合新的管理技術(shù)，在新的形勢下需要從管理員的角度進行改變。進行了公共機構(gòu)文件管理的創(chuàng)新工作，強調(diào)了重要性，有效地提高了文件管理的效率。

第五篇：現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策建議思考

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題

及對策建議思考

經(jīng)濟和社會發(fā)展都有對應的記錄資料，即我們常言的“檔案”，其不管是對機關(guān)單位、企業(yè)單位都是一種不可多得的寶貴資源。事業(yè)單位在我國社會經(jīng)濟發(fā)展中擁有重要作用，其對于檔案管理有必要予以重視，需要加強科學規(guī)劃，使檔案得到積極的開發(fā)利用，使事業(yè)單位在這些檔案協(xié)助下更加健康發(fā)展。如今事業(yè)單位改革繼續(xù)深入，檔案管理工作也迎來了挑戰(zhàn)，有必要對其進行優(yōu)化和規(guī)范管理，讓事業(yè)單位充分利用這個特殊的資源。

一、事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案管理工作需單位內(nèi)部各部門展開檔案編輯以及歸納，涉及到各部門的工作總結(jié)、計劃、相關(guān)文件、報告文檔、人事檔案等材料。按照規(guī)定，檔案管理有既定的程序，并且需在制度監(jiān)督下操作，為提升檔案管理效率和規(guī)范化，必須建立完善的管理機制，讓各部門在檔案管理工作中獲得有效的指導、約束以及規(guī)范。需要事業(yè)單位檔案管理明確兩個層次

：本單位是一級事業(yè)單位，可保存本單位檔案資料；本單位為二級事業(yè)單位，一些重要檔案則需更專業(yè)服務部門負責。結(jié)合事業(yè)單位本身等級來形成檔案借閱管理制度，確保事業(yè)單位各部門相關(guān)工作順利開展。事業(yè)單位檔案管理部門要面對不同業(yè)務部門的檔案，需將檔案分門別類進行區(qū)分、整理和保管，讓具體程序符合規(guī)范要求，并定期對不同檔案展開整理和檢查，要杜絕檔案的丟失、損失、篡改。

事業(yè)單位作為檔案直接形成、管理、存檔的部門，需針對每項工作的材料形成科學記錄，使檔案信息資源得到擴充。在向各部門提供相應資料信息查詢服務，確保高質(zhì)量完成工作。事業(yè)單位加強檔案規(guī)范管理，有利于促進檔案管理合法合規(guī)，增加事業(yè)單位檔案管理嚴密性和科學性。事業(yè)單位要有較高的檔案管理意識，使檔案管理及時收集各種信息、數(shù)據(jù)、檔案、文件等，確保相關(guān)資料得以保存，為其他部門借閱、查閱檔案提供服務。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的相關(guān)問題

（一）缺乏相關(guān)工作部門的重視

個別事業(yè)單位對檔案管理工作存在缺乏重視、不規(guī)范操作檔案資料等現(xiàn)象，導致發(fā)生借閱檔案資料后不返還的情況，這是由于管理人員缺乏監(jiān)督、跟蹤意識，沒有正視檔案的回收、檢查工作，導致材料流失、損毀、殘缺。這也顯示出我國事業(yè)單位檔案管理當中，不管是專門機構(gòu)集中管理，還是事業(yè)單位自我管理，都缺乏相應的制度規(guī)范。

（二）相關(guān)借閱查閱程序不完善

有的事業(yè)單位和群眾間存在檔案資料查詢業(yè)務時，部分單位監(jiān)管工作不完善，主要涉及機密的文件借閱程序簡單，導致這類文件容易被借閱、后續(xù)跟蹤、丟失或泄密等問題。如果借閱、檔案分級管理沒有相關(guān)制度，或?qū)χ贫葓?zhí)行得不夠徹底，就算是遵循了查閱、借閱制度，但因為分級不科學也一樣會導致核心機密泄露。另外，還存在內(nèi)部借閱時手續(xù)繁復，反而導致材料利用率低下。

（三）檔案管理模式落后

部分事業(yè)單位檔案室的硬件水平低，多是采用人工記錄以及分檔等處理，效率低下且不利于監(jiān)管。有的事業(yè)單位建立了對應管理制度，卻在實際操作中管理方法缺乏規(guī)范，例如組卷、組織沿革分類、檔案保管等不夠規(guī)范和完善。有的事業(yè)單位甚至存在銷毀檔案時沒有按法定程序進行，缺乏鑒定環(huán)節(jié)，結(jié)果導致重要檔案損毀。有的事業(yè)單位雖然引入計算機、局域網(wǎng)等電子信息管理工具，但缺乏良好的信息系統(tǒng)，導致檔案信息化管理水平不足，管理效益仍然較低。

三、加強事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的策略

（一）增強檔案管理意識，完善軟硬件配置

檔案管理意識增強需從頂層設(shè)計抓起，然后明確具體的管理制度、要求，在事業(yè)單位相關(guān)工作得以貫徹，將其和年中、年末考核關(guān)聯(lián)，以此來提升各部門對檔案管理的重視程度。特別是技術(shù)型事業(yè)單位，檔案管中因為涉獵部門多，只是通過檔案管理制度不能滿足要求，還要組織各業(yè)務部門檔案負責人進行檔案管理業(yè)務培訓，提升他們的檔案工作意識及技術(shù)水平。同時，端正工作意識，養(yǎng)成正確的檔案資料管理習慣，提升相關(guān)資料再利用價值。另外，需要檔案管理部門聯(lián)合單位領(lǐng)導，以單位重要會議方式傳達管理意識，并結(jié)合正反面案例進行教育，指出不符合規(guī)定行為予以批評，對合理合法行為給予肯定，引導各部門形成規(guī)劃化、信息化操作，提升管理水平。完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，建立相應的制度，更要從事業(yè)單位檔案管理體制入手，這樣才能確保軟硬件設(shè)施真正地可以植入到具體工作開展中。為確保每個科室、部門能夠按規(guī)操作，順利完成組卷、整理、編目等的程序，需要結(jié)合檔案管理需求，明確系統(tǒng)的檔案質(zhì)量標準，配置好計算機、掃描儀、打印機等設(shè)施，完成軟硬件配置，同時滿足檔案管理“八防”設(shè)備、庫房等需求?，F(xiàn)如今信息化管理成為各行各業(yè)的數(shù)據(jù)管理基本選擇，利用信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)對檔案資源予以處理，促進檔案管理更加系統(tǒng)、科學、便捷。

（二）調(diào)整管控方式，確保管理者權(quán)責到位

改變過去的管理控制方式，首先要對管理者或整個檔案管理部門建立科學制度，權(quán)責得到約束，避免管理漏洞。例如在水利、水文科技檔案管理中，需各業(yè)務部門擁有檔案利用思想，在推進項目開展時，圍繞檔案形成積極的采集、整理工作，定期對資料進行驗收和歸檔。同時，將資料按照規(guī)定進行質(zhì)量分級、區(qū)分檔案時間及套數(shù)等操作以后予以交付，從始至終都符合相關(guān)標準。管理者權(quán)責到位，需要明確其崗位勝任能力，確保其擁有相應技術(shù)水準，正確處理檔案。為做到權(quán)責明確，建議將檔案管理流程確定下來，每個環(huán)節(jié)有專人負責，讓上下環(huán)節(jié)相扣同時做到彼此監(jiān)督，實現(xiàn)良好溝通。根據(jù)《檔案管理辦法》《檔案法》相關(guān)規(guī)定，對檔案管理工作崗位進行職能梳理，建立對應的考評標準及考評制度。另外，檔案管理工作管理者要有對應理念，要不斷學習相關(guān)知識提升技能，如信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、檔案管理理論等，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，提升個人業(yè)務素質(zhì)，確保檔案管理工作保持先進性和規(guī)范性。為加強履職能力，人事部門需對此形成具體考評機制，在考評指標、標準方面增加檔案管理的工作要求，督促管理者積極提升業(yè)務素質(zhì)，促使檔案管理部門加強彼此磨合，互相合作，從而提高部門運作效率。

（三）豐富檔案管理模式，強化信息技術(shù)應用成效

目前，檔案登記方式有數(shù)十種，為了提升登記效率，需要選擇登記便捷、有效的方式，確保信息動態(tài)更新，使有價值的檔案能夠被積極關(guān)注和利用。在過程中能積極地發(fā)現(xiàn)問題，然后征集相關(guān)部門建議，將信息技術(shù)融入到信息分類處理、歸檔、保存當中。將信息技術(shù)融入到實際工作，目的為了讓各環(huán)節(jié)工作清晰、有效，同時使各部門檔案工作能夠彼此呼應。在進入信息技術(shù)之時，需要充分結(jié)合事業(yè)單位檔案管理規(guī)定，具體構(gòu)建科學合理網(wǎng)絡(luò)鏈接，使錄入、分級、管理、利用等有條不紊，提高管理效果效率。特殊的檔案需要以年代、專業(yè)、單位機構(gòu)、領(lǐng)域作為維度進行有效編號處理。智慧檔案館技術(shù)的融入，提高了事業(yè)單位檔案管理效率，提高了檔案利用價值，使檔案管理中容易存在的死角、盲區(qū)得以規(guī)避，降低了檔案管理員工作量。通過其作用提升了借閱環(huán)節(jié)的登記、監(jiān)控水平，可以精準鎖定檔案所在部門或者哪一個主體手中，可以及時繳回，減少了檔案丟失、損毀幾率。

（四）加快推進檔案管理信息化建設(shè)

實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要檔案管理者擁有相應的意識，而且可以形成對應的技術(shù)，使信息化管理軟硬件融入工作中，并形成良好的維護，確保檔案得到安全保護，該加密加密，該備份備份。以水利單位為例，通過舉辦水利工程檔案展覽、講座以及教育培訓等，有效提升相應管理人員的信息化管理意識。比如在某市進行水利檔案管理，為了使檔案被保存和科學合理利用，開展信息化檔案管理培訓工作，科學規(guī)范對圖像、文字、工程圖等進行分類管理。另外，需要對檔案管理工作形成專門部門架構(gòu)，使檔案管理信息化建設(shè)得以推進，也提升工作人員的積極性。建立完善檔案審批、評估、查閱、保密等程序，在完整架構(gòu)下開展具體的檔案管理工作，促使各部門形成良好的檔案管理體系，增強檔案的規(guī)范管理。

四、結(jié)語

總的來說，事業(yè)單位發(fā)展水平和檔案規(guī)范化管理程度有一定關(guān)聯(lián)，故此對檔案進行科學化管理是有必要的。實現(xiàn)其規(guī)范化管理需要檔案管理部門以及具體的負責人擁有足夠的檔案管理意識，能夠掌握具體管理技術(shù)，擁有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，講究制度按照制度執(zhí)行，避免檔案管理的混亂。其中需要建立借閱制度和流程，建立檔案分級管理模式，此外，正確保護和利用檔案，更需要積極地實現(xiàn)信息化管理，確保管理的高效化。