第一篇：人事檔案保管制度及利用

人事檔案保管制度及利用

一、人事檔案保管制度

□目的

第一，保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密 的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

——突發(fā)事之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

③庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

⑤無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。

⑥離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

①人事檔案的數(shù)量。

②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫(kù)房設(shè)備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□目的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

借出使用。借出庫(kù)房須滿足一定的條，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。

出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

3人事檔案利用的手續(xù)

在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫(xiě)明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

外借手續(xù)。

首先，借檔單位寫(xiě)出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

其次，借檔單位蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝?、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

第二篇：人事檔案保管制度

人事檔案保管制度①

建立健全的人事檔案保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度和統(tǒng)計(jì)制度五個(gè)部分。

第一.部分 材料歸檔制度

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? 新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的答題程序： 對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求； 按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置； 在目標(biāo)錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容，將新材料放入檔案，第二.部分 檢查核對(duì)制度

? 檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)

人事檔案材料本身進(jìn)檢查，如果查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，?

?

?

? 如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他錯(cuò)誤的存放等。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但是在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)： 突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)之后。對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

第三.部分 轉(zhuǎn)遞制度

2009年4月30日星期四

注解：① 此制度僅對(duì)公司人員有用

第三篇：人事檔案利用制度

人事檔案利用制度

□ 目 的第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。

□ 人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫(kù)房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告，在報(bào)告

中寫(xiě)明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

(2)外借手續(xù)。

首先，借檔單位(部門)寫(xiě)出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。

最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝?、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部

門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出

第四篇：人事檔案保管證明

人事檔案保管證明人事檔案保管證明 茲證明 身份證號(hào)

檔案號(hào)，自 年 月 日將檔案存放于xx-xxx保管至今，特此證明。XXXXXXXXXXX(蓋章)：

我們是畢業(yè)比較早地那一批;走入社會(huì)快有十年時(shí)間了;這些檔案都不知道存放在哪?現(xiàn)在這家大公司要求我們所有新入職員工都必須辦理;否則不給予轉(zhuǎn)正;請(qǐng)問(wèn)有哪位朋友知道該怎么辦理?謝謝!看來(lái)這家公司又在用工性質(zhì)上想點(diǎn)子了，不接收新員工的個(gè)人檔案了。到當(dāng)?shù)厝瞬胖行幕蛉瞬攀袌?chǎng)辦理個(gè)人檔案托管手續(xù)，繳費(fèi)以后就可以將個(gè)人檔案轉(zhuǎn)移到人才中心(市場(chǎng))，以后每年繳納托管費(fèi)，這樣人才中心(市場(chǎng))就會(huì)給你開(kāi)具個(gè)人檔案托管證明了 人事檔案管理單位證明(樣張)上海市人力資源和社會(huì)保障局：

茲證明XXX同志(男/女，出生于XX年XX月XX日，身份證號(hào)：)的人事檔案在我處，經(jīng)核查該同志的檔案，在XX年XX月至XX年XX月期間無(wú)工作就業(yè)紀(jì)錄。證明單位：(蓋章)XX年XX月XX日(以上樣張僅供參考)-甲方： 乙方：

經(jīng)協(xié)商，乙方同意將其檔案委托甲方保管，為明確雙方責(zé)任，就檔案保管事宜商訂如下：

一、甲方：

1、負(fù)責(zé)乙方檔案的保管以及檔案材料的收集、整理、歸檔，按來(lái)函單位的要求出具乙方檔案中有關(guān)的證明材料。

2、負(fù)責(zé)辦理乙方有了新接管單位后的檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

二、乙方：

1、在合同簽定時(shí)，按合同期(每月 元)一次性向甲方交納檔案保管費(fèi)共 元(中途終止合同，保管費(fèi)不再退回)。

2、應(yīng)及時(shí)把合同期內(nèi)形成的各種書(shū)面材料交給甲方整理歸檔。

三、甲方不負(fù)責(zé)乙方的原身份、各種福利保險(xiǎn)(如：待業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老等)以及本合同以為的其他管理責(zé)任。

四、合同期滿，經(jīng)雙方協(xié)商同意可續(xù)簽;不續(xù)簽時(shí)，乙方應(yīng)在期滿后一個(gè)月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)出;逾期從第二個(gè)月起按月倍收保管費(fèi)，逾期壹年甲方不負(fù)保管責(zé)任。

五、本合同期限自 年 月 日起至 年 月 日止。

六、本合同未盡事宜或履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，可通過(guò)協(xié)商解決。

七、本合同書(shū)一式兩份，雙方簽字蓋章后生效，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。甲方： 乙方： 蓋章： 蓋章： 經(jīng)辦人簽名： 年 月 日。

第五篇：人事檔案保管證明

人事檔案保管證明

人事檔案保管證明

茲證明身份證號(hào)

檔案號(hào)，自年月日將檔案存放于xx-xxx保管至今，特此證明。

XXXXXXXXXXX

(蓋章)：

我們是畢業(yè)比較早地那一批;走入社會(huì)快有十年時(shí)間了;這些檔案都不知道存放在哪?現(xiàn)在這家大公司要求我們所有新入職員工都必須辦理;否則不給予轉(zhuǎn)正;請(qǐng)問(wèn)有哪位朋友知道該怎么辦理?謝謝!

看來(lái)這家公司又在用工性質(zhì)上想點(diǎn)子了，不接收新員工的個(gè)人檔案了。到當(dāng)?shù)厝瞬胖行幕蛉瞬攀袌?chǎng)辦理個(gè)人檔案托管手續(xù)，繳費(fèi)以后就可以將個(gè)人檔案轉(zhuǎn)移到人才中心(市場(chǎng))，以后每年繳納托管費(fèi)，這樣人才中心(市場(chǎng))就會(huì)給你開(kāi)具個(gè)人檔案托管證明了

人事檔案管理單位證明(樣張)

上海市人力資源和社會(huì)保障局：

茲證明XXX同志(男/女，出生于XX年XX月XX日，身份證號(hào)：)的人事檔案在我處，經(jīng)核查該同志的檔案，在XX年XX月至XX年XX月期間無(wú)工作就業(yè)紀(jì)錄。

證明單位：

(蓋章)

XX年XX月XX日

(以上樣張僅供參考)

甲方：

乙方：

經(jīng)協(xié)商，乙方同意將其檔案委托甲方保管，為明確雙方責(zé)任，就檔案保管事宜商訂如下：

一、甲方：

1、負(fù)責(zé)乙方檔案的保管以及檔案材料的收集、整理、歸檔，按來(lái)函單位的要求出具乙方檔案中有關(guān)的證明材料。

2、負(fù)責(zé)辦理乙方有了新接管單位后的檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

二、乙方：

1、在合同簽定時(shí)，按合同期(每月元)一次性向甲方交納檔案保管費(fèi)共元(中途終止合同，保管費(fèi)不再退回)。

2、應(yīng)及時(shí)把合同期內(nèi)形成的各種書(shū)面材料交給甲方整理歸檔。

三、甲方不負(fù)責(zé)乙方的原身份、各種福利保險(xiǎn)(如：待業(yè)、醫(yī)療、養(yǎng)老等)以及本合同以為的其他管理責(zé)任。

四、合同期滿，經(jīng)雙方協(xié)商同意可續(xù)簽;不續(xù)簽時(shí)，乙方應(yīng)在期滿后一個(gè)月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)出;逾期從第二個(gè)月起按月倍收保管費(fèi)，逾期壹年甲方不負(fù)保管責(zé)任。

五、本合同期限自年月日起至年月日止。

六、本合同未盡事宜或履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，可通過(guò)協(xié)商解決。

七、本合同書(shū)一式兩份，雙方簽字蓋章后生效，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。

甲方：乙方：

蓋章：蓋章：

經(jīng)辦人簽名：

年月日。