第一篇：秘書管理制度

秘書管理制度

1.目的

為了進(jìn)一步加強(qiáng)行政秘書崗位管理，充分發(fā)揮行政秘書的服務(wù)與輔助職能，以規(guī)范開(kāi)展行政秘書的日常工作。2.適用范圍

2.1.組織范圍：適用于集團(tuán)、事業(yè)部和分公司 2.2.業(yè)務(wù)范圍：適用于秘書崗位人員管理 3.術(shù)語(yǔ)和定義

無(wú)

4.關(guān)鍵角色職責(zé)

無(wú)

5.制度內(nèi)容描述

5.1.任職資格

5.1.1.學(xué)歷及知識(shí)背景：大專以上學(xué)歷，接受過(guò)企業(yè)文秘、公文寫作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、商務(wù)禮儀等方面的教育培訓(xùn)。

5.1.2.工作經(jīng)驗(yàn)：具備本公司助理、內(nèi)勤等崗位一年以上工作經(jīng)驗(yàn)或者其他公司秘書、助理、內(nèi)勤崗位三年以上工作經(jīng)驗(yàn)。

5.1.3.基本知識(shí)與技能：有較好的寫作基礎(chǔ)，熟悉公文寫作，能夠獨(dú)立起草一般性公文；具備較強(qiáng)的事務(wù)處理能力；具有較強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)能力與人際溝通能力；熟悉接待禮儀，能較好處理一般性接待工作；熟悉使用辦公軟件；熟悉文件資料歸檔的基本程序和方法。

5.1.4.素質(zhì)要求：品格優(yōu)秀、責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)的保密意識(shí)；待人熱情，有良好的服務(wù)意識(shí)；嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍。

5.2.工作內(nèi)容

5.2.1.日程管理：計(jì)劃制定、行程安排，并及時(shí)記錄和提醒。5.2.2.接待工作：接待來(lái)訪客人、接聽(tīng)各類電話。

5.2.3.會(huì)議及活動(dòng)：會(huì)議規(guī)劃、通知、會(huì)場(chǎng)布置、資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄、會(huì)議追蹤。

5.2.4.公文寫作：信息收集、起草或協(xié)助起草各類文件、報(bào)告。5.2.5.溝通支持性工作：溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系，及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事項(xiàng)。

5.2.6.文件處理與保管：處理來(lái)往信函和傳真，文件檔案管理。5.2.7.綜合事務(wù)管理：辦公室環(huán)境管理及其他。

5.2.8.決策支持工作：信息的處理與分析，對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持。

5.3.管理辦法

5.3.1.年度考評(píng)成績(jī)連續(xù)兩次為合格（含）以下的，以及連續(xù)兩個(gè)月月度考核成績(jī)低于80分的，調(diào)離本崗位。

5.3.2.一年中受到兩次通報(bào)批評(píng)的，調(diào)離本崗位。5.3.3.每年度提交不少于2篇學(xué)習(xí)總結(jié)或讀書體會(huì)。5.3.4.每年度參加不少于12課時(shí)的培訓(xùn)。5.4.培訓(xùn)方式

5.4.1.入職培訓(xùn)，由人資統(tǒng)一安排了解集團(tuán)，公司概況，規(guī)章制度，組織結(jié)構(gòu)，使其更快適應(yīng)工作環(huán)境。

5.4.2.部門崗位培訓(xùn)，發(fā)放《秘書崗位手冊(cè)》，熟悉新崗位職責(zé)，工作流程。

5.4.3.月度例行培訓(xùn)，每月參加行政本部安排的培訓(xùn)課程，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。

5.4.4.OJT培訓(xùn)，每季度，由秘書的直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行溝通，對(duì)必要的知識(shí)、技能、工作方法等進(jìn)行優(yōu)化。

6.特殊事項(xiàng)

無(wú) 7.相關(guān)文件

無(wú) 8.附件

無(wú)

第二篇：秘書管理制度

學(xué)院辦公室秘書管理制度

第一章 總則

為促進(jìn)學(xué)院辦公室秘書工作的規(guī)范化、制度化、流程化，提高各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)院長(zhǎng)與學(xué)院各部門之間的信息溝通，協(xié)助院長(zhǎng)順暢處理日常事務(wù)，現(xiàn)結(jié)合我院實(shí)際情況，制定本制度。

第二章 管理原則

一、雙重管理原則：即秘書受院長(zhǎng)及所在學(xué)院辦公室主任管理；

二、雙重負(fù)責(zé)原則：即秘書對(duì)院長(zhǎng)及所在學(xué)院辦公室主任負(fù)責(zé)；

三、秘書工作原則：服從安排原則、溝通協(xié)調(diào)原則、同心合作原則、積極主動(dòng)原則、工作保密原則。

第三章 秘書工作性質(zhì)

秘書作為院長(zhǎng)的工作、生活服務(wù)人員，要協(xié)助院長(zhǎng)做好日常事務(wù)的處理，能服從院長(zhǎng)的安排，做好學(xué)院各項(xiàng)工作的上傳下達(dá)，保證各項(xiàng)信息的有效性和實(shí)效性，要成為院長(zhǎng)的得力助手。

第四章 秘書必備素質(zhì)

一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn):

1、正直、公平，堅(jiān)持既定政策和原則

2、誠(chéng)實(shí)守信、實(shí)事求是

3、以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)

4、不失約、不違約、不食言、不泄密

5、勤奮努力工作，不斷學(xué)習(xí)

6、有序利落，有條不齋

7、追求效率和效益

8、按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)

9、客觀正確對(duì)待意見(jiàn)與批評(píng)

10、要有大局觀

二、秘書的職業(yè)態(tài)度

1、主動(dòng)性（Initiative)

2、適應(yīng)性(Flexibility)

3、團(tuán)隊(duì)精神(Team work)

4、尊重他人(Respect for People)

5、創(chuàng)新精神(Creativity)

6、堅(jiān)持原則(Uncompromising Integrity)

7、服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service & Contribution)

8、認(rèn)同與分享(Sharing)

第五章 秘書的禮儀素質(zhì)

秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)的培養(yǎng)。

一、要有良好的道德修養(yǎng)

禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。

1、公正客觀。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來(lái)評(píng)說(shuō)他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提

批評(píng)、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠(chéng)心”。

2、忠誠(chéng)守信。要忠誠(chéng)老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情由以得到他人的諒解。

3、擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策或其它部門的工作。

二、要有謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度

1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。

2、舉止。手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。言談中注意語(yǔ)言的文雅與委婉，說(shuō)話方式輕松自如，語(yǔ)速不急不徐，落落大方。

3、牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。即使忘記了對(duì)方的姓名，也要委婉地“套”出或不動(dòng)聲色地處理。切忌直白對(duì)方“記不起了”或“我忘記了”等讓對(duì)方難堪。

4、培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。秘書正式場(chǎng)合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。

三、要有作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的基本禮儀

秘書作為院長(zhǎng)工作的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為院長(zhǎng)服務(wù)。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的公眾形象。

（一）作好助手和參謀的工作

1、參與決策調(diào)研，提供有分量的信息。首先是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有分量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：

第一，要有觀察力，跟蹤了解院長(zhǎng)的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。

第二，要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問(wèn)題，才有一定的高度、廣度和深度。

第三，主動(dòng)與院長(zhǎng)交流思想，通過(guò)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)院長(zhǎng)的思想。

2、參與實(shí)踐，協(xié)助院長(zhǎng)推進(jìn)工作。

（1）積極介入有關(guān)工作，及時(shí)掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出建議。

（2）經(jīng)常了解全局情況。

（3）參與要有度，參謀要有方。參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”。

（4）參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。

（二）輔助院長(zhǎng)塑造良好的形象

1、語(yǔ)言形象

院長(zhǎng)在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動(dòng)內(nèi)容、所要解決的基本問(wèn)題及與此相關(guān)的人文等知識(shí)）供院長(zhǎng)參考準(zhǔn)備。

2、協(xié)助院長(zhǎng)樹(shù)立行為形象。要在事務(wù)安排中，尤其是學(xué)院內(nèi)部活動(dòng)中，多接觸普通員工和學(xué)生，了解情況，融于基層之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。

3、協(xié)助院長(zhǎng)樹(shù)立感化形象。秘書要協(xié)助院長(zhǎng)做好以下幾項(xiàng)工作：

（1）要待人熱情，例如在院長(zhǎng)開(kāi)展某項(xiàng)活動(dòng)之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方的信息，為開(kāi)展熱情友好的交際活動(dòng)創(chuàng)造條件。

（2）對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握院長(zhǎng)的處事原則，并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒院長(zhǎng)率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。

第六章 秘書的重要職業(yè)技能

一、日常事務(wù)處理

（一）撥打/接聽(tīng)電話的程序和技巧

1、打電話前的準(zhǔn)備

1）準(zhǔn)備好電話記錄本和筆；

2）把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺漏。3）準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。

4）查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)始撥打。

2、正式撥打電話

（1）撥通電話后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說(shuō)：“你好！我是山西工商學(xué)院院長(zhǎng)辦公室**

（2）如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。

（3）如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄。

（4）逐一將事情說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確；

（5）通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。

3、接聽(tīng)電話：3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！山西工商學(xué)院院長(zhǎng)辦公室**”。接聽(tīng)電話分以下幾種情況：

（1）上級(jí)部門及平級(jí)部門來(lái)電直接記錄留言，記錄聯(lián)系電話、聯(lián)系人，來(lái)電事宜，并給對(duì)方復(fù)述確認(rèn)無(wú)誤。如不緊急，記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告院長(zhǎng)；情況緊急需轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的，要及時(shí)匯報(bào)院長(zhǎng)。遇院長(zhǎng)外出參會(huì)時(shí)，要及時(shí)發(fā)信息告知院長(zhǎng)。

（2）學(xué)院內(nèi)部來(lái)電要問(wèn)清事由，如需要要匯報(bào)院長(zhǎng)；其他可視情況請(qǐng)示辦公室主任后處理。通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。

（3）對(duì)于無(wú)關(guān)緊要的人和事，要學(xué)會(huì)篩選過(guò)濾，果斷拒絕。

4、通話技巧：

（1）日常禮貌用語(yǔ)：詢問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問(wèn)您哪里？”、“請(qǐng)問(wèn)您怎么稱呼？”“請(qǐng)問(wèn)有什么事？”等；對(duì)院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)告知院長(zhǎng)。

（2）如對(duì)方有事需要傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。

（3）如接聽(tīng)到找院長(zhǎng)的電話，而不能把握院長(zhǎng)是否要和對(duì)方通話的情況下，不能隨便回答院長(zhǎng)“在”或“不在”，可說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您是哪位，有什么事情？請(qǐng)您稍等一下，我去看看院長(zhǎng)是否在？”，然后請(qǐng)示院長(zhǎng)后再確認(rèn)是否轉(zhuǎn)呈院長(zhǎng)接聽(tīng)。在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問(wèn)后未果，可委婉結(jié)束通話。

（4）如果對(duì)方喋喋不休，廢話連篇，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎？”或“對(duì)不起，我還

（5）如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，（6）整理電話留言，在院長(zhǎng)回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息。

（二）傳真

1、將傳真分類：

（1）需要院長(zhǎng)本人審閱的，根據(jù)院長(zhǎng)授意處理。

（2）由秘書來(lái)代為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人

B、由秘書本人回復(fù)的，需要注意一下幾點(diǎn)：

遵守公文寫作規(guī)范；

保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)；

需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說(shuō)明，列明抄送范圍；

務(wù)必在傳真件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼，并在每一頁(yè)文件上標(biāo)注頁(yè)碼。

2、必要的傳真分類存檔。

（三）郵件

1、根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過(guò)濾：

（1）需要院長(zhǎng)本人審閱的，打開(kāi)郵件內(nèi)容請(qǐng)示院長(zhǎng)閱示，并將附件內(nèi)容存入相應(yīng)文件夾，督促、協(xié)助院長(zhǎng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。

（2）以院長(zhǎng)名義回復(fù)時(shí)，要在語(yǔ)氣上予以注意，編輯好回復(fù)內(nèi)容后請(qǐng)示院長(zhǎng)無(wú)誤方能從院長(zhǎng)的信箱發(fā)出。

3、由秘書來(lái)代為處理的：

（1）轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人，并督促其承辦，并將結(jié)果反饋給院長(zhǎng);

（2）由秘書本人回復(fù)的，要將事情匯報(bào)院長(zhǎng)，請(qǐng)示院長(zhǎng)意見(jiàn)后再行回復(fù)。以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說(shuō)明郵件內(nèi)容為院長(zhǎng)授意；

（3）如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話告知。

4、重要郵件內(nèi)容要及時(shí)進(jìn)行存檔。

（四）文件管理

1、收到文件，首先閱讀文件，判斷是否應(yīng)由院長(zhǎng)處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。

2、需要院長(zhǎng)審閱的由學(xué)院辦公室辦理來(lái)文閱辦卡，再請(qǐng)?jiān)洪L(zhǎng)閱示。

2、對(duì)文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由，重點(diǎn)內(nèi)容用彩筆標(biāo)注，便于院長(zhǎng)審閱。

3、按院長(zhǎng)批改意見(jiàn)復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送，必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。

4、必要文件進(jìn)行存檔。

注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出。

（五）名片及相關(guān)通訊錄

1、分類：可根據(jù)實(shí)際情況分類，如類型、地域等；

2、存放：名片盒；錄入到電子名片檔中（更易查找，但需要錄入時(shí)間）

3、應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與院長(zhǎng)聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)方便快捷。

4、院長(zhǎng)常用通訊錄要?dú)w類放置，保證是最新更新的。舊通訊錄分類放置歸檔，以便隨時(shí)翻閱。

二、日程安排

“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”，按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。

（一）總體原則：

1、掌握院長(zhǎng)的日常工作、近期工作重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，2、優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察院長(zhǎng)工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍；

3、了解學(xué)院的發(fā)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)；

4、對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入院長(zhǎng)日程表；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；重點(diǎn)事情要特殊標(biāo)記；

5、明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；

6、注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排。

（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧

1、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；

2、在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給院長(zhǎng)留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；

3、根據(jù)院長(zhǎng)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間健身、閱讀報(bào)刊資料及其他信息；

4、對(duì)于院長(zhǎng)的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間在日程當(dāng)日與院長(zhǎng)再次核對(duì)，保證無(wú)更改；

5、不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在院長(zhǎng)的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；

6、控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；必要時(shí)候要用合理的方式提醒領(lǐng)導(dǎo)；

7、掌握近期要回避的人物；

8、秘書可按照院長(zhǎng)習(xí)慣，制作秘書工作日程表。

三、出差安排

1、出差前：

（1）確定出差目的和日期；

（2）確認(rèn)航班、酒店，是否有接送機(jī)；選擇好的航空公司、航班；盡量在出差目的地

附近選擇院長(zhǎng)熟悉的酒店；明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式；

（3）確認(rèn)出差陪同人；

（4）如有具體對(duì)接人，要與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。

（5）做出完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）

（6

2、出差中

（1）根據(jù)院長(zhǎng)日程安排，隨時(shí)匯報(bào)學(xué)院各項(xiàng)工作及院長(zhǎng)關(guān)心事宜的進(jìn)展情況；

（2）與各部門加強(qiáng)溝通，及時(shí)掌握學(xué)院各部門的相關(guān)信息。

（3）根據(jù)情況及時(shí)院長(zhǎng)溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排。

3、出差后

（1）及時(shí)向院長(zhǎng)匯報(bào)出差期間學(xué)院各項(xiàng)工作進(jìn)展；

（2）出差后資料整理存檔；

（3）出差后相關(guān)會(huì)議精神傳達(dá)或召開(kāi)專題會(huì)議。

四、會(huì)議及接見(jiàn)

（一）院務(wù)委員會(huì)

1、與院長(zhǎng)確認(rèn)會(huì)議時(shí)間及參會(huì)人員，是否為院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議；

2、擬定會(huì)議議題，報(bào)請(qǐng)?jiān)洪L(zhǎng)閱示；

3、通知相關(guān)人員參會(huì)，并告知會(huì)議議題；

4、準(zhǔn)備會(huì)議資料；

5、準(zhǔn)備會(huì)議室相關(guān)設(shè)備，保證會(huì)議室整潔、設(shè)備功能正常；

6、做好會(huì)議記錄；

7、形成會(huì)議紀(jì)要；

8、對(duì)于會(huì)中安排的事宜要根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)督辦，并將督辦結(jié)果反饋院長(zhǎng)。

（二）院長(zhǎng)辦公會(huì)

1、與院長(zhǎng)確認(rèn)會(huì)議時(shí)間；

2、通知各部門負(fù)責(zé)人參加會(huì)議，并告知準(zhǔn)備各部門匯報(bào)工作；

3、準(zhǔn)備會(huì)議資料；

4、準(zhǔn)備會(huì)議室相關(guān)設(shè)備，保證會(huì)議室整潔、設(shè)備功能正常；

5、做好會(huì)議記錄；

6、形成會(huì)議紀(jì)要；

7、對(duì)于會(huì)中安排的事宜要根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)督辦，并將督辦結(jié)果反饋院長(zhǎng)。

（三）有重要客人參加的會(huì)議注意事項(xiàng)：

1、綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；

2、如有外部領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，要視情況注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；

3、如有外賓參會(huì)，會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；

4、根據(jù)來(lái)訪人員的身份級(jí)別，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否準(zhǔn)備紀(jì)念品；

5、在與來(lái)訪單位溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；

6、考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前通知相關(guān)人員準(zhǔn)備；

7、如需安排參觀，提前與各參觀點(diǎn)人員聯(lián)系，安排參觀陪同人；

8、如有需要會(huì)前給院長(zhǎng)提供相關(guān)背景材料；

9、給院長(zhǎng)準(zhǔn)備足量名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；

10、提前40分鐘再次進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有

禮的態(tài)度；

11、提醒院長(zhǎng)參會(huì)，如有需要陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況；

12、會(huì)面結(jié)束后，代院長(zhǎng)或陪同送客人離去；之后整理會(huì)場(chǎng)儀器設(shè)備。

（四）參加外部會(huì)議

1、收到會(huì)議邀請(qǐng)；

2、確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主辦單位、邀請(qǐng)其他人員都分別是誰(shuí)（如會(huì)議有座次表，了解院長(zhǎng)具體座位）；

3、是否會(huì)產(chǎn)生相關(guān)費(fèi)用；

4、查看既定日程，請(qǐng)示院長(zhǎng)確認(rèn)是否參加；

5、給對(duì)方發(fā)參會(huì)回執(zhí)，并列入院長(zhǎng)日程表；

6、根據(jù)文件要求，如需發(fā)言，安排文書室擬定發(fā)言稿；

7、將發(fā)言稿初稿提請(qǐng)?jiān)洪L(zhǎng)審閱修改后再行定稿；

8、參會(huì)前給院長(zhǎng)準(zhǔn)備背景資料；

9、提醒院長(zhǎng)參會(huì)；

10、準(zhǔn)備好相關(guān)資料參加會(huì)議；

11、會(huì)議結(jié)束，整理資料歸檔。

（五）媒體采訪

1、收到采訪邀請(qǐng)；

2、由宣傳處長(zhǎng)與媒體對(duì)接，鑒別是否為正規(guī)媒體的采訪，采訪主題、是否產(chǎn)生費(fèi)用、采訪時(shí)間、地點(diǎn)，報(bào)紙版面大小或電視播放時(shí)段等具體事宜；

3、宣傳處長(zhǎng)請(qǐng)示院長(zhǎng)是否同意采訪；

4、宣傳處長(zhǎng)與媒體對(duì)接落實(shí)采訪記者的具體信息，并請(qǐng)示是否需要其他陪同采訪人員；

5、媒體提供采訪提綱，宣傳處長(zhǎng)負(fù)責(zé)把關(guān)，與院長(zhǎng)碰頭擬出提綱答案；

6、提前了解記者需求，為記者提供背景材料，盡量讓領(lǐng)導(dǎo)在采訪過(guò)程中少做解釋；

7、接待記者；

8、按時(shí)采訪；

10、與記者落實(shí)見(jiàn)報(bào)或播出時(shí)間；

11、記者稿件編輯完成后要回電子版請(qǐng)示院長(zhǎng)是否需要修改，根據(jù)院長(zhǎng)意見(jiàn)修改完畢后再定稿發(fā)布；

12、到時(shí)通知院長(zhǎng)及各部門收看，并將報(bào)紙（原件、復(fù)印件）或視頻存檔；

13、學(xué)校內(nèi)外網(wǎng)發(fā)布新聞，并上傳各網(wǎng)站相關(guān)鏈接。

（六）陪同院長(zhǎng)參加的大型活動(dòng)：

1、接受活動(dòng)邀請(qǐng)及活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢?cè)洪L(zhǎng)意見(jiàn)；

2、對(duì)于院長(zhǎng)同意參加的活動(dòng)事先安排日程；

3、了解活動(dòng)議程，參加人員、著裝需求，征求院長(zhǎng)意見(jiàn)；

4、提醒院長(zhǎng)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)；

5、帶好活動(dòng)議程、名片等資料；

6、活動(dòng)中關(guān)注院長(zhǎng)的需要，注意保持在院長(zhǎng)的視線內(nèi)；

7、會(huì)后整理業(yè)務(wù)資料和名片。

（七）突發(fā)來(lái)訪接待

1、問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪目的；

2、詢問(wèn)是否與院長(zhǎng)有預(yù)約，如有人推薦見(jiàn)院長(zhǎng)，一定問(wèn)清楚誰(shuí)介紹、什么事情后先

通報(bào)院長(zhǎng)再做安排；

3、對(duì)于院長(zhǎng)熟悉且非常重要的客人，可直接通報(bào)院長(zhǎng)是否當(dāng)下接見(jiàn)；對(duì)于有具體承辦部門的可直接轉(zhuǎn)到該部門負(fù)責(zé)人處接待；對(duì)于無(wú)關(guān)緊要的人要留下來(lái)訪者聯(lián)系方式、詢問(wèn)具體事宜做好登記后禮貌拒絕但，如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)；

4、如需要等待，禮貌告知客人請(qǐng)稍等，院長(zhǎng)正在處理緊急公務(wù)；

5、重要客人要為對(duì)方準(zhǔn)備茶水，同時(shí)禮貌地暗示對(duì)方院長(zhǎng)的下一個(gè)約會(huì)何時(shí)開(kāi)始，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間；

6、對(duì)于院長(zhǎng)熟悉且非常重要的客人，如果院長(zhǎng)當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書視情況做出解釋，讓來(lái)訪者覺(jué)得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同時(shí)征詢來(lái)訪者意見(jiàn)，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見(jiàn)面；留下來(lái)訪者的聯(lián)系方式和資料，待院長(zhǎng)方便時(shí)再行匯報(bào)，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；

7、對(duì)于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來(lái)訪，可以告訴對(duì)方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對(duì)方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；

8、注意事項(xiàng)：有些來(lái)訪者聽(tīng)不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著非見(jiàn)院長(zhǎng)不可，一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。

五、溝通協(xié)調(diào)

（一）內(nèi)部溝通

1、秘書要與院長(zhǎng)建立經(jīng)常性的溝通，了解院長(zhǎng)近期的工作重點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解院長(zhǎng)的授意、做好上情下達(dá)的工作；

2、要與各部門建立良性溝通，隨時(shí)掌握各部門工作進(jìn)展情況；

3、要關(guān)注學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展時(shí)間、進(jìn)展情況；

4、要督促各部門在工作完成后及時(shí)向院長(zhǎng)匯報(bào)。

（二）外部溝通

外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。要以學(xué)校利益為基礎(chǔ)，在溝通中尊重對(duì)方，要注意多方了解與交流合作相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。

六、文字支持

（一）秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求：

1、針對(duì)性強(qiáng)——文檔處理要直接、明確地去解決某個(gè)具體問(wèn)題，提出意見(jiàn)和辦法。

2、具體真實(shí)——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。

3、條理性強(qiáng)——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對(duì)擬制文稿的條理性要求尤為突出。

4、時(shí)限性強(qiáng)——要寫得及時(shí)，否則會(huì)延誤時(shí)機(jī)。

5、要有固定的格式。

（二）秘書文字支持的種類：

1、傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見(jiàn)前）

2、業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、講話稿、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等）

3、一般信件、感謝信、邀請(qǐng)函等

（三）程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布

1、準(zhǔn)備

（1）明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對(duì)象、主要內(nèi)容，在與院長(zhǎng)相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。

（2）確定主題。主題一般是說(shuō)明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和

主張。要注意選擇正確的文種。

（3）調(diào)查研究收集材料。在接受院長(zhǎng)授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志材料。

2、撰擬文稿

（1）合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。

（2）寫好開(kāi)頭與結(jié)尾。開(kāi)頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀。（3）用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（4）文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡(jiǎn)稱。

3、審核修改、發(fā)布

（1）文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修正。

（2）審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對(duì)于重要的文檔還要組織討論，最后提交院長(zhǎng)審核批準(zhǔn)、發(fā)布。

第三篇：秘書管理制度重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)

秘書管理制度重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)

秘書面試

● 招聘秘書前必須由副總辦填寫人員需求表，報(bào)秘書管理部批準(zhǔn)

● 各職位秘書最少要經(jīng)過(guò)兩級(jí)面試合格后方可入職

秘書培訓(xùn)

● 秘書入職7天內(nèi)由所屬區(qū)域（副）總監(jiān)秘書負(fù)責(zé)培訓(xùn)并逐級(jí)向上匯報(bào)培訓(xùn)情況 秘書晉升

● 各職位秘書的晉升需由上級(jí)向秘書管理部提出申請(qǐng)，秘書管理部與秘書進(jìn)行面談，秘書提交工作總結(jié)

● 秘書管理部批準(zhǔn)晉升后，將《員工考核表》、《秘書晉升面談表》、《個(gè)人工作小結(jié)》遞交人事部，晉升從次月1日開(kāi)始生效

秘書入調(diào)離

● 秘書入職前必須參加上機(jī)考試，考試合格者方可辦理入職

● 秘書必須進(jìn)店入職，不得提前計(jì)薪，以辦理入職手續(xù)、簽訂勞動(dòng)合同日為起始計(jì)薪日

● 秘書人員調(diào)職前要求副總助理提前五個(gè)工作日以郵件形式向秘書管理部申請(qǐng) ● 秘書人員主動(dòng)離職必須提前一個(gè)月向所屬營(yíng)業(yè)部副總辦提出申請(qǐng)，副總辦助理第一時(shí)間上報(bào)秘書管理部，秘書管理部對(duì)離職秘書進(jìn)行調(diào)查及備案；秘書人員由公司辭退/除名的，要求提前五個(gè)工作日由副總辦助理通知秘書管理部 ● 店務(wù)秘書調(diào)、離職需要在監(jiān)交人（指定（副）總監(jiān)秘書）的參與下與接任的秘書在分行完成財(cái)務(wù)、交管、行政、IT、費(fèi)用方面的交接；（副）總監(jiān)秘書調(diào)、離職需要在監(jiān)交人（指定副總助理）的參與下與接任的（副）總監(jiān)秘書完成相關(guān)內(nèi)容的交接；副總辦助理/秘書調(diào)、離職需要在監(jiān)交人（秘書管理部經(jīng)理指定）的參與下與接任人員完成相關(guān)內(nèi)容的交接

● 秘書人員于調(diào)、離職當(dāng)日必須進(jìn)行上述內(nèi)容的交接，完成交接后由上級(jí)主管逐級(jí)審核簽字，由其本人到總部與相關(guān)部門進(jìn)行交接工作完成的簽字確認(rèn)，否則，將暫扣離職人員當(dāng)月薪資，直到完成所有交接確認(rèn)的簽字工作 秘書投訴 ● 開(kāi)設(shè)秘書投訴專用郵箱，做為秘書投訴的基本渠道

● 投訴人填寫《投訴單》并發(fā)送郵件→秘書管理部受理郵件回復(fù)（1個(gè)工作日內(nèi)）→秘書管理部展開(kāi)調(diào)查→反饋投訴人處理結(jié)果（7個(gè)工作日內(nèi)）

第四篇：秘書部?jī)?nèi)部管理制度

秘書部?jī)?nèi)部管理制度

為了更好加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部自身的管理，完善管理機(jī)制，提高工作效率，培養(yǎng)學(xué)秘書部?jī)?nèi)部成員的時(shí)間觀念，特制定本條例。

一、秘書部干事、成員應(yīng)按時(shí)參加學(xué)生會(huì)召開(kāi)的會(huì)議、例會(huì)，并簽到。

二、內(nèi)部會(huì)議嚴(yán)禁讓他人代簽或待他人簽到。如需請(qǐng)假應(yīng)向上級(jí)匯報(bào)。如未經(jīng)許可，記入“無(wú)故缺席”。

三、凡學(xué)生會(huì)召開(kāi)的例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議、大型活動(dòng)、值班及各項(xiàng)活動(dòng)，應(yīng)到人員應(yīng)按規(guī)定時(shí)間到達(dá)指定地點(diǎn)，不得遲到、早退或缺席。一學(xué)期請(qǐng)假的次數(shù)不得超過(guò)三次，超過(guò)三次者按曠會(huì)處理（依次積累）。與會(huì)者遲到10分鐘，視其無(wú)故缺席。

四、在參加會(huì)議或活動(dòng)過(guò)程中，任何人不得擅自離開(kāi)，如有特殊情況，必須向上級(jí)請(qǐng)假，并上報(bào)部長(zhǎng)。

五、無(wú)故缺勤一次者給予內(nèi)部通報(bào)批評(píng)處分，無(wú)故缺勤二次者給予內(nèi)部警告除分，無(wú)故缺勤三次以上（含三次）者和請(qǐng)假五次以上（含五次）者，經(jīng)主席團(tuán)研究并上報(bào)團(tuán)委老師，給予其開(kāi)除學(xué)生會(huì)處分。

六、每次會(huì)議或活動(dòng)后，由干事認(rèn)真填寫“學(xué)生會(huì)干部考勤表”并存檔。同時(shí)，作為年末學(xué)生班干部的考評(píng)依據(jù)之一。

七、以上考勤制度各秘書部干部必須嚴(yán)格遵守。

八、本制度自公布之日起實(shí)行。

第五篇：秘書學(xué)術(shù)論文：試論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度

【網(wǎng)絡(luò)綜合-秘書資格考試】

隨著企業(yè)改革的不斷深化．檔案界一直在探討現(xiàn)代企業(yè)擋案工作的管理模式。筆者認(rèn)為．建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度應(yīng)是合理的選擇。所謂現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制

度實(shí)際上是一種多元、高效、靈活的擋案管理方式．是企業(yè)檔案工作為適應(yīng)企業(yè)制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形，但通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討和實(shí)踐已初見(jiàn)端倪。本文試就其產(chǎn)生背景、基本特征與機(jī)制構(gòu)筑談?wù)剛€(gè)人的認(rèn)識(shí)

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出，應(yīng)該說(shuō)是有深刻的時(shí)代背景的．首先它是企業(yè)制度變革的產(chǎn)物。我國(guó)自1993年黨的十四屆三中全會(huì)提出建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)

濟(jì)體制以來(lái)，國(guó)有企業(yè)改制進(jìn)入了改革的快車道，建立產(chǎn)權(quán)明晰、責(zé)任明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)的現(xiàn)代公司制成為企業(yè)改革的主旋律。與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比現(xiàn)代企業(yè)具有明顯的時(shí)代特征：(1)變黨委領(lǐng)導(dǎo)下的廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)制為建立有規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)、科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)體制和組織制度；(2)一改國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下的局面。投資主體多元化、企業(yè)資產(chǎn)脫權(quán)化使企業(yè)出現(xiàn)了多種所有制并存的格局；(3)檔案所有權(quán)的變化．企業(yè)所有權(quán)的多元化導(dǎo)致了檔案所有權(quán)的多元化；(4)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)的多樣化．從規(guī)模形態(tài)上看是少盤骨干性大型企業(yè)集團(tuán)與大量中小型民營(yíng)企業(yè)并存，為適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要出現(xiàn)了一批以產(chǎn)權(quán)為紐帶、以母公司為主體、以獲取利潤(rùn)和提高市場(chǎng)占有率為目標(biāo)的跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨所有制的大型企業(yè)集團(tuán)．同時(shí)亦出現(xiàn)了數(shù)量上占優(yōu)勢(shì)的民營(yíng)企業(yè)；從技術(shù)形態(tài)上看企業(yè)工業(yè)化管理與信息化管理并存，在信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略的指導(dǎo)下．已有不少企業(yè)從工業(yè)化管理進(jìn)入信息化、知識(shí)化管理階段。總之。企業(yè)在日益面向市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的驅(qū)動(dòng)下，與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比在所有制、規(guī)模、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)與形態(tài)上都發(fā)生了深刻的變革．傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的需要。其次是企業(yè)為維護(hù)自身利益需要的產(chǎn)物。我國(guó)自1959年正式建立企業(yè)擋案工作以來(lái)，在企業(yè)幾經(jīng)改革中企業(yè)檔案工作雖曾屢受沖擊．但企業(yè)檔案工作始終是與企業(yè)相伴而行的，企業(yè)檔案工作始終存在的事實(shí)說(shuō)明企業(yè)需要檔案工作。歷史上的企業(yè)改革尤其是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊。我們不應(yīng)該僅視為一種沖擊．而應(yīng)視為完善企業(yè)檔案工作的機(jī)遇，無(wú)數(shù)企業(yè)的檔案工作在當(dāng)

前企業(yè)改革中得到發(fā)展與強(qiáng)化的現(xiàn)實(shí)也說(shuō)明了這一點(diǎn)。事實(shí)上在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)面臨的形勢(shì)更為復(fù)雜．它不僅需要企業(yè)檔案工作為維護(hù)企業(yè)日常管理與生產(chǎn)活動(dòng)提供服務(wù)．而且需要企業(yè)檔案工作在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)糾紛中為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益服務(wù)．在企業(yè)管理中為企業(yè)文化建設(shè)提供服務(wù)。因此．現(xiàn)代企業(yè)制度的建立并不排斥檔案工作，它對(duì)企業(yè)擋案工作的沖擊實(shí)際上是對(duì)傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)檔案管理模式的揚(yáng)棄，為維護(hù)自身利益的需要．要求在企業(yè)檔案管理制度、管理方式、管理手段與運(yùn)行機(jī)制上做相應(yīng)的變革．即要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本特征

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度作為一種管理制度．屬制度的范疇．具有制度的共性。為體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價(jià)值觀．規(guī)范企業(yè)檔案管理和維護(hù)企業(yè)利益．我們認(rèn)為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度不是一種固定的管理模式．而是一種檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種企業(yè)檔案管理制度。

檔案權(quán)屬明確是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的首要特征。在企業(yè)改制前，國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下，其形成的檔案理所當(dāng)然的是國(guó)有檔案，并由國(guó)家對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一管理。隨著企業(yè)投資主體多元化和民營(yíng)企業(yè)的涌現(xiàn)出各種檔案管理制度時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。如前所述，由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)在確定檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。企業(yè)自律也是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的一個(gè)特征。企業(yè)對(duì)檔案

管理自律含自主、自理之意，在國(guó)家有關(guān)檔案工作法律的框架內(nèi)，企業(yè)有權(quán)自主決定檔案的管理形式與管理對(duì)象，企業(yè)的建檔工作應(yīng)屬企業(yè)行為。企業(yè)自律原則突出了企業(yè)在建檔工作中的主體地位，其理論基礎(chǔ)是企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)。在管理方式上不能像國(guó)有企業(yè)那樣一定要按設(shè)定的統(tǒng)一管理模式管理企業(yè)

檔案．可以自己建檔集中管理或?qū)Σ糠謾n案集中管理．也可以委托文件中心或檔案中介機(jī)構(gòu)代管、代理。我們相信．只要企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在．一定能自己管理好檔案。企業(yè)有能力搞好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理．還沒(méi)能力管理好檔案嗎?

由上述可知．現(xiàn)代企業(yè)管理制度包含有檔案管理制度，但又不等同于具體的檔案管理制度．它既是一種管理理念，又是一種管理體系．其實(shí)質(zhì)是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的構(gòu)筑

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的過(guò)程．它不僅與現(xiàn)代企業(yè)有一個(gè)磨合期，而且還會(huì)隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)已有十年的歷史，從檔案工作的正反經(jīng)驗(yàn)看．在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中應(yīng)著重注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

(一)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度要以史為鑒。

現(xiàn)代企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)雖然有著本質(zhì)的區(qū)別，但現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度卻有一定的共性．尤其是在具體檔案管理制度上。檔案權(quán)屬的不同與企業(yè)建檔自律原則會(huì)在一定程度上影響到企業(yè)檔案管理制度，但鑒于兩類型企業(yè)都具有生產(chǎn)與管理的職能。在制定現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度時(shí)不需要白手起家。傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作史上的不少理論與實(shí)踐均值得借鑒，例如檔案集中統(tǒng)一管理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案保管與整理理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務(wù)于傳統(tǒng)企業(yè)，也可以服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)。以集中統(tǒng)一管理理論為例，對(duì)檔案是否要實(shí)行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)所有制形式?jīng)]有必然的聯(lián)系。集中統(tǒng)一管理應(yīng)是檔案工作一般規(guī)律的要求．不同的只是集中統(tǒng)一管理的范圍、內(nèi)容的差別?，F(xiàn)代企業(yè)可以對(duì)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，也可以按衙對(duì)部分檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。例如有的民營(yíng)企業(yè)只對(duì)下屬企業(yè)有關(guān)資質(zhì)認(rèn)證、資產(chǎn)、會(huì)計(jì)等檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理．而其它檔案則由各企業(yè)自行管理。這種情況不僅適用于部分民營(yíng)企業(yè)。對(duì)大型企業(yè)集團(tuán)尤具有普遍指導(dǎo)意義，大型企業(yè)集團(tuán)下屬單位多且分散，集團(tuán)公司對(duì)整個(gè)集團(tuán)公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理既無(wú)可能又無(wú)必要。再以科技文件工作“三納入”為例．在借鑒這一理論時(shí)既可以按傳統(tǒng)的“三納入“做法對(duì)科技文件實(shí)施管理，也可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際納入企業(yè)資產(chǎn)管理、納入企業(yè)信息化進(jìn)程、納入質(zhì)量認(rèn)證管理活動(dòng)。充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度可以大大縮短建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的進(jìn)程．不少民營(yíng)企業(yè)白手起家摸索建檔的教訓(xùn)及國(guó)有股份公司檔案管理順利過(guò)渡的經(jīng)驗(yàn)都證明了這一點(diǎn)。

(二)檔案行政管理部門要加強(qiáng)引導(dǎo)。

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下．檔案行政管理部門與專業(yè)主管部門對(duì)企業(yè)檔案工作具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，多以管理者的形象出現(xiàn)在企業(yè)面前。在建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中，一方面是專業(yè)主管機(jī)關(guān)職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，有的撤消．有的由行政管理轉(zhuǎn)為經(jīng)營(yíng)性管理．大部分企業(yè)成了無(wú)主管企業(yè)，與之同時(shí)檔案行政管理部門的職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變。要由偏重微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀調(diào)控；另一方面是隨著企業(yè)改制出現(xiàn)了多元化所有制的局面，由此決定在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門與企業(yè)的關(guān)系。檔案行政管理部門應(yīng)采取分類指導(dǎo)的方針，例如對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理實(shí)行監(jiān)督、檢查為主。對(duì)民營(yíng)企業(yè)實(shí)行服務(wù)、指導(dǎo)為主。以民營(yíng)企業(yè)檔案工作為例。一個(gè)普遍的規(guī)律是民營(yíng)企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期無(wú)暇顧及檔案工作，但發(fā)展到一定階段時(shí)便會(huì)自發(fā)要求建檔。用上海一位民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話說(shuō)：“沒(méi)有檔案我怎么證明我們是依法經(jīng)營(yíng)的．當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)我拿什么打官司?”但由于信息不靈、檔案人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差等原因，他們的自發(fā)建檔工作往往要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的摸索。例如上海某民

營(yíng)企業(yè)在實(shí)踐中總結(jié)出了需要?dú)w檔的12類文件，但在長(zhǎng)達(dá)5年的時(shí)間里卻一直沒(méi)有形成書面的歸檔制度．這些文件歸檔范圍僅停留在分管領(lǐng)導(dǎo)的腦海里或口頭表達(dá)上，事實(shí)上他們所摸索的內(nèi)容在有關(guān)檔案工作文件中早已有之。由此說(shuō)明檔案行政管理部門在推進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中完全可以有所作為．通過(guò)提供法規(guī)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、信息服務(wù)、中介服務(wù)等加快現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立。企業(yè)自律是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的重要內(nèi)容，但企業(yè)自律不排斥檔案行政管理部門的引導(dǎo)與服務(wù)．檔案行政管理部門有責(zé)任讓企業(yè)了解檔案工作自律的要求、內(nèi)容．自律不是放任自流，但遺憾的是目前不少檔案行政管理部門在觀念上對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案工作還沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛。

(三)重在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運(yùn)行機(jī)制。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行。關(guān)鍵在于建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。所謂運(yùn)行機(jī)制可以理解為在一定社會(huì)條件下企業(yè)檔案工作內(nèi)外各要素之間相互作用、自我調(diào)節(jié)和控制的功能和過(guò)程。這種機(jī)制涉及的范圍較廣，例如企業(yè)制度、與周邊機(jī)構(gòu)關(guān)系、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、利益結(jié)構(gòu)等。但歸納起來(lái)主要是動(dòng)力機(jī)制和約束機(jī)制。

動(dòng)力機(jī)制是推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行的基礎(chǔ)和動(dòng)力，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動(dòng)力機(jī)制，究其原因并非企業(yè)檔案人員工作不努力．關(guān)鍵是企業(yè)自身缺乏活力。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，由于缺少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)．企業(yè)產(chǎn)品多年不創(chuàng)新、設(shè)備改造缺乏資金、生產(chǎn)技術(shù)陳舊，在低水平發(fā)展中對(duì)檔案很少有回溯性利用，體現(xiàn)不出檔案應(yīng)有的價(jià)值，檔案工作當(dāng)然也就缺乏動(dòng)力。在企業(yè)檔案工作現(xiàn)實(shí)中我們可以發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)事實(shí)，越是產(chǎn)品單

一、技術(shù)創(chuàng)新不足、缺乏活力的企業(yè)，越顯不出企業(yè)檔案工作的地位與作用。企業(yè)檔案工作的歷史告訴我們，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)工作的一部分．企業(yè)檔案人員的主觀能動(dòng)性對(duì)推動(dòng)企業(yè)檔案的運(yùn)行固然重要。但推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的動(dòng)力機(jī)制主要源于企業(yè)自身的動(dòng)力機(jī)制。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的外部動(dòng)力主要是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)需求，企業(yè)為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地必然要不斷進(jìn)行創(chuàng)新：推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力是企業(yè)制度建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和創(chuàng)新能力．因此．為構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)使企業(yè)檔案工作緊貼企業(yè)的需求．對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求．對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求，變企業(yè)的動(dòng)力為企業(yè)檔案工作的動(dòng)力，在主動(dòng)參與信息服務(wù)上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的動(dòng)力機(jī)制，對(duì)檔案部門應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)權(quán)利機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制、職績(jī)考核機(jī)制等也是十分必要的。

在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制中，還應(yīng)有必要的約束機(jī)制，用以保證檔案工作的健康發(fā)展。約束機(jī)制的建立可以從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等著手。首先是制度約束．現(xiàn)代企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)督促檔案部門建立一套規(guī)范化檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度規(guī)范檔案管理工作，尤其是對(duì)外向型與信息化程度較高的企業(yè)，檔案的規(guī)范化管理更顯重要。其次是成本核算機(jī)制與檔案質(zhì)量控制機(jī)制。它們雖各有其內(nèi)涵，但其共性是通過(guò)控制檔案的質(zhì)量來(lái)約束企業(yè)檔案工作。企業(yè)的目標(biāo)是獲取利潤(rùn)，引入成本核算機(jī)制意在控制檔案機(jī)構(gòu)與人員規(guī)模，改變單純按檔案數(shù)量定人員編制的做法。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的內(nèi)容過(guò)于陳舊，數(shù)量過(guò)大，價(jià)值不大的檔案保存過(guò)長(zhǎng)，這種狀況應(yīng)當(dāng)加以改變。實(shí)際上目前在現(xiàn)代企業(yè)已自覺(jué)或不自覺(jué)引入成本控制機(jī)制，其表現(xiàn)一是專職檔案人員大大減少，多為兼職檔案人員；二是減少了用于保管檔案的空間。如果我們站在傳統(tǒng)檔案工作角度看．這無(wú)疑是對(duì)檔案工作的削弱，但如果換一個(gè)思路來(lái)看問(wèn)題卻具有一定的合理性。作為企業(yè)來(lái)講，它不可能過(guò)多過(guò)久地保存無(wú)利用價(jià)值的檔案，國(guó)外企業(yè)檔案工作情況也可以驗(yàn)證這一點(diǎn)。例如據(jù)有關(guān)資料介紹．美國(guó)企業(yè)檔案館保存檔案占文件總盤的比例．沒(méi)有超過(guò)6％的，強(qiáng)調(diào)檔案用于“維護(hù)企業(yè)的歷史。保護(hù)企業(yè)的產(chǎn)品商標(biāo)權(quán)、產(chǎn)權(quán)不受侵害，維護(hù)企業(yè)產(chǎn)品的信譽(yù)”。一般而言，檔案是一種歷史記錄，企業(yè)需要檔案記錄與保存歷史，但企業(yè)的歷史與文化不僅存在于檔案中。更多地是體現(xiàn)在企業(yè)的傳統(tǒng)與觀念中，這已

為無(wú)數(shù)民辦企業(yè)、外資企業(yè)、國(guó)有改制企業(yè)成功的歷史所證明。對(duì)企業(yè)認(rèn)為無(wú)實(shí)用價(jià)值的檔案，或由檔案館挑選有社會(huì)意義的檔案繼續(xù)保存，或銷毀。通過(guò)建立成本與質(zhì)量控制機(jī)制使企業(yè)檔案工作達(dá)到高效、簡(jiǎn)潔的要求。

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)的有機(jī)結(jié)合．是按現(xiàn)代企業(yè)制度需要建立的檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種檔案管理方式，是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。