第一篇：2015年秘書四級(jí)考試重點(diǎn)復(fù)習(xí)指導(dǎo)

2015年秘書四級(jí)考試重點(diǎn)復(fù)習(xí)指導(dǎo)

擬訂會(huì)議議程、日程

(一)會(huì)議議程和會(huì)議日程的含義及作用

1.會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式;領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭;領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告;分組討論：大會(huì)發(fā)言;參觀或其他活動(dòng);會(huì)議總結(jié)，宣讀決議;閉幕式。

2.會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程作出逐日的具體安排，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3.會(huì)議議程和日程的作用

通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題、會(huì)議順序計(jì)劃，獲得有效信息。

(二)會(huì)議議程的制定程序

會(huì)議議程的制定程序是：明確目標(biāo)和參加者一安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間一確定每一項(xiàng)議程一決定會(huì)議討論形式一決定會(huì)議決策的方式。

(三)會(huì)議日程的編制方法

(1)制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

(2)制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、餐飲安排。

(3)宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后再安排討論的問題。(4)盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

(5)保密性較強(qiáng)的議題一般放在后面。

(四)注意事項(xiàng)

1.會(huì)議議程和會(huì)議日程的區(qū)別

會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，且一旦確定，就不應(yīng)再變。會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。

2.會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議

如果有特殊原因需要研究臨時(shí)動(dòng)議，要和與會(huì)代表、相關(guān)人士解釋清楚，盡量節(jié)省時(shí)間，控制好節(jié)奏，提高效率。

提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

(一)會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

會(huì)議地點(diǎn)的選擇，要綜合考慮多種因素，主要應(yīng)考慮下列因素：

(1)交通便利;

(2)會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符;

(3)場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置;

(4)場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾;

(5)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所;

(6)場(chǎng)地租借的成本必須合理。

(二)會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序是：確定會(huì)議目的與形態(tài)→了解會(huì)議的實(shí)質(zhì)需求和與會(huì)者的期望→確定會(huì)議場(chǎng)地→對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)→簽訂書面合同。

(三)注意事項(xiàng)

1.廣泛收集會(huì)議地點(diǎn)的信息

2.實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)有：

(1)會(huì)見能作決策的人，有利于解決以后可能出現(xiàn)的問題;

(2)只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀;

(3)不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店;

(4)不要帶家屬同行參觀;

(5)要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況;

(6)要考慮是否以另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

(一)會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1.會(huì)場(chǎng)整體布局的要求會(huì)議整體布局的要求是：

(1)莊重、美觀、舒適;

(2)會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式，營(yíng)造出和諧的氛圍;

(3)中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心;

(4)小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2.會(huì)場(chǎng)整體布局安排

會(huì)場(chǎng)整體布局的方法：

(1)確定會(huì)場(chǎng)形式;

(2)合理擺放桌椅;

(3)布置附屬性設(shè)備。

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1.主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免主持人同與會(huì)人員背向的現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2.主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

(1)安排主席臺(tái)的座次

會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2)為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。3)主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4)在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

(2)安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1)小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座;反之為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2)中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是以參會(huì)人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是以各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左右排列法。是以參會(huì)人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序、以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

發(fā)布會(huì)議信息

(一)會(huì)議信息的內(nèi)容和分類

1.會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法;會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程;與會(huì)者的信息;會(huì)議報(bào)送的交流信息;會(huì)議記錄和紀(jì)要的內(nèi)容;會(huì)議宣傳報(bào)道的內(nèi)容;會(huì)議決議的內(nèi)容。

2.會(huì)議信息的分類

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

發(fā)布會(huì)議信息的工作程序是：傳遞會(huì)議通知信息→分發(fā)傳遞會(huì)議文件→溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況。

安排會(huì)議食宿

1.會(huì)議餐飲的常識(shí)

(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費(fèi)。

(2)就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，但必須照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

(4)座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2.安排會(huì)議餐飲

(1)根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

(2)就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

(4)事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口，品種多。

(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會(huì)或搞服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

(8)做好飲水、飲料供應(yīng)的工作。

3.會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

(2)會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮出席者的口味特點(diǎn)。

(5)招待會(huì)。招待會(huì)應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

(二)會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1.會(huì)議住宿的常識(shí)

(1)要提前編制住房方案;

(2)長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧;

(3)具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員的職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排;

(4)有時(shí)還要按地區(qū)集中分配，便于討論;

(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合與會(huì)人員具體情況列出住宿表;

(6)報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2.安排會(huì)議住宿

要點(diǎn)：

(1)安排方式的選擇;

(2)預(yù)定會(huì)議住宿的程序;

(3)確定會(huì)議住宿的程序。

3.會(huì)議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按與會(huì)者的職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)者的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

(2)年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會(huì)者和有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一個(gè)房間。

(4)可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

(5)預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

(一)會(huì)議嘉賓的類型和要求

1.會(huì)議嘉賓的類型

會(huì)議嘉賓的類型包括：

(1)組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員;

(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方;

(3)社會(huì)名流和影視明星;

(4)對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2.嘉賓邀請(qǐng)的要求

會(huì)議嘉賓邀請(qǐng)的要求有：

(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng);

(2)要發(fā)出正式邀請(qǐng)函;

(3)要做到有禮貌;

(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系;

(5)對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能遵守“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則;

(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。

(二)邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

(1)在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作得精美。

(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

(4)在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

(一)會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1.會(huì)議資料的類型

(1)來賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

(2)會(huì)議資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2.會(huì)議資料的準(zhǔn)備

(1)來賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

(2)會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

(3)溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

(二)會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1.會(huì)議用品的類型

(1)必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1)會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)

備，以及必要的安全設(shè)施等。

2)常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需的用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備有張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺(tái)展板、簽字用具等。

2.會(huì)議用品的準(zhǔn)備

(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

(2)檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，要準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外來人參加會(huì)議，要擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

(7)如果有選舉、表決的議程，需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備;如果有表彰的議程，還需準(zhǔn)備好獎(jiǎng)勵(lì)用品。

(8)會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

(9)如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。安排會(huì)議禮儀服務(wù)

(一)會(huì)議禮儀的種類

會(huì)議禮儀包括：通用禮儀、主持人禮儀、會(huì)議發(fā)言者禮儀、會(huì)議參加者禮儀。其中會(huì)議的通用禮儀又包括：會(huì)議文書禮儀、迎送禮儀、參會(huì)禮儀、服務(wù)禮儀。

(二)安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1.選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員

2.分解工作程序

3.培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

培訓(xùn)的內(nèi)容包括：

(1)對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn);

(2)對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn);

(3)對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4.準(zhǔn)備服裝用具

5.禮儀執(zhí)行

檢查會(huì)議常用的視聽設(shè)備

(一)會(huì)議常用的視聽設(shè)備

會(huì)議常用的視聽設(shè)備有多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

(二)檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備的工作程序

1.確定工作人員的職責(zé)

2.預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備

即在需要使用視聽設(shè)備的會(huì)議之前，對(duì)燈光調(diào)整和幻燈片放映等進(jìn)行預(yù)演，以確保相關(guān)人員都清楚地知道操作的過程。通過預(yù)演，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)有些幻燈片需要重新制作或修理，或者講臺(tái)、燈光、投影機(jī)等需要重新布置等問題。

(三)注意事項(xiàng)

(1)會(huì)議承辦者應(yīng)在會(huì)前向設(shè)備供應(yīng)商明確詢問具體的解決程序。

(2)在會(huì)議召開前由專門人員負(fù)責(zé)檢查所有設(shè)備。

(3)會(huì)議檢查人員應(yīng)該有一個(gè)可以請(qǐng)求緊急幫助的電話號(hào)碼，以便與相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。

(4)應(yīng)該在會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備一些備用的設(shè)備(如燈泡)。

(5)發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障要及時(shí)請(qǐng)有關(guān)的公司和專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)派人修理。

(6)有些設(shè)備在出現(xiàn)故障時(shí)修理起來比較費(fèi)時(shí)，這時(shí)最好更換新設(shè)備，等到會(huì)議結(jié)束后再對(duì)其進(jìn)行修理。

安排會(huì)議值班

(一)會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1.會(huì)議值班工作的內(nèi)容

會(huì)議值班工作的內(nèi)容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級(jí)重要指示、會(huì)議精神及時(shí)傳達(dá)和會(huì)議發(fā)生的重大緊急事情及時(shí)反映、保證會(huì)議順利進(jìn)行的作用。

從一定意義上說，值班工作質(zhì)量也代表了會(huì)議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直接反映和影響會(huì)議主辦方的工作效率。

(二)安排會(huì)議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責(zé)任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務(wù)

會(huì)議值班人員的主要工作任務(wù)如下：

(1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強(qiáng)對(duì)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

(3)要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

(6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

(7)做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與矛盾的協(xié)調(diào)工作。

(8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3.編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間;(2)會(huì)議值班人員姓名;(3)會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào);(4)會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名;(5)用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

接待采訪會(huì)議的新聞媒體

(一)接待新聞媒體的基本原則和內(nèi)容

1.接待新聞媒體的基本原則

(1)報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容吻合。

(2)掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。對(duì)于會(huì)議內(nèi)容中涉及的機(jī)密問題，應(yīng)嚴(yán)守保密原則，不能在報(bào)道中泄露機(jī)密。

(3)報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯(cuò)或失誤。

(4)要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

(5)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

(6)在會(huì)議中，秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

(7)在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必需的信息資料。

2.接待新聞媒體的工作內(nèi)容

(1)由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

(2)在會(huì)議召開期問，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)等媒體派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

(3)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問題。

(二)接待新聞媒體的工作程序

接待采訪會(huì)議新聞媒體的程序是：媒體人員登記→為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料→安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)→安排媒體溝通會(huì)。

(三)注意事項(xiàng)

1.妥善處理新聞媒體對(duì)有關(guān)情況的負(fù)面報(bào)道

正確的做法如下：

(1)快速作出反應(yīng);

(2)聯(lián)合或聘請(qǐng)專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī);

(3)讓負(fù)責(zé)人出面;

(4)對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè);

(5)不要隱瞞事實(shí)真相;

(6)為媒體采訪敞開大門;

(7)統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說話;

(8)頻繁溝通。

2.匯總新聞媒體的各種報(bào)道 做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

(一)做好會(huì)議的記錄工作

1.會(huì)議記錄的內(nèi)容

會(huì)議記錄的內(nèi)容有：

(1)會(huì)議描述;

(2)與會(huì)者姓名;

(3)缺席者請(qǐng)假條;

(4)宣讀上次會(huì)議記錄;

(5)在會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題;

(6)通訊記錄;

(7)一般事務(wù);

(8)其他事務(wù);

(9)下次會(huì)議日期;

(10)主席簽名。

2.會(huì)議記錄的要求

會(huì)議記錄的要求是：

(1)速度要求;

(2)真實(shí)性要求;

(3)資料性要求。

3.會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

(1)標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。

(2)正文。首部+主體+結(jié)尾。

(3)尾部。右下方寫明“主持人：(簽字)”;“記錄人：(簽字)”。

4.會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)

(1)會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來。而其他的內(nèi)容可簡(jiǎn)要概括地記錄，無須有言必錄。

(2)如果當(dāng)時(shí)漏記了內(nèi)容，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改，也可提示會(huì)議

主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語作出簡(jiǎn)要的解釋。

(3)不管是誰提出了一個(gè)動(dòng)議或附議了一個(gè)動(dòng)議或提出了任何行動(dòng)、意見，都應(yīng)把人名記錄下來。

(4)可設(shè)計(jì)一張表格來記錄會(huì)議上的信息。

(二)做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作

1.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息;要反映出會(huì)議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求是：

(1)真實(shí)準(zhǔn)確;

(2)短小精悍;

(3)快;

(4)生動(dòng)活潑。

3.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)和寫作要求

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)與其他的簡(jiǎn)報(bào)一樣分成報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾3個(gè)部分。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、醒目、生動(dòng)、形式靈活。單行和雙行標(biāo)題都可。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的導(dǎo)語多用敘述式和結(jié)論式。主體部分要突出會(huì)議的主要精神和會(huì)議決定，內(nèi)容要單一精煉。

安排會(huì)議值班

(一)會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1.會(huì)議值班工作的內(nèi)容

會(huì)議值班工作的內(nèi)容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級(jí)重要指示、會(huì)議精神及時(shí)傳達(dá)和會(huì)議發(fā)生的重大緊急事情及時(shí)反映、保證會(huì)議順利進(jìn)行的作用。

從一定意義上說，值班工作質(zhì)量也代表了會(huì)議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直接反映和影響會(huì)議主辦方的工作效率。

(二)安排會(huì)議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責(zé)任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務(wù)

會(huì)議值班人員的主要工作任務(wù)如下：

(1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強(qiáng)對(duì)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

(3)要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

(6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

(7)做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與矛盾的協(xié)調(diào)工作。

(8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3.編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間;(2)會(huì)議值班人員姓名;(3)會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào);(4)會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名;(5)用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

安排來訪者的參觀、娛樂活動(dòng)

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動(dòng)的相關(guān)知識(shí)

1.明確參觀目的2.明了參觀內(nèi)容

安排參觀內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該考慮這樣幾點(diǎn)：

(1)有代表性的內(nèi)容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會(huì)影響正常的工作及生產(chǎn)。

(3)不會(huì)泄露核心機(jī)密。

3.不同娛樂活動(dòng)的特點(diǎn)與適應(yīng)對(duì)象(1)游覽活動(dòng)

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動(dòng)

1)了解客人的特長(zhǎng)和興趣。

2)觀看項(xiàng)目的水準(zhǔn)應(yīng)該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)

(1)在觀看各類文藝節(jié)目時(shí)，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時(shí)，還是在觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時(shí)，著裝應(yīng)該根據(jù)場(chǎng)合調(diào)整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動(dòng)的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動(dòng)的程序是：初步確定內(nèi)容→征求對(duì)方意見→修改、確定方案→實(shí)施方案。

安排來訪者食宿、交通、行程

(一)安排來訪者食宿、交通的相關(guān)知識(shí)

1.中餐禮節(jié)常識(shí)

(1)使用餐具的禮儀

使用餐具的禮儀包括：1)使用筷子的禮節(jié);2)使用湯匙的禮節(jié)。(2)席間禮節(jié)

(3)關(guān)于敬酒的禮儀

2.交通安全保障常識(shí)

(二)安排來訪者食宿、交通、行程的工作程序

1.了解情況

2.確定餐飲、住宿、用車標(biāo)準(zhǔn)3.預(yù)訂餐廳、住宿房間

(1)接待來訪團(tuán)體，接風(fēng)和送行需要正式的宴請(qǐng)，其他時(shí)間的可以簡(jiǎn)單一些。正式宴請(qǐng)時(shí)需注意：1)時(shí)間和地點(diǎn)事先確定;2)宴請(qǐng)的人員事先確定;3)宴請(qǐng)的桌次、座次事先確定;4)菜單事先確定;5)發(fā)請(qǐng)柬。

(2)預(yù)訂住宿房間。

4.根據(jù)對(duì)方要求調(diào)整方案 安排來訪者的參觀、娛樂活動(dòng)

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動(dòng)的相關(guān)知識(shí)

1.明確參觀目的2.明了參觀內(nèi)容

安排參觀內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該考慮這樣幾點(diǎn)：

(1)有代表性的內(nèi)容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會(huì)影響正常的工作及生產(chǎn)。

(3)不會(huì)泄露核心機(jī)密。

3.不同娛樂活動(dòng)的特點(diǎn)與適應(yīng)對(duì)象(1)游覽活動(dòng)

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動(dòng)

1)了解客人的特長(zhǎng)和興趣。

2)觀看項(xiàng)目的水準(zhǔn)應(yīng)該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)

(1)在觀看各類文藝節(jié)目時(shí)，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時(shí)，還是在觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時(shí)，著裝應(yīng)該根據(jù)場(chǎng)合調(diào)整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動(dòng)的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動(dòng)的程序是：初步確定內(nèi)容→征求對(duì)方意見→修改、確定方案→實(shí)施方案。

合理布置辦公室

(一)辦公室布置的要求

1.布置辦公室的基本要求

(1)采用一間大辦公室。

(2)使用同樣大小的桌子。

(3)使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致。

(4)將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

(5)將自動(dòng)售貨機(jī)等置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。

(6)預(yù)留充分的空問。

(7)主管座位應(yīng)位于員工座位之后方。

(8)勿使職員面對(duì)窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。

(9)裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。

(10)常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近。

2.辦公室布置的三大原則

辦公室布置的三大原則是：

(1)有利于溝通;

(2)便于監(jiān)督;

(3)協(xié)調(diào)、舒適。

3.辦公室布置的具體要求

(1)辦公桌的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱的原則和工作程序的順序。

(2)各座位間的通道要適宜。

(3)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督。

(4)光線應(yīng)來自左方，以保護(hù)視力。

(5)常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

(6)電話最好是5平方米空間范圍內(nèi)一部。

(二)辦公室布置的工作程序

(1)對(duì)各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

(2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。

(3)根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。

(4)繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

(5)對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議。營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境

(一)安全檢查的內(nèi)容

工作環(huán)境是由許多方面的因素和條件構(gòu)成的，諸如工作區(qū)的空間、采光、溫度、通風(fēng)、噪音、裝修、裝飾，工作區(qū)的辦公桌椅、柜架、各種辦公設(shè)備、飲水設(shè)備、辦公用品和耗材，工作所需的文件、資料、檔案、書籍，工作中人們的關(guān)系、氛圍等。在這些因素和條件中，有些應(yīng)是用人單位提供給職工的，這是《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》中的規(guī)定。例如，工作場(chǎng)所的溫度是否達(dá)到了要求，門窗是否嚴(yán)密安全，照明是否滿足工作的必須，噪音干擾、空氣污染是否超標(biāo)，辦公家具和設(shè)備是否夠用等，這些因素和條件同時(shí)也是辦公環(huán)境安全檢查的內(nèi)容。

(二)辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患

(1)地、墻、天花板、門、窗中的隱患。

(2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患。

(3)辦公家具方面的隱患。

(4)辦公設(shè)備及操作中的隱患。

(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。

(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。

(7)火災(zāi)或消防中的隱患。

(三)健康、安全辦公環(huán)境的基本要求

(1)辦公區(qū)建筑必須堅(jiān)固安全。

(2)光線應(yīng)充足。

(3)溫度要適宜。

(4)布局應(yīng)注意通風(fēng)。

(5)辦公室空間及座位空問要適當(dāng)。

(6)辦公室噪音要低。

(7)辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(8)辦公設(shè)備、辦公用品和易耗品要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(9)辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求。

(10)辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報(bào)警裝置。

(11)辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。

(12)辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包，并定期更換。

(13)建立相應(yīng)的規(guī)章和制度，包括人員進(jìn)出規(guī)定、保密規(guī)定等。

(14)室內(nèi)應(yīng)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識(shí)和適當(dāng)?shù)木G色植物。

(四)營(yíng)造健康、安全辦公環(huán)境的工作程序

(1)確定安全檢查周期，定期檢查。(2)發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告、排除。(3)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決。

(五)注意事項(xiàng)

1.上崗前應(yīng)了解的辦公場(chǎng)所的安全規(guī)定

(1)國(guó)家或地方有關(guān)安全生產(chǎn)和勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)定，如《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》。(2)用人單位制定的安全規(guī)定和環(huán)保規(guī)定，如有關(guān)吸煙場(chǎng)地的規(guī)定。

(3)組織所租用的寫字樓、場(chǎng)地等業(yè)主制定的相關(guān)規(guī)定，如寫字樓制定的出現(xiàn)火警情況的疏散程序等。

2.安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別

進(jìn)行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分的隱患，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。例如，計(jì)算機(jī)不能工作了，應(yīng)填寫“設(shè)備故障表”;如果計(jì)算機(jī)仍能操作，但屏幕被強(qiáng)光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”。

第二篇：秘書四級(jí)專業(yè)技能部分復(fù)習(xí)重點(diǎn)

秘書四級(jí)考試

專業(yè)技能部分

第一部分 會(huì)議管理

1、會(huì)議議程、日程 1（1）主要內(nèi)容：會(huì)議議程是會(huì)議的概略安排，主要包括：開幕式；來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。會(huì)議日程是根據(jù)議程做出的具體安排。（2）制定會(huì)議議程程序：

（a）明確會(huì)議目標(biāo)及與會(huì)人員。（b）安排議程時(shí)間。議程時(shí)間長(zhǎng)分為若干短時(shí)間會(huì)議；重要的事情放在前面；存在重大爭(zhēng)議的話題放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）確定每一項(xiàng)議程

a)議程達(dá)到的目標(biāo) b)與會(huì)者準(zhǔn)備及貢獻(xiàn) c)時(shí)間安排 d)演講者

e)提前分發(fā)議題

（d）決定會(huì)議討論形式

a)典型會(huì)議式 b)頭腦風(fēng)暴式 c)團(tuán)隊(duì)列名式

（e）決定會(huì)議決策方式（3）會(huì)議議程編制的注意事項(xiàng)

（a）注意各議程的習(xí)慣性順序和公司對(duì)議程有無相關(guān)規(guī)定（b）在確定會(huì)議議程前還需明確會(huì)議活動(dòng)的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等安排（c）宣布議程，說明會(huì)議常務(wù)性內(nèi)容（d）將同類性質(zhì)的議程安排在一起（e）保密性較強(qiáng)的議題安排在后面

2、會(huì)議地點(diǎn)備選方案 1（1）會(huì)議地點(diǎn)選擇

（a）交通便利

（b）場(chǎng)地大小與會(huì)議規(guī)模相符（c）有良好配置（d）不受外界干擾（e）應(yīng)有停車場(chǎng)所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）確定會(huì)議目的與形態(tài)（b）實(shí)質(zhì)需求與與會(huì)者期望

（c）列出需要清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

a)所在地區(qū)情況，是否便利，成本如何 b)會(huì)場(chǎng)環(huán)境 c)設(shè)施情況

（d）負(fù)責(zé)人核對(duì)、確認(rèn)地點(diǎn)（e）簽訂書面合同

3、會(huì)場(chǎng)布置

（1）整體布局

（a）確定會(huì)場(chǎng)形式（b）合理擺放桌椅（c）布置附屬設(shè)備（2）座次安排

4、傳遞會(huì)議信息

（1）傳遞會(huì)議通知信息。主要包括：會(huì)議名稱、主辦者、會(huì)議內(nèi)容、參加對(duì)象、時(shí)間與地點(diǎn)等，通知樣本需要作為檔案保留。（2）分發(fā)、傳遞會(huì)議文件（3）溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（a）會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的溝通（b）辦好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（c）向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息（d）發(fā)布新聞信息

（4）注意事項(xiàng)：發(fā)布會(huì)議信息之前要進(jìn)行報(bào)審，要對(duì)媒體進(jìn)行選擇。

5、安排會(huì)議食宿

（1）餐飲常識(shí)要點(diǎn)

（a）經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，吃好不貴（b）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，照顧少數(shù)群體（c）事先擺放座位卡

（d）提前通知與會(huì)者座位情況（2）會(huì)議住宿常識(shí)

（a）提前編制住房分配方案（b）適當(dāng)照顧病老殘弱和領(lǐng)導(dǎo)（c）統(tǒng)籌安排所有人員情況（d）有時(shí)還要注意集中便于討論（e）交由領(lǐng)導(dǎo)審核額

6、會(huì)議嘉賓邀請(qǐng) 1（1）嘉賓類型。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員；重要客戶和利益相關(guān)方；名流；潛在貢獻(xiàn)者（2）注意事項(xiàng)

（a）事先與嘉賓取得聯(lián)系確認(rèn)是否能夠出席（b）正式邀請(qǐng)函（c）邀請(qǐng)不卑不亢

（d）了解嘉賓背景，處理好嘉賓間關(guān)系（e）寧可邀請(qǐng)，而不排斥的原則（f）人數(shù)不宜過多（3）程序

（a）開會(huì)確定邀請(qǐng)嘉賓名單（b）擬訂請(qǐng)柬

（c）聯(lián)絡(luò)嘉賓，確認(rèn)參會(huì)情況（d）開會(huì)之前再次聯(lián)系，確定接送（4）相關(guān)連接

（a）嘉賓的安全保衛(wèi)。人身安全保衛(wèi)、私人物品保衛(wèi)、文件保衛(wèi)、駐地保衛(wèi)、設(shè)施保衛(wèi)、車輛保衛(wèi)。

（b）嘉賓接待。接站工作：安排專人提前20分鐘接站；領(lǐng)導(dǎo)到停車處接待；

7、會(huì)議值班工作（注意與事務(wù)值班相區(qū)別）

（1）值班工作的內(nèi)容

（a）值班電話記錄，主要包括：來電時(shí)間、單位、姓名、內(nèi)容等（b）值班接待記錄，主要包括：來訪人員姓名、單位、事由、聯(lián)系方法等

（c）值班日記，主要包括：外來的信函、電報(bào)、反應(yīng)情況等進(jìn)行登記，保證值班工作的連續(xù)性。（d）做好信息傳遞。（2）值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證信息的及時(shí)流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息處理制度，對(duì)信息進(jìn)行基本處理的程序；崗位職責(zé)制度；交接班制度。（b）明確值班工作任務(wù) 搜集資料，傳遞信息 b)控制人員出入

c)有公司和部門領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系電話，及時(shí)溝通 d)堅(jiān)守崗位，人不離崗 e)協(xié)助服務(wù)人員做好工作 f)做好各種協(xié)調(diào)工作

g)必要時(shí)建立領(lǐng)導(dǎo)帶班制度（c）編制會(huì)議值班表。值班表應(yīng)報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)審批，之后根據(jù)實(shí)際情況安排值班。

8、接待新聞媒體

（1）基本原則

（a）新聞實(shí)事求是，符合會(huì)議內(nèi)容（b）注意保密，內(nèi)外有別（c）重要觀點(diǎn)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批（d）主動(dòng)積極

（e）綜合考慮傳遞方式和內(nèi)容（f）隨時(shí)收集外界信息

（g）為媒體溝通會(huì)提供必需的資料（2）工作內(nèi)容

（a）撰寫新聞稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后向媒體發(fā)送（b）邀請(qǐng)媒體前來采訪（c）召開記者會(huì)（3）工作程序

（a）媒體人員登記（b）發(fā)放會(huì)議材料

（c）安排新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)（d）安排媒體溝通會(huì)（4）應(yīng)對(duì)媒體負(fù)面報(bào)道

（a）快速做出反應(yīng)

（b）聘請(qǐng)專業(yè)公司危機(jī)公關(guān)（c）負(fù)責(zé)人出面

（d）不要推測(cè)未知事實(shí)（e）不要隱瞞真相（f）對(duì)媒體敞開大門（g）統(tǒng)一口徑（h）頻繁溝通

9、會(huì)議記錄 a)（1）會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備好記錄的相關(guān)設(shè)備和物資，提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解會(huì)場(chǎng)座次，提前熟悉會(huì)議議程（2）會(huì)議記錄的內(nèi)容。

（a）標(biāo)題。會(huì)議名稱+文種（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一會(huì)概況：會(huì)議名稱，地點(diǎn)，時(shí)間，參與人員，主持人等

b)正文，主要包括會(huì)議議題、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議等 c)結(jié)尾，另起行，寫明散會(huì)時(shí)間（c）尾部，主持人簽字和記錄人簽字（3）會(huì)議記錄的要求

（a）速度

（b）真實(shí)。準(zhǔn)確、清楚、突出重點(diǎn)（c）資料性?？砷L(zhǎng)期保存。

10、會(huì)議資料的收集整理

（1）收集會(huì)議文件資料的要求

（a）確定收集范圍（b）收集要及時(shí)

（c）確定合適的收集渠道（d）嚴(yán)格收集登記程序（e）注意保密（2）需要收集的資料

（a）會(huì)前分發(fā)的（b）會(huì)中產(chǎn)生的（c）會(huì)后產(chǎn)生的

（3）會(huì)議文件的立檔歸卷

（a）立檔的意義

a)便于查找利用 b)反應(yīng)工作進(jìn)程 c)便于保存管理

d)保證秘書工作連續(xù)性

11、會(huì)議紀(jì)要

（1）會(huì)議紀(jì)要的種類。辦公會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、研討會(huì)議紀(jì)要

（2）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容

（a）會(huì)議情況簡(jiǎn)述

（b）對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)（3）會(huì)議紀(jì)要的擬寫要求

（a）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際（b）內(nèi)容集中概括

（c）調(diào)理明晰，一目了然

（4）會(huì)議紀(jì)要工作程序。完善會(huì)議記錄-起草-確定印發(fā)范圍-接受者確認(rèn)-領(lǐng)導(dǎo)簽字-打印成文-印制、分發(fā)、歸檔

12、會(huì)議成本報(bào)銷

（1）原則。

（a）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)（b）量入為出，收支平衡（c）精打細(xì)算，厲行節(jié)約

（2）清點(diǎn)費(fèi)用發(fā)票-核實(shí)發(fā)票-填寫報(bào)銷單，粘貼發(fā)票-領(lǐng)導(dǎo)簽字-財(cái)務(wù)報(bào)銷-結(jié)清費(fèi)用

第二部分 事務(wù)管理

1、制定接待計(jì)劃

（1）確定接待規(guī)格

（a）來訪者的身份和目的（b）對(duì)方與己方的關(guān)系（c）突然的變化（d）上一次接待標(biāo)準(zhǔn)（2）接待計(jì)劃的主要內(nèi)容

（a）接待規(guī)格（b）日程安排（c）經(jīng)費(fèi)預(yù)算（d）工作人員（3）工作程序

（a）了解掌握背景資料

a)了解來訪目的

b)了解來訪者基本情況（b）草擬接待計(jì)劃。需要與來訪者一方進(jìn)行協(xié)商，并須經(jīng)征得上司同意。

a)主要陪同人員 b)住宿 c)宴請(qǐng) d)會(huì)見，會(huì)談地點(diǎn) e)參觀游覽地點(diǎn)

（c）與本單位溝通有關(guān)情況（d）與來訪者溝通（e）報(bào)請(qǐng)上司批準(zhǔn)（4）注意事項(xiàng)

（a）嚴(yán)格遵守單位規(guī)章制度

（b）了解客人飲食習(xí)慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱（c）注意保密工作

2、團(tuán)體接待常識(shí)

（1）用車禮儀

（a）乘車禮儀

a)若駕駛者為主人，上座為副駕駛，其次依次是后排右座、左座、中座。七座車則為最后一排。

b)駕駛者為司機(jī)，上座為后排右座，其他依次。副駕駛位秘書、警衛(wèi)等人員座位。

（b）乘車次序

a)上車。主賓先上，接待方需給主賓拉開車門，等賓客上車再關(guān)上車門，最后上車

b)下車。如果外面有人開門，則應(yīng)該讓主賓先下車；如果沒有人開門，則應(yīng)該秘書先下車給主賓開門。

（2）見面禮儀

（a）主方先做自我介紹，由身份自高向低介紹。（b）主方應(yīng)主動(dòng)伸手握手，秘書馬上接過客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任務(wù)與要求

（a）辦理上司交代的事項(xiàng)

a)臨時(shí)會(huì)議通知

b)詢問情況并回復(fù)領(lǐng)導(dǎo) c)委托的接待工作 d)轉(zhuǎn)告上司指示

（b）上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外

（c）認(rèn)真處理來電來函，只傳達(dá)不表態(tài)。（d）負(fù)責(zé)接待工作

（e）掌握上司外出活動(dòng)情況（f）協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作（2）值班工作規(guī)范（a）堅(jiān)守值班崗位（b）認(rèn)真處理事務(wù)（c）做好值班記錄（d）熱情接待來訪者（e）加強(qiáng)安全防衛(wèi)（3）值班實(shí)務(wù)處理

（a）做好公務(wù)接洽

a)公務(wù)接洽的職責(zé)范圍。

b)處理辦法。簡(jiǎn)單事務(wù)直接處理，重要事務(wù)請(qǐng)示后處理 c)建立健全公務(wù)接洽制度。崗位責(zé)任制度和登記管理制度（b）匯報(bào)情況

a)問明情況，做好記錄 b)重要情況，及時(shí)匯報(bào) c)謹(jǐn)防假冒，避免失誤（c）處置突發(fā)事件

a)盡快反應(yīng) b)準(zhǔn)確了解情況 c)主動(dòng)做好預(yù)測(cè)

（4）制作值班表

（a）值班表內(nèi)容

a)值班日志。記錄值班情況和經(jīng)歷 b)值班報(bào)告。值班期間重大突發(fā)情況 c)來人登記與接待記錄 d)電話記錄 e)交接班

4、安排上司的差旅事務(wù)

（1）制定商務(wù)旅行計(jì)劃

（b）時(shí)間、接站安排（c）路線、住宿安排（d）會(huì)晤計(jì)劃

（e）交通工具的選擇（f）需要攜帶的文件（g）其他特別要求

（h）目的地的天氣狀況

（i）差旅費(fèi)用、現(xiàn)金、外幣、支票等（j）行程安排、會(huì)議計(jì)劃等（2）制作旅程表（a）日期（b）時(shí)間（c）地點(diǎn)（d）交通工具（e）具體事項(xiàng)（f）備注

（3）準(zhǔn)備上司不同場(chǎng)合的發(fā)言稿（4）辦理出國(guó)手續(xù)

5、完成上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)

（1）臨時(shí)事項(xiàng)的特點(diǎn)

（a）廣泛性（b）臨時(shí)性（c）具體性（d）緊迫性

（2）臨時(shí)事項(xiàng)的范圍

（a）文書工作（b）會(huì)務(wù)工作（c）信訪工作（d）信息工作（e）調(diào)研工作（f）督查工作（g）聯(lián)絡(luò)工作（h）協(xié)調(diào)工作（i）接待工作（3）臨時(shí)事項(xiàng)的原則

（a）積極主動(dòng)，千方百計(jì)

（b）既要符合政策，又要靈活應(yīng)對(duì)（c）件件有著落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)價(jià)值性 b)時(shí)效性 c)層次性 d)針對(duì)性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明確信息收集范圍 b)熟悉信息來源

c)選擇信息收集方法 d)查找信息（c）注意事項(xiàng)

a)收集各種形態(tài)的信息 b)建立通訊聯(lián)系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息篩選

（a）篩選信息的常用方法

a)留意標(biāo)題 b)復(fù)印、剪裁 c)摘記 d)標(biāo)記說明（b）篩選的要求

a)要選擇對(duì)工作具有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)，帶有傾向性動(dòng)向性或突發(fā)性的信息，能遇見未來趨勢(shì)，為決策提供服務(wù)的信息。

（c）工作程序

b)看來源 c)看標(biāo)題 d)看正文 e)決定取舍

（3）信息分類，根據(jù)信息內(nèi)容性質(zhì)不同的異同、分門別類地組織起來的一種科學(xué)方法。

（a）信息分類的方法

a)字母分類法。按照作者姓名、單位名稱、信息標(biāo)題等字母順序分類組合

b)地區(qū)分類法。按照信息形成地區(qū)字母先后順序 c)主題分類法。按信息內(nèi)容分類 d)數(shù)字分類法。按照一定規(guī)則給已有信息編排數(shù)字，用索引卡標(biāo)出其類別

e)時(shí)間分類法。按信息形成日期分類（b）信息分類的要求

a)講究科學(xué)性、邏輯性系統(tǒng)性和實(shí)用性

b)認(rèn)真確定分類體系，明確分類標(biāo)準(zhǔn)和分類層次 c)準(zhǔn)確歸類，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息內(nèi)容 b)選擇分類方法。

? 字母分類法。規(guī)則簡(jiǎn)單易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息較多查找費(fèi)時(shí)，不易估計(jì)儲(chǔ)存容量。

? 地區(qū)分類法。便于查找具有區(qū)域特征的信息，但需具有一定的地理知識(shí)，比較局限

? 主題分類法。相關(guān)內(nèi)容集中存放，方便檢索，但不易掌握標(biāo)準(zhǔn)。

? 數(shù)字分類法。按數(shù)字順序排列，規(guī)則簡(jiǎn)單，適宜電腦儲(chǔ)存，但需建立索引卡，花費(fèi)時(shí)間。

? 時(shí)間分類法?？勺龃笮托畔⑾到y(tǒng)的細(xì)分規(guī)則，但需要與索引系統(tǒng)配合使用。

c)瓣類。即按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行類別劃分。d)歸類。根據(jù)一定規(guī)范要求，（d）注意事項(xiàng)

a)利用顏色、標(biāo)簽分類別 b)建立交叉參照卡

（4）信息校核，對(duì)經(jīng)過初步甄選的信息進(jìn)行進(jìn)一步的校驗(yàn)審核，分析信息可靠性與準(zhǔn)確性，認(rèn)定信息真實(shí)性。（a）信息校核的要求

a)以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)

b)校核要排除主觀因素的干擾（b）工作程序

a)確定校核的內(nèi)容，根據(jù)信息用途確定校核的具體內(nèi)容 b)選擇校核方法。溯源法、邏輯法、核對(duì)法、比較法等 c)核實(shí)、分析信息 d)做出判斷（c）注意事項(xiàng)

a)各種方法相互補(bǔ)充使用

b)綜合運(yùn)用知識(shí)，保證信息可靠

（5）信息傳遞

（a）方向。內(nèi)向傳遞，為了協(xié)調(diào)合作，在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交流；外向傳遞，利用媒介傳遞信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握傳遞方式、時(shí)間、地點(diǎn) 主動(dòng)、不失時(shí)機(jī)將信息傳遞給接受者 保密信息在保密范圍內(nèi)傳遞 保證內(nèi)容不失真 工作程序

確定傳遞信息內(nèi)容 選擇并確定傳遞方式

? 信件，具有憑證作用，便于閱讀參考，但花費(fèi)時(shí)間較多，不便于交流。

? 備忘錄，使用方便，便于查閱參考，但信息量少，不便于交流

? 報(bào)告，正式。? 通知 ? 指示 ? 新聞稿 ? 傳閱單 ? 新聞發(fā)布會(huì) ? 聲明

c)確定傳遞方法

? 語言傳遞 ? 文字傳遞 ? 電訊傳遞

? 可視化輔助物傳遞 d)進(jìn)行信息傳遞 e)確認(rèn)傳遞質(zhì)量

（6）信息儲(chǔ)存

（a）工作程序

a)登記。總括登記，反映儲(chǔ)存全貌；個(gè)別登記，按順序逐件登記。b)編碼。順序編碼，按信息順序或者規(guī)定順序；分組編號(hào)，利用數(shù)字進(jìn)行單獨(dú)編碼 c)排列。

d)保存。手工保存、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、電子化儲(chǔ)存 e)保管。（b）儲(chǔ)存的意義 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文書擬寫與處理

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知2、3、4、5、（1）批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的類型

（a）轉(zhuǎn)批通知。轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)公文，重點(diǎn)在“批”。

（b）轉(zhuǎn)發(fā)通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或者不相隸屬機(jī)關(guān)公文，重點(diǎn)在“轉(zhuǎn)”。（c）印發(fā)通知。印發(fā)本機(jī)關(guān)或聯(lián)合行文公文的通知，為了引起重視或貫徹執(zhí)行，重點(diǎn)在“公布”。

報(bào)告

（1）報(bào)告的概念。匯報(bào)工作，反應(yīng)情況答復(fù)上級(jí)詢問（2）報(bào)告的特點(diǎn)。

（a）匯報(bào)性（b）陳述性

（3）報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

（a）性質(zhì)不同。報(bào)告為反映工作，匯報(bào)情況；請(qǐng)示是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)或者請(qǐng)求指示。

（b）行文時(shí)限不同。報(bào)告可在事前、事后、事中行文；請(qǐng)示只能在事前。

（4）報(bào)告的類型

（a）匯報(bào)工作報(bào)告（b）反映情況報(bào)告（c）答復(fù)情況報(bào)告 請(qǐng)示

（1）請(qǐng)示的特點(diǎn)

（a）一文一事（b）請(qǐng)批對(duì)應(yīng)（c）事前行文（2）請(qǐng)示的類型

（a）求示性請(qǐng)示（b）求批性指示（3）注意事項(xiàng)

（a）主送一個(gè)機(jī)關(guān)（b）逐級(jí)請(qǐng)示（c）語氣溫和恭謙 問答函

（1）概念。問答函是進(jìn)行詢問或者答復(fù)的函（2）類型。

（a）詢問函。特此函達(dá)，請(qǐng)予復(fù)函。（b）答復(fù)函。收悉。特此復(fù)函。簡(jiǎn)報(bào)（1）概念。內(nèi)部事務(wù)文書。（2）簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)。

（a）簡(jiǎn)（b）快（c）新（d）實(shí)

（3）簡(jiǎn)報(bào)的類型

（a）工作簡(jiǎn)報(bào)（b）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（c）動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)

6、意向書

（1）意向書的特點(diǎn)

（a）協(xié)商性（b）靈活性（c）簡(jiǎn)略性

7、訂貨單

（1）概念。由買賣雙方填寫。（2）特點(diǎn)。

（a）嚴(yán)肅性（b）協(xié)約性

8、檔案分類

（1）含義。根據(jù)檔案來源、時(shí)間等異同將檔案劃分為若干層次和類別構(gòu)成體系的工作。（2）分類方法。

（a）分類法。適用于機(jī)構(gòu)界限不清，檔案數(shù)量少的單位（b）組織機(jī)構(gòu)分類法。內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位

（c）問題分類發(fā)。適用于只能分工不清，檔案數(shù)量少的單位（3）檔案分類的綜合運(yùn)用

（a）——組織機(jī)構(gòu)法（b）——問題分類法（c）組織機(jī)構(gòu)——問題分類法（d）問題——分類法（4）工作程序

（a）了解文件形成情況（b）分析檔案形成單位情況（c）選擇檔案分類方法（d）文件歸類

9、檔案檢索工具的編制

（1）工作內(nèi)容。檔案檢索工具是檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件

（2）檔案檢索工具的含義。是揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。

（3）檢索工具的類型

（a）歸檔文件目錄（b）分類目錄（c）主題目錄（d）人民目錄（e）全宗指南

10、檔案鑒定

（1）內(nèi)容。按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判斷檔案的價(jià)值，確定檔案的保管年限，提出無價(jià)值檔案的工作。

（2）期限。永久；長(zhǎng)期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件閱讀檔案內(nèi)容

（b）綜合分析檔案各方面特征（c）綜合檔案的需求判定檔案價(jià)值（4）工作程序

（a）判斷文件是否需要保存

（b）分析檔案價(jià)值。來源、內(nèi)容、形式特征、技術(shù)因素、功能因素。（c）確定文件保管期限（d）對(duì)保管文件進(jìn)行復(fù)審

11、檔案保管

（1）注意事項(xiàng)

（a）庫房安排集中，查閱方便為原則

（b）建立檔案保管制度。包括定期檢查制度、安全制度、檔案進(jìn)出庫房登記制度、設(shè)備管理制度、衛(wèi)生制度。

第三篇：秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(一)

辦公自動(dòng)化

鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

一、鑒定要點(diǎn)

掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念、特征和主要功能等；了解打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等常用辦公設(shè)備的使用方法。

二、重點(diǎn)提示

1．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是計(jì)算技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

2．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的組成

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)主要由兩大部分組成：通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)。

3．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要特征

計(jì)算機(jī)是網(wǎng)絡(luò)中信息處理的主體；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的每臺(tái)計(jì)算機(jī)都是獨(dú)立的；計(jì)算機(jī)之間的 通信是通過通信協(xié)議實(shí)現(xiàn)的。

4．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要功能

數(shù)據(jù)通信；資源共享；負(fù)荷均衡；提高可靠性。

5．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的分類

按傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類；按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類；按網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)分類；

按通信傳輸介質(zhì)分類；按信號(hào)頻帶占用的方式分類。

6．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備與構(gòu)成

網(wǎng)絡(luò)工作站點(diǎn)；網(wǎng)絡(luò)通信介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。

7．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用

(1)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)：數(shù)據(jù)與信息的查詢、高速通信服務(wù)、電子教育、電子娛 樂、電子購物以及各類應(yīng)急信息服務(wù)請(qǐng)求和社會(huì)保障類電子化服務(wù)。

(2)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用包括：查詢網(wǎng)絡(luò)信息、電子郵件等方面。

鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

一、鑒定要點(diǎn)

了解計(jì)算機(jī)硬件的分類、結(jié)構(gòu)和功能；會(huì)簡(jiǎn)單使用Windows 98；了解辦公常用設(shè)備的分類、結(jié)構(gòu)和功能。

二、重點(diǎn)提示 1．認(rèn)識(shí)主機(jī)

主機(jī)是由機(jī)箱和機(jī)箱中的組件構(gòu)成的。機(jī)箱中的主要組件有電源、CPU、主板、內(nèi)存條、硬盤、光驅(qū)、軟驅(qū)、顯示卡和聲卡等。

2．認(rèn)識(shí)顯示器

顯示器是計(jì)算機(jī)的窗口，是重要的輸出設(shè)備之一，通過顯示器可以直觀地看到對(duì)計(jì)算機(jī)的操作過程以及計(jì)算機(jī)針對(duì)操作作出的反應(yīng)。3．認(rèn)識(shí)鍵盤

鍵盤是計(jì)算機(jī)最主要的輸入設(shè)備，可以輸入英文、漢字、數(shù)字等。常見的鍵盤主要有機(jī)械式和電容式兩種，最常用的鍵盤多是電容式的。4．安裝中文Windows 98(1)中文windows 98運(yùn)行的基本環(huán)境。(2)從Windows 95升級(jí)到中文Windows 98。(3)從DOS下安裝中文Windows 98。(4)中文Windows 98的安裝過程。(5)制作啟動(dòng)盤。

(6)卸載中文Windows 98。

5．中文Windows 98資源管理系統(tǒng)

Windows 98是采用樹形結(jié)構(gòu)，以文件夾的形式來組織和管理文件的。中文Windows 98中的資源管理器給廣大用戶帶來了極大的方便，使用戶對(duì)文件夾的組織和管理更加快捷。6．打印機(jī)

目前的打印機(jī)主要分為針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)3種。

(1)針式打印機(jī)耐用，耗材便宜，可以打印多種類型的紙張，還可以打印多層紙，但其打印速度慢、噪聲大。需要經(jīng)常更換的耗材是色帶。

(2)噴墨打印機(jī)價(jià)格低，打印效果優(yōu)于針式打印機(jī)，噪聲小，但打印速度慢、耗材貴。需要經(jīng)常更換的耗材是墨盒。

(3)激光打印機(jī)在各種打印機(jī)中打印效果最好，打印速度最快，噪聲小，但價(jià)格高。需要經(jīng)常更換的耗材是硒鼓。7．掃描儀

掃描儀的形式：

(1)按顏色分為黑白掃描儀和彩色掃描儀。

(2)按掃描方式分為手持掃描儀和平板掃描儀。手持掃描儀的價(jià)格低，但使用不方便。

平板掃描儀的效果要好很多，所以在辦公室中被廣泛使用。8．?dāng)?shù)碼相機(jī)

數(shù)碼相機(jī)可以看作是普通照相機(jī)和掃描儀的結(jié)合體，它是光、機(jī)、電一體化的產(chǎn)品，其核心部件是CCD(電荷耦合器件)圖像傳感器。

數(shù)碼相機(jī)在日常使用時(shí)有一定的注意事項(xiàng)，日常的保養(yǎng)也很重要。9．傳真機(jī)

傳真是現(xiàn)代圖像通信的重要組成部分，它是目前采用公用電話網(wǎng)傳送并記錄圖文真跡的唯一方法，這也是它應(yīng)用廣泛的一個(gè)重要原因。

不同類型的傳真機(jī)操作步驟也不一樣，但傳真機(jī)的操作仍可歸納為傳真準(zhǔn)備、試運(yùn)行、發(fā)送和接收4個(gè)基本步驟。

傳真機(jī)是常用的辦公設(shè)備之一，所以秘書人員應(yīng)該掌握一些傳真機(jī)的工作原理和一般故障的解決方法。

10．復(fù)印機(jī)

靜電復(fù)印機(jī)的操作步驟為預(yù)熱、放置原稿、設(shè)定份數(shù)、設(shè)定復(fù)印倍數(shù)、選擇復(fù)印紙尺寸、調(diào)節(jié)復(fù)印濃度，最后放紙開始復(fù)印。

使用復(fù)印機(jī)時(shí)要注意防高溫、防塵、防霧、防陽光直射，同時(shí)要保證通風(fēng)換氣。秘書人員應(yīng)該掌握一些復(fù)印機(jī)維護(hù)、保養(yǎng)的方法。

第二章 辦公自動(dòng)化

此部分要注意，而且要注意涉及到的計(jì)算機(jī)用語用英文表示 1.計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度是由CPU決定的。P41下

2.硬盤：微機(jī)系統(tǒng)的故障幾乎30%是由于硬盤損壞所引起的。硬盤格式化會(huì)丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤的使用壽命。P42中

3.目前常用的殺毒軟件是：（1）諾盾（2）金山毒霸（3）瑞星殺毒軟件（4）KV3000（常識(shí)了解）

4中英文切換：ctrl+shift 回車鍵：Enter 重啟計(jì)算機(jī)：ctrl+alt+del 5.P47上表中：（1）剪切、復(fù)制和粘貼（順序不變）。（2）單擊“查看”，則在“大圖標(biāo)”、“小圖標(biāo)”、“列表”、“詳細(xì)資料”四種顯示方式之間切換。

6.在窗口最大化后，可以進(jìn)行的操作有：A.移動(dòng)B.最小化C.關(guān)閉D.復(fù)原 答案：BCD 7.重點(diǎn)：針式打印機(jī)的優(yōu)點(diǎn)是：耐用、耗材便宜、可以打印寬幅；針式打印機(jī)的缺點(diǎn)是：打印速度慢、噪音大；其中要經(jīng)常更換的耗材是：色帶。噴墨打印機(jī)要經(jīng)常更換的耗材是：墨盒

激光打印機(jī)的優(yōu)點(diǎn)是：效果好、打印速度快、噪音??；缺點(diǎn)是：價(jià)格高。其中要經(jīng)常更換的耗材是：硒鼓 P47中

8.數(shù)碼相機(jī)的核心部件是：CCD P48上 9.清洗相機(jī)要用一塊柔軟的干布 P49上 10.傳真機(jī)在使用時(shí)要注意：記錄紙要面朝下 在按啟動(dòng)鍵后，液晶顯示：“TRANSMIT”字樣。

11.傳真機(jī)一旦發(fā)生“卡紙”，只可扳動(dòng)傳真機(jī)說明書上允許動(dòng)的部件，不要盲目拉扯上蓋；盡可能把整紙取出，不要把破碎的紙片留在機(jī)器內(nèi)。P52上

12.復(fù)印機(jī)在使用時(shí)，主要，若要縮小25%，則在設(shè)定倍率時(shí)，應(yīng)為75% 13.對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)時(shí)，應(yīng)首先切斷電源，打開各機(jī)門，卸下稿臺(tái)玻璃，然后分別將清潔器、顯影器等相繼拉出，最后取感光鼓。（注意順序不能變）P54中 14.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)；一是資源子網(wǎng) P54下 15.資源子網(wǎng)中的各種數(shù)據(jù)處理設(shè)備有計(jì)算機(jī)、智能終端、磁盤存儲(chǔ)器、監(jiān)控設(shè)備等P55上 16.網(wǎng)絡(luò)的主要功能：數(shù)據(jù)通信、資源共享、負(fù)荷均衡、提高可靠性 P55 17.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的三類資源：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源 P55 18.根據(jù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類：局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)

19.在局域網(wǎng)范圍內(nèi)，這類設(shè)備主要包括網(wǎng)絡(luò)接口卡、集線器和打印共享器；在廣域網(wǎng)的范圍內(nèi)，主要包括調(diào)制解調(diào)器、中繼器、網(wǎng)橋、路由器 P56中 20.網(wǎng)上瀏覽：雙擊桌面上的“Explore”圖案 P57下 21.為了節(jié)省網(wǎng)費(fèi)，可以對(duì)Web站點(diǎn)做脫機(jī)瀏覽。P58上 22.發(fā)送電子郵件的步驟：見書上59—60頁 接收電子郵件的步驟：見書上61頁上。

第四篇：秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(一)

辦公自動(dòng)化

鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

一、鑒定要點(diǎn)

掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念、特征和主要功能等；了解打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等常用辦公設(shè)備的使用方法。

二、重點(diǎn)提示

1．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是計(jì)算技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

2．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的組成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)主要由兩大部分組成：通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)。

3．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要特征

計(jì)算機(jī)是網(wǎng)絡(luò)中信息處理的主體；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的每臺(tái)計(jì)算機(jī)都是獨(dú)立的；計(jì)算機(jī)之間的 通信是通過通信協(xié)議實(shí)現(xiàn)的。

4．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要功能

數(shù)據(jù)通信；資源共享；負(fù)荷均衡；提高可靠性。

5．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的分類

按傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類；按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類；按網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)分類；

按通信傳輸介質(zhì)分類；按信號(hào)頻帶占用的方式分類。

6．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備與構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)工作站點(diǎn)；網(wǎng)絡(luò)通信介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。

7．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用

(1)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)：數(shù)據(jù)與信息的查詢、高速通信服務(wù)、電子教育、電子娛 樂、電子購物以及各類應(yīng)急信息服務(wù)請(qǐng)求和社會(huì)保障類電子化服務(wù)。

(2)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用包括：查詢網(wǎng)絡(luò)信息、電子郵件等方面。

第五篇：四級(jí)秘書操作實(shí)務(wù)題重點(diǎn)

談一談會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短的問題：會(huì)議時(shí)間超過兩個(gè)小時(shí)或者涉及的問題太多，會(huì)議效率都會(huì)下降。如果議程要求的時(shí)間很長(zhǎng)，那么可以安排一系列的短時(shí)間會(huì)議。對(duì)待很長(zhǎng)的報(bào)告，可以要求演講者提交一份書面報(bào)告以利于記錄，但在口頭報(bào)告時(shí)必須只涉及最重要的項(xiàng)目或者只是那些需要集體進(jìn)行討論的事項(xiàng)。

會(huì)議議程編制的原則1按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序2每個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚的標(biāo)示出來

會(huì)議值班工作的主要內(nèi)容1值班電話記錄。主要包括來電時(shí)間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。2值班接待記錄。主要記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方式等內(nèi)容。3值班日記。主要對(duì)外來的信函、電報(bào)、反映情況、外來的電話等進(jìn)行認(rèn)真登記，使接班人員保持工作的連續(xù)性。做好信息傳遞。及時(shí)將重要或需要緊急處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。值班工作制度 信息處理制度

2、崗位責(zé)任制度

3、交接班制度

值班工作的主要任務(wù)1在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。2要加強(qiáng)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制，特別是像新產(chǎn)品鑒定會(huì)等保密性較強(qiáng)的會(huì)議更不能讓外人隨意進(jìn)出。3手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)系、請(qǐng)示。4要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。5要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。6必要時(shí)，要負(fù)責(zé)監(jiān)督和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。7做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。8必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作1準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。2準(zhǔn)備好錄音機(jī)和錄音筆補(bǔ)充手工記錄。3要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，在需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。4在開會(huì)之前提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，安排好做會(huì)議記錄的地方，迅速做出一張與會(huì)人員的座位表，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言人5提前參閱一下其他的會(huì)議記錄，揣摩一下其行文結(jié)構(gòu)、細(xì)節(jié)內(nèi)容。6再利用錄音機(jī)的同時(shí)，必須手工記錄，這樣不僅整理記錄的速度快，而且可以防止錄音機(jī)中途出故障而漏掉內(nèi)容。

會(huì)議記錄的內(nèi)容1會(huì)議描述。包括會(huì)議類型、時(shí)間、地點(diǎn)、日期2與會(huì)者姓名。主席的名字在最前面，辦事人員的名字在最后面3缺席者請(qǐng)假條 4宣讀上次會(huì)議記錄 5由會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題 6通訊情況 7一般事務(wù)8其他事務(wù)9下次會(huì)議日期10主席簽名、記錄人員簽名 反饋會(huì)議信息的要求1會(huì)議的信息反饋要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合，不僅要看到成就，更要收集會(huì)議未能有效解決的問題和議而未決的事項(xiàng)。2會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象3充分重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時(shí)、適量、適度。反饋會(huì)議信息工作程序1布置會(huì)議信息收集工作2會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)3建立定期的會(huì)議信息反饋制度4做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作5抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作 收集會(huì)議文件資料的要求1確定會(huì)議文件資料的收集范圍2收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全3選擇收集文件渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法4與分發(fā)文件資料一樣，收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)5收集整理過程中要注意保密

需收集的文件資料1會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會(huì)務(wù)管理性文件2會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等3會(huì)后產(chǎn)生的文件。包括會(huì)議紀(jì)要，傳達(dá)提綱、會(huì)議新聞報(bào)道等 會(huì)議文件的立卷歸檔含義：會(huì)議文件資料的立卷歸檔是指會(huì)議結(jié)束后根據(jù)會(huì)議文件的內(nèi)在聯(lián)系加以整理，分門別類的組成一個(gè)或一套案卷，歸入檔案。這是將現(xiàn)行會(huì)議文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要步驟，是檔案工作的基礎(chǔ)。意義：1保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。2保持歷史的真實(shí)面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。3保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。4保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循的原則

1、遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)

2、量入為出，收支平衡

3、精打細(xì)算，厲行節(jié)約

完善會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦制度

①會(huì)議決定事項(xiàng)催辦的意義和目的：使會(huì)議精神落到實(shí)處，防止有關(guān)單位或部門不重視會(huì)議交辦事項(xiàng)，長(zhǎng)期推諉、拖延，工作效率低下；或從部門利益出發(fā)采取消極態(tài)度，故意不辦。②檢查催辦工作要求做到：明確催辦人員；健全登記制度，建立催辦登記簿，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展?fàn)顩r；建立匯報(bào)制度，匯報(bào)催辦事項(xiàng)的落實(shí)情況。要建立會(huì)議決定事項(xiàng)催辦的匯報(bào)制度、登記制度等。登記制度應(yīng)該設(shè)置會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)催辦登記表。③會(huì)議決定事項(xiàng)催辦方式: 1發(fā)文催辦。催辦文件上需要寫明要求貫徹執(zhí)行的決定、決議的內(nèi)容和條文；寫明辦理要求、辦理時(shí)限。并要求將辦理結(jié)果及時(shí)書面匯報(bào)。2電話催辦。優(yōu)點(diǎn)：可以直接找到執(zhí)行的當(dāng)事人；雙向溝通。3派員催辦。派員催辦比電話催辦更為直接，是一種面對(duì)面的催辦形式。4約請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)。④會(huì)議決定事項(xiàng)催辦的基本程序: 對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)→根據(jù)催辦與登記制度進(jìn)行催辦→進(jìn)行反饋。

接待計(jì)劃的主要內(nèi)容1確定接待規(guī)格。即確定本次接待有哪些高層管理者出面、其他陪同者、住宿、用車、餐飲的規(guī)格等。2日程安排。包括來訪的起止時(shí)間、每天的活動(dòng)內(nèi)容等。一般以表格的形式列出。3經(jīng)費(fèi)預(yù)算。包括工作經(jīng)費(fèi)，住宿費(fèi)，餐飲費(fèi)，勞務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，參觀、游覽、娛樂費(fèi)用，禮品費(fèi)，宣傳、公關(guān)費(fèi)用，其他費(fèi)用。4工作人員。根據(jù)接待規(guī)格和活動(dòng)內(nèi)容確定工作人員的構(gòu)成和數(shù)量。接待計(jì)劃的工作程序（1）了解掌握背景資料（2）草擬接待計(jì)劃（3）與本單位相關(guān)部門溝通情況（4）與來訪者溝通情況（5）報(bào)請(qǐng)上司審批

注意事項(xiàng)（1）遵守本單位接待的規(guī)章制度（2）了解來賓的飲食習(xí)慣（3）做好保密工作 印章頒發(fā)與啟用印章啟用前的準(zhǔn)備①選定印章的啟用時(shí)間②提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用的通知并附上印模③填寫“印?？ā币皇絻煞荩ㄒ环萘舸妫环萁簧霞?jí)備案）④在印章啟用通知所規(guī)定的生效日之前，所刻印章不得使用。印章頒發(fā)與啟用的要點(diǎn)①為安全起見，取公章應(yīng)實(shí)行雙人同行制。②取回公章后，立即交辦公室負(fù)責(zé)人拆封檢驗(yàn)，制定專人保管。③使用單位啟用新刻制的公章時(shí)，要將印模和啟用日期報(bào)送上級(jí)主管部門。上級(jí)主管部門和使用單位都要把印模和啟用日期的材料立卷歸檔，永久保存。

商務(wù)旅行計(jì)劃內(nèi)容（1）出差時(shí)間、啟程和返回日期，接站安排；（2）出差線路，住宿安排；

（3）會(huì)晤計(jì)劃；（4）交通工具的選擇；（5）攜帶的文件；（6）上司和接待人的特別要求；

（7）上司旅行區(qū)域的天氣狀況；（8）行程安排、會(huì)晤計(jì)劃、會(huì)晤人員名單等等；（9）差旅費(fèi)用；（10）上司住宅電話號(hào)碼。

商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的工作步驟1申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途和金額等情況，并親自鑒定。2該報(bào)告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。3一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款，一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。4在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符，并應(yīng)蓋有出具發(fā)票單位的財(cái)務(wù)章。5商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷表”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。6如果實(shí)施商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用還不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可以得到報(bào)銷。

上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)意義：①有利于減輕上司工作負(fù)擔(dān)，提高上司工作效率②有利于檢出上司后顧之憂，保證上司集中精力抓大事 特點(diǎn)：①廣泛性 ②臨時(shí)性 ③具體性 ④緊迫性 上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍 文書工作事項(xiàng) 會(huì)務(wù)工作事項(xiàng) 信訪工作事項(xiàng) 信息工作事項(xiàng) 調(diào)研工作事項(xiàng) 督查工作事項(xiàng) 聯(lián)絡(luò)工作事項(xiàng) 協(xié)調(diào)工作事項(xiàng) 接待工作事項(xiàng) 其他工作事項(xiàng)

數(shù)碼相機(jī)與傳統(tǒng)相機(jī)區(qū)別1感光不同 2存儲(chǔ)介質(zhì)不同 3圖像質(zhì)量不同 4輸入輸出方式不同 注意事項(xiàng) 1數(shù)碼相機(jī)不適宜拍攝自然風(fēng)光2拍攝時(shí)盡量靠近被攝物體3取景要準(zhǔn)確4在逆光拍攝時(shí)要使用閃光燈進(jìn)行補(bǔ)光

刻錄機(jī)主要性能指標(biāo)1數(shù)據(jù)傳輸速度 2緩存容量 3兼容性

刻錄機(jī)使用的注意事項(xiàng)（1）安裝時(shí)注意散熱（2）保持清潔（3）避免刻錄機(jī)長(zhǎng)時(shí)間工作

（4）刻錄過程中盡量不要執(zhí)行其他程序，不要對(duì)刻錄機(jī)面板按鍵進(jìn)行操作，不要隨意關(guān)閉刻錄軟件（5）及時(shí)取出盤片

閱讀篩選信息資料的方法1留意標(biāo)題

2、復(fù)印、裁剪

3、摘記

4、標(biāo)記說明

信息篩選的要求1要分析信息需求，選擇對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息 2帶有傾向性、動(dòng)向性或突發(fā)性的信息3能預(yù)見未來發(fā)展趨勢(shì)、能為決策提供超前服務(wù)的信息4剔除虛假、過時(shí)、重復(fù)、缺少實(shí)際內(nèi)容的信息

篩選信息的程序1看來源

2、看標(biāo)題

3、看正文

4、決定取舍

文書校對(duì)的內(nèi)容1校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字2規(guī)范字體、字號(hào)3檢查版式、標(biāo)題是否端正、頁碼是否連貫，行、字距離是否均勻，版面是否美觀4檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、專業(yè)術(shù)語是否有誤5檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處 文書校對(duì)的要求1把握原則，仔細(xì)校對(duì)2認(rèn)真仔細(xì)，一絲不茍

3、校對(duì)文稿時(shí)正確使用校對(duì)符號(hào)

4、校對(duì)一般要進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次

文書傳閱的要求1迅速、準(zhǔn)確地文書送達(dá)閱文人2文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工3傳閱的順次是從管理層到一般人員

傳閱的方式1開辟閱文室

2、會(huì)議集中傳達(dá)

3、復(fù)印文書副本

4、利用內(nèi)部刊物

5、利用現(xiàn)代化技術(shù)手段與通訊設(shè)備

文書傳閱的注意事項(xiàng)1嚴(yán)格傳閱范圍

2、嚴(yán)禁文件橫傳

3、調(diào)控文件運(yùn)行

4、履行必須的傳閱手續(xù)

5、選擇合適的閱文方式

檔案鑒定工作的要求1逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容

2、綜合分析文件的各方面特征

3、結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值

分析檔案的價(jià)值1分析檔案來源（看檔案的形成者）2分析檔案的內(nèi)容，分析檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性與時(shí)效性3分析檔案的形式特征，看文件名稱和外形特征4分析檔案的技術(shù)因素，看檔案內(nèi)容的技術(shù)水平5分析檔案的功能因素6分析檔案差生時(shí)間，文件產(chǎn)生的時(shí)間越早越珍貴

? 備忘錄：備忘錄 發(fā)給：XX 發(fā)自：鐘苗 時(shí)間 主題 內(nèi)容

? 請(qǐng)示：騰達(dá)公司關(guān)于實(shí)施員工持股計(jì)劃的請(qǐng)示

市國(guó)有資產(chǎn)管理局：

根據(jù)政策規(guī)定，本公司作為..擬實(shí)行..現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示如下：

以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批示

XXXX年X月X日（印章）

?宏遠(yuǎn)公司2009年第二次總經(jīng)理辦公會(huì)議程表

宏遠(yuǎn)公司2009年第二次總經(jīng)理辦公會(huì)定于2009年2月5日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。

1．如何開展公司2009年第一次春季商品的促銷活動(dòng)。2…

第一項(xiàng)議程的討論時(shí)間為40分鐘，其他每項(xiàng)議程的討論時(shí)間為20分鐘。

總經(jīng)理辦公室

2009年1月30日

（備注：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。第一個(gè)事項(xiàng)比較重要，而且放在前面，這有利于大家開展頭腦風(fēng)暴。應(yīng)把每一個(gè)事項(xiàng)所需的處理時(shí)間清楚地標(biāo)示出來。這樣，會(huì)議主席可以讓某些人晚到，也可以讓某些人提早離開。第二和第三個(gè)問題都有關(guān)費(fèi)用，有一定聯(lián)系，所以安排在一起。一般會(huì)將涉及秘密事項(xiàng)的議程安排在最后。）

?

?

?

? 電子郵件：1．電子郵件格式正確 2… 函：華榮公司人力資源部關(guān)于丁小強(qiáng)人事調(diào)查的函特此函達(dá)，請(qǐng)予復(fù)函。復(fù)函：××公司人事部關(guān)于丁小強(qiáng)同志情況的復(fù)函特此函復(fù)。意向書：

意向書

××市星城汽車制造廠（以下簡(jiǎn)稱甲方）與宏遠(yuǎn)汽車股份有限公司（臺(tái)商，以下簡(jiǎn)稱乙方），經(jīng)過友好協(xié)商，雙方本著平等互利的原則，達(dá)成初步合作意向，主要內(nèi)容如下： 一、十、未盡事宜，雙方將在各方上級(jí)批準(zhǔn)后，再行具體協(xié)商。

甲方乙方

××市星城汽車制造廠宏遠(yuǎn)汽車股份有限公司

（印章）（印章）

代表：×××（簽名）代表：×××（簽名）

代表：×××（簽名）代表：×××（簽名）

? ××××年×月×日××××年×月×日 提綱：

XX經(jīng)理：應(yīng)您的要求我擬寫了說明提綱，請(qǐng)您審閱后提出意見：鐘苗 XXXX年X月X日 ? 接站牌 ：XX公司接自XX（城市名稱）來XX（城市名稱）客人（車次/航班次）XXX先生/女士

XXX公司

? 名片：

單位名稱（含部門）可有公司logo

XXX（姓名）職務(wù)（職稱）

單位地址個(gè)人手機(jī)

單位電話個(gè)人郵件地址

單位郵編

會(huì)議通知邀請(qǐng)函

尊敬的客戶：為了..敬請(qǐng)回復(fù)并光臨。附：會(huì)議日程及路線圖

天地公司（印章）X年X月X日

回執(zhí)

請(qǐng)于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地公司大廈行政部鐘苗。

郵編電話口我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：口我公司不能參加此次會(huì)議。

姓名：公司：