第一篇：辦公自動(dòng)化軟件在電信管理工作中的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化軟件在電信管理工作中的應(yīng)用

摘要：隨著電信行業(yè)的日益發(fā)展，電信業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，用戶對服務(wù)質(zhì)量的要求越來越高，電信企業(yè)也面臨著如何減少設(shè)備故障，提高服務(wù)質(zhì)量，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效率的挑戰(zhàn)。因此建立辦公自動(dòng)化軟件在日常管理中的應(yīng)用，不僅能提高管理的效率，還能增強(qiáng)工作的合理有效性，能夠克服和改善傳統(tǒng)管理的許多弊端，實(shí)現(xiàn)輕松辦公，提高企事業(yè)的運(yùn)作效率，提升企業(yè)的市場競爭力。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 管理工作 應(yīng)用

中圖分類號：G6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791(2011)12(c)-0000-00

計(jì)算機(jī)的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會的進(jìn)步和繁榮，作為信息科學(xué)的載體和核心，計(jì)算機(jī)科學(xué)在知識時(shí)代扮演了重要的角色。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

1辦公自動(dòng)化管理的意義

(1)管理變得輕松。辦公自動(dòng)化軟件保證了信息的暢通性，提高了工作效率，傳統(tǒng)管理模式需要兩三天才能處理的報(bào)告或信息，在自動(dòng)化軟件應(yīng)用后一兩個(gè)小時(shí)就能完成。還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用同時(shí)，自動(dòng)化辦公能保證信息自動(dòng)有序更新，能夠明確區(qū)分已辦工作、在辦工作和未辦工作，減少了工作的重復(fù)性，減少了工作量，節(jié)約了工作時(shí)間。

(2)管理的協(xié)調(diào)性、靈活性增強(qiáng)。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。辦公自動(dòng)化軟件憑借其覆蓋面廣、效率高等特點(diǎn)，減少了企業(yè)信息死角，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部與企業(yè)之間的溝通，同時(shí)提高了企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部各部門的協(xié)調(diào)合作能力，提高了管理的協(xié)調(diào)性和靈活性，有助于提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競爭力。

(3)改善了管理效率。工作效率的高低是衡量企業(yè)競爭力的重要標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

(4)管理更加規(guī)范。在辦公自動(dòng)化軟件的管理下，人為操作的因素減少，所有的工作都需要按照標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度運(yùn)行，并有合理有效的考核系統(tǒng)。這樣，減少了越權(quán)操作，增強(qiáng)了企業(yè)的監(jiān)督管理，降低了企業(yè)經(jīng)營管理的風(fēng)險(xiǎn)。

2電信業(yè)的特點(diǎn)

(1)規(guī)?；弘娦乓呀?jīng)成為克服時(shí)間和距離障礙的重要的信息傳播方式。在克服距離障礙方面，電信已經(jīng)成為無可代替的最廣泛使用的現(xiàn)代通信工具，在克服時(shí)間障礙方面，電信傳播方式也已經(jīng)到了與書籍、報(bào)紙、期刊分庭抗禮的程度。

(2)標(biāo)準(zhǔn)化：通過電信方式有效傳播的前提是編碼和解碼的對應(yīng)性，在電信傳播方式被大量使用的前提下，編碼和解碼過程的相逆性要求電信的標(biāo)準(zhǔn)化。如傳播規(guī)程的統(tǒng)一、協(xié)議的一致、終端設(shè)備的兼容，這樣才可以保證編譯和解碼的對應(yīng)性。

(3)規(guī)范化： 有關(guān)電信的規(guī)范，一是對電信行業(yè)的管理規(guī)范；二是規(guī)定電信服務(wù)部門和使用人之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的民事規(guī)范；三是為實(shí)現(xiàn)電信的標(biāo)準(zhǔn)化。

(4)服務(wù)持續(xù)性、外部性、統(tǒng)一性：電信服務(wù)是建立一種不間斷的交流平臺，交流的需求隨時(shí)產(chǎn)生，信息服務(wù)即使在客戶不需要服務(wù)時(shí)也應(yīng)一直處于待命狀態(tài)。電信服務(wù)和技術(shù)必須使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，必須保證接口的容性。

3辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的具體應(yīng)用

增強(qiáng)管理執(zhí)行力是辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動(dòng)化軟件的價(jià)值主要是規(guī)范流程、加強(qiáng)溝通以增強(qiáng)管理執(zhí)行力。

(1)連接并構(gòu)建起公司之間及公司內(nèi)部的通訊平臺。員工工作過程中遇到的問題能夠及時(shí)的傳遞流通，確保各項(xiàng)工作的平穩(wěn)進(jìn)行。另外，辦公自動(dòng)化軟件的管理工作不受時(shí)間、地域的限制，實(shí)現(xiàn)分布式辦公，可以通過軟件連接分散在局域網(wǎng)上的組織與個(gè)人形成虛擬的、在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)下存在的集中辦公場所。這樣就克服了各廠區(qū)、各處室之間因地理位置分散造成的信息、文件等資料溝通和傳閱障礙。

(2)通暢的溝通并促進(jìn)信息的及時(shí)交流。利用自動(dòng)化辦公軟件讓信息準(zhǔn)確及時(shí)地傳遞到各位領(lǐng)導(dǎo)、員工。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。有效的溝通是工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，通過自動(dòng)化軟件辦公的在線交流功能，能夠及時(shí)地將新信息傳播給每位員工，為整個(gè)辦公系統(tǒng)的順利運(yùn)行奠定了很好的基礎(chǔ)。

(3)協(xié)同并實(shí)現(xiàn)工作運(yùn)作的自動(dòng)化。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的重要特點(diǎn)，所謂協(xié)同是指以某項(xiàng)工作為主線，將部分人員、信息等資源組合起來，協(xié)同分工、共同完成這項(xiàng)工作。協(xié)同工作是提高工作效率的重要方法，能夠?qū)崿F(xiàn)管理的自動(dòng)化、科學(xué)化和有序化。流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

(4)對管理工作的有效監(jiān)控。每一個(gè)單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，可以對各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤的管理控制。

(5)實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會有大量的文檔，只要管理員給他注冊一個(gè)身份文件自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

4、結(jié)語

總之，為了實(shí)現(xiàn)管理的長久性和持續(xù)性，就必須采用現(xiàn)代化的管理手段。自動(dòng)化軟件在辦公過程中改變了過去手動(dòng)、紙質(zhì)的傳統(tǒng)管理模式，采用現(xiàn)代化信息手段進(jìn)行內(nèi)部管理，促使各項(xiàng)工作得以快速正常運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，是優(yōu)化管理領(lǐng)域的有效舉措，是提升協(xié)作效率、辦公效率和管理效率的關(guān)鍵，是提高整體競爭力的有效保障。

參考文獻(xiàn)

[1]冷超群.辦公自動(dòng)化.北京:北京理工大學(xué)出版社,2010.[2]裴有柱.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(第3版).北京:電子工業(yè)出版社,2009.

第二篇：關(guān)于辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用(可打印)l1

關(guān)于辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用

姓名:閆玉婷

專業(yè):計(jì)算機(jī)信息管理班級:09級信管學(xué)號:0941785506

5摘要:在數(shù)字商業(yè)時(shí)代的今天，管理意識和管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。過去金字塔式的管理結(jié)構(gòu)現(xiàn)已被打破，逐漸由多層次的管理時(shí)期進(jìn)入扁平化管理時(shí)期。管理、監(jiān)督的精度要求不斷提高，用知識創(chuàng)造的工作越來越多。對信息量的要求也隨之增加，溝通數(shù)量和質(zhì)量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應(yīng)該就是車輪子，是它使得管理工作轉(zhuǎn)動(dòng)起來，而OA軟件(辦公自動(dòng)化軟件)就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競爭中領(lǐng)先一步。OA軟件是結(jié)合先進(jìn)的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用開發(fā)的軟件產(chǎn)品。其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實(shí)踐對群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。

關(guān)鍵字: 辦公自動(dòng)化軟件； 管理

為了提高我們的專業(yè)技能，為了我們今后能更好更快的適應(yīng)工作需求，學(xué)校讓我們進(jìn)行了實(shí)習(xí)。通過實(shí)踐學(xué)習(xí)，使所學(xué)理論知識得到驗(yàn)證，將自己在學(xué)校所學(xué)的理論知識向?qū)嵺`方面轉(zhuǎn)化，盡量做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，培養(yǎng)靈活運(yùn)用書本知識的能力，并且學(xué)到許多書本上學(xué)不到的東西，增長和擴(kuò)充知識面，增加對社會的接觸，為畢業(yè)后能快速地融入社會打下基礎(chǔ)。

我很幸運(yùn)來到隰縣交通運(yùn)輸局辦公室實(shí)習(xí)，并通過實(shí)習(xí)留到辦公室上班了。轉(zhuǎn)眼實(shí)習(xí)即將結(jié)束，通過這次實(shí)習(xí)讓我受益匪淺。在辦公室實(shí)習(xí)的這段時(shí)間當(dāng)中我主要應(yīng)用到辦公自動(dòng)化軟件,在此我對辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用做了如下總結(jié)：

一、辦公自動(dòng)化軟件在單位的應(yīng)用

(一)連接

單位上級、下屬地理位置較分散，不方便報(bào)告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了

辦公自動(dòng)化軟件后，在辦公區(qū)形成了一個(gè)依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所，給大家的工

作帶來了方便。

(二)溝通

通過辦公自動(dòng)化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的資料、有新的公告

發(fā)布均會有一個(gè)紅色的信息提示彈出)功能可以及時(shí)地將最新的信息告知該平臺的每位

用戶。及時(shí)的信急溝通為辦公的順暢打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這一應(yīng)用在工作中很重要，上

級交通部門下發(fā)的文件，我及時(shí)接收、查閱、登記，并將當(dāng)天重要文件做以歸類儲存，并批印拿給領(lǐng)導(dǎo)查閱。有時(shí)候上級交通部門需要單位上交一些數(shù)據(jù)資料及上報(bào)工程進(jìn)況

時(shí)，我要及時(shí)通知有關(guān)部門對此進(jìn)行工作準(zhǔn)備，完了再通過發(fā)送電子郵件上報(bào)上級交通

部門，這為我們的工作帶來很大的方便，即節(jié)省時(shí)間，又提高了辦事效率。

（三）Word軟件的應(yīng)用

Word應(yīng)用軟件在打印文件中很重要，在單位需要打印不同文頭的文件，上行文，上行文，要進(jìn)行合理的排版，字體、行距、邊距都要按要求設(shè)置，既要達(dá)到要求，又要

達(dá)到美觀，這樣才能通過審批。當(dāng)然在打印文件過程中一開始并不是一帆風(fēng)順的，存在一些細(xì)節(jié)問題，那時(shí)才知道自己在學(xué)校學(xué)的東西都是課本知識，沒有應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中，在現(xiàn)實(shí)中自己處理問題的能力還是有限的，這讓我覺得實(shí)習(xí)真的很重要，很值得。

(四)Excel軟件的應(yīng)用

在我們單位Excel軟件主要應(yīng)用在會計(jì)股和道路股及辦公室，實(shí)習(xí)期間為各股室制

不同的表。例如：會計(jì)在每個(gè)月要發(fā)工資，這就要用Excel制作工資表，每逢節(jié)日又要

制作發(fā)放福利表。道路股更多應(yīng)用到Excel，他們要對村、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、城各地方路況進(jìn)行

調(diào)查及仔細(xì)存檔，還要按實(shí)際情況設(shè)置修改數(shù)據(jù)，在危橋改造，公路修建中所需流程安

排、材料、費(fèi)用等均用Excel制表錄入。辦公室主要制通訓(xùn)錄表、來文登記表、簽到表、請假表等。其中在上級下發(fā)文件中，需要上報(bào)內(nèi)容用Excel形式上報(bào)，我就要根據(jù)相關(guān)

內(nèi)容制表、填表，通過領(lǐng)導(dǎo)審批后上報(bào)上級部門。

二、辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用價(jià)值

（一）連接

通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個(gè)人連接起來，形成一個(gè)

依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。

（二）溝通

及時(shí)進(jìn)行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。

溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。

（三）協(xié)同

以工作流管理為線索，將人員、信息等各項(xiàng)資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理

一組事件。同時(shí)，建立起各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)

換，參與流轉(zhuǎn)。

（四）監(jiān)控

工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時(shí)限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。

三、辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值

增強(qiáng)管理執(zhí)行力是辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動(dòng)

化軟件的價(jià)值主要是規(guī)范流程、加強(qiáng)溝通以增強(qiáng)管理執(zhí)行力。在實(shí)際應(yīng)用過程中，辦公

自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

（一）建立內(nèi)部通訊平臺

平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時(shí)的傳遞，保障工作的順利

進(jìn)行。

（二）建立信息發(fā)布平臺

公告、調(diào)查、討論的發(fā)布讓信息準(zhǔn)確無誤地傳遞到各個(gè)用戶。

（三）實(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化

協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。

（四）實(shí)現(xiàn)文件管理的自動(dòng)化

通過OA辦公平臺進(jìn)行電子公文的發(fā)布，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管

理中建立相應(yīng)的文件夾進(jìn)行存檔、歸檔操作。電子公文的實(shí)施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方

式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進(jìn)行文

檔的共享和借閱，方便地實(shí)現(xiàn)了知識的共享。

四、辦公自動(dòng)化在工作中的使用意義

辦公人員使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三

天處理的一個(gè)報(bào)告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成 ；(2)文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個(gè)虛擬秘書，大大減

少了工作量；(3)信息發(fā)布平臺使無效會議減少。

其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動(dòng)因素。辦公自動(dòng)化

軟件不僅能夠幫助單位建設(shè)無邊界組織，消除單位的信息死角，成為單位上下左右溝通

潤滑劑，而且提高了單位部門間的協(xié)作能力，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動(dòng)化軟件平臺上，可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)職員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個(gè)環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。

第四，規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動(dòng)化平臺上，人的意志無法改變程序運(yùn)行，一切都得

按照既定規(guī)則、單位制度進(jìn)行。同時(shí)，杜絕了越權(quán)操作，增加了監(jiān)督性。

最重要的一點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動(dòng)化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷

積累；能即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的各種資料。

五、辦公室實(shí)習(xí)收獲

辦公室在單位是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐，推動(dòng)各項(xiàng)

工作朝著指定目標(biāo)前進(jìn)的中心。對內(nèi)外工作協(xié)調(diào)、溝通，做到上情下達(dá)，下情上報(bào)，以

致辦公室的工作繁雜瑣碎。在此我將我的收獲做了以下總結(jié)：

（1）公文方面的學(xué)習(xí)，主要包括公文的寫作格式、要求，語言特點(diǎn)，公文的傳送渠

道、方式的認(rèn)識和公文的整理歸檔工作，通過實(shí)習(xí)，使自己對公文寫作這一專業(yè)知識有

了更加具體的認(rèn)識，促進(jìn)了理論知識向?qū)嵺`動(dòng)手能力的轉(zhuǎn)化，使我受益良多。

（2）學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)單位對外事務(wù)辦理的程序及禮儀、禮貌用語、辦事方式和技巧，讓我學(xué)得更多的社會知識，能夠更好的溶入社會。

（3）學(xué)習(xí)使用辦公自動(dòng)化設(shè)備如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等設(shè)備的使用，在我自己的就業(yè)天平上再加上一個(gè)砝碼，增加我就業(yè)的資本。

（4）待人要真誠。我總覺得，經(jīng)常有一些細(xì)微的東西容易被我們忽略，比如輕輕的一聲問候，但它卻表達(dá)了對同事對朋友的關(guān)懷，也讓他人感覺到被重視與被關(guān)心。一份

發(fā)自內(nèi)心的真誠能夠換取同事的信任，不管是在學(xué)習(xí)、生活還是工作上，道理都是一樣的。

（5）要善于溝通。溝通是一種重要的技巧和能力，時(shí)時(shí)都要巧妙運(yùn)用。認(rèn)識一個(gè)人，首先要記住對方的名字。了解一個(gè)人，則需要深入的交流。而這些，都要自己主動(dòng)去做。實(shí)習(xí)中，跟下屬部門的電話聯(lián)系、與處室人員的交流，這一切的一切都能夠鍛煉我們的交流能力，使我的溝通能力得到進(jìn)一步的提高。

（6）要有熱情和信心。不管在哪個(gè)行業(yè)，熱情和信心都是不可缺的。熱情讓我們對

工作充滿激情，愿意為共同的目標(biāo)奮斗；耐心又讓我們細(xì)致的對待工作，力求做好每個(gè)

細(xì)節(jié)，精益求精。激情與耐心互補(bǔ)促進(jìn)，才能碰撞出最美麗的火花，工作才能做到最好。剛開始進(jìn)入一個(gè)領(lǐng)域，接觸一份新的工作，都要有熱情和信心，同時(shí)也要懂得主動(dòng)出擊，只有這樣才能更好的與同事熟悉，更好的進(jìn)入狀態(tài)，溶入工作環(huán)境。

六、實(shí)習(xí)總結(jié)

在文件起草、文書處理、檔案管理、文件批轉(zhuǎn)、迎來送往等工作中我強(qiáng)化工作意識，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜辦理各項(xiàng)事務(wù)，力求周全、準(zhǔn)確、適度，避免疏漏和差錯(cuò)。

在辦公室實(shí)習(xí)工作中嚴(yán)格要求自己，做到在公文辦理中突出文稿撰寫的準(zhǔn)確性，公

文編發(fā)的規(guī)范性，公文處理的時(shí)效性，下發(fā)文件無差錯(cuò)，文件分類存放妥善保管。提高

自身素質(zhì)，協(xié)助各股室完成好任務(wù)。

千里之行，始于足下”，這短暫而又充實(shí)的實(shí)習(xí)生活，我認(rèn)為這對我走向社會起到

了一個(gè)橋梁的作用，過渡的作用，是人生的一段重要的經(jīng)歷，也是一個(gè)重要步驟，對將

來走上工作崗位也有著很大幫助。向他人虛心求教，遵守組織紀(jì)律和單位規(guī)章制度，與

人文明交往等一些做人處世的基本原則都要在實(shí)際生活中認(rèn)真的貫徹，好的習(xí)慣也要在實(shí)際生活中不斷培養(yǎng)。這一段時(shí)間所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)和知識大多來自領(lǐng)導(dǎo)和同事們的教導(dǎo)，老師和同學(xué)的幫助，這是我一生中的一筆寶貴財(cái)富。這次實(shí)習(xí)也讓我深刻了解到，在工

作中和同事保持良好的關(guān)系是很重要的。做事首先要學(xué)做人，要明白做人的道理，如何

與人相處是現(xiàn)代社會的做人的一個(gè)最基本的問題。

總之在實(shí)習(xí)階段，使我的知識水平、思想境界、工作能力等方面都上了一個(gè)新的臺

階。在這里我要感謝我的教師，感謝他們平時(shí)對我孜孜不倦的教誨，感謝我的同學(xué)們，感謝他們對我學(xué)習(xí)的支持與幫助，感謝我的領(lǐng)導(dǎo)和同事們，是他們讓我明白了很多人與

人之間處事的方式方法，感謝他們對我工作的支持與幫助。你們的恩情我現(xiàn)在無能回報(bào)，我只能在以后的學(xué)習(xí)、生活和工作中抱以飽滿的熱情、堅(jiān)定的信念、高度的責(zé)任心去迎

接新挑戰(zhàn)，勇攀高峰，努力回報(bào)社會。

參考文獻(xiàn)

[1]李臘元.辦公自動(dòng)化[M].北方科學(xué)出版社,1993.[2]周榮春.辦公信息系統(tǒng)[M].清華大學(xué)出版社,1993.[3]《實(shí)例版office2003在辦公中的應(yīng)用》編委會.實(shí)例版office2003在辦公中的應(yīng)用.電子工業(yè)出版社，2006年7月第一版第一次.[4]郝軍啟，于慧芳.Office2003辦公軟件應(yīng)用教程.清華大學(xué)出版社，2006

年1月第一版第3次.[5]李勇，楊靜宇.windowsXP+office實(shí)用教材.清華大學(xué)出版社,2006年10月第1版第1次.[6]張琳。一級MSoffice教程.中國水利水電出版社，2006年5月第1版每1次.

第三篇：辦公自動(dòng)化在秘書工作中的作用

摘要

辦公自動(dòng)化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。隨著當(dāng)今社會的快速進(jìn)步，科技的飛速發(fā)展，面對競爭日益激烈的社會大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要?！稗k公自動(dòng)化”的概念的引進(jìn)，并在其秘書工作之中的應(yīng)用，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來，節(jié)省了許多時(shí)間來考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過介紹秘書工作、辦公自動(dòng)化知識以及秘書工作與辦公自動(dòng)化的關(guān)系等幾個(gè)方面，對辦公自動(dòng)化在秘書工作中的作用提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞： 辦公自動(dòng)化秘書工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動(dòng)化，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動(dòng)化由70年代未80年代初在我國的提出，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。由于辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。社會的競爭日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來越重要,如何作好信息化社會大環(huán)境中的秘書工作,如何使秘書工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用,已經(jīng)成為一個(gè)不可爭議的話題。辦公自動(dòng)化的導(dǎo)入,使秘書工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來,有相對較多的時(shí)間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現(xiàn)代秘書在“辦公自動(dòng)化”環(huán)境中,如何更好的提高工作效率展開討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動(dòng)化概述 ························································································· 3

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容................3

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書工作的關(guān)系 ································································· 3

第一節(jié)秘書在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節(jié) 秘書工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征....................4

一、高效率的秘書工作 ········································································································ 4

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變 ································································ 4

三、自動(dòng)化的秘書工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動(dòng)化對秘書工作產(chǎn)生的作用··························································· 5

第一節(jié)促進(jìn)秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化...................5

一、處理情報(bào)信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會務(wù)工作方面的變化 ························································································ 5

第二節(jié)極大地提高秘書工作效率.....................5

一、會務(wù)工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節(jié)促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展.....................6

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書工作的可能性 ········································································································ 6

第四節(jié)使秘書的服務(wù)意識得到更新.................6

一、秘書意識到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘 ············································ 6

二、秘書意識到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建 ············································ 7

三、秘書意識到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開拓 ············································ 7 參考文獻(xiàn) ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯(cuò)誤！未定義書簽。

辦公自動(dòng)化概述

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容

辦公自動(dòng)化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件學(xué)應(yīng)用于秘書工作之中，使秘書工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化、從而達(dá)到最大限度的提高工作效率，工作質(zhì)量和改善工作環(huán)境的目的。如今的辦公自動(dòng)化是一個(gè)包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用

一是內(nèi)部通信簡捷化。建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無需人為進(jìn)行傳遞。二是信息發(fā)布快速化。在內(nèi)部建立了一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報(bào)、公告事項(xiàng)能能夠在機(jī)關(guān)內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時(shí)了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。三是工作流程自動(dòng)化。主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)等，都可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，既規(guī)范了各項(xiàng)工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。五是輔助辦公規(guī)范化。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實(shí)現(xiàn)這些輔助辦公的進(jìn)一步規(guī)范。六是信息集成高效化。我們每個(gè)科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書工作的關(guān)系

第一節(jié)秘書在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容

一、文字管理工作

在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如有關(guān)文件、信函、報(bào)表、決議和命令、文稿、統(tǒng)計(jì)資料、數(shù)據(jù)、政策、規(guī)章制度等的詳細(xì)情況，在計(jì)算機(jī)中加工處理、存儲，可以做到及時(shí)查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動(dòng)。

二、信息管理工作

秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書工作中采集信息是其起點(diǎn)和基礎(chǔ)。在信息工作中不能做到及時(shí)收集，迅速報(bào)送，再好、再重要的信息也會因時(shí)過境遷而推動(dòng)利用價(jià)值。在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式，表現(xiàn)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中則通過信息網(wǎng)絡(luò)來獲取。秘書工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用?？梢酝ㄟ^計(jì)算機(jī)采集國內(nèi)外的各種新聞熱點(diǎn)信息，在實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人與社會，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，秘書對檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。

秘書人員在計(jì)算機(jī)上制作，接收文件，電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲存介質(zhì)，秘書人員在保管諸如此類的信息時(shí)，首先要將信息文件分門別類，建立一個(gè)文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號和排列。

秘書的檔案保管工作是一項(xiàng)非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎(chǔ)上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。于是，秘書人員在保管檔案時(shí)要做到以下幾點(diǎn)：掌握好庫房溫度；保持庫房內(nèi)清潔，無腐蝕性氣體，時(shí)刻檢查通風(fēng)狀況；防止磁場的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養(yǎng)和維修方面，秘書人員要保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，定期對磁帶、軟盤、光盤進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。

第二節(jié) 秘書工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征

一、高效率的秘書工作

信息時(shí)代的到來，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。當(dāng)代的社會現(xiàn)狀，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)迅猛發(fā)展并緊密結(jié)合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時(shí)，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也為秘書工作提供了許多便利。正是各種科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，才促使秘書工作效率不斷提高，促使管理向科學(xué)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和高效化的高層次發(fā)展。

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變

秘書工作未實(shí)行自動(dòng)化時(shí)，只是簡單、重復(fù)、機(jī)械的體力勞動(dòng)，所需動(dòng)腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動(dòng)，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動(dòng)，基本上全是“體力勞動(dòng)”。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，工作逐漸高效化，特別是自動(dòng)化的應(yīng)用，給秘書工作帶來了極大的方便。這時(shí)人們?yōu)樽非蟾叩男?，以省出時(shí)間去考慮其它事。從而人們就需要?jiǎng)幽X考慮有關(guān)軟件的升級，開發(fā)、引進(jìn)新的設(shè)備。如何才能有效的進(jìn)行工作？這就需要大量的，復(fù)雜的基于簡單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉(zhuǎn)變到腦力的使用上，秘書人員的實(shí)質(zhì)也隨之發(fā)生了變化，從繁重的體力勞動(dòng)中脫離出來后，帶來了思維的高度開發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來了質(zhì)的飛躍，這都是秘書由“體力勞動(dòng)”向“腦力勞動(dòng)”帶來的影響。

三、自動(dòng)化的秘書工作

自動(dòng)化秘書工作體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化大環(huán)境中，就是秘書工作基本任務(wù)的根本改變。隨著科學(xué)技術(shù)的高度發(fā)展，某些工作已經(jīng)全部自動(dòng)化，秘書只是一個(gè)監(jiān)督、照看的作用。例如：現(xiàn)代機(jī)器人有待取代喲寫經(jīng)常性的、無聊的、單調(diào)的工作，這是自動(dòng)化的典范。

這里強(qiáng)調(diào)的是自動(dòng)化的秘書工作，但是再自動(dòng)化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。自動(dòng)化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動(dòng)化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進(jìn)的高科技，使工作自動(dòng)化，而是秘書人員對工作的態(tài)度，也有一個(gè)由被動(dòng)到主動(dòng)的發(fā)展過程。自動(dòng)的去工作，自動(dòng)的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動(dòng)，即用一種積極的、主動(dòng)的、熱情的心態(tài)去面對自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，這是自動(dòng)化秘書工作的一種至高境界。

第三章辦公自動(dòng)化對秘書工作產(chǎn)生的作用

第一節(jié)促進(jìn)秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化

在秘書工作中引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和一系列辦公自動(dòng)化設(shè)備，所帶來的效果是“革命性”的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。

一、處理情報(bào)信息方面的變化。

在自動(dòng)化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位。即能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報(bào)資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計(jì)算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化。

在上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)分析表時(shí)，可以直接利用計(jì)算機(jī)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效地科學(xué)分析，并利用傳真迅速上報(bào)，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。

三、在辦理會務(wù)工作方面的變化。

傳統(tǒng)的辦會往往在一個(gè)特定的地方，如會議室、辦公室或其他某個(gè)特定的會議場所。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運(yùn)用，使會議不局限在某一地方，擴(kuò)大了會議的場所。如網(wǎng)絡(luò)會議的產(chǎn)生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個(gè)過程，通過電視會議系統(tǒng)，不出差即可召開地區(qū)性或更大范圍的會議。使用移動(dòng)通信和電傳呼，可以使秘書隨時(shí)同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費(fèi)用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規(guī)范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)。即使在辦公自動(dòng)化環(huán)境下仍要保持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。綜上所述，使秘書人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。

第二節(jié)極大地提高秘書工作效率

一、會務(wù)工作方面

會務(wù)工作方面可以用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)輔助完成。由于會務(wù)工作極其復(fù)雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應(yīng)付大量會議。辦公化自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能科學(xué)地分配會議室、交通工具、聲響設(shè)備等，并能進(jìn)行會議記錄，編輯會議簡報(bào)等，能自動(dòng)檢索會議內(nèi)容，并能及時(shí)修改和刪除。

二、處理信息方面

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個(gè)機(jī)構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目?；ヂ?lián)網(wǎng)不受空間與時(shí)間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關(guān)系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如在實(shí)行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項(xiàng)管理制度以及個(gè)部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時(shí)更新，影響使用，現(xiàn)在通過internet 之后，這些都可以在internet 上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為“財(cái)富的財(cái)富”，往往稱為個(gè)人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟(jì)信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網(wǎng)絡(luò)接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進(jìn)一步擴(kuò)展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時(shí)，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。

第三節(jié)促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展

傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個(gè)方面的內(nèi)容。具體來說主要有文書工作、檔案工作、會務(wù)工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使秘書工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密結(jié)合在一起，為適應(yīng)這一發(fā)展趨勢，秘書人員要改變過去傳統(tǒng)的工作模式，工作的內(nèi)容不僅僅是以上所說幾點(diǎn)，凡是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的能通過網(wǎng)絡(luò)解決的事務(wù)都可以當(dāng)作秘書的職能。秘書工作的職能擴(kuò)展的兩個(gè)相互對應(yīng)因素：

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要

領(lǐng)導(dǎo)是機(jī)關(guān)或單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴(kuò)大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時(shí)處理。又如在會務(wù)工作中，秘書人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會議中，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接情況。如果這些事務(wù)，由于領(lǐng)導(dǎo)的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢必造成很大的影響和損失，以至影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和需要，就要促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展。

二、秘書工作的可能性

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為秘書提供了一個(gè)良好的環(huán)境與平臺，使秘書工作職能的擴(kuò)展有了可能性。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書可以借助這些新事物來擴(kuò)展職能。如為了擴(kuò)大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關(guān)系，秘書要承擔(dān)本單位網(wǎng)站的主導(dǎo)職位，把本單位的簡介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢，還要及時(shí)有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡報(bào)和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。

第四節(jié)使秘書的服務(wù)意識得到更新

“秘書意識”是一種角色意識，是主體基于個(gè)人的社會活動(dòng)而形成的對自我的社會地位和由此規(guī)定的職責(zé)的知覺、理解和體驗(yàn)，它直接源于人的實(shí)踐活動(dòng)。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，縮短了大量的體力勞動(dòng)過程，把全部或部分的體力活動(dòng)交給計(jì)算機(jī)去完成，秘書服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了變化，主要從以下幾個(gè)方面更新：

一、.秘書意識到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘

網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，會伴隨著系新型辦會設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，秘書體力勞動(dòng)大大減少，智力方面的事務(wù)會增多。由于領(lǐng)導(dǎo)不動(dòng)這些軟件與設(shè)備的用法，需要秘書去填補(bǔ)這方面的缺陷。秘書面對這一現(xiàn)實(shí)，為了更好地實(shí)現(xiàn)其自我價(jià)值，會花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。

二、秘書意識到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建

在辦公自動(dòng)化產(chǎn)生之前，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的活動(dòng)是秘書獨(dú)立完成的，沒有憑借外在力量（如計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備），然而隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，秘書可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書已經(jīng)深刻認(rèn)識到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經(jīng)有了一種運(yùn)用舊有的服務(wù)方式創(chuàng)建新的服務(wù)方式的意識。

三、秘書意識到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開拓

傳統(tǒng)的秘書工作使服務(wù)范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內(nèi)，計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備擴(kuò)大了秘書服務(wù)范疇。只要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)可以通過辦公設(shè)備解決的事務(wù)都可以列入服務(wù)范圍之內(nèi)。同樣秘書也認(rèn)識到服務(wù)范圍的擴(kuò)大，通過提高自身素質(zhì)來適應(yīng)其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務(wù)范圍為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如秘書人員要密切關(guān)心當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的新產(chǎn)品新成果，不斷地搜集及時(shí)信息，并技能型歸納總結(jié)，找出有參考價(jià)值的技術(shù)資料，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。秘書服務(wù)意識得到更新，主觀上會使秘書

服務(wù)工作的質(zhì)量的到提高，指導(dǎo)秘書工作，從而有利于服務(wù)工作深入展開。

參考文獻(xiàn)

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第四篇：辦公自動(dòng)化應(yīng)用

第五章 辦公自動(dòng)化應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)的普及和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，虛擬辦公技術(shù)已逐漸成熟，無紙化網(wǎng)絡(luò)化辦公模式是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢。建立在網(wǎng)絡(luò)上的辦公軟件是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和信息化最常用的應(yīng)用軟件，是人們處理日常信息的一種手段，熟練地使用常見辦公軟件是當(dāng)前時(shí)代對大學(xué)生的基本要求。

辦公軟件是軟件公司開發(fā)的專門用于現(xiàn)代日常辦公事務(wù)處理的軟件，處理功能包括文字處理,演示文稿的創(chuàng)建,數(shù)據(jù)庫,網(wǎng)頁制作等。隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，辦公軟件的功能越來越強(qiáng)大。常見的辦公軟件有WPS系列,Microsoft Office系列等，辦公軟件的發(fā)展幫助人們有效地提高了辦公效率。

本章將分別介紹Microsoft Office 2003中的Word和Excel、Powerpoint的基本應(yīng)用方法。

5.1 概述

早在1979年，MicroPro軟件公司（簡稱WS）是最早用于處理辦公事務(wù)的文字處理系統(tǒng)，在20世紀(jì)80年代，漢化版的WordStar(CWD)在我國非常流行。

1989年，我國香港金山電腦公司退出了WPS開發(fā)設(shè)計(jì)的軟件，該軟件是完全針對漢字?jǐn)?shù)理開發(fā)設(shè)計(jì)的，在我國當(dāng)時(shí)的軟件市場上獨(dú)占鰲頭。1997年金山公司推出了基于Windows系統(tǒng)的WPS97。2001年5月，WPS正式采用國際辦公軟件通用定名方式，更名為WPS Office。2005年推出了擁有完全自主知識產(chǎn)權(quán)的WPS Office2005。在隨后的幾年中，WPS不斷擴(kuò)展和完善，作為民族產(chǎn)業(yè)的一個(gè)代表，在我國辦公自動(dòng)化市場上占有一席之地。

1990年Microsoft公司推出了圖形化操作系統(tǒng)Windows3.0，英文版的Microsoft Word for Windows隨后誕生。Microsoft公司對Word的功能不斷改進(jìn)，先后推出Word5.0,Word6.0及相應(yīng)的中文版。

在電子表格軟件方面，1982年IBM公司發(fā)布了Lotus1-2-3。Microsoft公司又把Word6,0和Exce15.0集成在Office4.0套裝軟件內(nèi)，使其能相互共享數(shù)據(jù)，極大的方便了用戶的使用。其后又相繼發(fā)布了涵蓋更多功能的Office95,Office97,Office2000以及中文版。2003年11月，Microsoft Office2003在北京正式發(fā)布中文版，在隨后的幾年里，Microsoft Office的版本仍在不斷的升級。

Microsoft Office從2003開始面向Internet設(shè)計(jì)，強(qiáng)化了Web工作方式，運(yùn)用了突破性的智能化中文處理技術(shù)，屬于第三代辦公處理軟件的代表產(chǎn)品，其內(nèi)容包括文字處理,電子表格,數(shù)據(jù)庫管理,多媒體演示文稿,行程安排,網(wǎng)頁管理等。Word Excel 和PowerPoint是Microsoft Office2003中最常用的應(yīng)用軟件。

Microsoft Word是文件處理軟件，是Office的主要程序。它在文字處理軟件市場上擁有優(yōu)勢份額，它適宜Windows和Macintosh平臺。它的主要競爭者有OpenOffice.org Winter,StarOffice,CorelWordperfect和Apple Pages等。

第五篇：HSE管理在消防工作中的應(yīng)用

HSE管理在消防工作中的應(yīng)用

HSE管理體系是健康、安全與環(huán)境管理綱領(lǐng)性、法規(guī)性文件，也是消防中隊(duì)健康、安全與環(huán)境管理體系運(yùn)行、審核和管理評審的依據(jù)。通過深入開展“HSE方針、目標(biāo)”的宣傳教育和實(shí)踐，逐步完善HSE體系管理制度，使中隊(duì)員工HSE理念進(jìn)一步增強(qiáng)，確保我單位消防安全平穩(wěn)運(yùn)行。

一、防火檢查

消防重點(diǎn)單位應(yīng)組織經(jīng)常性的HSE防火安全檢查，包括日常、定期、不定期、季節(jié)性、節(jié)前和專項(xiàng)檢查。尤其要加強(qiáng)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置的日常防火巡查，以及新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的檢查，及時(shí)制止、糾正違法、違章行為，防止和消除火災(zāi)隱患。

二、火災(zāi)隱患治理

火災(zāi)隱患的治理是對可能引起火災(zāi)的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施有效的消減、消除或控制的管理措施。企業(yè)火災(zāi)隱患的確定可以從以下幾個(gè)方面著手考慮：危及安全生產(chǎn)，可能導(dǎo)致火災(zāi)的各種因素；可能導(dǎo)致火災(zāi)事故發(fā)生或擴(kuò)大生產(chǎn)設(shè)施、而安全設(shè)施缺陷的；影響人員安全疏散或者滅火救援行動(dòng)的隱患；消防設(shè)施不完好有效；擅自改變防火分區(qū)，容易導(dǎo)致火勢蔓延、擴(kuò)大的；違反消防安全規(guī)定，使用、儲存易燃易爆化學(xué)品的；不符合城市消防安全布局要求，影響公共安全的；不符合現(xiàn)行國家、地方政府、行業(yè)有關(guān)HSE的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的方面；公安消防機(jī)構(gòu)、集團(tuán)、油田公司以及我廠各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門下達(dá)的火災(zāi)隱患整改通知書；基層單位自查出的火災(zāi)隱患等必須實(shí)施隱患治理。

三、防火關(guān)鍵裝置、重點(diǎn)部位的確定與管理

單位易燃、易爆、易腐蝕、高溫、高壓等條件下運(yùn)行的裝置確定為防火關(guān)鍵裝置；將儲存易燃易爆危險(xiǎn)化學(xué)品的罐區(qū)和裝卸站臺，對裝置和生產(chǎn)起關(guān)鍵作用的公用工程系統(tǒng)確定為防火重點(diǎn)部位。消防中隊(duì)會同各單位應(yīng)定期對防火關(guān)鍵裝置、重點(diǎn)部位進(jìn)行檢查評價(jià)，對防火關(guān)鍵裝置、重點(diǎn)部位實(shí)施有效的監(jiān)控，對在監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)應(yīng)及時(shí)糾正，制定防火關(guān)鍵裝置、重點(diǎn)部位的應(yīng)急預(yù)案，并定期組織實(shí)際演練。

四、施工現(xiàn)場消防安全管理

安全部門應(yīng)負(fù)責(zé)停工檢維修、日常檢維修、緊急搶修，技術(shù)改造等施工現(xiàn)場企業(yè)自身的防火安全監(jiān)督。施工前單位應(yīng)做好施工隊(duì)伍的安全資質(zhì)證書確認(rèn)工作，對施工隊(duì)伍進(jìn)行HSE安全防火教育培訓(xùn)；施工現(xiàn)場應(yīng)配備足夠的責(zé)任心強(qiáng)、熟悉工藝和防火的安全監(jiān)督人員對防火實(shí)施有效監(jiān)管，確認(rèn)無火災(zāi)、爆炸危險(xiǎn)后方可準(zhǔn)許施工人員動(dòng)工，施工人員對動(dòng)火作業(yè)、臨時(shí)用電作業(yè)、破土作業(yè)等必須嚴(yán)格遵守作業(yè)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)HSE防火管理規(guī)定，并落實(shí)相應(yīng)的消防安全措施。

五、員工消防安全意識的培養(yǎng)

在中隊(duì)?wèi)?zhàn)斗員中通過多種形式開展經(jīng)常性的防火安全宣傳教育和培訓(xùn)，內(nèi)容包括消防法規(guī)、消防安全制度和保障消防安全的操作規(guī)程，本單位、本崗位的火災(zāi)危險(xiǎn)性和防火措施，有關(guān)消防設(shè)施的性能、滅火器材的使用方法，以及報(bào)火警、撲救初起火災(zāi)、逃生自救的知識和技能；同時(shí)對新上崗員工、新增崗位及轉(zhuǎn)崗人員、外來培訓(xùn)和學(xué)習(xí)、外來施工人員做好安全教育工作；對單位的消防安全責(zé)任人、消防安全管理人、專（兼）職消防管理人員、消防控制室的值班和操作人員、特殊工程人員開展消防安全專門培訓(xùn)。

消防中隊(duì)制定相關(guān)的防火教育和培訓(xùn)的計(jì)劃、內(nèi)容，做好檢查、考核評比工作，建立激勵(lì)機(jī)制，營造人人關(guān)注安全、全員參與HSE的氛圍，切實(shí)遵循單位“安全第一，預(yù)防為主，全員動(dòng)手，綜合治理；改善環(huán)境，保護(hù)健康；科學(xué)管理，持續(xù)發(fā)展”的安全、環(huán)境與健康（HSE）方針。