第一篇：松滋市學(xué)生資助資料檔案整理規(guī)定

松滋市學(xué)生資助資料檔案整理

具 體 規(guī) 定

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心學(xué)校、市直各學(xué)校、市經(jīng)委學(xué)校、市奧林學(xué)校：

根據(jù)國(guó)家、省、市關(guān)于學(xué)生資助文件的具體要求，為了做好各類迎檢工作，規(guī)范各校學(xué)生資助管理辦公室資料檔案的收集整理，讓學(xué)生資助工作進(jìn)一步健康、有序、可持續(xù)發(fā)展，結(jié)合調(diào)研實(shí)際，現(xiàn)統(tǒng)一制定《松滋市學(xué)生資助資料檔案整理具體規(guī)定》，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行！

一、資料檔案封面

1、各類資料檔案的封面要美觀、大方。紙張、顏色、字體、字號(hào)、版式、橫豎字樣、單位名稱、裝訂日期等要符合檔案整理規(guī)定。

2、裝訂沿左側(cè)進(jìn)行。

3、封面格式：**年（*季學(xué)期）******資料匯編

二、資料檔案目錄

1、目錄要醒目明了，最好能有頁(yè)碼顯示。

2、統(tǒng)一字體和字號(hào)：宋體加粗四號(hào)。

三、資料檔案整理正文排列順序

（一）義教免費(fèi)教科書

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、本級(jí)實(shí)施方案；

3、**鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）**年*季免費(fèi)教科書征訂人數(shù)統(tǒng)計(jì)表；

4、**年**季免費(fèi)教科書結(jié)算審核統(tǒng)計(jì)表；

5、**鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）**年*季免費(fèi)教科書統(tǒng)計(jì)表（按年級(jí)順序填造，含結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)劃簡(jiǎn)碼）

（二）義教貧困寄宿生生活補(bǔ)助資金

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級(jí)指標(biāo)、金額分解表；

3、本級(jí)實(shí)施方案（含本級(jí)指標(biāo)分解表）；

4、受助名單統(tǒng)計(jì)表（含區(qū)劃簡(jiǎn)碼）；

5、資金撥付憑證復(fù)印件；

6、發(fā)放簽領(lǐng)名冊(cè)；

7、申請(qǐng)表；

8、發(fā)放儀式影像資料（主要指圖片）復(fù)印件。

（三）普通高中國(guó)家助學(xué)金

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級(jí)人數(shù)、金額分解表；

3、本級(jí)實(shí)施方案（含指標(biāo)、金額分年級(jí)分解表）

4、湖北省普通高中國(guó)家助學(xué)金統(tǒng)計(jì)表（受助學(xué)生花名冊(cè)）；

5、資金撥付憑證復(fù)印件；

6、發(fā)放簽領(lǐng)名冊(cè)；

7、申請(qǐng)表；

8、家庭經(jīng)濟(jì)困難證明材料（原件復(fù)印件）；

9、發(fā)放儀式影像資料（主要指圖片）復(fù)印件。

（四）中職國(guó)家助學(xué)金

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、校級(jí)分年級(jí)、班級(jí)統(tǒng)計(jì)表；

3、中職資助卡統(tǒng)計(jì)表；

4、受助學(xué)生花名冊(cè)；

5、發(fā)放簽領(lǐng)名冊(cè)；

6、申請(qǐng)表。

（五）中職國(guó)家免學(xué)費(fèi)

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級(jí)指標(biāo)、金額分解表；

3、本級(jí)實(shí)施方案（含本級(jí)指標(biāo)、金額分解表）；

4、受助名

冊(cè)；

5、資金撥付憑證復(fù)印件；

6、免學(xué)費(fèi)通知書（一式兩份）

7、發(fā)放簽領(lǐng)名冊(cè)；

8、申請(qǐng)表；

9、印證材料；

10、發(fā)放儀式影像資料（主要指圖片）復(fù)印件。

（六）校級(jí)資助活動(dòng)（指公辦普通高中事業(yè)性收費(fèi)4%、“三限生”收入10%、中職學(xué)校收費(fèi)5%、校友捐贈(zèng)、社會(huì)人士捐贈(zèng)等）

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、**高中**年*學(xué)期事業(yè)性收入4%落實(shí)情況說(shuō)明及表冊(cè)（包括學(xué)費(fèi)減免、校內(nèi)獎(jiǎng)助學(xué)金、困難補(bǔ)助等）；

3、**高中**年*學(xué)期“三限生”收入10%落實(shí)情況說(shuō)明及表冊(cè)（包括內(nèi)容同上）；

4、中職收入的5%；

5、社會(huì)捐資助學(xué)影像資料（主要指圖片）復(fù)印件；

6、社會(huì)捐資助受助學(xué)生名冊(cè)；

7、社會(huì)捐資助學(xué)受助學(xué)生簽領(lǐng)名冊(cè)。

（七）大學(xué)生生源地信用助學(xué)貸款

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、****年生源地信用助學(xué)貸款統(tǒng)計(jì)表（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）；

3、****年生源地信用助學(xué)貸款鄉(xiāng)鎮(zhèn)分布統(tǒng)計(jì)表（分續(xù)貸、新貸）；

4、****年生源地信用助學(xué)貸款申請(qǐng)表復(fù)印件（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）；

4、****年生源地信用助學(xué)貸款新生新貸分高中統(tǒng)計(jì)表（高中）；

5、湖北省松滋市****屆畢業(yè)生家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生情況調(diào)查表（高中）。

（八）大學(xué)新生入學(xué)資助項(xiàng)目

1、國(guó)家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級(jí)人數(shù)、金額分解表；

3、校級(jí)實(shí)施方案

4、學(xué)生名單表；

5、學(xué)生簽領(lǐng)表；

6、紙質(zhì)的公示照片；

7、申請(qǐng)表；

8、家庭經(jīng)濟(jì)困難的相關(guān)印證材料；

9、誠(chéng)信承諾書；

10、錄取通知書復(fù)印件；

11、身份證復(fù)印件；

12、外省受理證明的回執(zhí)。相關(guān)資料一律要造冊(cè)登記并保留3年以上。

四、資料檔案裝訂要求：

1、義教貧困寄宿生生活補(bǔ)助資金、生源地信用助學(xué)貸款是以自然年為單位一年裝訂一本，數(shù)量多的可以裝幾本，但要在封面上注明第*本序號(hào)；

2、普高國(guó)家助學(xué)金、中職國(guó)家助學(xué)金、中職國(guó)家免學(xué)費(fèi)是一學(xué)年度一評(píng)審，分兩學(xué)期發(fā)放，但資料要分學(xué)期裝訂。春季學(xué)期的申請(qǐng)表用上年秋季學(xué)期的申請(qǐng)表的復(fù)印件，但要注意去掉退學(xué)流失的申請(qǐng)表，新增轉(zhuǎn)插的申請(qǐng)表；數(shù)量多的也可以裝幾本，但要在封面上注明第*本序號(hào)；

3、義教免費(fèi)教科書分學(xué)期裝訂；

4、大學(xué)新生入學(xué)資助項(xiàng)目以自然年度裝訂一本；

5、校級(jí)資助活動(dòng)資料一個(gè)學(xué)年度裝訂一本；

6、鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬學(xué)校裝訂要求與中心學(xué)校保持一致，學(xué)校要與鄉(xiāng)鎮(zhèn)、市三對(duì)口；

7、嚴(yán)格按順序整理檔案，做到各類表冊(cè)、數(shù)據(jù)信息一一對(duì)應(yīng)。所有涉及資金的受助名冊(cè)、發(fā)放簽領(lǐng)名冊(cè)、申請(qǐng)表以及中職免學(xué)費(fèi)的通知書排列順序是一致的；

8、資助資金發(fā)放儀式均要拍照或攝像，影像資料要上傳至校園網(wǎng)上，并上傳至學(xué)生資助管理中心，然后上傳至“松滋教育信息網(wǎng)”上；

9、所有電子表格統(tǒng)一按宋體10號(hào)、行高18制定。填報(bào)時(shí)，一定要注意學(xué)校名稱、學(xué)生家庭住址的格式，千萬(wàn)不要簡(jiǎn)化!還要

注意“區(qū)劃簡(jiǎn)碼”不能填成“區(qū)劃編碼”；

10、若遇檢查，自查報(bào)告一定裝訂在冊(cè)子的最后；

11、未盡事宜，另行通知。

附件

1、義教貧困寄宿生生活補(bǔ)助資金發(fā)放簽領(lǐng)表

2、普高（中職）國(guó)家助學(xué)金發(fā)放簽領(lǐng)表

3、中職國(guó)家免學(xué)費(fèi)發(fā)放簽領(lǐng)表

4、松滋市****年家庭經(jīng)濟(jì)困難大學(xué)新生入學(xué)資助項(xiàng)目資助資金發(fā)放簽領(lǐng)表

5、社會(huì)捐資助學(xué)受助學(xué)生簽領(lǐng)表

松滋市學(xué)生資助管理中心 二〇一二年十二月二十五日

第二篇：松滋市檔案局2011檔案工作檢查情況匯報(bào)

松滋市檔案局

2011檔案工作檢查情況匯報(bào)

2011年，松滋檔案工作在省、荊州市檔案局的精心指導(dǎo)以及松滋市委、市政府的高度重視與大力支持下，深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，搶抓機(jī)遇，乘勢(shì)而上，努力實(shí)現(xiàn)松滋檔案工作的新一輪大發(fā)展，全新的現(xiàn)代化檔案館順利投入使用，檔案服務(wù) 實(shí)力顯著提升；檔案館基礎(chǔ)資源建設(shè)強(qiáng)力推進(jìn)，“五位一體”綜合服務(wù)功能日趨顯現(xiàn)；檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作穩(wěn)中有升，全市檔案工作呈現(xiàn)出加速發(fā)展的良好局面?，F(xiàn)將具體情況匯報(bào)如下：

一、依托，切實(shí)加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)資源建設(shè)。

（一）現(xiàn)代化新館。

我市檔案館已于今年6月份順利落成并完成了竣工驗(yàn)收。新檔案館嚴(yán)格按照國(guó)家二類縣級(jí)綜合檔案館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，庫(kù)容量50萬(wàn)卷。為充分發(fā)揮綜合檔案館“五位一體”功能，市檔案館投入近80萬(wàn)元配備了密集架、監(jiān)控設(shè)施、報(bào)警器、掃描儀、去濕機(jī)、消毒柜、空調(diào)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。其中密集架

（二）科學(xué)有序地開展檔案館資源建設(shè)。檔案館資源建設(shè)是檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。為充分發(fā)揮檔案館安全保管、信息服務(wù)的功能，市檔案局將加強(qiáng)檔案館資源建設(shè)，豐富和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)作為今年工作的重中之重。一是積極爭(zhēng)取市委、市政府支持，以兩辦名義聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真做好市直一級(jí)單位檔案接收進(jìn)館工作的通知》（松辦[2011]10號(hào)），進(jìn)一步明確了檔案接收范圍、接收程序以及接收注意事項(xiàng)等內(nèi)容，為各單位檔案資料的順利移交接收奠定良好的基礎(chǔ)。二是深入調(diào)研，全面了解全市各部門已達(dá)到移交年限的檔案資料現(xiàn)狀以及數(shù)量，研究制定詳細(xì)的接收細(xì)則與接收計(jì)劃，確保檔案接 1 收工作科學(xué)有序開展。自6月份搬遷至新館以來(lái)，共接收市紀(jì)委、市 共 卷（冊(cè)）檔案。

為加大地方特色檔案、名人名家作品的接收與征集力度，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，松滋市檔案局全面啟動(dòng)了新一輪的具有地方特色的珍貴重要檔案資料的征集接收工作。9月16日，松滋市檔案局迎來(lái)了新館搬遷以來(lái)的第一批名家書法作品展。此次展出的書法作品全部由松滋博物館原館長(zhǎng)、松滋美協(xié)原主席胡青云捐贈(zèng)，共計(jì)70副，具有較高的藝術(shù)價(jià)值和收藏價(jià)值。其中既有開國(guó)元帥徐向前，楊成武、李文清、王定烈、付龐如等將軍的重要書法作品，又有享譽(yù)中外的實(shí)力派書法家的字畫，還有著名歌唱家蔣大為、吳雁澤以及其他省市政界老領(lǐng)導(dǎo)的作品。此次書法展共接待了4批200余人次參觀者，社會(huì)各界為松滋檔案事業(yè)、文化事業(yè)傾注更多的關(guān)注與支持，為全市檔案事業(yè)的繁榮大發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

（三）檔案公共服務(wù)功能進(jìn)一步提升。今年來(lái)，已接待查閱利用者近4000人次，調(diào)閱檔案資料近2萬(wàn)卷冊(cè)，出具準(zhǔn)確證明2130余份。特別是6月份以來(lái)，按照省人社廳、省財(cái)政廳關(guān)于解決未參保集體企業(yè)退休人員及“五七工”“家屬工”基本養(yǎng)老保障等遺留問(wèn)題的文件精神，我局管理科工作人員還未從檔案館搬遷的疲憊狀態(tài)中恢復(fù)過(guò)來(lái)，便投入到為全市參保人員查閱檔案資料進(jìn)行身份核實(shí)工作中。為了在短時(shí)間完成目標(biāo)任務(wù)，確保符合條件的群眾應(yīng)保盡保，管理科僅有的3名工作人員吃住在單位，從早晨七八點(diǎn)鐘開始直到晚上六七點(diǎn)鐘結(jié)束，熱情周到，認(rèn)真仔細(xì)，任勞任怨地為查閱者提供服務(wù)，沒(méi)有一起群眾糾紛事件發(fā)生，得到了群眾的高度評(píng)價(jià)與交口稱贊，進(jìn)一步增強(qiáng)了全社會(huì)檔案意識(shí)，擴(kuò)大了檔案工作的知名度，創(chuàng)造了較大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（四）認(rèn)真修訂嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理制度。根據(jù)省、荊州關(guān)于檔案安全管理工作的相關(guān)要求，重新修訂完善了包括檔案鑒定、庫(kù)房管理、借閱利用、移交接收、安全管理等6項(xiàng)工作制度，把檔案安全要求貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)。成立了局一把手局長(zhǎng)任組長(zhǎng)負(fù)總責(zé)的檔案安全管理小組，簽訂檔案安全管理工作責(zé)任書，配備檔案安全保管所必需的各項(xiàng)設(shè)施、設(shè)備，并隨時(shí)做好檢修、維護(hù)工作。

（五）檔案學(xué)會(huì)工作初見成效。自去年5月松滋市檔案學(xué)會(huì)正式成立以來(lái)，新的學(xué)會(huì)機(jī)構(gòu)積極組織開展了檔案法制宣傳、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案學(xué)術(shù)研討等活動(dòng)。2011年，由松滋市檔案局、市黨史辦聯(lián)合編寫的《松滋抗戰(zhàn)史料》正式出版，市檔案局管理科科長(zhǎng)撰寫的《》在 上發(fā)表。法制科副科長(zhǎng)撰寫的《》調(diào)研文章在荊州 會(huì)上交流學(xué)習(xí)。

二、科學(xué)安排、統(tǒng)籌兼顧，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作扎實(shí)開展。在抓全市中心工作及檔案館基礎(chǔ)資源建設(shè)工作的同時(shí)，松滋市檔案局科學(xué)安排，統(tǒng)籌兼顧，各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作齊頭并進(jìn)，在人手少，任務(wù)多的情況下，全局上下齊心協(xié)力，心往一處想，勁往一處使，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作取得可喜的成績(jī)。

（一）全市檔案干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)效果明顯。今年，我們共組織了兩期檔案干部培訓(xùn)班。3月份，成功舉辦了全市檔案干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)。全市各級(jí)專（兼）職檔案員共202人參加了此次培訓(xùn)會(huì)，參會(huì)人數(shù)較去年又有了一定程度的攀升。今年在保存?zhèn)鹘y(tǒng)授課內(nèi)容的基礎(chǔ)上，結(jié)合全市各單位在檔案管理中存在的難點(diǎn)、疑點(diǎn)問(wèn)題，授課人員著重加強(qiáng)了對(duì)檔案工作目標(biāo)管理升級(jí)復(fù)查評(píng)審細(xì)則，會(huì)計(jì)、照片檔案整理、實(shí)物檔案室規(guī)范化建設(shè)、科怡檔案管理軟件電子信息錄入等方面內(nèi)容的培訓(xùn)。同時(shí)，為了提高檔案整理的直觀性與可操作性，市檔案局創(chuàng)新培訓(xùn)方法，將部分單位 3 2010年的檔案資料全部搬至課堂，直接進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)分類、劃期、排序、編目、歸檔，讓學(xué)員們自己動(dòng)手，實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)整理、現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)、現(xiàn)場(chǎng)解答，取得了事半功倍的效果，得到了學(xué)員們的一致好評(píng)。

（二）檔案規(guī)范化管理工作穩(wěn)步推進(jìn)。今年年初，我們?cè)绨才旁绮渴?，制定并下發(fā)了《松滋市機(jī)關(guān)、企事單位業(yè)檔案工作規(guī)范化管理到期復(fù)查通知書》，根據(jù)各單位工作進(jìn)展情況，排列出具體的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理復(fù)查工作計(jì)劃表，明確分片負(fù)責(zé)責(zé)任人，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)市國(guó)土資源局、市人民銀行、市煙草局、市沙道觀地稅分局、市實(shí)驗(yàn)小學(xué)、市機(jī)關(guān)幼兒園、松滋一中等15家單位檔案目標(biāo)管理的復(fù)查指導(dǎo)力度。同時(shí)，按照自愿和量力而行的原則，對(duì)市勞動(dòng)就業(yè)局、市房管局、市社會(huì)保險(xiǎn)局等3家單位下達(dá)了機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理省一級(jí)晉升的計(jì)劃任務(wù)。為順利實(shí)現(xiàn)目標(biāo)任務(wù)，我們派出業(yè)務(wù)人員多次深入各單位進(jìn)行專門指導(dǎo)。截止目前，全市共有8家單位機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理達(dá)到省特級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有35家單位檔案目標(biāo)管理達(dá)省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，55家單位檔案目標(biāo)管理達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

為進(jìn)一步加強(qiáng)全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，對(duì)全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)管，市檔案局化被動(dòng)為主動(dòng)，積極聯(lián)系市發(fā)改局、市長(zhǎng)江港口工業(yè)園以及相關(guān)建設(shè)單位，及時(shí)準(zhǔn)確掌握了荊州港松滋港區(qū)車陽(yáng)河綜合碼頭建設(shè)項(xiàng)目、市麗源科技公司染料復(fù)配項(xiàng)目、江陵凹陷深層富鉀鹵水開發(fā)科研項(xiàng)目等3個(gè)重點(diǎn)工程檔案管理情況并對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化檔案指導(dǎo)。

（三）扎實(shí)推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案“三合一制度”審核復(fù)函工作。根據(jù)省檔案局辦公室《關(guān)于深入推進(jìn)全省機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度貫徹實(shí)施和延伸覆蓋工作的通知》（鄂檔辦［2011]41號(hào)）文件精 4 神和荊州市檔案局有關(guān)工作要求,今年以來(lái)，我局業(yè)務(wù)科在去年全市80家市直機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)100%完成“三合一”制度編制修訂的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)我市垂管單位和本地二級(jí)以下機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度修訂備案，目前已完成市煙草局、人民銀行等７家垂直管理單位和市勞動(dòng)系統(tǒng)、教育系統(tǒng)等5５家二級(jí)單位的“三合一”制度修訂審核工作。在審核復(fù)函過(guò)程中，對(duì)各單位“三合一”制度的修訂實(shí)行初審修改、終審定稿、發(fā)文備案，嚴(yán)格按照公文格式規(guī)范進(jìn)行收文、復(fù)函，確保了工作的嚴(yán)肅性。

三、圍繞中心，服務(wù)大局，檔案規(guī)范化建設(shè)示點(diǎn)全面推進(jìn)。今年以來(lái)，松滋市檔案局緊緊圍繞市委、市政府關(guān)于“萬(wàn)名干部進(jìn)萬(wàn)村入萬(wàn)戶”、基層黨組織“五個(gè)基本”建設(shè)、“服務(wù)進(jìn)社區(qū)，共建和諧新家園”等中心活動(dòng)的開展，通過(guò)與相關(guān)單位的聯(lián)合，加強(qiáng)了對(duì)鎮(zhèn)、村、社區(qū)檔案的考核力度，不斷加強(qiáng)基層綜合檔案室的規(guī)范化建設(shè)。今年來(lái)，我們克服經(jīng)費(fèi)不足的困難，優(yōu)先保障村級(jí)建檔工作的開展，共投入近2萬(wàn)元購(gòu)買檔案柜、檢索柜、檔案用品等檔案用具，免費(fèi)送到基層行政村。目前，全市共建立了42個(gè)基層行政村檔案規(guī)范化建設(shè)示范點(diǎn)，其中2011年新增慶賀寺村和木天河村2家檔案規(guī)范化建設(shè)單位。全市16個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)238個(gè)村中，有20%的行政村實(shí)行了村級(jí)建檔標(biāo)準(zhǔn)化管理，80%的行政村達(dá)到了檔案工作的“五有”基本要求。規(guī)范整理包括白云社區(qū)、杏花村社區(qū)、歇金臺(tái)社區(qū)、石板坡社區(qū)等6家基層社區(qū)檔案。

四、內(nèi)強(qiáng)宣傳，外促執(zhí)法，檔案外部工作環(huán)境。

1、以特色亮點(diǎn)工作為導(dǎo)向，營(yíng)造宣傳工作新氛圍。

近幾年來(lái)，我市檔案局緊貼服務(wù)民生，發(fā)展地方經(jīng)濟(jì)這一主線，全方位地宣傳我市檔案工作，使社會(huì)各界了解檔案，貼近檔案，重視檔案，充分利用多種形式保證效果。一方面利用松滋市檔案信息網(wǎng)站開展檔案宣傳工作，及時(shí)將我市檔案工作動(dòng)態(tài)、重要信息、5 學(xué)會(huì)工作等向社會(huì)公布，成為社會(huì)了解我市檔案事業(yè)的窗口和我市檔案工作者學(xué)習(xí)交流的平臺(tái)。同時(shí)踴躍向省、荊州以及本市報(bào)刊媒體上投稿，今年來(lái)，共有3篇信息文章國(guó)家級(jí)媒體發(fā)表，8篇在省級(jí)刊物發(fā)表，40篇信息在荊州級(jí)刊物發(fā)表，4篇在松滋級(jí)報(bào)刊媒體、政府網(wǎng)站平臺(tái)上發(fā)表，通過(guò)這些形式多樣的宣傳，提高了全社會(huì)的檔案意識(shí)。

2、以法律法規(guī)宣傳為重點(diǎn)，營(yíng)造依法治檔新氛圍。一是結(jié)合我市檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合“五五普法”、法制宣傳月、法律頒布紀(jì)念日等活動(dòng)，采取辦櫥窗、網(wǎng)站設(shè)臵專欄、懸掛橫幅標(biāo)語(yǔ)、開展檔案進(jìn)社區(qū)、進(jìn)企業(yè)宣傳展示活動(dòng)等形式，廣泛宣傳檔案法律法規(guī)，增強(qiáng)全民檔案意識(shí)和學(xué)法守法的自覺(jué)性。二是每年與市委辦、市政府辦及相關(guān)部門組織開展檔案行政執(zhí)法檢查工作，對(duì)市直機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)、開發(fā)區(qū)等各立檔單位進(jìn)行檔案行政執(zhí)法檢查，執(zhí)法檢查采取抽查的方式，主要檢查各單位貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)情況及檔案收集、整理、歸檔、開發(fā)利用等情況，對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行反饋，并要求限時(shí)整改，嚴(yán)格執(zhí)行檔案違法案件季報(bào)制度。通過(guò)一系列措施，優(yōu)化了檔案工作發(fā)展的環(huán)境。

在“十二五”開局之年，松滋檔案工作開創(chuàng)了前所未有的發(fā)展新局面，檔案工作新平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)水平穩(wěn)步提升、檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境日趨優(yōu)化，這些都離不開檔案工作者們堅(jiān)持不懈的努力奮斗與全力拼搏，更離不開各級(jí)各部門的親切關(guān)懷和全力支持。在今后的工作中，我們要繼續(xù)強(qiáng)化服務(wù)主題，努力推動(dòng)檔案工作上水平；以加快檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)，著力推動(dòng)檔案技術(shù)上檔次；以加強(qiáng)檔案收集為基礎(chǔ)，盡力推動(dòng)檔案資源上規(guī)模，努力譜寫松滋檔案工作新篇章。

二○一一年十二月十五日

第三篇：學(xué)生資助資料整理歸檔要求

學(xué)生資助材料整理歸檔要求

學(xué)生資助資料檔案是資助工作過(guò)程的體現(xiàn)，是學(xué)生資助專項(xiàng)資金落實(shí)情況的印證，是學(xué)生資助工作的重要組成部分。為了完善各類資助印證資料，規(guī)范建立各類資助材料檔案。對(duì)學(xué)生資助工作資料歸檔要求如下：

學(xué)生資助材料主要分兩大塊，一是社會(huì)資助，社會(huì)資助材料報(bào)教育局存檔的是資助項(xiàng)目境內(nèi)（境外）審批表（附上資助情況材料），其余的材料學(xué)校存檔。二是國(guó)家資助，國(guó)家資助材料歸檔主要分三塊：1.學(xué)前幼兒資助2.寄宿生生活費(fèi)補(bǔ)助3.高中國(guó)家助學(xué)金

一、學(xué)前幼兒資助

（一）所需的資料：

1.評(píng)審小組名單（由學(xué)校校長(zhǎng)或幼兒園園長(zhǎng)、資助管理人員、班主任和家長(zhǎng)代表組成的工作領(lǐng)導(dǎo)小組）

2.受助學(xué)生申請(qǐng)表（鄉(xiāng)鎮(zhèn)、學(xué)校審核簽字蓋章、此表一式二份，一份學(xué)校存檔，一份教育局存檔）3.評(píng)審記錄、照片

4.貴州省學(xué)前教育幼兒資助名單匯總表（附件3）5.公示材料（內(nèi)容包含擬受助的幼兒和家長(zhǎng)名單及資助金額在學(xué)校（或幼兒園）公示欄及其他便于公眾知曉的位置）6.班級(jí)匯總表 7.權(quán)力運(yùn)行清單備案表

8.資金發(fā)放登記表（附件4學(xué)生簽字，按手印一式三份，簽字不能出現(xiàn)相同筆跡，簽字欄只能是一個(gè)人，不能出現(xiàn)兩人，而且不能代領(lǐng)）9.發(fā)放圖片

（二）裝訂順序：學(xué)校存檔

1.封面（封面可以用檔案盒代替，不用檔案盒裝訂成冊(cè)的就要求有封面）、目錄

2.縣教育局下?lián)苜Y金文件（復(fù)印件）3.評(píng)審委員會(huì)名單 4.評(píng)審記錄、照片

5.公示材料：①受助學(xué)生公示名單；②公示受助學(xué)生圖片（紙質(zhì)）③公示結(jié)果； 6.學(xué)生申請(qǐng)表

7.權(quán)力運(yùn)行清單備案表 8.資金發(fā)放匯總表； 9.發(fā)放登記表 10.發(fā)放圖片

交教育局材料順序： 1.封面 2.名單匯總表 3.公示材料 4.學(xué)生申請(qǐng)表 5.發(fā)放匯總表 6.發(fā)放登記表 7.發(fā)放圖片

二、寄宿生生活費(fèi)補(bǔ)助資料

（一）所需的資料：

1.評(píng)審小組名單（由學(xué)校校長(zhǎng)或幼兒園園長(zhǎng)、資助管理人員、班主任和家長(zhǎng)代表組成的工作領(lǐng)導(dǎo)小組）

2.受助學(xué)生申請(qǐng)表（鄉(xiāng)鎮(zhèn)、學(xué)校審核簽字蓋章、此表一式二份，一份學(xué)校存檔，一份教育局存檔）3.評(píng)審記錄、照片

4.威寧縣農(nóng)村義務(wù)教育階段家庭經(jīng)濟(jì)困難寄宿生生活補(bǔ)助費(fèi)登記匯總表

5.公示圖片（內(nèi)容包含擬受助的學(xué)生名單及資助金額在學(xué)校（或幼兒園）公示欄及其他便于公眾知曉的位置①受助學(xué)生公示名單；②公示受助學(xué)生圖片（紙質(zhì)）③公示結(jié)果；）6.權(quán)利運(yùn)行清單備案表

7.資金發(fā)放登記表（學(xué)生簽字按手印，一式三份，簽字不能出現(xiàn)相同筆跡，簽字欄只能是一個(gè)人，不能出現(xiàn)兩人，而且不能代領(lǐng)）8.發(fā)放圖片

（二）裝訂順序：學(xué)校存檔 1.封面（封面可以用檔案盒代替，不用檔案盒要裝訂成冊(cè)要求有封面）、目錄

2.縣教育局下?lián)苜Y金文件（復(fù)印件）3.評(píng)審委員會(huì)名單 4.評(píng)審記錄、照片

5.公示材料：①受助學(xué)生公示名單；②公示受助學(xué)生圖片（紙質(zhì)）③公示結(jié)果； 6.資金發(fā)放匯總表； 7.權(quán)利運(yùn)行清單備案表 8.發(fā)放登記表 9.發(fā)放圖片

交教育局存檔資料順序： 申報(bào)評(píng)審階段 ： 1.封面 2.名單匯總表 3.公示材料 資金發(fā)放階段： 4.發(fā)放報(bào)告（附件5）5.發(fā)放匯總表 6.發(fā)放登記表

7.發(fā)放圖片

三、高中助學(xué)金 所需材料：

1.評(píng)審小組名單（由學(xué)校校長(zhǎng)、資助管理人員、班主任和家長(zhǎng)代表組成的工作領(lǐng)導(dǎo)小組）

2.受助學(xué)生申請(qǐng)表（鄉(xiāng)鎮(zhèn)、學(xué)校審核簽字蓋章、此表一式二份，一份學(xué)校存檔，一份教育局存檔）3.貴州省普通高中學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表 4.評(píng)審記錄、照片

5.威寧縣普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生統(tǒng)計(jì)表 6.普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生銀行資助卡號(hào)統(tǒng)計(jì)表 7.公示材料

8.權(quán)利運(yùn)行清單備案表

9.資金發(fā)放登記表（學(xué)生簽字，按手印一式二份，簽字不能出現(xiàn)相同筆跡，簽字欄只能是一個(gè)人，不能出現(xiàn)兩人，而且不能代領(lǐng)）10.發(fā)放圖片

（二）裝訂順序：學(xué)校存檔 1.封面、目錄

2.縣教育局下?lián)苜Y金文件（復(fù)印件）3.評(píng)審委員會(huì)名單 4.評(píng)審記錄、照片

5.威寧縣普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生統(tǒng)計(jì)表（附件3）6.普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生銀行資助卡號(hào)統(tǒng)計(jì)表 7.公示材料：①受助學(xué)生公示名單；②公示受助學(xué)生圖片（紙質(zhì)）③公示結(jié)果； 7.權(quán)利運(yùn)行清單備案表 8.資金發(fā)放匯總表； 9.發(fā)放登記表 10.發(fā)放圖片

交教育局資助中心材料順序： 1.封面包含（目錄）

2.威寧縣2015年秋季普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生統(tǒng)計(jì)表 3.2015年秋季普通高中家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生銀行資助卡號(hào)統(tǒng)計(jì)表 4.公示材料 5.發(fā)放匯總表 6.發(fā)放登記表 7.發(fā)放圖片

二、要求：

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校交教育管理中心匯總后交教育局學(xué)生管理資助中心，縣城學(xué)校直接交教育局學(xué)生資助管理中心

2、資料完整，順序統(tǒng)一。

3、需校長(zhǎng)簽字的地方必須簽字，并加蓋學(xué)校公章。

4、紙質(zhì)版材料全用A4紙打印

5、公示材料包含：①受助學(xué)生公示名單；②公示受助學(xué)生圖片（紙質(zhì)）③公示結(jié)果，公示圖片要求現(xiàn)場(chǎng)有人員查看，發(fā)放圖片要有主題，能體現(xiàn)出現(xiàn)場(chǎng)具體在發(fā)放什么資助金，而且圖片要真實(shí)。

6、封面可以用檔案盒代替，不用檔案盒的需裝訂成冊(cè)，裝訂要有封面，要附上目錄。7、2016年春季學(xué)期起必須按此要求整理，2015秋季年學(xué)期前的盡量根據(jù)此要求規(guī)范整理。

第四篇：學(xué)生資助檔案管理制度

定邊縣紅柳溝鎮(zhèn)學(xué)區(qū) 學(xué)生資助檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)學(xué)生資助檔案管理，根據(jù)我校學(xué)生資助工作實(shí)際，制定本制度。

第二條 本制度所指的學(xué)生資助檔案是指在我鎮(zhèn)學(xué)生資助工作中形成的具有查考和保存價(jià)值的文字信息（含文字、圖表等）、證明材料、聲像、電子資料、原始數(shù)據(jù)等歷史記錄。

第三條 學(xué)生資助檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第四條 學(xué)生資助檔案工作是學(xué)生資助工作的重要組成部分，各學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本校學(xué)生資助檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將學(xué)生資助檔案工作納入工作計(jì)劃，與學(xué)校其他工作同步布置、檢查、驗(yàn)收，確保學(xué)生資助檔案的全面建立和完善。

第二章 學(xué)生資助檔案的構(gòu)成與歸檔

第五條 學(xué)生資助檔案原則上分為文件類、上報(bào)審批信息類和原始證明材料類。

（一）文件類：各級(jí)資助文件，重要資助會(huì)議、會(huì)談?dòng)涗?，?lái)信來(lái)訪及調(diào)查記錄，核查通知及回復(fù)，其他有保存價(jià)值的材料。

（二）上報(bào)審批信息類：貧困生認(rèn)定表、資助審批表、各類資助統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資助資金發(fā)放領(lǐng)取名冊(cè)及資助信息系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)。

（三）原始證明材料類：各學(xué)校的貧困、低保、申請(qǐng)等原始證明材料。

第六條 歸檔的資助檔案材料應(yīng)做到規(guī)格規(guī)范、字跡工整、齊全完整，真實(shí)反映情況。書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。

第七條 各校對(duì)應(yīng)歸檔的文件（包括電子信息等）要及時(shí)歸檔整理完畢并立卷裝盒。

第三章 學(xué)生資助檔案的管理

第八條 資助文件類、上報(bào)審批類學(xué)生資助檔案管理服從學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定；學(xué)生原始證明材料類檔案保存期限執(zhí)行上級(jí)資助管理部門要求。

第九條 各學(xué)校學(xué)生資助檔案要指定專人負(fù)責(zé)。管理人員要定期對(duì)檔案保存情況進(jìn)行檢查，人員調(diào)動(dòng)或離開學(xué)生資助崗位時(shí)必須辦理學(xué)生資助檔案移交手續(xù)。

第十條 各學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生資助統(tǒng)計(jì)制度

第四章 學(xué)生資助檔案的利用

第十一條 學(xué)生資助檔案的提供和利用，必須嚴(yán)格遵守保密制度。學(xué)生資助檔案不對(duì)外開放。上級(jí)相關(guān)部門根據(jù)需要可以查閱學(xué)生資助檔案。查閱者不得丟失、損毀、涂改學(xué)生資助檔案。

第十二條 受助學(xué)生要求查閱本人檔案的，須經(jīng)校學(xué)生資助中心負(fù)責(zé)老師同意。

第十三條 外單位查閱我校學(xué)生資助檔案，須經(jīng)學(xué)校資助領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。

第五章 學(xué)生資助檔案的鑒定與銷毀

第十四條 各學(xué)校負(fù)責(zé)本學(xué)校學(xué)生資助檔案的鑒定工作。

第十五條 學(xué)校不得擅自銷毀學(xué)生資助檔案。對(duì)保管期滿的學(xué)生資助檔案，學(xué)校負(fù)責(zé)老師應(yīng)及時(shí)向校學(xué)生資助領(lǐng)導(dǎo)小組提交申請(qǐng)，獲批后方可作相應(yīng)處理。

第五篇：中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案整理輔導(dǎo)

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案整理輔導(dǎo)

一、我們做檔案工作要遵行按照“真實(shí)、完整、安全、效能“的總要求。

真實(shí)是指：檔案是在一定的歷史背景下的原始記錄，一般來(lái)說(shuō)，是比其他的文字材料具有更大的可靠性和真實(shí)性。但是，事實(shí)上有的檔案在形成過(guò)程中由于種種外界的原因而形成了一些并沒(méi)有真正反映歷史事實(shí)的檔案，也就是檔案的內(nèi)容有誤、摻假等。但是，就算是這樣，檔案也是真實(shí)可靠的，因?yàn)闄n案是在當(dāng)時(shí)的歷史背景下形成的，就算是有誤，通過(guò)這些人為的錯(cuò)誤，我們也能簡(jiǎn)介的看到那個(gè)歷史年代的真面目。檔案的真實(shí)可靠其含義為：（1）檔案本身內(nèi)容是真實(shí)的，真實(shí)、直接的反映歷史事實(shí)；（2）檔案本身的內(nèi)容有誤，但同樣從另一面反映了歷史事實(shí)。

完整是指：是指各種檔案材料齊全完整，不能缺失。安全是指：所謂檔案安全保護(hù)就是保證檔案的安全，對(duì)于檔案安全作出全面的保護(hù)。檔案安全保護(hù)是針對(duì)檔案庫(kù)房的安全保護(hù)，一般通過(guò)檔案庫(kù)房安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng)來(lái)為檔案的安全作出全方位的保護(hù)。檔案保護(hù)的重點(diǎn)主要是防止檔案：涂改，丟失，被盜。我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展指導(dǎo)思想的概括表達(dá)指出三大體系，具體是指“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系”。今年3月19日，我們市委辦、市政府辦以兩辦的名義下發(fā)了關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案和數(shù)據(jù)資源建設(shè)工作的意見中，定四大體系，增強(qiáng)了保障體系。

效能是指：主要指的檔案價(jià)值的挖掘和利用。

最終落實(shí)到具體的事務(wù)操作中就是收、管、用，今天我們只講收和管兩個(gè)方面的問(wèn)題，用的問(wèn)題在這里就不進(jìn)行講解。

二、資助檔案材料的收集。

講三個(gè)方面：如何收集，收集哪些材料，有什么樣的要求。

去年6月份，我們市檔案局聯(lián)合市政府督查室對(duì)全市30多家市直機(jī)關(guān)單位的檔案和數(shù)據(jù)資源建設(shè)進(jìn)行督查，發(fā)現(xiàn)有關(guān)收集的問(wèn)題不少，一是該收集沒(méi)有收集齊全，二是收集的重復(fù)件太多，三是各部門之間主動(dòng)協(xié)調(diào)少，檔案資料丟失的現(xiàn)象比較多。這就給我們檔案的整理工作帶來(lái)了很大的難度。

一是如何收集，我想

1、主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門和個(gè)人的檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為已有，沒(méi)有及時(shí)移交。

2、適時(shí)收集?？梢栽谑录k理過(guò)程中進(jìn)行收集，也可以在事件辦理完畢后進(jìn)行收集，但一定要注意及時(shí)進(jìn)行收集，防止丟失。

3、追蹤收集。工作人員要經(jīng)常關(guān)注這項(xiàng)工作，隨時(shí)掌握工作進(jìn)度，及是與相關(guān)人員取得聯(lián)系，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成材料無(wú)法收集到位。

二是收集哪些材料，這個(gè)《湖南省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案管理辦法》的通知上不明確的要求，中職學(xué)生資助檔案的歸檔材料主要包括以下幾類：

1、工作文件

（1）國(guó)家、省、市（州）、縣（市、區(qū)）相關(guān)文件及有關(guān)材料；

（2）學(xué)校學(xué)生資助組織機(jī)構(gòu)文件和制定的有關(guān)學(xué)生資助管理文件；

（3）學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)人員分工及職責(zé)；

（4）學(xué)校學(xué)生資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、資助工作會(huì)議記錄等資料。

2、國(guó)家助學(xué)金材料

（1）學(xué)生學(xué)籍花名冊(cè)；

（2）《湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表》；（3）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件和家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于《湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表》后）；

（4）《湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)生匯總表》；

（5）國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)生公示名單及公示照片；

（6）學(xué)生本人簽字的《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡發(fā)放名冊(cè)》；

（7）《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生異動(dòng)情況表（增加/減少）》；

（8）《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡丟卡補(bǔ)卡登記表》；（9）國(guó)家助學(xué)金發(fā)放憑證（如學(xué)生簽名冊(cè)、打卡發(fā)放的銀行對(duì)賬單復(fù)印件等）。

3、免學(xué)費(fèi)材料

（1）《湖南省中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批表》（附件6）；

（2）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件及家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于《湖南省中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批表》后）；

（3）《中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)匯總花名冊(cè)》，其中涉農(nóng)專業(yè)學(xué)生、農(nóng)村家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生、城市家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生和頂崗實(shí)習(xí)困難專業(yè)學(xué)生須分類匯總；

（4）免學(xué)費(fèi)學(xué)生公示名單及公示照片；

（5）學(xué)生本人簽字的《中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)學(xué)生學(xué)費(fèi)退還名冊(cè)》；

（6）其他免學(xué)費(fèi)或退學(xué)費(fèi)憑證；

（7）物價(jià)部門批準(zhǔn)的學(xué)校分專業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)文件。

4、校內(nèi)資助檔案（根據(jù)學(xué)校要求整理）

5、中職學(xué)生資助學(xué)期統(tǒng)計(jì)報(bào)表（從全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)或全國(guó)技工院校電子注冊(cè)和統(tǒng)計(jì)信息管理系統(tǒng)打印，并加蓋學(xué)校公章或法人代表簽字）。

三是收集材料有什么要求，我想：

1、收集的材料齊全完整；

2、收集的材料要是原始材料；

3、收集的材料辦理的手續(xù)要齊全；

4、要剔除重復(fù)重件。

中職學(xué)生資助檔案所有歸檔材料要求真實(shí)、完整。屬歸檔范圍，但因特殊原因確實(shí)無(wú)法收集到的文件，經(jīng)辦人應(yīng)在備考表中陳述，并由經(jīng)辦人、資助中心負(fù)責(zé)人審批簽字后，存檔備查。

這是我要講的第一個(gè)問(wèn)題，要講的第二個(gè)問(wèn)題就管，管的過(guò)程中就包括整理，保管兩大塊。

請(qǐng)大家一下幻燈片，從中可以看出什么東西不 ××學(xué)?！痢聊辍痢翆W(xué)期國(guó)家助學(xué)金第×冊(cè)

三、資助檔案材料的整理，他包括分類，裝訂，編頁(yè)碼，編目錄，填寫備考表，裝盒，書寫檔案盒，排序等工序。

1、分類：

《湖南省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案管理辦法》的通知中，對(duì)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案的分類有要求：中職學(xué)生資助檔案須分學(xué)期、按項(xiàng)目整理歸檔。中等職業(yè)學(xué)校的資助項(xiàng)目主要有國(guó)家助學(xué)金、免學(xué)費(fèi)和校內(nèi)資助。

2、裝訂

中職學(xué)生資助檔案須按學(xué)期、項(xiàng)目、班級(jí)排序裝訂，并按檔案管理有關(guān)規(guī)定編制頁(yè)碼和冊(cè)內(nèi)文件目錄。

3、編頁(yè)碼

我們可參照文書檔案編寫頁(yè)碼的方式來(lái)編寫，將頁(yè)碼編在每頁(yè)的右上角，注意凡是有字的頁(yè)都要編頁(yè)碼。

4、編目錄

我們可參照科技檔案編寫卷內(nèi)目錄的方式來(lái)編寫目錄，它包括序號(hào)，文件編號(hào)，責(zé)任者，文件題名，日期，頁(yè)數(shù)，備注七項(xiàng)內(nèi)容，見附表。

5、填寫備考表

中職學(xué)生資助檔案要分卷填好備考表并裝訂于冊(cè)尾。備考表主要注明冊(cè)內(nèi)文件情況說(shuō)明、建冊(cè)人、檢查人、立卷時(shí)間等。

6、裝盒

各校中職學(xué)生資助檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒保存。學(xué)校對(duì)檔案盒有統(tǒng)一規(guī)定的，按學(xué)校規(guī)定執(zhí)行。無(wú)統(tǒng)一規(guī)定的，采用長(zhǎng)寬為31×22cm的無(wú)酸紙檔案盒。

7、書寫檔案盒

中職學(xué)生資助檔案盒應(yīng)統(tǒng)一封面設(shè)計(jì)，在正面和脊面注明該冊(cè)檔案文件名稱，包括學(xué)校、學(xué)期、項(xiàng)目、冊(cè)號(hào)等（如××學(xué)校××年××學(xué)期國(guó)家助學(xué)金第×冊(cè)）。

8、排序

從右至左，從下到下按照順序依次排列就可以。

四、資助檔案材料的保管 按照檔案保管的要求

《中華人民共和國(guó)檔案法》第十三條規(guī)定，各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用，配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。我想我們中職學(xué)生資助檔案的保管，一是購(gòu)置必要的存放設(shè)備，如柜子，鎖，采用統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒進(jìn)行裝盒等。二是要對(duì)中職學(xué)生資助檔案須實(shí)行專人專柜管理。