第一篇：部門文控管理辦法

人力資源部文件管理辦法

目前，集團(tuán)文控管理采取集中管理與分散管理相結(jié)合的方式。集中管理是指凡是通過流程發(fā)布的文件，集團(tuán)檔案管理室會(huì)自動(dòng)歸檔。分散管理指除集團(tuán)自動(dòng)歸檔的文件之外，公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的需要?dú)w檔保存的文件資料。為規(guī)范人力資源部文件資料的管理，加強(qiáng)文件資料的收集、整理及歸檔工作，結(jié)合本部門的基本情況和特點(diǎn)，將有關(guān)事項(xiàng)明確如下：

一、收集和整理文件資料的類別

凡是通過走流程發(fā)布的文件集團(tuán)可以自動(dòng)歸檔，我們就不必重復(fù)工作。現(xiàn)將分散保存在各模塊的需要?dú)w檔的文件資料歸類如下：

（一）具有重要保存價(jià)值的文件資料：各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、公示、會(huì)議紀(jì)要、立項(xiàng)報(bào)告等。

（二）具有重要價(jià)值的影像資料：照片、錄像、錄音等。

（三）部門級(jí)重要課題和項(xiàng)目的完整資料：GM1000、E-hr、技能鑒定站等。

（四）所有有領(lǐng)導(dǎo)簽字的表單。

（五）實(shí)物類：各模塊參加大型比賽或活動(dòng)所獲得的獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、匾牌等實(shí)物。

二、方法與步驟 具體做法如下：

（一）時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求：文件資料的收集和整理工作以每季度末為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按照人力資源部總體工作計(jì)劃，各模塊一個(gè)季度整理一次。如果本項(xiàng)目在季度末已完成，那么該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人要將本項(xiàng)目的完整資料進(jìn)行整理交由部門文件管理員統(tǒng)一編號(hào)歸檔保存。

（二）文件資料的整理要求：凡是上述提到的需要?dú)w檔保存的文件資料必須完整，合規(guī)。尤其是部門課題和項(xiàng)目的資料必須完整齊備，比如一個(gè)重大項(xiàng)目的完整資料至少包括立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施過程、總結(jié)報(bào)告等等，要結(jié)合項(xiàng)目的具體情況來進(jìn)行。

文件資料是記錄部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的載體，也是記錄集團(tuán)發(fā)展的 歷史軌跡。部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)主動(dòng)承擔(dān)收集、整理和保護(hù)文件資料 的義務(wù)，共同使人力資源部文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)正規(guī)化發(fā)展。

集團(tuán)人力資源部

第二篇：文控管理辦法

文控管理辦法

1、編制目的

為確XXXXX項(xiàng)目部文件、資料控制和管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以及與竣工資料的有效對(duì)接，規(guī)范工程文件管理。

2、適用范圍

適用于XXXXX項(xiàng)目部和下屬各機(jī)組施工全過程，包括施工、驗(yàn)收、試運(yùn)投產(chǎn)各階段。體現(xiàn)于文件、信息資料的收集—整理—分類—分發(fā)傳遞及存檔全過程。

3、職責(zé)

3.1工程參建各機(jī)組根據(jù)工程實(shí)際情況成立相應(yīng)的文件控制管理部門，負(fù)責(zé)本機(jī)組所有文件書寫、打印、印制、審核、收發(fā)及管理工作,認(rèn)真執(zhí)行監(jiān)理、業(yè)主制定并下發(fā)的各項(xiàng)文控管理制度，記錄并保管所有質(zhì)量、安全、施工管理、環(huán)境保護(hù)的施工資料。資料記錄必須真實(shí)、完整、齊全，填寫及時(shí)、準(zhǔn)確、字跡清晰，符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不得隨意涂改。3.2 項(xiàng)目部各專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)接收文件及資料審核，擬定處理計(jì)劃并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批后，交項(xiàng)目部文控統(tǒng)一處理。

4、工作內(nèi)容 4.1 文件分類方法

4.1.1各機(jī)組按文件來源單位編制目錄；根據(jù)各自的實(shí)際情況編制一級(jí)目錄、二級(jí)目錄、三級(jí)目錄。

4.1.2電子版文件按文件亦應(yīng)建立一、二、三級(jí)文件目錄.4.1.3紙制版文件按一級(jí)目錄分類建立文件柜，按二級(jí)目錄進(jìn)行分區(qū)，按三級(jí)文件目錄建文件夾。

4.2文件控制編碼

4.2.1為了規(guī)范文件編碼，便于文件索引、查閱和分類歸檔、規(guī)范文件管理，各機(jī)組的文件編碼應(yīng)遵守項(xiàng)目部編制的《文件控制編碼細(xì)則》。

4.2.2 所有收到和發(fā)出的文件，必須進(jìn)行編碼和登記，并錄入電子表格和電子數(shù)據(jù)庫，以方便查詢。4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件發(fā)放管理 4.3.1.1 發(fā)文登記 1）待發(fā)文件需經(jīng)文控核稿并登入臺(tái)帳，登記時(shí)，應(yīng)注明文件標(biāo)題、密級(jí)、文件編碼、擬稿部門、分發(fā)情況、份數(shù)、發(fā)文時(shí)間。

2）文控人員應(yīng)按發(fā)文所列收件人進(jìn)行發(fā)文，做好發(fā)文記錄，并跟蹤文件辦理狀態(tài)。4.3.1.2 文件蓋印

文件蓋印表明文件的嚴(yán)肅性，對(duì)于涉及投資、質(zhì)量、設(shè)計(jì)變更等重要事件的文件須加蓋印章后發(fā)送，否則視為無效文件。蓋印時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn): 1）印章使用須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意后由資料員蓋章，任何人無權(quán)私自蓋章，根據(jù)簽發(fā)資格人和文件類型、性質(zhì)選擇相應(yīng)權(quán)限之印章；

2）蓋印份數(shù)與原稿標(biāo)準(zhǔn)印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章；

3）蓋印位置應(yīng)在落款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，即“騎年蓋月”；

4）印章必須端正、清晰。蓋印時(shí)要穩(wěn)當(dāng)，對(duì)好方位，切勿歪斜或顛倒。5）印章由文控部資料員負(fù)責(zé)保管、供用、登記，并建立印章使用臺(tái)賬。4.3.1.3 文件發(fā)送

文控人員進(jìn)行文件發(fā)送必須嚴(yán)格按照文件標(biāo)注的發(fā)送范圍（收、抄送單位/個(gè)人）進(jìn)行本工程文件的發(fā)送，要求以下三種方式分別進(jìn)行：

1）人工送達(dá)。適用于圖紙、管理文件、技術(shù)文件以及涉及撥付款、工程變更、重大質(zhì)量、安全問題等事件時(shí)的文件傳送。

2）通過網(wǎng)絡(luò)或即時(shí)通訊軟件發(fā)送。各機(jī)組之間往來的通用公文、工程報(bào)表均可采用此方式進(jìn)行。對(duì)于其它非重大事件的文件也應(yīng)優(yōu)先采用此方式進(jìn)行。

3）傳真發(fā)送。適用于沒有網(wǎng)絡(luò)條件的單位之間往來文件的傳遞。4.3.1.4文件發(fā)送的回執(zhí)確認(rèn)

為了確保文件發(fā)送準(zhǔn)確到位，證實(shí)文件已成功發(fā)送，對(duì)方已成功接收。應(yīng)根據(jù)發(fā)送文件的方式分別進(jìn)行確認(rèn)，回執(zhí)確認(rèn)必須做到及時(shí)，并記錄簽收人、時(shí)間等信息。

1）人工送達(dá)類文件的回執(zhí)確認(rèn)。在進(jìn)行發(fā)文的同時(shí)，應(yīng)配送一張《文件傳送單》，收文單位收到文件后，立即填寫該單，反饋發(fā)件人。

2）通過網(wǎng)絡(luò)或即時(shí)通訊軟件發(fā)送類文件的回執(zhí)確認(rèn)。各機(jī)組在進(jìn)行發(fā)文的同時(shí)，請(qǐng)保留電子記錄并保存。

3）傳真發(fā)送文件的回執(zhí)確認(rèn)。在進(jìn)行發(fā)文的同時(shí)，應(yīng)在文件上標(biāo)記簽收處，由收件人收文時(shí)及時(shí)簽收回執(zhí)。4.3.2 文件接收管理

4.3.2.1文控人員應(yīng)對(duì)所有收到的文件的格式和完備性進(jìn)行檢驗(yàn)，避免收到無效文件、不合格文件。接收的文件如有缺頁、不清晰等情況，要立即通知發(fā)件方、文件提交方補(bǔ)發(fā)或補(bǔ)交，直到完整接收。4.3.2.2 收文登記

1）對(duì)外部單位（監(jiān)理、業(yè)主、質(zhì)檢站、鍋檢所等）發(fā)來的所有正式文件資料均應(yīng)建立臺(tái)帳，收文登記應(yīng)同文件“批辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“傳閱”等文件管理工作相結(jié)合。

2）文控人員在進(jìn)行文件登記時(shí)，應(yīng)注明標(biāo)題、密級(jí)、文件編碼、收文號(hào)、來文單位、收文時(shí)間、件數(shù)和頁數(shù)，填寫好《收文登記表》。4.3.2.3 收文辦理

來件的辦理由文控人員提交項(xiàng)目經(jīng)理或主管副經(jīng)理進(jìn)行批示，文控人員根據(jù)批示進(jìn)行文件處理。辦文期間，文控人員要負(fù)責(zé)催辦、督查和上報(bào)需要的有關(guān)情況。文件屬性按文件本質(zhì)意向分為：批辦、審查轉(zhuǎn)辦和傳閱三類。

1）紙質(zhì)文件的處理方式

①批辦類文件：填制《文件處理單》附于文件之上，按文件處理單上領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行文件處理。

②審查轉(zhuǎn)辦類文件：應(yīng)填制《文件傳送單》附于文件之上，提交項(xiàng)目經(jīng)理或主管副經(jīng)理簽署處理意見，復(fù)印傳送單或封面一份，根據(jù)封面文檔主題存至可讀文件位置，并在首頁上面標(biāo)明附件存放的位置。對(duì)于不能復(fù)制或不便復(fù)制的附件，應(yīng)在《文件傳送單》首頁注明附件的原件在傳送人手里。當(dāng)接收者已使用完文件后，應(yīng)將其所接收的“拷貝”原件返給文控部保存。完成復(fù)印后，按文件傳送單上指定的地址或接收人予以送達(dá)（送達(dá)方式為當(dāng)面送達(dá)和郵寄兩種）。

③傳閱類文件：應(yīng)填制《文件傳閱單》附于文件之上，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最后一位看完后，返回文控部，所有傳閱人員簽字。

2）對(duì)于接聽的電話、口頭通知等要及時(shí)做好記錄、匯報(bào)或轉(zhuǎn)達(dá)，有條件的單位在經(jīng)對(duì)方允許的條件下還可進(jìn)行電話錄音保存。對(duì)于收到的具有保存價(jià)值的照片、影像資料也要妥善保管。

4.3.3 文件報(bào)批

4.3.3.1 報(bào)批文件應(yīng)根據(jù)《文控編碼細(xì)則》，由文件編制部門編碼并核稿。文控部將報(bào)批文件呈報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)部門，一般情況，批準(zhǔn)部門應(yīng)在收到文件2個(gè)工作日內(nèi)給予批復(fù)。4.3.3.2 報(bào)批文件批準(zhǔn)前的各版應(yīng)提交一份原件、2份復(fù)印件（圖紙?zhí)峤?份復(fù)印件）。文件經(jīng)過批準(zhǔn)部門審查返還時(shí)，文控部應(yīng)核查對(duì)方《文件傳送單》，簽收登記后，將返還文件連同對(duì)方《文件傳送單》副本一并送文件編制部門。4.3.4 文件存放

4.3.4.1 文控應(yīng)針對(duì)收發(fā)文件，分別建立臨時(shí)文件存放區(qū)（夾和柜）和專門的文件夾和文件柜進(jìn)行存放，且文件應(yīng)加蓋日戳，做到分類有序，便于查找。

4.3.4.2 文控應(yīng)在對(duì)文件進(jìn)行合理分類的基礎(chǔ)上，建立文件夾系統(tǒng)（包括實(shí)物文件夾和計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)文件夾），每一文件在文件夾中都有確定的唯一位置，文件在文件夾中按照反時(shí)間順序，即后到的文件放在上邊，以方便查找最近的文件。對(duì)已處理完的文件要及時(shí)進(jìn)行歸檔；尚在辦理狀態(tài)的文件，先期存放于臨時(shí)存放區(qū)（臨時(shí)文件夾、柜等），辦理完畢后才可以歸檔。4.3.5 文件借閱

文件借閱均應(yīng)由各單位文控部門統(tǒng)一辦理。

4.3.5.1文件的借閱，應(yīng)規(guī)定好借閱范圍，對(duì)于技術(shù)性資料、保密性資料等的借閱，應(yīng)建立借閱審批制，嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。

4.3.5.2借閱人進(jìn)行借閱時(shí)，要在《文件借閱登記表》上登記，并按要求填寫借閱原因，借閱時(shí)間，歸還期限，方可借閱；對(duì)于有些文件不能借閱的，只能就地查閱。4.3.5.3 文控人員要定期清查借閱登記，發(fā)現(xiàn)借閱到期日尚未歸還的，要及時(shí)催還。4.3.5.4遺失或損壞文件資料，責(zé)任人要即時(shí)上報(bào)，進(jìn)行復(fù)制修補(bǔ)，必要時(shí)，還應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

4.3.5.5 文件借閱到期需要續(xù)借時(shí)，借閱人應(yīng)及時(shí)到文控人員處辦理續(xù)借手續(xù)。4.3.6 文件安全與保密

工程秘密有關(guān)工程參建各方的權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。文件保密在工程保密過程中起著至關(guān)重要的作用。各參建單位文控人員都有保守工程秘密的義務(wù)，在進(jìn)行文件管理時(shí)，要根據(jù)密級(jí)采取相對(duì)應(yīng)的保密措施。對(duì)所擁有的工程文件應(yīng)依據(jù)工程參加者對(duì)文件的需要程度來確定其安全等級(jí)。

4.3.6.1 保密范圍

工程秘密主要包括下列事項(xiàng)：

1）涉及工程重大決策中的秘密事項(xiàng)； 2）尚未付諸實(shí)施的規(guī)劃、計(jì)劃、決策等；

3）內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記要；

4）預(yù)決算報(bào)告及各類投資、造價(jià)報(bào)表

5）圖紙、涉及儲(chǔ)罐技術(shù)資料； 6）涉及高新技術(shù)、專利等資料；

一般性進(jìn)度、質(zhì)量報(bào)表、決定、決議、通告、通知、行政管理資料等文件不屬于保密范圍。

4.3.6.2 文件安全及保密措施

1）根據(jù)文件密級(jí)嚴(yán)格按文件應(yīng)傳達(dá)人或單位控制文件的傳遞、使用范圍；受控文件的分發(fā)必須按要求保密且應(yīng)分發(fā)給指定的人；

2）過程處理文件要做到及時(shí)清收，存放；

3）加強(qiáng)文件的保管、電子加密。如：對(duì)電子發(fā)文時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，紙張類文件采取加鎖保管等；

4）凡涉及工程經(jīng)濟(jì)技術(shù)的、屬密級(jí)管理的電子文檔，原則上不允許拷入個(gè)人使用的計(jì)算機(jī)。確因工作需要拷進(jìn)計(jì)算機(jī)的、屬密級(jí)管理的經(jīng)濟(jì)技術(shù)電子文檔，必須進(jìn)行加密處理；

5）為防止數(shù)據(jù)丟失，文檔電子版記錄應(yīng)定期備份；

6）文件打印、復(fù)印失誤，造成文件報(bào)廢時(shí)，要做到及時(shí)銷毀報(bào)廢文件；

7）嚴(yán)格文件借閱制度，控制借閱范圍，未報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)，不得向外借閱或拷貝涉及工程經(jīng)濟(jì)技術(shù)類屬密級(jí)管理的電子文檔文件；

4.3.7 文控檢查與考評(píng) 4.3.7.1 檢查內(nèi)容

檢查內(nèi)容：

①《文件控制編碼規(guī)定》是否有效執(zhí)行； ② 文件收、發(fā)、存記錄、登記是否齊全； ③ 文件的簽署是否齊全；

④ 文件的分類及歸檔是否按電子版、紙制版雙籍制進(jìn)行； ⑤ 資料的收集是否及時(shí)、齊全 ⑥ 文件格式是否按統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行； ⑦ 文件控制編碼編寫是否正確； ⑧ 文件的簽發(fā)、蓋章是否規(guī)范； ⑨ 文件收發(fā)登記是否齊全； ⑩ 文件的處理是否規(guī)范； 4.3.7.2 檢查程序：

①組織檢查的單位應(yīng)編制文控檢查計(jì)劃； ②組織檢查的單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檢查計(jì)劃進(jìn)行審查； ③下發(fā)檢查計(jì)劃到被檢查單位；

④按計(jì)劃組織檢查（定期檢查需提前下發(fā)檢查通知；抽查事先不通知）； ⑤被檢查單位派文控人員陪同并協(xié)助檢查員進(jìn)行檢查，提供受檢資料；

⑥檢查員根據(jù)檢查內(nèi)容逐一進(jìn)行檢查，簽發(fā)檢查不符合項(xiàng)清單，并由被檢查方代表簽字確認(rèn)。

4.3.7.3 不符合項(xiàng)的處理

1）檢查方應(yīng)根據(jù)檢查情況填寫《不符合項(xiàng)整改清單》。

2）《不符合項(xiàng)整改清單》要求被檢查方書面答復(fù)，并將糾正措施寫入不合格報(bào)告。3）受檢方應(yīng)根據(jù)《不符合項(xiàng)整改清單》中規(guī)定的整改時(shí)間進(jìn)行整改，嚴(yán)禁拖延。4）檢查人員應(yīng)對(duì)所有不合格項(xiàng)的整改狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，并確認(rèn)整改情況。

5、項(xiàng)目部圖紙管理

項(xiàng)目部文控接收到施工圖紙后，先進(jìn)行登記，記錄圖紙名稱、數(shù)量、接收時(shí)間等，再按要求進(jìn)行發(fā)放，并做好圖紙發(fā)放記錄。

圖紙發(fā)放原則為：經(jīng)營辦、總工處應(yīng)有全套圖紙；技術(shù)辦公用一套圖紙，各專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)領(lǐng)取本專業(yè)內(nèi)容圖紙；各施工機(jī)組根據(jù)工作內(nèi)容分發(fā)一份圖紙，不能滿足需求的自行復(fù)?。黄溆鄨D紙?jiān)谖目夭看鏅n，且文控應(yīng)保證至少有2套藍(lán)圖存檔，6、本辦法解釋權(quán)歸EPC項(xiàng)目部

7、本規(guī)定自頒布之日生效

XXXXXX項(xiàng)目部 年 月 日

第三篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法 第一章 總 則

一、目的：

為規(guī)范公司文件管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司資料范圍確定為：

a)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料； b)公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； c)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；

d)勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； e)經(jīng)營管理方面的文件材料； f)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

g)產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； h)儀器、設(shè)備方面的文件材料； i)基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； j)科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； k)教育培訓(xùn)方面的文件材料； l)信息、情報(bào)方面的文件材料； m)其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作

計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）； b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）； c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）； d)錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責(zé)

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料的利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：質(zhì)量文件：A；技術(shù)文件：B；制度/規(guī)定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉儲(chǔ)部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部：NE；產(chǎn)品部：CP；項(xiàng)目部：XM；客戶服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財(cái)務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY； 2.3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2.4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP 2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。各部門文件管理員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控專員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料，借閱本部門的由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由管理者代表批準(zhǔn)。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復(fù)印件； 3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或部門經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控專員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》，將批準(zhǔn)的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由文控中心解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第四篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法

第一章

總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司章程、股東名薄、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債券憑證、工程設(shè)計(jì)圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料、儀器設(shè)備方面的文件材料；教育培訓(xùn)、信息、情報(bào)方面的文件材料；預(yù)算決算書類、事業(yè)計(jì)劃資料、期滿或解除之合約、在職及離職人員的檔案；各類會(huì)議文件、重要紀(jì)錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案及其他各種方案、通知、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、約束范圍

公司內(nèi)部各部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章

管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司文控中心負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。公司設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級(jí)直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

五、文控中心的主要職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、制定和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3、負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5、開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6、發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7、開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8、組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9、確保文件資料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的調(diào)閱點(diǎn)收原則：

1、建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2、對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3、及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

4、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門的簽字。

5、任何人需調(diào)閱檔案時(shí)，填寫“調(diào)閱申請(qǐng)單”需由總經(jīng)理審批后向檔案管理員調(diào)閱。

6、調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)文件，不得于正式文件上加以標(biāo)記,書寫任何文字、圖形或符號(hào)以確保全公司統(tǒng)一性。不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，由檔案管理員負(fù)責(zé)處理。

7、凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發(fā)現(xiàn)缺頁、破損、字跡模糊,可向文管中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，若相關(guān)方需求相關(guān)單位可以傳真的形式傳達(dá)，若需在上面寫接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。

8、9、調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于約定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)另行填寫“調(diào)閱單”由總經(jīng)理審批，不得私自傳閱。

10、無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

11、有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)檢查有關(guān)說明、保修卡、配套附件是否完整，發(fā)票保留復(fù)印件，原件由財(cái)務(wù)部做賬。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2、分類：依據(jù)文件資料來源，時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類出按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。

2.1 大類分為：制度規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2.2 部門按拼音縮寫：技術(shù)：JS;海外銷售：HW；區(qū)域銷售：QY;財(cái)務(wù)：CW;生產(chǎn)：SH;運(yùn)營：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2.4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS;秘密：PS；無：OP。編碼原則：編碼共為十二個(gè)數(shù)，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號(hào)）。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。

3、歸檔前將資料分類，放置在代辦卷宗內(nèi)。

4、案卷排列： 文件排列除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，立卷按永久、長期、短期分別組卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股東名?。?/p>

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；

（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債券憑證；

（8）工程設(shè)計(jì)圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。4.2 10年保存：

（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書 4.3 5年保存：

（1）期滿或解除之合約；

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。另離職人員檔案：紙質(zhì)檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開出人員10年以上。

5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附操件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6、對(duì)所有部門文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該文件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

6.2文件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一文件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。

6.3檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的文件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于文件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

7、檔卷清理

7.1 管檔人員應(yīng)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷毀；銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)著名銷毀日期。

7.2保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存價(jià)值者，檔案人員應(yīng)將其保留，并注明保留文件的主要內(nèi)容及部分文件銷毀日期。

八、文件資料的保管：

1． 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2． 公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；

3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

附件：本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效

第五篇：公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。2．分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。