第一篇：基層人行內(nèi)審檔案管理工作的問題及建議

一、內(nèi)審檔案管理工作存在的主要問題

1、對內(nèi)審檔案管理的重要性認識不夠。審計人員對內(nèi)審檔案工作的重要性缺乏充分認識。實際內(nèi)審工作中注重內(nèi)部審計項目的實施，認為只要出具了內(nèi)審報告，提出了內(nèi)審意見，做出了內(nèi)審處理決定，該內(nèi)審項目就結(jié)束了。相對忽視內(nèi)審項目資料的收集、整理和歸檔工作。

2、內(nèi)審檔案

管理人員的專業(yè)知識不夠。目前，基層人民銀行內(nèi)審人員多數(shù)來自于各業(yè)務(wù)部門，從事過檔案管理工作的人員很少，缺少檔案管理的專業(yè)知識是不容爭辯的事實，基層內(nèi)審檔案管理人員對于檔案管理的基礎(chǔ)理論、基本原則知之甚少，開展內(nèi)審檔案管理工作時缺乏檔案管理理論的指導(dǎo)，內(nèi)審檔案管理人員專業(yè)知識的匱乏，制約了內(nèi)審檔案管理水平的提高。

3、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的程度不夠。由于內(nèi)審檔案管理人員大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程又知之較少，因此，在內(nèi)審檔案資料收集、內(nèi)審檔案資料整理、內(nèi)審檔案資料歸檔、內(nèi)審檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方，規(guī)范化管理水平還有待與于加強和提高。

二、改進內(nèi)審檔案管理工作的幾點建議

1、提高對內(nèi)審檔案管理重要性的認識。內(nèi)審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認識到它在人民銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營和發(fā)展中的作用。要改變過去重審計項目的實施輕內(nèi)審檔案管理的觀念，不斷提高對內(nèi)審檔案管理重要性的認識。一要提高領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)審檔案管理意識。隨著人民銀行內(nèi)部審計范圍的不斷擴大,內(nèi)審業(yè)務(wù)量逐年增加,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該將內(nèi)審檔案管理當作一項重要工作來抓，強化對內(nèi)審檔案管理工作的監(jiān)督，明確內(nèi)審檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，加強對內(nèi)審檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。二要樹立內(nèi)審人員的參與意識。審計工作人員在進行審計項目時，要樹立參與內(nèi)審檔案管理工作的意識，把在審計活動中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復(fù)印件，要按照內(nèi)審檔案管理的要求，進行詳細的整理分類，應(yīng)把此項工作作為內(nèi)審檔案管理前期工作來做。三要提高內(nèi)審檔案管理人員的責(zé)任意識。內(nèi)審檔案管理人員是內(nèi)審管理工作的主要力量，必須樹立他們對內(nèi)審檔案管理工作質(zhì)量負全責(zé)的意識。

2、完善內(nèi)審檔案管理制度，健全管理機制。制度就是行為規(guī)范，是要求審計人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好內(nèi)審檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關(guān)的制度。同時，還要建立與之配套的管理機制。一要完善健全管理制度。首先要建立各種內(nèi)審檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵和約束機制。要定期組織對內(nèi)審檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚和獎勵，這樣可以激發(fā)內(nèi)審檔案人員的動力0，讓他們樂于奉獻自己的聰明才智，發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性。對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。

3、實行內(nèi)審檔案目標管理責(zé)任制。將內(nèi)審檔案管理分為前、中、后三個階段實施目標責(zé)任制管理。一要前期基礎(chǔ)工作。每一個審計項目確定內(nèi)審檔案管理責(zé)任人，主審人負總責(zé)、審計小組長負分管責(zé)任，審計人員負具體責(zé)任，內(nèi)審項目檔案由項目主審人負責(zé)整理裝訂，形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責(zé)任掛鉤的內(nèi)審項目檔案目標管理責(zé)任制。二要做好中期的整理歸檔工作。每個內(nèi)審項目完成后，檔案管理人員要嚴格按照《中國人民銀行內(nèi)審項目檔案管理辦法》進行操作。首先按結(jié)論性文件、立項性文件、證明性文件和其他文件材料進行排序，對破損的材料及時進行修補，字跡模糊的進行復(fù)制，與原件一起存放，然后再進行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計案卷進行立卷歸檔，及時裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規(guī)則及時進行分類、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級確定準確，實現(xiàn)了內(nèi)審項目檔案管理規(guī)范化。三要做好后期的妥善保管工作。內(nèi)審檔案管理人員負責(zé)內(nèi)審項目檔案的保管、借閱工作。要設(shè)置內(nèi)審項目檔案管理登記薄、內(nèi)審項目檔案移交、借閱登記簿，對內(nèi)審檔案管理過程實施監(jiān)督。在辦理存檔、移交、借閱時，檔案管理員對其案卷的完整度進行審核，并詳細填寫各種登記簿。同時按要求將檔案存放在專門的鐵柜中，做到防盜、防火、防蟲、防潮，實現(xiàn)內(nèi)審項目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。四要形成部門負責(zé)人、主 審、審計人員、檔案管理人員相互監(jiān)督的機制，共同將內(nèi)審檔案管理工作做好。

第二篇：基層人行依法行政存在問題及建議

下半月.合作

基層人行依法行政存在問題及建議

羅玉榮 劉毅華

隨著我國依法治國方略的全面實施和普法活動的深入開展，全社會公眾的法律意識和法制觀念在不斷增強，越來越多的單位或個人通過法律途徑維護自身權(quán)益的做法也越來越成為常態(tài)。近年來，人民銀行基層支行在依法行政工作中，堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，積極貫徹執(zhí)行國務(wù)院《全面推進依法行政實施綱要》和人民銀行貫徹落實《綱要》的規(guī)劃，以落實依法行政各項配套制度為工作重點，全面開展依法行政的各項工作。但是通過人民銀行內(nèi)審部門對基層支行依法行政工作的審計和調(diào)查，反映出來的一些行政執(zhí)法風(fēng)險卻值得引起人們的關(guān)注和思考。

一、執(zhí)法依據(jù)不完善

健全的金融法律體系是人民銀行分支行依法執(zhí)法的基礎(chǔ)和前提條件，但目前在行政執(zhí)法過程中存在執(zhí)法依據(jù)不完善之處。

（一）立法存在空白

如對征信業(yè)務(wù)、反假貨幣、支付清算組織等實施金融管理無法無據(jù)，在政務(wù)公開工作中，對政務(wù)公開信息的主體、內(nèi)容、形式和載體方面，對公開和不予公開的信息如何分類管理方面，沒有規(guī)范的辦法。

（二）立法滯后

如《現(xiàn)金管理暫行條例》、《國家金庫條例》、《金融違法行為處罰辦法》等規(guī)定的內(nèi)容滯后于經(jīng)濟金融發(fā)展實際情況；有關(guān)業(yè)務(wù)管理規(guī)章，如《銀行卡業(yè)務(wù)管理辦法》、《支付結(jié)算辦法》與修訂后的《中國人民銀行法》有關(guān)人民銀行、銀監(jiān)會支付結(jié)算管理職責(zé)分工規(guī)定不一致。

（三）法規(guī)與實際操作不一致

如，目前人民銀行基層支行行政許可事項有4項，分別是“商業(yè)銀行、信用社代理支庫業(yè)務(wù)審批”、“商業(yè)銀行、信用社代理鄉(xiāng)鎮(zhèn)國庫業(yè)務(wù)審批”、“銀行開戶許可證核發(fā)”和“貸款卡發(fā)放核準”。而發(fā)生業(yè)務(wù)較多的是后兩項。

《中國人民銀行行政許可實施辦法》第十四條第二款規(guī)定“申請行政許可，應(yīng)當將申請材料交給中國人民銀行辦公廳或中國人民銀行基層支行辦公室，辦公廳或辦公室應(yīng)當在收到申請材料的當日將其移交給本行承辦行政許可事項的職能部門。申請人將申請材料直接提交中國人民銀行或其基層支行承辦行政許可的職能部門的，職能部門在辦理行政許可事項的同時，應(yīng)向辦公廳或辦公室補辦公文處理手續(xù)?！睂嶋H操作中，由于銀行開戶許可證核發(fā)、貸款卡核發(fā)業(yè)務(wù)量大，申請人咨詢的問題較多，一般都由職能部門先負責(zé)受理行政許可申請，后向辦公室補辦公文處理手續(xù)。這種做法顯然違背了《中國人民銀行行 政許可實施辦法》。但如由辦公室受理，辦公室應(yīng)當在收到申請材料的當日將其移交給本行承辦行政許可事項的職能部門。是審查后移交還是不審查就移交？如果是審查后移交，當日很難將其移交給本行承辦行政許可事項的職能部門。如果是不審查就移交，則審查權(quán)自然讓位給了承辦行政許可事項的職能部門。從行政許可的角度考慮，審查權(quán)究竟在辦公室還是承辦行政許可事項的職能部門，不明確。

《中國人民銀行行政許可實施辦法》第二十三條規(guī)定，“中國人民銀行及其基層支行負責(zé)承辦行政許可事項的職能部門應(yīng)當將其依法制作的準予行政許可或者不予行政許可的決定書報本行行長（主任）或主管副行長（副主任）審查批準。但當場準予行政許可并制發(fā)行政許可證件的除外”。實際操作中，由于業(yè)務(wù)量較大，有權(quán)審批人不可能做到及時審批，一般都是承辦行政許可事項的職能部門先辦理后補審批手續(xù)，審批職責(zé)轉(zhuǎn)化成審核。

二、部分執(zhí)法主體在依法行政管理工作中存在一些疏漏

（一）部份執(zhí)法單位對依法行政工作重視度不夠

依法行政執(zhí)行力有待加強依法行政的執(zhí)行力應(yīng)該是通過有效的系統(tǒng)、體系、組織、文化、技術(shù)手段把決策轉(zhuǎn)化為結(jié)果的能力。但是在現(xiàn)實工作中，部份執(zhí)法單位對依法行政工作重視度不夠。一是內(nèi)控制度建立健全不夠完善，存在薄弱環(huán)節(jié)和疏漏。比如：重大事項登記不完善；未建立執(zhí)法人員定期考核及淘汰制度；未建立行政執(zhí)法案卷評查制度；未及時調(diào)整法律事務(wù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組人員；未及時繳回和注銷因調(diào)離人行、執(zhí)法證遺失等原因的執(zhí)法崗位人員的執(zhí)法證；未將假幣收繳和鑒定管理、銀行間債券市場債券交易監(jiān)督檢查、銀行間債券市場代理人行政許可、進入全國銀行間債券市場備案行政許可等事項列入《行政執(zhí)法崗位職責(zé)目錄表》《合同審查意見書》不夠規(guī)范，無經(jīng)辦人簽字，無部門意見及蓋章；個別行政許可公示內(nèi)容不夠完整，未公示與行政許可事項有關(guān)的業(yè)務(wù)辦理流程；對部分行政許可申請材料審查不夠嚴格等。二是對執(zhí)法人員的培訓(xùn)和教育工作力度不大。

（二）部份執(zhí)法單位管理工作落實不到位

行政執(zhí)法主體管理層，不能有效組織對政務(wù)公開工作情況進行定期或不定期檢查；不能有效組織對銀行結(jié)算賬戶、貸款卡辦理、現(xiàn)金收付執(zhí)行情況等進行監(jiān)督檢查；少部分行政檢查監(jiān)督程序不規(guī)范，缺漏或沒有立項審批、現(xiàn)場檢查通知書、檢查方案、檢查通知書、工作底稿等；檢查資料不完整，如無檢查通知送達回證、事實確認書無被查單位簽字認可等。人民銀行基層支行的主要做法就是對外公布一個政務(wù)公開聯(lián)系電話。有政務(wù)網(wǎng)的掛上幾條信息，較長時間不更新。沒有政務(wù)網(wǎng)的，則結(jié)合反假人民幣宣傳、征信宣傳等，利用新聞媒體，人口稠密的集市、商場、車站等地方進行金融政策和金融知識宣傳。政務(wù)信息公開重視不夠，渠道不多，信息及時性不夠，使金融法律法規(guī)和金融政策不能得到及時傳遞，社會公眾的知情權(quán)受到一定限制。

（三）執(zhí)法人員綜合執(zhí)法素質(zhì)不高

人民銀行職能調(diào)整后，工作重心過于強調(diào)“實施貨幣政策”、“提供金融服務(wù)”等職能，一定程度上弱化了行政管理職責(zé)，基層單位法制觀念有所淡化，部分執(zhí)法人員對依法行政重要性認識不深刻，對 法律規(guī)章理解不準確，不能清醒地看到有法不依或執(zhí)法不嚴可能產(chǎn)生的法律后果?；鶎有袌?zhí)法隊伍綜合素質(zhì)不高，既懂金融理論和業(yè)務(wù)，又熟悉金融法律的復(fù)合型人才缺乏。業(yè)務(wù)部門執(zhí)法人員較少接受過專門系統(tǒng)的法學(xué)教育、培訓(xùn)，對法律專業(yè)知識學(xué)不精、鉆不透、用不準，法律素養(yǎng)長期得不到提升，隊伍建設(shè)跟不上新形勢下央行行政執(zhí)法工作需要。比如，在行政執(zhí)法檢查工作中就會造成，部分執(zhí)法檢查人員沒有很好的站在依法行政、履行職責(zé)、提高檢查監(jiān)督有效性的全局角度，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行深入分析，剖析存在問題的原因，提出切實有效的整改意見，并輔之宣傳、解釋、引導(dǎo)，進行動態(tài)跟蹤監(jiān)測整改工作的進展情況。導(dǎo)致基層支行在執(zhí)法檢查中，重視檢查實效少，流于形式多，屢查屢犯現(xiàn)象常有發(fā)生。

三、執(zhí)法對象屢查屢犯現(xiàn)象凸顯，檢查監(jiān)督效果不理想

依法行政中的檢查監(jiān)督是一項日常性工作。有按年進行的，有按季度進行的，有上級安排布置的，有專項的。檢查監(jiān)督的頻率和內(nèi)容覆蓋的設(shè)計和規(guī)劃與依法行政的要求是適應(yīng)的。但在工作實踐中，在國庫經(jīng)收檢查、反洗錢檢查、現(xiàn)金管理檢查、現(xiàn)金收付檢查、銀行結(jié)算賬戶檢查、貸款卡執(zhí)行情況檢查等方面，反映出來的情況是：被查單位仍然或多或少存在不按法律法規(guī)和制度執(zhí)行，不按操作規(guī)程辦事，敷衍了事的現(xiàn)象，同類問題屢查屢犯。

四、政策建議

(一)對依法行政法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定空白與滯后和實際操作不一致的問題

應(yīng)引起上級行的重視，并且進行建立、修改和完善，更具權(quán)威性、可操作性。使基層支行行政執(zhí)法能夠做到真正有法可依。

（二）進一步提高依法行政意識，健全完善管理制度并有效組織執(zhí)行

牢固樹立依法行政的觀念，依法行政主體的管理層，應(yīng)自覺提高法律素質(zhì)，提高執(zhí)法水平，率先垂范真正做到嚴肅執(zhí)法，依法行政。強化對依法行政法律知識的培訓(xùn)，加強對執(zhí)法部門法律方面的監(jiān)督和指導(dǎo)。加強制度、管理、程序等方面的重視、落實、督辦，對存在問題進行進行深入剖析，輔之宣傳、解釋、引導(dǎo)。

（三）進一步加大依法行政檢查監(jiān)督力度

開展經(jīng)常性依法行政檢查監(jiān)督，擴展檢查監(jiān)督范圍，加強事前監(jiān)督和事中監(jiān)督，加大對依法行政執(zhí)法責(zé)任制和有效性的評議考核力度。加強對相關(guān)法律法規(guī)和制度的學(xué)習(xí)，注重檢查實效，避免流于形式，提高依法行政的檢查監(jiān)督效果。

（四）將政務(wù)公開放在執(zhí)行貨幣政策、維護金融穩(wěn)定、實施金融監(jiān)管、提供金融服務(wù)的高度來認識 上級行應(yīng)加強政務(wù)公開的指導(dǎo)和規(guī)范管理，使人民銀行基層支行在政務(wù)公開信息的主體、內(nèi)容、形式和載體方面更加貼近社會公眾，以此保證此項工作作為常態(tài)工作，并及時更新。

（作者單位：中國人民銀行官渡區(qū)支行）

第三篇：基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作存問題及對策建議思考

基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作存在的問題及對策建議思考

檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的基礎(chǔ)性工作，該項工作的有效落實對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府順利開展其他各項工作具有深層次的意義，本文試圖通過探究基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)該項工作中存在的問題從而提出相應(yīng)的對策，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府順利開展各項工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

檔案是各機關(guān)單位開展工作的真實反映，同時也是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，因此，妥善做好檔案管理工作是基層政府順利開展其他各項工作的基礎(chǔ)。這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要對該項工作給予充分的重視，堅持以與時俱進的目光審視當前檔案管理工作的思路與模式，積極探索新方法、新舉措，不斷提升該項工作的效率，為基層政府各項工作全面發(fā)展提供有力的支持。

一、基層政府檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）基層工作隊伍具有不穩(wěn)定性

一方面基層政府工作人員流動性較強，另一方面檔案管理工作本身專業(yè)性強、細枝末節(jié)較多，因此基層檔案管理工作的質(zhì)量難以從根本上得以提升。許多進入基層工作的年輕人鮮有扎根基層的決心和勇氣，多數(shù)是為了獲得基層工作經(jīng)驗，加之該項工作相對枯燥，而又對專業(yè)能力要求較高，人員更替之后，新接手的工作人員缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗，需要從頭做起，而工作穩(wěn)定性較強的人員往往年齡偏大，工作熱情和工作能力普遍較低，隊伍的不穩(wěn)定性決定了基層檔案工作難有實質(zhì)性的提升。

（二）檔案信息多有丟失

基層檔案管理有兩個突出特點，一是文本類檔案所占比例較大，音像、影像類檔案比重偏低，重文本輕實物的檔案管理思想，導(dǎo)致檔案信息不夠完整，可參考性較差;二是紅頭文件及上級指示、批復(fù)等文件較為齊全，而涉及經(jīng)濟建設(shè)、開發(fā)規(guī)劃、農(nóng)業(yè)推廣等檔案信息比較分散，未做統(tǒng)一歸檔，伴隨著工作人員的流動和更替，這些重要信息往往隨之丟失，給日后工作的開展增加了被動性。

（三）檔案管理設(shè)施較為落后

基層政府運營資金不足，加之上級政府部門對檔案管理

工作不夠重視，導(dǎo)致基層檔案管理設(shè)施相對落后，多數(shù)基層政府并未建立專門的檔案室，檔案分散放置于各辦公室。當前的檔案管理方式一來影響檔案的查找、利用效率，二來極易出現(xiàn)檔案安全隱患，這種安全隱患不僅包括災(zāi)害事故造成的檔案滅失，也包括管理不善造成的檔案信息丟失，不利于基層政府工作的開展。

二、做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的策略

（一）要著重建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

基層政府對檔案管理工作的認識存在一定的誤區(qū)，部分人認為該項工作的專業(yè)性不強，忽視了對專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致該工作的質(zhì)量無法得到提升。因此，基層政府在選拔公職人員時，要注重選拔一些檔案管理專業(yè)的專門人才，為提升檔案管理工作成效打下基礎(chǔ)。上文闡述了基層政府工作人員的流動性較強，為避免專業(yè)人員流失后沒有相應(yīng)的人員作補給，因此在日常工作中，要重視對基層政府工作人員檔案管理方面專業(yè)知識的培訓(xùn)，使人人都懂檔案管理知識，人人都能勝任檔案管理崗位，這樣才不至于因人員流動形成專業(yè)人才的斷層導(dǎo)致該項工作無法正常開展。

（二）重視音像、影像等實物類檔案和有關(guān)經(jīng)濟建設(shè)、開發(fā)規(guī)劃、農(nóng)技推廣資料的收集和歸檔

音像、影像等實物類檔案具有直觀性和客觀性，能夠有效彌補文本檔案信息文字描述上的誤差。改變以往檔案管理工作中重文本輕實物的理念，將文本檔案和音像、影像等實物類檔案有機結(jié)合起來，更有利于反映客觀真實的情況，更有利于提升檔案的價值。另外，要重視對經(jīng)濟建設(shè)、開發(fā)規(guī)劃、農(nóng)技推廣資料的收集和歸檔，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存放，避免因人員流動造成重要信息的缺失。

（三）要建立健全檔案管理制度，提升工作的規(guī)范性

文本類檔案，音像、影像等實物類檔案，以及經(jīng)濟建設(shè)、開發(fā)規(guī)劃、農(nóng)技推廣等檔案一旦越來越齊全，檔案管理工作就面臨著更加規(guī)范化的問題，因此要加快推進檔案管理方面的制度建設(shè)，完善檔案分類保管機制，專人負責(zé)機制、交接借閱機制等，保證檔案管理工作規(guī)范有序開展，嚴格執(zhí)行《文件材料歸檔范圍與保管期限表》的相關(guān)要求，將文件、材料歸檔范圍以及存檔時間的要求堅決落到實處。

（四）要著力改善基層檔案管理環(huán)境，防止檔案信息滅失

上級領(lǐng)導(dǎo)部門要對基層政府檔案管理工作給予高度重視，增加該項工作的專門預(yù)算資金撥付;要加快推進檔案室的建設(shè)，實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理、專人管理、信息化管理，以提

升檔案檢索及利用效率;建立健全檔案管理人員培訓(xùn)機制和考核機制;將檔案室的巡查工作常態(tài)化開展，保證檔案室環(huán)境的安全性，避免因災(zāi)害事故或環(huán)境問題導(dǎo)致的檔案滅失、損毀。

綜上所述，做好基層政府檔案管理工作，要著力于建設(shè)一支專業(yè)技能過硬的穩(wěn)定隊伍，同時加大各類信息的收集歸檔力度，還要建立健全檔案管理制度，進一步改善檔案管理環(huán)境，只有從四個方面同時發(fā)力，做到統(tǒng)籌兼顧，才能真正地把該項工作落到實處，才能全面提升基層政府的工作效率，才能促進基層政府全面發(fā)展。

第四篇：關(guān)于檔案管理工作的建議

關(guān)于檔案管理工作的建議

關(guān)于檔案管理工作的建議2007-02-10 16:47:1

3為了方便公司的檔案材料統(tǒng)一、集中、有序保存，加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，同時促進各部門的協(xié)調(diào)和各項工作的順利開展，特提出如下建議：

一、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)

1、檔案工作由公司總裁統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負責(zé)接收、下發(fā)、整理、歸檔、匯總，由指定的辦公室人員負責(zé)檔案的保管和提供其利用的工作，并監(jiān)督公司各部門及其員工對檔案的使用過程。

2、辦公室應(yīng)逐步完善檔案管理制度，確保檔案安全和方便利用，并且及時糾正檔案管理中的疏漏。

二、檔案的保存

1、保存地點：辦公室檔案柜

2、保存內(nèi)容：包括過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有辦存價值的各種文件、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、協(xié)議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、保存方法：

分類

匯總

（1）辦公室資料：根據(jù)文件的編號或日期匯編成冊，分為兩大部分：接收文件和下發(fā)文件（分別記錄），形式如下：

接收文件下發(fā)文件

日期:××年*月*日（編號：××*）日期:××年*月*日（編號：××*）

接收自：××*下發(fā)至：××*

主題：××*主題：××*

公司人事資料匯總形式如下：

姓名：××（個人基本資料）學(xué)歷：

××所屬部門及職位：××

客戶資料匯總形式如下：

國家：××客戶名稱：××主要業(yè)務(wù)：××聯(lián)系人及方式：××

工廠資料匯總形式如下：

類別：××工廠名稱：××（地址）聯(lián)系人及方式：××

（2）技術(shù)性資料匯總形式如下：

日期：××年*月*日

產(chǎn)品名稱（類別）：××××

最終報價：××××*（工廠：××××*）

（3）財務(wù)資料：根據(jù)時間（月、季度、年）匯總，在月末、季度末、年末收集、整理各種財務(wù)資料，按照編號登記入冊。

（4）國際業(yè)務(wù)資料

以合同為線索整理，按照合同號登記成冊，形式如下：

合同號日期客戶名稱業(yè)務(wù)內(nèi)容其他單據(jù)是否齊全

××××××××××××××××××××××××××××××

××××

（5）樣品資料匯總形式如下：

外來客戶樣品公司生產(chǎn)樣品

樣品編碼：××××××××樣品編碼：××××××××*

樣品描述：××××××××樣品描述：××××××××*

（6）成員公司資料匯總形式如下：

公司名稱：××*主要業(yè)務(wù)：××*

聯(lián)系人及方式：××××相關(guān)資料包括：××*

三、檔案的借閱

因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損等，更不能隨意亂放，以免遺失。

四、處理規(guī)定

公司各部門及員工有保護檔案的

義務(wù)，有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50-300元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1.毀損、丟失、擅自銷毀公司檔案

2.擅自向外界提供、摘抄公司檔案

3.涂改、偽造公司檔案

4.未及時上報、歸檔或管理不善

5.未按手續(xù)就借閱、外帶者（檔案管理者同罰）

注：監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為指定的檔案管理員，第二責(zé)任人為辦公室負責(zé)人。

以上建議不妥之處，懇請批評指正。

第五篇：基層工商所檔案管理工作

工商所檔案管理工作標準

一、檔案管理人員

各工商所必須配備專職檔案人員，集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案。專職檔案員負責(zé)本單位檔案收集、整理、歸檔、移交、銷毀等工作。

二、歸檔文件收集范圍

1、文書檔案：凡是反映本單位職能活動、歷史面貌、單位和個人權(quán)益的具有查考利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬歸檔范圍。對符合檔案管理規(guī)定的文件材料按“三合一制度”整理、著錄、歸檔。

2、電子和聲像檔案：反映本單位職能活動的照片、錄音、錄像材料、電子文件材料。

4、實物檔案：本單位獲得的上級表彰，包括獎狀，獎牌，獎杯以及榮譽證書等。

3、專業(yè)檔案：以所名義下發(fā)的案件檔案資料；個體工商戶資料。

三、檔案整理規(guī)范

1、文書檔案

（1）對收到的上級正式來文應(yīng)于當天打印出來，填好來文處理簽，發(fā)全所工作人員傳閱，并簽字留存。

（2）對收到的上級各項階段性的工作要求，應(yīng)于該項工作任務(wù)完成后5個工作日內(nèi)將相關(guān)資料整理齊全并裝訂成冊備查。

（3）重要的人民來信來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、調(diào)查處理報告等應(yīng)于來信來訪結(jié)束后3個工作日內(nèi)將相關(guān)資料整理歸檔。

（4）當年的文書檔案應(yīng)于次年3月底以前立卷歸檔。歸檔文件以“件”為單位進行整理，檔案內(nèi)不得有訂書針等金屬物質(zhì)。對列為永久和長期保存的文件應(yīng)采用線繩裝訂，統(tǒng)一采用“三孔法”，在文件左側(cè)邊緣裝訂。裝訂完成后在每份歸檔文件上方空白處正中間蓋文書檔案歸檔章，并填寫歸檔號。對裝訂好的檔案統(tǒng)一使用市局下發(fā)的文書檔案盒裝盒，每盒裝30份歸檔文件，裝完后各所負責(zé)人和專職檔案員在盒內(nèi)備考表上簽字，盒內(nèi)備考表放于每個檔案盒底部。卷內(nèi)文件目錄要求排列有序、案卷題名整齊標準，最后按要求規(guī)范填寫好檔案盒脊背。

2、電子和聲像檔案：

（1）對本單位的所有電子文件按進行刻錄留存，在刻錄好的磁盤上貼上編寫好的檔案號后歸檔。

（2）照片檔案整理中每張照片都應(yīng)配備照片題名、照片號、攝影時間、攝影者、照片說明5項基本內(nèi)容，其中照片號由全宗號、檔案號和順序號組成；照片說明字數(shù)應(yīng)控制在50字以內(nèi)。

3、實物檔案：對本單位受到上級表彰的獎狀，獎牌，獎杯以及榮譽證書等進行分類整理，并按“三合一”制度要求貼上編寫好的檔案號后歸檔。

4、專業(yè)檔案

（1）以所名義下發(fā)的案件檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后的3個工作日內(nèi)，按《工商行政管理機關(guān)行政處罰程序規(guī)定》（28號令）整理案件卷宗。并在案件卷宗右上角蓋歸檔章，按一個一個流水號填寫檔號，并將案件檔案基本信息錄入檔案管理軟件，將生成的卷內(nèi)文件目錄打印裝訂成冊，按要求存放備查。

（2）個體工商戶檔案。在整理好的個體工商戶資料目錄的右上角蓋歸檔章，并按一個一個流水號填寫歸檔號。對整理完后的個體工商戶檔案，對裝訂好的個體檔案用市局統(tǒng)一下發(fā)的檔案盒裝盒并按要求填寫檔案盒封面和脊背后歸檔。

四、檔案管理工作要求：

1、將各種門類和載體的檔案及有關(guān)資料收集齊全，整理立卷時要認真對照我局檔案管理“三合一”制度要求分類層次分明、保管期限劃分正確。

2、歸檔文件材料應(yīng)保持其完整性和系統(tǒng)性，如有缺損，須及時考證并修補。

3、立卷歸檔應(yīng)嚴格按檔案制度執(zhí)行，并接受市局的監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、檔案室要做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲工作，檔案員應(yīng)做好相關(guān)溫濕度記錄。

5、借閱檔案檔案員應(yīng)做好登記工作，并負責(zé)督促借閱人員及時歸還，不得遺失污損。

6、對保管期限屆滿的檔案應(yīng)組織人員重新逐卷進行鑒定，對無需保存的，上報市局批準后按檔案管理相關(guān)規(guī)定進行集中銷毀。

7、每形成的檔案資料必須于次年3月底前完成歸檔工作。各所專職檔案人員因工作調(diào)動時，應(yīng)做好交接工作。