第一篇：淺談秘書的輔助決策能力

淺談秘書的輔助決策能力

伴 隨 著 社 會 主 義 市 場 經(jīng) 濟 體 制 的 建 立 和 完 善，領 導 的 職 能 發(fā) 生了 重 大 轉(zhuǎn) 變，科 學 化、民 主 化 是 領 導 決 策 的 重 要 前 提，為 確 保 領 導 決 策 的 正 確 性，作 為 輔 助領 導 決 策 的 秘 書，也 要 在 體 制 轉(zhuǎn) 軌 過 程 中，以 積 極 態(tài) 勢 快 速 跟 進，更 新 觀 念，大 膽 創(chuàng) 新，從而 為 秘 書 工 作 開 辟

一 個 新 天 地。

一、迅 速 發(fā) 展 的 形 勢 給 現(xiàn) 代 秘 書 工 作 提 出 了 新 的 研 究 課 題

WTO的 加 入 和 互 聯(lián) 網(wǎng) 的 飛 速 發(fā) 展，使 中 國 與 世 界 的 距 離縮 短 了，同 時 也 明 顯 暴 露 出 我 們 方 方 面 面 的 差 距。變 化 了 的 新 形 勢 從 工 作 環(huán) 境、工 作 方 式、工 作 內(nèi) 容 等 方 面 提 出 了 新 的 研 究 課 題。只 有 知 難 而 上 解 決 這 些 問 題，才 能 更 好 地 發(fā) 揮 秘 書 的作 用。

1、市 場 經(jīng) 濟 的 開 放 性 擴 大 了 秘 書 工 作 的 范 圍。市 場 經(jīng)濟 是 開 放 的 經(jīng) 濟，加 入 WTO加 快 了 中 國 與 世 界 一 體 化 的 進 程，這 種狀 況 使 秘 書 工 作 置 于 國 內(nèi) 外 兩 大 環(huán) 境 之 中，客 觀 上 擴 大 了 工 作 范 圍。黨 政 機 關、企 事 業(yè) 單 位將 出 現(xiàn) 跨 行 業(yè)、跨 地 區(qū)、跨 國 界 的 政 治、經(jīng) 濟、文 化、軍 事 等 活 動，這 就 從 地 域 上 突 破 了 “ 劃 地 為 牢 ” 的 小 圈 子。地 域 的 擴 大，既 開闊 了 秘 書 工 作 的 視 野，也 使 秘 書 與 社 會 接 觸 的 范 圍 日 益 擴 大，交 流 的 渠 道 增 多，各 種 影 響 的程 度 加 劇。秘 書 不 僅 要 了 解 各 行 業(yè)、各 地 區(qū)，也 要 密 切 注 視 世 界 的 動 向，這 樣 一 來 不 僅 僅 是范 圍 擴 大 了，而 且 工 作 的 難 度 也 增 加 了。

眾 所 周 知，當 今 社 會 迫 切 需 要 的 秘 書 人 才，應 該 是 創(chuàng) 造 型、復 合 型 與 協(xié) 作 型 的。

所 謂 創(chuàng) 造 型 秘 書 人 才，主 要 是 具 有 創(chuàng) 造 力 的 人 才。他 們 有 強 烈 的 立 體 型 思 維 和 創(chuàng) 新精 神，在 工 作 崗 位 上 必 須 有 新 發(fā) 明、新 發(fā) 現(xiàn)、新 開 拓，能 夠 對 不 同 層 次、不 同 行 業(yè)、不 同 領域 的 服 務 對 象，不 斷 提 供 新 創(chuàng) 意、新 設 想 ； 能 夠 在 企 業(yè) 的 管 理、制 度、技 術、知 識 創(chuàng) 新 等 系統(tǒng) 有 所 作 為。知 識 經(jīng) 濟 社 會，人 才 競 爭 激 烈，創(chuàng) 造 型 人 才 不 僅 能 夠 參 與 競 爭，而 且 能 夠 積 極協(xié) 助 所 服 務 的 對 象 超 越 競 爭。所 謂 超 越 競 爭，是 指 能 夠 發(fā) 現(xiàn) 更 具 有 戰(zhàn) 略 價 值 的 新 領 域、新 技術、新 產(chǎn) 品，不 斷 形 成 最 具 創(chuàng) 意 與 活 力 的 “ 人 無 我 有 ” 的 優(yōu) 勢。這 種 人 是 企 業(yè) 的 靈 魂。其 內(nèi) 涵 的 價 值 是 無 法 估 量 的，因 此 也是 最 受 企 業(yè) 和 服 務 對 象 的 歡 迎。

所 謂 復 合 型 秘 書 人 才，主 要 是 指 “ 多 功 能 人 才 ”。他 們 的 特 點 是 多 才 多 藝，集 科 技、文 學、經(jīng) 貿(mào)、外 語 于 一 身 的 全 才，能 在 企 業(yè) 或 社 會 的 很 多 領 域 大 顯 身 手。據(jù) 統(tǒng) 計，在 當 今 人 才 市 場 上，復 合 型 人 才 最 吃 香。其 素 質(zhì) 要 求 是 ： 大 學 本 科 以 上 文 化，3－ 5年工 作 經(jīng) 驗，既 懂 專 業(yè) 有 懂 外 語。

所 謂 協(xié) 作 型 秘 書 人 才，主 要 是 具 有 協(xié) 作 精 神，人 際 關 系 好 的 人 才。在 知 識 經(jīng) 濟 社會的 條 件 下，人 與 人 之 間 的 協(xié) 作 由 于 個 人 獨 立 性 的 加 強 而 顯 得 更 為 重 要。有 的 人 能 力 很 強，但脾 氣 古 怪，難 以 與 人 共 事 ； 有 的 人 才 華 橫 溢，卻 私 心 過 重，只 顧 自 己，不 管 他 人。當 今 社 會最 顯 著 的 時 代 特 征 是 合 作 取 勝、協(xié) 作 競 爭，即 是 “ 雙 贏 ” 時 代，是 共 同 發(fā) 展 的 時 代。如 若 不 明 白 這 個 道 理，只 顧 一 己 私 利，那將 是 難 以 融 入 集 體 的 孤 雁，只 能 成 小 才 而 成 不 了 大 器。所 以 說 當 代 的 秘 書 必 須 具 有 團 結(jié) 公 關和 協(xié) 作 辦 事 的 能 力。

二、提 高 秘 書 素 質(zhì) 是 現(xiàn) 代 秘 書 工 作 的 關 鍵 環(huán) 節(jié)

隨 著 現(xiàn) 代 制 度 的 逐 步 建 立，對 秘 書 素 質(zhì) 的 要 求 越 來 越 高。加 強 和 提 高 秘 書 隊 伍 的 綜合 素 質(zhì)，是 作 好 秘 書 工 作 的 關 鍵 環(huán) 節(jié)。新 的 產(chǎn) 業(yè) 結(jié) 構(gòu) 以 及 職 業(yè) 結(jié) 構(gòu) 的 變 化，必 將 沖 擊 服 務、輔 政 層 次 的 秘 書 崗 位，要 求 這 一 崗 位 必 須 具 有 更 高 素 質(zhì) 的 人 員 來 充 實 和 加 強。

1、更 新 觀 念、深 化 認 識。秘 書 除 增 強 工 作 的 自 豪 感 和責 任 感 以 外，更 多 的 是 接 受 新 事 物，突 破 傳 統(tǒng) 的 思 維 模 式，從 觀 念 上 大 膽 創(chuàng) 新。一 是 增 強 科技 意 識。既 要 多 掌 握 一 些 現(xiàn) 代 科 技 知 識，不 斷 拓 寬 自 己 的 知 識 領 域，把 握 時 代 脈 搏 ； 又 要 用新 思 維 改 造 傳 統(tǒng) 觀 念，增 強 分 析 問 題 和 解 決 問 題 的 能 力。二 是 倡 導 創(chuàng) 新 精 神。在 科 學 的 基 礎上，大 膽 突 破 想 前 人 之 未 想，真 正 樹 立 “ 無 新 不 成 文，無 新 不 出方 案 ” 的 意 識，做 到 人 無 我 有，人 有 我 新，人 新 我 特。在 領 導 劃定 的 圈 子 里 想 問 題 辦 事 情 固 然 不 用 承 擔 任 何 風 險，但 長 此 以 往 將 扼 殺 自 己 的 創(chuàng) 造 性，最 終 不會 進 步。三 是 保 持 團 隊 意 識。秘 書 既 要 強 調(diào) 個 人 素 質(zhì)，更 要 具 有 團 隊 意 識。過 去 那 種 靠 一、二 個 人 打 天 下 的 時 代 已 經(jīng) 不 復 返 了，必 須 靠 一 支 有 敬 業(yè) 和 協(xié) 調(diào) 能 力 強 的 隊 伍 才 能 成 功。

2、加 強 管 理，從 工 作 機 制 上 適 應。一 是 優(yōu) 化 結(jié) 構(gòu)。將懂 經(jīng) 營、會 管 理 有 豐 富 經(jīng) 驗 的 優(yōu) 秀 人 才 充 實 到 秘 書 隊 伍 中 來，從 根 本 上 改 善 秘 書 的 知 識 結(jié) 構(gòu)。二 是 運 用 現(xiàn) 代 手 段 培 訓 現(xiàn) 有 的 秘 書 隊 伍。目 前 在 崗 秘 書 一 般 都 不 可 能 離 開 崗 位 培 訓，便 捷的 培 訓 渠 道 就 是 通 過 互 聯(lián) 網(wǎng) 實 現(xiàn) 遠 程 教 育。這 樣 既 可 提 高 水平，又 能 熟 悉 互 聯(lián) 網(wǎng) 技 術，可 謂簡 便、省 時、實 用。三 是 建 立 秘 書 動 態(tài) 管 理 機 制。對 有 能 力 有 水平的 秘 書 盡 快 提 拔 到 領 導 崗位 發(fā) 揮 更 大 作 用 ； 不 能 勝 任 的 秘 書 應 盡 快 調(diào) 離。四 是 改 善 秘 書 待 遇。撥 出 專 款 用 以 提 高 秘 書生 活 福 利 待 遇，同 時 配 置 必 要 的 通 訊、交 通 工 具，為 秘 書 創(chuàng) 造 一 個 寬 松、愉 悅 的 工 作 環(huán) 境。

3、積 極 探 索，從 工 作 方 法 上 適 應。一 是 建 立 秘 書 信 息交 流平臺。依 托 秘 書 網(wǎng) 站，實現(xiàn) 秘 書 信 息 交 流。開 發(fā) 秘 書 軟 件，提 高 工 作 效 率，使 秘 書 騰 出更 多 的 時 間 去 思 考 一 些 大 事。為 單 位 建 設 獻 技 獻

策。二 是 建 成 網(wǎng) 上 秘 書。實 現(xiàn) 遠 程 咨 詢 和 調(diào)研，召 開 網(wǎng) 絡 會 議 集 中

一 大 批 優(yōu) 秀 秘 書 共 同 完 成 高 難 度 課 題。率 先 提 高 辦 事 效 率，減 少 不 必要 的 應 酬 和 開 支。實 現(xiàn) 無 紙 化 辦 公，降 低 成 本。三 是 秘 書 工 作 職 業(yè) 化。探 索 秘 書 無 固 定 服 務部 門、無 固 定 的 領 導、無 固 定 的 收 入，實 現(xiàn) 秘 書 服 務 有 償 化，最 終 達 到 規(guī) 范 服 務 的 目 的。

三、秘 書 在 輔 助 領 導 決 策 過 程 中 的 作 用

秘 書 的 首 要 職 責 就 是 為 領 導 制 定 正 確 的 決 策 提 供 多 方 位 的 服 務。領 導 的 基 本 責 任 就是 決 策，而 領 導 決 策 前 的 大 量 工 作 都 是 由 秘 書 來 做 的，所 以 說，秘 書 在 輔 助 領 導 決 策 過 程 中起 著 十 分 重 要 的 作 用。

1、在 改 革 開 放 和 社 會 主 義 現(xiàn) 代 化 建 設 的 大 潮 中，各 級政 府 決 策 的 責 任 必 然 越 來 越 重。

作 為 輔 助 領 導 決 策 的 秘 書，要 緊 緊 圍 繞 經(jīng) 濟 建 設 這 個 中 心，在 政 治 大 方 向 上 當 好 領導 的 參 謀。衡 量 和 考 核 一 個 秘 書 部 門 的 參 謀 工 作，首 先 就 看 為 這 個 中 心 服 務 得 怎 么 樣，就 看你 的 工 作 是 否 有 助 于 領 導 的 決 策，是 否 有 利 于 社 會 發(fā) 展 的 潮 流。

2、秘 書 人 員 要 參 “ 謀 ”，而 不 要 參 “ 斷 ”，參 謀 的 目 的 在 于 為 領 導 決 策 服 務。秘 書 的 參 謀 工 作，同 其 它 部 門 一 樣，都 對 領 導 具 有 從 屬 性，都 是 為 領 導 服 務，只 不 過 它 更 直 接 從 屬 于 領 導 的 決 策 行 為，是 在 決 策 行 為 全 過 程 中 提 供 參謀 性 質(zhì) 的 服 務。

3、為 領 導 決 策 服 務 的 參 謀 工 作 要 努 力 適 應 建 立 健 全 決策 的 程 序，就 一 般 而 言 有 以 下 步 驟 ： 一 是 確 定 決 策 目 標 ； 二 是 擬 定 備 選 決 策 方 案，進 行 論 證評 估 ； 三 是 確 定 決 策 ； 四 是 決 策 實 施 過 程 中 的 控 制 與 反 饋。具 體 地 說，秘 書 部 門 參 謀 工 作 的程 序 大 體 如 下 ：

（1）當 領 導 選 擇 決 策 目 標 時，秘 書 部 門 要 依 據(jù) 領 導 打算 解 決 什 么 問 題 的 意 向，通 過 信 息 和 調(diào) 研，廣 泛 深 入 地 了 解 有 關 的 真 實 情 況，分 析 和 發(fā) 現(xiàn) 工作 中 的 問 題，為 領 導 確 定 決 策 目 標 時 提 供 參 考。（2）當 領 導 醞 釀決 策 方 案 時，秘 書 部 門 要 圍 繞 領 導 已 定 的 決 策 目 標，收 集 和 處 理 有 關 的 信 息，充 分 調(diào) 查 研 究，廣 泛 聽 取 各 方 面 的 意 見，準 確 及 時 地 向 領 導 反 映 對 各 種 備 選 決 策 方 案 反 復 進 行 比 較、鑒 別，并 提 出 自 己 的 建 設 性 意 見，報 告 領 導 供 決 策 時 參 考。（3）當 領導 審 定 決 策 方 案 時，秘 書 部 門 要 為 領 導 集 體 的 決 策 會 議 做 好 會 前 準 備 和 會 中 服 務 工 作，以 便領 導 在 民 主 討 論 的 基 礎 上 實 行 正 確 的 集 中。同 時，還 要 做 好 有 關 文 件 的 起 草、校 核 等 工 作，準 確 地 將 領 導 作 出 的 決 策 表 述 出 來 并 及 時 下 達。（4）領 導 的 決 策下 達 后，秘 書 部 門 要 通 過 信 息、調(diào) 研、督 促 檢 查 等 手 段，及 時 了 解 和 反 饋 決 策 的 貫 徹 落 實 情況，總 結(jié) 經(jīng) 驗，找 出 典 型，促 進 決 策 的 最 后 落 實。

4、強 化 秘 書 部 門 的 整 體 功 能。領 導 決 策 是 一 個 復 雜 的系 統(tǒng) 工 程，不 僅 僅 是 秘 書 部 門 的 事 ,需 要 各 部 門 的 通 力 合 作，不 但要 加 強 秘 書 部 門 內(nèi) 的 分 工 協(xié) 作，還 要 協(xié) 調(diào) 好 各 個 部 門 的 關 系，營 造 出 一 個 良 好 的 工 作 氛 圍，最 大 限 度 的 發(fā) 揮 秘 書 部 門 的 整 體 功 能

第二篇：管理秘書怎樣做好輔助決策工作

從工作特點看管理秘書怎樣做好輔助決策工作

管理秘書是一個富有挑戰(zhàn)性的的職位，是關于管理文秘工作規(guī)律及其應用的科學，為領導機關、社會團體或個人提供輔助管理，綜合服務的人員。上傳下達，不僅僅要將情況向上級傳遞，也要輔助上級做好決策，決策事關重大，這就非常講究技巧和尺度了。

一、了解管理秘書

想要知道如何更合適的開展工作，把握尺度，找準定位，首先需要對秘書部門有所了解，否則一切都是空談

1、秘書部門工作特點：政治性，輔助性，機要性，事務性，綜合性，被動性

2、秘書部門的職能作用

參謀作用、助手作用、樞紐作用、耳目作用、門面作用

3、管理秘書工作的基本原則 保密、準確、迅速、務實、創(chuàng)新

二、1、前期

①找準定位——輔助性

這是一切的前提，必須明白秘書的定位，是一個輔助性的部門，而不是決策的決定者，秘書所需要做的，就是輔助，具體展開而言，就是為上級呈現(xiàn)定制決策所需要的相關資料，幫助分析上級面臨的一些情況，決策執(zhí)行的可能后果，協(xié)助上級周全的考慮事情可能的路線，羅列各種因素，考慮事情的突發(fā)情況的應急預案，積極的提出自己意見和建議。這些，都是輔助性的，上級與自己的看事情的角度以及掌握的信息量不盡相同，秘書要做的是輔助，而不是定制

② 注重平時積累

我們看到，秘書工作充滿著被動性，沒有自己主辦發(fā)動的活動，大都是接受上級的指示、執(zhí)行上級下達任務、處理突發(fā)情況，不可預見，充滿者被動，所以必須注重平時的積累，能準確了解上級所要處理的相關領域的基本概況，資料安放，最新動態(tài)動態(tài)，所謂出謀劃策，怎樣做好輔助決策工作

必須先要心中有所了解，處理煩亂與瑣細的資料本來就是秘書存在的重要意義之一，所以必須自己先要了解，否則需要用時再冒冒失失翻上翻下，必然會給上級工作帶來極大的阻礙以及不便。“書到用時方恨少”，是秘書大忌。

2、中期 ①高執(zhí)行力

秘書工作原則中明確強調(diào)，要求工作迅速，衍生出來，就是要求高執(zhí)行力，既然無法未雨綢繆，就反應迅速，接到任務命令，馬上著手調(diào)查，翻閱資料，收集信息，盡最快速度完成前期準備，馬上向領導進行匯報，讓領導掌握最新動態(tài)。對于可能出現(xiàn)以及可以預見的問題，要及早以及跟領導進行溝通和反饋，切不可任務截止完成之時再說，否則會耽誤事情甚至產(chǎn)生巨大的不良后果。

②資料分門類別梳理，協(xié)調(diào)，客觀上報

收集信息過程中，無疑會收到來自各個社會階級、利益團體的意見，他們代表的是不同的權(quán)利需求，其中甚至某些意見和信息截然相反，這就要求秘書務必要客觀公正，不帶私人利益和感情色彩，客觀，公證的處理信息，向上匯報，以及積極提醒上級綜合考慮各方面利益需求。

不僅如此，秘書還會收集到來自不同學科領域?qū)＜业囊庖姾徒ㄗh，基于學科背景以及專業(yè)出身不同，這些信息對于同一件事考慮的角度，方法，倫理觀，結(jié)論是不盡相同甚至有所沖突的，這也要求秘書在進行資料收集時，多多注意綜合各方面的信息，給領導遞呈完整客觀的信息。

③準確有效的提供信息，做好記錄

經(jīng)過詳細以及深入現(xiàn)實中調(diào)查，秘書掌握了一定的信息以及資料，領導是要在短期內(nèi)接收自己較長期準備和理解的資料，所以秘書必須要以簡單，準確，到位，客觀，有條理的形式為領導呈現(xiàn)以及羅列各種復雜的情況，讓領導有清晰地認識以及清醒的思考，與此同時，秘書還要事先為領導想到一些可能出現(xiàn)的突發(fā)情況和應急預案，使領導的決策更加完善，詳盡和周全。

凡事無絕對，不可能每一件事情都盡善盡美，所以要求秘書要認真做好筆記，記錄各方面的意見以及方法，面對定制決策過程中的討論內(nèi)容，甚至是爭執(zhí)內(nèi)容，要充分詳盡的記錄，除了最終領導采納的意見，對于那些領導沒有采納的意見和方法、對于領導對這些意見方法的判斷，態(tài)度，意見，也要詳盡記錄，一邊做好信息的向下傳達，還有作為日后方法的備案。

3、后期

③ 做好決策實行的溝通

從一開始簡介管理秘書我們了解到，秘書除了起到耳目作用，還起著重要的門面作用，之前收集了各方面的甚至是有利益沖突的信息，決策制定，畢竟難完完全全顧及，決策下達，下級難免產(chǎn)生不理解，所以作為秘書，必須為領導協(xié)調(diào)好各個人員出現(xiàn)的狀況，耐心為各方面人員解釋清楚，做好人員溝通與協(xié)調(diào)工作，傳達好領導的意見，避免人員沖突以及對政策的不理解，不支持。同時，對于下級的情緒以及對待決策的意見和建議，秘書也要及時的做好反饋工作，做到上情下達，下情上達。

②做好監(jiān)督，留意決策實行最新動向

決策只有實行，并且長時間到位的實行才有效果，作為秘書，應替領導做好監(jiān)督工作，對于突發(fā)情況以及執(zhí)行不到位，或者決策執(zhí)行遇到的新問題新情況，都要做好及時的匯報，讓領導掌握最新動向，一邊采取有效而及時的措施進行補救以及改進。

三、總結(jié)

秘書的工作時瑣細有繁重的，需要找準自己的定位，需要提前做好準備，需要考慮多方面的因素，需要掌握一定的人事技巧，需要高執(zhí)行力以及縝密的思維，需要一顆負責到底的心。只有做到這些，才能更好的為領導分擔，協(xié)助好領導做決策工作。

四、參考文獻

1、“了解秘書”參考自 書名：管理文秘

作者：徐世雨，林靜 主編

出版社：山東人民出版社

出版時間：2011年8月1日

2、“資料分門類別梳理，協(xié)調(diào)，客觀上報”參考自 《做好輔助決策中的協(xié)調(diào)工作》作者：中共山西省汾陽市委黨校

來源期刊：《辦公室業(yè)務》2003年 第2期

第三篇：略論現(xiàn)代秘書的輔助決策職能1

略論現(xiàn)代秘書的輔助決策職能

改革開放30年來的實踐證明，隨著我國改革開放的不斷深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，整個社會的管理體制正在發(fā)生著一系列深刻的變化。決策作為組織管理的中心，正逐步向科學化、規(guī)范化發(fā)展。由于現(xiàn)代管理日趨復雜，各級組織的決策者或領導人無論從才干上還是精力上，都無法在決策過程中僅憑個人的智慧和努力能勝任其責，必須充分發(fā)揮各種輔助力量的作用，比如智囊團、顧問團以及各種咨詢機構(gòu)等。其中,秘書作為領導的參謀助手，由于具有顯著的職位優(yōu)勢、獨特的視角優(yōu)勢、明顯的層次優(yōu)勢和突出的溝通優(yōu)勢等，在輔助領導決策的過程起著重要的作用。因此，輔助決策已成為現(xiàn)代秘書的主要職能之一。一、迅速發(fā)展的形勢給現(xiàn)代秘書工作提出了新研究課題

WTO的加入和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使中國與世界的距離縮短了，同時也明顯暴出 我們方方面面的差距。變化了的新形勢從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容等方面 提出了新的研究課題。只有知難而上解決這些問題，才能更好地發(fā)揮秘書的作用。

1、市場經(jīng)濟的開放性擴大了秘書工作的范圍。市場經(jīng)濟是開放的經(jīng)濟，加入WTO加快了中國與世界一體化的進程，這種狀況使秘書工作置于國內(nèi)外兩大環(huán)境之 中，客觀上擴大了工作范圍。黨政機關、企事業(yè)單位將出現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨 國界的政治、經(jīng)濟、文化、軍事等活動，這就從地域上突破了“劃地為牢”的小 圈子。地域的擴大，既開闊了秘書工作的視野，也使秘書與社會接觸的范圍日益 擴大，交流的渠道增多，各種影響的程度加劇。秘書不僅要了解各行業(yè)、各地區(qū)，也要密切注視世界的動向，這樣一來不僅僅是范圍擴大了，而且工作的難度也增 加了。眾所周知，當今社會迫切需要的秘書人才，應該是創(chuàng)造型、復合型與協(xié)作型的。

所謂創(chuàng)造型秘書人才，主要是具有創(chuàng)造力的人才。他們有強烈的立體型思維和創(chuàng) 新精神，在工作崗位上必須有新發(fā)明、新發(fā)現(xiàn)、新開拓，能夠?qū)Σ煌瑢哟巍⒉煌?行業(yè)、不同領域的服務對象，不斷提供新創(chuàng)意、新設想；能夠在企業(yè)的管理、制 度、技 術、知識創(chuàng)新等系統(tǒng)有所作為。知識經(jīng)濟社會，人才競爭激烈，創(chuàng)造型人才不僅能夠參與競爭，而且能夠積極協(xié)助所服務的對象超越競爭。所謂超越競 爭，是指能夠發(fā)現(xiàn)更具有戰(zhàn)略價值的新領域、新技術、新產(chǎn)品，不斷形成最具創(chuàng) 意與活力的“人無我有”的優(yōu)勢。這種人是企業(yè)的靈魂。其內(nèi)涵的價值是無法估 量的，因此也是最受企業(yè)和服務對象的歡迎。

所謂復合型秘書人才，主要是指“多功能人才”。他們的特點是多才多藝，集科技、文 學、經(jīng)貿(mào)、外語于一身的全才，能在企業(yè)或社會的很多領域大顯身手。據(jù)統(tǒng)計，在當今人才市場上，復合型人才最吃香。其素質(zhì)要求是：大學本科以文 化，3－5年工作經(jīng)驗，既懂專業(yè)有懂外語。

所謂協(xié)作型秘書人才，主要是具有協(xié)作精神，人際關系好的人才。在知識經(jīng)濟社會的條件下，人與人之間的協(xié)作由于個人獨立性的加強而顯得更為重要。有的人能力很強，但脾氣古怪，難以與人共事；有的人才華橫溢，卻私心過重，只顧自 己，不管他人。當今社會最顯著的時代特征是合作取勝、協(xié)作競爭，即是“雙贏” 時代，是共同發(fā)展的時代。如若不明白這個道理，只顧一己私利，那將是難以融 入集體的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以說當代的秘書必須具有團結(jié)公關 和協(xié)作辦事的能力。

二、現(xiàn)代秘書輔助職能的基本特點

所謂輔助決策就是在決策的過程中，在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體的補償，以提高決策的科學性和時效性。失去了輔助決策的支持，任何決策都將成為個人主觀、盲目甚至武斷的行為，因為任何一個科學的決策都包括提出問題、搜集信息、確定目標、擬定方案、分析評估、方案選擇、試驗證實、普遍實施、監(jiān)督檢查和反饋修正等環(huán)節(jié)，如果沒有決策前的準備工作，決策所需要的各種信息將無法得到或者缺乏準確性；如果沒有決策后的實施反饋信息，將無法判定決策的正確性，決策的目標也將無法達到；作為輔助決策的秘書人員在領導決策過程中就起著這種“鞍前馬后”的作用。具體說來，秘書輔助活動具有以下特點：

1.內(nèi)容的綜合性。秘書的輔助活動所向，不限于單—或局部的職能范圍，應該跨越系統(tǒng)、各個職能方面，其內(nèi)容所及或單一，或局部，少有限制，無需定向，表現(xiàn)出明顯的綜合特性。這與秘書工作的綜合規(guī)律相一致，是秘書總體活動規(guī)律在其輔助活動中的體現(xiàn)。因為秘書是領導同系統(tǒng)各職能方面的中介橋梁，領導綜觀全局。秘書自然要與領導相應，領導視野所及，秘書的視野及輔助指向，也應隨之所從，以保證及時有效地為領導提供綜合服務。2.活動的受限制性。秘書的職能作用主要是為領導服務，直接從屬領導的職能責任，決定了他們的全部活動，包括參謀輔助作用，必須緊緊圍繞和依據(jù)領導的決策管理意向進行，原則上不得脫離或違背，更不能各行其是。必須隨時適應領導即時之需，做出靈敏反應，盡可能及時子以滿足。具所提供的信息與建議，只起輔助作用，只供領導選擇、參考。

3.作用的隨機性。秘書是領導的助手，經(jīng)常伴隨領導左右，因而有更多時間和機會了解接觸領導，同領導存在較為密切、貼近的關系，領導正是依靠同秘書的這種近身密切的職能關系，隨時方便地得到秘書人員的各種輔助，秘書也正是憑借同領導的這種近身相處的職能條件，隨機地為領導提供綜合服務，包括參謀性服務。他們可以利用貼近、了解領導的職能條件，根據(jù)具體情況，選擇適當?shù)臅r間、場合進行有效的參謀活動，還能就某種決策管理問題，隨時向領導進行補充或復述，以至進行諫諍。領導同秘書直接貼近，密切相處的職能關系，以及由此而來可能隨機發(fā)揮參謀輔助作用的顯著特點，構(gòu)成秘書角色的重要內(nèi)涵。

三、現(xiàn)代秘書輔助決策的原則

1.定位原則。決策的主體是領導者，秘書在參謀過程中要掌握好—個度，即牢記自己是“輔助”而不是領導，是幫助“謀劃”而不是決斷。秘書只是在本職分內(nèi)，精心輔助領導迅速、切實形成決策，順利、有效施行決策，在此進程中，發(fā)揮接近了解領導、職能綜合、能更多獲取全局情況的職能優(yōu)勢，向領導提供情況、提出見解、參謀建議，供領導參考，是拾遺補缺，而不是統(tǒng)攬全局。

2.超前原則。即在科學預測的基礎上搞好超前決策，以防止問題的發(fā)生，或者盡可能在問題初露端倪時便及時予以解決。秘書系統(tǒng)要做好以下三方面的工作：認真做好信息的預測工作，積極向領導系統(tǒng)提供超前性、防范性決策的課題及方案；做好領導系統(tǒng)決策活動的各項事務性準備工作，以保證決策活動的順利進行。

3.信息原則。信息是決策的基礎和依據(jù)，科學決策的過程就是信息環(huán)流的過程？秘書系統(tǒng)要實現(xiàn)輔助決策的職能，就應當做好信息工作，為領導系統(tǒng)提供及時、準確和適用的信息，起到領導系統(tǒng)的“耳目”和“喉舌”作用。往復才能實現(xiàn)。秘書輔助決策系統(tǒng)要善于發(fā)現(xiàn)領導決策中的偏差或失誤，發(fā)揮接近領導、了解領導、職能綜合、能更多獲取全局情況的職能優(yōu)勢，實事求是地向領導提供情況、提出調(diào)節(jié)或修正原來決策的意見、建議供領導參考。

四、現(xiàn)代秘書輔助決策的方式

秘書因其特定的職業(yè)性質(zhì)又與領導者的特殊關系，要真正實現(xiàn)參謀輔助的功能，充分發(fā)揮參謀輔助的作用，就必須掌握恰當?shù)膮⒅\輔助方法。

1.預測式參謀輔助。科學準確地預測性參謀輔助，能使組織管理適應環(huán)境條件的變化，從而采取科學的應對之策，求得事業(yè)的不斷發(fā)展。秘書的預測性參謀輔助是根據(jù)各方面的信息資料，把握事物發(fā)展的客觀規(guī)律，對組織未來的發(fā)要狀況進行描述，并提出相應的策略供決策者參考采納。預測的前提是信息，由于秘書處于組織信息的集散中心，便于收集來自各方面的信息資料和數(shù)據(jù)，因而能夠?qū)ξ磥砜赡艹霈F(xiàn)的變化做出比較準確可靠的分析，并能有針對性地提出相應的對策。秘書預測性的參謀輔助越是有效，對領導者的意義就越大。

2.進諫式參謀輔助。這是秘書就某一課題、某一問題對領導者提出的規(guī)勸或建議。進諫式參謀輔助是秘書一種主動的服務方式，領導者通常會根據(jù)對進諫者和建議的認知程度及管理需要，決定對該建議的采納與否以及采納的程室和范圍。進諫式參謀輔助的具體方式很多，有類比式、論辯探討式、漫談交流式、補充完善式等，秘書可根據(jù)情況選擇使用。

3.追蹤式參謀輔助。任何計劃在實施過程中，由于主客觀條件的變化，都會出現(xiàn)一些偏差和問題。秘書的追蹤式參謀輔助就是隨計劃或決策的實施過程，在每個執(zhí)行環(huán)節(jié)中追蹤發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，對領導者進行參謀輔助。秘書進行追蹤式參謀輔助是因為其熟悉計劃或決策的全部內(nèi)容和實施的系統(tǒng)過程，了解計劃或決策實施的各個環(huán)節(jié)和步驟。當然，秘書要真正發(fā)揮追蹤式參謀輔助的功能，同時還必須把握住總體目標和各部分、各環(huán)節(jié)的局部目標及其相互影響，把握實施的狀況和出現(xiàn)的偏差，這樣才能保持參謀建議的方向與管理目標的一致性，才能在實施的過程中不斷優(yōu)化原來的計劃或決策方案。

4.信息資料式參謀輔助。當決策者由于信息資料不足，出現(xiàn)處理問題失誤，或因沒有充足的依據(jù)對計劃或決策進行決斷時，秘書的信息資料式參謀輔助便能彌補其不足與缺陷，進行信息資料式參謀輔助，秘書人員應充分注意信息資料的及時、準確、全面、動態(tài)和有效。綜上所述，在現(xiàn)代領導活動中，秘書的參謀輔助功能具有不可替代的價值，它既迎合了現(xiàn)代組織管理體系的需要，也是秘書自身素質(zhì)發(fā)展的必然，更是領導活動效率和效益的可靠保證。

五、現(xiàn)代秘書人員在輔助決策過程中應注意的幾點事項

秘書在科學化決策的過程中，作為決策輔助人員，應注意以下幾項事宜，確保輔助作用的正常發(fā)揮，決策程序的合理運行。

1.擺正“輔助”的位置。決策是領導部門的主要職能之一，因此決策方案的選擇、判斷等關鍵性步驟，必須由決策者來完成，最后的決策也還是需要領導者做出。秘書只是領導決策的參謀、助手，必須擺正自己的“輔助”位置，才能保證秘書輔助作用的正常發(fā)揮。

2.必須遵循科學決策的程序?？茖W的決策要求領導者個人的主觀隨意性隨時受到規(guī)范化決策程序的約束和限制，秘書人員在輔助決策的過程中，不僅自身要遵循科學決策的程序要求，還要隨時提醒領導者注意科學決策的程序，做好“諫諍”工作。

3.不濫用“決策”的概念。各地區(qū)、各部門存在的許多問題并不是都可以使用“決策”的概念，秘書人員在實際工作中要學會劃分決策與非決策問題的界線，許多具體工作按照分工的范圍，由職能部門就可以解決，不要把所有的問題都劃入決策程序系統(tǒng)。

4.在輔助決策的過程中注意做好機要保密工作。秘書人員在參與決策的過程中，往往會接觸到許多機密事項，因此必須樹立高度的責任性和使命感，注意機要保密，不隨意談論、泄露決策中的機密內(nèi)容，維護國家和集體的利益安全，并同一切不遵守保密紀律的人和行為作斗爭。六、秘書在輔助領導決策過程中的作用

秘書的首要職責就是為領導制定正確的決策提供多方位的服務。領導的基本責 任就是決策，而領導決策前的大量工作都是由秘書來做的，所以說，秘書在輔助 領導決策過程中起著十分重要的作用。

1、在改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設的大潮中，各級政府決策的責任必然越來 越重。作為輔助領導決策的秘書，要緊緊圍繞經(jīng)濟建設這個中心，在政治大方向 上當好領導的參謀。衡量和考核一個秘書部門的參謀工作，首先就看為這個中心服務得怎么樣，就看你的工作是否有助于領導的決策，是否有利于社會發(fā)展的潮 流。

2、秘書人員要參“謀”，而不要 參“斷”，參謀的目的在于為領導決策服務。秘 書的參謀工作，同其它部門一樣，都對領導具有從屬性，都是為領導服務，只不 過它更直接從屬于領導的決策行為，是在決策行為全過程中提供參謀性質(zhì)的服 務。

3、為領導決策服務的參謀工作要努力適應建立健全決策的程序，就一般而言有 以下步驟：一是確定決策目標；二是擬定備選決策方案，進行論證評估；三是確 定決策；四是決策實施過程中的控制與反饋。具體地說，秘書部門參謀工作的程 序大體如下：

（1）當領導選擇決策目標時，秘書部門要依據(jù)領導打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關的真實情況，分析和發(fā)現(xiàn)工作中的問 題，為領導確定決策目標時提供參考。（2）當領導醞釀決策方案時，秘書部門要圍繞領導已定的決策目標，收集和處理有關的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方 面的意見，準確及時地向領導反映對各種備選決策方案反復進行比較、鑒別，并 提出自己的建設性意見，報告領導供決策時參考。（3）當領導審定決策方案時，秘書部門要為領導集體的決策會議做好會前準備和會中服務工作，以便領導在 民主討論的基礎上實行正確的集中。同時，還要做好有關文件的起草、校核等工 作，準確地將領導作出的決策表述出來并及時下達。（4）領導的決策下達后，秘書部 門要通過信息、調(diào)研、督促檢查等手段，及時了解和反饋決策的貫徹落實情況，總結(jié)經(jīng)驗，找出典型，促進決策的最后落實。

4、強化秘書部門的整體功能。領導決策是一個復雜的系統(tǒng)工程，不僅僅是秘書部門的事,需要各部門的通力合作，不但要加強秘書部門內(nèi)的分工協(xié)作，還要協(xié) 調(diào)好各個部門的關系，營造出一個良好的工作氛圍，最大限度的發(fā)揮秘書部門的 整體功能。

綜上所述，現(xiàn)代秘書在科學決策過程中的輔助作用是十分重要而且廣泛的。在秘書職業(yè)逐步社會化的今天，要做一名稱職的秘書人員，我們就應當從以上所分析的幾個方面，不斷地加強自身的綜合素質(zhì)修養(yǎng)，提高秘書工作服務水平，改變社會上人們對秘書工作的誤解，改變秘書職能的傳統(tǒng)觀念，使自己不僅能在科學化決策的過程中發(fā)揮更大的作用，也使秘書工作能進入一個嶄新的發(fā)展階段。

第四篇：論秘書和輔助職能

摘要：秘書，在我國主要是指黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。秘書工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務。在組織結(jié)構(gòu)體系中，秘書是組織活動的中介，秘書的有效職能活動，能夠使人們的工作效力、生產(chǎn)和管理成果得到有效的提高。秘書的職能活動不能脫離社會，具有鮮明的對立統(tǒng)一性。總的來說，秘書就是為領導服務。

在秘書的工作實踐中，充分發(fā)揮著參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)、工作效益和執(zhí)行效益等重要作用，真正達到管理機關對秘書工作的要求。

關鍵詞：秘書的職能活動、輔助職能

一、秘書工作有輔助性被動性，決定秘書對領導的從屬地位

1.綜合輔助是秘書活動的顯著特點

秘書活動的綜合輔助特點，要求秘書在職能活動中充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策和檢查督辦的重要作用。

秘書部門被稱為綜合辦公部門，秘書工作的要旨，是為領導工作提供服務。秘書的實踐活動，大多帶有綜合輔助性。綜合輔助既是秘書活動的顯著特點，又是指導秘書工作的重要原理。在組織運轉(zhuǎn)中，下級各方面的情況，需要通過秘書調(diào)查研究、接待來訪和處理來信，將下級各方面的請示、匯報、報表，收集起來并進行綜合，提供給領導，以輔助其了解下情。同時，秘書通過撰擬情況簡報、通報，組織各類會議，授權(quán)傳達上級指示等活動，綜合上級各項指示和要求，使下級能夠正確地理解上級領導的各項活動意圖，理解長遠的計劃和近期的安排，在行動上徹底貫徹執(zhí)行。

2.輔佐決策在秘書職能活動中具有重要作用。

秘書的輔佐決策作用，體現(xiàn)在日常的調(diào)查研究，處理來信來訪，收集處理信息，參與討論起草工作計劃等實務中。秘書的參謀咨詢活動，很大程度上也是對領導決策的有效輔佐。秘書在領導機關工作，上傳下達，溝通四方，便于領會決策意圖，檢驗決策執(zhí)行效果，收集反饋意見，對決策的形成、實施、修正、補充和優(yōu)化，能夠起到重要的作用。因為秘書職能工作大多與領導決策有著密切聯(lián)系，因此便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)。秘書在決策執(zhí)行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。在優(yōu)化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

秘書要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢，全面系統(tǒng)地輔佐決策，不僅從可行性，還可以從組織內(nèi)外環(huán)境條件的發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領導人進行科學決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標實現(xiàn)全過程，是秘書輔助決策的一大特點。秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策，又具體體現(xiàn)在其日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。在這個全過程的具體工作中，無論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個因素出現(xiàn)問題，便能立即協(xié)助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策與隨機性地輔佐決策的有機結(jié)合。

秘書既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實施中為領導指揮、協(xié)調(diào)和控制決策實施過程，確保決策目標的實現(xiàn)。這種對決策的形成輔佐與實施輔佐的結(jié)合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體的從實施決策的各步驟、各環(huán)節(jié)和各項具體措施，深入細致地考慮決策方案的科學性、可行性和可受性；在決策實施的輔助中，完整全面地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統(tǒng)一性。

3.溝通協(xié)調(diào)是秘書部門和秘書人員的重要職責。

溝通協(xié)調(diào)是保持組織機能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責?，F(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復雜，分工密細，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。

秘書部門是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險，然后有的放矢地加強信息溝通，使各相關方面了解事情的真相，促進相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調(diào)問題，從而促進各相關方面的相互配合與合作，維系組織和諧運轉(zhuǎn)。

秘書既能全面地領會領導決策層對工作的總體計劃和各個階段的工作重點；又能比較充分執(zhí)行基層的具體情況以及實際存在的困難和要求。因此，當上下出現(xiàn)矛盾和失調(diào)時，秘書有著從中溝通協(xié)調(diào)的便利條件，促進上情下達，下情上達。在領導機關的各職能部門中，秘書既能了解每個部門的業(yè)務要求和運轉(zhuǎn)狀態(tài)，又能了解各部門間的相互配合關系。當職能部門間出現(xiàn)事權(quán)交叉、事權(quán)沖突的失調(diào)狀況時，秘書能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，及時向領導人報告有關情況，協(xié)助領導人進行協(xié)調(diào)和仲裁。

秘書部門代表領導機關辦理組織管理中的各項工作事務，在辦理過程中不僅與各子系統(tǒng)、各相關方面，能保持密切的聯(lián)系，而且能取得各相關方面的信任和支持，這是秘書為各相關方面提供辦公辦事的服務所取得的效果。當有關方面出現(xiàn)某些矛盾分歧等失調(diào)現(xiàn)象

第五篇：秘書能力

秘書所具備的能力

對于一個秘書來說，如果她僅僅具備全面的業(yè)務知識，那她還不能算是個優(yōu)秀的秘書；一個優(yōu)秀的秘書，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時有效的判斷，并與各方面進行溝通，圓滿完成上司交代的工作，一個成功的秘書除了具備較強的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力、心理承受能力、表達能力和寫作能力，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

一、判斷能力與執(zhí)行能力

秘書于雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區(qū)的總代理鄭總來訪，現(xiàn)在正在會客室?，F(xiàn)在已經(jīng)1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋?，F(xiàn)在辦公室主任一時也聯(lián)系不上，沒法向他請示。于雪應該怎么辦？

1、能分析問題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總?cè)ル娫挘七t或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這

種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面（比如司機）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。

當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。于雪在分析這些問題時，實際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

當問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質(zhì)，它到底是一個什么性質(zhì)的問題。要能做到這一點，就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經(jīng)驗。在這種情況下，于雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優(yōu)先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經(jīng)驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

3、能迅速采取行動

想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。

無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結(jié)果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

二、理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營企業(yè)的總裁秘書。快到年底了，老板一反常態(tài)，既不是與財務經(jīng)理討論今年的決算，也沒與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶?，似乎一天到晚不務正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節(jié)省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

三、信息收集能力和寫作能力

在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。

對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當?shù)牧私狻?/p>

你知道了上司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網(wǎng)上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發(fā)成本，投資回報率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力

秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有

董事看，甚至還要讓當?shù)卣嘘P部門的領導看，所以，這份報告必須規(guī)范。

四、交流溝通能力

當今社會己進入信息時代，網(wǎng)絡己滲入到秘書工作的各個層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動化程度越來越高，而且企業(yè)管理的自動化程度也越來越高。企業(yè)管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關系，并在這個基礎上協(xié)助上司與方方面面進行交流溝通。

09文秘張清雅 30951550126