第一篇：公文處理常見(jiàn)錯(cuò)誤簡(jiǎn)析

公文處理常見(jiàn)錯(cuò)誤簡(jiǎn)析

——王楷

一、發(fā)文條件

1.合法性審核問(wèn)題。國(guó)家稅務(wù)總局令第20號(hào)《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第十六條規(guī)定稅收規(guī)范性文件出臺(tái)前必須經(jīng)法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核，否則辦公廳（室）不予核稿，局領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。

那么什么屬于稅收規(guī)范性文件呢？《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第二條規(guī)定，稅收規(guī)范性文件是指縣以上（含本級(jí)）稅務(wù)機(jī)關(guān)依照法定職權(quán)和規(guī)定程序制定并公布的，規(guī)定納稅人、扣繳義務(wù)人及其他稅務(wù)行政相對(duì)人權(quán)利、義務(wù)，在本轄區(qū)內(nèi)具有普遍約束力并反復(fù)適用的文件。這個(gè)定義很長(zhǎng)，公文核稿人員要把握的關(guān)鍵點(diǎn)是“稅收規(guī)范性文件規(guī)定了稅務(wù)行政相對(duì)人權(quán)利、義務(wù)”，我們腦子里就要有個(gè)意識(shí)，所核公文內(nèi)容涉及到規(guī)定稅務(wù)行政相對(duì)人權(quán)利、義務(wù)的，就應(yīng)當(dāng)先送法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核，因?yàn)楹戏ㄐ詫徍耸且粋€(gè)發(fā)文的必經(jīng)程序。

日常工作中國(guó)稅機(jī)關(guān)單獨(dú)出臺(tái)的稅收規(guī)范性文件我們多數(shù)能記著要送法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核，往往容易忽略的是聯(lián)合行文和代擬稿，總局《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》第二十六條規(guī)定，稅務(wù)機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制定涉稅文件，省以下稅務(wù)機(jī)關(guān)代地方人大、政府起草涉稅文件，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)將起草文本或會(huì)簽文本送交法規(guī)部門進(jìn)行合法性審核。也就是說(shuō)出臺(tái)稅收規(guī)范性文件的聯(lián)合行文和代擬稿也應(yīng)進(jìn)行合法性審核，需要特別注意。

關(guān)于稅收規(guī)范性文件，還有一點(diǎn)需要注意?？偩中鹿奶幚磙k法第二十一條規(guī)定，上級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)針對(duì)下級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)有關(guān)特定稅務(wù)行政相對(duì)人的特定事項(xiàng)如何適用稅收法律、法規(guī)、規(guī)章或稅收規(guī)范性文件的答復(fù)或者解釋，需要普遍執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)按照《稅收規(guī)范性文件制定管理辦法》的規(guī)定制定稅收規(guī)范性文件。公文核稿人員遇到某批復(fù)的內(nèi)容是政策性答復(fù)或解釋，并需要在本轄區(qū)內(nèi)普遍執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)建議擬文部門制定稅收規(guī)范性文件，文種可使用公告，不再單獨(dú)批復(fù)。這既體現(xiàn)了依法行政，也減少了工作量。

2.公文會(huì)簽問(wèn)題。

總局新公文處理辦法第六十八條規(guī)定，本機(jī)關(guān)主辦部門起草的公文，涉及到其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)職能部門協(xié)商、會(huì)簽。那么我們核稿人員在核稿時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容并非擬文部門“一家之事”，還涉及到其他部門職權(quán)的，就要原文退回，并告知擬文部門與有關(guān)部門會(huì)簽該文。

3.加強(qiáng)工作統(tǒng)籌問(wèn)題。根據(jù)《四川省國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于統(tǒng)籌推進(jìn)2013年重點(diǎn)工作項(xiàng)目和清理簡(jiǎn)并基層報(bào)送報(bào)表工作的通知》（川國(guó)稅發(fā)〔2013〕25號(hào)）文件要求，省局對(duì)今年重點(diǎn)工作任務(wù)實(shí)行“板塊+項(xiàng)目”的管理制度，每一板塊由一名省局領(lǐng)導(dǎo)牽頭抓總，擔(dān)任統(tǒng)籌發(fā)起人，主要統(tǒng)籌發(fā)文、會(huì)議、推進(jìn)實(shí)施、檢查、報(bào)表、總結(jié)等工作事項(xiàng)。那么省局公文核稿人員在核稿時(shí)就要注意，如果某部門的發(fā)文涉及到前述文件中列明的重點(diǎn)工作，那么就要建議發(fā)文部門向該重點(diǎn)工作所屬板塊的牽頭局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由局領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌發(fā)文事宜，而不是由發(fā)文部門單獨(dú)發(fā)文部署工作。

各市（州）局可能沒(méi)有像省局那樣實(shí)行重點(diǎn)工作“板塊+項(xiàng)目”管理制度，但這里要強(qiáng)調(diào)的是，作為公文核稿人員，要具備全局意識(shí)，要了解掌握全局重點(diǎn)工作，不能就公文審公文。

二、文種使用

1．使用非法定公文文種

比較常見(jiàn)的是把規(guī)劃、計(jì)劃、要點(diǎn)、安排、方案、總結(jié)、制度、講話等直接編排文號(hào)印發(fā)。例如：《××國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于總結(jié)固化2010年全省重點(diǎn)行業(yè)稅源分析評(píng)估管理成果的工作方案》、《××國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于細(xì)化分配離退休經(jīng)費(fèi)預(yù)算的方案》，“方案”不屬于總局新公文處理辦法規(guī)定范圍內(nèi)的文種，應(yīng)根據(jù)行文目的、行文方向、隸屬關(guān)系和公文內(nèi)容選用正確文種，擬寫適合的文件標(biāo)題。

另外，日常工作中我們喜歡使用“意見(jiàn)”這個(gè)文種，但要注意避免一種錯(cuò)誤，例如：《××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于加強(qiáng)依法治稅工作的實(shí)施意見(jiàn)》，“意見(jiàn)”屬于總局新公文處理辦法規(guī)定范圍內(nèi)的文種，但“實(shí)施意見(jiàn)”就不屬于，而用作下行文的“意見(jiàn)”又被稱為“工作指導(dǎo)性意見(jiàn)”，其就是要求下級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施的，實(shí)在沒(méi)有必要在標(biāo)題中畫蛇添足寫上“實(shí)施”二字，應(yīng)改為《××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于加強(qiáng)依法治稅工作的意見(jiàn)》。

2．文種與行文方向、體例不符

需要特別注意的是請(qǐng)示與函的混用問(wèn)題。例如：《××國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于請(qǐng)求退還××有限公司增值稅款的請(qǐng)示》，主送單位是“財(cái)政部駐四川省財(cái)政監(jiān)察專員辦公室”，為不相隸屬關(guān)系，“請(qǐng)示”應(yīng)改為“函”。往往有的發(fā)文單位為表示對(duì)受文單位的尊重，明明是不相隸屬關(guān)系，應(yīng)該用“函”的卻用“請(qǐng)示”，但受文單位拿到這個(gè)“請(qǐng)示”后也不好辦理，他該回復(fù)你“函”呢，還是“批復(fù)”呢？

三、行文規(guī)則 1．行文黨政不分

總局新公文處理辦法第六十三條規(guī)定，稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部，除特殊情況外，黨的組織和行政機(jī)關(guān)之間一般不交叉行文。例如：《××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于在各級(jí)黨組織中開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)的通知》，創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)是黨組織安排部署的工作，其正確的發(fā)文單位應(yīng)是××市國(guó)家稅務(wù)局黨組，主送單位也應(yīng)是各縣、市、區(qū)國(guó)家稅務(wù)局黨組。有部分工作同時(shí)涉及黨組織和行政機(jī)關(guān)，則應(yīng)具體情況具體分析，根據(jù)發(fā)文單位、主送單位及工作重點(diǎn)確定其發(fā)文方式。

2．無(wú)行文必要

最近中央出臺(tái)了八項(xiàng)規(guī)定，要求改進(jìn)文風(fēng)、精簡(jiǎn)文件?？偩中鹿奶幚磙k法第五十二條對(duì)哪些情況不發(fā)文作出了明確規(guī)定。省局制定的認(rèn)真貫徹“八項(xiàng)規(guī)定”的實(shí)施意見(jiàn)也要求切實(shí)減少文件數(shù)量。辦公室作為公文審核把關(guān)的部門，就要對(duì)各職能部門的發(fā)文必要性進(jìn)行審查，制發(fā)公文應(yīng)確有必要，不能一談到部署工作就想到要制發(fā)公文。在實(shí)際工作中，有相當(dāng)部分工作可以不通過(guò)發(fā)文，而是采用其他更為方便快捷的方式來(lái)安排落實(shí)。例如：《××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于報(bào)送辦公聯(lián)系電話的通知》，這類簡(jiǎn)單事項(xiàng)，完全可以通過(guò)電話或是在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布通知來(lái)予以落實(shí)。此外，對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，如沒(méi)有補(bǔ)充意見(jiàn)，則不必制發(fā)公文轉(zhuǎn)發(fā)，可以將原文電子文件遠(yuǎn)程封發(fā)或翻印紙質(zhì)文件發(fā)送下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行。

3．請(qǐng)示、報(bào)告不符合要求

請(qǐng)示、報(bào)告是重要的上行文，也是最容易出錯(cuò)的文種。常見(jiàn)錯(cuò)誤主要有：超越直接上級(jí)進(jìn)行請(qǐng)示或報(bào)告；一份請(qǐng)示中涉及多個(gè)不相關(guān)事項(xiàng)；同時(shí)向多個(gè)單位報(bào)送請(qǐng)示事項(xiàng)；將請(qǐng)示文件抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；將上級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)列為主送單位等。

最近省局收到的市（州）局來(lái)文中就有請(qǐng)示出錯(cuò)的情況。某市局兩個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)就同一個(gè)稅收征管問(wèn)題分別向省局報(bào)送請(qǐng)示，先是該市局大企業(yè)和國(guó)際稅務(wù)管理處以《關(guān)于××項(xiàng)目稅收征管問(wèn)題的請(qǐng)示》（×國(guó)稅發(fā)〔2012〕125號(hào)）向省局請(qǐng)示，省局相關(guān)職能部門收文后正在會(huì)商研究如何回復(fù)時(shí)，該市局征科處又以《關(guān)于××項(xiàng)目稅收征管問(wèn)題的請(qǐng)示》（×國(guó)稅發(fā)〔2013〕13號(hào)）（與前文同樣的標(biāo)題）向省局請(qǐng)示同一個(gè)問(wèn)題，這讓省局如何回復(fù)呢？回復(fù)哪一個(gè)請(qǐng)示呢？ 還有，《××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于四川省財(cái)政監(jiān)督檢查處理決定執(zhí)行情況的報(bào)告》（×國(guó)稅發(fā)〔2013〕7號(hào)）的主送單位寫的是“四川省國(guó)家稅務(wù)局督查內(nèi)審處”；《××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于推薦××同志為第四屆四川省國(guó)際稅收研究會(huì)常務(wù)理事的請(qǐng)示》（×國(guó)稅發(fā)〔2013〕27號(hào)）的主送單位寫的是“四川省國(guó)家稅務(wù)局人事處”。這都是最近幾天才收到的文件，將省局機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)職能部門列為了主送單位。

4．非同級(jí)機(jī)關(guān)或部門聯(lián)合行文

總局新公文處理辦法第五十七條規(guī)定，各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)可以與同級(jí)黨政各部門、下一級(jí)黨委政府、相應(yīng)的軍隊(duì)機(jī)關(guān)、同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。那么只有同級(jí)機(jī)關(guān)或部門可以聯(lián)合行文，非同級(jí)機(jī)關(guān)或部門就不能聯(lián)合行文，而這種錯(cuò)誤卻時(shí)有發(fā)生。例如：《××市國(guó)家稅務(wù)局 ××縣工商行政管理局關(guān)于開(kāi)展個(gè)體集貿(mào)市場(chǎng)稅收專項(xiàng)整治工作的通知》，市國(guó)稅局和縣工商局不屬于同一級(jí)別，不能聯(lián)合行文，正確的聯(lián)合發(fā)文單位應(yīng)是縣國(guó)家稅務(wù)局和縣工商行政管理局。

5．便函使用不規(guī)范

便函是各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間的非正式公文，關(guān)于便函的使用有兩種常見(jiàn)錯(cuò)誤。一是便函以“××國(guó)家稅務(wù)局”為行文對(duì)象，尤其是將便函主送下級(jí)機(jī)關(guān)，以便函的形式向下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作事項(xiàng)，提出工作要求的情況比較多?？偩中鹿奶幚磙k法第六十一條規(guī)定，便函適用于商洽工作，通報(bào)和匯報(bào)有關(guān)情況，詢問(wèn)和答復(fù)一般事務(wù)性問(wèn)題。并就便函的適用范圍作出了禁止性規(guī)定（具體條文不再累述）。因此，便函不能像正式公文那樣用來(lái)向下安排部署工作，也不能直接主送下級(jí)機(jī)關(guān)，而應(yīng)主送下級(jí)機(jī)關(guān)相應(yīng)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。

二是上級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以便函形式向下級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)商洽工作，這時(shí)有兩種情況，一是有的上級(jí)機(jī)關(guān)要求下級(jí)機(jī)關(guān)以正式文件回復(fù)，二是上級(jí)機(jī)關(guān)沒(méi)作要求，但有的下級(jí)機(jī)關(guān)為表示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重，以正式文件回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的便函。這都是不符合公文處理規(guī)則的，上級(jí)機(jī)關(guān)不應(yīng)要求下級(jí)機(jī)關(guān)以正式文件回復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)可以便函回復(fù)。

6．以正式公文形式印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話

領(lǐng)導(dǎo)在各類會(huì)議上的講話，如需要在系統(tǒng)內(nèi)讓干部職工知曉，只能以政務(wù)通報(bào)的形式印發(fā)，不能以正式公文形式印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。例如：《××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)××局長(zhǎng)在全市國(guó)稅工作會(huì)議上講話的通知》，此種情況應(yīng)予糾正。

四、公文格式

1.份號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。新辦法中凡涉密公文都應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)標(biāo)注不規(guī)范主要是：涉密文件不標(biāo)注份號(hào)；份號(hào)的數(shù)字不按規(guī)定標(biāo)注，沒(méi)有編足6位數(shù)（份號(hào)是由6位數(shù)字組成的，即使只印制1份，也要寫成000001）；份號(hào)標(biāo)注位置不規(guī)范，不是頂格編排在版心左上角第一行。

2.不標(biāo)注保密期限。涉密公文在標(biāo)注密級(jí)的同時(shí)沒(méi)有標(biāo)注保密期限，這種現(xiàn)象比較普遍。不標(biāo)注保密期限的話，默認(rèn)的保密期限就會(huì)很長(zhǎng)，給我們工作帶來(lái)不便。3.隨意標(biāo)注緊急程度。有的部門因?yàn)閿M文拖延，為爭(zhēng)取早點(diǎn)發(fā)文就隨意標(biāo)注緊急程度，擾亂了正常的公文處理程序。新公文處理辦法規(guī)定，只能是內(nèi)容重要、臨近規(guī)定的辦結(jié)時(shí)限或需要打破常規(guī)、特事特辦的公文才能標(biāo)注緊急程度。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不規(guī)范。有的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與發(fā)文機(jī)關(guān)署名或印章不一致，如用“×××局”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，發(fā)文機(jī)關(guān)署名或者印章卻是 “×××局辦公室”等，還有的前面是黨組的紅頭，后面卻蓋上行政公章。

5.發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。一是發(fā)文機(jī)關(guān)代字概括不準(zhǔn)確。例如：廣元市國(guó)稅局的發(fā)文字號(hào)是“廣國(guó)稅發(fā)”，后來(lái)我發(fā)現(xiàn)廣漢市國(guó)稅局的發(fā)文字號(hào)也是“廣國(guó)稅發(fā)”，建議加以區(qū)別的。二是發(fā)文字號(hào)的年份應(yīng)用六角括號(hào)“〔 〕”括入，但有少數(shù)單位使用圓括號(hào)“（）”、方括號(hào)“[ ]”和尖括號(hào)“〈 〉”，這是老問(wèn)題了。

6.簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范

比較常見(jiàn)的錯(cuò)誤有：一是上行文不標(biāo)注簽發(fā)人。二是上報(bào)重要的公文不是機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，卻是任何副職都可作為簽發(fā)人，有的甚至是非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)者也作為簽發(fā)人。三是多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合上行文，有的只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，而不標(biāo)注其他機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。

7.公文標(biāo)題不規(guī)范

一是重復(fù)使用介詞。例如：《××國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于××工作有關(guān)情況的報(bào)告》，“關(guān)于”與“有關(guān)”語(yǔ)義重復(fù)，“有關(guān)”應(yīng)刪除；《××國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于對(duì)××有限公司白酒消費(fèi)稅最低計(jì)稅價(jià)格核查情況的通知》，“關(guān)于”、“對(duì)”介詞疊用，“對(duì)”字應(yīng)刪除。

二是動(dòng)詞和文種語(yǔ)義重復(fù)。例如：《關(guān)于上報(bào)××的報(bào)告》、《關(guān)于呈送××的報(bào)告》，“上報(bào)”、“呈送”均與“報(bào)告”語(yǔ)義重復(fù)，“上報(bào)”、“呈送”應(yīng)刪除；《關(guān)于××綜合業(yè)務(wù)辦公用房新建項(xiàng)目申請(qǐng)開(kāi)工的請(qǐng)示》，“申請(qǐng)”與“請(qǐng)示”語(yǔ)義重復(fù)，“申請(qǐng)”應(yīng)刪除。

三是標(biāo)題中使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不規(guī)范。新公文處理辦法第三十一條規(guī)定，公文標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。例如：××市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于命名“××縣國(guó)家稅務(wù)局”為市局級(jí)文明單位的決定，沒(méi)有必要在“××縣國(guó)家稅務(wù)局”上加引號(hào)，應(yīng)刪除引號(hào)。記住標(biāo)題中只能出現(xiàn)書(shū)名號(hào)，不能有其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而且書(shū)名號(hào)內(nèi)必須是法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件。

四是公文標(biāo)題排列形式不夠美觀，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，應(yīng)當(dāng)排列成梯形或菱形。還有的標(biāo)題在回行時(shí)詞義不完整。

8.主送、抄送機(jī)關(guān)不規(guī)范

一是主送、抄送機(jī)關(guān)使用簡(jiǎn)稱。在主送和抄送中，稅務(wù)機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱，如 “××市國(guó)家稅務(wù)局、××市地方稅務(wù)局”，不得使用簡(jiǎn)稱。這是老生常談了，但仍然有些單位（包括省局有些職能部門）隨意使用簡(jiǎn)稱，經(jīng)常是主送機(jī)關(guān)用“各市、州國(guó)稅局”。二是請(qǐng)示多頭主送。例如：《關(guān)于××市國(guó)家稅務(wù)局新建綜合業(yè)務(wù)辦公用房項(xiàng)目竣工審核的請(qǐng)示》，其主送單位寫的是“××省國(guó)家稅務(wù)局，××省國(guó)家稅務(wù)局財(cái)務(wù)處”，不僅將請(qǐng)示文件多頭主送，而且將機(jī)關(guān)及其內(nèi)設(shè)職能部門并列為主送單位，使本是互相隸屬的二者成為了并列關(guān)系。

9.正文容易出現(xiàn)的問(wèn)題有：一是公文首頁(yè)無(wú)正文。公文首頁(yè)必須顯示正文。還有一點(diǎn)要注意，一般公文的首個(gè)蓋章頁(yè)應(yīng)當(dāng)同時(shí)顯示正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章。二是正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)未按規(guī)范要求標(biāo)注，存在越級(jí)使用或混用現(xiàn)象。三是正文中使用的層次序號(hào)過(guò)細(xì)，有的多達(dá)六層甚至七層，如除“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”外，還用“第一、第二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一層次標(biāo)題的字體不規(guī)范。新公文處理辦法明確規(guī)定，標(biāo)題第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。五是在公文的正文中，稅務(wù)機(jī)關(guān)的名稱可以使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。規(guī)范化簡(jiǎn)稱為“××國(guó)稅局、××地稅局”，但仍然有使用“國(guó)稅、地稅，國(guó)、地稅局，國(guó)地稅”的現(xiàn)象。

10.附件項(xiàng)目不規(guī)范

一是誤將印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件作為公文附件。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件是公文正文的組成部分，因?yàn)榫哂幸欢ǖ莫?dú)立性，所以單獨(dú)放在公文后部，但它并不是公文的附件。

二是公文帶有附件的卻不標(biāo)注附件說(shuō)明，或附件名稱與附件說(shuō)明不一致。

三是附件順序號(hào)用漢字“一、二、三......”來(lái)標(biāo)注。四是附件名稱后標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

五是文字較長(zhǎng)的附件名稱回行后頂格編排。應(yīng)與上行附件名稱的首字對(duì)齊。

11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。新公文處理辦法增加了發(fā)文機(jī)關(guān)署名。常見(jiàn)錯(cuò)誤是發(fā)文機(jī)關(guān)署名與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志和標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不一致，如××國(guó)家稅務(wù)局制發(fā)的公文，卻署名為“××國(guó)家稅務(wù)局辦公室”。

12.印章在使用中容易出現(xiàn)的問(wèn)題：一是多個(gè)行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向下行文時(shí)，只使用主辦機(jī)關(guān)的印章。新辦法規(guī)定聯(lián)合行文不再區(qū)分上行文、下行文，統(tǒng)一要求加蓋各發(fā)文機(jī)關(guān)印章。二是2個(gè)或2個(gè)以上機(jī)關(guān)用印時(shí)，印章相交或相切。三是印章與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不符，如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志是“××國(guó)家稅務(wù)局”，印章卻是“××國(guó)家稅務(wù)局辦公室”。

13.附注。主要是請(qǐng)示無(wú)附注，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)注明聯(lián)系人及電話。14.抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注容易出現(xiàn)的問(wèn)題：一是給上級(jí)機(jī)關(guān)的行文仍用“抄報(bào)”。二是將向上級(jí)的請(qǐng)示“抄送”給下級(jí)機(jī)關(guān)。三是將有些不是領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的請(qǐng)示、報(bào)告類公文直接抄送給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。四是將公文抄送有關(guān)機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。

15.印發(fā)日期。主要是把成文日期當(dāng)作印發(fā)日期。16.頁(yè)碼。主要是公文首頁(yè)不標(biāo)注頁(yè)碼。新公文處理辦法規(guī)定，除信函形式首頁(yè)不顯示頁(yè)碼外，其他格式的公文首頁(yè)都要標(biāo)注頁(yè)碼。

第二篇：公文處理中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

公文處理中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

一、行文中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列；（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）；（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無(wú)具體措施，不解決問(wèn)題；（4）行文所涉及的問(wèn)題可用口頭請(qǐng)示、匯報(bào)或開(kāi)會(huì)等形式解決；（5）行文所涉及的內(nèi)容已在報(bào)上全文公布過(guò)；（6）在部門之間意見(jiàn)分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時(shí)就行文。

2、行文關(guān)系混亂。主要表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開(kāi)行文的未分開(kāi)行文；（2）應(yīng)該一個(gè)機(jī)關(guān)單獨(dú)行文的搞成幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。

二、文種使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見(jiàn)的有：“請(qǐng)示報(bào)告”、“工作思路”、“情況”、“匯報(bào)”、“申請(qǐng)”、“鄭重聲明”等。

2、誤用文種。把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書(shū)中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見(jiàn)的有：把計(jì)劃類文種“要點(diǎn)”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如?××市委××××年工作要點(diǎn)?。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府××××年工作要點(diǎn)的通知”。

3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見(jiàn)的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請(qǐng)示”與“報(bào)告”、“請(qǐng)示”與“函”混用。主要表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請(qǐng)示誤用為報(bào)告，將報(bào)告誤用為請(qǐng)示，將“請(qǐng)示”、“報(bào)告”合用為“請(qǐng)示報(bào)告”，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”本身是兩個(gè)文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請(qǐng)示或報(bào)告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。

4、越權(quán)使用文種。超出本機(jī)關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條例”。實(shí)際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度；按照國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的?行政規(guī)范制定程序暫行條例?的規(guī)定，在行政機(jī)關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國(guó)家機(jī)關(guān)制定的法規(guī)中，即全國(guó)人大常委會(huì)制定的法規(guī)，國(guó)務(wù)院制定的行政法規(guī)，地方人大及其常委會(huì)制定或通過(guò)（批準(zhǔn)）的地方性法規(guī)。如：?中華人民共和國(guó)城市道路管理?xiàng)l例??；鶎訂挝恢贫ㄓ嘘P(guān)規(guī)章制度時(shí)可用“規(guī)定”或者用“細(xì)則”、“辦法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。

5、降格使用文種。應(yīng)該用命令、指示發(fā)布的公文而用通知發(fā)布，如一些省、自治區(qū)、直轄市人民政府發(fā)布重要行政規(guī)章，不是用令發(fā)布而用通知發(fā)布。這種降格使用，必然影響行文的權(quán)威和效力。

三、版頭使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作、任免干部或批復(fù)等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于發(fā)布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級(jí)的重要報(bào)告、請(qǐng)示。

2、使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計(jì)或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見(jiàn)的是：格式不對(duì)、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。

3、使用沒(méi)有版頭的白紙印發(fā)文件

四、發(fā)文字號(hào)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、年號(hào)不全。如：將“1997”省略為“97”。

2、括弧不對(duì)。?國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式?規(guī)定發(fā)文用六角括弧“??”括入。錯(cuò)用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

3、位置不當(dāng)。將發(fā)文位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將×校字[1997]第×號(hào)錯(cuò)為[1997]×校字第×號(hào)。

4、序號(hào)累贅。發(fā)文順序號(hào)中多加了“0”變成“0×”。

5、一文多字號(hào)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)并用了幾個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)。

6、一字號(hào)多文。用同一發(fā)文字號(hào)制作兩份不同的文件。

7、跳號(hào)。沒(méi)有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號(hào)現(xiàn)象。

8、字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號(hào)之前，“第”在年號(hào)之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無(wú)“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見(jiàn)的錯(cuò)誤是：有“字”無(wú)“第”或有“第”無(wú)“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997] ×號(hào)。

9、濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字樣。

10、自制發(fā)文字號(hào)。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號(hào)。

五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名

2、下行文也標(biāo)注了簽發(fā)人姓名

3、標(biāo)注不規(guī)范。簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號(hào)（正確的是它們之間空兩個(gè)字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號(hào)與發(fā)文字號(hào)的字體字號(hào)不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號(hào)。

六、公文標(biāo)題中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱 “決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱。如：“第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)第五次會(huì)議關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”不能簡(jiǎn)寫為“關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”。

2、用發(fā)文字號(hào)代替文件名稱 如：“關(guān)于××字?1997?第×號(hào)文的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。

3、文字累贅 如：?××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)×政發(fā)[××××]××號(hào)文件精神，積極動(dòng)員群眾大力開(kāi)展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報(bào)告?，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號(hào)應(yīng)刪掉，事由可概括，改為?關(guān)于春耕播種情況的報(bào)告?就簡(jiǎn)明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如?關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知?，應(yīng)為?關(guān)于貫徹××××通知的通知?；又如?關(guān)于請(qǐng)求解決××××的請(qǐng)示?，應(yīng)為?關(guān)于解決××××的請(qǐng)示?，后面有請(qǐng)示，前面用請(qǐng)求就是多余的。

4、濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題中一般不加書(shū)名號(hào)。常見(jiàn)非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書(shū)名號(hào)，如?關(guān)于認(rèn)真貫徹?×××決定?的通知?、?關(guān)于批轉(zhuǎn)?××××報(bào)告?的通知?、?關(guān)于?××××請(qǐng)示?的批復(fù)?，標(biāo)題中加書(shū)名號(hào)是錯(cuò)的。

5、缺少文種 如?××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報(bào)告?，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報(bào)告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。另外，在公布事項(xiàng)、工作要點(diǎn)的公文中也常缺少文種，如：?××大學(xué)一九九×年重點(diǎn)抓的八件實(shí)事?就缺少“決定”這一文種。

6、發(fā)文機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱不規(guī)范 如：?××市計(jì)委二〇〇×年工作計(jì)劃?，“計(jì)委”容易引起歧義，如果是“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“計(jì)經(jīng)委”，如果是“計(jì)劃生育委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“計(jì)生委”。

七、主送機(jī)關(guān)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、缺主送機(jī)關(guān) 除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會(huì)議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁(yè)下端。

2、主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范 未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號(hào)、類間用逗號(hào)的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。

3、多頭主送 主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

4、主送個(gè)人 公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

5、越級(jí)主送 一般不得越級(jí)請(qǐng)示，特別情況下必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。

八、正文中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、錯(cuò)別字 主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯(cuò)成“客觀”，“撥款”錯(cuò)成“拔款”，“突擊”錯(cuò)成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯(cuò)成“淡簿”，“瀆職”錯(cuò)成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯(cuò)成“嚴(yán)勵(lì)”……

2、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤 常見(jiàn)頓號(hào)與逗號(hào)混用，逗號(hào)與句號(hào)混用，方括號(hào)與六角括號(hào)混用，書(shū)名號(hào)與引號(hào)混用……

3、數(shù)字使用不規(guī)范 應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯(cuò)成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十四大”錯(cuò)成“黨的14大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書(shū)寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、隨意簡(jiǎn)稱 如將“社會(huì)主義精神文明建設(shè)”簡(jiǎn)稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡(jiǎn)稱為“高速公司”。

5、引文標(biāo)注錯(cuò)誤 未按所引用公文的發(fā)文時(shí)間、標(biāo)題的發(fā)文字號(hào)的順序引用。如“你校×校字［1997］第×號(hào)文件（關(guān)于×××的請(qǐng)示）收悉。”

6、隨意使用字體字號(hào) 正確的是使用3號(hào)或4號(hào)仿宋體。

7、隨意設(shè)定字距行距 正確的字距為0點(diǎn)距（電腦打字點(diǎn)距下同）；行距為24點(diǎn)距。

九、無(wú)正文說(shuō)明標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤 常見(jiàn)錯(cuò)誤是落款和發(fā)文時(shí)間已正好排滿一頁(yè)，而在另一頁(yè)的文尾部分的抄送機(jī)關(guān)等之上標(biāo)明“此頁(yè)無(wú)正文”。這種情況無(wú)須注明“此頁(yè)無(wú)正文”，因?yàn)楣牡恼氖侵钢魉蜋C(jī)關(guān)以下，生效標(biāo)識(shí)以上具體反映公文內(nèi)容的部分。

十、附件標(biāo)識(shí)中的錯(cuò)誤

1、有附件不標(biāo)注

2、附件名未標(biāo)全稱

3、標(biāo)注不規(guī)范 “附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個(gè)“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

4、內(nèi)容不適 在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯(cuò)將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說(shuō)明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說(shuō)明，無(wú)需作附件標(biāo)注。

十一、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的錯(cuò)誤

1、未標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，用印章代替

2、發(fā)文機(jī)關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱

3、位置不當(dāng) 常見(jiàn)的錯(cuò)誤是居中標(biāo)識(shí)或靠右邊頂格標(biāo)識(shí)。正確位置一般是從全頁(yè)垂直中線起向右書(shū)寫，而且發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字或與成文日期標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字）。在下列兩種情況下發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)可越過(guò)中線：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時(shí)；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長(zhǎng)影響美觀時(shí)。

十二、成文日期標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、將擬稿日期作為成文日期

2、將打印日期作為成文日期

3、漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用 在發(fā)文機(jī)關(guān)署名后標(biāo)識(shí)成文日期時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標(biāo)識(shí)時(shí)用漢字標(biāo)識(shí)。

4、標(biāo)識(shí)不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時(shí)期必須將年月日標(biāo)示完整。

5、位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào) 常見(jiàn)錯(cuò)誤是成文日期第一個(gè)字向左越過(guò)發(fā)文機(jī)關(guān)第一個(gè)字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個(gè)字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個(gè)字（或中間）對(duì)齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字排印時(shí)，成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識(shí)是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

6、將月日寫成“分子式” 如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。

十三、機(jī)關(guān)印章使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、當(dāng)用不用 干部任免通知等重要文件應(yīng)該用印而未用印。

2、不當(dāng)用卻用了 印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件也用了印。

3、位置不當(dāng) 用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個(gè)。

4、模糊不清 未及時(shí)清洗印章，使印記模糊不清。

十四、主題詞標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、不標(biāo)引主題詞

2、將標(biāo)題簡(jiǎn)單切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引 主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會(huì)出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時(shí)不能簡(jiǎn)單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。

3、任意生造主題詞 不在************中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳或上級(jí)主管部門統(tǒng)一制發(fā)的?主題詞表?中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計(jì)算機(jī)對(duì)公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。

4、未先標(biāo)類別詞

5、任意組配

6、亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 兩個(gè)主題詞之間應(yīng)該用一個(gè)空格符分開(kāi)，錯(cuò)為在主題詞間使用了頓號(hào)或逗號(hào)（但組配標(biāo)引時(shí)可用頓號(hào)分開(kāi)）。

十五、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1、使用已廢除了的“抄報(bào)”或“報(bào)”、“送”、“發(fā)”

2、抄送個(gè)人 公文不能抄送個(gè)人，需要送某位領(lǐng)導(dǎo)閱否由收文機(jī)關(guān)秘書(shū)部門決定。

3、抄送主送機(jī)關(guān) 既然是主送機(jī)關(guān)就不必再抄送了。

4、濫抄濫送 將向上級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”同時(shí)抄送平級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無(wú)關(guān)的機(jī)關(guān)。

5、標(biāo)識(shí)不規(guī)范 抄送機(jī)關(guān)未分類或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)。

十六、公文處理的誤區(qū)

造成公文處理不規(guī)范的一個(gè)重要原因，是在部分文秘人員的思想認(rèn)識(shí)上存在一些誤區(qū)，其對(duì)公文規(guī)范化的危害不小。為推進(jìn)公文規(guī)范化建設(shè)，必須提高認(rèn)識(shí)，走出誤區(qū)。常見(jiàn)的有以下8種：

1、按老一套辦法辦文 ?中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例?、?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?、?國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式?、?發(fā)文稿紙格式?、?出版物上數(shù)字用法的規(guī)定?、?標(biāo)號(hào)符號(hào)用法?、?出版物漢字使用管理規(guī)定?等，都是公文制作的法規(guī)性文件，并構(gòu)成了公文規(guī)范的完整體系。同時(shí)，公文規(guī)范處在不斷變化和完善之中，任何標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都可能被修訂。廣大文秘人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，跟蹤公文發(fā)展的動(dòng)態(tài)，在公文實(shí)踐中力求使用最新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，盡量準(zhǔn)確地理解和掌握公文規(guī)范的完整體系，不要在新的公文法規(guī)頒布很長(zhǎng)一段時(shí)間后還抱著老一套不放。

2、不加分析地把上級(jí)來(lái)文作為范文 由于有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)存在對(duì)公文規(guī)范化的重視程度不夠的現(xiàn)象，其所制發(fā)的公文難免也有時(shí)出現(xiàn)不合規(guī)范的地方，而有的基層單位的文秘人員往往認(rèn)為上級(jí)秘書(shū)部門水平高，他們制發(fā)的公文都是正確的，即使有時(shí)發(fā)現(xiàn)了與公文規(guī)范不一致的地方，也認(rèn)為上級(jí)那樣做總是有道理的，于是上行下效，造成不規(guī)范公文泛濫。所以，每一個(gè)文秘人員都要努力學(xué)習(xí)，把思想認(rèn)識(shí)統(tǒng)一到公文規(guī)范上來(lái)，選擇范文時(shí)要按公文規(guī)范進(jìn)行判斷，不能認(rèn)為發(fā)文單位的級(jí)別越高其所制發(fā)的公文規(guī)范化程度就越高。同時(shí)，要求級(jí)別越高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)越要重視公文處理的規(guī)范化。

3、發(fā)往國(guó)外的函件用外文 漢語(yǔ)是聯(lián)合國(guó)使用的6種語(yǔ)言之一，為世界通用語(yǔ)言，我們?cè)趪?guó)際交往中完全可以理直氣壯地使用漢語(yǔ)。使用中文不僅符合國(guó)際慣例，而且也體現(xiàn)了對(duì)中國(guó)主權(quán)、中國(guó)文化的尊重。外國(guó)人就不會(huì)因?yàn)槟悴欢馕亩挠媚銍?guó)的文字。

4、發(fā)往港澳臺(tái)的函件用繁體漢字 國(guó)際上以簡(jiǎn)化字為漢語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)用字，盡港澳臺(tái)等地仍使用繁體字，但根據(jù)?出版物漢字使用管理規(guī)定?：“向臺(tái)灣、香港、澳門地區(qū)及海外發(fā)行報(bào)紙、期刊、圖書(shū)、音像制品等出版物，可以使用簡(jiǎn)化字的一律用簡(jiǎn)化字”。人民日?qǐng)?bào)海外版也早從1992年起就改為簡(jiǎn)化漢字印刷了。

5、將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當(dāng)成附件 被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機(jī)組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)署名前不得標(biāo)注被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件順序和名稱，而被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件則標(biāo)印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。

6、以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)代替辦公（廳）室核稿 有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過(guò)辦公（廳）室將公文直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并以領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發(fā)。?條例?和?辦法?規(guī)定，公文在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行校核。公文核稿的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。就是在領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式印發(fā)前，還應(yīng)由辦公廳（室）進(jìn)行核發(fā)。

7、用計(jì)算機(jī)起草公文時(shí)僅將定稿歸檔 由于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，許多文秘人員直接在計(jì)算機(jī)上起草文稿，各次修改過(guò)程也直接在機(jī)上進(jìn)行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無(wú)法體現(xiàn)修改過(guò)程，對(duì)于非常重要的文稿，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，難以分清責(zé)任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復(fù)修改，把經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實(shí)原件。

8、用傳真件代替正式文件發(fā)文或歸檔 傳真件不能代替正式公文，因此，對(duì)于重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真件發(fā)文，但發(fā)出傳真件后要及時(shí)補(bǔ)寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會(huì)全部退盡，如果直接將其歸檔，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復(fù)印后歸檔。由于復(fù)印件也容易退色，這時(shí)可使用固色劑延長(zhǎng)文檔保存期限。

第三篇：公文處理過(guò)程中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

公文處理過(guò)程中的常見(jiàn)錯(cuò)誤

一、文種使用錯(cuò)誤 1．“請(qǐng)示”“報(bào)告”混用

請(qǐng)示和報(bào)告為兩個(gè)文種，不能混用；沒(méi)有“請(qǐng)示報(bào)告”文種，在實(shí)際工作中常見(jiàn)到將請(qǐng)示報(bào)告合用的情況。Eg.《關(guān)于申請(qǐng)修繕辦公用房費(fèi)用的請(qǐng)示報(bào)告》

請(qǐng)示一般為下級(jí)單位上上級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)使用，通常一事一請(qǐng)示，不可在一個(gè)請(qǐng)示中請(qǐng)示多個(gè)事項(xiàng)；上級(jí)單位收到請(qǐng)示需做以回復(fù)。

報(bào)告為告匯報(bào)某項(xiàng)工作情況或告知某事項(xiàng)；收到報(bào)告上級(jí)單位一般不予回復(fù)，在報(bào)告中不可夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

2．文種使用錯(cuò)誤

15種公文種類，決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要；不可自造公文文種。

Eg.《關(guān)于第一次保密普查工作的總結(jié)》；“總結(jié)”不是公文文種，不能單獨(dú)成文，應(yīng)為《關(guān)于上報(bào)第一次保密普查工作總結(jié)的報(bào)告》

3．上行文時(shí)文種錯(cuò)誤 在各文種中，可用于上行文的只有請(qǐng)示、報(bào)告，函為平行或下行文時(shí)使用，也可在不相隸屬的部門之間商洽工作時(shí)使用，就調(diào)查隊(duì)系統(tǒng)而言，總隊(duì)與各市縣調(diào)查隊(duì)為上下級(jí)管理關(guān)系，因此，各市縣調(diào)查隊(duì)不宜向總隊(duì)發(fā)函。

二、發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤

1.“**辦字”為系統(tǒng)內(nèi)部或者單位內(nèi)部用以安排、布置工作，告知事項(xiàng)所用，不宜向單位或系統(tǒng)外行文，更不能用于上行文。

2.各市縣調(diào)查隊(duì)不能以“**辦字”向總隊(duì)行文，只能以“**調(diào)字”向總隊(duì)行文。

3.各市調(diào)查隊(duì)可以“**調(diào)函”向總隊(duì)辦公室行文，用以商洽、聯(lián)系某項(xiàng)具體工作。

三、行文規(guī)則錯(cuò)誤

1.各級(jí)調(diào)查隊(duì)不能向總隊(duì)機(jī)關(guān)各處室行文； 2.各級(jí)調(diào)查隊(duì)不能以辦字向總隊(duì)行文； 3.請(qǐng)示中要提出具有傾向性的意見(jiàn)；

4.報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；通常一些報(bào)告中會(huì)在尾部提出某某問(wèn)題、困難，請(qǐng)上級(jí)部門予以幫助解決等，都屬于報(bào)告夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，不符合公文規(guī)范；

5.上行文要有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，附注要標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

四、附件使用錯(cuò)誤

附件為正文部補(bǔ)充和說(shuō)明，當(dāng)其內(nèi)容為正文的主體時(shí)不能作為附件，而應(yīng)作為正文的一部分上報(bào)；

Eg.《關(guān)于上報(bào)2012年辦公室工作總結(jié)的報(bào)告》中，工作總結(jié)為正文主體，不能將其作為附件。

五、格式錯(cuò)誤

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用方正小標(biāo)宋字體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

2.發(fā)文字號(hào)：編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“??”括入，發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)字”。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

3.公文字體：標(biāo)題為方正小標(biāo)宋二號(hào)，正文為仿宋三號(hào)，一級(jí)標(biāo)題：

一、黑體字 二級(jí)標(biāo)題

（一）楷體字 三級(jí)標(biāo)題1.仿宋字

4.附件：3號(hào)黑體（頂格編排在版心左上角第一行）5.成文日期和印章：成文日期在正文最后一行下空三行，右空4個(gè)字，阿拉伯?dāng)?shù)字日期格式。即：2013年10月16日。印章采用下套方式，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置。

6.版記：版記是指抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)文件機(jī)關(guān)和印發(fā)文件日期，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用仿宋4號(hào)字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一個(gè)字，印發(fā)日期右空一個(gè)字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

7.頁(yè)碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版以下邊緣7mm。

第四篇：公文寫作常見(jiàn)錯(cuò)誤

盡管國(guó)務(wù)院、國(guó)電公司的《公文處理辦法》及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《公文格式》對(duì)公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門，寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯(cuò)誤。究其原因，主要有：①對(duì)上述規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，也沒(méi)有好好學(xué)習(xí)，基本上是個(gè)門外漢;②對(duì)最新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫法;③寫作態(tài)度不夠認(rèn)真，沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的要求去做;④文字表達(dá)能力較差，又沒(méi)有反復(fù)推敲認(rèn)真修改。明確了錯(cuò)誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

下面，對(duì)公文寫作中一些常見(jiàn)錯(cuò)誤及其改正辦法作一簡(jiǎn)要介紹：

一、文種不明

即從公文的標(biāo)題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)于接待德國(guó)×××公司總裁訪問(wèn)的事”這一標(biāo)題，就沒(méi)有表明是“函”，是“請(qǐng)示”，還是“通知”;而《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)?！庇秩纭皡R報(bào)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作”這一標(biāo)題，不僅沒(méi)有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發(fā)文單位)關(guān)于電力標(biāo)準(zhǔn)化工作的報(bào)告”，或者改為事務(wù)類的“××××(發(fā)文單位)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作總結(jié)”。

二、生造文種

一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關(guān)于×××的請(qǐng)示報(bào)告”;另一種情況是把某些事務(wù)文書(shū)或規(guī)章制度類文書(shū)當(dāng)作機(jī)關(guān)公文那樣直接行文，例如把“計(jì)劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細(xì)則”等直接作為公文印發(fā)。

第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個(gè)文種，把另一個(gè)刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章制度類文書(shū)要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：

(1)規(guī)章制度類文書(shū)以“印發(fā)”形式行文。如××省電力有限公司《關(guān)于印發(fā)〈××省電力有限公司公文處理規(guī)則〉的通知》，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。(又，《國(guó)家電力公司公文處理辦法》第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以‘國(guó)電內(nèi)規(guī)’字號(hào)印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號(hào)。”據(jù)此，規(guī)章制度類文書(shū)也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號(hào)及審核編號(hào)部門應(yīng)按規(guī)定。)

(2)事務(wù)文書(shū)以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文(上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級(jí)單位上報(bào)的則用“批轉(zhuǎn)”)。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××電業(yè)局1999年工作計(jì)劃的通知》，將《1999年工作計(jì)劃》作為通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“報(bào)告”行文，把要報(bào)送的事務(wù)文書(shū)、規(guī)章制度類文書(shū)作為附件。

三、錯(cuò)用文種

錯(cuò)用文種的情況更為常見(jiàn)，大致有以下幾種：

(1)把“請(qǐng)示”誤為“報(bào)告”。例如《關(guān)于××電廠國(guó)有資產(chǎn)評(píng)估立項(xiàng)的報(bào)告》，其內(nèi)容是申請(qǐng)對(duì)現(xiàn)有國(guó)有資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估立項(xiàng)，應(yīng)使用“請(qǐng)示”，卻誤用為“報(bào)告”。

(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報(bào)”的誤為“通知”。

(3)濫用“請(qǐng)示”。有些單位向同級(jí)單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請(qǐng)求批準(zhǔn)或辦理的事項(xiàng)時(shí)，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請(qǐng)示”這一上行文種，認(rèn)為這樣做是尊重對(duì)方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。

(4)“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對(duì)下級(jí)的“請(qǐng)示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成《關(guān)于批復(fù)××××的通知(或函)》，應(yīng)改為《關(guān)于××××的批復(fù)》。

(5)“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請(qǐng)求審批的有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，本該用平行文“函”，卻寫成《關(guān)于×××(單位)×××(事項(xiàng))的批復(fù)》。

(6)誤用處分事項(xiàng)公文文種?！皼Q定”和“通報(bào)”均可用于處分事項(xiàng)。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評(píng)性“通報(bào)”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評(píng)性“通報(bào)”可以帶附件(即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報(bào)告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可;批評(píng)性“通報(bào)”要發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項(xiàng)具體情況正確選用，以避免誤用文種。

四、越級(jí)行文

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上一級(jí)機(jī)關(guān)(單位)行文，逐級(jí)上報(bào)。即使因特珠情況必須越級(jí)行文，也應(yīng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級(jí)上報(bào)的問(wèn)題，必須堅(jiān)決糾正。

五、格式不全

公文格式中規(guī)定的各個(gè)組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標(biāo)識(shí)的要素沒(méi)有標(biāo)識(shí)，就是格式不全(如缺少發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯(cuò)誤的唯一辦法就是認(rèn)真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒(méi)寫，然后將殘缺的部分補(bǔ)寫上去。

六、發(fā)文字號(hào)混亂

發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)代字、年份、序號(hào)。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔 〕”括入;序號(hào)不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發(fā)文字號(hào)混亂的表現(xiàn)主要有：項(xiàng)目不完整;年份用中文數(shù)碼標(biāo)識(shí)或只標(biāo)兩位數(shù)，不用六角括號(hào)而用圓括號(hào)“()”、方括號(hào)“[ ]”括入;序號(hào)加“第”字或編虛位。對(duì)這類錯(cuò)誤，要根據(jù)具體情況一一改正。

七、標(biāo)題不準(zhǔn)確

具體表現(xiàn)在：公文標(biāo)題沒(méi)有準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，有時(shí)甚至題不對(duì)文;標(biāo)題太長(zhǎng)，甚至超過(guò)了50字;有的則過(guò)簡(jiǎn)，致使題意不清;標(biāo)題中隨意使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而實(shí)際上按規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”;長(zhǎng)標(biāo)題的排布不合理不美觀，沒(méi)有做到回行時(shí)詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。所有這些公文寫作中常見(jiàn)的標(biāo)題方面錯(cuò)誤，必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。

八、主送單位不規(guī)范

主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，左側(cè)頂格標(biāo)起;若主送單位較多，標(biāo)到行末后回行也應(yīng)頂格;各單位名稱中間用頓號(hào)，最后—個(gè)單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào);若涉及多方面機(jī)關(guān)單位，同級(jí)的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標(biāo)識(shí)上的錯(cuò)誤主要有：?jiǎn)挝幻Q不規(guī)范;各單位排列順序混亂;多行排列時(shí)在單位名稱處斷開(kāi)，而不是書(shū)寫至行末才回行;回行不頂格。對(duì)這些錯(cuò)誤的標(biāo)識(shí)方法，應(yīng)注意糾正。

九、抄送單位不規(guī)范

抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯(cuò)誤與改正方法也同上所述。但標(biāo)識(shí)時(shí)應(yīng)左空1字，回行時(shí)要與冒號(hào)后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對(duì)齊，各單位間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)單位后標(biāo)句號(hào)。這四點(diǎn)不同于主送單位的標(biāo)識(shí)方法，常見(jiàn)的標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤也往往在此，應(yīng)予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過(guò)去的“對(duì)上用‘抄報(bào)’，對(duì)下用‘抄送’”的標(biāo)識(shí)法，這也是不規(guī)范的，須統(tǒng)一改為“抄送”。

十、成文日期不規(guī)范

最常見(jiàn)的錯(cuò)誤有：用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，“o”誤標(biāo)為“0”或“零”，年份不用全稱，標(biāo)識(shí)位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(見(jiàn)本書(shū)附錄三)的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真改正。

十一、序號(hào)、數(shù)字、計(jì)量單位不規(guī)范

公文中的序號(hào)按規(guī)定分四個(gè)層次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數(shù)字，除成文日期外一般要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)(詳見(jiàn)本書(shū)附錄

三、附錄八兩個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn))。公文中要使用法定計(jì)量單位，計(jì)量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統(tǒng)一。所有這些規(guī)定，許多基層單位制發(fā)的公文都施行得不夠好，應(yīng)引起重視，以規(guī)范公文寫作。

第五篇：公文常見(jiàn)錯(cuò)誤分析

文秘和辦公室工作學(xué)習(xí)資料

（第13期）

張家口市人口計(jì)生委辦公室2005年7月31日

公文常見(jiàn)錯(cuò)誤分析

一、生造文種

《辦法》所確定的公文文種共有13類14種，除此之外，均不可直接行文，但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)”、“通知”的“附件”行文。例如，《關(guān)于××市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定》、《關(guān)于使用社會(huì)保障卡有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明》等，這里的“操作規(guī)定”、“說(shuō)明”均不應(yīng)作為文種使用，可以改成《××關(guān)于印發(fā)市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定的通知》、《××關(guān)于印發(fā)使用社會(huì)保障卡有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明的通知》，不能作為文種使用的還有“條例”、“規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計(jì)劃”等，有的甚至把“安排”、“要點(diǎn)”、“細(xì)則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯(cuò)誤的。

二、混用文種

常見(jiàn)的是把相近的“請(qǐng)示”和“報(bào)告”兩種文種張冠李戴。例如：《××關(guān)于批準(zhǔn)成立××學(xué)會(huì)的報(bào)告》，《××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》。兩個(gè)標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求上級(jí)解決問(wèn)題，應(yīng)該用“請(qǐng)示”而不是“報(bào)告”。報(bào)告是“向上級(jí)機(jī)關(guān) 1

匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”的，這類報(bào)告，只要把情況匯報(bào)、反映清楚即可，目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時(shí)也存在“請(qǐng)示”和“函”混用。《辦法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)是用函?？墒怯行﹩挝划?dāng)有求于對(duì)方（不相隸屬單位）時(shí)卻用請(qǐng)示。

三、規(guī)矩格式亂

《格式》中就公文的格式、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定。在具體行文中常見(jiàn)錯(cuò)誤有：

1.排版規(guī)格不當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)在紅色反線下空２行，用２號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用３號(hào)仿宋體字，一般每面排２２行，每行排２８?jìng)€(gè)字。而在實(shí)際操作中往往上各行其是，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。

2.發(fā)文號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在，一是錯(cuò)用括號(hào)。如，×政建（2003）240號(hào)；二是用虛數(shù)。如×政辦〔2003〕005號(hào)；三是字體字號(hào)不標(biāo)準(zhǔn)。《格式》規(guī)定：發(fā)文字號(hào)，用３號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即１不編為００１），不加 “第”字。特別對(duì)于字號(hào)和字體，有的小于3號(hào)；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。

3.標(biāo)題濫用符號(hào)?！掇k法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。但是在實(shí)際中，濫用符號(hào)的例子屢見(jiàn)不鮮。如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府《關(guān)于強(qiáng)化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知》的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局《關(guān)于實(shí)行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知”，以上兩例中的“《》”符號(hào)都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府關(guān)于強(qiáng)化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局關(guān)于實(shí)行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知”，4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則?！掇k法》規(guī)定：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。但是目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況，要注意《辦法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號(hào)，“1.”下面是圓號(hào)，而“

（一）”和“（1）”括號(hào)外面是不帶頓和點(diǎn)號(hào)。

5.引用文號(hào)格式不對(duì)?！掇k法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)?！蹦壳?，有些單位對(duì)這一規(guī)定沒(méi)有掌握好。如，“據(jù)×辦〔2003〕12號(hào)文《關(guān)于××××××的通知》”，其引用文號(hào)的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號(hào)）。

6.成文時(shí)間標(biāo)志不清。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間，用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”

寫為“０”，并且右空４字，但在實(shí)際寫作中樣式更是花樣百出，有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期。

7.“抄報(bào)”現(xiàn)象依然存在。在行政公文實(shí)際中，一些單位對(duì)上級(jí)單位抄送文件時(shí)仍然沿用“抄報(bào)”一詞，這是要注意的。目前，行政公文無(wú)論是對(duì)上級(jí)還是對(duì)下級(jí)抄送，概用“抄送”一詞。關(guān)于這，《辦法》中有多出相關(guān)表述，第十七條規(guī)定“應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)”等，它表示行政公文不再使用“抄報(bào)”一詞。

8.附件標(biāo)注不符合規(guī)定。附件是公文的有機(jī)組成部分，《辦法》對(duì)附件有明確的要求，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標(biāo)識(shí)、附件序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等毛病。特別是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯(cuò)誤。

9.蓋印不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，必須按規(guī)定正確使用。但不規(guī)范現(xiàn)象常見(jiàn)于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齊；印章間相交或相切，相距超過(guò)3mm；聯(lián)合行文單位印章順序混亂，或一排超過(guò)3個(gè)，或左右距公文紙邊距離不合標(biāo)準(zhǔn)等。