第一篇：公文附件標(biāo)注常見錯誤示例

公文附件標(biāo)注常見錯誤示例

在日常的公文寫作處理中，卻常常遇到公文附件標(biāo)注不準(zhǔn)的問題，應(yīng)引起足夠的重視。

一、錯將主件當(dāng)附件。因為有些公文的附件可以反映公文的主要內(nèi)容的部分，而主件只起報送、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布附件的作用，因此有些人便認(rèn)為被報送、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布的文件是主件，其實并非如此。如政府用命令頒布法規(guī)，雖然法規(guī)起著極其重要的作用，但政府發(fā)布的還是命令，還必須用命令格式，因此主件還應(yīng)當(dāng)是命令。

二、錯將附件當(dāng)附注。附注一般是對公文的發(fā)送、傳達范圍，使用時須注意的事項加以說明，如“此件發(fā)至縣處級”、“此件可見報”等等，不是對公文內(nèi)容作出解釋。附注應(yīng)用圓括號括入，不需寫“附注”二字，標(biāo)識于成文日期下一行，左空二字。由此可以看出，附件與附注是完全不同的，一是作用不同，二是標(biāo)注位置不同。

三、附件位置不當(dāng)。根據(jù)國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，“公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱”。有些單位在辦文的過程中常常出現(xiàn)附件順序和名稱位置不當(dāng)?shù)腻e誤，將附件的順序和名稱錯放在發(fā)文機關(guān)和成文日期之后。如《關(guān)于表彰2001年優(yōu)秀共產(chǎn)黨員的通報》，將附件“2001年度優(yōu)秀共產(chǎn)黨員名單”標(biāo)注在落款之后，是不規(guī)范的，這可能是受附件與附注分不清楚的影響。

四、只有一件附件還要標(biāo)明序號，而有多件卻不注明序號。如有些公文只有一件附件，還要標(biāo)注為：

附件1.××××××××

而有些公文附件較多，卻錯誤地將附件標(biāo)題連續(xù)標(biāo)注于正文之后，不加序號標(biāo)明順序。如：

附件：××××××

××××××

××××××

五、標(biāo)點符號使用不當(dāng)。有的公文在“附件”二字后不標(biāo)注冒號，而附件標(biāo)題末尾卻出現(xiàn)句號、分號等標(biāo)點符號，這也是不規(guī)范的，如

附件1.××××××××；

2.××××××××；

3.××××××××。

根據(jù)公文處理細(xì)則的要求附件標(biāo)題末尾一般不用標(biāo)點符號。

六、序號與附件的裝訂順序不符。有的公文當(dāng)有多件附件時，在主件的附件說明部分雖已正確標(biāo)明附件序號，但卻在裝訂時沒有按照序號的順序去裝訂，造成文件的混亂，給閱讀者帶來不必要的麻煩。

第二篇：公文附件和附件說明標(biāo)注位置

公文附件和附件說明標(biāo)注位置、格式及

附件的附件處理

日常公文寫作過程中，公文附件是文秘人員經(jīng)常碰到的問題。筆者在教學(xué)工作中也發(fā)現(xiàn)，相關(guān)文獻中，對附件和附件說明所在位置、標(biāo)注格式以及附件所帶的附件如何處置，要么語焉不詳，要么大而統(tǒng)之，孰是孰非，給工作實踐帶來諸多困惑。

一、公文附件本身所附的正確位置

《國家行政機關(guān)公文格式》（下簡《格式》）中提出：?公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識?附件?，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如?附件：1．×××××?)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識?附件?，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)?。

上述表述中對附件的表述，實際上暗含兩個概念：一個是附件說明，一個是附件本身。前半段實際上是講公文有附件時在正文下所標(biāo)注的附件說明的標(biāo)注要求，總體來說還比較明確；而后一段話，主要講附件本身的標(biāo)注問題，在講述附件本身的標(biāo)注問題時，細(xì)分為兩種情況：一種是附件本身與公文主件一起裝訂的情況，一種是附件本身與公文主件不能一起裝訂的情況。后一種情況，附件實際上就是一份獨立的文書，《格式》中對其標(biāo)注的方法也是比較明確的。關(guān)鍵是第一種情況，《格式》中要求?應(yīng)與公文正文一起裝訂?，在這里?公文正文?一詞容易引起一定歧義。因為根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（下簡《辦法》）及《格式》中相關(guān)規(guī)定，公文的?正文?是公文?主體?的一個組成因素，如果理解為?附件說明?放在?公文正文?之后是妥當(dāng)?shù)?，但如果附件本身放在公文正文之后，顯然不好操作。

也正因為以上的概念性模糊，在實踐中，附件本身與主件一起裝訂的情況，附件本身所在的位置通常就能見到以下兩種：一是附件本身附在公文的版記之后。二是附件本身附在公文生效標(biāo)識印公章之后（有附注時在附注之后），且從下一頁頂行標(biāo)識。

對這兩種位置的設(shè)定，不少著作中要么是《格式》中的原文照抄，要么是見仁見智，自由發(fā)揮：有的認(rèn)為二者皆可，有的認(rèn)為只能取第二種。因此很有必要查根問據(jù)，統(tǒng)一規(guī)范?！掇k法》第十條規(guī)定，?公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?，《格式》中也提出從公文正文中抽出的附件應(yīng)該是?放在公文生效標(biāo)識印章之后?。所以從表述的邏輯順序上講，可以毫無疑義地判斷，附件本身必然放在公文的主體之后，即?附注?之后，至于是否另轉(zhuǎn)下頁開始標(biāo)識，不少人也很模糊，其實如果細(xì)讀《格式》中?附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識‘附件’?，這個問題就昭然若雪，理應(yīng)轉(zhuǎn)下頁標(biāo)識，而不是緊隨附注之后。

所以《公務(wù)員考試公文寫作答疑》中提出，?新《辦法》十條規(guī)定中，把‘附件’一詞置于‘附注’之后、‘主題詞’之前，這種排列的本身就告訴我們一個應(yīng)當(dāng)注意的問題，即公文的附件一般應(yīng)與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置于附件之后，以保證公文正文與附件的完整一體性，不少機關(guān)或單位把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之前，形成主、附兩分離的做法，是不正確的?。這種說法應(yīng)該是具有權(quán)威性的，也是符合實際情況的。

那么，為何長期以來出現(xiàn)了附件本身標(biāo)注位置的混亂，筆者認(rèn)為原因有二：一是《辦法》和《格式》中的相關(guān)表述不太到位，比如在《辦法》中對?附件說明?和?附件?是分開解釋的，而《格式》中則將二者合在一起統(tǒng)放在?公文正文?之后表述，這就容易引起歧義，所以宜于按照其應(yīng)在位置將?附件說明?和?附件?分開表述；二是不少文秘工作者認(rèn)為，如果將附件本身附在公文主體之后，有時可能某一頁當(dāng)中，正文只有

一、兩行，加上?附件說明?和生效標(biāo)識、簽發(fā)日期、附注等公文主體要素，下面留白太多，于是便自作聰明，將公文的版記部分提前標(biāo)注了。

二、附件及附件說明的標(biāo)注格式需要規(guī)范

如前所述，附件的位置確定之后，但附件本身如何標(biāo)注，因為缺少明確規(guī)定，所以實踐中往往也是各行其是?！陡袷健分幸?guī)定?在附件的左上角第1行頂格標(biāo)識‘附件’，有序號時標(biāo)識序號?，但這種規(guī)定過于原則。標(biāo)注時存在兩個需要規(guī)范的問題：一是在標(biāo)識模式上，是?‘附件’+冒號+附件名稱?模式，還是?‘附件’+冒號?為一行，?附件名稱?換行居中。二是?附件?2字、附件名稱字號、字體的問題，似乎在《格式》中均未做明確規(guī)定。

筆者認(rèn)為，既然附件作為公文主體的一個組成部分，其標(biāo)注的格式除了明文規(guī)定之外，一是在字體、字號上應(yīng)該遵循?正文用3號仿宋字?的規(guī)定，與?附件說明?的標(biāo)識字體、字號相同，而不應(yīng)再生枝節(jié)，至于像有些教科書上講?附件?2字用黑體的說法，缺少權(quán)威支撐。二是附件標(biāo)注時應(yīng)該強調(diào)采用?附件+冒號+附件名稱?的格式，以與?附件說明?的標(biāo)注格式相同，而不是其他。

此外，當(dāng)附件名稱較長需要回行時，應(yīng)該參照?抄送機關(guān)?的標(biāo)識方法，回行時與冒號后內(nèi)容對齊，這一點在《格式》中未加說明。同樣，附件說明的標(biāo)注上，關(guān)于這一點也應(yīng)該按照?抄送機關(guān)?的標(biāo)識回行辦法執(zhí)行。

三、附件的附件處理方法

在實踐工作中，不少公文附件的正文也有附件，這個?附件?應(yīng)附于何處、如何標(biāo)注，也是困惑不少文秘工作者的一項工作。筆者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件與附件的位置關(guān)系及標(biāo)識方法進行安排。二是簡而化之，在附件的正文中用括號標(biāo)注為?附件略?等。對于第二種方法，從公文的完整性上來說，是不符合要求的。而第一種方法帶來的結(jié)果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件標(biāo)注為?附件?，而如附件本身所帶的附件為兩件，那么按此辦法必然標(biāo)注為?附件1?、?附件2?，這樣在同一個文件當(dāng)中，就出現(xiàn)了?附件?、?附件1?、?附件2?，這樣的標(biāo)注既不規(guī)范，同時也容易讓人摸不著頭腦，搞不清誰是誰的附件。試看一例：

×××教育局關(guān)于印發(fā)《×××市師范生考核方案》的通知

各縣（市、區(qū)）教育局：

現(xiàn)將《×××市師范生考核方案》印發(fā)給你們，請結(jié)合各地區(qū)實際情況，貫徹執(zhí)行。

附件：《×××市師范生考核方案》 二○○八年二月八日

附件：×××市師范生考核方案 ××××××××××××（《方案》正文）……。附件1：《×××市師范生入職考核細(xì)則》 附件1：×××師范生入職考核細(xì)則

×××××××××（《細(xì)則》正文）……。這種的標(biāo)識給人的感覺眼花繚亂，不夠明晰。那么如何處理這個問題，筆者認(rèn)為可以通過兩個途徑來解決：一是效仿國務(wù)院辦公廳所發(fā)公文實例，從附件的使用范圍來進行完善?！陡袷健窏l文釋義規(guī)定：附件所附內(nèi)容主要包括一些圖表、名單和規(guī)定等。因此可以這樣理解：一般來說圖表和名單本身不帶附件，那么有可能附件本身帶有附件的只有?規(guī)定性公文?，而?規(guī)定性公文?通常都是以轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報送等名義發(fā)布的，此時公文的主件僅僅是個包裝或外殼而已，而公文的實體就是這些?規(guī)定性公文?。試看一例：

國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人力資源社會保障部財政部 城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法的通知

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：

人力資源社會保障部、財政部《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。二○○九年十二月二十八日

《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》才是此篇公文的主體和實質(zhì)（也有學(xué)者干脆就稱之為主件，當(dāng)然這種稱呼有待商榷），此公文的主件?人力資源社會保障部、財政部《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。?，僅僅是起到轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。這個觀點是站得住腳的。如果這樣，附件的附件的標(biāo)注問題就迎刃而解了。秘書學(xué)界有一個約定俗成的習(xí)慣：凡是正文中已經(jīng)提及附件名稱的，正文下面就不再加注?附件說明?，以使整個公文更為簡潔。此等做法，國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳所發(fā)的公文均為如此，是有事實依據(jù)的。因此，對于日常公文寫作過程中出現(xiàn)的附件的附件標(biāo)注完全可以按此辦法來解決。諸如第一例，公文可以標(biāo)注為：

×××教育局關(guān)于印發(fā)《×××市師范生考核方案》的通知

各縣（市、區(qū)）教育局：

現(xiàn)將《×××市師范生考核方案》印發(fā)給你們，請結(jié)合各地區(qū)實際情況，貫徹執(zhí)行。

×××市師范生考核方案 二○○八年二月八日

×××市師范生考核方案

××××××××××××（《方案》正文）附件1：《×××市師范生入職考核細(xì)則》 附件1：×××師范生入職考核細(xì)則 ×××××××××（《細(xì)則》正文）。

這樣就能有效避免兩重附件標(biāo)識不準(zhǔn)和關(guān)系混亂的現(xiàn)象，使公文的主體與附件以及與附件的附件之間的關(guān)系更為明晰。

除此而外，筆者認(rèn)為，可以根據(jù)附件的附件的重要性分而行文。比如像上例中《×××市師范生考核方案》與《×××市師范生入職考核細(xì)則》，實則是兩件均十分重要的事務(wù)文書，×××教育局作為主管單位，完全可以以兩個通知的形式，分而行文，如果硬性采取這種層層嵌套的方式，必然是自縛手腳，同時也是不盡規(guī)范的。

總之，附件的位置、規(guī)范標(biāo)識以及特殊情況的處理除了需要文秘工作者不斷總結(jié)完善并大力踐行之外，還期待于國家權(quán)威部門對相關(guān)事項進行規(guī)范性解釋或法律化修訂，這樣更能有利于公文寫作的健康發(fā)展，改變目前各行其是的現(xiàn)狀。

第三篇：公文寫作常見錯誤

盡管國務(wù)院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標(biāo)準(zhǔn)《公文格式》對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門，寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，也沒有好好學(xué)習(xí)，基本上是個門外漢;②對最新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫法;③寫作態(tài)度不夠認(rèn)真，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的要求去做;④文字表達能力較差，又沒有反復(fù)推敲認(rèn)真修改。明確了錯誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產(chǎn)生。

下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：

一、文種不明

即從公文的標(biāo)題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標(biāo)題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)?！庇秩纭皡R報電力標(biāo)準(zhǔn)化工作”這一標(biāo)題，不僅沒有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發(fā)文單位)關(guān)于電力標(biāo)準(zhǔn)化工作的報告”，或者改為事務(wù)類的“××××(發(fā)文單位)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作總結(jié)”。

二、生造文種

一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關(guān)于×××的請示報告”;另一種情況是把某些事務(wù)文書或規(guī)章制度類文書當(dāng)作機關(guān)公文那樣直接行文，例如把“計劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細(xì)則”等直接作為公文印發(fā)。

第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：

(1)規(guī)章制度類文書以“印發(fā)”形式行文。如××省電力有限公司《關(guān)于印發(fā)〈××省電力有限公司公文處理規(guī)則〉的通知》，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。(又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以‘國電內(nèi)規(guī)’字號印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號?！睋?jù)此，規(guī)章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應(yīng)按規(guī)定。)

(2)事務(wù)文書以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級單位上報的則用“批轉(zhuǎn)”)。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××電業(yè)局1999年工作計劃的通知》，將《1999年工作計劃》作為通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務(wù)文書、規(guī)章制度類文書作為附件。

三、錯用文種

錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：

(1)把“請示”誤為“報告”。例如《關(guān)于××電廠國有資產(chǎn)評估立項的報告》，其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進行評估立項，應(yīng)使用“請示”，卻誤用為“報告”。

(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。

(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請求批準(zhǔn)或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認(rèn)為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。

(4)“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成《關(guān)于批復(fù)××××的通知(或函)》，應(yīng)改為《關(guān)于××××的批復(fù)》。

(5)“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請求審批的有關(guān)事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關(guān)于×××(單位)×××(事項)的批復(fù)》。

(6)誤用處分事項公文文種?！皼Q定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件(即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可;批評性“通報”要發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。

四、越級行文

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“一般不得越級請示和報告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上一級機關(guān)(單位)行文，逐級上報。即使因特珠情況必須越級行文，也應(yīng)同時抄送被越過的上級機關(guān)(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級上報的問題，必須堅決糾正。

五、格式不全

公文格式中規(guī)定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標(biāo)識的要素沒有標(biāo)識，就是格式不全(如缺少發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認(rèn)真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補寫上去。

六、發(fā)文字號混亂

發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機關(guān)(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發(fā)文字號混亂的表現(xiàn)主要有：項目不完整;年份用中文數(shù)碼標(biāo)識或只標(biāo)兩位數(shù)，不用六角括號而用圓括號“()”、方括號“[ ]”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據(jù)具體情況一一改正。

七、標(biāo)題不準(zhǔn)確

具體表現(xiàn)在：公文標(biāo)題沒有準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，有時甚至題不對文;標(biāo)題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標(biāo)題中隨意使用標(biāo)點符號，而實際上按規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不用標(biāo)點符號”;長標(biāo)題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。所有這些公文寫作中常見的標(biāo)題方面錯誤，必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。

八、主送單位不規(guī)范

主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，左側(cè)頂格標(biāo)起;若主送單位較多，標(biāo)到行末后回行也應(yīng)頂格;各單位名稱中間用頓號，最后—個單位名稱后標(biāo)全角冒號;若涉及多方面機關(guān)單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標(biāo)識上的錯誤主要有：單位名稱不規(guī)范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標(biāo)識方法，應(yīng)注意糾正。

九、抄送單位不規(guī)范

抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標(biāo)識時應(yīng)左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標(biāo)句號。這四點不同于主送單位的標(biāo)識方法，常見的標(biāo)識錯誤也往往在此，應(yīng)予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用‘抄報’，對下用‘抄送’”的標(biāo)識法，這也是不規(guī)范的，須統(tǒng)一改為“抄送”。

十、成文日期不規(guī)范

最常見的錯誤有：用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，“o”誤標(biāo)為“0”或“零”，年份不用全稱，標(biāo)識位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》(見本書附錄三)的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真改正。

十一、序號、數(shù)字、計量單位不規(guī)范

公文中的序號按規(guī)定分四個層次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數(shù)字，除成文日期外一般要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(詳見本書附錄

三、附錄八兩個國家標(biāo)準(zhǔn))。公文中要使用法定計量單位，計量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統(tǒng)一。所有這些規(guī)定，許多基層單位制發(fā)的公文都施行得不夠好，應(yīng)引起重視，以規(guī)范公文寫作。

第四篇：公文常見錯誤分析

文秘和辦公室工作學(xué)習(xí)資料

（第13期）

張家口市人口計生委辦公室2005年7月31日

公文常見錯誤分析

一、生造文種

《辦法》所確定的公文文種共有13類14種，除此之外，均不可直接行文，但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)”、“通知”的“附件”行文。例如，《關(guān)于××市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定》、《關(guān)于使用社會保障卡有關(guān)問題的說明》等，這里的“操作規(guī)定”、“說明”均不應(yīng)作為文種使用，可以改成《××關(guān)于印發(fā)市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定的通知》、《××關(guān)于印發(fā)使用社會保障卡有關(guān)問題的說明的通知》，不能作為文種使用的還有“條例”、“規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點”、“細(xì)則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二、混用文種

常見的是把相近的“請示”和“報告”兩種文種張冠李戴。例如：《××關(guān)于批準(zhǔn)成立××學(xué)會的報告》，《××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告》。兩個標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求上級解決問題，應(yīng)該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關(guān) 1

匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請示是“向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時也存在“請示”和“函”混用?！掇k法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項是用函?？墒怯行﹩挝划?dāng)有求于對方（不相隸屬單位）時卻用請示。

三、規(guī)矩格式亂

《格式》中就公文的格式、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定。在具體行文中常見錯誤有：

1.排版規(guī)格不當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)在紅色反線下空２行，用２號小標(biāo)宋體字，正文用３號仿宋體字，一般每面排２２行，每行排２８個字。而在實際操作中往往上各行其是，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。

2.發(fā)文號標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在，一是錯用括號。如，×政建（2003）240號；二是用虛數(shù)。如×政辦〔2003〕005號；三是字體字號不標(biāo)準(zhǔn)?！陡袷健芬?guī)定：發(fā)文字號，用３號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即１不編為００１），不加 “第”字。特別對于字號和字體，有的小于3號；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。

3.標(biāo)題濫用符號?！掇k法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號”。但是在實際中，濫用符號的例子屢見不鮮。如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府《關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知》的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局《關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知”，4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則?！掇k法》規(guī)定：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。但是目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況，要注意《辦法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓和點號。

5.引用文號格式不對。《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號?！蹦壳?，有些單位對這一規(guī)定沒有掌握好。如，“據(jù)×辦〔2003〕12號文《關(guān)于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。

6.成文時間標(biāo)志不清。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署制發(fā)機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間，用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”

寫為“０”，并且右空４字，但在實際寫作中樣式更是花樣百出，有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期。

7.“抄報”現(xiàn)象依然存在。在行政公文實際中，一些單位對上級單位抄送文件時仍然沿用“抄報”一詞，這是要注意的。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。關(guān)于這，《辦法》中有多出相關(guān)表述，第十七條規(guī)定“應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機關(guān)”等，它表示行政公文不再使用“抄報”一詞。

8.附件標(biāo)注不符合規(guī)定。附件是公文的有機組成部分，《辦法》對附件有明確的要求，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標(biāo)識、附件序號使用漢語數(shù)字標(biāo)識，附件名稱后加標(biāo)點符號等毛病。特別是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯誤。

9.蓋印不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文生效負(fù)責(zé)的憑證，必須按規(guī)定正確使用。但不規(guī)范現(xiàn)象常見于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齊；印章間相交或相切，相距超過3mm；聯(lián)合行文單位印章順序混亂，或一排超過3個，或左右距公文紙邊距離不合標(biāo)準(zhǔn)等。

第五篇：行政機關(guān)公文格式常見錯誤（定稿）

行政機關(guān)公文格式常見錯誤

一、公文眉首常見錯誤

1、公文的眉首是指公文首頁紅色反線（包含）以上的各個要素，它是由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等構(gòu)成。公文的眉首看起來很簡單，內(nèi)容也不多，但由于對1999年新《辦法》不夠熟悉，在實際工作中，公文眉首的格式上仍存在一些問題，其中出現(xiàn)問題較多的當(dāng)數(shù)“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”、“發(fā)文字號”三處。

舊《辦法》的公文格式規(guī)定“秘密等級”、“緊急程度”標(biāo)識于公文首頁左上角的相應(yīng)位置，“發(fā)文字號”中的“年份”要用方括號“[]”括入；而新《辦法》的公文格式中則明確規(guī)定了“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”要標(biāo)識于公文首頁右上角，“發(fā)文字號”中的“年份”必須用六角括號“〔〕”括入。例如，現(xiàn)在有不少的單位由于受舊《辦法》的影響，而將公文的“發(fā)文字號”寫成“×××[2001]1號”，這是不規(guī)范的，應(yīng)改為“×××〔2001〕1號”。同時注意：序號用虛位（即1編為001），不加“第”字

2、文件版式

《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25毫米，對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。目前較普遍的問題是 ：上行公文版式不規(guī)范。對于上行公文，《標(biāo)準(zhǔn)》要求發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。上行公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人居右空1字。較普遍的問題是上行文不用“上行文版式”，或未標(biāo)識簽發(fā)人。

二、公文主體常見錯誤

公文的主體包括紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各個要素，它由“公文標(biāo)題”、“主送機關(guān)”、“公文正文”、“附件”、“成文時間”和“附注”等構(gòu)成。這一部分是公文的主體部分，也是寫作中最容易出錯、錯誤較多的地方，主要表現(xiàn)在：、文種。文種是公文標(biāo)題中最重要的要素，每一個文種都體現(xiàn)著一種嚴(yán)格的權(quán)限，對文種應(yīng)根據(jù)公文所涉及的內(nèi)容、文種的范圍、發(fā)文機關(guān)的權(quán)限和隸屬關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求等進行選擇，切不可混淆使用。但在實際的工作中，卻出現(xiàn)了一些錯誤選擇文種的現(xiàn)象。首先，仍按舊《辦法》的規(guī)定選用文種。新《辦法》撤消了“指示”文種，而增加了“意見”文種。目前，有不少單位未將“意見”作為一個單獨的文種使用，如“××關(guān)于印發(fā)《關(guān)于嚴(yán)格XX秩序的意見》的通知”，應(yīng)該改為“××關(guān)于嚴(yán)格XX秩序的意見”。其次，文種的混用現(xiàn)象嚴(yán)重。由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，“請示”和“報告”、“請示”和“函”以及“公告”和“通告”等文種就經(jīng)常被混用，有的該用“報告”的用“請示”，該用“請示”的用“報告”，甚至“請示報告”同時使用；有的按舊《辦法》的規(guī)定將“公告”和“通告”作為同一類文種來使用，新《辦法》對二者有了明確的界定；有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)時，故意將“函”用成“請示”，如“××縣××局關(guān)于追加2000辦公經(jīng)費的請示”（給縣財政局），應(yīng)改為“××縣××局關(guān)于追加2000辦公經(jīng)費的函”。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如“匯報”、“批示”等，這些生造文種的現(xiàn)象，影響了公文的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，應(yīng)按照黨和國家公文法規(guī)規(guī)定的文種使用，決不能亂起“名稱”，生造文種。如“××關(guān)于XX工作情況的匯報”，將“匯報”作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應(yīng)改為“報告”。

2、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。目前公文標(biāo)題存在問題較多，將稍

后粘出專帖。

3、主送機關(guān)。由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊，造成主送機關(guān)不明確。新《辦法》規(guī)定“主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱”、“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告”，從而使整個行文規(guī)則更加嚴(yán)密，更加具體。但在實際工作中，部門行文往往因行文關(guān)系的混亂而造成主送機關(guān)的不明確，影響了辦文的效率。

主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)明確，否則文件發(fā)出后，究竟由誰來主辦不清楚，從而造成辦文的推諉。上行文時，主送機關(guān)只能有一個。尤其像我們工商這樣的垂直管理部門，上行文時只能明確一個主送機關(guān)，但要同時抄送另一個上級機關(guān)。

4、公文成文日期。公文成文的日期，新《辦法》明確指出“以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)”、“電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)”。由于不重視這一點，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發(fā)日期作為成文日期，從而使公文的時效性受到了影響，甚至嚴(yán)重影響到文件的貫徹執(zhí)行。會議集體作出的決定，其成文日期是以會議決定的日期，還是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，新《辦法》仍未明確。另外，《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定公文成文時間應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全。常見錯誤是成文時間采用阿拉伯?dāng)?shù)字，有的國家行政機關(guān)公文成文時間將Ο寫成零。

6、空白處處理。新《辦法》規(guī)定：“當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識'此頁無正文'的方法解決”，再如印章使用的規(guī)定、“請示”文件應(yīng)當(dāng)在“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話等等，這些地方都要求我們在實際的公文寫作中要特別注意，以避免出現(xiàn)錯誤。

7、公文生成標(biāo)志?！稑?biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間，成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓線在成文時間上，當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。而目前的常見錯誤是：單一機關(guān)制發(fā)公文在落款處加署發(fā)文機關(guān)名稱的現(xiàn)象十分普遍；加蓋印章隨意性強。有的蓋歪了或甚至蓋倒了；蓋章位置不正確。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r，本應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決而使印章與正文處于一面。而有的行政機關(guān)經(jīng)常采用標(biāo)識“此頁無正文”的方式解決。

三、公文版記常見錯誤

公文版記由主題詞、抄送機關(guān)和制文機關(guān)名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現(xiàn)錯誤的就是主題詞了（稍后用專帖說明）。另外在以下幾處也容易出錯：

1、抄送機關(guān)標(biāo)識不規(guī)范或仍有抄報字樣。

3、印發(fā)時間未用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

此外，在公文版記部分，新《辦法》已經(jīng)取消了“份數(shù)”“起草人”“校對人”等項，但仍有不少的單位在公文中標(biāo)識“份數(shù)”。