第一篇：物業(yè)檔案管理練習(xí)題

物業(yè)檔案管理練習(xí)題

一、材料分析題

1、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第三條 物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。

第四條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識(shí)。

問(wèn)題：要使物業(yè)管理檔案收集盡可能齊全完整，應(yīng)把握好那兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)？如何做好這兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作？

2、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第五條 物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動(dòng)的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時(shí)歸檔，具體歸檔范圍見(jiàn)附件。

第六條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。

問(wèn)題：什么是物業(yè)管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？

3、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。

物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

問(wèn)題：請(qǐng)你談?wù)勎飿I(yè)公司應(yīng)如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平？

4、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第八條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書(shū)寫(xiě)材料。

問(wèn)題：從字跡材料色素成分和轉(zhuǎn)移固定方式結(jié)合起來(lái)看，各種字跡材料的耐久性應(yīng)如何分類？

5、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第九條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

問(wèn)題：如何才有可能做到物業(yè)檔案分類合理？如何才有可能做到物業(yè)檔案鑒定準(zhǔn)確？如何分析物業(yè)檔案的價(jià)值？

6、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十條 對(duì)保管期滿經(jīng)鑒定無(wú)保存利用價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷毀，銷毀清冊(cè)必須歸檔保存。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。問(wèn)題：物業(yè)檔案銷毀應(yīng)遵循什么程序？

7、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十一條 物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國(guó)家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。

問(wèn)題：檔案庫(kù)房建筑應(yīng)滿足哪些基本要求？

8、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十二條 物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案整理、鑒定評(píng)估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開(kāi)發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會(huì)公開(kāi)或提供他人使用。

第十六條 物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。

問(wèn)題：請(qǐng)你談?wù)勎飿I(yè)檔案提供利用與保密的關(guān)系。

二、論述題

1、物業(yè)檔案是物業(yè)管理的內(nèi)容之一，做好物業(yè)檔案管理對(duì)物業(yè)管理起重要的作用。隨著業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)的要求越來(lái)越高，物業(yè)檔案管理的問(wèn)題日益突出，解決這些問(wèn)題成為了行業(yè)的共同話題。

請(qǐng)你論述：目前物業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題、原因及對(duì)策。

2、在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的數(shù)字化、信息化是物業(yè)檔案管理的必然要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法完全緩解越來(lái)越多的物業(yè)檔案給保管和服務(wù)帶來(lái)的壓力，落后的管理方法和手段也越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代物業(yè)公司的發(fā)展要求，加速網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程成為了提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要條件。

請(qǐng)你論述：如何維護(hù)紙質(zhì)檔案和電子媒體檔案的完整和安全？

附錄

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范

（2003年10月30日深圳市檔案局、深圳市住宅局印發(fā) 深檔字〔2003〕150號(hào)）

第一條 為加強(qiáng)我市物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國(guó)家和深圳市有關(guān)檔案管理和物業(yè)管理的法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱物業(yè)管理區(qū)域檔案是指在住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫(xiě)字樓等物業(yè)管理過(guò)程中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條 物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。

市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。

第四條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識(shí)。

第五條 物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動(dòng)的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時(shí)歸檔，具體歸檔范圍見(jiàn)附件。第六條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。

第七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。

物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

第八條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書(shū)寫(xiě)材料。第九條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

第十條 對(duì)保管期滿經(jīng)鑒定無(wú)保存利用價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷毀，銷毀清冊(cè)必須歸檔保存。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條 物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國(guó)家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。

第十二條 物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案整理、鑒定評(píng)估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開(kāi)發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。

檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會(huì)公開(kāi)或提供他人使用。第十三條 在物業(yè)管理區(qū)域檔案中，業(yè)主住戶資料及基建、設(shè)備等檔案資料屬于業(yè)主所有。開(kāi)發(fā)建設(shè)單位在移交住宅區(qū)等物業(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向業(yè)主或物業(yè)管理單位移交有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備等物業(yè)管理所必需的檔案，并辦理移交手續(xù)。

第十四條 業(yè)主委員會(huì)在與物業(yè)管理單位訂立書(shū)面的物業(yè)管理服務(wù)合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案管理作為合同內(nèi)容，并在合同生效后向物業(yè)管理單位提供該物業(yè)的工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、住戶（用戶）等檔案供其使用。第十五條 物業(yè)管理單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員在崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。

第十六條 物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。

第十八條 市、區(qū)物業(yè)管理主管部門應(yīng)當(dāng)將檔案管理列入住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫(xiě)字樓等物業(yè)管理評(píng)優(yōu)活動(dòng)的內(nèi)容。

第十九條 本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施。附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍 附件：

深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍

一、行政后勤管理材料

（一）行政綜合

1．物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計(jì)劃、總結(jié) 2．管理處會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄 3．規(guī)章制度

4．文秘、檔案、印章管理記錄 5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊(cè) 6．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié) 7．物業(yè)管理的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等 8．專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料 9．物業(yè)管理區(qū)域驗(yàn)收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

1．國(guó)家級(jí)、部省級(jí)、市級(jí)及一般性參觀團(tuán)接待材料 2．專題新聞報(bào)道、采訪、新聞發(fā)布會(huì)材料 3．來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)題詞簽名冊(cè) 4．來(lái)訪者贈(zèng)送禮品登記

（三）勞資管理

1．機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定 2．員工花名冊(cè)

3．員工工資表、勞動(dòng)工資表、員工考評(píng)記錄 4．用工合同臺(tái)帳、社會(huì)保險(xiǎn)記錄

5．員工培訓(xùn)計(jì)劃、措施、教材、試題、考試成績(jī) 6．人員增補(bǔ)申請(qǐng)表

（四）后勤管理 1．固定資產(chǎn)登記冊(cè)

2．辦公樓設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄 3．行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表 4．物料采購(gòu)計(jì)劃表、供方評(píng)價(jià)記錄

5．物料管理、盤點(diǎn)資料、調(diào)離人員移交清單 6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料 7．職工食堂管理材料 8．區(qū)域通訊工具管理材料 9．員工福利管理材料

二、業(yè)主、住戶資料

（一）業(yè)主住戶入住通知、購(gòu)房合同復(fù)印件

（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記

（三）業(yè)主公約

（四）租住戶登記表

（五）租賃物業(yè)清單、合同

三、物業(yè)裝修材料

（一）裝修申請(qǐng)審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

四、業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)材料

（一）業(yè)主委員會(huì)籌備、選舉等材料

（二）業(yè)主委員會(huì)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)

（三）業(yè)主委員會(huì)制度

（四）業(yè)主大會(huì)材料

（五）樓長(zhǎng)評(píng)選、增補(bǔ)、改選記錄

（六）有關(guān)收支情況公告

五、日常運(yùn)行材料

（一）日常運(yùn)行綜合 1．業(yè)主、住戶問(wèn)卷調(diào)查表

2．員工住戶合理化建議、表?yè)P(yáng)與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄 3．日常工作檢查記錄 4．事務(wù)助理工作總結(jié)

5．分包計(jì)劃、合同、合格供方名錄、供方評(píng)價(jià)記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報(bào)告、糾正措施報(bào)告 6．家訪表、聯(lián)絡(luò)單

7．服務(wù)要求評(píng)審記錄、車輛繳費(fèi)換證記錄 8．突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報(bào)告

9．公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補(bǔ)種、病蟲(chóng)害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表 3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表 2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4．來(lái)訪人員登記表、搬運(yùn)放行記錄登記表 5．車輛進(jìn)出登記表、異常車輛進(jìn)出登記表

（五）設(shè)備運(yùn)行記錄

1．供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計(jì)表

2．供水、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保養(yǎng)、檢查記錄 3．電梯運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)表、記錄、值班巡視檢查記錄表 4．電梯故障（事故）處理單

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情況記錄

（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設(shè)備運(yùn)行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險(xiǎn)隱患整改通知書(shū)

七、創(chuàng)優(yōu)資料

（一）國(guó)家級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（二）省、市級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（三）行業(yè)評(píng)比資料

（四）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（五）企業(yè)ISO9000認(rèn)證及其它認(rèn)證材料

八、社區(qū)文化

（一）社區(qū)大型慶典、文化活動(dòng)材料

（二）社區(qū)文藝體育活動(dòng)材料

（三）團(tuán)組織及青年文明號(hào)活動(dòng)材料

（四）社區(qū)科普教育、社會(huì)公益性活動(dòng)材料

（五）各類專題座談會(huì)、學(xué)習(xí)參觀考察活動(dòng)材料

（六）和街道、社區(qū)居委會(huì)、派出所等協(xié)作單位共同活動(dòng)材料

（七）人文事件方面材料

（八）員工文化生活材料

九、會(huì)計(jì)檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細(xì)賬

（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬

（四）停車場(chǎng)機(jī)動(dòng)車輛管理及收費(fèi)記錄、住戶維修費(fèi)記錄、收費(fèi)統(tǒng)計(jì)等會(huì)計(jì)月、季度報(bào)告

（五）年度會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）

（六）會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

（七）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

（八）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

（九）其它

十、基建檔案

（一）工程竣工圖

（二）土建綜合材料、水電綜合材料

（三）樓宇住房驗(yàn)收交接材料

（四）業(yè)主工程維修項(xiàng)目?jī)r(jià)格表

（五）公共設(shè)施新建、維修請(qǐng)示、批復(fù)、施工、驗(yàn)收材料

十一、設(shè)備檔案

供水、供電、電梯、消防等設(shè)備隨箱、開(kāi)箱及試運(yùn)行、維修、維護(hù)資料

十二、人事檔案

（一）聘用員工檔案

（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案

（三）辭工員工檔案

十三、聲像檔案

國(guó)家、省、市領(lǐng)導(dǎo)和重要來(lái)賓視察、來(lái)訪、參觀，舉辦各類慶典活動(dòng)，社區(qū)文化及開(kāi)展各項(xiàng)宣傳等活動(dòng)形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

十四、實(shí)物檔案

本單位獲得的各種證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等

第二篇：物業(yè)檔案管理

物業(yè)檔案管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動(dòng)中，對(duì)物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存形式以便于查找。同時(shí)還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對(duì)業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級(jí)別檢索并嚴(yán)格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說(shuō)明書(shū)和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符臺(tái)防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級(jí)，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對(duì)確實(shí)沒(méi)有保存價(jià)值和保存期已滿的檔案，嚴(yán)格按制度規(guī)定進(jìn)行銷毀……

第三篇：檔案管理練習(xí)題

問(wèn)題：要使物業(yè)管理檔案收集盡可能齊全完整，應(yīng)把握好那兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)？如何做好這兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作？

答：關(guān)鍵環(huán)節(jié)是文件材料形成過(guò)程和物業(yè)管理文件材料的積累。

文件材料形成的要求：

一、物業(yè)管理工作的手續(xù)和程序必須標(biāo)準(zhǔn)化，每個(gè)工作環(huán)節(jié)必須做好。

二、物業(yè)管理使用的載體材料必須規(guī)范和宜長(zhǎng)期保存。

三、物業(yè)管理使用的記錄材料、記錄手段、記錄技術(shù)必須科學(xué)。

文件材料的積累的要求：文件材料的積累范圍要符合物業(yè)檔案的歸檔范圍；在積累過(guò)程中，盡可能保留文件正文和原件；積累的文件一定要進(jìn)行登記，供有關(guān)人員使用，要有借用手續(xù)，并嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)章制度。

問(wèn)題：什么是物業(yè)管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？

答：物業(yè)管理文件的歸檔是指物業(yè)管理機(jī)構(gòu)及個(gè)人在物業(yè)管理過(guò)程中形成、積累的有保存價(jià)值的文件材料，由業(yè)務(wù)部門整理立卷，定期交本單位檔案室或檔案機(jī)構(gòu)集中管理的過(guò)程。要求：

1、收集齊全，經(jīng)過(guò)分類、立卷，并正確劃分保管期限。案卷質(zhì)量符合規(guī)范要求，卷內(nèi)文件材料線條、自己清楚、紙質(zhì)優(yōu)良。檔案部門在歸檔時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把握部門立卷原則，對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，不合格的退回檔案形成部門重新整理。

2、經(jīng)過(guò)必要的技術(shù)加工，正確擬制案卷標(biāo)題，填寫(xiě)案卷封面、案卷文件目錄、備考表。

3、編制案卷目錄或移交清單一式數(shù)份，以供歸檔時(shí)雙方核準(zhǔn)后簽名使用。案卷目錄最少應(yīng)包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題。

問(wèn)題：請(qǐng)你談?wù)勎飿I(yè)公司應(yīng)如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平？

答：1.更新思想觀念，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展2.加快硬件設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展3.優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理者的素質(zhì)4.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

問(wèn)題：從字跡材料色素成分和轉(zhuǎn)移固定方式結(jié)合起來(lái)看，各種字跡材料的耐久性應(yīng)如何分類？

答：從字跡材料色素成分和轉(zhuǎn)移固定方式結(jié)合起來(lái)看，我們可以將各種字跡材料的耐久性分為三類：

1、最耐久的。凡事以炭黑作為色素成分，而轉(zhuǎn)移固定方式是結(jié)膜的，這樣的字跡材料最耐久。

2、比較耐久的。凡是色素成分是顏料，轉(zhuǎn)移固定方式是結(jié)膜或吸收的，這樣的字跡材料比較耐久。

3、不耐久的。這類字跡有兩種情況：第一，凡是色素成分是有機(jī)染料，無(wú)論其轉(zhuǎn)移固定方式如何，都是不耐久的：第二，凡是轉(zhuǎn)移固定方式是粘附的，無(wú)論其色素成分如何，也都是不耐久的。

問(wèn)題：如何才有可能做到物業(yè)檔案分類合理？如何才有可能做到物業(yè)檔案鑒定準(zhǔn)確？如何分析物業(yè)檔案的價(jià)值？

答：

一、1.分類應(yīng)該體現(xiàn)客觀性。2.分類具有邏輯性3.分類具有實(shí)用性4.分類具有發(fā)展性。

二、做好物業(yè)檔案鑒定工作，應(yīng)堅(jiān)持一下基本觀點(diǎn)

1、堅(jiān)持全面觀點(diǎn)

2、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)

3、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)

三、檔案價(jià)值是指檔案的利用價(jià)值，即檔案對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的作用。構(gòu)成價(jià)值的客觀基礎(chǔ)是客體的屬性，所謂檔案價(jià)值也就是檔案的屬性與人們社會(huì)需要的統(tǒng)一。

問(wèn)題：物業(yè)檔案銷毀應(yīng)遵循什么程序？

答：

1、編造物業(yè)檔案銷毀清冊(cè)

2、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家規(guī)定的銷毀檔案審批權(quán)限，物業(yè)公司銷毀物業(yè)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)人審批、核準(zhǔn)。

3、為慎重起見(jiàn)，準(zhǔn)備銷毀的物業(yè)檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，還應(yīng)繼續(xù)保存一段時(shí)間。

4、經(jīng)鑒定銷毀的物業(yè)檔案，銷毀前應(yīng)把檔案形成部門所作的反映前案基本情況的結(jié)論性材料抽出，按或案卷號(hào)整理，并化為永久保管檔案。

5、實(shí)行監(jiān)銷制度。

6、對(duì)批準(zhǔn)銷毀的物業(yè)檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)當(dāng)廢紙出賣或留作他用。

7、已銷毀的物業(yè)檔案或卷內(nèi)文件，必須在相應(yīng)的案卷目錄，包括案卷宗目錄、分類目錄、專題目錄上注明“已銷毀”字樣。

問(wèn)題：檔案庫(kù)房建筑應(yīng)滿足哪些基本要求？

答：

1、加厚庫(kù)房墻體。

2、庫(kù)房窗戶宜小不宜大，宜少不宜多。

3、庫(kù)房的外觀式樣，應(yīng)以利于檔案保護(hù)為前提，適當(dāng)考慮檔案室專業(yè)功能的獨(dú)特風(fēng)格及當(dāng)?shù)刂車h(huán)境的和諧。

4、庫(kù)房地面單位面積的承重，應(yīng)大于其他用房。

5、庫(kù)房的開(kāi)間大小、層高、門窗的結(jié)構(gòu)和形式，都應(yīng)不同于其他用房，已有利于柜架排放、管理及安全為原則。

6、檔案庫(kù)房應(yīng)集中，自成一體，不與其他辦公、技術(shù)用房相混雜或穿插，以便于檔案的整理、保管、利用。

問(wèn)題：請(qǐng)你談?wù)勎飿I(yè)檔案提供利用與保密的關(guān)系。

答：檔案利用制度是檔案利用工作進(jìn)行規(guī)范的制度。一般應(yīng)包括利用范圍、利用手續(xù)、利用要求及注意事項(xiàng)等內(nèi)容。檔案保密制度是為保證檔案信息安全而制定的專門制度。內(nèi)容主要包括檔案人員的保密職責(zé)、利用涉密檔案的審批手續(xù)、涉密檔案管理規(guī)定等。

請(qǐng)你論述：目前物業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題、原因及對(duì)策。

答：

一、目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。2是檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。3是檔案材料不完整。4是檔案管理不夠規(guī)范。5是檔案材料缺失責(zé)任不清。

二、物業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題的主要原因 1是對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒(méi)有，相關(guān)的制度和檢查考核措

施沒(méi)有。2是檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。3是工作規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理格局混亂，職能不明確，機(jī)構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動(dòng)和檔案借閱的過(guò)程中極容易造成檔案 流失。4是物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識(shí)普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒(méi)有檔案管理意識(shí)，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步 發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對(duì)檔案材料的收集過(guò)程中不積極配合，持無(wú)所謂態(tài)度?？?/p>

三、解決物業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題的對(duì)策

1要從上至下加強(qiáng)檔案意識(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)物業(yè)檔案工作高度重視，通過(guò)完善制度，落 實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過(guò)組織參加檔案知識(shí)培訓(xùn)、答卷等有效措施增強(qiáng)全體物業(yè)管理人員的檔案意識(shí)，達(dá)到 人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。2要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí) 要安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作認(rèn)真扎實(shí)、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)。要保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，切實(shí)為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。3要完善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時(shí)需要根據(jù)項(xiàng)目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。4要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識(shí)，引起公司員工特別是基層檔案工作者對(duì)檔案工作的重視。上級(jí)部門應(yīng)加大對(duì)基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識(shí)及管理技能。5要開(kāi)發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)通過(guò)檔案深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。綜上所述，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識(shí)存在的問(wèn)題和尋求切實(shí)可行的對(duì)策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實(shí)，及時(shí)調(diào)整管理思路，積極改進(jìn)檔案管理的方法，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)形勢(shì)的要求。

請(qǐng)你論述：如何維護(hù)紙質(zhì)檔案和電子媒體檔案的完整和安全？

答：紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，只要我們?cè)跈n案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是紀(jì)錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5~15年。1做好備份工作。對(duì)于由紙質(zhì)原件生成的電子文件，對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)原件一定要保存好，因?yàn)榧埖淖匀粔勖L(zhǎng)的多；對(duì)于沒(méi)有紙質(zhì)原件的電子文件，可以輸出一套紙質(zhì)文件保存。另外，無(wú)論在什么情況下，電子文件都應(yīng)拷貝出一套作為備份，單獨(dú)保存。2研究并制定相應(yīng)的管理辦法。根據(jù)電子檔案儲(chǔ)存載體的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的保管辦法，配套相應(yīng)的保存設(shè)備。定期組織檔案工作人員學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照要求保管，確保存儲(chǔ)載體在自然壽命內(nèi)不損壞。3定期檢查存儲(chǔ)載體。檔案管理人員對(duì)載體的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期對(duì)電子檔案儲(chǔ)存載體進(jìn)行檢查，核查儲(chǔ)存時(shí)間和更新時(shí)間，對(duì)于到達(dá)儲(chǔ)存壽命的電子檔案，及時(shí)進(jìn)行更新。

第四篇：物業(yè)檔案管理和管理制度

管理制度和檔案建立管理

物業(yè)管理規(guī)章制度明細(xì)

豪之英物業(yè)管理中有嚴(yán)格的規(guī)章制度，以下制度是我公司現(xiàn)場(chǎng)配置的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度目錄，進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)后，公司運(yùn)行部將根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，制定和現(xiàn)場(chǎng)相適應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)行培訓(xùn)教育。物業(yè)檔案管理措施

物業(yè)管理是長(zhǎng)期細(xì)致的管理工作，涉及建筑物的硬件軟件、政府機(jī)關(guān)、客戶等各個(gè)方面。詳實(shí)準(zhǔn)確的檔案管理，有助于保持管理信息的連貫真實(shí)，利于資產(chǎn)管理和客戶服務(wù)，是非常重要的管理工作。項(xiàng)目管理的檔案可以分為客戶檔案和管理檔案兩大部分?？蛻魴n案：

主要包括個(gè)科室基本情況，各科室緊急聯(lián)絡(luò)人、投訴和意見(jiàn)處理記錄、客戶滿意度調(diào)查等內(nèi)容 管理技術(shù)檔案：

主要包括項(xiàng)目圖紙、審批手續(xù)等法律技術(shù)資料、各物業(yè)管理專業(yè)的工作方案、ISO9001工作記錄、工作計(jì)劃及報(bào)告、客戶及政府機(jī)關(guān)工作指示、往來(lái)信函公文等。

檔案管理職責(zé)

1.公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合辦公室統(tǒng)籌管理。二級(jí)管理是指各職能部門、服務(wù)提供部門的檔案資料管理工作。

2.公司檔案由專人負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)歸屬綜合辦公室。各職能部門、服務(wù)提供部門指定人員，兼職檔案資料管理工作。

3.公司檔案管理人按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、作業(yè)規(guī)程統(tǒng)一管理公司的檔案。各職能部門、服務(wù)提供部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4.檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5.公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案保管的目的 1.便于查閱。2.保證檔案的安全。

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3.防止檔案損壞。

4.采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。檔案保管的責(zé)任部門

1.項(xiàng)目所有檔案由檔案管理員統(tǒng)一歸檔、保管。

2.各部門日常工作記錄由部門檔案負(fù)責(zé)人于每月1號(hào)統(tǒng)一遞交檔案管理員歸檔。檔案的保管程序

1.各部門將需要保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后，移交檔案管理員。

2.檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。3.檔案原則上保管原件。檔案的查閱權(quán)限

1.項(xiàng)目經(jīng)理可查閱所有檔案。

2.部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門相關(guān)的所有檔案。3.其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。檔案的查閱/借閱/復(fù)制

1.查閱/借閱/復(fù)制人員到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。2.檔案管理員審核其查（借）閱資格。3.權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理。

4.權(quán)限外的，檔案員開(kāi)具《文件查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)。5.屬公司或ISO9000質(zhì)量體系檔案，由項(xiàng)目經(jīng)理審批。6.屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批。

7.借閱檔案原則上需當(dāng)日歸還，如不能當(dāng)日歸還的，應(yīng)嚴(yán)格按申請(qǐng)的歸還日期歸還檔案，檔案管理員負(fù)責(zé)驗(yàn)收保證檔案完好、整潔交還檔案室。

8.需復(fù)制檔案：一般和涉密檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。機(jī)密和絕密檔案報(bào)部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目經(jīng)理逐級(jí)審批。檔案的銷毀

1.檔案管理員依據(jù)檔案保管期限，編制計(jì)劃，填寫(xiě)《檔案銷毀記錄》經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。

2.屬公司檔案，由項(xiàng)目經(jīng)理審批。

3.屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目經(jīng)理逐級(jí)審批。4.屬ISO9000質(zhì)量體系檔案，需報(bào)分公司總經(jīng)理審批。

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檔案管理相關(guān)制度 歸檔制度

1.凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、物業(yè)管理服務(wù)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2.凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。3.歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或各部門須保留的，保存人必須到綜合辦公室登記，辦公室保存復(fù)印件。

4.由公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔：以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5.業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部保存原件。屬人力資源問(wèn)題的，由人事部保存原件。其他重要報(bào)告，在公司資料歸檔范圍內(nèi)的連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交綜合辦公室，在工程資料歸檔范圍的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后，根據(jù)具體情況移交工程維護(hù)部或綜合辦公室、相關(guān)項(xiàng)目部。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。

6.由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，均保留兩份原件，綜合辦公室、計(jì)劃財(cái)務(wù)室各存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，財(cái)務(wù)部保存原件，辦公室保存復(fù)印件并注明原件存放處。7.公司的收文、發(fā)文等文書(shū)資料在綜合辦公室歸檔。

檔案保管制度

1.各職能部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置專門存放檔案的文件柜并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2.歸檔資料要進(jìn)行登記，編制全行目錄。

3.科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄。根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4.檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)合理。5.庫(kù)存檔案必須圖物相符，賬物相符。

6.檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7.根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。8.經(jīng)鑒定需銷毀的檔案，由綜合辦公室編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

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9.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10.公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

11.項(xiàng)目部的管理檔案除國(guó)家規(guī)定外保存期為三年。項(xiàng)目結(jié)束后，所有檔案資料需要移交給客戶保管。

檔案借閱制度

1.檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2.借閱部門保管的檔案、材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱非本部門經(jīng)辦的檔案、材料須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。閱檔必須在綜合辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。3.借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4.借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理并報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6.調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

借出檔案資料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

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第五篇：簡(jiǎn)論物業(yè)檔案管理

淺 論 我 國(guó) 物 業(yè) 檔 案 管 理

［內(nèi)容摘要］ 19世紀(jì)中葉到20世紀(jì)20年代，是舊中國(guó)房地產(chǎn)業(yè)萌芽和初步發(fā)展的時(shí)期。在當(dāng)時(shí)的房地產(chǎn)市場(chǎng)上，已經(jīng)出現(xiàn)了代理租賃、清潔衛(wèi)生，保安服務(wù)等專業(yè)性的經(jīng)營(yíng)公司，這些專業(yè)公司的管理方式正是我國(guó)物業(yè)管理的早期形式。隨著改革開(kāi)放的深入，我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)也有較大的發(fā)展。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民對(duì)生活質(zhì)量的提高，人民對(duì)物業(yè)管理的要求越來(lái)越高。檔案管理作為物業(yè)管理的一個(gè)重要內(nèi)容在當(dāng)今的物業(yè)管理過(guò)程中越來(lái)越為重要。但因?yàn)槲覈?guó)物業(yè)管理行業(yè)還不夠成熟，物業(yè)檔案管理方面仍存在許多問(wèn)題。［關(guān)鍵詞］ 物業(yè)管理 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

21世紀(jì)，是中國(guó)物業(yè)管理行業(yè)進(jìn)入發(fā)展、完善和成熟的重要階段，在這個(gè)階段將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈、管理完善、服務(wù)理念提升的時(shí)期。對(duì)物業(yè)管理行業(yè)來(lái)說(shuō)，質(zhì)量理念和品牌理念的角逐市場(chǎng)環(huán)境的變化、競(jìng)爭(zhēng)格局的形成、高新技術(shù)的應(yīng)用、消費(fèi)觀念的更新，要求物業(yè)管理企業(yè)從服務(wù)觀念到服務(wù)方式，從經(jīng)營(yíng)理念到市場(chǎng)定位，都要作出相應(yīng)的變革，才能適應(yīng)發(fā)展的需要。

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。物業(yè)檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接反映了物業(yè)管理水平的高低，已成為衡量物業(yè)管理企業(yè)規(guī)范與否的重要標(biāo)志。隨著《物業(yè)管理?xiàng)l例》的深入實(shí)施，評(píng)選優(yōu)秀物業(yè)管理項(xiàng)目活動(dòng)的廣泛開(kāi)展，物業(yè)管理工作逐步規(guī)范，在新的形勢(shì)下對(duì)物業(yè)檔案管理的要求也越來(lái)越高。因此，要解決物業(yè)檔案工作中存在的共性問(wèn)題，做好物業(yè)檔案工作，真正發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中的基礎(chǔ)性作用。

一個(gè)物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對(duì)地節(jié)省了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，本身就是降低成本、提升利潤(rùn)的表現(xiàn)。另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識(shí)流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識(shí)資本”或“智力資本”，作為一種無(wú)形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對(duì)服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時(shí)間和過(guò)程的，如果不及時(shí)加以保留和保存，一旦人員流動(dòng)或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)和高額人力資源成本。但當(dāng)前我國(guó)物也行業(yè)在物業(yè)檔案管理方面仍然存在許多的缺陷及不足。

目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

一、檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫(xiě)不完整。

二、檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無(wú)章。很多檔案中多年來(lái)形成的檔案材料簡(jiǎn)單地塞到檔案袋中，沒(méi)有進(jìn)行過(guò)整理和排序。

三、檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中手續(xù)不健全，對(duì)缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補(bǔ)充工作異常困難。

四、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行物業(yè)檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

五、檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開(kāi)箱驗(yàn)收證明書(shū)、裝箱清單、安裝使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證書(shū)、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。

針對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問(wèn)題，究其根源，主要有五個(gè)方面的原因：

一、物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識(shí)普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒(méi)有檔案管理意識(shí)，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對(duì)檔案材料的收集過(guò)程中不積極配合，持無(wú)所謂態(tài)度。

二、對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒(méi)有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒(méi)有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對(duì)物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。

三、檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。

四、規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理格局混亂，職能不明確，機(jī)構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動(dòng)和檔案借閱的過(guò)程中極容易造成檔案流失。

通過(guò)對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進(jìn)一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識(shí)，引起公司員工特別是基層檔案工作者對(duì)檔案工作的重視。上級(jí)部門應(yīng)加大對(duì)基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識(shí)及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊(duì)，緊跟時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。

二、上至下加強(qiáng)檔案意識(shí)。業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)物業(yè)檔案工作高度重視，通過(guò)完善制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工

作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過(guò)組織參加檔案知識(shí)培訓(xùn)、答卷等有效措施增強(qiáng)全體物業(yè)管理人員的檔案意識(shí)，達(dá)到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。

三、案管理人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)。安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作認(rèn)真扎實(shí)、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)。要保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，切實(shí)為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序。案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時(shí)需要根據(jù)項(xiàng)目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專門的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個(gè)完整的檔案管理體系。這個(gè)體系要始終規(guī)范檔案工作，要對(duì)檔案管理的實(shí)際效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時(shí)，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

五、開(kāi)發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)。通過(guò)檔案深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。論文發(fā)表。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

當(dāng)前, 隨著物業(yè)管理市場(chǎng)的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)公司對(duì)檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競(jìng)爭(zhēng)力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開(kāi)檔案，離不開(kāi)對(duì)檔案資源的管理。由于我國(guó)正處于社會(huì)主義初級(jí)階段，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不成熟和我國(guó)物業(yè)行業(yè)發(fā)展的不成熟必然導(dǎo)致物業(yè)檔案管理方面存在許多的缺陷和不足。面對(duì)這些缺陷及不足我們必須采取有效的措施來(lái)進(jìn)一步健全和完善我國(guó)的物業(yè)檔案管理。同時(shí)，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識(shí)存在的問(wèn)題和尋求切實(shí)可行的對(duì)策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實(shí)，及時(shí)調(diào)整管理思路，積極改進(jìn)檔案管理的方法，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)形勢(shì)的要求。