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物資采購(gòu)審計(jì)管理辦法

第一章

總則

第一條

為了強(qiáng)化公司物資管理，規(guī)范物資采購(gòu)行為，控制物資采購(gòu)價(jià)格，在保證質(zhì)量的前提下降低采購(gòu)成本，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于公司所屬各部門(mén)及子公司所需物資的采購(gòu)管理，包括：

1、新店建設(shè)自采物資。

2、老店更新改造自采物資。

3、車(chē)展所需廣告物料、禮品。

4、日常市場(chǎng)廣宣所需物料、禮品。

5、精品加改裝所需零配件。

6、日常辦公用品購(gòu)置。

7、其他領(lǐng)導(dǎo)安排需要審計(jì)的物資采購(gòu)及相關(guān)事項(xiàng)。

第三條

審計(jì)范圍包括物資采購(gòu)計(jì)劃（預(yù)算）的編制、審批、招標(biāo)采購(gòu)、委托加工、驗(yàn)證、付款等物資采購(gòu)工作的全過(guò)程。

必要時(shí)還應(yīng)跟蹤審計(jì)物料的使用效果及回收物料的保管、使用情況。

第二章

審計(jì)內(nèi)容

第四條

物資采購(gòu)的分類(lèi)管理，需要編制物資招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃（預(yù)算）的，其計(jì)劃的編制和管理。

第五條

物資采購(gòu)合同的合法性、嚴(yán)密性、合同條款履行的可行性、完整性等。

第六條

物資采購(gòu)價(jià)格是否合理。

第七條

需要招標(biāo)采購(gòu)的物資，其招標(biāo)采購(gòu)的方式、方法及程序等。

第八條

物資運(yùn)輸特別是重要物資的運(yùn)輸管理。

第三章

審計(jì)要點(diǎn)

第九條

物資招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃（預(yù)算）審計(jì)要點(diǎn)：

1、需要編制物資采購(gòu)計(jì)劃（預(yù)算）的，其手續(xù)是否完備，有無(wú)無(wú)計(jì)劃采購(gòu)和盲目采購(gòu)現(xiàn)象。

2、市場(chǎng)廣宣物料的采購(gòu)是否符合分類(lèi)管理要求，耐用類(lèi)物料（桁架、拱門(mén)、注水旗等）是否由公司集中采購(gòu)管理使用，子公司一般只采購(gòu)消耗性市場(chǎng)廣宣物料。

3、工程臨時(shí)急需物資的采購(gòu)是否編制臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃。

第十條

物資招標(biāo)采購(gòu)審計(jì)要點(diǎn)：

1、投標(biāo)方資格、條件審查。

2、耐用性市場(chǎng)廣宣物料、大宗物資的招標(biāo)采購(gòu)是否執(zhí)行了公司集中采購(gòu)管理制度；投標(biāo)單位是否在三家及以上。

3、招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程是否做到了公開(kāi)、公平、公正。

第十一條

物資采購(gòu)價(jià)格審計(jì)要點(diǎn)：

1、物資采購(gòu)價(jià)格是否合理，是否與同期市場(chǎng)平均價(jià)格水平相吻合，有無(wú)價(jià)格過(guò)高的情況。

2、是否建立了供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料庫(kù)。

3、是否按公司財(cái)務(wù)部門(mén)規(guī)定的結(jié)算時(shí)間結(jié)算。

第十二條

物資采購(gòu)合同審計(jì)要點(diǎn)：

1、物資采購(gòu)合同簽約雙方資格及名稱(chēng)。

2、合同條款中是否明確注明產(chǎn)品名稱(chēng)、注冊(cè)商標(biāo)與標(biāo)號(hào)、生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)及包裝標(biāo)準(zhǔn)等。

3、產(chǎn)品質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，明確注明執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，由雙方協(xié)商簽訂，在條款中應(yīng)寫(xiě)明執(zhí)行何種標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)行抽樣檢驗(yàn)質(zhì)量的產(chǎn)品，在合同中應(yīng)規(guī)定抽樣標(biāo)準(zhǔn)、方法、比例等，經(jīng)安裝運(yùn)行才能發(fā)現(xiàn)內(nèi)在質(zhì)量缺陷的產(chǎn)品，合同中應(yīng)具體約定提出質(zhì)量異議的條件和時(shí)間。

4、技術(shù)資料，包括樣品、圖紙等。

5、產(chǎn)品數(shù)量和計(jì)量單位，按法定計(jì)量單位執(zhí)行。

6、產(chǎn)品的交貨單位、交貨方法、運(yùn)輸方式、到貨地點(diǎn)、接貨單位或提貨單位、交貨期限，在合同中應(yīng)予以明確。

7、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法和期限。驗(yàn)收方法可采用數(shù)量清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)的方式，對(duì)質(zhì)檢出現(xiàn)問(wèn)題的處理方法應(yīng)明確規(guī)定。

8、交貨方式和地點(diǎn)。

9、交付定金、預(yù)付款數(shù)額及時(shí)間。質(zhì)保時(shí)間及留作質(zhì)保金的比例。

10、發(fā)票類(lèi)型、結(jié)算方式及時(shí)間。

11、違約責(zé)任，應(yīng)明確當(dāng)事人雙方或一方有違約行為時(shí)，責(zé)任承擔(dān)的方式和標(biāo)準(zhǔn)。

12、解決合同糾紛的方式。

第十三條

物資運(yùn)輸特別是重要物資運(yùn)輸審計(jì)要點(diǎn)：

1、運(yùn)輸企業(yè)資質(zhì)審查。

2、物資運(yùn)輸?shù)目尚行匝芯考百M(fèi)用的審查。

3、物資運(yùn)輸合同的審查。

第四章

審計(jì)程序

第十四條

公司部門(mén)和子公司單件或單筆3000元以上的物資采購(gòu)一般應(yīng)事前向?qū)徲?jì)部報(bào)送預(yù)算。結(jié)算時(shí)經(jīng)審計(jì)部審計(jì)。

一般應(yīng)于完成時(shí)或每月5日前完成上月的物資資料整理匯總，每月8日前完成審核流程。

第十五條

物資采購(gòu)審計(jì)屬常規(guī)審計(jì)項(xiàng)目，采取網(wǎng)上審計(jì)和書(shū)面審計(jì)兩種方式，審計(jì)完結(jié)直接簽署意見(jiàn)。

公司部門(mén)和子公司的物資采購(gòu)以網(wǎng)上辦公系統(tǒng)（ＯＡ）審核為主，將經(jīng)有關(guān)人員（經(jīng)辦人、子公司部門(mén)經(jīng)理、子公司總經(jīng)理、集團(tuán)業(yè)務(wù)部門(mén)等）審核簽字后的資料電子圖片傳到網(wǎng)上辦公系統(tǒng)（ＯＡ），走網(wǎng)上審核流程。

金額較大或首次進(jìn)行的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)先走完紙質(zhì)資料的審核傳遞流程，再走網(wǎng)上辦公系統(tǒng)（OA）審核流程。

第十六條

公司招標(biāo)采購(gòu)物資或確定固定的供應(yīng)商，審計(jì)部派員全過(guò)程參與；招標(biāo)采購(gòu)的物資在付款前必須經(jīng)審計(jì)簽證后，財(cái)務(wù)部門(mén)方能辦理付款(入賬)手續(xù)。

第五章

審計(jì)方法

第十七條

對(duì)物資采購(gòu)管理中的重大合同，簽約前采用網(wǎng)上或就地審計(jì)方式。審計(jì)人員參加有關(guān)會(huì)議，搜集資料，取證查詢(xún)，審核分析，對(duì)合同草本內(nèi)容、條款提出修改意見(jiàn)。

第十八條

對(duì)較重要的物資采購(gòu)可采用資料查閱、現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)查、網(wǎng)上查詢(xún)等調(diào)查分析法，分析掌握物資采購(gòu)情況，提出審計(jì)意見(jiàn)或建議。

第十九條對(duì)一般物資采購(gòu)以送達(dá)審計(jì)方法為主，必要時(shí)采用就地審計(jì)，可運(yùn)用審閱、比較、分析等方法。

第六章

審計(jì)職權(quán)與責(zé)任

第二十條

應(yīng)送交審計(jì)部審簽的合同和發(fā)票，應(yīng)送審而未送的；或雖經(jīng)審計(jì)，但未按審計(jì)意見(jiàn)執(zhí)行的，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任部門(mén)和有關(guān)人員進(jìn)行處罰。

第二十一條

經(jīng)審計(jì)發(fā)現(xiàn)利用職權(quán)進(jìn)行違法違紀(jì)活動(dòng)的，建議給予相應(yīng)處分，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。

第二十二條

物資采購(gòu)合同一經(jīng)訂立，即具有法律效力，審計(jì)部要督促合同承辦部門(mén)建立合同履行情況、檢查考核制度，解決合同履行中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤審計(jì)。

第二十三條

凡違反本辦法，經(jīng)審計(jì)部提出，有關(guān)部門(mén)不得簽章，財(cái)務(wù)部門(mén)不予付款。

第七章

附則

第二十四條

市場(chǎng)廣宣所需物料制作費(fèi)、新車(chē)運(yùn)費(fèi)等，參照本辦法執(zhí)行。

第二十五條

本辦法由審計(jì)部起草并負(fù)責(zé)解釋。

第二十六條

本辦法自公布之日起執(zhí)行。

二〇一五年五月十四日