備件出庫(kù)管理規(guī)范

目的規(guī)范備件出庫(kù)管理，保證備件出庫(kù)毛利率和備件銷售賬實(shí)相符，提高備件服務(wù)水平。

適用范圍

XX汽車全資及控股4S店。

術(shù)語(yǔ)和定義

（無(wú)）

職責(zé)

4.1

服務(wù)經(jīng)理職責(zé)

4.1.1

備件出庫(kù)管理規(guī)范及管理制度的制定

4.1.2

定期對(duì)出庫(kù)備件的審核。

4.1.3

大客戶和服務(wù)二網(wǎng)備件銷售合同的簽訂。

4.1.4

權(quán)限范圍內(nèi)備件折扣的審批。

4.1.5

負(fù)責(zé)處理由于備件質(zhì)量問(wèn)題而引發(fā)的重大投訴事宜。

4.2

備件主管職責(zé)

4.2.1

協(xié)助服務(wù)經(jīng)理制定備件出庫(kù)管理制度、崗位職責(zé)、流程及規(guī)范。

4.2.2

對(duì)出庫(kù)備件的審核，確保備件出庫(kù)利潤(rùn)。

4.2.3

協(xié)調(diào)備件出庫(kù)的工作關(guān)系，明確工作流程，保證各環(huán)節(jié)工作的暢通，不斷提高備件的供應(yīng)率、準(zhǔn)確率、完好率。

4.2.4

協(xié)調(diào)同其它業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，確保維修業(yè)務(wù)及其它備件銷售業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。處理由于備件質(zhì)量而引發(fā)的投訴事宜。

4.3

庫(kù)管員職責(zé)

4.3.1

在備件的發(fā)放過(guò)程中，保管員嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行。

4.3.2

出庫(kù)時(shí)，備件出庫(kù)認(rèn)真核對(duì)實(shí)物，做到賬實(shí)相符。

4.3.3

保管全部與備件業(yè)務(wù)的相關(guān)單據(jù)，并按要求歸類存檔。

4.4

配送員職責(zé)

4.4.1

及時(shí)準(zhǔn)確的將貨物發(fā)送到指定地點(diǎn)，確保貨物安全到達(dá)。

4.4.2

送貨時(shí)，協(xié)助收貨方驗(yàn)收貨物并必須將帶有收貨單位主管人簽字的收貨憑證帶回公司。

4.4.3

向外地發(fā)送貨物時(shí)，應(yīng)要求運(yùn)送方簽字證明。并及時(shí)與收貨單位進(jìn)行聯(lián)系，確保貨物的安全到達(dá)。

4.4.4

及時(shí)查詢貨物是否安全到達(dá)。

4.5

財(cái)務(wù)部職責(zé)

4.5.1

定期對(duì)備件出庫(kù)價(jià)格進(jìn)行審核。

4.5.2

定期對(duì)外銷單及出庫(kù)單進(jìn)行檢查。

管理內(nèi)容和要求

5.1

維修出庫(kù)

5.1.1

各店根據(jù)本店情況制定備件出庫(kù)管理規(guī)范及管理制度。

5.1.2

不允許手動(dòng)修改系統(tǒng)備件出庫(kù)價(jià)格，備件出庫(kù)優(yōu)惠只能是相關(guān)人員在的權(quán)限范圍內(nèi)以折扣的形式出現(xiàn)，超權(quán)限要相關(guān)人員進(jìn)行簽字確認(rèn)，并留存?zhèn)洳椤?/p>

5.1.3

備件出庫(kù)時(shí)，須遵照先進(jìn)先出原則，將庫(kù)存時(shí)間較長(zhǎng)備件先出。

5.1.4

備件庫(kù)工作人員在工單結(jié)算后沒(méi)有點(diǎn)關(guān)閉之前，嚴(yán)禁再添加備件。

5.1.5

因系統(tǒng)出庫(kù)和實(shí)際出庫(kù)不一致，造成損失的按制度進(jìn)行處罰，處罰記錄登記備案。損失過(guò)大的根據(jù)《重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警》要求對(duì)總部進(jìn)行備案。

5.1.6

嚴(yán)禁先出貨后補(bǔ)手續(xù)的錯(cuò)誤做法，嚴(yán)禁白條發(fā)貨。

5.1.7

為保證備件供應(yīng)率，合理安排備件采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)缺件要進(jìn)行詳細(xì)登記，以便在采購(gòu)時(shí)參考。

5.1.8

因質(zhì)量問(wèn)題退換回的備件，備件部要另建臺(tái)賬單獨(dú)管理，及時(shí)督促計(jì)劃員進(jìn)行庫(kù)存數(shù)和相關(guān)賬目調(diào)整，保正庫(kù)存?zhèn)浼臏?zhǔn)確、完好，采購(gòu)員應(yīng)盡快做出異常處理。

5.1.9

財(cái)務(wù)要定期對(duì)備件的出庫(kù)毛利進(jìn)行核對(duì)，其優(yōu)惠折扣比例是否符合相關(guān)權(quán)限要求，超權(quán)限是否相關(guān)人員簽字留存。損失過(guò)大根據(jù)《重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警》要求對(duì)總部進(jìn)行備案。

5.2

銷售出庫(kù)

5.2.1

備件外銷單必須有客戶簽字，收銀員確認(rèn)，對(duì)于有掛賬權(quán)限的客戶需要財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)。

5.2.2

如銷售時(shí)出現(xiàn)優(yōu)惠，按制度在價(jià)格權(quán)限內(nèi)須有相關(guān)經(jīng)理簽字，如超出權(quán)限須書面說(shuō)明情況，由總經(jīng)理簽字審批。

5.2.3

財(cái)務(wù)部門要定期檢查外銷單簽字是否齊全，核對(duì)優(yōu)惠金額是否符合權(quán)限制度，重大金額優(yōu)惠按《重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警》中規(guī)定，對(duì)總部進(jìn)行備案。

5.2.4

所有退貨單必須有服務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字，收銀員根據(jù)簽字單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，須書面說(shuō)明退貨原因，留檔備查。

引用文件

《4S店審批權(quán)限、重大事項(xiàng)備案、預(yù)警管理規(guī)范》

記錄文件

（無(wú)）

文件歷史版次修改記錄

版本號(hào)

修改條款及內(nèi)容

修訂時(shí)間

擬制人

審批人

A/0

新增

2015-1-20

XXX

XXX

附加說(shuō)明：本規(guī)范自2015年1月20日發(fā)布實(shí)施

擬制部門：XXXX汽車財(cái)務(wù)管理部

管理部門：XXXX汽車財(cái)務(wù)管理部