備件采購入庫管理規(guī)范

目的規(guī)范備件采購及入庫流程，確保備件質(zhì)量，降低成本、提高備件供應(yīng)率。

適用范圍

XX汽車全資及控股4S店。

術(shù)語和定義

（無）

職責

4.1

服務(wù)經(jīng)理職責

4.1.1

負責內(nèi)外部關(guān)系的協(xié)調(diào)和溝通。

4.1.2

合理控制備件庫存，加快資金周轉(zhuǎn)速度，減少庫存積壓。

4.1.3

對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。

4.2

備件主管職責

4.2.1

監(jiān)督工作人員做好備件的采購和入庫工作，合理調(diào)整庫存，加快資金周轉(zhuǎn)。

4.2.2

協(xié)調(diào)計劃、采購、入庫各崗位之間的工作關(guān)系，明確工作流程。

4.2.3

對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。

4.2.4

建立采購供應(yīng)商的業(yè)務(wù)檔案。

4.3

計劃員職責

4.3.1

計劃員應(yīng)與廠家、供貨商保持良好供求關(guān)系，了解掌握市場信息。

4.3.2

掌握備件的現(xiàn)有庫存，適時做出備件的采購計劃，熟悉維修業(yè)務(wù)對備件的需求，確保業(yè)務(wù)的正常開展。

4.3.3

根據(jù)供應(yīng)和經(jīng)營情況，適時做出庫存調(diào)整計劃，負責做好入庫驗收工作。

4.3.4

負責供貨商應(yīng)付款明細，與供應(yīng)商對賬。負責保管全部進貨明細單、提貨單、入庫單并歸類存。臨時管理進貨發(fā)票及運單，負責同財務(wù)、業(yè)務(wù)往來單位的賬務(wù)核對。

4.3.5

及時做好備件的入庫工作，以實收數(shù)量為準，打印入庫單并簽字確認。負責備件相關(guān)的財務(wù)核算及統(tǒng)計工作。

4.4

采購員職責

4.4.1

對計劃量進行建議，做好計劃的延續(xù)和補充工作，對備件供應(yīng)的及時性、正確性負責。

4.4.2

確保備件品質(zhì)的前提下，積極開發(fā)備件供應(yīng)商，降低采購費用，提高采購效率。

4.4.3

掌握不同運輸方式的運輸天數(shù)、費用等，進行定量分析，確定最佳采購方案。

4.4.4

加強采購管理，做到適時、適量、適質(zhì)、適價，并與供應(yīng)商保持良好的關(guān)系。

4.4.5

采購過程中，要強化驗貨工作，對備件的品牌、規(guī)格、數(shù)量等都要做到準確無誤，認真完成備件的第一次檢驗工作。

4.4.6

負責備件質(zhì)量、數(shù)量的異常處理，及時做好退換、退貨及索賠工作。

4.4.7

對急件、零星采購件，采購員要進行充分的詢價、比價、議價。

4.5

庫管員職責

4.5.1

入庫前要整理庫房，為新到備件的擺放提供空間。

4.5.2

貨物入庫驗收的工作中，庫房管理員要認真清點貨物數(shù)量，檢查質(zhì)量。

4.5.3

保管員負責根據(jù)核對好的入庫單據(jù)，備件上架，認真填寫卡片賬，做到賬物相符。

4.6

財務(wù)部職責

4.6.1

協(xié)助確定備件采購供應(yīng)商。

4.6.2

對備件采購的供應(yīng)商及備件采購價格進行審核。

4.6.3

及時審核入庫所有單據(jù)。

4.6.3

根據(jù)備件采購明細及供應(yīng)商協(xié)議進行付款。

管理內(nèi)容和要求

5.1

采購

5.1.1

各店根據(jù)集團《物資采購管理規(guī)范》制訂各店《備件采購管理規(guī)范》。

5.1.2

對于非本店品牌車輛的備件及輔料等汽車備件，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的供貨能力、供貨價格、供貨渠道、服務(wù)情況、結(jié)算方式等，并與財務(wù)部門一起選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。

5.1.3

經(jīng)備件主管同意，報服務(wù)經(jīng)理與財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后，建立合作供應(yīng)商檔案，內(nèi)容包括合格供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)資質(zhì)證明、質(zhì)量檢驗報告單和供應(yīng)備件明細等復(fù)印件。

5.1.4

應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正規(guī)的合作協(xié)議。備件部門把供應(yīng)商詳細信息和供應(yīng)備件信息報財務(wù)部門備案，財務(wù)依據(jù)備案供應(yīng)商檔案進行付款。

5.1.5

對于沒有供應(yīng)商需緊急采購的備件及輔料，經(jīng)過服務(wù)經(jīng)理審核和總經(jīng)理的批準后進行采購。

5.1.6

財務(wù)對每筆入庫單進行審核，備件是否在指定供應(yīng)商處采購，對于在非指定供應(yīng)商或未經(jīng)總經(jīng)理同意的采購訂單不予付款。

5.1.7

備件部門要定期對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品及價格進行分析。

5.1.8

對于常用件的客戶訂單必須交納不少于備件銷售總金額50%的訂金，對于非常用備件的客戶訂單要收取不少于80%訂金后訂貨，特殊情況下由服務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理審批后訂貨。

5.1.9

各店要對備件供應(yīng)率進行統(tǒng)計分析，備件主管在確保備件供應(yīng)率的前提下提高備件周轉(zhuǎn)率。

5.1.10

根據(jù)現(xiàn)有庫存量情況，結(jié)合安全庫存和最佳庫存需要、各車型備件更換周期以及主機廠的備件供貨周期等方面因素制定備件采購計劃，由備件主管審核，服務(wù)經(jīng)理批準后，據(jù)此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。

5.1.11

如出現(xiàn)急需備件情況，由備件銷售計劃員制定緊急訂單，由備件主管審核，服務(wù)經(jīng)理批準，據(jù)此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。

5.1.12

向主機廠發(fā)出備件采購計劃后，計劃員及時對主機廠備件供應(yīng)情況進行跟蹤，以了解是否均能及時供貨，不能及時提供的備件時，應(yīng)及時通知服務(wù)部門并采取相應(yīng)的措施，以滿足維修服務(wù)的需求。

5.1.13

對于不常用、高成本備件的車間訂單，在備件需求單上要有相關(guān)的技工和技術(shù)總監(jiān)簽字確認。

5.2

備件入庫

5.2.1

在辦理入庫手續(xù)時，核對供應(yīng)商是否為合作供應(yīng)商及領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)是否完備，否則拒絕入庫，相關(guān)人員需在入庫單簽字。

5.2.2

備件庫保管員在辦理備件入庫手續(xù)時，必須認真清點核對所購物品與到貨清單中所列物品是否相符，并錄入系統(tǒng)。

5.2.3

入庫驗收工作中，采購員要協(xié)同計劃員、庫管員做好備件的第二次檢驗工作。

5.2.4

對驗收不合格的備件、輔料及外包，由備件經(jīng)理對不合格情況進行評審做出讓步、接收、退、換貨或報廢等相關(guān)處理，倉庫管理員負責處置，并保存相關(guān)記錄。

5.2.5

財務(wù)部門及時所有入庫單據(jù)審核，確保供應(yīng)商提供的明細單、實物及系統(tǒng)入庫明細一致。

5.2.5

備件庫24小時內(nèi)對入庫單據(jù)進行整理匯總。

引用文件

《物資采購管理規(guī)范》

記錄文件

（無）

文件歷史版次修改記錄

版本號

修改條款及內(nèi)容

修訂時間

擬制人

審批人

A/0

新增

2015-1-20

XXX

XXX

附加說明：本規(guī)范自2015年1月20日發(fā)布實施

擬制部門：XXXX汽車財務(wù)管理部

管理部門：XXXX汽車財務(wù)管理部