第一篇：秘書(shū)學(xué)術(shù)論文：試論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度

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隨著企業(yè)改革的不斷深化．檔案界一直在探討現(xiàn)代企業(yè)擋案工作的管理模式。筆者認(rèn)為．建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度應(yīng)是合理的選擇。所謂現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制

度實(shí)際上是一種多元、高效、靈活的擋案管理方式．是企業(yè)檔案工作為適應(yīng)企業(yè)制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形，但通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討和實(shí)踐已初見(jiàn)端倪。本文試就其產(chǎn)生背景、基本特征與機(jī)制構(gòu)筑談?wù)剛€(gè)人的認(rèn)識(shí)

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出，應(yīng)該說(shuō)是有深刻的時(shí)代背景的．首先它是企業(yè)制度變革的產(chǎn)物。我國(guó)自1993年黨的十四屆三中全會(huì)提出建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)

濟(jì)體制以來(lái)，國(guó)有企業(yè)改制進(jìn)入了改革的快車道，建立產(chǎn)權(quán)明晰、責(zé)任明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)的現(xiàn)代公司制成為企業(yè)改革的主旋律。與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比現(xiàn)代企業(yè)具有明顯的時(shí)代特征：(1)變黨委領(lǐng)導(dǎo)下的廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)制為建立有規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)、科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)體制和組織制度；(2)一改國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下的局面。投資主體多元化、企業(yè)資產(chǎn)脫權(quán)化使企業(yè)出現(xiàn)了多種所有制并存的格局；(3)檔案所有權(quán)的變化．企業(yè)所有權(quán)的多元化導(dǎo)致了檔案所有權(quán)的多元化；(4)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)的多樣化．從規(guī)模形態(tài)上看是少盤骨干性大型企業(yè)集團(tuán)與大量中小型民營(yíng)企業(yè)并存，為適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要出現(xiàn)了一批以產(chǎn)權(quán)為紐帶、以母公司為主體、以獲取利潤(rùn)和提高市場(chǎng)占有率為目標(biāo)的跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨所有制的大型企業(yè)集團(tuán)．同時(shí)亦出現(xiàn)了數(shù)量上占優(yōu)勢(shì)的民營(yíng)企業(yè)；從技術(shù)形態(tài)上看企業(yè)工業(yè)化管理與信息化管理并存，在信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略的指導(dǎo)下．已有不少企業(yè)從工業(yè)化管理進(jìn)入信息化、知識(shí)化管理階段?？傊?。企業(yè)在日益面向市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的驅(qū)動(dòng)下，與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比在所有制、規(guī)模、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)與形態(tài)上都發(fā)生了深刻的變革．傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的需要。其次是企業(yè)為維護(hù)自身利益需要的產(chǎn)物。我國(guó)自1959年正式建立企業(yè)擋案工作以來(lái)，在企業(yè)幾經(jīng)改革中企業(yè)檔案工作雖曾屢受沖擊．但企業(yè)檔案工作始終是與企業(yè)相伴而行的，企業(yè)檔案工作始終存在的事實(shí)說(shuō)明企業(yè)需要檔案工作。歷史上的企業(yè)改革尤其是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊。我們不應(yīng)該僅視為一種沖擊．而應(yīng)視為完善企業(yè)檔案工作的機(jī)遇，無(wú)數(shù)企業(yè)的檔案工作在當(dāng)

前企業(yè)改革中得到發(fā)展與強(qiáng)化的現(xiàn)實(shí)也說(shuō)明了這一點(diǎn)。事實(shí)上在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)面臨的形勢(shì)更為復(fù)雜．它不僅需要企業(yè)檔案工作為維護(hù)企業(yè)日常管理與生產(chǎn)活動(dòng)提供服務(wù)．而且需要企業(yè)檔案工作在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)糾紛中為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益服務(wù)．在企業(yè)管理中為企業(yè)文化建設(shè)提供服務(wù)。因此．現(xiàn)代企業(yè)制度的建立并不排斥檔案工作，它對(duì)企業(yè)擋案工作的沖擊實(shí)際上是對(duì)傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)檔案管理模式的揚(yáng)棄，為維護(hù)自身利益的需要．要求在企業(yè)檔案管理制度、管理方式、管理手段與運(yùn)行機(jī)制上做相應(yīng)的變革．即要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本特征

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度作為一種管理制度．屬制度的范疇．具有制度的共性。為體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價(jià)值觀．規(guī)范企業(yè)檔案管理和維護(hù)企業(yè)利益．我們認(rèn)為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度不是一種固定的管理模式．而是一種檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種企業(yè)檔案管理制度。

檔案權(quán)屬明確是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的首要特征。在企業(yè)改制前，國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下，其形成的檔案理所當(dāng)然的是國(guó)有檔案，并由國(guó)家對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一管理。隨著企業(yè)投資主體多元化和民營(yíng)企業(yè)的涌現(xiàn)出各種檔案管理制度時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。如前所述，由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)在確定檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。企業(yè)自律也是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的一個(gè)特征。企業(yè)對(duì)檔案

管理自律含自主、自理之意，在國(guó)家有關(guān)檔案工作法律的框架內(nèi)，企業(yè)有權(quán)自主決定檔案的管理形式與管理對(duì)象，企業(yè)的建檔工作應(yīng)屬企業(yè)行為。企業(yè)自律原則突出了企業(yè)在建檔工作中的主體地位，其理論基礎(chǔ)是企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)。在管理方式上不能像國(guó)有企業(yè)那樣一定要按設(shè)定的統(tǒng)一管理模式管理企業(yè)

檔案．可以自己建檔集中管理或?qū)Σ糠謾n案集中管理．也可以委托文件中心或檔案中介機(jī)構(gòu)代管、代理。我們相信．只要企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在．一定能自己管理好檔案。企業(yè)有能力搞好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理．還沒(méi)能力管理好檔案嗎?

由上述可知．現(xiàn)代企業(yè)管理制度包含有檔案管理制度，但又不等同于具體的檔案管理制度．它既是一種管理理念，又是一種管理體系．其實(shí)質(zhì)是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的構(gòu)筑

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的過(guò)程．它不僅與現(xiàn)代企業(yè)有一個(gè)磨合期，而且還會(huì)隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)已有十年的歷史，從檔案工作的正反經(jīng)驗(yàn)看．在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中應(yīng)著重注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

(一)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度要以史為鑒。

現(xiàn)代企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)雖然有著本質(zhì)的區(qū)別，但現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度卻有一定的共性．尤其是在具體檔案管理制度上。檔案權(quán)屬的不同與企業(yè)建檔自律原則會(huì)在一定程度上影響到企業(yè)檔案管理制度，但鑒于兩類型企業(yè)都具有生產(chǎn)與管理的職能。在制定現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度時(shí)不需要白手起家。傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作史上的不少理論與實(shí)踐均值得借鑒，例如檔案集中統(tǒng)一管理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案保管與整理理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務(wù)于傳統(tǒng)企業(yè)，也可以服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)。以集中統(tǒng)一管理理論為例，對(duì)檔案是否要實(shí)行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)所有制形式?jīng)]有必然的聯(lián)系。集中統(tǒng)一管理應(yīng)是檔案工作一般規(guī)律的要求．不同的只是集中統(tǒng)一管理的范圍、內(nèi)容的差別?，F(xiàn)代企業(yè)可以對(duì)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，也可以按衙對(duì)部分檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。例如有的民營(yíng)企業(yè)只對(duì)下屬企業(yè)有關(guān)資質(zhì)認(rèn)證、資產(chǎn)、會(huì)計(jì)等檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理．而其它檔案則由各企業(yè)自行管理。這種情況不僅適用于部分民營(yíng)企業(yè)。對(duì)大型企業(yè)集團(tuán)尤具有普遍指導(dǎo)意義，大型企業(yè)集團(tuán)下屬單位多且分散，集團(tuán)公司對(duì)整個(gè)集團(tuán)公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理既無(wú)可能又無(wú)必要。再以科技文件工作“三納入”為例．在借鑒這一理論時(shí)既可以按傳統(tǒng)的“三納入“做法對(duì)科技文件實(shí)施管理，也可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際納入企業(yè)資產(chǎn)管理、納入企業(yè)信息化進(jìn)程、納入質(zhì)量認(rèn)證管理活動(dòng)。充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度可以大大縮短建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的進(jìn)程．不少民營(yíng)企業(yè)白手起家摸索建檔的教訓(xùn)及國(guó)有股份公司檔案管理順利過(guò)渡的經(jīng)驗(yàn)都證明了這一點(diǎn)。

(二)檔案行政管理部門要加強(qiáng)引導(dǎo)。

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下．檔案行政管理部門與專業(yè)主管部門對(duì)企業(yè)檔案工作具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，多以管理者的形象出現(xiàn)在企業(yè)面前。在建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中，一方面是專業(yè)主管機(jī)關(guān)職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，有的撤消．有的由行政管理轉(zhuǎn)為經(jīng)營(yíng)性管理．大部分企業(yè)成了無(wú)主管企業(yè)，與之同時(shí)檔案行政管理部門的職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變。要由偏重微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀調(diào)控；另一方面是隨著企業(yè)改制出現(xiàn)了多元化所有制的局面，由此決定在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門與企業(yè)的關(guān)系。檔案行政管理部門應(yīng)采取分類指導(dǎo)的方針，例如對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理實(shí)行監(jiān)督、檢查為主。對(duì)民營(yíng)企業(yè)實(shí)行服務(wù)、指導(dǎo)為主。以民營(yíng)企業(yè)檔案工作為例。一個(gè)普遍的規(guī)律是民營(yíng)企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期無(wú)暇顧及檔案工作，但發(fā)展到一定階段時(shí)便會(huì)自發(fā)要求建檔。用上海一位民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話說(shuō)：“沒(méi)有檔案我怎么證明我們是依法經(jīng)營(yíng)的．當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)我拿什么打官司?”但由于信息不靈、檔案人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差等原因，他們的自發(fā)建檔工作往往要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的摸索。例如上海某民

營(yíng)企業(yè)在實(shí)踐中總結(jié)出了需要?dú)w檔的12類文件，但在長(zhǎng)達(dá)5年的時(shí)間里卻一直沒(méi)有形成書(shū)面的歸檔制度．這些文件歸檔范圍僅停留在分管領(lǐng)導(dǎo)的腦海里或口頭表達(dá)上，事實(shí)上他們所摸索的內(nèi)容在有關(guān)檔案工作文件中早已有之。由此說(shuō)明檔案行政管理部門在推進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中完全可以有所作為．通過(guò)提供法規(guī)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、信息服務(wù)、中介服務(wù)等加快現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立。企業(yè)自律是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的重要內(nèi)容，但企業(yè)自律不排斥檔案行政管理部門的引導(dǎo)與服務(wù)．檔案行政管理部門有責(zé)任讓企業(yè)了解檔案工作自律的要求、內(nèi)容．自律不是放任自流，但遺憾的是目前不少檔案行政管理部門在觀念上對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案工作還沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛。

(三)重在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運(yùn)行機(jī)制。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行。關(guān)鍵在于建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。所謂運(yùn)行機(jī)制可以理解為在一定社會(huì)條件下企業(yè)檔案工作內(nèi)外各要素之間相互作用、自我調(diào)節(jié)和控制的功能和過(guò)程。這種機(jī)制涉及的范圍較廣，例如企業(yè)制度、與周邊機(jī)構(gòu)關(guān)系、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、利益結(jié)構(gòu)等。但歸納起來(lái)主要是動(dòng)力機(jī)制和約束機(jī)制。

動(dòng)力機(jī)制是推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行的基礎(chǔ)和動(dòng)力，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動(dòng)力機(jī)制，究其原因并非企業(yè)檔案人員工作不努力．關(guān)鍵是企業(yè)自身缺乏活力。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，由于缺少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)．企業(yè)產(chǎn)品多年不創(chuàng)新、設(shè)備改造缺乏資金、生產(chǎn)技術(shù)陳舊，在低水平發(fā)展中對(duì)檔案很少有回溯性利用，體現(xiàn)不出檔案應(yīng)有的價(jià)值，檔案工作當(dāng)然也就缺乏動(dòng)力。在企業(yè)檔案工作現(xiàn)實(shí)中我們可以發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)事實(shí)，越是產(chǎn)品單

一、技術(shù)創(chuàng)新不足、缺乏活力的企業(yè)，越顯不出企業(yè)檔案工作的地位與作用。企業(yè)檔案工作的歷史告訴我們，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)工作的一部分．企業(yè)檔案人員的主觀能動(dòng)性對(duì)推動(dòng)企業(yè)檔案的運(yùn)行固然重要。但推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的動(dòng)力機(jī)制主要源于企業(yè)自身的動(dòng)力機(jī)制。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的外部動(dòng)力主要是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)需求，企業(yè)為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地必然要不斷進(jìn)行創(chuàng)新：推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力是企業(yè)制度建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和創(chuàng)新能力．因此．為構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)使企業(yè)檔案工作緊貼企業(yè)的需求．對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求．對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求，變企業(yè)的動(dòng)力為企業(yè)檔案工作的動(dòng)力，在主動(dòng)參與信息服務(wù)上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的動(dòng)力機(jī)制，對(duì)檔案部門應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)權(quán)利機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制、職績(jī)考核機(jī)制等也是十分必要的。

在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制中，還應(yīng)有必要的約束機(jī)制，用以保證檔案工作的健康發(fā)展。約束機(jī)制的建立可以從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等著手。首先是制度約束．現(xiàn)代企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)督促檔案部門建立一套規(guī)范化檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度規(guī)范檔案管理工作，尤其是對(duì)外向型與信息化程度較高的企業(yè)，檔案的規(guī)范化管理更顯重要。其次是成本核算機(jī)制與檔案質(zhì)量控制機(jī)制。它們雖各有其內(nèi)涵，但其共性是通過(guò)控制檔案的質(zhì)量來(lái)約束企業(yè)檔案工作。企業(yè)的目標(biāo)是獲取利潤(rùn)，引入成本核算機(jī)制意在控制檔案機(jī)構(gòu)與人員規(guī)模，改變單純按檔案數(shù)量定人員編制的做法。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的內(nèi)容過(guò)于陳舊，數(shù)量過(guò)大，價(jià)值不大的檔案保存過(guò)長(zhǎng)，這種狀況應(yīng)當(dāng)加以改變。實(shí)際上目前在現(xiàn)代企業(yè)已自覺(jué)或不自覺(jué)引入成本控制機(jī)制，其表現(xiàn)一是專職檔案人員大大減少，多為兼職檔案人員；二是減少了用于保管檔案的空間。如果我們站在傳統(tǒng)檔案工作角度看．這無(wú)疑是對(duì)檔案工作的削弱，但如果換一個(gè)思路來(lái)看問(wèn)題卻具有一定的合理性。作為企業(yè)來(lái)講，它不可能過(guò)多過(guò)久地保存無(wú)利用價(jià)值的檔案，國(guó)外企業(yè)檔案工作情況也可以驗(yàn)證這一點(diǎn)。例如據(jù)有關(guān)資料介紹．美國(guó)企業(yè)檔案館保存檔案占文件總盤的比例．沒(méi)有超過(guò)6％的，強(qiáng)調(diào)檔案用于“維護(hù)企業(yè)的歷史。保護(hù)企業(yè)的產(chǎn)品商標(biāo)權(quán)、產(chǎn)權(quán)不受侵害，維護(hù)企業(yè)產(chǎn)品的信譽(yù)”。一般而言，檔案是一種歷史記錄，企業(yè)需要檔案記錄與保存歷史，但企業(yè)的歷史與文化不僅存在于檔案中。更多地是體現(xiàn)在企業(yè)的傳統(tǒng)與觀念中，這已

為無(wú)數(shù)民辦企業(yè)、外資企業(yè)、國(guó)有改制企業(yè)成功的歷史所證明。對(duì)企業(yè)認(rèn)為無(wú)實(shí)用價(jià)值的檔案，或由檔案館挑選有社會(huì)意義的檔案繼續(xù)保存，或銷毀。通過(guò)建立成本與質(zhì)量控制機(jī)制使企業(yè)檔案工作達(dá)到高效、簡(jiǎn)潔的要求。

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)的有機(jī)結(jié)合．是按現(xiàn)代企業(yè)制度需要建立的檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種檔案管理方式，是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

第二篇：對(duì)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的探討

對(duì)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的探討

當(dāng)前，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮沖擊著社會(huì)的每一個(gè)層面，企業(yè)的檔案工作也面臨著一場(chǎng)挑戰(zhàn)。面對(duì)挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作應(yīng)如何加快步伐，改革究竟如何入手；檔案工作新的管理模式包括哪些內(nèi)容；什么是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度；市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)檔案館（室）藏體系怎樣布局才有利于檔案作用的發(fā)揮？下面就上述問(wèn)題試談我的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的必要性

轉(zhuǎn)換國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制、建立現(xiàn)代企業(yè)制度是企業(yè)為適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制需要而采取的重大舉措。建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項(xiàng)配套措施，是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必然階段。因?yàn)槠髽I(yè)制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是雙方需求和互相補(bǔ)充的。

（一）企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新

在企業(yè)改革過(guò)程中，無(wú)論是轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)機(jī)制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度，檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作、清產(chǎn)核資，進(jìn)入市場(chǎng)成為具有獨(dú)立法人權(quán)力競(jìng)爭(zhēng)者提供重要的信息和依據(jù)。企業(yè)的發(fā)展壯大，也始終離不開(kāi)檔案的信息作用，檔案貫穿于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)之中?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立，使企業(yè)作為獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)者走入市場(chǎng)，企業(yè)實(shí)行自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧也需要檔案在企業(yè)開(kāi)展市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等方面發(fā)揮作用。應(yīng)該說(shuō)：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，使檔案工作有了更加廣闊的用武之地，檔案在一定程度上為企業(yè)的發(fā)展起著保駕護(hù)航的作用。

（二）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，也對(duì)檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造了機(jī)遇

經(jīng)濟(jì)體制的改革，使我國(guó)從傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)過(guò)渡到有計(jì)劃的商品經(jīng)濟(jì)，繼而進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。由于企業(yè)是市場(chǎng)的主體，企業(yè)改革是經(jīng)濟(jì)體制改革的中心環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制是企業(yè)改革的重點(diǎn)，這便預(yù)示著企業(yè)檔案工作在管理體制和工作機(jī)制等方面也必將進(jìn)行一場(chǎng)深刻的變革。

（三）現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對(duì)檔案工作也提出了新的要求

如果企業(yè)檔案工作還停留在目前管理狀態(tài)，將很難有大的發(fā)展。因此，作為企業(yè)科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。改革對(duì)企業(yè)檔案工作發(fā)展起到了推動(dòng)和促進(jìn)作用，作為企業(yè)檔案工作者，應(yīng)該以積極的態(tài)度和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待這場(chǎng)變革，要抓住這個(gè)機(jī)遇，深化改革，盡早建立和完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)新飛躍。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的特征

何為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，目前還沒(méi)有明確的表述，這里試對(duì)其基本特征做些描述。

黨的十四屆三中全會(huì)通過(guò)的《關(guān)于建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制若干問(wèn)題的決定》指出：現(xiàn)代企業(yè)制度是“建立適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求，產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)制度”?，F(xiàn)代企業(yè)制度是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，是我國(guó)國(guó)有企業(yè)改革的方向，它標(biāo)志著國(guó)有企業(yè)擺脫傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的束縛，真正成為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展的獨(dú)立經(jīng)營(yíng)實(shí)體。它以完善的法人制度為基礎(chǔ)，以有限責(zé)任為特征，以公司形態(tài)為代表，其實(shí)質(zhì)就是確立企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)。

據(jù)此，在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過(guò)程中，企業(yè)的檔案工作表現(xiàn)出以下基本特征：

（一）經(jīng)營(yíng)機(jī)制的轉(zhuǎn)變，將企業(yè)推向市場(chǎng)

為了增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門都要高速運(yùn)轉(zhuǎn)，要求檔案以情報(bào)、信息的形態(tài)出現(xiàn)，比較強(qiáng)的表現(xiàn)在為企業(yè)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)服務(wù)等方面。檔案利用的周期普遍縮短，發(fā)生作用的機(jī)遇有很大提高，利用方式要求簡(jiǎn)便，快速靈活。

（二）企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍的拓寬，使得多種經(jīng)濟(jì)成份并存

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，也使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中不斷采用新的管理模式和方法，新的檔案成份便與之俱生，檔案的歸檔范圍發(fā)生很大變化，需要檔案人員廣泛收集，科學(xué)管理，有效地提供利用。

（三）統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)保管是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的根本原則

企業(yè)的商品經(jīng)濟(jì)屬性和獨(dú)立的法人地位確定后，企業(yè)便擁有包括國(guó)家在內(nèi)的出資者投資形成的全部法人財(cái)產(chǎn)權(quán)，檔案作為企業(yè)自身生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，從內(nèi)容上看，是企業(yè)各種實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)晶，是企業(yè)產(chǎn)品更新?lián)Q代，擴(kuò)大再生產(chǎn)，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制不可缺少的信息財(cái)富。從載體和檔案本身形成過(guò)程看，也包含著企業(yè)人、財(cái)、物的投入，是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，應(yīng)該交給企業(yè)自身加以科學(xué)管理和使用，以確保檔案信息資源的保值和增值。檔案層層上交，便造成重復(fù)保管，既浪費(fèi)人、財(cái)、物，也難以取得相應(yīng)的利用效果。把檔案交給企業(yè)自身管理，企業(yè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)保管，最有利于檔案內(nèi)在價(jià)值的充分發(fā)揮。

順便說(shuō)一點(diǎn)，企業(yè)成為法人后，便具有獨(dú)立的管理決策和約束權(quán)力，這對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，既能起到促進(jìn)作用，也容易出現(xiàn)各自為政的局面，一些不合理、不科學(xué)、不規(guī)范的管理方式容易產(chǎn)生并發(fā)生作用。因此，分級(jí)保管必須有統(tǒng)一指導(dǎo)做保證。企業(yè)根據(jù)檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范做統(tǒng)一規(guī)定，以保證各保管機(jī)構(gòu)科學(xué)合理地管理好本企業(yè)檔案。同時(shí)，統(tǒng)一指導(dǎo)也應(yīng)根據(jù)保管機(jī)構(gòu)實(shí)際情況做具體分析，如對(duì)檔案的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分等受企業(yè)自身運(yùn)作影響而變化較大的問(wèn)題，不能統(tǒng)的太死，應(yīng)留有適應(yīng)變化的余地。統(tǒng)一指導(dǎo)的目的在于通過(guò)宏觀調(diào)控，使保管機(jī)構(gòu)的檔案工作健康發(fā)展。分級(jí)保管的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

（四）現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實(shí)行對(duì)內(nèi)以價(jià)值計(jì)算服務(wù)水平，對(duì)外走經(jīng)營(yíng)之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過(guò)渡

企業(yè)檔案化服務(wù)機(jī)制包括五個(gè)方面的內(nèi)容。第一，是指對(duì)檔案載體成本和其它檔案消耗用品成本的回收。第二，是指檔案內(nèi)容信息價(jià)值的有償服務(wù)。第三，是指企業(yè)通過(guò)檔案在革新挖潛、技術(shù)改造、增儲(chǔ)上產(chǎn)等方面取得經(jīng)濟(jì)效益后，檔案部門按比例分成。第四，是指檔案編研成果開(kāi)發(fā)利用的定向服務(wù)。第五，是指檔案以商品形式出售或轉(zhuǎn)讓。

（五）現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨(dú)立地?fù)碛泻托惺贡O(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，檔案資料信息的屬性和流向趨于復(fù)雜，檔案的收集保管與利用的矛盾也日益突出。特別是在目前建立現(xiàn)代企業(yè)制度的初期，一些單位把檔案工作的位置沒(méi)有擺正，許多大中型企業(yè)尚未擺脫人員臃腫、資金短缺、效益低下、市場(chǎng)前景不樂(lè)觀的困擾，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不是顧不上，就是不重視。從近幾年來(lái)看，通過(guò)《檔案法》的貫徹實(shí)施，企業(yè)雖然賦予檔案部門一定的權(quán)利，但力度不大，有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)的情況經(jīng)常發(fā)生，檔案部門行使監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)限仍顯十分不足。特別在人、財(cái)、物的管理上更是力不從心、寸步難行，完全依賴于企業(yè)其他職能管理部門，檔案部門是“丫環(huán)拿鑰匙，當(dāng)家做不了主”。因此，除了要增強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)以外，更重要的是要賦予檔案部門獨(dú)立的職能，從根本上扭轉(zhuǎn)檔案部門被動(dòng)依賴的局面，保證檔案工作穩(wěn)定健康的發(fā)展。

綜上所述，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，是企業(yè)成為自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的具有法人權(quán)力的經(jīng)營(yíng)實(shí)體。因此，與之相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本特征便可以表述為：統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)管理、職能獨(dú)立、講求效益。

三、如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容之一，因此，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，應(yīng)遵循企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以經(jīng)濟(jì)效益為中心的原則，把企業(yè)自主經(jīng)營(yíng)、自我約束機(jī)制同企業(yè)檔案統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)管理結(jié)合起來(lái)，既做到檔案信息資源的合理布局，又實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。把企業(yè)自負(fù)盈虧、自我發(fā)展機(jī)制同檔案有償服務(wù)機(jī)制結(jié)合起來(lái)，使檔案即為企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)，做到檔案信息投入資金成本的保值，又為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營(yíng)創(chuàng)收，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的增值。具體來(lái)說(shuō)有以下幾點(diǎn)：

（一）調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，設(shè)立宏觀指導(dǎo)檔案工作的職能管理部門，其任務(wù)包括：

1.負(fù)責(zé)貫徹實(shí)施國(guó)家和上級(jí)有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策。

2.制定并完善企業(yè)檔案管理制度和相應(yīng)的制約手段，對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

3.制定本企業(yè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。

4.加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化培訓(xùn)，全方位提高檔案人員素質(zhì)。

5.開(kāi)展檔案科學(xué)研究，積極探索、總結(jié)、交流企業(yè)在加強(qiáng)管理、深化改革、促進(jìn)檔案工作持續(xù)發(fā)展的新思路和新成果。

6.加強(qiáng)檔案宣傳出版工作。

7.加強(qiáng)檔案科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、申報(bào)、評(píng)比、獎(jiǎng)勵(lì)、推廣體系。

（二）調(diào)整檔案館（室）布局結(jié)構(gòu)，實(shí)行分級(jí)保管

檔案的布局結(jié)構(gòu)是關(guān)系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開(kāi)發(fā)利用的重要因素。所以，調(diào)整布局結(jié)構(gòu)事關(guān)重大，“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，是建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的難點(diǎn)，必須解放思想，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，正確理解和分析“集中統(tǒng)一管理全部檔案”的含義，樹(shù)立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的觀念，為檔案能夠充分發(fā)揮作用創(chuàng)造條件。企業(yè)檔案實(shí)行分級(jí)保管的范圍應(yīng)該以獨(dú)立法人實(shí)體單位為界限。

（三）盡快建立和完善新的服務(wù)機(jī)制，使企業(yè)檔案工作向經(jīng)營(yíng)方向發(fā)展

企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，就是制度創(chuàng)新的過(guò)程，企業(yè)檔案管理制度的改革，也是企業(yè)制度創(chuàng)新的內(nèi)容之一，是企業(yè)改革的配套措施。檔案部門建立新的服務(wù)機(jī)制，是適應(yīng)企業(yè)檔案工作作為獨(dú)立經(jīng)營(yíng)實(shí)體走入市場(chǎng)的實(shí)際需要而采取的相應(yīng)步驟。

實(shí)行新的服務(wù)機(jī)制，是企業(yè)員工和檔案人員面臨的一次思想變革，是提高企業(yè)整體檔案意識(shí)的必然過(guò)程。其關(guān)鍵是解決好檔案形成和利用的矛盾。應(yīng)認(rèn)識(shí)到：檔案是形成者在其正常工作期間形成的，對(duì)檔案形成者來(lái)說(shuō)，“檔案形成價(jià)值”已在其工資獎(jiǎng)金中體現(xiàn)出來(lái)，歸檔后代表“檔案形成價(jià)值”的只能是企業(yè)，決不是形成檔案的某個(gè)具體部門或個(gè)人。而利用價(jià)值是再生產(chǎn)過(guò)程產(chǎn)生（下轉(zhuǎn)第28頁(yè)）（上接第22頁(yè)）的，與形成者在經(jīng)濟(jì)上也不再發(fā)生任何關(guān)系。因此，只有企業(yè)才能決定檔案的存毀、出售或轉(zhuǎn)讓。檔案部門實(shí)行新的服務(wù)機(jī)制，就是代表企業(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資產(chǎn)的保值和增值。

企業(yè)檔案工作向經(jīng)營(yíng)發(fā)展，起步階段面臨問(wèn)題也較多。因此必須積極穩(wěn)妥地進(jìn)行，既要轉(zhuǎn)變誰(shuí)形成檔案，誰(shuí)就可以永久無(wú)償占用和利用檔案的觀念，消除對(duì)企業(yè)檔案資源價(jià)值再生認(rèn)識(shí)不清的障礙；又要克服局部利益和企業(yè)整體利益的矛盾障礙，明確檔案是企業(yè)信息產(chǎn)業(yè)的組成部分。同時(shí)還要處理好收集和利用的關(guān)系。事實(shí)證明，傳統(tǒng)的服務(wù)機(jī)制必須改革，而且早改早見(jiàn)效，早改早收益、早發(fā)展。

（四）加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化步伐

目前，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化處于起步階段，硬件設(shè)施基本具備，關(guān)鍵是缺乏適應(yīng)企業(yè)檔案管理的軟件系統(tǒng)。從檔案的發(fā)展角度來(lái)看，一定要注意培養(yǎng)和選用檔案計(jì)算機(jī)管理專門人才，結(jié)合企業(yè)檔案管理和利用的特點(diǎn)，編制開(kāi)發(fā)科學(xué)合理的軟件操作系統(tǒng)，組織全員培訓(xùn)，提高運(yùn)行操作的普及率。企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要全面發(fā)展，還需要在標(biāo)準(zhǔn)化管理、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理等方面做比較大的投入。

（五）其他配套措施

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作，特別是要加快建立和完善推行企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。

2.根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際開(kāi)展，制定完善的歸檔制度，疏通歸檔渠道，豐富館藏內(nèi)容。

3.加強(qiáng)利用信息反饋管理，積極配合企業(yè)建制轉(zhuǎn)軌。目前，企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的三項(xiàng)制度改革，清產(chǎn)核資、債務(wù)清理、社會(huì)統(tǒng)籌保險(xiǎn)等都是企業(yè)改革的具體舉措，要注意把握和積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)檔案工作在企業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的發(fā)展規(guī)律，不斷豐富和完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。

4.培養(yǎng)和選用既懂檔案管理，又具備一定專業(yè)知識(shí)，還能夠掌握計(jì)算機(jī)管理的復(fù)合型人才，為檔案的開(kāi)發(fā)利用和現(xiàn)代化管理提供人員保證。

5.培育和建立檔案信息交流中心，為企業(yè)檔案管理實(shí)行新的服務(wù)機(jī)制，以及實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的保值增值創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

6.培養(yǎng)檔案信息資產(chǎn)價(jià)值評(píng)估人才，建立檔案信息資源定額框架體系，為開(kāi)展服務(wù)工作提供業(yè)務(wù)范圍和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

第三篇：現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育檔案管理制度

1、凡是在遠(yuǎn)程教育工作中形成的各種工作表冊(cè)等資料均在歸檔管理范圍。

2、遠(yuǎn)程教育工作資料應(yīng)按《評(píng)估細(xì)則》中各級(jí)指標(biāo)要求依時(shí)間順序分類歸檔存放。

3、各種表冊(cè)應(yīng)按學(xué)期整理，并按學(xué)期形成遠(yuǎn)程教育工作總結(jié)材料，加裝封皮后歸入檔案盒保管。

4、歸入檔案的遠(yuǎn)程教育工作資料內(nèi)容要求真實(shí)、詳細(xì)，并有相關(guān)人員的簽名和具體時(shí)間。

5、文字檔案在管理中要防潮、防鼠、防蟲(chóng)，音像磁帶、光盤、照片類檔案資料應(yīng)編寫目錄造冊(cè)登記，并注意防磁、防霉變，必要時(shí)要進(jìn)行技術(shù)處理。

6、檔案管理人員(一線教師)在工作中應(yīng)注意遠(yuǎn)程教育工作資料的收集和整理，以保證工作資料的完整。

7、如果管理人員因工作變動(dòng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，遠(yuǎn)程教育資料檔案管理人員應(yīng)將檔案完整移交給接替人員，不得隨意處理。

第四篇：企業(yè)檔案管理制度

辦公用品管理規(guī)定

一、計(jì)劃管理

1、加強(qiáng)辦公用品的計(jì)劃管理。辦公室根據(jù)公司辦公經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃制定統(tǒng)一的辦公用品購(gòu)置計(jì)劃。

2、辦公室每月根據(jù)需要提出購(gòu)置計(jì)劃資金，并報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、如遇特殊情況，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可提出臨時(shí)購(gòu)置計(jì)劃。

二、辦公用品、辦公設(shè)施采購(gòu)管理

1、公司辦文具庫(kù)根據(jù)每月的購(gòu)置計(jì)劃和臨時(shí)購(gòu)置計(jì)劃統(tǒng)一采購(gòu)辦公用品，各部門原則上不得自行采購(gòu)。

2、因特殊情況，各部門需自行采購(gòu)的，要事先提出申請(qǐng)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可。

3、公司安排各有關(guān)部門成立采購(gòu)小組，對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察，對(duì)價(jià)格低、質(zhì)量?jī)?yōu)、信譽(yù)高的商家，進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。

三、發(fā)放使用管理

1、辦公用品的管理和發(fā)放由公司辦文具庫(kù)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

2、辦公用品的購(gòu)置、保管和發(fā)放實(shí)行分開(kāi)管理的原則，分別由專人負(fù)責(zé)。

3、領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)用人要在OA工作流程報(bào)告中，寫明用途、品名、數(shù)量，由部門負(fù)責(zé)人簽字同意，公司辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可領(lǐng)取。領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確．一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。

4、牢固樹(shù)立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。

5、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

6、職工須愛(ài)護(hù)辦公用品，非正常使用損壞、丟失照價(jià)賠償。

四、清庫(kù)、盤存管理

1、庫(kù)存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公用品可適量庫(kù)存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過(guò)量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。

2、批量購(gòu)入的辦公用品應(yīng)即時(shí)入庫(kù)存儲(chǔ)，物品采購(gòu)員和倉(cāng)庫(kù)保管員要搞好驗(yàn)收交接，在《辦公用品入庫(kù)登記本》上如實(shí)填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量，并簽字。每月以報(bào)表形式報(bào)給公司辦領(lǐng)導(dǎo)審閱。

文書(shū)檔案管理辦法 文書(shū)檔案歸檔范圍

1.1公司重要職能活動(dòng)的文件、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料等。

1.2公司重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。

1.3公司工作計(jì)劃和工作總結(jié)。

1.4上級(jí)部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定等。1.5公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

1.6公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。1.7公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。1.9公司的各項(xiàng)規(guī)章、制度，勞動(dòng)、工資、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要會(huì)議、重要職能活動(dòng)、外事活動(dòng)和重大慶?；顒?dòng)的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料。

1.11公司重大工程建設(shè)項(xiàng)目的奠基、落成以及試車、開(kāi)車聲像資料。

1.12公司重大科技發(fā)明、榮獲省部級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)的科研成果，省部?jī)?yōu)產(chǎn)品的證書(shū)、照片、錄像帶等資料。

1.13公司獲省部級(jí)以上先進(jìn)模范人物、勞動(dòng)模范的照片。

1.14受到省市級(jí)以上（含市級(jí)）表彰的各種證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)匾、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等榮譽(yù)性物品。

1.15中央、省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司視察活動(dòng)的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料，以及領(lǐng)導(dǎo)人的題詞、書(shū)畫(huà)等。

1.16公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的文字、剪報(bào)、照片、錄像資料等。文書(shū)檔案收集及歸檔時(shí)間

2.1凡公司黨委總部發(fā)出的公文，一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.2公司重要會(huì)議記錄（如董事會(huì)、黨委會(huì)、經(jīng)理會(huì)、股東會(huì)等），須在會(huì)議結(jié)束三天內(nèi)移交公司辦公室保管。

2.3公司在重要的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等，由審計(jì)法務(wù)部負(fù)責(zé)收集保管。

2.4上級(jí)來(lái)文一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.5公司有關(guān)部門獨(dú)立成文的文件材料，由主辦部門收集管理。

2.6以上文書(shū)檔案，當(dāng)年由收集管理部門妥善保存，分類立卷,并于次年二季度之前移交綜合檔案科歸檔，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

2.7公司及有關(guān)部門獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等實(shí)物和聲像檔案，應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交公司辦公室，由秘書(shū)科組織登記、拍照、年底前移交綜合檔案科存檔。3 歸檔要求

3.1歸檔文件材料要及時(shí)、齊全、完整，如不按時(shí)歸檔，出現(xiàn)問(wèn)題將追究個(gè)人責(zé)任。

3.2各部門移交文件材料要填寫移交登記，交接材料時(shí)雙方根據(jù)移交手冊(cè)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

3.3歸檔的聲像和實(shí)物資料，必須是原版、原件，圖像清晰，聲音清楚。4 保管和利用

4.1檔案人員對(duì)檔案材料按有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行科學(xué)分類，合理組卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好檔案的安全保護(hù)工作，做好防火、防塵、防高溫和庫(kù)房濕度的調(diào)節(jié)工作。

4.3嚴(yán)格借閱制度。借閱者先填寫借閱單，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可借閱。董事會(huì)、黨委會(huì)、股東會(huì)等重要會(huì)議記錄原件和紀(jì)要件，經(jīng)審批同意后，方可查閱，不得外借。聲像和實(shí)物檔案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率較高的文書(shū)檔案可將復(fù)制外借。復(fù)制資料由綜合檔案科負(fù)責(zé)辦理。4.5對(duì)保管期限到期的文書(shū)檔案，由綜合檔案科提出初步處理意見(jiàn)，經(jīng)鑒定小組審定，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。

會(huì)計(jì)檔案管理辦法 管理目的

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反應(yīng)本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。堅(jiān)持集中統(tǒng)一保管，有利于維護(hù)和保證檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

公司辦綜合檔案科負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理。2 歸檔范圍

2.1 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

2.2 會(huì)計(jì)賬薄類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。

2.3 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，工程決算審計(jì)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。2.4 企業(yè)職工工資表、獎(jiǎng)金表、獨(dú)生子女保健表。

2.5 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。3 歸檔要求

3.1 公司各財(cái)務(wù)部門當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊(cè)，由各財(cái)務(wù)部門暫保管一年，期滿之后于第二年初移交到檔案部門統(tǒng)一保管。

3.2 會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，各財(cái)務(wù)部門須填寫會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（一式兩份），交接雙方現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽字（蓋章），各持一份，作為長(zhǎng)期保存依據(jù)。3.3 歸檔的會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表等案卷封面要按規(guī)定內(nèi)容填寫，對(duì)于破碎、缺頁(yè)、裝訂不牢和不合要求的案卷，檔案部門不予接受。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，以分清責(zé)任。

3.4 公司各財(cái)務(wù)部門采用電算化進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)檔案、重大項(xiàng)目工程預(yù)決算檔案、基建會(huì)計(jì)檔案，待項(xiàng)目工程完工審計(jì)后連同紙質(zhì)檔案和二套電子檔案一同移交檔案部門存檔。同時(shí)上報(bào)省、市檔案局備案。

3.5 公司其他部門形成的會(huì)計(jì)檔案，按歸檔要求，由本單位自行保管。4 立卷及保管

4.1 檔案部門要建立健全各類基礎(chǔ)臺(tái)帳及各項(xiàng)規(guī)章制度，保證檔案妥善保管，有序存放、方便查找、嚴(yán)防毀損。

4.2 會(huì)計(jì)檔案接受后要及時(shí)整理、立卷、登記、造冊(cè)、著錄、裝盒入柜，按所屬類別分類存放、順序排列、依次上架，編制案卷目錄（立卷人、移交人簽字），建立系統(tǒng)完整的檢索工具，以便查找和利用。

4.3 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限按國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，分為永久和長(zhǎng)期兩種。其中職工工資表、財(cái)務(wù)報(bào)表為永久；憑證為15年，帳簿為25年；獎(jiǎng)金表為20年；銀行對(duì)賬單為5年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)為15年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保存。

4.4 執(zhí)行庫(kù)房管理“八防”制度，做好防磁、防有害氣體等設(shè)備保護(hù)設(shè)施，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)資料做好更新備份，保證庫(kù)房清潔衛(wèi)生，溫、濕度適宜。庫(kù)房重地?zé)o關(guān)人員不得隨意出入，避免散失和泄密。5 查閱和利用

5.1 本公司保存的財(cái)會(huì)檔案只為公司提供利用，除法律規(guī)定外，一律不予外借。財(cái)務(wù)人員借閱時(shí)，需填寫借閱單，由財(cái)務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理登記手續(xù)。

5.2 公司紀(jì)委、監(jiān)察審計(jì)、保衛(wèi)部門因工作需要，須經(jīng)公司主要分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，登記后方可查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。

5.3 公司外單位查閱檔案時(shí)，需持單位正式介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，財(cái)務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，在指定地點(diǎn)查閱。嚴(yán)禁查閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封及抽換，違者酌情予以處分。6 鑒定與銷毀

6.1 會(huì)計(jì)檔案的保管期限，原則上按國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況以法律為依據(jù)，適當(dāng)延長(zhǎng)部分檔案保管期限。

6.2 保管期滿待銷毀的會(huì)計(jì)檔案，由檔案科會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見(jiàn)，檔案科編制銷毀清冊(cè)，財(cái)務(wù)部鑒定審核，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理層批后，進(jìn)行銷毀。6.3 鑒定銷毀時(shí)，對(duì)保管期滿但尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)、有重要價(jià)值的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，重新保管直至事項(xiàng)完結(jié)鑒定確無(wú)保管價(jià)值時(shí)再銷毀。

6.4 銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案、財(cái)務(wù)、監(jiān)察審計(jì)部等部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案之前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

科技檔案管理辦法 科技檔案歸檔

各單位應(yīng)當(dāng)把技術(shù)文件材料的形成積累和歸檔，納入到技術(shù)工作程序和工作計(jì)劃之內(nèi)，列入技術(shù)工作人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任追究制中加以考核。1.1 各單位必須將在生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)創(chuàng)新、引進(jìn)和交流以及形成的（含外單位提供給本公司的）具有保存價(jià)值的技術(shù)文件材料加以系統(tǒng)地整理，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒），并按套歸檔。

1.2 凡需歸檔的技術(shù)文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔，歸檔必須做到線條清楚，字跡清晰、紙質(zhì)優(yōu)良。其分類方法，要符合本單位生產(chǎn)和工作性質(zhì)，以便保管和利用。1.3 基本建設(shè)施工階段所形成的技術(shù)文件材料，待工程竣工驗(yàn)收時(shí)，由工程管理部門負(fù)責(zé)整理歸檔。

1.4 凡我公司一切新建、改建、擴(kuò)建、維修工程必須將竣工后的有關(guān)設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、勘測(cè)原始材料以及決算、竣工圖，工程驗(yàn)收文件等，按歸檔要求，由工程管理部門或承建單位系統(tǒng)整理歸檔。

1.5 凡我公司一切新建、擴(kuò)建、改建的工程都應(yīng)繪制竣工圖歸檔。

1.6 改建工程必須對(duì)原工程檔案進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充或修改，以保證檔案與現(xiàn)狀相符。

1.7 歸檔的技術(shù)文件材料和竣工圖，一律歸檔兩份，另底圖一份，施工圖一份。1.8 在生產(chǎn)、基建、設(shè)備制造和維修工程中形成的技術(shù)文件材料，按歸檔要求，系統(tǒng)完整及時(shí)整理好歸檔。1.9 由外單位協(xié)助工程形成的一切技術(shù)文件材料，竣工后由我公司主管部門按歸檔要求歸檔。

1.10 各單位對(duì)新建、改建、擴(kuò)建的項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，要有技術(shù)檔案人員參加。對(duì)應(yīng)歸檔的科技文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)沒(méi)有完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科技文件材料的項(xiàng)目，不算完成項(xiàng)目。

1.11 技術(shù)檔案人員參加設(shè)備開(kāi)箱，即時(shí)將科技文件登記，做到先歸檔后借閱。1.12 本公司各單位外出開(kāi)會(huì)、參觀學(xué)習(xí)收集的圖紙和技術(shù)資料，都要交綜合檔案科歸檔。工作需要時(shí)辦理借閱手續(xù)。對(duì)付款購(gòu)進(jìn)的圖紙和資料經(jīng)綜合檔案科驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)部方能報(bào)銷。

2、科技檔案管理

2.1 接收科技檔案后，應(yīng)及時(shí)做好歸檔后的整理工作。按其形成或規(guī)律構(gòu)成有機(jī)整體，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）然后按分類方法進(jìn)行編號(hào)登記保管。2.2 科技檔案的分類保管，必須按密級(jí)，保管期限和銷毀原則：

2.2.1 檔案和資料分開(kāi)，文字的科技檔案與底圖分開(kāi)，底圖與藍(lán)圖分開(kāi)，分開(kāi)應(yīng)保持科技檔案間的有機(jī)聯(lián)系。

2.2.2 科技檔案的保密等級(jí)共分：絕密、機(jī)密、秘密三種，其劃分原則上按上級(jí)規(guī)定與指示辦理。

2.2.3 科技檔案保管期限的原則分：永久、長(zhǎng)期、短期三種。

2.3 綜合檔案科是我公司要害部門，檔案庫(kù)房必須保證絕對(duì)安全完整。2.3.1 庫(kù)房不經(jīng)同意不準(zhǔn)入內(nèi)，嚴(yán)禁吸煙，要有防火器材設(shè)備，做好防潮、防火、防盜、防霉、防蟲(chóng)等“八防”工作。

2.3.2 科技檔案保管，每年要定期檢查一次，檢查情況要向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，如發(fā)生意外要及時(shí)報(bào)告，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)提出復(fù)制意見(jiàn)。

2.4 各單位所需的國(guó)內(nèi)外技術(shù)資料和圖紙，由綜合檔案科統(tǒng)一訂購(gòu)，外索技術(shù)資料需事先向綜合檔案科申請(qǐng)取得同意，由綜合檔案科辦理付款手續(xù)后集中保管，否則，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。

2.5 凡備品備件月作業(yè)計(jì)劃加工圖紙、各單位大中修計(jì)劃的加工件所需圖紙，由公司生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一歸口填寫曬印申請(qǐng)單報(bào)送檔案科。

2.6 外單位需復(fù)制用我公司技術(shù)檔案或圖紙，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，到綜合檔案科辦理手續(xù)，方可復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制我公司技術(shù)檔案、文件材料等，違者追究責(zé)任。3 科技檔案借閱

3.1 凡是本公司員工因工作需要，一律憑工作證辦理借閱手續(xù)，嚴(yán)禁代借和轉(zhuǎn)借。3.2 全公司總平面圖、上下水道、供電及“絕密”技術(shù)資料，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可借閱。“絕密”資料不得帶離檔案科，如因工作需要必須帶出者，需由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)。

3.3 借閱者對(duì)借出的檔案資料（圖紙、技術(shù)資料）要妥善保管。不準(zhǔn)拆卷、涂改、打標(biāo)記、損壞和丟失，要保證案卷完整，違者追究責(zé)任。

3.4 設(shè)備原圖不得作為借閱使用，更不準(zhǔn)拿到現(xiàn)場(chǎng)使用，如確系生產(chǎn)需要，須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)和檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.5 借閱者對(duì)借閱的檔案資料必須當(dāng)面點(diǎn)清，歸還時(shí)按順序排好，案卷檢查無(wú)誤后，當(dāng)面辦理注銷手續(xù)。丟失者除賠償經(jīng)濟(jì)損失外，還須追究責(zé)任。

3.6 借閱者未經(jīng)檔案員允許，不得自拿、自取、自放，嚴(yán)禁擅自入內(nèi)，對(duì)不聽(tīng)勸阻者，檔案員有權(quán)停止借閱。

3.7 借閱時(shí)間不得超過(guò)15天，特殊情況者需經(jīng)批準(zhǔn)，最長(zhǎng)時(shí)間不能超過(guò)一個(gè)月。不能按期歸還者，可續(xù)辦借閱手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

3.8 各單位和個(gè)人不經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案科批準(zhǔn)，嚴(yán)禁將我公司一切技術(shù)資料、圖紙（含復(fù)制品）向外泄露，違者批評(píng)，嚴(yán)重者給予處分。

3.9 調(diào)離、退休人員，需持人事部門調(diào)令到綜合檔案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可辦理離廠手續(xù)。

3.10 外單位來(lái)公司參觀學(xué)習(xí)、考察等人員，按專業(yè)對(duì)口接待，并只做一般性介紹，如欲深入交流時(shí)，需請(qǐng)示分管該專業(yè)的公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)同意。4 科技檔案修改

4.1各單位不得自行修改科技檔案、圖紙和技術(shù)文件，修改、作廢一律填寫申請(qǐng)單。必須修改時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由專職技術(shù)人員修改，并同時(shí)修改藍(lán)圖、底圖和技術(shù)文件材料。

4.2 在實(shí)施重大合理化建議，技術(shù)改造中須修改圖紙時(shí)，由原設(shè)計(jì)技術(shù)人員負(fù)責(zé)修改。4.3 凡是新設(shè)計(jì)施工項(xiàng)目，應(yīng)由施工單位提供施工過(guò)程中的依據(jù)，由設(shè)計(jì)者完成竣工圖。

4.4 凡屬設(shè)備檔案圖紙的修改，均由生產(chǎn)技術(shù)部（分管工程技術(shù)人員）辦理，其它單位不得自行修改。

4.5 凡備品備件，設(shè)備訂貨圖紙，由生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一修改后，方能生效。4.6 凡工藝流程變動(dòng)修改，由車間技術(shù)人員提出，由生產(chǎn)技術(shù)部工藝組修改，其它單位不得自行修改。

4.7 底圖修改較大時(shí)，應(yīng)將原圖申請(qǐng)作廢，重新出圖，圖號(hào)不變。

4.8 凡因工藝流程改變或設(shè)備更新、調(diào)整設(shè)備，廢除原圖需作廢時(shí)，由經(jīng)辦人（車間、檢修部門或設(shè)計(jì)部門）提出報(bào)廢申請(qǐng)，報(bào)綜合檔案科作廢。5 科技檔案銷毀

5.1 經(jīng)主管及技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)，有關(guān)部室共同鑒定后，由科技檔案人員登記造冊(cè)。經(jīng)公司保密委員會(huì)或公司保衛(wèi)部門指定專人監(jiān)督銷毀，任何人都不得擅自處理，或任意分散。

5.2 銷毀清冊(cè)其內(nèi)容必須具備：順序號(hào)、保管期限、檔案目錄號(hào)、密級(jí)、保管單位，以便日后查考。

5.3 銷毀清單一式二份，一份留存綜合檔案科備查，另一份上報(bào)有關(guān)機(jī)關(guān)。6 科技檔案保密

6.1 技術(shù)檔案庫(kù)房是機(jī)要崗位，無(wú)關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房，庫(kù)房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

6.2 機(jī)密文件，技術(shù)檔案、圖紙、資料，必須由專人集中經(jīng)管，妥善保管。6.3 凡屬保密科技文件、圖紙、資料借閱，必須依照規(guī)定的借閱批準(zhǔn)手續(xù)，不得擅自查閱與借出。一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.4 銷毀舊圖紙、資料時(shí)，要嚴(yán)格檢查，防止失密、泄密。

6.5 檔案工作人員要嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密，做好科技檔案、資料的保密工作。

6.6 借閱絕密的技術(shù)文件、資料、圖紙，須經(jīng)指定負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，履行絕密借閱手續(xù)方可借閱。

6.7 對(duì)機(jī)密、絕密科技資料、圖紙要定期查對(duì)，以免出錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門，妥善處理。

竣工檔案管理辦法

1、負(fù)責(zé)全公司竣工工程資料的收集、整理、立卷、歸檔的管理和組織竣工檔案的驗(yàn)收工作。

2、對(duì)施工單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和資料員進(jìn)行檔案工作交底，使其明確檔案收集、整理工作的重要性及歸檔范圍。

3、負(fù)責(zé)督促施工現(xiàn)場(chǎng)的其他管理人員按時(shí)交接檔案資料，統(tǒng)一歸口整理，保證竣工資料組卷的完整性和有效性。

4、工程項(xiàng)目竣工后施工單位必須及時(shí)做好竣工資料的整理、組卷工作，按單項(xiàng)工程分類立卷，組成保管單位(卷、冊(cè))，且符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。有修改的竣工圖要修改到位、標(biāo)注到位。

5、對(duì)接收的竣工檔案進(jìn)行查驗(yàn)，符合規(guī)定要求的方能接收。接收的竣工檔案以原件為準(zhǔn)，不得有偽造、復(fù)印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工檔案是公司的主體檔案，檔案庫(kù)房必須保證絕對(duì)安全，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，并配備消防器材，沒(méi)有允許不得入內(nèi)。

7、若外單位需借閱或復(fù)制我公司竣工資料或圖紙，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，到綜合檔案科辦理手續(xù)，方可借閱或復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制公司竣工資料、圖紙等，違者追究其責(zé)任。

8、各單位不得自行修改竣工資料和圖紙，必須修改時(shí)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由專職技術(shù)人員修改，并同時(shí)修改藍(lán)圖、底圖。

9、凡需領(lǐng)用工程制圖儀器，須提出書(shū)面報(bào)告，并經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

底圖管理辦法

1、凡公司所屬各部室繪制的底圖均由綜合檔案科底圖室集中統(tǒng)一管理。

2、凡是工程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)圖、設(shè)備圖等，必須交底圖室存檔，并按工程項(xiàng)目分類登記建帳，入庫(kù)保管。外購(gòu)藍(lán)圖描繪復(fù)用底圖，必須按我公司規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)。

3、入庫(kù)圖紙必須成套齊全、圖面整齊、圖號(hào)完整，有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可辦理交接手續(xù)，驗(yàn)收存檔。

4、底圖應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，用碳素墨水或用計(jì)算機(jī)繪制，經(jīng)設(shè)計(jì)、校核及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送交檔案科。計(jì)算機(jī)繪制的底圖，設(shè)計(jì)、校核、審查的簽字，必須是簽字者本人用碳素墨水的簽字，不得用計(jì)算機(jī)直接描出，以符合檔案管理的要求。

5、底圖檔案以袋裝為主，并編制底圖總目錄，袋內(nèi)編制卷內(nèi)目錄，以便于管理和利用。底圖展開(kāi)平放在專用的底圖柜內(nèi)，不得卷放或折疊放置。特殊招標(biāo)的底圖視情況采取適當(dāng)措施存放保管。

6、底圖檔案號(hào)按形成單位統(tǒng)—設(shè)備的分類方法進(jìn)行分類，并組合成類別，各種類別底圖分別采用大流水編號(hào)。編號(hào)寫在底圖案卷袋右下角圖框外邊，號(hào)碼應(yīng)清楚可見(jiàn)。

7、收藏底圖要精心保管，為了加強(qiáng)底圖的堅(jiān)固性，應(yīng)將底圖周邊用縫紉機(jī)軋邊后方可曬圖。對(duì)于破損圖紙要及時(shí)修補(bǔ)，破損嚴(yán)重不能修復(fù)時(shí)應(yīng)提出更新。

8、提曬底圖須填寫曬圖申請(qǐng)單，提曬底圖應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。收回圖紙要當(dāng)面點(diǎn)清，沒(méi)有缺損和涂改時(shí)方可簽收。

9、嚴(yán)格遵守檔案保密制度，底圖嚴(yán)禁外借，底圖除需重大修改和重新復(fù)制外，一般不予外借。確因工作需要，須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格借還登記手續(xù)。借閱保密程度較高的底圖，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

藍(lán)圖管理辦法

1、綜合檔案科藍(lán)圖管理崗位負(fù)責(zé)公司所有工程項(xiàng)目施工藍(lán)圖、資料的接受、分類整理、保管統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀和提供利用工作。

2、公司所有工程項(xiàng)目的施工藍(lán)圖、資料，在項(xiàng)目竣工、完成后由施工責(zé)任單位及時(shí)整理，隨附清單一并移交綜合檔案科。

3、認(rèn)真做好藍(lán)圖、資料入庫(kù)驗(yàn)收工作，逐份逐張清點(diǎn)，并及時(shí)系統(tǒng)整理，按單項(xiàng)工程分類立卷、裝盒、排架。做到完整齊全，并編制檢索工具。

4、入庫(kù)藍(lán)圖、資料均按檔案號(hào)順序排列，不得亂放或任意提取，借閱藍(lán)圖、資料需要辦理登記手續(xù)，定期檢查藍(lán)圖、資料借還情況，及時(shí)做好催還工作。

5、熟悉藍(lán)圖、資料的排放位置，主動(dòng)協(xié)助借閱者查找圖號(hào)和卡片等檢索工具。

6、借閱者對(duì)借閱的藍(lán)圖、資料必須當(dāng)面點(diǎn)清，妥善保管，不得涂改、損壞和丟失。收回時(shí)排好序號(hào)，確無(wú)缺損和涂改方可簽收。違反者除賠償經(jīng)濟(jì)損失外，還要追究責(zé)任。

8、精心保管藍(lán)圖、資料，如有破損圖紙應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，破損嚴(yán)重不能修補(bǔ)的，及時(shí)提曬更新。

9、時(shí)時(shí)做好鑒定工作，對(duì)沒(méi)有利用價(jià)值的藍(lán)圖、資料提出銷毀申請(qǐng)，造冊(cè)登記，經(jīng)鑒定、審批后，予以銷毀。銷毀時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止失密、泄密。

10、藍(lán)圖、資料保管堅(jiān)持“防盜、防火、防鼠、防蟲(chóng)、防濕、防塵、防光、防有害氣體”，做到安全無(wú)事故。保持庫(kù)房?jī)?nèi)部清潔衛(wèi)生，排放有序，溫度適宜。

11、對(duì)藍(lán)圖、資料收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記，并按規(guī)定上報(bào)庫(kù)藏等檔案工作基本統(tǒng)計(jì)情況。

復(fù)制印曬管理辦法

1、綜合檔案科復(fù)印、曬圖崗位負(fù)責(zé)公司各相關(guān)檔案資料的工程復(fù)制和曬圖工作。

2、復(fù)印、曬圖室人員對(duì)送交的復(fù)印、曬圖技術(shù)文件或圖紙應(yīng)逐一登記。

3、嚴(yán)格復(fù)印、曬圖的程序和手續(xù)。復(fù)印、曬圖必須有經(jīng)辦人填寫好曬印申請(qǐng)單，申請(qǐng)單位和領(lǐng)導(dǎo)簽字后交綜合檔案科統(tǒng)一安排曬印，不得私自接受復(fù)印或曬圖，手續(xù)不完備的應(yīng)給予拒絕。

4、復(fù)印、曬圖人員收到手續(xù)完備的申請(qǐng)單后，嚴(yán)格按照審批的規(guī)格、張數(shù)進(jìn)行復(fù)印、曬圖。申請(qǐng)單須保存三年備查。

5、保證復(fù)印或曬圖質(zhì)量，提高工作效率。急件隨到隨印或曬，平件一般不超過(guò)三天，杜絕復(fù)印、曬圖差錯(cuò)。

6、嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，涉及到保密材料，我公司專有技術(shù)等“秘密”類資料，必須由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)簽字，方可安排復(fù)印或曬圖。禁止無(wú)關(guān)人員翻閱復(fù)印、曬圖資料和出入復(fù)印、曬圖室，不在室內(nèi)待客閑談。

7、曬圖機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備要經(jīng)常維護(hù)保養(yǎng)。設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)分析查找原因，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)行維修。

8、保證復(fù)印曬圖室的安全、衛(wèi)生、整潔，做到每日清掃保潔，每周大掃除，人走“四關(guān)”（關(guān)機(jī)、關(guān)電、關(guān)燈、關(guān)門）。

9、建立復(fù)印、曬圖檔案，每月底，對(duì)材料消耗和印曬情況進(jìn)行一次檢查統(tǒng)計(jì)。

科技圖書(shū)管理辦法

1、綜合檔案科圖書(shū)資料室負(fù)責(zé)全公司科技圖書(shū)、資料和各部門生產(chǎn)、管理所需雜志、規(guī)程以及其它有關(guān)資料的搜集、訂購(gòu)、保管、借閱、發(fā)放等工作。

2、搜集、采購(gòu)來(lái)的科技圖書(shū)、資料應(yīng)及時(shí)按“中圖法”分類、登錄、編號(hào)、建卡、投入借閱。

3、凡各部門所需訂購(gòu)有關(guān)科技圖書(shū)資料，均應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合檔案科統(tǒng)一歸口并負(fù)責(zé)征訂、購(gòu)買、報(bào)銷和管理工作，其它部門未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行購(gòu)置。部門和個(gè)人需用可辦借閱手續(xù)。

4、凡參加各種學(xué)術(shù)會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)的資料原則上一律交綜合檔案科資料室統(tǒng)一管理，其它部門及個(gè)人不得留存，如因工作確實(shí)需要留存，須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)。凡沒(méi)有經(jīng)過(guò)綜合檔案科簽字驗(yàn)收，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。

5、科技圖書(shū)、資料的借閱嚴(yán)格按借閱制度進(jìn)行，定期進(jìn)行催還、清理。借閱人員必須在圖書(shū)資料室辦理書(shū)面借閱手續(xù)，方可借閱。

6、公司員工每次借閱本數(shù)只限一冊(cè)，歸還后，方可第二次再借。借期一周，單次借閱時(shí)間最長(zhǎng)不能超過(guò)20天，否則停止借閱。

7、借閱的圖書(shū)不得撕頁(yè)、圈點(diǎn)、注字、折疊、剪裁等。若有丟失和損壞按圖書(shū)原價(jià)兩倍以上賠償。對(duì)于絕版圖書(shū)四倍以上賠償。

8、科技圖書(shū)借閱的過(guò)程中，借閱人不得私自將圖書(shū)轉(zhuǎn)借給其他員工，如需轉(zhuǎn)借，必須到圖書(shū)資料室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。如因任何轉(zhuǎn)借原因發(fā)生的書(shū)籍損壞等損失，由第一借閱人負(fù)全面責(zé)任。

9、必須保持科技圖書(shū)的整潔、整齊，發(fā)現(xiàn)破損，要及時(shí)裝訂、裱糊。

10、圖書(shū)資料室必須按規(guī)定做好相應(yīng)的防護(hù)措施，如防塵、防潮、防火、防霉、防蟲(chóng)、防盜等。

11、員工調(diào)離出廠，必須持人力資源部調(diào)離證明，及時(shí)辦理圖書(shū)歸還手續(xù)，經(jīng)簽字后方可離廠，廠外人員不得借閱。

12、科技圖書(shū)每年終認(rèn)真清查核對(duì)一次。

科技情報(bào)管理辦法

1、科技情報(bào)管理崗位主要負(fù)責(zé)公司科技情報(bào)資料的收集、購(gòu)置、加工、編輯和提供利用工作，為企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展做好服務(wù)。

2、科技情報(bào)人員要廣泛收集整理、分析研究各類化工科技信息情報(bào)。在掌握本單位科技動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)上，為解決生產(chǎn)中的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題，提高技術(shù)管理水平及時(shí)提供有針對(duì)性的情報(bào)，并采用多種形式傳播、推廣適用的先進(jìn)技術(shù)和技術(shù)創(chuàng)新成果。

3、積極參加科技信息情報(bào)的交流活動(dòng)。積極參加全國(guó)中氮技術(shù)情報(bào)網(wǎng)的活動(dòng)，為《中氮肥》、《中氮信息》及有關(guān)情報(bào)網(wǎng)投稿，并完成分配的任務(wù)。

4、認(rèn)真做好《淮化科技》內(nèi)部刊物的稿件組織、編輯、出版和國(guó)內(nèi)中氮等行業(yè)的交流工作。

5、開(kāi)發(fā)情報(bào)資源為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)服務(wù)。科技情報(bào)人員應(yīng)積極貫徹上級(jí)有關(guān)科技情報(bào)工作和技術(shù)創(chuàng)新精神，做到上情下達(dá)、下情上報(bào)、內(nèi)外通氣，成為溝通情報(bào)交流渠道的聯(lián)系人。

6、檔案資料管理人員應(yīng)做好技術(shù)資料、圖書(shū)、檔案的收集整理分類編目工作，做好資料目錄和期刊目錄的編制工作，并配合專職情報(bào)員做好信息情報(bào)的服務(wù)工作。

7、科技情報(bào)工作計(jì)劃應(yīng)列入本單位科技計(jì)劃，單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。要逐步增添必要的信息化設(shè)施和征訂相關(guān)的圖書(shū)資料、期刊雜志等。

8、積極組織科技情報(bào)人員(包括資料管理人員)參加情報(bào)業(yè)務(wù)、專業(yè)知識(shí)、科技外語(yǔ)等學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高科技情報(bào)人員業(yè)務(wù)水平。

9、公司工作人員外出參加各種專業(yè)會(huì)議、學(xué)習(xí)班所獲得的各種技術(shù)資料和以單位名義索取的技術(shù)資料一律交綜合檔案科進(jìn)行整理、編目、歸檔和掃描，以提高利用率。

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

一、總則

1、為加強(qiáng)對(duì)公司重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家、省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。

2、本辦法適用于公司各類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)與使用全過(guò)程中的檔案管理工作。

3、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、工程監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程中形成的具有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。

4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作既是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)工作，也是檔案事業(yè)的組成部分。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目各有關(guān)單位要依法加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，列入工作計(jì)劃，按照集中統(tǒng)一管理的原則，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

1、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位要成立檔案工作管理機(jī)構(gòu)，確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案工作，并建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，配備素質(zhì)較高的檔案專、兼職人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。專、兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，必須參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，持證上崗。制定管理制度，建立健全重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作，保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)工作同步進(jìn)行。

2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的宏觀管理，將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理之中，在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃、檢查項(xiàng)目進(jìn)度、驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，要同時(shí)部署、檢查、驗(yàn)收檔案工作。

3、建立、健全重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。堅(jiān)持“三參加”、“四同時(shí)”管理?！叭齾⒓印奔礄n案部門參加項(xiàng)目審查論證會(huì)和項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)；參加工程階段性竣工驗(yàn)收；參加設(shè)備開(kāi)箱，并形成記錄?！八耐瑫r(shí)”即下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況；項(xiàng)目申報(bào)評(píng)優(yōu)及項(xiàng)目有關(guān)人員提職評(píng)先時(shí)，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔證明材料。

4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位的項(xiàng)目竣工文件編制和項(xiàng)目文件整理。

5、項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)根據(jù)《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項(xiàng)目文件資料的收集、編制、整理、歸檔工作。

三、項(xiàng)目檔案的收集和歸檔

1、建設(shè)單位與各承包單位簽訂的項(xiàng)目承包合同，應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，明確項(xiàng)目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

2、實(shí)行總承包的項(xiàng)目，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料，項(xiàng)目竣工時(shí)，由項(xiàng)目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料，并提交項(xiàng)目建設(shè)單位；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的項(xiàng)目，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料。項(xiàng)目竣工時(shí)，由項(xiàng)目建設(shè)單位或由項(xiàng)目建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料。

3、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)著手開(kāi)始對(duì)形成的文件材料的收集、積累、審核工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)完成全套文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確，保持有機(jī)聯(lián)系，反映重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)情況。

4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件，應(yīng)由建設(shè)單位和承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計(jì)文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件；項(xiàng)目施工文件，由項(xiàng)目施工單位負(fù)責(zé)收集、積累；項(xiàng)目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累；項(xiàng)目調(diào)試及試運(yùn)行階段形成的文件，由試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累；項(xiàng)目器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累建設(shè)項(xiàng)目器材供應(yīng)及財(cái)務(wù)管理形成的文件。

5、凡是反映與重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全、立卷、歸檔。

6、各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集；引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先交綜合檔案科登記、歸檔，再進(jìn)行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。

7、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目所需國(guó)內(nèi)外技術(shù)資料、圖紙，由綜合檔案科統(tǒng)一訂購(gòu)、借閱。外出開(kāi)會(huì)、考察、學(xué)習(xí)收集的技術(shù)資料、圖紙，各類項(xiàng)目前期文件都要及時(shí)交綜合檔案科歸檔，工作需要時(shí)辦理借閱或者提供復(fù)印件。

8、歸檔的項(xiàng)目文件材料要求字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。載體及書(shū)寫材料符合檔案保管要求。永久、長(zhǎng)期保存的文件不得用易褪色的書(shū)寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆）書(shū)寫、繪制。凡由易褪色的書(shū)寫材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的需永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條及影響的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。照片、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。電子文件應(yīng)以光盤為長(zhǎng)期儲(chǔ)存介質(zhì)，并打印備份。

9、建設(shè)單位應(yīng)采取拍照、錄像等方式，將項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行記錄，制作、形成音像檔案，及時(shí)歸檔保存，并向市檔案館和本單位檔案部門移交。

10、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管條件要符合國(guó)家檔案局制定的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求，采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染等有效措施，保證項(xiàng)目檔案的安全管理。應(yīng)把庫(kù)房、設(shè)備與裝具所需經(jīng)費(fèi)列入項(xiàng)目投資總概算中，使檔案管理現(xiàn)代化與企業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

11、項(xiàng)目建設(shè)單位要逐步提高檔案信息化管理水平，建立健全并切實(shí)落實(shí)相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，做好電子文件的歸檔和電子檔案的保管，確保其真實(shí)、完整和有效，逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

12、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交的時(shí)間要求：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目完成后將項(xiàng)目檔案向建設(shè)單位移交；項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位按合同規(guī)定要求，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交，并辦理完備的清點(diǎn)、簽字等移交手續(xù)，明確檔案移交內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的，不算完成施工任務(wù)，并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。

四、檔案的整理

1、建設(shè)單位或監(jiān)理部門要制定項(xiàng)目檔案分類大綱和編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直接按結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類，大中型項(xiàng)目按單項(xiàng)工程或結(jié)構(gòu)、專業(yè)分類，下設(shè)屬類。

2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件組卷原則是遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，分類科學(xué)，組卷合理。管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件組卷；施工文件按單項(xiàng)工程或階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單按文種組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷；監(jiān)理文件按名稱或?qū)I(yè)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷；聲像材料組卷時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明，對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

3、卷內(nèi)文件排列：管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列；竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷編目要求編寫頁(yè)號(hào)、填寫案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、備考表所設(shè)置的各項(xiàng)內(nèi)容及編制總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄等。

5、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷的包裝采用國(guó)家檔案局規(guī)定的無(wú)酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建類案卷按項(xiàng)目、依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收排列；設(shè)備類案卷按依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列管理。

7、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工圖編制必須真實(shí)，準(zhǔn)確的反映項(xiàng)目竣工的實(shí)際情況，要做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、圖面清晰、逐張加蓋竣工圖章、簽字手續(xù)完備。

8、負(fù)責(zé)組織重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的主管部門或建設(shè)單位在項(xiàng)目初步驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收時(shí)必須通知檔案行政管理部門或有關(guān)單位參加。

9、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記辦法》的有關(guān)要求，按規(guī)定時(shí)間填報(bào)登記表，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記工作。

第五篇：企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理制度

一、目的

為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。

二、管理權(quán)限、職責(zé)

1、公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由公司綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

2、綜合部負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

3、公司各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

4、公司開(kāi)展的項(xiàng)目及專項(xiàng)工作由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)，配備專職或兼職檔案人員。

5、公司各部門專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理歸檔文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

三、歸檔范圍與分類

1、凡是反映公司建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的各種載體式、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔圍。

2、公司文書(shū)檔案設(shè)置6類，分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、黨群管理類、人事類、會(huì)計(jì)類。公司科技檔案設(shè)置4類，分為基建類、設(shè)備類、科研類、產(chǎn)品類。公司聲像檔案、實(shí)物檔案另行歸檔。具體參照《gt管業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。

四、立卷歸檔要求

1、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

2、科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等文件應(yīng)在其項(xiàng)目驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

4、公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值，為永久保管。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的,應(yīng)酌情列為定期（30年或10年）保管。凡介于兩種保管期限之間的，按照保存時(shí)間較長(zhǎng)的一檔確定保管期限。

5、各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有材料還需使用，應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

6、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件材料盒內(nèi)要有“盒內(nèi)文件目錄”。

7、文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向綜合部檔案室移交，檔案部門在接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案移交登記表》簽字后各保留一份。

五、檔案借閱與保密

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)，限期歸還。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，需辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別。絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

5、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，保持整潔，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改，勾劃、裁剪、損壞或抽頁(yè)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得遺失和私自翻印。

6、檔案管理員應(yīng)定期清查借閱登記冊(cè)，對(duì)已到限期的調(diào)出檔案，應(yīng)及時(shí)督促歸還。

7、檔案工作人員不準(zhǔn)用電話、傳真、信箋與別人聯(lián)系秘密事項(xiàng)；嚴(yán)禁秘級(jí)文件、資料、信息上網(wǎng)。

8、檔案工作人員必須堅(jiān)持做到不帶檔案出門，不準(zhǔn)將檔案提供給無(wú)關(guān)人員查看，不準(zhǔn)將檔案存放情況及其內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄露，克服新時(shí)期無(wú)密可保的麻痹思想，時(shí)刻保持警惕，謹(jǐn)防失泄密事件發(fā)生。

9、建立檔案利用效果登記制度，對(duì)借出的檔案，在工作查考、解決經(jīng)濟(jì)糾紛，經(jīng)濟(jì)案件，產(chǎn)權(quán)歸屬等產(chǎn)生的作用及效果及時(shí)進(jìn)行登記，以反映檔案在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所發(fā)揮的應(yīng)有作用。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、公司綜合部對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由綜合部主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。

3、檔案材料鑒定小組審定，編制銷毀清冊(cè)，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)永久保存。

七、罰則

1、凡無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門領(lǐng)導(dǎo)寫出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。

2、對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。

3、不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書(shū)面檢查；

4、遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，追究當(dāng)事人責(zé)任。

八、本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

年 月 日